El uso de las tablas dinmicas en Excel

SOFTWARE - General
divendres, 14 de setembre de 2007 12:16

There are no translations available. Conoce esta herramienta de Excel que se utiliza para manejar y analizar grandes cantidades de datos...

El uso de las tablas dinmicas en Excel

1 Introduccin
No has sentido nunca la necesidad de manejar y analizar grandes cantidades de datos y no sabes cmo? Las tablas dinmicas de Excel son una de las herramientas ms potentes de Excel para ello. En este curso te enseamos todos los trucos. Podrs girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y mostrar todos los detalles de tus reas de inters.

1.1 Cundo conviene utilizar un informe de tabla dinmica?

Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de nmeros para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero. En el informe que mostramos, puedes ver fcilmente cmo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinmica son interactivos, puede cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes, como recuentos o promedios.

1.2 Cmo se organizan los datos?

Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias

filas de informacin: En nuestro ejemplo, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un slo elemento Golf. Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. Te resulta complicado? No te preocupes. Poco a poco iremos descubriendo el secreto.

2 Creacin de un informe de tablas dinmicas

Selecciona la opcin Datos | Informes de tablas y grficos dinmicos en tu Libro Excel. Con ello se abre un asistente que nos va guiando paso a paso en la creacin del informe.

2.1 Fuentes de datos

El primer paso es elegir desde dnde obtenemos los datos. Hay varias opciones:

2.1.1 Lista o base de datos de Microsoft Excel. A partir de una lista o base de datos de Excel crea tu propio informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Es importante que la primera fila tenga un nombre descriptivo (nombre de campo) para poder identificarlo posteriormente. 2.1.2 Origen de datos externo. Crea el informe o grfico a partir de datos almacenados en un archivo o una base de datos externa al libro actual de Microsoft Excel. Esto nos permite trabajar con mas de 65536 registros, que es el mximo permitido por Excel en una nica hoja. Con esta opcin podemos acceder a ficheros dBase, y a bases de Datos Access, Oracle, Interbase, etc. 2.1.3 Varios rangos de consolidacin. Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de varios rangos (grupos de datos) de una hoja de clculo de Microsoft Excel.

2.1.4 Otro informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puedes crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de otro informe de tabla dinmica del mismo libro. De esta forma se optimiza el uso de la memoria cuando quieres trabajar sobre datos ya procesados antes en otro informe.

2.2 Tipos de informes a crear

Tienes a tu disposicin dos tipos de informes a crear: un informe o un grfico dinmico. Estas opciones se seleccionan en la parte inferior del asistente dentro del primer paso (Observa la figura anterior).

3 Creacin de un informe a partir de una lista o base de datos Excel

Lo primero que te pide el asistente es el rango de datos del cual queremos obtener el informe de tablas dinmicas.

Por defecto selecciona el rea de datos de la hoja que est activa en ese momento. Puedes cambiarla con el botn , o incluso seleccionar otro libro donde se encuentren los datos con el botn Examinar.

4 Diseo del informe

Finalmente, debes indicar dnde quieres crear el informe. Por defecto se crea en una hoja de clculo nueva, aunque se le puede indicar en que hoja lo quieres.

En este momento se te ofrecen dos opciones mas: Disear el informe y establecer opciones generales del mismo. Si pulsas sobre la opcin Diseo, puedes dar forma personalizada al informe. Para ello se te abre la ventana de diseo, que es la que ves a continuacin:

A la derecha tienes todos los campos. Arrastra sobre la zona de datos los que quieras que se calculen. Coloca sobre las zonas pgina, fila o columna los campos por los que quieres clasificar el informe. El diseo tambin se puede realizar una vez terminado el asistente, directamente sobre el informe, pero aqu tienes la ventaja de que no se trabaja directamente con los datos, por lo que es mas cmodo y eficiente. En nuestro ejemplo arrastra el campo sexo a la columna, y el campo seccin a las filas. Finalmente, arrastra el campo CMUN al rea de datos para que nos cuente cada uno de los registros que hay para cada tipo. El resultado de este diseo sera el siguiente informe:

Si en el asistente seleccionas el botn Opciones se muestra la ventana de opciones del informe de tabla dinmica, en la que puedes establecer mltiples opciones diferentes en funcin de los resultados que quieras obtener.

5 Trabajando con la tabla

5.1 Barra de herramientas Tabla dinmica
Cuando se trabaja con la tabla dinmica, se activa automticamente la barra de herramientas Tabla dinmica, [1] a no ser que la hayas desactivado explcitamente . Esta barra de herramientas est compuesta por un men desde el que se pueden acceder a opciones avanzadas de la tabla y de una serie de botones que permiten acceder de forma rpida a las opciones ms comunes.

