Municipalidad de Salam, Baja Verapaz Guatemala

Manual de Organizacin y Funcionamiento de la Direccin

Municipal de Planificacin

Programa para la Descentralizacin y el Desarrollo Municipal

TABLA DE CONTENIDO
Pg. PRESENTACIN ........................................................................................................................ i I. II. IMPORTANCIA DE USO DEL MANUAL ......................................................................... 1 MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIN DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL ..................................................................................................................... 1 COMPETENCIAS DE LA MUNICIPALIDAD EN LA PLANIFICACIN DEL DESARROLLO MUNICIPAL ........................................................................................... 2 ORGANIGRAMAS MUNICIPALES.................................................................................. 3 PUESTOS Y FUNCIONES DIRECCION DE PLANIFICACION MUNICIPAL ................... 6 Direccin Municipal de Planificacin ....................................................................... 6 DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACIN ........................................................... 6 COORDINADOR FOMENTO ECONMICO LOCAL ................................................... 9 TCNICO FORESTAL. ............................................................................................. 10 OFICIAL DE CATASTRO .......................................................................................... 12 TCNICO EN PROYECTOS PRODUCTIVOS Y APOYO A LAS PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS (PYMES) ........................................................................... 14 PROMOTOR DE GESTIN AMBIENTAL ................................................................. 15 COORDINADOR DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO ......................................... 17 PROMOTOR DE DESARROLLO .............................................................................. 19 ESPECIALISTA EN DISEO, EJECUCIN Y SUPERVISIN DE PROYECTOS. .... 20 TCNICO EN INFORMACIN Y ESTADSTICAS MUNICIPALES. .......................... 21 VI. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS BSICOS .................................................... 23 Solicitud de Certificaciones en Registro Civil ................................................... 23 Solicitud Registro de Vecindad ........................................................................ 24 Solicitud de Desmembracin Propiedad .......................................................... 25 Licencia de Construccin ................................................................................. 26 Servicio Nuevo de Agua Potable o Reinstalacin ............................................ 27 Solicitud Drenaje .............................................................................................. 28 Solicitud Puestos en Mercado Municipal .......................................................... 29 Solicitud Arrendamiento de Saln Municipal .................................................... 30

III.

IV. V.

Solicitud de Locales Mensuales o Temporales (Contrato)................................ 31 Solicitud Uso del Rastro ................................................................................... 32 Solicitud de Materiales e Insumos necesarios en las diferentes dependencias de la Municipalidad. .................................................................. 33 Solicitud de terreno para construccin en cementerio ...................................... 34 Ciclo de proyectos de ampliaciones y mejoramiento de Q30,000.00 en adelante ejecutado por administracin e involucrando al COCODE. .............................................................................. 35 VII. COMIT GERENCIAL MUNICIPAL ............................................................................... 36 ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL COMIT GERENCIAL MUNICIPAL .................... 37 VIII. ANEXOS:....................................................................................................................... 38 PASOS: ..................................................................................................................... 38 SIMBOLOGA: ........................................................................................................... 38

PRESENTACIN
El presente Manual representa la preocupacin e inters de la actual Corporacin Municipal de Salam, Baja Verapaz, por modernizar la administracin municipal y eficientar todos sus elementos y recursos; primero hacia lo interno para luego proyectarlo a los dems mbitos y campos de accin de la gestin municipal. Todo esto con el propsito de prestar mejores servicios pblicos a los ciudadanos, a quienes nos debemos; lo cual hace que tenga una singular importancia.

Este manual es producto de la buena disposicin y esfuerzo de funcionarios y trabajadores municipales de todos los niveles que participaron en el proceso, que acertadamente fue coordinado por un equipo conformado por miembros de la Oficina Municipal de Planificacin -OMP-, la Comisin de Fortalecimiento Municipal del Concejo Municipal y la Asesora del Instituto de Fomento Municipal conjuntamente con el Programa para la Descentralizacin y el Desarrollo Municipal -DDM- de la Cooperacin Alemana -GTZ-.

Para concretar y llevar a la prctica este esfuerzo, se presentan los respectivos Manuales de Organizacin y Funcionamiento de las diferentes Direcciones de la nueva estructura organizacional municipal; donde se especifica el organigrama general y por direccin, los puestos y funciones, y los pasos que conllevan los trmites y gestiones municipales que se requieren de las dependencias, lo que nos permitir ser ms eficientes y eficaces al atender a nuestros usuarios, de quienes a su vez, esperamos toda colaboracin.

Marvin Karim Samayoa Guillermo Alcalde Municipal

I.

IMPORTANCIA DE USO DEL MANUAL

El presente manual es un documento que pretende organizar el quehacer municipal y facilitar las consultas a Autoridades, Funcionarios y empleados municipales que deseen profundizar sus conocimientos en determinado momento, respecto a las especificaciones, funciones, responsabilidades y las relaciones de comunicacin y coordinacin de cada uno de los puestos existentes, segn la estructura organizacional o para evaluar el cumplimiento de las funciones de cada empleado. El manual cumple tambin la funcin de orientar al personal de nuevo ingreso que desconoce el ambiente en el que deber desempear sus actividades; de tal forma, que se puedan establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las personas, permitindoles trabajar juntas con eficiencia y eficacia. Es as como se elabor el Manual de Organizacin y Funcionamiento, el cual contiene: el organigrama general de la municipalidad y el especfico de la direccin, la descripcin de cada uno de los puestos existentes en cada Direccin, segn la estructura organizativa actual; la descripcin de los pasos administrativos necesarios para la prestacin de algunos servicios bsicos y trmites internos de la municipalidad. Estos instrumentos, son una respuesta a las requisiciones de la legislacin actual para modernizar la estructura municipal en favor de mejorar la prestacin de servicios municipales.

II.

MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIN DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL

El Cdigo Municipal establece la organizacin bsica de la administracin municipal. As el Alcalde Municipal es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las polticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal (artculo 9). Al Concejo Municipal le corresponde, en primer lugar, gobernar y se define como un rgano colegiado superior de deliberacin y de decisin de los asuntos municipales cuyas competencias aparecen en el artculo 35 del Cdigo Municipal. Algunas de estas competencias se refiere a: La iniciativa, deliberacin y decisin de los asuntos municipales; Convocar a distintos sectores de la sociedad del municipio para la formulacin e institucionalizacin de las polticas pblicas municipales y de los planes de desarrollo urbano y rural del municipio; Emitir y aprobar acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales; Aprobar acuerdos o convenios de asociacin o cooperacin con otras corporaciones municipales, entidades u organismos pblicos o privados para el desarrollo municipal; La creacin, supresin o modificacin de sus dependencias, empresas y unidades de servicios administrativos; El establecimiento, planificacin, reglamentacin, programacin, control y evaluacin de los servicios pblicos municipales, as como las decisiones sobre las modalidades institucionales para su prestacin, teniendo siempre en cuenta la preeminencia de los intereses pblicos Y controlar y fiscalizar los distintos actos del gobierno municipal y de su administracin

Por su parte, el Alcalde Municipal tiene como atribuciones las siguientes (artculo 53): Dirigir la administracin municipal; Representar a la municipalidad y al municipio; Presidir las sesiones del Concejo Municipal y convocar a sus miembros a sesiones ordinarias y extraordinarias de conformidad con este Cdigo; Velar por el estricto cumplimiento de las polticas pblicas municipales y de los planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio; Dirigir, inspeccionar e impulsar los servicios pblicos y obras municipales; desempear la jefatura superior de todo el personal administrativo de la municipalidad; Nombrar, sancionar y aceptar la renuncia y remover de conformidad con la ley, a los empleados municipales; y Tramitar los asuntos administrativos cuya resolucin corresponda al Concejo Municipal y, una vez substanciados, darle cuenta al pleno del Concejo en la sesin inmediata. Adicionalmente a lo anterior, el Cdigo Municipal establece la figura de funcionarios municipales y sus respectivas atribuciones. Como funcionarios municipales ya institucionalizados estn: Secretario Municipal, Tesorero Municipal, Registrador Civil; sin embargo, con los nuevos requerimientos para la modernizacin de las municipalidades, el Cdigo Municipal plantea la incorporacin de nuevas unidades organizativas en los niveles directivos, tcnicos y administrativos (ver artculos del 83 al 98). Por ejemplo: En direccin y gerencia: Gerente Municipal, Director Financiero, Juez de Asuntos Municipales Manejo financiero: Administracin Financiera Integrada Municipal Control y fiscalizacin: Auditor Interno Tcnico: Las Oficinas Municipales de Planificacin Otros que se consideren necesarios Partiendo de estos nuevos requerimientos y con la participacin de las autoridades, funcionarios y empleados municipales de Salam, se presenta a continuacin el organigrama general, el organigrama especfico, los puestos y funciones, y los procedimientos bsicos administrativos de la direccin administrativa.

III.

COMPETENCIAS DE LA MUNICIPALIDAD EN LA PLANIFICACIN DEL DESARROLLO MUNICIPAL

El Cdigo Municipal en su artculo 142 establece claramente que: La municipalidad est obligada a formular y ejecutar planes de ordenamiento territorial y de desarrollo integral de su municipio en los trminos establecidos por las leyes. Y para llevar a cabo esta obligacin, en el mismo Cdigo, se norma la organizacin de la oficina municipal de planificacin y el funcionario encargado de la misma. Las atribuciones (artculo 96) del Coordinador son:

a) Cumplir y ejecutar las decisiones del Concejo Municipal en lo correspondiente a su responsabilidad y atribuciones especficas. b) Elaborar los perfiles, estudios de preinversin, y factibilidad de los proyectos para el desarrollo del municipio, a partir de las necesidades sentidas y priorizadas. c) Mantener actualizadas las estadsticas socioeconmicas del municipio, incluyendo la informacin geogrfica de ordenamiento territorial y de recursos naturales. d) Mantener actualizado el registro de necesidades identificadas y priorizadas y de los planes, programas y proyectos en sus fases de perfil, factibilidad, negociacin y ejecucin. e) Mantener un inventario permanente de la infraestructura social y productiva con que cuenta cada centro poblado; as como de la cobertura de los servicios pblicos de los que gozan stos. f) Asesorar al Concejo Municipal y al alcalde en sus relaciones con las entidades de desarrollo pblicas y privadas. g) Suministrar la informacin que le sea requerida por las autoridades municipales u otros interesados con base a los registros existentes. h) Otras actividades relacionadas con el desempeo de su cargo y aquellas que le encomiende el Concejo Municipal o el alcalde.
i)

Mantener actualizado el catastro municipal.

No obstante lo anterior, la municipalidad de Salam pretende modernizar su oficina municipal de planificacin y convertirla en una direccin municipal de planificacin que llenar las necesidades de planificacin presentes y futuras que requiera el desarrollo del municipio. Por lo tanto, en el presente manual se describe el organigrama, puestos y funciones y procedimientos administrativos de tal direccin.

IV.

ORGANIGRAMAS MUNICIPALES

Un Organigrama es la grfica que muestra la estructura interna de una organizacin formal de una institucin, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicacin, la naturaleza lineal o de asesora, y las principales funciones que se desarrollan. Por lo tanto, debe ser reflejo de la funcionalidad de cada uno de los puestos creados y ocupados. En el caso de los manuales por direcciones de la Municipalidad de Salam, se presenta el organigrama general y el de la direccin respectiva.

4.1 4.2

Organigrama General Organigrama Direccin Administrativa

ORGANIGRAMA GENERAL
CONCEJO MUNICIPAL Comisiones Asesora ALCALDE MUNICIPAL

Auditora Interna

Relaciones Pblicas

Juez de Asuntos Municipales

Direccin Administrativa Secretara Municipal Registro Civil

Direccin Financiera Tesorera

Direccin Municipal de Planificacin Coordinacin Planificacin y Desarrollo Coordinacin Fomento Econmico Local Servicios de Mantenimiento Escuela de Marimba Saln Municipal

Direccin de Servicios Pblicos

Agua y Saneamiento Mercado

Contabilidad

Registro de Vecindad Servicios Internos

Presupuesto

Cementerio

Almacn

Rastro

Compras y Contrataciones

Farmacia Municipal Desechos Slidos

Polica Municipal

DIRECCIN MUNICIPAL DE PLANIFICACIN

Direccin Municipal de Planificacin

Secretara

Direccin

Equipo Asesor

Coordinacin, Planificacin y Desarrollo

Coordinacin Fomento Econmico Local

Equipo de Promocin en Desarrollo Especialista en Diseo y Supervisin de Proyectos Tcnico en Informacin y Estadsticas Municipales

Tcnico Agrcola

Equipo Tcnico Forestal

Promotor Gestin Ambiental Tcnico en Proyectos Productivos y apoyo a PYMES

Oficial de Catastro

V.

