Rapport de Stage - DESCF

Rapport de Stage Astrium SAS
Cdric ANDRIEU
Rapport de stage DESCF
La dmarche du Contrle Interne en vue de la mise en place de procdures comptables
Cdric ANDRIEU
31, avenue des Cosmonautes ZI du Palays 31400 Toulouse Cedex
Astrium SAS
Universit Toulouse 1 ITEC - DCU / DESCF Place Anatole France 31042 T OULOUSE
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REMERCIEMENTS
Je souhaiterais avant de prsenter mon rapport, remercier toutes les personnes qui, par leur accueil et leurs conseils, mont aid bien comprendre le fonctionnement de lentreprise et pouvoir accomplir efficacement le travail qui ma t confi.
Je remercie particulirement Monsieur Michel MARETHEU, responsable de la comptabilit tiers de la socit Astrium pour laccueil au sein de son service. Mais aussi pour lintrt du travail qui ma t confi.
Je remercie galement lensemble des employs de la direction comptabilit et fiscalit pour leur grande gentillesse, pour leur disponibilit ainsi que pour laide prcieuse quils mont apporte tout au long de ces deux mois de stage.
Je remercie enfin lensemble du personnel dAstrium Toulouse pour laccueil et laide quils mont rserve tout au long de mon intervention.
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LISTE DES ABREVIATIONS
ADF BAP BO CERG CGI CNCC DA GED LCR OEC ORACLE PV
Avis de dcaissement fournisseur, titre dmission des rglements Bon payer Business Object, logiciel de base de donnes intgr Logiciel de transactions bancaires Code gnral des impts Conseil national des commissaires aux comptes Demande dachat Gestion lectronique de document Lettre de change releve Ordre des experts comptables Systme informatique comptable Procs verbal
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SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS SOMMAIRE INTRODUCTION PARTIE 1 PRESENTATIO N DE LENTREPRISE CHAPITRE 1 PRESENTATION GENERALE SECTION 1 ASTRIUM SAS SECTION 2 LACTIVITE SPATIALE SECTION 3 EVOLUTION ET RESTRUCT URATION CHAPITRE 2 LORGANISATION FONCTIONNELLE ET ORGANISATIONNELLE SECTION 1 LA DIRECTION FINANCIERE DU GROUPE SECTION 2 LE SERVICE COMPTABLE SECTION 3 ORGANIGRAMME CHAPITRE 3 L ES TRAVAUX EFFECTUES SECTION 1 LA SAISIE DE FACTURE SECTION 2 LA MISE A JOUR DES PROCEDURES SECTION 3 TRAVAUX SUR LES NORMES DE QUALITE : ISO 9002 PARTIE 2 COMMENT MEN E T-ON UNE DEMARCHE DE CONTROLE INTERNE ? CHAPITRE 1 UNE MISSION CIBLEE SECTION 1 LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES SECTION 2 LE TRAVAIL EN DOUBLON SECTION 3 LA MISE A JOUR DES PROCEDURES CHAPITRE 2 L E SUPPORT THEORIQUE SECTION 1 LE CONTROLE INTERNE SECTION 2 M ETHODOLOGIE DE LAUDITEUR INTERNE SECTION 3 LES LIMITES DU CADRE THEORIQUE CHAPITRE 3 ANALYSE DES ENJEUX DU CONTROLE INTERNE SECTION 1 POUR UNE ORGANISATION TRANSPARENTE SECTION 2 FORCE ET FAIBLESSE DUN CONTROLE INTERNE SECTION 3 LE CONTROLE INTERNE DANS LA DEMARCHE DU PARTIE 3 MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION COMPTABILITE FOURNISSEUR CHAPITRE 1 D ESCRIPTION GENERALE DU DOCUMENT SECTION 1 LE CONTENU DES DOCUMENTS SECTION 2 EXPLICATION DE LA DEMARCHE SUIVIE SECTION 3 SANCTIONS EVENTUELLES DU DEFAUT DE CONTROLE INTERNE CHAPITRE 2 L E TRAITEMENT DE LORDONNANCEMENT SECTION 1 INTRODUCTION ET ORGANISATION DE LA COMPTABILITE FOURNISSEUR SECTION 2 SUIVI DU TRAITEMENT DE LA FACTURE AU SEIN DE L ENTREPRISE SECTION 3 PROCEDURES ANNEXES CHAPITRE 3 D ESCRIPTION DE LA PROCEDURE DEMISSION DES REGLEMENTS SECTION 1 ATTRIBUTION ET FONCTION DU RESPONSABLE DES REGLEMENTS SECTION 2 LES DIFFERENTS MODES DE REGLEMENT SECTION 3 CONDITIONS DE DECLENCHEMENT D UN REGLEMENT 3 4 6 8 9 9 13 15 16 16 16 17 18 18 18 19 20 20 21 21 22 24 24 29 32 35 35 35 36 38 39 39 40 41 42 42 46 54 58 58 61 62
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CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE ANNEXES ANNEXE 1 : PRESENTATION DES DIRECTIONS FONCTIONNELLES DA STRIUM ANNEXE 2 : LA DIRECTION FINANCIERE ANNEXE 3 BIS : FICHE DE SUIVI DE LA NUMERISATION DES FACTURES POUR LE SECRETARIAT ANNEXE 4 : DEMANDE DE CREATION / MODIFICATION DE COMPTE FOURNISSEUR ANNEXE 5 : DEMANDE DE CHANGEMENT DE COMPTE COMPTABLE SUR COMMANDE ANNEXE 6 : EXEMPLE DE BON A PAYER ANNEXE 7 : EXEMPLE DE PROCES VERBAL ANNEXE 8 : EXEMPLE DE COPIE DECRAN POUR DEBLOCAGE FACTURE ANNEXE 9 : RELANCE FOURNISSEUR ANNEXE 10 : COURRIER TYPE DE RET OUR DE FACTURE AU FOURNISSEUR (FRANAIS) ANNEXE 10 BIS: COURRIER TYPE DE RETOUR DE FACTURE AU FOURNISSEUR (ANGLAIS) ANNEXE 11 : A VIS DE DECAISSEMENT FOURNISSEUR ANNEXE 12 : VIREMENT NATIONAL ANNEXE 13 : LCR ANNEXE 14 : EXEMPLE DE TICKET DE SIGNATURE ANNEXE 15 : A VIS DE PAIEMENT ENVOYE AU FOURNISSEUR ANNEXE 16 : EDITION PROPOSITION DE PAIEMENT
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INTRODUCTION
Au cours de ces dernires annes, la frquence des dfaillances dentreprises et laugmentation des risques dans lconomie ont mis en vidence limportance de disposer doutils de contrle et de pilotage efficaces. En effet, dans un contexte international de plus en plus incertain, avec des crises qui ont engendres des restructurations dans les grands groupes internationaux, des affaires rendues publiques faisant tat de fraudes, de malversations ou encore de corruption, la culture du contrle sest dveloppe dans lensemble des organisations. La ncessit de disposer doutils de pilotage et de contrle encore et toujours plus efficaces semble admis par la plupart des socits. Cest alors quest apparue la fonction dauditeur interne et la notion de contrle interne. Les auditeurs internes ont pour responsabilit de rapporter aux dirigeants le fonctionnement des divers organes de lentit, ceci en vue dune meilleure matrise de la firme. Lutilit de laudit interne est reconnue aujourdhui par tous, et surtout dans les grands groupes dentreprise. Il est apprhend comme le moyen de valider la qualit du contrle interne. On peut dfinir le contrle interne comme lensemble des procdures mises en place par lorganisation afin de raliser ses objectifs et dassurer la sauvegarde de son patrimoine, et donc sa prennit. Il constitue le mcanisme indispensable pour sassurer que les actions de lentreprise sont en conformit avec ses stratgies, ses politiques et ses principes. Il mne donc une amlioration de la qualit du management de lentit. Le groupe Astrium, comme toutes les entreprises du secteur aronautique, est concern par laudit interne depuis de nombreuses annes maintenant. Astrium regroupe les activits spatiales du gant europen aronautique EADS. Astrium est une entreprise leader dans son secteur, et se doit dtre lune des plus performantes et des plus efficaces pour assurer son dveloppement. Aussi un processus de contrle interne pouss a t mise en place. Il est troitement li aux activits oprationnelles de lentreprise et son existence est essentielle pour la bonne marche de celle ci. Ces systmes de contrle permettent de mettre en oeuvre des actions visant amliorer la qualit de ses produits, mais aussi dlguer les responsabilits au sein de lorganisation. Ils vitent aussi les dpenses inutiles et vont permettre la firme de ragir rapidement face un environnement volutif. Cependant, un certains nombre de questions apparaissent. Comment mne t-on une mission de contrleur interne ? Quels en sont les enjeux et les objectifs ? Quels sont les rsultats produits ? Existe t-il un contrle interne commun toute les organisations ? O sont les limites du cadre thorique ? Les rponses ces questions sont loin dtre videntes, chaque cas devant tre tudi en fonction de ses contraintes et de son environnement. Aussi nous essayerons de prsenter dans ce rapport une rflexion sur les actions mener pour mener un bon contrle interne, du moins sil en existe un ! Ou au contraire plusieurs. Nous tcherons de montrer donc la ncessit dadapter le contrle interne chaque organisation. Dans ce contexte, nous commencerons par une prsentation de lentreprise, de lactivit spatiale qui la caractrise et des ses volutions. Lorganisation fonctionnelle et
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oprationnelle dun groupe dune telle importance mettra en vidence la ncessit de contrler tous les niveaux ce qui est ralis, avant de prsenter les travaux comptables raliss au cours du stage. Dans un second temps, nous porterons notre rflexion sur le contrle interne et essayerons de rpondre aux questions mises en vidence, tout dabord par rapport la mission confie. Puis nous mettrons en exergue les aspects thorique de la matire, que ce soit pour le contrle interne ou dans la dmarche de lauditeur interne, avant de porter notre rflexion sur les enjeux de la mise en place de procdures dcrivant le contrle interne. Enfin, dans une troisime partie, nous prsenterons une description des procdures ralises pour le compte du service comptabilit fournisseur. Dans un premier temps, des rappels thoriques sur le contenu des procdures seront effectus afin de prsenter, dans le dtail, les procdures dordonnancement et de rglements des fournisseurs.
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Partie 1 PRESENTATION DE LENTREPRISE
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Chapitre 1 Prsentation gnrale Section 1 ASTRIUM SAS Sous section 1 Historique
Le domaine spatial est un secteur dactivit trs jeune, puisque lon peut qualifier dacte fondateur de la conqute spatiale le lancement de S PUTNIK 1 par lURSS le 4 octobre 1957. Il sagit dun secteur en pleine expansion : sur 40 annes, 3900 satellites ont t lancs. Les mtiers et les mentalits ont subi des volutions presque aussi profondes que celles du monde informatique. Cest un march de type oligopolistique o quelques entreprises majeures (une dizaine au niveau mondial) offrent leurs services de matre duvre spatial quelques clients possdant des ressources financires trs importantes1 . Astrium est une compagnie europenne dont lactivit est entirement consacre au domaine spatial. Astrium est le rsultat de fusions successives dentreprises europennes. Il y eut une premire restructuration du secteur allemand sous lgide de DASA Activits Spatiales, du secteur franais de Matra Espace avec les Britanniques de Marconi Space et de British Aerospace Space System pour crer de Matra Marconi Space. Ensuite DASA et MMS2 , rejoints par les espagnols de CASA, fusionnent pour crer Astrium en mai 2000. Lobjectif est darriver fournir des solutions spatiales capables de satisfaire toutes les exigences de leurs clients. Entre temps, un grand groupe aronautique europen sest cr au travers dEADS, regroupant Arospatiale Matra, DASA et CASA. Les deux actionnaires dAstrium sont aujourdhui donc EADS qui dtient 75% du capital et BAE SYSTEM3 25%. La conqute spatiale peut tre tudie succinctement en trois tapes. Tout dabord, la phase dexploration plantaire et les vols habits correspond aux annes 1960 avec la conqute de la Lune et la visite du systme solaire. Puis, la phase des programmes de scurit est mis en place dans les annes 80. Enfin, aujourdhui, la phase des tlcommunications intervient avec le tlphone portable, la tlvision numrique, GPS, GSM, Internet.
A titre dexemple un satellite de Tlcom type HISPASAT cote environ 77 M en construction, 77M en lancement, 38M doprations. Et seuls les tats ont pu fournir cette masse dargent norme jusqu' ces dernires annes. Aujourdhui, ils sont timidement relays par des investisseurs privs : INTELSAT, EUTELSAT, SES, INMARSAT, IRIDIUM 2 MMS : Matra Marconi Space 3 BAE : BRITISH AEROSPACE SPACE SYSTEMS 9/9
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Sous section 2 Une entreprise europenne

Il sagit dune vritable multinationale europenne o Franais, Allemands, Britanniques et Espagnols travaillent ensemble. Astrium constitue donc un vritable fer de lance de lintgration europenne. Lentreprise atteint un niveau dexcellence mondial grce aux expriences et identits nationales et rgionales de chacun des acteurs. Aujourdhui leader europen, Astrium est un des principaux acteurs sur le march mondial de lespace. Le groupe Astrium comprend donc un certain nombre dentreprises rparties dans toute lEurope. Chaque unit de production dispose de ses domaines de comptences. Ainsi en France, la site de Toulouse est orient vers le spatial, alors que le site de Vlizy, en rgion parisienne, est plus ax vers le domaine de la dfense.
1 Site de Toulouse
Le site de Toulouse emploie plus de 2065 salaris au travers de ses diffrentes divisions : 824 pour la business division1 Observation de la terre 489 pour la business division Tlcommunication et Navigation 659 pour la business division Infrastructure Spatiale 93 pour les directions fonctionnelles
Lentreprise a tiss des relations commerciales avec le rseau conomique rgional en travaillant avec des centaines dentreprises, crant plusieurs milliers demplois en soustraitance. Le site de Toulouse regroupe donc toutes les activits spatiales du groupe en ce qui concerne les satellites dobservation de la Terre, les satellites de communication, la construction de la fuse Ariane, les systmes davioniques, Situ sur la zone industrielle du Palay Toulouse, le site bnficie de la proximit de moyens de communication efficace, ncessaires ses activits industrielles et au transport de produits volumineux. Lensemble du site toulousain stend sur plus de 20 hectares et comprend 15 btiments. Les 4 salles blanches , permettant lintgration simultane de plusieurs satellites, 2 reprsentent une surface totale de 6000 m . Il existe aussi un centre de contrle et de commande de satellites raliss par Astrium permettant leur suivi en orbite. Le 21 octobre 2000, Astrium Toulouse ftait ses 20 premires annes dans la ville rose, annes au cours desquelles lentreprise sest implique dans le vie locale. Astrium parraine notamment lOrchestre National du Capitole et le Stade Toulousain en rugby. Astrium est aussi membre fondateur de la Cit de lEspace de Toulouse.
2 Les autres sites en Europe

