AU NOM DE DIEU LE TOUS CLEMENT, LE TOUS MESICORDIEUX, JE DEDIE CE MODESTE TRAVAIL A MES PARENTS, MES FRRES, MES AMIS,

MES FORMATEURS ET TOUS CEUX QUI MONT AID PENDANT MON STAGE AU SEIN DE MINISTRE DE LA CULTURE

AU TERME DE CE TRAVAIL DE FIN DE FORMATION JADRESSE MES SINCERES REMERCIEMENTS A MA A LA DIRECTRICE .. A DE MES LINSTITUS DE FORMATION ET DE PARTCULIERMENT FORMATEUR MONSIEUR MES SINCERES REMERCIEMENTS SADRESSENT EGALEMENT Au.DE MAVOIR ACCEPTER COMME STAGIAIRE AU SEIN Du MINISTERE, A M.EL NABATA MAHJOUB , M.ANASS BEN MENSOUR, M AMANE FATIHA, Mm. HADDA MOUSSALI CHARGE DE LA SECRETARIAT GENERAL POUR MAVOIR TRES AIMABLEMENT ACCUEILLI MALIKA EL RAMI , RACHID LINFORMATIQUE ET

FORMATRICE

BELHCENE , AINSSI QUAUX RESTES MEMBRES DU PERSONNELS POUR LEURS ACCEUILS CHALEUREUX. MES VIFS REMERCIEMENTS AINSSI TOUS CEUX QUI ONT CONTRIBUES

DE LOIN OU DE PRES LA REALISATION DE CE TRAVAIL.

DEDICACE : REMERCIEMENT : SOMMAIRE : ... PREMIERE PARTIE : IIntroduction : II- Historique : III- LE SERVICE PERSONNEL : IV- Organigramme gnral V- DEUXIEME PARTIE : VI- Tches effectue : 1- Le classement : 2- Les courriers : 3- la communication crite : a- La note : b- Le bordereau denvoi : c- La lettre : 4- Linformatique : 5- Laccueil : 6- Le tlphone : 7- Le traitement de texte : 8- La photocopie : 9- Le fax : 10- Limprimante : 11- Les applications : ... ....... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .. .. ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ...

1 2 3 4 5 6 10

14 15 16 17 19 19 19 20 21 23 24 25 26 27 29 30

IXXXI-

Conclusion : Le rle de la secrtaire : Annexe

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L Office de la formation professionnelle et de la promotion de travail ( O.F.P.PT) A lancer partir de lanne 1988-89 une exprience pilote de formation professionnelle alterne. ce mode de familiariser le mieux avec le monde de travail, denrichir leur savoir et savoir-faire tout en leur permettent de valoriser leurs comptences dans un mtier donn. les stagiaires des priodes de stage au sein des entreprises, cela constitue une mthode trs apprciable afin de se familiariser dans le monde de travail et initiation a la vie active. Un stage initiative en premire anne, (il nest pas obligatoire). Un stage de deux mois alternes en deuxime anne, ce dernier est investi dune double mission :

Celle de satisfaire les besoins des entreprises, dassurer le

perfectionnement et la reconversion professionnelle des travailleurs et dvelopper les services aux entreprises. Celle de rpondre aux besoins de la population ; adapter

constamment les actions de formation aux exigences de marche du travail en terme deffectif a former, de profil, de contenu, des moyens et mthodes de formation pour favoriser leur insertion dans la vie active et assurer leur promotion socio

Elle comprend :
Division de la jeunesse qui regroupe : Le service des tablissements de la jeunesse et des activits rurales. Le service des associations de jeunesse Le service du tourisme culturel des jeunes et des centres daccueil Division de lenfance qui regroupe Le service des colonnes de vacances Le service de la protection de lenfance Le service de la consultation et de lorientation La division des affaires fminines qui regroupe :
Le service de la promotion fminine Le service des foyers fminins Le service de jardins denfants Le service de la promotion fminine Le service de la formation professionnelle fminine Le service de laction ducative fondamentale

La direction des ressources humaines :