PUESTOS Y FUNCIONES DIRECCION DE PLANIFICACION MUNICIPAL

En el manual los puestos de trabajo tienen como objetivo dar a conocer la naturaleza del puesto, las funciones, relaciones de trabajo, las obligaciones y requisitos, en base a cada puesto se selecciona y ubica a la persona idnea para desempear dicho puesto; las funciones de cada puesto de trabajo aclaran las tareas que debe realizar cada persona titular del puesto, necesarias para lograr los fines y objetivos de la municipalidad.

DIRECCIN MUNICIPAL DE PLANIFICACIN

DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACIN
I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS:

Direccin Municipal de Planificacin. Director Municipal de Planificacin. Alcalde Municipal. Promotora de Desarrollo Municipal, Tcnico Forestal, Tcnico Agrcola, Oficial de Catastro, Tcnicos Opciones Productivas, Tcnico en Genero, Promotor de Crditos, Asistente Administrativo, EPS de Arquitectura y Tcnico FASAGUA.

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto directivo cuya responsabilidad ser la coordinacin y consolidacin de diagnsticos, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio. FUNCIONES DEL PUESTO: - Planificar, organizar, supervisar, evaluar y dirigir el funcionamiento eficiente de las unidades u puestos de trabajo relacionados a la planificacin municipal, apoyando el sistema de planificacin de las diferentes dependencias municipales. Promover en las unidades y departamentos de la direccin mecanismos adecuados para el trabajo en equipo. Participar y proponer medidas para mejorar la coordinacin en instancias gerenciales que se establezcan en la municipalidad. Promover y formular procesos de planificacin estratgica participativa con visin de corto, mediano y largo plazo, diseando metodologas e instrumentos de carcter participativo

III.

Cooperar y coordinar con todos los agentes del desarrollo municipal, tal como ONGs, entidades pblicas, organizaciones de la sociedad civil, otros Apoyar la elaboracin, en coordinacin con la AFIM, la programacin, el anteproyecto de presupuesto municipal, la programacin de la ejecucin presupuestaria y con los responsables de cada programa, la evaluacin de la gestin presupuestaria. Apoyar la formulacin del plan de inversin municipal coordinadamente con la AFIM velando por la integracin de los proyectos priorizados Asesorar y apoyar al Alcalde Municipal en la gestin de financiamiento para la preinversin e inversin de los proyectos Asesorar en la elaboracin de perfiles de proyectos, estudios de factibilidad y en la elaboracin de trminos de referencia para estudios de preinversin Apoyar el diseo de los procedimientos y formas de transparentar el uso y resultados del gasto pblico municipal. Apoyar el diseo e implementacin de indicadores de evaluacin de la gestin de servicio pblicos municipales, aplicando las correcciones necesarias. Asesorar y coordinar todas las actividades con el Alcalde-Concejo MunicipalCOMUDE. Velar por que se mantengan actualizadas las estadsticas socioeconmicas del municipio sobre datos potenciales para el desarrollo econmico e informacin geogrfica de ordenamiento territorial y de recursos naturales. Mantener un inventario permanente de la infraestructura social y productiva con que cuenta cada centro poblado, as como de la cobertura de los servicios pblicos de los que gozan estos. Suministrar la informacin que sean requeridas por las autoridades u otros interesados con base a los registros existentes. Velar por que se mantenga actualizado el catastro municipal. Establecer mecanismo de comunicacin y coordinacin eficientes dentro de la estructura municipal y en la Oficina municipal de Planificacin. Proponer mecanismos de cooperacin inter-municipal. Proponer mecanismos para la cooperacin y coordinacin inter-institucional. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las actividades que le sean asignados por el Alcalde Municipal y/o el Concejo Municipal.

IV.

RELACIONES DE TRABAJO: Con el Concejo Municipal y el Alcalde, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. Con representantes de entidades pblicas, privadas y otros organismos relacionados con el trabajo.

V.

AUTORIDAD: Para requerir informacin ante las comunidades del municipio y otras entidades pblicas y privadas, por parte de la municipalidad. Para gestionar entidades. recursos financieros en nombre de la Municipalidad, ante otras

VI.

RESPONSABILIDAD: Porque los planes, programas y proyectos sean elaborados y presentados en su oportunidad, para su aprobacin. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la custodia, conservacin y uso de los documentos e informacin a cargo de la Oficina.

VII.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: Educacin: Poseer ttulo universitario, preferentemente en la carrera de Administracin Pblica u otras de igual naturaleza. Experiencia: Experiencia comprobada de cinco aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Para el manejo de grupos, especialmente adultos. Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e informacin. Para desenvolverse en grupos o equipos de trabajo. Para redactar. Para desarrollar con eficiencia la actividad de investigacin.

COORDINADOR FOMENTO ECONMICO LOCAL

I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Direccin Municipal de Planificacin. Coordinador Fomento Econmico Local. Director Municipal de Planificacin. Tcnico Agrcola, Tcnico Forestal, Tcnico Catastro, Promotor Gestin Ambiental y Tcnico Proyectos Productivo y apoyo a Pequeas y Medianas Empresas PYMEs.

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto directivo cuya responsabilidad ser la coordinacin y promocin del desarrollo econmico local. FUNCIONES DEL PUESTO: Acordar mecanismos de coordinacin y comunicacin entre el equipo de la OMP con otras unidades de la Municipalidad. Velar porque los instrumentos de planificacin, gestin municipal y ejecucin de los mismos cuenten con el enfoque DEL. Proponer mecanismos y activar procesos que fomenten la cooperacin inter municipal para impulsar el tema DEL. Apoyar a la agremiacin de productor@s. Asesorar en constitucin de organizaciones empresariales a nivel local. Apoyar en la promocin de eventos econmicos (Ferias sectoriales, Ferias tecnolgicas, Ruedas de Negocios, intercambio de experiencias). Impulsar la planificacin en forma armonizada con el sector pblico. Apoyar y coordinar la realizacin de diagnsticos econmicos y potenciales sobre Desarrollo Econmico Local para promover la inversin. Promover la inversin pblica sectorial dentro del municipio. Sistematizar buenas prcticas locales para el fomento econmico. Promocin de servicios de informacin de mercados y apoyo a comercializacin. Identificacin de fuentes de financiamiento de proyectos. la

III.

IV.

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Concejo Municipal, el Alcalde y el Coordinador Municipal de Planificacin, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes.

Con el personal del departamento para resolver problemas de trabajo y otros. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. Con representantes de entidades pblicas, privadas y otros organismos relacionados con el trabajo.

V.

AUTORIDAD: Para requerir informacin ante las comunidades del municipio y otras entidades pblicas y privadas, por parte de la municipalidad. Para realizar convenios con otras entidades.

VI.

