Las Actividades Desempeadas Por El Pasante Como Asistente Contable En La Empresa Industrias De Entretenimiento 2005, C.

A
INTRODUCCIN El presente informe tiene como finalidad dar a conocer las actividades desempeadas por el pasante como asistente contable en la empresa Industrias de Entretenimiento 2005, C.A.; dicha empresa tiene como objetivo: La organizacin de Eventos para la promocin de productos de empresas. La organizacin de Eventos deportivos y socio-culturales para organismos pblicos tales como el SENIAT y Ministerio de Educacin Cultura y Deporte. La planificacin de fiestas sociales al pblico en general tales como matrimonios y cumpleaos. La promocin y presentacin de espectculos con artistas nacionales e internacionales. Esta empresa tiene una estructura organizativa compuesta por la Vicepresidencia Comercial y un Gerente General con el Departamento de Produccin, conformado por las secciones de Arte y el de Diseo Grfico; el Departamento de Administracin con las secciones de Administracin y dos asistentes, y el Departamento de Promocin con dos Ejecutivos de Ventas. Al iniciar las labores en el departamento de contabilidad: registrando, clasificando y resumiendo las operaciones mercantiles del negocio con el fin de interpretar sus resultados financieros. Se determin que no se estaba cumpliendo con los registros y su cumplimiento con todos los deberes formales de los contribuyentes segn la normativa vigente en materia de tributacin, no se daba cumplimiento a lo establecido en las leyes acerca de los libros contables y dems reportes financieros y tampoco se mantena los registros actualizados de las actividades contables de la empresa, llegndose a la conclusin de actualizar el programa o sistema contable en materia de regi stros contables, Para lo cual se determin la contratacin de una empresa externa, quienes conjuntamente con la empresa disearan o adecuaran la actualizacin del programa existente, lo cual se adaptara a sus necesidades , a la de los clientes y la cual cumpliera correctamente las normas vigentes en materia tributaria. As, se desarroll un programa de Pasantas en el cual se contemplaron los siguientes puntos: Se realiz la descripcin de la organizacin, su resea histrica y su correspondiente organigrama; se determinaron las funciones de los diferentes departamentos sus caractersticas generales y sus principales productos y servicios, as como establecimos la zonas geogrfica donde desempean su labor. En segundo lugar ya en forma ms especfica se describi el departamento donde se efecto el trabajo de pasantas, describiendo las actividades realizadas y estableciendo el respectivo cronograma de actividades; as mismo

se puede observar la actualizacin del programa contable realizado. CAPITULO I DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN Resea Histrica En Noviembre de 2005 se crea por el Sr. Ricardo Joel Gonzlez Hernndez y el Sr. Alejandro Caas Emporio Group con la finalidad de iniciar una organizacin al servicio de clientes y pblico en general que disee, produzca y lleve a escena eventos de la ms alta calidad, destinados al entretenimiento y al mercadeo promocional. Contando desde sus inicios con un equipo multidisciplinario de amplia experiencia y capacitacin, con vocacin de servicio para atender las necesidades de sus clientes, brindando soluciones eficientes y efectivas. En sus inicios organizaron eventos co ntando con la participacin de artistas nacionales solamente, organizando una gira de Gaitas (con Gran Coquivacoa, Guaco y Maracaibo 15) por 12 ciudades, a partir de esa primera gira traen a escena artistas internacionales siendo los primeros Gilberto Santa Rosa, Juan Luis Guerra, el Circo Chino y Olga Taon, espectculos que le dan un nivel que le permite introducirse en otros pueblos, lo cual es su actual objetivo: proyectarse e introducirse en diferentes pases. Organigrama de la organizacin

Grafico 1. Estructura de Emporio Group Funciones Departamento de Produccin Se dedica al desarrollo de proyectos, realizando estudios, anlisis para poder proponer y aplicar todo lo necesario para cumplir con las exigencias del cliente. En pocas palabras se encarga de la logstica de los eventos, comprendiendo desde cual artista va a traer, hasta donde se van a vender las entradas. Departamento de Administracin Tiene como funcin el establecer y atender las necesidades de la empresa a nivel financiero, y de personal, y de esta manera velar por el buen funcionamiento de la misma. Departamento de Promocin Son los encargados de crear y desarrollar programas de publicidad, promocin de ventas, relaciones pblicas y ventas que conlleven al cumplimiento de los objetivos exigidos por el

departamento de produccin. Caractersticas generales Misin Emporio Group es una empresa al servicio del pblico y clientes que proporciona eventos y soluciones integrales con los ms altos estndares de calidad, con el propsito de satisfacer plenamente sus expectativas y necesidades, generando la preferencia, satisfaccin y confianza. Visin Ser la empresa lder en la organizacin y produccin de eventos y experiencias emotivas preferidas por clientes y pblico en general, manteniendo una excelente calidad en sus servicios. Valores Pasin por el negocio. Integridad y Respeto. Responsabilidad y Compromiso. Contnua bsqueda de la excelencia. Satisfaccin de las necesidades de los clientes. Comunicacin precisa y oportuna. Principales Productos y Servicios Organizacin de Eventos para la promocin de productos de empresas, como Movistar. Organizacin de Eventos deportivos y socio-culturales para organismos pblicos tales como el SENIAT y Ministerio de Educacin Cultura y Deporte. Planificacin de fiestas sociales al pblico en general tales como matrimonios y cumpleaos. Promocin y presentacin de espectculos con artistas nacionales e internacionales. Zonas geogrficas donde se desempea Principales capitales y ciudades de los estados que conforman la Repblica Bolivariana de Venezuela. Adems, Bogot, Colombia. Emporio Group constituye una importante referencia en cuanto organizacin y produccin de Conciertos se refiere. Reconocidos artistas nacionales e internacionales han depositan su confianza en la organizacin para su desarrollo artstico en Venezuela y en la regin. Seguridad, calidad y satisfaccin del pblico son las garantas del xito. Produccin de Eventos Culturales, Infantiles y Deportivos, para el ms amplio pblico generando, as, las ms diversas alternativas de entretenimiento. Eventos Corporativos Planificacin de eventos ajustados a las necesidades de los clientes con alto valor agregado, generando el impacto necesario para lograr los objetivos empresariales y comerciales. Lanzamiento de Productos. Convenciones.

