Manual de Procedimientos - Guia para Su Elaboracioncast

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Gua para su elaboracin.
tokiko berrikuntza agenda de innovacin local
"Entre dos explicaciones, elige la ms clara; entre dos formas, la ms elemental; entre dos expresiones, la ms breve".
Eugenid'Ors(18811954);escritor.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin
INDICE 1. Introduccin. 5
2. El Manual de procedimientos 7 2.1. 2.2. Concepto. 7 Utilidades. 7
3. Bases para su elaboracin. 9 3.1. 3.2. 3.3. Sensibilizacin 9 Participacin 10 Dinmica de trabajo en equipo. 10
4. El proceso elaboracin... 13 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Organizacin... 13 Lanzamiento 14 Benchmarking. 14 Diseo mtodo y herramientas. Inventario y ficha de procedimiento. 16 4.5. Elaboracin inventario: Identificacin de procedimientos y sus documentos auxiliares, asignacin responsabilidad.. 18 4.6. Revisin, simplificacin y descripcin de procedimientos 20
4.6.1. Revisin y Simplificacin... 20
4.6.2. Descripcin... 22 4.6.3. Documentos Auxiliares.. 23
4.6.4. Diagrama de flujo. 23 4.7. Puesta en comn y revisin general de procedimientos y documentos auxiliares 25 4.8. 4.9. Conformacin.. 27 Validacin 29
4.10. Aprobacin 30 4.11. Edicin, comunicacin y distribucin. 31
4.12. Formacin 33 4.13. Revisin y actualizacin 34 5. Bibliografa 36 6. Glosario. 37 7. Contexto Normativo. 40 ANEXOS 41
1. INTRODUCCION.
Esta Gua para la elaboracin de un Manual de Procedimientos nace como consecuencia directa del desarrollo de las Agendas de Innovacin Local. (AIL), iniciativa que EUDEL (Asociacin de Municipios Vascos) despliega en colaboracin con el Gobierno Vasco y Diputaciones Forales en su apuesta por la innovacin como estrategia para conducir a Euskadi hacia la segunda transformacin econmica. La AIL tiene por objeto promover la innovacin sistemtica en las formas de gobierno y en la prestacin de servicios de las administraciones locales vascas creando, a su vez, un entorno que facilite el avance de las mismas en clave de apertura y de aportacin de valor pblico. As las cosas, gracias a la implantacin de las Agendas de Innovacin Local en diferentes municipios de nuestra Comunidad Autnoma se ha detectado, entre otras, la necesidad que tienen algunos de nuestros Ayuntamientos de realizar una simplificacin y racionalizacin de sus procedimientos que favorezca, no slo una gestin ms
eficiente y de calidad en los servicios que prestan a la ciudadana, sino tambin su integracin en la Administracin Electrnica mediante una herramienta de gestin de expedientes, dando as cumplimiento a lo exigido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos: Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes medios electrnicos. Facilitar el acceso de la ciudadana a la informacin y al procedimiento, con especial atencin a la eliminacin de las barreras que limiten dicho acceso. Hacer pblico a travs de Internet un inventario actualizado de sus procedimientos administrativos que incluya informacin de los mismos y de su grado de adaptacin a la Ley.
por
Experiencias desarrolladas por algunos Ayuntamientos recomiendan que la deseada simplificacin y racionalizacin de procedimientos se lleve a cabo en el marco de un proceso de redaccin del Manual de Procedimientos Administrativos de cada Ayuntamiento.
Desde la iniciativa AIL se ofrece esta gua para la elaboracin de Manuales de Procedimientos con el objetivo de que los Ayuntamientos y Mancomunidades que estn interesados en iniciar el proceso de su redaccin puedan contar para ello con una herramienta ms de ayuda y orientacin, accesible y de fcil comprensin.
La Gua consta de tres partes, la primera en la que se define qu se entiende por Manual de Procedimientos Administrativos, y se exponen sus utilidades; la segunda parte en la que se establecen las bases que deben de tenerse en cuenta a la hora de iniciar el proceso de redaccin del Manual; y la tercera, en la que se describe de manera pormenorizada la metodologa a utilizar, y se ofrecen ejemplos y referencias de Manuales de Procedimientos elaborados por otros Ayuntamientos. Esta gua est conformada como documento navegable que mediante links permite el acceso al recurso referenciado desde el elemento referenciador.
2.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2.1. CONCEPTO.
El Manual de procedimientos administrativos de un Ayuntamiento es el documento en el que de manera ordenada y sistemtica se recoge la informacin fundamental de cada uno de sus procedimientos administrativos: su significado, quin lo puede solicitar, la documentacin a aportar, por qu canales se puede tramitar, las obligaciones econmicas que se derivan, el plazo de tramitacin, y el marco legal que lo soporta, facilitando, en su caso, los modelos de documentos necesarios para su cumplimentacin.
2.2. UTILIDADES.
Adems de ayudar a la simplificacin y racionalizacin de los procedimientos facilitando a su vez el trnsito a la Administracin Electrnica en la gestin de los procedimientos, el Manual de Procedimientos Administrativos tiene como funciones: Documentar y registrar el conocimiento de la Institucin, garantizando que la informacin se encuentre en poder de la organizacin, y no nicamente de las personas que la conforman, para poder disponerlo, y poder ofrecerlo de
manera universal al conjunto de la organizacin, y de la ciudadana, disminuyendo as los costes de formacin e informacin. Favorecer la estandarizacin y normalizacin de las formas de trabajo convirtindose en un mtodo de trabajo en s mismo que aumenta la eficiencia de toda la organizacin.
Contribuir a la transparencia en la gestin municipal. Introducir la cultura de la calidad y la mejora continua en la organizacin. Al enumerar y revisar uno a uno los pasos que se realizan, permite la identificacin de mejoras, de
responsabilidades, su medicin, y simplifica al mximo el proceso de bsqueda de la falla o factor deficiente permitiendo su correccin. Permite iniciar el proceso de organizacin de un servicio de atencin integral a la ciudadana, como los denominados SAC (Servicios de Atencin a la Ciudadana) ya que se trata de una de las herramientas bsicas e imprescindibles para iniciar un proceso para su implantacin. Mejora la calidad del servicio a la ciudadana ayudando a convertirlo en ms eficiente y eficaz. Promover la participacin de las personas de la organizacin y el trabajo en equipo.
3.
BASES PARA SU ELABORACION.
3.1. SENSIBILIZACIN Y COMPROMISO.
El proceso de elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos de un Ayuntamiento o Mancomunidad debe de iniciarse nicamente una vez la organizacin:
haya llegado a la conclusin de su conveniencia, y necesidad, considere el objetivo como propio, y acepte implicarse en su consecucin.
Para ello, los Responsable polticos debern favorecer tanto en el mbito poltico, como funcionarial, el conocimiento de los beneficios que reporta no slo el contar con un Manual de procedimientos, sino tambin los beneficios que se obtienen en el propio proceso de elaboracin del mismo.
La organizacin de sesiones divulgativas sobre la importancia del desarrollo de procesos de elaboracin de los Manuales de procedimientos para poder conseguir la simplificacin y racionalizacin de los procedimientos administrativos, posibilitando su adaptacin a la Administracin Electrnica pueden ser herramientas adecuadas para conseguir la concienciacin necesaria.
Estas sesiones podrn ser organizadas a travs de la iniciativa AIL y podrn contar con la participacin de Responsables de Ayuntamientos de similares caractersticas que ya dispongan de su Manual de Procedimientos Administrativos, y puedan por tanto aportar sus experiencias.
Una vez los Responsables Polticos confirmen el convencimiento, y disposicin de la organizacin para iniciar el proceso de redaccin del Manual, se recomienda que adopten en el rgano de gobierno que consideren ms adecuado un acuerdo formal de inicio del proceso, y as
mismo, comunicarlo al conjunto de la organizacin solicitando su participacin activa a travs de las unidades a las que pertenezcan. Se trata de visualizar el liderazgo y el respaldo del rgano de gobierno al proceso que se va a iniciar.
3.2. PARTICIPACION.
El proceso de elaboracin de un Manual de Procedimientos debe de contar inexcusablemente con la participacin activa de las personas que conforman las diferentes Unidades Administrativas responsables de los procedimientos. Su conocimiento y experiencia sobre los procedimientos son ingredientes imprescindibles de este Proyecto. Ellas son las personas que mejor conocen cmo se tramitan los diferentes procedimientos, cules son sus secuencias, fases y sus contenidos, e incluso cules son las oportunidades de mejora que se pueden abordar.
Debe de ser la propia organizacin la que no slo aporte la informacin de base para la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos, sino tambin la que participe de su redaccin para que ste pueda ser considerado por dicha organizacin como su Manual, contribuyendo de esta manera al enriquecimiento de su trabajo y a su propia motivacin.
3.3. DINAMICA DE TRABAJO EN EQUIPO
El Manual debe ser elaborado mediante dinmicas de trabajo en equipo que favorezcan y procuren el consenso en la toma de decisiones. nicamente un cambio cimentado en la voluntad de las partes cuenta con garanta de xito. En este sentido se recomienda desarrollar el trabajo en equipo en dos niveles:
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-El Equipo de las Unidades Administrativas responsables de los procedimientos. Conformado por la totalidad de las personas que pertenecen a la Unidad, su misin ser la de identificar, revisar, simplificar y definir los diferentes procedimientos as como los modelos de documentos y documentacin auxiliar que correspondan a cada uno de ellos.
-El Equipo de direccin, mediante la designacin de un Equipo de Coordinacin que conviene est integrado por:
Responsable poltico que lidere el proyecto. Responsables de las diferentes reas en las que organiza su accin el Ayuntamiento. (De entre ellos uno actuar como Coordinador del equipo con la misin de elaborar el orden del da, convocar reuniones, moderar y levantar acta,).
Responsable de informtica que aporte su perspectiva y garantice una adecuada articulacin de los procedimientos con su posible gestin electrnica.
En la medida de las posibilidades persona especializada, de una organizacin pblica o privada, que de apoyo tcnico durante el proceso.
(Se aconseja que el equipo no est compuesto por ms de 10 personas.)
La misin del Equipo de Coordinacin ser la de impulsar, y desarrollar el proceso de elaboracin del Manual de Procedimientos en el plazo previsto, formando a las Unidades Administrativas en las herramientas y la metodologa a utilizar en la elaboracin del Manual, dirigiendo, dinamizando y supervisando su trabajo, garantizando en todo caso la normalizacin de todos los procedimientos, y la incorporacin de los principios de simplificacin, racionalizacin y trnsito hacia la Administracin electrnica.
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Este Equipo de Coordinacin, debiera ser designado, autorizado y apoyado por los responsables polticos mediante acuerdo expreso del rgano de gobierno.
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4.
EL PROCESO DE ELABORACION
4.1. ORGANIZACIN
Una vez nombrado el Equipo de Coordinacin ste deber de reunirse para:

