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Arqueo de caja

Es el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Contabilidad de caja Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, pero qu es en s la contabilidad de caja? La contabilidad de caja, conocida tambin como contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados. De all viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores slo son reconocidos cuando entran o salen de la caja. El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a crdito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crdito no ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso. Si la venta a crdito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el pago lo hacen un mes despus, ser en febrero en que se reconozca o registre el ingreso de la venta. Igual sucede con los gastos. Estos slo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogacin. En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja. En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, slo se reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho est respaldado por un ttulo valor [factura], no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el cliente pague la factura. AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS SIGUIENTES CASOS: 1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo segn arqueo = saldo segn libros). 2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo segn arqueo < saldo segn libros) presunto faltante. 3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo segn arqueo > saldo segn libros) presunto sobrante.

Conciliacin bancaria
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia. Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: - Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario delcheque. - Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. - Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. - Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no las ha registrado en sus auxiliares. - Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. - Errores del banco al liquidar determinados conceptos. Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser: Saldo del extracto bancario: (-) Cheques pendientes de cobro: (-) Notas crdito no registradas (+) Consignaciones pendientes (+) Notas debito no registradas () Errores en el auxiliar = Saldo en libros. Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo. En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar. Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamacin que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.