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XXVIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUO

A integrao de cadeias produtivas com a abordagem da manufatura sustentvel.


Rio de Janeiro, RJ, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2008

ANLISE DE PROCESSOS DE NEGCIOS USANDO O DIAGRAMA DE ATIVIDADES DA UML: UM ESTUDO DE CASO


Raquel Gorla de Almeida (PUCPR) raquel_gorla@yahoo.com.br Alfredo Iarozinski Neto (PUCPR/UTFPR) alfredo.neto@pucpr.br

O mapeamento dos processos permite analisar a estrutura e o comportamento de uma empresa, comparar, simular e propor melhorias destes processos. Dessa forma, o mapeamento contribui para uma melhor compreenso das atividades da empresa e suaas interaes. Neste artigo ser feito um estudo de caso aplicando a Linguagem de Modelagem Unificada (UML - em ingls Unified Modeling Language) para modelar um processo de negcio. A UML j considerada um padro para o modelamento de sistemas de informao, e caminha para especificaes cada vez mais consistentes acerca do modelamento de processos de negcio. A proposta deste trabalho utilizar o Diagrama de Atividades da UML para modelar e analisar um processo de negcio, usufruindo as vantagens deste diagrama na representao das atividades do processo.

Palavras-chaves: UML, Modelagem de Processos, Processos de negcios

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1. Introduo Uma empresa formada por um conjunto de processos inter-relacionados. Logo, o aumento da eficincia da empresa deve ser obtido em funo da compreenso e melhoria destes processos. Um processo dispe de inputs, outputs, tempo, espao, ordenao, objetivos e valores que, interligados logicamente, iro resultar em uma estrutura para fornecer produtos ou servios ao cliente. Quase toda a operao de uma empresa pode ser traduzida como um conjunto harmnico de processos e sub-processos que interagem para que os produtos e servios sejam entregues com eficincia, qualidade e nos prazos desejados pelos clientes. E todos os processos podem (e devem) ser melhorados ao longo do tempo para que os resultados sejam cada vez mais satisfatrios. Segundo Barbalho et. al. (2002) um dos principais requisitos para o tratamento adequado de processos de negcio sua efetiva compreenso, pois estando dispersos por vrias reas funcionais, necessrio que o gestor do processo conhea muito bem seus limites e abrangncia. Tal questo pode ser tratada com sucesso atravs da modelagem de processos, existindo at ento diversas abordagens que se propem a realizar tal intento. Neste artigo ser feito um estudo de caso aplicando a Linguagem de Modelagem Unificada (UML em ingls Unified Modeling Language) para modelar um processo de negcio. A UML j considerada um padro para o modelamento de sistemas de informao, e caminha para especificaes cada vez mais consistentes acerca do modelamento de processos de negcio. 2. Necessidade de compreender os processos da organizao O mapeamento de processos til para as empresas manterem-se competitivas atravs do contnuo aperfeioamento de seus processos, uma vez que proporciona uma metodologia estruturada para a busca da melhoria contnua. Segundo Hammer et. al. (1999) a gesto por processos de negcio para as organizaes aparece como alternativa vantajosa, desde que as ferramentas para anlise e mapeamento dos processos sejam de domnio do corpo tcnico e gerencial da organizao. O conhecimento dos processos de negcio evolui de forma contnua e altera consideravelmente a viso da organizao, baseada em conceitos tradicionais que fragmentam as tarefas por nveis hierrquicos e por reas funcionais. Werneck et. al. (2003) afirma que a gesto por processos permite s empresas uma melhor visibilidade das atividades, o que propicia aes que promovam maior desempenho no fornecimento de seus produtos ou servios, maior capacidade de adaptao a mudanas, uso otimizado de recursos e possibilidade de aprendizado. O mapeamento dos processos gera um modelo da realidade, permitindo analisar a estrutura e o comportamento da empresa, comparar, simular e propor melhorias destes processos. Dessa forma, o mapeamento contribui para uma melhor compreenso das atividades da empresa e suas interaes. Dentro deste contexto est a proposta deste trabalho, que vai utilizar o Diagrama de Atividades da UML para modelar e analisar um processo de negcio, usufruindo as vantagens deste diagrama na representao das atividades do processo. Alm disso, o uso da UML