Astrium se dote non seulement dinstallations de conception, de production et dessais parmi les mieux quips et les plus performants de lindustrie spatiale, mais galement dun effectif de plus de 8000 personnes hautement qualifies au travers de ses sites en France, en Allemagne, en Grande Bretagne, et en Espagne.
Business division : unit daffaire 10/10
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Tout en respectant les intrts locaux et nationaux, laction transfrontalire des diffrentes divisions est taye par une vision et des valeurs communes de lentreprise, ce qui facilitent lchange dinformation et de meilleures pratiques. Le tableau ci-dessous prsente les principaux centres et les activits raliss par chacun. Pays All. All. Villes Brme Friedrichshafen Activits Infrastructure spatiale, Ariane, Satellite dobservation de la Terre, lectronique, structure charge utile DG, satellites de communication, antennes, avioniques Satellites de communication civils et militaire, antennes, satellites dobservation de la Terre, propulsion, cryognrateurs Instruments radars embarqus, logiciels embarqus, charges utiles de communication DG, conception, dveloppement et production dquipements lectronique Infrastructure spatiale, centre de contrle, logiciel application vol-sol Effectifs 1284 1070
All.
Ottobrunn
922
UK
Stevenage
1162
UK
Portsmouth
837
Fr
Vlizy
426
Esp.
Madrid
215
Sous section 3 Chiffres cls 1 Astrium SAS

Prsentation des chiffre cls de la Socit Astrium pour lanne 1999. Ne seront prsents ici que les chiffres importants, sans apporter un diagnostic financier, qui nest pas en phase avec le thme du rapport. Ces chiffres ne sont donns qu titre informatif afin de se faire une ide de la situation de lentreprise. Chiffre daffaire : 2 milliards dEuros Total pied de bilan : 6,5 milliard dEuros Capital social : 500 millions dEuros Rsultats dexercice : +163 million dEuros (-85 millions dEuros en 1998) Composition de lactif : actif immobilis : 1,5 milliards dEuros actifs circulant : 5 milliards dEuros
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Composition du passif : capitaux propres : 1,4 milliards dEuros Provisions pour risques et charges : 550 millions dEuros Dettes : 4,55 milliards dEuros dont 3,9 milliards moins de un an. Ressource huma ine : 8400 employs en Europe, dont (chiffre fin 2001) : 2615 pour la France, 2263 en Grande Bretagne, 3295 en Allemagne, 227 en Espagne Le cot total de la masse salariale reprsente environ 15% du rsultat dexploitation. Cela sexplique par le haut degr de comptence du personnel.
2 Le groupe EADS
EADS, European Aeronautic Defence and Space Company est la seconde entreprise aronautique mondiale. Ses domaines de comptence touchent aussi bien le domaine civil que militaire, mais aussi lespace (avec la filiale Astrium), et les systmes de dfense. EADS est aujourdhui le leader europen du secteur. Les revenus du groupe EADS taient en 2001 de 31 milliards dEuros, se rpartissant approximativement hauteur de 80% pour le march civil, et de 20% pour le march militaire. Au total la compagnie emploie plus de 100 000 personnes au travers de ces 70 sites de production et bureaux dtude. Le groupe EADS est un leader mondial du secteur spatial et aronautique, notamment : numro 1 mondial sur le march des lanceurs commerciaux avec Ariane numro 2 mondial dans la production dhlicoptres numro 2 mondial dans la construction davions commerciaux : Airbus numro 2 mondial dans son activit de production des missiles guids numro 3 mondial dans la construction de matriel militaire arien
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Section 2 Lactivit spatiale
Description en volume d'activit d'Astrium SAS
Observation de la Terre et Sciences 34%
Infrastructure spatiale 34%
Tlcom et navigation 32%
Sous section 1 Tlcommunication et navigation

Astrium a plus de 50 matrises duvre de satellite de communication. La socit a dvelopp avec succs la gamme EUROSTAR utilise pour 31 satellites. Cest galement un fournisseur important des programmes de satellites SPACEBUS et GLOBALSTAR. Astrium peut fournir toutes les composantes d'un systme de communication spatiale, depuis la conception, la fabrication, le lancement, les oprations de mise en orbite du satellite jusqu' la fourniture du segment sol de contrle et le rseau de communication. On peut distinguer quatre catgories de systme : satellites et communications systmes militaires services Paradigm1 navigation et constellation : positionnement
La socit fait partie du consortium europen charg de dvelopper la phase finale du programme GALILEO, le nouveau systme europen de navigation par satellite.
Sous section 2 Observation de la terre et Sciences

Astrium conoit et ralise des satellites et des instruments, aussi bien optiques que radars, pour des missions d'observation haute rsolution. Matre d'uvre de satellites en orbite basse, avec les programmes SPOT, HELIOS et la Plate-Forme Polaire ENVISAT, la socit est prsente sur le segment sol et propose des systmes complets d'observation pour : v lobservation de la terre : sauvegarder les ressources terrestres pour prserver la vie (SPOT, PLEIADES, ENVISAT).
1
Services de communication scurises lchelle mondiale et prestations de services 13/13
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v la mtorologie : surveillance des systmes cologiques, tudes des modifications climatiques et environnementales (MSG, METOP) v les sciences : astronomie, exploration de lUnivers, des plantes (SOHO, Mars Express, XMM, CLUSTER) v la reconnaissance : surveillance pour anticiper les crises, scurit nationale, europenne (HELIOS, SAR-LUPE) v les services dobservation de la terre : imagerie spatiale en cartographie, urbanisme, gologie, gestion des risques, agriculture (SPOT, Info Terra, MEDIASAT) v le Global Monitoring for Environment and Security1 : mise disposition de donnes de go-information, prvention des catastrophes naturelles, aide humanitaire, impact dmographique, gestion des risques, trait de Kyoto. v les systmes terrestres et applications : relier rseaux et utilisateurs. Depuis le dbut des annes soixante, Astrium a contribu la quasi-totalit des missions scientifiques spatiales europennes soit en tant que matre d'uvre, soit en tant que participant majeur. Outre la participation de la socit au Tlescope Spatial HUBBLE de la NASA (Faint Object Camera) et l'observatoire submillimtrique sous ballon stratosphrique PRONAOS du CNES, Astrium a ralis en matrise d'uvre trois des principaux satellites scientifiques de l'Agence Spatiale Europenne2 : GIOTTO, HIPPARCOS, SOHO.
Sous section 3 Satellites militaires

Astrium a ralis tous les satellites militaires europens en service : HELIOS I et II pour des missions de surveillance et pour les tlcommunications, SKYNET 4 au Royaume -Uni et NATO IV pour lOTAN. Astrium a t retenue par le Ministre britannique de la Dfense pour les tudes de conception de SKYNET 5. La socit est galement matre duvre de la composante sol utilisateur dHELIOS et fournit de nombreuses stations de tlcommunications sol ou embarqus pour les forces armes dune dizaine de pays.
Sous section 4 Infrastructure orbitales

Astrium est un participant majeur du programme ARIANE. La socit est responsable de la case quipements, le cerveau des lanceurs ARIANE 4 et 5. Au total, c'est plus dune centaine de cases ARIANE que la socit aura eu raliser. Actuellement, une case est produite tous les mois. Spcialiste de l'avionique et de l'informatique embarque, Astrium participe aux lments du programme europen de la Station Spatiale Internationale (laboratoire et vhicule de transport). Rcemment, Astrium a sign le contrat de fourniture du systme de gestion de donnes (DMS) du Laboratoire Orbital Columbus (COF) qui assure la surveillance et le contrle pour le bon fonctionnement et la scurit du COF. Astrium dveloppera le module avionique et le systme de rendez-vous pour le Vhicule de Transfert Automatique (ATV).
GMES : mise en place de systme de collecte dinformations au niveau mondial pour lenvironnement et la scurit. 2 ESA : European Space Agency 14/14
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Pour les Vols Habits comme pour les satellites, Astrium a trois grands domaines de savoir-faire: v l'ingnierie des systmes : CTV, rendez-vous orbital v l'avionique , c'est--dire l'informatique embarque haute fiabilit, la navigation et le guidage/pilotage des vhicules incluant le rendez-vous en orbite : Spacelab, Eureca, Columbus, DMS-R, ATV v les expriences scientifiques de Microgravit : Biologie, mdecine gnrale. Les activits concernent aussi bien les systmes de lancement, de propulsion des lanceurs ou des satellites, que lavionique1 .
Section 3 Evolution et restructuration

Le secteur spatial reste fragile et conjoncturel. Les commandes actuelles sont la baisse, refltant lhumeur du march spatial et aronautique depuis quelques mois. Elles dpendent pour la majeure partie des commandes publiques. Le march des satellites de communication est aujourdhui fortement concurrentiel, obligeant de fortes rductions de marge. La gestion dun tel groupe ncessite une attention trs attentive des dpenses en priode de vache maigre. Aussi a t-il tait ncessaire de mettre en place un systme de contrle des postes de dpenses performant. Astrium fait donc appel des politiques de restructuration permanentes et progressives, toujours dans un objectif doptimisation, en utilisant notamment du travail intrimaire et de la sous-traitance. Le groupe EADS auquel appartient Astrium, met en place des normes de gestion communes toutes ses entreprises, en vue dune harmonisation des relations internes. Les avances vers un droit comptable communautaire unique serait pour une entreprise de cette taille un rel progrs.
avionique = logiciels et lectroniques embarqus 15/15
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Chapitre 2 Lorganisation fonctionnelle et organisationnelle Section 1 La direction financire du groupe

Avant tout, il est important de prciser quil ne sera prsent ici quune description partielle du fonctionnement de la direction financire dun tel groupe. Seuls les lments ncessaires la comprhension de lenvironnement du stage seront dcrits. Le schma de lannexe 1 dcrit lorganisation des principales directions fonctionnelles de la direction du groupe Astrium. Les quatre grandes directions sont les activits industrielles, les activits commerciales et de services, les ressources humaines, et enfin la direction financire. Auxquelles viennent sajouter une direction communication. Cest Armand Carlier qui occupe actuellement la direction du groupe (CEO)1 . La direction financire est elle-mme subdivise en plusieurs sous-directions. Lannexe 2 prsente un tat de cette organisation. Le schma montre bien latomicit des centres de responsabilit au sein de cette direction. Cette organisation vise au meilleur contrle de tous les lments de lentit, en proposant notamment un contrleur de toutes les activits (fiscalit, contrle des projets, trsorerie,), rattachs directement au directeur financier. Le service comptabilit et fiscalit est quant lui rattach la Direction financire dAstrium SAS.
Section 2 Le service comptable

Le stage a t ralis au sein de la division comptabilit et fiscalit de la direction financire dAstrium SAS. Le site de Toulouse gre lensemble des activits franaises du groupe. Le schma de la section 2 dcrit lorganigramme de la direction dans laquelle le stage a t ralis. La division comptabilit et fiscalit dispose de trois grands services : comptabilit gnrale la comptabilit mthodes : mise disposition de moyens matriels informatiques pour le service comptabilit tiers : fournisseurs, clients, rglements Le service client est charg de la facturation et du suivi des budgets des projets avec les diffrentes divisions de lentreprise. Le service fournisseur est divis en deux groupes ayant chacun des activits autonomes : v Les achats sous-contrats soccupent de toutes les factures dont les commandes sont gnres par les responsables des sous-contrats (commerciaux). Cela concerne les oprations avec un chancier de paiement. v Les achats simples sont chargs de traiter les factures sur commandes, gnres par le service achat. Enfin le service rglement soccupe des oprations de sorties de caisse.
CEO : chief executive operator, quivalent du PDG en France. 16/16
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Cette sparation des tches rpond une exigence de sparations des fonctions afin de limiter le risque de fraudes. Au total, le service comprend 15 personnes travaillant sous la direction du responsable de la comptabilit tiers . Cest le service des achats simples qui occupent le plus de personnes en raison du volume des oprations traiter.
Section 3 Organigramme
Cet organigramme prsente lorganisation de la section comptabilit et fiscalit de la Direction Financire dAstrium France. Le stage sest droul auprs du responsable de la comptabilit tiers (en vert). A noter quil ne sera pas dvelopp dans a l suite de ce dossier, les procdures concernant la facturation client.
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Chapitre 3 Les trava ux effectus

Le stage sest droul du 2 juillet au 31 aot 2001. Au cours de ces 8 semaines de stage, jai eu loccasion de raliser divers travaux comptables, mais aussi des activits daudit. Sous la dlgation directe du responsable de la comptabilit tiers, tous les moyens ont t mis ma disposition pour que je puisse raliser de manire agrable mon stage. Un bureau quip dun tlphone et dun ordinateur me permettant davoir accs au rseau Intranet de lentreprise mais aussi au service de messagerie a t mis ma disposition. Dans ce chapitre, est prsente une description des travaux raliss au cours du stage.
Section 1 La saisie de factures

Afin de se familiariser avec le service et de prendre connaissance de lensemble des travaux raliss par les comptables, mon manager ma propos dans un premier temps de raliser divers travaux comptables sur les postes, en doublon avec un comptable. Cest ainsi que dans un premier temps, jai travaill en doublon avec le responsable des rglements. Jai particip la mise en rglement de lots de facture, effectu les contrles rglementaires raliser avant de procder ldition des titres de rglement, particip au circuit de signatures. Le travail sur ce poste ma permis dapprhender et de raliser toutes les tapes de travail de la fonction du responsable des rglements. Mais aussi de rencontrer les divers intervenants de la procdure afin de connatre exactement le rle de chacun1 . Ensuite, le responsable de la comptabilit fournisseur ma confi un poste en remplacement dun agent comptable en congs. Cela ma permis de minitier avec lenvironnement dOracle Financial, le logiciel utilis pour la gestion au sein du groupe. Le travail a consist la saisie des factures du poste, la mise en rglement des factures, lenvoi des Bon A Payer auprs des clients internes et rgler les relances fournisseur en retard. Outre la dcouverte du logiciel, ce poste ma permis dapprhender la fonction dans ses moindres dtails, de dcouvrir les ventuelles faiblesses du systme et surtout de rencontrer les mmes difficults que les agents. Cette exprience a t riche denseignements aussi bien sur le plan technique que relationnel avec les fournisseurs ou les clients internes.
Section 2 La mise jour des procdures

Lobjet de mon stage tait de mettre jour les procdures destines au contrle interne du service de la comptabilit tiers. Mon tuteur ma fourni lensemble des documents existants au jour de mon arrive dans lentreprise afin que je ralise un guide complet et pratique du fonctionnement de son service. Pour certaines informations manquantes des recherches ont t ncessaires auprs dautres services de lentreprise, comme le service achat ou la trsorerie par exemple. Dautre part, le rseau Intranet de lentreprise proposait en ligne une documentation assez consquente, indispensable au bon droulement de cette mission, ce qui ma aid tout au long de cette exprience.
1
Ce processus sera dcrit plus explicitement dans la partie 3 de ce rapport. 18/18
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Cette tche a donc consist, dans un premier temps, la prise de connaissance des documents existants, ce qui demande un effort de concentration, de lecture, mais aussi danalyse afin de ne retenir que lessentiel et dintgrer ce nouvel environnement. Dans un second temps, il a fallu faire des efforts dobservation, danalyse et de synthse afin de retranscrire ce qui a t observ. Cette fonction daudit suppose des qualits relationnelles afin de se faire accepter par les membres du service et que les agents macceptent comme un collaborateur et non une personne venue contrler leur travail. Ensuite, rgulirement des runions avec le manager (matre de stage) permettaient de contrler lavance des travaux, de me guider dans la rdaction afin que les procdures mises jour ou tablies (dans le cas o aucune procdure nexistait ou tait trop ancienne), correspondent aux contraintes du contrle interne de lentreprise.
Section 3 Les normes de qualit : ISO 9002

