PRO-HSE-012

SELECCIN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

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TABLA DE CONTENIDO

Pg. 1. 2. 3. 4. 5. 6. OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO RESPONSABILIDAD CONDICIONES GENERALES METODOLOGA 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. RECOPILACIN INFORMACIN ACTUALIZACIN LISTA DE CONTRATISTAS O PROVEEDORES CRITERIOS DE EVALUACIN DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR EVALUACIN DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR SELECCIN DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR DEFINICIN DE CONTROLES SOBRE EL CONTRATISTA O PROVEEDOR ELABORACIN DEL CONTRATO 2 2 2 2 3 3 3 4 4 4 5 6 6

ELABORADO POR: Ana Bolena Vivas Becerra CARGO: Coordinadora HSEQ FECHA: Enero 20 de 2012

REVISADO POR: Jos Luis Pea Chaparro CARGO: Gerente General FECHA: Enero 23 de 2012

APROBADO POR: Jos Luis Pea Chaparro CARGO: Gerente General FECHA: Enero 23 de 2012

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SELECCIN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

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1.

OBJETIVO

Describir el proceso de seleccin y evaluacin de contratistas que lleva a cabo PROCTEK LTDA para la adquisicin de servicios o servicios necesarios para suministrar su servicio al cliente acorde con sus requisitos.

2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los contratistas actuales y nuevos. El proceso de seleccin de contratistas busca que los servicios o servicios que se van a contratar estn dentro de las requisitos exigidos por PROCTEK LTDA, con el nimo de dar cumplimiento a los requerimientos de nuestros clientes internos como externos.

3.

GLOSARIO

Proveedor o contratista: Persona o empresa que abastece servicios y servicios a PROCTEK LTDA. Servicio: Los resultados generados por las actividades en la interrelacin entre el proveedor y el cliente y por las actividades internas del proveedor para atender las necesidades del cliente. Dentro de servicio, estn incluidas las actividades tcnicas realizadas por personal tcnico o tecnlogo, y las actividades realizadas por profesionales (por ejemplo, digitalizacin de informes, toma de muestras, anlisis de laboratorio, realizacin de una interventora, realizacin de parte o totalidad de un estudio, emisin de conceptos profesionales o tcnicos). Cliente: El receptor de un servicio suministrado por el proveedor.

4.

RESPONSABILIDAD La coordinacin de compras y logstica es la responsable de elaborar y mantener actualizado el listado de proveedores de PROCTEK LTDA. El Gerente General o el Coordinador HSEQ definen los requisitos y necesidades de compra y solicitan a la coordinacin de compras y logstica tramitar la cotizacin de un servicio. La coordinacin de compras y logstica es responsable de suministrar dos (2) cotizaciones cmo mnimo cuando el Gerente o la Coordinadora requiera un servicio, por cada vacante existente o insumo requerido.
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La coordinacin de compras y logstica es responsable de archivar las cotizaciones. Es responsabilidad de la Gerencia o de la Coordinacin HSEQ realizan la evaluacin para la seleccin del contratista calificndolo mediante el formato establecido antes de ser contratado y de acuerdo a los criterios de seleccin. Los criterios de seleccin pueden ser ajustados y modificados por el (la) evaluador(a). CONDICIONES GENERALES

5.

Las hojas de vida de los contratistas que no hayan sido escogidos se archivan en la carpeta asignada (fsica o magntica) y se conservarn por un perodo de un (1) ao, luego se actualizar. Entre las contrataciones crticas de servicios que realiza PROCTEK LTDA se encuentran: Contratacin de profesionales (interventores, asesores, consultores) Mantenimiento de equipos crticos (computadores, redes elctricas, impresoras, instalaciones fsicas, muebles, etc.) Dotaciones Laboratorios de anlisis Asesoras en Gestin Empresarial (HSEQ, Contabilidad) 6. 6.1. METODOLOGA RECOPILACIN INFORMACIN