 Mercadeo Promocional. Actividades de Impulso y Sampling. Organizacin de Exposiciones. Aniversarios y Eventos Navideos. Actividades Tailor-Made. Cuidan todos los detalles para asegurar el xito de su experiencia brindando servicios integrales: Montaje y escenografa. Sonido e iluminacin. Talento Artstico. Diseo Grfico. Protocolo. Transportacin. Hospedaje. Seguridad. Catering. Programas Integrales de Mercadeo Emotivo: Disean programas destinados a maximizar el contacto entre las marcas y su pblico objetivo, empleando eventos como ocasin propicia para iniciar una relacin slida con el consumidor. Se dedican a desarrollar estrategias de mercadeo directo. Accin que se hace posible gracias a la experiencia de los diferentes equipos a cargo de dirigir las ejecuciones promocionales con un nico objetivo de satisfacer la necesidad de darle carcter y existencia a los requerimientos de los clientes. Las ejecuciones promocionales realizadas son las siguientes: Diseo de Actividades Material POP Uniformes (promotores) Disfraces (muecotes) Escenografas Stand Rotulaciones (Automviles y otros) Lanzamiento y Relanzamiento de Productos Sampling / Degustacin / Impulso. Protocolo e Imagen Plan Colegios/Universidades. Actividades de Trade Marketing: Impulso de Ventas Comprador misterioso Rifas Ganador instantneo Canje Merchandising Decoracin de locaciones Fiestas Temticas Distribucin de Invita ciones Volantes Ruedas de prensa

 Performance Investigacin de Mercado Bases de datos Encuestas Booking (Agencia Artstica) Son representantes exclusivos en Venezuela de destacados talentos; entre los cuales se pueden nombrar: Franco y Oscarcito, y Mayre Martnez. CAPITULO II DESCRIPCION DEL DEPARTAMENTO DE TRABAJO

Grafico 2. Estructura de Departamento de Administracin En esta rea, el departamento de administracin es el responsable de llevar correctamente los registros con sus respectivos respaldos y de la preparacin de los informes financieros y estadsticos que sean necesarios. Este departamento como se observa en el organigrama, est estructurado por 5 personas, a pesar de que se ve una organizacin de manera vertical, todos tienen contacto entre s, debido a que sin la comunicacin necesaria no podran lograr los objetivos planteados; Siendo estos objetivos de administracin de recursos. Actividades del departamento Asentar operaciones contables: transcribir las operaciones financieras, a realizar da a da, mes a mes, Cabe destacar que las mismas se realizan en un software contable (Saint); de esta manera se lleva un control de los ingresos y egresos. Anlisis de mayores analticos: estudiar una partida, una cuenta en especfico, como por ejemplo: cuentas por cobrar; con este anlisis se puede visualizar de manera rpida y fcil, quien tiene una factura de la compaa sin cancelar. Anlisis y conciliaciones de cuentas bancarias: la conciliacin es una herramienta de control interno realizada por toda empresa, para cotejar la informacin transcrita en los libros con la informacin de los estados financieros, dicho anlisis ayuda a reconocer el correspondiente flujo de efectivo de la empresa y verificar las cuentas por cobrar. Elaboracin de estados financieros: con la ayuda de el software contable, la elaboracin de los diversos estados financieros (balance general, estado de ganancias y perdidas, etc.) es mas fcil de esta manera y la gerencia, al obtener los nmeros de la empresa, puede estudiar los mismos y tomar dediciones para futuras transacciones. Verificacin de impuestos municipales, estadales y nacionales: para cumplir con el gobierno central esta empresa declara mes a mes IVA, ISLR, con relacin a la municipalidad paga impuestos por publicidad y a la entidad estatal por utilizacin de instalaciones pblicas. Por la parte de los eventos paga impuestos cada vez que trae un artista a Venezuela.

CAPITULO III

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Cronograma de Actividades ACTIVIDADES Semanas 12345678 Induccin de Trabajo Actualizacin de Programa contable Reuniones con la Directiva Modificacin de Plan de Cuenta Elaboracin de Normas de Requisiciones Revisin y Actualizacin de la Contabilidad Libros principales y registros auxiliares Preparacin de comprobantes La pasanta fue realizada en la empresa Industrias de Entretenimiento 2005, C.A. , en el Departamento de Contabilidad, el inicio de la misma consta de conocer los procedimientos de registros contables as como los trminos relacionados con el rea contable administrativa que est inmersa en la empresa, en este sentido se describen desde los conceptos ms bsicos hasta los ms complejos manejados durante el perodo de pasantas en el rea contable. La contabilidad puede ser definida como el conjunto de principios, normas y procedimientos tcnicos que permiten el registro sistemtico de los hechos econmicos de las organizaciones, con el objeto de satisfacer la necesidad de informacin destinada al control y al apoyo del proceso de toma de decisiones de los administradores, as como tambin para el conocimiento de terceros interesados en la gestin. El proceso del sistema comprende bsicamente el plan de cuentas, los registros contables y la metodologa de registro, es decir todos los instrumentos que necesariamente se operan para producir los estados financieros. El tamao y complejidad de las organizaciones equivale a la recomendacin de utilizacin de medios automticos de procesamientos para su informacin contable. Actualizacin del programa contable Una vez conocidos los trminos contables, se dispuso al anlisis acerca de las deficiencias presentadas por el programa de contabilidad para llevar los registros contables y las cuales estaban causando problemas. Se determin que se deba actualizar dicho sistema lo antes posibles y fui designado para llevar a cabo esta tarea junto con un programador de sistemas de una empresa externa. El objetivo fue: actualizar el programa o sistema contable a las necesidades en materia de registros contables, con el fin de cumplir con todo los deberes formales de los contribuyentes segn la normativa vigente en materia de tributacin, dar cumplimiento a lo establecido en las leyes acerca de los libros contables y dems reportes finan cieros y mantener los registros actualizados. Haciendo tambin el trabajo ms automatizado. La alternativa seleccionada para desarrollar y solucionar este problema fue: La designacin

de un empleado para que conjuntamente con el programador disearan o adecuaran la actualizacin del programa existente, que mejor se adaptase a las necesidades, a la de los clientes y que cumpla correctamente las normas vigentes en materia tributaria. En ese proceso se verifica, analiza y evala el programa existente a fin de comprobar si cumple con el objetivo de respetar y observar todas las normas vigentes. Reunin con la directiva Se realiz una reunin la origino las siguientes actividades: Discutir con los Directores y Socios las fallas que presenta el sistema a fin de iniciar el estudio de las posibles soluciones para adecuar el antiguo sistema de Contabilidad a los requerimientos actuales. Elaborar una gua con los pasos a seguir en la revisin del sistema. Disear las modificaciones necesarias de acuerdo a las respuestas del contador y gerente. Discutir las modificaciones o actualizaciones que requiere el sistema. Se llega a la conclusin de actualizar, y determinar las modificaciones que necesitaba el viejo sistema o programa de contabilidad. La cual comprenda las siguientes actividades: Actualizar los formatos y reportes contables segn normativa legal vigente en materia tributaria. Examinar si los reportes cumplen con todas las formalidades que exigen las normas contables y tributarias. Revisar la situacin particular de cada uno de los clientes para determinar sus necesidades en cuanto a los reportes que deben p reparrseles. Revisar si los libros legales se ajustan a las normativas vigentes. Por otra parte los directivos, en conjunto con los gerentes, se percataron del excesivo uso de material en las diferentes reas de la empresa, es por esto que se realizaron reuniones para determinar la manera de controlar todos los insumos requeridos por los empleados. El objetivo trazado fue conocer los procedimientos y polticas del departamento de compras (comprendido por una asistente administrativo), en este orden de ideas se levanto la informacin referente al tramite administrativo que regulan las compras y servicios. El propsito de compras es presentar las disposiciones generales que regulan los procedimientos inherentes al departamento. En principio toda adquisicin de bienes y /o servicios se realizarn a travs de la unidad de compras a travs de una requisicin. Modificacin del plan de cuentas Las transacciones se agrupan por su tipo y efecto sobre el patrimonio y se registran en cuentas previamente identificadas y catalogadas en el marco de la teora contable y de acuerdo con las caractersticas propias de cada institucin. El conjunto de cuentas y las instrucciones para su uso, constituyen el plan de cuentas de la contabilidad general. Las cuentas de la contabilidad, por su efecto, pueden ser patrimoniales o de orden. Las patrimoniales son aquellas que se utilizan para registrar las transacciones que afectan alguno de los elementos integrantes de la ecuacin fundamental del balance; es decir, del activo, pasivo y patrimonio. Las de orden se emplean para registrar y controlar informacin relacionada con hechos contables realizados por el ente contable, que no afectan su patrimonio pero pudieran afectarlo en un futuro. El plan de cuentas de la contabilidad general permite el acoplamiento automtico con los clasificadores presupuestarios analticos vigentes.

