Gestin Empresarial

Diseo de los Indicadores de Gestin

I. Introduccin En nuestro pas (junio, 2010), el 85 % de las empresas son familiares, de los cuales solo el 15 % sobrevive a la cuarta generacin debido a la falta de capacidad para tomar decisiones correctas. Tremenda realidad, cierto! ... el crecimiento de las empresas pequeas y medianas en las economas ha creado la necesidad de contar con ms y mejores herramientas de direccin empresarial, que les permita crear valor a travs de las tcnicas de gestin. Una de las herramientas del entorno empresarial moderno es la construccin, validacin y control de los Indicadores de Gestin. Para disear los IG, se debe en primera instancia, identificar las reas crticas de la organizacin, as como tambin las debilidades en cada uno de los procesos que involucre la funcionalidad de la empresa. Posteriormente, es necesario asignar para cada rea indicadores de medicin en concordancia con la meta fijada. Siendo estos una respuesta a una formulacin estadstica que puede ser simple o compuesta, que refleja algn rasgo importante de una empresa y debe ser relevante y vinculante. II. Definiciones II.1. Pequea y mediana empresa (PYME). Se establece un concepto ms especfico, que es: Para todos los efectos, toda unidad de explotacin econmica, realizada por persona natural y jurdica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a los siguientes parmetros: Personal de planta, entre once y doscientos trabajadores, y II.2. Indicadores. Son elementos del sistema de control de gestin, que proporcionan informacin significativa sobre aspectos crticos o claves de una organizacin mediante la relacin de dos o ms datos. Gestin. La gestin empresarial no se limita a la coordinacin y la administracin de una empresa segn unos objetivos de produccin y competencia determinados, sino que involucra en un todo dinmico, unos objetivos y un direccionamiento estratgico, la adaptacin al entorno, una estructura y unas prcticas directivas y la cultura organizacional. Indicadores de gestin. Los indicadores de gestin, se entienden como la expresin cuantitativa del comportamiento o el desempeo de toda una organizacin o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, seala una desviacin sobre la cual se toman acciones correctivas, proactivas o de control segn el caso. Indicadores numricos II.5.1. Razones. Expresa la relacin entre dos datos, entendindose como relacin la divisin entre un numerador y un denominador, que deben estar expresados en unidades de medida de igual naturaleza. Cuando estas unidades de medida son diferentes el resultado se conoce como tasas.
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II.3.

II.4.

II.5.

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II.5.2. II.5.3.

Porcentaje. Presenta el valor relativo de una cifra o parte con respecto al todo al cual se le atribuye el valor de 100. Promedio. Existen diferentes conceptos de promedio, y no puede utilizarse de manera indiscriminada para todos los casos, los ms usuales son la media aritmtica, la mediana y la moda. La media, se obtiene sumando un conjunto de valores y dividiendo su resultado por la cantidad de elementos sumados. La mediana de un conjunto de datos, es el valor que ocupa la posicin central cuando estos datos se ordenan del ms bajo al ms alto; cuando el nmero de datos es par, la mediana es la media entre los datos centrales. La moda, es el valor que se presenta en mayor nmero de veces en una muestra estadstica. El salario modal en una empresa es el que recibe el nmero mayor de trabajadores (por ejemplo: el salario mnimo legal pagado a los trabajadores es las pymes).

II.5.4.

Nmeros ndice. Expresa los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le asigna el valor de 100. Proporciona un mtodo simple para comparar cambios que presenta una variable a travs de un periodo. Los pasos para elaborar un nmero ndice son los siguientes. Se escoge un periodo base. Ne debe escogerse un valor que sea excepcional, sino cercano al promedio. El valor de cada periodo se divide por la cifra base y el resultado se multiplica por 100.

III.

Diseo de Indicadores de Gestin Para disear los indicadores de gestin, se deben considerar los siguientes aspectos: Identificar las reas crticas de la organizacin. Identificar las debilidades en cada uno de los procesos que involucre la funcionalidad de la empresa. Identificar los factores significativos de xito en cada actividad al interior de la organizacin. Los indicadores que se fijan por rea, deben estar en concordancia con la meta fijada.

IV.

