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1 ICQ BRASIL OCS Organismo de Certificao de Sistema de Gesto da Qualidade, credenciado pelo INMETRO para certificaes de terceira parte. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAO Este regulamento fornece diretrizes para a concesso, manuteno, advertncia, suspenso e cancelamento de certificao de Sistema de gesto da qualidade conforme os requisitos do PBQP-H SiAC. Todas as condies para certificao conforme o SiAC so definidas nos documentos citados abaixo (Norma de referncia). NORMAS DE REFERNCIA Regimento Geral do Sistema de Avaliao da Conformidade de Empresas de Servios e Obras da Construo Civil (SiAC) Regimento especfico do Sistema de Avaliao da Conformidade de Empresas de Servios e Obras da Construo Civil (SiAC) da Especialidade Tcnica Execuo de Obras NBR ISO 17021:2007 Avaliao de Conformidade Requisitos para organismos que fornecem auditoria e certificao de sistemas de gesto. 4 SOLICITAO DE CERTIFICAO 4.1 A solicitao de certificao pela organizao ao ICQ BRASIL, feita sempre por escrito, preenchendo o formulrio RE-FPP. 4.2 A organizao deve informar o(s) escopo(s) em que deseja se certificar conforme as possibilidades abaixo:
Execuo de Obras
Subsetor
EDIFICAES SANEAMENTO BSICO OBRAS VIRIAS E OBRAS DE ARTE ESPECIAIS
Escopos Execuo de obras de edificaes Execuo de obras de saneamento bsico Execuo de obras virias Execuo de obras de arte especiais
4.3 Na ficha de solicitao deve ser informada a quantidade pessoas que a organizao possui em escritrio, unidades de trabalho, obras, inclusive aqueles que so terceirizados. 4.4 A Gerncia Tcnica ou o responsvel pela rea de certificao, ou seu substituto, analisa a solicitao e se verificar alguma necessidade de informao, contatar a organizao e far os ajustes. 4.5 O ICQ BRASIL enviar a proposta contendo as etapas do processo e os custos de certificao. Aps a organizao enviar o aceite da proposta, o ICQ BRASIL abre o processo de certificao da organizao, e firmado um contrato de certificao com a mesma. 4.4 O contrato de certificao poder ser documentado conforme modelo estabelecido pelo cliente, desde que o mesmo contemple todas as clausulas estipuladas no modelo de contrato especfico para a certificao, conforme os requisitos do SiAC, do ICQ Brasil.
DOCUMENTAO REQUERIDA
a. Cpia do contrato social com suas ltimas alteraes e seu registro na Junta Comercial ou rgo equivalente; b. Cpia dos certificados de conformidade anteriores, caso no tenha sido qualificada pelo ICQ BRASIL; c. Relao de servios terceirizados cobertos pelo sistema de gesto da qualidade da organizao;
5.1 Junto do aceite da proposta, a organizao dever encaminhar ao ICQ BRASIL os seguintes documentos para que seja realizado o processo de certificao:
5.2 A certificao da organizao no pode ser realizada em caso de no-fornecimento dos documentos acima. 6 OBRIGAES DA ORGANIZAO 6.1 Tomar todas as providncias necessrias para viabilizar a realizao das avaliaes, disponibilizando: a) Documentao do Sistema de Gesto da Qualidade para exame; b) Enviar ao ICQ BRASIL a documentao solicitada no item Documentao requeria; c) Acesso a todas as reas da organizao, suas unidades de trabalho, pessoal; d) Dispor de obras em andamento registradas junto ao CREA (em nome da organizao construtora que busca a certificao) para qualificao nos nveis C, B e A; e) Registros em geral, inclusive reclamaes e as aes tomadas pela organizao. 6.2 Em caso de suspenso ou cancelamento da Certificao (independente de como foi determinada), deixar de usar todo o material de propaganda que contenha qualquer referncia a ela e devolver quaisquer documentos de Certificao, como for exigido pelo ICQ BRASIL. 6.3 Assegurar que nenhum documento com a marca ICQ BRASIL e PBQP-H ou relatrio de certificao, ou qualquer parte deles, seja usado de maneira indevida. (ver item sobre Uso de certificados e logomarcas) 6.4 Antes de fazer referncia a sua Certificao nos meios de comunicao, tais como documentos, brochuras, outdoors, ou outros tipos de anncios, enviar o material ao ICQ BRASIL para anlise e aprovao, conforme descrito no RC-ULP. 7 MECANISMO DE AVALIAO DA CONFORMIDADE Os trabalhos de avaliao ocorrem conforme descrito abaixo:
7.1 Pr-auditoria (caso a organizao opte por faze-la): a) OBJETIVO: Avaliar o sistema de gesto da qualidade e sua condio para as prximas etapas. Podem ser auditados apenas os itens solicitados pela organizao.
