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SER Y QUEHACER DE LA CONTABILIDAD: EN BUSCA DEL SENTIDO DE LA INFORMACIN FINANCIERA

Tomado de Contabilidad Financiera de Gerardo Guajardo Cant

UN VISTAZO A LA EVOLUCIN DE LA CONTABILIDAD Si bien la contabilidad tiene una historia que va aparejada a la de la civilizacin misma, es necesario hacer un esfuerzo para resumir en unas cuantas hojas sus rasgos ms evidentes, y resaltar los momentos ms importantes que han influenciado los 5.000 aos de su historia. La tcnica de la contabilidad es tan antigua como la necesidad que tiene una persona de disponer de informacin para cuantificar los beneficios obtenidos de la realizacin de actividades comerciales. Como es bien sabido, la historia consigna que en la antigedad existieron pueblos que se distinguieron por ser excelentes mercaderes, tal es el caso de los fenicios en Asia y de los venecianos en Europa. Pueblos comerciantes que desarrollaron, por necesidad, formas primitivas de contabilizacin de sus operaciones, basadas en los instrumentos y formas de escritura de la poca en que les correspondi vivir. De tal forma que se han encontrado vestigios de este tipo de registro, correspondientes a pocas tan lejanas como 3 000 aos antes de nuestra era. Sin embargo, no fue sino hasta el siglo XV, y como consecuencia del fuerte desarrollo que se vivi durante esa poca y que impact prcticamente a todas las esferas del conocimiento, que el registro de operaciones comerciales vivi uno de sus periodos ms trascendentes, quiz tan slo comparable a los que vivira intensamente hasta el siglo XX en dos momentos marcadamente importantes: la crisis financiera generalizada que se dio en la dcada de los treinta y la marcada tendencia de globalizacin de los negocios que se ha estado viviendo desde la dcada de los noventa. Antes de efectuar algunas importantes reflexiones sobre estos dos momentos cruciales en la evolucin de la contabilidad vividos en el presente siglo, habremos de referirnos primero a los acontecimientos que marcaron para siempre la historia de la contabilidad y que tuvieron lugar en el siglo XV.

Siglo XV: Nacimiento oficial de la contabilidad Durante el siglo XV ocurrieron acontecimientos que impactaron fuertemente a la tcnica contable como para considerarse que en ese periodo se gestaron las bases de lo que se conoce hoy como contabilidad. Efectivamente, en esa poca se le atribuy la "paternidad" de la contabilidad a un monje llamado Luca Paccioli, quien formaliz un esquema muy rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles que realizaba la congregacin de la cual l formaba parte. A ese primitivo y sencillo sistema de registro o contabilizacin de mercaderas, se le consider, con el paso del tiempo, como la base de la contabilidad.

Por esos aos, una de las aplicaciones ms conocidas del esquema para el registro de las operaciones comerciales y para la cuantificacin de los beneficios netos obtenidos de dichas actividades, fueron sin duda las travesas emprendidas entre Europa y el Nuevo Mundo: Amrica. En efecto, con el descubrimiento de un nuevo continente, se establecieron rutas comerciales para explotar los atractivos productos y mercaderas que se ofrecan a ambos extremos del Atlntico. Los navegantes iniciaban empresas mediante las cuales se aventuraban en bsqueda de nuevas tierras que ofrecan productos, especias y metales preciosos. Algunas de esas empresas eran patrocinadas por personajes poderosos de la poca, quienes ponan a disposicin del dirigente importantes cantidades de recursos, por lo que este ltimo, estaba obligado a rendir cuentas claras acerca del resultado de dichas travesas. En este contexto naci el concepto original de empresa al que estamos acostumbrados hoy en da. En cierto sentido, empresa significa aventura. La aventura en que se embarcaban aquellos valientes empresarios para realizar operaciones comerciales entre el viejo y el nuevo continente. Pero tanto ayer como hoy, la mejor forma para medir los beneficios netos de la operacin de una empresa es el mecanismo de la contabilizacin. En la antigedad, se cuantificaban los recursos aportados en la empresa, se realizaban las operaciones comerciales para las cuales haba sido constituida la misma, se esperaba a que terminara la travesa, se vendan las mercaderas adquiridas en uno u otro extremo del Atlntico, se pagaba a la tripulacin del navo, ya sea en especie (mercaderas) o en el circulante de la poca (normalmente monedas de oro), se resarcan los recursos inicialmente aportados y, si despus de todo exista an algn remanente, a este beneficio neto se le denominaba utilidad. Como se puede ver, cualquier parecido con la realidad 500 aos despus no es mera coincidencia. Siglo XX: La crisis mundial de los treinta Otro de los momentos en los que la contabilidad ha jugado un papel protagnico es la dcada de los treinta en el presente siglo. Durante esa dcada, y especficamente en 1933, ocurri lo que se conoce como la Gran Depresin de los treinta, periodo caracterizado por una crisis financiera de las grandes empresas norteamericanas, que trajo consigo fuertes problemas financieros en empresas ms pequeas, as como en individuos, ocasionando una crisis generalizada que se origin en Estados Unidos y tuvo repercusiones a nivel mundial. Una de las consecuencias de dicha crisis fue estandarizar, reforzar y redefinir el rol de la contabilidad para evitar, en el futuro, la generacin de nuevos problemas con tales dimensiones. De ese episodio, la contabilidad sali con una personalidad ms slida y con una vocacin ms claramente definida. En el mundo de nuestros das, la contabilidad no es una disciplina aislada de un contexto o marginada de otras materias afines. Por el contrario, est incrustada en la forma misma de hacer negocios y se retroalimenta de los retos y los cambios que deben hacer las organizaciones para lograr su misin.

En vsperas del siglo XXI, los conceptos de fenmenos como globalizacin, competitividad, calidad, productividad, alianzas estratgicas, empresas de clase mundial, libre comercio, valor agregado y reingeniera de procesos administrativos, son trminos que han venido a enriquecer el vocabulario normal de un hombre de negocios y a incrementar el grado de dificultad en la operacin de las empresas. Globalizacin En los albores del ao 2000, se han ido arraigando en las empresas de nuestros das algunas tendencias que se pueden considerar signos de nuestro tiempo. De entre todas las tendencias que podemos visualizar en mayor o menor grado, dos de ellas quiz sean responsables de muchos de los cambios que se estn gestando no slo en los negocios sino en general en todos los rdenes de la vida econmica, poltica y social de la historia contempornea: la globalizacin y la competitividad. En el mundo de hoy quiz vayamos al supermercado y encontremos productos que hayan sido trados desde diversos rincones de nuestro planeta. Lo anterior no es tan slo aplicable a artculos de gran valor como es el caso de los automviles, sino a mercancas cuyo valor es a veces tan nfimo, que nos sorprende que hayan sido tradas de lugares tan lejanos. En el caso de los automviles, probablemente estemos orgullosos de la nacionalidad que ostenta la manufactura del carro que poseemos. Sin embargo, nos sorprendera conocer que en casos como sos, las partes que componen dichos vehculos quiz provengan de ms de 30 pases diferentes, ubicados en los ms distintos confines del mundo. A esa globalizacin a la que nos referimos, han sido convocados los pases, sus gobiernos en diferentes esferas de autoridad, y empresas grandes, medianas y pequeas.

Competitividad Adicionalmente a la globalizacin, tendencia claramente reflejada en la forma actual de hacer negocios, existe otra no menos importante, la competitividad. En trminos simples y entendibles, competitividad es ofrecer al cliente de una entidad bienes y servicios con atencin, calidad, oportunidad y precio que representen un valor superior a lo que le proporcionara la competencia. La competitividad se percibe en las caractersticas distintivas del bien o servicio, en aspectos tales como reparaciones subsecuentes, precios bajos en proporcin a la calidad recibida, satisfaccin de las necesidades y expectativas del cliente, tiempo de entrega del bien ofrecido, etc. El que ofrezca el mejor conjunto de los factores anteriores, es el ms competitivo dentro de un sistema econmico.