definir objetivos,
organizar su funcionamiento y distribuir funciones entre sus miembros,
planificar, confeccionar, consensuar y aprobar el cronograma correspondiente al proceso de elaboracin del Manual que recoja la totalidad de las tareas a desarrollar, su duracin y los responsables de las mismas. (Previamente cada miembro del Equipo de Coordinacin deber compartir y consensuar con las Unidades Administrativas de las que fuera responsable los compromisos a adquirir.)
La duracin de las reuniones del Equipo de Coordinacin no debieran de superar los 90 minutos cada una, y su periodicidad debiera de ser semanal durante el periodo que va desde el inicio del proceso hasta la conclusin de los trabajos.
El plazo estimado de duracin de un proceso de elaboracin de un Manual de Procedimientos Administrativos es de entre 4 y 6 meses.
Referencias:
Se adjunta Diagrama correspondiente al Proceso de elaboracin de un Manual de Procedimientos Administrativos y Cronograma Tipo (Anexos I y II)
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4.2. LANZAMIENTO
Aprobado el cronograma por el Equipo de Coordinacin es conveniente que por una parte, el Responsable Poltico lo traslade y transmita al equipo de gobierno, y a su vez por otra parte, que cada miembro del Equipo de Coordinacin transmita y comparta el cronograma y los compromisos adquiridos con las diferentes Unidades Administrativas de las que sea responsable.
4.3. BENCHMARKING.
El Benchmarking entendido como tcnica mediante la que se analiza a otras organizaciones para aprender de ellas y mejorar, es una herramienta inicialmente desarrollada en el mbito empresarial de utilidad en los procesos de mejora de las Administraciones Pblicas.
Habida cuenta de la similitud entre los procedimientos de los diferentes Ayuntamientos, y como quiera que en la actualidad son cada vez ms los que cuentan con Manuales de Procedimientos Administrativos, resulta
conveniente, antes de iniciar un proceso para su elaboracin, conocer algunos de estos ejemplos. Sus experiencias relacionadas con el proceso de elaboracin del Manual, y sus propios manuales, podrn servirnos como referencias.
Se recomienda que el Equipo de Coordinacin inicie el proceso de elaboracin del Manual identificando buenas prcticas, as como los Ayuntamientos que en esta materia pudieran ser referencia, y una vez analizados sus ejemplos seleccionar el que se considere ms adecuado a sus circunstancias para que se convierta en su referencia. Una visita al Ayuntamiento seleccionado para conocer de primera mano sus experiencias en el proceso de elaboracin de su Manual de Procedimientos
Administrativos ser sin duda la mejor manera de comenzar nuestro trabajo.
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Para lograr que esta visita tenga la mxima utilidad es conveniente prepararla adecuadamente, identificando las principales dudas o aspectos que se considere importante aclarar o contrastar. El envi previo de esas cuestiones a la organizacin visitada ayudar tambin a que la visita tenga mayor efectividad.
Una vez realizada esa visita es recomendable que los miembros del Equipo de Coordinacin compartan la experiencia y el Manual de Procedimientos seleccionado como referencia con las diferentes Unidades Administrativas.
Referencias:
Ayuntamiento Arrigorriaga: Manual de trmites Arrigorriaga. Beasain: Trmites. Bilbao: Trmites e Impresos. Donostia- San Sebastin, Trmites. Durango, Gua de Trmites. Ermua, Trmites Municipales. Getxo, Gua de Trmites. Irun, Trmites Municipales Vitoria-Gasteiz, Trmites Municipales Alcobendas, Trmites. Gijn, Trmites. Onda, Manual de Procedimientos del servicio de atencin y tramitacin. Zaragoza, Gua de Procedimientos.
Catlogo de Procedimientos Administrativos Municipales de la Generalitat Valenciana.
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4.4. DISEO PROCEDIMIENTO.
METODO Y HERRAMIENTAS. INVENTARIO Y FICHA DE
El Equipo de Coordinacin una vez identificadas las diferentes referencias de Manuales de Procedimientos Administrativos, y con el fin de sistematizar, homogeneizar y facilitar la confeccin de nuestro Manual deber definir el mtodo de trabajo que las Unidades Administrativas debern de seguir para su elaboracin as como disear las herramientas a utilizar: Reuniones
de
trabajo
celebrar:
estableciendo
la
periodicidad y duracin de las mismas. A este respecto se recomienda, al igual que en el caso del Equipo de Coordinacin, que cada Unidad Administrativa celebre
reuniones semanales de duracin no superior a los 90 minutos durante la fase en la que participen del proceso de elaboracin del Manual. Herramienta para la identificacin de procedimientos y documentos auxiliares. (Anexo III ) Ficha de Procedimiento. (Anexo IV). La ficha deber recoger la informacin relevante: Denominacin del procedimiento. Breve descripcin. Definicin de la persona fsica o jurdica que lo puede iniciar. Documentacin requerida. Canales para su tramitacin. Obligaciones econmicas. Pazos para su inicio y finalizacin, estimados y legales. Efectos del silencio administrativo.
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Normativa aplicable. Descripcin de fases. Unidad administrativa responsable y otras que deban intervenir. Trmites ante otras Administraciones. Observaciones. Documentos auxiliares para facilitar su tramitacin. (formularios, declaraciones, autorizaciones etc.) Es necesario tambin que en cada ficha se reserve un espacio para que se refleje la fecha de aprobacin de cada procedimiento as como la de fin de su vigencia. Cuestionario gua a utilizar durante la revisin y simplificacin de los procedimientos y sus documentos auxiliares. (Anexo V)
Referencias:
Se adjunta modelo de ficha inventario de procedimientos y documentos auxiliares. (Anexo III)
Se adjunta Ficha Procedimiento (Anexo IV)
Se adjunta cuestionario gua a utilizar durante la identificacin, revisin y simplificacin de los procedimientos y sus documentos auxiliares. (Anexo V)
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4.5. ELABORACION INVENTARIO: IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS Y SUS DOCUMENTOS AUXILIARES, ASIGNACION RESPONSABILIDAD
Definido el mtodo de trabajo y sus herramientas, cada miembro del Equipo de Coordinacin deber reunirse con las Unidades Administrativas de las que fuera responsable, una a una, para formar a sus miembros en la metodologa a utilizar en la elaboracin del Manual, as como en el uso de las herramientas diseadas al efecto.
Finalizado el periodo de formacin cada miembro del Equipo de Coordinacin deber dinamizar en diferentes sesiones el proceso de identificacin de los procedimientos administrativos y sus documentos auxiliares (indicando si estn normalizados o no) de cada una de las Unidades Administrativas de su responsabilidad.
