Mnpp-Plandes 11-2008

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:
CODIGO: PG.
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
RECTORADO hnjPORTADA 1 DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
Elaborado por: PLANDES 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Revisado por: DSIA 2008 Resolucin de CU No 2556
Mrida, 2008
Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la ltima modificacin:
CODIGO: PG.
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES RECTORADO
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS Perodo 2004 2008 Lester Rodrguez Herrera Rector Humberto Ruiz Caldern Vicerrector Acadmico Mario Bonucci Rossini Vicerrector Administrativo Nancy Rivas de Prado Secretaria
Elaborado por: PLANDES 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Revisado por: DSIA 2008 Resolucin de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
CODIGO: PG.
Directora de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo de la Universidad de Los Andes Ins Benavides Jefe del Departamento de Planificacin Acadmica Juan Carlos Contreras G. Jefe del Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos Maria Antonia Altuve Jefe del Departamento de Planificacin Econmico Financiera Maria Eugenia de Huizzi Coordinador del CINDES Carlos Villalobo Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo Carlos Dvila
CODIGO: PG.
Equipo de Trabajo Personal Profesional, Administrativo, Tcnico y de Servicio de PLANDES Maria Antonia Altuve Coordinador por PLANDES Sioly Ovalle de Vargas Consultor
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANUAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE

PLANIFICACIN Y DESARROLLO

NDICE
CODIGO: PG. 1/3
Introduccin I. II. Antecedentes histricos Organigrama de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo de la Universidad de Los Andes III.1. Alcance del sistema III.2. Suprasistema del Negocio y Sistemas Pares IV. Modelo de Objetivos IV.1. Objetivos del Sistema de Planificacin y Desarrollo Universitario IV.2. Objetivos de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo de la Universidad de Los Andes V. VI. Modelo de Reglas Modelo de procesos VI.1. Diagrama de Proceso del Sistema de Planificacin y Desarrollo Universitario VI.2. Cadena de Valor del Sistema de Planificacin y Desarrollo Universitario VI.3. rbol de Procesos y Procedimientos VII. Procesos Fundamentales PF.1. Formulacin de planes institucionales ndice Diagrama de proceso Diagrama de jerarqua de procesos PF.1.1. Formulacin del plan estratgico institucional PF.1.2. Coordinacin de la formulacin del plan de desarrollo acadmico PF.1.3. Formulacin de planes de recursos fsicos PF.1.4. Formulacin del plan operativo anual PF.2 Seguimiento de planes y proyectos ndice Diagrama de proceso Diagrama de Jerarqua de procesos PF.2.1. Seguimiento y control del plan estratgico institucional PF.2.2. Seguimiento y control de planes de recursos fsicos PF.3. Evaluacin de Planes ndice Diagrama de proceso Diagrama de Jerarqua de procesos PF.3.1. Coordinacin de la evaluacin trimestral del plan operativo anual institucional
Elaborado por: PLANDES 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Revisado por: DSIA 2008 Resolucin de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008 Vigencia de la ltima modificacin:
III. Modelo de Jerarquas de sistemas del Sistema de Planificacin y Desarrollo Universitario


NDICE
CODIGO: PG. 2/3
PF.3.2. Evaluacin de los planes de recursos fsicos PF.3.3. Evaluacin del Plan estratgico institucional PF.4. Consultora, asesora, estudios. ndice Diagrama de proceso Diagrama de Jerarqua de procesos PF.4.1. Consultora, asesora, estudios en materia de planificacin acadmica. PF.4.2. Consultora, asesora, estudios en materia de planificacin de recursos fsicos. PF.4.3. Consultora, asesora, estudios en materia de planificacin econmica financiera. VIII. Procesos de Apoyo. PA.1. Administracin de los recursos presupuestarios y financieros ndice Diagrama de proceso Diagrama de Jerarqua de procesos PA.1.1. Elaboracin del plan operativo y proyecto de presupuesto PA.1.2. Ejecucin del presupuesto PA.1.3. Cierre presupuestario anual PA.2. Apoyo secretarial y logstico ndice Diagrama de proceso Diagrama de jerarqua de procesos PA. 2.1. Atencin al pblico PA.2.2. Gestin de la correspondencia PA.2.3. Manejo del Archivo PA.2.4. Trascripcin de documentos PA.2.5. Reproduccin fotosttica de documentos PA.2.6. Suministro de material de oficina PA.2.7. Mensajera interna y externa PA.2.8. Mantenimiento del espacio fsico de PLANDES PA.3. Gestin de documentacin e informacin ndice Diagrama de proceso Diagrama de Jerarqua de procesos PA.3.1. Seleccin de material PA.3.2. Registro de material

NDICE
CODIGO: PG. 3/3
MANUAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
PA.3.3. Servicio a los usuarios PA.3.4. Descarte de material PA.4. Apoyo informtico ndice Diagrama de proceso Diagrama de Jerarqua de procesos PA.4.1. Desarrollo de Sistemas Automatizados PA.4.2. Mantenimiento y soporte tcnico PA.4.3. Soporte a aplicaciones PA.4.4. Actualizacin de aplicaciones IX. X. XI. MODELO ACTOR-ROL MODELO ACTOR/ACTIVIDAD GLOSARIO DE TRMINOS
XII. BIBLIOGRAFA

CODIGO: PG.
1/1
INTRODUCCIN
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo (PLANDES) como dependencia adscrita al Rectorado, es la responsable de promover, coordinar e implementar la planificacin universitaria como instrumento de gobierno y de administracin1. En este sentido, con el fin de desarrollar las herramientas necesarias para cumplir este mandato, esta Direccin se ha planteado la necesidad de elaborar el Manual de Normas, Procesos y Procedimientos que permita sistematizar las acciones y recursos requeridos, sobre la plataforma del conocimiento, experticia y visin del personal tcnico y administrativo de la dependencia. El Manual de Normas, Procesos y Procedimientos permitir desplegar de manera detallada el quehacer de la dependencia a partir de la definicin y descripcin de los procesos fundamentales o razn de ser de PLANDES y los procesos de apoyo que facilitan su cumplimiento. El presente documento contiene las Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo, el cual una vez aprobado por el Consejo Universitario permitir la implantacin y desarrollo del Proceso de Planificacin Institucional y Evaluacin de Planes. Para la elaboracin de este Manual se consider la normativa relacionada con la Planificacin Universitaria en el pas y experiencias de otras universidades.
Artculo 14 del Reglamento del Sistema de Planificacin de la Universidad de Los Andes Elaborado por: PLANDES 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Revisado por: DSIA 2008 Resolucin de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008 Vigencia de la ltima modificacin:
CODIGO: I PG. 1/2
CONTEXTO INSTITUCIONAL
ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
La Direccin General de Planificacin tiene sus antecedentes remotos en la creacin institucional de una modesta dependencia, en el ao 1966, denominada Oficina de Estudios y Proyectos que se encargaba, especficamente, de los asuntos de proyeccin de planta fsica universitaria, para enfrentar la demanda de espacios que, desde entonces, impona el crecimiento matricular en apogeo ya que era casi explosiva en la mayora de las instituciones de educacin superior pblica venezolana. Para 1967 la dependencia en cuestin pasa a denominarse Oficina de Planeamiento, designndose como su primer director al arquitecto Marcos Miliani. La Universidad sigui creciendo exponencialmente durante finales de la dcada 60, durante la siguiente y hasta finales del siglo XX, no slo en cuanto a aumento de alumnos matriculados en las carreras tradicionales que en ella se cursaban, sino tambin en contratacin masiva de profesores para atender ms y ms secciones de inscritos como tambin crecera la institucin mediante creacin de nuevas escuelas y facultades y, por supuesto, creci en asignacin presupuestaria pblica para poder atender los requerimientos docentes, estudiantiles, de servicios y dems gastos administrativos generados por el inters estudiantil de cursar estudios en esta institucin. Para entender las problemticas de diversa ndole que gener el crecimiento matricular, y sus problemticas conexas, hacia mediados de los aos setenta se dict el Reglamento Orgnico de la Planificacin, an vigente a pesar de su condicin de experimentalidad, instrumento legal y de proceder mediante el cual se elev la Oficina de Planeamiento a Direccin General de Planificacin y Desarrollo y se deslindaron medianamente las misiones de sus divisiones internas: de Planificacin de Recursos Fsicos (DIPREF), de Planificacin Acadmica (DIPLACA) y, ms adelante de Planificacin Econmica Financiera (DIPLAEF). En consecuencia a PLANDES le correspondera la actividad institucional circunscrita a la planificacin y formulacin de polticas relativas a lo arquitectnico y su entorno acadmico-ambiental, polticas acadmicas (creacin, reformulacin y modificacin de pensa, asignaturas, carreras, escuelas, facultades y ncleos universitarios) y todo lo atinente a la planificacin de los aspectos presupuestarios y financieros conexos con la gestin universitaria, todo ello en consonancia con los requerimientos internos de la institucin y en atencin y aplicacin consensuada con los macro-lineamientos de la Direccin de Educacin Superior del Ministerio de Educacin Nacional y, despus, de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU) y del Consejo Nacional de Universidades (CNU); stos dos ltimos, entes satlites cuasi-autnomos del Ministerio de Educacin Nacional (hoy da, Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior).
CODIGO: PG.
I 2/2
MATERIA: ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
Durante cuatro dcadas de existencia lo que genricamente se ha conocido como PLANDES ha constituido un bastin de permanente actividad en la consecucin del ordenamiento, regulacin, fomento y calidad de sus mbitos de accin, gracias al denodado esfuerzo de quienes han constituido su cuerpo mltiple de profesionales y tcnicos universitarios, personal administrativo, de servicios y obreros, bajo la direccin de preocupados integrantes de personal docente y de investigacin de la universidad, con el apoyo poltico institucional de las autoridades rectoras y con la actitud colaboradora de los decanatos de facultades y ncleos y la inter-colaboracin con otras dependencias centrales.

CODIGO: PG.
II 1/1
ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
FUNCIONES
P R O C E S O S
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONTEXTO INSTITUCIONAL
CODIGO: PG.
III.1. 1/3
MATERIA: MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
La Planificacin de la Universidad de Los Andes (ULA) se organiza como un sistema de componentes interrelacionados que asumen la forma de una red de rganos constituida por la estructura orgnica de la Universidad y los entes gubernamentales que suministran lineamientos para la formulacin de planes y requieren informacin para su control y evaluacin. En este contexto, la Universidad de Los Andes forma parte del Sistema Nacional de Educacin Superior y recibe de ste lineamientos de carcter administrativo as como desde el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas y del Ministerio del Poder Popular para la Planificacin y Desarrollo. En el mbito interno, la planificacin institucional se organiza como un subsistema del Sistema Administrativo Universitario, con funciones especficas de formulacin de polticas, directrices estratgicas, forman parte: El Consejo Universitario.Autoridad suprema de la Universidad, establece las polticas y define estrategias de planificacin, en el marco de la legislacin nacional y planes de la nacin y aprueba en ltima instancia los planes de desarrollo y operativos de la institucin. El Rectorado.- rgano en la lnea de autoridad que acta en consecuencia de las polticas y lineamientos aprobados por el Consejo Universitario. El Consejo Superior de Planificacin.- rgano asesor del Consejo Universitario para la definicin de lineamientos de planificacin que vinculen la Universidad con la sociedad y el estado, as como de evaluacin del cumplimiento de objetivos y metas. Es responsable del estudio de aspectos que tengan incidencia en los procesos de modernizacin administrativa, de planificacin y su vinculacin con el presupuesto. La Direccin General de Planificacin y Desarrollo (PLANDES).- rgano tcnico central del subsistema, que se encarga de promover, coordinar e integrar mediante criterios globales y tcnicas especficas las actividades de planificacin de la universidad, en dependencia directa del Rectorado y en coordinacin con los organismos constitutivos del sistema. Se organiza en una estructura central con apoyo sectorial a travs de las Oficinas Sectoriales de Planificacin. planes de desarrollo institucional y planes operativos anuales, as como el anlisis y evaluacin de dichos planes. De l
CODIGO: PG.
III.1. 2/3
MATERIA: MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
Las Oficinas Sectoriales de Planificacin.- Unidades administrativas, adscritas a los decanatos de las facultades y ncleos, responsables de coordinar e integrar en el nivel sectorial la planificacin acadmica, de planta fsica y econmico financiera, bajo la coordinacin de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo. Las Unidades Acadmicas y Administrativas.- Cada una en su nivel de competencia y en concordancia con las polticas institucionales, se ocupan de: Definir las reas prioritarias de desarrollo en su nivel de competencia. Integrar y articular los proyectos y actividades que emanan de las unidades que la integran. Aprobar su propio plan y elevarlo a las instancias respectivas.
CODIGO: PG.
III.2. 3/3
MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
SUPRASISTEMA DEL NEGOCIO Y SU RELACIN CON ENTES EXTERNOS
Sistema de Control Fiscal
Sistema de Educacin Superior Sistema Nacional de Planificacin

Ministerio P.P. para la Planificacin y Desarrollo
SISTEMA ADMINISTRATIVO
ULA
Ministerio P.P. para la Educacin Superior
Sistema de Administracin Financiera del Sector Pblico

Ministerio P.P. para las Finanzas
SISTEMAS PARES
SUBSISTEMA DE EVALUACIN INSTITUCIONAL
SISTEMA ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO

SUBSISTEMA DE PLANIFICACIN Y EVALUACION DE PLANES

CODIGO: IV.1. PG. 1/2
MATERIA: MODELO DE OBJETIVOS DEL
SISTEMA DE PLANIFICACIN

CODIGO: PG.
IV.2. 2/2
MATERIA: MODELO DE OBJETIVOS DE LA DIRECCIN
GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO


MODELO DE REGLAS
CODIGO: PG.
V. 1/3
1.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. fecha 24-03-2000 Artculo 141. De los fundamentos de la Administracin Pblica
Gaceta Oficial N 5453Extraordinaria de
Artculo 299. Con relacin al rgimen socioeconmico de la Repblica Bolivariana de Venezuela, que hace mencin a la planificacin estratgica, democrtica participativa y de consulta abierta. Artculo 311. Con relacin a la gestin fiscal. Artculo 313. De la administracin econmico financiera. Artculo 316. Presupuestos pblicos anuales de gastos. 2. Decreto con fuerza de Ley orgnica de planificacin. (Decreto 1.528 G.O. N 5.554
extraordinario de fecha 13-11-2001). Todos los artculos. 3. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. G.O. N 37347 de fecha 17-12-2001. Titulo I. Disposiciones Fundamentales Captulo I. Disposiciones Generales Artculo 9: Hace referencia a quienes estn sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica. Titulo II. Del Sistema Nacional de Control Fiscal. Captulo I. Disposiciones Generales. Captulo II. Del Control Interno. Captulo V. Del control de gestin. Captulo VI. Otras disposiciones de control. Titulo III. De las potestades de investigacin de las responsabilidades y de las sanciones. Captulo II. De las responsabilidades. Captulo III. De las potestades sancionatorias. 4. Decreto con rango y fuerza de Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos. Ttulo I. De la simplificacin de los trmites administrativos. Captulo II. De la simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la administracin.


MODELO DE REGLAS
CODIGO: PG. 2/3
V.
5. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de administracin financiera del sector pblico. G.O. N 5.781 Extraordinario de fecha 12-08-2005 Seccin Primera. Marco plurianual del presupuesto. Seccin Segunda. De la estructura y contenido de la Ley de Presupuesto y de la exposicin de motivos. Seccin Tercera. De la formulacin del presupuesto de la Repblica incluido en el Titulo II de la Ley de Presupuesto. 6. Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. G.O. N 37.169 de fecha 29-03-2001. Artculos 5, 7, 9, 35, 37 7. Ley de Universidades de fecha 8 de septiembre de 1970. Artculo 9. De la autonoma de las universidades. Artculo 20. De las atribuciones de la Oficina de Planificacin de las universidades. Numerales 6, 7 y 8 Artculo26. De las atribuciones del Consejo Universitario. 8. Ley contra la corrupcin. Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinario del 7 de abril de 2003. Titulo I. Disposiciones fundamentales. Art. 34. Del patrimonio pblico Captulo II. Principios para prevenir la corrupcin y salvaguardar el patrimonio pblico. Titulo II. De las sanciones. 9. Ley de Presupuesto del ejercicio fiscal vigente. Todos los artculos. 10. Instructivo No. 19 Para la Formulacin del Presupuesto de Ingresos y Gastos de las Universidades Nacionales e Institutos y Colegios Universitarios. 11. Ley de los Consejos Estadales de Planificacin Pblica de fecha 20 de agosto de 2002. Artculos 1, 2, 3, 4. 12. Reglamento Orgnico del Ministerio de Educacin Superior del 22 de marzo del 2002


MODELO DE REGLAS
CODIGO: PG.
V. 3/3
13. Reforma parcial del Reglamento Orgnico del Ministerio de Educacin Superior Decreto 3444 del 21 de enero 2005 14. Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17 de octubre de 200. Artculos 18, 19 y 20 4. Reglamento sobre la organizacin del control interno en la administracin pblica nacional. G.O. N 37783 de fecha 25-9-2003 15. Normas de control interno. Resolucin N 01-00-00-015 del 30 de abril de 1997 16. Reglamento del Sistema de Planificacin de la Universidad de Los Andes. 17. Resolucin CU-0789 de creacin del CINDES (Centro de Informacin y documentacin en Educacin Superior)

MODELO DE PROCESOS

PORTADA
CODIGO: PG.
VI. 1/7
MODELO DE PROCESOS

MODELO DE PROCESOS
CODIGO: PG.
VI.1. 2/7
DIAGRAMA DE PROCESO
Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela Ley orgnica de planificacin Ley de Universidades Ley de la Contralora General de la Repblica y del Sistema de Control Fiscal Ley contra la corrupcin Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley de Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP) Reglamento N 1 de la (LOAFSP) Ley de los Consejos Estadales de Planificacin Pblica Ley de Presupuesto Reglamento Orgnico del Ministerio de Educacin Superior Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Decreto de creacin del CINDES (Centro de Informacin y documentacin)
DIRECCIN DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
Apoyar la gestin institucional mediante la consultora y asesora tcnica a los niveles gerenciales, medio y operativos en la formulacin, seguimiento y evaluacin de las polticas, estrategias, planes, programas y proyectos de corto, mediano y largo, en aras del desarrollo y transformacin de la universidad.
Regula Cumple
*Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2001-2007 *Lineamientos y directrices para la elaboracin de Planes *Concepcin y herramienta de la Nueva Etapa *Lineamientos y directrices para la elaboracin de Planes (Plan Estratgico, Plan de Desarrollo Institucional, Plan Maestro, Plan Operativo, Plan de Desarrollo Acadmico) *Lineamientos y directrices para la formulacin y evaluacin de proyectos acadmicos *Lineamientos y directrices para la *Evaluacin Institucional *Lineamientos y directrices para la *Evaluacin del POAI (Ejecucin Fsica) *Lineamientos y directrices para la *Evaluacin de Planta Fsica *Lineamientos y directrices para la Rendicin de Cuentas *Lineamientos para la formulacin del ante proyecto *Presupuesto Institucional. *Criterios para la Fijacin de cuota presupuestaria de los Ministerios
PLAN DESARROLLO INSTITUCIONAL
PLAN DE DESARROLLO ACADMICO
PLAN DE DESARROLLO DE PLANTA FSICA PLAN MAESTRO DE PLANTA FSICA PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES INFORME ANUAL DE GESTIN
Apoya
Personal profesional, tcnico y de apoyo administrativo y servicios de la Direccion
*Sistema Web Nueva Etapa *SIFPRE *Aplicaciones para la formulacin del POAI Aplicaciones de Apoyo de DIPLACA Portal Web de la Direccin de PLANDES * Base de Datos del CINDES
Direccin de Programacin y Presupuesto

MODELO DE PROCESOS

CADENA DE VALOR
CODIGO: PG.
VI.2
3/7

MODELO DE PROCESOS

RBOL DE PROCESOS
CODIGO: PG.
VI.3 4/7
Formulacin del Plan Estratgico Institucional

Formulacin del Plan de Desarrollo Acadmico Formulacin del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos Formulacin del Plan Maestro de Recursos Fsicos Formulacin de Planes Fsico Espacial de Conjuntos Universitarios Formulacin de Planes Especiales de Recursos Fsicos
PF.1. Formulacin de Planes Institucionales
Formulacin de planes de recursos fsicos
Formulacin del Plan Operativo Anual Institucional
PF.2. Seguimiento de planes y proyectos
Seguimiento y control del plan estratgico institucional Seguimiento y control de planes de recursos fsicos Evaluacin trimestral de la ejecucin fsica del Plan Operativo Anual Institucional
PF.3. Evaluacin de planes
Evaluacin de planes de recursos fsicos Evaluacin del Plan Estratgico Institucional

Diseo de planes curriculares
Consultora/Asesora/ Estudios en materia de planificacin acadmica
Ccreacin, modificacin o eliminacin de unidades acadmicas
Diseo de proyectos, ampliacin y modificacin de programas conducentes a grado
PF.4. Estudios, consultoras y proyectos

Consultora/Asesora/ Estudios en materia de planificacin de recursos fsicos
Asignacin del uso de bienes inmuebles de la ULA Expedicin de aval de viabilidad tcnica para proyectos de recursos fsicos en unidades acadmicas Expedicin de aval de viabilidad tcnica para proyectos de recursos fsicos en unidades administrativas Prstamo de planos
Consultora/Asesora/ Estudios en materia de planificacin econmica financiera
Elaboracin de informes o reportes en materia de planificacin econmico financiera Elaboracin del Informe Anual de Gestin Apoyo a la elaboracin de la Memoria y Cuenta Institucional
CODIGO: PG.
VI.3 5/7
MODELO DE PROCESOS
RBOL DE PROCESOS
Elaboracin del plan operativo y proyecto de presupuesto anual

Apertura de Cuentas Bancarias Gestin de cuentas bancarias Registro de Cuentadantes Conciliacin de Cuentas Bancarias Apertura de Fondos en Anticipos Gestin de Fondos en Anticipos Reposicin de Fondos en Anticipos Reintegro de remanentes
PA.1. Administrar los recursos presupuestariofinancieros
Ejecucin del Presupuesto

Modificaciones Presupuestarias
Traslado cedido a dependencias externas Traslado recibido de otras dependencias Traslado presupuestario entre partidas de una misma dependencia
Tramite de Viticos y Pasajes Cancelacin de Horas Extras
Adquisicin de Bienes y Servicios Apertura de Caja Chica Ejecucin de la Caja Chica
Gestin de las Compras
Reposicin de Caja Chica Elaboracin de Cheques Rendicin del IVA e ISRL Registro y control de bienes muebles Cierre de Caja Chica
Cierre Anual del Presupuesto
Rendicin de anticipos Cierre presupuestario

MODELO DE PROCESOS

RBOL DE PROCESOS
CODIGO: PG.
VI.3 6/7

MODELO DE PROCESOS

RBOL DE PROCESOS
CODIGO: PG.
VI.3 7/7
Procesos
Subprocesos
Procedimientos
Desarrollo de Sistemas
Asignacin de acceso a ususarios
Adiestramiento de usuarios
Soporte a aplicaciones
Respaldo de la base de datos
Administracin de la base de datos
Actualizacin de aplicaciones
PA.4. Apoyo Informtico
Configuracin del perfil de usuarios
Configuracin de equipos
Administracin de la red
Proyeccin de requerimientos de equipos, componentes e insumos informticos
Mantenimiento y soporte tcnico
Respaldo peridico de la data
Soporte a software
Soporte a hardware
Soporte tcnico
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento correctivo Desincorporacin de equipos y componentes Asesora a usuarios

PROCESOS FUNDAMENTALES
CODIGO: PG.
VII. 1/3
MODELO DE PROCESOS
PF. 1. FORMULACIN DE PLANES INSTITUCIONALES
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACION DE PLANES

INSTITUCIONALES
CODIGO: PG.
PF.1. 2/3
DIAGRAMA DE PROCESO
Base Legal
Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela Ley orgnica de planificacin Ley de Universidades Ley de la Contralora General de la Repblica y del Sistema de Control Fiscal Ley contra la corrupcin Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley de Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP) Reglamento N 1 de la (LOAFSP) Ley de los Consejos Estadales de Planificacin Pblica Ley de Presupuesto Regula Reglamento Orgnico del Ministerio de Educacin Superior Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Decreto de creacin del CINDES (Centro de Informacin y documentacin)
Supervisa - Controla
Objetivos
Orientar la conduccin del funcionamiento, el control organizacional y el desarrollo de la institucin mediante los objetivos y la trayectoria a seguir, producto de la bsqueda de consenso de las expectativas y aspiraciones de la comunidad universitaria, indicando referencias o estndares para el cumplimiento eficaz y eficiente de las funciones de docencia, investigacin y extensin
Director (a) Jefes de Departamento
Cumple
PLAN DESARROLLO INSTITUCIONAL
Informacin Proveniente de MPD: *Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 20012007 *Lineamientos y directrices para la elaboracin de Planes *Concepcin y herramienta de la Nueva Etapa Informacin Proveniente de MES: *Lineamientos y directrices para la elaboracin de Planes (Plan Estratgico, Plan de Desarrollo Institucional, Plan Maestro, Plan Operativo, Plan de Desarrollo Acadmico) *Lineamientos y directrices para la formulacin y evaluacin de proyectos acadmicos Informacion Proveniente de MF: *Lineamientos para la formulacin del ante proyecto *Presupuesto Institucional. *Criterios para la Fijacin de cuota presupuestaria de los Ministerios
PLAN DE DESARROLLO ACADMICO
Formulacin de planes institucionales
PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FSICOS PLAN MAESTRO DE RECURSOS FSICOS PLAN ESPECIAL DE RECURSOS FSICOS PLAN FSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

Apoya
Salida Entrada
*Sistema Web Nueva Etapa *SIFPRE *Aplicaciones para la formulacin del POAI Sistema de seguimiento y evaluacin del plan estratgico institucional Portal Web de la Direccin de PLANDES * Base de Datos del CINDES
Personal profesional, tcnico y de apoyo administrativo y servicios de la Direccion
Informacin proveniente de la Direccin de Programacin y Presupuesto
Ejecuta
Informacin
Apoya
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACION DE PLANES

INSTITUCIONALES
CODIGO: PG.
PF.1. 3/3
JERARQUA DE PROCESOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN DE PLANES

INSTITUCIONALES
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: DIAGRAMA

DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PG.
PF.1. 1/8 Y
ACTIVIDADES
PF.1.1. FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO

INSTITUCIONAL

NDICE
CODIGO: PF.1.1 PG. 2/8
PF.1.1. Formulacin del Plan Estratgico Institucional PF.1.1.1. Diagrama de actividades PF.1.1.2. Informacin General del Procedimiento PF.1.1.3. Normas Internas PF.1.1.4. Descripcin Narrativa del Procedimiento

INSTITUCIONAL
CODIGO: PG.
PF.1.1.1. 3/8
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

INSTITUCIONAL
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: INFORMACIN

PROCEDIMIENTO
CODIGO: PF.1.1.2. PG. GENERAL 4/8 DEL
OBJETIVO Definir las lneas maestras de la gestin universitaria para un horizonte temporal de n aos. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia el ao anterior a la culminacin del Plan Estratgico Institucional en vigencia. Se termina cuando el Plan Estratgico Institucional es aprobado por el Consejo Universitario y se hace entrega del documento a las unidades acadmicas, administrativas y a los rganos superiores de planificacin aplicacin. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Informe de evaluacin del plan estratgico del periodo anterior Polticas, lineamientos y directrices del plan de la nacin en materia de Educacin Superior. Salidas Plan Estratgico Institucional para el horizonte temporal seleccionado. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS Consejo Universitario Consejo Superior de Planificacin Institucional PLANDES Oficinas Sectoriales de Planificacin. Unidades Acadmicas y Administrativas Equipo Tcnico para la formulacin del Plan Estratgico Institucional. Y/O PERSONAS para su conocimiento, difusin y
BASE LEGAL RELACIONADA Constitucin Venezuela. Ley Orgnica de Planificacin Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley Orgnica de Administracin Pblica Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Planificacin de la Universidad de Los Andes Instrucciones de la OPSU FORMULARIOS UTILIZADOS Instrumentos de recoleccin de informacin RECURSOS Pagina Web de PLANDES Sistema de Seguimiento y Evaluacin del Plan Estratgico Institucional de la Repblica Bolivariana de
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACION DEL PLAN ESTRATGICO

INSTITUCIONAL
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: NORMAS INTERNAS
CODIGO: PG.
PF.1.1.3 5/8
consultora a las unidades acadmicas y administrativas en materia de formulacin DE LA FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL del proyecto as como asistencia tcnica, revisin y consolidacin del proyecto del General de la Planificacin formulacin y del 3. DE La Direccin Desarrollo lineamientos de los General definir de la LA DIRECCIONALIDAD General de DE LOS y LINEAMIENTOS ESTRATGICOS Direccin Planificacin Desarrollo ser responsable ante las unidades acadmicas y administrativas de orientar los lineamientos estratgicos y metodolgicos aprobados en el Consejo Universitario. Plan Estratgico Institucional. promover
- La
Direccin
Desarrollo
proyecto del plan estratgico institucional, antes de vencer el periodo del horizonte temporal definido.
- Corresponde
Planificacin metodologa
a y y
la
generales Planificacin
estratgicos para la elaboracin del proyecto.
- El
Consejo
Superior
Institucional someter a consideracin del Consejo Universitario lineamientos generales y el proyecto del Plan Estratgico Institucional.
4. DE
El
LA Consejo
APROBACIN Universitario es
DEL el
PLAN rgano
ESTRATGICO responsable de aprobar el Plan Estratgico Institucional.
2. DE LA ELABORACIN DEL PLAN

- Es responsabilidad de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo la elaboracin de diagnstico situacional de la institucin, como base para la formulacin de objetivos, metas y proyectos de accin temporales. - Es responsabilidad de las unidades acadmicas y administrativas participar en la formulacin del diagnstico y la formulacin de objetivos, actividades, proyectos y metas para el horizonte temporal definido, de acuerdo aprobada. - Es responsabilidad de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo la asesora y/o
5.
DE
LA
PROMULGACIN
DEL
PLAN
ESTRATGICO INSTITUCIONAL El Rector y la Secretaria de la Universidad promulgaran el Plan Estratgico Institucional aprobado.
5. DE LA DIFUSIN Y DISTRIBUCIN DEL

PLAN
La
Direccin
General
de
Planificacin
Desarrollo es responsable de la difusin del Plan Estratgico Institucional as como la distribucin del mismo a las unidades acadmicas y administrativas
a los lineamientos y metodologa
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACION DEL PLAN ESTRATGICO

INSTITUCIONAL

NORMAS INTERNAS
CODIGO: PF.1.1.3. PG. 6/8
6. DE LA EJECUCIN DEL PLAN

administrativas actividades formulados. y
- Corresponde a las unidades acadmicas y instrumentar los medios proyectos estratgicos necesarios para el cumplimiento de objetivos,
7. DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL - Es

responsabilidad y de las el unidades registro acadmicas administrativas
sistemtico de la ejecucin del plan de la unidad y su transmisin en lnea, de acuerdo a los lineamientos y a y la del Sistema del General emisin de Plan de de Seguimiento Evaluacin Direccin la
Estratgico Institucional.
- Corresponde
Planificacin
Desarrollo
Informes de Seguimiento Trimestrales sobre la ejecucin fsica del plan para detectar desviaciones y establecer acciones oportunas que permitan el cumplimiento de los objetivos.

INSTITUCIONAL
CODIGO: PG.
PF.1.1.4 7/8
MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL

PROCEDIMIENTO
3. Publica en la pgina Web de la Direccin General DIRECTOR(A) 1. Inicia acciones para viabilizar la efectividad del proceso de Planificacin Estratgica: Informa al Consejo de Planificacin Institucional sobre el inicio del proceso y el apoyo 5. Determina informacin encuestas). 6. Identifica los actores claves. 7. Elabora y aplica el plan de induccin a los participantes en el proceso de formulacin. requerimientos y los medios de para datos e obtenerla institucional requerido. de Planificacin y Desarrollo los aspectos definidos. 4. Recopila informacin sobre los lineamientos del Plan de la Nacin.
Recopila informacin sobre propuestas, metas y planes de accin previstos por las autoridades. Informa al personal de la Direccin y gira instrucciones para el inicio de la formulacin del Plan Estratgico Institucional. Designa el equipo tcnico y de logstica para la elaboracin y consolidacin del Plan Estratgico Institucional. EQUIPO DE LOGSTICA
(reuniones individuales, talleres, aplicacin de
4. Aplica instrumentos de recoleccin de datos e

informacin.
2. Define y distribuye el trabajo de trascripcin, apoyo informtico, fotocopiado, mensajera y archivo, entre otros. EQUIPO TCNICO
5. Recopila
actualiza y
informacin
sobre en
potencialidades
problemas
tomando
consideracin la evaluacin del actual Plan Estratgico y dems planes institucionales.
2. Define: Aspectos Metodologa conceptuales para la y operativos, del Plan actividades, tiempos y responsables. formulacin Estratgico Institucional. Resultado esperado y planteamiento que lo sustenta. Caractersticas del Plan Estratgico y fundamentos que respaldan la formulacin.
3. Prepara proyecto de lineamientos estratgicos relacionados con el Plan Estratgico Institucional, con base en las orientaciones de la filosofa de gestin. 4. Define reas estratgicas o focos de accin,
vinculados con los instrumentos recientes de planificacin.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN DEL PLAN

ESTRATGICO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO
5. Define
el
personal de las
tcnico
pertinente, reas
11. Realiza
las
modificaciones,
adiciones
responsable estratgicas.
diferentes
supresiones pertinentes. 12. Formula el proyecto de Plan de Desarrollo Estratgico.
UNIDADES ACADMICAS Y ADMINISTRATIVAS 6. Formula el anteproyecto del plan estratgico en base a los lineamientos y orientaciones recibidas. RESPONSABLE POR REA ESTRATGICA 7. Cada responsable por rea estratgica analiza la informacin recopilada. DIRECTOR (A) 8. Incorpora los resultados y formula las versiones preliminares con los siguientes aspectos: Diagnostico del rea estratgica Escenario deseable y factible para los prximos n aos Acciones requeridas para hacer realidad la visin de desarrollo. Proyectos estratgicos a ejecutar en los prximos n aos que permiten concretar los objetivos y las metas. 9. Realiza talleres de concertacin y validacin para el anlisis de cada rea estratgica y realiza los ajustes necesarios. EQUIPO TCNICO 10. Determina la congruencia estrategias, entre las reas y los estratgicas, diagnsticos. proyectos RECTOR 18. Promulga junto con la Secretaria de la Universidad el Plan Estratgico Institucional. 15. Conoce y somete a consideracin del Consejo de Planificacin Institucional los lineamientos generales del Plan Estratgico Institucional. CONSEJO DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL 16. Analiza y propone ante el Consejo Universitario el proyecto de Plan Estratgico Institucional. CONSEJO UNIVERSITARIO 17. Discute y aprueba aplicacin del Plan Estratgico Institucional. 14. Prepara presentacin del Plan Estratgico para el Consejo de Planificacin Institucional. 13. Presenta al Director(a) el proyecto de Plan Estratgico Institucional
CODIGO: PG.
DIRECTOR(A) 19. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte Informtico, el Plan Estratgico de la ULA en la pagina web www.ula.ve/plandes 20. Enva el plan a las Unidades Acadmicas y Administrativas en medio digitalizado. Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan Estratgico Institucional

INSTITUCIONALES
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: DESCRIPCIN

DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PF.1. PG. 1/8 Y
ACTIVIDADES
PF.1.2. COORDINACIN DE LA FORMULACIN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADMICO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

NDICE
CODIGO: PG.
PF.1.2. 2/8
ASUNTO: COORDINACIN DE LA FORMULACIN DEL PLAN DE MATERIA:

DESARROLLO ACADMICO
PF.1.2. Coordinacin de la formulacin del Plan de Desarrollo Acadmico PF.1.2.1. Diagrama de actividades PF.1.2.2. Informacin General del Procedimiento PF.1.2.3. Normas Internas PF.1.2.4. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CODIGO: PG.
PF.1.2.1. 3/8
ASUNTO: COORDINACIN DE LA FORMULACIN DEL PLAN DE MATERIA: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

DESARROLLO ACADMICO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: COORDINACIN DE LA FORMULACIN

DEL PLAN DE DESARROLLO ACADMICO
MATERIA: INFORMACIN GENERAL DEL

PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Articular Universidad las y actividades sus acadmicas de de planificacin, revisin y adaptacin curricular de la perspectivas desarrollo mediante la construccin de una visin sistmica consensuada de las acciones institucionales. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Departamento de Planificacin Acadmica identifica la situacin actual curricular. Se termina cuando el Director de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo enva a las unidades acadmicas el Plan de Desarrollo Acadmico en medio digitalizado.
Escuelas, Departamentos, Grupos, Laboratorios, Centros e Institutos De Investigacin. Servicios Bibliotecarios de la Universidad de Los Andes (SERBIULA). BASE LEGAL Constitucin Venezuela. Ley Orgnica de Planificacin Ley de Administracin Pblica Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Planificacin Instrucciones de la OPSU FORMULARIOS, DOCUMENTOS UTILIZADOS de la Repblica Bolivariana de
INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Plan Estratgico Institucional Reportes de Seguimiento y Evaluacin del Plan Estratgico Institucional Salidas Plan de Desarrollo Acadmico DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Direccin General de Planificacin y Desarrollo Consejo de Planificacin Institucional Consejo Universitario Vicerrector Acadmico Comisin Central de Currculo Comisin Sectorial de Currculo Oficinas Sectoriales de Planificacin Decanos de Facultad y Vicerrectores de Ncleos.
Reportes del sistema de seguimiento, control y evaluacin del plan estratgico institucional. Instrumentos de recoleccin de informacin Plan de induccin RECURSOS Sistema de seguimiento, control y evaluacin del plan estratgico institucional.


NORMAS INTERNAS
Acadmico Universitario.
aprobado
por
el
Consejo
1. La planificacin del desarrollo acadmico de la

Universidad es responsabilidad de las diferentes instancias acadmicasadministrativas competentes, por lo que debe ser coordinado institucionalmente.
7. Es responsabilidad de la Comisin de Auditoria

Acadmica estudiar, controlar y evaluar el cumplimiento Acadmico. del Plan de Desarrollo
2. El Vicerrector Acadmico dictar las pautas para

la formulacin del Plan de Desarrollo Acadmico.
3. Corresponde
la
Direccin
General
de
Planificacin y Desarrollo generar instrumentos metodolgicos y someterlos a consideracin del Consejo de Planificacin Institucional.
4. Corresponde
Institucional Universitario acadmica.
al los
Consejo
de ante
Planificacin el Consejo estratgicos
promover
lineamientos
relacionados con el proceso de planificacin
5. Es responsabilidad de la Direccin General de

Planificacin y Desarrollo prestar asesora o consultora a los responsables de las unidades acadmicas para el desarrollo de las actividades de formulacin del plan de desarrollo acadmico.
6. Las
Unidades
Acadmicas,
la
Comisin
Curricular Central y las Comisiones Sectoriales Curriculares ejecutaran el Plan de Desarrollo


PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ACADMICA Una vez aprobado el plan estratgico institucional: 1. Obtiene del Director(a) las pautas de accin para la coordinacin de la formulacin del plan de desarrollo acadmico. 2. Revisa y/o establece metodologas para orientar la formulacin del plan de desarrollo acadmico. 3. Identifica actores vinculados al proceso. 4. Identifica la situacin curricular actual. De no
EQUIPO TCNICO 10. Presenta propuesta al Consejo de Planificacin Institucional. CONSEJO DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL 11. Estudia y avala la propuesta. EQUIPO TCNICO 12. De existir, considera las observaciones del Consejo de Planificacin Institucional. 13. Coordina con el Vicerrectorado Acadmico, Jefes de Departamento de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo y las Oficinas Sectoriales de Planificacin, para la obtencin el de informacin cualitativa y cuantitativa
estar actualizado realiza el diagnstico en las facultades y ncleos sobre el rea curricular. 5. Presenta al Director la metodologa y
resultado del informe de evaluacin del plan estratgico del rea acadmica.
requerida. 14. Disea los instrumentos de recoleccin de
DIRECTOR 6. Revisa y avala el Informe Diagnstico y metodologa para orientar la formulacin del Plan de Desarrollo Acadmico. 7. Presenta plan. VICERRECTOR ACADMICO 8. Define las pautas desde el punto de vista acadmico para la formulacin del plan. al Vicerrector Acadmico la
informacin. 15. Elabora el plan de induccin a los participantes en el proceso de formulacin. 16. Inicia cronograma de reuniones de las con
metodologa para orientar la formulacin del
autoridades,
Coordinadores
Oficinas
Sectoriales de Planificacin y los responsables de las actividades acadmicas en las escuelas, facultades e institutos para la difusin de la metodologa y lineamientos aprobados. 17. Aplica el plan de induccin
9. Conforma el equipo.