Lors de mon stage, une dmarche qualit en vue de la certification ISO 9002 de lentreprise a t engage. Cela a consist mettre en place des normes qualit pour lensemble de la direction financire et administrative, et notamment pour le service comptabilit tiers. Cest dans cette optique que ma t confie la prparation des runions au cours desquelles taient prsentes les procdures en cours dlaboration. Jai assist plusieurs runions o les objectifs atteindre ont t rviss. Malheureusement, je nai pu aller jusquau bout de ce processus, par ailleurs fort intressant, en raison de ma brve prsence dans le service. Malgr tout, cela ma permis de tenir compte de ces nouvelles contraintes pour llaboration et la mise jour des procdures, de dcouvrir le processus que doit mettre en place une telle organisation afin de rpondre ces exigences. Le label de certification est dcern par une socit extrieure, spcialise dans cette activit. La certification des entreprises est aujourdhui dactualit pour la plupart des entreprises qui souhaitent vhiculer une bonne image leur environnement et surtout au march financier.
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Partie 2 COMMENT MENE T-ON UNE DEMARCHE DE CONTROLE INTERNE ?
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Chapitre 1 Une mission cible

Le stage avait pour objectif la mise jour des procdures du service comptabilit fournisseur. Il rpondait la demande du responsable du service comptabilit tiers, qui tait aussi le matre de stage. Cest dans ce contexte que sera prsent dans ce chapitre lapproche suivie afin de rpondre la question : quoi consiste le contrle interne ?
Section 1 La prise de connaissance des procdures

A mon arrive dans le service, il existait un certain nombre de procdures dcrivant le fonctionnement du service auquel jtait rattach. Les procdures visent dcrire lorganisation du service, le rle de chaque agent et leurs mthodes de travail. Elles doivent tre tablies en respectant les principes comptables, notamment sur le principe de sparation des fonctions. Elles retranscrivent les comportements suivre, et limitent clairement le rle de chaque agent. Elles doivent aussi mettre en vidence tous les aspects quotidiens de la fonction et doivent prsenter le cas des traitements particuliers de manire prcise et complte. Cest dire que le comptable doit retrouver dans les procdures tous les cas qui peuvent se prsenter lui. Ainsi les procdures deviennent un manuel pratique de laccomplissement des travaux sur le poste occup. Ltat de mise jour des procdures existantes mon arrive tait assez variable, dpendant bien souvent des rcents changements organisationnels. Cest partir de ces bases et en fonction des contraintes nonces par le responsable de la comptabilit tiers qua t dcid un plan de travail, en vue de la reprise complte de l a description des procdures du service. La consultation en ligne de documents sur le rseau Intranet de la socit a constitu un formidable outil pour un accs rapide lensemble des procdures et directives du groupe, une source dinformations indispensables pour connatre et comprendre le fonctionnement de lentreprise et toutes les contraintes tudier et analyser. Dautre part, lhomognisation des procdures ncessite une imprgnation de lorganisation afin de comprendre les acteurs en aval et les acteurs en amont du service. Enfin, les comptables devaient tablir un descriptif de leur poste de travail, notamment pour le traitement particulier exig pour certains fournisseurs. Cette base ma permis de connatre les spcificits de chacun, afin darriver en faire une synthse, commune tous.
Section 2 Le travail en doublon

Aprs la phase de prise de connaissance des procdures, un travail en doublon sur les diffrents postes comptables a t ralis afin dobserver les pratiques et les diffrents cas qui peuvent se prsenter aux agents lors de leurs travaux. Une description dtaille de chaque poste et des spcificits propres leur incombant a t ralise. Ensuite, jai pu accomplir, dans le cadre de mon stage, divers travaux comptables mens de ma nire
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autonome en remplacement dun comptable, en congs. Cette exprience ma permis de me familiariser avec les diverses pratiques du service, mais aussi de me rendre compte des problmes ventuels rencontrs par les agents, dapprhender le systme dans ses moindres dtails, de raliser une rflexion en fonction des procdures tablies et des directives nonces par le manager. Au cours de cette activit, jai aussi t amen entrer en contact avec des acteurs internes de lentreprise, notamment pour lobtention des bons payer et le rglement de litiges internes, mais aussi avec les acteurs externes, avec les relances des fournisseurs. Enfin, cette activit ma donn loccasion de travailler sur un nouveau systme informatique comptable trs performant, Oracle Financial, mais aussi de mettre en vidence les scurits systmes en place et de prendre connaissance de lensemble des outils informatiques utiliss. En effet, il existe un certain nombre de requtes disponibles sous Business Object (=bases de donnes intgres) indispensables dans le droulement des travaux comptables. Ces outils, non spcifiques du service comptable, reprsentent une vritable source de productivit dans une organisation dune telle importance, en rduisant notamment le temps de traitement de linformation et en acclrant les procdures de validation dinformation et donc source de rductions des dpenses. Le service mthode est une des composantes de la direction comptabilit et fiscalit. Il a en charge la mise en place et la gestion des interfaces entre les diffrents logiciels et bibliothques de documents. Cest ce service qui est charg du bon fonctionnement des applications et de la mise en place des requtes sous Business Object, utilis par les comptables lors du processus denregistrement des factures.
Section 3 La mise jour des procdures

Cette tape constitue laboutissement de la mission. Aprs la phase de prise de connaissance des procdures et le travail en doublon, la mise jour des procdures va consister rdiger avec prcision les manuels de procdures. Il faut donc dabord passer par une phase dobservation et danalyse, avant de retranscrire ce qui a t constat. Le responsable du service intervient ce stade, en laborant avec lauditeur le plan gnral du contenu des manuels. Il tranche aussi quand aux dcisions de gestion prendre car elles sont excutes sous sa responsabilit. Lexprience acquise et les remarques faites par les comptables mont permis de prsenter un travail objectif et de dfendre, quand le cas se prsentait, certaines ides qui me semblaient importantes aux vues des exigences du contrle interne et du respect des normes comptables. Cette approche, visant apprhender le systme aussi bien dans sa globalit que dans ses moindres dtails, prsentait lavantage de rapporter clairement au manager ce qui tait rellement ralis par les comptables, et de constituer pour lui, un nouvel outil de gestion, car une fois la procdure tablie, les comptables ne peuvent plus opposer des pratiques divergentes. Les manuels de procdures constituent la norme respecter. Cest pourquoi, il a t important den consulter le plus grand nombre et de faire accepter avec leur accord les nouvelles dcisions. La fonction dauditeur que joccupais, exige donc des qualits dcoute, dchange et de matrise. Lauditeur doit aussi travailler dans un souci dobjectivit et de simplicit afin de rendre ses procdures acceptables par tous, mme si en dernier recours cest le responsable qui prend la dcision, aprs lui avoir clairement explicit les diffrents cas observs. Le manager demande lauditeur de vrifier la fiabilit de linformation sur lequel sappuie ses dcisions en vue de justifier lefficacit du fonctionnement de son service et dapporter la preuve de la protection sur le patrimoine dont il a la garde.
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Dautre part, la rdaction des procdures exige un certains nombre de rgles respecter. La thorie du contrle interne les dfinit de manire large. Les aspects thoriques seront prsents dans le chapitre 2. Il est ncessaire de les adapter chaque organisation. Cest pourquoi ltablissement dun plan clair, dductif et bien ordonn sont les conditions obligatoires une bonne mise en place dun contrle interne. Ceci afin de rester dans un souci de grande communicabilit des manuels mis en place. Les procdures doivent contenir des schmas de circulation de linformation au sein du service, avant de les expliciter dans le dtail. Ainsi le lecteur peut se faire une ide gnrale du droulement des actions mener, puis approfondir ses connaissances du systme. Les conclusions mises doivent tre indiscutables et pertinentes. Tout manuel se doit aussi de comporter les rfrences des autres procdures auxquelles il est fait rfrence. La procdure doit permettre de suivre de manire logique tout tape de la circulation dinformation. Des procdures annexes ont aussi t tablies pour venir complter les procdures mises en place. Il est donc ncessaire de collecter toutes ses informations avant de commencer la rdaction, afin de les intgrer dans les manuels. Le plus souvent les procdures sont disponibles sur le rseau, il faut donc indiquer le chemin pour les retrouver rapidement. Au terme de la phase de rdaction et aprs validation par le responsable de la comptabilit tiers et de sa hirarchie, les manuels sont dans un premier temps imprims, puis la mise jour des procdures en ligne sur le rseau Intranet est ralise. Cette dernire tape met jour le contrle interne de lentreprise, et le manuel devient consultable par toute personne intresse, comptable ou non.
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Chapitre 2 Le support thorique

La comptabilit a une dimension matrielle car en effet elle rsulte de toute une srie denregistrements qui reprsentent des enregistrements m ultiples. Aussi afin dobtenir une comptabilit correcte se pose un problme oprationnel qui devra tre rsolu par lorganisation de lentreprise, une organisation que lon dsigne sous le terme de contrle interne . Dans ce second chapitre, seront prsents les principes respecter pour le contrle interne, mais aussi les principes de la dmarche de lauditeur. Dans un troisime temps, nous mettrons en exergue lexigence dadaptabilit du contrle interne. Nous nous appuierons pour cette tude sur une analyse thorique et empirique.
Section 1 Le contrle interne Sous section 1 Dfinitions du contrle interne 1 Le PCG

Le Plan Comptable Gnral ne retient pas la notion de contrle interne, il prcise uniquement que la comptabilit doit tre organise de telle sorte quelle permette : la saisie complte, lenregistrement chronologique et la conservation des donnes de base la disponibilit des informations lmentaires et ltablissement, en temps opportun, dtats dont la production est prvue ou requise le contrle de lexactitude des donnes et des procdures. Cependant, lart. 410-2 du PCG prcise quune documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable est tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme de traitement ; cette documentation est conserve aussi longtemps quest exige la prsentation des documents comptables auxquels ils se rapportent . La revue fiduciaire ajoute cet article un commentaire pour que figure notamment la mthode retenue pour le classement des pices justificatives. Le dcret comptable du 29 novembre 1983 ajoute quun document dcrivant les procdures et lorganisation comptables est tabli par le commerant ds lors que ce document est ncessaire la comprhension du systme de traitement de linformation et la ralisation des contrles . En effet, lorganisation de toute comptabilit doit permettre de garantir le chemin de la rvision (art.410-3 du PCG). Lorsque la comptabilit est informatise, lorganisation de la comptabilit implique laccs la documentation relative aux analyses, la programmation et lexcution des traitements en vue, notamment de procder aux tests ncessaires la vrification des conditions denregistrement et de conservation des critures (art.410-4). Ces dfinitions napportent pas une relle dfinition du contrle interne mais mettent en avant lexigence de constitution de procdures. La formulation du PCG met en exergue une vision plus globale de lutilit de la documentation puisque au del de la comprhension du systme, elle ne vise pas seulement la ralisation des contrles mais le contrle du systme lui-mme.
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On trouve de nouveaux lments de dfinition auprs des praticiens. Cest pourquoi il est plus intressant de se pencher vers les prconisations de la profession comptable.
2 OEC & CNCC

Le contrle interne a t dfini par lOrdre des Experts Comptables (OEC) lors du Congrs de 1977 comme lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but dassurer : dune part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation dautre part, lapplication des instructions de la direction. Le contrle interne a aussi pour vocation de favoriser lamlioration de la performance. Il sagit des aspects relatifs la gestion de lentreprise, que lon nomme communment aspects administratifs du contrle interne. Le contrle interne se manifeste par lorganisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci.
Le Conseil National des Commissaires aux Comptes (CNCC) dfinit dans la norme n2102 le contrle interne comme lensemble des mesures de contrle, comptable ou autre, que la direction dfinit, applique et surveille, sous sa responsabilit, afin dassurer la protection du patrimoine de lentreprise et de la fiabilit des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en dcoulent. Le contrle interne ainsi dfinit doit permettre dobtenir lassurance raisonnable que : les oprations sont excutes conformment aux dcisions de la direction grce au systme dapprobation et dautorisation les oprations sont enregistres de telles faon que les comptes annuels qui en dcoulent sont rguliers, sincres, et donnent une image fidle du rsultat des oprations, de la situation financire et du patrimoine de lentreprise les actifs de lentreprise sont sauvegards grce la sparation des tches, au contrle physique des actifs, au service daudit interne,
3 Les organismes professionnels

On parlera ici plutt daudit interne que de contrle interne, les dfinitions tant assez voisines, car la fonction de lauditeur est de mettre en place la contrle interne. Laudit est laction dobserver et de retranscrire ce que lon voit un moment donn. Il semble important de dvelopper dans cette partie les approches de laudit interne par le milieu professionnel. Laudit interne travaille sous la dlgation directe de la Direction Gnrale et sous sa responsabilit, ce qui en assure son indpendance vis vis des services audits, ceci en vue dun meilleur contrle des diffrentes activits de lorganisation. Une premire dfinition rappelle que laudit interne est un dispositif interne lentreprise qui vise respecter les points noncs prcdemment. La thorie classique apporte une nouvelle dfinition mme si elle reste un peu floue sur certains points : laudit interne assume par dlgation une partie de la responsabilit de contrle de la Direction Gnrale . A partir de cette dfinition il est lgitime de se
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demander quelle est cette partie de responsabilit qui sera dlgue, et de quel contrle sagit-il ? LAPEC1 affirme que, ralis par un service de lentreprise, lAudit interne consiste vrifier si les rgles dictes par la socit sont respectes. Cette dfinition extrmement restrictive, se limite un simple audit de conformit des rgles de lentreprise. On peut complter cette liste de dfinition par celle de lIIA 2 : laudit interne est une fonction de conseil, sexerant avec indpendance et objectivit. Elle se propose dapporter de la valeur ajoute et damliorer le fonctionnement de lorganisation. Elle aide atteindre les objectifs par une analyse systmatique et raisonne dvaluation et damlioration de gestion des risques, des dispositifs de contrle et des mthodes de management . Les interprtations peuvent tre nombreuses. Mais cette dernire dfinition prsente lavantage dinsister sur la notion dindpendance, et dlargir le rle de lauditeur en soulignant le rle de conseil de lauditeur et en tendant explicitement son champ dapplication. Enfin lInstitut de lAuditeur Interne apporte sa dfinition qui a le mrite dattirer lattention sur deux points essentiels : luniversalit de la fonction et son approche par les risques. Ainsi lauditeur interne exerce lintrieur dune organisation une fonction dvaluation pour examiner et apprcier le bon fonctionnement, la cohrence et lefficience de son contrle interne. A cet effet, les auditeurs examinent les diffrentes activits de lentreprise, valuent les risques et le dispositif mis en place pour les matriser, sassurent de la qualit de la performance dans laccomplissement des responsabilits confies et font toute recommandation pour amliorer sa scurit et accrotre son efficacit. Maxime de Machiavel crit : celui qui tient pour rel ce quil croit tre et quil ne lest pas, court la ruine invitable . Cette ide applique laudit interne met fort justement en vidence le danger des ides prconues et labsolue ncessit de pratiquer des contrles de ce qui est ralis. Adage qui peut tre complt par une parole profonde de Francis Blanche il vaut mieux penser les changements que changer les pansements .
Sous section 2 Un outil de description du systme dinformation