El proceso deber concluir con la cumplimentacin de los diferentes campos que componen la ficha de inventario (Anexo III): Denominacin
del
procedimiento
incluyendo
una
breve
descripcin del mismo.
Enumeracin de los documentos Auxiliares necesarios para su tramitacin.
Cuantificacin del n de Procedimientos tramitados el ltimo ao. Calificacin del nivel de simplificacin. Propuesta de mantenimiento o supresin del procedimiento. mediante un anlisis crtico, la necesidad u oportunidad de
prioridad para su revisin y
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mantener vigentes la totalidad de los referidos procedimientos o si cupiera suprimir alguno de ellos habida cuenta, por ejemplo, la cantidad de recursos que se asignan, y el escaso rendimiento social y econmico que produce.
El inventario una vez completado deber de ser remitido al Equipo de Coordinacin para que, recibidos los de todas las Unidades Administrativas, proceda a la confirmacin del inventario general de procedimientos del Ayuntamiento, procediendo a su clasificacin por tipos o familias de procedimientos, y a la asignacin de responsables de elaboracin de la ficha de cada uno de ellos.
La clasificacin por tipologa o familias de procedimientos permitir en las siguientes fases del proceso de elaboracin del Manual estandarizar las fases de los procedimientos pertenecientes a una misma tipologa o familia.
El equipo de coordinacin prestar especial atencin a la identificacin de aquellos procedimientos de carcter transversal, as como a aquellos que habiendo sido concebidos de manera departamental constituyan un procedimiento agrupable. En estos casos se constituirn equipos
transversales que revisen el procedimiento-
Referencias:
Se adjunta modelo de ficha inventario general de procedimientos (Anexo VI)
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4.6. REVISION, SIMPLIFICACION Y DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS.
Una vez elaborado el inventario y asignados los procedimientos las Unidades Administrativas designadas responsables de cada procedimiento debern proceder, siguiendo el orden de prioridad establecido, desde su experiencia (o contando en su caso con la asistencia de las Unidades hasta entonces responsables del procedimiento), y a la vista de las referencias identificadas en la fase de Benchmarking, proceder a la revisin y simplificacin de los mismos hasta disminuir su complejidad.
El artculo 34 de la LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos establece que:
La aplicacin de medios electrnicos a la gestin de los procedimientos, procesos y servicios ira siempre precedida de la realizacin de un anlisis de rediseo funcional y simplificacin del procedimiento, proceso o servicio, en el que se consideraran especialmente los siguientes aspectos: a) La supresin o reduccin de la documentacin requerida a los ciudadanos, mediante su sustitucin por datos, transmisiones de datos o certificaciones, o la regulacin de su aportacin al finalizar la tramitacin. b) La previsin de medios e instrumentos de participacin, transparencia e informacin. c) La reduccin de los plazos y tiempos de respuesta. d) La racionalizacin de la distribucin de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas.
4.6.1. Revisin y Simplificacin.
En sesiones semanales de duracin no superior a los 90 minutos recomendados, las Unidades Administrativas, buscando el mayor
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consenso posible, debern en relacin a cada procedimiento administrativo del que sean responsables (utilizando las herramientas proporcionadas al efecto): describir el procedimiento tal y como se realiza en la actualidad (siguiendo el modelo de ficha de procedimiento establecida Anexo V); realizar un anlisis crtico sobre si lo que se est haciendo, y cmo se est haciendo es lo adecuado (cuestionario gua Anexo VI); identificar, y suprimir todo lo que no sea absolutamente necesario, lo que no aporte valor aadido al objeto del procedimiento:
cualquier trmite,
o actividad de otras Unidades Administrativas, o formalidad, o requisito, o documentacin a aportar, que no sea indispensable, o est duplicado u obre en poder de la propia Administracin, y pueda recabarse por medios electrnicos; preguntarse qu pasara si se prescindiera de uno de los requisitos o exigencias que comprende el procedimiento( tal vez la respuesta confirme su improcedencia o innecesaridad); proponer la sustitucin de la presentacin de documentacin por declaraciones responsables; comprobar la adecuada justificacin de los tiempos empleados en las diferentes operaciones (si existen desviaciones negativas entre lo establecido por la normativa y la realidad, identificando en su caso las circunstancias que lo provocan); sustituyendo en su caso el principio de sucesin de actividades por el de simultaneidad de las mismas.
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examinar la adecuacin de los recursos humanos y materiales empleados; en todo caso, plantearse si no cabe el rediseo radical y completo del procedimiento, para conseguir su racionalizacin y
simplificacin.
Se trata de reducir a su expresin ms sencilla, menos complicada, cada uno de los procedimientos consiguiendo una mayor eficiencia y eficacia; en definitiva un mejor servicio a la ciudadana.
En el supuesto de que se generaran entre los participantes puntos de vista contrapuestos que no pudieran solventarse mediante consenso, el responsable del proceso tomar la decisin que considere ms adecuada una vez escuchados los argumentos contrapuestos. De ser necesario, el responsable poltico que lidera el equipo de coordinacin, tomar la decisin final una vez escuchadas las partes. 4.6.2. Descripcin
Finalizado
el
proceso deben
de de
revisin proceder
y a
simplificacin, la nueva
las
Unidades del
Administrativas
descripcin
procedimiento (siguiendo la estructura e indicaciones recogidas en la ficha tipo ANEXO IV) contemplando e incorporando las mejoras adoptadas, y utilizando un lenguaje preciso, claro y sencillo, garantizando su total comprensin.
Debemos de tener presente que el objetivo del proceso es realizar una simplificacin y racionalizacin de sus procedimientos que favorezca, no slo una gestin ms eficiente y de calidad en los servicios que prestan a la ciudadana, sino tambin su integracin en la Administracin Electrnica.
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Esta tarea de simplificacin y racionalizacin deber tener presente tanto las oportunidades internas, recursos de que dispone en la actualidad la
propia organizacin, como las externas, las utilidades y oportunidades que pueden ofrecer para su consecucin las nuevas tecnologas, adaptando los procedimientos a la nueva realidad que imponen.
4.6.3. Documentos Auxiliares.
Las
Unidades
Administrativas
