UNIDAD II ORGANIZACIN 1. Definicin a.

Proceso de organizar Es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organizacin es disponer de una estructura organizativa a travs de la cual los individuos cooperan sistemticamente para el logro de objetivos comunes. Sus niveles Institucional Establecimiento de la Visin y elaboracin de Estrategias. Intermedio Transformacin de las estrategias en programas de accin. Interaccin entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lgica (nivel operacional) Operacional Ejecucin cotidiana y eficiente de las tareas de la organizacin. Para realizar un proceso de organizacin su estructura debe ser de un carcter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinacin y control de los miembros de la organizacin. A dems deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organizacin participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolucin de conflictos. Se basa en el establecimiento de mtricas para evaluacin de resultados. A su vez identifica los criterios de asignacin de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organizacin, en todos sus niveles. falta el procecso de organizacion de oficina

a. Principios

Divisin del trabajo: Es el principio de la especializacin necesario para la eficiencia en la utilizacin de las personas. Consiste en la designacin de tareas especificas a cada una de las partes de la organizacin. Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posicin ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona. Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de slo un nico superior. Es el principio de la autoridad nica. Unidad de Direccin: Principio segn el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan. Centralizacin: Se refiere a la concentracin de autoridad en la cima jerrquica de la organizacin. Jerarqua o Cadena Escala: Debe hacer una lnea de autoridad, del escaln mas alto al escaln ms bajo de la organizacin. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

b. Importancia Se reconocen tres aspectos de porque la organizacin es importante: 1.- La organizacin, por ser el elemento final del aspecto terico, recoge, complementa y lleva hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a como debe ser una empresa. 2.- Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administracin, dando lugar a que la contrapongan a sta ltima, como si la primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo prctico y emprico.

3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos tericos, que Urwick llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos, que el mismo autor conoce bajo la denominacin de dinmica: entre lo que debe de ser y lo que es.

2. Definicin a. Manuales "El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un

procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo". Graham Kellog.

"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R. b. Tipos de manuales Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias: A.- Manual de Organizacin. B.- Manual de Polticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista. E.- Manual del empleado. F.- Manual de Propsito mltiple. 1.- Manual de organizacin: El Manual de Organizacin es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemtica, informacin sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin, objetivos, organizacin y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgnicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades

administrativas que integran la institucin, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institucin, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma. Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se pueden clasificar en: Manual General de Organizacin: refleja la estructura orgnica de la organizacin en su totalidad. Manual Especfico de Organizacin: comprende las funciones y

responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se posea en la Organizacin. 2.- Manual de polticas: El Manual de Polticas es el contiene escritas en l las polticas establecidas por una institucin, en este documento se indican la forma de proceder y los lmites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda poltica debe estar orientada hacia el objetivo primario o razn de ser de la institucin. Este Manual puede incluir las polticas generales de la institucin, as como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de polticas es fundamental para asegurar la uniformidad de accin de una institucin. Los Manuales de Polticas por el alcance de su informacin se clasifican en: Manuales Generales de Polticas: abarcan a toda la Institucin, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias

responsabilidades y autoridad funcional. Manuales especficos de Polticas: se ocupan de una funcin operacional o una unidad administrativa en particular. 3.- Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades de una institucin o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecucin eficiente de las mismas, generalmente sealan quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecucin de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institucin sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de desempear las tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran. Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales, sealando la secuencia lgica de las acciones o pasos a seguir para la consecucin de bienes o servicios determinados. Adems, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representacin grfica de la secuencia de actividades para hacerla ms fcilmente comprensible. En el manual de procedimientos se especfica:

Quin debe hacer una actividad; Qu debe hacerse en esa actividad; Cmo debe hacerse la actividad; Dnde debe hacerse; y Cundo debe hacerse la actividad.

4.- Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones. 5.- Manual del empleado:

Contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros. 6.- Manual de propsitos mltiples: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.

3. Definicin a. Organigramas Es la grfica que representa la organizacin de una empresa, o sea, su estructura organizacional. Es la grfica estadstica, esto es, corresponde a la radiografa de la empresa y muestra su esqueleto y su constitucin interna, pero no su funcionamiento ni su dinmica. Tambin son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional.

b. Tipos de organigramas 1. Organigrama clsico Es bsicamente un organigrama compuesto por rectngulos, que representan los cargos u rganos unidos entre s por lneas, que trazan las relaciones de comunicacin entre ellos. Cuando las lneas son horizontales, representan relaciones de laterales de comunicacin. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad (del superior sobre el subordinado) o relaciones de

responsabilidad (del subordinado hacia el superior) lo que no est unido por ninguna lnea, no tiene relacin entre s. Generalmente, cada rectngulo presenta dos terminales de comunicacin. No cabe duda de que el cargo ms elevado de la empresa no tiene la terminal de arriba, mientras que el cargo ms bajo de la organizacin no tiene la terminal de abajo, pues no posee ningn subordinado. En el organigrama clsico los rganos o cargos del mismo nivel jerrquico deben ser colocados paralelamente, utilizando la misma nomenclatura para designarlos. Es el tipo de organigrama ms frecuentemente utilizado. Terminales de comunicacin de los rganos o cargos Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior

Organigrama clsico 2. Organigrama radial El organigrama radial tambin es llamado organigrama sectorial y se elabora mediante crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel

jerrquico. La autoridad mxima se localiza en el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerrquico a medida que se aproxime a la periferia. El organigrama radial permite representar de forma compacta la estructura organizacional. Sin embargo, presenta ciertas limitaciones de orden tcnico, pues no permite la representacin de organismos auxiliares muy variados. Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior Organigrama radial 3. Organigrama circular El organigrama circular es elaborado en crculos concntricos que representan los diversos niveles jerrquicos trazados en lneas de puntos o cortadas. Las lneas gruesas representan los canales de comunicacin existentes entre los rganos o cargos. Los rganos se representan con rectngulos o crculos. A medida que se aproximan al centro, los niveles jerrquicos son gradualmente ms elevados. En el centro del organigrama que el rgano cpula de la empresa. Organigrama circular Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior CLASIFICACION DEL ORGANIGRAMA Algunos autores los clasifican de acuerdo con: a. Contenido

Estructurales. Tiene por objeto la representacin de los rganos que integran el organismo social.

Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica, adems de los rganos, las funciones principales que stos realizan.

De integracin de puestos. Sealan en cada rgano, los diferentes puestos establecidos, as como el nmero de puestos existentes y requeridos.

b.

Ambito

de

aplicacin

Generales. Representan slo a los rganos principales de la empresa y sus interrelaciones.

Especficos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organizacin de una unidad o rea de la empresa.

c. Presentacin

Vertical. Es el que muestra la jerarqua orgnica en sus diferentes niveles desde l ms alto hasta el ms bajo.

Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha ms bien que de arriba hacia abajo.

Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales.

De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor nmero de unidades en espacios reducidos.

Circular. Se sita al ejecutivo en el centro de un crculo con lneas horizontales de la grfica vertical, formando una serie de crculos concntricos alrededor del ejecutivo jefe.