Manual de Ctas Por Cobrar

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA: NOVIEMBRE 2006 MANUAL: SISTEMA:
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PROC002
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
MANUAL DE CUENTAS POR COBRAR
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N 01 N
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I
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PROC002
SISTEMA:
ADMINISTRACION
PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
INTRODUCCION
CONTENIDO 1. INTRODUCCIN 2. PROPOSITO Y ALCANCE 3. RESPONSABILIDAD 4. NORMAS 5. NORMAS GENERALES 6. FLUJOGRAMAS 6.1 ANEXO FLUJOGRAMA 1 6.2ANEXO FLUJOGRAMA 2 6.3 ANEXO FLOJOGRAMA 3 6.4 ANEXO FLUJOGRAMA 4 6.5 ANEXO FLUJOGRAMA 5 6.6 ANEXO FLUJOGRAMA 6 7. FORMULARIOS 7.1 ANEXO FORMULARIO 1 7.2 ANEXO FORMULARIO 2 7.3 ANEXO FORMULARIO 3 8. CONTROL DE LECETURA
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I
MANUAL:
PROC002
SISTEMA:
ADMINISTRACION
PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
INTRODUCCION
C.V.G TELECOMUNICACIONES, C.A.., requiere de un manual que regule las polticas de cobranza, para controlar de manera mas eficaz las entradas de circulante al flujo financiero de la empresa y de esta manera, se pueden programar las inversiones para el crecimiento de la organizacin, la disponibilidad para cubrir los gastos operativos fijos de la misma y la obtencin de beneficios para sus accionistas. En tal sentido, se ha elaborado el Manual de Cuentas por Cobrar, el cual contiene las normas y procedimientos que se necesitan para reglamentar las polticas de cobro. Vale la pena destacar que para el cobro de las facturas se dar preferencia a las ms antiguas, es decir, la poltica de cobro ser sobre la base de las fechas de las facturas.
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N 01 N
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I
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PROC002
SISTEMA:
ADMINISTRACION
PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
INTRODUCCION
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N 01 N
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CDIGO:
I
MANUAL: SISTEMA:
PROC002

PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
PROPSITO Y ALCANCE
OBJETIVO: Establecer los lineamientos metodolgicos para el manejo de las Cuentas por Cobrar de C.V.G TELECOMUNICACIONES, C.A.. Este constituye un instrumento Idneo para suministrar informacin de los procedimientos involucrados en el registro y control de dichas cuentas, generadas por las distintas Unidades que conforman la organizacin y centralizando su cobro en el Departamento de Cuentas por Cobrar.
ALCANCE: El alcance de la normativa abarca desde la emisin de la factura por el
Departamento de Comercializacion hasta el cobro de la misma.
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CDIGO:
II
MANUAL: SISTEMA:
PROC002

PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
INFORMACIN GENERAL SOBRE EL MANUAL
DE LA CODIFICACION DEL MANUAL El contenido del Manual est dividido en captulos los cuales se colocan en el margen superior izquierdo e identificado en nmeros romanos, como ejemplo vanse los ttulos de esta pgina: Captulo III As mismo se establece un Cdigo nico para cada Manual, ubicado en la parte superior derecha, que identifica el tipo de documento, la unidad usuaria y el correlativo asignado que le permitir ubicar rpidamente cualquier documento, como ejemplo vase el ttulo de esta pgina:
PROC002
RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL
Es responsabilidad de los supervisores involucrados en estos procesos, asegurar que las normas y procedimientos establecidos en el presente documento sean de estricto cumplimiento por parte del personal que labora en el mismo, as como, exigirles a estos su firma en el formulario Control de Lectura, en seal de haber sido notificado del contenido del manual.
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N 01 N
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CDIGO:
II
MANUAL: SISTEMA:
PROC002

PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
INFORMACIN GENERAL SOBRE EL MANUAL
DE LA DISTRIBUCIN DEL MANUAL El nmero de manuales fsicos distribuidos, as como tambin los nombres de las dependencias que los reciben, sern archivados en la Direccin, para efectos de envo de las revisiones o correcciones futuras.
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NORMAS
II
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PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
1. Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la CVG TELECOM, a travs de sus principales actividades econmicas. 2. Es responsabilidad del Gerente de Comercializacion y del Analista de Cuentas por Cobrar realizar el Cronograma de Cobros, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan la misma. 3. El Analista de Cuentas por Cobrar mantendr actualizado el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. 4. El Analista de la sede 5. Cuentas por Cobrar indicar al deudor que los pagos deben realizarse a los cobradores que los visiten peridicamente o en Principal de C.V.G TELECOMUNICACIONES, C.A.. a nombre de C.V.G Todo pago realizado a travs de depsito bancario deber ser cancelado en Efectivo o Cheque no endosable, TELECOMUNICACIONES, C.A.. 6. Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrn en el Departamento de Cuentas por Cobrar por noventa (90) das, despus de este lapso y previa verificacin de su imposibilidad de cobro por parte del Departamento, ser enviada al Departamento Legal, quien proceder de acuerdo al caso.
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NORMAS
II
MANUAL: SISTEMA:
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PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
7. La Gerencia de Comercializacin ser responsable de emitir mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y el resumen conciliado de las Cuentas por Cobrar al Departamento de cobranza. 8. El Analista de Cuentas por Cobrar deber suministrarle mensualmente al Departamento de Contabilidad la situacin de los deudores de la organizacin para su respectiva conciliacin. 9. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarn sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoria Interna y al Control Previo por parte de las Unidades Involucradas. 10. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su Unidad. CHEQUES DEVUELTOS 1. El Analista de Cuentas por Cobrar se encargar del control de los cheques devueltos y los enviar al Contador para que lo incluya como una Cuenta por Cobrar en el Sistema Contable Administrativo. 2. El Analista de Cuentas por Cobrar ingresar en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestin y control.
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N 01 N
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CDIGO:
NORMAS
II
MANUAL: SISTEMA:
PROC002

PROCESO:
CUENTAS POR COBRAR
3. El Gerente de Comercializacion enviar a la Unidad correspondiente un listado de los cheques devueltos, junto con el fsico de los mismos, para que se realicen las Gestiones de Cobros pertinentes. 4. El Gerente de Administracin y Finanzas solicitar quincenalmente un Informe de las Gestiones de Cobros de los cheques devueltos realizados por las Unidades Responsables.
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N 01 N
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FECHA:
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FECHA: Noviembre de 2006
ACEPTACIN DEL USUARIO
MANUAL:
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA:
ADMINISTRACION
SUB-SISTEMA: CUENTAS POR COBRAR
El presente Manual de Normas y Procedimientos de Cuentas por Cobrar
de
C.V.G TELECOMUNICACIONES, C.A.., se encuentra aprobado en todo su contenido, por la Junta Directiva, como autoridad competente para ejercer la mxima autoridad administrativa en materia de personal, segn la Clusula
Dcima Quinta, numeral siete de los estatutos de la empresa.
Director
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II
MANUAL: PROCEDIMIENTOS SISTEMA: SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUB-SISTEMA: CUENTAS POR COBRAR
NORMAS GENERALES
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION ACCION
1.Realiza contrato por prestacin de