RESPONSABILIDAD: De la Coordinacin con otras instituciones. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la custodia, conservacin y uso de los documentos e informacin a cargo de la Oficina.

VII.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: Educacin: Poseer ttulo universitario, preferentemente en la carrera de Administracin Pblica, de Empresas, Agrnomo u otras. Experiencia: Experiencia comprobada de cinco aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Para el manejo de grupos, especialmente adultos. Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e informacin. Para desenvolverse en grupos o equipos de trabajo. Para redactar. Para desarrollar con eficiencia la actividad de investigacin.

TCNICO FORESTAL.
I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Direccin Municipal de Planificacin. Tcnico Forestal. Coordinador Fomento Econmico local. Ninguno.

10

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto tcnico cuya responsabilidad ser la coordinacin y promocin de la sostenibilidad ambiental.

III.

FUNCIONES DEL PUESTO: Elaborar y gestionar el programa anual orientado al manejo sostenible de RRNN del municipio. Coordinar las acciones forestales del municipio con la institucin responsable del tema. Mantener registro de reas con cubierta forestal del municipio y reas potenciales para reforestar. Promover y asesorar programas de reforestacin en reas prioritarias. Promover e informar sobre el programa de incentivos forestales. Promover la organizacin para la prevencin y control de incendios forestales y proteccin de cuencas Realizar las inspecciones de autorizar licencias de aprovechamiento o para rozas. Promover y asesorar el establecimiento de viveros municipales y comunales y la reforestacin.

IV.

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Coordinador Municipal de Planificacin y el Coordinador de Fomento Econmico Local, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes. Con el personal del departamento para resolver problemas de trabajo y otros. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. Con el Instituto Nacional de Bosques (INAB) y el Consejo Nacional de reas Protegidas (CONAP), BOSCOM y comunidades, MARN FUNDEMABV

V.

AUTORIDAD: Para requerir informacin ante las comunidades del municipio y otras entidades pblicas y privadas, por parte de la municipalidad. Para realizar convenios con otras entidades.

11

VI.

RESPONSABILIDAD: De la Coordinacin con otras instituciones. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De las decisiones tomadas. De la custodia, conservacin y uso de los documentos e informacin a cargo de la Oficina.

VII. -

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: Educacin: Poseer ttulo de Perito Agrnomo o Forestal. Experiencia: Experiencia comprobada de cinco aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Para el manejo de grupos, especialmente adultos. Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e informacin. Para desarrollar con eficiencia la actividad de investigacin. Para elaborar informes.

OFICIAL DE CATASTRO
I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS:

Direccin Municipal de Planificacin. Oficial de Catastro Coordinador Fomento Econmico Local. Ninguno.

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto tcnico cuya responsabilidad ser la captacin de los fondos provenientes del Impuesto nico sobre inmuebles y el registro fiel de los inmuebles ubicados dentro de los lmites municipales y mediante la aplicacin del Decreto No. 15-98 del Congreso de la Repblica. FUNCIONES DEL PUESTO: Contar con el Inventario de terrenos municipales Mantener actualizado el catastro municipal proporcionar informacin para efectos de pago generados por el catastro. Desarrollar proceso cobro IUSI.

III.

12

Realizar la Supervisar / dictaminar solicitudes licencias de construccin. Apoyar en la revisin de expedientes de desmembraciones. Rectificacin de medida desmembracin. y apoyo en la revisin de expedientes de

Supervisin y ubicacin de rtulos publicitarios. Rectificacin de medidas y apoyo en la revisin de expedientes de titulaciones supletorias. Revisin de expedientes de titulaciones supletorias.

IV.

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Coordinador Municipal de Planificacin y el Coordinador de Fomento Econmico Local, para recibir lineamientos de trabajo, elaborar propuestas que mejoren la recaudacin del IUSI. Con el personal del departamento, y encargado de terrenos municipales para resolver problemas de trabajo y otros. Con el Tesorero Municipal. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina.

V.

AUTORIDAD: Para realizar convenios de pago con los contribuyentes. RESPONSABILIDAD: De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la recaudacin del IUSI. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educacin: Con estudios universitarios, preferentemente jurdicos. Habilidades y destrezas: Buenas relaciones pblicas. Atender amablemente a los contribuyentes. Requerir la documentacin e informacin necesaria. Otros Conocimientos: De la Ley del Impuesto nico sobre Inmuebles, Decreto No. 15-98 Del Congreso de la Repblica. Sobre leyes vigentes relacionadas.

VI.

VII.

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TCNICO EN PROYECTOS PRODUCTIVOS Y APOYO A LAS PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS (PYMES)

I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO:

JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS:

Direccin Municipal de Planificacin. Tcnico en Proyectos Productivos y apoyo a las Pequeas y Medianas Empresas (PYMES) Coordinador Fomento Econmico local. Ninguno.

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto tcnico cuya responsabilidad ser la elaboracin de propuestas que contribuyan al fortalecimiento y promocin de Proyectos Productivos y de las Pequeas y medianas empresas FUNCIONES DEL PUESTO: - Apoyo a la identificacin, perfilacin y gestin proyectos productivos. Realizar diagnsticos de produccin y economa local Apoyar la implementacin de proyectos productivos Promocionar y asesorar la agremiacin de productores Promover el fortalecimiento de organizaciones empresariales Apoyar para el desarrollo de capacidades emprendedoras para grupos organizados Apoyar el fomento de creacin de pequeas empresas Establecer alianzas de cooperacin entre el sector publico y privado Promocin del desarrollo de nuevas reas de trabajo productivo Impulsar procesos de inmersin a la gestin empresarial Establecer mecanismos de mercadeo de produccin. Apoyar la capacitacin laboral. Proponer estrategias de creacin de empleo y desarrollo organizacional de las PYMES. Proponer polticas e instrumentos de incentivos a la inversin productiva. Facilitar instrumentos financieros para la produccin.

III.

14

IV.

Promover la aplicacin de la innovacin tecnolgica en reas de produccin Sistematizar experiencias productivas exitosas Planificacin, Monitoreo y evaluacin de actividades

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Coordinador Municipal de Planificacin y el Coordinador de Fomento Econmico Local, para recibir lineamientos de trabajo y elaborar propuestas. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. Tcnicos del sector pblico (Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economa) y del sector privado (INTECAP) que tengan relacin con el tema.

V.

AUTORIDAD: Para elaborar propuestas, segn la identificacin de potencialidades. RESPONSABILIDAD: De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la entrega oportuna de propuestas. Del auge de la economa local. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educacin: Con estudios universitarios, preferentemente en las Ciencias Econmicas o experiencia comprobada de dos aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Buenas relaciones pblicas. Para requerir la documentacin e informacin necesaria. Otros Conocimientos: Conocer al menos las leyes municipales vigentes.