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permite aproximar a modelagem e a anlise de processos com a Engenharia de Sistemas. 3. O Mapeamento de Processos Barbalho (2002) afirma que um importante elemento de um modelo de processos de negcio sua navegabilidade. Uma boa navegabilidade significa que possvel a um usurio do modelo caminhar entre as vises de uma maneira lgica, sem que seja necessrio quebrar o raciocnio, mas ao contrrio, construindo uma teia de relaes que permita uma viso holstica do processo modelado. Algumas tcnicas de mapeamento de processo, como o fluxograma, apresentam-se consagradas na literatura, porm, novas tcnicas de mapeamento esto sendo discutidas, dentro de suas limitaes e alcances. A seguir apresenta-se uma breve descrio das tcnicas mais utilizadas para mapeamento e anlise de processos. 3.1. Fluxograma O fluxograma um grfico que demonstra a seqncia operacional do desenvolvimento de um processo, que caracteriza: o trabalho que est sendo realizado, o tempo necessrio para sua realizao, a distncia percorrida pelos documentos, quem est realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo O quadro 1 mostra os principais smbolos utilizados pelos profissionais de Processamento de Dados na elaborao de fluxograms de processo. Tabela 1 - Notao simbologia bsica Terminal - smbolo utilizado como ponto para indicar o incio e/ou fim do fluxo de um programa. Seta de fluxo de dados - permite indicar o sentido do fluxo de dados. Serve exclusivamente para conectar os smbolos ou blocos existentes. Processamento - smbolo ou bloco que se utiliza para indicar clculos (algoritmos) a efetuar, atribuies de valores ou qualquer manipulao de dados que tenha um bloco especfico para sua descrio Entrada de dados - utilizado para ler os dados necessrios ao programa. Deciso - indica a deciso que deve ser tomada, indicando a possibilidade de desvios para diversos outros pontos do fluxo, dependendo do resultado de comparao e de acordo com situaes variveis. Conector - utilizado quando preciso particionar o diagrama. Quando ocorrer mais de uma partio, colocada uma letra ou nmero dentro do smbolo de conexo para identificar os pares de ligao.

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Conector - especfico para indicar conexo do fluxo em outra pgina.


Fonte: CORMEN, Thomas H, et al., 2001.

O fluxograma originou-se a partir do aperfeioamento do diagrama de blocos e do fluxograma utilizado na rea de processamento de dados. Como instrumento de mltiplas funes, o fluxograma, mediante sua representao grfica, permite visualizar e compreender melhor os processos de trabalho em execuo, as diversas fases operacionais, a interligao com outros processos e todos os documentos envolvidos. 3.3. SADT (Structured Analysis and Design Technic) O SADT nasceu pelas mos de Douglas T. Ross num projeto de desenvolvimento de uma linguagem estruturada para programao de mquinas-ferramenta, no fim da dcada de 60. Este formalismo trazia algumas caractersticas revolucionrias, como a decomposio funcional e o fato de serem baseados numa representao esquemtica simples, que auxiliaram sobremaneira a descrio e o desenvolvimento dos sistemas de software complexos que comeavam a aparecer (VERNADAT, 1996). Estas caractersticas disseminaram a aplicao deste formalismo e tambm o seu desenvolvimento em direo a abordagens estruturadas completas destinadas a diferentes aplicaes, principalmente para a anlise de sistemas. O SADT e o IDEF0 so apresentados juntos, pois tem origens e uma vida to prximas que seus nomes so at mesmo so fundidos na prtica. 3.2. IDEF3 medida que as tcnicas de representao de processos foram evoluindo, tcnicas mais sofisticadas foram sendo aplicadas em processos de servios. Um bom exemplo a aplicao do IDEF3. O IDEF3 um dos integrantes da famlia de tcnicas IDEF (Integrated ComputerAided Manufacturing), que foi desenvolvida pela Fora Area dos Estados Unidos com o objetivo de descrever, especificar e modelar sistemas de manufatura (ALMEIDA et. al., 2003). De modo geral, o IDEF3 fornece um mecanismo coletando e documentando processos. Ele captura relaes da precedncia e de causalidade entre situaes e eventos em um formulrio natural aos peritos do domnio, fornecendo um mtodo estruturado para expressar o conhecimento sobre como um sistema ou um processo atua na organizao. Segundo Costa (2002), as descries IDEF3 podem: Gravar os dados cruzandos resultados das entrevistas fact-finding (fato-encontrado) em atividades da anlise dos sistemas. Determinar o impacto do recurso da informao de uma organizao nos cenrios principais da operao de uma empresa. Documentar os procedimentos da deciso que afetam os estados e o ciclo de vida de dados compartilhados crticos, particularmente manufaturar, projetar, e dados da definio de produto da manuteno. Controlar a configurao dos dados e mudar a definio da poltica do controle.

