NDICE

INTRODUCCIN .................................................................................................... 2

LA COMUNICACION EMPRESARIAL
1.- DEFINICIN ..................................................................................................... 4 2.- CARACTERSTICAS ........................................................................................ 4 3.- TIPOS ............................................................................................................... 6 3.1 Comunicacin empresarial externa ............................................................ 6 3.2 Comunicacin empresarial interna ............................................................. 8 4.- LA PIRMIDE DE COMUNICACIN EMPRESARIAL ................................... 10 5.- LOS RECEPTORES DE LA COMUNICACIN EMPRESARIAL ................... 11 6.- COMUNICACIN EMPRESARIAL EFICIENTE ............................................ 11 7.- MODELO ACTUAL DE LA COMUNICACIN EMPRESARIAL ...................... 12 8.- COMUNICACIN Y LA VISIN ORGANIZACIONAL .................................... 14 APLICACIN PRCTICA...................................................................................... 15 CONCLUSIONES.................................................................................................. 17 BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 18

INTRODUCCIN El conocer el proceso de comunicacin empresarial (ejecutiva) es muy importante ya que nos ayuda a canalizar el proceso de toma de decisiones a los diferentes niveles de la organizacin. Tambin facilita el proceso de delegacin y el poder solicitar informacin sobre cmo se estn llevando a cabo los distintos proyectos y programas en los que se envuelve la organizacin. Esta comunicacin debe ser bien clara y precisa para que al moverse el mensaje a travs de los distintos niveles se pueda entender claramente lo precisa que debe ser la comunicacin. La comunicacin externa que llevan a cabo las organizaciones tiene como idea principal la proyeccin de una imagen corporativa positiva. Es vital que se utilicen los medios y estrategias que faciliten la proyeccin de esta imagen y se tome en consideracin los diferentes pblicos a los que se dirige la misma. Siempre es importante considerar la relacin de la comunicacin organizacional con la visin y misin de la organizacin. Tanto la visin como la misin son el norte o meta hacia donde se dirigen todos los esfuerzos en las organizaciones.

La organizacin se concibe como una unidad funcional y estructural que existe en el nivel micro social, la cual enfatiza una accin deliberada y racional de los individuos como todos los sistemas sociales; las organizaciones se originan a partir de condiciones que crean demandas o necesidades a nivel individual, grupal o institucional. La comunicacin puede definirse como una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interaccin y la puesta en comn de mensajes significativos, a travs de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los dems y en la organizacin y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicacin como un proceso humano de interaccin de lenguajes que se encuentra ms all del traspaso de informacin. Es ms un hecho sociocultural que un proceso mecnico. La comunicacin cumple una serie de funciones dentro de la institucin como: proporcionar informacin de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnstico de la realidad. El trmino funcin alude a la contribucin de una actividad respectiva, a fin de 2

mantener la estabilidad o el equilibrio. En este caso, el trmino funcin se refiere a lo que una organizacin realiza o logra mediante la comunicacin. En la funcin de produccin, la comunicacin incluye todas las actividades o informacin que se relacionan directamente con las formas de adiestramiento de personal, orientacin pertinente a la realizacin del trabajo, apertura de espacios para formulacin y concertacin de objetivos, la solucin de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.

En la funcin innovadora se presentan dos tipos de innovaciones de la organizacin y en la organizacin. Las innovaciones de la organizacin cambian la empresa pero no afectan al personal que labora en ella. En la innovacin la organizacin requiere cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto ya que exige una actitud positiva y de mucha prospectiva en todos y cada uno de los niveles de la organizacin: junta de directores, gerentes administrativos y empleados. La funcin innovadora de la comunicacin tales como los sistemas de sugerencias a nivel general, el trabajo de investigacin y desarrollo, la investigacin y el anlisis de mercados, las sesiones de manifestacin de inquietudes y los comits de desarrollo de ideas.

La funcin de mantenimiento est relacionada con los espacios de socializacin de la gente que permite un contacto con el ambiente fsico y el humano a travs de la informacin oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificacin con la organizacin. La comunicacin de mantenimiento busca compensar y motivar al valioso para que se comprometa con los objetivos y las metas institucionales, reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creacin y aportacin individual.

LA COMUNICACION EMPRESARIAL

1.- DEFINICIN Comunicacin empresarial o corporativa es la comunicacin que proviene de una empresa, ONG, organizacin o instituto y se dirige a sus distintos pblicos-meta. stos pueden ser internos empleados, accionistas, etc.- o externos (clientes, medios de comunicacin, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades, pblico en general, etc.)