PROCEDIMIENTO
UNIDADES ACADMICAS Y ADMINISTRATIVAS 18. Determina reas de prioridad, objetivos y orientacin del plan, en el contexto de la misin de la unidad acadmica, la Universidad y las necesidades cambiantes de la sociedad, en un todo de acuerdo con el instructivo diseado por el equipo tcnico.
de
bibliotecas
(propsitos
objetivos
mediano plazo; proyectos, acciones, recursos, responsables; necesidades de recursos). 25. Estima las necesidades de personal acadmico con base en las necesidades presentadas en el plan de desarrollo acadmico. 26. Clasifica la informacin e integra el esquema
19. Estudia por rea del conocimiento el perfil del egresado, de la unidad y de la facultad; el diseo curricular para el perfil definido y, las estrategias de accin que conduzcan al logro de los objetivos. 20. Define servicio. 21. Estima recursos presupuestarios de los estrategias la para labor fortalecer y la de
sinttico del plan. 27. Entrega:
- Los
presupuestos al
elaborados
por
cada de
dependencia
Departamento
Planificacin Econmica Financiera.
- Los requerimientos de infraestructura al

Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 28. Inicia el proceso de formulacin del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos.
infraestructura,
investigativa
proyectos acadmicos para el corto plazo. OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIN 22. Recibe y consolida la informacin de las distintas unidades acadmicas de la Facultad. 23. Remite al Equipo de Formulacin el Plan de Desarrollo Facultad. Acadmico consolidado de la
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICA FINANCIERA 29. Recibe y analiza los presupuestos especficos por dependencia. 30. Clasifica proyectos y programas de acuerdo a
EQUIPO TCNICO 24. Analiza los planes de desarrollo acadmico de las escuelas, facultades, centros, institutos, carreras, unidades descentralizadas y sistema
la
fuente
de
financiamiento
(presupuesto
ordinario, extraordinario).
Vigencia de la ltima modificacin: 03 de Noviembre de 2008
Fecha:

CODIGO: PG.
31. Proyecta la inversin requerida en el corto plazo para considerarlo en el Plan Operativo Anual del ao subsiguiente con recursos del presupuesto ordinario o cualquier otra fuente de financiamiento. EQUIPO TCNICO 32. De acuerdo a los lineamientos aprobados por el Consejo Universitario prioriza programas y 41. Enva a las Unidades Acadmicas en medio digitalizado. Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan de Desarrollo Acadmico proyectos en caso de restricciones de tiempo o de recursos. 33. Formula el Plan de Desarrollo Acadmico. DIRECTOR (A) 34. Convoca al Consejo de Planificacin Institucional. EQUIPO TCNICO 35. Prepara la presentacin del Plan Estratgico para el Consejo de Planificacin Institucional. CONSEJO DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL 36. Estudia, avala y presenta al Consejo Universitario el Plan de Desarrollo Acadmico. CONSEJO UNIVERSITARIO 37. Discute la visin prospectiva del desarrollo acadmico. 38. Aprueba mediante resolucin. RECTOR 39. Promulga junto con la Secretaria de la Universidad el Plan Estratgico Institucional.
DIRECTOR (A) 40. Publica, Soporte por intermedio en el de la Plan la de Unidad pagina de web Informtico,
www.ula.ve/plandes Acadmico.
Desarrollo

INSTITUCIONALES
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: DIAGRAMA

DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PG.
PF.1. 1/2 Y
ACTIVIDADES
PF.1.3. FORMULACIN DE PLANES DE RECURSOS FSICOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN

DE RECURSOS FISICOS PLANES DE

INDICE
CODIGO: PF.1.3. PG. 2/2
PF.1.3. Formulacin de planes de recursos fsicos PF.1.3.1. Formulacin del plan de desarrollo de recursos fsicos PF.1.3.1.1. Diagrama de actividades PF.1.3.1.2. Informacin General del Procedimiento PF.1.3.1.3. Normas Internas PF.1.3.1.4. Descripcin Narrativa del Procedimiento PF.1.3.2. Formulacin del plan maestro de recursos fsicos PF.1.3.2.1. Diagrama de actividades PF.1.3.2.2. Informacin General del Procedimiento PF.1.3.2.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PF.1.3.3. Formulacin de planes fsico espaciales de conjuntos universitarios PF.1.3.3.1. Diagrama de actividades PF.1.3.3.2. Informacin General del Procedimiento PF.1.3.3.3. Normas Internas PF.1.3.3.4. Descripcin Narrativa del Procedimiento PF.1.3.4. Formulacin de planes especiales de recursos fsicos PF.1.3.4.1. Diagrama de actividades PF.1.3.4.2. Informacin General del Procedimiento PF.1.3.4.3. Normas Internas PF.1.3.4.4. Descripcin Narrativa del Procedimiento

DEL PLAN DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS

DE
CODIGO: PG.
PF.1.3. 1/6
MATERIA:
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: INFORMACION

PROCEDIMIENTO
CODIGO: PG.
PF.1.3.1.2 2/6 DEL
ASUNTO: FORMULACIN DEL PLAN DE DESARROLLO

DE RECURSOS FISICOS
GENERAL
OBJETIVO Determinar los requerimientos de planta fsica en el corto, mediano y largo plazo y proyectar las necesidades en un horizonte temporal de n aos en un todo de acuerdo con el plan estratgico institucional y en concordancia con el plan de desarrollo acadmico. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia en un todo de acuerdo con los lineamientos del plan estratgico institucional y del plan de desarrollo acadmico. Se termina cuando el Consejo Universitario
Direccin de Programacin y Presupuesto Direccin de Fomento Oficinas Sectoriales de Planificacin Unidades acadmicas y administrativas EXTERNAMENTE Ministerio del Poder Popular para la Planificacin y Desarrollo Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior OPSUMinisterio del Poder Popular para la Infraestructura Alcaldas BASE LEGAL RELACIONADA Ley de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico (LOAFSP) Reglamento N 1 de la LOAFSP Lineamientos e instrucciones de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario Plan de Ordenacin Urbanstica. y Plan Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA FORMULARIOS UTILIZADOS Encuestas, entrevistas RECURSOS Sistema de informacin geoespacial de los recursos fsicos Base de datos Access Pagina Web de PLANDES Microsoft Office Project
aprueba el Plan de desarrollo de Recursos Fsicos y se hace entrega del documento a la Oficina de Planificacin autoridades aplicacin. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas: Directrices, objetivos estratgicos proyectos Estratgico Acadmico. Salidas: Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos Institucional. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS INTERNAMENTE Consejo Universitario PLANDES Consejo de Planificacin Institucional. Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. de accin especificados y Plan en el Institucional de del y a Sector las Universitario, a las y unidades acadmicas
administrativas para su conocimiento, difusin y
Desarrollo

NORMAS INTERNAS
CODIGO: PF.1.3.1.3. PG. 3/6

DE RECURSOS FISICOS
El 1. DE LA FORMULACIN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FSICOS El Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos orienta el ordenamiento de los bienes inmuebles propiedad de la universidad, sean estos de carcter acadmico, de apoyo docente, gestin administrativa, cultural, bienestar estudiantil, servicios generales y rental. Es responsabilidad del Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos la formulacin del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. El Consejo a de Planificacin Institucional del Consejo someter consideracin
Consejo
Universitario
es
el
rgano
competente para la aprobacin del Plan de desarrollo de recursos fsicos. El Rector y la Secretaria de la Universidad promulgaran el Plan de desarrollo de recursos fsicos. 4. DE LA DIFUSIN Y DISTRIBUCIN DEL PLAN La Direccin General de Planificacin y Desarrollo es responsable de la difusin del Plan de desarrollo de recursos fsicos as como la distribucin del mismo a las unidades acadmicas y administrativas. 5. DEL CUMPLIMIENTO DE LOS Y
Universitario los lineamientos generales y el proyecto del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. 2. DE LA ELABORACIN DEL PLAN Es responsabilidad de las unidades acadmicas y administrativas el suministro con que Plan los no de la informacin proyectos considerados Institucional. Corresponde al Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos a travs de los Coordinadores de las Oficinas Sectoriales de Planificacin la asesora o consultora para la aplicacin del instrumento de recoleccin de informacin. 3. DE LA APROBACIN DEL PLAN DE relacionada institucionales en el nuevos fueron LINEAMIENTOS, POLTICAS
PROGRAMAS FORMULADOS Corresponde al Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos el seguimiento, control y evaluacin del cumplimiento del plan.
Estratgico
DESARROLLO DE RECURSOS FSICOS


DEL PLAN DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS

DE
CODIGO: PF.1.3.1.4 PG. 4/6 DEL
MATERIA: DESCRIPCIN
PROCEDIMIENTO
NARRATIVA
DIRECTOR (A) 1. En base a los objetivos estratgicos y proyectos de accin del Plan Estratgico Institucional y las directrices del Plan de Desarrollo Acadmico ordena al Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos la formulacin del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 2. Recibe lineamientos de la Direccin y de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario. 3. Define y selecciona la metodologa. 4. Disea instrumentos de recoleccin de datos e informacin. 5. Consulta en la pgina Web de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo el Plan de Desarrollo Acadmico. 6. Solicita: Al Departamento de Planificacin Acadmica, informacin sobre planes, programas y proyectos acadmicos.
encuentren sociedades Universidad
bajo de
la
administracin donde Andes
de la
mercantiles Los
tiene
participacin accionaria mayoritaria. 7. Recopila informacin grafica (planos
arquitectnicos,
urbansticos,
topogrficos,
entre otros) y/o descriptiva (uso y capacidad de recintos docentes, administrativos, y de servicio) de los recursos fsicos universitarios. 8. Instruye a los Coordinadores de las Oficinas Sectoriales de Planificacin sobre la formulacin del plan y la metodologa a aplicar en las unidades acadmicas. 9. Informa va Web a las unidades acadmicas y administrativas el inicio del proceso de formulacin y el apoyo institucional requerido. 10. Carga en la pgina Web de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo instrumento informacin de recoleccin la de datos el e instructivo para la formulacin del plan y el sobre situacin actual,
necesidades y demandas de recursos fsicos. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ACADMICA 11. Recopila y enva va Web las modalidades de aprendizaje, aplicacin de nuevas tecnologas, programacin de recursos acadmicos y no acadmicos, poltica matricular, nmero de docentes e investigadores de la ULA, series histricas acadmicos.
- A la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento

la programacin de de conservacin y y mantenimiento verdes. edificaciones reas
- A la Direccin de Fomento el inventario

actualizado adquiridos, de de los uso bienes inmuebles y no acadmico
acadmico, propiedad de la Universidad de Los Andes y los bienes inmuebles que se

proyecciones,
indicadores
Fecha:

DEL PLAN DESARROLLO DE RECURSOS FSICOS

DE
MATERIA: DESCRIPCIN
PROCEDIMIENTO
NARRATIVA
DIRECCIN DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO 12. Remite va Web y en fsico el Programa de Conservacin y Mantenimiento de Edificaciones y reas Verdes. DIRECCIN DE FOMENTO 13. Remite va Web y en fsico la informacin relacionada con el inventario de los bienes inmuebles solicitado. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 14. Diagnostica la situacin actual de los recursos fsicos en base a la evaluacin del uso y capacidad de los mismos.
19. Define
polticas,
directrices
objetivos
estratgicos de recursos fsicos. 20. Formula el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. 21. Presenta a la Direccin el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. DIRECTOR (A) 22. Revisa el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos y si est conforme convoca el Consejo de Planificacin Institucional para someterlo a su consideracin. De tener observaciones lo devuelve para los ajustes correspondientes. CONSEJO DE PLANIFICACIN
15. Verifica y consolida el inventario de recursos fsicos de la institucin. 16. Digitaliza las modificaciones en el uso y 23. Estudia, Fsicos.
INSTITUCIONAL avala y presenta al Consejo Universitario el Plan de Desarrollo de Recursos
capacidad de los recursos fsicos. 17. Elabora el balance de de necesidades y
CONSEJO UNIVERSITARIO 24. Discute y aprueba el Plan de Desarrollo de los Recursos Fsicos. RECTOR 25. Promulga junto con la Secretaria de la Universidad el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos Universitarios.
disponibilidades
superficie
construida
aplicando indicadores establecidos por la OPSU y por el Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos. 18. Realiza estudio prospectivo de la planta fsica para establecer programas y proyectos sobre acciones espaciales a corto, mediano y largo plazo, en cuanto al uso, desarrollo y consolidacin de la misma.
Elaborado por: PLANDES 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Revisado por: DSIA 2008 Resolucin de CU No 2556 Fecha:
26. Enva el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos a la OPSU.

PROCEDIMIENTO
CODIGO:PF.1.3.1.4 PG. 6/6 DEL

DE RECURSOS FSICOS
NARRATIVA
DIRECTOR(A) 27. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte Informtico, el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos en la pgina web www.ula.ve/plandes 23. Enva a las Unidades Acadmicas en medio digitalizado, para su conocimiento y ejecucin. Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos
CODIGO:PF.1.3.2.1 PG. 1/3
ASUNTO: FORMULACIN DEL PLAN MAESTRO DE

RECURSOS FSICOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN DEL PLAN MAESTRO DE

RECURSOS FSICOS

PROCEDIMIENTO
GENERAL
OBJETIVO Determinar las y reglamentar usos actuales y propuestos de los recursos fsicos en funcin de demandas institucionales, estableciendo prioridades de actuacin e intervencin a corto, mediano y largo plazo. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Consejo Universitario aprueba el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. Se termina cuando el Plan Maestro de Recursos Fsicos es aprobado por el Consejo Universitario y se hace entrega del documento a la OPSU y a las unidades acadmicas y administrativas para su conocimiento, difusin y aplicacin. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Lineamientos de OPSU Proyectos de accin establecidos en el Plan Estratgico Institucional Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. Salidas: Plan Maestro de Recursos Fsicos de la ULA. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS INTERNAMENTE PLANDES Consejo Superior de Planificacin Institucional Consejo Universitario Oficinas Sectoriales de Planificacin Unidades Acadmicas y Administrativas EXTERNAMENTE
Ministerio
del
Poder
Popular
para
la
Infraestructura Ministerio del Poder Popular para el Ambiente Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior OPSUAlcaldas BASE LEGAL RELACIONADA Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico y sus reglamentos. Planes de Ordenacin Urbanstica. FORMULARIOS UTILIZADOS Encuestas y entrevistas RECURSOS Base de datos ACCESS Microsoft Office Project
ASUNTO: FORMULACIN DEL PLAN MAESTRO DE

RECURSOS FSICOS
DESCRIPCIN NARRATIVA PROCEDIMIENTO
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS
8. Estudia,
Fsicos.
avala
presenta
al
Consejo
Universitario el Plan Maestro de Recursos y objetivos de CONSEJO UNIVERSITARIO
1. Estudia polticas,
estratgicos Universitario. del
directrices Plan de
Desarrollo
Recursos Fsicos aprobado por el Consejo
9. Discute y aprueba el Plan Maestro de

Recursos Fsicos.
2. Zonifica usos actuales y propuestos.

RECTOR
3. Define
recursos
directrices fsicos y a
generales mediante acciones consolidar,
sobre
los
10. Promulga junto con la Secretaria de la Universidad el Plan Maestro de Recursos Fsicos. 11. Enva el Plan Maestro de Recursos Fsicos a la OPSU. DIRECTOR DE PLANDES
programas, espaciales desarrollar,
subprogramas tendientes
conservar y mantener los recursos fsicos, con base en los proyectos de desarrollo institucional.
4. Establece prioridades de actuacin sobre los

recursos fsicos en el corto, mediano y largo plazo.
12. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte Informtico, el Plan Maestro de Recursos Fsicos en la pagina web www.ula.ve/plandes.
5. Elabora relacin de proyectos arquitectnicos

requeridos por la Institucin. 13. Enva a las Unidades Acadmicas y Administrativas en medio digitalizado, para
6. Presenta al Director el proyecto de Plan

Maestro de Recursos Fsicos. DIRECTOR(A)
su conocimiento y ejecucin. Ir al proceso Seguimiento y Control del Planes de Recursos Fsicos
7. Convoca
al
Consejo
de
Planificacin
Institucional.
CODIGO: PF.1.3.3.1. PG. 1/4
FORMULACIN DE PLANES FSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
Precondicin: Plan de Desarrollo y Plan Maestro de Recursos Fsicos aprobados Poscondicin: Planes Fisico Espacial de los Conjuntos Universitarios publicados y entregados en medio digital a las unidades involucradas para su ejecucin.
Revisar los lineamientos, polticas y programas establecidos en el Plan de Desarrollo y Plan Maestro de Recursos Fsicos.
Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos Plan Maestro de Recursos Fsicos
Elaborar la metodologa para la formulacin de los planes fsicos espaciales de los conjuntos universitarios
Priorizar el orden de actuacin de acuerdo a las necesidades y demandas
Aplicar instrumentos de recoleccin de informacin en los conjuntos objeto del plan.
Analizar la situacin actual del Conjunto Universitario objeto del plan
Elaborar propuestas generales Presentar al Consejo de Planificacin Institucional los proyectos de Planes Fsico Espacial de los Conjuntos Universitarios
Establecer el plan de acciones Aprobrar los Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios Promulgar los Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios.
Remitir a la Oficina de Planificacin del Sector Universitario los Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios.
Publicar en la pgina Web de PLANDES los Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios.
Enviar a las unidades acadmicas y administrativas copia en medio digital de los Planes fsicos espaciales de los conjuntos Universitarios para ejecucin
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN DE PLANES FSICO

ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
CODIGO: PF.1.3.3.2. PG. 2/4 DEL
INFORMACIN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Proporcionar a las unidades acadmicas y administrativas de un plan de accin que facilite el mejoramiento de los conjuntos universitarios. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Director(a) entrega al Departamento de Planificacin de Recursos gira Fsicos el Plan Maestro de Recursos Fsicos aprobado por el Consejo Universitario y instrucciones para la formulacin de los planes. Se termina cuando el Director (a) enva a las unidades Planes acadmicas Fsico y administrativas de por los el los Espacial aprobados Conjuntos Consejo
BASE LEGAL RELACIONADA Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley Orgnica de Administracin Financiera y sus reglamentos. Planes de Ordenacin Urbanstica. FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN TOS UTILIZADOS Plan de desarrollo de recursos fsicos Plan maestro de recursos fsicos Plan de acciones Proyecto de planes fsico espacial
Universitarios
Universitario para su ejecucin. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos Plan Maestro de Recursos Fsicos Salidas Planes Fsicos Espacial de los Conjuntos Universitarios DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Director(a), Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos) Consejo Superior de Planificacin Institucional Rector Consejo Universitario Consejo de Facultad Y/O PERSONAS
RECURSOS Base de datos ACCESS Microsoft Office Project

CODIGO: PG.
DIRECTOR (A) 1. Una vez aprobado el Plan de Desarrollo y Plan Maestro de Recursos Fsicos Institucional gira instrucciones para la formulacin de Planes Fsico Espacial de los Conjuntos Universitarios de acuerdo al cronograma de planificacin institucional. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 2. Revisa lineamientos, polticas y programas establecidos en el Plan de Desarrollo y Plan Maestro de Recursos Fsicos. 3. Elabora metodologa para la formulacin de los Planes Fsico Espacial de los diferentes Conjuntos Universitarios. 4. Prioriza el orden de actuacin en los Conjuntos Universitarios en funcin de las necesidades y demandas de estos. 5. Establece mecanismos de participacin de la comunidad conjuntos universitaria objeto del localizada plan, a en los de travs 9. 8. 7.
estudio de las tendencias; tipologa de las edificaciones fsico acadmico. Formula los Planes Fsicos Espacial de los Conjuntos Universitarios de cada Ncleo. Elabora propuestas generales: existentes; de y requerimientos al desarrollo espaciales acuerdo
Concepcin Conjunto
del
desarrollo
espacial
del
Imagen Objetivo del Conjunto a largo y mediano plazo Normativa para la administracin del uso y funcionamiento del conjunto. Normativa de control de la intervencin fsico espacial. Zonificacin y sectorizacin del Conjunto Vinculacin de los elementos espaciales y fsicos del Conjunto del con los con propsitos proyectos acadmicos de la institucin.
Integracin
Conjunto
importantes del entorno. Establece el Plan de Acciones:
instrumentos de recoleccin de informacin. 6. Analiza la situacin actual del Conjunto
Lneas estratgicas Estructura de programas Clasificacin de proyectos Priorizacin de proyectos Propuestas de manejo y administracin de los Conjuntos.
destacando la evaluacin del uso y capacidad de la planta fsica; delimitacin del Conjunto y sus reas de influencia;

DIRECTOR (A) 10. Somete Planes a consideracin Institucional Espacial del los de Consejo proyectos los de de Planificacin
16. Enva
las
Unidades
Acadmicas
Fsico
Conjunto
Administrativas en medio digitalizado los Planes Fsico Espacial de los Conjuntos Universitarios, para su conocimiento y ejecucin. Ir al proceso Seguimiento y Control de los Planes de Recursos Fsicos
Universitarios, la zonificacin y las propuestas de manejo y administracin. CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL
11. Estudia,
avala
presenta
al
Consejo
Universitario los proyectos de Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios. CONSEJO UNIVERSITARIO
12. Discute y aprueba los Planes Fsico Espaciales

de los Conjuntos Universitarios. RECTOR
13.
Promulga
junto
con
la
Secretaria
de
la
Universidad los Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios. Enva a la OPSU los Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios. DIRECTOR(A) DE PLANDES
14.
15. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte

Informtico, los Planes Fsico Espaciales de los Conjuntos Universitarios en la pagina web www.ula.ve/plandes.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN DE PLANES ESPECIALES

DE RECURSOS FSICOS
CODIGO: PF.1.3.4.1 PG. 1/5
Precondicin: Acciones espaciales no consideradas en el Plan Maestro de Recursos Fsicos Poscondicin: Planes Especiales de Recursos Fsicos publicados y entregados en medio digital para su ejecucin
Verificar en el Plan Maestro que las acciones espaciales de los conjuntos inspeccionados no hayan sido considerados
Planes Fsico Espacial de los Conjuntos Universitarios
Realizar inspeccin peridica del estado de los recursos fsicos
No fueron considerados
Formular Planes Especiales o de Emergencia
Si fueron considerados
Analizar, discutir, jerarquizar y seleccionar con las unidades involucradas la mejor alternativa propuesta. Determinar requerimiento de recursos presupuestarios para la ejecucin de los planes
Presentar al Consejo de Planificacin Institucional los Planes Especiales de Recursos Fsicos

Con disponibilidad presupuestaria y financiera Sin disponibilidad Presupuestaria Y financiera
Entregar los Planes Especiales de Recursos Fsicos a la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento en medio digital e impreso para su ejecucion.
Publicar en la pgina Web de PLANDES los Planes Especiales de los Conjuntos Universitarios.
Aprobar en el Consejo Universitario los recursos para el financiamiento de los Planes Especiales de Recursos Fsicos
Promulgar el Plan Especial de Recursos Fsicos
Enviar a las unidades acadmicas y administrativas copia en medio digital de los Planes Especiales para su ejecucin
Solicitar a la Oficina de Planificacin del Sector Universitario el financiamiento de los planes especiales

DE RECURSOS FSICOS
OBJETIVO Viabilizar la ejecucin de proyectos institucionales no incluidos en los planes de recursos fsicos aprobados. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando se recibe formalmente la solicitud de formulacin del plan especial de recursos fsicos o se requiere intervencin por situaciones de contingencia. Se termina cuando la Direccin General de Planificacin y Desarrollo informa a las Unidades Acadmicas y Administrativas sobre la aprobacin del Plan Especial de Recursos Fsicos.
Gobernaciones de los Estados Mrida, Tchira y Trujillo y otros entes del Estado. Alcaldas INPARQUES BASE LEGAL RELACIONADA Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico y sus reglamentos Normas COVENIN FORMULARIOS UTILIZADOS
INSUMOS/PRODUCTOS Entradas: Solicitud de de formulacin y de Planes de Especiales por parte de las Autoridades, Decanos, Vicerrectores Ncleos Directores Dependencias Centrales. Salidas: Plan Especial de Recursos Fsicos. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Internamente Consejo Universitario Consejo Superior de Planificacin Institucional Facultades y Ncleos Oficinas Sectoriales de Planificacin Dependencias Centrales Cuerpo de Bomberos Universitarios Externamente Ministerio del Poder Popular para el Ambiente Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura
Instrumentos de consulta

DE RECURSOS FSICOS
CODIGO: PF.1.3.4.3 PG. 3/5
NORMAS DEL PROCESO
DEL DE LA FORMULACIN DE LOS PLANES Los Planes Especiales de Recursos Fsicos se formularn: 1) a solicitud de las autoridades universitarias: Vicerrectores de Consejo Ncleo y Universitario, de Facultad, de Directores Autoridades Rectorales, Decanos
SEGUIMIENTO
CONTROL
DE
LOS
PLANES Sin menoscabo de las funciones de los rganos de control interno y externo, la Direccin General de Planificacin y Desarrollo realizar el seguimiento y control de la fase de ejecucin del Plan Especial en un todo de acuerdo con las Normas establecidos para el Seguimiento y Control de los Planes de Recursos Fsicos.
Dependencias Centrales. 2) Por situaciones de riesgo y peligro que ameriten la formulacin de Plan Especial de Contingencia de Recursos Fsicos. DE LA APROBACIN DE LOS PLANES La Direccin General de Planificacin y Desarrollo es la instancia autorizada para avalar los Planes Especiales de Recursos Fsicos. Las acciones espaciales contenidas en el Plan Especial de Recursos Fsicos que requieren de crditos presupuestarios debern ser aprobados por el Consejo del Universitario, Consejo previa de consideracin Superior
Planificacin Institucional. Las acciones espaciales contenidas en el Plan Especial de Recursos Fsicos que no requieren erogacin de recursos financieros avalados por el Consejo de Institucional. DE LA EJECUCIN DE LOS PLANES La ejecucin de Planes Especiales de Recursos Fsicos en coordinacin con organismos pblicos y entes privados debern sujetarse a las normas y convenios institucionales. debern ser Planificacin
ASUNTO: FORMULACIN DE PLANES ESPECIALES DE MATERIA:

RECURSOS FISICOS
- Revisa directrices y lineamientos del plan de

desarrollo, plan maestro de recursos fsicos, Planes DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS Fsico Espacial de los Conjuntos Universitarios
Estudia el alcance y beneficio que generar la materializacin del Plan dentro y fuera de la Institucin. Solicita a los organismos de la administracin publica municipal, estadal y nacional, donde se ubica la Universidad de los Andes, informacin sobre los proyectos y normativas relacionadas con el Plan Especial de Recursos Fsicos en particular.
1. Recibe la Solicitud de formulacin del Plan

Especial de Recursos Fsicos o informacin proporcionada por medios escritos y
audiovisuales de situaciones de riesgo o peligro inminente que requieran formulacin de planes especiales.
2. Realiza inspeccin del estado de los recursos

fsicos objeto de la formulacin del Plan
Vincula el Plan Especial de Recursos Fsicos con los proyectos del entorno en ejecucin y por ejecutar por entes gubernamentales a nivel municipal, estadal y nacional.
Especial.
3. Determina
deficiencias,
problemas
actuaciones en cada caso.
Propone
alternativas
de
proyectos
las
dependencias universitarias involucradas en la
4. Verifica si la acciones espaciales requeridas

forman parte de los programas y subprogramas del Plan Maestro de Recursos Fsicos.
ejecucin del plan especial. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS
6. Analiza, discute, jerarquiza y selecciona la 5. De no estar incluidas en el Plan Maestro de

Recursos Fsicos o en los Planes Fsico Espacial de los Conjuntos Universitarios formula el Plan Especial: DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS mejor alternativa.
- Elabora metodologa para la formulacin del

Plan Especial la de Recursos de de Fsicos motivos, trabajo y especificando estratgicos, exposicin
7. Enuncia
concretar ejecutar.
las la
acciones viabilidad
y de
actividades los
para a
proyectos
trminos de referencia, propsito y objetivos cronograma
8. Determina
los
proyectos
que
requieren
orientaciones tcnicas.
asignacin de recursos para su ejecucin.
CODIGO: PG.
ASUNTO: FORMULACIN DE PLANES ESPECIALES DE MATERIA:

RECURSOS FISICOS
9. Evala la participacin de otros organismos y

entes de la Administracin Pblica.
DIRECTOR (A)
13. Enva
las
Dependencias
Centrales
pertinentes el Plan o Planes Especiales de Recursos Fsicos avalados por el Consejo de Planificacin Institucional que no requieren DIRECTOR (A) disponibilidad presupuestaria y financiera. RECTOR
10.Somete el Plan Especial de Recursos Fsicos a

consideracin Institucional. CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL del Consejo de Planificacin Universidad Fsicos. el
14. Promulga junto con la Secretaria de la

Plan Especial de Recursos
9. Estudia y avala el Plan Especial de Recursos

Fsicos.
15. Enva a la OPSU solicitud de financiamiento del

Plan Especial de Recursos Fsicos en caso de no disponer de recursos presupuestarios financieros en la Institucin. DIRECTOR DE PLANDES
10. Presenta al Consejo Universitario el Plan o

Planes Especiales de Recursos Fsicos que requieran Institucin. asignacin de recursos presupuestarios financieros por parte de la
16. Publica el Plan Especial de Recursos Fsicos.

por intermedio de en la Unidad la de Soporte web Informtico, pagina
11. Avala la ejecucin de Planes Especiales de

Recursos Fsicos que no requieren para con su otros disponibilidad ejecutarn Pblica. CONSEJO UNIVERSITARIO en presupuestaria coordinacin
www.ula.ve/plandes
17. Enva el Plan a las Unidades Acadmicas y

Administrativas involucradas, en medio digitalizado, para su conocimiento y ejecucin. Ir al proceso Seguimiento y Control de los Planes de Recursos Fsicos
ejecucin por parte de la Institucin o que se organismos y entes de la Administracin
12. Discute y aprueba la asignacin de recursos

para financiamiento de la ejecucin del Plan Especial de Recursos Fsicos.
CODIGO: PG.

INSTITUCIONALES DE PLANES
CODIGO: PG.
PF.1. 1/9
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PF.1.4. FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL INSTITUCIONAL
CODIGO: PG.
PF.1.4. 2/9
NDICE
1.4. Formulacin del Plan Operativo Anual Institucional 1.4.1. Diagrama de actividades 1.4.2. Informacin general 1.4.3. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL INSTITUCIONAL

ANUAL INSTITUCIONAL
CODIGO: PG.
PF.1.4. 3.1/9

DEL PLAN ANUAL INSTITUCIONAL
CODIGO: PF.1.4.2. PG. 4/9 DEL
OPERATIVO MATERIA:
OBJETIVO Coordinar la formulacin de los objetivos y metas que deben ejecutarse en cada ejercicio econmico financiero, estratgicos a fin de concretar los objetivos diseando institucionales,
DEPENDENCIAS VINCULADAS INTERNAMENTE Consejo Universitario Equipo Rectoral
Y/O
PERSONAS
instrumentos y mtodos para la aplicacin de las polticas institucionales y lineamientos de los entes administrativos centrales, orientando a las unidades responsables de la generacin de los planes operativos y consolidando el Plan Operativo Anual Institucional (POAI). FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando PLANDES recibe del Ministerio del Poder Popular (MPPD), para la Planificacin Nacional y de Desarrollo Oficina
Consejo Superior de Planificacin Institucional Direccin General de Planificacin y Desarrollo (PLANDES) Facultades y Ncleos (Consejo de Facultad, OSEPLAN y Unidad de Apoyo Administrativo) Directores de Dependencias Centrales EXTERNAMENTE Ministerio del Poder Popular para la Planificacin y Desarrollo Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior - CNU - OPSU Ministerio del Poder Popular para las Finanzas ONAPRE BASE LEGAL RELACIONADA Constitucin Venezuela Ley de Universidades Reglamento Orgnico del Ministerio de Educacin Superior Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Ley de la Contralora General de la Repblica Normas de Control Fiscal de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico de la Republica Bolivariana de
Presupuesto (ONAPRE) y Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU) los lineamientos generales que guiarn la formulacin del POAI. Se termina cuando las autoridades, unidades acadmicas y administrativas y Unidad de Auditoria Interna reciben el ejemplar del POAI aprobado por la Asamblea Nacional. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Lineamientos e instructivos MPPD, ONAPRE, OPSU Salidas Oficios de remisin a las autoridades, unidades acadmicas y administrativas y Unidad de Auditoria Interna. Proyecto del Plan Operativo Anual Institucional (POAI).

ANUAL INSTITUCIONAL
Reglamento N 1 de la Ley de Administracin Financiera FORMULARIOS UTILIZADOS Fichas de proyectos del Sistema de Registro de Proyectos de Organismos Pblicos emanado del Ministerio del Poder Popular para la Planificacin y el Desarrollo. Instructivo N 19 ONAPRE y OPSU
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: FORMULACION DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL INSTITUCIONAL
CODIGO: PF.1.4. PG. 4 7
6. Presenta
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA
al
director del Plan
(a),
esquema
cronograma de trabajo para la elaboracin del anteproyecto Institucional. DIRECTOR (A) Operativo Anual
1. Recibe de la Direccin General de Planificacin

y Desarrollo los lineamientos del Ministerio del Poder Popular para del para la Plan la Planificacin formulacin Operativo y del Anual Desarrollo anteproyecto
7. Revisa esquema y cronograma y si tiene

observaciones informa al Departamento de Planificacin Econmico Financiera para que sean consideradas en el anteproyecto del Plan Operativo Anual Institucional. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA
Institucional (POAI).
2. Estudia los lineamientos recibidos, las polticas

y estrategias y establecidas Plan Maestro en de el Plan Estratgico Institucional, Plan de Desarrollo Acadmico Recursos y la Fsicos, los indicadores de gestin evaluacin de planes del ao anterior.
8. Ajusta las observaciones y recomendaciones

del Director(a).
3. Recibe de la Direccin de Programacin y

Presupuesto los lineamientos de ONAPRE y la OPSU.
9.
Enva
los
formatos
diseados
los
lineamientos de ONAPRE y la OPSU a los Directores de dependencias centrales, a los Decanos de Facultades y Vicerrectores de Ncleos Universitarios debidamente avalados por el Director(a) a los fines de elaboracin de los anteproyectos de Planes Operativos Anuales (POA) de cada dependencia. DECANO /VICERRECTOR DE NCLEO
4. Evala con el Departamento de Planificacin

Acadmica y el Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos, la inclusin de proyectos institucionales en el anteproyecto POAI.
5. Estudia metodologa, disea instructivos y

formatos para ser aplicados en la planificacin operativa y el cronograma de elaboracin del anteproyecto Institucional. del Plan Operativo Anual
10. Conoce lineamientos y gira instrucciones a la

Oficinas Sectoriales de Planificacin para la elaboracin del anteproyecto del Plan Operativo Anual. OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIN
11. Recibe los lineamientos y formatos.


OPERATIVO MATERIA:
CONSEJO DE FACULTAD
12. Analiza la informacin y de ser el caso,

solicita al Departamento de Planificacin Econmico Financiera asesoria para la
20. Discute y decide.

DECANO/VICERRECTOR DE NCLEO
formulacin del anteproyecto POA.
21. Una vez aprobado, enva a la Direccin

General de Planificacin y Desarrollo el anteproyecto POA. DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES
13. Solicita al responsable de cada unidad la

formulacin de objetivos y metas en consonancia a los lineamientos establecidos. UNIDADES ACADMICAS
22. Recibe lineamientos y formatos para la

14. Formulan el anteproyecto de plan operativo

anual de la dependencia.
21. Analiza la informacin y de ser el caso,

solicita al Departamento de Planificacin Econmico Financiera asesoria para la
15. Envan a la Oficina Sectorial de Planificacin

el anteproyecto en medio digital y fsico. OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIN
23. Solicita al responsable de cada unidad la

formulacin programadas de en objetivos y a metas los consonancia
16. Recibe y consolida la informacin de las

unidades acadmicas adscritas a la Facultad o Ncleo.
lineamientos establecidos.
17. Entrega el anteproyecto POA al Decano de la

Facultad o Vicerrector de Ncleo.
24. Consolida la informacin de la dependencia. 25. Remite a PLANDES los formatos.
DECANO/VICERRECTOR DE NCLEO
DIRECTOR (A)
18. Revisa y firma el anteproyecto POA, si no

tiene observaciones. En caso contrario lo devuelve para los ajustes correspondientes.
26. Recibe los anteproyectos de las facultades,

ncleos y dependencia centrales.
27. Remite al Departamento de Planificacin 19. Somete a consideracin del Consejo de

Facultad el anteproyecto del Plan Operativo Anual para su aprobacin. Econmica Financiera los anteproyectos, mediante memo interno.

ANUAL INSTITUCIONAL
36. Revisa conjuntamente con la Direccin de

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA Programacin y Presupuesto el anteproyecto POAI.
28. Recibe los anteproyectos POA y de la

Direccin de Programacin y Presupuesto las formas referidas a la distribucin DIRECTOR (A) presupuestaria
37. Enva al Director (A) el anteproyecto POAI.
38. Prepara conjuntamente con la Direccin de 29. Verifica objetivos y metas programadas a
fin de validar su vinculacin a los objetivos estratgicos institucionales. CONSEJO UNIVERSITARIO Programacin y Presupuesto el punto de cuenta para al Consejo Universitario.
30. Consolida
la
informacin
elabora
el
39. Recibe, discute y aprueba el anteproyecto de

POAI y Presupuesto Institucional.
anteproyecto POAI.
31. Recibe de la Direccin las formas referidas a

la distribucin presupuestaria.
40. Emite
enva
las
dependencias
la
resolucin de aprobacin. DIRECTOR (A)
32. Trascribe la informacin en el formato de

consolidacin del anteproyecto POAI, segn el instructivo OPSU.
41. Recibe resolucin del Consejo Universitario. 42. Enva a OPSU el anteproyecto de POAI.
33. Registra en el Sistema de Registro de

Proyectos de Organismos Pblicos, los
43. Presenta
al
Consejo el
de
Planificacin del Plan
objetivos y metas del anteproyecto POAI e informacin presupuestaria.
Institucional
anteproyecto
Operativo Anual Institucional con el apoyo del personal responsable del mismo.
34. Genera los reportes del Sistema de Registro

de Proyectos de Organismos Pblicos, y verifica la correcta trascripcin de la informacin. CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL
44. Estudia el anteproyecto POAI y hace las

observaciones que considere convenientes y las deja asentadas en el acta de la reunin.
35. Archiva los Reportes.

Fecha:

OPERATIVO MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA PROCEDIMIENTO
52. Archiva los reportes. 53. Elabora los formatos del instructivo No. 19
para la formulacin del presupuesto de ingresos y gastos de la Institucin.
45. -
Recibe de la Direccin: Observaciones del Consejo de Planificacin Institucional sobre el anteproyecto POAI. Observaciones y nuevos lineamientos de la OPSU. informacin sobre la cuota presupuestaria remitida por la Direccin de Programacin Presupuesto.
54. Enva al Director(a) el Proyecto POAI y los

formatos del instructivo No. 19. DIRECTOR (A)
55. Enva a la Direccin de Programacin

Presupuesto el Proyecto POAI y formatos del instructivo No. 19.
y los
46.
Ajusta metas de acuerdo a lineamientos OPSU, cuota observaciones presupuestaria del por Consejo parte de del Planificacin Institucional y asignacin de ejecutivo.
56. Prepara conjuntamente con la Direccin de

Programacin y presupuesto el punto de cuenta para el Consejo Universitario. CONSEJO UNIVERSITARIO
47. Recibe
del
Director(a) ajustada
la
distribucin por
presupuestaria
remitida
57. Recibe, discute y aprueba el Proyecto de

Plan Operativo Anual Institucional y Presupuesto.
Direccin de Programacin y Presupuesto.
48. Elabora el proyecto POAI. 49. Revisa conjuntamente con la Direccin de

Programacin POAI. y Presupuesto el Proyecto
58. Emite resolucin de aprobacin del Plan

Operativo Anual y Presupuesto. DIRECTOR(A)
59. Recibe resolucin del Consejo Universitario. 60. Autoriza la reproduccin de copias del POAI
y enva a las autoridades universitarias, unidades OPSU, CINDES, Econmica Direccin. acadmicas Unidad de y administrativas, Interna, de la de y Planificacin Auditoria archivo
50. Actualiza las metas programadas en el

Sistema de Registro de Proyectos de Organismos Pblicos y carga la distribucin presupuestaria.
Departamento Financiera
51. Genera los reportes del Sistema de Registro

de Proyectos de Organismos Pblicos y verifica la correcta trascripcin de la informacin.
61. Autoriza publicacin del POAI en la pagina

Web www.ula.ve/plandes
Fecha:
CODIGO: PG.
VII. 1/2
MODELO DE PROCESOS
PF.2. SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROYECTOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES Y

PROYECTOS
CODIGO: PF.2. PG. 2/2
DIAGRAMA DE PROCESO
IX.2. JERARQUA DE PROCESOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SEGUIMIENTO PLANES Y PROYECTOS
CODIGO: PG.
PF.2. 1/7
PF.2.1. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SEGUIMIENTO

Y CONTROL DEL ESTRATGICO INSTITUCIONAL
CODIGO: PG.
PF.2.1. 2/7
PLAN
MATERIA:
NDICE
PF.2.1. Seguimiento y control del Plan Estratgico Institucional PF.2.1.1. Diagrama de actividades PF.2.1.2. Informacin general del procedimiento PF.2.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento

CODIGO:PF.2.1.1. PG. 3/7
PLAN
MATERIA:

PLAN
MATERIA:
INFORMACIN PROCEDIMIENTO
GENERAL
OBJETIVO Obtener informacin del estado de avance de los PLANES, que facilite el control por parte de los responsables as como la readaptacin de la planificacin estratgica ante nuevos escenarios. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia una vez aprobado el plan estratgico institucional, el Director (a) publica la metodologa de seguimiento e indicadores de eficiencia del plan estratgico institucional. Se termina cuando el Consejo de Planificacin Institucional determinan y los Responsables para la de proyectos acciones culminacin,
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Ley de Universidades Ley Orgnica de Planificacin Ley Orgnica de la Administracin Pblica Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Reglamento de bienes y rentas de los inmuebles de la ULA. Proyecto. Plan de desarrollo de recursos fsicos Plan maestro de recursos fisicos FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y
DOCUMENTOS UTILIZADOS Plan Estratgico Institucional Metodologa de Seguimiento Indicadores de eficiencia Planilla de Seguimiento de proyectos Informe trimestral de seguimiento Oficios de remisin de documentos RECURSOS Sistema de seguimiento y evaluacin del plan estratgico institucional
modificacin o paralizacin del proyecto. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Plan Estratgico Institucional Metodologa de Seguimiento Salidas Informe de avance de acciones ejecutadas Informe de acciones de mejoramiento
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES Consejo Superior de Planificacin Institucional Unidades Acadmicas y Administrativas (Responsables de proyectos) BASE LEGAL RELACIONADA Constitucin Venezuela de la Republica Bolivariana de

CODIGO: PG.
PF.2.1.3. 5/7 DEL
PLAN
MATERIA:
5. Recibe y remite oficio al Departamento de Planificacin Acadmica. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DIRECTOR (A) 1. Una vez aprobado autoriza el al Plan Estratgico de Institucional Departamento ACADMICA RESPONSABLE DEL SISTEMA 6. Genera el login de usuario y la contrasea. 6. Remite el login va e-mail a cada responsable. 7. Capacita a los responsables sobre la
Planificacin Acadmica la publicacin en el link de Seguimiento y Evaluacin ubicado en la pgina Web de PLANDES, de la metodologa de seguimiento del Plan Estratgico y los indicadores para medir la eficiencia del plan.
metodologa y el manejo del Sistema. 8. Publica en la pgina Web de Seguimiento y
2.
Solicita
mediante de
oficio y la del
Decanos, de del de
Vicerrectores Dependencias responsable
Ncleos
Directores designacin Sistema
Evaluacin del Plan Estratgico Institucional, la metodologa, los instructivos y formatos a utilizar. 9. Elabora oficio de requerimiento de
Centrales sectorial
Seguimiento y Evaluacin del Plan Estratgico Institucional con la correspondiente direccin electrnica y telfono. DECANOS, VICERRECTORES DE NCLEO Y DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES 3. Selecciona el Responsable:
informacin sobre proyectos institucionales contemplados o no en el Plan Estratgico Institucional vigente. 10. Entrega al Jefe del Departamento oficio para remisin Directores a los de Jefes de Departamento, Institutos, Centros,
- En las Unidades Acadmicas designa al

Coordinador Planificacin. de la Oficina Sectorial de
Dependencias Centrales. Ir al proceso Entrega de correspondencia. JEFE DE DEPARTAMENTO/ DIRECTOR DE
- En las Unidades Administrativas designa de

su personal tcnico un responsable.
4. Informa a PLANDES los responsables.