On peut complter les dfinitions prcdentes par celle de lAmerican Institute of Certified Public Accountants : le contrle interne est form de plans dorganisation et de toutes les mthodes et procdures adoptes lintrieur dune entreprise pour protger ses actifs, contrler lexactitude des informations fournies par la comptabilit, accrotre le rendement et assurer lapplication des instructions de la direction. Les objectifs du contrle interne dun point de vue comptable sont principalement de : prvenir les erreurs et les fraudes protger lintgrit des biens et des ressources de lentreprise grer rationnellement les biens de lentreprise assurer un enregistrement correct de toutes les oprations
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APEC : Association pour lEmploi des Cadres IIA : The Institute of Internal Auditors 26/26
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Le contrle interne permet donc dassurer la sincrit et la fiabilit des informations enregistres dans les comptes, de la qualit des comptes et des comptes annuels qui en dcoulent. Alors que la pice justificative apporte une preuve directe la ralit de lopration, le contrle interne apporte une preuve indirecte de lenregistrement correct de toutes les oprations. Il ne sagit pas de raliser un manuel complet des procdures de toute lentreprise, mais dapporter avant tout, les lments ncessaires la comprhension du systme dinformation. Pour cela, il faut rpondre : quelle est lorganisation gnrale de lentreprise ou du service ? comment les informations sont-elles saisies ? comment sont-elles traites ? comment passe-t-on des documents de base (pices justificatives) aux documents de synthse, et rciproquement ? comment les traces des oprations de base sont elles conserves ?
Aucun formalisme nest prescrit en la matire, mais le rdacteur doit garder dans lide de rpondre aux questions p r-cites en vue de prsenter une meilleure comprhension du systme dinformation comptable, et ventuellement une amlioration de la gestion comptable et administrative. Cela implique que des mises jour doivent tre ralises rgulirement, afin de sadapter aux mutations de lorganisation. Sans pour autant tomber dans un excs de procdures qui viendrait alourdir la charge des responsables sans produire des rsultats satisfaisants.
Sous section 3 Amlioration de la gestion comptable et administrative

Les procdures de contrle interne savrent un outil damlioration de la gestion du service comptable. A partir de lobservation, on dgage ce qui fonctionne correctement, ce qui doit tre amlior afin doptimiser et de rduire les frais de fonctionnement. Le contrle interne rend ncessaire les adaptations lenvironnement. Selon la taille de lentreprise, la complexit de ses oprations et la prsence dune documentation existante, la procdure doit sorganiser selon le plan suivant. Nous prsentons ce stade de notre rflexion, les lments comptables devant apparatre clairement dans tout processus comptable. Cependant, ces points ne sont prsents qu titre indicatif en fonction des prconisations de la profession. Dans le cadre du stage, ces obligations sont limites aux deux premiers points.
1 Elments relatifs la saisie des informations

La description du contrle interne relatif la saisie des informations devra notamment retenir les points suivants : un organigramme dtaill des services comptables en indiquant pour chaque fonction, les informations saisies : on entend par l non seulement les services comptables proprement dits mais galement les autres services de lentreprise accomplissant des tches de saisie dinformation comptable ; on indiquera alors les liens existants entre les services comptables et les autres services.
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le plan de compte de rfrence les procdures internes dlaboration et de saisie des informations de base : pour les entreprises ayant une organisation complexe, la description doit comprendre des diagrammes de circulation de documents couramment utiliss en organisation ou en analyse de contrle interne avec mise en vidence des pouvoirs et des signatures. Le classement et archivage des pices justificatives relatives a ux saisies de base : critres de classement, modalits de classement, lieu de classement, A noter que les procdures devront tre tablies par cycle doprations : achats, ventes, immobilisations,
2 Traitements infos comptables

Le document devra dcrire la nature du systme de traitement utilis (manuel, informatique,). Cette description pourra tre faite par grandes fonctions (achats, ventes, investissement, ) sans omettre la description des outils priphriques (facturires, ordinateurs, ) qui b ien que non intgrs dans un systme automatis de gestion dinformation procdent la centralisation dinformations reprises en tant que telles dans les enregistrements comptables. Le document devra renvoyer le cas chant la documentation relative aux analyses, la programmation et lexcution du traitement. On devra indiquer, dautre part, les modalits de contrle mises en place pour vrifier lapplication des procdures de traitement. On cherchera rpondre aux questions suivantes : Qui ? Priodicit ? Mthodes ? Enfin, il est important de prciser la nature des documents de sortie, mais aussi leur priodicit et leurs dlais. Il sagit dnumrer la liste des documents et de dcrire les particularits lis leur tablissement, cest dire la relation entre le document de base et lobtention du document final.
3 Elments relatifs aux comptes annuels

Dans cette partie, seront explicites les procdures dinventaire, les procdures de passage des comptes aux postes de bilans et du compte de rsultat, les rgles dvaluation et les options comptables retenues et enfin la procdure dlaboration de lannexe. La description des procdures dinventaire doit rpondre aux questions : Qui ? Comment ? Ce terme tant pris au sens large, cela concernera notamment les travaux relatifs la clture, linventaire physique des stocks, le calcul des amortissements, lapprciation des valeurs dinventaire et leur dprciation, lapprciation des risques et la constatation de provision. Pour les options comptables retenues par lentreprise, on pourra se limiter aux lments pour lesquels lentreprise a un choix au regard de la rglementation. Pour ltablissement de lannexe, il sagit de dcrire les responsabilits de chacun (qui fait quoi ?, qui centralise ?, qui supervise ?, qui dcide ?).
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Section 2 Mthodologie de lauditeur interne

La mission confie consistait en ralit raliser un audit interne des procdures comptables du service auxquels jtais rattach. Cest pourquoi, dans cette partie, seront rappels quelques points thorique de la dmarche de lauditeur interne en vue de mieux apprhender lampleur du stage.
Sous section 1 Le comportement adopt

Dans sa dmarche, lauditeur doit respecter un certain nombre de rgles de comportement. Il doit mettre en place des techniques de contrle en respectant les principes suivants.
1 Rigueur & simplicit

Une bonne mthode est une mthode simple . Cette axiome est important lorsquil sapplique une technique encore en cours dlaboration, au sujet de laquelle se multiplient diverses thories, tudes, et expriences diverses. La thorie pure est ncessaire car cest partir delle que la pratique va progresser. Il ne faut ni loublier, ni la rejeter. On ne tend pas aujourdhui montrer ce que lon doit faire, mais plutt vers ce qui pourrait tre fait. On ne part pas la recherche de la meilleure mthode possible, mais ce qui se ferait dans la pratique. Une mthode simple ne signifie pas une absence de mthode, mais lobjectif est de faire passer un message comprhensible et applicable par tous. Le droulement dune mission daudit interne exige la plus grande rigueur et doit obir une certains nombre de rgles. Il existe des normes professionnelles, ces normes ne dfinissent pas de mthodologie mais imposent den avoir une. Ce choix est volontaire afin de proposer des normes universelles, plutt que de donner des normes descendant au dtail, ce qui risquerait de rentrer en contradiction avec lenvironnement et la culture de lentreprise. Dans le cadre dune culture daudit dtermine, lexigence dune mthode simpose car elle conditionne la rigueur des travaux. 1
Pour plus de dtails, voir louvrage dOlivier LEMANT La conduite dune mission daudit interne qui a le premier codifi une mthodologie sinspirant directement de la pratique des entreprises. (IFACI). 29/29
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2 La relativit du vocabulaire
Mme si les termes fondamentaux sont admis et reconnus par tous, ds lors que lon apprhende les pratiques quotidiennes et le vcu des organisations, on rencontre des appellations diffrentes. Ces appellations signifient parfois la mme chose, mais la plupart du temps, elles sont la traduction de nuances diffrentes dans lapplication des principes. Le vocabulaire est lexpression et le vhicule de la culture de lentreprise. Lignorer serait se condamner lincomprhension et au refus. Dcrire et suggrer une mthode, cest donc accepter que diffrentes phases puissent tre nommes de faon diffrente et quelles prsentent, et l, des singularits spcifiques. Limportant est que la mthode existe et que les normes fondamentales soient respectes.
3 Ladaptabilit
La mthode est unique mais elle nest pas identique. La grand force de lauditeur est de faire le lien entre la mthode et la culture de lentreprise. Les mthodes doivent donc tre adaptables au milieu auxquelles elles se rapportent. Cest la raison pour laquelle la mthode ci-aprs dcrite nonce les principes respecter, mais laisse dans la pratique toute latitude pour les appliquer avec rigueur ou avec souplesse. Cest dans cet esprit que les Normes professionnelles de laudit noncent en gnral des principes mais se gardent bien de dire comment lauditeur doit sy prendre pour les appliquer.
Sous section 2 Droulement de la mission

Dans cette partie, nous allons nous attacher dcrire le droulement de laudit qui nous a men ltablissement des procdures. La mise en vidence du contrle interne a t ralise sous la direction du responsable du service comptabilit tiers. Comme nous lavons prcdemment dcrit, la mission daudit demande une organisation et un plan de travail. Aussi il semble important dapporter ce stade de notre dmonstration, les aspects thoriques de la fonction. La dmarche de laudit se caractrise par une dmarche commune chaque mission et peut se dcomposer en trois temps : une phase de prparation une phase de ralisation une phase de rdaction et de conclusion
1 La phase de prparation
La phase dtude qui ouvre la mission daudit, exige de lauditeur une capacit importante de lecture, dattention et dapprentissage. Elle sollicite son aptitude apprendre et comprendre, elle exige galement une bonne connaissance de lentreprise car il faut savoir o trouver la bonne information et qui la demander. Lauditeur doit se familiariser avec son nouvel environnement.
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Cest au cours de cette phase que lauditeur doit faire preuve des qualits dobservation et dimagination. On peut donc dfinir cette phase comme la priode au cours de laquelle vont tre raliss les travaux prparatoires avant de passer laction. Dans le cadre du stage, cette phase sest concrtise par une prsentation de lensemble des services de la fonction comptable afin dapprhender la fonction de chacun. Cette premire approche a t complte par le travail en doublon sur le poste dun des comptables. En effet, cette phase est trs importante car cest au cours de cette exprience que se prsentent les problmes et les ventuelles amliorations apporter au processus. Donc dans un premier temps, il y a dcouverte du fonctionnement du service, afin de pouvoir, dans un second temps, le critiquer. Dans le cadre de description de flux dinformation, il a t ncessaire de rentrer en contact avec dautres services, en aval ou en amont du service comptable, afin de connatre les diverses interactions au sein de lorganisation. Par exemple, le fonctionnement du service achat a du tre explicit pour connatre la procdure du Bon payer et lmission des commandes.
travail
2 La phase de ralisation : llaboration dun plan de
La phase de ralisation fait beaucoup plus appel aux capacits dobservation, de dialogue, et de communication. Il est impratif de se faire accepter par lensemble des collaborateurs. Les auteurs prcisent mme que se faire dsirer est le critre dune intgration russie. Cest ce stade que lon fait le plus appel aux capacits danalyse et au sens de la dduction, et donc de synthse et que lauditeur va procder aux observations qui vont lui permettre dlaborer les procdures. Lorganisation du plan de travail sest droule de la manire suivante : 1- reprise des procdures existantes 2- mise jour aprs observation de ce qui se faisait et tude des interactions avec les autres servic es 3- cration de nouvelles procdures si rien navait t fait auparavant 4- rflexion et amlioration avec le responsable du service 5- rdaction et mise en forme de la procdure
3 La phase de conclusion
La phase de conclusion consiste essentiellement la rdaction de la procdure. Elle exige galement et avant tout une grande capacit de synthse et une aptitude certaine la rdaction, bien que le dialogue ne soit pas absent de cette dernire priode. Lauditeur va cette fois laborer son produit aprs avoir assembl les lments de sa rcolte. Pour permettre la validation gnrale, lauditeur rdige un document : cest le projet de rapport. Ensuite, une runion de clture et de validation a lieu, do sort le rapport daudit dans son tat final et auquel il faut assurer un suivi. Dans la cadre du stage, le rapport daudit a consist la prsentation des procdures descriptives du fonctionnement du service comptabilit tiers.
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Sous section 3 Maturit & audit ?

Une mission daudit interne ne se mne pas au gr de linspiration de lauditeur. Les responsables daudit interne ont su peu peu dgager une mthodologie, qui dans ses grandes lignes est accepte et pratique par tous, mme si des modalits divergent sur tel ou tel point. Quelque soit lobjet de la mission, la mthode est toujours la mme. Cette singularit qui assimile laudit interne une technique connue et aprouve est dj lindice dune certaine maturit, bien que la fonction nen soit qu ses dbuts. Comme la technique comptable, la technique de laudit interne obit donc des rgles prcises, qui doivent tre respectes pour fournir un travail clair, complet et pertinent. Il est donc ncessaire que lorganisation comptable puisse assurer la fiabilit des enregistrements et des comptes annuels qui en dcoulent. Ces enregistrements sont effectus lintrieur dun certain nombre de cycles : achat-fournisseur, ventes-clients, stocks, paie-personnel. Nous ne nous intresserons dans ce rapport quau traitement des achats et de leur rglement.
Section 3 Les limites du cadre thorique

Le cadre thorique que nous venons de dcrire prsente cependant des limites. Avant de passer aux critiques et la description du comportement adopter, il est ncessaire de complter notre tude par un rappel des principes respecter lors de la mise en place dun contrle interne. Ce sujet fait lobjet dune tude dans la premire partie de cette section, avant de prsenter la ncessit dune adaptation lenvironnement et de dcrire la mise en place dun plan de travail.
Sous section 1 Une activit norme

Nous venons de voir que la dfinition du contrle interne prsente un certain nombre de caractres prcis. La mise en place de procdures de contrle interne doit rpondre des normes tablies par les praticiens dans la dmarche mettre en oeuvre pour mener la mission, dans lattitude adopter par lauditeur, mais aussi dans la prsentation du document. Les Normes ont pour objet : de dfinir les principes de base que la pratique de laudit interne doit suivre ; dtablir les critres dapprciation du fonctionnement de laudit interne ; de favoriser l'amlioration des processus organisationnels et des oprations. Il est ncessaire dajouter ces dfinitions un certains nombre de principes respecter pour raliser un bon contrle interne.
1 Principe dorganisation & principe dintgration

Pour que le contrle interne soit satisfaisant, il est ncessaire que lorganisation de lentreprise possde certaines caractristiques.
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Rapport de Stage Astrium SAS Lorganisation doit tre : pralable adapte et adaptable vrifiable formalise
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Elle doit aussi comporter une sparation convenable des fonctions. En effet, un cumul des fonctions favorise les erreurs, les ngligences, les fraudes et leur dissimulation. Les procdures mises en place doivent faire apparatre le fonctionnement dun systme dautocontrle mis en uvre par : des recoupements : permettant de sassurer de la fiabilit de la production ou du suivi de linformation manant de sources diffrentes, des contrles rciproques : consistant dans le traiteme nt simultan dune information selon la mme procdure par un agent diffrent de faon vrifier lidentit des rsultats obtenus, des moyens techniques appropris : ensemble de procds qui vitent, corrigent ou rduisent lintervention humaine et par voie de consquence les erreurs, les ngligences et les fraudes.
2 Principe de permanence et duniversalit

