Sinergia Servicios, S.C.

Sinergia Servicios, S.C. Introduccin a las Macros

Sinergia Servicios, S.C.

INTRODUCCIN A LAS MACROS

Una macro es un conjunto de instrucciones que se guardan para automatizar tareas repetitivas, de esta forma ahorraremos mucho tiempo en realizar acciones que podemos hacer con un solo clic del mouse. El primer paso para crear una macro en Excel es saber lo que vamos a ejecutar (dar formato a una hoja, realizar una serie de clculos predefinidos, etc.), que nos ayude a automatizar la tarea especificada. En este ejemplo, vamos a realizar una macro para construir una tabla pivote y darle formato. Para esto es necesario grabar todos los movimientos que hagamos para obtener el resultado deseado. Se selecciona el men Herramientas ------ Macro ------ Grabar nueva macro, y nos sale una ventana de dilogo como la siguiente:

En esta ventana le damos el nombre de la macro, le damos una combinacin de teclas para ejecutar la macro desde el teclado, nos pregunta dnde queremos guardar la macro, y por ltimo, una descripcin de la macro. Presionamos aceptar y nos aparece un pequeo botn en la pantalla que se ve as: 2

Sinergia Servicios, S.C.

En la parte inferior derecha se ve una pequea barra de herramientas con slo 2 botones, que son los que controlan la grabacin de la macro. Esta barra de herramientas NO se debe de cerrar mientras se graba la macro. Desde este momento Excel grabar todos los movimientos que hagamos tanto con el teclado como con el ratn. En este paso realizamos todos los pasos para crear una tabla pivote con los datos de la hoja Detalle y la insertamos en la hoja Tablapivote. Nota: cuando grabas una macro en la que debes cambiar de hoja cuando ests corriendo un asistente de Excel, como por ejemplo de las tablas pivote, al ejecutar la macro, debes estar posicionado en la hoja en la que quieres que se ejecute la misma. Si al grabar la macro ejecutas esta accin normalmente en Excel, entonces puedes ejecutar la macro en cualquier lugar que te encuentres del libro y obtendrs el resultado deseado en la hoja que sealaste. Le damos formato a la tabla y procedemos a finalizar la grabacin. Para esto es necesario presionar el botn que se describe abajo:

Sinergia Servicios, S.C.

El botn de la pequea barra de herramientas que tiene un cuadrito es el de Detener grabacin, ese vamos a utilizar para finalizar la grabacin de la macro cuando hayamos terminado de realizar los pasos deseados. Finalmente, ahora para ejecutar la macro cuando queramos, hay 2 formas de hacerlo: mediante combinacin de teclas o por los mens de Excel. Para ejecutarlo por combinacin de teclas, es necesario saber la combinacin que introdujimos cuando creamos la macro (en este caso es Ctrl+Shift+B). Si queremos ejecutar la macro por mens, se selecciona el men Herramientas ------ Macro ------ Macros, y aparece un cuadro de dilogo como el siguiente:

Sinergia Servicios, S.C.

Aqu seleccionamos la macro que queremos utilizar y presionamos el botn Ejecutar. Hay otra forma de ejecutar una macro, que es asignando un botn de la barra de herramientas a nuestra macro. Para eso necesitamos insertar un botn en la barra de herramientas, dndole clic derecho a la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla, seleccionamos personalizar, y nos abre un cuadro de dilogo que contiene los botones que se utilizan en Excel. Seleccionamos la categora Macros, y arrastramos el botn con la carita feliz hacia cualquier lugar de la barra de herramientas, una vez que lo soltamos, lo seleccionamos, y dentro del mismo cuadro de dilogo seleccionamos Modificar seleccin. Se abre un men donde puedes cambiar la imagen del botn, ponerle otra descripcin, por ejemplo lo que hace la macro, asignar el botn a una macro, etc. De esta forma, podremos ejecutar la macro con darle clic al botn que tenemos en nuestra barra de herramientas.