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LA FONCTION RECEPTION Lorsquelle produit, lentreprise met des besoins en matires premires et/ou en produits et services.

Elle doit donc sapprovisionner auprs de ses fournisseurs ou auprs de ses services internes en passant des commandes. Ces derniers livrent, dans les dlais ngocis, la marchandise dsire. Le service rception de lentreprise sorganise alors pour grer les entres : il doit constater la conformit quantitative et qualitative des produits commands suite aux constats, il doit accepter ou refuser la marchandise Cette activit doit tre prise trs au srieux pour plusieurs raisons : si les marchandises livres et les services de livraison ne sont pas prcisment conformes aux besoins, elles perturbent le bon fonctionnement des services utilisateurs. une marchandises non-conforme peut galement reprsenter des dangers pour les consommateurs . terme, ces non-conformits entranent le mcontentement du client (perte de CA). Cela nuit donc la bonne image de lentreprise si difficile acqurir : la fonction rception participe donc activement la charte de qualit.

Enfin, la fonction rception reprsente laboutissement de 2 contrats commerciaux qui sont :

a) Le contrat de vente : Cest le contrat qui lie le fournisseur et lentreprise matrialis par le bon de commande. Pour le vendeur : Le vendeur a deux obligations principales : il doit livrer la marchandise conforme au bon de commande, et garantir les dlais fixs. Pour lacheteur : Sa principale obligation est de prendre les marchandises quil a commandes et de les payer au prix et dans le dlai fix.

b) Le contrat de transport : Cest le contrat qui lie le fournisseur, le destinataire et le transporteur. Celui-ci est matrialis par le rcpiss ou la lettre de voiture. Tout comme le contrat de vente chaque partie a des obligations. Pour lexpditeur : Lexpditeur est tenu de dlivrer la marchandise au transporteur, et de payer la prestation si ncessaire. En outre il est tenu de fournir lensemble des documents utiles lexcution du contrat (nombre de colis, poids, nature des marchandises, coordonnes du destinataire, heure de livraison). Pour le transporteur : Le transporteur a une obligation de rsultat, cest dire livrer en ltat et dans les dlais fixs. Pour le destinataire : Le destinataire est tenu daccepter les marchandises et de les prendre en charge, sans dpasser les dlais fixs par la loi.

Quest-ce que recevoir ? Dans lentreprise , le service rception est charg de recevoir et accepter ce qui est livr, le dclarer recevable, et le prendre en charge. Cette obligation de caractre juridique est conditionne par le rsultat dun contrle de deux aspects : - Le contrle primaire - Le contrle secondaire Ces deux contrles englobent le contrle quantitatif et qualitatif.

Le contrle primaire Avant que le rceptionnaire ne procde au dchargement de la marchandise, et afin dviter les erreurs de destination, le rceptionnaire doit identifier les colis grce ltiquette dorigine expditeur-destinataire qui figure sur la marchandise reue : C'est--dire vrifier que les colis lui soit bien destins. Aprs cette vrification, le chauffeur est tenu de lui prsenter au rceptionnaire les documents suivants: - Le titre de transport (lettre de voiture) - Le(s) bon(s) de livraison qui se situe le plus souvent sur la marchandise. Avec des documents, le rceptionnaire doit vrifier que le numro de la commande livre est prsent sur le bon de livraison, et/ou sur le rcpiss de transport, et que ce mme numro de commande soit encore en attente de rception (pour viter les livraisons en double, les livraisons partielles).Cette vrification se fait laide dun listing des arrivages prvus. Une fois ces oprations rgles, le dchargement doit tre effectu dans un dlai raisonnable. Le chauffeur doit mettre son camion en tat dtre dcharg (dbachage, ouverture du haillon ).