La permanence suppose une prennit des systme lis lorganisation de lentreprise. Luniversalit suppose que toutes les personnes de lentreprise participent au dveloppement du contrle interne.
3 Principe dindpendance
Les objectifs atteindre par le contrle interne doivent tre indpendants des mthodes, des procds et moyens de lentreprise. En particulier, linformatique ne doit pas liminer certains contrles intermdiaires.
Sous section 2 La ncessit dune adaptation lenvironnement

Le respect des Normes pour la pratique professionnelle de laudit interne est essentiel pour que les auditeurs internes puissent s'acquitter de leurs responsabilits. Ainsi aprs avoir nonc lensemble des principes et normes utiliss pour raliser le contrle interne, il est lgitime de sinterroger sur la ncessit dadapter le contrle son environnement. En effet, les rgles possdent un caractre gnral et ne constituent pas une marche suivre. Les principes permettent de retrouver une certaine homognit dans le contenu des procdures dcrivant le contrle interne. Le contrle interne doit dcrire de manire la plus fidle possible le fonctionnement de lorganisation. Aussi, il est opportun dinsister sur la ncessit dadapter le contrle interne lenvironnement de lentreprise. Lenjeu est de permettre la socit de disposer de moyens de raction pour faire face son environnement conomique et gographique. Lentreprise se doit dtre ractive par rapport la concurrence et au march. Cest pourquoi le contrle interne doit anticiper continuellement ses mutations
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au travers dadaptations, de procdures, de dlgations de responsabilits, Les conditions dexploitation ne sont pas les mmes, en situation de croissance ou en dcroissance. Aussi lentreprise doit penser une organisation diffrente selon les cas. Il est important de sinterroger en permanence sur son adquation la situation, sur son cot qui doit rester acceptable au regard des risques et enjeux encourus. Il faut aussi sinterroger de lincidence des ventuels freins du contrle interne sur la dynamique de lentreprise. Le contrle interne est un lment part entire de la culture d e lentreprise. Il se manifeste par les crits mais aussi par une tradition orale. On pourrait dailleurs comparer ce second lment la jurisprudence dans le domaine juridique ! Il faut donc intgrer ces notions lors de ltablissement du contrle interne pour que le bon fonctionnement dun service ne se heurte pas un problme de comportement individuel. Cest pourquoi les piges de la faiblesse de conception et dadaptation dune organisation doivent tre vits. Laudit require que les esprits soient prpars ! Nous venons de mettre en vidence la ncessit de maintenir un systme ractif tout vnement de la vie de lentreprise. A titre dexemple, le passage aux normes IAS en 2005 pour les entreprises europennes va provoquer des changements organisationnels et structurels dans les entits. Le contrle interne doit intgrer ces notions avec souplesse.
Sous section 3 La mise en place dun plan de travail autonome

A partir des normes et rgles de comportement dtermines, des contraintes lui incombant, lauditeur interne va mettre en place un plan de travail, cest dire quil va fixer les objectifs atteindre et les moyens mis sa disposition. Il va dfinir un plan de travail en fonction des objectifs fixs par la direction gnrale et aprs la prise en compte des contraintes environnementales, dans un souci du respect rglementaire. Le plan de travail permet dorganiser le droulement des tches raliser par lauditeur et surtout de limiter sa mission. Il dispose de la plus grande libert dexcution de sa fonction, tout en respectant les normes tablies. Son objectif est de produire un travail autonome, dans le sens o il doit disposer de la plus grande libert dobservation, daccs toutes informations quil juge ncessaire, afin de raliser le contrle interne. Il ne doit rendre des comptes qu sa direction de tutelle. Cette autonomie lui garantit indpendances et libert dexercice. Lauditeur doit cependant sattacher couter et comprendre chaque stade dlaboration de linformation et tenir compte de laspect humain. Il dispose donc dune grande autonomie daction et se dgage du cadre thorique aprs avoir pris connaissance du service tudier, afin de ladapter lorganisation.
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Chapitre 3 Analyse des enjeux du contrle interne

Un systme ou une organisation ne fonctionne efficacement que sil est pourvu de mcanismes de rgulation, de contrle ou de correction. Lensemble de ces mcanismes destins assurer le fonctionnement harmonieux et efficace du systme ou de lorganisation constitue le contrle interne. Le concept de contrle interne inclut galement les contrles destins amliorer lefficience oprationnelle et renforcer ladhsion la politique stratgique de lentreprise. Cest pourquoi nous tudierons dans ce chapitre les enjeux du contrle interne.
Section 1 Pour une organisation transparente

La mise en place dun contrle interne permet lentreprise de prsenter une organisation plus transparente. Cest dire qu travers les procdures vont se dgager le fonctionnement de lentit et les garanties mises en place pour assurer sa scurit. La culture de lentreprise doit tre intgre dans la contrle interne, afin de sensibiliser le personnel au besoin de contrle. Lenvironnement du contrle impose discipline et organisation, constituant ainsi le fondement du contrle. Le contrle interne doit aussi sattacher mettre en vidence les valeurs dintgrit, dthique et de comptence du personnel, auxquelles tout organisation est attache. Le style de management et la philosophie des preneurs de dcision ont aussi leur importance face lenvironnement du contrle. La politique de dlgation des responsabilits et lorganisation doivent tre mises en vidence. Ainsi, on montrera la capacit de lentreprise dfinir clairement ses objectifs et mettre en place un processus pour les atteindre. Les procdures de contrle interne mnent donc lentreprise exiger une grande transparence dans son fonctionnement, en vue de loptimisation de son activit.
Section 2 Force et faiblesse dun contrle interne

Il ny a pas daudit fiable et utilisable sans une connaissance et une analyse des forces et faiblesses du contrle interne. La connaissance et lanalyse du systme vont permettre de sassurer que le produit ou linformation est conforme aux norme s prdfinies. Les attentes du contrle interne sont de : permettre datteindre les objectifs prvenir la perte de ressource (piges et alas) fiabiliser linformation financire assurer la conformit aux lois et rglementations Le contrle interne prsente lensemble des scurits de fonctionnement de lentreprise afin dassurer sa prennit.
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Cependant, tout systme de contrle interne, aussi bien conu et appliqu quil soit, ne peut fournir au plus quune assurance raisonnable au manager quant la ralisation des objectifs de lentreprise. La probabilit datteindre ces derniers est soumise aux limites inhrentes tout systme de contrle interne, quil sagisse dun jugement erron, dun dysfonctionnement du des dfaillances humaines ou de simp les erreurs. Dautre part la collusion entre deux ou plusieurs personnes peut mettre en pril le systme de contrle interne. Des individus agissant collectivement pour perptrer ou dissimuler une action peuvent altrer les informations financires ou de gestion, sans quils puissent tre dtects par le systme de contrle interne. De plus, les entreprises doivent retenir lide du ratio cot/bnfice pour apprcier lopportunit dun nouveau contrle. Il est donc ncessaire dtudier non seulement le risque de dfaillance et limpact possible sur lorganisation, mais aussi les cots associs la mise en place de ce contrle interne. Les limites dun systme de contrle interne ne peut cependant restreindre le pouvoir des personnes responsables de son fonctionnement. Le manager peut utiliser de manire drogatoire son pouvoir pour dissimuler certaines informations et passer outre les normes tablies. Cela peut se caractriser par le gonflement artificiel dun chiffre daffaire prvisionnel. Ces infractions au systme de contrle reprsentent un risque. Par contre, il ne faut pas les confondre avec les interventions de management qui visent droger au systme pour des raisons lgitimes et ncessaires. Le plus souvent, ces dcisions sont prises avec un appui hirarchique.
Section 3 Le contrle interne dans la dmarche du

Les procdures mises en place pour le contrle interne auront aussi un intrt dans le cadre dune mission de contrle lgal par des acteurs extrieurs lorganisation (commissaire aux comptes, fisc), mais aussi dans le cadre dune procdure qualit, en interne.
Sous section 1 Commissaire aux Comptes

Norme 2102 : Apprciation du contrle interne A partir des orientations donnes par le programme gnral de travail ou plan de mission, le commissaire aux comptes effectue une tude et une valuation des systmes quil a jug significatifs en vue didentifier, dune part les contrles internes sur lesquels il souhaite sappuyer et dautre part les risques derreurs dans le traitement des donnes afin den dduire un programme de contrle des comptes adapt . Le commissaire aux comptes apprcie le contrle interne de lentreprise en fonction de son objectif de certification des comptes annuels. En consquence il ne procdera une tude et une valuation d u contrle interne que pour les systmes conduisant des comptes significatifs quil a identifis lors de la phase de planification de sa mission.
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Sous section 2 ladministration fiscale

La loi et plus prcisment le Code Gnral des Impts, nimpose pas lentreprise de tenir des procdures dcrivant le fonctionnement de la comptabilit, mais ladministration fiscale peut retenir le principe de refus de communication pour sanctionner labsence de procdures dcrivant le fonctionnement dune entreprise. La mise en place dun contrle interne permet donc de palier cette incertitude.
Sous section 3 dmarche qualit

Outre les deux intervenants lgaux de lentreprise, le contrle interne peut aussi intresser des acteurs de lentreprise. Par exemple, dans le cas dune certification qualit de type ISO 9002,, la mise en oeuvre dun contrle interne savre obligatoire afin dobtenir le label. La mise en place de procdures devra donc tenir compte de cet aspect lors de sa ralisation.
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Partie 3 MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION COMPTABILITE

FOURNISSEUR
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me Enfin dans cette 3 partie, on sattachera dcrire les procdures mises en place au
cours du stage. Cette partie constitue donc laboutissement de toute la dmarche suivie durant ce stage. Elle est nanmoins intressante car elle prsente dans ses moindres dtails, le fonctionnement du service comptabilit fournisseur dans ses moindres dtails. Lobjectif est de bien faire apparatre la scurisation du systme dinformation, lexclusion du risque de fraude et lassurance de la sauvegarde de linformation. Cest pourquoi avant de passer la description plus approfondie des procdures de la comptabilit fournisseur et de la mise en rglement des factures, nous allons rappeler quelques principes thoriques et pratiques, suivis lors de llaboration de ces manuels.
Chapitre 1 Description gnrale du document

En premier lieu, avant de parler de la description des procdures mise en place, il est ncessaire de rappeler les lments que doivent faire apparatre les manuels afin de respecter les contraintes du contrle interne. Le systme de contrle interne de la fonction achat fournisseur doit permettre de sassurer que : Tous les achats de lentreprise sont correctement autoriss et comptabiliss Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de lentreprise Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et conformment son objet Tous les avoirs obtenir sont enregistrs Toutes les dettes concernant les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode Les engagements pris par lentreprise et devant figurer dans lannexe sont correctement repris. Le systme de contrle interne de la fonction trsorerie-dcaissement doit permettre de contrler que : Les effets sont correctement suivis Tous les rglements mis par lentreprise sont justifis, autoriss, transmis leur bnficiaire et comptabiliss.
Section 1 Le contenu des documents

Il est tabli que tout document dcrivant le droulement des travaux comptables doit faire apparatre clairement : Lorganisation de la fonction Les intervenants et leur rle La liste des comptes Les systmes et moyens mis en place Les informations comptables produites Le classement de linformation A noter que le PCG et le code de commerce (art. D1 du Code du Commerce et lart. 4102 du PCG) prvoient que les documents doivent tre conservs aussi longtemps quest exige la prsentation des documents comptables auxquels ils se rapportent, cest dire dix ans.
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Section 2 Explication de la dmarche suivie

Comme il a t dj crit dans ce rapport, la mise en place de procdures rpond des contraintes de formalisme, mais aussi des contraintes techniques. Notamment en suivant la dmarche de lauditeur interne, il est prvu de mettre en place un plan de travail afin dorganiser sa dmarche. Cela consiste donc montrer que les principes du contrle interne ont bien t respects. Dautre part, les procdures ont pour objectif de servir de manuel de travail lensemble des agents comptables du service. Ces contraintes ont du tre retenues lors de la rdaction des manuels, afin que ces derniers aient une porte gnraliste ( lattention dun grand nombre dintervenants). Le choix du vocabulaire utilis, la construction du plan suivi ont eu leur importance afin de rendre le manuel facilement comprhensible et applicable par tous. Cest donc dans un souci de clart et de prcision que la mission a t envisage. Un travail de synthse a t ncessaire afin de produire un travail complet et concis, ce qui bien souvent nest pas toujours vident. La formalisation des procdures consiste dcrire par crit les tches effectuer et les rgles respecter pour raliser les oprations courantes.
Un plan de travail a donc t labor. On peut le rsumer de la manire suivante : prise de connaissance des procdures existantes pour chaque activit observation et/ou ralisation des tches comptables courantes rdaction des actions observes ou ralises entretien avec les agents comptables afin de savoir si les choses dcrites sont perus de la mme faon depuis leur poste corrections ventuelles afin de coller la ralit prsentation des rsultats dobservation au responsable de la comptabilit tiers afin quil puisse trancher sur les mthodes suivre, et respecter les contraintes internes mise jour des procdures tablies renouvellement de lopration pour chaque tche
Cette mthode a t suivie tout au long du stage pour la mise en place des procdures achat-fournisseur et rglement . Toutes les tapes de la fonction ont t analyses les unes aprs les autres, de la rception de la facture par le secrtariat comptable la mise en rglement de la facture.
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Lors du dveloppement des travaux raliss, il faut garder lide que le service comptabilit tiers est au cur dun nud de relations pouvant se reprsenter de la manire suivante, avec en amont les acteurs fournissant des informations et en aval les acteurs collectant des informations :
Service achat Trsorerie Clients internes Comptabilit gnrale
Comptabilit tiers
Service mthodes
Comptabilit analytique Fournisseurs Banque
Schma explicatif des interrelations entre le service comptabilit fournisseur et les acteurs internes et externes
Section 3 Sanctions ventuelles du dfaut de contrle interne

Les consquences de linsuffisance du contrle interne, dans la mesure o il nest pas expressment prvu par la loi, ne sont pas sanctionnes directement. Mais les consquences indirectes peuvent tre importantes. En effet, si lon ne peut obtenir lassurance que toutes les informations sont correctement transmises au service comptable, la valeur probante de la comptabilit peut tre remise en cause. A titre dexemple, les inspecteurs de ladministration fiscale peuvent dcouvrir loccasion de leur contrle des oprations non comptabilises, comme des ventes ou des achats non enregistrs. Donc fiscalement, la non prsentation de ce document lorsquil est indispensable est assimile un refus de communication (prvu lart. 1740-1 du CGI1 ), et conduit en cas de vrification placer les agents des impts dans limpossibilit daccomplir leur fonction (application de lart. 1737 du CGI). De mme, pour les commissaires aux comptes, labsence de contrle interne peut constituer une limitation au contrle du commissaire aux comptes et justifier une certification avec rserves ou un refus de certifier. Les commissaires aux comptes retiendront aussi le degr de qualit du contrle interne pour la certification.
CGI : Code gnral des Impts 41/41
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Chapitre 2 Le traitement de lordonnancement