2.- CARACTERSTICAS La Comunicacin empresarial, sirve de vnculo entre una organizacin y sus pblicos. Las organizaciones pueden comunicar a su pblico-meta a travs de las relaciones pblicas y la publicidad, mediante boletines de noticias, videos, gestin de crisis con los medios de comunicacin, planificacin de eventos especiales, la creacin de valor del producto y la comunicacin con accionistas, clientes o inversores.

La comunicacin empresarial tiene que ver con la gestin de las percepciones, una eficaz y oportuna difusin de la informacin, una imagen corporativa positiva y una relacin positiva con todos las partes interesadas empresa, organizacin, institucin, ONG -organizacin no gubernamental-, u organismo gubernamental, todos ellos necesitan tener buena imagen y 4

excelente reputacin. Hoy en da, debido al fcil acceso a la informacin y la creciente competencia, la gestin de la reputacin ha cobrado an ms importancia.

Por lo tanto, la comunicacin empresarial o corporativa es una funcin dada da ms importante y debe ser profesional. La poca en que la comunicacin empresarial consista en cenar con los clientes ha pasado. Ahora se ha convertido en un arte y una ciencia para gestionar percepciones.

Una eficaz comunicacin empresarial debe promover: Slida cultura empresarial Una identidad corporativa consistente Una filosofa corporativa solvente Autntico sentido de la ciudadana corporativa Adecuada relacin profesional con la prensa, incluyendo una rpida y fiable gestin de comunicacin en crisis Comprensin de las herramientas de comunicacin y las nuevas tecnologas Sofisticado uso de los instrumentos globales de comunicacin.

3.- TIPOS 3.1 Comunicacin empresarial externa Para poder proyectar una imagen es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a travs del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interaccin de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un objeto. La formacin de una imagen corporativa se centra en dos reas, la interna que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicacin interpersonal, y la externa que contempla la proyeccin de la imagen a travs de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del pblico/receptores.

La organizacin (empresa) y su ambiente: Toda institucin, cualquiera que sea su objetivo (comercial, institucional, gubernamental, de produccin, servicios, educacional, etc.) es creada para satisfacer necesidades sentidas, creadas o reales de una comunidad; y sea cual fuere la situacin econmica, poltica o social imperante, la institucin necesita detectar cules son los escenarios en que la comunidad se est moviendo, para crear las bases

motivacionales a proyectar, con el fin de mantenerse all en un espacio, un posicionamiento o un nicho productivo. La dinmica es una sola: la organizacin requiere amoldarse a las condiciones existentes en la comunidad, sin ver hacia atrs, slo hacia el futuro.

Una imagen corporativa se forma como resultado de una serie de estmulos que un perceptor recibe de un emisor directa o indirectamente, y su interpretacin o evaluacin pueden estar influenciadas por muchos factores psico/sociales. Para comprender como tiene lugar esa interpretacin o evaluacin, debemos estudiar la forma en la que el individuo procesa la informacin.

Existen dos tipos de imagen corporativa: Todas la organizacin debe proyectar dos tipos de imagen: corporativa: la imagen promocional y la imagen motivacional

Imagen promocional

Imagen motivacional

Es aquella que se desarrolla con el Es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reaccin inmediata del pblico, adquiriendo los productos o servicios que ofrece la institucin. objeto de orientar la opinin del pblico hacia metas de identificacin o empata entre la institucin y el pblico/receptores

La proyeccin de una imagen tiene que ser planificada previamente por la persona encargada de las comunicaciones corporativas, basndose en una identidad real establecida, un mensaje difano y el

pblico/receptor identificado.

La comunicacin verbal directa entre los superiores y empleados ser un encuentro personal en el que se genere una interrelacin, a veces sobre una tarea en particular, a veces solicitando informacin o ayuda con distintos grados de intimidad y compenetracin segn las circunstancias del momento, segn la cultura o la formacin de los implicados, segn sus intenciones, su temperamento y sus expectativas. Una buena comunicacin interpersonal deber entonces propiciar en los

colaboradores la tendencia a la asociacin que consiste en realizar y

comprender al otro, generando una conducta integradora como forma de dar satisfaccin a la necesidad de estima y la conservacin del individuo en la sociedad que pertenezca. La comunicacin verbal tambin incluye la palabra hablada, la palabra escrita; que utiliza toda serie de cdigos o signos que pueden referirse a lugares, ambientes, gestos, ademanes, posiciones del cuerpo, de la cara, de las manos, el lugar que los interlocutores ocupan en el espacio, los elementos que conforman la apariencia personal, la entonacin de la voz, el ritmo y las flexiones del discurso. Esta clase de comunicacin interpersonal ayuda a edificar la esencia del acto comunicativo, ya que por medio de sta, tanto el gerente como el empleado, puede expresar los sentimientos y actitudes espontneas de estado emocional por la que atraviesa el individuo, tales como: mover las manos, los ojos, fruncir el ceo, movimiento de los labios, rer, etc.