Por otra parte en el momento en que se llevaron acabo las reuniones con la directiva, las misma se percato de que exista una inconsistencia en la que era en su momento el plan de cuenta de la empresa, ya que en sta los costos por eventos estaban siendo registrados de manera global, en cambio se modifico el mismo de manera tal que los costos se vieran afectados de formas mas especificas, de esta forma la empresa puede tener el detalle de cuanto es el costo en partidas en especficos y a su vez el costo total del evento. Elaboracin de la requisicin de compras Para solicitar un material y /o equipo a la unidad de compra, la unidad solicitante lo comunicar a travs de una requisicin de compras, las requisiciones de compras deben elaborarse una por cada tem, tipo de material y/o equipo solicitado, se envan a la unidad de compra una sola vez, por un mismo material, y/o equipo, salvo que se le participe a la unidad solicitante que por alguna causa haya sido anulada la anterior requisicin; caso en el cual, la unidad solicitante deber hacer referencia al nmero y fecha de la requisicin anulada. La descripcin de los materiales y/o equipos, ser el detalle inequvoco de lo que se desea comprar, conteniendo esta descripcin las siguientes caractersticas: nombre tcnico, marca o marcas afines, tipo, tamao modelo, propiedades fsicas, ao de fabricacin, calidad, utensilios o herramientas, us o, tipo de servicios que requiere el material y/o equipo, y toda aquellas caractersticas que ayuden a la identificacin del bien. El nmero de requisicin de compra ser un correlativo de acuerdo al registro de cada unidad solicitante. Las requisiciones que no renan toda la informacin solicitada en el formulario sern devueltas, indicando el motivo de la devolucin mediante la planilla de rechazo. La requisicin debe ser asentada por la unidad de compras en el libro de control de requisiciones recibida, una vez le sea utilizada la misma. La solicitud de un material y/o equipo que se requiere de urgencia, deber especificar el motivo y ser cotizado inmediatamente que la unidad de compras reciba la requisicin. Para solicitar un servicio a la unidad de compras, la unidad solicitante lo comunicar a travs de una requisicin de servicio. Las requisiciones de servicios se enviarn a la unidad de compras una sola vez, salvo que se le participe a la unidad Solicitante que por alguna causa haya sido anulada la anterior; caso en el cual, la Unidad solicitante deber hacer referencia al nmero y fecha de la requisicin anulada. La descripcin del servicio que se debe realizar ser el detalle inequvoco del mismo; conteniendo esta descripcin todas aquellas caractersticas que identifiquen el bien sobre el cual se realizar el servicio; en caso de no tratarse de un bien especifico, sino de un lugar o rea en el cual se prestara el servicio, deber especificarse su ubicacin exacta, as como cualquier otra caracterstica que lo identifiquen. El nmero de la requisicin de servicio ser un correlativo de acuerdo al registro que lleve cada unidad solicitante. Las requisiciones de servicio que no renan toda la informacin solicitada en el formulario sern devueltas indicndole el motivo mediante la planilla de rechazo. Las requisiciones de servicio deben ser asentadas por la unidad de compras en el libro de control de requisiciones de servicio recibidas. La solicitud de material y /o equipo que se requiere de

urgencia, deber especificar el motivo y ser cotizado y analizado, inmediatamente que la unidad de compras reciba la requisicin. Ordenes de compras y/o servicio 1. La adquisicin de bienes deben estar amparadas por ordenes de compra pre-impresas y pre-enumeradas de acuerdo al correlativo de ordenes de compras emitidas, en las cuales se describir la informacin requerida por cada tem. 2. El suministro de servicio estar amparado por rdenes de servicios pre-impresas y preenumeradas de acuerdo al correlativo de rdenes de servicio emitidas, en las cuales se describir la informacin requerida por cada tem. 3. En caso de solicitarse la reparacin o sustitucin de un equipo la unidad de compras har un a anlisis econmico sobre la factibilidad de la reparacin o reemplazo del mismo, si la decisin es reemplazarlo, la unidad de compras informar sobre su sustitucin. 4. El anlisis de cotizaciones considerar como criterios para calificar al proveedor: el precio y calidad del producto, nico proveedor, producto nacional, disponibilidad de entrega y garanta. 5. El proveedor o proveedores para suministrar los bienes y /o servicios solicitados en la requisicin, sern seleccionados de acuerdo a la calificacin obtenida en el anlisis de cotizaciones. Un a vez culminado los procesos del departamento de compra y el proceso de actualizacin del programa contable, se realiza y pone al da los libros contables, y en ese proceso se realizara la prueba pertinente para concluir con la etapa de actualizacin del sistema. Registro nico de cada transaccin Uno de los requisitos bsicos es que cada transaccin con incidencia econmico-financiera que realice la institucin, se registre una nica vez y a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas que se demandan. Lgicamente este registro debe realizarse con todos los datos necesarios para su posterior proceso dado que constituye la entrada nica de informacin. Este registro nico dota de seguridad y eficiencia al sistema. Actualizacin y revisin de la contabilidad Para este proceso se realizo un cronograma de trabajo ya que dicha empresa no contaba con un contador o asistente contable de tiempo completo, y necesitaban con urgencia ya que la contabilidad estaba atrasada. Libros principales y registros auxiliares El sistema contable est integrado por el libro diario y el libro mayor, en calidad de registros principales o centrales y por los registros auxiliares necesarios para cumplir con los requerimientos legales, tcnicos y de control, as como para organizar la informacin y presentarla en forma apta para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestin financiera. El libro diario es aquel en el cual se anotan los hechos y las cifras esenciales asociadas con todas las operaciones. El libro mayor es una recopilacin de todas las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos y orden, el cual refleja el movimiento individual de las mismas. Los registros auxiliares del sistema son aquellos que permiten llevar anotacin detallada de las operaciones, la informacin contenida en los mismos es ms desagregada que la que

reportan los libros principales con los cuales estn conciliados; los mencionados registros auxiliares, permiten mayor eficiencia en la administracin de cada rubro y efectividad en las actividades de control y de auditoria realizadas a partir de los estados financieros auxiliares. Para control interno se utilizo un modelo diseado por el contador, para las conciliaciones bancarias, en donde se revela los estados y los movimientos que ha tenido cada cuenta en el transcurso del mes, indicando por supuesto, el saldo de efectivo disponible para la fecha en que tal estado de cuenta ha sido cortado. En condiciones normales, el saldo que seale el banco en su estado de cuenta, debera coincidir con el saldo que arroje la cuenta del banco correspondiente segn la contabilidad, muy pocas veces se vio este hecho en el tiempo de las pasantas, para la correccin de ello se elaboro un formato nuevo para las conciliaciones, en donde existen una cantidad de razones por las cuales se pueden detectar partidas de conciliacin para que se pueda llegar a la coincidencia del saldo del banco con el saldo segn libros de la empresa. Preparacin de comprobantes Es una medida de control interno, utilizada por toda empresa, quizs un proceso muy engorroso para algunos pero definitivamente muy valioso para las empresas, ya que las mismas te permiten tener el control, de que se realizo en un mes en especifico y en el caso de esta emp resa tener el detalle de los ingresos y los egresos, separados por carpetas.