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Fazer o sistema projetar a anlise do trade-off (fim de negcio). Fornecer a gerao do modelo da simulao.

3.4. UML (Unified Modeling Language) A UML est emergindo como a notao-padro para modelagem, sendo assim importante compreend-la. Segundo Furlan (1998) a UML vai alm de uma simples padronizao em busca de uma notao unificada, uma vez que contm conceitos novos que no so encontrados em outros mtodos orientados a objeto. A UML uma linguagem padro para especificar, visualizar, documentar e construir artefatos de um sistema e pode ser utilizada com todos os processos ao longo do ciclo de desenvolvimento de software e atravs de diferentes tecnologias de implementao. Alguns autores, como Wilcox et. al. (2003) defendem a utilizao da UML, destacando as seguintes vantagens: Simplicidade nas notaes; Alta padronizao encontrada nas aplicaes publicadas; Alta aplicabilidade nos processos reais; Notao flexvel s diversas situaes.

Para aplicao neste trabalho foi escolhida a UML, pois, como uma linguagem utilizada no desenvolvimento de software, seu uso se justifica no sentido de integrar a anlise do processo e a concepo do sistema (software). 4. Diagrama de Atividades O modo para descrever os vrios aspectos de modelagem pela UML atravs da notao definida pelos seus vrios tipos de diagramas. Um diagrama uma apresentao grfica de uma coleo de elementos de um modelo, frequentemente mostrado como um grfico conectado de arcos e vrtices (FURLAN, 1998). Os diagramas usados pela UML so: Diagrama de Casos de Uso, Diagrama de Classes, Diagrama de Objetos, Diagrama de Grfico de Estados, Diagrama de Atividades, Diagrama de Seqncias, Diagrama de Colaboraes, Diagrama de Componentes e Diagrama de Implantao. Esses diagramas permitem a modelagem de todas as fases de um projeto de software. Neste artigo ser utilizado apenas o diagrama de atividades, que um diagrama de estado especial onde a maioria dos estados estado de ao e a maioria das transies ativada por concluso das aes nos estados precedentes, mostrando o fluxo de uma atividade para outra. Este diagrama importante quando se pretende descrever um comportamento paralelo, pois nem sempre os procedimentos se caracterizam por uma seqncia mecnica de passos. Um diagrama de atividades essencialmente um fluxograma que d nfase atividade que ocorre ao longo do tempo. Um diagrama de atividades composto por: Incio: Representado por um crculo preenchido. Estado de Atividade ou Atividade: Representado por um retngulo com bordas arredondadas.

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Transio: quando uma atividade termina, o fluxo de controle passa imediatamente para a atividade seguinte. Representado por uma linha orientada. Desvio: Representado por um losango. Indica caminhos alternativos a tomar em um diagrama, mediante alguma expresso. Intercalao: Tambm representado por um losango, utilizada para marcar o final de um comportamento condicional iniciado por um desvio, ou seja, tem mltiplas entradas e uma nica sada. Separao: Representado por um trao horizontal, quando temos comportamento paralelo, ou seja, temos uma entrada e vrias transies de sada que so executadas em paralelo. Juno: Representado por um trao horizontal, utilizamos para completar a separao, ou seja, quando temos um processamento paralelo, precisamos sincronizar. Raias: Representada por retngulos que englobam todos os objetos que esto ligados a um departamento. So usadas para indicar as entidades responsveis pela execuo das atividades, em geral estruturas organizacionais.

