2. ARQUIVOS E ORGANIZAES 2.

1 - Conceitos de Arquivo
2.1.1 - Diariamente, a empresa recebe e envia documentos: cartas, facturas, recibos, Dirios da Republica, jornais, contratos, etc. atravs desses documentos que a empresa obtm informaes do exterior e canaliza informaes para os seus clientes e fornecedores e toma contacto com a realidade econmica e social do pas e com o progresso tecnolgico. 2.1.2 - O Arquivo considerado como um meio material que permite recolher, separar, classificar, armazenar e consultar os documentos que a empresa envia ou recebe do exterior; toda esta gama de documentos que nos transmitem informaes, precisa de ser convenientemente seleccionada, arquivada e consultada para, posteriormente, servir de apoio tomada de decises. 2.1.3 - A nvel de trabalho administrativo, torna-se imprescindvel arquivar toda a documentao, o que no significa que o arquivo funcione como um depsito de documentos, mas sim como um meio que possibilite uma consulta posterior e concorra para: Controlar a actividade administrativa Facilitar a tomada de decises Aumentar a eficincia da prtica administrativa Pelo que se exige ao trabalhador, entre outras, as seguintes tarefas: Seleccionar a documentao enviada e recebida Classificar os documentos Arquivar os documentos 2.1.4 - O arquivo a forma de pesquisa para todos os sectores administrativos, funcionando como fonte de informao para futuras tomadas de decises do empresrio ou de qualquer executivo. 2.1.5 - Considerado um armazm de informaes teis, ter de necessariamente obedecer a alguns requisitos que facilitem a consulta rpida, tais como: Simplicidade ou seja facilidade e entendimento por parte de quem o consulta Flexibilidade estar preparado para o crescimento e a diversidade de documentos a guardar.

 Economia Obrigar a utilizar o mnimo possvel de tempo, energia e equipamento, para possibilitar o alcance dos resultados desejados. Utilidade Para melhor gerir um arquivo, necessrio evitar-se quaisquer docs. inteis. Segurana Neste caso, segurana significa no alterar os documentos arquivados e classific-los de forma a assegurar uma rpida localizao. Quando retirado para alguma consulta, assegurar a sua volta. Acessibilidade Acesso rpido e fcil aos documentos a procurar. Rapidez A procura dever ser em tempo reduzido. Imutabilidade O local do documento guardado s um. Conservao No danificar nem sujar os documentos. partida a implantao de um arquivo dever merecer o maior cuidado por parte dos organismos administrativos que devem obrigatoriamente zelar pelo seu estado de conservao.

2.2 - Funes do Arquivo

As funes do arquivo, de natureza tcnica, so as seguintes: Recolher e guardar ordenadamente toda a documentao para que circule na Organizao. Assegurar a boa conservao da documentao para que, quando necessria, seja utilizada. Assegurar uma fcil procura dos documentos quando solicitados e voltar a guard-los quando no faam falta.

2.3 - Tipos de Arquivo

2.3.1 - Quando se fala de um arquivo, pensamos num conjunto formado pelo mvel, se for um s, e pelas pastas com os respectivos documentos. deste conjunto ordenado que nos iremos ocupar seguidamente. 2.3.2 - Os arquivos podem ser considerados quanto sua localizao, em trs tipos, como se descreve de seguida: ARQUIVO CENTRALIZADO aquele que se encontra na mesma diviso, ou seja, a empresa possui um sector especializado que classifica todos os documentos que recebe e envia. caracterstico das pequenas e mdias empresas e das pequenas organizaes. No utilizado nas grandes empresas devido ao grande fluxo de documentos tornando-o pouco dinmico, complexo e lento; o pessoal que o integra no