CONCLUSIN En relacin a la introduccin o induccin realizada el pasante concluye: En esta etapa se habla con el gerente general planificando las actividades de acuerdo a las necesidades o preferencias de la empresa. Se tena que revisar los programas o sistemas contables, porque no cumplan con la normativa vigente en materia tributaria, no se cumplan con lo establecido en materia legal acerca de los libros contables y dems reportes financieros, y no mantenan registro actualizado de los clientes, observndose atrasos con el SENIAT y dems organismos. En relacin a la actualizacin del programa el pasante concluye: Al instalar la nueva versin del Programa Saint Contable-Administrativo, se corrigieron varios problemas de ordenacin de asientos y se repararon errores contables. As mismo el personal ha establecido el ahorro del tiempo en el registro de la contabilidad, lo cual redunda en la rentabilidad de la empresa. En relacin a la modificacin del plan de cuentas el pasante concluye: Con la utilizacin del nuevo sistema las modificaciones realizadas al plan de cuenta garantizan la correcta presentacin de los reportes financieros. Con dichas modificaciones se pueden registrar en forma especifica cada uno de los elementos y o actividades que conlleva la realizacin de un evento, logrndose determinar el costo en forma desglosada y total. En relacin a la elaboracin de normas de requisicin el pasante concluye:

 Con esta normativa cuentan con lineamientos generales a cumplir por todos los departamentos que conform an la organizacin. Para llevar la requisicin de materiales se cuenta con un control mas especifico que permite establecer su destino y la cantidad requerida por cada departamento. En relacin a la revisin y actualizacin de la contabilidad el pasante concluye: La actualizacin de la contabilidad permite emitir informacin relativa a las transacciones y de esa manera se puede obtener datos referentes al aspecto financiero de la empresa de forma oportuna Con ello se logro poner al da la contabilidad de la empresa y as cumplir con las exigencias tributarias. En relacin al archivar papeles de trabajo el pasante concluye: Es mas efectivo para identificarlo en caso de urgencia. Se logro tener en detalle los ingresos y egresos, por separado y en orden cronolgico. RECOMENDACIONES En relacin a la introduccin de trabajo el pasante recomienda que: Una de las mejores opciones que se pueden tomar para este proceso seria la realizacin de un cronograma de trabajo de manera escrita. La empresa debe trabajar con manuales, en donde se describan todas las actividades a realizar. En relacin a la actualizacin del programa el pasante recomienda que: Antes de cualquier actualizacin se deberan hacer siempre respaldo de informacin en maquitas alternas, para no tener inconveniente al momento de una falla de la misma. La empresa debe mantener actualizado al personal en cuanto a las normas tributarias y leyes vigentes. En relacin a las reuniones con la directiva el pasante recomienda que: Las reuniones se tienen que programar en forma peridica, donde se tomen en cuenta la participacin de los trabajadores. Las mi smas deben ser de obligatoria asistencia donde se evale las decisiones que en ella se determinen para el beneficio de la empresa sobre todo en las cuestiones contables que son la base fundamental de los procesos administrativos de loa empresa En relacin a la modificacin del plan de cuentas el pasante recomienda que: En principio antes de cada modificacin, se debe establecer las secciones que presentan problemas. En segundo lugar al modificar, seleccionar los grupos financieros, establecer las cuentas control, y seleccionar un mtodo de codificacin se debe elaborar un plan de cuenta. De esta manera no se presentaran problemas al momento de dicha modificacin El relacin a la elaboracin de normas de requisicin el pasante recomienda que: Disear nuevos mtodos para el control de gastos de los materiales Determinar la reparticin de materiales mensuales por cada departamento, seria mas factible, lo cual seria mas factible que el mismo proceso de requisicin.

En relacin a la revisin y actualizacin de la contabilidad el pasante recomienda que: Ya que la empresa posea un retraso significativo a nivel contable, seria conveniente realizar cierres mensuales. Disear controles de manera que la misma no llegue a perjudicar a la institucin al momento de una auditoria, o una fiscalizacin. En relacin al archivar papeles de trabajo el pasante recomienda que: Tener archivos digitales seria ms convenientes que las mismas carpetas, se ahorraran gastos y espacio en la empresa. Tener ambos tipos de manera tal de que una sea el respaldo de la otra. ANEXOS Formato para la conciliacin: Industrias de Entretenimie nto 2005, C.A Nombre del Banco: N Cuenta: N Cuenta Contable: DEBE HABER Saldo Segn/Edo. de Cuenta al + Depsitos sin registrar + Crditos no Registrados Total depsitos sin registrar - Dbitos no Registrados/Trnsito Mes Ant - Cheques en Trnsito Total cheques pendientes de pago Saldo conciliado DEBE HABER Saldo Segn/Libros al + Crditos no Registrados Total crditos no registrados - Dbitos no Registrados

- Cheques no registrados - Otras Dbitos no Registrados Total dbitos no registrados Saldo Conciliado DEBE HABER CAPITULO I. - Descripcin de la organizacin. - Resea histrica -Organigrama de la Organizacin -Funciones Departamento de Produccin. Departamento de Administracin. Departamento de Promocin. - Caractersticas Generales. - Principales productos y Servicios. - Zonas Geogrficas donde se desempea. - Eventos corporativos. - Programas Integrales de Mercadeo Emotivo. CAPITULO II.- Descripcin del Departamento de Trabajo. - Actividades. CAPITULO III - Descripcin de las Actividades Realizadas. Cronograma de actividades. - Actualizacin del Programa Contable - Plan de Cuentas. - Requisicin de compras. - Registro nico de cada transaccin. - Actualizacin y revisin de la contabilidad. - Libros principales y registros auxiliares. - Preparacin de comprobantes. CONCLUSIONES. RECOMENDACIONES. ANEXOS. INDICE Pg. INTRODUCCION 3 CAPITULO I. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN 5 . Resea Histrica 5 . Organigrama de la Organ