Beneficios del uso de los Indicadores de Gestin Entre los diversos beneficios que puede proporcionar a una organizacin la implementacin de un sistema de indicadores de gestin, se tienen: Satisfaccin del cliente La identificacin de las prioridades para una empresa marca la pauta del rendimiento. En la medida en que la satisfaccin del cliente sea una prioridad para la empresa, as lo comunicar a su personal y enlazar las estrategias con los indicadores de gestin, de manera que el personal se dirija en dicho sentido y sean logrados los resultados deseados.

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Monitoreo del proceso El mejoramiento continuo slo es posible si se hace un seguimiento exhaustivo a cada eslabn de la cadena que conforma el proceso. Las mediciones son las herramientas bsicas no slo para detectar las oportunidades de mejora, sino adems para implementar las acciones. Benchmarking Si una organizacin pretende mejorar sus procesos, una buena alternativa es traspasar sus fronteras y conocer el entorno para aprender e implementar lo aprendido. Una forma de lograrlo es a travs del benchmarking para evaluar productos, procesos y actividades y compararlos con los de otra empresa. Esta prctica es ms fcil si se cuenta con la implementacin de los indicadores como referencia. Gerencia del cambio Un adecuado sistema de medicin les permite a las personas conocer su aporte en las metas organizacionales y cules son los resultados que soportan la afirmacin de que lo est realizando bien.

V.

Indicadores en el entorno empresarial V.1. Indicadores del rea comercial En esta parte, se tratarn los indicadores de gestin de una de las reas ms importantes de una empresa, si se tiene en cuenta que l rea comercial adems de ser generadora de ingresos es el puente entre el mundo externo e interno del entorno empresarial. Siendo as, se deben instalar una serie de alarmas en cada uno de los procesos que involucra su funcionalidad, permitiendo detectar las falencias o debilidades que se tiene frente a estndares del sector e incluso frente a estndares desarrollados por la misma empresa, a travs de su experiencia, utilizando herramientas simples de estadstica como la moda u otro indicador repetido en un periodo de tiempo. Para nadie es un secreto que las condiciones del mercado por efecto de sobre vivencia o competitividad, exigen una medicin permanente a travs de indicadores como: Cumplimiento de facturacin de los pedidos recibidos

CF =

Total. ped .recibidos Ped . facturados Total . ped .recibidos

Este indicador relaciona el producto dejado de despachar a los clientes frente a la totalidad de los pedidos tomados a los mismos en una unidad de tiempo (da, mes, bimestre, trimestre). La falta de eficiencia en este indicador puede deberse a: o o o Escasez de producto en inventario. Incumplimiento en los tiempos de despacho. Errores humanos en cada una de las etapas del proceso de toma de pedidos facturacin.

La interpretacin matemtica del resultado se da en el rango entre el 0 % y 100 %, siendo el 0 % el resultado ideal indicando que todo el pedido fue
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debidamente facturado, mientras que el 100 % es el peor resultado indicando lo contrario. Tiempo en aprobacin de crditos

EC =

Tiempo.de.est.de.crdito Tiempo.empleado.en.el. proceso.de.venta

Este indicador permite la medicin porcentual del tiempo utilizado en la aprobacin de los crditos, frente al total del tiempo involucrado en el proceso de ventas. El resultado de este indicador explica el grado de eficiencia del personal, y de las herramientas que dispone la compaa en la etapa de aprobacin de crditos. El rango de los resultados de este indicador est entre 1 % y 100 %, donde 1 % es el resultado de la respuesta inmediata a la labor de aprobacin del crdito, mientras que los resultados prximos al 100 % son una manifestacin de ineficiencia que se refleja en la cancelacin del pedido e en la prdida de la venta. Dependiendo de las caractersticas propias de cada empresa y de la exactitud de la informacin requerida, las unidades de tiempo utilizadas para construir el indicador pueden ser minutos, horas, das, etc. Tiempo empleado en facturacin

TF =

Tiempo.de. facturacin Tiempo.empleado.en.el. proceso.de.venta

Es indicador nos permite medir la eficiencia en la actividad de facturacin. Con el resultado obtenido en este indicador, se deben tomar los correctivos necesarios no sin antes analizar con cuidado las limitaciones tecnolgicas y del personal operativo dedicado a la funcin de facturar. Tiempo empleado en el aislamiento de la mercanca