una
vez
descrito
el
procedimiento
administrativo simplificado, debern adjuntar a cada ficha de cada procedimiento los modelos de documentos auxiliares precisos para su tramitacin (formularios, declaraciones, autorizaciones etc.), que al igual que los procedimientos debern someterse a idntico proceso de simplificacin y racionalizacin.
Los documentos auxiliares deben de ser concebidos para que la ciudadana, transmita a la Administracin los datos que sta precise de una manera sencilla y fcil de cumplimentar. Para ello se recomienda que cuenten con un diseo visual sencillo, un lenguaje comprensible, cuente con espacios amplios y suficientes para su rellenado, y que si fuera preciso, contenga las referencias oportunas para su cumplimentacin.
En los documentos auxiliares, siguiendo el principio de proporcionalidad, consagrado en el Art.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, nicamente se debern requerir los datos bsicos estrictamente imprescindibles para la sustanciacin del procedimiento.
4.6.4. Diagrama de flujo.
Descrito el procedimiento e identificados los documentos auxiliares para su tramitacin las Unidades Administrativas debern representar cada uno de
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sus procedimientos grficamente mediante un diagrama de flujo o flujograma, para su incorporacin a la ficha, en el que se recojan las
diferentes operaciones que lo conforman, as como su desarrollo de forma consecutiva desde el inicio del procedimiento administrativo hasta su trmino, las Unidades Administrativas implicadas y el tiempo necesario para la cumplimentacin de cada una de ellas.
Se recomienda que el diagrama de flujo o flujograma sea elemental, y se utilice para su elaboracin la simbologa bsica, todo ello con el fin de facilitar su interpretacin y comprensin. De nada sirve contar con un flujo grama que contenga abundante y diversa simbologa si sus destinatarios (organizacin y ciudadana) no distinguen sus significados.
El diagrama de flujo o flujograma es una herramienta que facilita: la visualizacin de todo el procedimiento en su conjunto, su comprensin a quien desee consultarlo, facilita a la organizacin la identificacin de reas de mejora.
Referencias:
Se adjunta cuadro simbologa bsica para elaboracin de diagramas de flujo o cronogramas (Anexo VII) Flujo grama del Ayuntamiento de Logroo correspondiente al procedimiento de Licencia de Obras Menores. (ANEXO VIII)
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4.7. PUESTA EN COMUN Y REVISION GENERAL DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS AUXILIARES
A medida que cada Unidad Administrativa complete su trabajo de revisin, simplificacin, y descripcin de sus procedimientos las fichas completadas junto con sus documentos auxiliares debern ser remitidas en soporte informtico al Equipo de Coordinacin.
El Equipo de Coordinacin deber proceder a efectuar una revisin general de la ficha de cada procedimiento, as como de sus documentos auxiliares con los siguientes objetivos: homogeneizar, verificar contenidos, y su exactitud, (no debemos de olvidar que toda informacin sobre el procedimiento que se ofrezca a travs de la sede electrnica tendr carcter oficial y por lo tanto ser generadora de responsabilidad garantizar la incorporacin de los principios de simplificacin, racionalizacin y trnsito hacia la Administracin procedimientos. electrnica de la gestin de los
Todo cambio incorporado por el Equipo de Coordinacin, con motivo de esta revisin, en la ficha de un procedimiento deber ser trasladado a la Unidad Administrativa responsable del procedimiento por el miembro del Equipo de Coordinacin responsable de la misma.
Finalmente, con el propsito de dar un orden al Manual y facilitar la bsqueda de los diferentes procedimientos administrativos por los potenciales usuarios es ordenar los procedimientos y clasificarlos
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definitivamente por tipologas o familias. En la prctica nos podemos encontrar con diferentes modalidades de clasificacin de los procedimientos en un Manual. Algunos manuales clasifican y ordenan los procedimientos en funcin de las Unidades Administrativas responsables de su ejecucin, otros los clasifican por familias en funcin de su objeto principal.
En todo caso, la utilizacin de un soporte informtico para el manual puede permitir la bsqueda de procedimientos por criterios diferentes.
Referencias:
Ayuntamientos que clasifican y ordenan los procedimientos en funcin de las Unidades Administrativas responsables de su ejecucin: Arrigorriaga, Bilbao, Irn Ayuntamientos que clasifican por familias en funcin de su objeto principal: Licencias, Subvenciones, Padrn, : Beasain, Donostia-San Sebastin, Ermua, Vitoria-Gasteiz
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4.8. CONFORMACIN
Como decamos al inicio de esta gua El Manual de procedimientos administrativos de un Ayuntamiento es el documento en el que de manera ordenada y sistemtica se recoge la informacin fundamental de cada uno de sus procedimientos administrativos.
Finalizados los trabajos referidos al contenido de los procedimientos, y sus documentos auxiliares el Equipo de Coordinacin debe conformar el Manual de Procedimientos como documento. Para ello recomendamos seguir una estructura estndar utilizada para la conformacin de manuales. Portada: incluyendo la identidad corporativa, ttulo del documento. Primera pgina: conteniendo los nombres y cargos de los componentes del Equipo de Coordinacin y de las Unidades Administrativas participantes en su elaboracin, fecha y rgano que lo ha aprobado. ndice: que enumere los elementos de su contenido, as como el nmero de pgina para su localizacin. Prlogo o Exposicin de motivos: presentacin del manual, sus objetivos, utilidades e informacin necesaria para su manejo. Reproduccin del manual: Las fichas correspondientes a cada procedimiento, su flujograma y sus documentos
auxiliares ordenados segn clasificacin acordada. Fuentes: Referencias utilizadas para su elaboracin.
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Glosario de trminos.
Anexos.
Es recomendable que el Manual se conforme fsicamente como documento digital navegable y su ndice y todas sus referencias a documentos auxiliares, legislacin etc. se conviertan en links que nos conduzcan hasta las mismas.
En el supuesto de precisarse una edicin en formato papel se recomienda que sta se haga en formatos de fichas mviles e intercambiables, que permitan su revisin y actualizacin de manera sencilla.
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4.9. VALIDACIN
Finalizado el trabajo por parte del Equipo de Coordinacin de revisin general y clasificacin se puede decir que el Manual est confeccionado pero antes de que se proceda a su aprobacin conviene se someta a su validacin en relacin a los mbitos legal, econmico, lingstico y de gnero.