izacin 6 . Funciones 7 . Caractersticas Generales 8 CAPITULO II. DESCRIPCION DEL DEPARTAMENTO DE TRABAJO 13 . Actividades del Departamento 14 CAPITULO III DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 15 . Cronograma de Actividades 15 . Actualizacin del programa contable 16 .Reunin con la Directiva 17 .Modificacin del plan de cuentas 18 . Elaboracin de la requisicin de compras 19 . Registro nico de cada transaccin 22 . Actualizacin y revisin de la contabilidad 22 . Libros principales y registros auxiliares 23 . Preparacin de comprobantes 24 CONCLUSION 25 RECOMENDACIONES 27 ANEXOS 30 INTRODUCCIN El presente informe tiene como finalidad dar a conocer las actividades desempeadas por el pasante como asistente contable en la empresa Industrias de Entretenimiento 2005, C.A.; dicha empresa tiene como objetivo: La organizacin de Eventos para la promocin de productos de empresas. La organizacin de Eventos deportivos y socio-culturales para organismos pblicos tales como el SENIAT y Ministerio de Educacin Cultura y Deporte. La planificacin de fiestas sociales al pblico en general tales como matrimonios y cumpleaos. La promocin y presentacin de espectculos con artistas nacionales e internacionales. Esta empresa tiene una estructura organizativa compuesta por la Vicepresidencia Comercial y un Gerente General con el Departamento de Produccin, conformado por las secciones de Arte y el de Diseo Grfico; el Departamento de Administracin con las secciones de Administracin y dos asistentes, y el Departamento de Promocin con dos Ejecutivos de Ventas. Al iniciar las labores en el departamento de contabilidad: registrando, clasificando y resumiendo las operaciones mercantiles del negocio con el fin de interpretar sus resultados financieros. Se determin que no se estaba cumpliendo con los registros y su cumplimiento con todos los deberes formales de los contribuyentes segn la normativa vigente en materia de tributacin, no se daba cumplimiento a lo establecido en las leyes acerca de los libros contables y dems reportes financieros y tampoco se mantena los registros actualizados de las actividades contables de la empresa, llegndose a la conclusin de actualizar el programa o sistema contable en materia de registros contables, Para lo cual se determin la contratacin de una empresa externa, quienes conjuntamente con la empresa disearan o adecuaran la actualizacin del programa existente, lo cual se adaptara a sus necesidades , a

la de los clientes y la cual cumpliera correctamente las normas vigentes en materia tributaria. As, se desarroll un programa de Pasantas en el cual se contemplaron los siguientes puntos: Se realiz la descripcin de la organizacin, su resea histrica y su correspondiente organigrama; se determinaron las funciones de los diferentes departamentos sus caractersticas generales y sus principales productos y servicios, as como establecimos la zonas geogrfica donde desempean su labor. En segundo lugar ya en forma ms especfica se describi el departamento donde se efecto el trabajo de pasantas, describiendo las actividades realizadas y estableciendo el respectivo cronograma de actividades; as mismo se puede observar la actualizacin del programa contable realizado. CAPITULO I DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN Resea Histrica En Noviembre de 2005 se crea por el Sr. Ricardo Joel Gonzlez Hernndez y el Sr. Alejandro Caas Emporio Group con la finalidad de iniciar una organizacin al servicio de clientes y pblico en general que disee, produzca y lleve a escena eventos de la ms alta calidad, destinados al entretenimiento y al mercadeo promocional. Contando desde sus inicios con un equipo multidisciplinario de amplia experiencia y capacitacin, con vocacin de servicio para atender las necesidades de sus clientes, brindando soluciones eficientes y efectivas. En sus inicios organizaron eventos contando con la participacin de artistas nacionales solamente, organizando una gira de Gaitas (con Gran Coquivacoa, Guaco y Maracaibo 15) por 12 ciudades, a partir de esa primera gira traen a escena artistas internacionales siendo los primeros Gilberto Santa Rosa, Juan Luis Guerra, el Circo Chino y Olga Taon, espectculos que le dan un nivel que le permite introducirse en otros pueblos, lo cual es su actual objetivo: proyectarse e introducirse en diferentes pases. Organigrama de la organizacin

Grafico 1. Estructura de Emporio Group Funciones Departamento de Produccin

Se dedica al desarrollo de proyectos, realizando estudios, anlisis para poder proponer y aplicar todo lo necesario para cumplir con las exigencias del cliente. En pocas palabras se encarga de la log stica de los eventos, comprendiendo desde cual artista va a traer, hasta donde se van a vender las entradas. Departamento de Administracin Tiene como funcin el establecer y atender las necesidades de la empresa a nivel financiero, y de personal, y de esta manera velar por el buen funcionamiento de la misma. Departamento de Promocin Son los encargados de crear y desarrollar programas de publicidad, promocin de ventas, relaciones pblicas y ventas que conlleven al cumplimiento de los objetivos exigidos por el departamento de produccin. Caractersticas generales Misin Emporio Group es una empresa al servicio del pblico y clientes que proporciona eventos y soluciones integrales con los ms altos estndares de calidad, con el propsito de satisfacer plenamente sus expectativas y necesidades, generando la preferencia, satisfaccin y confianza. Visin Ser la empresa lder en la organizacin y produccin de eventos y experiencias emotivas preferidas por clientes y pblico en general, manteniendo una excelente calidad en sus servicios. Valores Pasin por el negocio. Integridad y Respeto. Responsabilidad y Compromiso. Contnua bsqueda de la excelencia. Satisfaccin de las necesidades de los clientes. Comunicacin precisa y oportuna. Principales Productos y Servicios Organizacin de Eventos para la promocin de productos de empresas, como Movistar. Organizacin de Eventos deportivos y socio-culturales para organismos pblicos tales como el SENIAT y Ministerio de Educacin Cultura y Deporte. Planificacin de fiestas sociales al pblico en general tales como matrimonios y cumpleaos. Promocin y presentacin de espectculos con artistas nacionales e internacionales. Zonas geogrficas donde se desempea Principales capitales y ciudades de los estados que conforman la Repblica Bolivariana de Venezuela. Adems, Bogot, Colombia.

Emporio Group constituye una importante referencia en cuanto organizacin y produccin de Conciertos se refiere. Reconocidos artistas nacionales e internacionales han depositan su confianza en la organizacin para su desarrollo artstico en Venezuela y en la regin. Seguridad, calidad y satisfaccin del pblico son las garantas del xito. Produccin de Eventos Culturales, Infantiles y Deportivos, para el ms amplio pblico generando, as, las ms diversas alternativas de entretenimiento. Eventos Corporativos Planificacin de eventos ajustados a las necesidades de los clientes con alto valor agregado, generando el impacto necesario para lograr los objetivos empresariales y comerciales. Lanzamiento de Productos. Convenciones. Mercadeo Promocional. Actividades de Impulso y Sampling. Organizacin de Exposiciones. Aniversarios y Eventos Navideos. Actividades Tailor-Made. Cuidan todos los detalles para asegurar el xito de su experiencia brindando servicios integrales: Montaje y escenografa. Sonido e iluminacin. Talento Artstico. Diseo Grfico. Protocolo. Transportacin. Hospedaje. Seguridad. Catering. Programas Integrales de Mercadeo Emotivo: Disean programas destinados a maximizar el contacto entre las marcas y su pblico objetivo, empleando eventos como ocasin propicia para iniciar una relacin slida con el consumidor. Se dedi can a desarrollar estrategias de mercadeo directo. Accin que se hace posible gracias a la experiencia de los diferentes equipos a cargo de dirigir las ejecuciones promocionales con un nico objetivo de satisfacer la necesidad de darle carcter y existencia a los requerimientos de los clientes. Las ejecuciones promocionales realizadas son las siguientes: Diseo de Actividades Material POP Uniformes (promotores) Disfraces (muecotes) Escenografas Stand Rotulaciones (Automviles y otros) Lanzamiento y Relanzamiento de Productos Sampling / Degustacin / Impulso. Protocolo e Imagen