Si combinamos en alguna medida estas dos tendencias, la globalizacin y la competitividad, nos daremos cuenta de la magnitud que representa el reto de competir en un contexto mundial. Un reto que se siente en todas las reas funcionales de una empresa: en sus ventas y en sus compras, en su produccin y en su comercializacin, en la inversin y en el financiamiento, en los recursos financieros, humanos, materiales y tecnolgicos con los que cuenta. Calidad y productividad Lo anterior ha trado por consecuencia que las organizaciones en general, pblicas y privadas, cualquiera que sea su nacionalidad, hayan tenido, necesidad de realizar esfuerzos dirigidos hacia la productividad y la obtencin de la calidad total, como una forma de poder sobrevivir y competir en un ambiente global. La calidad es un tema del que todas las personas hablan y que es de vital importancia para las empresas. En este sentido, la calidad la definiremos como la realizacin de una actividad con eficiencia y eficacia simultneas. La eficiencia es hacer las cosas con el mayor aprovechamiento de los recursos disponibles. Eficacia es hacer las cosas lo ms rpido posible. Se puede tener eficiencia y carecer de eficacia o viceversa, pero por ms desarrollada que est una de ellas, al no contarse con la otra no se tendr calidad. Entonces, calidad es hacer las cosas bien a la primera vez y en el menor tiempo posible, sacndole el mayor provecho a los recursos con que se cuenta en ese momento.

Los estndares de calidad da con da van cambiando por la competencia, ya que tambin en ellos se busca ganar la carrera. En este sentido el que no avanza, retrocede, ya que los dems van acercndose o agrandando la ventaja que tienen sobre el individuo o la organizacin inmvil.

Los conceptos de calidad, productividad, competitividad y globalizacin van de la mano ya que unos determinan a los otros. Sin calidad en los procesos de produccin, administracin, venta, informacin, etc., no se da la productividad y si no se es productivo no se puede ser competitivo en un ambiente deglobalizacin.

Valor agregado

La calidad en los procesos de informacin y ms los de carcter contable, juega un papel muy importante en la competitividad de las empresas, ya que muchas de las decisiones tomadas son con base en los resultados o productos de esos procesos.

En lo que se refiere a la calidad y su relacin con la contabilidad, es bien conocido que una empresa tiene clientes externos e internos de la informacin financiera. Los primeros son los accionistas, acreedores, el fisco, etc. En cuanto a los segundos, existe una gran cantidad de usuarios que esperan esa informacin para realizar su trabajo y brindar a los clientes el servicio con las caractersticas necesarias para cumplir sus expectativas.

Por ejemplo, la labor que hace el departamento de contabilidad recae indirectamente en el producto o servicio ofrecido por la empresa, ya que proporciona los datos para calcular los costos y determinar el precio de venta. A esto se le llama valor agregado. Aquellas funciones dentro de la organizacin que no ofrecen un valor agregado al bien o servicio ofrecido a los clientes deben ser eliminadas y de esta manera se eficientiza una empresa.

Las caractersticas de oportunidad, objetividad y exactitud de la contabilidad son un reflejo de su calidad. Entre ms oportuna, objetiva y exacta sea, ms confiable y til ser.

De esta manera, si los procesos de informacin, especialmente los contables, son productivos por medio de programas de calidad y mejora continua, se impacta a todos los usuarios internos y externos de dicha informacin y los hace ms competitivos.

Si se desea que toda la compaa cuente con la calidad suficiente para competir, es necesario que en todas las reas se apliquen programas de mejora continua. Como ya se mencion anteriormente, los estndares de calidad cambian da con da, o mejor dicho, los requerimientos de la informacin financiera de los clientes cambian diariamente, por lo que es necesario buscar cotidianamente la forma de mejorar los procesos de elaboracin de la misma, para dar a los usuarios una herramienta til para competir.

En sntesis, la mejora continua en la calidad y el incremento constante en la productividad de todas sus funciones, tanto administrativas como operativas, son las herramientas con que las organizaciones hoy en da estn haciendo frente al reto de la competitividad en un contexto mundial.

La manera de hacer negocios en muchos pases del mundo, se ver afectada por los cambios que habrn de gestarse y concertarse en la presente dcada. Quiz uno de los retos ms interesantes que enfrenten las empresas de nuestro pas sea la simplificacin de sus esquemas de trabajo, lo

cual traer necesariamente una reestructuracin en todas las prcticas administrativas y, en consecuencia, en los sistemas de informacin.