TAM =

Tiempo.de.aislamiento Tiempo.empleado.en.el. proceso.de.venta

Este indicador relaciona el tiempo (minutos, horas, das) utilizado en la actividad de preparacin de los pedidos versus el total del tiempo empleado en el proceso de venta. Permite medir la eficiencia en la logstica de manipulacin de la mercanca dentro de la compaa, requiriendo de una gran atencin, pues involucra la mayor parte operativa dentro de todo el proceso de venta; las deficiencias presentadas en esta etapa repercuten directamente con las devoluciones de mercancas vendidas y con los problemas de insatisfaccin del cliente y su consecuente prdida del mismo.

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Tiempo de entrega de mercadera

TEM =

Tiempo.de.entrega Tiempo.empleado.en.el. proceso.de.venta

Su resultado cuantifica la eficiencia o debilidad en la logstica de distribucin de la mercanca a los clientes. Su resultado cuantifica la eficiencia o debilidad en la logstica de distribucin de la mercadera a los clientes. Esta etapa es la ltima dentro de la cadena de venta y su importancia radica que de esta actividad depende la culminacin de una venta exitosa y en caso de no culminarse eficientemente, pueden generar problemas como la devolucin de la mercadera, retiro del cliente y los sobrecostos ocasionados en cada una de las etapas precedentes. Unidades devueltas

UD =

N Unidades.devueltas.en.el. periodo N Unidades. facturadas.en.el. periodo

Este indicador compara las unidades devueltas en un periodo de tiempo con el total de las unidades vendidas en el mismo periodo, su resultado avala la gestin de la empresa en cuanto a la efectividad de las actividades dentro del proceso de ventas. Es de anotar que por las caractersticas propias del indicador, se puede aplicar a un cliente especfico o un grupo de clientes, permitiendo evaluar el grado de satisfaccin en el proceso de venta. ndice de reclamos de clientes

RC =

N Re clamos.en.el. periodo N pedidos.atendidos

A travs de este indicador se establece una relacin entre el nmero de reclamos hechos por los clientes en un periodo de tiempo y el nmero total de pedidos en el mismo periodo. Con este indicador se evala directamente la eficiencia del rea de servicio al cliente. ndice de efectividad de la fuerza de ventas

IEV =

N clientes.efectivamente.atendidos N clientes.activos

Para aplicar este indicador, se parte de la premisa que la compaa tiene un adecuado sobre sus clientes activos, clientes visitados en un periodo de tiempo y estadstica de facturacin por cliente en el mismo periodo. El indicador compara por cada vendedor de le empresa el nmero de clientes a

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quienes se les factur frente a los clientes activos que son responsabilidad del vendedor en mencin. El resultado obtenido muestra la efectividad de la labor del vendedor evaluado en un periodo de tiempo. Participacin de cada lnea de producto

PL =

Ventas.de.la.lnea Ventas.totales.de.la.empresa

Consiste en comparar porcentualmente la participacin de cada lnea de producto frente al total de las ventas, su resultado se utiliza para saber cul es la lnea o las lneas que generan la mayor participacin en los ingresos operacionales. El anlisis de este resultado, se sugiere complementarlo con un anlisis de mrgenes de contribucin, para constatar que ese mayor valor en ventas generado por estas lneas efectivamente est contribuyendo con un margen de utilidad bruta atractiva para la empresa. Tamao medio de la venta

TMV =

Ventas.en.el. periodo N pedidos.en.el. periodo

relaciona las ventas con el nmero de pedidos en el mismo periodo, calculando de esta forma el valor promedio de cada pedido a precio de venta. El resultado es de mayor relevancia si se tiene en cuenta que el gasto operativo es constante sin importar la cuanta del pedido. Un uso fundamental de este indicador, es evaluar el comportamiento del tamao medio de la venta en periodos anteriores, as mismo sirve como herramienta de control para tomar correctivos cuando el promedio en el tiempo presenta descensos. El resultado se encuentra entre 1 e infinito, dependiendo del nivel de ventas de cada empresa que lo aplique; dado el concepto de gastos operacionales mencionados anteriormente, entre mayor sea la venta promedio por pedido mejor ser el resultado. Impacto de la publicidad

