Archivo de documentos

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Clasificacin
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Tabla de contenidos

1. Conceptos clave de un archivo o 1.5 Niveles de archivo 1.5.1. Archivo activo 1.5.2. Archivo semiactivo 1.5.3. Archivo inactivo o 1.6 Clases de archivo 1.6.1. Archivo centralizado 1.6.2. Archivo descentralizado o departamental 1.6.3. Archivo mixto o 1.7 Criterios de clasificacin de grupos de documentos 1.7.1. Series de documentoso 1.7.2. Principio orgnico 1.7.3. Principio funcional 1.7.4. Principio de procedimiento o 1.8 Ciclo de vida de un archivo A.Anexos o A1. Enlaces o A2. Info del documento

1.5. Niveles de archivo

Una de las primeras cosas que tendremos que decidir es qu niveles de archivo queremos o podemos tener. Hay tres niveles de archivo: activo, semiactivo e inactivo.

1.5.1 Archivo activo

Contiene la documentacin actual usada frecuentemente, que debe ser accesible a la persona sentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo, en un rea delimitada por la ley de economa de los movimientos.

1.5.2 Archivo semiactivo

Contiene la documentacin no activa utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo. La documentacin archivada concierne a acciones Y estudios terminados, pero todava en uso para consulta y puede ser considerada como rutinaria (la que, en espera de ser pasada al archivo inactivo, sirve exclusivamente para obtener informacin de orden cronolgico o tcnico que necesita estar disponible en el mnimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al inters que representa para el trabajo cotidiano.

1.5.3 Archivo inactivo

Contiene una documentacin que se refiere a acciones pasadas, utilizada raramente o muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un inters jurdico o histrico. Esta documentacin est guardada en locales frecuentemente alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin. La documentacin, en espera de su destruccin, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, segn las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.

1.6. Clases de archivo

Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener diferentes clases de archivo

1.6.1 Archivo centralizado

Archivo localizado en un nico departamento. Economa en espacio, equipamiento Y personal. Informacin accesible a todo el personal. Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilizacin. La centralizacin se puede realizar slo con documentos definitivos.

1.6.2 Archivo descentralizado o departamental

Cada departamento tiene su propio archivo. Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente que otro departamento no tenga acceso a ellos). Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato. Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.

1.6.3 Archivo mixto

Descentralizados o departamentales los archivos activos y semiactivos. Centralizado el archivo inactivo y/o histrico.

1.7. Criterios de clasificacin de grupos de documentos

Hay varios criterios para clasificar documentos.

1.7.1 Series de documentoso

Basndonos en el principio genrico para todos los departamentos de facilidad de Recuperacin:

Ejemplo: Coleccin de Leyes: Cronolgico Ventas por Zonas: Geogrfico Dpto. Personal: Alfabtico por apellidos

1.7.2 Principio orgnico

Documentos propios de la gestin especfica de cada departamento (no deben mezclarse con los que corresponden a los de otros departamentos). Ejemplo: Todos los documentos propios del Opto. De Produccin (existirn varios grupos de documentos propios slo de ese departamento).

1.7.3 Principio funcional

Dentro de dichos grupos de documentos, deben mantenerse diferenciados los de cada una de las funciones especficas que corresponden a ese departamento. Ejemplo: Informes de Produccin (Opto. de Produccin).

1.7.4 Principio de procedimiento

Deben formar Series individuales aquellos documentos que, respondiendo a funciones concretas de departamentos especficos, estn sometidos a un Procedimiento Normalizado claramente establecido por cualquier tipo de Normas de cumplimiento administrativo. Ejemplo: Controles de Calidad (Normas ISO) Facturas (Opto. Contabilidad)

1.8.Ciclo de vida de un archivo

Un archivo tiene un ciclo de vida con cuatro etapas bien diferenciadas que forman parte del proceso completo de la organizacin de un archivo eficaz:

Creacin y clasificacin Orden y conservacin Transferencia Eliminacin

En el momento de crear el archivo, tenemos que tener presente que todo documento tendr que pasar por las cuatro etapas: habr de ser clasificado y ordenado, guardado y actualizado, transferido y finalmente eliminado o guardado en el histrico. Si al crear el archivo tenemos en cuenta que pasado cierto tiempo vamos a transferirlo, ser de gran ayuda, por ejemplo, reflejar en el Ttulo la fecha de creacin o la de transferencia (segn convenga). Cuando llegue el momento, slo tendremos que fijamos en la fecha que queremos transferir y la seleccin de los archivos se realizar de forma rpida y eficaz. Ej.: CEMENTOS Y BALDOSAS S.A. 98

A. Enlaces
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B. Info del documento

AVISO: Este documento es solo para uso personal Publicador: Joaquin Medina Serrano Fecha de Publicacin: Domingo 10 de Septiembre de 2006 Autor: Cristina Parera Pascual Publicado: Capitulo 2 Bases para el funcionamiento de un archivo Tcnicas de archivo y documentacin en la empresa ISBN 84-96169-78-2 FC Editorial