Qui doit dcharger ? Pour les envois infrieurs ou gaux 3 tonnes, le chauffeur est tenu deffectuer le dchargement des marchandises. Pour un chargement suprieur 3 tonnes, cest le rceptionnaire qui doit dcharger les colis et les palettes. Cest aprs le dchargement que doit seffectuer la premire vrification des produits. Il sagit des contrles lis la rception primaire, afin de vrifier que le transporteur a excuter son contrat correctement.

Ces deux contrles concernent : 1) La vrification du nombre dunits livres (contrle quantitatif) : Il est important de vrifier la concordance entre la quantit annonce sur le bon de livraison et/ou sur le rcpiss de transport, et la quantit rellement livre.

2) La vrification de ltat apparent des marchandises (contrle daspect) : Quelque soit la nature de lemballage du produits (palette, carton, caisse plastique, ), le rceptionnaire doit toujours faire un constat de ltat apparent des contenants ; ceci afin dceler un ventuel colis en avarie (colis abm, mouill, ) Ces deux vrifications sont trs importantes car cest partir de ces contrles que lon va mettre ou non des rserves sur le document de transport.

A lissue de ces deux contrles, trois cas peuvent se poser : 1r cas : Aucunes anomalies constates lors des deux contrles Le rceptionnaire doit remplir le rcpiss de transport et/ou le bon de livraison avec les indications suivantes : o - le nombre de colis reus - le nom du rceptionnaire et sa signature o lheure de la prise en charge du vhicule de livraison o la date de rception o lapposition du cachet commercial de lentreprise. A lissue de cette opration, le transporteur reprends son exemplaire, et le rceptionnaire conserve lexemplaire client

2me cas : Une ou plusieurs anomalies ont t constates. Le rceptionnaire doit formuler des rserves sur le rcpiss de transport. Quest-ce quune rserve, et comment la formule t-on ? Une rserve consiste inscrire sur les documents lensemble des dfauts constats lors de la rception. La formulation des rserves ne doit pas se limiter laspect extrieur des colis, mais elle doit imprativement faire porter les constatations sur les marchandises contenues et dtriores. En cas de perte, il convient de prciser le nombre de colis ou les quantits de produits manquants. Attention, les rserves doivent tre : - Ecrites - Prcises - Significatives - Compltes - Dates - Justifies - Confirmes par lettre recommande au transporteur/livreur dans les 3 jours en vertu de lapplication de larticle ART. L. 133-3 du code concern.

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Contenu de larticle L. 133-3 : Cet article concerne la forclusion (perte du bnfice dun droit non exerc, dans un dlai dtermin). Texte : La rception des objets transports teint toute action contre le voiturier pour avarie ou perte partielle si dans les trois jours, non compris les jours fris, qui suivent celui de cette rception, le destinataire na pas notifi au voiturier, par acte extra-judiciaire ou par lettre recommande, sa protestation motive. Si dans le dlai ci-dessus prvu, il est form une demande dexpertise, cette demande vaut protestation sans quil soit ncessaire de procder comme il est dit au premier alina.

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3me cas : Le problme constat est trs important (livraison non conforme en totalit ou presque, articles peu prs tous abms) ou livraison ne nous tant pas destine (contrle de lorigine de la livraison). Le rceptionnaire doit refuser les marchandises, et reporter sur le rcpiss de transport les informations suivantes : - les mmes informations que pour les cas sans avarie - le motif prcis concernant le refus dacceptation de la marchandise.

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Remarques : En pratique, dans de nombreux cas, surtout lorsquil sagit de marchandises peu fragiles (vtements, livres etc), le magasinier se contente de vrifier le bon tat extrieur des colis et, parfois, de contrler au hasard le contenu de certains colis (contrle par chantillonnage), ce qui peut poser des problmes de preuve dans le cas o une rclamation ultrieure (articles manquants ou abms, etc) savre ncessaire. Il est en effet difficile dtablir avec certitude que les disparitions ou les dgts ne sont pas survenus chez le client, aprs livraison. Lorsquils se contentent de contrler le bon tat extrieur des colis, beaucoup de rceptionnaire inscrivent sur le bon de rception la mention Sous rserve de dballage . Cette mention na AUCUNE VALEUR JURIDIQUE et ne pourra servir rien en cas de litige ultrieur devant les tribunaux. Il est heureux que la plupart des litiges de ce type sarrangent lamiable entre fournisseurs et clients.