La Division des Ressources Humaines qui regroupe : Le service de la gestion prvisionnelle Le service de la gestion du personnel Le service des uvres sociales La Division de la formation et de la Perfectionnement des cadres qui regroupe : Le service des programmes de formation Le service de la formation continue

La Division de linformatique et de la programmation qui regroupe :

 Le service de la programmation informatique et du dveloppement des

Systmes. Le service des moyens audio-visuels

La Division des affaires Juridiques et de la Coopration

La division des affaires juridiques de la coopration assure, en coordination avec les services concerns, les fonctions suivantes : Ltude, llaboration et le suivi des projets de texte lgislatifs et rglementaires aux attributions du secrtariat dtat charg de la jeunesse et du secteur du sport. Le suivi des dossiers du contentieux concernant les secteurs de la jeunesse et du sport ; La division des affaires juriques et de la coopration dans les domaines de la jeunesse et du sport. La division des affaires juridiques et de la coopration se compose de deux services :

Le service des affaires juridique et du contentieux :

Ce service pour principales missions : La prparation, en collaboration avec les services concerns, des projets de textes lgislatifs et rglementaires relatifs aux domaines de la jeunesse et du sport ;* Le suivi et lexamen de ces projets en coordination avec les dpartements concerns ; Le suivi des dossiers du contentieux impliquant les secteurs de la jeunesse et du sport en coordination avec lagence judiciaire du royaume ; La prparation des dcisions douverture des tablissements relevant des secteurs de la jeunesse et du sport ;

La direction du budget et de lquipement :

La direction du budget et de lquipement est charge des fonctions suivantes : - Llaboration et lexcution du budget et des programmes dinvestissement et de Contrle de la maintenance des immeubles et du matriel ; - Llaboration du plan de dveloppement et le suivi de son excution.

La direction du budget et de lquipement comprend :

Division du budget et de comptabilit qui groupe : Le service du budget et de la comptabilit Le service des marchs Le service de la planification. Division de lquipement et du matriel qui groupe : Le service des quipements et du contrle des biens Le service du matriel et du parc auto
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DEFINITION :

e service du personnel est charg dinitier et de raliser les actes relatifs la gestion du personnel et concernant les oprations suivantes :

I. LES RECRUTEMENTS DIRECTS ET SUR CONCOURS

Recrutement du personnel statutaire :
La procdure de recrutement est initie en gnral par une instruction de la part des responsables et donne lieu :

La demande dautorisation de recrutement auprs de la fonction publique

pour les statutaires et les contractuels ; La construction dune fiche pour la personne recrute ; 8

La demande de construction du dossier par le candidat ; Laffectation dun poste budgtaire par le bureau de la loi cadre ;

Procdure de la visite mdicale ; La mise jour du registre du poste budgtaire ; Ltablissement de larrt de recrutement et laffectation dun numro DRPP

(N de somme) la nouvelle recrue ; La constitution dun dossier qui sera class au niveau des archives ; Ltablissement dune note de daffectation ; La signature de larrt de recrutement ; La transmission du dossier au CED pour visa ;

Recrutement des permanents journalier ou occasionnel

La demande est transmise au service du personnel, elle donne lieu llaboration de la

lettre dengagement qui sera transmis aux instances suprieures pour signature. Le recrutement des permanents donne lieu laffectation dun poste budgtaire.

II. AVANCEMENT ET PROMOTIONS :

Ces oprations concernent :

Les titularisations du personnel statutaire stagiaire ; Les avancements dchelon ; Les avancements de garde ; Les avancements de garde concernant les emplois suprieurs ; Les avancements des contractuels ; Lintgration des permanents ; Lintgration des occasionnels ; Llaboration des diffrents tableaux davancements ; La convocation et le suivi des travaux des commissions paritaires ; 9

Lenvoi et le suivi correspondances avec la fonction publique et les

services du premier Ministre dont les autorisations sont ncessaires pour la ralisation de certains actes de promotion de garde.