consegue estar ao corrente de todas as situaes, havendo por isso, erros de classificao e arquivo, no satisfazendo os pedidos de imediato. ARQUIVO DESCENTRALIZADO Quanto a este sistema passa-se o contrrio, pois cada rgo da Empresa ou Instituio tem um arquivo prprio, com normas e caractersticas prprias. So caractersticos das grandes empresas e instituies e so utilizados para a organizao dos arquivos correntes e intermdios. Este sistema tem a sua desvantagem se no se seguirem as regras de trabalho organizado como por exemplo, assuntos que escapam Direco ou o extravio fcil de alguns documentos. ARQUIVO DIRIGIDO Este arquivo a juno dos dois arquivos anteriores e permite-lhe assegurar um servio eficaz. Tem como prtica distribuir e conservar os processos junto dos utilizadores, estabelecendo regras de classificao, adoptando um manual de instrues gerais que dever abranger diversos assuntos, tais como: Definir os documentos a arquivar Definir os circuitos da entrada e sada e de circulao interna da correspondncia Definir as funes dos intervenientes nos procedimentos respeitantes ao expediente e arquivo. Ter um plano geral de distribuio dos documentos Ter um plano de classificao, codificao e arquivo, abrangendo todos os sectores da Empresa. 2.3.3 - Quanto ao saneamento do arquivo esttico, deve ser feito periodicamente ou seja, em cada final de ano todos os documentos considerados insignificantes devero ser destrudos, no esquecendo as normas legais existentes no Pas que definem os prazos de reteno dos vrios documentos, bem como o aval favorvel de cada sector.

2.4 - Sistemas de classificao: Vantagens e Desvantagens

2.4.1 - Qualquer tipo de Organizao guia-se pelo seu plano prprio de classificao, o qual dever ser claro, rigoroso e exacto para que no haja confuso ou duplicao: Dever ser um guia bsico que lhe permita arrumar, ordenar e pesquisar correctamente os documentos. Dever estar a altura de interpretao e aplicao de qualquer pessoa. 2.4.2 - Para que esta plano de classificao resulte, dever ser criado um manual de instrues que defina os parmetros abaixo referidos: 1. 2. 3. 4. 5. Definir responsabilidades a todos os nveis hierrquicos Definir formas de utilizao dos arquivos Definir como fazer as transferncias de documentos de arquivo Definir como destruir os documentos Conservao de documentos.

2.4.3 - Este manual de instrues ser feito pelo sector de expediente e arquivo, podendo os vrios sectores dar sugestes a considerar, para enriquecimento do documento de base. 2.4.4 - Os documentos so identificados atravs de: Nome da entidade emissora ou destinatrio Local onde o assunto tratado O nmero impresso no documento (n de emisso, de entrada ou sada) A data de emisso ou de entrada O assunto a que se refere 2.4.5 - A todos estes critrios correspondem sistemas de classificao adequados; todos os sistemas que vamos passar em revista, esto baseados: Ou na ordem alfabtica Ou na ordem numrica Ou numa combinao destas duas

2.5 - Mtodos de Classificao de Documentos

2.5.1 - O plano de classificao da documentao, tem de ser lgico e eficiente, dado a grande variedade de assuntos da Empresa/Organismo, existindo diversos critrios de aplicao, que geram sistemas bem diferenciados, como se explica nos pontos seguintes. 2.5.2 - A

Classificao alfabtica, que abrange:

A classificao Onosmtica um sistema de arquivo, por ordem das letras do alfabeto. Os documentos devero ser arquivados pelos nomes de empresas, pessoas, etc. Tem como vantagens: simplicidade, facilidade de pesquisa se forem utilizadas normas rigorosas de classificao. Os inconvenientes so: pesquisas difceis se no forem cumpridas as normas rigorosamente, necessidade de remodelaes frequentes e dificuldade em dar pelas faltas. utilizado por exemplo no correio e noutros sistemas de classificao. A classificao geogrfica um sistema de arquivo feito por nomes de terras, de regies, etc. Tem como subdivises. vantagens: classificar os documentos por

Os inconvenientes so: as subdivises escolhidas para os documentos. utilizado em ficheiros e dossiers de agncias, sucursais, de clientela, chapas de endereos, etc. A classificao ideolgica (analtica ) um sistema feito por ordem alfabtica do tipo dicionrio, como mais frente se exemplifica. Tem como vantagens: viso de conjunto, ideia clara e fcil do contedo e extensvel. Os inconvenientes so: dificuldade em determinar a palavra que defina o contedo com clareza, requer pessoal especializado e no h ligao lgica entre os assuntos. utilizado em toda a documentao e arquivo por assuntos.