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Le contrle secondaire ou reconnaissance Une fois la phase rception primaire effectue, et que la marchandise a t accepte et dclare recevable, la phase reconnaissance peut commencer. A ce moment l le chauffeur livreur a quitt lentreprise.

Cette phase comporte deux contrles : 1) Le contrle quantitatif : Pour effectuer ce contrle, le rceptionnaire a besoin du bon de livraison, et du double du bon de commande. Il va devoir faire la comparaison des deux documents, et compter un par un les articles livrs.

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Il peut y avoir plusieurs types de comptage en fonction de la nature des produits livrs : - Pour les colis ou les palettes : Un comptage visuel suffit pour valider la rception. Il ne faut pas hsiter ouvrir les cartons pour compter les produits linterieur. - Pour les livraisons en vrac : (boulons, vis, bobines de tle, ) Le seul moyen de comptage possible a comme unit le poids, et il est effectu par une balance compteuse. Il suffit pour cela de faire une tare et de peser lensemble de la livraison. Attention : Le matriel de pese doit tre entretenu et vrifi priodiquement par le service publique des poids et mesures. Seules les indications de peses issues de peseuses imprimantes intgres sont juridiquement valables. - Pour les livraisons de barres de mtaux : Si leur unit de vente est le poids, il faut utiliser la balance. Mais si leur unit de vente est le mtre linaire, il faut utiliser un mtre ou un dcamtre.

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2) Le contrle qualitatif : Ce contrle se fait gnralement en mme temps que le contrle quantitatif et la reconnaissance. Cette opration pour but la vrification de la conformit, et laspect des produits (bon produit, bonne couleur, bonne rfrence sur les spcificits techniques). Laspect technique est gr par la fonction qualit dans les magasins industriels.

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Consquence dune qualit dfectueuse : - Arrt de fabrication - Retard de production - Assemblage de produits non conformes

A lissue de ces deux contrles secondaires, deux cas peuvent se poser :

1er cas : Aucune anomalie nest constate au niveau quantitatif et qualitatif. Le rceptionnaire valide la rception, et transmet les produits au magasin en vue du stockage.

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2me cas : Une anomalie est constate sur laspect quantitatif et/ou qualitatif. a) Le rceptionnaire va tablir un PV de rception reconnaissance qui va dtailler toutes les anomalies constates. Ce document sera remis au service achat de lentreprise. b) Le service achat envoie au fournisseur une lettre de rclamation pour articles dfectueux lorsque les articles reus prsentent des dfauts qui les rendent inutilisables ou diminuent leur valeur ; pour articles non conformes lorsque les articles reus ne correspondent pas aux articles commands. Elle peut proposer trois solutions : - Dchanger les marchandises aux frais du vendeur - De rembourser les marchandises (annulation de lachat) - De conserver les marchandises sous condition de rduction de prix.

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Travaux obligatoires suivant la rception Le classement des documents : Le classement et la conservation des documents relatifs la livraison est ncessaire, pour dune part garder une trace de la livraison, et dautre part pour une recherche simplifie en cas de rclamation ou de problme ultrieur. Par contre, il nexiste pas de classement impos. Celui-ci est diffrent selon les entreprises, il arrive mme que tous les documents soient remonts au service achat qui gre lui-mme ce classement. La logique veut tout de mme que le bon de transport soit agraf au bon de livraison, et quils soient dposs dans un classeur correspondant au fournisseur do provient cette livraison. Le suivi des articles non conformes : Les marchandises seront sorties du magasin, tenues la disposition du fournisseur, et relaces dans une zone appele : - Zone litige - Zone retours
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