VI.

VII.

PROMOTOR DE GESTIN AMBIENTAL

I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS:

Direccin Municipal de Planificacin. Promotor de Gestin Ambiental Coordinador Fomento Econmico Local. Ninguno.

15

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto tcnico cuya responsabilidad ser la elaboracin de propuestas que contribuyan al fortalecimiento y promocin de la sostenibilidad ambiental. FUNCIONES DEL PUESTO: - Facilitacin de procesos de formacin y capacitacin con enfoque hacia el desarrollo sostenible ambientales y recursos naturales Apoyar la operativizacin del marco legal ambiental en coordinacin con las instituciones que promueven el tema. Sistematizacin de alcances de la gestin ambiental y recursos naturales Supervisar ejecucin de proyectos, tomando en cuenta la parte proteccin de recursos naturales y las medidas de mitigacin. (EIAs) y monitoreo para su cumplimiento. Zonificar reas de vulnerabilidad ambienta Fortalecimiento de la gestin ambiental municipal Identificacin y formacin de promotores ambientales comunitarios. Promover elaboracin e impulsar la operativizacin de instrumentos de planificacin ambientales y de recursos naturales.

III.

IV.

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Coordinador Municipal de Planificacin y el Coordinador de Fomento Econmico Local, para recibir lineamientos de trabajo y elaborar propuestas. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. Con tcnicos del Ministerio del Ambiente y Recursos Naturales y otras municipalidades.

V.

AUTORIDAD: Para elaborar propuestas, segn la identificacin de potencialidades. RESPONSABILIDAD: De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la entrega oportuna de propuestas. Del apoyo a la sostenibilidad ambiental.

VI.

16

VII.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educacin: Con estudios universitarios, preferentemente en Agronoma, Ingeniera Forestal, o experiencia comprobada de dos aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Buenas relaciones pblicas. Para requerir la documentacin e informacin necesaria. Otros Conocimientos: Conocer al menos las leyes municipales vigentes. Conocimiento de las leyes ambientales.

COORDINADOR DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS:

Direccin Municipal de Planificacin. Coordinador de Planificacin y Desarrollo Director Municipal de Planificacin. Promotor(a) de Desarrollo Municipal, Especialista en Diseos y supervisin de proyectos de infraestructura, Tcnico en informacin y estadsticas Municipales.

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto directivo cuya responsabilidad ser la coordinacin y promocin del desarrollo del municipio. FUNCIONES DEL PUESTO: - Capacitacin con enfoque de gnero a dirigentes comunitarios para mejorar su capacidad de gestin. Asesorar la planificacin de proyectos de infraestructura en relacin a la documentacin tcnica y socio-legal. Monitoreo y evaluacin en el ciclo de proyectos Elaborar propuesta de plan de inversin municipal anual Gestionar la bsqueda de financiamiento para ejecucin de proyectos prioritarios del municipio Elaborar un banco de informacin con relacin a los servicios y demandas del municipio.

III.

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IV.

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Concejo Municipal, el Alcalde y el Coordinador Municipal de Planificacin, para recibir lineamientos de trabajo, hacer propuestas e informes. Con el personal del departamento para resolver problemas de trabajo y otros. Con coordinador y tcnicos de desarrollo econmico local. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. Con representantes de entidades pblicas, privadas y otros organismos relacionados con el trabajo.

V.

AUTORIDAD: - Para requerir informacin ante las comunidades del municipio y otras entidades pblicas y privadas, por parte de la municipalidad. Para realizar convenios con otras entidades.

VI.

RESPONSABILIDAD: De la Coordinacin con otras instituciones. De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la custodia, conservacin y uso de los documentos e informacin a cargo de la Oficina.

VII.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educacin: Poseer ttulo preferentemente en la carrera de Administracin Pblica, de Empresas, Experiencia: Experiencia comprobada de cinco aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Para el manejo de grupos, especialmente adultos. Para establecer y mantener relaciones interpersonales. Para analizar e interpretar documentos e informacin.

18

PROMOTOR DE DESARROLLO
I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS:

Direccin Municipal de Planificacin Promotor de Desarrollo Director Municipal de Planificacin Ninguno.

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto tcnico cuya responsabilidad ser la elaboracin de propuestas que contribuyan al fortalecimiento y promocin de la participacin y organizacin comunitaria. FUNCIONES DEL PUESTO: - Enlace entre las comunidades y la municipalidad en materia de identificacin de necesidades y perfilacin, gestin de proyectos. Elaboracin de perfiles de proyectos Coordinacin con OGS y ONGs Elaboracin y actualizacin de banco de proyectos Facilitar capacitaciones, a la dirigencia comunitaria con enfoque a la gestin, ejecucin y mantenimiento comunitarios de proyectos. Fortalecer de forma participativa las organizaciones comunitarias (impulsar la participacin de mujeres y jvenes).

III.

IV.

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Coordinador Municipal de Planificacin y el Coordinador de Fomento Econmico Local, para recibir lineamientos de trabajo y elaborar propuestas. - Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. - Con Jefe de Campo y tcnicos de Fomento econmico local AUTORIDAD: Para elaborar propuestas, segn la identificacin de potencialidades. Para fomentar la organizacin comunitaria. VI. RESPONSABILIDAD: De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la entrega oportuna de propuestas.

V.

VI.

19

VII.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educacin: Con estudios universitarios, preferentemente Trabajo Social o experiencia comprobada de dos aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Buenas relaciones pblicas. Para requerir la documentacin e informacin necesaria. Otros Conocimientos: Conocer al menos las leyes municipales vigentes.

ESPECIALISTA EN DISEO, EJECUCIN Y SUPERVISIN DE PROYECTOS.

I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: Direccin Municipal de Planificacin. Especialista en Diseo, Ejecucin y Supervisin de proyectos. Coordinador de Planificacin y Desarrollo. EPS de arquitectura.

II.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto tcnico cuya responsabilidad ser el diseo y supervisin de obras civiles.

III.

FUNCIONES DEL PUESTO: - Elaboracin de estudio de pre-factibilidad Elaboracin de diseos, Planificacin y presupuestos de proyectos. Apoyo a la definicin de capacitacin comunitaria. instrumentos de mantenimiento de obras para la

IV.

Supervisar la ejecucin de obras de infraestructura Seguimiento y evaluacin de proyectos Elaborar informes y sugerir medidas correctivas en casos necesarios en las obras.