La coordinacin de compras y logstica es tambin la encargada de buscar contratistas cuando son para tareas como mantenimientos y servicios en general. Cuando se trate de servicios profesionales para internventoras, estudios o gestin empresarial, la Coordinadora HSEQ se encarga de buscar los potenciales contratistas. Luego solicitar las cotizaciones a los posibles proveedores. En algunos casos especficos y de acuerdo a la necesidad del proyecto o de la compaa, se tienen establecidos unos rangos de tarifas de acuerdo a la labor a desempear (interventor o consultor. Ver tarifas establecidas por PROCTEK LTDA). En otros casos se negociar con el Gerente Administrativo el valor a pagar. En el caso de los profesionales la coordinacin de compras y logstica recepcionar las hojas de vida en primera instancia. Luego las enviar a la Coordinadora HSEQ la cual realizar la evaluacin. Despus de la evaluacin entregar los resultados a la Gerencia General quien definir el o los profesionales a los cuales les solicitar entrevista o contratar directamente. Cuando se trate de un proveedor de servicios, la
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evaluacin ser realizada por la coordinacin de compras y logstica y luego enviar los resultados a la gerencia para que realice la seleccin. 6.2. ACTUALIZACIN LISTA DE CONTRATISTAS O PROVEEDORES

Cada 6 meses como mnimo se actualizar la lista de contratistas telefnicamente, o cuando sea solicitada una cotizacin. 6.3. CRITERIOS DE EVALUACIN DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR

Los criterios tcnicos, estratgicos y comerciales de evaluacin estn basados en las referencias laborales y en la experiencia profesional y reflejan su capacidad para desarrollar labores y servicios de acuerdo con los requisitos del proyecto. Modelo para seleccin de empresas (FOR-HSE-062) y modelo para evaluacin de profesionales y/o tcnicos (FOR-HSE-063). Igualmente habr unos criterios con mayor peso que otro de acuerdo a los requerimientos de la compaa. Adems se cuenta con un formato lista de chequeo requisitos en HSEQ para contratistas (FOR-HSE-065), el cual debe ser tambin debidamente diligenciado. Los formatos que apliquen se diligenciarn y se archivarn en medio magntico en el sistema HSE/3-ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS/3-2 TRATAMIENTO DEL RIESGO/CONTRATISTAS Y PROVEEDORES y en http://prosvr2/hse/03 Administracion de Riesgos/3.2 TRATAMIENTO DEL RIESGO/3.2.1 ADMINISTRACIN DE CONTRATISTAS - PROVEEDORES En el caso especfico de los profesionales se har seleccin por cada proyecto. Hay formato definido para empresas y otro para profesionales. Los criterios de evaluacin podrn ser ajustados dependiendo de las necesidades del proyecto o de la empresa. En todo caso los criterios de evaluacin incluyen aspectos tcnicos, estratgicos y comerciales y de HSEQ. (Formatos FOR-HSE-062, FOR-HSE-063, FOR-HSE-065). Cada criterio de evaluacin tiene un grado de importancia dentro de la evaluacin. Ese grado de importancia se define con un valor en %, el cual puede ser modificado de acuerdo con las condiciones de cada proyecto o situacin en particular. 6.4. EVALUACIN DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR

La evaluacin se realiza mediante una calificacin que va de 1 a 5 siendo 1 como elemento insuficiente, sin importancia o no desarrollado y 5 como el elemento muy bien desarrollado (ver tabla ms abajo).

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Dicha evaluacin se registra en el mismo formato de seleccin, el cual calcula un promedio ponderado para cada potencial proveedor, teniendo en cuenta el grado de importancia de cada criterio de evaluacin. Con los resultados obtenidos se obtiene un rango o promedio de calificacin del contratista as:

6.5.

SELECCIN DEL CONTRATISTA O PROVEEDOR

La gerencia es quien define la aceptacin del contratista teniendo en cuenta esta calificacin. En el caso especfico de profesionales, el definir la convocatoria a entrevista o no. Si decide realizar entrevista se tendr en cuenta para la evaluacin. Se acepta la evaluacin de un solo contratista para la seleccin, en los siguientes casos: Que sea un requisito del cliente trabajar con alguien en particular (persona o empresa). Que los requisitos en cuanto a competencias tcnicas o de HSEQ sean muy exigentes (por ejemplo, que el profesional cuente con PhD, o que tenga una serie de cursos especficos o experiencia especfica difcil de encontrar en el mercado laboral), o Que deba cumplir con requisitos particulares exigidos por el cliente, que disminuyen notablemente la probabilidad de contar con varios candidatos (por ejemplo que el profesional viva en la vereda donde se desarrolla el proyecto) En todo caso, si para la seleccin se cuenta solo con un candidato, debe realizarse la evaluacin de los aspectos HSEQ, estratgicos y comerciales, y ser obligatorio definir con el contratista unos acuerdos de gestin HSEQ que el contratista se compromete a cumplir.
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6.6.

