AUDIT TIERCE-PARTIE : PROCESSUS NORMALISE Guide pratique bas sur lISO 19011 - 2002

GUIDE DAUDIT TIERCE PARTIE

1 OBJECTIF Lobjectif de ce guide est dexpliquer dune faon pratique comment procder un audit externe de systmes de management de la qualit et/ou environnemental, selon le rfrentiel de la norme ISO 19011. Le guide, toutefois, peut tre appliqu dautres types daudit. 2 AUDIT TIERCE PARTIE Laudit tierce partie a lobjectif de livrer ou rennouveler un certificat selon un rfrentiel identifi par les diffrents intrsss. La ralisation doit tre faite par des organismes d'audit extemes et indpendants tels que les entreprises qui octroient l'enregistrement ou la certification de conformit aux exigences de l'ISO 9001 et de l'ISO 14001. En termes pratiques, laudit tierce partie vise rechercher et rvler des nonconformits aux rfrentiels et les amlioratios ncssaires.

3 QUI FAIT QUOI ET QUAND

Commanditaire Dclanchement
Objectifs de laudit

Auditeur
Nomination de lquipe Check-list

Audit
Rfrentiel

Prparation

Entretiens et Investigations

Realit

Activits daudit sur le site

Relevs dobservation Comptes rendus Formulaires de sinthse

Rapport daudit

Conclusions

4 COMMENT
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4.1 Dfinir les objectifs de laudit Il y trois objectifs possibles pour laudit tierce partie : livrer, renouveler, ou suivre un certificat. Pour le cas des certifications ISO, le commanditaire (le vrai client de laudit) doit savoir quil est ncessaire un audit externe de suivi par an et que le certificat a besoin dtre renouvel tous les trois ans. Avant de prendre contact avec lorganisme indpendant qui fera laudit, le client doit donc savoir o laudit en est, et quel est lobjectif de laudit.

identifier les doments dont besoin (liste possible) comment dfinir lobjectif (shcma) 4.2 Choisir le rfrentiel Seulement deux documents peuvent tre considrs comme rfrentiels de laudit : La norme elle-mme et le manuel qualit. Le choix de la norme est fait avant une premire certification, et doit prendre en compte les objectifs de lentreprise voulant se certifier. La rdaction du manuel qualit doit tre conforme aux exigences de cette norme. Pour cela, il est conseill, mais non obligatoire, que laudit prenne contact avec un autre organisme de consulting, qui ne peut pas tre le mme organisme qui livrera le certificat. Avant le choix de lquipe de laudit, lorganisme auditeur et laudit doivent se contacter pour que le premier sache quels sont les rfrentiels de laudit. Il y trois objectifs possibles pour laudit tierce partie : livrer, renouveler, ou suivre un certificat. Pour le cas des certifications ISO, le commanditaire (le vrai client de laudit) doit savoir quil est ncessaire un audit externe de suivi par an et que le certificat a besoin dtre renouvel tous les trois ans. Avant de prendre contact avec lorganisme indpendant qui fera laudit, le client doit donc savoir o laudit en est, et quel est lobjectif de laudit.

identifier les doments dont besoin (liste possible) comment dfinir lobjectif (shcma)

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4.3 Nommer lquipe daudit Seulement aprs avoir les informations relatives aux objectifs et aux rfrentiels de laudit, lorganisme auditeur peut former lquipe daudit. Pour pouvoir faire partie de cette quipe, lauditeur doit avoir : 1. Une formation dauditeur de 40 heures minimum 2. Au moins 4 audits complet et 20 jour dexprience lors de sa formation 3. Au moins 5 ans dexprience professionnel Si jamais le comandataire ou le client veulent des vidences des comptences des auditeurs, lquipe daudit doit les fournir. Comment choisir les personnes (connaissance norme, indpendance, etc.) 4.4 Elaborer le checklist La liste de vrification doit prendre en compte toutes les exigences de la norme et du manuel qualit. Il est convenable lexistence des items conforme, non conforme et non applicable, bien comme un espace pour dcrire des possibles amliorations faire dans chaque point. 4.5 Raliser les entretiens Dans un premier moment, il est conseill que lauditeur ne fasse pas des questions directes telles comme elles sont crites dans le checklist. Ces questions doivent tre faites de faon remplir plusieurs points de la liste de vrification. A la fin, sil y a encore des points pas rpondus par des questions gnrales, lauditeur doit faire directement les questions du checklist. 4.6 Rpondre aux entretiens Il est conseill que laudit se limite rpondre aux questions, en montrant une ou plusieurs vidences pour chaque point abord.