 Plan Colegios/Universidades. Actividades de Trade Marketing: Impulso de Ventas Comprador misterioso Rifas Ganador instantneo Canje Merchandising Decoracin de locaciones Fiestas Temticas Distribucin de Invitaciones Volantes Ruedas de prensa Performance Investigacin de Mercado Bases de datos Encuestas Booking (Agencia Artstica) Son representantes exclusivos en Venezuela de destacados talentos; entre los cuales se pueden nombrar: Franco y Oscarcito, y Mayre Martnez. CAPITULO II DESCRIPCION DEL DEPARTAMENTO DE TRABAJO

Grafico 2. Estructura de Departamento de Administracin En esta rea, el departamento de administracin es el responsable de llevar correctamente los registros con sus respectivos respaldos y de la preparacin de los informes financieros y estadsticos que sean necesarios. Este departamento como se observa en el organigrama, est estructurado por 5 personas, a pesar de que se ve una organizacin de manera vertical, todos tienen contacto entre s, debid o a que sin la comunicacin necesaria no podran lograr los objetivos planteados; Siendo estos objetivos de administracin de recursos. Actividades del departamento Asentar operaciones contables: transcribir las operaciones financieras, a realizar da a da, mes a mes, Cabe destacar que las mismas se realizan en un software contable (Saint); de esta manera se lleva un control de los ingresos y egresos. Anlisis de mayores analticos: estudiar una partida, una cuenta en especfico, como por ejemplo: cuentas por cobrar; con este anlisis se puede visualizar de manera rpida y fcil, quien tiene una factura de la compaa sin cancelar. Anlisis y conciliaciones de cuentas bancarias: la conciliacin es una herramienta de control interno realizada por toda empresa, para cotejar la informacin transcrita en los libros con la informacin de los estados financieros, dicho anlisis ayuda a reconocer el correspondiente flujo de efectivo de la empresa y verificar las cuentas por cobrar. Elaboracin de estados financieros: con la ayuda de el software contable, la elaboracin de los diversos estados financieros (balance general, estado de ganancias y perdidas, etc.) es

mas fcil de esta manera y la gerencia, al obtener los nmeros de la empresa, puede estudiar los mismos y tomar dediciones para futuras transacciones. Verificacin de impuestos municipales, estadales y nacionales: para cumplir con el gobierno central esta empresa declara mes a mes IVA, ISLR, con relacin a la municipalidad paga impuestos por publicidad y a la entidad estatal por utilizacin de instalaciones pblicas. Por la parte de los eventos paga impuestos cada vez que trae un artista a Venezuela.

CAPITULO III DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Cronograma de Actividades ACTIVIDADES Semanas 12345678 Induccin de Trabajo Actualizacin de Programa contable Reuniones con la Directiva Modificacin de Plan de Cuenta Elaboracin de Normas de Requisiciones Revisin y Actualizacin de la Contabilidad Libros principales y registros auxiliares Preparacin de comprobantes La pasanta fue realizada en la empresa Industrias de Entretenimiento 2005, C.A. , en el Departamento de Contabilidad, el inicio de la misma consta de conocer los procedimientos de registros contables as como los trminos relacionados con el rea contable administrativa que est inmersa en la empresa, en este sentido se describen desde los conceptos ms bsicos hasta los ms complejos manejados durante el perodo de pasantas en el rea contable. La contabilidad puede ser definida como el conjunto de principios, normas y procedimientos tcnicos que permiten el registro sistemtico de los hechos econmicos de las organizaciones, con el objeto de satisfacer la necesidad de informacin destinada al control y al apoyo del proceso de toma de decisiones de los administradores, as como tambin para el conocimiento de terceros interesados en la gestin. El proceso del sistema comprende bsicamente el plan de cuentas, los registros contables y la metodologa de registro, es decir todos los instrumentos que necesariamente se operan para producir los estados financieros. El tamao y complejidad de las organizaciones equivale a la recomendacin d e utilizacin de medios automticos de procesamientos para su informacin contable. Actualizacin del programa contable Una vez conocidos los trminos contables, se dispuso al anlisis acerca de las deficiencias presentadas por el programa de contabilidad para llevar los registros contables y las cuales

estaban causando problemas. Se determin que se deba actualizar dicho sistema lo antes posibles y fui designado para llevar a cabo esta tarea junto con un programador de sistemas de una empresa externa. El objetivo fue: actualizar el programa o sistema contable a las necesidades en materia de registros contables, con el fin de cumplir con todo los deberes formales de los contribuyentes segn la normativa vigente en materia de tributacin, dar cumplimiento a lo establecido en las leyes acerca de los libros contables y dems reportes financieros y mantener los registros actualizados. Haciendo tambin el trabajo ms automatizado. La alternativa seleccionada para desarrollar y solucionar este problema fue: La designacin de un empleado para que conjuntamente con el programador disearan o adecuaran la actualizacin del programa existente, que mejor se adaptase a las necesidades, a la de los clientes y que cumpla correctamente las normas vigentes en materia tributaria. En ese proceso se verifica, analiza y evala el programa existente a fin de comprobar si cumple con el objetivo de respetar y observar todas las normas vigentes. Reunin con la directiva Se realiz una reunin la origino las siguientes actividades: Discutir con los Directores y Socios las fallas que presenta el sistema a fin de iniciar el estudio de las posib les soluciones para adecuar el antiguo sistema de Contabilidad a los requerimientos actuales. Elaborar una gua con los pasos a seguir en la revisin del sistema. Disear las modificaciones necesarias de acuerdo a las respuestas del contador y gerente. Discutir las modificaciones o actualizaciones que requiere el sistema. Se llega a la conclusin de actualizar, y determinar las modificaciones que necesitaba el viejo sistema o programa de contabilidad. La cual comprenda las siguientes actividades: Actualizar los formatos y reportes contables segn normativa legal vigente en materia tributaria. Examinar si los reportes cumplen con todas las formalidades que exigen las normas contables y tributarias. Revisar la situacin particular de cada uno de los clientes para determinar sus necesidades en cuanto a los reportes que deben preparrseles. Revisar si los libros legales se ajustan a las normativas vigentes. Por otra parte los directivos, en conjunto con los gerentes, se percataron del excesivo uso de material en las diferentes reas de la empresa, es por esto que se realizaron reuniones para determinar la manera de controlar todos los insumos requeridos por los empleados. El objetivo trazado fue conocer los procedimientos y polticas del departamento de compras (comprendido por una asistente administrativo), en este orden de ideas se levanto la informacin referente al tramite administrativo que regulan las compras y servicios. El propsito de compras es presentar las disposiciones generales que regulan los procedimientos inherentes al departamento. En principio toda adquisicin de bienes y /o servicios se rea lizarn a travs de la unidad de compras a travs de una requisicin. Modificacin del plan de cuentas Las transacciones se agrupan por su tipo y efecto sobre el patrimonio y se registran en cuentas previamente identificadas y catalogadas en el marco de la teora contable y de