5.2 Moviendo o aadiendo campos

El sistema es muy flexible: Para cambiar un campo de posicin slo tienes que arrastrar su nombre desde un lado al otro para que automticamente se reestructure la tabla con la nueva informacin. En el ejemplo, si el campo sexo est en cabecera, pero quieres que est en el lado, slo pulsa el ratn sobre el campo y arrstralo hasta la nueva posicin. Al moverlo el icono ir cambiando para mostrar si lo estamos colocando en la pgina, en la cabecera, en el lado, en el rea de datos, o fuera de la tabla. Si quieres aadir un campo nuevo lo tienes que hacer desde la lista de campos, que aparece al colocarte sobre cualquier celda del informe de tabla dinmica. Si no aparece la lista de campos que ves en la imagen de la derecha es porque no est seleccionada la opcin en la barra de botones Tabla dinmica. El botn para activar o desactivar esta ventana es el ltimo de la derecha. Hay dos formas de aadir campos al informe, una es arrastrndolo sobre el informe y otras es seleccionando en la caja combinada de la parte inferior el rea donde quieres aadir el campo y a

Calcular el porcentaje del total

Por Moiss Ortz el 16 de mayo del 2011

En esta ocasin te mostrar cmo calcular el porcentaje del total de ventas mensual respecto a la venta total anual utilizando una frmula. Considera los siguientes datos, donde se muestran las ventas mensuales y el total del ao:

Obtener el porcentaje del total en Excel

Utilizaremos la tercera columna para calcular el porcentaje del total de cada mes respecto al total anual utilizando la siguiente frmula:

Observa cmo el divisor es la celda B14 que corresponde al total anual pero he colocado el smbolo $ de manera que sea una referencia absoluta para todos los meses y que no se modifique al copiar la frmula. Al oprimir la tecla Entrar obtengo el resultado:

Para dar formato de porcentaje a la celda oprimir el comando Estilo porcentual que se encuentra en el grupo Nmero de la ficha Inicio:

Eso convertir el valor en estilo porcentual pero de un solo dgito. Ahora dentro del mismo grupo Nmero har dos veces clic en el comando Aumentar decimales:

Despus de estos cambios de formato el valor de la celda quedar de la siguiente manera:

Finalmente utiliza el autorrelleno para copiar la frmula hacia abajo y obtendrs el resultado correspondiente para cada mes del ao:

Calcular porcentajes
Mostrar todo

Supongamos que desea calcular un impuesto de venta determinado, calcular una calificacin para la puntuacin de una prueba o determinar el cambio porcentual de ventas que existe entre dos trimestres fiscales. Hay varias formas de calcular porcentajes. Los porcentajes se calculan mediante la ecuacin siguiente:
cantidad/total = porcentaje

Donde el porcentaje est en formato decimal.

Qu desea hacer?

Calcular la cantidad si se conoce el total y el porcentaje Calcular el porcentaje si se conoce el total y la cantidad Calcular el total si se conoce la cantidad y el porcentaje Calcular la diferencia entre dos nmeros como un porcentaje Aumentar o disminuir un nmero en un porcentaje

Calcular la cantidad si se conoce el total y el porcentaje

Por ejemplo, si adquiere un equipo por 800 $ y el impuesto de venta es el 8,9%, cunto debe pagar por el impuesto? En este ejemplo, desea buscar el 8,9% de 800.

Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo

A 1 2 Precio de compra 800 Frmula =A2*B2

B Impuesto de venta (en formato decimal)

0,089 Descripcin (resultado) Multiplica 800 por 0,089 para averiguar la cantidad de impuesto de venta que se debe pagar (71,20 $).

NOTA Para convertir un nmero en formato porcentual a formato decimal, divdalo por 100.

Por ejemplo, el impuesto de venta de este ejemplo (8,9) dividido por 100 es 0,089.
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Calcular el porcentaje si se conoce el total y la cantidad

Por ejemplo, si obtiene 42 puntos correctos de 50, cul es el porcentaje de respuestas correctas?

Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo

A 1 2 Puntos correctamente contestados 42 Frmula =A2/B2

B Total de puntos posible

50 Descripcin (resultado) Divide 42 entre 50 para buscar el porcentaje de respuestas correctas (0,84 u 84%).

NOTA Puede ver el nmero como un porcentaje. Seleccione la celda y, a continuacin, en la

ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en Estilo porcentaje

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Calcular el total si se conoce la cantidad y el porcentaje

Por ejemplo, el precio de venta de una camisa es 15 $, que es un 25% menos que el precio original. Cul es el precio original? En este ejemplo, desea buscar el nmero cuyo 75% es 15.

Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo

A 1 2 Precio rebajado 15 Frmula =A2/B2

B 100% menos el descuento (en formato decimal) 0,75 Descripcin (resultado) Divide 15 entre 0,75 para buscar el precio original (20).

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Calcular la diferencia entre dos nmeros como un porcentaje

Por ejemplo, sus ganancias son 2.342 $ en noviembre y 2.500 $ en diciembre. Cul es el cambio porcentual de sus ganancias entre estos dos meses? Para realizar esta tarea, utilice la funcin ABS y los operadores de resta (-) y divisin (/).

Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo

A 1 Ganancias de noviembre

B Ganancias de diciembre

2342 Frmula =(B2A2)/ABS(A2)

2500 Descripcin (resultado) Divide la diferencia entre los nmeros segundo y primero por el valor absoluto del primer nmero para obtener el porcentaje de cambio (0,06746 o 6,75%)

NOTA Puede ver el nmero como un porcentaje. Seleccione la celda y, a continuacin, en la

ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en Estilo porcentaje

Detalles de la funcin

La funcin ABS devuelve el valor absoluto de un nmero. El valor absoluto de un nmero es el nmero sin su signo.
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Aumentar o disminuir un nmero en un porcentaje

Imagine, por ejemplo, que invierte un promedio de 25 $ cada semana en comida, y desea reducir sus gastos semanales en comida en un 25%. Cunto puede gastar? O imagine que desea aumentar su inversin semanal en comida de 25 $ en un 25%, cul ser su nueva inversin semanal?

Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo