Como escrever melhor um email

O e-mail sem dvida um dos recursos mais importantes e utilizados na Internet, se tornou to popular que impossvel imaginar a grande rede sem pensar na rpida e eficiente comunicao oferecida pelo e-mail. Pela sua importncia, torna-se primordial sabermos escrever corretamente nossas mensagens eletrnicas para evitar garfes, confuses e aborrecimentos. Na Nova Zelndia, uma funcionria de uma empresa, foi demitida porque enviava e-mails aos seus colegas de trabalho repletos de palavras em letras maisculas, em negrito e com letras vermelhas. Na Internet uma falta de educao mandar e-mails com letras MAISCULAS, isso equivale-se a gritar. claro que no gostamos que ningum grite conosco, mesmo que seja pela Internet, por isso, escrever em maisculo um texto todo muito deselegante e deve ser evitado. Regrinhas bsicas para escrever e enviar e-mail: 1. No escreva o texto do e-mail em letras maisculas; 2. Escreva de forma clara e objetiva; 3. Evite a utilizao de grias nos seus e-mails, principalmente ser forem assunto de trabalho; 4. Revise seu texto antes de enviar para eliminar os erros ortogrficos; 5. No escreva e-mails muito longos, isso cansa o destinatrio que provavelmente nem ler todo o contedo, o ideal no mximo 25 linhas; 6. No envie propaganda no solicitada, isso spam; 7. Para mandar um e-mail para mais de uma pessoa, utilize o campo CCO (Com cpia oculta), ou seja, no mostra o endereo eletrnico de nenhum destinatrio, somente de quem enviou; 8. No reenvie aqueles e-mails que trazem mensagens dizendo que se no forem enviadas para 5, 6, 7... pessoas voc ir morrer, no ter sorte no amor ou algo do gnero, esses eu considero uns dos mais desagradveis, no Orkut ento, j praga, apago todos!! 9. No utilizar no campo assunto palavras do tipo "Oi", "Ol" ou "Tudo bem?", "Lembra de Mim", seja mais uma vez claro e objetivo; 10. No reenvie newsletter ou notcias qualquer sem o consentimento do destinatrio, ainda mais se for um e-mail de um grupo de discusso.

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A maioria das pessoas resolve seus assuntos por email. Na verdade mais da metade do trfego de internet deve-se ao transporte de emails entre os internautas. Agora, o que muita gente ainda no percebeu ou no se preocupou com o tempo que se perde pra procurar informaes nesses mesmos emails. Voc j parou pra pensar nisso ? Os servios de webmail j pensaram e sugerem aos seus usurios diversas atitudes pra que esse tempo no seja perdido. Para que no futuro evitemos isso, ofereo a todos algumas dicas simples, rpidas e fceis:

Ao enviar um email indique o assunto da mensagem, ser muito mais fcil para o destinatrio saber do que se trata e te procurar depois. Quando precisamos procurar alguma informao no queremos ler todos os emais novamente simplesmente porque o assunto no est claro o suficiente. Ao informar algo no email, seja claro e completo. No queremos adivinhar a todo instante informaes que j poderiam estar explcitas: o Email errado: Fulano ligou!

Email certo: Fulano ligou s __ querendo falar sobre __ e vc pode contact-lo no numero __.

Cuidado com o tamanho do anexo que voc est enviando. Se ele for muito grande seu email pode voltar e voc perder ainda mais tempo enviando-o novamente. Cuidado com o formato do arquivo anexado. H tanto lixo sendo enviado por a que os servidores e gerenciadores colocam os mais diversos filtros para proteo do destinatrio. Dessa maneira, o destinatrio pode no receber o seu email Use formatao HTML somente quando necessrio. Se o email e a informao no puderem ser recebidos podem ocorrer problemas muito piores do que perder seu tempo. Alm do mais estaramos limitando o dispositivo de leitura, impossibilitando por exemplo, dele ser lido em dispositivos mveis, celulares, etc. Lembre-se sempre de escolher a conta de email adequada. Seno, pode demorar at alguns dias para voc perceber que a sua mensagem no foi enviada por estar utilizado uma conta de email interna da empresa, ao invs de usar uma externa.

Utilizando as atitudes acima, o destinatrio de sua mensagem, poder facilmente criar filtros especficos no seu cliente de email, de maneira a organizar, direcionar e simplificar o fluxo do prprio trabalho. Exemplo: Fulano recebe um email de Siclano dizendo o seguinte:

Beltrano ligou as 12:13 pedindo uma situao a respeito de Manuteno da placa XZeta

Fulano, inteligentemente, havia criado um filtro que, se tivesse a palavra manuteno e pedindo, iria pra caixa de Verificar pendncias de reparo. Dessa maneira ao chegar no trabalho, esta caixa vai estar marcada, e Fulano vai saber exatamente o que fazer independentemente do que h nela. Bom, foi apenas um exemplo simples para que todos possam perceber a importncia de um email bem escrito.