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7.5 Auditorias de Acompanhamento (follow up): a) OBJETIVO: Verificar o tratamento de no-conformidades identificadas em auditorias de certificao ou manuteno. b) PREPARAO: Para sua realizao a equipe auditora elabora o plano de auditoria.
7.7 As avaliaes sero conduzidas de acordo com procedimento especfico e conforme a NBR ISO 19011. Consistir nas seguintes etapas: a) Reunio de abertura; b) Conduo da auditoria (verificao de registros, entrevistas, inclusive com clientes da organizao auditada, observaes, leitura de documentos, verificao de servios controlados em execuo e verificao de materiais controlados estocados, salvo as excees previstas nesse documento e nos documentos citados no item Normas de referncia); c) Elaborao de relatrios; e d) Reunio de encerramento. OBS: Os relatrios podem ser elaborados e entregues posteriormente data da auditoria. 7.8 A recomendao para certificao ser feita segundo as seguintes etapas: a) Realizada a auditoria inicial, no constando no-conformidades, o ICQ BRASIL encaminhar Comisso de Certificao, para anlise, o relatrio da auditoria e demais documentos da organizao, a qual emitir seu parecer;
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9.6 Mudanas e extenses de escopo 9.6.1 Salvo em situaes de exceo previstas nos Regimentos Especficos das especialidades tcnicas, a empresa que pea mudana ou extenso de escopo numa mesma especialidade tcnica e nvel de certificao pode passar por uma nova auditoria que verifique apenas os Requisitos Complementares aplicveis, desde que a ltima auditoria tenha ocorrido, no mximo, 6 (seis) meses antes da data dessa auditoria complementar. 9.6.2 As solicitaes de mudanas ou extenses de escopos devero ser solicitadas sempre por escrito e devero ser enviados os seguintes documentos: b. Relao de servios terceirizados cobertos pelo sistema de gesto da qualidade da organizao, para o escopo solicitado;
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9.6.3 O ICQ BRASIL determinar o tempo de durao da auditoria complementar e os custos advindos, os quais sero de responsabilidade da organizao. 9.6.4 A auditoria complementar ter a mesma estrutura da auditoria de certificao, porm, sero verificados apenas os requisitos pertinentes a solicitao da organizao. 9.6.5 A concluso da mudana e/ou extenso de escopo se dar aps o deferimento pela comisso de Certificao e emisso do certificado. 9.6.6 Condio excepcional para extenso de escopo 9.6.6.1 Caso a organizao no disponha de obra no escopo em que deseja realizar a extenso, possvel a efetivao desde que sejam obedecidos os critrios abaixo: a. Declarar formalmente ao ICQ BRASIL, sob as penalidades legais, a supervenincia de fato impeditivo da certificao normal, qual seja, a inexistncia de obra no escopo pretendido; b. Declarar formalmente ao ICQ BRASIL, sob as penalidades legais, se a organizao possui ou no obra em andamento em outro escopo; c. Desenvolver os procedimentos documentados para as porcentagens mnimas de servios de execuo controlados e de