IP =

Incremento.de.ventas.en.un. periodo.de.tiempo Costo. publicidad .en.un. periodo.de.tiempo

relaciona la variacin en ventas originadas por una publicidad y los costos incurridos en la misma. El resultado permite cuantificar el impacto en la venta de la gestin publicitaria. El resultado del indicador en un valor absoluto y se interpreta como el nmero de veces que se recupera el costo de la publicidad. A mayor incremento en ventas, mayor es el nmero de veces, y en consecuencia la efectividad de la publicidad es mayor.
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Cuota del mercado

CM =

Ventas.de.la.empresa Ventas.del. sec tor

Para la aplicacin de este indicador es necesario recurrir a informacin no solo de la empresa sino tambin de datos publicados por gremios e instituciones dedicadas a la investigacin sectorial, ya que este indicador relaciona las ventas de la empresa en un periodo determinado con las ventas del sector en el mismo periodo. El resultad permite evaluar la participacin en ventas de la empresa frente al total de sus competidores permitiendo tomar correctivos en polticas de precios, polticas de servicio a los clientes, polticas de costos, etc. El objetivo de la evaluacin permanente de estos indicadores es lograr una sincronizada casi perfecta en el ciclo Clientes rea de Ventas rea de Produccin. V.2. Indicadores del rea de produccin Eficiencia de la planta de personal de fbrica Para la evaluacin de la eficiencia del personal involucrado en la produccin, se utilizan indicadores que relacionan las cantidades producidas, de acuerdo a los requerimientos de ventas con las horas hombre disponible en un periodo determinado, o las horas hombre planeadas en una orden de produccin. Entre otros se encuentran los siguientes indicadores:

EPPF =

N unidades. producidas.en.un.da Total .HH .da

mide la eficiencia del rea de produccin, relaciona el nmero de unidades producidas en un da y, el nmero de horas laborales del mismo da. El valor absoluto obtenido como resultado oscila entre cero e infinito, su interpretacin del mejor resultado est dada en la medida en que este sea mayor.

EPPF =

N unidades. por.centro.de. produccin.da Total .HH .da

relaciona las unidades producidas por un rea especfica de la empresa en un da, con las horas empleadas en el mismo; midiendo la eficiencia de cada rea de la empresa, permitiendo de esta forma tomar los correctivos necesarios en cuanto a cambio de personal, evaluacin tecnolgica, procedimientos utilizados en la produccin, etc. El resultado obtenido es un valor absoluto, que oscila entre cero e infinito; el resultado ms eficiente es aquel que se aleje de cero y tienda a infinito.

EPPF =
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Total .HH . por.orden.de. produccin.da Total.HH .da El Objetivo de todo ser humano debe ser el lograr que la
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Relacionando las HH utilizadas en un da en una orden de produccin y el total de las HH utilizadas por toda la fbrica, se obtendr el indicador en trminos porcentuales que mide la participacin en HH de la orden de produccin evaluada. El mejor resultado en trminos de eficiencia est dado por el menor porcentaje de HH utilizadas, permitiendo comparar el resultado con otras rdenes similares o de periodos anteriores y analizar las variaciones para efectos de tomar los correctivos necesarios. Eficiencia en la planeacin de produccin El propsito de estos indicadores es suministrar una herramienta de control en la ejecucin de las diferentes actividades relacionadas con una o varias rdenes de produccin. El ms sencillo en su aplicacin y anlisis es:

EPP =

N rdenes.ejecutadas N rdenes. planeadas

relaciona la ejecucin de las rdenes de produccin vs. Las presupuestadas, permite determinar la eficacia de la fbrica en un periodo de tiempo establecido. La interpretacin del mejor resultado est dada por el mayor porcentaje de cumplimiento. Es importante tener en cuenta que la eficacia se debe combinar equilibradamente con la eficiencia para lograr el desempeo efectivo. Efectividad del proceso productivo Estos indicadores difieren de las anteriores en el sentido de no centrar su atencin en el tiempo involucrado en cada actividad o en el proceso total de produccin sino en la efectividad con que este se desarrolle. Entre otros estn:

EPP =

N de. productos.defectuosos N total.de. productos. producidos

Este indicador establece la proporcin de los productos defectuosos sobre el total de la produccin, esto se puede aplicar en un periodo de tiempo especfico, una orden especfica, un rea especfica, etc. Permitiendo medir y controlar el porcentaje de desperdicio. El mejor resultado ser el menor porcentaje arrojado por la frmula matemtica.