Con respecto al trabajo grupal la mayora de las personas optan por interactuar cooperativamente. Psicolgicamente el grupo de referencia para la mayora de la gente es el trabajo, incluyendo a los compaeros y por supuesto, al gerente o supervisor. Para que un grupo logre optimizar su efectividad es necesario que todos sus integrantes se ayuden entre s con una direccin de efectividad y compaerismo, puesto que la cabeza visible no puede cumplir con todas las funciones a cabalidad.

3.2 Comunicacin empresarial interna La comunicacin interna estar determinada por la interrelacin que se pueda lograr entre el personal que compone la estructura organizacional. El logro de un buen clima organizacional que es el que define la calidad duradera del ambiente interno que existe en la relacin entre sus miembros o componentes humanos. Este ambiente es el conjunto de valores, caractersticas que se presentan, y que puede ser orientado con la utilizacin planificada de

motivaciones (mensajes). La comunicacin interna puede clasificarse en las siguientes categoras: Formal: La comunicacin formal es aquella comunicacin cuyo contenido est dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicacin utiliza la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocrticas que ocurren en las organizaciones. Informal: La comunicacin informal es aquel tipo de comunicacin cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (pasillos, cafetera, etc.). Es ms rpida que la formal. Horizontal: La comunicacin horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional. Muy pocas veces utiliza los canales oficiales y es totalmente informal (comunicacin plana). Vertical: La comunicacin vertical es aquella comunicacin que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores utilizando canales formales. Es importante notar que se debe promover una comunicacin vertical ascendente lo que facilitara los procesos organizacionales y un clima de comunicacin ptimo. Rumores (grapevine): Un rumor es la comunicacin informal que se mueve en la organizacin sin pasar por los canales formales y con mucha rapidez.

La comunicacin interna debe ser asertiva. Debe tener proactividad y reactividad. Esto no indica que no slo nos fijamos en la eficiencia de la comunicacin, sino en que la comunicacin sea motivacional; o sea que la respuesta del receptor del mensaje est orientada hacia la sinergia. La comunicacin interna no est relacionada nicamente con los

empleados, incluye desde los accionistas hasta los puntos de venta o distribucin del producto o servicio que la empresa ofrece.

Las comunicaciones internas son una construccin diaria: en las reuniones, en el intercambio diario, permanente, en los espacios de discusin y reflexin (seminarios, reuniones, clases), en la difusin de mensajes (notas, memorandos, correo electrnico, telfono, carteleras, afiches), en los encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por las expresiones del otro. Las comunicaciones institucionales internas promueven la participacin, la integracin y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.

La carencia de estrategias comunicativas al interior de la organizacin, la falta de canales o la subutilizacin de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las respuestas y desinformacin acerca de las polticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interaccin a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institucin con la realidad del ambiente o entorno organizacional.

4.- LA PIRMIDE DE COMUNICACIN EMPRESARIAL Cuando queremos presentar la estructura de una organizacin lo hacemos en forma de una pirmide. Los niveles superiores representan a la alta gerencia y los niveles inferiores a los empleados operacionales. Sobre esta pirmide encontramos otra pirmide que representa los niveles de comunicacin. Esta

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segunda pirmide se representa en forma de una pirmide invertida. En la pirmide invertida podemos presentar a la alta gerencia como conocedor de todo lo que ocurre en la organizacin y el trabajador solo conoce sus funciones. Dada esta situacin debemos establecer los canales de comunicacin en dos direcciones.

5.- LOS RECEPTORES DE LA COMUNICACIN EMPRESARIAL Son aquellas personas a los cuales van dirigidos los mensajes que se originan en la organizacin. Los receptores pueden estar localizados dentro de la organizacin (internos) y fuera de la organizacin (externos). Los internos son los que estn directamente vinculados a ella (gerencia, empleados, junta de directores, accionistas, contratistas externos, suplidores, etc.) Los externos son los que tienen alguna relacin con la organizacin ya sea por su localizacin geogrfica, por el producto que se ofrece o por el servicio.