Nous allons prsenter dans ce chapitre la procdure de contrle interne ralise au cours du stage. Du fait du fort degr dinformatisation du processus de comptabilisation et de mise en rglement des factures, il semble lgitime de dcrire dans le moindre dtail toutes les actions raliser par le comptable. Aussi nous prsenterons dans cette partie tous les lments opratoires, mais aussi toutes les contraintes appliques en raison de cette gestion informatique. Nous verrons donc dans un premier temps la ncessit de la sparation des fonctions , puis nous observerons le suivi du traitement de la facturation, avant de complter notre tude par la description de quelques procdures annexes ncessaires au fonctionnement du service.
Section 1 Introduction et organisation de la comptabilit fournisseur Sous section 1 Introduction

Le rle essentiel de la comptabilit fournisseur est de traiter les factures fournisseurs depuis leur rception au sein de la socit jusqu la mise en rglement. On distingue les principales fonctions suivantes : la comptabilisation des factures lobtention des Bon Payer la mise en rglement des factures aprs lobtention des Bon payer ou de lavis de rception. La justification priodique des comptes
Sous section 2 Organisation du service 1 Sparation des fonctions

Afin de limiter le risque de fraudes et de malveillance, la rpartition des fonctions au sein de la direction financire veille distinguer clairement les postes entre : les personnes en charge des demandes dachats les personnes en charge des commandes les personnes en charge de comptabiliser les factures fournisseurs les personnes en charge de la validation de lordonnancement et de lmission du rglement les personnes habilites signer les titres de rglement les personnes en charge du rapprochement bancaire De manire gnrale, les tches dexcution et de contrle sont spares, sauf cas particulier, ncessitant alors laccord pralable du directeur financier de la socit. Lobjectif est dviter quune mme personne excute toutes les oprations. Le service comptabilit fournisseur regroupe deux types dactivit : les achats simples ou les achats sous contrat.
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2 Les achats simples

Les comptables des Achats Simples vont traiter les factures sur commandes gnres par le service achat. En rgle gnrale, il ny a pas dchancier de paiement. La rpartition des factures se fait par comptes comptables. Chaque comptable est responsable dun certain nombre de comptes comptables. Cest lactivit qui occupe le plus de personnel. Le diagramme Achats simples de la sous-section 3 prsente le cheminement de leur travail quotidien.
3 Les achats sous contrat

Les comptables des achats sous contrat vont soccuper de toutes les factures dont les commandes sont gnres par les responsables des sous contrats (commerciaux). Ces commandes se font avec un chancier de paiement. Lchancier de paiement se prsente sous la forme dun logiciel qui permet le renseignement des factures reues et produit des interactions avec le logiciel comptable (Oracle Financial). La rpartition des factures se fait selon les affaires et par comptable. Chaque comptable a en charge un certain nombre daffaires. Le diagramme Achats sous contrats de la sous-section 3 prsente le cheminement de leur travail quotidien.
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Sous section 3 Diagrammes de circulation de linformation
Achats simples
Rception de la facture
Pas de commande
Il existe une commande
Voir procdure hors engagement
Saisie dans Oracle de la facture aprs vrification de la conformit de la facture
mission automatique du BAP par messagerie au client interne Astrium
Si marchandise (rception)
Consultation sous BO des rceptions Retour du BAP par messagerie Si fournisseur non cre dans la base Si rception OK
Application de la procdure spcifique de cration des fournisseurs dans le systme
Dblocage de la facture
Comptabilisation
Mise en rglement
Contrle des rglements par le responsable des rglements
Visa responsable comptabilit tiers
Contrles des rglements par signataires habilits
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Achats sous contrat

Rception de la facture Si facture non conforme Saisie dans Oracle (si facture conforme) par le comptable
mission automatique du BAP au client interne dAstrium par messagerie Si rvision de prix, le comptable vrifie la facture (indices, calculs)
Retour la comptabilit du BAP
Si OK
Si pas OK
Mise jour des chanciers et comptabilisation
Retour facture au fournisseur Dblocage de la facture par le comtpable
Mise en rglement
Contrle des rglements par le responsable des rglements
Visa responsable comptabilit tiers
Contrle des rglements par les signataires habilits
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Section 2 Suivi du traitement de la facture au sein de lentreprise Sous section 1 De la rception de la facture sa numrisation
Le processus gnral (simplifi) dachat-facturation est le suivant :
Demande achat Facture / livraison
Commande
Rglement
Archivage
Le traitement de la facture concerne la partie administrative et comptable de ce processus. Le traitement des factures sadapte aux conditions dachat, ngocies par le service achat.
1 Rception de la facture
Tous les matins, le courrier est rceptionn par la secrtaire du service comptable (ou les comptables eux mmes en son absence). La secrtaire va faire un premier tri en distinguant le courrier lattention de la comptabilit fournisseur et le courrier destin aux autres services (DAF, ). Le courrier relatif la comptabilit fournisseur est ensuite donn aux comptables fournisseurs (travail par binme) pour ouverture des enveloppes : un tri est fait pour identifier les factures fournisseurs des autres courriers qui eux seront redonns la secrtaire de la division comptable. Les comptables vont ce stade sassurer quil sagit bien dune facture et que celle ci est bien destine la socit (voir contrles de conformit 2.). Les factures sont ensuite numrotes manuellement pour le comptage du nombre de factures. Les comptables chargs du courrier vont mentionner sur la fiche fiche de scan (cf. annexes 3) le nombre total de factures reues ce jour. La totalit des factures est remise au responsable de la comptabilit tiers (ou son assistant en cas dabsence) qui va carter les factures confidentielles suivant un traitement particulier1 . Ensuite, les factures sont remises aux comptables fournisseurs des sous contrat et aux comptables fournisseurs des achats simples qui vont se rpartir les factures selon des comptes comptables dont ils sont responsable. Cest dire, que les comptables en fonction du fournisseur vont distinguer sil sagit dun achat sous contrat ou dun achat simple. Une pochette de facture est cre par comptable : les pochettes seront remises avec la fiche de scan au responsable de la comptabilit tiers qui sassurera de la bonne constitution des pochettes, et du nombre de factures devant tre numrises par rapport au nombre de factures reues avant de les remettre la secrtaire comptable qui devra les numriser le jour mme (cf. annexe 3 bis). Cette procdure cherche exclure le risque de laisser de ct une facture avant la numrisation et dassurer un suivi statistique du travail quotidien de chaque agent comptable.
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Le traitement des factures confidentielle est Non dcrit dans ce dossier. 46/46
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Critres de constitution des pochettes destination de la numrisation : ne garder quun exemplaire (original) des factures dfinir les documents ventuels rattacher aux factures regrouper les factures et documents rattachs dans chaque pochette, classement des factures en fonction du nombre de pages quelle contient
2 Contrle de conformit
Lintgrit de linformation comptable repose sur le fait que les factures enregistres soient conformes aux normes tablies par la socit. Au moment de la constitution des pochettes, les comptables vont vrifier les critres suivants : facture libelle au nom de la socit respect des m entions obligatoires (numro de facture, date de facture, TVA, les rfrences du fournisseur) rfrence un bon de commande la devise et dlai de rglement partir du bon de commande Le comptable rejettera aussi les factures libelles en devise trangre diffrente de la devise indique sur le bon de commande (devise hors zone Euro). En effet, il pourrait rsulter des diffrences de changes que lon ne saurait imputer au moment de la saisie de la facture. Par contre, pour les factures libelles en monnaies de la zone Euro (le taux de conversion tant fixe), le comptable ne retournera pas la facture. Dautre part, si la facture nindique pas la rfrence interne de la socit (n du bon de commande, ou utilisateur :client interne) ou si la rfrence est e rrone, le comptable retourne la facture car limputation analytique ultrieure sera impossible. Le comptable fournisseur doit conserver une copie de la facture retourne et la classer avec une copie du courrier et les raisons du rejet dans un classeur factures retournes commun tous les comptables et accessible toute personne de la comptabilit tiers en cas de besoin (cf. annexe 10 pour trouver les lettres types de retour de facture). Ainsi tout comptable pourra rpondre lappel dun fournisseur. Linformation est centralise et disponible toute personne du service.
3 Procdure de numrisation
La socit a dcid de procder la numrisation de toutes les factures rgler, en vue de rduire le temps et le cot du traitement administratif dune facture. Ainsi les comptables mais aussi toute personne concerne, peuvent consulter partir de leur ordinateur la facture dsire. Ce systme fonctionne grce laffectation dun numro interne (appel numro chrono) pour chaque facture, quutilisera lusager pour consulter la facture. Cette procdure est ralise quotidiennement par la secrtaire du service comptable. Cette opration est ralise le jour de la date darrive de la facture dans la socit car la date de numrisation vaudra la date darrive et servira de base de calcul lchance de paiement. La secrtaire de la division comptable procde la numrisation de chaque facture pochette par pochette, en slectionnant le comptable affect cette pochette. Elle procdera un premier contrle en vrifiant que le nombre de factures numrises
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correspond au nombre de facture indiqu sur la pochette. A la fin du processus, elle contrlera que le nombre total de factures numrises ce jour correspond au nombre de factures arrives ce mme jour. Ainsi, travers ces contrles, on sassure que toutes les factures arrives ont t scannes. Lensemble des factures numrises est transfr dans un fichier pour traitement par le service mthode 1 qui traitera chaque facture en leur affectant u n numro interne, appel numro chrono. Les factures numrises sont automatiquement affectes par un traitement batch 2 vers la boite ( factures saisir ) de chaque comptable qui ainsi devra saisir la facture (sous Oracle Financial3 ). Le comptable disposera des factures saisir dans sa boite chaque matin et devra les saisir sous Oracle Financial dans les trois jours maximum qui suivent le lendemain de la numrisation. Le numro chrono va tre utilis au moment de la saisie de la facture par le comptable pour rappeler la facture qui pourra la visualiser sur son cran. Ce numro sera galement utilis par dautres personnes ayant besoin de consulter la facture (les utilisateurs au moment de la validation du BAP4 ). Une fois numrises, les factures vont tre archives par pochette, par comptable et par jour darrive. Cette fonction relve de ladministrateur GED5 .
Sous section 2 Rapprochement entre facture et Bon de commande / Bon de rception

Avant toute comptabilisation de facture, le comptable va devoir vrifier quil existe un certain nombre dinformations sur la facture pour ventuellement engager des actions.
1 Gestion des comptes fournisseurs

Au moment de la saisie de la facture, deux cas peuvent se prsenter au comptable : le fournisseur existe dans la base achats : dans ce cas, comptabilisation selon le schma classique. Le fournisseur nexiste pas dans la base achats : le comptable va devoir faire une demande de cration de compte fournisseur. La cration dun compte fournisseur est confi au service achat. Cest lacheteur qui cre le nouveau fournisseur : sur demande de lmetteur de la DA (=demande dachat) sur demande du comptable : lorsque au moment de la saisie de la facture, le comptable constate que le fournisseur nexiste pas, il renseigne le bordereau de cration dune fournisseur (cf. annexe 4). Il adresse ce bordereau pour validation au responsable de la comptabilit tiers, qui ensuite le transmet aux achats pour cration du compte fournisseur.
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Le service mthode fait partie de la direction comptable, il a en charge le traitement de donnes comptables et sa maintenance. 2 On peut dfinir le traitement batch comme le procd automatique de traitement informatique de distribution des factures numrises vers la boite de chaque comptable. 3 Oracle Financial est le systme informatique utilis par les services de gestion de la socit, donc le service comptable. 4 BAP = Bon A Payer 5 GED = gestion lectronique de document, fonction occupe par le service mthodes 48/48
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Les demandes de mise jour des coordonnes bancaires des fournisseurs sont valides et enregistres par le responsable de la comptabilit tiers, ou par lacheteur si le fournisseur change de nom avec blocage de lancien compte.
2 Existence dune commande

Au moment de la saisie bon de commande dont les informations de la rglement, fournisseur, commande). de la facture, le comptable doit vrifier la facture par rapport au la rfrence est mentionne sur la facture, afin de contrler que commande et de la facture correspondent ( devise, dlai de imputation comptable, ligne de commande, non dpassement de
Pour cela les comptables utilisent une base de donnes (sous Business Object1 ) mise jour quotidiennement afin didentifier le client interne dans le cas o le numro de commande nest pas mentionn. Si le comptable ne trouve pas de commande ou ne peut identifier le client interne, la facture est retourne au fournisseur, selon le processus vu plus haut (cf. 2 : contrle de conformit). Le comptable doit aussi vrifier que le numro didentification TVA figure sur la facture. Procdure dans le cas dun dpassement par rapport la commande Si le rapprochement fait apparatre un cart de prix entre le montant de la commande et le montant factur suprieur 10% (plafonn 300 TTC), alors le comptable fournisseur doit faire une demande de DA complmentaire auprs de lutilisateur pour rajustement du montant de la commande. Cet cart peut provenir de lintgration des frais de port, dune livraison supplmentaire de matriel, des arrondis de conversion, Le comptable fournisseur va saisir un code de blocage supplmentaire dans Oracle Financial au moment de la saisie de la facture, dans lattente dune nouvelle DA : Dpassement de commande . Ce code de blocage pour dpassement de commande va gnrer une demande dune nouvelle DA (=DA supplmentaire) qui va se transformer en une nouvelle ligne de commande sur le bon de commande dj existant (parfois nouvelle commande). Dans le cas o la diffrence est infrieure 10% (ou 300 ), on impute sur la commande. Modification du compte comptable Au moment de la saisie de la facture, le comptable va vrifier le compte comptable en fonction de la nature de la charge. Pour cela, il va consulter le Bon de commande afin de connatre le compte imputer. Si la facture solde la commande : Imputation de la facture sur la commande, le comptable va changer le compte manuellement au niveau de la ventilation de la facture ( : action sous Oracle). Si la facture ne solde pas la commande : Dans ce cas, le comp table fait une demande de modification de compte comptable sur commande auprs du responsable de la comptabilit tiers par lintermdiaire dun imprim spcial (cf. annexe 5).
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BO = Business Object, logiciel de base de donnes intgr. 49/49
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Aprs modification de la commande, le responsable comptabilit tiers va remettre au comptable la demande de modification valide. Le comptable peut alors rapprocher la facture sur la nouvelle commande avec le bon compte comptable. Modification de limputation analytique A la demande dun client interne, le comptable ne peut seul mo difier le compte dimputation analytique. Il en adresse la demande au responsable de la comptabilit tiers qui aprs avoir eu les validations ncessaires (approbation crite des responsables des entits analytiques) procdera aux modifications demandes au niveau de la commande.
3 Non existence dune commande