RELACIONES DE TRABAJO: Con el Coordinador Municipal de Planificacin y el Coordinador de Fomento Econmico Local, para recibir lineamientos de trabajo y elaborar propuestas. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina.

20

V.

AUTORIDAD: Para emitir dictmenes. Para supervisar los proyectos en ejecucin. RESPONSABILIDAD: De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la entrega oportuna de propuestas. De la ejecucin correcta de los proyectos.

VI.

VII.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educacin: Con estudios universitarios, preferentemente en Ingeniera Civil o experiencia comprobada de dos aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Buenas relaciones pblicas. Para requerir la documentacin e informacin necesaria.

TCNICO EN INFORMACIN Y ESTADSTICAS MUNICIPALES.

I. IDENTIFICACIN DEL PUESTO: UBICACIN ADMINISTRATIVA: TITULO DEL PUESTO: JEFE INMEDIATO SUPERIOR: SUBALTERNOS: II.

Direccin Municipal de Planificacin Tcnico en Informacin y estadsticas municipales. Director Municipal de Planificacin Ninguno.

NATURALEZA DEL PUESTO: Es un puesto tcnico cuya responsabilidad ser la elaboracin de propuestas que contribuyan al fortalecimiento y promocin de la participacin y organizacin comunitaria. FUNCIONES DEL PUESTO: Elaboracin y actualizacin de: a) Monografa del municipio y otros estudios (diagnsticos, planes sectoriales, censos). b) Informacin Catastral (terrenos municipales, privados y comunales) c) Mapas urbanos y rurales d) Informacin agropecuaria ( cultivos, reas, volumen y precios) e) Informacin de organizaciones privadas (farmacias, tiendas, hoteles, etc) f) Informacin de recursos naturales renovables y no renovables g) Informacin de Zonas de Vulnerabilidad ( incendios, sequas, deslaves, contaminacin, huracanes, perdida de cosechas)

III.

21

h) Soporte tcnico informtica (base de datos, libros electrnicos, formularios, etc.) a las dems unidades de la municipalidad Registro de: i) profesionales j) centros educativos k) Servicios de salud l) Potencialidades tursticas m) Servicios de seguridad n) Servicios sociales o) Registro de OGs y ONGs con presencia en el municipio p) Registro de organizaciones civiles

IV.

RELACIONES DE TRABAJO: - Con el Coordinador Municipal de Planificacin y el Coordinador de Fomento Econmico Local, para recibir lineamientos de trabajo y elaborar propuestas. Con personal municipal de las distintas direcciones para proporcionar y obtener informacin relacionada con las actividades de la oficina. Con Jefe de Campo, Admn. mercado, cementerio, rastro, y tcnicos de desarrollo econmico local Con el INE.

V.

AUTORIDAD: Para requerir informacin.

VI.

RESPONSABILIDAD: De presentar los informes indicados en sus atribuciones. De la entrega oportuna de propuestas.

VII.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: - Educacin: Con ttulo de nivel medio, preferentemente Administracin Pblica o Administracin de Empresas experiencia comprobada de dos aos en puestos similares. Habilidades y destrezas: Buenas relaciones pblicas. Para requerir la documentacin e informacin necesaria. Buena capacidad de anlisis e interpretacin. Otros Conocimientos: Conocer al menos las leyes municipales vigentes.

22

VI.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS BSICOS

Los procedimientos nos indican los pasos necesarios y las actividades indispensables definiendo la responsabilidad de cada puesto de trabajo o unidad administrativa para la prestacin de un servicio pblico y/o los pasos para realizar una actividad financiera, administrativa o tcnica. Por lo tanto, conocer y tener claro lo procedimientos bsicos en las reas administrativa, tcnica y de planificacin, de servicios pblico y financiera contribuye, ordena y facilita la coordinacin y la comunicacin en el trabajo municipal para lograr sus finalidades. Los procedimientos que aparecen, en primer trmino, son: Licencia de construccin, solicitud de desmembracin de propiedad y ciclo de proyectos de ampliaciones y mejoramiento de Q30,000.00 en adelante ejecutado por administracin e involucrando al COCODE. Adems, se agregan los procedimientos de la direccin administrativa, financiera y de servicios pblicos con el objeto de conocerlos para la buena coordinacin del trabajo.

Solicitud de Certificaciones en Registro Civil

Involucrados Usuario Pasos Necesarios
Usuario manifiesta inters de obtener certificacin al Registro Civil. Registro Civil recibe solicitud verbal de certificacin.
Inicio Solicitud

Tesorera

Registro Civil

Solicitud verbal

Interesado paga hoja en Tesorera y la presenta en Registro Civil para emisin de certificado. Registro Civil emite certificacin y cobra honorarios

Pago

Emisin de documento

Fin

23

Solicitud Registro de Vecindad

Involucrados Pasos Necesarios

Interesado

Registro Civil

Tesorera

Registro de Vecindad

Secretara

Alcalde Municipal

Usuario manifiesta inters de obtener su Cdula de Vecindad. El Registro de Vecindad recibe solicitud verbal del interesado y le solicita documentos. Interesado solicita certificado de nacimiento en el Registro Civil Tesorera cobra: boleto de ornato, carn para cdula y certificado de nacimiento. Interesado entrega papelera en el Registro de Vecindad, quien emite Cdula y traslada carn para firmas. Secretario corrobora datos para su firma y la del Alcalde.

Inicio

Solicitud

Recepcin Solicitud

Solicitud certificado

Cobro

Emisin Cdula

Firma

Firma

Fin

24

Solicitud de Desmembracin Propiedad

Involucrados
Pasos Necesarios Usuario emite solicitud y la entrega al Alcalde Municipal Alcalde recibe solicitud y traslada expediente a Catastro y Tesorera Catastro hace inspeccin de campo y solicita fotocopia de: cdula, boleto ornato y solicitud del interesado Catastro realiza plano del inmuebles y elabora informe y lo traslada a Secretara Secretara da aval y emite constancia y solicita Vo. Bo. del Alcalde Municipal. Secretara emite Certificado Municipal y traslada expediente a Tesorera para el pago de la desmembracin Tesorera cobra desmembracin y traslada expediente a Encarga IUSI para inscripcin. Encargada de IUSI recibe expediente e inscribe al usuario, luego lo traslada a Catastro. Catastro registra expediente. Entrega certificado al usuario. Usuario recibe Certificado Municipal de Desmembracin

Usuario

Alcalde Municipal

Catastro

Secretara

Tesorera

Encargada I.U.S.I.

Inicio

Emisin Solicitud

Recepcin Expediente

Inspeccin de campo

Informe

Vo. Bo.