Plano de classificao dicionrio

A ACTAS do conselho de gesto (vid CONSELHO de Gesto)___________5

B BALANOS e contas de resultados________________________________8 B BOLSAS de valores internacionais_______________________________12 C CAMPANHA de publicidade (vid PUBLICIDADE)___________________14 C CONSELHO de gesto (Actas do)_________________________________5 C C. C. T. contrato colectivo de trabalho____________________________10 C CONTAS de resultados (vid BALANOS)__________________________8 D CONTRATO colectivo de trabalho (vid CCT)______________________10 I INVESTIMENTOS (Plano de)_____________________________________9 O ORAMENTO anual__________________________________________11 O ORDENADOS (vid REMUNERAES)___________________________7 P PLANO de investimentos (vid INVESTIMENTOS)____________________9 P PUBLICIDADE (Campanha de)__________________________________14 R REMUNERAES (Poltica de)__________________________________7 R RESULTADOS (Vid BALANOS)_____________________________8 S SALRIOS (vid REMUNERAES)______________________________7 S SINDICATO dos trabalhadores__________________________________16 T TRABALHADORES (vid SINDICATOS)___________________________16 V VENCIMENTOS (vid REMUNERAES)_________________________7

Plano ideolgico hierarquizado 5. 5.0 pessoal geral

5.1 frias 5.2 subsdios 5.2.1 alimentao 5.2.2 transporte

Para alm do plano, as pastas devero ter um ndice que nos refere o que est dentro delas. Por exemplo, vejamos um exemplo de um ndice de pastas de arquivo, baseado no Plano Ideolgico do tipo dicionrio:

01 02 03 04 05 Conselho de Gesto 06 07 Remuneraes 08 Balanos e Resultados 09 Investimentos 10 C. C. T. Contrato colectivo trabalho 11 Oramento 12 Bolsa de Valores Internacionais 13 14 Publicidade 15 16 Sindicatos

2.5.3 - A Classificao numrica abrange:

A classificao cronolgica sistema feito pela data de emisso ou recepo do documento: Tem como vantagem a simplicidade na localizao imediata de um documento cuja data de emisso conhecida. Os inconvenientes so: pesquisas demoradas quando a data de emisso desconhecida e a ausncia do controlo de faltas. utilizada em documentao peridica, em extractos de contas bancrias, cpias de cartas em complemento de outros arquivos. A classificao numrica feita pela ordem natural dos nmeros atribudos aos documentos (sequncia simples dos nmeros). Por exemplo o documento que d entrada, classificado consoante a ordem de chegada.

 Tem como vantagens a simplicidade, controlo fcil de faltas, cronologia automtica e o anonimato. Os inconvenientes so: necessidade de criar ficheiros ou catlogos para os documentos no identificveis atravs de um nmero. utilizada em todos os documentos com numerao (guias de remessa, facturas, recibos, documentos de caixa, etc., bem como em arquivos confidenciais. A classificao decimal universal , estrutura-se pela diviso e subdiviso das classes decimais. Tem como vantagem a extensibilidade ilimitada e uma viso de conjunto perfeita. Os inconvenientes so: adaptao difcil s empresas devido amplitude do seu mbito ou seja as 10 rubricas bsicas so insuficientes, recorrendo-se muitas vezes classificao alfadecimal ou alfanumrica (26 rubricas em vez de 10 por classe) e classificao centesimal (rubrica de 0 a 99 para as classes). Estas classificaes alfadecimal e alfanumrica so de ordem mista pois incluem o alfabeto/nmeros. tambm utilizada em bibliotecas e centros de documentao importantes, onde seja necessrio classificar por assuntos. Exemplo: Classificao decimal universal 0 - Obras Gerais 00 Prolegmenos 01 Bibliografias 02 Biblioteconomia 03 Enciclopdias gerais 04 Ensaios em coleco gerais 05 Revistas e peridicos gerais 06 Sociedades. Academias 07 Jornais. Jornalismo 08 Coleces. Poligrafia 09 Manuscritos. Livros preciosos 1 - Filosofia 11 Metafsica geral 12 Metafsica especial 13 Esprito e corpo 14 Sistemas filosficos 15 Psicologia 16 Lgica 17 Moral

