Organizacin y Mtodos

Ing. Doris Rojas Mendoza drojas@qnet.com.pe

DISEO ORGANIZACIONAL

La direccin estratgica en el diseo organizacional

Las organizaciones se crean y se disean para lograr un propsito, establecido por el equipo de alta direccin. La estructura y el diseo de la organizacin son productos de ste propsito. La responsabilidad primaria de la alta direccin es determinar metas, estrategias y el diseo de un estructura de organizacin, que permita la adaptacin a un ambiente cambiante.

Ambiente externo Oportunidades Advertencias Inseguridad Disponibilidad de recursos

Funcin de la alta direccin en la direccin, diseo y efectividad de la Organizacin

Diseo de la organizacin Forma estructural aprendizaje versus eficiencia Informacin y control de sistemas Produccin tecnolgica Recursos humanos, rgimen de estmulos Cultura organizacional Eslabn internacional
Efectividad de produccin Recursos Eficiencia Logro de objetivos Valores competitivos

Direccin estratgica
Definir la Misin, los Objetivos oficiales Seleccionar objetivos de operacin, estrategias competitivas

Director general equipo de la direccin

Situaciones internas

Fuerzas Debilidades Competencias diversas Estilo de lder Ejecucin pasada

Los administradores tienen que seleccionar estrategias especficas y disear opciones que ayudarn a la organizacin a obtener sus propsitos dentro de su ambiente competitivo. Una estrategia es un plan para interactuar con el entorno competitivo, que permite lograr los objetivos organizacionales.
Los objetivos definen a donde debe ir la organizacin y las estrategias establecen como llegar. Formular la estrategia es escoger entre si la organizacin desarrollar diferentes actividades que sus competidores, o ejecutar actividades similares ms eficientes.

Ejemplo:
Objetivo: Crecimiento anual de 15% en las ventas. Estrategias:
Publicidad enrgica para atraer nuevos clientes. Motivar a los vendedores a incrementar el tamao promedio de las compras de los clientes. Adquirir otros negocios que manufacturen productos similares.

Principio de eficiencia organizacional

Una organizacin es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa, con un mnimo de consecuencias o costos no deseados.

TIPOS DE ORGANIZACION
Se basan en la autoridad, funciones, flexibilidad en las coordinaciones, niveles de descentralizacin, que se desean establecer

Revisaremos:
1.
2. 3.

4.
5. 6. 7.

Organizaciones basadas en jerarquas y funciones Organizaciones formales e informales Administracin internacional Teora X y Teora Y Administracin por objetivos Teora del enfoque sistmico en las organizaciones Teora de Mintzberg

1. Tipos de organizacin basadas en jerarqua y funciones

1.1. Organizacin lineal o militar 1.2. Organizacin funcional 1.3. Organizacin lineo-funcional 1.4. Organizacin por comits 1.5. Organizacin matricial

1.1 Organizacin Lineal o Militar

Se caracteriza por una lnea recta de autoridad y responsabilidad entre el jefe y subalterno. Es apta para organizaciones pequeas.
Las instrucciones van de director a ejecutor y los informes en sentido contrario. Es muy estable y no surgen dudas de quien es el jefe y los deberes a cumplir.
Jefe

1.2 Organizacin Funcional

Se caracteriza por la divisin del trabajo, con la finalidad de ejecutar el menor nmero de funciones y llegar a la especializacin. Requiere una constante definicin de quienes son los jefes y las responsabilidades de los subordinados. Se integran funciones de apoyo y asesora, que investigan problemas, recomiendan soluciones, llevan registros, otorgan consejo y ayuda especializada y oportuna.
Gerencia General

Apoyo

Asesora

Departamento A

Departamento B

Departamento C

EA

EB

EC

1.3 Organizacin Lineo-Funcional

Combinacin de las dos anteriores. Es la ms utilizada en nuestra realidad. Combina la organizacin por jerarqua y funciones.

1.4 Organizacin Por Comits

Complementa a la lnea asesora, integrando grupos conformados por el propio personal de la organizacin, los cuales se integran para dar solucin a un problema comn. Luego de solucionado el problema desaparece el comit.