III. MOUVEMENTS DU PERSONNEL :

Ces mouvements sont de plusieurs types :

Affectation une fonction ou un service Mutation pour raison de service Mutation la demande du personnel Dtachement Mise en disponibilit Rintgration des dtachs Rintgration aprs mise en disponibilit Autorisation de poursuite des tudes ltranger Rintgration aprs tude ltranger.

IV. ALLOCATIONS FAMILLIALES :

Les pices fournies par les agents et donnant droit une modification
familiales sont transmises directement la DRPP pour validation des droits.

des allocations

Le service du personnel ne garde pas de copie de ces pices pour la gestion interne ainsi depuis la simplification de la procdure relative aux allocations familiales. La situation familiale des agents nest pas mise jour systmatique au MJS.

V. GESTION DES CONGES :

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Cette gestion concerne essentiellement le cong administratif qui doit tre pris par
lensemble du personnel avant la fin de lanne sauf drogation crite de la part des instances suprieures du MJS. Aucune gestion des congs de la maladie, maladie de longue dure, cong exceptionnel na pas t observ au niveau du personnel. Chaque service labore le tableau annuel des congs de son personnel, ces tableaux sont transmis au service du personnel pour llaboration des arrts de cong individuel. Le dpart en cong se fait aprs signature du PV de sortie et au retour, les agents signent le PV de reprise de service. Le cong exceptionnel pour mariage, naissance, plerinage ou dcs sont grs par le service du personnel et on observe beaucoup de souplesse pour les bnficiaires de ces congs. Le service du personnel ne dispose de registre pour la gestion des congs que depuis peu de temps.

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12

cette partie je parlerais de tous les travaux que jai effectu au sein du secrtariat plus prsisament au sein de la Direction des Ressources Humaines et service du personnel .

Dans

Jai ralis beaucoup de travaux et damliorer mes connaissances

taches tel que :

dans plusieurs

Le classement, Les courriers, La communication crite (les notes, les bordereaux denvoi, les lettres), Linformatique, Laccueil, Le tlphone, Le traitement de texte, La photocopie, Le fax, limprimante, les applications,

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Classer est une opration utilitaire et mthodologique tout en suivant un ordre logique afin de pouvoir les rcuprer sans difficults ni perte de temps.

Au

cours de mon stage

Jai effectu

un type numrique et

chronologique et je trouve que ces derniers sons des ordres mthodiques qui me permet de consulter aisment et rapidement les documents tout en leur assurant une bonne conservation.

Jai

class les fiches des fonctionnaires et je trouve que le

classement numrique seffectuait automatiquement puisque les documents tait saisi en ordinateur et les noms des fichier son tris et enregistrer.

Jai remarqu que le classement

dans des parapheurs est utilis

pour tenir les copies en bonnes tat. Ces document son rangs dans des chemises cartonns et gardes dans des placard.

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Les courriers sont un moyen de communication entre lentreprise et son environnement, qui peut tre interne ou externe.

Il existe deux types de courrier : 1. 2. Courrier dpart Courrier arriver

A. Courrier dpart : Aprs que chaque membres du personnel

ont fini de traiter son courrier, il me le redonne fin de le classer dans des parapheur et le soumet au chef de la division pour signature et remarque ventuelles, une fois que la correspondances sont signs, je les envoie au bureau dordre qui se chargera de leur expdition et lui remettra une copie pour classement dans le registre de dpart :

N DE DEPART

DATE

DESTINATAIRE

OBJET DE LA CORRESPONDANCE

PIECES JOINTES

CLASSEMENT

B. Courrier arriver : Lors de la rception du courrier, je le trie en faisant une distribution entre les lettres des
personnels et celles des rsidents et des courriers quon recevait de visiteur, des rsidents et de la direction gnrale quon classait dans des registre courrier arrive .ainsi je lui associe un

numro dordre chronologique et la date du jour dans le registre intitul aussi bien que lexpditeur et son objet. Une fois que je reois le courrier je procde a son enregistrement dans le registre de larrive qui est trac comme suit :

N DORDRE

DATE

EXPEDITEUR

ADRESSE

OBJET DE LA CORRESPONDANCE

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Le fait de communiquer et dinformer est devenu une des proccupations principales de lentreprise ou ladministration et de ses dirigeants. Par consquent, la secrtaire est de plus en plus concerne par la question des 16

diffrents documents qui sont rdiger et diffuser au sein de lentreprise ou ladministration. La secrtaire a pour attribution dtre performante et de satisfaire les rgles de la bonne rdaction de style simple et prcis, de faon formuler des documents de qualit.