acuerdo con las caractersticas propias de cada institucin. El conjunto de cuentas y las instrucciones para su uso, constituyen el plan de cuentas de la contabilidad general. Las cuentas de la contabilidad, por su efecto, pueden ser patrimoniales o de orden. Las patrimoniales son aquellas que se utilizan para registrar las transacciones que afectan alguno de los elementos integrantes de la ecuacin fundamental del balance; es decir, del activo, pasivo y patrimonio. Las de orden se emplean para registrar y controlar informacin relacionada con hechos contables realizados por el ente contable, que no afectan su patrimonio pero pudieran afectarlo en un futuro. El plan de cuentas de la contabilidad general permite el acoplamiento automtico con los clasificadores presupuestarios analticos vigentes. Por otra parte en el momento en que se llevaron acabo las reuniones con la directiva, las misma se percato de que exista una inconsistencia en la que era en su momento el plan de cuenta de la empresa, ya que en sta los costos por eventos estaban siendo registrados de manera global, en cambio se modifico el mismo de manera tal que los costos se vieran afectados de formas mas especificas, de esta forma la empresa puede tener el detalle de cuanto es el costo en partidas en especficos y a su vez el costo total del evento. Elaboracin de la requisicin de compras Para solicitar un material y /o equipo a la unidad de compra, la unidad solicitante lo comunicar a travs de una requisicin de compras, las requisiciones de compras deben elaborarse una por cada tem, tipo de material y/o equipo solicitado, se envan a la unidad de compra una sola vez, por un mismo material, y/o equipo, salvo que se le participe a la unidad solicitante que por alguna causa haya sido anulada la anterior requisicin; caso en el cual, la unidad solicitante deber hacer referencia al nmero y fecha de la requisicin anulada. La descripcin de los materiales y/o equipos, ser el detalle inequvoco de lo que se desea comprar, conteniendo esta descripcin las siguientes caractersticas: nombre tcnico, marca o marcas afines, tipo, tamao modelo, propiedades fsicas, ao de fabricacin, calidad, utensilios o herramientas, uso, tipo de servicios que requiere el material y/o equipo, y toda aquellas caractersticas que ayuden a la identificacin del bien. El nmero de requisicin de compra ser un correlativo de acuerdo al registro de cada unidad solicitante. Las requisiciones que no renan toda la informacin solicitada en el formulario sern devueltas, indicando el motivo de la devolucin mediante la planilla de rechazo. La requisicin debe ser asentada por la unidad de compras en el libro de control de requisiciones recibida, una vez le sea utilizada la misma. La solicitud de un material y/o equipo que se requiere de urgencia, deber especificar el motivo y ser cotizado inmediatamente que la unidad de compras reciba la requisicin. Para solicitar un servicio a la unidad de compras, la unidad solicitante lo comunicar a trav s de una requisicin de servicio. Las requisiciones de servicios se enviarn a la unidad de compras una sola vez, salvo que se le participe a la unidad Solicitante que por alguna causa haya sido anulada la anterior; caso en el cual, la Unidad solicitante deber hacer referencia al nmero y fecha de la requisicin anulada. La descripcin del servicio que se debe realizar ser el detalle inequvoco del mismo; conteniendo esta descripcin todas aquellas caractersticas que identifiquen el bien sobre el cual se realizar el servicio; en caso de no tratarse de un bien especifico, sino de un lugar o

rea en el cual se prestara el servicio, deber especificarse su ubicacin exacta, as como cualquier otra caracterstica que lo identifiquen. El nmero de la requisicin de servicio ser un correlativo de acuerdo al registro que lleve cada unidad solicitante. Las requisiciones de servicio que no renan toda la informacin solicitada en el formulario sern devueltas indicndole el motivo mediante la planilla de rechazo. Las requisiciones de servicio deben ser asentadas por la unidad de compras en el libro de control de requisiciones de servicio recibidas. La solicitud de material y /o equipo que se requiere de urgencia, deber especificar el motivo y ser cotizado y analizado, inmediatamente que la unidad de compras reciba la requisicin. Ordenes de compras y/o servicio 1. La adquisicin de bienes deben estar amparadas por ordenes de compra pre-impresas y pre-enumeradas de acuerdo al correlativo de ordenes de compras emitidas, en las cuales se describir la informacin requerida por cada tem. 2. El suministro de servicio estar amparado po r rdenes de servicios pre-impresas y pre-enumeradas de acuerdo al correlativo de rdenes de servicio emitidas, en las cuales se describir la informacin requerida por cada tem. 3. En caso de solicitarse la reparacin o sustitucin de un equipo la unidad de compras har un a anlisis econmico sobre la factibilidad de la reparacin o reemplazo del mismo, si la decisin es reemplazarlo, la unidad de compras informar sobre su sustitucin. 4. El anlisis de cotizaciones considerar como criterios para calificar al proveedor: el precio y calidad del producto, nico proveedor, producto nacional, disponibilidad de entrega y garanta. 5. El proveedor o proveedores para suministrar los bienes y /o servicios solicitados en la requisicin, sern seleccionados de acuerdo a la calificacin obtenida en el anlisis de cotizaciones. Una vez culminado los procesos del departamento de compra y el proceso de actualizacin del programa contable, se realiza y pone al da los libros contables, y en ese proceso se realizara la prueba pertinente para concluir con la etapa de actualizacin del sistema. Registro nico de cada transaccin Uno de los requisitos bsicos es que cada transaccin con incidencia econmico-financiera que realice la institucin, se registre una nica vez y a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas que se demandan. Lgicamente este registro debe realizarse con todos los datos necesarios para su posterior proceso dado que constituye la entrada nica de informacin. Este registro nico dota de seguridad y eficiencia al sistema. Actualizacin y revisin de la contabilidad Para este proceso se realizo un cronograma de trabajo ya que dicha empresa no contaba con un contador o asistente contable de tiempo completo, y necesitaban con urgencia ya que la contabilidad estaba atrasada. Libros principales y registros auxiliares El sistema contable est integrado por el libro diario y el libro mayor, en calidad de registros principales o centrales y por los registros auxiliares necesarios para cumplir con

los requerimientos legales, tcnicos y de control, as como para organizar la informacin y presentarla en forma apta para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestin financiera. El libro diario es aquel en el cual se anotan los hechos y las cifras esenciales asociadas con todas las operaciones. El libro mayor es una recopilacin de todas las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos y orden, el cual refleja el movimiento individual de las mismas. Los registros auxiliares del sistema son aquellos que permiten llevar anotacin detallada de las operaciones, la informacin contenida en los mismos es ms desagregada que la que reportan los libros principales con los cuales estn conciliados; los mencionados registros auxiliares, permiten mayor eficiencia en la administracin de cada rubro y efectividad en las actividades de control y de auditoria realizadas a partir de los estados financieros auxiliares. Para control interno se utilizo un modelo diseado por el contador, para las conciliaciones bancarias, en donde se revela los estados y los movimientos que ha tenido cada cuenta en el transcurso del mes, indicando por supuesto, el saldo de efectivo disponible para la fecha en que tal estado de cuenta ha sid o cortado. En condiciones normales, el saldo que seale el banco en su estado de cuenta, debera coincidir con el saldo que arroje la cuenta del banco correspondiente segn la contabilidad, muy pocas veces se vio este hecho en el tiempo de las pasantas, para la correccin de ello se elaboro un formato nuevo para las conciliaciones, en donde existen una cantidad de razones por las cuales se pueden detectar partidas de conciliacin para que se pueda llegar a la coincidencia del saldo del banco con el saldo segn libros de la empresa. Preparacin de comprobantes Es una medida de control interno, utilizada por toda empresa, quizs un proceso muy engorroso para algunos pero definitivamente muy valioso para las empresas, ya que las mismas te permiten tener el control, de que se realizo en un mes en especifico y en el caso de esta empresa tener el detalle de los ingresos y los egresos, separados por carpetas.