1.5 Organizacin Matricial

Conocida tambin como organizacin por proyectos, es la combinacin de la departamentalizacin funcional y por producto, en una misma organizacin. Es comn en actividades de ingeniera e investigacin y desarrollo. Puede combinarse de manera tridimensional, cuando se agrega un componente mas, como por ejemplo: producto o mercado. Puede tener muchas debilidades si no se logra cumplir con cronogramas de los proyectos, o no cuenta con especialistas que cubran las expectativas de todos los proyectos, o no se priorizan los conceptos de costos, el compartir recursos, los controles y uso de indicadores.

GERENTE DE PROYECTOS

DPTO. DE DISEO MECANICO

DPTO. DE ELECTRICIDAD

DPTO. DE OBRAS

PROYECTO A

PROYECTO B

PROYECTO C

2. Organizaciones formales e informales, Teora de Chester Barnard

Las organizaciones pueden dividirse en dos clases:

Organizacin formal: Conjunto de interacciones sociales conscientemente coordinadas, que tienen un propsito comn. Organizacin informal: Interacciones sociales que no llevan un propsito conjunto comn para la organizacin.

Las organizaciones formales mantienen las siguientes caractersticas:

Un sistema funcional de modo que el trabajador pueda especializarse. Un sistema de incentivos que induzca a los trabajadores a contribuir a la accin de grupo. Un sistema de poder (autoridad) que motive a los miembros del grupo a aceptar las decisiones de los ejecutivos. Un sistema lgico para la toma de decisiones.

3. Administracin Internacional

Administracin Internacional
Estudia las operaciones de las empresas internacionales, en los distintos pases donde actan.
Los factores ambientales que ms las afectan:
El interactuar con empleados que poseen una educacin y un sistema de valores muy diferentes. El hacer frente a factores legales, polticos y econmicos tan variados.

Formas de interaccin:
Comercio exterior Contratos Acuerdos cooperativos

Comercio Exterior
Destinaciones aduaneras (regmenes aduaneros)
Definitivas: Importaciones, exportaciones Suspensivas: Depsito en Aduanas, trnsito, trasbordo Temporales: Importacin temporal, exportacin temporal De Perfeccionamiento: Admisin temporal, perfeccionamiento activo, reposicin en franquicia arancelaria, drawback

Comercio Exterior
Trminos de venta internacionales (INCOTERMS) El objetivo de los INCOTERMS es establecer un conjunto de reglas internacionales para la interpretacin de los trminos ms usados en el comercio internacional. Estn agrupados en cuatro categoras bsicas caracterizadas cada una por la primera letra de las siglas inglesas correspondientes.

GRUPO SIGLA E F EXW FCA FAS FOB C CFR

CIF

EN INGLES Ex work Free carrier Free along side slip Free on board Cost and freight
Cost insurance freight

EN ESPAOL Ex fbrica Libre transportista Libre al costado del barco Libre a bordo Costo y flete
Costo, seguro y flete

CPT CIP D DAF DES DEQ DDU DDP

Carriage paid to Carriage and insurance paid to Deliveried at fromtier Deliveried ex slip Deliveried ex quay Deliveried duty unpaid entrega Deliveried duty paid entregada

Porte pagado hasta Porte y seguro pagado hasta Entrega en frontera Entrega sobre buque Entrega sobre muelle Derechos no pagados Derechos pagados

Contratos
Tipos de contratos internacionales:
Compraventa Representacin o agenciamiento Distribucin Leasing (arrendamiento mercantil) Factoring (transferencia crditos) Licenciamiento (derechos) Asistencia tcnica Ingeniera-Arquitectura o Diseo Construccin Know-How (no patentados) Financiamiento Franchising Llave en mano Transporte Licitacin internacional Seguros Consultora Inversin Almacenaje Coinversin Concesin Acuerdos bilaterales Acuerdos multilaterales Servicios Sociedad Cofinanciamiento Intercambio compensado

Acuerdo Cooperativos
Los tipos bsicos son:
Acuerdos horizontales Alianzas estratgicas: Se realizan entre competidores de una misma industria. Pueden ser definidos como acuerdos a largo plazo entre empresas rivales, que van ms all de las transacciones normales. Pero no alcanza a ser fusin. Acuerdos verticales Las redes estratgicas: Se establece entre una empresa y sus proveedores, sus clientes, o ambos.