2 - Teologia. Religio 21 Teologia natural 22 Bblia. Evangelho 23 Teologia dogmtica 24 Prtica religiosa. Devoo 25 Obras pastorais 26 A igreja 27 Histria da Igreja 28 Igrejas e seitas crists 29 Religies diversas 3 - Cincias sociais. Direito 31 Estatstica 32 Poltica 33 Economia poltica 34 Direito 35 Administrao pblica 36 Assistncia. Seguros 37 Ensino. Educao 38 Comrcio. Transporte e Comunicaes 39 Costumes. Folclore 4 - Filologia. Lingustica 41 - Filologia geral 42 Filologia inglesa 43 Filologia germnica 44 Filologia italiana 45 Filologia francesa 46 Filologia espanhola e portuguesa e assim sucessivamente, at completar as rubricas principais que so divididas em 10 classes, numeradas de 0 a 9. Cada classe subdivide-se acrescentando um algarismo direita do primeiro. As subdivises sucessivas obtm-se acrescentando sempre um algarismo direita do nmero j existente. Este mtodo idntico ao da classificao alfabtica feita por ordem sequencial das letras, respeitando assim a letra inicial do alfabeto e, depois, as letras que se seguem. A diferena que existe entre uma classificao e outra que uma baseia-se em nmeros e a outra em letras, como se exemplifica: As referncias: 5 13 24 37 181 242 373 1375 2429 3175 24062 240153

Sero classificadas na seguinte ordem: 13 1375 18 181 24 240513 24062 242 2429 37 3715 373 5. Para facilitar, poder introduzir uma separao por grupos de 3 algarismos, a partir da esquerda, com um ponto, escrevendo-se: 137.5 240.513 240.62 242.9 371.5 etc. A classificao alfadecimal a combinao dos sistemas alfabtico e numrico decimal Tem como vantagem a extensibilidade ilimitada e viso de conjunto perfeita. Inconveniente: classificao. necessidade de elaborar um plano de

utilizada em documentao que seja preciso arquivar por assunto.

2.6 - Legislao sobre Arquivos

2.6.1 - Em todos os pases h leis que regulam os arquivos, embora varie de Pas para Pas. 2.6.2 - Assim sendo e com base na legislao que vigora no nosso Pas, o Decreto-Lei 41/72 de 04.02.72, refere que toda a empresa obrigada a arquivar a correspondncia que recebe, os documentos que provam pagamentos e os livros da sua escriturao mercantil, pelo espao de 10 anos.

2.6.3 - Classificao do arquivo por perodos Perodo Operacional arquivo que se encontra a ser utilizado com permanncia, portanto est no activo. Prescritos arquivo que contm documentos pouco utilizados estando por isso numa fase de transio para o arquivo inactivo. Este arquivo vive de entre um a cinco anos. Inactivos ou esttico este arquivo tem uma procura baixssima, estando geralmente ultrapassado. Depois dos anos prescritos na lei ,

os documentos passam para o histrico ou so eliminados, se no tiverem valor. Arquivo histrico constitudo por documentos que ainda servem para uma consulta espordica, bem como outros que no futuro podero permitir a reconstituio da histria da Empresa/Organismo. 2.6.4 - Utilizando o facto tempo na classificao, obtemos a seguinte diviso: Arquivo Activo Semi-activo Inactivo Para saneamento ou Histrico

2.7

- O Equipamento de Arquivo

2.7.1 - O equipamento a adquirir deve corresponder s necessidades especficas da funo do arquivo, sendo por isso fundamental analisar-se devida e previamente que documentos temos para arquivar, pois no se arquivam todos da mesma forma; por exemplo as cpias de cartas, os livros, plantas, documentos contabilsticos, fitas gravadas, etc., todos eles requerem diferentes equipamentos. 2.7.2 - Devido ao facto dos sistemas de classificao deferirem entre si, os equipamentos a adquirir devem ter em conta, precisamente, o sistema de arquivo a aplicar na empresa, para que se verifique adequabilidade entre meios e processos de trabalho. 2.7.3 - Devemos tambm ter em conta as boas condies de acesso aos documentos arquivados, pois nem todo o equipamento se enquadra nas condies exigidas por ns. 2.7.4 - Por isso devemos levar em conta o seguinte: Economizar espao Rendibilizar os servios Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio ou perda Ter um aspecto decorativo 2.7.5 - Tipos de arquivo por posio: horizontais, verticais e rotativos Em posio horizontal - os documentos e dossiers so sobrepostos com a lombada voltada para o exterior.