Com o conjunto de elementos do diagrama de atividades possvel representar qualquer processo que tenha como base uma sequncia de atividades inter-relacionadas. 5. Aplicao do Diagrama de Atividades da UML Para o estudo de caso deste trabalho foi escolhida uma empresa que atua no mercado desde 2006. Os servios desenvolvidos pela Empresa so projetos e execuo de pavimentao, passeios e reformas em escolas e praas. Por ser uma empresa criada h pouco mais de um ano, ela vem passando por uma srie de adequaes e melhorias contnuas em seus processos, ainda no tendo atingido um modelo considerado como ideal. Assim surgiu a oportunidade de aplicar a UML em um dos processos da empresa, visando identificao de pontos crticos e propondo melhorias de performance/qualidade, modelando o processo escolhido atravs do Diagrama de Atividades. O processo escolhido para anlise neste trabalho foi a execuo de pavimentos. Apresenta-se abaixo a descrio do procedimento para que seja dado incio a este processo. O diagrama correspondente mostrado na figura 1. Primeiramente deve haver interesse por parte dos moradores da rua a ser beneficiada, visto que eles participam financeiramente da obra. Um destes moradores deve ir at a Empresa e retirar o termo de adeso para colher as assinaturas dos vizinhos. Havendo interesse de, pelo menos, 70% dos moradores da referida rua, aberto um protocolo de pavimentao. No diagrama de atividades mostrado na Figura 01 o processo inicia-se com a abertura deste protocolo (1). Um protocolo tambm aberto para solicitaes de vereadores, sendo que, neste caso no exigido o termo de adeso, apenas o pedido enviado ao diretor presidente, para que seja analisado (2). Este protocolo, seja pedido de clientes ou de vereadores, enviado ao Departamento Comercial, para anlise do referido trecho (3), e, posteriormente repassado Engenharia, para

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que verifique se o trecho em questo j no foi orado anteriormente (4). Assim, tem-se duas possibilidades, se o trecho j foi orado, este enviado diretamente ao arquivo (5), e o processo finalizado. Caso o trecho no tenha sido orado, o protocolo enviado Topografia para que seja realizado o levantamento e o anteprojeto da rua (6). Isto feito, o protocolo retorna Engenharia para que seja feito o oramento e o projeto definitivo do trecho (7). Juntamente com o projeto e o oramento, o protocolo enviado ao Departamento Comercial para que seja feito o croqui com os dados da rua e dos respectivos moradores (8). A partir deste momento, o mesmo Departamento entra em contato com o Vendedor da regio em questo, para repassar-lhe a pasta da rua, com o croqui e o valor a ser pago pelos clientes para viabilizao da obra (9). De posse disto, o vendedor deve visitar cada morador, e oferecer-lhe a pavimentao (10). Aps as visitas, tem-se novamente duas situaes: a rua pode ter atingido 70% de adeso, que a exigncia mnima para que seja executado o trecho, ou no. Caso ocorra a ltima opo, o processo arquivado (11). Se a rua atingir os 70% de adeso, o vendedor solicita a documentao de cada morador e preenche a ficha cadastral (12). De posse de todos os documentos, o vendedor envia estes dados ao Departamento Comercial para analisar toda a documentao da rua (13). Aps esta anlise, a documentao pode estar completa (14), ou os clientes podem ter impossibilidade de apresentar algum tipo de documento exigido, como comprovante de renda, por exemplo. Neste caso, o protocolo enviado ao Diretor Presidente para que ele avalie a documentao pendente (15). Aps a anlise, a documentao pode ser reprovada (16), sendo o processo arquivado, ou aprovada (17). Se a documentao for aprovada, ou se ela j estivesse completa desde o incio, o Departamento Comercial redige os contratos (18). Pode-se ter dois tipos de contratos, quando o cliente financia diretamente com a Empresa (em at 30 vezes) (19), ou quando o financiamento feito pelo Banco do Brasil (em at 48 vezes) (20). Os clientes que optarem por financiar com o Banco do Brasil, recebem um desconto de 15%, pois para a Empresa o recebimento vista. Como o Departamento de Engenharia s insere o trecho no cronograma de obras quando a rua atinge 50% de recebimento, o trecho vendido repassado ao Departamento Financeiro, para aguardar esta porcentagem de recebimento (21). Quando o financiamento acontece direto com a Empresa, existe a consulta ao SPC (22). Aps a consulta tem-se novamente duas situaes: o cliente pode estar com a documentao regular ou pendente. Se a situao estiver regular (23), o processo encaminhado Recepo, para que sejam impressos os boletos (24). Caso o cliente esteja com pendncia no SPC, o Departamento Comercial entra em contato com o vendedor (25), que avisa o cliente sobre a pendncia no SPC e verifica a possibilidade de regularizar a situao. Estes clientes podem regularizar a situao, dando andamento ao processo e gerando os boletos (26), ou no, continuando com a situao irregular (27). Neste caso, cabe a presidncia verificar se, retirando este cliente inadimplente, a rua continua com 70% de adeso. Caso afirmativo, o processo segue, sendo repassado Recepo para que sejam impressos os boletos (28). Se retirarmos este cliente, e a rua ficar com adeso inferior 70%, este protocolo arquivado por falta de adeso (29). Com os boletos gerados, e os clientes efetuando os pagamentos mensais, a rua repassada ao