Aval y Constancia

Certificado Municipal

Pago Desmembracin

Inscripcin I.U.S.I.

Registro Catastral

Certificado

Fin

25

Licencia de Construccin
Involucrados Pasos Necesarios

Interesado

Catastro

Tesorera

Usuario elabora y presenta solicitud a donde corresponda Catastro conoce y da trmite a solicitud para licencia de construccin. Catastro entrega formulario para solicitud de licencia de construccin al usuario interesado. Interesado entrega formulario lleno y dems papelera: Fotocopia de cdula, boleto de ornato, escritura, IUSI a Catastro. Catastro realiza inspeccin de campo.

Inicio

Solicitud

Tramita

Formulario Licencia de Construccin

Formulario Licencia de Construccin (1 da)

Inspeccin de Campo

No

Si

Catastro autoriza licencia de construccin e informa al interesado Catastro elabora informe y traslada a Tesorera Tesorera cobra el derecho de construccin segn informe de catastro

Informacin al Interesado

Autorizacin

Elaboracin de Informe

Pago de Licencia

Fin

26

Servicio Nuevo de Agua Potable o Reinstalacin

Involucrados Usuario Pasos Necesarios Usuario emite solicitud y la entrega al Director Servicios Director de servicios recibe solicitud y la traslada al Administrador de Servicio de Agua Administrador de Servicios de Agua recibe solicitud y pide al Fontanero que realice inspeccin. Fontanero realiza inspeccin ocular y elabora informe. Administrador de Servicio de Agua aprueba la inspeccin realizada por el fontanero. Administrador Servicio de Agua Director de Servicios Pblicos

Fontanero

Tesorero

Inicio

Solicitud

Recepcin Solicitud

Recepcin Solicitud

Inspeccin

Aprobacin inspeccin

No

Si

El Director autoriza el Servicio y traslada resolucin al interesado. Usuario recoge resolucin y efecta el pago en Tesorera Tesorera realiza cobro segn resolucin del servicio autorizado. El Administrador de Servicios de Agua da la orden de conexin. El Fontanero ejecuta la orden del Director e instala servicio.

Autoriza el servicio

Resolucin

Cobro Servicio

Orden de conexin

Instalacin

Fin

Requisitos: Recibo IUSI, licencia construccin, Boleta Ornato, Fotocopia escritura y de cdula.

27

Solicitud Drenaje
InvoluCrados Usuario Pasos Necesarios Usuario emite solicitud de drenaje y la entrega al Administrador. El Administrador recibe solicitud del usuario y la traslada al Director de Servicios El Director de Servicios manda al Albail que realice inspeccin ocular. El Albail realiza inspeccin ocular en el lugar donde se requiere el servicio.

Director de Servicios

Administrador Agua y Saneamiento

Albail

Tesorera

Inicio

Solicitud

Recepcin Solicitud

Orden de inspeccin

Inspeccin Ocular

Si

No

Fin

El Administrador aprueba la inspeccin ocular realizada por el Albail. Director de Servicios autoriza El usuario recoge solicitud autorizada Tesorera cobra el servicio de drenaje, segn autorizacin El Administrador da la orden de ejecucin de instalacin del drenaje al Albail

Aprobado

Autorizacin

Recoger autorizacin

Cobro Servicio

Orden de Ejecucin

Fin

28

Solicitud Puestos en Mercado Municipal

Involucrados

Usuario
Pasos Necesarios

Administrador

Cobrador

El usuario emite solicitud y la entrega al Administrador.

Inicio

Solicitud

Administrador recibe solicitud de puesto de mercado del usuario. El administrador resuelve sobre la autorizacin de la solicitud

Recepcin Solicitud

No

Fin

Si

Administrador autoriza el puesto de mercado.

Autorizacin

El Cobrador ubica el puesto y procede a cobrar.

Ubicar y cobrar

El Administrador registra en el libro el Puesto del Mercado.

Registro

Fin

29

Solicitud Arrendamiento de Saln Municipal

Involucrados Interesado Pasos Necesarios

Interesado manifiesta inters en arrendar el Saln al Director de Servicios.
Inicio Solicitud

Director Servicios

Encargado Saln Municipal

Tesorera

Director de Servicios recibe solicitud de arrendamiento del Saln y la traslada al Encargado del Saln. Encargado revisa programacin de actividades.

Recepcin Solicitud

Revisin Programacin

Encargado evala posibilidad de arrendar el saln e informa al interesado.

No

No

Fin

Tesorera cobra el monto por arrendamiento al interesado

Cobro

Fin

30

Solicitud de Locales Mensuales o Temporales (Contrato)

Involucrados Interesado Pasos Necesarios Interesado emite solicitud para arrendar un local y la entrega al Director de Servicios. El Director de Servicios recibe solicitud y la traslada al Administrador del Mercado. Administrador verifica si es factible prestar el servicio. Administrador evala disponibilidad

Director Servicios

Administrador de Mercado Municipal

Tesorera

Inicio

Solicitud

Recepcin Solicitud

Verifica

No

Fin

Administrador autoriza el servicio El Director de Servicios otorga Visto Bueno para arrendar el local. El Interesado recibe resolucin. Tesorera realiza contrato y otorga comprobante de pago al Interesado. El Administrador ubica al Interesado en el Local asignado.
Resoluci n

Si

Autorizacin

Vo. Bo.

Contrato

Ubicacin de Puesto

Fin

31

Solicitud Uso del Rastro

Involucrados Usuario Pasos Necesarios Usuario manifiesta inters de hacer uso del rastro al Inspector. Inspector recibe solicitud verbal del interesado. Interesado cancela valor del servicio en Tesorera. Inspector autoriza el ingreso al Rastro, previo a recibir comprobante de Tesorera y notifica al Destazador. Destazador efecta notificacin del Inspector de Rastro. Inspector de Rastro revisa y sella la carne del destace. Destazador

Inspector de Rastro

Tesorera

Inicio

Solicitud

Solicitud

Pago

Autorizacin Ingreso

Destace

Revisin

Fin

Inspector entrega reporte mensual a Registro Civil de cuantos destaces y decomisos se realizaron.

32

Solicitud de Materiales e Insumos necesarios en las diferentes dependencias de la Municipalidad.

Involucrados Pasos necesarios Detectar la necesidad de materiales e insumos en la direccin Hacer y trasladar solicitud de materiales e insumos Revisar solicitud y comprobar existencia de materiales e insumos Gestionar compra de materiales e insumos que no existan en almacn Entrega de materiales e insumos requeridos.