DIRECTOR(A)
CENTRO, INSTITUTO, DEPENDENCIA CENTRAL

CODIGO: PG.
PLAN
MATERIA:
11. Accesa el link de Seguimiento y Evaluacin del Plan Estratgico Institucional y descarga el formulario de Informacin General de Proyectos del Plan Estratgico Institucional. 12. Llena el formulario segn el instructivo y la enva en medio magntico o fsico al Responsable del Sistema. RESPONSABLE DEL SISTEMA 13. Organiza por Escuela los formularios y las remite al Equipo Tcnico de Revisin de la
19. Cuatrimestralmente (meses de febrero, junio y octubre) a solicita y las a los Jefes de de de Departamento adscritos Centrales, Directores escuelas, de Centros
Directores los
Institutos de Investigacin y Dependencias informacin nuevos proyectos en los formularios de Informacin General de Proyectos del Plan Estratgico Institucional. Volver al paso N 10 20. Semestralmente solicita a los responsables
Direccin General de Planificacin y Desarrollo. EQUIPO TCNICO DE REVISIN 14. Distribuye los formularios por rea estratgica. 15. Verifica que los proyectos cumplan con los criterios establecidos en la metodologa. 16. Genera la lista de proyectos viables a ser registrados en el sistema y los que no cumplen con los criterios establecidos. 22. Enva la planilla en medio magntico o fsico DIRECTOR(A) 17. Informa, mediante oficio, a los responsables sectoriales revisin. RESPONSABLE DEL SISTEMA 18. Registra en el sistema de Seguimiento y 24. Asesora, de ser el caso, a los responsables de proyectos para la actualizacin permanente de informacin sobre la ejecucin de los mismos. Evaluacin del Plan Estratgico Institucional la informacin de los proyectos aprobados. del Sistema el resultado de la RESPONSABLE DEL SISTEMA 23. Registra en el Sistema la informacin de la ejecucin fsica de los proyectos. al responsable del Sistema. de los proyectos informacin de la ejecucin fsica de los proyectos. RESPONSABLE DE PROYECTOS 21. Cada semestre de la descarga planilla del link del de Plan de Seguimiento Estratgico, Evaluacin
Seguimiento
Proyectos y la llena.
CODIGO: PG.
PF.2.1.3 7/7 DEL
ASUNTO: SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN

ESTRATGICO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ACADMICA

25. Verifica en el Sistema de Seguimiento y Evaluacin del Plan Estratgico Institucional, el registro de las diferentes unidades acadmicas y administrativas. 26. Si existen proyectos no actualizados con la informacin de ejecucin fsica notifica al responsable del sistema para la correspondiente actualizacin. EQUIPO DE REVISIN 27. Revisa, Director. DIRECTOR (A) 28. Enva a los responsables de proyecto el Informe Trimestral con indicacin de desviaciones, correcciones, que se presenten en cada etapa del proyecto, 29. De ser necesario, convoca al Consejo de Planificacin Institucional y a los responsables de proyectos cuyo desarrollo presente obstculos. 30. Entrega copia del Informe de Seguimiento en el CINDES CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL/ RESPONSABLES DE PROYECTOS
31.
Estudia cada uno de los casos y determina acciones para la culminacin, modificacin o paralizacin del proyecto.
analiza
elabora
el
Informe
Trimestral de Seguimiento y lo entrega al
Fecha:
CODIGO: PG.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PG.
PF.2. 1/7 Y
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES
ACTIVIDADES
PF.2.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FSICOS
CODIGO: PG.
PF.2.2. 2/7
ASUNTO: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE MATERIA:

RECURSOS FSICOS
NDICE
PF.2.2. Seguimiento y control de Planes de Recursos Fsicos PF.2.2.1. Diagrama de actividades PF.2.2.2. Informacin general del procedimiento PF.2.2.3. Normas internas PF.2.2.4. Descripcin narrativa del procedimiento

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FSICOS

RECURSOS FSICOS
INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Generar y mantener actualizada informacin de los espacial y descriptiva recursos fsicos
Constitucin Venezuela
de
la
Repblica
Bolivariana
de
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley de Universidades Ley Orgnica de Planificacin Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico y sus reglamentos Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Reglamento de bienes y rentas de los inmuebles de la ULA. Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos Plan Maestro de Recursos Fsicos FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y
propiedad de la Universidad para la formulacin de planes y toma de decisiones oportunas. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia trimestralmente, cuando el Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos solicita a las unidades acadmicas y administrativas estado de ejecucin de los planes y de uso de los inmuebles bajo su responsabilidad. Se termina cuando de las el Departamento y y Directores acciones de de que Planificacin de Recursos Fsicos enva los Decanos, Vicerrectores control con Ncleos dependencias centrales el reporte de seguimiento y observaciones permitan corregir las desviaciones o modificaciones de los planes y en cuanto al uso de los recursos fsicos. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Solicitud de informacin sobre la ejecucin de los planes y uso de los recursos fsicos. Salidas Inventario inmobiliario institucional actualizado Informe de seguimiento y control DEPENDENCIAS Y PERSONAS VINCULADAS PLANDES Oficinas Sectoriales de Planificacin Unidades acadmicas y administrativas BASE LEGAL RELACIONADA
DOCUMENTOS UTILIZADOS Seguimiento y control de planes de recursos fsicos Seguimiento y Control del uso de bienes inmuebles Reporte trimestral de seguimiento Informe de estado de ejecucin de planes de recursos fsicos Oficio de remisin de documentos RECURSOS Sistema de Informacin Geoespacial. (Anteproyecto). Inventario de bienes inmuebles

RECURSOS FSICOS
NORMAS INTERNAS
1.
La
Direccin
General
de
Planificacin
plan, as como informacin detallada de los proyectos.
Desarrollo mantendr actualizado el catastro de la Universidad de Los Andes. 2. El catastro lo conforma los bienes inmuebles adquiridos con presupuesto ordinario, ingresos propios, otras fuentes de financiamiento y las adquiridas por donaciones y permutas. 3. La base del sistema de seguimiento sern los informes peridicos de seguimiento y la memoria anual de ejecucin.
4. El grado de avance de cada proyecto, de

acuerdo a la informacin recabada, ser asignado en una escala que responda a la siguiente progresin: GRADO DE AVANCE 0 1 2 3 4 5 PROGRESIN Todava no iniciado En fase de anlisis Iniciado y preliminarmente ejecutado Ejecutado parcialmente Muy avanzado en su ejecucin Implantado
1. Las Oficinas Sectoriales de Planificacin, con la

asesora del Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo, orientarn a los de y/o responsables de los proyectos y acciones del plan, para la actualizacin permanente protocolo de registro en el sistema informacin sobre los proyectos de acuerdo al formatos establecidos para el seguimiento y control de planes.
5. Con el objeto de mantener la filosofa de

participacin que caracteriz la formulacin de los planes la Direccin General de Planificacin y Desarrollo convocar peridicamente Mesas de Seguimiento donde los coordinadores de los proyectos darn cuenta a las instancias competentes de los avances de la ejecucin.
2. El Departamento de Planificacin de Recursos

Fsicos elaborar cuatro informes de seguimiento de los proyectos definidos en el Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. Estos informes darn cuenta del estado de ejecucin al final de cada trimestre. El ltimo de ellos servir de base para la elaboracin de la Memoria Anual de Ejecucin del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos.
6. En base a la informacin contenida en los

informes de seguimiento, Institucional el Consejo de Planificacin establecer
peridicamente las prioridades inmediatas y presentar al Consejo Universitario las acciones correctoras que sean necesarias para la correcta ejecucin de los planes de recursos fsicos.
3. Cada ao se presentar la Memoria Anual de

Ejecucin del Plan de Desarrollo de Recursos Fsicos. Esta memoria recoger la informacin necesaria para evaluar el grado de avance del
ASUNTO: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE

RECURSOS FSICOS

PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 1. Al finalizar cada trimestre, enva a los Coordinadores de las Oficinas Sectoriales de Planificacin de las facultades y ncleos y a los directores de dependencias centrales por medio impreso y electrnico, los formularios Seguimiento y control de planes de recursos fsicos y Seguimiento y Control del uso de bienes inmuebles con instructivos. COORDINADOR DE OSEPLAN O ADMINISTRADOR DE DEPENDENCIA CENTRAL 2. Obtiene la informacin de requerida y lo en los formularios seguimiento completa los correspondientes
acadmico, extensin, gestin administrativa, bienestar y esparcimiento, servicios generales y rental. 7. Analiza y compara: El uso actual con el inventario de bienes inmuebles y de existir modificaciones de uso del inmueble, Resolucin procede verifica del actualiza el el aval de PLANDES y En o si Consejo Universitario
inventario.
caso
contrario elabora informe sobre la situacin irregular y las recomendaciones pertinentes para conocimiento y toma de decisiones de las autoridades. Los planes formulados y el estado de ejecucin y asigna el grado de avance de acuerdo a la escala de progresin.
manualmente. 3. Entrega los formularios al Decano o Director de Dependencia para la revisin y firma. 4. Enva a PLANDES.
8. Verifica solicitudes de asignacin o cambio de

uso de recursos fsicos y la disponibilidad existente.
9. Visita el inmueble objeto de asignacin o cambio

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FISICOS 5. Registra la informacin en la aplicacin para el seguimiento de los planes y uso de los bienes inmuebles de carcter acadmico, de apoyo docente, bienestar rental. gestin administrativa, servicios cultural, y DIRECTOR (A) de uso en caso de ser necesario.
10. Elabora
el
informe
tcnico
con
las
observaciones o recomendaciones.
11. Entrega al Director para revisin y firma.
estudiantil,
generales
12.
6. Genera el Reporte del trimestre para cada conjunto universitario, discriminado por uso:
Revisa y firma.

RECURSOS FSICOS
DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
13.
Remite
el de
informe Ncleos
a y
los
Decanos, de
Vicerrectores
Directores
dependencias Centrales.
CODIGO: PG.
VII. 1/2
MODELO DE PROCESOS
PF.3. EVALUACIN DE PLANES
CODIGO: PG.
PF.3. 2/2
EVALUACIN DE PLANES
DIAGRAMA DE PROCESO
X.2. JERARQUA DE PROCESOS
CODIGO: PG.
PF.3. 1/7
EVALUACIN DE PLANES
PF.3.1. COORDINACIN DE LA EVALUACIN DE LA EJECUCIN FSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

NDICE
CODIGO: PG.
PF.3.1. 2/7
COORDINACIN DE LA EVALUACIN DE LA EJECUCIN FSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
PF.3.1. Coordinacin de la evaluacin de la ejecucin fsica trimestral del Plan Operativo Anual Institucional PF.3.1.1. Diagrama de actividades PF.3.1.2. Informacin General del procedimiento PF.3.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento
OBJETIVO Consolidar los informes trimestrales de ejecucin fsica de las metas, instrumentando los medios para la aplicacin de los lineamientos institucionales y los establecidos por la OPSU. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Departamento de Planificacin Econmico Financiera recibe los lineamientos de seguimiento de la ejecucin presupuestaria. Se termina cuando remite al CINDES el Informe de Ejecucin Fsica del trimestre. INSUMOS/PRODUCTOS ENTRADAS Lineamientos, directrices e instructivos ONAPRE, OPSU. SALIDAS Oficio de remisin a la Direccin de Programacin y Presupuesto. Evaluacin cuali-cuantitativa de ejecucin de las metas. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Consejo Superior de Planificacin Institucional PLANDES Unidades Acadmicas y Administrativas (Decano, Directores de dependencias centrales, OSEPLAN) Direccin de Programacin y Presupuesto
Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Ley de la Contralora General de la Repblica Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Reglamento N 1 de la Ley de Administracin Financiera Reglamento Orgnico del Ministerio de Educacin Superior Normas de control fiscal de la Contralora General de la Repblica FORMULARIOS UTILIZADOS Forma N 0701 Comentarios de la situacin general del ente. Forma N 0708 Ejecucin fsica a nivel de proyectos Forma N 0723 Resumen de la matricula de pregrado Forma N 0724 Resumen de nuevos inscritos de pregrado Forma N 0725 Resumen de egresados de pregrado Forma N 0726 Resumen de la matricula de postgrado Forma N 0727 Resumen de nuevos inscritos de postgrado Forma N 0728 Resumen de egresados de postgrado RECURSOS
BASE LEGAL RELACIONADA Constitucin Venezuela Ley orgnica de planificacin de la Republica Bolivariana de
Sistema Nueva Etapa Pgina Web de PLANDES
CODIGO: PG.
PF.3.1.3. 5/7

PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA 1. Recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto los lineamientos de la OPSU y ONAPRE contenidas en el instructivo N 07 para el seguimiento de la ejecucin presupuestaria. 2. Estudia los lineamientos. 3. Prepara instructivo, talleres de induccin,
. Al Consejo de Estudios del Postgrado, las

formas para proyectos correspondientes a matrcula, nuevos inscritos y graduados de postgrado.
. Al Consejo de Desarrollo Humanstico y

Tecnolgico las formas sobre la relacin de proyectos de investigacin.
reuniones y/o consultora. 4. Inserta en la pagina Web www.ula.ve/plandes, los instructivos. 5. Aplica talleres, reuniones y/o consultora. 6. Diez das antes de la culminacin de cada trimestre solicita mediante oficio el Informe Trimestral de la Ejecucin Fsica: A las unidades acadmicas la forma 0701 contenida en el instructivo N 07, en oficio dirigido a los Decanos de Facultades y Ncleos Universitarios con copia a las Oficinas Sectoriales de Planificacin.
. A la Oficina de Asuntos Profesorales las

formas para informacin del personal docente y de investigacin.
. A la Direccin de Personal, las formas para

informacin del personal administrativo, tcnico y obrero.
. A las dependencias centrales las formas

contenidas en el instructivo 0708. DECANO/VICERRECTOR DE NUCLEO 7. Conoce y gira instrucciones a la Oficinas Sectoriales de Planificacin sobre la elaboracin del Informe Trimestral de Ejecucin Fsica. OFICINAS SECTORIALES DE PLANIFICACIN 8. Culminado cada trimestre del ejercicio fiscal, recaba en cada de la unidad Facultad acadmica o Ncleo y la administrativa el trimestre.
. A la Oficina Central de Registros Estudiantiles,

las formas para proyectos correspondientes a matrcula, nuevos inscritos de pregrado. PROCEDIMIENTO
informacin sobre las metas ejecutadas durante Grados, las formas
. A
la
Oficina
de
correspondientes a graduados.
CODIGO: PG.
PF.3.1.3.
6/7
9. Completa la forma del instructivo N 0708 referida a la ejecucin trimestral de metas. 15. Analiza el comportamiento trimestral de la dependencia y elabora el informe de evaluacin. 16. Obtiene firma de aprobacin de su nivel
- Contrasta la informacin recabada con las

metas programadas y establecidas en el Plan Operativo Anual.
- Determina la variacin absoluta y relativa del

trimestre y del acumulado anual y completa el reporte 0708 Ejecucin Fsica con la informacin obtenida. 10. Analiza el comportamiento trimestral de la Facultad o Ncleo y elabora el informe de evaluacin.
superior. 17. Elabora reportes adicionales que le sean
solicitados. 18. Enva a PLANDES, mediante oficio y va Web, los reportes de la ejecucin fsica del trimestre. DIRECCIN
11. Obtiene
firma
de
aprobacin
de
su
nivel
19.
Recibe y remite los reportes de la ejecucin fsica del trimestre en fsico al Departamento de Planificacin Econmico Financiera.
superior. 12. Enva a PLANDES, mediante oficio y va Web, los reportes de la ejecucin fsica del trimestre. DEPENDENCIAS CENTRALES 13. Conoce y gira instrucciones a los departamentos adscritos sobre la elaboracin del Informe Trimestral de Ejecucin Fsica. 14. Completa la forma del instructivo N 0708 referida a la ejecucin trimestral de metas.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA 20. Recibe de la Direccin los reportes trimestrales. 21. Extrae de los formatos la informacin que afecta los proyectos de la estructura presupuestaria. 22. Consolida la informacin en la forma 0708 Ejecucin Fsica Trimestral a Nivel de Proyectos y Acciones Especificas. 23. Elabora las formas:
- Contrasta la informacin recabada con las

metas programadas y establecidas en el Plan Operativo Anual. Determina la variacin absoluta y relativa del trimestre y del acumulado anual y completa el reporte 0708 Ejecucin Fsica con la informacin obtenida.
Forma 0723 Resumen de la matrcula de pregrado.
- Forma N 0724 Resumen de nuevos inscritos

de pregrado.
Fecha:
CODIGO: PG.
ASUNTO: COORDINACIN DE LA EVALUACIN DE LA EJECUCIN FSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
- Forma N 0725 Resumen de egresados de

pregrado
30. Remite mediante oficio la Evaluacin Trimestral del Plan Operativo Anual Institucional para la entrega a los rganos externos. 31. Presenta al Consejo de Planificacin
- Forma N 0726 Resumen de la matricula de

postgrado
- Forma N 0727 Resumen de nuevos inscritos

de postgrado
Institucional la Ejecucin Fsica Trimestral a nivel de Proyectos y Acciones Especificas con el apoyo del personal responsable del proyecto de elaboracin del trimestre.
- Forma N 0728 Resumen de egresados de

postgrado 24. Elabora la forma 0701 de los Comentarios informes de a la
situacin general de la Institucin especificaciones unidades acadmicas y administrativas.
con las las
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL 32. Estudia el informe y hace de las ejecucin fsica del que trimestre observaciones
25. Recibe de la Direccin de Programacin Presupuesto trimestre. el cierre presupuestario
y del
considere convenientes y las deja asentadas en el acta de la reunin. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN
26. Registra
en
el
Sistema
de
Seguimiento,
ECONMICO FINANCIERA 33. Conoce opinin del Consejo de Planificacin Institucional y de ser el caso considera las observaciones e informa a las unidades acadmicas y administrativas. 34. Remite copia de la documentacin al CINDES para su archivo.
Evaluacin y Control la informacin contenida en la forma 0708. 27. Genera los reportes del Sistema. 28. Archiva los reportes. 29. Remite al Director(a) la evaluacin trimestral del Plan Operativo Anual Institucional, contenida en las formas 0701, 0708, 0723, 0724, 0725, 0726, 0727 y 0728. DIRECTOR (A)
CODIGO: PF.3. PG. 1/5
EVALUACIN DE PLANES
PF.3.2. EVALUACIN DE PLANES DE RECURSOS FSICOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: EVALUACIN DE PLANES
CODIGO: PG.
PF.3.2. 2/5
MATERIA: DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PF.3.2. Evaluacin de planes de recursos fsicos PF.3.2.1. Diagrama de actividades PF.3.2.2. Informacin general del procedimiento PF.3.2.3. Descripcin narrativa del procedimiento
ASUNTO:EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FSICOS
ASUNTO:EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FSICOS OBJETIVO Determinar planes. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia al culminar el ltimo trimestre con la revisin de los informes trimestrales Se termina de cuando el Director(a) en la publica Web el de Informe Evaluacin pagina acciones de mejoramiento de los
INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Informe final de evaluacin RECURSOS Pgina Web de PLANDES
PLANDES. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Director(a), Equipo tcnico) Consejo Superior de Planificacin Institucional INSUMOS/PRODUCTOS Entrada Informe trimestral Salida Informe de Evaluacin Anual BASE LEGAL Constitucin Venezuela Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Ley de Universidades Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Plan de desarrollo de recursos fsicos Plan maestro de recursos fsicos FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS UTILIZADOS Informe trimestral
de
la
Republica
Bolivariana
de
CODIGO: PG.
PF.3.2.3. 5/5
ASUNTO: EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS MATERIA: FSICOS
EQUIPO TCNICO
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL
1. Una vez culminado el ltimo trimestre analiza la

informacin de los informes trimestrales.
7. Estudiar
el
informe
hacer
las
recomendaciones pertinentes.
2. Analiza:
_ % de avance de objetivos generales y especficos fsicos. _ % de avance de ejecucin de programas y proyectos de recursos fsicos. 7. Publica informe de evaluacin en la pgina Web _ % de avance de las metas a corto, mediano plazo. de PLANDES. de los planes de recursos PLANDES
8. Presenta para conocimiento el Informe al

Equipo Rectoral, Decanos, Vicerrectores de Ncleos y Direccin de Ingeniera y Mantenimiento.
3. Determina
fsicos
acciones
de
actualizacin con y
retroalimentacin de los planes de recursos conjuntamente de ncleos Decanos, de Vicerrectores Direccin
Ingeniera y Mantenimiento.
4. Elabora el informe final de evaluacin de los

planes de recursos fsicos.
5. Presenta el informe al Consejo de Planificacin

institucional. CONSEJO DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL
6. Estudia y discute recomendaciones.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: EVALUACIN DE PLANES
CODIGO: PG.
PF.3. 1/5
PF.3.3. EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO NDICE
EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO MATERIA: INSTITUCIONAL
PF.3.3. Evaluacin del Plan Estratgico Institucional PF.3.3.1. Diagrama de actividades PF.3.3.2. Informacin General PF.3.3.3. Descripcin narrativa del procedimiento
ASUNTO:EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL
ASUNTO:EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL OBJETIVO Determinar acciones de mejoramiento mediante el anlisis del avance de reas, objetivo y directrices estratgicas. Se inicia cuando el equipo tcnico de revisin del Plan Estratgico Institucional analiza el informe del cuarto trimestre. Se termina cuando el Consejo Universitario conoce y decide sobre los resultados. INSUMOS-PRODUCTOS Entradas Segundo informe semestral de seguimiento del Plan Estratgico Institucional Indicadores Salidas Informe de Evaluacin del Plan Estratgico Institucional. DEPENDENCIAS Y O PERSONAS VINCULADAS Director (A) Equipo Tcnico de Revisin Consejo Superior de Planificacin Institucional Consejo Universitario BASE LEGAL Constitucin Venezuela Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Ley de Universidades Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA de la Republica Bolivariana de
MATERIA: INFORMACIN GENERAL PROCEDIMIENTO
DEL
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS UTILIZADOS Reportes del Sistema de evaluacin y control del plan estratgico institucional Informe final de evaluacin RECURSOS Sistema de evaluacin y control del plan estratgico institucional
ASUNTO: EVALUACION DEL PLAN ESTRATGICO MATERIA: INSTITUCIONAL 8. EQUIPO TCNICO 1. Una vez culminado el ltimo trimestre analiza la informacin de los informes semestrales. 9. 2. Analiza: _ _ _ 3. % de avance de objetivos estratgicos % de avance de la directrices estratgicas % de avance de las reas estratgicas acciones del de mejoramiento Plan o
Presenta al Consejo Universitario el informe Final de Evaluacin del Plan Estratgico Institucional CONSEJO UNIVERSITARIO Estudia y toma decisiones. Ir al proceso: Seguimiento del plan estratgico institucional
Determina Institucional.
retroalimentacin
Estratgico
4.
Elabora el Informe Final de Evaluacin del Plan Estratgico Institucional
5.
Presenta al Director(a) el Informe Final de Evaluacin del Plan Estratgico Institucional DIRECTOR(A)
6.
Presenta
al
Consejo
de
Planificacin
Institucional el Informe Final de Evaluacin del Plan Estratgico Institucional. CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL 7. Estudia y si es el caso hace las recomendaciones pertinentes.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: PROCESOS FUNDAMENTALES
CODIGO: VII. PG. 1/2
MATERIA: MODELO DE PROCESOS
PF.4. CONSULTORIA, ASESORIA, ESTUDIOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONSULTORIA, ASESORA, ESTUDIOS
CODIGO: PG.
PF.4. 2/2
MATERIA: DIAGRAMA DE PROCESO
Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA
DIRECTOR Jefes de Departamento
Asistir la formulacin y elaboracin de proyectos acadmicos, de recursos fsicos y econmico financieros mediante labor investigativa in situ y de campo.
Regula
Cumple
Planes curriculares Creacion y modifcacin de programas conducentes a grado
Solicitud de asesora, consultoria Solicitud de formulacin de proyectos
Modificacin de unidades acadmicas

Aval de viabilidad tcnica para proyectos de recursos fsicos de facultades y ncleos Informe de gestin Memoria y Cuenta
Informes econmico financieros
3 Economistas 1 Lic. Educacin 1 Lic. Historia
Portal Web de la Direccin de PLANDES
Informacin proveniente de la Direccin de Programacin y Presupuesto, y la Comisin curricular central y sectorial
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONSULTORIA, ASESORA, ESTUDIOS
CODIGO: PG.
PF.4. 1/2
PF.4.1. CONSULTORA, ASESORIA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIN ACADMICA
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: NDICE
ASUNTO: CONSULTORA, ASESORIA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIN
PF.4.1. Consultora, asesora, estudios en materia de planificacin acadmica PF.4.1.1. Consultora y asesora para el diseo de planes curriculares PF.4.1.1.1. Diagrama de actividades PF.4.1.1.2. Informacin General del procedimiento PF.4.1.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento PF.4.1.2. Consultora para la creacin, modificacin o eliminacin de unidades acadmicas PF.4.1.2.1. Diagrama de actividades PF.4.1.2.2. Informacin General del procedimiento PF.4.1.2.3. Descripcin narrativa del procedimiento PF.4.1.3. Diseo de proyectos, ampliacin y modificacin de programas conducentes a grado PF.4.1.3.1 Diagrama de actividades PF.4.1.3.2. Informacin General del procedimiento PF.4.1.3.3. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONSULTORA Y ASESORA PARA EL DISEO DE PLANES CURRICULARES
CODIGO: PF.4.1.1.1. PG. 1/4
Solicitud de asesoria Informe para formulacin de plan curricular Verificar el tipo de estudio
Recibir la Solicitud y el informe y verificar la consignacin de requisitos para estudio de viabilidad acadmica y econmico financiera del proyecto.
Conformar el equipo del proyecto
Asesora Consultora
Orientar al responsable del proyecto sobre el instructivo a utilizar y las pautas para la elaboracin del proyecto.
Elaborar el Informe
Proyecto de actualizacin de pregrado Creacin de unidades acadmicas Propuestas en el nivel de postgrado
Analizar de acuerdo al Instructivo para tramitar ante el Consejo Nacional de Universidades la creacin, eliminacin, modificacin y funcionamiento de Facultades, Escuelas, Institutos, Ncleos Extensiones y dems divisiones equivalentes en las universidades
Analizar de acuerdo al instructivo del Consejo Nacional Consultivo de Postgrado
Analizar de acuerdo al instructivo de la Comisin Curricular Central del Vicerrectorado Acadmico
Leer el informe y corregir de ser necesario
Evaluar los recursos fsicos considerados en los proyectos
Revisar y firmar la comunicacin
Elaborar el informe tcnico de viabilidad de uso de recursos fsicos considerados en los proyectos.
Entregar el informe al solicitante de asesora.
Preparar comunicacin para entrega formal del resultado de la asesora o consultora.
Recibir el Informe y presentarlo ante las instancias competentes para evaluacin y aprobacin.
Remite el informe a la Comisin Curricular Central, unidad acadmica o dependencia externa solicitante si el Departamento realiz el estudio.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONSULTORA Y ASESORA PARA EL

DISEO DE PLANES CURRICULARES
CODIGO: PF.4.1.1.2. PG. 2/4
OBJETIVO Determinar la viabilidad acadmica y econmicofinanciera de los proyectos de creacin, eliminacin, modificacin de unidades acadmicas. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando PLANDES recibe la solicitud de asesora. Se termina cuando el Solicitante recibe el Informe. FORMULARIOS Y DOCUMENTOS UTILIZADOS Instructivo de la Comisin Central de Currculo del Vicerrectorado Acadmico Instructivo creacin, institutos, para tramitar la creacin de y instituciones de educacin superior, as como la eliminacin, de y ncleos modificacin y funcionamiento facultades, extensiones escuelas, dems
divisiones equivalentes en las Universidades. G.O. N 4735 Instructivo de la fase de creacin de carreras presentadas dentro de la creacin de instituciones universitarias. Marzo 2004 Instructivo del CDCH Y Ncleo de Vicerrectores Acadmicos de las Universidades Nacionales para la evaluacin, creacin y/o modificacin de Centros. Instructivo del Consejo Nacional Consultivo de Postgrado
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONSULTORA Y ASESORA PARA EL

CODIGO: PF.4.1.1.3 PG. 3/4
divisiones COMISIN CURRICULAR/ UNIDADES ACADMICAS/DEPENDENCIA EXTERNA 1. Presenta en la Direccin de PLANDES la Solicitud de Asesora o Consultora para la formulacin del plan curricular y el informe respectivo. RECEPCIN 2. Recibe la correspondencia. 5.4. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ACADMICA 3. Recibe la solicitud y el informe y verifica la consignacin de los requisitos para el estudio de viabilidad acadmica y econmica financiera del proyecto. 4. Conforma el equipo del proyecto. EQUIPO DEL PROYECTO 5. Verifica el tipo de estudio: 5.1. Para actualizacin que corresponda a proyectos de pregrado realiza el anlisis de acuerdo al instructivo Comisin Central Curricular del Vicerrectorado Acadmico. 5.2. Para creacin de unidades acadmicas realiza el anlisis de acuerdo al Instructivo para Tramitar ante el Consejo Nacional de Universidades la creacin de instituciones de educacin superior as como la y creacin, eliminacin, modificacin 7. Elabora el 5.3. Para anlisis CDCHT universidades.
equivalentes
en
las
evaluacin, de de del acuerdo ncleo al de
creacin realiza instructivo
o el del
modificacin
centros,
vicerrectores
acadmicos nacionales. Para al propuestas en el del nivel de
postgrado, realiza el anlisis de acuerdo instructivo emanado Consejo Nacional Consultivo de Postgrado. 6. Si la solicitud es de asesora y la unidad solicitante cumple con los requisitos, orienta al responsable del proyecto sobre el instructivo a utilizar y las pautas para la elaboracin del proyecto. UNIDADES ACADMICAS/DEPENDENCIA EXTERNA Informe bajo la asesora del planificador asignado y se lo entrega. EQUIPO DEL PROYECTO 8. Lee informes elaborados por Responsables de Proyecto y corrige de ser necesario. 9. Evala los recursos fsicos considerados en los proyectos de asesora y consultora.
funcionamiento de Facultades, Escuelas, Institutos, Ncleos, Extensiones y dems

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:CONSULTORA Y ASESORA PARA EL

CODIGO: PF.4.1.1.3. PG. 4/4
10. Elabora el informe tcnico de viabilidad de uso de recursos fsicos considerados en los proyectos.
11. Prepara comunicacin para entrega formal del resultado de la asesora o consultora. 12. Entrega el informe al Director(a). DIRECTOR(A) 13. Revisa y firma la comunicacin y entrega con el informe al solicitante. 14. Remite el informe a la Comisin Curricular Central, estudio. COMISIN CURRICULAR/ UNIDADES ACADMICAS/DEPENDENCIA EXTERNA 15. Recibe el proyecto y lo presenta ante las instancias aprobacin. competentes para evaluacin y unidad acadmica o dependencia externa solicitante si el Departamento realiz el
CODIGO: PF.4.1.2.1 PG. 1/4
CONSULTORA Y ASESORA PARA LA CREACION, ELIMINACIN, O MODIFICACIN DE UNIDADES ACADEMICAS
Solicitud de asesora
Precondicin: Solicitud de consultoria o asesoria para creacin, eliminacin o modificacin de unidades acadmicas Poscondicin: Informe de consultoria o asesoria aprobado y entregado para el trmite ante el Consejo Nacional de Universidades.
Verificar la consignacin de los requisitos
Estudias la situacin objeto de estudio
Conforma el equipo del proyecto designando responsables por cada departamento
Estudiar la viabilidad acadmica: determinar la demanda de recursos humanos en los programas acadmicos; necesidad y disponibilidad de recursos humanos requeridos para la implantacin del diseo curricular por perodo acadmico; estudiar la estructura organizativa acadmica del proyecto
Estudiar ubicacin geogrfica donde funcionar el programa acadmico
Realizar proyeccin de la inversin presupuestaria financiera requerida para el desarrollo del programa acadmico
Verificar condiciones de los recursos fsicos y disponibilidad de espacio para el desarrollo del proyecto integral de la edificacin sede
Elaborar el Informe del Estudio realizado
Revisar el Informe
Revisar, discutir y consolidar el informe
Remitir el Informe al Solicitante del estudio para aprobacin por la instancia inmediata y posterior trmite ante el Consejo Nacional de Universidades
CODIGO: PF.4.1.2.2. PG. 2/4
OBJETIVO Determinar la viabilidad acadmica y econmicofinanciera de los proyectos de creacin, eliminacin, modificacin de unidades acadmicas. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACION Se inicia cuando PLANDES recibe la solicitud de asesora. Se termina cuando el Solicitante recibe el Informe. FORMULARIOS Y DOCUMENTOS UTILIZADOS Instructivo de la Comisin Central de Currculo del Vicerrectorado Acadmico Instructivo creacin, institutos, para tramitar la creacin de y instituciones de educacin superior, as como la eliminacin, de y ncleos modificacin y funcionamiento facultades, extensiones escuelas, dems
divisiones equivalentes en las Universidades. G.O. N 4735 Instructivo de la fase de creacin de carreras presentadas dentro de la creacin de instituciones universitarias. Marzo 2004 Instructivo del CDCH Y Ncleo de Vicerrectores Acadmicos de las Universidades Nacionales para la evaluacin, creacin y/o modificacin de Centros. Instructivo del Consejo Nacional Consultivo de Postgrado
CODIGO: PG.
PF.4.1.2.3. 3/4
DIVISIN DE PLANIFICACIN ACADMICA 8. Estudia la viabilidad acadmica: DIRECTOR 1. Recibe de autoridades Rectorales, de Consejo y Universitario, autoridades facultades Determina la demanda de recursos humanos en los programas acadmicos. Determina recursos acadmico. Estudia la estructura organizativa acadmica del proyecto de la unidad acadmica. 9. Elabora el informe del estudio realizado. 10. Estudia ubicacin geogrfica donde funcionara el programa acadmico. DIVISIN DE PLANIFICACIN DE PLANTA 3. Estudia el proyecto. 11. Verifica 4. Convoca reunin con los jefes de departamento de la Direccin y expone el contenido y alcance del proyecto. 5. Conforma el equipo del proyecto designando responsables por cada departamento para la consultora o asesora. EQUIPO DE PROYECTO 6. Definen metodologa, tareas y cronograma de trabajo. 7. Realizan las tareas de acuerdo a la metodologa y cronograma establecido. 15. Presenta informe a la Direccin.
necesidad humanos
disponibilidad para
de la
ncleos universitarios la solicitud de asesora. DIVISIN DE PLANIFICACIN ACADMICA 2. Recibe la solicitud y analiza la situacin objeto de estudio: Si el proyecto es de actualizacin, aplica el instructivo de la Comisin Central de Currculo. Verifica aval de la comisin curricular sectorial o central, segn el caso. De no tener el aval respectivo devuelve a la unidad acadmica para su conformacin.
requerido
implantacin del diseo curricular por periodo
FSICA condiciones de la planta fsica y elabora el informe. 12. Si no existe planta fsica, revisa inventario de disponibilidad de espacio para elaboracin de proyecto integral de la edificacin sede. DIVISIN DE PLANIFICACIN ECONMICA FINANCIERA 13. Realiza proyeccin de la inversin presupuestaria financiera requerida para el desarrollo del programa acadmico. EQUIPO DE PROYECTO 14. Revisa, discute y consolida el informe.
CODIGO: PF.4.1.2.3. PG. 4/4
ASUNTO:CONSULTORA Y ASESORA PARA LA CREACION, ELIMINACIN, O MODIFICACIN DE UNIDADES ACADEMICAS
DIRECTOR 16. Revisa y autoriza remisin del informe al solicitante. SOLICITANTE 17. Entrega el informe ante la instancia inmediata de aprobacin para el trmite ante el CNU OPSU.
CODIGO: PG.
PF.4. 1/2
CONSULTORA, ASESORA, ESTUDIOS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PF.4.2. CONSULTORA, ASESORIA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONSULTORA, ASESORA, ESTUDIOS EN

MATERIA DE PLANIFICACIN DE RECURSOS

NDICE
PF.4.2. Consultora, asesora, estudios en materia de planificacin de recursos fsicos PF.4.2.1. Asignacin del uso de bienes inmuebles de la universidad PF.4.2.1.1. Diagrama de actividades PF.4.2.1.2. Normas internas PF.4.2.1.3.Informacin General del procedimiento PF.4.2.1.4. Descripcin narrativa del procedimiento PF.4.2.2. Expedicin de aval de viabilidad tcnica para proyectos de recursos fsicos a las unidades acadmicas PF.4.2.2.1. Diagrama de actividades PF.4.2.2.2. Informacin General del procedimiento PF.4.2.2.3. Descripcin narrativa del procedimiento PF.4.2.3. Expedicin de aval de viabilidad tcnica para proyectos de recursos fsicos a las dependencias centrales PF.4.2.3.1. Diagrama de actividades PF.4.2.3.2. Informacin General del procedimiento PF.4.2.3.3. Descripcin narrativa del procedimiento PF.4.2.4. Prstamo de planos PF.4.2.4.1. Diagrama de actividades PF.4.2.4.2. Informacin General del procedimiento PF.4.2.4.3. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASIGNACIN DEL USO DE LOS BIENES
INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD
CODIGO: PF.4.2.1.1. PG. 1/5
Precondicin: Solicitud de asignacin o cambio de uso de inmuebles Poscondicin: Catastro actualizado

Si est contemplado
Solicitud de asignacin o cambio de uso de inmuebles
Informar al solicitante mediante comunicacin escrita avalada por el Director(a)
Verificar cumplimiento de requisitos y que el inmueble solicitado para asignacin o cambio de uso no est contemplado en los planes de recursos fsicos aprobados por el Consejo Universitario
No est contemplado
Verificar en sitio conjuntamente con el Coordinador de OSEPLAN las condiciones fsico espaciales del inmueble
Avalar el informe por el Director(a).
Elaborar el informe de factibilidad tcnica de asignacin o cambio de uso del inmueble.
No aprobado
Enviar a la Secretaria de la Universidad para su inclusin en la agenda del Consejo Universitario.
Incluir el informe en la agenda del Consejo Universitario.
Discutir y aprobar o no en el seno del Consejo Universitario el informe de factibilidad tcnica de asignacin o cambio de uso.
Aprobado
Actualizar el catastro de bienes inmuebles con las especificaciones pertinentes de uso, capacidad y administracin del mismo.
Remitir copia de la resolucin del Consejo Universitario al Solicitante de asignacin o cambio de uso de inmueble.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASIGNACIN DEL USO DE LOS BIENES
INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD
CODIGO: PF.4.2.1.2. PG. 2/5
NORMAS INTERNAS
1.
Todo
bien
inmueble
(terreno,
edificacin
recinto) debe tener definido su uso en los planes de recursos fsicos de la Universidad de Los Andes, los cuales deben estar aprobados por el Consejo Universitario.
2.
Aquellos bienes inmuebles,
no previstos en los
planes de planta fsica, slo podrn ser objeto de asignacin o cambio de uso cuando la solicitud provenga de las de autoridades facultad, universitarias, decanos
vicerrectores-decanos de ncleos y directores de dependencias centrales.
3.
Toda asignacin o cambio de uso debe estar en correspondencia con lo establecido en los planes fsico-espaciales de los Conjuntos Universitarios.
4.
La asignacin o cambio de uso de los bienes inmuebles debe establecer normativa general para la disposicin, administracin, seguridad y mantenimiento de los mismos.
5. La asignacin del uso de los inmuebles se realizar en base a estudios tcnicos elaborados por la Direccin General de Planificacin y Desarrollo.

ASIGNACIN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD
CDIGO: PF.4.2.1.3. PG.: 3/5
INFORMACIN GENERAL
OBJETIVO Asignar el uso de los bienes inmuebles, propiedad de la Universidad de Los Andes, en concordancia con las polticas institucionales para el desarrollo y consolidacin de la planta fsica universitaria en funcin de las necesidades acadmicas (docencia, investigacin y extensin), actividades complementarias y rental. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando se recibe la solicitud por escrito de la asignacin o cambio del uso de un inmueble por parte de las Autoridades Universitarias, Decanos de Facultad, Vicerrectores-Decanos de Ncleos y Directores de Dependencias Centrales. Se termina cuando y la Direccin remite General copia de de la
Direccin de Planificacin y Desarrollo. Direccin de Fomento Coordinador de las Oficinas Sectoriales de Planificacin de cada Facultad y Ncleo Facultades y Ncleos Universitarios Dependencias Centrales Secretara de la Universidad de Los Andes Consejo Universitario BASE LEGAL Constitucin Venezuela. Ley Orgnica de Planificacin Ley Orgnica de Administracin Pblica Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Plan de Desarrollo de Planta Fsica vigente Plan Maestro de Planta Fsica vigente Plan Estratgico Institucional vigente FORMULARIOS UTILIZADOS de la Republica Bolivariana de
Planificacin
Desarrollo
Resolucin del Consejo Universitario al solicitante de asignacin o cambio de uso de inmuebles. INSUMOS / PRODUCTOS: Entradas Informes de evaluacin o factibilidad tcnica. Polticas Institucionales del Plan de Desarrollo de Planta Fsica. Salidas Resolucin del Consejo Universitario mediante la cual aprueba la asignacin del uso Andes. Informe de seguimiento y control de planes de recursos fsicos DEPENDENCIAS Y / O PERSONAS INVOLUCRADAS
Elaborado por: DSIA FEBRERO 2008
Formato de Informe de Factibilidad Tcnica. RECURSOS Pgina web de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo. Informacin Grfica de Planta Fsica (planos, otros) en formato digital y fsico. de bienes
inmuebles propiedad de la Universidad de Los
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin de CU No 2556

CDIGO: PF.4.2.1.4. PG.: 4/5 DEL
DIRECTOR (A) 1. Recibe de parte de las de Autoridades Facultad, 6. Universitarias, Decanos
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS Elabora el informe de factibilidad tcnica de asignacin o cambio de uso del inmueble, en caso de no estar contemplado en los planes de planta fsica de la Universidad de Los Andes, aprobados por el Consejo Universitario.
Vicerrectores-Decanos de Ncleos y Directores de Dependencias Centrales la solicitud escrita motivada de la asignacin o cambio de uso del inmueble de la Universidad de Los Andes, en caso de no estar contemplado en el Plan de 7. Desarrollo y Plan Maestro de Planta Fsica de la Universidad de Los Andes.
Entrega bueno.
al
Director
(a)
el
Informe
de
Factibilidad Tcnica para conocimiento y visto
2.
Remite
solicitud
al
Departamento
de DIRECTOR (A) 8. Revisa y si est conforme enva a la Secretaria de la Universidad para su inclusin en la agenda del Consejo Universitario, mediante oficio.
Planificacin de Recursos Fsicos.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 3. Revisa y analiza si procede o no la solicitud de asignacin o cambio de uso del inmueble.
SECRETARIA DE LA UNIVERSIDAD 4. Si la situacin lo amerita se verificar en sitio las condiciones fsico espaciales del inmueble. 9. Recibe el Informe de Factibilidad Tcnica y lo enva al Consejo Universitario para su consideracin y aprobacin. COORDINADOR OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIN DE LA FACULTAD O NCLEO 5. Participa profesional conjuntamente de la con el personal de 10. Discute CONSEJO UNIVERSITARIO y aprueba o no el informe de
Direccin
General
factibilidad tcnica que contiene la propuesta de asignacin o cambio de uso debidamente justificada.
Planificacin y Desarrollo en la verificacin de las condiciones del inmueble objeto de solicitud de asignacin o cambio del uso.
11. En
caso
afirmativo y
la
Secretaria
de
la
Universidad emite y enva a la Direccin de Planificacin

Elaborado por: DSIA FEBRERO 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Desarrollo
comunicacin,


DESCRIPCIN PROCEDIMIENTO
CDIGO: PF.4.2.1. 4. PG.: NARRATIVA 5/5 DEL
mediante
la
cual
informa
oficialmente
la 18. Enva oficio
SECRETARIA y resolucin y a las unidades
Resolucin de aprobacin o negacin de la asignacin o cambio de uso del inmueble a los efectos de actualizar el catastro de los bienes inmuebles y llevar el respectivo seguimiento y control.
Acadmicas correspondientes.
Administrativas
DIRECTOR (A) 12. Recibe comunicacin o resolucin del Consejo Universitario y enva al Departamento de Recursos Fsicos.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FSICOS 13. Actualiza el catastro de bienes inmuebles con las especificaciones pertinentes de uso, capacidad y administracin del mismo.
14. Realiza
trimestralmente
informe
del
seguimiento y control de los planes de recursos fsicos de la Universidad de Los Andes.
15. Elabora oficio de remisin de la resolucin del Consejo Universitario y anexa copia de la resolucin. 16. Entrega a la Secretaria oficio y anexo.
DIRECTOR(A) 17. Suscribe o conforma la asignacin o cambio de uso del bien inmueble.
CDIGO: PF.4.2.2.1. PG.: 1/3
ASUNTO: EXPEDICIN DE AVAL DE VIABILIDAD TCNICA A LASMATERIA:

UNIDADES ACADMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FISICOS

CDIGO: PG.: GENERAL
PF.4.2.2.2. 2/3 DEL
EXPEDICIN DE AVAL DE VIABILIDAD TCNICA A
LAS UNIDADES ACADMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS
OBJETIVO Avalar mediante informe tcnico la factibilidad de proyectos de infraestructura en unidades acadmicas no considerados en los planes de recursos fsicos. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Director (a) recibe la solicitud de aval de viabilidad tcnica para proyectos de recursos fsicos. Se termina cuando el Director enva al Coordinador de OSEPLAN el informe de factibilidad tcnica. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Solicitud de Aval de Viabilidad Tcnica de Proyectos de Infraestructura Salidas Informe de factibilidad tcnica DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Direccin de PLANDES (Director, Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos) Oficinas Sectoriales de Planificacin BASE LEGAL Constitucin Venezuela. Ley Orgnica de Planificacin Ley Orgnica de Administracin Pblica Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Plan de Desarrollo de Planta Fsica vigente
Plan Maestro de Planta Fsica vigente Plan Estratgico Institucional vigente FORMULARIOS UTILIZADOS Planilla (DIPREF-01) de de Solicitud de Aval de y Viabilidad Tcnica de Proyectos de Infraestructura Constancia Financiera. Registro de Consignacin de Planos y Documentos Contentivos del Proyecto Arquitectnico (DIPREF003) Disponibilidad Presupuestaria
de
la
Republica
Bolivariana
de
CDIGO: PF.4.2.2.3. PG.: 3/3 DEL
EXPEDICIN DE AVAL DE VIABILIDAD TCNICA A
LAS UNIDADES ACADMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS
DIRECTOR (A)
7. Anexa al Informe el certificado de Disponibilidad Presupuestaria y Financiera y lo entrega al Director para su conformacin y envo. DIRECTOR 8. Revisa y firma el Informe. 9. Remite al Solicitante con copia a la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. de y
1. Recibe del Coordinador de la Oficina Sectorial

de Planificacin (OSEPLAN) con el visto bueno del Decano de la Facultad solicitante: Original y dos copias de la planilla (DIPREF-01) de Solicitud de Aval de Proyectos Original Registro y de de Viabilidad Tcnica de (ampliaciones, Constancia de del Planos Infraestructura copia de la
remodelaciones y obras nuevas).
Disponibilidad Presupuestaria y Financiera. Consignacin Contentivos Documentos obras nuevas. 2. Revisa y gira instrucciones para el trmite de la solicitud. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 3. Recibe del Director(a) la Solicitud. 4. Analiza la Solicitud y verifica en la planoteca informacin grafica concerniente a la solicitud. 5. Evala la viabilidad tcnica de la solicitud, y en caso de ser necesario, se traslada hasta el sitio que requiere accin espacial. 6. Elabora el Informe de Factibilidad Tcnica Proyecto
Arquitectnico (DIPREF-003) para el caso de
(original y dos copias DIPREF-002) avalando o no el proyecto de ampliacin, remodelacin u obra nueva.