EPP =

N de. productos.aprobados N total .de. productos. producidos

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Este indicador es el complemento del resultado anterior, es decir si el porcentaje de desperdicio es del 5 % por ejemplo, el porcentaje de productos aprobados ser 95 %. De ambas formas se puede medir el nivel de efectividad de los procedimientos, de la tecnologa y del personal involucrado en cada una de las etapas de produccin. Eficiencia de la etapa de preparacin o alistamiento

EEP =

Tiempo.de.alistamiento. por. procesos Tiempo.total .utilizado

mide la participacin de la fase de preparacin en el tiempo total utilizado en la produccin en un periodo determinado; el mejor resultado en trminos porcentuales est dado por el menor porcentaje. Productividad en la administracin de materiales

PAM =

Valor.en.S / .de.la. produccin Costo.de.la.adm.de.Materiales

Para medir la productividad en la Administracin de materiales es necesario relacionar el costo total de la produccin, con el costo de la Administracin de materiales. Este ndice en trminos absolutos busca controlar situaciones de excesos en costos administrativos (Burocracia empresarial). Normalmente se espera en la planeacin un resultado alto, y la optimizacin de la administracin de materiales, consiste en elevar cada vez ms este indicador. Tamao medio del pedido

TMP =

Unidades. producidas.en.el. periodo Nmero.de. pedidos.en.el. periodo

Al relacionar el total de unidades producidas en un periodo con el total de pedidos facturados, se obtiene un indicador que muestra la cantidad promedio de unidades requeridas en produccin por cada pedido, permitiendo planear los requerimientos de mano de obra y materiales en un momento dado. Aunque el mayor resultado obtenido en trminos absolutos, beneficia la operatividad de la planta, y por lo tanto la situacin financiera de la empresa por los menores costos involucrados; es considerado ms una alternativa en la destreza del rea de ventas en cuanto a negociar volmenes importantes de mercancas en cada pedido, que una herramienta de control para cada rea de produccin. Tamao relativo del stock de materiales

TRSM =
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Stock .de.una.lnea.de. producto Stock .total

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TMP =

Unidades.compradas.en.el. periodo Nmero.de. pedidos.en.el. periodo

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relaciona la cantidad mnima o mxima de unidades en existencia de un producto o lnea de producto, frente al total de existencias mnimas o mximas de los materiales de la organizacin en un momento determinado. El objetivo es medir la concentracin de una lnea de producto en el total del inventario de materiales; esta evaluacin permite identificar lneas de materiales o productos ociosos, obsolescencia, rotacin de materiales o eficiencia de la lnea del material o del producto. Tamao medio del pedido

TMP =

Uni.compradas.en.el. periodo Nmero.de. pedidos.en.el. periodo

Esta expresin relaciona las unidades del producto o de materiales adquiridos para la produccin o para la venta durante un periodo de tiempo, y el nmero de pedidos (compras) realizadas en el mismo periodo de tiempo. El objetivo es establecer el promedio de unidades adquiridas por pedido, identificar la pertinencia y eficiencia del proceso de compras. El resultado adecuado del indicador es aquel que tienda a disminuir el costo originado por cada pedido realizado en un periodo de tiempo, y aumentar la cantidad de unidades incluidas en cada pedido. El objetivo fundamental es optimizar los costos administrativos por la actividad de hacer un pedido, y por la actividad originada de comprar y almacenar unidades de productos adquiridas en exceso. Utilizacin de la capacidad instalada

UCI =

Unidades. producidas Capacidad .terica

relaciona las unidades producidas en una unidad de tiempo, vs la capacidad terica de la planta de produccin. El propsito de esta medicin es evaluar si la maquinaria, bodega o almacn se est utilizando al mximo, sin incurrir en altos costos ociosos; lo anterior permite analizar la eficiencia de los activos productivos con que cuenta la empresa. El resultado ptimo es aquel que se acerque al 100 %. Eficiencia en el uso de la energa elctrica