CONCLUSIN En relacin a la introduccin o induccin realizada el pasante concluye: En esta etapa se habla con el gerente general planificando las actividades de acuerdo a las necesidades o preferencias de la empresa. Se tena que revisar los programas o sistemas contables, porque no cumplan con la normativa vigente en materia tributaria, no se cumplan con lo establecido en materia legal acerca de los libros contables y dems reportes financieros, y no mantenan registro actualizado de los clientes, observndose atrasos con el SENIAT y dems organismos. En relacin a la actualizacin del programa el pasante concluye: Al instalar la nueva versin del Programa Saint Contable-Administrativo, se corrigieron varios pr oblemas de ordenacin de asientos y se repararon errores contables. As mismo el personal ha establecido el ahorro del tiempo en el registro de la contabilidad, lo cual redunda en la rentabilidad de la empresa.

En relacin a la modificacin del plan de cuentas el pasante concluye: Con la utilizacin del nuevo sistema las modificaciones realizadas al plan de cuenta garantizan la correcta presentacin de los reportes financieros. Con dichas modificaciones se pueden registrar en forma especifica cada uno de los elementos y o actividades que conlleva la realizacin de un evento, logrndose determinar el costo en forma desglosada y total. En relacin a la elaboracin de normas de requisicin el pasante concluye: Con esta normativa cuentan con lineamientos generales a cumplir por todos los departamentos que conforman la organizacin. Para llevar la requisicin de materiales se cuenta con un control mas especifico que permite establecer su destino y la cantidad requerida por cada departamento. En relacin a la revisin y actualizacin de la contabilidad el pasante concluye: La actualizacin de la contabilidad permite emitir informacin relativa a las transacciones y de esa manera se puede obtener datos referentes al aspecto financiero de la empresa de forma oportuna Con ello se logro poner al da la contabilidad de la empresa y as cumplir con las exigencias tributarias. En relacin al archivar papeles de trabajo el pasante concluye: Es mas efectivo para identificarlo en caso de urgencia. Se logro tener en detalle los ingresos y egresos, por separado y en orden cronolgico. RECOMENDACIONES En relac in a la introduccin de trabajo el pasante recomienda que: Una de las mejores opciones que se pueden tomar para este proceso seria la realizacin de un cronograma de trabajo de manera escrita. La empresa debe trabajar con manuales, en donde se describan todas las actividades a realizar. En relacin a la actualizacin del programa el pasante recomienda que: Antes de cualquier actualizacin se deberan hacer siempre respaldo de informacin en maquitas alternas, para no tener inconveniente al momento de una falla de la misma. La empresa debe mantener actualizado al personal en cuanto a las normas tributarias y leyes vigentes. En relacin a las reuniones con la directiva el pasante recomienda que: Las reuniones se tienen que programar en forma peridica, donde se tomen en cuenta la participacin de los trabajadores. Las mismas deben ser de obligatoria asistencia donde se evale las decisiones que en ella se determinen para el beneficio de la empresa sobre todo en las cuestiones contables que son la base fundamental de los procesos administrativos de loa empresa En relacin a la modificacin del plan de cuentas el pasante recomienda que: En principio antes de cada modificacin, se debe establecer las secciones que presentan problemas. En segundo lugar al modificar, seleccionar los grupos financieros, establecer las cuentas

control, y seleccionar un mtodo de codificacin se debe elaborar un plan de cuenta. De esta manera no se presentaran problemas al momento de dicha modificacin El relacin a la elaboracin de normas de requisicin el pasante recomienda que: Disear nuevos mtodos para el control de gastos de los mat eriales Determinar la reparticin de materiales mensuales por cada departamento, seria mas factible, lo cual seria mas factible que el mismo proceso de requisicin. En relacin a la revisin y actualizacin de la contabilidad el pasante recomienda que: Ya que la empresa posea un retraso significativo a nivel contable, seria conveniente realizar cierres mensuales. Disear controles de manera que la misma no llegue a perjudicar a la institucin al momento de una auditoria, o una fiscalizacin. En relacin al archivar papeles de trabajo el pasante recomienda que: Tener archivos digitales seria ms convenientes que las mismas carpetas, se ahorraran gastos y espacio en la empresa. Tener ambos tipos de manera tal de que una sea el respaldo de la otra. ANEXOS Formato para la conciliacin: Industrias de Entretenimiento 2005, C.A Nombre del Banco: N Cuenta: N Cuenta Contable: DEBE HABER Saldo Segn/Edo. de Cuenta al + Depsitos sin registrar + Crditos no Registrados Total depsitos sin registrar - Dbitos no Registrados/Trnsito Mes Ant - Cheques en Trnsito Total cheques pendientes de pago Saldo conciliado DEBE HABER

Saldo Segn/Libros al + Crditos no Registrados Total crditos no registrados - Dbitos no Registrados - Cheques no registrados - Otras Dbitos no Registrados Total dbitos no registrados Saldo Conciliado DEBE HABER CAPITULO I. - Descripcin de la organizacin. - Resea histrica -Organigrama de la Organizacin -Funciones Departamento de Produccin. Departamento de Adm inistracin. Departamento de Promocin. - Caractersticas Generales. - Principales productos y Servicios. - Zonas Geogrficas donde se desempea. - Eventos corporativos. - Programas Integrales de Mercadeo Emotivo. CAPITULO II.- Descripcin del Departamento de Trabajo. - Actividades. CAPITULO III - Descripcin de las Actividades Realizadas. Cronograma de actividades. - Actualizacin del Programa Contable - Plan de Cuentas. - Requisicin de compras. - Registro nico de cada transaccin. - Actualizacin y revisin de la contabilidad. - Libros principales y registros auxiliares. - Preparacin de comprobantes. CONCLUSIONES. RECOMENDACIONES. ANEXOS.

INDICE Pg. INTRODUCCION 3 CAPITULO I. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN 5 . Resea Histrica 5 . Organigrama de la Organizacin 6 . Funciones 7 . Caractersticas Generales 8 CAPITULO II. DESCRIPCION DEL DEPARTAMENTO DE TRABAJO 13 . Actividades del Departamento 14 CAPITULO III DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 15 . Cronograma de Actividades 15 . Actualizacin del programa contable 16 .Reunin con la Directiva 17 .Modificacin del plan de cuentas 18 . Elaboracin de la requisicin de compras 19 . Registro nico de cada transaccin 22 . Actualizacin y revisin de la contabilidad 22 . Libros principales y registros auxiliares 23 . Preparacin de comprobantes 24 CONCLUSION 25 RECOMENDACIONES 27 ANEXOS 30