El Equipo de Coordinacin deber remitir el Manual a la Alcalda o concejala en quien haya delegado, para que ste, antes de procederse a su aprobacin, lo someta a revisin por los funcionarios competentes (Secretarios, Interventores, Tcnicos de Igualdad y de normalizacin lingstica p.e.).
Una vez revisado el Manual por los funcionarios correspondientes, stos debern de remitir sus observaciones y recomendaciones, a la Alcalda o concejala en quien haya delegado, para que lo traslade al Equipo de Coordinacin. A la vista del contenido de los informes, el Equipo de
Coordinacin proceder a su valoracin y a realizar las oportunas subsanaciones en el Manual.
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4.10. APROBACIN
Con el fin de darle la mayor legitimidad y relevancia al Manual de Procedimientos Administrativos se sugiere que sea aprobado formalmente. Una vez el Equipo de Coordinacin haya dado por concluido su trabajo de adecuacin del contenido del Manual a lo establecido en los informes emitidos por los funcionarios responsables de los mbitos legal, econmico, lingstico, y de gnero, dar traslado del documento a la Alcalda o Concejala Delegada para que se proceda a su aprobacin formal.
Se recomienda que
la aprobacin sea realizada por la propia Alcalda,
Concejala en quien delegue o Junta de Gobierno, sin perjuicio de la conveniencia de dar cuenta de su aprobacin al Pleno del Ayuntamiento.
El acuerdo de aprobacin deber incluir el reconocimiento expreso a las personas que conforman las Unidades Administrativas participantes as como a los miembros del Equipo de Coordinacin.
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4.11. EDICION, COMUNICACIN Y DISTRIBUCION
Una vez aprobado el Manual de Procedimientos Administrativos el rgano de Gobierno, Alcalda o Concejala Delegada en su caso deber de proceder a su edicin, comunicacin y distribucin para que cumpla su funcin de herramienta de consulta y control tanto para las personas que conforman la organizacin como para la ciudadana en general.
Es recomendable que el Manual de Procedimientos se edite como documento electrnico. Se recomienda utilizar el formato PDF por tratarse de un formato abierto con facilidad de uso, que soporta textos, imgenes, hipervnculos y es reducido tamao. Es recomendable, como ya
apuntbamos en el apartado referido a la conformacin del Manual, que ste se elabore como documento digital navegable y su ndice y todas sus referencias a documentos auxiliares, legislacin etc. se conviertan en links que nos conduzcan hasta las mismas.
De igual manera los documentos auxiliares de los diferentes procedimientos debieran de editarse en formato PDF rellenable para facilitar su cumplimentacin por la ciudana.
El Equipo de Coordinacin deber disear y abordar, en su caso, un plan de comunicacin interno como externo. Interno dirigido a todas las personas que componen la Organizacin, trabajadores y polticos. Y a nivel externo dirigido a la ciudadana en general.
En ambos casos, el plan se estructurar identificando los diferentes colectivos a los que se dirige, qu informacin resulta necesaria y pertinente para cada colectivo, as como los medios o canales ms adecuados para trasladarles esa informacin.
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La comunicacin interna debiera de contemplar la celebracin de una sesin a la que se invite a toda la organizacin, en la que el Alcalde presente el resultado de los trabajos y reconozca la participacin de las Unidades Administrativas y del Equipo de Coordinacin.
Una vez editado el Manual de Procedimientos Administrativos deber ser albergado en la web o sede electrnica y distribuido entre toda la organizacin.
A nivel externo, es recomendable realizar una campaa de difusin del Manual entre la ciudadana mediante la celebracin de una rueda de prensa.
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4.12. FORMACION
Se considera igualmente conveniente que se organicen sesiones en las diferentes Unidades Administrativas con el fin de explicar la organizacin y funcionamiento del Manual.
A partir de su elaboracin, el Manual de Procedimientos Administrativos deber formar parte del Manual de acogida de nuevo personal, en caso de que se cuente con l, y en caso contrario, convertirse en uno de los elementos a entregar a dichas nuevas incorporaciones
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4.13. REVISIN Y ACTUALIZACIN
Los Manuales de Procedimientos son herramientas vivas que necesitan estar actualizados conforme a la legislacin vigente en cada momento y a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicados.
Por otra parte, la propia actividad de la organizacin lleva a identificar mejoras en los procedimientos para hacerlos ms eficientes.
Las Unidades Administrativas debern proponer su revisin siempre que: haya finalizado el periodo de su vigencia, consideren existe una demanda social al respecto, se produzcan modificaciones legislativas que le pudieran afectar, cuando la propia organizacin o el uso de las nuevas tecnologas pueda favorecer la implantacin de alguna mejora.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de esta tarea se recomienda establecer mecanismos de revisin que contemplen calendario y
designacin de un responsable para su dinamizacin y coordinacin. Se recomienda que sea la misma instancia que aprueba el Manual, la que debiera en el mismo acto de su aprobacin designar la persona funcionaria a la que se encomiende tal responsabilidad.
Conviene subrayar que toda modificacin que se proponga realizar en la ficha de un procedimiento, o en los documentos auxiliares que lo acompaan, deber seguir el mismo trmite que sigui el documento
original para su aprobacin.
34
An cuando no se hubieran dado circunstancias que llevaran a la modificacin de los procedimientos que componen el manual, resulta conveniente establecer una sistemtica de seguimiento de la efectividad del manual como tal y de cada unos de sus procedimientos en particular.
Esta sistemtica puede consistir en la realizacin de un nmero de reuniones anuales (entre 1 y 3) que tengan como orden del da bsico el siguiente:
1. Seguimiento de los acuerdos adoptados en la anterior reunin. 2. Revisin de los indicadores vinculados al procedimiento (en su caso). Por ejemplo, nmero de expedientes tramitados, tiempo medio de tramitacin, % de expedientes con una tramitacin superior a un tiempo x,... 3. Cumplimiento de los objetivos propuestos en el procedimiento. 4. Incidencias ocurridas. 5. Sugerencias, quejas, reclamaciones o reconocimientos recibidos. 6. Propuestas de mejora, en su caso. 7. Plan de accin para el prximo periodo.
35
5.
BIBLIOGRAFIA
Gestin y Mejora de Procesos. Euskalit.