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Departamento Financeiro (30) para que este realize o controle de recebimentos (21). To logo a rua atinja os 50% de recebimento (31), esta enviada ao Departamento de Engenharia para que seja inserida no cronograma de obras (32). Para facilitar o deslocamento dos maquinrios o cronograma de obras dividido por regies da cidade, chamadas lotes. Quando iniciado um determinado lote, todas as ruas vendidas desta regio que estejam 50% pagas so pavimentadas. Buscando aumentar a produtividade, pode-se executar a obra (33) ou terceirizar a obra (34). No ltimo caso a Empresa passa de executora fiscalizadora, porm o procedimento realizado da mesma forma. Quando a obra finalizada, o protocolo arquivado (35).

RECEPO

COMERCIAL

ENGENHARIA

TOPOGRAFIA

VENDAS

PRESIDNCIA

FINANCEIRO

ARQUIVO

(1) Abrir Protocolo Analisar pedido

Solicitao de Solic. de Cliente

Vereadores (2)

(1) (3) Analisar o trecho

(4) Verificar os trechos j orados Protocolo arquivado

Trecho j

orado (5)

Trecho no orado Encaminhar para levantamento topogrfico (6) Realizar levantamento e anteprojeto

Fazer croqui com dados da rua e respectivos moradores (9) Contactar vendedor da regio

(8)

Orar e projetar o trecho

(7)

(10)

Visitar moradores

Rua Rua c/, no mn., 70% de adeso Solicitar a doc. de cada morador (12) Analisar a documentao (13) Preencher a ficha cadastral documento

no atingiu 70%

de adeso (11)

Protocolo arquivado

apresentar um (15) Doc. Impossibilidade de

Analisar a documentao pendente Protocolo arquivado

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Ok (14) Doc. Doc. Apro- (17) vada reprovada (16)

(18) (18)

Cont. Cont.

Redigir contratos

(19) Financ. c/ a Empresa (22) Consulta SPC

(20) Financ. c/ BB

Empresa recebe a vista

(21) Avisar cliente sobre pendncia no SPC

Pendente (25)

Regular (23)

Verificar a possibilidade de regularizar a situao Verificar se retirando este cliente a rua continua com 70% de adeso

(27) Sit. Irreg. Sit. Reg. (26)

No (24) Fazer boletos (30) Sim (28)

(29)

Protocolo arquivado

(21) Aguardar 50% de recebimento (32) Inserir o trecho no cronograma de obras Executar a obra 10

(31) Rua atingiu 50% de recebimento

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(33) (34) Terceirizar a obra