DEFINICIN DE CONTROLES SOBRE EL CONTRATISTA O PROVEEDOR

Cuando un proveedor seleccionado cuenta con algn criterio de evaluacin por debajo de 4, se deber describir en el formato de seleccin de contratistas, los controles que sern necesarios realizar sobre el proveedor, para prevenir posibles fallas en su desempeo por cuenta del criterio de baja puntuacin. El nivel de rigurosidad del control que se defina depender de: Nivel de impacto (alto, medio o bajo) de la labor del contratista en el resultado final que se entrega al cliente. A mayor nivel de impacto, mayor rigurosidad del control. Evaluacin obtenida en la seleccin. Cuando la evaluacin da por debajo de 3.7 se deben fijar controles de supervisin a la labor del contratista en los criterios de evaluacin que hayan tenido poca baja puntuacin. Experiencia del contratista. Dada la naturaleza del objeto social de la empresa, la experiencia de los contratistas en los proyectos desde el punto de vista de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional es bsico. Cuando un contratista no cuenta con la experiencia requerida y no hay alternativas de seleccin, se deben fijar controles sobre su labor. Por el contario, cuando la experiencia es amplia, el control puede ser menor. El control que se defina depender del tipo de proyecto, criterios evaluados, labor a desempear por el proveedor, entre otros. 6.7. ELABORACIN DEL CONTRATO

La encargada es la gerente administrativa o a quien ella designe. Como requisitos en ambos casos se solicita: a) EMPRESAS

Copia del RUT Acreditaciones de calidad (en el caso de laboratorios y empresas de metrologa). Entregar junto con los documentos exigidos en la cotizacin, una certificacin suscrita por el representante legal de la misma, en la cual conste que cuenta con polticas escritas de salud ocupacional, seguridad y medio ambiente, encaminadas a la prevencin de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, preservacin del medio ambiente, promocin y proteccin de la salud de todos los trabajadores de la empresa contratista que prestar los servicios a la Universidad y de sus subcontratistas sin importar la relacin contractual que posean. Certificado de afiliacin vigente a salud, ARP y pensiones, segn la normatividad vigente sobre seguridad social en salud, ARP y pensiones.
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Si la empresa va a realizar actividades que impliquen la generacin de ruido, material particulado, gases y/o vapores debe presentar un plan de mitigacin para el control de dichas emisiones.

b) PROFESIONALES Certificaciones laborales Certificaciones de estudios Copia del RUT Copia de la cdula de ciudadana Carne de vacunas (si se requiere) Si la persona natural va a realizar actividades que impliquen la generacin de ruido, material particulado, gases y/o vapores debe presentar un plan de mitigacin para el control de dichas emisiones. Certificado de afiliacin vigente a salud, ARP, pensiones, segn la normatividad vigente sobre seguridad social en salud, ARP y pensiones. Nota: El contratista persona natural que requiera tener a su cargo personal, debe exigirle los mismos requerimientos establecidos en el presente procedimiento, o constituirse como persona jurdica, momento en el cual debe cumplir con los requisitos exigidos en este procedimiento para dichos contratistas.

7.

INDICADORES

La evaluacin de desempeo de proveedores y contratistas se realizan en el formato FOR-HSE-036, de la siguiente forma: NOMBRE Evaluacin de Proveedores FORMULA N de proveedores evaluados con Nota > 3.5 N de proveedores evaluados FRECUENCIA META MINIMA META MAXIMA 100%

Anual

85%

El formato se diligenciar y se archivar en medio magntico en el sistema HSE/3ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS/3-2 TRATAMIENTO DEL RIESGO/CONTRATISTAS Y PROVEEDORES. NOTA. Los formatos mencionados en el presente procedimiento y el mismo aplican a partir de la fecha de aprobacin.

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