Il existe un certain nombre de dpenses qui ne suivent pas le schma classique de facturation (DA + bon de commande). Parfois, les utilisateurs commandent directement au fournisseur. A la rception de la facture, deux cas se prsentent au comptable fournisseur : 1er cas : le comptable narrive pas identifier lutilisateur metteur de lachat sur la facture. Dans ce cas, il retourne la facture au fournisseur avec un imprim spcial (non reproduit dans ce dossier) pour demande du numro de commande ou du nom de lutilisateur interne. Une fois la nouvelle facture reue , deux possibilits : la facture correspond un numro de commande : imputation classique la facture na pas de bon de commande : on applique la procdure hors engagement 1 . Dans cette seconde configuration, le comptable fournisseur saisit un code blocage pour envoi du BAP, ainsi quun code blocage pour DA de rgulation. A rception du BAP valid complt du numro de DA approuve, le comptable va pouvoir imputer la facture et la dbloquer pour mise en paiement. 2nd cas : on connat lutilisateur car il est identifiable par la facture (ex. nature de la prestation fournisseur spcifique) La facture est saisie en 1er cran (cest dire que la facture nest pas encore impute sur un compte de charge ni sur une section analytique) avec un code blocage pour BAP et un code blocage pour DA de rgularisation. Ds que la DA est faite et approuve, le comptable fournisseur procde limputation et au dblocage pour mise en paiement de la facture.
Le hors engagement correspond aux factures reues de la part du fournisseur, sans que lengagement interne vis vis de la prestation ou du produit achet ait t obtenu en accord avec les procdures classiques. Les achats non assujettis commande sont en gnral : lintrim, la location de vhicule, les titres de transport et frais dhbergement, les frais de restauration SODEXHO, les taxes, les frais de colloques, Ils suivent gnralement des procdures spcifiques. 50/50
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Sous section 3 Dblocage facture pour mise en rglement

Les comptables avant de dbloquer un facture pour la mettre en rglement doivent procder un certain nombre de contrle.
1 Conditions de paiement
Les conditions de rglement sont ngocis par le service achat ou le projet. Au moment de la saisie de la facture, le comptable doit saisir le mode de rglement (action sous Oracle Financial) en respectant les mentions indiques sur le bon de commande. Les conditions de paiement applicables aux factures vont tre : le mode de rglement la dlai de rglement Modes de paiement : les ADF les virements nationaux les lettres de change les chques
PS : pour plus de dtail, se reporter la section 2 de cette mme partie. Calcul de la date dchance : La date dchance va tre calcule partir de la date de rception de la facture laquelle on applique le dlai prcdemment dfini (au niveau de la commande). Factures originales La base de lchance retenue par le comptable au moment de la saisie de la facture est la date de rception de la facture (= date de numrisation de la facture). Cette date est donc dtermine par la numrisation de la facture, au mme moment que laffectation du numro interne. Factures certifies conformes Pour les duplicata de factures certifies conformes, ne pouvant dterminer la date darrive de la facture dans la socit, le comptable retient comme base dchance la date mentionne sur la facture certifie conforme majore de 3 jours ouvrables. Dans le cas o un client interne demanderait au comptable davancer le paiement dune facture par rapport lchance contractuelle (ngocie), il faudra quil obtienne laccord crit (par messagerie du responsable de la division achat) lorsquil sagit de commandes achats simples relevant dune commande mise par UAC (=Unit Achat Composant). Dans le cas dun sous contrat, il faudra laccord du responsable comptabilit tiers et du responsable de la trsorerie. Dans ce cas, un dossier prpar par le comptable concern devra tre produit auprs du responsable comptabilit fournisseur.
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2 Le Bon A Payer (BAP)

Au moment de la saisie de la facture, le comptable fournisseur va rentrer un code blocage appel Envoi BAP , selon les rgles de gestion suivantes : Le comptable fournisseur consulte la requte BO 1 EURO Bon de rception par numro de commande , uniquement pour savoir sil faut envoyer le BAP ou pas. Linterrogation de la requte BO va permettre de vrifier sil y a eu rception : si pas de rception : envoi dun BAP si rception, deux cas : Contrle Action o contrle N on peut payer tout de suite o contrle U ou Q envoi dun BAP Si le prix de rception est diffrent du prix de la facture : dans tous les cas saisie dun code de blocage pour Envoi de BAP.
Chaque soir, le systme informatique transmet laide de la messagerie interne la demande de BAP au demandeur ( mentionn sur la commande) ou client interne pour approbation des factures saisies dans le journe. Cette opration est ralise automatiquement par messagerie 2 . Le comptable trouvera dans sa boite le lendemain la confirmation de lenvoi du BAP (message envoy par le service mthodes). La demande de BAP contient une copie de la facture (les principales informations de la facture y sont reprises) ainsi que le nom du comptable et le nom de lutilisateur ou client interne (cf. annexe 6). La procdure du BAP ne permet de rgler les factures que si les marchandises ou les prestations ont t ralises ou sont en cours de ralisation, et ainsi assure la sauvegarde du patrimoine de lentreprise. Dans les jours qui suivent, le client interne (ou demandeur) donne une rponse, directement adresse au comptable, pour indiquer la suite donner la facture. Selon la rponse obtenue, le comptable procde aux oprations suivantes : Rponse Validation du BAP : Rejet du BAP : Action facture peut tre dbloque pour paiement rglement du litige, demande davoir
A noter que le dlai de rglement appliquer la facture est celui indiqu sur le bon de commande et non celui indiqu sur la facture. Si la ligne de commande est solde, le comptable va saisir un code de blocage pour demande de DA complmentaire (cf. sous section 2 2). Dans le cas du Hors Engagement o il nest pas demand de commande (exemples : dplacements, colloques, intrim, ), il faut que le comptable fournisseur fasse la demande de BAP lectronique via messagerie afin de renseigner le parapheur lectronique 3 concernant le demandeur et la trace du BAP dans la base.
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BO : Business Object, logiciel de base de donnes intgr. MS Outlook Voir procdure de rglement 52/52
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Dans le cas o le BAP est indiqu sur la facture . Le BAP indiqu sur la facture nest exploitable que si la signature est renseigne du nom du signataire et de sa fonction. Car il faut en cas de contrle pouvoir justifier lidentit du signataire du BAP. Deux solutions se prsentent au comptable : v Soit le comptable fait prciser ces mentions sur la facture avant la numrisation de la facture (problme de dlai car la facture doit tre scanne le jour de rception de la facture) v Soit le comptable met une demande de BAP par messagerie lectronique Cas des achats sous contrat 1er cas : rception de la facture avec mission dun BAP ou PV 1 : Au moment de la saisie de la facture, le comptable indique un code blocage spcifique sous contrat non imputable ainsi que le nom du destinataire ce qui aura pour effet lmission par messagerie dun PV (=Procs verbal, cf. annexe 7) ou dun BAP valider par lutilisateur. Une fois que la prestation est ralise, lutilisateur retourne le PV ou BAP valid au comptable fournisseur. A rception du BAP ou du PV, le comptable fournisseur va dabord procder la mise jour de lchancier, puis ensuite dbloquer la facture dans lapplication Oracle Financial, ce qui provoque la mise en rglement de la facture. 2me cas : on reoit le PV avant la facture Il peut arriver que le PV soit reu avant la facture, dans ce cas le comptable met jour lapplication Echanciers (ce qui gnrera la clture mensuelle des critures de rgulation si la facture nest pas parvenue). Au moment de la rception de la facture, le comptable va la saisir et pourra dbloquer tout de suite la facture pour la mettre en paiement.
3 Dblocage et mise en paiement

Action ralise par le comptable la rception dun BAP valid par le client interne habilit : toutes les oprations de dblocages sont ralises de manire manuelle et aucune opration ne peut gnrer automatiquement un dblocage. Ce qui permet dassurer un contrle humain de toutes mises en rglement. Chaque jour, le comptable va recevoir dans sa messagerie lensemble des BAP valids. Le comptable va diter, partir de la requte BO Euro Etat des factures bloques2, la liste des factures dbloquer. A partir des messages reus, le comptable va procder au dblocage des factures BAP. Lopration de dblocage consiste en une action sous Oracle, cest dire approuver dans un premier temps la facture, puis lever lensemble des codes de blocage. (cf. annexe 8) Une fois que la facture a t dbloque (i.e. bonne payer ), elle pourra tre mise en paiement 2 . Au moment de lauto slection, le responsable rglement slectionne automatiquement les factures dbloques pour les mettre en paiement selon les dates dchances. (cf. chap. 3 :procdure de rglement des fournisseurs).
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PV : procs verbal. La mise en paiement est une opration ralise automatiquement par le systme ds lors que la facture a t dbloque. 53/53
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Au terme du processus de rglement, le responsable des rglements remet au comptable fournisseur une copie du titre de rglement. Ces titres sont classs dans un dossier chez les comptables fournisseurs, afin que ces derniers disposent des informations ncessaires en cas de problme ou de questions avec le fournisseur.
Section 3 Procdures annexes Sous section 1 Procdure relance fournisseur

Une procdure de gestion administrative des relances fournisseurs a t mise en place afin doptimiser le dlai de traitement administratif et de permettre damliorer linformation dispense aux fournisseur.
1 Les appels tlphoniques

Les appels tlphoniques en provenance des fournisseurs arrivent au secrtariat de la Division Comptabilit et Fiscalit. La secrtaire renseigne le formulaire dfinit cet effet (reproduit dans lannexe 9) avec les informations reues du fournisseur de faon ce que le comptable dispose de tous les lments pour apporter une rponse ce dernier ds que possible. Cette fiche sera immdiatement transmise au responsable de la comptabilit tiers qui la dirige vers le comptable concern. Ce dernier doit traiter lobjet de lappel tlphonique dans les 2 jours qui suivent la relance tlphonique.
2 Les relances crites

Les relances crites sont traites par lassistant du responsable comptabilit tiers qui dirige la facture en suspens vers le comptable fournisseur concern pour un traitement dans les deux jours. Lobjectif de ce mode opratoire est de faire assurer par le comptable responsable tout laspect relance fournisseur et den optimiser son fonctionnement et den avoir une traabilit et un contrle au niveau de la fonction comptabilit fournisseur. Dans les deux cas, les fiches ou les lettres de relance doivent tre retournes au responsable de la comptabilit tiers ou son adjoint ds que laction a t mene auprs du fournisseur en indiquant prcisment le type daction mene auprs du fournisseur.
Sous section 2 Les travaux mensuels de CUT OFF

La socit Astrium appartenant un grand groupe ct, le suivi de la situation financire se fait mois par mois. Aussi, il a t mis en place des cltures partielles mensuelles afin de produire linformation financire souhaite de manire rgulire.
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1 Les ALNF (=Achat Livr Non Factur)

Les ALNF dsignent lensemble des travaux effectus mensuellement pour constater les factures non enregistres au cours de la priode. Ces clture partielles mensuelles permettent un suivi avanc des dpenses de la socit. Lobjectif est de comptabiliser les charges livres ou effectues non factures par le biais dune constatation de provision. On distingue les ALNF : calculs automatiquement Pour les achats simples : pour toutes les prestations ou fournitures relatives des commandes avec rception sur la base de la saisie de la rception. Pour les achats sous contrats : pour tous les PV( Procs verbaux ) daccomplissement dvnements raliss saisis dans lchancier et en attente de facturation de sous contrat. Dtermin manuellement : pour toutes factures reues et non comptabilises au moment de la clture mensuelle. Les comptables fournisseurs laborent la liste des ALNF du mois partir des bons de commande (requte BO). Ces dpenses sont certaines en montant et en quantit (charges effectivement engages et ralises), mais nont pas encore fait lobjet dune facturation fournisseur.
2 Justification des comptes

Organisation : Chaque comptable est responsable de ses comptes. Un comptable est charg de centraliser les travaux des comptables et de vrifier les travaux raliss pour en faire une synthse et lister les actions correctives mener et pour lesquelles il suivra leur ralisation. Dlai : Cette opration de justification des comptes est ralise mensuellement et doit tre termine et contrle dans les dix jours ouvrs aprs la clture mensuelle. Description : Les comptables doivent raliser tous les mois le contrle : Des comptes fournisseurs
Le comptable va vrifier que le solde du compte fournisseur correspond bien au solde donn par la balance auxiliaire fournisseur. Lobjectif du pointage va tre de vrifier quil ne reste pas de factures non rgles au del du dlai de rglement, de rgler un litige, de mettre en vidence labsence dmission dun BAP. Pour les factures hors dlai, le comptable va faire une copie cran de la facture (sous Oracle) et va justifier aprs consultation du responsable de la charge (celui qui a saisi la
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facture), en indiquant les raisons de non-paiement (attente avoir, litige, marchandise non livre ou retourne, ). Ces factures sont donnes au responsable contrle des comptes fournisseurs. Toutes ces justifications sont archives dans un classeur. Ce dossier est vis par le responsable de la comptabilit tiers. Des imputations sur les comptes de classe 6 (charge)
Chaque comptable doit raliser mensuellement un contrle des comptes de la classe 6 dont il est responsable, afin de vrifier que les charges ont bien t imputes dans les bons comptes. Le comptable devra identifier les erreurs de classement et oprer les corrections ncessaires. Ce dossier de justification des comptes est un lment de contrle important dans le cadre de laudit interne mais aussi externe (CAC, fisc, contrle de prix,)
Sous section 3 Administrateur GED

De part limportance occupe par le systme informatique dans la gestion des factures et dans la saisie des oprations comptables, il semble ncessaire de prsenter ici le rle et les fonctions de ladministrateur GED1 en ce qui concerne le service comptabilit tiers. Il gre les interfaces entre le systme comptable et les systmes annexes. Administrateur GED
GED
Comptabilit
1 Contrle de la numrisation des factures

Ladministrateur GED a pour fonction de faire fonctionner et de contrler linterface qui alimente la librairie comptabilit des factures numrises. Il intervient dans tous les cas de problmes rencontrs par les comptables lors de la consultation des applications annexes (requte BO, facture numrise,) Cette fonction est assure par le service mthode de la direction comptable.
2 Fonction de recyclage des factures

On entend par recyclage le traitement des problmes qui peuvent se produire suite au contrle post numrisation. Cette fonction sinscrit donc dans le prolongement de la phase prcdente. Ladministrateur GED a pour fonction de corriger ou de rgler toute erreur survenue lors de la numrisation. Toute facture rejete par le systme devra tre renumrise le lendemain.
Rappel : GED = Gestion Electronique des Documents 56/56
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3 Fonction de classement et darchivage

Ladministrateur GED classe les factures numrises en les conservant telles quelles ont t prsentes lors de la numrisation : par jour de scan et par comptable la fiche de scan pour le secrtariat le compte rendu de linterface Les factures sont ensuite classes dans les botes archives ranges et dates, la comptabilit fournisseur. Le service archive de lentreprise se charge de conserver les documents selon la dure lgale. La socit procde aussi un enregistrement de toutes les oprations ralises par les diffrents services comptables sur support numrique. Cela assure une double scurit. Cette opration est ralis par le service mthode.
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Chapitre 3 Description de la procdure dmission des rglements

Du point de vue du contrle interne, le contrle des rglements des factures suppose non seulement que la nature et la quantit de produits ou services facturs correspondent aux produits ou services reus suivant les besoins identifis et que le prix et les conditions de paiement ngocis soit respects. Ces contrles sont pralablement raliss par les comptables fournisseurs comme nous venons de le voir. En fait, le responsable des rglements naura en charge que le circuit de rglement des factures. Il va animer le circuit dapprobation des rglements avant de passer les ordres de rglement auprs de la banque.
rglements
Section 1 Attribution et fonction du responsable des
Sous section 1 Un rythme hebdomadaire