4.7 Grer les informations acquises Lensemble des enregistrements, enoncs de faits et toutes autres informations acquises pendent laudit (les constats daudit) doit amner lquipe daudit un consensus sur le niveau de conformit du systme de management aux critres d'audit.
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4.8 Ecrire et diffuser le rapport dauit Il est recomand que le rapport daudit contiene un enregistrement complet de laudit, en faisant rfrence aux lments suivants : Les objectifs d'audit Le champ d'audit, notamment l'identification des units organisationnelles et fonctionnelles ou des processus audits et le laps de temps couvert L'identification du commanditaire de l'audit L'identification des membres de l'quipe d'audit et de son responsable Les dates et les lieux o les activits d'audit sur site ont t ralises Les critres d'audit Les constats d'audit Les conclusions d'audit

Le rapport daudit apartient au commanditaire et cest lui de prendre toute dcision propos de la diffusion du rapport de laudit. 5 RESUM DES ACTIVITS DE LAUDITEUR

Dclanchement de laudit
Nomination du responsable de lquipe
Dfinition des objectifs Dtermination de la faisibilit de laudit Constitution de lquipe de laudit Etablissement du premier contact avec laudit

Prparation, aprobation et diffusion du rappot daudit

Prparation Aprobation et diffusion

Ralisation de la revue des documents

Revue des documents pertinents du systme de management

Clture de laudit

Prparation des activits daudit sur site

Prparation du plan daudit Atribution des tches au sein de lquipe daudit Prparation des documents de travail

Suivi daudit

Activits daudit sur le site

Runion douverture Communication pendant laudit Rles et responsabilits des guides et des observateurs Recuell et vrification des informations Constats daudit Prparation des conclusions daudit Runion de clture

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6 BIBLIOGRAPHIE AFNOR NF EN ISO 19011: 2002, Lignes directrices pour l'audit des systmes de management de la qualit et/ou de management environnemental . Norme Franaise Homologu. Ed AFNOR, Dcembre 2002. MITONNEAU, Henri Russir laudit qualit 2e d. Paris, janvier 2001. 283
pages.

MITONNEAU, Henri Russir l'audit des processus : Un nouveau rfrentiel pour une nouvelle vision de l'audit 2e d. Paris, avril 2006. 114 pages.

4.1 Dfinir les objectifs de laudit

Dfinir les objectifs de laudit
Entres
Les exigences lgales Les priorits de la Direction La politique commerciale Les exigences relatives au systme de management

Indiquer lobjectif parmi trois possibles:

Sorties Un document en clarifiant:

- La dlivrance dun certificat - Le renouvellement dun certificat - Le suivi dun certificat Indiquer la date de dbut et la dure de laudit Indiquer le chaps daudit (tendue et limites d'un audit )

Lobjectif de laudit La date de debut La dure Le champs

Supports externes
Organisme de certification ou de consulting Norme de systme de management de la qualit ou environnemental utilise (lISO 9001, par example)

Ressources internes
Besoin de certification ou daccreditation et les dlais Les conclusions et/ou les rsultats d'une revue de programme d'audit prcdente

Il y trois objectifs possibles pour laudit tierce partie : livrer, renouveler, ou suivre un certificat. Pour le cas des certifications ISO, le commanditaire (le vrai client de laudit) doit savoir quil est ncessaire un audit externe de suivi par an et que le certificat a besoin dtre renouvel tous les trois ans. Avant de prendre contact avec lorganisme indpendant qui fera laudit, le client doit donc savoir o laudit en est, et quel est lobjectif de laudit.

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4.2 Fournir des informations

Fourniture des informations initiales
Entre Demande daccs aux documents par lauditeur tablir le circuit de communication avec le reprsentant de lauditeur Vrifier la possibilit de la mise en disposition des documents demands Donner les premiers documents pertinents laudit Sorties Manuel qualit Dautres documents dmands par lauditeur

Supports externes Cabinet de conseil ou entreprise de consulting

Ressources internes Equipe qualit de laudit Equipe juridique de laudit

4.3 Nommer lquipe daudit

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Entres
Les dates Des informations rfrentes lauditeur (manuel qualit...) Le champs daudit Les critres daudit Les rfrentiels Une liste des auditeurs disponibles

Nomination de lquipe daudit

Identifier les qualits personnelles, la connaissance et les aptitudes pour rpondre aux besoins de l'audit

Sorties
Document avec la liste des auditeurs et le responsable de lquipe

Ressources
Des rfrentiels propos des comptences des auditeurs Des mthodes dvaluation des auditeurs

Seulement aprs avoir les informations relatives aux objectifs et aux rfrentiels de laudit, lorganisme auditeur peut former lquipe daudit. Pour pouvoir faire partie de cette quipe, lauditeur doit avoir : 4. Une formation dauditeur de 40 heures minimum 5. Au moins 4 audits complet et 20 jour dexprience lors de sa formation 6. Au moins 5 ans dexprience professionnel Si jamais le comandataire ou le client veulent des vidences des comptences des auditeurs, lquipe daudit doit les fournir.