CDIGO: PF.4.2.3.2. PG.: GENERAL 2/3 DEL
EXPEDICIN DE AVAL DE VIABILIDAD TCNICA A LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FSICOS
OBJETIVO Avalar mediante informe tcnico la factibilidad de proyectos de infraestructura en las dependencias centrales no considerados en los planes de recursos fsicos
Plan de Desarrollo de Planta Fsica vigente Plan Maestro de Planta Fsica vigente Plan Estratgico Institucional vigente FORMULARIOS UTILIZADOS Planilla (DIPREF-01) de de Solicitud de Aval de y Viabilidad Tcnica de Proyectos de Infraestructura. Constancia Financiera. Registro de Consignacin de Planos y Documentos Contentivos del Proyecto Arquitectnico (DIPREF003). Disponibilidad Presupuestaria de
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Director (a) recibe la solicitud de aval de viabilidad tcnica para proyectos recursos fsicos. Se termina cuando el Director(a) enva al Director (a) de la dependencia central solicitante el informe de factibilidad tcnica. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Solicitud de Aval de Viabilidad Tcnica de Proyectos de Infraestructura Salidas Informe de factibilidad tcnica DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Direccin de PLANDES (Director, Departamento de Planificacin de Recursos Fsicos) Dependencias Centrales (Director) BASE LEGAL Constitucin Venezuela. Ley Orgnica de Planificacin Ley Orgnica de Administracin Pblica Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA
de
la
Republica
Bolivariana
de
CDIGO: PF.4.2.3.3. PG.: 3/3 DEL
EXPEDICIN DE AVAL DE VIABILIDAD TCNICA A LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FSICOS
DIRECTOR (A) 1. Recibe del Director(a) de la dependencia 8. 9. central solicitante:
entrega al Director para su conformacin y envo. DIRECTOR Revisa y firma el Informe. Remite al Solicitante con copia a la Direccin de Ingeniera y Mantenimiento. de y
Original y dos copias de la planilla (DIPREF-01) de Solicitud de Aval de Proyectos Original Registro y de de Viabilidad Tcnica de (ampliaciones, Constancia de del Planos Infraestructura copia de la
remodelaciones y obras nuevas).
Disponibilidad Presupuestaria y Financiera. Consignacin Contentivos Documentos obras nuevas. 2. Revisa y gira instrucciones para el trmite de la solicitud. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS 3. 4. Recibe del Director(a) la Solicitud. Analiza la Solicitud y verifica en la planoteca informacin grafica concerniente a la solicitud. 5. Evala la viabilidad tcnica de la solicitud, y en caso de ser necesario, se traslada hasta el sitio que requiere accin espacial. 6. Elabora el Informe de Factibilidad Tcnica (original y dos copias DIPREF-002) avalando o no el proyecto de ampliacin, remodelacin u obra nueva. 7. Anexa al Informe el certificado de Proyecto
Arquitectnico (DIPREF-003) para el caso de
Disponibilidad Presupuestaria y Financiera y lo

Elaborado por: DSIA FEBRERO 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008 Vigencia de la ltima modificacin:
CDIGO: PG.:
PF.4.2.4.1. 1/3
PRSTAMO DE PLANOS
CDIGO: PF.4.2.4.2. PG.: 2/3 DEL
PRSTAMO DE PLANOS
PROCEDIMIENTO
GENERAL
OBJETIVO Facilitar el uso de planos de recursos fsicos resguardados en la planoteca. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el dibujante recibe solicitud de prstamo de planos. Se termina cuando el dibujante archiva el plan en la planoteca. INSUMO/PRODUCTO Entrada Solicitud de planos Salida Plano archivado en la planoteca DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Dibujante) Solicitante del servicio de prstamo de planos.
CDIGO: PF.4.2.4.3. PG.: 3/3 DEL
PRSTAMO DE PLANOS
PROCEDIMIENTO
NARRATIVA
SOLICITANTE 1. Pide personalmente en prstamo el plano. DIBUJANTE 2. Busca el plano en la planoteca y verifica si est digitalizado. 3. Si est digitalizado: Pide al Solicitante el dispositivo (cd, disquete, otro) Guarda en el dispositivo copia del plano. Entrega al solicitante el dispositivo. 4. Si no est digitalizado: Pide al Solicitante el carnet o cedula de identidad y le entrega el plano. SOLICITANTE 5. Reproduce copia fotosttica del plan fuera de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo. 6. Entrega el plano al Dibujante. DIBUJANTE 7. Recibe el plano y le entrega al Solicitante el carnet o cedula de identidad. 8. Archiva el plano en la planoteca.
CDIGO: PG.:
PF.4. 1/2
CONSULTORA, ASESORA, ESTUDIOS
PF.4.3. CONSULTORIA, ASESORIA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIN ECONMICA FINANCIERA
CDIGO: PF.4.3. PG.: 2/2
CONSULTORA, ASESORA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIN ECONMICA
NDICE
PF.4.3. Consultora, asesoria, estudios en materia de planificacin acadmica PF.4.3.1. Elaboracin del informe de gestin PF.4.3.1.1. Diagrama de actividades PF.4.3.1.2. Informacin general del procedimiento PF.4.3.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento PF.4.3.2. Apoyo en la elaboracin de la Memoria y Cuenta de la Universidad de Los Andes. PF.4.3.2.1. Diagrama de actividades PF.4.3.2.2. Informacin General del procedimiento PF.4.3.2.3. Descripcin narrativa del procedimiento PF.4.3.3. Elaboracin de informes, reportes y estudios PF.4.3.3.1. Diagrama de actividades PF.4.3.3.2. Informacin General del procedimiento PF.4.3.3.3. Descripcin narrativa del procedimiento
CDIGO: PF.4.3.1.1. PG.: 1/4
ELABORACIN DEL INFORME DE GESTION
CDIGO: PF.4.3.1.2. PG.: 2/4
ELABORACIN DEL INFORME DE GESTION
OBJETIVO Consolidar en el nivel institucional la informacin sobre logros obtenidos anualmente en el mbito acadmico y administrativo, analizando y aplicando indicadores de gestin. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia al comienzo del primer trimestre del ejercicio econmico. Se termina en el primer trimestre del ao con la publicacin y remisin del Informe de Gestin a las autoridades y a la Oficina de Planificacin del Sector Universitario. INSUMOS/PRODUCTOS ENTRADAS Memoria y Cuenta Institucional. Ejecucin Fsica del ao anterior a nivel de Proyectos y Acciones Centralizadas. Actas del Consejo Universitario Pagina Web de la ULA. SALIDA Informe de Gestin DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES Unidades Acadmicas y Administrativas FORMULARIOS UTILIZADOS Formatos diseados en el Departamento de Planificacin Econmico Financiera
CDIGO: PF.4.3.1.3. PG.: 3/4 DEL
ELABORACIN DEL INFORME DE GESTIN
9.
Analiza la atencin estudiantil a travs de los diferentes servicios.
1.
Al inicio del primer trimestre del ao revisa y/o disea la metodologa para elaborar el informe de gestin.
10.
Analiza los logros alcanzados en recursos fsicos.
2.
Conforma el equipo de trabajo con personal de los Departamentos de Planificacin Econmico Financiera, Acadmica y de Recursos Fsicos.
11. Consolida el Informe de Gestin. 12. Presenta al Director el Informe de Gestin.
EQUIPO TECNICO
3.
Estructura el esquema del informe y distribuye los puntos del informe entre los integrantes del equipo.
DIRECTOR (A)
13. Revisa el informe y de ser el caso, hace las

observaciones que considere pertinentes. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA
4.
Extrae informacin sobre logros y alcance de las dependencias, de las actas del Consejo Universitario, paginas Web de las dependencias, informes de la ejecucin fsica trimestral, memoria y cuenta institucional.
14. Considera las observaciones en el informe.

DIRECTOR (A)
15. Somete 5.
Solicita a las dependencias informacin referida a la gestin sectorial, de ser el caso. Gestin,
consideracin Institucional el apoyo con
del el
Consejo Informe del
de de
Planificacin
personal
responsable del proyecto de elaboracin.
6. 7.
Recibe y revisa la informacin solicitada. CONSEJO DE PLANIFICACIN INSTITUCIONAL Realiza el anlisis descriptivo de la oferta acadmica indicadores. en el pregrado, postgrado, investigacin y extensin con la aplicacin de 16. Estudia el Informe que de Gestin, hace las observaciones considere convenientes
quedando asentadas en el acta de la reunin y valida el informe. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA
8.
Actualiza
la
informacin
sobre
el
perfil
profesional de los docentes, administrativo, tcnico y obrero.

Elaborado por: DSIA FEBRERO 2008 Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolucin de CU No 2556
CDIGO: PF.4.3.1.3. PG.: 4/4 DEL
ELABORACION DEL INFORME DE GESTION
17.
De ser el caso, considera las observaciones del Consejo de Planificacin Institucional. DIRECTOR (A)
18.
Presenta al Consejo Universitario el Informe de Gestin. CONSEJO UNIVERSITARIO
19. 20.
Estudia y aprueba. Emite la resolucin de aprobacin. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA
21.
Prepara ejemplares del informe de gestin para su distribucin a las autoridades universitarias, Unidad de Auditoria Interna, CINDES, Ministerio de Educacin OPSU-.
22.
Publica en la pagina web www.ula.ve/plandes el documento. PROCEDIMIENTO DIRECTOR (A)
23. 24.
Recibe la resolucin del Consejo Universitario. Remite el Informe de Gestin a las
autoridades y a la Unidad de Auditoria Interna. 25. Remite Gestin. al CINDES copia del Informe de

APOYO A LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA INSTITUCIONAL
CDIGO: PF.4.3.2.1. PG.: 1/3


CDIGO: PF.4.3.2.2. PG.: GENERAL 2/3 DEL
OBJETIVO Organizar la elaboracin del documento de Memoria y Cuenta Institucional preparando el y en la las de dependencias de los aspectos universitarias, informacin recoleccin
Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Instructivo OPSU FORMULARIOS Y DOCUMENTOS UTILIZADOS Instructivo OPSU para la elaboracin de la Memoria y Cuenta Formularios para la elaboracin de la Memoria y Cuenta Taller de induccin RECURSOS el Departamento de
desarrollo
requeridos en materia de planificacin. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando recibe de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa los lineamientos para la elaboracin de la Memoria y Cuenta Institucional emanados de la OPSU Se termina cuando Planificacin Econmica Financiera archiva el CD con la Memoria y Cuenta Institucional. INSUMO/PRODUCTO Entradas Lineamientos de OPSU para la elaboracin de la Memoria y Cuenta Directrices de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa para la elaboracin de la Memoria y Cuenta Institucional Salidas DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Direccin de Servicios de Informacin Administrativa Direccin General de Planificacin y Desarrollo de la ULA Unidades Acadmicas y Administrativas Consejo Universitario BASE LEGAL

CDIGO: PF.4.3.2.3. PG.: 3/3 DEL
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA de
1. Recibe
de
la
Direccin
de
Servicios
7. Elabora Glosario de Trminos, Exposicin de

Motivos de la Memoria, Filosofa de Gestin, Organizacin, Polticas Aplicadas y sus Lineamientos, Resultados, Logros y Planes.
Informacin Administrativa los lineamientos de la OPSU para la elaboracin de la Memoria y Cuenta de la ULA.
2. Determina la forma y estilo de presentacin de

la Memoria y Cuenta de la Universidad de Los Andes, conjuntamente con la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa.
8. Elabora Resumen Ejecutivo y los formatos cuyo

contenido es materia de planificacin.
9. Entrega
la
Direccin
de los
Servicios
de
Informacin
Administrativa
documentos
3. Prepara el material de exposicin e instructivo

para la elaboracin de la Memoria y Cuenta.
elaborados, para consolidacin y organizacin definitiva del informe de memoria y Cuenta. DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA
4. Dicta talleres de induccin para los responsables

de elaborar la Memoria y Cuenta de cada unidad acadmica y administrativa de la Institucin, a objeto de orientarlos sobre la metodologa e instructivo de elaboracin de la misma. UNIDADES ACADMICAS Y ADMINISTRATIVAS
10.Una vez aprobado por el Consejo Universitario

el informe de memoria y cuenta, entrega a PLANDES el CD con la copia del Informe de Memoria y Cuenta Institucional.
5. Recauda
la
informacin
requerida
en
los
formatos de la Memoria y Cuenta, aplicando los lineamientos establecidos por OPSU, PLANDES y la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa.
11.Recibe y mantiene el CD con la Memoria y

Cuenta, como informacin bsica para su uso, de ser necesario, durante el desarrollo de estudios, asesoras, y dems actividades en el cumplimiento de los objetivos establecidos.
6. Remite
la
Direccin
de el
Servicios segn informe de
de el la
Informacin cronograma
Administrativa, establecido,
memoria y cuenta.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ELABORACION DE INFORMES, REPORTES,

ESTUDIOS
CDIGO:PF.4.3.3.1. PG.: 1/3
CDIGO: PF.4.3.3.2. PG.: 2/3 DEL
ELABORACION DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS
OBJETIVO Proveer informacin sistematizada en materia econmica financiera mediante la investigacin, aplicacin de criterios tcnicos y/o recopilacin de datos e informacin. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando la Divisin de Planificacin Econmico Financiera recibe la solicitud de informes o reportes. Se termina cuando entrega el informe o reporte al solicitante. INSUMOS/PRODUCTOS ENTRADAS Solicitud de asesoria o formulacin de proyectos. SALIDAS Informe o reporte solicitado DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES Unidades Acadmicas y Administrativas Docentes universitarios Consejo Universitario Autoridades Universitarias. DOCUMENTOS/FORMULARIOS UTILIZADOS Oficio de solicitud Informe

ELABORACIN DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS
CDIGO: PF.4.3.3.3. PG.: 3/3 DEL
DIRECTOR (A)
11.Remite el documento a la unidad solicitante.
1. Recibe de la Direccin la Solicitud de Asesora

de unidades acadmicas o administrativas, y/o autoridades universitarias.
2. Realiza anlisis de la situacin. 3. Determina si la asistencia requiere consultora o

la realizacin de un estudio.
4. Elabora el esquema de trabajo y la metodologa. 5. Aplica la metodologa de acuerdo al tipo de

asistencia.
6. Elabora el documento. 7. Somete a consideracin de la Direccin el

informe, reporte y/o estudio. DIRECTOR (A)
8. Revisa y de ser el caso, hace las observaciones

que considere pertinentes. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA
9. Ajusta
el
documento,
considerando
las
observaciones.
10.Remite al Director (a) el documento y copia

para el CINDES.
CDIGO: PG.:
VIII. 1/4
PROCESOS DE APOYO
MODELO DE PROCESOS
PA.1. ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS

ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
CDIGO: PG.:
PA.1.1. 2/4
NDICE
PA.1. Administracin de los recursos presupuestarios y financieros Diagrama de proceso Diagrama de jerarqua de procesos
PA.1.1. Elaboracin del plan operativo y proyecto de presupuesto PA.1.2. Ejecucin del presupuesto PA. 1.2.1. Gestin de cuentas bancarias PA.1.2.1.1. Abrir cuentas bancarias PA.1.2.1.2. Registrar cuentadantes PA.1.2.1.3. Conciliar cuentas bancarias PA.1.2.2. Gestin de fondos en anticipo PA.1.2.2.1. Aperturar fondos en anticipo PA.1.2.2.2. Reponer fondos en anticipo PA.1.2.2.3. Reintegrar remanentes PA.1.2.3. Modificaciones presupuestarias PA.1.2.3.1. Traslado cedido a dependencias externas PA.1.2.3.2 Traslado en la misma dependencia PA.1.2.3.3. Traslado PA.1.2.3.4. Traslado recibido de dependencias externas PA.1.2.4. Viticos y pasajes PA.1.2.5. Cancelacin de horas extras PA.1.2.6. Gestin de las compras PA.1.2.6.1. Adquirir bienes y servicios PA.1.2.6.2. Administrar la caja chica PA.1.2.6.3. Elaborar cheques PA.1.2.6.4. Rendir IVA e Impuesto Sobre la Renta PA.1.2.6.5. Registrar y controlar inventario PA.1.3. Cierre del presupuesto
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS

PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
CDIGO: PG.:
PA.1.1. 3/4
DIAGRAMA DE PROCESO
Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela Ley orgnica de planificacin Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Ley de la Contralora General de la Repblica Ley contra la corrupcin Ley Orgnica de la Administracin Pblica Reglamento N 1 de la Ley de Administracin Financiera Ley de Presupuesto
DIRECTOR RESPONSABLE DEL PROCESO JEFES DE UNIDAD
Disponer de crditos presupuestarios para el funcionamiento de PLANDES mediante la planeacin de las metas y los recursos presupuestarios para la adquisicin de bienes y prestacin de servicios, y la rendicin de lo asignado.
Anteproyecto de presupuesto Instructivo y disquete para la elaboracin del proyecto de presupuesto Instructivo y disquete para la formulacin del Plan Operativo Anual Lineamientos y proyectos prioritarios
Plan operativo anual Bienes y servicios Inventario de bienes muebles y fungibles Cierre presupuestario
1 Administrador
*Portal Web de la Direccin de PLANDES
Informacin proveniente de: - Vicerrectorado Administrativo - Direccin de Programacin y Presupuesto - Direccin de Finanzas

CDIGO: PA.1.1. PG.: 4/4

ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
CDIGO: PG.:
PA.1. 1/6
PA.1.1. ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO

Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
CDIGO: PG.:
PA.1.1. 2/6
NDICE
PA. 1.1. Elaboracin del plan operativo anual y proyecto de presupuesto PA.1.1.1. Diagrama de actividades PA.1.1.2. Informacin general del procedimiento PA.1.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO

CDIGO: PA.1.1.1. PG.: 3/6
CDIGO: PG.:
PA.1.1.2. 4/6
ASUNTO: ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO

OBJETIVO Formular los objetivos y metas que deben ejecutarse en la dependencia en cada ejercicio econmico financiero, en un todo de acuerdo con los objetivos estratgicos institucionales, sealando las acciones que deben ejecutarse con los recursos presupuestarios necesarios para tal fin. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando la Direccin General de Planificacin y Desarrollo recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto los lineamientos generales para la formulacin presupuestaria. Se termina cuando el Director (a) remite a la Direccin de Programacin y Presupuesto el proyecto de presupuesto de la dependencia. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Lineamientos e instructivos de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo Lineamientos e instructivos de la Direccin de Programacin y Presupuesto Salidas Proyecto de Plan Operativo de la Dependencia Proyecto de Presupuesto de la Dependencia DEPENDENCIAS VINCULADAS Internamente Direccin General de Planificacin y Desarrollo Direccin de Programacin y Presupuesto Y/O PERSONAS
Externamente Ministerio del P.P. para la Planificacin y Desarrollo Ministerio del P.P. para la Educacin Superior CNU-OPSU Ministerio del P.P. para las Finanzas ONAPRE BASE LEGAL RELACIONADA Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley de Universidades Reglamento Orgnico del Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Ley Orgnica de Planificacin Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Ley de la Contralora General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal Ley de Administracin Pblica Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Instrucciones de la OPSU FORMULARIOS UTILIZADOS Formatos POA elaborados por OPSU Formulario para la elaboracin del Presupuesto de la Direccin de Programacin y Presupuesto Y DOCUMENTOS
CDIGO: PA.1.1.3. PG.: 5/6
ASUNTO: ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO Y

PROYECTO DE PRESUPUESTO
DIRECTOR (A) 1. Recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto los lineamientos generales 8. 9. para la formulacin del presupuesto. 2. Estudia lineamientos y define directrices especficas Presupuesto. 3. Gira instrucciones al Jefe del Departamento de Planificacin Econmico Financiera y al Administrador para la formulacin del plan operativo y proyecto de presupuesto de la Dependencia. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA 4. Recibe y estudia instrucciones y para la formulacin del
DEPARTAMENTOS DE PLANIFICACIN ECONMICA / PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS Recibe oficio y anexos. Formula conjuntamente con el personal del Departamento los objetivos y metas del ejercicio programar, econmico atendiendo financiero las a directrices
emanadas de la Direccin. 10. Entrega mediante oficio en el
Departamento de Planificacin Econmico Financiera proyecto de Plan Operativo DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA 11. Formula conjuntamente con el personal del Departamento los objetivos y metas del ejercicio econmico atendiendo financiero las a
lineamientos. 5. Organiza para cada Departamento los
programar,
directrices
formularios requeridos para la formulacin del Plan Operativo Anual. 12. 6. Elabora oficio de remisin de formatos e instructivos. 7. Entrega el oficio con los anexos en los Departamentos de Planificacin Acadmica y Planificacin de Recursos Fsicos. 14.
emanadas de la Direccin. Recibe de los de Departamentos formulacin del los Plan
formularios
Operativo Anual. 13. Consolida la informacin de objetivos y metas de la dependencia. Somete a consideracin del Director (a) el Plan Operativo Anual de la dependencia.
CDIGO: PA.1.1.3. PG.: 6/6
ASUNTO: ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO Y

PROYECTO DE PRESUPUESTO
ADMINISTRADOR 15. Recibe de la Direccin los formularios de formulacin presupuestaria remitidos por la Direccin de Programacin y Presupuesto. 16. 17. Elabora el proyecto de Presupuesto.
23.
Solicita al responsable de reproduccin de documentos dos copias fotostticas del documento.
24.
Entrega en la Direccin original y copia del plan operativo de la dependencia. ADMINISTRADOR
Entrega al Director (a) mediante oficio el proyecto de presupuesto de la dependencia. DIRECTOR (A)
25.
Inserta el plan operativo de la dependencia en el plan operativo de la Institucin para su publicacin.
26.
Elabora
el
proyecto
de
presupuesto
18. 19.
Recibe Proyectos de Plan Operativo y Presupuesto. Convoca reunin con el Consejo Directivo de la Direccin para revisin del plan operativo y proyecto de presupuesto. CONSEJO DIRECTIVO 28. 27.
definitivo de la dependencia. Solicita al responsable de reproduccin de documentos dos copias fotostticas del proyecto de presupuesto. Entrega en la Direccin original y copia del proyecto de presupuesto de la dependencia. 29. Archiva en la unidad copia del documento de proyecto de presupuesto. DIRECTOR (A) 30. Recibe oficio, y remite a del la Direccin de Plan Programacin y Presupuesto, mediante documento
20.
Analiza objetivos y metas contenidas en el plan Operativo anual de la dependencia y proyecto de presupuesto.
21.
Realiza ajustes de ser necesario. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICO FINANCIERA
22.
Elabora el documento definitivo del Plan Operativo Anual de la dependencia.
originales
Operativo y del Proyecto de Presupuesto. 31. Entrega copia de los documentos para el archivo de la dependencia mediante oficio.
CDIGO: PG.:
PA.1. 1/2
ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS

PA.1.2. EJECUCIN DEL PRESUPUESTO
CDIGO: PA.1.2.1. PG.: 2/2
GESTIN DE CUENTAS BANCARIAS
NDICE
PA. 1.2.1. Gestin de cuentas bancarias PA.1.2.1.1. Apertura de cuentas bancarias PA.1.2.1.1.1. Diagrama de actividades PA.1.2.1.1.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.1.1.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.1.2. Registro de cuentadantes PA.1.2.1.2.1. Diagrama de actividades PA.1.2.1.2.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.1.2.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.1.3. Conciliacin de cuentas bancarias PA.1.2.1.3.1. Diagrama de actividades PA.1.2.1.3.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.1.3.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CDIGO: PA.1.2.1.1. PG.: 1/3
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
PRECONDICIN: Requerimiento de apertura de cuenta bancaria justificada POSTCONDICIN: Entrega de formularios de registro de firmas a la entidad bancaria
Requerimiento de apertura de cuenta bancaria
Elaborar oficio de solicitud de apertura de cuenta bancaria
Firmar el Director el oficio de solicitud
Entregar en la Direccin de Finanzas el oficio para el trmite ante la entidad bancaria
Recibir de la entidad bancaria tres juegos de formularios para el registro de las firmas autorizadas por la Direccin de Finanzas y el oficio de remisin.
Llenar los formularios de registro de firmas
Firmar el Cuentadante los formularios de registro de firmas
Firmar el Administrador los formularios de registro de firmas
Enviar los formularios a la Direccin de Finanzas mediante oficio de remisin avalado por el Director(a)
Archivar los oficios.
CDIGO: PA.1.2.1.1.2 PG.: 2/3
OBJETIVO Instrumentar la recepcin de fondos requeridos para el funcionamiento el registro de de la Dependencia en las mediante cuentas
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS UTILIZADOS Formularios cuentas bancarios de apertura de
entidades bancarias. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador solicita la apertura de cuentas bancarias. Se termina cuando el Administrador enva a la Direccin de Finanzas los formularios de apertura de cuentas bancarias. INSUMO/PRODUCTO Entrada Oficio Salida Formulario de apertura de cuenta bancaria DEPENDENCIAS VINCULADAS Internamente Plandes (Director, cuentadante, Administrador) Direccin de Finanzas Externamente Entidad bancaria BASE LEGAL RELACIONADA Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) Reglamento N 1 de la LOFSP Normas para la Administracin Presupuestarios
de
solicitud
de
apertura
de
cuenta
bancaria
Y/O
PERSONAS
de Crditos
CDIGO: PA.1.2.1.1.3 PG.: 3/3
ADMINISTRADOR
10.Elabora oficio de remisin y enva a la

Direccin de Finanzas y bancaria. a la entidad
1. Elabora oficio de solicitud de apertura de

cuenta bancaria para el manejo de fondos de anticipo o ingresos propios.
2. Entrega al Director el oficio.

DIRECTOR
3. Firma el oficio y lo remite a la Direccin de

Finanzas. SECRETARIA
4. Entregar correspondencia.
DIRECCIN DE FINANZAS
5. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de

la cuenta bancaria. ADMINISTRADOR
6. Recibe oficio de la entidad bancaria y tres

(3) juegos de formularios para el registro de las firmas autorizadas por la Direccin de Finanzas.
7. Llena los formularios y los entrega al

Cuentadante para la firma. CUENTADANTE
8. Firma los formularios y los devuelve al

Administrador. ADMINISTRADOR
9. Firma los formularios.

CDIGO: PA.1.2.1.2.1. PG.: 1/4
REGISTRO DE CUENTADANTES
CDIGO: PA.1.2.1.2.2. PG.: 2/4
OBJETIVO Normalizar la asignacin al de crditos de la presupuestarios responsable
Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) Reglamento N 1 de la LOAFSP Normas para la administracin de crditos presupuestarios. FORMULARIOS /DOCUMENTOS/ INSTRUCTIVOS UTILIZADOS Decreto de nombramiento Formulario de Registro de Funcionario Sujeto a caucin autorizado por la Direccin de Finanzas. Formularios facsmiles de firmas Cedula de identidad del cuentadante RECURSOS Sistema Universitario de Administracin Sectorial (SUAS)
autorizacin de gastos y
rendicin de cuentas
mediante el registro de la firma del mismo en la entidad bancaria autorizada a la dependencia. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador recibe el decreto de nombramiento del cuentadante. Se termina cuando el Administrador archiva en la unidad la copia del formulario de registro de funcionarios sujetos a caucin autorizado por la Direccin de Finanzas. INSUMO/PRODUCTO Entrada Decreto de nombramiento Salida Formulario de Registro de Funcionario Sujeto a caucin autorizado por la Direccin de Finanzas. DEPENDENCIAS VINCULADAS Internamente Rector PLANDES (Administrador) Funcionario sujeto a caucin Direccin de Finanzas Externamente Entidad Bancaria BASE LEGAL RELACIONADA Ley contra la Corrupcin
Y/O
PERSONAS
CDIGO: PA.1.2.1.2.3. PG.: 3/4
ADMINISTRADOR 1. Recibe el decreto de nombramiento del cuentadante. 2. Obtiene en la Seccin de Caja de la Direccin de Finanzas, original y copia del formulario de Registro de Funcionarios Sujetos a Caucin. 10. 3. Reproduce del Manual de Organizacin copia fotosttica de las funciones del 11. 9.
cuentadante, el original, la copia y la fotocopia del formulario de Registro de Funcionarios Sujetos a Caucin. Archiva temporalmente una fotocopia de la cedula de identidad del cuentadante. SECRETARIA Entregar correspondencia. Recibir correspondencia. ADMINISTRADOR
Cuentadante. 4. Llena original y copia del formulario con los datos del decreto de nombramiento y N de la cuenta bancaria del fondo de anticipos segn el registro en el SUAS. 5. Solicita al Cuentadante dos copias de la cedula de identidad y firma en el original y la copia del formulario de Registro de Funcionarios Sujetos a Caucin. 14. CUENTADANTE 6. Recibe, firma el formulario, y lo devuelve con las copias de la Cedula de Identidad. 15. ADMINISTRADOR 7. 8. Solicita copia fotosttica del formulario. ADMINISTRADOR Elabora oficio de remisin de documentos a la Direccin de finanzas, y anexa una copia de la cedula de identidad del 17. Recibe tres formularios facsmiles de firmas remitidos por la entidad bancaria. 16. SECRETARIA Entregar correspondencia. Recibir correspondencia Elabora oficio de solicitud de registro de firmas a la entidad bancaria. 13. Espera constancia de aprobacin de la Direccin de Finanzas. 12. Recibe la fotocopia del formulario de
Registro de Funcionarios Sujetos a Caucin firmado en conformidad de recepcin por la Seccin Finanzas. de Caja de la Direccin de
CDIGO: PA.1.2.1.2.3. PG.: 4/4
18.
Transcribe
en
borrador
los
datos
del 26.
ADMINISTRADOR Recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto original y copia del formulario de Registro de Funcionarios Sujetos a Caucin aprobado por la Direccin de Finanzas. 27. Actualiza en el SUAS los datos del
formulario y solicita trascripcin a maquina.
a la Secretaria la
SECRETARIA 19. Transcribe a maquina los datos en los dos formularios Administrador. ADMINISTRADOR 20. Verifica la correcta trascripcin de los datos. 29. 21. Solicita al Cuentadante la firma en los facsmiles. 22. Obtiene firma de la Autoridad Rectoral de adscripcin, requiere. 23. Elabora oficio de remisin a la Direccin de Finanzas de: formularios facsmiles de firmas copia de la cdula de identidad del Cuentadante SECRETARIA 24. Entregar correspondencia. DIRECCIN DE FINANZAS 25. Formaliza el registro de la firma en la entidad bancaria si la entidad bancaria lo 30. 28. y los devuelve al
Cuentadante. Solicita una fotocopia del formulario. Entrega al Archivo el original del formulario de Registro de Funcionarios Sujetos a Caucin y la copia al Cuentadante. Archiva la copia fotosttica en la Unidad.
CDIGO: PA.1.2.1.3.1. PG.: 1/3
CONCILIACIN DE CUENTAS BANCARIAS
CDIGO: PA.1.2.1.3.2. PG.: 2/3

PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Determinar y analizar las partidas que FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN TOS UTILIZADOS Estado de cuenta bancario Reporte de conciliacin bancaria RECURSOS Sistema Universitario Administrativo Sectorial establecen la diferencia entre el saldo en bancos segn los registros de la administracin, contra el saldo que muestra el estado de cuenta bancario. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador recibe de la entidad bancaria el estado de cuenta mensual de la dependencia. Se termina cuando el Administrador archiva el reporte de conciliacin bancaria. INSUMO/PRODUCTO Entrada Estado de cuenta bancario Salida Reporte de conciliacin bancaria DEPENDENCIAS VINCULADAS Internamente Administrador Externamente Entidad Bancaria BASE LEGAL RELACIONADA Normas de control interno de la Contralora General de la Repblica. Normas para la administracin de crditos presupuestarios. Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA.
Y/O
PERSONAS
CDIGO: PA.1.2.1.3.3. PG.: 3/3
ADMINISTRADOR 1. Recibe estado de cuenta de la entidad bancaria. 2. Registra en el Sistema Administrativo de Formulacin y Ejecucin Presupuestaria, en el modulo de bancos Preparar conciliacin del mes de ejecucin, los cheques emitidos mensualmente y las notas de dbito, notas de crdito y depsitos. 6. 3. Emite el reporte de conciliacin bancaria. 4. Verifica uno en a el uno los movimientos del Sistema 7. 8. 5.
4.4. Si el cheque ha sido entregado y la diferencia es a favor de la dependencia solicita al beneficiario el depsito de la diferencia en la cuenta de PLANDES. Si se aplic retencin de impuesto sobre la renta y/o IVA solicita al beneficiario depsito por la diferencia. Registra e imprime el movimiento bancario. Coloca el saldo final del estado de cuenta del mes que se est conciliando. Ejecuta la conciliacin bancaria. Si esta completa y correcta firma el reporte de conciliacin. 9. Archiva: - Reporte de conciliacin Bancaria
reflejados
reporte
Administrativo de Formulacin y Ejecucin Presupuestaria contra los asentados en el estado de cuenta del banco. diferencias: 4.1. Revisa en el Sistema Administrativo de Formulacin y Ejecucin Presupuestaria en el modulo de movimientos bancarios Libro el concepto por el cual se gener la diferencia. 4.2. Si el cheque no ha sido entregado elabora el cheque por el monto correcto. 4.3. Si el cheque ha sido entregado y la diferencia es a favor del proveedor, aplica retencin de impuesto sobre la renta o IVA sobre el nuevo monto y elabora un cheque por la diferencia al proveedor. Si existen
Estado de cuenta de la dependencia
CDIGO: PG.:
PA.1.2.2 1/1
GESTIN DE FONDOS EN ANTICIPOS
NDICE
PA.1.2.2. Gestin de fondos en anticipo PA.1.2.2.1. Apertura de fondos en anticipo PA.1.2.2.1.1. Diagrama de actividades PA.1.2.2.1.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.2.1.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.2.2. Reposicin de fondos en anticipo PA.1.2.2.2.1. Diagrama de actividades PA.1.2.2.2.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.2.2.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CDIGO: PA.1.2.2.1.1. PG.: 1/3
APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO
Programacin de fondos
Verificar requerimientos y monto de los fondos y primera porcin autorizada.

Variacin de metas o volumen de trabajo o subestimacin del monto Sin variacin
Informar mediante oficio a la Direccin de Programacin y Presupuesto la meta a variar y anexar el traslado requerido
Registrar en el SUAS los datos de la asignacin presupuestaria.
Firmar las planillas CP-OP y obtener firma del Director.
Consigna en la Direccin de Programacin y Presupuesto Presupuesto las planillas e informacin en disco magntico
Apertura en el SUAS el fondo en anticipos con el monto de la primera porcin del fondo.
Archivar temporalmente copia de la planilla CP-OP
Verificar el N del depsito bancario, fecha y monto con el estado de cuenta emitido por la entidad bancaria.
Imprime 4 planillas CPOP del movimiento tipo 5 y carga la informacin en el disco magntico.
Los datos no coinciden

Elaborar oficio a la Direccin de Finanzas, Direccin de Presupuesto y a la entidad Bancaria para notificar la inconsistencia
Correcto
Registrar en SUAS en la opcion Libro de Banco fecha y monto del depsito.
Archivar el depsito bancario
CDIGO: PA.1.2.2.1.2. PG.: 2/3
OBJETIVO Obtener disponibilidad financiera mediante el registro del primer anticipo autorizado y de las consecutivas reposiciones por agotamiento parcial de los mismos. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto la programacin de fondos del ao en curso. Se termina cuando el Administrador archiva el depsito bancario. INSUMO/PRODUCTO Entradas Programacin de fondos Salidas Depsito bancario DEPENDENCIAS VINCULADAS Plandes (Administrador, Director) Direccin de Programacin y Presupuesto Direccin de Finanzas FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS UTILIZADOS Programacin de fondos Planilla CP-OP movimiento tipo 5 Depsito bancario del fondo en anticipo BASE LEGAL RELACIONADA Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP).
Reglamento N 1 de la LOAFSP. Normas para la administracin de crditos presupuestarios Ley orgnica de la Contralora General de la Repblica. Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA
Y/O
PERSONAS
CDIGO: PA.1.2.2.1.3. PG.: 3/3
ADMINISTRADOR 1. Recibe de la Direccin de Presupuesto la programacin de fondos del ao en curso. 2. Verifica requerimientos y monto fondos y primera porcin autorizada. 3. Si existe variacin de las metas, volumen de trabajo o subestimacin del monto, elabora de oficio para informar a la Direccin traslado presupuestario de los ADMINISTRADOR 11. Archiva temporalmente copia de la planilla CP-OP. 12. Solicita informacin a la Direccin de 10. Carga informacin del disco magntico al SAFEP, firma y sella una copia de la planilla y la devuelve en conformidad de recibido.
presupuesto la meta a variar y anexa el requerido. Subproceso Modificar el presupuesto. 4. Crea el fondo de anticipos en el SAFEP. 5. Registra los datos de la asignacin
Finanzas sobre la fecha del depsito del monto de la CP-OP en la entidad bancaria. DIRECCIN DE FINANZAS 13. Informa al Administrador sobre el depsito y entrega copia del depsito del fondo de anticipo. ADMINISTRADOR 14. Verifica el N del depsito bancario, fecha y monto con el estado de cuenta emitido por la entidad bancaria. 14.1. Si los datos no coinciden, elabora oficio a la Direccin de Finanzas, Direccin entidad de Presupuesto para y a la la Bancaria notificar
presupuestaria. 6. Apertura en el SUAS el fondo en anticipos con el monto de la primera porcin del fondo. 7. Imprime 4 planillas de la planilla CP-OP movimiento tipo 5 y carga la informacin en el disco magntico. 8. Firma las planillas y obtiene firma del
inconsistencia 14.2. Si es correcto registra en SAFEP en la opcion Libro de Banco fecha y monto del depsito. 15. Ir al Archiva depsito bancario. proceso: Ejecucin del presupuesto.
Director. 9. Consigna en la Direccin de presupuesto las planillas e informacin en disco magntico DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO
CDIGO: PA.1.2.2.2.1. PG.: 1/3
REPOSICIN DE FONDOS EN ANTICIPO
Rendicin de anticipos aprobada Transcribir en el SUAS los datos de la planilla CP-OP tipo 6 de solicitud de Reposicin de Fondos.
PRECONDICION: 75% de los crditos presupuestarios asignados en la porcin anterior del fondo en anticipo ejecutados y rendidos POSTCONDICION: Depsito bancario archivado
Imprimir 3 planillas CP-OP del movimiento tipo 6 y cargar la informacin en el disquete
Firmar las planillas CP-OP y obtener firma del Director.
Consigna en la Direccin de Programacin y Presupuesto Presupuesto las planillas e informacin en disco magntico
Archivar temporalmente copia de la planilla CP-OP
Verificar el N del depsito bancario, fecha y monto con el estado de cuenta emitido por la entidad bancaria.
Los datos no coinciden

Elaborar oficio a la Direccin de Finanzas, Direccin de Presupuesto y a la entidad Bancaria para notificar la inconsistencia
Correcto
Registrar en SUAS en la opcion Libro de Banco fecha y monto del depsito.
Archivar el depsito bancario
CDIGO: PA.1.2.2.2.2. PG.: 2/3
OBJETIVO Restablecer la disponibilidad financiera agotada para dar cumplimiento a la programacin de desembolsos
Planilla CP-OP movimiento tipo 6 de solicitud de reposicin de fondos. Deposito bancario RECURSOS
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador obtiene aprobacin de la rendicin del anterior anticipo ejecutado. Se termina cuando el Administrador archiva copia del depsito bancario. INSUMO/PRODUCTO Entradas Rendicin de anticipos aprobada Salidas Depsito bancario DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Administrador, Director) Direccin de Programacin y Presupuesto Direccin de Finanzas BASE LEGAL Reglamento N 1 de la LOAFSP Normas para la administracin de crditos presupuestarios. Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA. FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS UTILIZADOS Y/O PERSONAS
Sistema
administrativo
de
formulacin
ejecucin presupuestaria (SAFEP)
CDIGO: PA.1.2.2.2.3. PG.: 3/3
ADMINISTRADOR 1. Una vez ejecutado y rendido al menos el 75% de los crditos presupuestarios asignados a la(s) partida(s) en el fondo de anticipo solicita la porcin correspondiente, segn lo establecido en la base
8.
Solicita
informacin
la
Direccin
de
Finanzas sobre la fecha del depsito del monto de la CP-OP en la entidad bancaria. DIRECCIN DE FINANZAS 9. Informa al Administrador sobre el depsito de la CP-OP y entrega constancia del depsito del fondo de anticipo.
legalElabora en el SUAS . 2. Accesa al planilla SUAS y transcribe datos de la CP-OP tipo 6 de solicitud de 10.
ADMINISTRADOR Verifica el N del depsito bancario, fecha y monto con el estado de cuenta emitido por la entidad bancaria. 11.1. Si los datos no coinciden, elabora oficio a la Direccin de Finanzas, Direccin de Presupuesto y a la entidad Bancaria para notificar la inconsistencia. 11.2. Si es correcto registra en el SAFEP en la opcin Libro de Banco fecha y monto del depsito. 11. Archiva el depsito bancario.
Reposicin de Fondos. 3. Imprime 3 planillas CP-OP del movimiento tipo 6 y carga la informacin en el disco magntico. 4. Firma las planillas y obtiene firma del Director. 5. Consigna en la Direccin de Programacin y Presupuesto las planillas e informacin en disco magntico. DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO 6. Carga informacin del disco magntico al SAFEP, firma y sella una copia de la planilla y la devuelve en conformidad de recibido. ADMINISTRADOR 7. Archiva temporal mente copia de la planilla CP-OP.
CDIGO: PA.1.2.3. PG.: 1/1
MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
NDICE
PA.1.2.3. Modificaciones presupuestarias: Informacin General del Procedimiento PA.1.2.3.1. Traslado cedido a dependencias externas PA.1.2.3.1.1. Diagrama de actividades PA.1.2.3.1.2. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.3.2 Traslado recibido de dependencias externas PA.1.2.3.2.1. Diagrama de actividades PA.1.2.3.2.2. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.3.3. Traslado en la misma dependencia PA.1.2.3.3.1. Diagrama de actividades PA.1.2.3.3.2. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CDIGO: PA.1.2.3. PG.: 1/8
MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
OBJETIVO Asignar recursos mediante traspasos de crditos presupuestarios a proyectos y partidas que requieren disponibilidad por variacin en las metas o volumen de trabajo.
Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal vigente. Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA. FORMULARIOS / INSTRUCTIVOS
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador determina dficit de crditos presupuestarios. Se termina cuando el Administrador archiva copia del traslado presupuestario realizado. INSUMO/PRODUCTO Entrada Reporte de disponibilidad presupuestaria Salida Traslado presupuestario DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Director, Administrador, Secretaria, Operador de maquina) Vicerrector Administrativo Direccin de Programacin y Presupuesto BASE LEGAL Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Art. 314, 315 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico Art. 11, 33, 43, 52, 53 Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico Art. 12, 16, 86, 88 89, 98, 113, 114, 115, 116, 140 Ley de Universidades Art. 22, 26.
UTILIZADOS
Plan nico de Cuentas. Codificacin Programticas. Codificacin Institucional. Codificacin de Bienes Muebles e Inmuebles y Suministros. Codificacin por Unidades Administradoras y Ejecutoras Locales Codificacin por Fuente de Financiamiento. de las Categoras
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASLADO CEDIDO A
CDIGO: PA.1.2.3.1.1. PG.: 2/8
DEPENDENCIAS EXTERNAS
Dficit de crditos presupuestarios
Elabora oficio de justificacin con los montos del traslado, los datos de origen y destino.
Ingresa al Sistema Universitario Administrativo Sectorial y llena la planilla CP P04.
Copia en un disquete la planilla llena. Firma, sella y entrega a Director para la firma.
Obtener el disquete y copia de la planilla en conformidad de recepcin de la Direccin de Programacin y Presupuesto
Consigna en la Direccin de Presupuesto la planilla de traslado en original y 2 copias y el disquete.
Archivar la copia de la planilla CP-OP de traslado y reutiliza el disquete
Recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto copia de la planilla de traslado procesada
Aprobado
No aprobado
Revisar el motivo por el cual fue rechazado.
Archivar la planilla de traslado
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASLADO CEDIDO A
CDIGO: PA.1.2.3.1.2. PG.: 3/8
DEPENDENCIAS EXTERNAS

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRADOR 1. Elabora oficio de justificacin con los montos del traslado, los datos de origen y destino. 2. Ingresa P04. al Sistema Universitario 11. Archiva
ADMINISTRADOR la copia de los traslados presupuestarios y reutiliza disquete. 12. Espera respuesta de la Direccin de
Administrativo Sectorial y llena la planilla CP
Presupuesto. DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y
3. Copia en un disquete la planilla llena. 4. Firma, sella y entrega a Director para la firma. procesado.
PRESUPUESTO 13. Entrega al administrador copia del traslado
ADMINISTRADOR DIRECTOR 5. Firma y sella el traslado. ADMINISTRADOR 9. Consigna en la Direccin de Presupuesto la planilla de traslado en original y 2 copias y el disquete. DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO 9. Firma en conformidad de recepcin la copia del traslado al presupuestario Administrador y se que la corresponde entrega. 10. Carga en el Sistema Administrativo de Formulacin y Ejecucin Presupuestaria (SAFEP) la informacin del disquete. 15. Si el traslado no fue aprobado revisa el motivo por el cual fue rechazado y realiza de nuevo el proceso. 14. Si el traslado est aprobado archiva la copia de la planilla de traslado presupuestario procesado.