servicio, y establece canon y fecha de cobro, de acuerdo al tipo de contrato. 2. Enva copia del contrato documento que respalde el compromiso, al Analista de Cuentas por Cobrar.
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR 3. Recibe copia del documento y registra la cuenta en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. 4. Determina la fecha o fechas en que se debe realizar el cobro y lo registra en el Cronograma de Cobros. Forma 10506. 5. Archiva contrato o documento en la carpeta correspondiente, por tipo de cuenta hasta gestionar su cobro. 6. Elabora Relacin de Cobros a realizar en el mes y lo remite al Contador en el Departamento de cobranza para su
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CAPTULO:
II
NORMAS GENERALES
ingreso en el Sistema Financiero. (Ver paso 9). 7. Elabora las Facturas en original y dos copias de acuerdo al Cronograma de Cobros del mes correspondiente. 8. Cinco (5) das hbiles antes de la fecha de cobro, enva segunda copia de la Factura al cliente. En caso de no ubicar al cliente, lo enva a la Unidad Responsable del Ingreso (para que lo remita al cliente). (Ver paso11)
CONTADOR
9. Recibe Relacin de Cobros y registra en el Sistema Financiero generando la Cuenta por Cobrar. (viene del paso 6). 10. Emite Comprobante de Diario y le anexa la Relacin de Cobros. Lo enva al Archivo General de la Direccin de Finanzas para su archivo como Registros Diarios. (ver paso 22)
CLIENTE
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CAPTULO:
II
NORMAS GENERALES
11. Recibe del Departamento de Cuentas por Cobrar o de la Unidad Responsable del Ingreso copia de la Factura y cancela al cobrador a en la sede de la empresa la deuda. (viene del paso 8).
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N 01 N
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CAPTULO:
III
MANUAL: PROCEDIMIENTOS SISTEMA: AMINISTRACION SUB-SISTEMA: CUENTAS POR COBRAR
PROCEDIMIENTOS GENERALES
COBRADORES
12. Recibe al CLIENTE y le ubica original y primera copia de la Factura con el Gerente de Cuentas por Cobrar. 13. Realiza Procedimiento de Recepcin de Ingresos. 14. Entrega al cliente, original de la Factura sellada como cancelada y del recibo de cobro
CLIENTE 15. Recibe original de la Factura con sello de cancelada y original del recibo de cobro, para su control. COBRADORES 16. Entrega copia del Reporte Diario de Cobros, con primera copia del Ticket de Caja anexo. Al Administrador de Cuentas por Cobrar. DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR 17. Recibe copia del Reporte Diario de Cobros y primera copia recibo de cobro anexo.
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N 01 N
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Lic. MILDRET RIVERO
CAPTULO:
III
18. Verifica informacin contenida en el Reporte Diario de Cobros y en las copias de los recibos de cobro. 19. Actualiza en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar con los cobros realizados. 20. Archiva Reporte Diario de Cobros y anexa primera copia de los recibos de cobros en la carpeta del cliente correspondiente para su control por el perodo fiscal. 21. Al transcurrir el perodo fiscal enva Auxiliar de Cuentas por Cobrar y soportes anexos, al Archivo de la empresa.
ARCHIVO 22. Recibe documentos y los archiva por Auxiliar de Cuentas por Cobrar. En caso de Comprobante de Diario lo archiva como Registros Diarios. (Viene del paso 10).
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N 01 N
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III
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR DE DUDOSO COBRO RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR 1. Realiza gestin de cobro de acuerdo al Cronograma de Cobros establecidos. 2. Si el cliente no cancela la deuda en la fecha establecida, realiza nuevos intentos de gestin de cobros dentro de un lapso de noventa (90) das, en conjunto con la Unidad Responsable del Ingreso y registra en la Hoja de Gestin de Cobro el resultado de los mismos. 3. Ubica cuentas con antigedad mayores o igual a noventa (90) das en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar o en el Cronograma de Cobros. 4. Elabora Informe de Gestin (tomando en cuenta el nmero de intentos de cobros realizados, las fechas, formas de comunicacin y resultados) y anexa soportes correspondientes. 5. Remite el Informe de Gestin con copia de los soportes correspondientes al Jefe del ACCION
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N 01 N
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CAPTULO:
III
Departamento de Cobranza para su revisin y aprobacin y una copia al Jefe de Contabilidad para su informacin. GERENTE DE COMERCIALIZACION
6. Recibe documentos, verifica informacin y solicita firma a la Direccin e informa a la Unidad Responsable del Ingreso. 7. Una vez firmado por la Direccin, remite documentos al Dpto. de Cuentas por Cobrar para su actualizacin en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR 8. Recibe documentos, actualiza el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar y lo registra como Cuenta por Cobrar en Litigio. 9. Remite documentos de Cuentas por Cobrar en Litigio al Dpto. Legal. 10. Contina con el procedimiento de Cuentas de Dudoso Cobro gestionada por el Dpto. Legal.
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N 01 N
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III
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR GESTIONADAS POR EL DEPARTAMENTO LEGAL.