Le responsable des rglement travaille sur un rythme hebdomadaire. Toutes les semaines, il devra donc procder : lmission des rglement aprs avoir vrifi le BAP de la facture payer au contrle de cohrence, dchance, par rapport au fournisseur ou lapplication dune loi Dally, contrle des coordonnes bancaires du fournisseur, lorganisation de la procdure de signature par les responsables habilits lenvoi de lavis de rglement aux fournisseurs au rapprochement des critures entre le logiciel bancaire et le logiciel comptable (Oracle Financial) La socit procde donc a lenvoi des rglements une fois par semaine pour lensemble des types de rglements.
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Sous section 2 Organigramme prsentant le droulement dun rglement
Dbut
Auto slection des factures bonnes payer
Confirmation du lot de rglement Envoi fichier la trsorerie dition des tats de contrle
Mise en parapheur Contrle parapheur par responsable comptabilit tiers Envoi parapheurs aux personnes habilites pour signature Intgration automatique dans CERG des rglements par le service mthode
Mise en paiement
dition de la remise des tats de paiement
Signature lectronique
Tltransmission des ordres de rglement la banque
Fin
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Sous section 3 Prsentation du systme de rglement

Le tableau ci-dessous dcrit le dtail des oprations ralises lors de la mise en rglement des factures. Il vient expliciter le schma prcdent.
ACTEURS 1) Comptables fournisseurs 2) Responsable des rglements
TACHES / OPERATIONS CHRONOLOGIQUES Dblocage factures 1. Auto slection des factures dbloques 2. Edition dun fichier lattention de la Trsorerie contenant le dtail des factures rgler 3. Confirmation rglement de lauto slection (Action sous ORACLE) 4. Edition des tats de contrle des titres de rglements partir dORACLE 5. Mise en parapheur des tats de contrle des titres de rgleme nts pour mise en signature 6. Validation des ADF mis (viss dans parapheur). Contrle des parapheurs prpars par le responsable des rglements avant envoi la signature des signatures habilits Signature manuscrite des Etats de contrle des titres de rglements Saisie dans CERG des rglements
RESULTAT Factures BAP Slection des factures BAP Fichier Excel envoy la trsorerie pour prvisions de dcaissement
Etats de contrle des titres de rglements imprims pour chaque lot de rglement par devise Etats de contrle des titres de rglements classs en parapheur selon le signataire habilit
Fiche de contrle Excel Remise des parapheurs valids pour visa des signataires habilits
3) Assistant responsable comptabilit tiers ou le responsable comptabilit tiers en son dabsence 4) Signataires habilits
5) Responsable rglements
des
6) Directeur financier (ou responsable contrle de gestion en son absence) 7) Responsables habilits
Signature lectronique
Constitution des remises par devise de rglement au vue de la confirmation des rglements (cf. annexe 4) Fichier sign lectroniquement Paiement scuris : tltransmission
8) Chaque comptable fournisseurs pour les ADF quil a gnrs
Envoi fichier sign lectroniquement des ordres virements raliser la banque par tltransmission Classement des dossiers qui ont t constitus
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Section 2 Les diffrents modes de rglement

La mise en rglement des factures fournisseur est une procdure relativement scurise. Le risque de payer un mauvais client est exclu par les procdures nonces jusqu maintenant. Seul un risque quant au choix de la banque par le comptable fournisseur au moment de la saisie peut intervenir. Sinon, le systme certifi et assist que constitue Oracle Financial permet un contrle machine, empchant tout rglement si une information est manquante. Toutes les informations concernant le mode de rglement est indiqu sur le bon de commande. La vrification et la mise la jour des coordonnes bancaires des fournisseurs est assure par lassistant du responsable comptabilit tiers. La socit a dcid depuis quelques annes de ne plus utiliser que deux systmes de rglement afin de rduire tout risque de fraude : le virement et la lettre de change. Le chque constitue une procdure exceptionnelle.
Sous section 1 Les virements internationaux et nationaux

Les virements internationaux appels Avis de Dcaissement Fournisseur (ADF) sont utiliss pour rgler les fournisseurs trangers en devise trangre par virement. On utilise aussi les ADF pour rgler les fournisseurs franais en devise trangre. Ce type de virement nest utilis que pour rgler par virement les fournisseurs franais en Euro. Les virements raliss ltranger ncessitent une rigueur toute particulire. En effet, les enjeux sont doubles : Scuritaires (sassurer que les fonds parviennent dans les dlais au bons destinataires aprs accords internes pralables). Economiques (respecter les chances, anticiper les dates de dbit en banque et dnouer correctement les couvertures contre les risques de change). Lefficacit dans lmission des virements vers ltranger dpend de la bonne coordination des diffrents intervenants dans les phases successives du processus de rglement. Pour ne pas crer dcarts sur les soldes de la trsorerie chaque clture entre les informations fournies par le service comptabilit et celles du service trsorerie, il faut sassurer que tous les paiements fournisseurs effectus le mois N sont imputs le mme mois N. Pour ce faire, la dernire auto slection ne pourra tre lance que 10 jours avant la date de clture mensuelle.
Sous section 2 Les lettres de change

Les Lettres de uniquement, en commande. Le lenregistrement Change Relev sont utilises pour rgler des fournisseurs franais Euro. Les lettres de change sont mises en fonction des condition de la mode de rglement est saisi par le comptable au moment de de la facture.
Du fait de lautomatisation de la procdure dmission des LCR, les LCR ne sont plus signs manuscritement par le responsable avant dtre envoy au fournisseur. Le circuit de signature permet dassurer le bon droulement du paiement. Ce nest qu lchance que la banque fait une demande de signature lectronique des LCR. Le rcapitulatif des
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LCR reprenant lensemble des traites mises envoyes par la banque est sign manuscritement par les responsable avant dtre renvoyes la banque.
Sous section 3 Les chques

Pour des raisons de scurit, le paiement par chque est devenu dans la socit une procdure dexception, ce type de rglement ntant utilis que lorsque des critres durgence sont prendre en compte et aprs autorisation du responsable de la comptabilit tiers. Dans ce cas, la procdure de lmission des chques suit le mme circuit de signature que pour les ADF et les LCR.
Section 3 Conditions de dclenchement dun rglement Sous section 1 Le circuit des signatures
Le circuit des signatures est une tape indispensable la scurisation du paiement des fournisseurs. Cette opration ralise par le responsable du rglement sous la responsabilit du responsable de la comptabilit tiers doit se faire de manire hebdomadaire. Le circuit peut tre dcrit de la manire suivante : prparation des parapheurs : un par responsable habilit vrification par le responsable de la comptabilit tiers validation par les signataires habilits par signature lectronique retour des parapheurs au responsable des rglements
Les signataires habilits sont dtermins en fonction dun certain montant de dpenses. Chacun ayant un seuil de comptence. Pour certaines factures dont le montant est relativement important (> 1M), plusieurs signataires sont ncessaires. Ils peuvent consulter partir de leur ordinateur la facture disponible sur le rseau, le bon de commande, On retrouve ici lintrt de la mise en place de la GED qui permet au responsable de disposer de nimporte quelle information souhaite partir de son bureau. Cela permet des gains de temps et dargent. Au terme de la phase de cration des lots de rglements, le responsable des rglements va diter des Etats de contrle des titres de rglements . Pour se faire, il va utiliser le parapheur lectronique (requte sur BusinessObjects), qui lui permet dditer les tats de contrle des titres de paiement . Ces tats vont tre classs dans un parapheur par le responsable rglements destination finale des signataires habilits. Aprs cette phase de classement, les parapheurs sont dposs auprs du responsable de la comptabilit tiers (ou de son adjoint) pour contrle. Ces parapheurs sont ensuite envoys la signature aux responsables habilits. Ils contiennent lensemble des Etats de contrle des titres de rglements qui doivent tre viss, ainsi quune fiche de contrle sur lequel figure les numros des titres de rglements contenus dans le parapheur.
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Les signataires habilits vont contrler : le nom du fournisseur que le montant de la facture correspond celui du rglement le libell de la DA correspondante la validation du rglement par lassistant du responsable de la comptabilit tiers ou du responsable lui-mme en son absence A noter que pour les virements, les titres de paiement issus du parapheur lectronique font offices de pices comptables.
Sous section 2 Lautorisation de rglement

Lautorisation de rglement est ralise par dautres signataires habilits disposant dune carte de paiement et dun code secret. Il sagit normalement du responsable de la comptabilit gnrale. Pour la ralisation de ce paiement, la socit utilise un logiciel bancaire de paiement scuris, baptis CERG. Un terminal informatique permet linsertion de la carte pour raliser le paiement. Tout paiement ne pourra tre ralis quen prsence du responsable des rglements et du responsable habilit (dans lordre de prsence : le responsable des Mthodes, le responsable comptabilit gnrale, le responsable comptabilit & fiscalit, le responsable comptabilit tiers). Il ny a aucune saisie cette tape, ce qui rduit le risque derreur et augmente la scurit du rglement. En effet, cette procdure a t automatise afin dviter laction humaine, source derreurs potentielles.
Sous section 3 Tltransmission des ordres de virement

Lenvoi des rglements est prpar par le responsable des rglements et ralis par un responsable habilit grce un logiciel bancaire scuris (terminal didentification bancaire avec carte personnelle et code confidentiel). Ils vont tl-transmettre un fichier la banque de la socit reprenant tous les ordres de virement. Une fois la tl-transmission ralise, le responsable des rglements classe les remises des tats de rglements (synthse des avis de paiement) dans un dossier spcifique qui est ensuite stock. Il envoie dautre part un avis de paiement (cf. annexe 6) aux fournisseurs reprenant la rfrence des factures ainsi que le montant de chacune delles. Ces avis sont dits partir de la requte Avis de paiement dans BO. Le responsable des rglements communique ensuite aux comptables fournisseurs les tats de contrle rglements quils archivent dans des classeurs par devise de rglement.
Classement des rglements Une fois le rglement ralis, le responsable rglements1 remet aux comptables fournisseurs : pour les virements : les avis de rglement qui vont tre classs et archivs par devise et par numro de titre de paiement dans un classeur
Cf. Chap. 2 Description de la procdure de rglement 63/63
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pour les LCR : le BO original envoyer au fournisseur ainsi que lavis dmission du titre de rglement (+ copie du BO) qui seront classs et archivs chez les comptables fournisseurs.
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CONCLUSION
Aprs avoir prsent la dmarche de lauditeur interne et la mise en place d e procdures de contrle interne au sein du service comptable dune grande entreprise, nous ne pouvons quinsister sur la ncessit de la mise en oeuvre de tels outils, indispensables la matrise de lorganisation et de la gestion. Cette exprience en tant que stagiaire aura t riche denseignement. En effet, outil de contrle pour la direction, lensemble des normes dfinies par la socit permet dassurer la qualit de sa production et de ses services, mais aussi la sauvegarde du patrimoine et donc la prennit de la firme. Cependant, aprs ltude des enjeux et des limites du contrle interne, il est important dinsister sur la ncessit dadapter toute dmarche de contrle interne lenvironnement de lentit, tout en tenant compte des contraintes internes. Lauditeur dans sa dmarche doit dmontrer la capacit de la socit raliser ses objectifs, tout en limitant les risques de dfaillance, ceci dans un souci de transparence. Les enjeux doptimisation du contrle et de la prise de dcision sont plus que jamais dactualit. Les dernires affaires financires amricaines sont l pour rappeler la ncessit de dvelopper un contrle interne efficace et pertinent, afin de limiter les risques de fraude ou linsuffisance de la qualit du systme dinformation. Des systmes de contrle et dinformation qui ncessitent encore dtre amliorer.
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BIBLIOGRAPHIE
v Jacques RENARD, Thorie pratique de lAudit Interne , Les Editions dOrganisation, 1995, 462 pages.
v Mmento Pratique Francis Lefebvre Comptable, 2001, 1500 pages.
v Benot PIGE, Audit et contrle interne , Les Essentiels de la Gestion LITEC, 1997, 185 pages. v Jacques RENARD, Thorie pratique de lAudit Interne , Les Editions dOrganisation, 1994, 348 pages. v Olivier LEMANT, Crer, organiser et dvelopper : russir ? , Maxima, Collection IFACI, 1999, 177 pages. que faire pour
v Revue Fiduciaire Comptable, Le plan comptable gnral , octobre 1999, numro 254.
v Alain MIKOL, Le contrle interne , PUF collection Que sais je, 1997, 127 pages.
v COOPERS & LYBRAND, La nouvelle pratique du contrle interne , Edition dOrganisation IFACI, 1994, 378 pages. v Etienne BARBIER, Laudit interne : permanence et actualit, Edition dOrganisation, 1995, 188 pages. v Nguyn Hng Thai, Contrle interne : mettre hors risque lentreprise , LHarmattan, 1999, 325 pages.
v http://www.astrium-space.com/
v http://www.ifaci.com v http://www.finances.gouv.fr/reglementation/avis/avisCNCompta/
v http://www.qualite-comptable.com/
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ANNEXES
ANNEXE 1 : ANNEXE 2 : ANNEXES 3 : ANNEXE 4 : ANNEXE 5 : ANNEXE 6 : ANNEXE 7 : ANNEXE 8 : ANNEXE 9 :
prsentation des directions fonctionnelles dAstrium la direction financire fiche de suivi de la numrisation demande de cration / modification de compte fournisseur demande de changement de compte comptable sur commande Bon Payer Procs verbal copie cran dblocage facture relance fournisseur
ANNEXE 10 : courrier type retour facture ANNEXE 11 : avis de dcaissement fournisseur ANNEXE 12 : virement nationale ANNEXE 13 : LCR ANNEXE 14 : exemple de ticket signature ANNEXE 15 : avis de paiement ANNEXE 16 : dition proposition de paiement
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ANNEXE 1 : Prsentation des directions fonctionnelles dAstrium
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ANNEXE 2 : La direction financire
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ANNEXE 3 : Fiche de suivi de la numrisation des factures pour les comptables fournisseurs
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ANNEXE 3 bis : fiche de suivi de la numrisation des factures pour le secrtariat
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ANNEXE 4 : fournisseur
demande
de
cration
modification
de
compte
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ANNEXE 5 : Demande de changement de compte comptable sur commande
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ANNEXE 6 : Exemple de Bon A Payer
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ANNEXE 7 : Exemple de Procs verbal
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ANNEXE 8 : Exemple de copie dcran pour dblocage facture
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ANNEXE 9 : Relance fournisseur
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ANNEXE 10 : courrier type de retour de facture au fournisseur (franais)
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ANNEXE 10 bis: courrier type de retour de facture au fournisseur (anglais)
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ANNEXE 11 : Avis de dcaissement fournisseur
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ANNEXE 12 : Virement national
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ANNEXE 13 : LCR
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ANNEXE 14 : exemple de ticket de signature
84/84
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ANNEXE 15 : Avis de paiement envoy au fournisseur
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ANNEXE 16 : Edition proposition de paiement
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