Director Responsable y su personal

Tesorero

Guarda Almacn

Tiempo requerido

Inicio

Necesidad

Quince das antes que finalice el trimestre Una semana antes que termine el mes

Solicitud

Disponibilidad

Una semana antes

No

Compra
Si

Entrega

Primera semana del trimestre

Fin

33

Solicitud de terreno para construccin en cementerio

Involucrados Pasos necesarios

Usuario del Servicio

Administrador del Cementerio

Receptor (a) (Tesorera)

Oficial II (?)

Usuario presenta solicitud de terreno para construccin en el cementerio Administrador recibe solicitud y verifica disponibilidad. Si la decisin es negativa, el usuario contrata panten privado como opcin. Administrador autoriza panten al solicitante El solicitante cancela tasa por servicio en Tesorera (se extiende recibo 7B) El Administrador y el Oficial II reciben documento del pago para registro respectivo. Usuario del servicio recibe notificacin para iniciar construccin

Inicio

Solicitud

Razona y verifica disponibilidad

No
Si
Usuario alquila panten privado

Decide

Cobra tasa

Archiva documento

Registra ttulo

Notificacin

Fin

34

Ciclo de proyectos de ampliaciones y mejoramiento de Q30,000.00 en adelante ejecutado por administracin e involucrando al COCODE.
Involucrados COCODE Pasos necesarios Solicitud de proyecto del COCODE (va este Concejo se inicia trmite de todo proyecto) Secretara recibe solicitud y la traslada al Concejo Municipal Concejo Municipal analiza solicitud, decide y emite resolucin

Secretario Municipal

Concejo Municipal

Coordinador OPM

Director Financiero

Coordinador Ejecucin Proyectos

COMUDE

Inicio

Solicitud

Recepcin Solicitud

Analiza y decide

Elabora dictamen y lo traslada a la OMP y otras oficinas vinculadas Elabora perfil y diseo del proyecto y forma el expediente del mismo

No

Dictamen
Si

Fin

No

Si

Proyecto diseado

Realiza anlisis sobre la disponibilidad financiera para el proyecto Asigna financiamiento y autoriza la modalidad de ejecucin del proyecto
Asigna financiamiento y aprueba modalidad

Disponibili dad Financiera

Si

No

Pendiente

Si

No

Por Contrato Se inicia otro proceso

Por Administracin

No

Si

Secretara coordina e informa a unidades y traslada a direccin financiera para transferencia Aprobacin de transferencia presupuestaria por el Concejo Municipal

Coordina e informa

Transferencia presupuestaria

Conoce el expediente

Aprobacin presupuestaria

Informacin para la preparacin del inicio de la ejecucin del proyecto

Notificacin para la ejecucin

Fin

35

VII.

COMIT GERENCIAL MUNICIPAL

- Propuesta -

El por qu del Comit?

El Comit Gerencial Municipal es una instancia de encuentro y trabajo estratgico entre el alcalde municipal y los directores municipales; es un medio para mejorar la coordinacin y comunicacin en el trabajo diario de la municipalidad. Esta instancia surge por la necesidad de involucrar y canalizar los aportes de funcionarios municipales en la direccin estratgica y modernizadora de la municipalidad de Salam. Junto al Alcalde y el Concejo Municipal, los directores municipales tienen responsabilidades comunes que se orientan, entre otras, a: a) Lograr la eficiencia y eficacia en la prestacin de servicios administrativos y pblicos municipales. b) Promover en las unidades y departamentos de la municipalidad el trabajo en equipo y profesionalizar al recurso humano municipal. c) Elevar las capacidades de gestin institucional de la municipalidad para enfrentar con xito la descentralizacin de la administracin pblica. d) Definir e implementar orientaciones estratgicas para promover el desarrollo municipal. De esta manera, el Comit Gerencial Municipal es una instancia funcional dentro de la estructura municipal orientada a lograr determinados objetivos que a continuacin se describen.

Objetivos del comit:

Mejorar la coordinacin y comunicacin a nivel de la direccin municipal Canalizar los aportes de funcionarios municipales para el fortalecimiento de la gestin municipal

Quines conforman el comit?

Alcalde Municipal Director administrativo, Director de la AFIM, Director de Planificacin y Director de Servicios Pblicos Otros, de acuerdo a los temas a tratar o requerimientos de informacin

36

ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL COMIT GERENCIAL MUNICIPAL

Director Administrativo Alcalde Municipal

Director de planificacin

Director de la AFIM

Director de Servicios Pblicos

Los temas a tratar:

Intercambio de informacin sobre el trabajo de cada direccin Resolucin de problemas y situaciones conflictivas Presentacin de propuestas de mejoramiento de la administracin y gestin municipal Conocimiento y validacin de metas y objetivos de la gestin municipal Formulacin e implementacin de estrategias de operativizacin de propuestas

Seguimiento de acuerdos:
Los resultados principales de las reuniones de la instancia de coordinacin gerencial municipal, son los acuerdos decididos sobre los temas analizados y discutidos. La operativizacin de estos acuerdos debe concretarse en medidas concretas y asignacin de responsabilidades, dentro de las personas que integran el Comit Gerencial Municipal. Para ello debe quedar claro lo siguiente:

QU ACUERDO ES? El tema concreto QU SE QUIERE HACER? Manual, reglamento, etc. QUIN O QUINES SON LOS RESPONSABLES? Con nombres y apellidos QU TIEMPO SE DISPONE? Un mes, dos meses. INFORME SOBRE LO ACTUADO: Presentar avances del trabajo o producto final

37

VIII.

ANEXOS:

Pasos y simbologa utilizados para la definicin de los procedimientos bsicos de cada direccin

PASOS:
1. Identificacin de las operaciones necesarias que se desarrollan para prestar el servicio especfico Identificacin de los puestos de trabajo que tienen bajo su responsabilidad esas operaciones Definir la lgica de las operaciones, es decir, qu operacin va de primero, cul de segunda, tercera, etc. Integrar las acciones y pasos del procedimiento a fin de visualizarlo y afinarlo conjuntamente con el grupo de trabajo Analizar la forma de mejorar o simplificar esas acciones incluidas dentro del procedimiento Para ello las preguntas siguientes son tiles: a. Es necesaria realmente esa accin? b. Qu valor agregado tiene esa accin? c. Cmo podemos mejorar el servicio? d. Qu problemas hay y cmo resolverlos?

2.

3.

4.

5.

SIMBOLOGA:
Breve descripcin de la actividad Punto donde debe tomarse una decisin Direccin y orden de los pasos Indica inicio y fin del proceso Flujo del proceso que se ha detenido para evaluar la calidad del producto Significado documento Inicio de otro procedimiento alternativo

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