RESPONSABLE DEPARTAMENTO LEGAL 1. Recibe del Departamento de Cobranzas los documentos de Cuentas por Cobrar en litigio. 2. Verifica informacin y establece proceso legal a realizar de acuerdo al tipo de cuenta a ser gestionada y el monto de la misma. 3. Efecta gestiones legales de cobro por un tiempo no mayor a cinto ochenta (180) das en conjunto con la Unidad Responsable del Ingreso. 4. Si no logra contactar al cliente registra el resultado de la gestin, en la Hoja de Gestin de Cobro forma 105-011 y contina con el Procedimiento de Cuentas Incobrables. 5. Si logra contactar al cliente registra el resultado de la gestin, en la Hoja de Gestin de Cobro y verifica si el deudor va a cancelar la deuda. ACCION
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N 01 N
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III
6. Si el cliente no est dispuesto a cancelar la deuda, decide si se contina con la gestin legal. En caso de continuar con la gestin legal, realiza gestiones legales de cobros al Jefe de Cobros y a la Unidad Responsable de la situacin del mismo. Si no va ha continuar con la gestin legal contina con el procedimiento de Cuentas Incobrables. 7. Si el cliente est dispuesto a cancelar, realiza convenio de pago con el cliente y se le informa el procedimiento a seguir para la realizacin del pago. DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR 8. Informa al Dpto. de Cuentas por Cobrar, sobre el acuerdo con el deudor. 9. Al presentarse el deudor realiza procedimiento de Recepcin de Ingresos. 10. Cancelada la deuda por el cliente informa al Departamento legal. DEPARTAMENTO LEGAL 11.Recibe informacin, archiva y cierra el caso.
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N 01 N
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III
PROCEDIMIENTO: CUENTAS INCOBRABLES (DEPARTAMENTO LEGAL) RESPONSABLE DEPARTAMENTO LEGAL 1. Determinada la incobrabilidad de la cuenta, realiza informe de la gestin (tomando en cuentas las acciones legales y los resultados obtenidos). 2. Elabora memo dirigido al Jefe de cobros informndole de la incobrabilidad de la cuenta. 3. Enva original del memo, anexa Informe de Gestin y soportes correspondientes al Jefe del Departamento de Cuentas por cobrar para su proceso. Archiva copia de los documentos como soportes. GERENTE DE COMERCIALIZACION 4. Recibe memo en original e Informe de Gestin y documentos anexos, e informa a la Direccin. 5. Remite documentos al Dpto. de Cuentas por Cobrar para que actualice el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. ACCION
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N 01 N
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CAPTULO:
III
DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR 6. Recibe documentos del Jefe de cobros. 7. Asienta en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar la incobrabilidad de la cuenta. 8. Enva documentos al Departamento de Contabilidad para que registre la prdida por Cuenta Incobrable en el Sistema Financiero. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 9. Recibe documentos y registra en el Sistema Financiero. Enva documentos al Archivo Central de la Direccin. ARCHIVO 10 Recibe documentos y archiva por Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
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N 01 N
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III
FLUJOGRAMAS
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N 01 N
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N 01 N
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N 01 N
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N 01 N
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III
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N 01 N
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III
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N 01 N
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III
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N 01 N
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III
FORMULARIOS
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N 01 N
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CAPTULO:
III
CRONOGRAMA DE COBROS
1. AO:
2.- NOMBRE DEL CLIENTE
3.- UNIDAD O DEPARTAMENTO RESPONSABLE
4. MONTO A CANCELAR
ENE FEB
5. MESES
MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
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N 01 N
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CAPTULO:
III
FORMULARIO: Cronograma Cobro Cdigo: 105-06