La contabilidad debe estar preparada para ello aportando ideas para la simplificacin y desburocratizacin de los procedimientos de informacin. Dicha preparacin, seguramente estar basada en una adecuada apertura mental para afrontar el cambio, as como una buena dosis de creatividad, necesaria para promoverlo y hacerlo permanente.

Problemtica de la contabilidad

Recientemente, la calidad de la informacin suministrada por la contabilidad ha sido fuertemente criticada por los diferentes usuarios. Lo anterior ha propiciado que se hayan venido proponiendo y ejecutando gradualmente acciones especficas para mejorar la calidad de dicha informacin. En la prctica ha sido posible verificar que las causas de la mencionada falta de calidad se ubican en distintas reas de la organizacin.

Quiz una manera de visualizar a la contabilidad sea imaginndonos que es una "fbrica de informacin". Lo anterior puede ser fcilmente visualizado en la figura 1-1. Para que la informacin generada por el sistema contable sea de calidad es importante analizar los diferentes elementos que forman parte de dicho proceso.

PROBLEMTICA DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE ENTRADA CALIDAD PROCESO CONSIDERACIONES ORGANIZACIONALES SALIDA SATISFACCIN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIN DE LOS DIFERENTES

Estructura organizacional DE LA Soporte de sistemas INFORMACIN DE ENTRADA computacionales Telecomunicaciones

USUSARIOS INFRAESTRUCTURA CONTABLE Mtodos de trabajo Capacidad tcnica Sistema de contabilidad

Calidad en la informacin de entrada

Por todos es bien sabido que si en un sistema "entra basura, sale basura". Lo anterior significa que el primer paso para que el sistema de informacin contable genere informacin de calidad, es asegurar la calidad de la informacin de entrada. Esto implica que las transacciones que haya efectuado el negocio estn debidamente analizadas y registradas y soportadas en forma adecuada con la documentacin pertinente.

Dentro de la fase de proceso de la informacin del sistema contable existen dos grandes apartados: las consideraciones organizacionales y la infraestructura contable, mismas que sern explicadas a continuacin con mayor detalle.

Consideraciones organizacionales

Las consideraciones organizacionales son aspectos que no necesariamente corresponden a tpicos contables y que tienen que ver ms bien con la definicin de funciones y con la disponibilidad de recursos computacionales, tanto de software como de hardware, para la adecuada operacin del sistema de contabilidad.

Infraestructura contable

La infraestructura contable se refiere a aquellos elementos esenciales para generar informacin financiera con las especificaciones de calidad y eficiencia que demandan los usuarios. Entre los aspectos de infraestructura contable ms relevantes, se encuentra la existencia de un adecuado sistema de contabilidad para el registro de las operaciones, la definicin de los mtodos de trabajo

ms eficientes para organizar la funcin contable y la capacidad tcnica del personal encargado de operar y desarrollar el sistema de contabilidad.

Satisfaccin de las necesidades de informacin de los diferentes usuarios

Un aspecto esencial de la informacin generada por el sistema contable es que est dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la informacin financiera. Lo anterior reviste mayor importancia sobre todo si la fase del proceso de informacin que antecede a esta etapa ha sido correctamente ejecutada.

Un aspecto de primer orden en esta fase, lo constituye el reto que presenta para la profesin contable el generar informacin que ayude a plantear y validar las estrategias de un negocio. En la medida en que la alta administracin use informacin contable para fines estratgicos, el valor de la misma tendr que aumentar.

La profesin contable mexicana ha estado realizando estudios con el objetivo de determinar las nuevas necesidades de los diferentes usuarios de la informacin contable. Las conclusiones ms sobresalientes se refieren a lo siguiente:

La profesin contable deber cambiar la actitud de sentirse duea exclusiva de la informacin, hacia la actitud de compartirla bajo una directriz de objetividad, oportunidad y relevancia hacia todos sus usuarios. Los contadores pblicos, como expertos en la informacin, deben estar siempre prestos a proporcionar los informes que se pidan; esto conlleva una actitud permanente de atencin al cliente. Entendindose por cliente a todo aquel usuario de la informacin, dentro y fuera de la organizacin. Es importante que la profesin contable deje su visin estructurada, llena de preceptos y normas, tanto financieras como fiscales; hacia una actitud de creatividad e innovacin, por apoyar, a travs de la informacin, a la administracin. En la actualidad, los sistemas contables brindan con mayor facilidad y flexibilidad informacin financiera ms completa y detallada. Esta informacin financiera es valiosa para la iniciativa privada, el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les

permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

La contabilidad, a fin de cuentas, no es ms que un reflejo de la realidad en que est inmersa la entidad cuya situacin financiera pretende presentar. La complejidad que caracteriza al mundo en nuestros das ha impactado a la empresa, al entorno en que se desenvuelve y, como consecuencia lgica, a la contabilidad.