TRASLADO RECIBIDO DE OTRAS DEPENDENCIAS
CDIGO: PA.1.2.3.2.1. PG.: 4/8
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASLADO RECIBIDO DE OTRAS

DEPENDENCIAS
CDIGO: PA.1.2.3.2.2. PG.: 5/8
ADMINISTRADOR 1. Elabora oficio de solicitud de recursos para cubrir insuficiencias indicando: Imputacin presupuestaria Base de clculo de los recursos recibido.
ADMINISTRADOR 9. Registra en el SUAS traslado presupuestario
10. Imprime original y 2 copias del traslado y guarda informacin en disquete. 11. Elabora oficio de justificacin con los montos del traslado, los datos de origen y destino. 12. Firma y sella las planillas de traslado. 13. Obtiene firma del Director
solicitados Grado de afectacin de las metas o volmenes de trabajo El monto del gasto para la dependencia respectiva Ejecucin fsico y financiera a la fecha de la solicitud 2. Obtiene firma del Director (a).
DIRECTOR SECRETARIA 3. Enva La solicitud a la dependencia. ADMINISTRADOR DEPENDENCIA EXTERNA 4. Realiza el traslado entre dependencias. 5. Imprime la planilla CP-P04 de traslado de una dependencia a otra. 6. Remite la planilla mediante oficio al 16. DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO Firma una copia de la planilla de traslado presupuestario en conformidad de recepcin y la entrega al Administrador. 7. Emite oficio con el monto del gasto y soportes que lo respaldan como presupuesto. RECEPCIONISTA 8. Recibe la correspondencia. 17. Carga informacin del disquete en el Sistema Administrativo de Formulacin y Ejecucin Presupuestaria (SAFEP). Administrador de PLANDES. 15. Consigna en la Direccin de Presupuesto original y 2 copias de las planillas, el oficio de justificacin del traslado y el disquete. 14. Firma y sella el traslado.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASLADO RECIBIDO DE OTRAS

DEPENDENCIAS
CDIGO: PA.1.2.3.2.2. PG.: 6/8

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRADOR 18. Archiva copia de la planilla de traslado presupuestario y reutiliza disquete. 19. Espera respuesta de la Direccin de
Programacin y Presupuesto. DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO 20. Verifica el cumplimiento de la normativa y registra el traslado. 21. Entrega al Administrador copia del
traslado procesado. ADMINISTRADOR 22. Recibe y revisa: 22.1. Si el traslado no fue aprobado, revisa el motivo por el cual fue rechazado y si es el caso, realiza de nuevo el proceso. 22.2 Si el traslado es aprobado archiva copia del traslado presupuestario.
CDIGO: PA.1.2.3.3.1. PG.: 7/8
TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE PARTIDAS DE UNA MISMA DEPENDENCIA
PRECONDICIN: Insuficiencia de crditos presupuestarios POSTCONDICIN:Traslado aprobado por la Direccin de Programacin y Presupuesto
Insuficiencia de crditos presupuestarios
Imprimir el Reporte de Disponibilidad presupuestaria en el SUAS Determinar el monto exacto del dficit y analizar la disponibilidad en las partidas.
Registra en el SUAS el traslado presupuestario dentro de una misma dependencia. Imprime original y 2 copias del traslado y guarda la informacin en disquete.
Elabora oficio de justificacin con los montos del traslado y los datos de origen y destino, para el Director(a) o Vicerrector Administrativo, de acuerdo a lo establecido en la normativa referida al monto del traslado.
Analiza y decide las partidas que traslada
Firma y sella la planilla de traslado y obtiene la firma del Director(a).
Recibe el traslado autorizado y consigna en la Direccin de Presupuesto el original y las 2 copias de la planilla, el oficio de justificacin y el disquete.
Obtiene firma en copia del traslado presupuestario en conformidad de recepcin de la Direccin de Programacin y Presupuesto
No aprobado Archivar la copia de la planilla de traslado y reutilizar el disquete
Aprobado
Archiva copia del traslado presupuestario
Archiva copia del traslado presupuestario
Recibir de la Direccin de Programacin y Presupuesto copia de la planilla de traslado procesado
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE

PARTIDAS DE UNA MISMA DEPENDENCIA
CDIGO: PA.1.2.3.3.2. PG.: 8/8

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRADOR 1. Imprime el Reporte de Disponibilidad presupuestaria en el SUAS. 2. Determina monto exacto del dficit.
10. Recibe traslado autorizado y consigna en la Direccin de Presupuesto el original y las 2 copias de la planilla, el oficio de justificacin y el Disquete. DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y
3. Analiza y decide las partidas que traslada. 4. Registra en el SUAS de el una traslado misma
PRESUPUESTO 11. Firma una copia del traslado presupuestario en conformidad de recepcin y la entrega al Administrador. 12. Carga informacin del disquete en el
presupuestario dependencia.
dentro
5. Imprime original y 2 copias del traslado y guarda la informacin en disquete. 6. Elabora oficio de justificacin con los montos del traslado y los datos de origen y destino, para el Director (a) o Vicerrector Administrativo, de acuerdo a lo establecido en la normativa referida al monto del traslado. 7. Firma y sella la planilla de traslado.
Sistema Administrativo de formulacin y ejecucin presupuestaria (SAFEP). ADMINISTRADOR 13. Archiva copia del traslado presupuestario y reutiliza el disquete. 14. Espera respuesta de la Direccin de
Presupuesto DIRECCIN DE PRESUPUESTO 8. Entrega la planilla y el oficio al Director para la firma. DIRECTOR 9. Firma la planilla de traslado. Si el monto lo requiere remite al Vicerrector Administrativo el traslado y el oficio de justificacin para su autorizacin. 17. Si fue aprobado archiva copia del traslado ADMINISTRADOR presupuestario aprobado. 15. Entrega al Administrador copia del traslado procesado. ADMINISTRADOR 16. Si el traslado fue rechazado, revisa el motivo y realiza de nuevo el caso. proceso, de ser el
CDIGO: PA.1.2.4. PG.: 1/5
VITICOS Y PASAJES
NDICE
PA.1.2.4. Viticos y Pasajes PA.1.2.4.1. Diagrama de actividades PA.1.2.4.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.4.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CDIGO: PA.1.2.4.1. PG.: 2/5
VITICOS Y PASAJES
CDIGO: PA.1.2.4.2. PG.: 3/5
VITICOS Y PASAJES
OBJETIVO Suministrar al personal fuera del de lugar la Direccin de transporte y gastos de vida para actividades administrativas trabajo. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador recibe la solicitud de clculo de viticos y pasajes. Se termina cuando el Administrador archiva documentos soporte para la rendicin de los fondos en anticipo. DEPENDENCIAS VINCULADAS Director (a Administrador Personal de la Direccin Proveedores BASE LEGAL Normas para la administracin de crditos presupuestarios. Reglamento de viticos. Normas de control interno de la Contralora General de la Repblica. Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA. FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENT OS UTILIZADOS Planilla REG gastos tablas y planillas Y/O PERSONAS habitual
RECURSOS Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS)
CDIGO: PA.1.2.4.3. PG.: 4/5
VITICOS Y PASAJES

PROCEDIMIENTO
DIRECTOR
Reserva por va telefnica el boleto areo. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido Firma la orden de pedido y obtiene la firma del Director.
1. Solicita mediante oficio el clculo y pago de

viticos. ADMINISTRADOR
2. Determina
beneficiario
la de
zona
categora al cargo
del del
DIRECTOR (A)
acuerdo
9. Verifica que la solicitud se correspondan con

los requerimientos de la Direccin.
trabajador y ciudad de destino.
3. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo

de trasporte : Boleto areo de acuerdo a las tarifas del mercado. Vehculo distancias Bolvares. Transporte publico con la factura o comprobante de pasaje terrestre 4. Imprime del SUAS la planilla REG gastos tablas y planillas y la llena con la cuantificacin de los viticos. 5. Firma la planilla. propio segn el la tabla monto de en
10.Firma la planilla solicitud de financiamiento

de viticos y gastos de viaje y la orden de pedido. ADMINISTRADOR
terrestres,
11. Entrega al Mensajero la orden de pedido

para retirar los pasajes. MENSAJERO
12. Entrega al Proveedor la orden de pedido y

recibe la factura y el boleto areo.
13. Entrega la factura y el boleto areo al

6. Obtiene firma del Trabajador. 7. Verifica en el SUAS si existe disponibilidad presupuestaria: - Si no existe disponibilidad realiza el traslado presupuestario.
14. Elabora en el SUAS el cheque por el monto

de la factura, deduciendo lo correspondiente al IVA e ISLR si aplica.
15. Reproduce copia fotosttica del cheque y

vaucher, por intermedio del Operador de Maquinas.
8. Si la movilizacin es por va area:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: VITICOS Y PASAJES
CDIGO: PA.1.2.4.3. PG.: 5/5
16. Informa al Proveedor.

PROVEEDOR
MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
17. Recibe el cheque y firma copia del vaucher

y lo devuelve al Administrador. ADMINISTRADOR
18. Elabora cheque de viticos y pasajes. 19. Entrega

el cheque y el boleto al
Trabajador. TRABAJADOR
20. Recibe el cheque, firma el comprobante del

cheque. ADMINISTRADOR
21. Archiva
boleto
temporalmente areo y los
la
factura
del de
comprobantes
cheques del boleto y de los viticos para la rendicin de los fondos en anticipo. TRABAJADOR
22. Al
regreso
del
viaje
consigna
los
documentos de soporte de su estada y el comprobante del boleto de transporte. ADMINISTRADOR
23. Archiva temporalmente para la rendicin

de los fondos en anticipo:
Documentos que avalan el viaje Comprobante del boleto
CDIGO: PA.1.2.5 PG.: 1/4
CANCELACION DE HORAS EXTRAS
NDICE
PA.1.2.5. Cancelacin de horas extras PA.1.2.5.1. Diagrama de actividades PA.1.2.5.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.5.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CDIGO: PA.1.2.5.1. PG.: 2/4
CANCELACIN DE HORAS EXTRAS
CDIGO: PA.1.2.5.2. PG.: 3/4
CANCELACIN DE HORAS EXTRAS
OBJETIVO Hacer efectivo el pago de horas extras RECURSOS SUAS trabajadas por el personal de la Dependencia. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Director(a) solicita por escrito el pago de horas extras al personal de la dependencia. Se termina cuando el Administrador notifica al beneficiario la fecha para hacer efectivo el pago en la Seccin de Caja de la Direccin de Finanzas. INSUMOS/PRODUCTOS Entrada Solicitud escrita del Director(a) de cancelacin de horas extras. Salida Orden de pago Notificacin verbal de la fecha de pago. DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Administrador, Director, Beneficiario) Direccin de Programacin y Presupuesto BASE LEGAL Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico Normas para la administracin de crditos presupuestarios Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Y/O
PERSONAS

CANCELACION DE HORAS EXTRAS
CDIGO: PA.1.2.5.3. PG.: 4/4
DIRECTOR (A) 1. Solicita mediante oficio extras. ADMINISTRADOR 2. Estima la hora hombre de acuerdo al cargo de los trabajadores, con la aplicacin de Relacin horas extras a cancelar diseada por DSIA. 9. 3. 4. Emite Relacin de Horas Extras a Cancelar Elabora oficio de solicitud de autorizacin del Vicerrector Administrativo para cancelar horas extras, y especifica las partidas por las que se afectara el gasto. Subproceso: Entregar Correspondencia 5. Espera autorizacin del Vicerrector pago de horas
Oficio de autorizacin del Vicerrectorado Administrativo Copia del control de entrada y salida Relacin horas extras a cancelar Copia Orden de Pago Original y 2 copias Y remite a la Direccin de Presupuesto. Subproceso: entregar correspondencia
DIRECCIN DE PRESUPUESTO Firma y Sella Copia de la Orden de Pago en conformidad de Recibido ADMINISTRADOR 10. Archiva copia de la orden de pago
11. Notifica al interesado que ya esta en curso administrativo el pago para que se dirija a la Seccin de Caja
administrativo VICERRECTOR ADMINISTRATIVO 6. Emite oficio de aprobacin. Subproceso: Recibir Correspondencia. ADMINISTRADOR 7. Elabora Orden de Pago en original y dos (2) copias en el SUAS por el monto estimado. 8. Anexa recaudos para demostrar la
procedencia del gasto: Copia del Contrato de ser el caso Estado de cuenta del trabajador
CDIGO: PG.:
PA.1.2.6 1/1
GESTIN DE LAS COMPRAS
NDICE
PA.1.2.6. Gestin de las compras PA.1.2.6.1. Adquisicin de bienes y servicios PA.1.2.6.1.1. Diagrama de actividades PA.1.2.6.1.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.6.1.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.6.2. Administracin de la caja chica PA.1.2.6.2.1. Apertura de la caja chica PA.1.2.6.2.1.1. Diagrama de actividades PA.1.2.6.2.1.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.6.2.1.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.6.2.2. Ejecucin del fondo de caja chica PA.1.2.6.2.2.1. Diagrama de actividades PA.1.2.6.2.2.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.6.2.2.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.6.2.3. Reposicin del fondo de caja chica PA.1.2.6.2.3.1. Diagrama de actividades PA.1.2.6.2.3.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.6.2.3.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.6.3. Elaboracin de cheques PA.1.2.6.3.1. Diagrama de actividades PA.1.2.6.3.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.6.3.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.6.4. Entrega de impuestos retenidos PA.1.2.6.4.1. Diagrama de actividades PA.1.2.6.4.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.6.4.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.2.6.5. Registro y control de bienes muebles PA.1.2.6.5.1. Diagrama de actividades PA.1.2.6.5.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.2.6.5.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CDIGO: PA.1.2.6.1.1. PG.: 1/4
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
MATERIA: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
CDIGO: PA.1.2.6.1.2. PG.: 2/4
OBJETIVO Dotar a PLANDES de manera oportuna y al menor costo de los bienes y servicios que requiere para su funcionamiento.
Normas para la Administracin Presupuestarios Tabla de Ingresos
de Crditos
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENFRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando la Unidad de Apoyo Administrativo elabora requisiciones de compras. Se termina cuando se almacenan o entregan los bienes requeridos. INSUMO/PRODUCTO Entradas Solicitud de bienes y / o servicios Plan de Compras Bienes y/o servicios Registro Contable Facturas, cotizaciones, actas de licitacin, actas de comit de compras DEPENDENCIAS VINCULADAS Director (a) Personal adscrito a las unidades Operativas de la Direccin de Fomento Administrador Y/O PERSONAS TOS UTILIZADOS Cotizaciones Facturas Acta de licitacin Acta de Comit de Compras RECURSOS Manual de Normas y Procedimientos Pagina Web de PLANDES Sistema Universitario Administrativo Sectorial
Productos: -
BASE LEGAL Ley de Universidades Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Reglamento de Compras y Contratacin de Obras
CDIGO: PA.1.2.6.1.3. PG.: 3/4
ADMINISTRADOR
ADMINISTRADOR de
1. Recibe
del
Director
requerimientos
8. Recibe la nota de entrega y revisa las

especificaciones de los bienes y el servicio recibido.
insumos o servicios presentados por los Jefes de Departamento o de la Direccin.
2. De acuerdo al Reglamento de Compras y

Contratacin de Servicios determina el tipo de compra: - Verifica el monto de la compra y aplica los requerimientos para cada tipo de compra: cotizaciones, pago contra factura, orden de compra o de pedido o licitacin central.
9. Verifica que la factura est a nombre de la

Universidad de Los Andes, y los clculos y dems datos segn lo establecido por el SENIAT. Si el gasto est sujeto a retencin del IVA o ISLR segn la tabla emitida por la Direccin de Finanzas, elabora la planilla de retencin.
10.Obtiene copia fotosttica de la planilla de 3. Revisa

en el SUAS la disponibilidad retencin. presupuestaria y financiera.
11.Consulta en la pagina Web del SENIAT la 4. Selecciona

el (los) proveedor(es) del categora del contribuyente: Si es contribuyente ordinario y la factura no refleja el IVA solicita documentacin al proveedor que justifique su exoneracin. Registro de Proveedores, de acuerdo al tipo de bien o servicio requerido y a la modalidad de compra.
5. Solicita el bien o servicio va telefnica o

personalmente al proveedor, si la modalidad es de compra directa.
12.Codifica la factura de acuerdo al plan nico

de cuentas.
13.Firma y sella la factura. 6. Elabora la orden de compra o de pedido, de

acuerdo al tipo de compra, y la enva al proveedor por va telefnica o fax.
14.Registra en el SUAS los datos de la factura. 15.Elabora el cheque por el monto de la factura
PROVEEDOR
deduciendo lo correspondiente a la retencin de IVA o ISRL.
7. Entrega los bienes y servicios, nota de

entrega y factura original al Administrador.
CDIGO: PA.1.2.6.1.3. PG.: 4/4
16.Firma el cheque y el vaucher y los entrega al

Director para la firma. DIRECTOR
17. Firma
el
cheque
lo
devuelve
al
18.Informa al Proveedor que debe retirar el

cheque dentro de los tres das siguientes a la fecha del mismo. PROVEEDOR
19.Recibe el cheque y copia de las planillas de

retencin.
20.Firma el vaucher y copias de las planillas en

conformidad de recepcin.
21.Dispone del cheque y copia de la planilla de

retencin. ADMINISTRADOR
22. Archiva
temporalmente
para
posterior
rendicin de retenciones de impuestos y de fondos en anticipo: - Copia del vaucher y el cheque - Planilla de retencin del IVA e ISRL
CDIGO: PA.1.2.6.2.1.1. PG.: 1/3
APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA
Precondicin: Cdigos y montos autorizados para apertura del fondo Poscondicin: Vaucher del cheque de apertura del fondo de caja chica archivado
Circular con cdigos financieros y monto de unidades tributarias autorizado
Registrar en el modulo de caja chica del SUAS los datos de apertura del fondo de caja chica
Elabora el cheque por el monto que corresponde en unidades tributarias a la apertura
Firmar el cheque y el vaucher
Cobrar el cheque en el banco y custodiar el efectivo para las compras de bienes y servicios requeridos
Obtener firma del Director(a) en el cheque y el vaucher
Archivar el vaucher
CDIGO: PA.1.2.6.2.1.2. PG.: 2/3
OBJETIVO Crear un fondo fijo de recursos para atender contingencias e imprevistos de funcionamiento operativo que corresponda a pagos en efectivo por gastos menores y miscelneos exclusivamente. Se inicia cuando el Administrador recibe de la Direccin de Finanzas lineamientos para la apertura de la caja chica. Se termina cuando el Administrador archiva el vaucher del cheque de apertura de caja chica. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Entradas Oficio con lineamientos de la Direccin de Finanzas Salidas Vaucher del cheque Efectivo DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Director, Administrador) Direccin de Finanzas BASE LEGAL Normas para la administracin de crditos presupuestarios FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS UTILIZADOS Cdigos financieros Cheque y vaucher
CDIGO: PA.1.2.6.2.1.3. PG.: 3/3

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRADOR 1. Recibe de la Direccin de Finanzas:
- Circular con los cdigos financieros - Monto

de las Unidades Tributarias autorizado. 2. Accesa en el SUAS el Modulo de Caja Chica y registra los datos de apertura. 3. Elabora en el SUAS el Cheque por el monto en unidades tributarias correspondiente a la apertura de caja chica. 4. 5. Firma el vaucher y el cheque. Entrega al Director (a) el cheque para la firma. DIRECTOR (A)
6.
Firma el vaucher y el cheque. ADMINISTRADOR
7.
Accesa al SUAS en el modulo Caja Chica y registra datos de apertura.
8.
Cobra el cheque en el banco y custodia el efectivo.
9.
-
Archiva: Vaucher del Cheque
CDIGO: PA.1.2.6.2.2.1. PG.: 1/3
EJECUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA
PRECONDICIN: Requerimiento de bienes o servicios POSCONDICIN: Factura y cotizaciones archivadas para rendicion. Requerimiento de bienes o servicios
Verificar que el precio del bien o servicio est en el rango de gastos establecido en las normas
Requiere cotizaciones
Solicitar a los proveedores tres cotizaciones
Analizar las cotizaciones
Recibir el bien o servicio y la factura correspondiente
No requiere cotizaciones
Seleccionar el proveedor
Cancelar al proveedor
Registrar en el SUAS en el Modulo gastos de caja chica la fecha y monto de la factura, descripcin del bien o servicio y el proveedor.
Archivar en la carpeta de rendicin la factura y las cotizaciones
CDIGO: PA.1.2.6.2.2.2. PG.: 2/3
EJECUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA
OBJETIVO Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el funcionamiento operativo de la dependencia. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador solicita bienes y/o servicios o cotizaciones a los proveedores. Se termina cuando el administrador archiva temporalmente las facturas y el vaucher del cheque. INSUMO/PRODUCTO Entradas Solicitud de bienes o servicios menores Salidas Facturas Cotizaciones DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Internamente PLANDES (Administrador, Director) Externamente Proveedores BASE LEGAL RELACIONADA Normas para la administracin de crditos presupuestarios Reglamento de compras FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENT OS UTILIZADOS Factura Cotizaciones
RECURSOS Sistema Universitario Administrativo Sectorial
CDIGO: PA.1.2.6.2.2.3 PG.: 3/3
EJECUCIN DEL FONDO DE CAJA CHICA
ADMINISTRADOR 1. De acuerdo a los requerimientos de la dependencia y en un todo de acuerdo con las normas establecidas para pagos por caja chica, solicita a los proveedores el bien o prestacin del servicio. 10. Archiva en la carpeta de rendicin: 2. Solicita cotizaciones en el caso de bienes cuyos precios as lo requieren segn las normas. Ir al proceso: Rendir Caja Chica PROVEEDORES 3. Elabora la cotizacin del bien o servicio y lo consigna en la dependencia. ADMINISTRADOR 4. Recibe las cotizaciones y verifica que el precio del bien o servicio est en el rango de gastos establecido en las normas. 5. Informa al Proveedor seleccionado. PROVEEDOR 6. Elabora factura y la consigna en la dependencia con el bien o servicio solicitado. ADMINISTRADOR 7. 8. Revisa calidad y garanta del bien o servicio. Cancela al proveedor. Factura Cotizaciones 9. Registra en el SUAS en el Modulo gastos de caja chica la fecha y monto de la factura, descripcin del bien o servicio y el proveedor.
CDIGO: PA.1.2.6.2.3.1 PG.: 1/3
REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA
PRECONDICIN: Fondo de caja chica ejecutado en un 60% POSCONDICIN: Comprobante de cheque archivado 60% del fondo ejecutado Elaborar en el SUAS el cheque por el monto de reposicin en unidades tributarias
Firmar el vaucher y el cheque
Obtener firma del Director(a) en el cheque y el vaucher
Archivar en la carpeta de rendicin el vaucher del cheque.
CDIGO: PA.1.2.6.2.3.2 PG.: 2/3
OBJETIVO Restablecer la disponibilidad financiera agotada para dar cumplimiento a la programacin de desembolsos por caja chica. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador elabora el cheque de reposicin. Se termina cuando el administrador archiva en la carpeta de rendicin el vaucher del cheque. INSUMO/PRODUCTO Entradas Estado de ejecucin del fondo de caja chica. Salidas Efectivo Vaucher del cheque DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Director, Administrador) BASE LEGAL Normas para la administracin de crditos presupuestarios RECURSOS SUAS
CDIGO: PA.1.2.6.2.3.3. PG.: 3/3
ADMINISTRADOR 1. Una vez ejecutado al menos el sesenta por ciento (60%) del fondo en ejecucin (creado o por reposicin) elabora en el Cheque por el monto, en tributarias, de reposicin. 2. 3. Firma el vaucher y el cheque. Entrega al Director (a) el cheque para la firma. DIRECTOR (A) 4. Firma el vaucher y el cheque ADMINISTRADOR 5. 6. Cobra cheque y custodia el efectivo. Archiva en la carpeta de rendicin: - vaucher del cheque SUAS el unidades
CDIGO: PA.1.2.6.3.1. PG.: 1/3
ELABORACIN DE CHEQUES
Precondicin: Disponibilidad financiera Poscondicin: Cheque cancelado y registradp

Disponibilidad financiera
Determinar el programa y la partida por la que realizar el pago
Registra en el SUAS en el mdulo fondo en anticipo, los gastos con cheque.
Elaborar el cheque
Verificar la correcta trascripcin del cheque
Correcto
incorrecto
Obtener fotocopia del cheque
Registrar la anulacion del cheque en el SUAS
Firmar original y copia del comprobante de cheque
Obtener copia fotosttica del cheque
Obtener firma del Director(a) en el cheque y el comprobante
Archivar el cheque, la fotocopia del cheque, el original y la copia del comprobante del cheque
Entregar el cheque al beneficiario
Archivar el original y la copia del comprobante de cheque
CDIGO: PA.1.2.6.3.2. PG.: 2/3
ELABORACIN DE CHEQUES
OBJETIVO Hacer efectivo con instrumentos de pago los servicios y bienes adquiridos. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando se determina la disponibilidad financiera para efectuar el pago. Se termina cuando el Administrador archiva el original y la copia del comprobante del cheque. INSUMOS/PRODUCTOS Entrada Disponibilidad presupuestaria y financiera para ejecutar el pago Salida Comprobante de cheque DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Administrador, Director) Beneficiario del cheque BASE LEGAL Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico Normas para la administracin de crditos presupuestarios Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal RECURSOS SUAS Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.1.2.6.3.3. PG.: 3/3
ELABORACION DE CHEQUES
ADMINISTRADOR 1. Determina el programa y partida por la que se realizara el gasto dependiendo del concepto. 2. Registra en el SUAS en el mdulo fondo en anticipo, los gastos con cheque. 3. Verifica la correcta trascripcin de datos del cheque y si es incorrecta: 3.1. Sella el cheque en condicin de anulado. 3.2. Obtiene, por intermedio del Operador de Mquinas, cheque. 3.3. Registra la anulacin del cheque en el SUAS en el modulo Fondo de Trabajo. 3.4. Archiva: Copia del cheque anulado Cheque anulado Original y copia del formulario comprobante del cheque 4. Si es correcta la trascripcin obtiene, por intermedio del Operador de Maquinas, copia fotosttica del cheque. ADMINISTRADOR una copia fotosttica del
7. Desglosa
el
comprobante
del
cheque
entrega con el cheque al Recepcionista. RECEPCIONISTA
8. Localiza al beneficiario por va telefnica.

BENEFICIARIO
9. Firma y sella el original y la copia del

comprobante del cheque. RECEPCIONISTA Cheque y dispone del
10.Entrega original y copia del comprobante del

cheque al Administrador. ADMINISTRADOR
11.Archiva - Original comprobante de cheque - Copia del comprobante de cheque
5. Firma original y copia del comprobante de

Cheque.
6. Obtiene firma del Director(a) en el cheque y

el comprobante.
CDIGO: PA.1.2.6.4.1. PG.: 1/3
ENTREGA DE IMPUESTOS RETENIDOS
CDIGO: PA.1.2.6.4.2. PG.: 2/3
OBJETIVO Consignar recaudacin en la Direccin concepto de de Finanzas retencin la de por
Comprobante de retencin del Impuesto sobre la Renta. Comprobante de retencin al impuesto al Valor Agregado Recibo de Ingreso Cheque Comprobante del cheque
impuesto sobre la renta e impuesto al valor agregado por adquisicin de bienes y servicios a los proveedores de la Dependencia. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador revisa el monto de las retenciones en la fecha establecida para la rendicin. Se termina cuando el Administrador recibe del Departamento de Nmina la copia de Recibo de Ingreso y la planilla de comprobante de cheque para archivo. INSUMO/PRODUCTO Entrada Registro de retenciones en el SUAS de los impuestos retenidos Salida Planilla de comprobante de cheque Copia del Recibo de Ingreso DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES Direccin Nmina) FORMULARIOS UTILIZADOS Y DOCUMENTOS de (Director(a), Finanzas Administrador, (Departamento de Secretaria, Mensajero) Y/O PERSONAS
BASE LEGAL Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Normas para la administracin de crditos presupuestarios. RECURSOS Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS)
CDIGO: PA.1.2.6.4.3. PG.: 3/3
ADMINISTRADOR 1. De acuerdo con el cronograma establecido para el pago del IVA e ISLR revisa en el SUAS el monto de las retenciones. 2. Elabora el cheque por el monto de las retenciones a proveedores. 10. 3. Solicita a la Secretaria la elaboracin del Recibo de Ingreso y le entrega el cheque y el vaucher correspondiente. SECRETARIA 4. Recibe el cheque con el vaucher y llena la planilla Recibo de Ingreso en original y cinco copias. 5. Devuelve el cheque, vaucher y la planilla Recibo de Ingreso. ADMINISTRADOR 6. Recibe y consulta en el SUAS en el modulo fondos, consultas de reportes varios, 14. impuesto al valor agregado y almacena en disquete el Listado: Declaracin informativa Libro de Compra 7. Imprime planilla Comprobante Retencin Subproceso: Rendir Anticipos 13. 12. Subproceso: Entregar Correspondencia DEPARTAMENTO DE NOMINA Devuelve Planilla de comprobante de cheque y Copia Recibo de Ingreso 11. ADMINISTRADOR Recibe documentos y organiza carpeta para entrega al Dpto. de Nomina Copia Comprobante Retencin Impuesto al valor agregado Facturas Planilla de comprobante de cheque Recibo de Ingreso 9. Solicita copia fotosttica de Comprobante Retencin Impuesto al valor agregado y de las facturas sujetas a retencin OPERADOR DE MAQUINAS DE REPRODUCCIN Reproduce copia fotosttica
Impuesto al valor agregado 8. Solicita copia fotosttica de Comprobante Retencin Impuesto al valor agregado
CDIGO: PA.1.2.6.5.1. PG.: 1/3
REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES
CDIGO: PA.1.2.6.5.2. PG.: 2/3

PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Inventariar adquiridos. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador recibe del proveedor el bien y la factura. Se termina cuando el Administrador archiva la factura y oficio de Relacin de Bienes Muebles y Equipos. INSUMO/PRODUCTO Entrada Factura Salida Factura identificada con los datos de registro de inventario. Oficio de Relacin de Bienes Muebles DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES Secretaria, dependencia) Direccin de Finanzas (Seccin de Inventario) FORMULARIOS UTILIZADOS Factura Oficio de Relacin de Bienes muebles BASE LEGAL Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico.
los
bienes
muebles
equipos
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Normas para la administracin de crditos presupuestarios. RECURSOS Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS)
Y/O
PERSONAS Administrador,
(Director(a), Mensajero,
Personal
de
la
DOCUMENTOS
CDIGO: PA.1.2.6.5.3. PG.: 3/3
ADMINISTRADOR 1. Luego de adquirir el bien, transcribe en el reverso de la factura los datos del trabajador responsable imputacin de bien mueble, ubicacin, montos
10. Firma la nota de entrega en conformidad y devuelve la copia al Administrador. ADMINISTRADOR 11. Entrega para archivo la nota de entrega. 12. Archiva la factura y oficio de relacin de bienes muebles y equipos.
presupuestaria,
desglosados por partidas, y sello de la dependencia y firma. 2. Elabora oficio con los datos de identificacin del bien mueble y anexa la factura. 3. Obtiene firma del Director(a) en el oficio. 4. Remite el oficio y la factura, por intermedio de la Secretaria, a la Seccin de Inventario de la Direccin de Finanzas. DIRECCIN DE FINANZAS 5. Transcribe en la factura el serial asignado y estampa el sello de la Seccin de bienes. 6. Elabora oficio de relacin de bienes y lo remite al Administrador con las facturas. 7. Se dirige a la Direccin de PLANDES para estampar el serial ULA en el mueble correspondiente. ADMINISTRADOR 8. Entrega el bien mueble al trabajador. TRABAJADOR 9. Verifica las especificaciones del bien.

PRESUPUESTARIOS
CDIGO: PG.:
PA.1. 1/2
PA.1.3. CIERRE PRESUPUESTARIO ANUAL
CDIGO: PG.:
PA.1.3. 2/2
CIERRE PRESUPUESTARIO ANUAL
NDICE
PA.1.3. Cierre presupuestario anual PA.1.3.1. Cierre de caja chica PA.1.3.1.1. Diagrama de actividades PA.1.3.1.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.3.1.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.3.2. Rendicin de anticipos PA.1.3.2.1. Diagrama de actividades PA.1.3.2.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.3.2.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento PA.1.3.3. Cierre presupuestario PA.1.3.3.1. Diagrama de actividades PA.1.3.3.2. Informacin General del Procedimiento PA.1.3.3.3. Descripcin Narrativa del Procedimiento
CDIGO: PA.1.3.1.1. PG.: 1/3
CIERRE DE LA CAJA CHICA
CDIGO: PA.1.3.1.2. PG.: 2/3
CIERRE DE LA CAJA CHICA
OBJETIVO Presentar la rendicin anual de caja chica para la elaboracin presupuestario, de los estados y contable anuales de la financiero
dependencia y de la institucin. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia al finalizar el ejercicio fiscal cuando el Administrador organiza los soportes de caja chica a la fecha. Se termina cuando el Administrador recibe y archiva la copia del Recibo de Ingresos aprobada por la Direccin de Finanzas. INSUMO/PRODUCTO Entrada Facturas Vaucher de cheque Salida Recibo de Ingresos DEPENDENCIAS VINCULADAS Plandes (Director, Administrador) Direccin de Finanzas BASE LEGAL RELACIONADA Reglamento N 1 de la LOAFSP Normas para la administracin de crditos presupuestarios Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Y/O PERSONAS
CDIGO: PG.:
PA.1.3.1.3. 3/3
CIERRE DE CAJA CHICA
ADMINISTRADOR 1. Al finalizar el ejercicio fiscal organiza los comprobantes de cheques de apertura y reposicin y las ordenes de Pago de la carpeta de rendicin. 2. Si existe efectivo elabora el Recibo de Ingreso por el monto correspondiente en original y 5 copias. 3. Firma y sella el Recibo de Ingreso 4. Consigna en la Direccin de Finanzas en la Seccin de Caja, el Recibo de Ingreso con la relacin de facturas, monto total de la apertura y el efectivo no utilizado. DIRECCIN DE FINANZAS SECCIN DE CAJA
DIRECCIN DE FINANZAS SECCIN DE CAJA
9. Emite copia del recibo de ingreso en

condicin de aprobado y entrega al Administrador. ADMINISTRADOR
10. Recibe copia del recibo de ingreso y

registra el cierre de caja chica en el SUAS.
11. Archiva la copia del recibo de ingresos.
5. Recibe y verifica el efectivo con el Recibo

de Ingreso.
6. Firma, sella y coloca fecha en conformidad

de recepcin.
7. Entrega al Administrador una copia del

recibo de ingreso en conformidad de recepcin. ADMINISTRADOR
8. Espera
notificacin
de
la
Direccin
de
Finanzas Seccin de Caja
CDIGO: PA.1.3.2.1. PG.: 1/4
RENDICION DE ANTICIPOS
CDIGO: PA.1.3.2.2. PG.: 2/4
OBJETIVO Presentar soportes de ejecucin presupuestaria para control posterior y correspondiente registro en el nivel central. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando se ejecuta el 75% del fondo en anticipo recibido. Se termina el Administrador archiva las carpetas de rendicin aprobadas y selladas por el Departamento de Contabilidad de la Direccin de Finanzas.
Formulario
CP-PO2
movimiento
tipo
de
Rendicin de Fondo en Anticipo Formulario CP-PO3 tipo D si requiere traslado presupuestario Formulario de consulta detallada Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida especfica Formulario del Estado del Fondo Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del gasto codificados. Disquete. BASE LEGAL RELACIONADA
INSUMO/PRODUCTO Entradas Facturas Vaucher de cheques Comprobante de retencin de IVA Cotizaciones Salidas Rendicin aprobada DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS Internamente Administrador Director Externamente Direccin de Finanzas Direccin de Programacin y Presupuesto FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS UTILIZADOS
Reglamento N 1 de la LOAFSP Normas para la administracin de crditos presupuestarios Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. RECURSOS Sistema administrativo de formulacin y ejecucin presupuestaria
CDIGO: PA.1.3.2.3. PG.: 3/4
ADMINISTRADOR Una vez agotado al menos, el 75% de los crditos presupuestarios asignados a las partidas en el fondo en anticipo: 1. Organiza dos carpetas en original y copia con para las facturas, vaucher el gasto de cheques, (Viticos), comprobante de retencin del IVA, recaudos justificar cotizaciones solicitadas a los proveedores, por concepto del gasto segn el Plan nico de Cuentas. 2. Accesa al SUAS y en el modulo Rendicin de fondos en anticipos registra las facturas con cdigos presupuestarios del gasto, cheques, beneficiarios. 3. Prepara rendicin de cuentas CP-PO2 e imprime: Consulta Rendicin del gasto (2) Consulta detallada Rendicin (1) Consulta de las partidas que requieren 8. traslado (2) Estado del Fondo CP-P02 movimiento A (3) CP-PO3 movimiento tipo D si requiere 9. Entrega sellada. 4. Entrega al Director los formularios. 7. Entrega 6.
ADMINISTRADOR Recibe la rendicin de gastos firmada y graba la informacin en disquete. en la de Unidad la de Control de
Presupuestario
Direccin
Programacin y Presupuesto las carpetas de rendicin de gastos con: Formulario CP-PO2 movimiento tipo A de Rendicin de Fondo en Anticipo Formulario CP-PO3 tipo D si requiere traslado presupuestario Formulario de consulta detallada Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida especfica Formulario del Estado del Fondo Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del gasto codificados. Disquete. DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO Recibe y carga en el SAFEP la informacin del disquete. al Administrador de la planilla firmada de o
traslado presupuestario
Informacin
Movimientos
ADMINISTRADOR DIRECTOR 5. Revisa y firma la planilla CP-PO2 de Rendicin de Gastos y la CP-PO3 si requiere traslado y la devuelve al Administrador.
10. Espera aprobacin de la rendicin.
CDIGO: PA.1.3.2.3. PG.: 4/4
DIRECCIN DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO 11. Remite a la Direccin de PLANDES las carpetas de rendiciones con los reportes aprobados. ADMINISTRADOR 12. Consigna en el Departamento de Contabilidad de la Direccin de Finanzas carpetas de rendiciones y la planilla de Informe de Movimientos. DIRECCIN DE FINANZAS -DPTO. DE CONTABILIDAD13. Firma y sella en conformidad de recibido la planilla de Informe de movimientos. ADMINISTRADOR 14. Archiva la planilla de Informe de movimientos. 15. Espera revisin del Departamento de
18. Archiva la carpeta en la unidad.
Contabilidad. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 16. Una vez revisadas y aprobadas remite a la Direccin . ADMINISTRADOR 17. Recibe las carpetas de rendicin aprobadas y selladas por el Departamento de Contabilidad. de PLANDES las carpetas de rendiciones con los reportes aprobados.
CDIGO: PA.1.3.3.1. PG.: 1/3
CIERRE PRESUPUESTARIO
CDIGO: PA.1.3.3.2. PG.: 2/3
OBJETIVO Presentar la rendicin anual de ejecucin presupuestaria y financiera de la dependencia. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto la programacin del cierre presupuestario. Se termina cuando el Administrador archiva los recaudos. INSUMO/PRODUCTO Entradas Programacin de cierre presupuestario. Salidas Copia del Recibo de Ingreso Copia de depsito bancario Justificacin de reintegro DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Administrador, Director) Direccin de Finanzas Direccin de Programacin y Presupuesto FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS UTILIZADOS Recibo de ingreso Cheque Comprobante de cheque Depsito bancario Informe de justificacin Rendicin por reintegro
BASE LEGAL RELACIONADA Reglamento N 1 de la LOAFSP Normas para la administracin de crditos presupuestarios Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. RECURSOS Sistema administrativo de formulacin y ejecucin presupuestaria

CDIGO: PA.1.3.3.3. PG. 3/3
ADMINISTRADOR 1. Recibe de la Direccin de Presupuesto la programacin del cierre presupuestario. 2. Revisa en el SUAS el estado del fondo en anticipo y las conciliaciones bancarias. 3. Si tiene saldo prepara el cierre con
DIRECTOR (A) 4. Firma el informe de justificacin y remite a la Direccin de Finanzas: Informe de justificacin Duplicado de la planilla Recibo de ingreso Depsito bancario DIRECCIN DE FINANZAS 5. Verifica recibo de ingreso y el depsito y firma y sella las copias de las planillas en conformidad de recepcin. 6. Devuelve al Administrador cuatro copias del recibo de ingreso. 7. Remite a la Direccin de Programacin y Presupuesto Ingreso, el justificacin. 8. Archiva copia del Recibo de Ingreso. ADMINISTRADOR 11. Archiva los recaudos el duplicado del Recibo de depsito bancario y la
reintegro del saldo a la Tesorera de la Universidad: Accesa el SUAS y llena la planilla Recibo de Ingreso en original y seis copias, codificando los conceptos de ingreso segn la tabla. Elabora cheque por el monto de la diferencia y deposita en el banco indicado cierre. Registra el reintegro a la Tesorera de la Ula. Imprime la Rendicin por Reintegro del SUAS. Elabora informe de Justificacin del Reintegro ao prximo. Copia (del SUAS) en un disquete el cierre. 4. Entrega al Director la rendicin: depsito bancario, original y seis copias de la planilla de ingreso, el disquete y la justificacin. para que le sean incorporados en el presupuesto del por el Vicerrector Administrativo en la programacin del
CDIGO: VIII. PG. 1/4
PROCESOS DE APOYO
MODELO DE PROCESOS
PA.2. APOYO SECRETARIAL Y LOGSTICO

APOYO SECRETARIAL Y LOGSTICO

NDICE
CDIGO: PG.
PA.2. 2/4
PA.2. Apoyo secretarial y logstico Diagrama de proceso Diagrama de jerarqua de procesos PA. 2.1. Atencin al pblico PA.2.2. Gestin de la correspondencia PA.2.3. Manejo del Archivo PA.2.3.1. Archivo de documentos PA.2.3.2. Consulta de documentos de archivo PA.2.4. Trascripcin de documentos PA.2.5. Reproduccin fotosttica de documentos PA.2.6. Suministro de material de oficina PA.2.7. Mensajera interna y externa PA.2.8. Mantenimiento del espacio fsico de PLANDES

CDIGO: PA.2. PG. 3/4
DIAGRAMA DE PROCESO
Base Legal Supervisa - Controla
Objetivos
Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA Resolucin N 1526 del Consejo Universitario
Director
Dotar a todas las instancias de la Direccin del apoyo operativo que facilite las labores administrativas
Atencin al pblico Documentos de ingreso Correspondencia de entrega Solicitud de reproduccin de material Solicitud de transcripcin
Entrada
Registro y control de correspondencia Mantenimiento de las instalaciones Trascripcin de documentos Manejo de archivo
Salida
2 1 1 1 1 1
Secretarias Oficinista Recepcionista Operador de Mquinas Obrero Mensajero
Portal Web de la Direccin de PLANDES Sistema automatizado de Correspondencia

Recursos
Informacin proveniente de: Departamentos de la Direccin
Ejecuta
Apoya

CDIGO:
PA.2.
PG. 4/4
MATERIA: JERARQUA DE PROCESOS
PA.2.1. Atencin al pblico
PA.2.2. Manejo de la correspondencia
PA.2.3. Manejo del archivo
PA.2.4. Trascripcin de documentos
PA.2.5. Reproduccin de documentos
PA.2.6. Suministro de materiales de oficina
PA.2.7. Mensajeria interna y externa
PA.2.8. Mantenimiento de espacio fsico

CDIGO: PG.
PA.2. 1/2
PA.2.1. ATENCIN AL PBLICO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO SECRETARIAL Y LOGSTICO PA.2.1. Atencin al pblico PA.2.1.1. Diagrama de actividades PA.2.1.2. Normas internas
CDIGO: PA.2.1. PG. 2/2
NDICE
PA.2.1.3. Informacin general del procedimiento PA.2.1.4. Descripcin narrativa del procedimiento

ATENCIN AL PBLICO
CDIGO: PA.2.1.1 PG. 1/4
Precondicin: Solicitud de informacin Poscondicin: Usuario atendido Solicitud de informacin
Dar la bienvenida al solicitante
Entrevista personal
Solicitud de informacin
No est publicada
Informar por va telefnica al personal y acompaar al visitante hasta el sitio de reunin o informarle fecha y hora para la entrevista Verificar si la informacin solicitada se encuentra publicada en documentos o pgina Web institucionales
Orientar al Solicitante sobre el Departamento competente para que presente la solicitud
Proporcionar la informacin y de ser el caso solicitar fotocopia (hasta tres paginas) y entregarlas al solicitante
Est publicada
Orientar al Solicitante sobre aspectos generales de la informacion y los medios para acceder a la misma

ATENCIN AL PBLICO
CDIGO: PA.2.1.2 PG. 2/4
NORMAS
1. El (la) Recepcionista es el responsable de orientar al pblico que ingresa a las instalaciones de la Direccin para atender sus solicitudes. 2. El Director(a) determinar que el tipo debe de ser
informacin
institucional
solicitada por escrito. 3. Toda informacin de tipo tcnico deber o ser
administrativo
solicitada
evacuada por delegacin del Director en los jefes de departamento y personal tcnico competente. 4. La Recepcin podr entregar informacin de manera directa, si est disponible en la pgina Web de PLANDES y de la ULA o en documentos pblicos. 5. La entrega de informacin verbal se har siempre y cuando se trate de informacin para fines de orientacin. 6. La entrega de copias deber ser autorizada por el personal delegado por el Director(a). Para documentos con ms de tres pginas se aplicar el procedimiento de prstamo de documentos. 7. Solo se prestar el servicio de fotocopia a usuarios externos a la dependencia, hasta tres pginas del documento.