 So armrios com portas onduladas e tm prateleiras mveis, utilizveis para peridicos, plantas e desenhos Tem grandes inconvenientes: so pouco cmodos e de pesquisas difceis Em posio vertical - os documentos e dossiers repousam sobre a base inferior de mais pequena dimenso, com a lombada voltada para o exterior. So estantes e armrios com prateleiras mveis No se aplica aos documentos delgados nem aos flexveis de grande formato utilizado para os livros, catlogos espessos, encadernaes, discos, etc. Em posio vertical ordinria os dossiers ficam uns diante dos outros com a base de maior dimenso repousando sobre o fundo do classificador, mantidos direitos por compresso e com a lombada voltada para cima. So classificadores verticais com gavetas e ficheiros A pesquisa e a arrumao so fceis e as indicaes na lombada so visveis Ter necessidade de abrir completamente a gaveta para ter uma vista do conjunto Tem utilidade em arquivo de dossiers e fichas Em posio vertical suspenso com visibilidade superior os dossiers so colocados em bolsas suspensas pela parte superior. So classificadores verticais com gavetas de secretrias Tem um controle das faltas e dos erros de arquivo por sinalizao contnua e as indicaes nas lombadas so visveis utilizado em todos os arquivos de dossiers e fichas Em posio rotativa as fichas e os dossiers esto presos a um sistema rotativo. Ocupa um espao mnimo, permitindo a seleco rpida de documentos e a acessibilidade total dos dossiers O inconveniente que tem na introduo de dossiers, tornando-se trabalhoso quando a introduo feita com frequncia utilizado em todo o tipo de arquivo

O material de arquivo composto tambm por acessrios (pastas, marcadores, fichas, etc.)

2.8 - Alguns materiais de arquivo

ndices So listas metdicas ou alfabticas que indicam resumidamente tudo o que est arquivado, numa gaveta ou em dossiers Repertrios So documentos que relatam qualquer processo arquivado Pequenas fichas So cartes ordenados pelo n. de processo ou por ordem alfabtica posicionados na vertical, uns atrs de outros Listas So folhas mveis (normalmente de formato A4), que nos informam sobre os processos arquivados Fichas grandes So cartes semelhantes s pequenas fichas, com maior capacidade devido ao seu tamanho Pastas (Dossiers) So acumuladores de documentos de processos arquivados Separadores So rectngulos de cartolina grossa ou fina, utilizados para separar disciplinadamente grupos de pastas, fichas, etc., para melhor arrumao Cavaleiros So separadores pequenos das fichas ou das pastas, de forma rectangular, de metal com janela ou em plstico transparente onde se registam as classificaes alfabtica, numrica ou outra. So fixados sobre o bordo superior dos separadores.

A informtica e o arquivo electrnico

Scanner sistema modernizado de arquivo

um aparelho do gnero de uma fotocopiadora em ponto pequeno, onde se introduz o documento que seguidamente fotografado e gravado no disco duro ou em CD ou ainda em disquete. Quando seleccionado, d-nos a possibilidade de alter-lo, modific-lo e imprimi-lo; a impresso feita quando o documento seleccionado e a impressora a utilizar tem de ser uma lazer. Com este sistema de arquivar documentos, deixa de haver necessidade de existir pastas com documentos para passarem a existir pastas para guardar disquetes ou CDs, diminuindo radicalmente os espaos a reservar ao arquivo,

aumentando imenso as condies de segurana do mesmo, aumentado drasticamente as condies da sua preservao, etc.. No Mdulo C que trata O local de trabalho, falaremos dos equipamentos de um escritrio.