(35) Protocolo arquivado

Figura 1 Diagrama de Atividades

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7. Avaliao da Aplicao do Diagrama de Atividades Aps o mapeamento verificou-se que o Diagrama de Atividades da UML permitiu a visualizao do processo, possibilitando uma representao padronizada das informaes com um nvel de detalhamento adequado. A aplicao do Diagrama de Atividades no processo leva a organizao a reconhecer os pontos fracos ou gargalos da Empresa. Neste estudo de caso, aps o mapeamento do processo, itentificou-se as seguintes possibilidades de melhorias: Aps ser aberto um protocolo, o Departamento Comercial o envia Engenharia, para que seja verificado se este trecho de rua j foi orado ou no (4), sendo que isto poderia ser feito pelos funcionrios da recepo antes mesmo de um protocolo ser aberto. Muitas vezes so abertos vrios protocolos para um mesmo trecho de rua, e isto s verificado quando o processo passa pelo Departamento de Engenharia. Se a Recepo procedesse conforme descrito acima, esta poderia repassar o protocolo diretamente Topografia, eliminando diversas etapas e diminuindo o prazo entre a solicitao de clientes interessados e a visita de um vendedor, j com o oramento da rua. Quando o cliente financia direto com a Empresa (22), feita a consulta ao SPC e, em diversos casos os clientes esto com a situao pendente (25). Esta consulta poderia ser efetuada diretamente pelo vendedor, antes de repassar a documentao e as fichas cadastrais ao Departamento Comercial (13). Aps a obra concluda importante que um representante da Empresa retorne ao local para obter o feedback do servio executado e tambm para verificar se a obra est em perfeitas condies de uso e limpeza. necessrio que se visite cada morador para que se possa obter um indicador de clientes satisfeitos/insatisfeitos e propor uma meta a ser alcanada, preocupando-se sempre em atingir resultados melhores.

A principal vantagem da utilizao de um diagrama associado a UML que aps a anlise e identificao de possveis melhorias em um processos, o modelo poder ser aproveitado integralmente para iniciar o desenvolvimento do sistema de informaes que dar suporte ao processo. 8. Concluses Observou-se que o mapeamento do processo atravs do Diagrama de Atividades trouxe resultados importantes, como o entendimento e a visualizao global do processo por toda a organizao, apresentando as informaes de forma clara e padronizada e mostrando o fluxo de uma atividade para outra. O Diagrama de Atividades tambm possibilitou encontrar os pontos crticos e gargalos da Empresa, e assim, propor sugestes de melhorias, que certamente levaro a um aumento da eficincia e da qualidade do processo como um todo, possibilitando o aumento de sua competitividade no mercado. Conclui-se, tendo como base este estudo de caso, que o Diagrama de Atividades da UML atendeu o objetivo deste trabalho, permitindo o mapeamento de um processo de negcio de maneira satisfatria, contribuindo para uma melhor compreenso das atividades da empresa e suas interaes, podendo ser utilizado para modelagem de processos e no apenas para modelagem de softwares.

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Referncias
ALMEIDA, D.A.; LEAL, F. Uma Anlise da Aplicao Integrada de Tcnicas de Mapeamento de Processo com Foco no Cliente: Estudo de Caso do Processo de Atendimento de uma Agncia Bancria, X SIMPEP Simpsio de Engenharia de Produo, 2003. BARBALHO, S.C.M.; ROZENFELD, H.; AMARAL, D.C. Modelando Processos de Negcio com UML, XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo, 2002. CORMEN, Thomas H.; LEISERSON, Charles E. Introduction to Algorithms, Second Edition. The MIT Press. 2001. COSTA, Carlos Alberto ; SANTOS, Bernardo Amarante Michel dos . Mtodo integrado para a captura da descrio de processos - IDEF3. 2002. FURLAN, J.D. Modelagem de objetos atravs da UML. So Paulo: Makron Books, 1998. HAMMER, M.; STANTON, S. How process enterprises really work. Harvard Business Review, v. 77, n. 06, 1999, p. 108 118. VERNADAT, F.B. Entreprise Modeling and Integration: Principles and Applications. Chapman & Hall, London, 1996. WERNECK, V. M. B.; ALVIM, D.; COSTA, M. M. Gesto de Processos de Negcios Orientada a Objetos. Revista Uniandrade, v. 04, n. 01, 2003, p. 25 33. WILCOX, P.A.; GURAU, C. Business modelling withUML: the implementation of CRM systems for online retailing. Journal of Retailing and Consumer Services, n.10, 2003, p. 181 191.

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