ATENCIN AL PBLICO
CDIGO: PA.2.1.3 PG. 3/4
OBJETIVO Proporcionar la informacin requerida en la recepcin por usuarios, organismos pblicos y privados que utilizan informacin y servicios de PLANDES. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el (la) Recepcionista recibe requerimientos de informacin o servicios de PLANDES personalmente o va telefnica de personal universitario y organismos pblicos y privados. Se termina cuando el solicitante recibe informacin solicitada. INSUMO/PRODUCTO Entrada Solicitud de informacin o servicio Salida Usuario atendido DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Recepcin, Personal de la Direccin, Director(a). Dependencias universitarias Organismos pblicos y privados BASE LEGAL RELACIONADA Normas internas de atencin al pblico. RECURSOS 1 Recepcionista Y/O PERSONAS Personal de la Direccin que suministra informacin requerida

ATENCIN AL PBLICO
CDIGO: PA.2.1.4. PG. 4/4
RECEPCIONISTA 1. Da la bienvenida al solicitante y recibe el requerimiento. 2. Si solicita entrevista con personal de la Direccin le informa por va telefnica al funcionario y lo acompaa hasta el sitio de reunin o le informa segn las instrucciones recibidas fecha y hora de la entrevista. 3. Si solicita informacin, verifica si sta se encuentra publicada en documentos institucionales o pgina Web y le informa. 4. Orienta al solicitante sobre aspectos
8. Si requiere informacin de documentos del archivo solicita al archivo la bsqueda y fotocopia pginas). del documento (hasta tres Ver procedimiento Consulta de
documentos del archivo.
generales de la informacin y los medios para acceder a la misma. 5. De no estar publicada orienta al solicitante sobre el departamento de la Direccin competente para que presente directamente la solicitud. 6. Informa al responsable de la informacin solicitada. JEFE DE DEPARTAMENTO/PERSONAL AUTORIZADO 7. Recibe solicitud al solicitante por y de no requerir la escrito, proporciona
informacin requerida.

CDIGO: PG.
PA.2. 1/7
PA.2.2. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: INDICE
CDIGO: PG.
PA.2.2. 2/7
2.2. Manejo de la correspondencia: Diagrama de actividades Informacin general 2.2.1. Ingreso de correspondencia: Descripcin narrativa del procedimiento 2.2.2. Salida de correspondencia: Descripcin narrativa del procedimiento


OBJETIVO Recibir, registrar y distribuir la correspondencia y documentacin interna y externa de manera oportuna a fin de coadyuvar al quehacer
Normas de control Interno de la Contralora General de la Repblica FORMULARIOS UTILIZADOS Libro de control de correspondencia Invitaciones Informes Proyectos las Secretarias al de los de RECURSOS Sistema automatizado de correspondencia entregan responsable Y DOCUMENTOS
administrativo de la Direccin. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se Se inicia termina cuando Cuando la recepcionista recibe correspondencia. Departamentos
archivo la documentacin. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Correspondencia de ingreso Salidas Copia de la correspondencia DEPENDENCIAS VINCULADAS Internamente Director Recepcionista Secretarias Personal tcnico Operador de mquinas Externamente Mensajeros de dependencias universitarias y entes externos. BASE LEGAL RELACIONADA Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA
Y/O
PERSONAS

INGRESO DE CORRESPONDENCIA
CDIGO: PA.2.2.1. PG. 5/7
RECEPCIN
1. Recibe la correspondencia y/o documentos. 2. Identifica

la fuente y verifica que la
- Actualiza el estatus del documento de acuerdo al destino, segn las normas internas de la Direccin. SECRETARIA DE LA DIRECCIN
correspondencia o documento est dirigida a la Direccin y que contenga el (los) anexo(s) que indique la misma.
4. Recibe la correspondencia y revisa. 5. Accesa el Sistema de Correspondencia y

revisa el estatus otorgado a los documentos.
3. Identifica el destinatario:
3.1. Si es de carcter personal: Firma el comprobante de entrega de correspondencia del remitente. Informa al interesado en el caso de ser entrega en sus manos, para la firma correspondiente. 3.2. Si es de carcter institucional: Verifica en el libro de control del
6. Organiza los documentos de acuerdo al

contenido y le anexa a cada uno el formato de instrucciones para respuesta o trmite de asunto.
7. Deposita los documentos en el despacho del

Director (a). DIRECTOR (A)
remitente el correcto Firma el libro en
registro de la conformidad de
correspondencia a recibir. recepcin. Abre la correspondencia y estampa sello con fecha y hora de recepcin y numero correlativo de ingreso de SECRETARIA DEL DIRECTOR (A) correspondencia. Registra en el Sistema Automatizado de Correspondencia el nmero correlativo asignado, la fecha de recepcin, fecha del documento, remitente documento y la la identificacin del idea principal resumen del del
8. Revisa los documentos y asigna tareas en el

formato de instrucciones.
9. Retira los documentos y cambia en el

sistema administrativo de Correspondencia el estatus a revisado por Director.
10.Entrega al personal secretarial los que

correspondan adscripcin. a su departamento de
como
contenido, en un todo de acuerdo con el instructivo del sistema administrativo de correspondencia.

11.Elabora los oficios de respuesta indicados, lo

imprime y lo entrega para la firma del Director.

INGRESO DE CORRESPONDENCIA
CDIGO: PA.2.2.1. PG. 6/7
12.Obtiene, por intermedio del Operador de

Mquinas, fotocopia del documento. Ver procedimiento Correspondencia. SECRETARIA DE DEPARTAMENTO de Salida de
13.Obtiene con el operador de mquinas una

copia fotosttica del documento.
14. Registra en el Sistema de Correspondencia

el destino del documento y la fecha de entrega al personal tcnico. Cambia el estatus del documento a pendiente por procesar.
15. Entrega al personal el documento.

PERSONAL TCNICO
16. Recibe,
firma
en
el
original
del
documento en conformidad de recepcin y lo devuelve.
17. Procede de acuerdo a las instrucciones si le

corresponde tramitar respuestas a correspondencia o documentos asignados.

SALIDA DE CORRESPONDENCIA
CDIGO: PA.2.2.2. PG. 7/7
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO 1. Recibe del Jefe para de Departamento enviar a los otras documentos
10. Revisa en el Sistema Automatizado de Correspondencia, con el nmero de la correspondencia, el estatus y lo actualiza a revisado por el Director. 11. Entrega la correspondencia revisada por el Director a la Secretaria del Departamento SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
dependencias, personas o entes externos. 2. Prepara oficio de envo de acuerdo a las instrucciones recibidas. Asigna el nmero correspondiente. 3. Prepara el sobre. 4. Entrega a la Secretaria de la Direccin. SECRETARIA DE LA DIRECCIN 5. Organiza los documentos para la firma del Director (a). 6. Prepara carpeta con los documentos y la coloca en el despacho del Director(a). DIRECTOR(A) 7. Revisa el documento si no est conforme, lo hace saber al personal para las que elabor el documento pertinentes. Volver al paso 1 8. Firma el documento si est conforme. SECRETARIA DE LA DIRECCIN 9. Retira la carpeta del Despacho del Director(a). correcciones
12. Recibe la correspondencia y solicita una copia fotosttica al operador de mquina si la correspondencia o documento es interno y dos copias si es externa. 13. Modifica en el sistema de correspondencia el estatus: Si es una respuesta verifica que se haya registrado el status pendiente por procesar y lo actualiza a procesado. - Registra en el campo de observaciones el nmero de oficio con que se respondi y la fecha. 14. Anota en el libro de correspondencia el nmero de oficio, destinatario y descripcin breve del contenido. 15. Entrega al mensajero el original y el libro. 16. Entrega la copia de la correspondencia al Responsable de Archivo.

CDIGO: PG.
PA.2. 1/2
PA.2.3. MANEJO DEL ARCHIVO

MANEJO DEL ARCHIVO
NDICE
PA.2.3. Manejo del archivo PA.2.3.1. Archivo de documentos PA.2.3.1.1. Diagrama de actividades PA.2.3.1.2. Informacin general del procedimiento PA.2.3.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento. PA.2.3.2. Consulta de documentos del archivo PA.2.3.2.1. Diagrama de actividades PA.2.3.2.2. Informacin general del procedimiento PA.2.3.2.3. Descripcin narrativa del procedimiento.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS
CDIGO: PA.2.3.1.1. PG. 1/3

CDIGO: PA.2.3.1.2. PG. 2/3
OBJETIVO Organizar y mantener el patrimonio documental de la Direccin para General prever de y Planificacin satisfacer y las Desarrollo
necesidades de informacin. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el responsable de archivo recibe los documentos. Se termina cuando el responsable de archivo encarpeta los documentos. INSUMO/PRODUCTO Entradas Oficios, documentos. Salidas Archivo de documentos DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Secretarias, Responsable de archivo) BASE LEGAL RELACIONADA Normas de control interno de la Contralora General de la Repblica RECURSOS Sistema automatizado de correspondencia Y/O PERSONAS

CDIGO: PA.2.3.1.3. PG. 3/3
RESPONSABLE DE ARCHIVO 1. Recibe de la Secretaria la correspondencia para archivar. 2. Ordena la correspondencia y documentos en general. 3. Actualiza en el sistema de correspondencia el estatus a Archivada y registra el nmero de carpeta asignado a la dependencia, en el campo archivar en. 4. 5. Busca las carpetas para archivar. Perfora las correspondencias y documentos en general y los anexos. 6. Marca las carpetas, en caso que se
requiera abrir una nueva, en la esquina superior izquierda con el nmero. 7. Encarpeta las correspondencias y
documentos en general y los anexos. 8. 9. Guarda las carpetas en el archivo. Cierra el archivo.
CDIGO: PA.2.3.2.1. PG. 1/3
ASUNTO: CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
CDIGO: PA.2.3.2.2. PG. 2/3
ASUNTO: MATERIA: CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO OBJETIVO Facilitar el acceso del personal a la informacin que facilite el desarrollo de las gestiones de la Dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el personal archivo los documentos. Se termina cuando el personal devuelve el documento al archivo. INSUMO/PRODUCTO Entradas Nota de consulta. Salidas Archivo de documentos DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Secretarias, Responsable de archivo) FORMULARIOS UTILIZADOS Nota de consulta BASE LEGAL RELACIONADA Normas de control interno de la Contralora General de la Repblica RECURSOS Sistema automatizado de correspondencia Y DOCUMENTOS Y/O PERSONAS solicita en el
CDIGO: PA.2.3.2.3. PG. 3/3
ASUNTO: MATERIA: CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO USUARIO DE LA DEPENDENCIA 1. Elabora nota de consulta de documentos y la entrega al responsable de archivo. RESPONSABLE DE ARCHIVO 2. Ingresa en el Sistema de Correspondencia el cdigo del departamento de adscripcin del solicitante y busca el nmero de la carpeta segn la documentacin solicitada. 3. Ubica en el archivo la carpeta y toma el documento solicitado. 4. Si se va a consultar en las instalaciones de la Direccin: Entrega el documento. Archiva temporalmente la nota de consulta
9. Devuelve el documento a la carpeta. 10. Cierra el archivo. PERSONAL DE LA DIRECCIN 11. Inutiliza la nota de consulta.
5. Si requiere fotocopia de la documentacin: Solicita al Operador de mquinas fotocopia del documento. Entrega la fotocopia al solicitante Devuelve al archivo el documento original. USUARIO DE LA DEPENDENCIA 6. Una vez consultado el documento entrega el documento al responsable de archivo. RESPONSABLE DE ARCHIVO 7. Recibe el documento y le entrega la nota de consulta.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO SECRETARIAL Y LOGSTICO
CDIGO: PG.
PA.2. 1/2
PA.2.4. TRASCRIPCIN DE DOCUMENTOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASCRIPCIN DE DOCUMENTOS
NDICE
PA.2.4. Trascripcin de documentos PA.2.4.1.1. Diagrama de actividades PA.2.4.1.2. Informacin general del procedimiento PA.2.4.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASCRIPCIN DE DOCUMENTOS
CDIGO: PA.2.4.1. PG. 1/3
Precondicin: Documentos cargados en la carpeta de trmite de documentos Poscondicin: Documentos procesados
Carpeta de trmite de documentos
Revisar de manera permanente en su PC la carpeta de trmite de documentos del Departamento.
Leer el(los) documento(s), y revisar ortografa, tabulacin y encabezado. Corregir de ser necesario.
Grabar las correcciones en el archivo
Documento para uso interno
Elimina de la carpeta el documento
Revisar la carpeta
Documento para el Director, Dependencias u organismos
Retirar de la impresora general el material impreso por el personal
Solicitar las fotocopias al Operador de maquinas
Entregar original y fotocopias del documento al personal
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASCRIPCIN DE DOCUMENTOS OBJETIVO Reproducir los documentos elaborados por el personal de la Direccin.
CDIGO: PA.2.4.2. PG. 2/3
MATERIA: INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando la Secretaria lee el documento a transcribir. Se termina cuando el personal devuelve el documento en el archivo. INSUMO/PRODUCTO Entradas Nota de consulta. Salidas Archivo de documentos DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Director, Secretarias, personal de la Dependencia) Y/O PERSONAS
FORMULARIOS UTILIZADOS
DOCUMENTOS
Formato de Solicitud de consulta, prstamo y fotocopia de documentos.
BASE LEGAL RELACIONADA

Normas de control interno de la Contralora General de la Repblica
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: TRASCRIPCIN DE DOCUMENTOS SECRETARIA 1. Revisa de manera permanente en su PC la carpeta de trmite de documentos del Departamento.
CDIGO: PA.2.4.3. PG. 3/3
documentos, el nmero de copias de cada documento. SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO 8. Revisa la carpeta. Retira el material impreso de la impresora.
2.
Lee
el(los)
documento(s), y
revisa y, 9.
ortografa,
tabulacin
encabezado
corrige de ser necesario. De requerir logos de la ULA aplica las normas de la Oficina de Imagen Institucional. OPERADOR DE MAQUINAS 3. Guarda revisin. PERSONAL DEL DEPARTAMENTO 4. Revisa el documento y si es para uso interno guarda la copia en su carpeta personal, lo imprime de ser necesario y seala en el documento de la carpeta de trmites que ya fue revisado. 5. Copia el archivo del documento en la carpeta pblica, si es para uso de otros departamentos. 6. Imprime el documento en su impresora o en la general de acuerdo al nmero de copias, si requiere enviarlo al Director, otras dependencias u organismos. 7. Si requiere copia fotosttica seala en el archivo de la carpeta de trmites de las correcciones y espera la 11. Reproduce las copias, las compagina y engrapa o anilla de acuerdo a lo solicitado. SECRETARIA DE DEPARTAMENTO 12. Entrega copia(s). Ver el procedimiento Salida de Correspondencia. el documento original y la(s) 10. Entrega al operador de mquinas.
CDIGO: PG.
PA.2. 1/2
MATERIA: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.2.5. REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS
NDICE
PA.2.5. Reproduccin de documentos PA.2.5.1. Diagrama de actividades PA.2.5.2. Informacin general del procedimiento PA.2.5.3. Descripcin narrativa del procedimiento.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS
CDIGO: PA.2.5.1. PG. 1/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS OBJETIVO Proporcionar al personal facsmiles de documentos para el desarrollo de las actividades administrativas de la dependencia.
CDIGO: PA.2.5.2. PG. 2/3
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el personal de documentos. Se termina cuando el operador de mquinas entrega el documento y las fotocopias. INSUMO/PRODUCTO Entradas Solicitud de fotocopias Salidas Fotocopias de documentos DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Personal de la Direccin, Operador de maquinas) FORMULARIOS UTILIZADOS Formato de Registro de copias. BASE LEGAL RELACIONADA Normas de control interno de la Contralora General de la Repblica Y DOCUMENTOS Y/O PERSONAS solicita fotocopia
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS OPERADOR DE MAQUINAS 1. Atiende solicitud de fotocopiado del personal de la Direccin. 2. Registra en el formato de Registro de Copias de la Dependencia el nombre del documento, nmero de copias y nombre del solicitante. 3. Organiza por orden de llegada. 4. Saca las fotocopias y compagina las pginas. 5. Entrega las copias. 6. Hace mantenimiento preventivo a la
CDIGO: PA.2.5.3. PG. 3/3
mquina.
CDIGO: PG.
PA.2. 1/2
PA.2.6. SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA
CDIGO: PG.
PA.2.6. 2/2
ASUNTO: SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA
NDICE
PA.2.6. Suministro de material de oficina PA.2.6.1. Diagrama de actividades PA.2.6.2. Informacin general del procedimiento PA.2.6.3. Descripcin narrativa del procedimiento.
CDIGO: PG.
PA.2.6.1. 1/3
ASUNTO: SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA
MATERIA: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Precondicion: Programacin de las compras Poscondicion: Material entregado

Cronograma de compras
Recolectar la informacin sobre requerimientos de material de oficina en cada departamento
Revisar, ajustar y firmar la lista de requerimientos por el Jefe del Departamento
Revisar ultima fecha de entrega de material por el Administrador
Verificar existencias
Si hay material en depsito
No hay material en el depsito
Entregar el material
Adquirir bienes y servicios
Registra en el libro de entrega de material de oficina, para el posterior seguimiento de la rotacin de inventario y planificacin de las compras.
CDIGO: PA.2.6.2. PG. 2/3
ASUNTO: SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA OBJETIVO Proveer el material requerido para el funcionamiento de la Dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando la Secretaria del Departamento recolecta informacin de requerimientos. Se termina cuando los jefes de departamento distribuyen el material de oficina. INSUMO/PRODUCTO Entradas Cronograma de compras Salidas Material de oficina entregado. DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Secretarias, Jefes de Departamento, Personal tcnico y administrativo, Administrador). FORMULARIOS UTILIZADOS Lista de requerimientos de material de oficina. Libro de entrega de material de oficina BASE LEGAL RELACIONADA Normas de control Interno de la Contralora General de la Repblica Y DOCUMENTOS Y/O PERSONAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SUMINISTRO DE MATERIAL OFICINA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO 1. Peridicamente, de acuerdo al cronograma de compras establecido de por el sobre Administrador, recolecta informacin en el departamento adscripcin
CDIGO: PG.
PA.2.6.3. 3/3
DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRADOR
9. Recibe y revisa en el formato de entrega de material la ltima fecha de entrega. 10. Verifica existencias. Si no hay material
requerimientos de material de oficina. 2. Elabora la lista de requerimientos de
inicia el proceso de compras. 11. Si hay material almacenado entrega el
material de oficina y la entrega al jefe del departamento.
material. 12. Registra en el libro de entrega de material
JEFE DE DEPARTAMENTO 3. Revisa y ajusta de ser necesario, tomando en consideracin el comportamiento de consumo de material en el departamento.
de oficina, para el posterior seguimiento de la rotacin de inventario y planificacin de las compras. JEFES DE DEPARTAMENTO
4. Avala la solicitud con la media firma en la lista de pedido.
13. Reciben el material y firma el libro. 14. Distribuye el material al personal.
SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO 5. Entrega a la Secretaria del Director(a) la lista. SECRETARIA DEL DIRECTOR (A) 6. Elabora la lista de requerimientos del rea de Direccin, Secretara, Recepcin, Reproduccin de Documentos y Archivo. 7. Elabora lista general de la dependencia y totaliza por rubros los requerimientos. 8. Entrega la lista al Administrador.
CDIGO: PG.
PA.2. 1/2
PA.2.7. MENSAJERA INTERNA Y EXTERNA
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MENSAJERA INTERNA Y EXTERNA
CDIGO: PG.
PA.2.7. 2/2
NDICE
PA.7.6. Mensajera interna y externa PA.2.7.1. Diagrama de actividades PA.2.7.2. Informacin general del procedimiento PA.2.7.3. Descripcin narrativa del procedimiento.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA
CDIGO: PA.2.7.1 PG. 1/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA OBJETIVO Entregar la correspondencia generada en la Dependencia.
CDIGO: PA.2.7.2. PG. 2/3
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando la Secretaria del Director(a) entrega al Mensajero(a) la correspondencia. Se termina cuando el Mensajero entrega el libro de correspondencia a la Secretaria del Director. INSUMO/PRODUCTO Entradas Correspondencia de entrega Libro de correspondencia Salidas Correspondencia entregada. DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES Mensajero(a)). FORMULARIOS UTILIZADOS Libro de correspondencia BASE LEGAL RELACIONADA Normas de control Interno de la Contralora General de la Repblica Y DOCUMENTOS (Secretaria del Director, Y/O PERSONAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA
CDIGO: PA.2.7.3. PG. 3/3
MENSAJERO 1. Recibe de la Secretaria del Director la correspondencia de salida y el libro de control de correspondencia. 2. 3. Organiza por zonas la correspondencia. Entrega la correspondencia en la recepcin de las dependencias o entidades. 4. Obtiene firma en el libro de control en conformidad de recepcin. 5. Entrega el libro de control a la Secretaria del Director.
CDIGO: PG.
PA.2. 1/2
PA.2.8. MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FSICO DE LA DEPENDENCIA
PA.2.8. 2/2
MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FSICO DE LA DEPENDENCIA

NDICE
Fecha: 03 de Noviembre de 2008 Vigencia de la ltima modificacin:
CDIGO: PG.
PA.2.8.Mantenimiento del espacio fsico de la dependencia PA.2.8.1. Diagrama de actividades PA.2.8.2. Informacin general del procedimiento PA.2.8.3. Descripcin narrativa del procedimiento.
CDIGO: PA.2.8.1 PG. 1/3
ASUNTO: MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FSICO DE LA DEPENDENCIA
Distribuir las reas por frecuencia de uso en horas de limpieza.
Seleccionar los tiles de limpieza
Hacer la limpieza de mobiliario, equipos, baos y pisos
Eliminar el polvo cumpliendo las instrucciones especficas para conservacin de impresos, archivadores y carpetas.
Empacar residuos de las papeleras y colocarlos en el recolector de basura del edificio
Limpiar los tiles de limpieza y colocarlos en el rea de limpieza.
Verificar cantidad y estado de los tiles de limpieza y de artculos del rea de refrigerio.
Informar al Administrador los requerimientos
Preparar lista de artculos indicando la cantidad de acuerdo al cronograma de compras establecido por el Administrador
Al recibir los artculos organizarlos en las reas respectivas
CDIGO: PA.2.8.2. PG. 2/3
ASUNTO:MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FSICO MATERIA: DE LA DEPENDENCIA OBJETIVO Conservar en estado de pulcritud las oficinas, mobiliario. y dems reas de la dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Responsable de Mantenimiento distribuye en el tiempo las reas de limpieza. Se termina cuando el Responsable de Mantenimiento resguarda los tiles y materiales de limpieza. INSUMO/PRODUCTO Entradas tiles de limpieza Salidas reas de la dependencia en perfecto estado de pulcritud. DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Responsable de Mantenimiento) Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.2.8.3. PG. 3/3
ASUNTO:MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FSICO MATERIA: DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL MANTENIMIENTO 1. Distribuye las reas de la dependencia por frecuencia de uso en las horas de limpieza. 2. Diariamente limpieza. 3. Blanquea persianas, pisos, escritorios, vidrios, estantes ventanas, de las selecciona los tiles de
10. Prepara lista de artculos indicando la cantidad de acuerdo al cronograma de compras establecido por el Administrador. 11. Informa al Administrador los
requerimientos. 12. Al recibir los artculos, organiza en el rea de limpieza y de refrigerio por tipo de artculos. 13. Cierra los estantes de resguardo de los 4. Elimina el polvo del archivo y del CINDES cumpliendo las instrucciones especficas para conservacin de impresos, archivadores y carpetas. 5. Empaca residuos de las papeleras y las coloca en el recolector de basura del edificio. 6. 7. Hace mantenimiento a las plantas. Atiende las reas. 8. Limpia los tiles de limpieza y los coloca en el rea de limpieza. 9. Peridicamente verifica cantidad y solicitudes de los Jefes de tiles.
oficinas, equipos, y rea de refrigerios, de acuerdo a la distribucin por frecuencia de uso.
Departamento referidas al mantenimiento de
estado de los tiles de limpieza y de artculos del rea de refrigerio.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: PROCESOS DE APOYO
CDIGO: VIII. PG. 1/3
MATERIA: DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.3. GESTIN DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: GESTIN DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN PA.3. Gestin de documentacin e informacin Diagrama de proceso Jerarqua de procesos
NDICE
PA.3.1. Seleccin de material PA.3.2. Registro de material PA.3.3. Servicio a los usuarios PA.3.3.1. Prstamo PA.3.3.2. Servicios referenciales PA.3.4. Descarte de material
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: GESTIN DE DOCUMENTACIN E

INFORMACIN
CDIGO: PG.
PA.3. 3/3
DIAGRAMA Y JERARQUA DE PROCESOS
DIAGRAMA DE PROCESO
Resolucin CU-0789 de Creacin del Centro de Informacin y Documentacin en Educacin Superior Reglamento del Sistema de Planificacin de la ULA
DIRECTOR
Facilitar el acceso a la informacin mediante la sistematizacin y establecimiento de vnculos de cooperacin e intercambio con otras unidades y centros de informacin afines.
Prstamo de material en sala y a domicilio
Bsquedas bibliogrficas
Archivo documental
Prstamo interbibliotecario Catalogo en lnea a traves del sitio Web de PLANDES Impresiones bibliogrficas Documentos en formato electrnico y audiovisual
Portal Web de la Direccin de PLANDES
1 Archivista 2 Becas Trabajo
Base de datos del CINDES
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: GESTIN DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
CDIGO: PG.
PA.3. 1/2
PA.3.1. SELECCIN DE MATERIAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SELECCIN DE MATERIAL PA.3.1. Seleccin de material PA.3.1.1. Diagrama de actividades
CDIGO: PG.
PA.3.1 2/2
NDICE
PA.3.1.2. Informacin general del procedimiento PA.3.1.3. Normas internas PA.3.1.4. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SELECCIN DE MATERIAL
CDIGO: PA.3.1.1. PG. 1/4
Solicitud de material del Director(a) Informe de donacin o transferencia de material Material Donado o transferido
Precondicion: Requerimientos de material, donaciones o transferencias Poscondicion: Material seleccionado
Recibir y analizar las variables cualitativas del material solicitado, donado o transferido
Material A adquirir
Elaborar el Informe de Aceptacin de Ingreso de material donado o transferido Notificar al Director(a) de la dependencia mediante la entrega del informe y la bibliografa
Estudiar variables de tipo cuantitativo
Seleccionar ttulos
Elaborar bibliografa sobre el tema del material solcitado Convocar la Comisin de Seleccin de Materiales
Estudiar en el seno de la Comisin el Informe de Aceptacin de Ingreso de Material y la bibliografa y sugerir mediante informe ttulos y aceptacin o no de donaciones y transferencias.
Informar a los donantes la aceptacin o no de las donaciones o transferencias mediante oficio avalado por el Director(a)
Informar al Administrador los ttulos a adquirir mediante entrega del Informe de la Comisin de Seleccin .
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SELECCIN DE MATERIAL OBJETIVO Elegir los documentos que se consideren aptos para el Centro en de Informacin y Documentacin necesidades. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el CINDES recibe solicitud, donacin o transferencia de material. Se termina cuando el Director informa a los donantes del material. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Solicitud de material de la Direccin Donacin o transferencia de material desde otras dependencias o instituciones pblicas y privadas Producto Nuevo material DEPENDENCIAS VINCULADAS INTERNAS PLANDES (CINDES, Departamentos, Direccin) Comisin de seleccin de materiales Bibliotecas de facultades y ncleos Dependencias Universitarias EXTERNAS Instituciones pblicas y privadas BASE LEGAL Ley de Derecho de Autor.
PA.3.1.2. Reglamento del Sistema de Planificacin de la
CDIGO: PG.
FORMULARIOS UTILIZADOS Solicitud de adquisicin de materiales RECURSOS Base de datos del CINDES Pgina Web de PLANDES
Educacin
Superior,
teniendo en cuenta la filosofa, objetivos y
Y/O
PERSONAS
Universidad de Los Andes.

2/4
SELECCIN DE MATERIAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: 1. El material del Centro de Informacin y Documentacin principalmente necesidades a estar orientado las e cientficas satisfacer
CDIGO: PA.3.1.3. PG. 3/4
NORMAS 5. El material documental que llegue por donacin o canje que sea de inters para bibliotecas de facultades, institutos o centros de investigacin ser donado a stas para evitar duplicidad de material. 6. El CINDES podr adquirir obras tomando
informativas,
investigativas en el rea de planificacin en la Educacin Superior y temas afines. 2. La seleccin de materiales ser realizada por la Comisin de seleccin de materiales integrada por el Responsable del CINDES, especialistas del rea, Jefes de Departamento y el Administrador de la Direccin de PLANDES, con base siguientes criterios: en los
como base la relevancia de su contenido conforme a la visin, misin y objetivos de la Institucin. 7. No se adquirirn fotocopias de textos, por atentar contra los derechos de autor. Para el caso de documentos producidos en PLANDES o facultades como resultado de proyectos y cuya edicin se hace a travs de fotocopias este criterio no aplica.
- Relevancia. El material debe aportar

calidad en la informacin contenida.
- Profundidad. El documento debe permitir

aportes importantes para estudios e investigaciones sobre el rea de planificacin y afines.
- Actualidad y antigedad. El material

podr histrico, escasez. contener teniendo informacin en cuenta de la actualidad, pero tambin podr ser especialidad temtica, su novedad y
- Disponibilidad presupuestaria. 3. Los materiales adquiridos con presupuesto

universitario institucional. se consideran patrimonio
4. El CINDES podr seleccionar material en

idiomas es el ingls, espaol, francs, de portugus a y las espaol; no obstante el idioma establecido acuerdo caractersticas de los usuarios.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SELECCIN DE MATERIAL RESPONSABLE DEL CINDES
CDIGO: PA.3.1.4. PG. 4/4
MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO 3. Para el caso de adquisiciones, consulta los catlogos y ofertas editoriales impresos y digitales, reseas y anotaciones, listas bsicas, bibliografas, directorios de publicaciones, Web(s) especializadas en produccin editorial, centros de ISBN e ISSN.
1. Recibe de la Direccin: Solicitud de material de los departamentos y/o Informe de donacin y/o Informe de transferencia
2. Recibe y analiza las variables cualitativas

del material solicitado, donado o
4. Selecciona ttulos 5. Elabora bibliografa sobre el tema. 6. Notifica al Director mediante Informe
de el y la
transferido, y determina: La pertinencia: correspondencia entre el contenido del material y el rea temtica del Centro. La complementariedad: del fondo ampliacin bibliogrfico del del
Aceptacin de Ingreso al CINDES material material. DIRECTOR (A) donado y/o transferido
contenido
Centro con otras corrientes y teoras.
bibliografa para atender la solicitud de
El alcance: apoyo al desarrollo acadmico y cientfico. La demanda, para determinar la renovacin y actualizacin fondo bibliogrfico. La oferta: circulacin peridica del nacional o
7. Revisa y conoce.
RESPONSABLE DEL CINDES
internacional, soporte impreso, digital o ambos. El ciclo de vida: Aplicabilidad y vigencia; valor retrospectivo o histrico.
8. Convoca la Comisin de Seleccin de

Materiales. COMISIN DE SELECCIN DE MATERIALES
Idioma. Calidad editorial de libros: titulo, autor(es), ciudad, editorial, fecha, edicin, ISBN, tabla de contenido, ndice, datos preliminares y soporte bibliogrfico. Calidad editorial de revistas: si se
9. Estudia el Informe de Aceptacin

Ingreso CINDES. de Material por el y la presentada Responsable
de del
bibliografa
encuentra indizada; si tiene periodicidad, resumen, palabras clave, comit editorial, ISSN, datos de suscripcin.
10.Evala los ttulos seleccionados y las donaciones.
SELECCIN DE MATERIAL
11. Sugiere
ttulos
complementarios
determina la aceptacin de donaciones,

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SELECCIN DE MATERIAL la solicitud de donaciones o
CDIGO: PA.3.1.4. PG. 4/4
transferencias del material requerido a otras dependencias o instituciones y la adquisicin o no de material.
12. Estudia variables de tipo cuantitativo del

material a adquirir, con base en:
- La existencia: verifica existencias vs

ndices de uso del material solicitado.
- El equilibrio: en cuanto a cantidad de

volmenes para cubrir la demanda.
- Forma de publicacin y capacidad de

almacenamiento.
- Presupuesto:
presupuestarios
Evaluar disponibles
crditos para
adquisicin de material.
13. Elabora el informe.

14. Reproduce copia fotosttica del informe

y lo entrega al Administrador.
15. Espera la compra del material. 16. Prepara comunicacin de aceptacin de

donaciones o transferencias y la entrega al Director. DIRECTOR (A)
17. Firma la comunicacin y la enva a los

donantes del material. ADMINISTRADOR
18. Solicita cotizaciones. Ir al proceso de

compras.