USO: Controlar los cobros a ser efectuados en cada periodo. ELABORADO: En Computadora N 1 2 3 NOMBRE Ao Nombre del Cliente Unidad o Dpto. Responsable CONTENIDO Periodo Fiscal Identificacin del cliente Nombre de la Unidad o Departamento responsable del Ingreso. 4 5 5.1 Monto a Cancelar Meses Meses del ao (Ene, Feb Mar, Abr, May, Jun, Jul Ago, Sep, Oct, Nov y Dic) Monto total a cancelar por el cliente. Se explica por si solo Marque con una equis (X) el mes cancelad por el cliente.
Distribution:
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N 01 N
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CAPTULO:
III
Original: Departamento de Cuentas por Cobrar
FORMULARIO: Hoja de Gestin de Cobro CODIGO: 105-10
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N 01 N
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CAPTULO:
III
USO: Permite llevar el registro de las gestiones realizadas y los resultados obtenidos. ELABORADO: Manuscrito N 1 NOMBRE Unidad o Dpto. Responsable del Ingreso 2 Cliente CONTENIDO Nombre de la Unidad o Departamento responsable del Ingreso Nombre de la persona natural O jurdica que posee la cuenta Por cobrar. 3 Canon Mensual Monto mensual a cancelar por el cliente. 4 Deuda Total Monto total de la deuda a ser Cancelada por el cliente. 5 6 7 8 Fecha Hora Logro comunicacin Comunicacin Dia, mes y ao cuando se realizo La gestin. Hora en que se realizo la La comunicacin Una equis (X) indicara si se logro O no la comunicacin. Una equis (X) indicara el tipo de
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N 01 N
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CAPTULO:
III
Comunicacin. 9 10 11 Persona Contactada Resultados Observaciones Nombre de la persona contactada Respuesta obtenida de la Comunicacin. Cualquier informacin adicional Referente a la gestin
Distribucin: Original: Informe de Gestin Duplicado: Carpeta del cliente
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N 01 N
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CAPTULO:
III
HOJA DE GESTION DE COBRO 1.- UNIDAD RESPONSABLE DEL INGRESO
2.- CLIENTE
3.- CANON MENSUAL
4.- DEUDA TOTAL
GESTIONES REALIZADAS
5.- FECHA
6.- HORA
7.- LOGRO COMUNICACIN SI NO
8.- COMUNICACIN
ESCRITA TELEF PERSONAL
9.- PERSONA CONTACTADA
10.- RESULTADOS
5.- FECHA
6.- HORA
7.- LOGRO COMUNICACIN SI NO
8.- COMUNICACIN
ESCRITA TELEF PERSONAL
9.- PERSONA CONTACTADA
10.- RESULTADOS
11.- OBSERVACIONES:
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N 01 N
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CAPTULO:
III
G-200051434 1.- ESTADO DE CUENTA 2.- CLIENTE:
3.- Fecha
4.- Descripcin del Servicio
5- N de Factura
6.- facturado
7.-Cobrado
8.- Saldo
Facturado Cobrado 9.- Saldo actual
Bs 0 Bs 0 Bs 0
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N 01 N
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CAPTULO:
III
FORMULARIO ESTADO DE CUENTA:
CODIGO: 105-09 USO: Permite llevar el registro del saldo por cobrar al cliente ELABORADO: En Computadora N 1 NOMBRE Estado de Cuenta CONTENIDO Resumen de los saldos del Cliente pendientes de cobro 2 Cliente Nombre de la persona natural O jurdica que posee la cuenta Por cobrar. 3 Fecha Fecha de emision de la factura del cliente y del dia de cobro de la misma. 4 5 6 Descripcin del servicio N de Factura Facturado Concepto que se esta facturando Numero de la factura emitida y Del recibo de cobro. Canon por servicio mensual
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N 01 N
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III
7 8
Cobrado Saldo
Monto cobrado Saldo de la cuenta por cobrar Despues de recibir el cobro. Comunicacin.
Saldo actual
Saldo final acumulado
Distribucin: Original: Informe de Gestin Duplicado: Carpeta del cliente
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N 01 N
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CAPTULO:
III
CONTROL DE LECTURA
Apellido y Nombres
C.I.
Cargo
Fecha
fFirma
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III
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CAPTULO:
III
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N 01 N
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

FECHA: NOVIEMBRE 2006 MANUAL: SISTEMA:

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

CUENTAS POR COBRAR

MANUAL DE CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

CUENTAS POR COBRAR

ALCANCE: El alcance de la normativa abarca desde la emisin de la factura por el

Departamento de Comercializacion hasta el cobro de la misma.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

CUENTAS POR COBRAR

INFORMACIN GENERAL SOBRE EL MANUAL

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

CUENTAS POR COBRAR

INFORMACIN GENERAL SOBRE EL MANUAL

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

CUENTAS POR COBRAR

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

CUENTAS POR COBRAR

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION

CUENTAS POR COBRAR

FECHA: Noviembre de 2006

El presente Manual de Normas y Procedimientos de Cuentas por Cobrar

Dcima Quinta, numeral siete de los estatutos de la empresa.

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION ACCION

1.Realiza contrato por prestacin de

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR GESTIONADAS POR EL DEPARTAMENTO LEGAL.

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2.- NOMBRE DEL CLIENTE

3.- UNIDAD O DEPARTAMENTO RESPONSABLE

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FORMULARIO: Cronograma Cobro Cdigo: 105-06

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Original: Departamento de Cuentas por Cobrar

FORMULARIO: Hoja de Gestin de Cobro CODIGO: 105-10

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HOJA DE GESTION DE COBRO 1.- UNIDAD RESPONSABLE DEL INGRESO