REDES ESTRATGICAS

Proveedores
Red hacia atrs

Contratos de manufactura Agencias de publicidad

Empresa Centro o Lder

Red hacia adelante
Agentes distribuidores Franquicias Otros

Clientes

Cooperacin y estrategia internacional

Los acuerdos cooperativos encajan bien en el proceso de internacionalizacin de las empresas, pues proporcionan la oportunidad de explorar nuevas actividades con una inversin menor, y con poco riesgo. Son probablemente la mejor manera de empezar la aventura internacional, e incluso de ir dando los sucesivos saltos:
Empresa asentada en mercados exteriores Empresa multinacional. Empresa global.

Como en cualquier decisin estratgica, se debe prestar atencin al largo y corto plazo. La cooperacin internacional no debe ser la huida de una empresa que no puede afrontar directamente la competencia.

4. Teora X / Teora Y
La filosofa administrativa con respecto al personal y a su actitud ante el trabajador determina, de acuerdo a Douglas Mc Gregor dos conceptos distintos:
La Teora X que representa los puntos de vista negativos. La teora Y que representan los puntos de vista positivos.

TEORIA X
No se ha logrado que el personal se sienta motivado. La direccin y el control deben ejercerse empleando la autoridad.

A la persona promedio le desagrada el trabajo y tiende a evitarlo a toda costa. Por lo tanto se les debe presionar, controlar, amenazar y castigar para obligarlos a cumplir con los objetivos de la empresa. Las recompensas no bastan para ponerlos a trabajar; las aceptarn y querrn an ms.
Las personas prefieren que se las dirija, desean evitar las responsabilidades, tienen escasas ambiciones, prefiere la seguridad ante todo, es mediocre. No hay motivo por el cual se deba dedicar tiempo, esfuerzo y dinero para obtener el mximo de potencial de las personas

TEORIA Y
Representa una base ms slida para que la gerencia ejerza liderazgo. La organizacin tendr mayor xito en el logro de sus objetivos si procura acoplarse a las necesidades y deseos de sus miembros. Es tan natural sufrir un desgaste fsico y mental en el trabajo como en el juego o en el descanso. El individuo desarrollar autodireccin y autocontrol para cumplir con los objetivos a que l se ha comprometido. Una obligacin esta asociada a la recompensa que representa cumplirla. Si las circunstancias son apropiadas, el individuo no solo aceptar la responsabilidad sino que tambin acudir en su bsqueda. No son caractersticas humanas el evadir responsabilidades, el carecer de ambiciones, el insistir en la seguridad. Es comn ejercitar la imaginacin, el ingenio, la creatividad.

Matriz gerencial Teora de Blake y Mouton

Es una malla compuesta de dos ejes: El eje horizontal representa la preocupacin por la produccin, es una serie continua de nueve puntos en la cual nueve significa una elevada preocupacin y uno una baja preocupacin por la produccin. El eje vertical representa la preocupacin por las personas. Al igual que el eje horizontal, es una serie continua de nueve puntos.

Matriz Gerencial
(1,9) Club Campestre Atencin cuidadosa a las Necesidades de las personas De interrelaciones satisfactorias Clima amistoso de trabajo
(9,9) En equipo Las personas comprometidas cumplen con el trabajo. La interdependencia lograda se debe a intereses organizacionales comunes que propician relaciones de confianza y respeto.

Inters en las personas

(5,5) Sin objetivos fijos Equilibrio entre la necesidad de sacar el trabajo y mantener la moral de las personas a un nivel satisfactorio

2
(1,1) Deficiente Mnimo esfuerzo para Sacar adelante el trabajo

Inters en la produccin

(1,9) Por tareas Elementos humanos intervienen en grado mnimo

5. Administracin por objetivos

Un objetivo, se refiere a un resultado que se desea o necesita lograr, dentro de un periodo de tiempo especfico. Es un valor aspirado por un individuo o grupo dentro de una organizacin. Es un estado futuro deseado de un negocio o de uno de sus elementos.

Administracin por objetivos

Se han utilizado muchos enfoques para integrar los objetivos de grupo e individuales, con los objetivos de la organizacin. Uno de los ms completos es la Administracin por Objetivos (APO MBO), presentada por Peter Drucker.
Incluye todos los niveles de la organizacin en el proceso de fijacin de objetivos. Cada administrador trabaja con su personal, para establecer objetivos y planes de accin especficos para su cumplimiento. Requiere de un marco mas o menos estable y predecible. Realiza un anlisis por anticipado de los resultados que se desea obtener, a fin de cerciorarse de que estos se logren.