http://www.euskalit.net/pdf/folleto5.pdf
Gua de Adaptacin de las Entidades Locales a la Ley 11/2007, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos. Junta Castilla y Len.
http://www.jcyl.es/scsiau/Satellite/up/es/Institucional/Page/PlantillaDetalleHome/1182754321158/Comunicacion/1220262617487/11827 54321158?asm=jcyl&tipoLetra=x-small
Gua de adaptacin de la Administracin Local de la Provincia de Crdoba a la Ley 11/2007.

http://www.dipucordoba.es/uploads/attachments/553/guia_eadmin.pdf?F1259569663
Gua de racionalizacin y simplificacin de los procedimientos administrativos. Junta Castilla y Len.

http://www.jcyl.es/web/jcyl/AdministracionPublica/es/Plantilla100/1266397056865/_/_/_
Gua de apoyo a la calidad en la gestin pblica local. FEMP

http://www.femp.es/Portal/Front/Atencion_al_asociado/Comision_Detalle/__9CJy9Y2ZCoETgWRH4c6o8S_IYJSeF16cBZ9JmLX a5OBOpg3gnUrzRp7nDO5AXhSpWYd9E-IZpbu_6aOF7eQfXAiMepho4JwJv7Pmcsw42mWi0J0dTsMIgd44_3SULWzX8vpsotX3VW3OkL5F0QBW0xcpwwu_r_ZEmT0UDsnJFuSmEI3tYf5PHtDvCvsaiUoaiVgOu0jyXn1rkPeRAH8fNh_avM5dBqxrfe4rpxirEPi vDXvB85sE-9C6Ps1VoTpu9vKNT7m6YerurGUa3CRc0USMlay18FmsD7OdXmKXg
Herramientas para la Mejora Continua. JOHN MARSH: AENOR, Madrid, 2000. Iniciacin a la Calidad en los Servicios Pblicos. Junta de Castilla y Len. La Participacin del Personal en la Mejora Continua. PRADO, J.C. AEC, 2002. GARCA LORENZO, A., y
Mejora continua de procesos. Cmo redisear los procesos con diagramas de flujos y anlisis de tareas Galloway, D. . Gestin 2000. Manual de procedimientos-tipo municipales. Normativa estatal y autonmica, jurisprudencia. Lpez Via, Jos. Ed. El Consultor de los Ayuntamientos y Juzgados
Manual de simplificacin administrativa y agilizacin de trmites de la Junta de Andaluca.

