LOS SISTEMAS EN LA EMPRESA

INTRODUCCIN.
La mayora de las empresas hoy en da por lo menos las ms exitosas y que lideran el mundo de los negocios se estn insertando a todo vapor en programas de cambio y de innovacin para acompaar lo que sucede en el ambiente y a su alrededor. El ajustamiento ambiental es una divisa continua e ininterrumpida. Algunas organizaciones van ms all y procuran anticiparse y promover ellas mismas los cambios que sucedern en el mundo de los negocios. Siempre se presentan conflictos por eso la gestin como un sistema, es estudiar, desarrollar y mantener los mecanismos y tcnicas a travs de los cuales es posible triunfar en ese conflicto, con la mejor combinacin de recursos que permite el cambio en condiciones de beneficio.

LOS SISTEMAS Y LA EMPRESA.

La empresa es una organizacin de partes interrelacionadas operando de modos diferentes a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales, que adopta una estructura determinada por su interaccin con su medio ambiente. Forma a su vez un entorno condicionante de los subsistemas y elementos que se integran en l. Una empresa como un sistema, est compuesto de mltiples partes dinmicos interconectadas de manera compleja creando coordinacin y accin comn precisas para actuar con oportunidad, en evolucin permanente bajo la accin del universo exterior, y que debe ser orientado hacia la realizacin de objetivos. Los sistemas permiten aprovechar, convenientemente, los datos que aportan el entorno y los productos informativos procedentes de sus mismos componentes. Buena parte del sistema es de ndole informtica, as como medio de gestin de la empresa, permiten que se realice un direccionamiento escalonado al objetivo del sistema total y coordinar entre s una serie de redes menores de decisin.

POR QUE DEBE LA EMPRESA APLICAR LOS SISTEMAS.

De manera fundamental existen dos motivos: La razn estructural; si la empresa es un ser vivo y en estado de evolucin, debe poseer una filosofa adecuada y una capacidad orgnica acordes con ese fin. No basta con poseer elementos aislados, hay que tenerlos interrelacionados y comprometidos de tal manera en los fines comunes. El concepto de sistemas, suministra a la empresa el modelo para una organizacin cambiante capaza de operar con xito en un medio dinmico. La razn instrumental; el sistema es un instrumento muy importante para el desarrollo exitoso empresarial utilizando como un todo y en conjunto, permitiendo la entrada (alimentacin), el proceso y realimentacin de informacin en el transcurso de sus operaciones.

EL MEDIO AMBIENTE.
El sistema como un todo, est dirigida a incrementar las posibilidades de xito en todo enfrentamiento con otros sistemas competitivos en su espacio es decir su medio ambiente. Puesto que la empresa es un sistema abierto relacionado con una serie de sistemas que afectan de una forma directa definiendo su comportamiento, buscando su equilibrio y ventajas maximizada solo por uno de ellos. El medio ambiente ejerce ciertas acciones sobre la empresa, manifestando una influencia a la que sta responde mediante su adaptacin, o su resistencia segn su flexibilidad. De

cualquier modo la organizacin busca absorber los factores que dificultan su comportamiento, o bien aprovechar aquellos otros que los pueden favorecer para su progreso y obtencin del incremento de sus objetivos. La adaptacin se lleva a cabo mediante decisiones adaptativas que afectan en alguna forma a la estructura de los sistemas de la empresa sus relaciones, entre s y con el entorno.

SISTEMAS QUE FORMAN LA EMPRESA.