GESTIN DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
CDIGO: PG.
PA.3. 1/2
MATERIA: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y

PROCEDIMIENTOS
PA.3.2. REGISTRO DE MATERIAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: REGISTRO DE MATERIAL
CDIGO: PG.
PA.3.2. 2/2
NDICE
PA.3.2. Registro de material PA.3.2.1. Diagrama de actividades PA.3.2.2. Informacin general del procedimiento PA.3.2.3. Normas internas PA.3.2.4. Descripcin narrativa del procedimiento
CDIGO: PA.3.2.1. PG. 1/4
Precondicion: Nuevas adquisiciones o donaciones de material Poscondicion: Material indizado
Material de ingreso
Recibir y realizar el anlisis documental del material
Registrar en archivo Word, para cada criterio de catalogacin, el numeral, ao, volumen, y la catalogacin complementaria de contenido: autor, titulo del artculo y paginacin.
Identificar el material directamente o con etiqueta de dos por dos centmetros, en la esquina superior derecha del documento usando el sistema alfabtico.
Realizar un listado con los datos obligatorios y optativos que se utilizan para describir cada tipo de material.
Realiza la indizacin mediante redaccin tipo minuta, utilizando numeracin consecutiva de los descriptores.
Elabora la lista de encabezamiento de materia por contenido.
Realiza copia de seguridad diariamente en el servidor de PLANDES indicando fecha, soporte y lugar donde estn ubicadas.
CDIGO: PA.3.2.2. PG. 2/4
OBJETIVO
Gestionar la catalogacin archivistica de la documentacin relativa a planificacin en educacin superior mediante la sistematizacin de la misma en secciones documentales: informes tcnicos, material y bibliogrfico registros y de hemerogrfico, folletos
Reglamento del Sistema de Planificacin de la Universidad de Los Andes. RECURSOS Base datos del CINDES Servidor PLANDES
contenidos de revistas. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACION Se inicia Cuando el Responsable del CINDES recibe material para ingresar al Centro de Investigacin y documentacin de Educacin Superior (CINDES) Se termina Cuando el Responsable del CINDES realiza copia de seguridad del registro. INSUMO/PRODUCTO Entradas Material de ingreso Salidas Material indizado DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES CINDES) Dependencias universitarias, organismos pblicos y privados. FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/ DOCUMENTOS UTILIZADOS Material de registro Etiqueta de identificacin BASE LEGAL Decreto de creacin de CINDES
Y/O
PERSONAS del
(Director(a),
Responsable
REGISTRO DE MATERIAL
CDIGO: PG.
1. El Centro de Informacin y Documentacin

de Educacin Superior debe velar por el cumplimiento de las normas de registro de siglas y catalogacin como por otros de materiales, el sistema de tomando utilizado referencia
Centros
Documentacin de la Universidad.
2. Es responsabilidad del Responsable del

CINDES el registro de los procedimientos para mantenimiento del catalogo.
PA.3.2.3. 3/4
NORMAS
REGISTRO DE MATERIAL RESPONSABLE DEL CINDES
CDIGO: PG.
1. Recibe material para ingresar en el Centro. 2. Realiza el anlisis documental: anlisis de contenido a partir de autortitulo-lugar-fecha. la catalogacin desde el punto de vista analtico.
3. Registra, en archivo Word, para cada

criterio de catalogacin el numeral, ao, volumen, y la catalogacin complementaria de contenido: autor, titulo del artculo y paginacin.
4. Identifica el material manualmente o con

etiqueta, de dos por dos centmetros, en la esquina superior derecha del documento usando el sistema alfabtico. 4. Realiza un listado con los datos
obligatorios y optativos que se utilizan para describir cada tipo de material. 5. Realiza la indizacin mediante redaccin tipo minuta, utilizando numeracin consecutiva de los descriptores. 6. Elabora la lista de encabezamiento de materia por contenido. 7. Realiza copia de seguridad diariamente en el servidor de PLANDES indicando fecha, soporte y lugar donde estn ubicadas.
PA.3.2.4. 4/4 DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: GESTIN DE DOCUMENTACIN E

INFORMACIN

PROCEDIMIENTOS
PA.3.3. PRSTAMO DE MATERIAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: PRSTAMO DE MATERIAL
PA.3.3. Prstamo de material PA.3.3.1. Diagrama de actividades PA.3.3.2. Informacin general del procedimiento PA.3.3.3. Normas internas PA.3.3.4. Descripcin narrativa del procedimiento
CDIGO: PA.3.3.1. PG. 1/4
CDIGO: PA.3.3.2. PG. 2/4

PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Fomentar el intercambio de informacin con fines de investigacin y desarrollo de proyectos acadmicos y administrativos en materia planificacin. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Responsable del CINDES recibe ficha de prstamo. Se termina archiva el material. INSUMO/PRODUCTO Entrada Ficha de prstamo Salida Ficha inutilizada DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Director(a), Responsable del CINDES) Usuarios internos y externos BASE LEGAL RELACIONADA Manual de normas y procedimientos de PLANDES Reglamento del Sistema de Planificacin de la Universidad de Los Andes. FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUME NTOS UTILIZADOS Ficha de prstamo y referencias RECURSOS Base de datos del CINDES
PRSTAMO DE MATERIAL
PA.3.3.3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: 1. El prstamo tanto interno como externo exige identificacin del usuario. 2. La ficha de prstamo y referencias es el instrumento de solicitud de prstamos. 3. Los prstamos a usuarios o dependencias externas CINDES. 4. Los prstamos nter bibliotecarios internos se harn de comn acuerdo con SERBIULA. 5. Pueden de las solicitarse bibliotecas previa y y devolverse centros y de debern ser avalados por el
CDIGO: 3/4 PG.
prstamo de cualquier desperfecto que se observe en el mismo. 10. El retraso en la devolucin de documentos ser sancionado con un da de suspensin por cada da de retraso. 11. No se impondr sancin en el caso de que se justifique debidamente la imposibilidad de devolucin. 12. En caso de prdida del documento, retraso de un mes en la entrega o deterioro del material el usuario est obligado a restituirlo. Si se trata de una obra agotada el usuario cancelar el equivalente al valor del documento o gastos de restauracin.
Director cuando es para consultas fuera del
documentos de prstamo desde cualquiera documentacin de la universidad de los andes, solicitud registro correspondiente. 6. Quedan exceptuados de prstamo fuera del CINDES especiales determine. 7. Las limitaciones de prstamo se refieren tanto al nmero de ejemplares como al nmero de das que pueden tenerse en prstamo. 8. Un prstamo puede ser renovado en caso de no haber sido reservado por otro usuario el documento prestado. 9. El usuario tiene la obligacin de velar por la integridad y buena conservacin del documento y advertir en el momento del NORMAS los documentos que por sus caractersticas as se
PRSTAMO DE MATERIAL RESPONSABLE DEL CINDES
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: 1. Recibe del usuario la ficha de prstamo. 2. Verifica la ficha: autor y ttulo del material solicitado, fecha de la solicitud, el nombre, cedula de identidad, direccin y la firma del usuario. 3. Identifica procedencia del usuario y si es personal de la Dependencia entrega el material y registra en la ficha la fecha de devolucin. 4. Si es personal de otra dependencia o institucin Director(a). DIRECTOR (A) 5. Firma la ficha para autorizar el prstamo. RESPONSABLE DEL CINDES 6. Entrega el material y registra en la ficha la fecha de devolucin. 7. Espera la devolucin. 8. Si no devuelve el material en la fecha establecida ubica al usuario y solicita la devolucin del material. 9. Una vez recibido el material lo coloca en el estante correspondiente e inutiliza la ficha. solicita autorizacin al
CDIGO: PG.
PA.3.3.4. 4/4
CDIGO: PG.
PA.3. 1/2
PA.3.4. SERVICIOS REFERENCIALES
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SERVICIOS REFERENCIALES
NDICE
PA.3.4. Servicios referenciales PA.3.4.1. Diagrama de actividades PA.3.4.2. Informacin general del procedimiento PA.3.4.3. Descripcin narrativa del procedimiento
CDIGO: PA.3.4.1 PG. 1/3
PRECONDICIN: Solicitud de servicio POSCONDICIN: Servicio de referencia realizado y registrado.
Ficha de referencia
Orientar al usuario sobre la cota numeral consecutiva, autor, ttulo y fecha, cantidad de materiales y ubicacin del material en pginas Web de la ULA y bibliotecas de las facultades. Registrar en el archivo Word de Servicios Referenciales el servicio prestado para posterior control de cumplimiento de metas.
Revisar la solicitud y seleccionar la fuente primaria.
Inutilizar la ficha de prstamo y referencias.
CDIGO: PA.3.4.2 PG. 2/3
OBJETIVO Orientar a los usuarios en su bsqueda bibliogrfica y facilitar el acceso inmediato al material que desea consultar. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Responsable del CINDES recibe solicitud de referencia. Se termina cuando el Responsable del CINDES inutiliza la ficha de referencia. INSUMO/PRODUCTO Entradas Ficha de prstamos y referencias Salidas Servicio de referencia DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS PLANDES (Responsable del CINDES) Usuarios internos y externos Centro de informacin y documentacin de la ULA SERBIULA DOCUMENTOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN TOS UTILIZADOS Ficha de prstamos y referencias BASE LEGAL RELACIONADA Reglamento del Sistema de Planificacin de la Universidad de Los Andes RECURSOS Base de datos del CINDES Pagina Web de la ULA
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SERVICIOS REFERENCIALES RESPONSABLE DEL CINDES 1. Recibe del usuario la ficha de prstamo y referencias. 2. Revisa la solicitud y selecciona la fuente primaria. 3. Orienta al usuario sobre la cota numeral consecutiva, autor, ttulo y fecha, cantidad de materiales y ubicacin del material en pginas Web de la ULA y bibliotecas de las facultades. 4. Registra en el archivo Word de Servicios Referenciales el servicio prestado posterior metas. 5. Inutiliza la ficha de prstamo y referencias. control de cumplimiento para de
CDIGO: PA.3.4.3. PG. 3/3
CDIGO: PG.
PA.3. 1/2
PA.3.5. DESCARTE DE MATERIAL
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESCARTE DE MATERIAL
PA.3.5. Descarte de material PA.3.5.1. Diagrama de actividades PA.3.5.2. Informacin general del procedimiento PA.3.5.3. Normas internas PA.3.5.4. Descripcin narrativa del procedimiento
CDIGO: PA.3.5.1. PG. 1/5
CDIGO: PA.3.5.2 PG. 2/5
OBJETIVO Remover una unidad de los documentos activos del centro para mantener material depurado, actualizado y acorde con las necesidades y ahorrar espacio, tiempo y dinero. FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el responsable del CINDES define los criterios de revisin. Se termina cuando el Director (a) autoriza el descarte segn el criterio seleccionado. INSUMOS/PRODUCTOS Entradas Criterios y cronograma de revisin. Salidas Reubicacin de material DEPENDENCIAS VINCULADAS Direccin General de Planificacin y Desarrollo Personal de CINDESComisin de Seleccin de material del CINDES Comisin de compras de la Dependencia FORMULARIOS UTILIZADOS Listas de descarte RECURSOS Base de datos del CINDES Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.3.5.3. PG. 3/5
NORMAS
1. La organizacin del descarte est a cargo del

responsable del CINDES, quien aplicar los criterios de revisin de de acuerdo del a las y condiciones personal Centro
caracterstica de los usuarios.
2. El descarte con base en las condiciones

fsicas ser realizado a obras que se encuentran en muy mal estado y que resulta imposible reparar o completar, con especial cuidado en obras de valor histrico.
3. En la medida de lo posible las publicaciones

valiosas debern ser adquiridas de nuevo o sustituidas. En la decisin de descarte por condiciones fsicas intervendr la comisin de adquisicin.
4. El descarte con base en el valor cuantitativo

se realizar cuando existen ms de dos ejemplares del texto.
5. El descarte con base al valor cualitativo se

realizar a aquellas obras con poco uso y demanda y estar a cargo de especialistas de la disciplina seleccionada.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESCARTE DE MATERIAL RESPONSABLE DEL CINDES
CDIGO: PA.3.5.4. PG. 4/5
DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO y opina sobre la conveniencia del y la reubicacin, donacin o
7. Revisa
y el descarte
1. Define
el
criterio
de
revisin
cronograma.
desecho del material. RESPONSABLE DEL CINDES
2. Informa al Director(a). 3. Publica en la Pgina Web de PLANDES y en

la cartelera del Centro el inicio del proceso.
8. Selecciona especialistas de la disciplina

elegida para evaluar criterio cualitativo. los libros bajo el
4. Selecciona y revisa:
Condiciones fsicas (Material sobreusado que requiere reemplazo por deterioro). Valor cuantitativo (Ttulos duplicados ms de dos ejemplares-) Valor cualitativo (Libros que han perdido utilidad, especialmente si han llegado nuevos ttulos que reemplazan o
9. Elabora el informe de conclusiones de la

Comisin duplicados. de Compras lista y de los ttulos Anexa especialistas
seleccionados.
10. Presenta al Director (a) el informe.

DIRECTOR
sobreseen los ms viejos). Ediciones sobresedas.
11. Revisa y avala el Informe.

5. Elabora
las
listas
con
el
autor,
ttulo
12. Solicita a los especialistas seleccionados,

va e-mail, la evaluacin del material que se desea descartar bajo criterio de valor cualitativo, anexando la lista de obras.
completo, ao de publicacin y otros datos de inters, para cada uno de los criterios de descarte.
6. Convoca al Consejo Directivo o la Comisin

de Compras de la dependencia para revisin del material de descarte bajo el criterio de condicin fsica. COMISIN DE COMPRAS/CONSEJO DIRECTIVO
13. De ser el caso, solicita revisin directa.

ESPECIALISTA
14. Revisa el material y prepara informe con

las conclusiones. RESPONSABLE DEL CINDES
CDIGO: PA.3.5.4. PG. 5/5
MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO aval del
15. Recibe
el
informe
con
el
22. De acuerdo a lo revisado por SERBIULA

enva al material a CIULAMIDE para descarte o a la dependencia u organismo
Director(a).
16. Coordina el envo del material reubicado o

donado:
de referencia.
Consulta interesados.
con
los
posibles
23. Obtiene firma del receptor en la copia del

oficio.
Realiza las modificaciones en los registros correspondientes indicando su nueva ubicacin. Remite el material a su nueva
24. Archiva: Informe de la Comisin de Compras. Informe de los especialistas Comunicacin de SERBIULA Lista de material descartado
ubicacin mediante oficio firmado por el Director (a).
17. Informa
la
Direccin
de
Servicios
Bibliotecarios de la ULA (SERBIULA) el material a ser remitido a CIULAMIDE. SERBIULA
18. Revisa la lista de material a descartar. 19. Informa al CINDES su opinin sobre el
descarte o no. RESPONSABLE DEL CINDES
20. Elabora oficio de entrega del material en

original y copia.
21. Obtiene firma del Director en el oficio.
CDIGO: PG.
VIII. 1/3
PROCESOS DE APOYO
MODELO DE PROCESOS
PA.4. APOYO INFORMTICO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO INFORMTICO
DIAGRAMA DE PROCESO
Reglamento del Sistema de Planificacin de la Universidad de Los Andes. Resolucin N 1526 del Consejo Universitario
Director
Proveer y administrar servicios y tecnologas de informacin adecuados a las necesidades de la dependencia para mantener operativos y disponibles los sistemas y servicios de informacin utilizados como herramientas de apoyo a los procesos
Administracin de la red Pagina Web Soporte a usuarios Automatizacin de procesos Mantenimiento de sistemas automatizados
Solicitud de soporte Solicitud de sistemas automatizados Sistemas OPSU, ONAPRE
3 Ingenieros de Sistemas 1 TSU en Informtica
Portal Web de la Direccin de PLANDES Sistema automatizado de Correspondencia
Informacin proveniente de: Direccin de Servicios de Informacin Administrativa Administracin Central de la Red del Edifico Administrativo
PA. 4 APOYO INFORMTICO
PA. 4.1. Desarrollo de sistemas
PA. 4.3. Soporte a aplicaciones
PA. 4.4. Actualizacin de aplicaciones
PA. 4.2. Mantenimiento y soporte tcnico
PA. 4.2.1. Administraci n de la red
PA. 4.2.2. Soporte tcnico
PA. 4.2.3. Desincorpora cin de equipos y componentes
PA. 4.2.4. Asesora a Usuarios
PA. 4.3.1. Asignacin de acceso a usuarios
PA. 4.3.2. Adiestramient o a usuarios
PA. 4.3.3. Respaldo de la base datos
PA. 4.3.4. Administracio n de la base datos
PA. 4.2.1.1. Configuracin de perfil de usuarios
PA. 4.2.2.1. Soporte a software
PA. 4.2.1.2. Configuracin de equipos
PA. 4.2.2.2. Soporte a hardware
PA. 4.2.1.3. Proyeccin de requerimientos de equipo, componentes e insumos informticos
PA. 4.2.2.3. Mantenimiento preventivo
PA. 4.2.1.4. Respaldo peridico de la data
PA. 4.2.2.4. Mantenimiento preventivo
CDIGO: PG.
PA.4. 1/2

PROCEDIMIENTOS
4.1. DESARROLLO DE SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESARROLLO DE SISTEMAS PA.4.1. Desarrollo de sistemas PA.4.1.1. Diagrama de actividades
CDIGO: PG.
PA.4.1. 2/2
NDICE
PA.4.1.2. Informacin general del procedimiento PA.4.3. Normas internas PA.4.4. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESARROLLO DE SISTEMAS
CDIGO: PA.4.1.1. PG. 1/5
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESARROLLO DE SISTEMAS OBJETIVO Proporcionar sistemas de informacin orientados a mejorar el desempeo de los procesos de la Direccin. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA cuando el Director(a) solicita estudio de factibilidad del proyecto. SE TERMINA cuando el analista responsable del proyecto entrega Informe de Implantacin. INSUMO/PRODUCTO ENTRADAS Estudio organizacional o diagnstico Solicitud de estudio de factibilidad SALIDAS Sistema de Informacin implantado DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Director(a), Personal de la Direccin, Analista de Desarrollo, Analista de Soporte). Usuarios de los sistemas a desarrollar. FORMULARIOS, Solicitud de estudio Diagnstico organizacional Sistema de informacin DOCUMENTOS E Y/O PERSONAS
CDIGO: PG.
PA.4.1.2. 2/5
INSTRUCTIVOS UTILIZADOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESARROLLO DE SISTEMAS 1. El desarrollo de sistemas de informacin para el soporte en el de los procesos del se sustentar anlisis sistema
CDIGO: PA.4.1.3. PG. 3/5
NORMAS INTERNAS institucional apruebe el uso racional de los
Consejo de
Universitario, cuidando en todo momento el enlaces telecomunicaciones disponibles. 7. Los responsables de de desarrollos en y
organizacional de la dependencia. 2. Los sistemas de informacin a desarrollar por PLANDES debern ser compatibles con la plataforma tecnolgica institucional para hacer factible su integracin a los sistemas de la administracin universitaria. 3. El desarrollo de sistemas de informacin se gestionar bajo la responsabilidad de lderes de proyectos, con una metodologa de trabajo que permita vincular proyectos afines y obtener resultados integrados. 4. Las fases tcnicas de desarrollo, a saber, anlisis, diseo, programacin y, pruebas e implantacin debern someterse a permanente interaccin con los usuarios del futuro sistema o servicio de informacin. 5. Todo sistema de informacin deber mantenimiento sistemas cada
departamento deben revisar conjuntamente con el responsable del rea de soporte informtico los nuevos requerimientos, para lograr el adecuado funcionamiento de los sistemas de informacin.
documentarse. 6. La instalacin, configuracin y
mantenimiento de informacin institucional a travs de Internet estar a cargo de los responsables sistemas los y del mantenimiento en de los cada imagen
aplicaciones que
departamento y se realizar de acuerdo a lineamientos sobre
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESARROLLO DE SISTEMAS DIRECTOR(A) 1. Solicita al Departamento responsable del proceso en revisin, el estudio de factibilidad del proyecto de desarrollo del sistema de informacin. JEFE DE DEPARTAMENTO 2. En reunin con el personal designa el analista responsable del estudio y el personal de apoyo. EQUIPO DE PROYECTO 3. Evala la factibilidad tcnica y econmica del proyecto de desarrollo. 4. Si es factible elabora el proyecto de
CDIGO: PA.4.1.4 PG. 4/5
8.
Archiva el Informe Tcnico, si el proyecto es suspendido.
9.
Ir al proceso Adquirir bienes y servicios, si se aprueba la contratacin del desarrollo. ANALISTA DE DESARROLLO
10. Desarrolla el sistema: Define, valida y documenta requisitos. Disea la arquitectura del sistema. Disea la interfaz de usuario Disea el modelo conceptual y lgico de la base de datos Estudia posible y selecciona el la plataforma de los para despliegue
componentes Selecciona los componentes reutilizables y disea los no reutilizables Verifica restricciones Define parmetros de entrada y salida Verifica requisitos con componentes. Modela la base de datos y evala el modelo fsico de la base de datos y los diagramas de componentes actualizado
desarrollo. Si no es factible elabora Informe Tcnico especificando restricciones y alternativas. 5. Presenta el proyecto al Director(a), y Jefe del Departamento. DIRECTOR(A) 6. Evala restricciones y alternativas contratacin. 7. Conoce y aprueba recursos y metodologa del proyecto de desarrollo si es factible. JEFE DE DEPARTAMENTO del
Escoge e implementa el manejador de base de datos Realiza las pruebas Programa documenta. los componentes y los
Informe Tcnico y decide suspensin o -
Certifica cada componente Prueba integridad de todos los componentes
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESARROLLO DE SISTEMAS
CDIGO: PG.
PA.4.1.4 5/5
- Verifica que la programacin soporte el diseo de arquitectura Elabora los manuales Define y/o configura servidores de base de datos Instala componentes Realiza las pruebas funcionales y no funcionales Realiza pruebas de aceptacin Ejecuta pruebas de instalacin
11. Prepara y realiza adiestramiento de usuarios en la aplicacin.
CDIGO: PG.
PA.4. 1/2
PA.4.3. SOPORTE A APLICACIONES
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SOPORTE A APLICACIONES PA.4.3. Soporte a aplicaciones PA.4.3.1. Asignacin de acceso a usuarios
NDICE
PA.4.3.1.1. Diagrama de actividades PA.4.3.1.2. Informacin general del procedimiento PA.4.3.1.3. Descripcin narrativa del procedimiento PA.4.3.2. Adiestramiento a usuarios PA.4.3.2.1. Diagrama de actividades PA.4.3.2.2. Informacin general del procedimiento PA.4.3.2.3. Descripcin narrativa del procedimiento PA.4.3.3. Respaldo de la base de datos PA.4.3.3.1. Diagrama de actividades PA.4.3.3.2. Informacin general del procedimiento PA.4.3.3.3. Descripcin narrativa del procedimiento PA.4.3.4. Administracin de la base de datos PA.4.3.4.1. Diagrama de actividades PA.4.3.4.2. Informacin general del procedimiento PA.4.3.4.3. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASIGNACIN DE ACCESO A USUARIOS
CDIGO: PA.4.3.1.1. PG. 1/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASIGNACIN DE ACCESO A USUARIOS OBJETIVO Alistar en el Sistema los responsables del manejo de la aplicacin en el nivel sectorial y dependencias centrales.
CDIGO: PA.4.3.1.2. PG. 2/3
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Director(a) solicita a los directores de dependencias centrales y jefes de unidad acadmica donde se utilizan las aplicaciones la designacin del responsable del manejo de la misma. INSUMO/PRODUCTO Entradas Sistemas/aplicaciones automatizadas aprobadas Salida Perfil de usuarios para el manejo de aplicaciones Exclusin de usuarios de las aplicaciones DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES ( Director(a), Jefe de departamento, Responsable del sistema). Dependencias Centrales (Director, Responsable asignado) Unidades Acadmicas (Coordinador de OSEPLAN, Decano, Jefes de Departamento). FORMULARIOS, DOCUMENTOS E Y/O PERSONAS
INSTRUCTIVOS, UTILIZADOS Oficio de Solicitud de designacion Oficio de asignacin o cambio de responsable Oficio con el perfil del usuario designado.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASIGNACIN DE ACCESO A USUARIOS DIRECTOR 1. Solicita en las la unidades acadmicas de jefe y los
CDIGO: PA.4.3.1.3. PG. 3/3
MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ANALISTA DE DESARROLLO 9. Recibe el oficio y verifica: Si es sustitucin de responsables ir al paso 2. Si es eliminacin de acceso al responsable designado, datos. excluye de la aplicacin los
administrativas usuarias de la aplicacin desarrollada debidamente designado. ANALISTA DE DESARROLLO 2. Ingresa en la aplicacin el nombre, dependencia de adscripcin y telfono del responsable designado. 3. 4. Asigna login y contrasea. Asigna privilegios de acuerdo al perfil de cada usuario con el manejador MySQL. 5. Elabora oficio con el perfil para cada designacin por el responsables del manejo de la misma, avalada del
usuario designado. 6. Entrega el oficio para la firma del
Director(a). Ir al proceso Entregar correspondencia. UNIDADES ACADMICAS Y ADMINISTRATIVAS USUARIAS JEFE DE RESPONSABLES DESIGNADOS 7. Entrega oficio con el perfil asignado a los responsables del manejo de la aplicacin. 8. En el caso de sustitucin de responsables informa mediante oficio al Analista de Desarrollo de PLANDES.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ADIESTRAMIENTO A USUARIOS
CDIGO: PA.4.3.2.1. PG. 1/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ADIESTRAMIENTO A USUARIOS OBJETIVO Preparar los usuarios designados para el correcto manejo de la aplicacin desarrollada. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el analista de desarrollo de la aplicacin prepara el taller de induccin. Se termina cuando los usuarios reciben los certificados de adiestramiento en el manejo de la aplicacin. INSUMO/PRODUCTO Entrada Aplicacin aprobada Salida Usuario adiestrado Certificado de adiestramiento DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES Unidades aplicacin) FORMULARIOS, Manual del Usuario Material de apoyo DOCUMENTOS E (Director, Analista y de desarrollo, Secretaria, Operador de reproduccin) acadmicas administrativas (usuarios designados para el manejo de la Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.4.3.2.2. PG. 2/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ADIESTRAMIENTO A USUARIOS ANALISTA DE DESARROLLO 1. Prepara el material del taller de adiestramiento y lista de usuarios. 2. Elabora la convocatoria para los usuarios y la solicitud de laboratorio de computacin o saln en caso de ser necesario y las entrega al Director(a). DIRECTOR(A) 3. 4. Revisa y firma las convocatorias. Entrega convocatoria a la Secretaria de la Direccin para remisin a los usuarios. ANALISTA DE DESARROLLO 5. Solicita: Al responsable de reproduccin las copias fotostticas del Manual de Usuario y material de apoyo requerido. A la Secretaria, la elaboracin de los certificados de asistencia y el apoyo logstico para la seleccin de refrigerios y posterior trmite Direccin. 6. Carga en las computadoras la aplicacin y copia del manual de usuario, si el taller se realiza en el laboratorio. 7. Firma los certificados y solicita la firma del Director(a). ante el Administrador de la
CDIGO: PA.4.3.2.3. PG. 3/3
8.
En
la
fecha sobre
establecida el manejo
aplica de la
adiestramiento
aplicacin y manual de usuario. 9. Entrega los certificados una vez culminado el taller.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: RESPALDO DE LA BASE DE DATOS
CDIGO: PA.4.3.3.1. PG. 1/3
Precondicion: Base de datos Poscondicion: Base de datos respaldada

Base de datos
Programar la periodicidad de los respaldos automticos
Verificar peridicamente que los respaldos se hayan realizado con la informacin a la fecha
En caso de error hacer los respaldos correspondientes y realizar de nuevo la programacin
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: RESPALDO DE LA BASE DE DATOS OBJETIVO Proteger los datos e informacin con copias programadas de manera peridica. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando la el analista de de los desarrollo respaldos programa periodicidad
CDIGO: PA.4.3.3.2. PG. 2/3
automticos. Se termina cuando el analista de desarrollo verifica y/o programa respaldos. INSUMO/PRODUCTO Entrada Base de datos Salida Respaldos realizados. DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Analista de desarrollo) Y/O PERSONAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: RESPALDO DE LA BASE DE DATOS ANALISTA DE DESARROLLO 1. Programa la periodicidad de los respaldos automticos. 2. Verifica peridicamente que los respaldos se hayan realizado con la fecha. 3. En caso de error hace los respaldos informacin a la
CDIGO: PA.4.3.3.3. PG. 3/3
correspondientes y realiza de nuevo la programacin.
CDIGO: PA.4.3.4.1. PG. 1/3
ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LA BASE DE DATOS
Precondicion: Base de datos en funcionamiento Poscondicion: Base de datos operativa

Base de datos
Verificar el correcto funcionamiento de la base de datos
En caso de error recuperar los datos aplicando el diagnstico de la herramienta
Respaldar en cinta o CD la informacin y montar de nuevo la base de datos si persiste el error
CDIGO: PA.4.3.4.2. PG. 2/3
ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LA BASE DE DATOS OBJETIVO Mantener operativa la base de datos. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia diariamente cuando el analista de desarrollo ingresa a la base de datos. Se termina cuando el analista de desarrollo restaura la informacin en caso de error. INSUMO/PRODUCTO Entrada Base de datos Salida Base de datos revisada y en operacin.
CDIGO: PA.4.3.4.3. PG. 3/3
ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LA BASE DE DATOS
ANALISTA DE DESARROLLO 1. Diariamente verifica el correcto funcionamiento de la base de datos. 2. En caso de error pasa el diagnstico de la herramienta y recupera los datos. 3. Si persiste el error restaura la informacin con respaldo en CD o cinta y monta de nuevo la base de datos.
CDIGO: PG.
PA.4. 1/2
PA.4.4. ACTUALIZACIN DE APLICACIONES
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ACTUALIZACIN DE APLICACIONES PA.4.4. Actualizacin de aplicaciones PA.4.4.1. Diagrama de actividades
CDIGO: PG.
PA.4.4. 2/2
NDICE
PA.4.4.2. Informacin general del procedimiento PA.4.4.3. Descripcin narrativa del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ACTUALIZACIN DE APLICACIONES
CDIGO: PA.4.4.1.1. PG. 1/3
Precondicin: Necesidades de asesoramiento detectadas Poscondicin: Usuario asesorado
Estudio organizacional Requerimientos del personal
Revisar requerimientos de la aplicacin
Analizar con el Usuario y decidir la insercin de mdulos, nuevos procesos o cambio de version
Cambio de version
Redisear la interfaz del usuario
Elaborar los manuales
Programar los componentes y documentarlos
Define y/o configura servidores de base de datos
Instala componentes
Realizar las pruebas funcionales y no funcionales
Verificar que la programacin soporte el diseo de arquitectura
Prepara y realiza el adiestramiento de los usuarios en el manejo de la aplicacin
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ACTUALIZACIN DE APLICACIONES OBJETIVO Mantener en operacin las aplicaciones de acuerdo a los requerimientos procedimentales y tecnolgicos. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia Se cuando el analista de desarrollo cuando el usuario recibe detecta o recibe requerimiento de actualizacin. termina adiestramiento. INSUMO/PRODUCTO Entrada Requerimientos de actualizacin Estudio organizacional o diagnstico Salida Sistema de Informacin implantado Usuarios adiestrados DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Director(a), Personal de la Direccin, Analista de Desarrollo). Usuarios de los sistemas a actualizar. FORMULARIOS, Solicitud de estudio Diagnstico organizacional Sistema de informacin DOCUMENTOS E Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.4.4.1.2. PG. 2/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ACTUALIZACIN DE APLICACIONES ANALISTA DE DESARROLLO 1. Revisa requerimientos de la aplicacin a solicitud del usuario o por iniciativa propia. 2. Analiza la situacin con el usuario y decide la insercin de mdulos, nuevos procesos o cambio de versin. 3. Si es necesario el cambio de versin
CDIGO: PA.4.4.1.3. PG. 3/3
redisea la interfaz del usuario. 4. Programa documenta. 5. Verifica que la programacin soporte el diseo de arquitectura. 6. Elabora los manuales. 7. Define y/o configura servidores de base de datos 8. Instala componentes. 9. Realiza las pruebas funcionales y no los componentes y los
funcionales Realiza pruebas de aceptacin Ejecuta pruebas de instalacin
12. Prepara y realiza adiestramiento de usuarios en la aplicacin.
CDIGO: PG.
PA.4. 1/3
PA.4.2. MANTENIMIENTO Y SOPORTE INFORMTICO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO Y SOPORTE TCNICO PA.4.2. Mantenimiento y soporte tcnico PA.4.2.1. Administracin de la red Normas internas
NDICE
PA.4.2.1.1. Configuracin de los perfiles de usuarios PA.4.2.1.1.1. Diagrama de actividades PA.4.2.1.1.2. Informacin General PA.4.2.1.1.3. Descripcin del Procedimiento PA.4.2.1.2.Configuracin de equipos PA.4.2.1.2.1. Diagrama de actividades PA.4.2.1.2.2. Informacin General PA.4.2.1.2.3. Descripcin del Procedimiento PA.4.2.1.3.Proyeccin de requerimientos de equipamiento, suministros y componentes PA.4.2.1.3.1. Diagrama de actividades PA.4.2.1.3.2. Informacin General PA.4.2.1.3.3. Descripcin del Procedimiento PA.4.2.1.4. Respaldo peridico de la data PA.4.2.1.4.1. Diagrama de actividades PA.4.2.1.4.2. Informacin General PA.4.2.1.4.3. Descripcin del Procedimiento PA.4.2.2. Soporte tcnico PA.4.2.2.1. Soporte a software PA.4.2.2.1.1. Diagrama de actividades PA.4.2.2.1.2. Informacin General PA.4.2.2.1.3. Descripcin del procedimiento PA.4.2.2.2. Soporte a hardware PA.4.2.2.2.1. Diagrama de actividades PA.4.2.2.2.2. Informacin General PA.4.2.2.2.3. Descripcin del procedimiento PA.4.2.2.3. Mantenimiento preventivo PA.4.2.2.3.1. Diagrama de actividades PA.4.2.2.3.2. Informacin General PA.4.2.2.3.3.Descripcin del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO Y SOPORTE TCNICO PA.4.2.2.4. Mantenimiento correctivo
CDIGO: PG.
PA.4.2. 3/3
NDICE
PA.4.2.2.4.1. Diagrama de actividades PA.4.2.2.4.2. Informacin General PA.4.2.2.4.3. Normas del proceso PA.4.2.2.4.4. Descripcin del procedimiento
PA.4.2.3. Desincorporacin de equipos

PA.4.2.3.1. Diagrama de actividades PA.4.2.3.2. Informacin General PA.4.2.3.3. Descripcin del procedimiento PA.4.2.4. Asesora a usuarios PA.4.2.4.1. Diagrama de actividades PA.4.2.4.2. Informacin General PA.4.2.4.3. Descripcin del procedimiento
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LA RED El rea de soporte informtico mantendr en adecuadas condiciones de operacin los equipos (hardware y software), y el buen funcionamiento de la red de acuerdo a los lineamientos establecidos por la administracin general de la red de datos del edificio administrativo. El rea de soporte informtico atender los requerimientos de los usuarios en tareas que requieran procesamiento automatizado. Es responsabilidad del Departamento de Informtica llevar Reporte de Servicios de Soporte y Mantenimiento donde se registren las fallas, causas y acciones llevadas acabo para restablecer su operacin.
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: -
CDIGO: PG.
PA.4.2.1. 1/3
NORMAS INTERNAS Los usuarios deben respetar la privacidad de los otros usuarios. No est permitido obtener copias de archivos, cdigos, contraseas o informacin ajena; tampoco se puede suplantar a otra persona en una conexin ni enviar informacin a su nombre. En caso de hacerse estrictamente necesario, los usuarios pueden utilizar otras computadoras de mutuo acuerdo con otros usuarios y con el personal responsable de la red. En este caso el usuario debe ingresar con su clave a su propia cuenta de usuario para evitar afectar las cuentas de los otros usuarios; equipo. al mismo tiempo debe comprometerse a darle un uso racional al Los recursos de computacin se deben usar nica y exclusivamente con para las propsitos funciones relacionados
Del uso de la red interna, Internet y correo electrnico Tiene derecho al uso del equipamiento de correo o
desempeadas en la institucin. Los programas a instalarse en cada mquina sern los autorizados e instalados por los encargados de la red. Bajo ninguna circunstancia los usuarios pueden instalar, desinstalar, eliminar, modificar o alterar en cualquier forma programas de aplicaciones contenidos en los equipos o en el servicio de red. La instalacin de cualquier programa o software adicional debe ser solicitado por escrito ante la administracin de la red, dicha solicitud debe ser justificada y avalada por las funciones que el usuario desempee institucionalmente.
informtico, servicio de acceso a la red interna, servicio de Internet y electrnico, el personal temporal
permanente adscrito a la Direccin General de Planificacin y Desarrollo (PLANDES) debidamente autorizados por el supervisor inmediato. Los usuarios permitido. Cada usuario debe Ingresar y realizar su trabajo en su propia cuenta de usuario, esto con el propsito de organizar y proteger la informacin generada.
pueden ingresar slo en
aquellos equipos a los que tengan acceso
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LA RED Peridicamente, de los equipos instalado detectarse en los responsables de la
CDIGO: PG.
PA.4.2.1. 2/3
NORMAS INTERNAS institucional, su copia, sustraccin, dao intencional o utilizacin con fines distintos a las actividades propias de la dependencia o institucin, ser sancionada. Est prohibido: fumar, comer o beber en el rea destinada al equipamiento informtico. Los usuarios de deben mantener y en buen el
administracin de la red efectuarn revisin para verificar el software los mismos, en caso de -
software no autorizado, ser o
eliminado inmediatamente. No se permite el traslado, reparacin retiro de ningn tipo de hardware o software de los equipos. Cualquier necesidad de este tipo, el debe cual ser notificada tomar al las personal medidas
estado
conservacin
limpieza
equipamiento que tengan adscrito bajo su responsabilidad. La instalacin, en configuracin, de los prueba y y/o puesta marcha equipos
responsable de la administracin de la red, correspondientes. Los usuarios no deben intercambiar equipos o partes del mismo tales como, monitores, CPU, teclados, mouse o perifricos. Los usuarios son responsables del encendido y apagado de la computadora y el perifrico adscritos tenerlo), bajo su responsabilidad. Cada computador y su perifrico, (en caso de asi como el UPS y/o el regulador deben ser apagados obligatoriamente al final de la jornada laboral. Las labores de mantenimiento tanto de hardware como de software, as como de la configuracin de acceso a la red., solamente puede ser realizado por el personal autorizado puede llevar a cabo esta labor. Queda prohibida la utilizacin de CDS y disquetes El de juegos, y cualquier as como otro la programa no autorizado. hardware, software, digital, informacin
dispositivos, ser realizada por el personal autorizado, quien a su vez comprobar el correcto funcionamiento y har entrega del mismo al usuario responsable. Para el mantenimiento correctivo, el usuario del computador deber comunicarse con los responsables del rea y hacer la solicitud de la planilla de solicitud de servicio a fin de informar la falla presentada. En la toma de electricidad del computador no se deben conectar otros aparatos (radios, mquinas de escribir, calculadoras u otros.) Es deber de los usuarios limpiar el disco duro peridicamente de informacin que no sea relevante del a fin disco, de optimizar con el el rendimiento tambin
propsito de facilitar
y depurar el proceso
de respaldo de informacin. No est permitido intervenir el cableado de las redes, instalando cables no suministrados por la Administracin de la Red del Edificio Administrativo, cortando o
son
propiedad
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ADMINISTRACIN DE LA RED empalmando cables, desprendiendo marcaciones de tomas, puertas o ductos, golpeando o forzando tubos y/o canaletas. Tampoco est autorizado el uso y asignacin de direcciones IP por personal distinto al encargado de la administracin de la red. Es deber de los usuarios resguardar y conservar los respaldos de informacin que el personal encargado de la red genere para el uso de ellos.La Universidad asignar una cuenta de correo electrnico al personal administrativo que la requiera. Dicha cuenta es personal e intransferible. En el uso del correo electrnico no est permitido: - Atentar - Divulgar contra la integridad que incite de a la Universidad. informacin la discriminacin o la violencia. - Enviar contenidos con fines publicitarios y comerciales de bienes y servicios en beneficio terceros. - Enviar correo tipo SPAM, es decir correo basura, relacionado con falsos virus, con publicidad de empresas, cadenas de mensajes, etc. - Usar la cuenta de correo electrnico de otro usuario o entregar a un tercero la contrasea propia. - Falsificar mensajes de correo electrnico. - Leer, borrar, copiar o modificar mensajes de correo electrnico de otras personas, sin su autorizacin.
CDIGO: PG.
PA.4.2.1. 3/3
NORMAS INTERNAS - Enviar mensajes de correo electrnico, alterando remitente la direccin electrnica a del para suplantar terceros;
identificarse como una persona ficticia o simplemente no identificarse. - Iniciar o continuar cadenas de mensajes pues stas tienden a congestionar innecesariamente la red. Los recursos y servicios de valor agregado, telemtico e informtico que la Universidad proporciona, deben ser utilizados de manera racional y consciente, teniendo en cuenta que se trata de un servicio para el beneficio general generado y a que los cualquier mismos falla o dao en repercute
perjuicio de todos los usuarios. El resguardo e integridad de nuestro principal activoLA INFORMACIN, es responsabilidad de todos. En la medida que cada uno de nosotros aporte su grano de arena, se podrn obtener permanentemente resultados positivos en este sentido.
propio,
de
familiares
de
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONFIGURACIN DE PERFILES DE USUARIOS
CDIGO: PA.4.2.1.1.1 PG. 1/3
Precondicin: Solicitud formulada por el Director(a) o Jefe de Departamento Poscondicin: Perfil creado
Solicitud de configuracin de perfil
Entrevistar al personal y obtener los datos de identificacin
Crear la cuenta para el uso de la estacin de trabajo
Informar al Usuario el perfil creado
Informar al Jefe del Departamento o Director(a) sobre la creacin de la cuenta
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONFIGURACIN DE PERFILES DE USUARIOS OBJETIVO Permitir el ingreso de usuarios al dominio de PLANDES. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA Cuando temporal los o Jefes de Departamento crear cuenta para permanente solicitan personal al verbalmente departamento. SE TERMINA Cuando el personal recibe su cdigo de acceso INSUMO / PRODUCTO ENTRADAS Solicitud verbal SALIDAS Cdigo de acceso DEPENDENCIAS VINCULADAS Director (a), Jefes de Departamento, Administrador de la red. BASE LEGAL Normas internas del rea de informtica FORMULARIOS, DOCUMENTOS E INSTRUCTIVOS UTILIZADOS Formato en pantalla del registro de cuentas de usuarios para acceso al dominio de PLANDES
CDIGO: PA.4.2.1.1.2 PG. 2/3
MATERIA: INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO RECURSOS Servidores del dominio de PLANDES
adscrito
Y/O
PERSONAS
CDIGO: PA.4.2.1.1.3. PG. 3/3
ASUNTO: CONFIGURACIN DE LOS PERFILES DE MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL USUARIOS PROCEDIMIENTO
ADMINISTRADOR DE LA RED 1. Recibe solicitud verbal del Director o Jefe de Departamento para la configuracin de perfil de usuarios. 2. Entrevista al personal y obtiene datos de identificacin. 3. Crea la cuenta para el uso de la estacin de trabajo. 4. Suministra la informacin al usuario sobre el perfil creado. 5. Informa al Jefe de Departamento o Director sobre la creacin de la cuenta.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONFIGURACIN DE LOS EQUIPOS INFORMTICOS Y PERIFRICOS
CDIGO: PA.4.2.1.2.1. PG. 1/4
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONFIGURACIN DE LOS EQUIPOS INFORMTICOS Y PERIFRICOS OBJETIVO Acondicionar los equipos y perifricos para el uso de los usuarios. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA Cuando la Direccin adquiere equipos de computacin y /o perifrico, cuando hay cambio de usuario o por formateo del equipo. SE TERMINA Cuando el personal recibe su equipo o perifrico configurado. INSUMO / PRODUCTO ENTRADAS Recepcin de equipos Solicitud de Jefe de Departamento por cambio de usuario Reporte de usuarios de falla de equipos SALIDAS
CDIGO: PA.4.2.1.2.2. PG. 2/4
RECURSOS
Equipos informticos Software
Equipo y/o perifrico configurado

DEPENDENCIAS VINCULADAS Director (a), Jefes de Departamento rea de Informtica Usuarios BASE LEGAL Normas internas del rea de informtica Y/O PERSONAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONFIGURACIN DE LOS EQUIPOS INFORMTICOS Y PERIFRICOS REA DE INFORMTICA 1. Estudia servicio de soporte a realizar: 1.1. Obtiene informacin lgica del equipo 1.2. Genera Reporte de Solicitud de direccin IP al Centro de Atencin al Usuario va telefnica. 1.3. Recibe del Centro de Atencin al Usuario confirmacin del Reporte por va electrnico 1.4. Suministra direccin asignada. 1.5. Recibe del Administrador Central de la red direccin IP 1.6. Configura el equipo para convertirlo en miembro PLANDES. 1.7. Instala el software de acuerdo a las necesidades del usuario. 1.8. Crea el directorio del usuario con la permisologa correspondiente. 1.9. En caso de sustitucin de equipos a usuarios, restaura la informacin contenida en el antiguo computador. 1.10. Instala el equipo en el lugar de trabajo del usuario. 1.11. Configura y/o instala perifricos 1.12. Configura electrnico. localmente el correo de la red intranet de MAC, va el telefnica nombre de al la Administrador Central de la red la maquina y el usuario al cual ser
CDIGO: PA.4.2.1.2.3. PG. 3/4
B.- Si es cambio de usuario: 1.1. Traslada el equipo al nuevo sitio de trabajo del usuario o a la sala de servidores. 1.2. Instala el software de acuerdo a las necesidades del usuario. 1.3. Crea el directorio del usuario con la permisologa correspondiente. 1.4. En caso de sustitucin de equipos restaura la informacin contenida en el antiguo computador. 1.5. Si es nuevo usuario, Instala el software de acuerdo a las necesidades del usuario y crea el directorio del usuario con la permisologa correspondiente. C.- Si es formateo de equipo conservando el mismo usuario: 1.1. Respalda la informacin en el caso que el equipo est operativo. 1.2. Formatea el disco duro 1.3. Instala el sistema operativo 1.4. Instala necesario. 1.5. Configura la red 1.6. Instala el software de acuerdo a las necesidades del usuario 1.7. Configura el equipo y los perifricos 1.8. Crea el directorio del usuario con la permisologa correspondiente. 1.9. Restaura la informacin contenida antes del formateo, si el equipo estaba operativo. los controladores, de ser
A.- Si el equipo es nuevo arma el equipo.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONFIGURACIN DE LOS EQUIPOS INFORMTICOS Y PERIFRICOS
CDIGO: PA.4.2.1.2.3. PG. 4/4
D. Si es formateo de equipo con cambio de usuario: 1.1. Respalda la informacin en el caso de que el equipo est operativo: si la informacin corresponde a usuarios retirados de la dependencia respalda en medio magntico externo e interno la informacin. En caso de ser necesario entrega respaldo al usuario. 1.2. Formatea el disco duro 1.3. Instala el sistema operativo 1.4. Instala necesario. 1.5. Configura la red 1.6. Instala el software de acuerdo a las necesidades del usuario 1.7. Configura el equipo y los perifricos 1.8. Crea el directorio del usuario con la permisologa correspondiente. los controladores, de ser
CDIGO: PA.4.2.1.3.1. PG. 1/3
ASUNTO: PROYECCIN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIA: EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS INFORMTICOS
Precondicin: Necesidad de equipamiento Poscondicin: Informe de requerimientos informticos Solicitud de equipos, componentes e insumos informticos Proyecta de acuerdo a los ndices de inflacin y aspectos sugeridos por el Administrador los costos de nuevas adquisiciones
Realiza diagnstico del equipamiento informtico
Elaborar el Informe de requerimientos
Analizar el informe con los Jefes de Departamento, Director y Administrador
Actualizar el informe de requerimientos
Entregar al Administrador el informe para su consideracin en la formulacin presupuestaria
CDIGO: PA.4.2.1.3.2. PG. 2/3
PROYECCIN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIA: EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS INFORMTICOS
OBJETIVO Garantizar la operatividad de la Direccin en materia informtica FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA Cuando realiza el estudio de necesidades de equipamiento y suministros. SE TERMINA Con la formulacin de requerimientos en el POA y el presupuesto INSUMO / PRODUCTO ENTRADAS Solicitud de equipos, componentes e insumos informticos de la Direccin, Jefes de Departamento y Usuarios. SALIDAS Informe de requerimientos. DEPENDENCIAS VINCULADAS rea de Informtica Jefes de Departamento, Director, Usuarios Administrador BASE LEGAL Reglamento de compras Y/O PERSONAS
FORMULARIOS, DOCUMENTOS E INSTRUCTIVOS UTILIZADOS Plan Operativo Anual Proyecto de presupuesto Informe de requerimientos
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:PROYECCIN DE REQUERIMIENTOS DE
CDIGO: PA.4.2.1.3.3. PG. 3/3
EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS NFORMTICOS
RESPONSABLE DEL AREA DE INFORMTICA 1. Obtiene de los Jefes de Departamento requerimientos en materia informtica. 2. Realiza diagnostico del equipamiento
informtico. 3. Proyecta de acuerdo a los ndices de inflacin y otros factores sugeridos por el Administrador los costos por nuevas adquisiciones. 4. Elabora informe acerca de equipos,
componentes y suministros requeridos. 5. Analiza el Informe en reunin conjunta con los Jefes de departamento, Director, y Administrador el informe. 6. 7. Considera las observaciones. Entrega al Administrador de la
Dependencia el Informe.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: RESPALDO PERIDICO DE LA DATA
CDIGO: PA.4.2.1.4.1. PG. 1/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: RESPALDO PERIDICO DE LA DATA OBJETIVO Garantizar la conservacin de la informacin generada en la dependencia. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA Peridicamente, con el ingreso va red a cada estacin de trabajo. SE TERMINA Cuando copia la data en el disco duro que contiene la informacin de la dependencia. INSUMO / PRODUCTO ENTRADAS Normas de administracin de la red Informacin contenida en el disco duro de la dependencia SALIDAS Respaldo de la informacin institucional generada por los usuarios DEPENDENCIAS VINCULADAS rea de Informtica RECURSOS Estaciones de trabajo de los usuarios Estacin de trabajo del Administrador de la red Medios magnticos de almacenamiento externo Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.4.2.1.4.2. PG. 2/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: RESPALDO PERIDICO DE LA DATA
CDIGO: PA.4.2.1.4.3. PG. 3/3
RESPONSABLE DEL REA DE INFORMTICA

1. Peridicamente, ingresa va red a las estaciones de trabajo de los usuarios. 2. 3. Elimina respaldo anterior. Copia la informacin generada en el ao en curso para cada usuario.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SOPORTE A SOFTWARE
CDIGO: PA.4.2.2.1.1. PG. 1/3
PRECONDICIN: Solicitud de servicio POSCONDICIN: Servicio de asistencia realizado.
Solicitud de servicio
Identificar el tipo de asistencia requerida y registrar en el formulario de Registro de Soporte Tcnico el tipo de asistencia y la fecha de la solicitud.
Asignar prioridad segn el tipo de servicio y urgencia
Identifica el problema en la PC del usuario.
Instalar los programas necesarios y realizar pruebas con el Usuario.
Registra en el formulario de Registro de Soporte Tcnico el soporte realizado.
Obtener firma del Usuario y fecha en el formulario de Registro de Soporte Tcnico.
Archivar el formulario de Registro de Soporte Tcnico
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SOPORTE A SOFTWARE OBJETIVO Mantener operativo el equipamiento informtico de la dependencia FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA cuando el usuario solicita asistencia tcnica. SE TERMINA cuando el administrador de la red archiva el formulario de Registro de Soporte Tcnico. INSUMO/PRODUCTO ENTRADAS Solicitud de asistencia personalmente o por va telefnica SALIDA Equipo operativo Registro de soporte DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Usuarios, Administrador de la red) FORMULARIOS UTILIZADOS Formulario Registro de Soporte Tcnico E INSTRUCTIVOS Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.4.2.2.1.2. PG. 2/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SOPORTE A SOFTWARE USUARIO DE PLANDES 1. Solicita de la red. ADMINISTRADOR DE LA RED 2. Identifica el tipo de asistencia requerida y registra en el formulario de Registro de Soporte Tcnico el tipo de asistencia y la fecha de la solicitud. 3. Asigna prioridad segn el tipo de servicio y urgencia del caso e informa al Usuario. 4. Identifica el problema en la PC del usuario. 5. Instala los programas necesarios para servicio de asistencia por va telefnica o personalmente al Administrador
CDIGO: PA.4.2.2.1.3 PG. 3/3
solucionar el problema y realiza pruebas con el Usuario. 6. Registra en el formulario de Registro de Soporte Tcnico el soporte realizado. 7. Solicita al Usuario firma y fecha en el formulario de Registro de Soporte Tcnico. 8. Archiva el formulario de registro de soporte tcnico.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SOPORTE A HARDWARE
CDIGO: PA.4.2.2.2.1. PG. 1/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SOPORTE A HARDWARE OBJETIVO Proporcionar componentes informtico. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA cuando el usuario solicita asistencia tcnica de soporte de hardware. SE TERMINA cuando el Administrador de la red archiva el formulario Tcnico. INSUMO/PRODUCTO ENTRADAS Solicitud de asistencia personalmente o por va telefnica SALIDA Equipo operativo Registro de Soporte Tcnico de Registro de Soporte ptimo fsicos funcionamiento del de los equipamiento
CDIGO: PA.4.2.2.2.2. PG. 2/3
DEPENDENCIAS VINCULADAS
Y/O
PERSONAS
PLANDES (Usuarios, Administrador de la red) FORMULARIOS UTILIZADOS Formulario Registro de Soporte Tcnico E INSTRUCTIVOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: SOPORTE A HARDWARE USUARIO DE PLANDES
CDIGO: PA.4.2.2.2.3 PG. 3/3
1.
Solicita
servicio e-mail
de o
asistencia
por
va al
telefnica,
personalmente
Administrador de la red. ADMINISTRADOR DE LA RED
2.
Identifica el tipo de asistencia requerida y registra en el formulario de Registro de Soporte Tcnico el tipo de asistencia y la fecha de la solicitud.
3.
Informa al usuario el tiempo aproximado de revisin y fija da y hora de intervencin tcnica.
4.
Diagnostica y evala el alcance de los problemas de los equipos afectados.
5. 6.
Repara el hardware.
Verifica con el Usuario el funcionamiento del equipo.
7.
Registra en el formulario el soporte tcnico realizado.
8. 9.
Entrega el equipo al Usuario.
Solicita al Usuario firma y
fecha en el
formulario de Registro de Soporte Tcnico.
10. Archiva el formulario.