https://ws024.juntadeandalucia.es/plutonDescargas/15_647_manual_de_simplificacion_administrativa.pdf
36
6.
GLOSARIO
Benchmarking: Anglicismo con el que se denomina a la tcnica de gestin empresarial que pretende descubrir y definir los aspectos que hacen que una organizacin sea ms til que otra, para una vez conocidos esos aspectos que otros ya han desarrollado adaptarlos para aplicarlos en la organizacin. En definitiva es la tcnica que permite incorporar las mejores prcticas de otras organizaciones. Es una tcnica que se nutre de ejemplos y no de buenas ideas. Consigue completar los procesos de mejora en las organizaciones que la practican en breves espacios de tiempo. Fue puesta en prctica por primera vez en Xerox Corporation en el ao 1979 por D.T. Kearns.
Buenas Prcticas: Prcticas o actuaciones de una organizacin que se ha comprobado son efectivas, eficaces, y eficientes, y que por todo ello se convierten en un ejemplo a seguir.
Canales: Estructuras o medios de difusin de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefnico y el electrnico, as como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos mviles, TDT, etc.). (Anexo definiciones LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
Ciudadano/Ciudadana: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Publicas. (Anexo definiciones LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.)
Diagrama de flujo o flujograma: Representacin grfica de un procedimiento, que nos permitir ver en forma consecutiva sus secuencias y desarrollo.
Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.
37
E-Administracin: el uso de la tecnologa de la informacin y la comunicacin en las administraciones pblicas en combinacin con el cambio organizativo y las nuevas tcnicas para mejorar los servicios pblicos y los procesos democrticos y reforzar el respaldo a las polticas pblicas. LIIKANEN, Erkki (2003). "La administracin electrnica para los servicios pblicos europeos del futuro". En: Leccin inaugural del curso acadmico 2003-2004 de la UOC (2003: Barcelona). Link:Elemento de un documento electrnico que hace referencia a otro recurso y permite el acceso al recurso referenciado desde el elemento referenciador mediante diferentes formas.
PDF (Portable Document Format): formato estndar para la distribucin pre impresin va telemtica de documentacin desarrollado por Adobe Systems y muy usado en Internet debido a su versatilidad, facilidad de uso y tamao pequeo.
Procedimiento Administrativo: el proceso mediante el cual un rgano administrativo adopta decisiones sobre las pretensiones formuladas por los ciudadanos o sobre las prestaciones o servicios cuya satisfaccin o tutela tiene encomendadas dicho rgano. A tal efecto, el procedimiento administrativo consta al menos de las siguientes tres fases: iniciacin, instruccin y finalizacin. De esta forma se entender por fases dentro del procedimiento administrativo el conjunto de trmites caracterizados por ser consecutivos y responder a una misma finalidad en el circuito de tramitacin. (Gua de apoyo a la calidad en la gestin pblica local. FEMP)
Racionalizar: Ordenar el procedimiento administrativo conforme a un criterio razonable del tiempo, del coste y de la norma, es decir, que sea lo ms gil posible, lo ms econmico y lo ms ajustado al derecho. (Gua de racionalizacin y simplificacin de los procedimientos administrativos. Junta Castilla y Len.) Simplificar: Reducir o, en su caso, eliminar documentos, trmites y procedimientos administrativos con el fin de evitar desplazamientos, economizar tiempo y ahorrar costes. (Gua de racionalizacin y simplificacin de los procedimientos administrativos. Junta Castilla y Len.)
38
Trmite: Actividad o grupo de actividades desarrolladas secuencialmente y relacionadas entre s que dan cumplimiento a una misma funcin dentro de las fases en que se divide un procedimiento. Unidad Administrativa: Estructura administrativa con recursos, funciones y actividades propias.
39
7.
CONTEXTO NORMATIVO.
Normativa Comunitaria Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de diciembre de 2006 relativa a los servicios en el mercado interior (Directiva de Servicios). http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:376:0036:0068:es:PDF
Normativa Estatal
Ley 25/2009, de 22 de diciembre, de modificacin de diversas Leyes para su adaptacin a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio. (BOE nm. 308 de 23 de diciembre de 2009) http://www.boe.es/boe/dias/2009/12/23/pdfs/BOE-A-2009-20725.pdf
Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio (BOE nm. 283 de 24 de noviembre de 2009) http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/24/pdfs/BOE-A-2009-18731.pdf
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos (BOE nm.150, de 23 de junio 2007). http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (BOE nm.285, de 27 de noviembre 1992). http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l30-1992.html
40
ANEXOS
41
ANEXO I. DIAGRAMA PROCESO DE ELABORACIN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Sesin de sensibilizacin y compromiso
Designacin de Equipo de Coordinacin
Elaboracin Cronograma.
Lanzamiento. Benchmarking Identificacin de buenas prcticas y seleccin de referencia. Diseo Mtodo, Inventario y ficha procedimiento.
EquipodeCoordinacin
Aprobacin Inventario y Responsables.
Puesta en comn y revisin general
Revisin, simplificacin y descripcin. Diagrama de flujo. Vigencias y plazos.
Validacin
Aprobacin
Edicin, Comunicacin y Distribucin
Revisin y actualizacin
42
Unidades Administrativas
Identificacin de Procedimientos Administrativos y documentos auxiliares.
ANEXO II. CRONOGRAMA PROCESO DE ELABORACIN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SEMANAS FASE RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
SENSIBILIZACION Y COMPROMISO
Alcalda o X Concejala Delg. X
DESIGNACION Alcalda o EQUIPO Concejala Delg. COORDINACION PROCESO ELABORACIN Elaboracin Cronograma Equipo de X Coordinacin Equipo de Lanzamiento Coordinacin Equipo de Benchmarking Coordinacin Diseo Mtodo, Inventario y Ficha Identificacin de Procedimientos y documentos auxiliares Aprobacin Equipo de Inventario General y Coordinacin Responsables X Unidades X Administrativas X Equipo de X Coordinacin X X X X X X
Unidades Revisin, simplificacin y descripcin. Diagrama de flujo. Vigencias y plazos. X X X X Administrativas
43
Equipo de Puesta en comn y revisin general Coordinacin
(Secretara, Intervencin, VALIDACION Poltica Lingstica y Gnero) rgano de Gobierno, APROBACION Alcalda o Concejala Delg. X X X X
EDICIN, COMUNICACIN Y DISTRIBUCIN
rgano de Gobierno, Alcalda o Concejala Delg. X
REVISIN Y ACTUALIZACIN
Responsable Coordinacin Revisin y Actualizacin
44
ANEXO III. FICHA INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS AUXILIARES

Denominacin procedimiento N Procedimientos tramitados en el ejercicio anterior PRIORIDAD Alta Media PROPUESTA Mantener Eliminar Baja
Documentos auxiliares
DENOMINACION PROCEDIMIENTO N Procedimientos tramitados en el ejercicio anterior PRIORIDAD Alta Media PROPUESTA Mantener Eliminar Baja
DOCUMENTOS AUXILIARES
DENOMINACION PROCEDIMIENTO N Procedimientos tramitados en el ejercicio anterior PRIORIDAD Alta Media PROPUESTA Mantener Eliminar Baja
45
ANEXO IV. FICHA PROCEDIMIENTO
CUESTIN
RESPUESTA
Denominacin
El nombre otorgado deber ser sencillo y ofrecer una idea clara de su contenido. Definicin breve y concisa del objeto del procedimiento.
Qu es? En qu consiste?
Quin lo puede solicitar?
Definicin de la persona fsica o jurdica que lo puede iniciar.
Documentacin a aportar Relacin de documentacin que requiere el procedimiento.