EUEE =

KW .consumidos.en.el. periodo Unidades. producidas.en.el. periodo

Estado mecnico

EM =
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Hrs.de. paro.de.mquina. por.dao Hrs.mquina.trabajadas

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IM =

Hrs.de. paro.de.mquina. por.dao Hrs.mantenimiento

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Intensidad del mantenimiento

Int.M =

Hrs.de.mantenimiento Hrs.mquina.trabajadas

Impacto del mantenimiento

Int.M =

Hrs.de. paro.de.mquinas. por .mtto Hrs.mantenimiento

V.3.

Indicadores del rea administrativa La Organizacin Internacional del Trabajo lo define como: la no asistencia al trabajo por parte de un empleado del que se pensaba que iba a asistir, quedando excluidos los periodos vacacionales y las huelgas El principal tipo de ausentismo es el atribuido a incapacidad sea por enfermedad, o por accidente, ocupando las partes del ausentismo en la industria. Las tasas de ausentismo se han incrementado en forma considerable en todos los pases industrializados por encima de 30 % en los ltimos 25 aos y ello a pesar de todas las mejoras en la oferta y la calidad de la asistencia sanitaria y de las condiciones socioeconmicas. En EEUU, el ndice de ausentismo anual en las empresas es de 5.1 das ao por empleado. Absentismo laboral.

AL =

HH .de.ausencia HH .totales.laborales

Productividad de la MO Cuando se determina la productividad, la unidad en que se mide el resultado obtenido no es la misma que la utilizada para medir los factores aportados, se obtiene productividad respecto a aquellos factores. En la medicin de productividad se expresan siempre las unidades con que se miden sus componentes. El factor respecto al cual se mide la productividad viene siempre en el denominador. As las expresiones: Ton/Kw;

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Ton/HH; Ton/m2 nos medirn la productividad de un proceso respecto a los factores energa, mano de obra y espacio respectivamente. Tambin es posible medir la productividad, relacionando el incremento en la cantidad vendida de producto en un periodo, con el nmero de personas vinculadas a la empresa para la actividad productiva en ese periodo.

PMO =

Incrementa.en.ventas.del. periodo(cantidad ) Incremento.en. planta.del. personal ( N empleados)

Rotacin externa La rotacin externa de empleados es una especie de absentismo laboral definitivo, con razn mucho ms preocupante que el ausentismo temporal. Las causas son muy similares: problemas de salubridad en el rea de trabajo, insatisfaccin en las condiciones y puestos de trabajo, y desrdenes en el ambiente laboral.

RE =

N retiros.de.empleados N total .de.empleados

Entre menor sea el porcentaje mejor ser el resultado, de todas formas es necesario analiza que: o o Si en ndice es muy bajo se da el estancamiento y envejecimiento del personal de la organizacin. Si el ndice es muy elevado se presenta demasiada fluidez y se puede perjudicar a la empresa (falta de estabilidad).

Rotacin especfica Se refiere al ingreso y retiro del personal de una unidad productiva dentro de la empresa. En este caso no necesariamente el egreso de personal es por desvinculacin de la compaa, ya que ste se puede dar por traslado a otras reas de manera temporal o permanentemente y ausentismo transitorio.

RE =

N empleados.activos.del.rea N total.de.empleados.del.rea

Es necesario profundizar un poco en el anlisis, porque en ocasiones es necesaria y lucrativa para la empresa la rotacin del personal entre sus diferentes reas, adems de los fines de difusin o conocimiento de las funciones de cada puesto en todo el personal. En condiciones normales el mayor resultado ser el mejor. Participacin de los cargos administrativos

PCA =

C arg os.ad min istrativos C arg os.operativos

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Ascensos

A=

N personas.atendidas N c arg os

Salario medio

SM =

Costo.de. personal.del. periodo N empleados

Capacitacin media impartida

CMI =

HH .de.capacitacin N empleados

Incapacidad media

IM =

Das.de.incapacidad .en.el. periodo N empleados

V.4. VI. Xx

Indicadores del rea financiero prxima clase

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