materiais controlados dos nveis e escopos pretendidos; d. Definir os recursos necessrios execuo de tais servios, principalmente no que se refere a mo-de-obra qualificada, equipamentos e ferramentas, conforme previsto nos procedimentos supra citados; e. Submeter-se a auditoria in loco do seu sistema de gesto da qualidade, excludos apenas os requisitos auditveis no canteiro de obras, verificando os eventuais registros de obras j concludas no escopo desejado; f. Informar imediatamente ao ICQ BRASIL, por carta registrada ou devidamente protocolada, o incio de nova obra no escopo, para o agendamento da auditoria; g. Informar ao ICQ BRASIL as caractersticas de todas as obras em andamento, independentemente do seu escopo e do estgio de execuo, incluindo:
Nome da obra Endereo completo
9.6.6.2 Caso a organizao tenha obra em andamento em outro escopo, a auditoria in loco sero verificados todos os servios de execuo controlados em andamento que tenham semelhana com servios de execuo controlados previstos nos escopos almejados. O ICQ BRASIL, atravs da equipe auditora avaliar tal semelhana e selecionar os servios a serem auditados. 9.6.6.3 considerada falta grave cometida pela organizao, caso ela no informe imediatamente ao ICQ BRASIL o incio de nova obra no escopo da extenso. 10 10.1 MANUTENO DA CERTIFICAO Para os contratos com de 36 (trinta e seis) meses, sero realizadas auditorias de manuteno, para verificar se organizao est mantendo seu sistema de gesto da qualidade em conformidade com as normas de referncia. A auditoria de manuteno poder ser realizada no prazo mximo de 12 (doze) meses contados a partir da data da ltima auditoria. A organizao receber um certificado aps realizada a auditoria de manuteno. Em no se submetendo auditoria de manuteno no prazo mximo previsto, a empresa dever ser submetida novamente a auditoria de re-certificao, podendo ser certificada somente em nvel igual ou superior ao que possua.
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10.4 Condio excepcional para manuteno da certificao 10.4.1 A organizao poder realizar a manuteno de sua certificao sem a existncia de obras desde que obedecida as seguintes condies: a. Declarar formalmente ao ICQ BRASIL, sob as penalidades legais, a supervenincia de fato impeditivo da certificao normal, qual seja, a inexistncia de obra no escopo pretendido; b. Informar imediatamente ao ICQ BRASIL, por carta registrada ou devidamente protocolada, o incio de nova obra em qualquer dos escopos para o agendamento da auditoria. 10.4.2 Caso a organizao no tenha obra em nenhum dos escopos certificados, a manuteno da certificao s ser possvel uma nica vez, em um ciclo de certificao de 36 (trinta e seis) meses. 11 USO DE CERTIFICADOS E LOGOMARCAS 11.1 A marca ICQ Brasil propriedade do Instituto, registrada no Instituto Nacional de Propriedade Industrial. 11.2 No permitida a publicidade depreciativa ou falsa envolvendo o Certificado ou as logomarcas ICQ Brasil e PBQP-H, ou ainda extensivas s atividades, projetos, produtos ou servios no includos no escopo da certificao.