Pendant mon stage, au sein de la Direction des Ressources Humaines et LE Service

du personnel, javais loccasion de savoir et de raliser quelques documents que fournissent les secrtaires tels que les notes, les bordereaux denvoi, les lettres.etc.

La note : Jai saisi des notes facilement dans la mesure o il me faut suivre la
trame indique par celui qui a rdig la note sans ajout ni rduction, c..d que ma tche consistait saisir la note telle quelle est pour la prsenter la signature du chef de service.

Le bordereau denvoi : Est une feuille trois colonnes qui senvoi

accompagnant des documents pour prciser leur natures, leur nombres et le but de leur envoi., et ctais le document que jai beaucoup travailler surtout en arabe.

La lettre : Constitue le moyen de communication crite le plus courant. Je lai

travaill souvent en arabe et en franais. Aprs quelles sont rdiges par le chef du service, je les saisi sur micro-ordinateur, je les imprime pour quelles soient prtes la signature du chef de service en fin de compte.

Linformatique est une science de traitement automatique de l'information l'aide de programmes mis en uvre sur ordinateur. Ce dernier est une machine capable

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d'excuter seule des squences complexes d'oprations grce un programme enregistr dans une mmoire principale.

Pendant le stage au sein du Service du Personnel, j'ai travaill sur trois

diffrentes marques ( HEWLETT PACKARD laser jet

micro-

ordinateurs de marque HP version arabe franais qui sont assists des imprimantes de

6 MP/1200 srie) .

Cela m'a permis d'excuter plusieurs travaux

sur diffrents logiciels qui sont :

WORD

: Cest un logiciel de traitement de texte permettant de reproduire

efficacement des documents (lettres, rapports, mmoires et d'autres) en proposant de nombreuses fonctionnalits qui permettent de modifier, ajouter et supprimer afin de rorganiser le texte. Sur ce programme j'avais la possibilit de raliser des lettres, des bordereaux d'envoi, des notes et d'autres.

EXCEL : Est un logiciel permettant d'effectuer des tableaux, des graphiques et des
calculs allant du plus simples au plus sophistiqus. C'est un programme qui permet d'organiser, d'analyser et de prsenter des informations sous forme de tableaux ou de graphiques. A l'aide de ce programme j'ai effectu des calculs et j'ai travaill des tableaux.

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EXCEL : Est un logiciel permettant d'effectuer des tableaux, des graphiques et des
calculs allant du plus simples au plus sophistiqus. C'est un programme qui permet d'organiser, d'analyser et de prsenter des informations sous forme de tableaux ou de graphiques. A l'aide de ce programme j'ai effectu des calculs et j'ai travaill des tableaux.

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T an que secrtaire jt charger de laccueil. Accueillir ; cest recevoir avec amabilit et courtoisie pour donner une image favorable sur lentreprise, donc bien accueillir les visiteurs nest pas un choix mais une ncessit, car la qualit daccueil traduit en gnral la qualit dune entreprise, et dnote un fonctionnement sain et une organisation agrable efficace. Jt charger de laccueil plusieurs fois, Jai accueillie les gens et je me suis assurer quils peuvent tre reu par le chef de service avant de les faire entrer, si non je les fait patienter, et le cas chant je les orientent jusqu la personne concern. Quant le visiteur na pas de rendez-vous, ou bien le chef de service est trop occuper je prie le visiteur dattendre, ou bien je trouve des excuses convaincantes en le faisant regretter et le raccompagnait a la porte. Donc accueillir cest tre :

Soign et bien prsent ; Souriante et aimable, afin de faciliter la communication ; Attentif ce quil dit le visiteur, et rpondre ses
questions gentiment.