6.- COMUNICACIN EMPRESARIAL EFICIENTE La comunicacin empresarial eficiente es aquella que se basa en dos escenarios bsicos: El establecimiento de una buena poltica de comunicacin, la misma debe identificar los puntos de origen de la comunicacin, estndares de calidad en el mensaje (envo de la comunicacin) y una excelente coordinacin de toda la comunicacin que la organizacin enva. 11

Identificacin de los elementos relacionados con el anlisis del problema, el desarrollo de estrategias de comunicacin, los planes de

implementacin de esas estrategias y el clculo de la efectividad del ensamblaje de comunicacin organizacional. Las organizaciones de xito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la informacin, ya que ellas han comprendido que estas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral. Es a travs de esta comunicacin que las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los pblicos internos y externos; es ah donde la informacin se convierte en un instrumento de retroalimentacin para la evolucin y control de la organizacin.

7.- MODELO ACTUAL DE LA COMUNICACIN EMPRESARIAL La mayor parte de las empresas utiliza un modelo de comunicacin lineal que tiene como objetivo la generacin y el envo unidireccional de informacin de la empresa (notas de prensa, ruedas de prensa, campaas de publicidad) con poco o casi ningn tipo de feedback del pblico receptor de sus mensajes corporativos.

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Las empresas se sienten muy cmodas con este modelo de comunicacin lineal, ya que muchas de ellas han logrado ms o menos controlar el mensaje en los medios de comunicacin tradicionales (prensa escrita, radio y televisin) a travs de importantes campaas de relaciones pblicas, inserciones de publicidad y acciones va patrocinio. No obstante, algunos profesionales de la comunicacin empiezan ya a cuestionar la efectividad de las notas de prensa enviadas regularmente por las empresas a los medios de comunicacin. El modelo de comunicacin lineal invita a la mayora de los gabinetes de prensa a enviar sus comunicados a los medios sin preguntarse si es relevante la informacin que estn enviando. B.L. Ochman, experta norteamericana en comunicacin, argumenta que la gran mayora de las notas de prensa que les llegan a los periodistas: Tienen escasa informacin relevante. Estn mal escritas. Son demasiado largas. Contienen citas estpidas. Suenan como si hubieran sido escritas por abogados.

Es tentador para las empresas espaolas pensar que todo este debate sobre el impacto de las nuevas tecnologas en los medios tradicionales es una moda pasajera y que, por tanto, mantendrn, sin muchos cambios, el actual modelo lineal de comunicacin. Sin embargo, se indica que la audiencia de lectores de medios digitales ha alcanzado el 23%, un punto ms que en la edicin anterior. Hace una dcada, el pblico de la Red apenas llegaba al 1% de la poblacin; en cinco aos se situ en el 12,6% y en otros cinco aos alcanza el 23%. Este cambio en la mentalidad de las empresas y en la forma de comunicarse con los medios de comunicacin tambin se ha visto reejado en la comunicacin interna que los directivos mantienen con los empleados de sus empresas. La comunicacin ya no es lineal, de arriba abajo, sino que se fomenta una conversacin entre todos los empleados, un modelo ms

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participativo y que permite tener ujos comunicativos descendentes, de arriba abajo, y ascendentes, de abajo arriba.

8.- COMUNICACIN Y LA VISIN ORGANIZACIONAL Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visin, todo proceso organizacional se desarrolla a travs de la comunicacin, por lo tanto la comunicacin y la visin son determinantes en la direccin y el futuro de la organizacin. La compresin de la visin es particularmente clave para el ejercicio de la comunicacin empresarial, pues integra una comunidad de visiones y pensamientos en torno a una visin particular.

Una buena visin mal comunicada no tiene sentido o tambin una visin deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicacin, una de las razones principales de la comunicacin es desarrollar una visin comn. Un lder centra la atencin en la coherencia de los grupos en la organizacin sobre su impresin y entendimiento de la visin, en la motivacin e inspiracin para mantener a la gente emocionada en la ruta del futuro visionado, la visin de ese futuro y en la orientacin hacia el maana apelando a la identificacin del empleado a travs del trabajo diario y gracias al proceso de comunicacin.

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APLICACIN PRCTICA La comunicacin, como ya he indicado en otras muchas ocasiones, es fundamental que sea fluida de arriba abajo y que se incentive cada da ms, usando los canales adecuados pero desgraciadamente, no siempre es as.