Dicha complejidad se presenta tanto en la estructura financiera y organizacional de las empresas como en los fenmenos de inflacin y devaluacin que cotidianamente observamos. La contabilidad debe estar preparada para adaptarse a las complejidades del mundo actual de tal manera que pueda seguir cumpliendo su propsito de generar informacin til para la toma de decisiones.

Automatizacin de procesos

Fundamentalmente, la contabilidad es un medio para brindar informacin en relacin con las actividades financieras y econmicas realizadas por una persona o por una organizacin pblica o privada. Como ya se vio, antes de que se desarrollara la contabilidad, los negociantes del mundo antiguo advirtieron la necesidad de registro de sus operaciones de negocios, deudas e impuestos, y para ello utilizaron un sistema de registro muy rudimentario. Con el tiempo, estas tcnicas de registro mejoraron y se desarrollaron sistemas sencillos de tenedura de libros, los cuales evolucionaron gradualmente hasta llegar a los sistemas modernos, ms complejos, que se usan en la actualidad.

Efectivamente, las tcnicas de registro, una vez que se formaliz la contabilidad como tal, se basaban en libros con denominaciones tales como libro diario para el registro cronolgico de las operaciones mercantiles, libro mayor para la clasificacin de los movimientos contables que afectan a una misma cuenta. Esos libros eran fsicamente cuadernos donde se anotaban o clasificaban manualmente; es decir, de puo y letra de los responsables del registro (llamados tenedores de libros, por razones obvias). Con el advenimiento de la era de la computacin, se inici un movimiento para la incorporacin de estas herramientas en prcticamente todos los rdenes de nuestra vida, incluyendo los negocios. El registro de las operaciones de negocios no sera la excepcin y por eso se inici paulatina y gradualmente un proceso de automatizacin del ciclo de contabilizacin de las operaciones de un negocio. No quiere decir lo anterior que

desaparecieron los libros diario y mayor para el registro y clasificacin de las operaciones, sino que en dichos libros, en lugar de escribirse la informacin de forma manual, se hace a travs de su captura en una computadora, que a su vez, mediante instrucciones preestablecidas efecta las funciones de archivo (grabacin) de informacin, ordenacin y generacin de informes.

De tal forma que ahora la mayora de las empresas, no importando su tamao, cuenta con una herramienta computacional o un sistema formal para la contabilizacin de sus operaciones y para la generacin de todo tipo de informacin relacionada con esos datos.

Como ciencia, la contabilidad tiene su razn de ser en el control de la utilizacin de los recursos econmicos y como control proporciona dominio a la administracin que utiliza adecuadamente las herramientas que esta facilita para la toma de decisiones en las etapas de planeacin, evaluacin de resultados y retroalimentacin del proceso administrativo. Sin un sistema de contabilidad funcionando la empresa carece del elemento esencial del sistema de control interno y estara sometida al caos de una administracin aventurera sin objetivos definidos, con riesgos inmanejables que amenazan la supervivencia, el crecimiento y las utilidades. Pero solo la contabilidad financiera no da respuesta a la informacin que realmente necesitan los directores de empresa, los auditores de su gestin y la sociedad en general representada en los grupos de coalicin de intereses que en ella interactuan como inversionistas, acreedores, trabajadores, clientes, competidores, proveedores y gobierno. Requerimos de un sistema de contabilidad integral que modularmente relacione la informacin estadstica con la informacin financiera, proporcione informacin de variaciones de eficiencia y eficacia en la utilizacin racional de los recursos econmicos, presupuestos, costos actuales, costos base o estndar, costos proyectados, costos por departamento, costos basados en actividades, precios de transferencia, precios de la competencia, predicciones de circulacin de la renta y los agregados de riqueza

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