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urant mon arrive, jai t confront la manipulation du tlphone, ce qui ma permet de mieux connatre et de bien saisir le travail de tlphoniste. Se servir et ncessaire dans la fonction dune secrtaire ; surtout quon recevait plusieurs

communications tlphoniques de la part de ces reprsentants et partenaires partout dans le monde, comportant des informations importantes qui doivent tre trait convenablement et rapidement avant quelle soit prime.

Dans la division ou jai effectu mon stage

je rponds dans la plus part de temps au

appels tlphoniques et dans le cas ou mon chef de service est absent ou quelquun parmis les membres du personnels je note les information concernant celui qui appel ainsi que le message de communication dans une agenda que je prsente au chef de service ds son arriver. De plus, je me dispose dun annuaire tlphonique pour pouvoir contacter tous les services.

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A
Etc.

u cours de la priode de mon stage jai pu saisir sur micro-ordinateur, les ordres de missions, les lettres, les horaires, les Bordereaux denvoi, tous ce qui est en relation avec le dpart volontaire dans le ministre

Bref, tous ce qui est relation avec le service ou jai pass mon stage. Lannexe comporte des exemplaires concernant les travaux que jai ralis.

Quelque

soit le logiciel utilis (Word, Excel), cela permet une organisation

rationnelle pour la mise en forme des documents, et surtout de gagner du temps dune part de faire des correction et numrotations automatiquement et directement des pages, la ralisation des graphes, enregistrement des travaux correction des erreurs, bonne prsentation, impression de plusieurs copies dune autre part ; ce qui ma beaucoup aider a raliser, prsenter et bien organiser mon travail.

Dans

la division ou jai effectu mon stage, jai eu loccasion de travaille sur un

ordinateur HEWLETT PACKARD laser jet 6 MP/1200 srie et faire la saisie de mise au net qui proviennent du chef de la division ou dautre personnel et les conserver c'est--dire les mmoriser sous forme de fichier pour quon puisse les raliser de nouveau en cas de besoin.

Jai eu mme loccasion

arabe tel que :

de faire la saisie de projets et de lettre crites surtout en

Les lettres / Les bordereaux denvoi

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Photocopier consiste reproduire un document en plusieurs exemplaires au Mme format ou dune format diffrente. Il est clair que lapparition des nouveaux outils dans lenvironnement de bureau entrane des Modifications sur les activits de bureau et sur les personnes.

Jai
appropri.

t charg de cette tche car chaque fois en envois ou en reois des documents en

dois garder une copie comme trace en cas de perte avant de le transmettre au service

Quotidiennement, afin de faciliter le classement et garder une trace crite des dossiers
traits et dviter les conflits qui peuvent se produirent, photocopie demeure indispensable.

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Fax dpart

Il est install au secrtariat des ressources humaines, aprs avoir tre rdig, sign par
le chef de division concern ou par le directeur, je lui donne un numro dordre et je linscrit au registre fax dpart puis je le transmet au destinataire aprs avoir gard loriginal. jenvoi une copie lintress.

Fax arrive

Ds son arrives je lenregistre et je le classe dans un grapheur destin au directeur

pour son orientation. des copies sont envoyes aux intresss et loriginal gard pour le classement mre.

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Imprimer consiste reproduire un document en plusieurs exemplaire, cest une machine relier avec lordinateur, plus pratique et plus rapide.

Jai t occup dimprimer les documents que je traite surtout en Microsoft Word
cette tache a t plus facile et plus pratique pour moi car il ne me prends pas beaucoup de temps ni deffort, il suffit que je clique sur le menu fichier imprimer et choisir la page et le nombre de copies souhait et a seffectue dans un peux de temps.

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Ces technologies sont classifies sur la grande zone des technologie de bureau en fonction de trois axes du traitement de linformation production, transmission, exploitation

CED-CMR

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CED : Contrle DES ENGAGEMENT DE DEPOT DE LETAT.