La empresa como un sistema abierto en una constante interrelacin con su medio tiene su estructura en subsistemas que podemos diferenciar en tres grupos de la siguiente manera:

sistemas de los recursos Sistema de recursos humanos Sistema de los recursos financieros Sistema tecnolgico Sistema logstico La transformacin de los recursos conduce al producto final, bienes o servicios, que caracterizan a la actividad de la empresa. Este elemento procesador en la estructura del sistema total, intersecciona el personal con las operaciones que deben ser realizadas y que son definidas por los procedimientos diseados para atender a las funciones y tareas de la actividad. La adaptacin de personas y operaciones se verifica a travs de la estructura de la empresa es la disposicin que adoptan las personas a fin de realizar las operaciones utilizando los recursos precisos.

sistemas operativos Se interseccionan los sistemas de recursos a travs de la aplicacin que es requerida de estos para cumplir los objetivos del sistema total. Su direccin depende del sistema de management de la empresa, que de esta forma verifica la actividad fsicamente.

sistema decisional Representa la red de decisiones que son tomadas a todos los niveles para dirigir las operaciones empresariales. Por ello es un sistema de carcter corporativo, que afecta a todos los componentes del sistema total y que efecta las decisiones en nombre de la organizacin. Estas decisiones se instrumentan en las funciones bsicas que componen el ciclo del management tradicional, originndose los sistemas corporativos siguientes:

Sistema de planificacin Sistema de informacin Sistema de control Entre el sistema total y su entorno se producen transferencias de informacin, bienes y servicios al igual que entre los subsistemas de la empresa entre s.

EL CICLO DE LOS SISTEMAS CORPORATIVOS EN LA EMPRESA.

La naturaleza de los actos y la toma de decisiones efectuadas, bien por un individuo o bien por una organizacin, frente a un estado cualquiera del mundo fsico-econmico que los rodea, posee en esencia caractersticas similares. Podemos considerar primeramente el esquema del acto humano. Guarda este esquema una secuencia lgica entre tres funciones:

Volicin Ejecucin Comprobacin La volicin es el acto de voluntad que pone en marcha el acto en forma dirigida. El hombre tiene la voluntad de realizar el acto con un fin, as determina, ordena, la actuacin de aquellos rganos que pueden cumplirlo, dando lugar a la ejecucin. Una vez realizada sta, la voluntad que representa la direccin del proceso pasa a conocer el resultado, es decir, a comprobar si la ejecucin ha cumplido con lo que la voluntad determin. En caso contrario se repetira el acto con las correcciones oportunas. En la empresa, la direccin se halla frente al medio fsico-econmico animada por las motivaciones que representan el cumplimiento de sus fines. En consecuencia, se produce un direccionamiento de las acciones y decisiones para conseguir esos fines con los recursos disponibles; esto entraa la realizacin o ejecucin de determinadas acciones. En la empresa, al ser un conjunto de individuos, se requiere en el acto de voluntad se exprese a travs de una va jerrquica, o sea en forma de mandato. Este da lugar a la realizacin de la actividad que expresa su contenido. Consecuentemente se produce la comprobacin, el control en este caso, que permite al proceso director conocer si se ha verificado la accin y tomar las oportunas medidas en caso contrario. Es decir, que las tres funciones del acto humano se configuran en el sujeto orgnico en: La direccin por sistemas

Mando Actividad Control Realizado el acto, la direccin se encuentra ante tres factores:

Sus fines El estado del medio ambiente, una parte del cual se debe a la actividad realizada. La respuesta de la accin que el control le da a conocer. Ya hemos citado anteriormente que se trataba de cumplir con los fines utilizando unos recursos dados. La direccin, a la vista del estado de los recursos dados. La direccin, a la vista del estado de los factores indicados, trata de acomodar la organizacin dentro de los lmites que le son impuestos, a la mejor para ajustar el elemento actuante y el lugar en el que debe actuar, es decir, para responder a:

Quien? Donde? En la estructura. As cuenta con la evolucin dinmica de la estructura orgnica a travs de la cual, y mediante las instrucciones de la funcin organizacin, puede la direccin acomodar los recursos en forma ms general a la actuacin. El objeto principal de la dinmica de la organizacin es satisfacer ciertas necesidades estructurales; el criterio que los determina est sujeto a un cambio gradual con el tiempo. Este cambio lo precisa en directrices concretas la direccin, cuyo criterio evoluciona frente al medio y la posibilidad de aprovecharlo en beneficio de sus objetivos. Ahora bien, un cambio en la organizacin, ya sea aadiendo nuevas actividades o alterando las existentes, comprende no slo el proceso de seleccin por el cual la organizacin va resultando ms y mejor adaptada al medio, sino que exige tambin un proceso que podemos llamar de iniciacin. A travs de este proceso se generan nuevas posibilidades se examina sus consecuencias. De aqu deviene el origen de dos importantes sistemas corporativos: una rama del sistema de informacin y otra del sistema de control. La direccin ejerce su funcin determinativa que da origen a una rama descendente del sistema de informacin, a travs del cual se dan las normas y reglas pues permiten inspirar la realizacin de todos los actos individuales en una igualdad de criterio en el tiempo y el espacio. La nocin del control implica el concepto de objetivo en un acto simple, ste es bien sencillo, puesto que se reduce a verificas si el acto se ejecut o no. En un organismo complejo y en el que se ejecutan gran nmero de actividades diversas, el proceso no es tan sencillo. Para establecer la comparacin entre los resultados y lo que deba de haber sido e introducir si es oportuno las correcciones precisas, la direccin ha de poseer las premisas definidas que permitan decidir sobre la actuacin de cada elemento. Luego de haber considerado el quin, donde y cmo, respondemos al:

Cuando? Para integrar en el tiempo la accin procedente. La direccin tiene aqu una funcin por la que sita en el tiempo la actuacin del conjunto a travs de los conocimientos histricos de la tendencia. Esta funcin es la de planificacin que da lugar al sistema del mismo nombre.

Que sucede? En esta fase se recoge sistemticamente la informacin operativa y la exterior, que definen el conjunto de informaciones que ponen a la direccin en contacto con su medio: el mundo externo a la organizacin y la actuacin y comportamiento de la misma.

por que

El por qu viene dado en virtud del control. Ya hemos citado el control en su faceta de comprobacin de cmo; ahora el control, en forma escalonada, permite conocer las razones de actuacin de todos los niveles de la organizacin para presentar este conocimiento sistematizado a la direccin.

CONCLUSIN. La empresa se asemeja ms a una orquesta sinfnica, en la cual varios y diferentes instrumentistas tocan en conjunto diversas partituras como un equipo integrado y enlazado. La organizacin precisa, funcionar como una orquesta afinada y armonizada. Todo tiene caractersticas que ninguna de las partes posee. En general, una orquesta, no tiene grandes msicos solistas, ni virtuosos, pero msicos altamente productivos como un todo. Lo importante no es lo que cuesta el capital ni cuanto capital est siendo invertido en el negocio. Lo importante es la productividad del capital: lo que l produce como retorno a la organizacin, al cliente y a la sociedad. O as mismo en el sentido de crecer dada vez ms con una mejor sincronizacin sistemtica.

Sistema empresa y sus subsistemas Concepto Un conjunto de partes coordinadas y en interaccin para alcanzar un objetivo, es un grupo de partes y objetos que interactan y que forman un todo. Un conjunto de elementos dinmicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energa y materia, para proveer informacin, energa y materia Niveles de sistema * Macrosistema suprasistema.- Conjunto de sistemas que interactan * Sistema.- Es un grupo de partes y objetos que interactan y que forman un todo * Subsistema.- Las partes componentes de un todo Tipos de Sistema 1. En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos: * Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. * Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. 2. Por su comportamiento * Deterministicos.- Son aquellos cuyo funcionamiento puede decidirse con todo certeza * Probabilisticos.- Son aquellos cuyo funcionamiento es incierto tanto actualmente como en el futuro 3. En cuanto a su naturaleza * Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y

materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas. * Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinmica que dice que "una cierta cantidad llamada entropa, tiende a aumentar al mximo". Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza fsica en direccin a un estado de mximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado de creciente orden y organizacin (entropa negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energa y reparan prdidas en su propia organizacin. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organizacin y de la sociedad. 4. Por su aplicabilidad * Cientfico y/ pragmtico * Sistemas sociales.- estas son las econmicas polticas y religiosas Elementos de un sistema a) corriente de entrada b) proceso de conversin c) corriente de salida Las corrientes de entrada Se conoce que los sistemas abiertos para que puedan funcionar, deben importar a travs de su corriente de entrada, ciertos recursos del medio, tales como insumos o energa, que permiten su funcionamiento y manutencin La energa en las corrientes de entrada: a) En general, la energa que importa el sistema del medio, tiende a comportarse de sistema del medio, tiende a comportarse de acuerdo a la ley de conservacin que dice: La cantidad de energa ( ya sea representada por materias primas, recursos representada por materias primas, recursos financieros o humanos) que permanece en el sistema es igual a la suma de energa importada menos la suma de la energa exportada exportada b)Existe la corriente de entrada de una energa en particular que no responde a esta ley de conservacin: la informacin En este caso, la conservacin: la informacin se comporta de acuerdo a lo que se ha denominado ley de incrementos, que dice que la cantidad de informacin que permanece en el sistema no es igual a la diferencia entre lo que entra y lo que sale, sino es igual a la informacin que existe ms la que entra, es decir, hay una agregacin la que entra, y la salida no elimina neta en la entrada, informacin del sistema. c) La salida de la informacin puede aumentar el total de la informacin del sistema Proceso de conversin Recordemos que en los sistemas existe la presencia de un prposito u objetivo, as la

energia que importan los sitemas sirve para mover y hacer actuar sus mecanismos particulares con el fin de alcanzar los objetivos para los cuales fueron diseados. En otras palabras los sistemas transforman energia que representa la produccin caracterstica del sistema en particular y los procesos de conversin son aquellos que llevan a cabo la elaboracin del producto de ese sistema A pesar de que las organizaciones pueden tener giros muy diversos, sin embargo, existen elementos bsicos que todas comparten entre si, como son: Proceso de conversin Algunos insumos Los productos resultantes de la conversin insumos Retroalimentacin de la informacin en el sistema Corriente de salida La corriente de salida corresponde a la exportacin que hace el sistema al medio, generalmente no existe una sino varias corrientes de salida. En general podemos dividir las corrientes de salida en positivas y negativas para el medio y el entorno entendindose por medio todos aquellos otros sistemas que utilizan de una forma u otra la energa que exporta este sistema Recursos de los sistemas Definicin de recursos.- Son elementos que tiene la empresa que bien administrados ayudan a lograr los objetivos de la organizacin Clasificacin de los recursos Recursos materiales.- Son aquellos bienes tangibles propiedad de la empresa Recursos tcnicos.- Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinacin de los otros recursos Recursos humanos.- De ellos depende el manejo y funcionamiento de l.os dems recursos sea son las personas, con sus cualidades y aptitudes para desempear un trabajo La visin general de los subsistemas de la empresa Subsistema financiero.- Se encarga de las actividades relacionadas con la obtencin de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, prstamos Subsistema de recursos humanos.- La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de produccin, as la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas. Subsistema de direccin y control.- El funcionamiento de cualquier subsistema afecta al funcionamiento de la totalidad. Una empresa considerada en su conjunto no puede funcionar adecuadamente si por ejemplo no lo hacen el subsistema financiero o el de comercializacin. Subsistema de aprovisionamiento.- Subsistema de aprovisionamiento: debe encargarse de las siguientes cuestiones: a) Previsin de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. b) Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, eleccin de las ms adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad. c) Recepcin de los materiales, inspeccin de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. d) almacenaje y gestin de almacn

Subsistema de produccin. El proceso de produccin transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicacin de una tecnologa