Elaborado por: DSIA FEBRERO 2008 Fecha: 03 de Noviembre de 2008 Vigencia de la ltima modificacin:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO
CDIGO: PA.4.2.2.3.1. PG. 1/3
PRECONDICIN: Programacin de mantenimiento preventivo POSCONDICIN: Informe anual de mantenimiento realizado.
Cronograma de mantenimiento Limpiar y lubricar partes mecnicas, rodajes, mecanismos, y optimizar discos. Verificar cumplimiento de recomendaciones de uso de los fabricantes y de las polticas internas de conservacion de equipos.
Realizar diagnstico y chequeo general de hardware.
Elaborar el Informe de Mantenimiento Anual especificando las recomendaciones sobre previsin presupuestaria para ampliacin de la capacidad de los equipos y sustituciones.
Actualizar a los usuarios sobre las normas de uso de los equipos.
Informar al Director(a) mediante entrega del Informe.
Archivar copia del informe.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO OBJETIVO Preservar la plataforma informtica para el ptimo funcionamiento del equipamiento informtico de la dependencia. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA cuando el Administrador de la red inicia el mantenimiento de acuerdo al cronograma establecido. SE TERMINA cuando el Administrador de la red archiva copia del informe Anual de Mantenimiento
CDIGO: PA.4.2.2.3.2. PG. 2/3
INSUMO/PRODUCTO ENTRADAS Cronograma de Mantenimiento Preventivo SALIDA Informe Semestral de Mantenimiento. DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES (Usuarios, Administrador de la red) FORMULARIOS UTILIZADOS Informe Anual de Mantenimiento E INSTRUCTIVOS Y/O PERSONAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO ANALISTA
CDIGO: PA.4.2.2.3.3. PG. 3/3
1. De acuerdo al cronograma establecido:

Hace limpieza de rodajes y mecanismos Aspirado de polvo y partculas Lubricacin de partes mecnicas Revisin de voltajes en fuentes de alimentacin
Revisin y optimizacin de discos Verificacin del cumplimiento de las recomendaciones de uso y conservacin de equipos hechas por los fabricantes Verificacin del cumplimiento de las polticas internas de uso y conservacin de equipos.
2. Realiza diagnstico y chequeo general de

hardware.
3. Elabora el Informe de Mantenimiento Anual

especificando las recomendaciones sobre previsin presupuestaria para ampliacin de la capacidad de los equipos y sustituciones.
4. De ser necesario actualiza al personal sobre

las normas de uso de los equipos.
5. Entrega al Director(a) el Informe para

conocimiento.
6. Archiva copia del Informe.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO
CDIGO: PA.4.2.2.4.1. PG. 1/3
Solicitud de servicio de mantenimiento

Llenar el formulario Reporte de Servicio con los datos de la solicitud
Precondicion: Solicitud de servicio Poscondicion: Servicio de mantenimiento correctivo realizado
Realizar el diagnstico y completar el formulario Reporte de Servicio
Mantenimiento en el Area de Informatica de la dependencia
Soporte tcnico de DSIA Informar al Centro de Atencion al Usuario y esperar asistencia
Reparacin o sustitucin de partes y tiene garanta
Verificar existencia de partes
Hacer efectiva la garantia
No hay en existencia
Solicitar al Administrador la compra de partes o equipos
Reemplazar partes y componentes
Obtener firmas de DSIA y el Usuario en el formulario Reporte de Servicio en conformidad
Desechar las partes que corresponda a consumibles
Desincorporar de inventario el equipo o componentes que corresponda
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO OBJETIVO Corregir las fallas en el equipamiento informtico FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN Se inicia cuando el Administrador de la red de Informtica recibe notificacin de fallas de los equipos y/o sus componentes. Se termina cuando el Administrador de la red archiva el formulario Reporte de Servicio. INSUMO/PRODUCTO ENTRADAS Notificacin de fallas SALIDA Equipo y componentes en funcionamiento Reporte de Servicio
CDIGO: PA.4.2.2.4.2. PG. 2/3
DEPENDENCIAS VINCULADAS
Y/O
PERSONAS
PLANDES (Usuarios, Administrador de la red)

FORMULARIOS UTILIZADOS Reporte de Servicios E INSTRUCTIVOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO ADMINISTRADOR DE LA RED 1. Recibe del usuario la solicitud de servicio de mantenimiento. 2. Llena el formulario Reporte de Servicio con los datos de solicitud. 3. Revisa el equipo y hace el diagnstico. 4. Completa el formulario.
CDIGO: PA.4.2.2.4.3. PG. 3/3
MATERIA: DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRADOR DE LA DIRECCIN 8. Ir al proceso: Adquisicin de bienes y servicios. ADMINISTRADOR DE LA RED 9. Espera compra de partes. 10. Facilita temporalmente un equipo al
usuario, si hay disponibilidad. 11. Recibe las partes a sustituir y las reemplaza 5. Si el equipo requiere reparacin o sustitucin de partes en garanta, entrega copia del Reporte tramita de ante Servicio el al Administrador para y 12. Prueba el equipo con el usuario y obtiene firma en conformidad en el formulario de Reporte de Servicio. 13. Completa y firma el Reporte de Servicio. 14. Desecha las partes sustituidas que proveedor hacer e instala.
efectiva la garanta. 6. Si requiere asistencia de soporte tcnico de DSIA: Solicita Atencin la asistencia al Usuario en de el Centro acuerdo de al
corresponda a consumibles. 15. Desincorpora de inventario el equipo o los componentes proceso: componentes. 16. Archiva el Formulario Reporte de Servicio. que corresponda. de Ir al y Desincorporacin equipos
procedimiento establecido. Una vez recibida la asistencia solicita al Analista de DSIA firma en el formulario Reporte de Servicio. Ir al paso N 12
7. Si la actividad de mantenimiento correctivo se realiza en el rea de informtica y no hay en existencia las partes requeridas elabora nota de requisicin y la entrega al Administrador de la Direccin.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESINCORPORACIN DE EQUIPOS Y COMPONENTES
CDIGO: PA.4.2.3.1. PG. 1/3
Precondicion: Reportes de servicio e informes de Mantenimiento avalados por el Director(a) Poscondicion: Bienes retirados Informe de mantenimiento Reporte de servicio
Elaborar el Informe de Desincorporacin de equipos o partes inservibles
Almacenar el equipo en el depsito de la dependencia
Informar a la Oficina Central de Control de Bienes, mediante oficio e informe de desincorporacin avalado por el Director(a)
Esperar el retiro de los bienes.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESINCORPORACIN DE EQUIPOS Y COMPONENTES OBJETIVO Retirar los equipos y componentes fuera de servicio por obsolescencia o irreparables. FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIN SE INICIA cuando el administrador de la red elabora el Informe de Desincorporacin. SE TERMINA cuando el Administrador remite a la Oficina Central de Control de Bienes el Informe de Desincorporacin.
CDIGO: PA.4.2.3.2. PG. 2/3
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS Reporte de mantenimiento SALIDA Informe de Desincorporacin Equipo retirado al depsito DEPENDENCIAS VINCULADAS PLANDES Bienes) FORMULARIOS UTILIZADOS Informe de Desincorporacin Oficio de remisin E INSTRUCTIVOS (administrador de la red, Administrador, Oficina Central de Control de Y/O PERSONAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: DESINCORPORACIN DE EQUIPOS Y COMPONENTES ADMINISTRADOR DE LA RED 1. Una vez determinada, en las actividades de mantenimiento, la inutilidad de equipos o partes elabora el Informe de desincorporacin. 2. Entrega al Administrador copia del Informe de Desincorporacin. 3. Archiva copia del Informe y del formulario Reporte de Servicio. 4. Almacena el equipo en el depsito de la Direccin Desarrollo. ADMINISTRADOR 5. Remite mediante oficio, a la Oficina Central de Control de Bienes el Informe de Desincorporacin. 6. Espera retiro de los bienes General de Planificacin y
CDIGO: PA.4.2.3.3. PG. 3/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASESORA A USUARIOS
CDIGO: PA.4.2.4.1. PG. 1/3
Precondicin: Necesidades de asesoramiento detectadas Poscondicin: Usuario asesorado
Solicitud de asesora
Determina necesidades de adiestramiento
Elabora el cronograma para realizar la asesora.
Prepara de ser necesario el material de apoyo. Prueba con el Usuario los resultados de la asesoria.
Asesora al Usuario
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASESORA A USUARIOS OBJETIVO Preparar al usuario para el uso correcto y eficiente del equipamiento informtico. FRONTERA DE INICIO Y FINANIZACIN SE INICIA Cuando el Administrador de la red detecta la necesidad o por solicitud verbal del usuario. SE TERMINA Cuando el usuario maneja la herramienta. INSUMO/PRODUCTO ENTRADAS Solicitud verbal Diagnostico del administrador de la red SALIDAS Usuario DEPENDENCIAS VINCULADAS Usuario y administrador de la red RECURSOS Equipos y software Y/O PERSONAS
CDIGO: PA.4.2.4.2. PG. 2/3
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: ASESORA A USUARIOS ADMINISTRADOR DE LA RED 1. 2. Determina necesidades de adiestramiento Elabora asesoria. 3. 4. 5. Prepara de ser necesario material de apoyo. Asesora al usuario. Prueba con el usuario los resultados cronograma para realizar la
CDIGO: PA.4.2.4.3. PG. 3/3
CDIGO: PG.
IX 1/1
MODELO ACTOR-ROL
PORTADA
IX. MODELO ACTOR - ROL
CDIGO: IX PG. 1/16
MODELO ACTOR-ROL
ROL DIRECTOR
ACTOR ARQUITECTO DOCENTE CON POSTGRADO EN DISEO URBANO
PLANIFICADOR CENTRAL EN EL REA ACADMICA ECONOMISTA CON POSTGRADO EN GERENCIA Y EN PEDAGOGA 4 ARQUITECTOS
ACTIVIDADES DEL ROL Establecer las metas as como las acciones para concretar la misin y visin de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo. Dirigir y controlar la integracin del sistema de planificacin institucional. Ejercer la Secretara Tcnica del Consejo de Planificacin Institucional Planear, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planificacin institucional en conformidad con los objetivos, polticas y lineamientos establecidos por el Consejo Universitario. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Consejo Universitario y rganos rectores de la planificacin en educacin superior. Asignar los recursos, ordenar y distribuir el trabajo. Coordinar los diferentes proyectos de la Direccin. Nombrar y remover los Jefes de Departamento de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo Decidir sobre los proyectos que acomete la Direccin, sus participantes y responsables conjuntamente con los Jefes de Departamento. Establecer programas peridicos de evaluacin al personal conjuntamente con los Jefes de Departamento. Informar peridicamente al Rector sobre los proyectos y actividades de la Dependencia. Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misin de la Direccin General de Planificacin y Desarrollo. Recopila, clasifica y analiza la informacin para la elaboracin y control de ejecucin de planes y programas de la dependencia. Realiza estudios para la evaluacin de proyectos en ejecucin o para la formulacin de nuevos proyectos. Realiza estudios de planificacin en una dependencia de la universidad, definiendo metas, objetivos y variables a estudiar. Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecucin de planes y programas, estima el personal requerido y tiempo para la investigacin. Evala proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos. Realiza diagnsticos y pronsticos de mediana complejidad. Coordina y ejecuta el desarrollo de proyectos y programas que se llevan a cabo en una dependencia de la universidad. Disea, aplica e interpreta encuestas y otros instrumentos. Planifica y coordina recursos humanos y materiales requeridos para el desarrollo de los planes y programas. Integra equipos de trabajo multidisciplinario. Actualiza cuadros estadsticos e informacin relevante relacionada con los proyectos asignados.
PLANIFICADOR CENTRAL EN EL REA DE RECURSOS FSICOS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: PROCESOS FUNDAMENTALES ROL ACTOR
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA: MODELO ACTOR-ROL
CDIGO: PG.
IX 2/16
ACTIVIDADES DEL ROL - Elabora mtodos y procedimientos para la estructuracin y presentacin de datos estadsticos y la actualizacin de las mismas. - Asiste a reuniones, seminarios, conferencias y foros concernientes al rea de planificacin. - Presta asistencia tcnica en materia de su competencia. - Supervisa la elaboracin de cuestionarios, la realizacin de encuestas y el anlisis de la informacin obtenida. - Discute con directivos de la dependencia, los objetivos y alcances de los programas y proyectos. - Participa en la implantacin de polticas definidas para alcanzar las metas previstas en los planes. - Elabora grficos, cuadros, y tablas sobre diversos aspectos econmicos. - Tramita solicitudes relacionadas con el rea. - Lleva y registra los datos concernientes a los empresarios y otros beneficios de crdito. - Realiza gestiones del rea ante organismos pblicos y privados. - Participa en la elaboracin de la memoria y cuenta y dems publicaciones. - Efecta clculos estadsticos y econmicos. - Suministra informacin de carcter econmico. - Mantiene registro de datos relacionados con el rea. - Transcribe y accesa informacin operando un micro-computador. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. - Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Coordina la elaboracin de los estudios de planificacin. Evala la estructura, diseo y ejecucin de los planes de desarrollo y de la memoria y cuenta de la Institucin. Evala y determina la factibilidad de proyectos. Evacua y presta asistencia tcnica en materia de su competencia. Administra los recursos humanos, financieros y tcnicos de los planes y proyectos asignados. Determina y efecta proyecciones y estimaciones que inciden en la ejecucin de planes y programas. Realiza estudios de planificacin para formular los lineamientos de los planes operativos anuales. Planifica estudios para la evaluacin de proyectos en ejecucin o para la formulacin de nuevos proyectos. Elabora conjuntamente con el personal especializado el instrumento metodolgico que va a servir de gua para la elaboracin del plan operativo y el plan de desarrollo estratgico institucional.
PLANIFICADOR EN EL REA DE RECURSOS FSICOS
ECONOMISTA
PLANIFICADOR - LIC. EN EN EL REA ESTADSTICA ECONMICA FINANCIERA - GEGRAFO CON POSTGRADO EN PLANIFICACIN Y ORDENACIN DEL TERRITORIO
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: PROCESOS FUNDAMENTALES ROL ACTOR PLANIFICADOR - ECONOMISTA EN EL REA CONTRATADA ACADMICA - ARQUITECTO CON POSTGRADO EN DESARROLLO URBANO LOCAL - INGENIERO
CDIGO: IX PG. 3/16
ACTIVIDADES DEL ROL Estudia y analiza las tcnicas de planificacin aplicadas para el cumplimiento de los programas. Supervisa la organizacin de mtodos y procedimientos para la estructuracin y representacin de datos estadsticos. Estudia, disea y coordina la implantacin de sistemas de planificacin. Coordina y organiza la elaboracin de estadsticas. Coordina y dirige equipos interdisciplinarios que realicen proyectos de investigacin. Coordina y mantiene actualizada informacin en materia econmica. Participa en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Participa en el control y evaluacin de las propuestas tcnicas preliminares de los planes de desarrollo de la Institucin. Participa en la coordinacin de las polticas, programas y metas de los planes operativos en funcin de las necesidades de la Institucin. Formula estrategias para la implantacin de los programas. Coordina y participa en reuniones relacionados con el rea. Representa la Institucin ante otros organismos. Participa y sugiere propuestas en equipos de trabajos multidisciplinarios. Vela por el cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos establecidos. Orienta la preparacin de exposiciones de motivos y proyectos de leyes econmicas. Recibe y analiza informacin financiera de organismos internacionales. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Solicita informacin a todas las dependencias que conforman la estructura programtica para la elaboracin del plan de desarrollo estratgico y operativo. Establece los lineamientos generales que sern aplicados en las diferentes dependencias de la universidad. Discute con las instituciones objetivos y alcances de los programas y proyectos. Elabora informes tcnicos, presentando conclusiones y recomendaciones. Coordina y supervisa la realizacin de pronstico y diagnstico. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: PROCESOS FUNDAMENTALES ACTOR ECONOMISTA
CDIGO: PG.
IX 4/16
MODELO ACTOR-ROL
ROL JEFE DE PLANES OPERATIVOS Y ESTRATGICOS EN EL REA DE PLANIFICACIN ECONMICA FINANCIERA
ACTIVIDADES DEL ROL Coordina el proceso de seguimiento y control de los planes estratgicos y operativos de la Universidad. Planifica actividades de evaluacin de proyectos en ejecucin o para la formulacin de nuevos proyectos. Revisa y adecua a la Institucin los instructivos e instrumentos metodolgicos, que van a servir de gua para la elaboracin, seguimiento y control de los planes estratgicos y operativos institucionales. Estudia y analiza la problemtica actual de la Universidad, en las reas de Docencia, Investigacin, Extensin, Servicio y Administracin, a fin de desarrollar proyectos acorde a las necesidades de la Institucin. Analiza cualitativamente como cuantitativamente, los indicadores arrojados por la evaluacin institucional, con el objeto de verificar el cumplimiento de los planes institucionales. Participa en la elaboracin de las polticas, programas y metas de los planes operativos, en funcin de las necesidades de la Universidad. Desarrolla conjuntamente con la Unidad de Planificacin y Programacin Presupuestaria, mecanismos que permitan articular los planes y presupuestos de la Universidad. Mantiene contacto con la Oficina de Planificacin del Sector Universitario, a fin de ejecutar los lineamientos emanados en el rea de planificacin y promocin. Mantiene relaciones con Universidades Nacionales y Organismos de Planificacin y Promocin del Pas, con el objeto de propiciar intercambios de conocimientos a nivel de planificacin. Brinda asesora al personal encargado de la planificacin en las diferentes dependencias de la Universidad, en la elaboracin y ejecucin de planes estratgicos y operativos y a cualquier ente universitario que requiera apoyo en materia de planificacin. Coordina la publicacin de los planes estratgicos y operativos de la Universidad. Coordina y planifica jornadas, talleres y otros eventos, a fin de propiciar y promover los planes estratgicos y operativos institucionales. Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, el presupuesto de la direccin. Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, las polticas, normas y reglamentos internos de la direccin. Supervisa y controla el personal a su cargo. Evala el personal a su cargo. Elabora informes tcnicos, presentando conclusiones y recomendaciones. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: PROCESOS FUNDAMENTALES ROL ACTOR ARQUITECTO EN EL REA DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS ARQUITECTO INGENIERO CON POSTGRADO EN DESARROLLO URBANO LOCAL CONTRATADO ARQUITECTO CONTRATADO
CDIGO: IX PG. 5/16
ACTIVIDADES DEL ROL Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Disea y elabora proyectos arquitectnicos, requeridos por las diversas unidades de la Institucin. Evala e inspecciona la ejecucin de obras internas o contratadas por la Institucin. Revisa proyectos terminados y efecta observaciones pertinentes. Realiza ampliaciones y remodelaciones requeridas. Asesora y evacua consultas tcnicas en materia de su competencia. Prepara croquis, diagramas, cmputos mtricos, entre otros. Estudia reas ambientales y de construccin. Elabora y/o solicita presupuestos estimados a empresas del rea. Asiste y participa en reuniones del rea. Discute y analiza, conjuntamente con el personal del rea, las obras a realizar. Planifica, controla y hace requerimiento a la rehabilitacin y equipamiento de la planta fsica de la Institucin. Participa en la elaboracin del presupuesto de la unidad. Elabora informes de estudios de reas y memoria descriptiva de proyectos de arquitectura. Analiza proyectos de edificaciones para constatar el acatamiento de las normas establecidas sobre construccin. Disea instrumentos normativos de desarrollo de planta fsica. Hace seguimiento al Plan Maestro de la Institucin. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Planifica, organiza y coordina el trabajo de dibujo de la unidad. Jerarquiza y distribuye el trabajo solicitado por los diferentes usuarios. Propone y disea los bosquejos de los dibujos a realizarse segn el rea. Verifica que los clculos a escala estn de acuerdo a las especificaciones de los usuarios. Supervisa y controla la ejecucin de planos, grficos, mapas, cuadros, entre otros.
DIBUJANTE JEFE EN EL REA DE RECURSOS FSICOS BACHILLER -
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO ADMINISTRATIVO ROL ACTOR
CDIGO: IX PG. 6/16
ADMINISTRADOR
LIC. EN ADMINISTRACIN
ACTIVIDADES DEL ROL - Propone y realiza los dibujos solicitados por los usuarios, cuidando y supervisando los detalles tcnicos y dems especificaciones necesarias en el rea.Orienta tcnicamente en el rea de su competencia. - Supervisa trabajos rotulados. - Disea y dibuja planos en perspectiva. - Disea tabiquera y tipo de mobiliario necesario para la Institucin. - Elabora la requisicin de material y equipo de trabajo. - Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. - Controla y evala el personal a su cargo. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. - Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. - Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobacin. - Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad. - Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos. - Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar. - Elabora y mantiene actualizada la ejecucin presupuestaria de la unidad. - Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor. - Efecta las conciliaciones bancarias. - Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal. - Tramita rdenes de servicio de mantenimiento, construccin de obras y reparaciones necesarias en la dependencia. - Controla el saldo del fondo fijo. - Realiza transferencias y dems trmites para la cancelacin o movimientos de cuentas. - Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad. - Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del rgimen tributario. - Tramita o verifica los viticos. - Lleva registro y control de proveedores. - Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad. - Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia. - Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica. - Elabora y hace seguimiento a las rdenes de pago tramitadas por la unidad. - Rinde cuentas ante los entes controladores.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO SECRETARIAL Y LOGSTICO ROL ACTOR
CDIGO: PG.
IX 7/16
ACTIVIDADES DEL ROL - Solicita presupuestos a empresas comerciales. - Redacta documentos y memoranda en general.Lleva el control de contratos prestados a la Institucin. - Participa en la implementacin de sistemas contables, financieros y administrativos. - Participa en el control financiero de proyectos de investigacin. - Atiende en informa al pblico en general. - Asiste y participa en reuniones del comit de compras y otras, referentes al rea de su competencia. - Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. - Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organizacin. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. - Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. - Opera una central telefnica pequea, haciendo y recibiendo llamadas telefnicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. - Atiende al pblico que solicita informacin dndole la orientacin requerida. - Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado. - Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de nmero de llamadas y tiempo empleado. - Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. - Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad. - Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, as como tambin los mensajes recibidos. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. - Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. - Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y dems documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad. - Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares. - Efecta y atiende llamadas telefnicas. - Atiende a profesores, estudiantes, empleados y pblico en general. - Suministra informacin a las personas que la requieran. - Opera una fotocopiadora.
RECEPCIONISTA
BACHILLER
OFICINISTA DEL REA DE RECURSOS FSICOS
BACHILLER
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO SECRETARIAL Y LOGSTICO ROL ACTOR -
CDIGO: PG.
IX 8/16
SECRETARIA DE DIRECCIN
TCNICO SUPERIOR EN ADMINISTRACIN
SECRETARIA DEL REA ACADMICA
BACHILLER
ACTIVIDADES DEL ROL Lleva el control de ingresos y egresos de material. Recibe informacin para transcribirla. Procesa en el computador informacin solicitada. Transcribe correspondencia general, notas de exmenes, datos de inscripcin y cualquier documento que se le asigne. Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte. Transcribe informacin para mantener bases de datos. Realiza respaldos a la informacin procesada en el computador. Graba informacin para mantener bases de datos. Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la informacin procesada. Imprime el trabajo realizado. Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la informacin procesada. Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y carteleras, anuncios, guas, contratos, trabajos de ctedras, exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos. Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, rdenes de compra y dems formatos de uso de la dependencia. Recibe y enva correspondencia. Opera la mquina fotocopiadora y fax. Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefnicas. Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite. Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la Institucin y pblico en general. Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y eventos. Convoca a reuniones de la unidad. Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. Actualiza el archivo de la unidad. Distribuye la correspondencia de la unidad. Elabora cheques.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO SECRETARIAL Y LOGSTICO ROL ACTOR -
CDIGO: PG.
IX
9/16
MODELO ACTOR-ROL
OPERADOR DE MAQUINA DE REPRODUCCIN
BACHILLER
ACTIVIDADES DEL ROL Desglosa y entrega cheques. Lleva control de caja chica. Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su superior. Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad. Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Becaservicio, adscritos a la unidad. Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. Recibe y controla peticiones de tesis de grado. Prepara informacin de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad. Actualiza la cartelera. Vende guas a los estudiantes. Chequea y controla los prstamos de los libros de la unidad a los estudiantes. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Opera diversos equipos de reproduccin tales como: fotocopiadoras, multilith, mimegrafo, fotostticas, heliogrficas, etc. Compagina, corta y encuaderna el material reproducido. Prepara el material necesario para la reproduccin. Mezcla soluciones qumicas para el funcionamiento de las mquinas reproductoras. Lleva el inventario del material de reproduccin. Detecta y reporta necesidades de materiales y equipos de trabajo. Archiva rdenes de trabajo recibidas. Realiza mantenimiento preventivo y reparaciones menores a las mquinas de reproduccin. Reporta fallas mayores de los equipos de reproduccin. Organiza y suministra el material de reproduccin. Vela por el buen uso y funcionamiento de los equipos que opera. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin.
CDIGO: IX PG. 10/16
ROL
ACTOR -
MENSAJERO EXTERNO
BACHILLER
ASEADOR TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN RECURSOS HUMANOS -
ACTIVIDADES DEL ROL Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada. Conduce vehculo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas. Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, rdenes de pago, fichas acadmicas, circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institucin y dems organismos pblicos y privados. Retira de las diferentes dependencias, organismos, instituciones, fundaciones: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc. Efecta operaciones y gestiones bancarias, tales como: depsitos de cheques, efectivo, retira chequeras, transferencias, etc. Realiza compra de materiales, artculos de oficina y equipos que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas. Reporta a la Unidad de Administracin los gastos ocasionados por combustible. Llena reportes peridicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que te sea asignada. Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baos y otras reas. Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas. Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabn, papel sanitario, desodorantes y otros. Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depsitos. Moviliza material de oficina y mobiliario. Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina, en horas previamente establecidas. Llena reportes de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: GESTIN DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN ACTOR LIC. EN HISTORIA
CDIGO: IX PG. 11/16
ROL ARCHIVISTA EN EL REA DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN EN EDUCACIN SUPERIOR
ACTIVIDADES DEL ROL Coordina y controla la recepcin de la documentacin. Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material. Recibe material para archivar. Clasifica el material para archivar. Codifica el material para archivar, de acuerdo al cdigo establecido. Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, segn la normativa vigente. Efecta la lectura de los documentos a archivar. Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores. Realiza inventarios de archivos, para la evacuacin de expedientes de inactivos y documentos que han caducado. Vela por la conservacin, restauracin y mantenimiento de la documentacin. Participa en el diseo y ejecucin de instrumentos tcnicos. Lleva el control de prstamos de expedientes y/o documentos. Revisa los controles de prstamos para verificar la fecha de vencimiento. Proporciona informacin del material archivado, segn las normas establecidas. Actualiza el Thesauro en trminos claves. Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares de archivo adscritos a la unidad. Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad. Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo. Opera un microcomputador para accesar informacin. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
CDIGO: PG.
IX 12/16
APOYO INFORMTICO ROL ACTOR 2 TCNICO ASISTENTE EN SUPERIOR RECURSOS DE UNIVERSITARIO EN APOYO INFORMTICA INFORMTICO EN EL REA DE RECURSOS FSICOS
ASISTENTE EN TCNICO SUPERIOR RECURSOS DE UNIVERSITARIO EN APOYO INFORMTICA INFORMTICO EN EL REA DE APOYO INFORMTICO
ANALISTA DE TECNOLOGA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN EN EL REA ACADMICA INGENIERO DE SISTEMAS
MODELO ACTOR-ROL ACTIVIDADES DEL ROL Opera los sistemas a su cargo de acuerdo a procedimientos preestablecidos. Realiza respaldo de informacin siguiendo procedimientos establecidos. Recupera informacin siguiendo procedimientos establecidos. Organiza los reportes emitidos por los sistemas. Detecta fallas tcnicas de los equipos. Orienta tcnicamente a los usuarios en materia de su competencia. Reporta las necesidades de insumos y materiales propios del rea. Transcribe y accede informacin en la computadora. Desarrolla aplicaciones mediante herramientas de productividad. Ejecuta tareas de trascripcin y captura de informacin a travs de cualquier dispositivo electrnico. Opera medios audiovisuales. Proporciona apoyo logstico y tcnico para las presentaciones y eventos. Apoya la produccin de presentaciones y publicaciones. Documenta los trabajos realizados. Ejecuta procedimientos operativos establecidos. Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Responde por el inventario de los equipos, herramientas de trabajo y de los materiales a su cargo. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organizacin. Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos establecidos por la organizacin. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
- Aplica normativa por la cual se rigen las actividades o procesos. - Coordina actividades y proyectos bajo su responsabilidad. - Detecta necesidades existentes en el rea bajo su responsabilidad. - Propone a su jefe inmediato los planes del rea a su cargo. - Interviene en la definicin de mtodos, normas y procedimientos. IX - Brinda asistencia tcnica a los usuarios en lo referente a la tecnologa de informacin y comunicacin. - Analiza los requerimientos de tecnologa de informacin y comunicacin.
CDIGO: IX PG. 13/16
APOYO INFORMTICO ACTOR
MODELO ACTOR-ROL
ROL
ACTIVIDADES DEL ROL - Evala los proyectos desarrollados bajo su responsabilidad. - Evala el desarrollo o ejecucin de los procesos bajo su responsabilidad. - Gestiona soluciones oportunas. - Asesora al personal del rea. - Desarrolla proyectos en el rea. - Coordina las actividades en la ejecucin del proceso de mantenimiento de los sistemas, servicios y recursos a su cargo. - Estima costo, tiempo y calidad del mantenimiento de los sistemas, servicios y recursos a su cargo. - Aplica nuevas estrategias y/o metodologas de tecnologa de informacin y comunicacin. - Administra recursos humanos y tecnolgicos. - Participa en los cambios y mejoras de los procesos organizacionales para su sistematizacin. - Participa en la evaluacin del posible impacto organizacional como consecuencia de la aplicacin de tecnologa de informacin y comunicacin. - Analiza los requerimientos de las distintas dependencias de la institucin en relacin a las necesidades de sistematizacin. - Analiza aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. - Elabora aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. - Disea aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. - Mantiene aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. - Implanta aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. - Evala tecnologa de informacin y comunicacin. - Supervisa el desarrollo de las tecnologas de informacin y comunicacin de mediana y baja complejidad. - Determina las herramientas a utilizar en el desarrollo de las tecnologas de informacin y comunicacin. - Brinda apoyo tcnico al personal bajo su cargo en el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. - Coordina la recoleccin de informacin para los sistemas de informacin y comunicacin utilizando las tcnicas adecuadas. - Participa en la recoleccin de informacin para los sistemas de informacin y comunicacin utilizando las tcnicas adecuadas. - Supervisa la elaboracin de la documentacin de los sistemas de informacin y comunicacin. - Participa en la elaboracin de la documentacin de los sistemas de informacin y comunicacin. - Realiza el estudio de factibilidad de los proyectos conjuntamente con el superior.
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: APOYO INFORMTICO ROL ACTOR ANALISTA PROGRAMADOR DE SISTEMAS EN EL REA ECONMICA FINANCIERA INGENIERO DE SISTEMAS -
CDIGO: IX PG. 14/16
ACTIVIDADES DEL ROL Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el rea. Evala tecnologa emergente o de punta existente en el mercado. Participa en la elaboracin de metodologa y estndares de desarrollo de sistemas de informacin y comunicacin. Coordina los entrenamientos a los usuarios. Participa en el establecimiento de prioridades para el desarrollo de los sistemas de informacin y comunicacin. Promueve la formacin del recurso humano bajo su responsabilidad. Realiza respaldo de informacin. Documenta los trabajos realizados. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Disea aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. Elabora aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. Analiza aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. Mantiene aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. Implanta aplicaciones siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin. Disea pruebas de las aplicaciones. Ejecuta pruebas de las aplicaciones. Documenta las aplicaciones segn los estndares establecidos. Recolecta informacin para desarrollar y/o mantener las aplicaciones. Orienta a los usuarios en el manejo de los sistemas implantados. Instruye a los programadores en el desarrollo o mantenimiento de las aplicaciones. Supervisa a los programadores en el desarrollo o mantenimiento de las aplicaciones. Evala software desarrollado por terceros. Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el rea. Coordina el plan de trabajo conjuntamente con el superior inmediato. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza respaldo de informacin.
CDIGO: PG.
IX 15/16
APOYO INFORMTICO ACTOR
ROL
ACTIVIDADES DEL ROL - Documenta los trabajos realizados. - Cumple con las normas, lineamientos y estndares establecidos por la unidad, para el desarrollo de sistemas de informacin. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. - Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
CDIGO: PG.
IX 16/16
MODELO ACTOR-ROL
MATERIA: PERSONAL ADSCRITO A PLANDES
Directora: Arquitecto Ins Benavides Ovallos PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA DIRECCIN Administrador: Lic. Carlos Dvila Z. Archivista: Lic. Carlos Villalobos Anal. Rec. Info.: T.S.U. Isabel Cadenas Oper.Rep.: Ramn Rivas Oficinista: Zoraida Mrquez Secretaria: Marisela Araque Secretaria: Rosa Elena Marquina Recepcionista: Evelyn Aguio Mensajera: Luz Marina Pea. Mantenimiento: Mauricia Rangel DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ACADMICA (DEPLACA) Jefe de Divisin: Econ. Juan Carlos Contreras. Anal. de Tecnolog. de Inf y Comun.: Ing. Amelia Pabn. Personal Contrat.: Arq./MSc. M Eugenia Febres Cordero Personal Contrat.: Ing. Sol Yenime Milln de Feaugas. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN DE RECURSOS FSICOS (DEPREF) Jefe de Divisin: Econ. Mara Antonia Altuve Molina Planificador Central: Arq. Beatriz Delgado Planificador Central: Arq. Blanca Acosta Planificador Central: Arq. Mara Eugenia Asprino Planificador Central: Arq. Pedro Armando Gonzlez Arquitecto: Arq./MSc. Maryory A Dugarte Personal Contrat.: Ing./MSc. Indira Arvalo Personal Contrat. Arq. Tahio Rondn. Jefe de Dibujante: Carlos Eduardo Rivas Rivas Asist. Rec. Apoyo Info.: Eduardo Colombi Asist. Rec. Apoyo Info.: Alexis Ovalles DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN ECONMICA-FINANCIERA (DEPLAEF) Jefe de Divisin: Econ. Mara Eugenia Urdaneta de Huizzi Planificador: Lic. Henry Andrade Planificador: Geog./MSc. Mery Caldern de Armas Analist. Prog. Sist.: Ing. Carlos Araujo. Personal Contrat.: Econ. Reina Dubois
CDIGO: PG.
XI. 1/1
GLOSARIO DE TRMINOS
Diagrama de actividades.Flujo de trabajo de aquellos procesos de ms bajo nivel en la jerarqua de procesos. Jerarqua de procesos.Descomposicin de un proceso complejo en un conjunto de subprocesos ms simples. Manual de Procesos y procedimientos.Modelo de procesos.Descripcin de la organizacin desde el punto de vista de los procesos que sta ejecuta, de sus actores y responsabilidades, de los recursos que estn involucrados en cada uno de los procesos. Modelado de Negocios.- Representacin de los elementos que constituyen una organizacin o parte de ella y de sus interrelaciones. Negocio.- Empresa, organizacin o una parte de ella. Organigrama.- Representacin esttica de la estructura formal de una organizacin. Etimolgicamente significa descripcin de la organizacin y ms concretamente descripcin de las unidades administrativas de una empresa . Proceso.- Conjunto de actividades interrelacionadas que permiten alcanzar un objetivo del negocio. Regla del negocio.Conjunto de condiciones que gobiernan un proceso de negocio de tal manera que ste pueda ocurrir de una manera aceptable para la empresa (Von Halle, 2001) Sistema de negocios.- Conjunto organizado de actividades interrelacionadas denominado procesos de negocio.
CDIGO: PG.
XII. 1/1
BIBLIOGRAFA
Escuela Latinoamericana de Redes (1996). Taller de Tcnicas de Planificacin Institucional. Mrida, Venezuela. Montilva Jons, Barrios Judith (2007). Modelado de Negocios, Versin 2.0. Mrida, Venezuela. Montilva Jons, Besembel Isabel (2005). Modelado de Sistemas usando UML 2.0. Mrida, Venezuela. Pittaluga Carlos (2003). Gerencia de Procesos II: Gestin de Proyectos de Mejora. Instituto de Estudios Superiores de Administracin. Caracas, Venezuela. Universidad de Los Andes, Manual de Cargos vigente
UNIVE RSIDA D DE LOS

Mnpp-Plandes 11-2008

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Mnpp-Plandes 11-2008

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

RECTORADO hnjPORTADA 1 DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES RECTORADO

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES RECTORADO

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES RECTORADO

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANUAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

CODIGO: PG. 1/3

III. Modelo de Jerarquas de sistemas del Sistema de Planificacin y Desarrollo Universitario

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANUAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

CODIGO: PG. 2/3

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

CODIGO: PG. 3/3

MANUAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: MANUAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

CODIGO: I PG. 1/2

ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

MATERIA: ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO:

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONTEXTO INSTITUCIONAL

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

MATERIA: MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONTEXTO INSTITUCIONAL

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

MATERIA: MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

Vigencia de la ltima modificacin:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASUNTO: CONTEXTO INSTITUCIONAL

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO MATERIA:

MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

SUPRASISTEMA DEL NEGOCIO Y SU RELACIN CON ENTES EXTERNOS

Sistema de Control Fiscal

Sistema de Educacin Superior Sistema Nacional de Planificacin