CMR : CAISSE MAROCAINE DE RETRAITE.

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Durant ma priode de stage ,jai eu quelque petit problme qui perturbe un peut le
travail par exemple si je veux faire du photocopie, je dois monter jusquau troisime tage et redescendre au premier ou se trouve mon service,aussi il ya un manque de machine photocopier, chaque fois je voulais faire des exemplaire des dossier qui sont urgente je dois attendre une dizaine de fonctionnaire car a se passe 0 tour de rle ou leur pris de me laisser photocopie en leur donnants une raisonil ya aussi un problme dascenseur qui est trop lent, donc je perds beaucoup de temps attendre ou je serais obliger de mont les escaliers.

Ainsi,

au

service du personnel ou jai pass mon stage, il ya beaucoup de

fonctionnaire et un manque des ordinateurs qui sont trs important pour le travail dans ce service, chaque fois je dois me dplacer dun poste a un autre pour terminer mon travail. Cest tous ce que jai eu comme problme appart a tout est bien passer et je suis satisfaite de ce que jai effectu dans ce service.

La gestion du temps et le travail collective :

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Entre les objectifs atteindre et le temps disponible, le

efficaces.

foss se creuse de plus en

plus. Pourtant les mthodes pour augmenter sa productivit et gagner du temps existe et son

A lheure o le temps de travail se dilue, o il devient difficiles de le quantifier, ou les

caches dirigeant sont de plus en plus nombreux travailler chez euxla qualit du temps que lon passe travailler na jamais t aussi importante, le temps manque, le matriser est devenu ncessaire pour tre plus efficace, et moins stress.

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En conclusion, ce stage ma beaucoup aid damliorer mes connaissances et de mieux

sadapter au milieu professionnel, ainsi denrichir mes ides sur le domaine du travail, en passant de la thorie acquise dans linstitut la pratique au sein de ltablissement accueillant.

En effet, ma formation ma beaucoup aider car son elle je ne pourrais pas continuer
son oublier bien sur les effort de mes professeurs en gnral qui mont former et prparer durant nos deux anne dtude pour dcouvrir le monde du travail et accumuler rellement la vie professionnelle en rendant compte au problme qui ne peuvent gure tre illustrer par des cours thoriques.

Je peux dire que durant ma priode de stage je nest pas eu beaucoup de problme car
ma formation et ma priode de stage ont t suffisante pour que je puisse me doter de nouvelles connaissances en ce qui concerne mon domaine dactivit. Jtais confronter des nouvelles tches qui appellent non seulement mes connaissances en traitement de texte etc., mes surtout mon bon sens et mes capacits en communication et de coordination, chose qui ma parue trs difficile au dpart mais ma volont pour me confirmer et les efforts de notre professeurs de communication MADAME RAKIA mont beaucoup aider russir aussi que la satisfaction des autres encadrants.

Finalement, cette priode de stage ma permis dtre plus confiante maintenant que je
me prpare pour affronter le monde du travail et dtre plus convaincue de mon choix dans la vie .

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La secrtaire joue un rle trs important dans une direction ou un service, cest pour cette raison que chaque service de la direction dispose dun secrtariat, qui veille dassurer le lien entre le chef de service, son adjoint et les autres services de la direction, et rpartir les tches attribu par le chef de division sur les dfrents services et bureaux. Gnralement, la secrtaire est une employe capable de bien raliser les tches, qui consistent bien classer les documents ; traiter correctement du courrier ; assurer strictement un bon accueil ; raliser des travaux techniques et appels tlphonique

Les tches de la secrtaire :

Elle doit : Faire la saisie ; Classer les document ; Envoyer les fax ; Rpondre au tlphone ; Recevoir les visiteur, et les courriers.

Les qualits dune bonne secrtaire :

Pour russir dans une profession si complexe, la fonction de la secrtaire exige plusieurs qualits qui lui permettront de bien voluer :

Qualits physiques ; Qualits morales ; Qualits intellectuelles ; Qualits humaines

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33