EJEMPLO DE COMUNICACIN USADA EN MUCHAS EMPRESAS. Correo electrnico enviado por el Director General de una compaa de un importante grupo empresarial a escala nacional del sector servicios a toda su plantilla un viernes de una semana del mes de marzo del presente ao. Buenos das a todas/os El motivo de este comunicado es hacerles partcipes a todos de la noticia de que el seor XYZ, jefe del departamento de marketing, desde hoy cesa en sus funciones porque se ha procedido a su despido, como a otras dos personas, una de administracin, concretamente la seorita ERL y el seor UOL del departamento financiero (estas dos personas se enteran de la noticia por este email) por llevarme en repetidas ocasiones la contraria y no seguir mis indicaciones en la forma de tener que acometer sus tareas. Por supuesto, este mensaje es un aviso para aquellas personas que van por el camino inadecuado y que no acometen sus tareas con el esfuerzo y compromiso esperado bajo mi punto de vista.

A partir de ahora, no se van a tolerar cosas que hasta hace poco se pasaban por alto porque este no es ms que el primer cambio en la estructura organizativa para poder gestionar la compaa.

Ni que decir tiene que las personas que decidan llevar la contraria a las nuevas directrices o proponer otro tipo de medidas, por muy buenas que puedan ser, tienen poco futuro en esta compaa porque van en contra de los que se busca en los empleados de esta prestigiosa compaa.

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Personalmente, pienso que todos vosotros son conscientes de que estas medidas son necesarias y que sta es la mejor forma de poderlas llevar a cabo. Independientemente de la situacin actual, deben estar tranquilos porque con vuestra inestimable ayuda bajo mis rdenes vamos hacia delante. As que espero que vuestro sacrificio y esfuerzo sea cada da ms grande por el simple motivo de seguir trabajando en mi compaa.

Aquellas personas que necesiten cualquier aclaracin, les ruego que no duden en ponerse en contacto conmigo de forma personal. Les saluda atentamente y les desea un feliz fin de semana Presidente General XXXXX

Les dejo unas cuantas preguntas para que entre todos reflexionemos de este tipo de comunicados. Qu problemas observas en esta compaa? Es adecuado este tipo de comunicado? Se valora el talento de las personas? Qu tipo de jefe tenemos aqu? Si trabajas en esta compaa, Qu haras tras recibir este comunicado? Son lgicos y tolerables este tipo de formas? Es forma de resolver los problemas? Tambin me gustara saber si en vuestras compaas actuales o anteriores habis recibido algn comunicado de este estilo. Desgraciadamente, este tipo de cosas pasan ms de lo que nos gustara.

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CONCLUSIONES 1.- El conocer el proceso de comunicacin empresarial es muy importante ya que nos ayuda a canalizar el proceso de toma de decisiones a los diferentes niveles de la organizacin.

2.- La comunicacin organizacional facilita el proceso de delegacin y el poder solicitar informacin sobre cmo se estn llevando a cabo los distintos proyectos y programas en los que se envuelve la organizacin.

3.- La comunicacin organizacional debe ser bien clara y precisa para que al moverse el mensaje a travs de los distintos niveles se pueda entender claramente lo precisa que debe ser la comunicacin.

4.- La comunicacin externa que llevan a cabo las organizaciones tiene como idea principal la proyeccin de una imagen corporativa positiva. Es vital que se utilicen los medios y estrategias que faciliten la proyeccin de esta imagen y se tome en consideracin los diferentes pblicos a los que se dirige la misma.

5.- Siempre

es

importante

considerar

la

relacin

de

la

comunicacin

organizacional con la visin y misin de la organizacin. Tanto la visin como la misin son el norte o meta hacia donde se dirigen todos los esfuerzos en las organizaciones.

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BIBLIOGRAFA

1. Amaia Arribas Urrutia. (2000) La importancia de la informacin interna en la empresa, Revista latina de comunicacin social , No. 27, Marzo. La Laguna (Tenerife). http://www.ull.es/publicaciones latina/aa2000tma/127 amaia.html. 2. Bel Mallen, Ignacio. (2001) El director de comunicacin: ubicacin y dependencia, 46/tribuna1. 3. Bolman Lee G., Deal Terrence E. (1995) Organizacin y liderazgo. El arte de la decisin. Editorial Addison-Wesley Iberoamericana. 4. Breth Robert. (1974) Las comunicaciones en la direccin de la empresa. Editorial Fondo Educativo Interamericano, 235 pp. 5. Brunet L. (1999). El clima de trabajo en las organizaciones: definiciones, diagnstico y consecuencias. Mxico: Editorial Trillas. 6. Fernndez Collado; C. Arrieta L. y Otros. (1991).Hacia una comunicacin en las organizaciones, Editorial Trillas, Madrid-Espaa. 7.- http://www.master-comunicacion.es factores claves, http://www.Fundesco.es/publica/telos -

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