4.4 Elaborer le checklist

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Entres
Le champs daudit Les critres daudit Des informations rfrentes lauditeur (manuel qualit...) Les rfrentiels Les dates

Elaboration de la grille daudit Sorties

Rdaction des documents de travail utiles la ralisation des entretiens et enregistrements lors du droulement de laudit
Listes types Plans d'chantillonnage d'audit Formulaires d'enregistrement des informations

Ressources
Examples de: grilles daudit; listes de vrification et formulaires denregistrement

La liste de vrification doit prendre en compte toutes les exigences de la norme et du manuel qualit. Il est convenable lexistence des items conforme, non conforme et non applicable, bien comme un espace pour dcrire des possibles amliorations faire dans chaque point.

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4.5 Recolter des informations

Dans un premier moment, il est conseill que lauditeur ne fasse pas des questions directes telles comme elles sont crites dans le checklist. Ces questions doivent tre faites de faon remplir plusieurs points de la liste de vrification. A la fin, sil y a encore des points pas rpondus par des questions gnrales, lauditeur doit faire directement les questions du checklist.

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6.6 Prparation, approbation et diffusion du rapport daudit Entres : Les enretistrements daudit, notement les constats daudit, et le grille daudit rempli. Les reflexions de tous les auditeurs de lquipe daudit Sorties : Un rapport fournissant un enregistrement complet, prcis, consis et claire (cf. Annexe : le contenu dun rapport daudit) Diffusion de ce rapport Dans le processus : Le responsable de lquipe daudit est responsable de la prparation du contenu du rapport Dater le rapport et le soumettre une revue et de lapprouver Diffuser le rapport daudit dans les dlais convenus (sinon communiquer le dlai) aux destinaires dsings par le commanditaires de laudit Demander aux destinaires de garder la confidentialit si ncessaire Supports : Equipe daudit Modles et exemple du rapport daudit (Cf. annexe) Bonnes pratiques de la formalisation du rapport (Cf. annexe) 6.5 Ralisation des activits daudit sur site Entres
Prsentation de lquipe dautres aspects (cf. Annexe)

Dans le processus
Conduite de la runion douverture - confirmer le plan daudit - prsenter les techniques daudit - confirmer les circuits de communications - prendre en compte des questions des audits Runion de synthse - informer aux audits lavancement, des difficults et les preuves daudit au cours de laudit Recueil et vrification des informations : (cf. Annexe) - Echantionnage appropri - Recueil et enregistrement des informations - Evaluation des preuves daudit par rapport aux critres Elaboration des constats daudit - indiquer les non-conformits (lieux, fonctions, processus) et les preuves associes - classer les - signaler une opportunit damlioration - revue avec laudit pour la confirmation des nonconformits Concertation dquipe daudit

Sorties
Confirmation du plan daudit

Constats des preuves au dours de laudit

Confirmation ou modification du plan daudit

Entretiens et visites

Liste de personnes interviewes Liste de constats daudit avec les preuves enregistres

Preuves daudits et critres daudit

Liste de non conformits et des opportunits damlioration

Constats daudit

Consensus dans lquipe daudit

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- revue des constats daudit - Consensus sur les conclusions - Prparer les recommandations - Modalits de suivi daudit Runion de clture : - prsenter toutes les situations rencontres - discuter de toute opinion divergentes relatives aux constats et la conclusion dans la conclusion

Tous les enregistrements et les recommandations

Supports : Guides ou observateurs daudit (neutralit) dont rles : - tablir contact et organiser entretiens - prparer des visites dans des lieux particuliers du site - faire respecter les consignes de scurits et dautres procedures - tre tmoin de laudit pour le compte de laudit - aider recueillir des informations Les entretiens, lobservation des activits et la revue de documents (cf. Annexe) Runion dquipe daudit 6.4. Prparation des activits daudit sur site Entres : Mission daudit Documents receuillis auprs de laudit Equipe daudit construit Sorties : Plan daudit valid Dans le processus : Prparation du plan daudit (valid par le commanditaire, lquipe daudit et laudit) (cf. Annexe) Rpartition des tches au sein de lquipe daudit Prparation des documents de travail Supports :

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