Peter Drucker, nos seala 8 reas clave en las que deberan centrarse los objetivos de la empresa.
1. Situacin en el mercado.- para sealar la posicin que quiera ocupar respecto a sus competidores. 2. Innovacin.- Las que la organizacin pretende llevar a cabo. 3. Productividad.- Fijar metas de produccin. 4. Niveles de recursos.- Indicar las cantidades relativas de cada uno de estos activos que desean mantener. 5. Rentabilidad.- Indicar los niveles de rentabilidad a los que se aspira. 6. Rendimiento y desarrollo de los administradores.- Establecer objetivos organizativos. 7. Rendimiento y actitud del trabajador 8. Responsabilidad social.- La obligacin de la empresa de contribuir a mejorar el bienestar de la sociedad.

NIVELES DE COMPRENSION
NIVEL DE COMPRENSION MODO DE ACTUACION ORIENTACION CUESTIONES TIPICAS

HECHOS

REACTIVO

PRESENTE

Cul es la manera ms rpida de resolver el problema ahora? Qu tipo de tendencias o patrones determinan este fenmeno?
Cules son los procesos que crean esos patrones?

PATRONES DE COMPORTAMIENTO
ESTRUCTURA SISTEMICA

ADAPTATIVO

CREATIVO

VISIONES

GENERATIVO

FUTURO

Cules son las visiones que generan esas estructuras?

Fuente: The System Thinker Febrero 1997

6. Enfoque sistmico en las organizaciones

Considera a las organizaciones como un sistema socio tcnico abierto, compuesto de un cierto nmero de subsistemas. Este sistema recibe insumos, energa, informacin y materiales del medio, los transforma y los regresa en forma de productos. Una organizacin es la estructura e integracin de las actividades humanas alrededor de distintas tecnologas. La tecnologa afecta a los insumos, los procesos y a los productos obtenidos del sistema. El sistema social determina la efectividad y eficiencia del uso de la tecnologa.

Enfoque sistmico en las organizaciones

Considera que la organizacin interna est compuesta por varios subsistemas principales.
Subsistema Subsistema Subsistema Subsistema Subsistema de metas y valores tcnico psicosocial estructural administrativo

EL SISTEMA ORGANIZACIONAL
Suprasistema ambiental

Subsistema Metas y valores

Subsistema Psicosocial

Subsistema Administrativo

Subsistema Tcnico

Subsistema Estructural

Flujo de entradaSalida

Relacin entre los medios general y especfico y el sistema organizacional

Medio General

Cultural
Competencia Econmico

Proveedores

Recursos Naturales

Subsistema De Estrategias
Clientes

Poltico
Subsistema Operativo Subsistema Coordinador
Tecnolgico Demogrfico

Tecnologa

Legal

Medio de La actividad
Sociolgico

Educacional

Subsistema de metas y valores: La organizacin toma muchos valores del medio socio-cultural. La organizacin como subsistema de la sociedad, debe cumplir con ciertos objetivos que son determinado por el sistema general, y debe realizar una funcin para la sociedad.

Subsistema tcnico: Comprende los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos. Subsistema psicosocial: Compuesto por individuos y grupos en interaccin. Considera la conducta individual y la motivacin, las relaciones de status, dinmica de grupos, los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de los miembros de la organizacin.

Subsistema estructural: Considera a la forma en que se encuentran divididas las tareas y como se coordina el trabajo en una organizacin. Describe la estructura orgnica y funcional, las normas y procedimientos.

Subsistema administrativo: Involucra a toda la organizacin y la relaciona con su medio. Establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin y procesos de control.

7. Teora de Mintzberg
Organizacin empresarial Organizacin maquinal Organizacin diversificada Organizacin profesional Organizacin innovadora Organizacin poltica Organizacin misionera

Dinmica del crecimiento organizacional

Grande L I D E R A Z G O A U T O N O M I A C O N T R O L Trab. Buroc. Colaboracin

Coordinacin

Delegacin

Direccin

Creatividad Pequea Joven Madura