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11.8 Sobre as penalidades, ver condies para advertncia, suspenso e cancelamento de certificao. 12 ALTERAES NO SISTEMA DA ORGANIZAO 12.1 A organizao dever comunicar imediatamente por escrito ao ICQ BRASIL sempre que houver alterao de sua estrutura organizacional, alterao da equipe tcnica, mudana de sistemtica de funcionamento, mudana de localidade e mudana societria, encerramento de suas atividades, inclusive para determinados escopos. Constitui falta grave a no informao ao ICQ BRASIL destes fatos. Sobre as penalidades, ver condies para advertncia, suspenso e cancelamento de certificao. 12.2 Aps avaliar a extenso das modificaes feitas pela organizao, o ICQ BRASIL, determinar a necessidade de realizar uma auditoria suplementar no Sistema de gesto da qualidade. Os custos advindos dessa auditoria sero de responsabilidade da organizao. 13 ALTERAES NO SISTEMA DE CERTIFICAO 13.1 Caso haja reviso da norma, sobre qual a certificao foi concedida, a organizao ter um prazo para se enquadrar s novas condies, a ser estipulado pelo ICQ BRASIL. 13.2 Quando o ICQ BRASIL fizer qualquer alterao significativa nas regras do processo de manuteno da certificao, notificar por escrito a organizao, determinando as providncias a serem adotadas e o prazo para adequao das alteraes. 13.3 A organizao ter prazo de 30 (trinta) dias aps a notificao para se pronunciar por escrito. 14 ADVERTNCIA, SUSPENSO E CANCELAMENTO DO CERTIFICADO 14.1 A advertncia, suspenso e cancelamento de uma certificao, podem ocorrer parcialmente. 14.2 A advertncia da organizao que detm a certificao ocorre quando for verificado: a) No cumprimento pela organizao, com as obrigaes financeiras estabelecidas (inadimplncia com o ICQ BRASIL e/ou com o auditor, superior a 3 meses); b) No realizao das auditorias de manuteno nos prazos acordados. 14.3 A Suspenso da certificao da organizao que detm a certificao ocorre quando for verificado: a) No cumprimento das condies e prazos estipulados na advertncia; b) Uso inadequado do certificado ou logomarca ICQ BRASIL e PBQP-H; c) No implementao de aes corretivas no prazo estipulado, inclusive no implementao de aes corretivas para verificao em auditoria de acompanhamento (solicitada em auditoria de manuteno)*; d) No informar imediatamente ao ICQ BRASIL das alteraes ocorridas na organizao e em seu sistema de gesto da qualidade; e) No informar imediatamente ao ICQ BRASIL o incio de obra, caso haja alguma pendncia
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A advertncia, suspenso ou cancelamento da certificao ser confirmado por escrito, indicando as condies que determinaram o fato. RECLAMAES, APELAES E DISPUTAS O ICQ BRASIL possui trs nveis seqenciais e progressivos para resolver as insatisfaes de seus clientes e de outras partes interessadas, inclusive denncias ou constataes de faltas graves cometidas por empresas clientes. A comunicao com o ICQ BRASIL dever ser sempre feitas por escrito, podendo ser utilizado o e-mail faleconosco.icqbrasil@sistemafieg.org.br . Primeiro nvel: Reclamaes Ser analisado pelo Representante da direo, Responsvel por certificao de sistemas de gesto da qualidade e pelo Gerente Tcnico do ICQ BRASIL. Se julgado procedente o ICQ BRASIL tomar as aes necessrias e informar reclamante. Quando algum cliente do ICQ BRASIL for o responsvel pela insatisfao do reclamante, a organizao ser informada da situao para que se tomem as devidas providncias**. Segundo nvel: Apelaes Caso o reclamante no esteja satisfeito com o resultado do tratamento aplicado reclamao, ele poder recorrer sobre a deciso. O mesmo grupo que analisou a reclamao, levar a situao ao Superintendente e, se aplicvel, solicitar parecer de auditores competentes*. Se julgado
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Neste caso entenda-se auditores competentes aqueles que atuam em rea afim do escopo da reclamante ou que tenha conhecimento que lhe permita compreender melhor o ponto de vista da parte interessada. ** Nestas circunstncias o ICQ BRASIL analisar o meio a ser utilizado para verificao das aes adotadas pela organizao responsvel. ACESSO AOS REGISTROS DE RECLAMAES S ORGANIZAES A organizao deve manter registro de todas as reclamaes de seus clientes e que as mesmas devero ser disponibilizadas equipe auditora por ocasio das auditorias, inclusive os registros das aes corretivas adotadas. CONFIDENCIALIDADE O ICQ BRASIL assume as responsabilidades pelas aes de seu pessoal, permanente e temporrio (subcontratados), relativas s atividades de certificao, incluindo processos e documentos da organizao.
Elaborao
Dayana Costa
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Especialista
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Anlise
Neusimar de A. Borges -----
Aprovao
Tatiana Juc