Presencialmente: Direccin y horarios. (Distinguiendo si hubiera horario de verano e invierno) Telefnicamente: n telfono. Telemticamente: Direccin de la web o sede electrnica. Por correo ordinario: Direccin postal. Definicin del impuesto, precio pblico o tasa que deber de ser abonado en su caso. Plazos previstos por la legislacin y los estimados segn experiencia y/o compromiso de la propia Unidad Administrativa responsable. Silencio Administrativo y efectos. Relacin de Legislacin que fundamenta el procedimiento con indicacin precisa del precepto legal y de la fecha de publicacin en el Boletn Oficial correspondiente. Unidad Administrativa responsable. Descripcin de las fases en que se descompone el procedimiento. Otras Unidades Administrativas que intervienen. Descripcin de trmites que, en su caso, el procedimiento deber de seguir ante otras Administraciones etc. Otras consideraciones de inters. Documentos de utilidad para su uso en el procedimiento, e instrucciones para su cumplimentacin. rgano que lo aprob y fecha en la que se aprob el procedimiento o en su caso de su ltima revisin. Nombre de la Unidad Administrativa responsable de su elaboracin y revisin. Periodo validez de la ficha de este procedimiento.
Dnde se tramita?
Obligaciones econmicas Plazo del proceso o de la resolucin
Marco Legal Procedimiento a seguir despus de la recepcin Resumen de trmites posteriores Observaciones Documentos auxiliares Aprobacin Unidad Responsable Vigencia
46
ANEXO V. CUSTIONARIO GUIA A UTILIZAR DURANTE LA REVISION Y SIMPLIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS Y SUS DOCUMENTOS AUXILIARES
OBJETO DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTACIN A APORTAR Y A CUMPLIMENTAR
CANALES PARA SU TRAMITACION
PLAZOS
UNIDADES IMPLICADAS
MEDIOS
En qu consiste?
Qu documentos se exige cumplimentar?
Por qu canal se tramita actualmente?
Qu plazos se precisan para su tramitacin?
Qu unidad es la responsable?
Con qu medios se tramita?
Es til al Ayuntamiento?
Son necesarios, imprescindibles?
Por qu no se puede tramitar por otros canales?
Dnde se consumen los plazos?
Es la ms adecuada?
Son los adecuados?
Es til a la ciudadana?
Se pueden conseguir sin solicitrselos al ciudadano? Se pueden sustituir por declaraciones responsables?
Estn justificados los tiempos empleados?
Qu unidad sera la ms adecuada?
Las nuevas tecnologas pueden ofrecer mejoras?
Puede el Ayuntamiento modificar la normativa que lo regula?
Se pueden reducir los plazos?
Intervienen otras Unidades? Es imprescindible su intervencin?
Se ofrecen documentos tipo?
Qu datos se solicitan?
Debieran intervenir otras que no intervienen?
Son necesarios todos los datos que se piden?
Se necesitan otros?
47
ANEXO VI. FICHA INVENTARIO GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
DENOMINACIN PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE
TIPOLOGIA FAMILIA
48
ANEXO VII. SIMBOLOGIA BASICA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Expresa el Inicio o final de un procedimiento.
Explica la Actividad a desarrollar en una determinada fase del procedimiento.
Representa la existencia de alternativas y por lo tanto toma de decisiones.
Representa la Informacin de apoyo para el desarrollo de la actividad.
Se utiliza para representar la existencia de documentacin de referencia o generada en la operacin.
Muestran la direccin del flujo de las diferentes operaciones.
49
ANEXO VIII. AYUNTAMIENTO DE LOGROO.FLUJOGRMA LICENICA OBRAS MENORES
1
R E C E P C I N Y R E G IS T R O
R E C E P C I N 6
U R B .N I.0 2
2
APER TU R A E X P E D IE N T E
3
O F IC IO R E C E P C I N D OC U M EN T.
5
NO E S B IE N D E IN T E R S C U LTU R AL SI SI
4
T IE N E C A L IF IC A C I N D E P R O T E C C I N ? NO
7
U R B .N I.0 3
10 S U S T A N C I A C I N
N
9
F O R M U L A C I N REPAROS NO
8
IN F O R M E S F A V . S U P E R V IS I N T C N IC A S
11
N E C E S IT A IN F . IN F R A E S T .? NO S
12
IN F O R M E S D E IN F .
14
U R B .N I.1 4
13
SI N E C E S IT A F IA N Z A ?
NO
17
N
16
F O R M U L A C I N REPAROS NO
15
ES C O N FO R M E?
SI
18
PR O PU ESTA D E R E S O L U C I N
19
R E S O L U C I N D E A L C A L D IA
20 R E S O L U C I N
T E L F O N O -F A X T C N IC O Y PR O M O TO R
21
F O T O C O P IA P E R S O N A L IZ A D A
22
C O M U N IC A C I N O TR O S S E R V IC IO S
23
N
25
U R B .N I.1 5
24
SI PR ESEN TAN REC URSO? NO
26
A R C H IV O
50

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2. El Manual de procedimientos 7 2.1. 2.2. Concepto. 7 Utilidades. 7

4.6.1. Revisin y Simplificacin... 20

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4.6.2. Descripcin... 22 4.6.3. Documentos Auxiliares.. 23

4.10. Aprobacin 30 4.11. Edicin, comunicacin y distribucin. 31

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BASES PARA SU ELABORACION.

3.1. SENSIBILIZACIN Y COMPROMISO.

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3.3. DINAMICA DE TRABAJO EN EQUIPO

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(Se aconseja que el equipo no est compuesto por ms de 10 personas.)

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Una vez nombrado el Equipo de Coordinacin ste deber de reunirse para:

organizar su funcionamiento y distribuir funciones entre sus miembros,

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Administrativos ser sin duda la mejor manera de comenzar nuestro trabajo.

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Catlogo de Procedimientos Administrativos Municipales de la Generalitat Valenciana.

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4.4. DISEO PROCEDIMIENTO.

METODO Y HERRAMIENTAS. INVENTARIO Y FICHA DE

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Se adjunta modelo de ficha inventario de procedimientos y documentos auxiliares. (Anexo III)

Se adjunta Ficha Procedimiento (Anexo IV)

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descripcin del mismo.

Enumeracin de los documentos Auxiliares necesarios para su tramitacin.

prioridad para su revisin y

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transversales que revisen el procedimiento-

Se adjunta modelo de ficha inventario general de procedimientos (Anexo VI)

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4.6. REVISION, SIMPLIFICACION Y DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS.

4.6.1. Revisin y Simplificacin.

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4.6.3. Documentos Auxiliares.

4.6.4. Diagrama de flujo.

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4.7. PUESTA EN COMUN Y REVISION GENERAL DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS AUXILIARES

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Coordinacin proceder a su valoracin y a realizar las oportunas subsanaciones en el Manual.

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la aprobacin sea realizada por la propia Alcalda,

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4.11. EDICION, COMUNICACIN Y DISTRIBUCION

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