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Manual Operativo SIAF - Mdulo Administrativo

2012

Manual de Usuario Mdulo Administrativo


SIAF 2012

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MDULO ADMINISTRATIVO
El Mdulo Administrativo, es la plantilla en la cual los usuarios de las Unidades Ejecutoras registran las Operaciones diarias de Gasto (Compromiso, Devengado, Giro, Rendicin) e Ingreso (Determinado, Recaudado) Presupuestales y No Presupuestales. Las Operaciones Presupuestales, son aquellas que afectan al Presupuesto (Marco Presupuestal) de la Unidad Ejecutora. Las Operaciones NO Presupuestales, son aquellas que slo tienen incidencia Econmica (Financiera) y NO afectan al Presupuesto. I. Acceso al Mdulo Para acceder al Mdulo Administrativo dar clic sobre el acceso directo del cono y luego (1) seleccionar el Ao al que desea acceder a la informacin, luego (2) se ingresa con el Usuario y Clave asignados a cada usuario de la Unidad, por ltimo (3) da clic en Aceptar.

(1) (2)

A A

(3)

Entonces se muestra la pantalla Seleccin de Etapa, donde selecciona el Mdulo Administrativo Ejecutora de la siguiente manera:

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Seguidamente se muestra el siguiente men de opciones:

Para explicar la funcionalidad del Mdulo Administrativo, describiremos todas las opciones del men. II. Mantenimiento Este men proporciona al usuario la opcin de registrar Cuentas Bancarias con las cuales va a realizar sus operaciones, Registrar el Cdigo Interbancario CCI de los proveedores a los que va pagar, Registro de Proveedores, Sub-Unidad, Dependencia, Centro de Gasto, rea, Convenio y Responsables (De giros electrnico y devoluciones a Tesoro con T6)

II.1

Cuenta Bancaria

Al acceder a la opcin de Cuenta Bancaria, la Unidad registra y transmite a la Base de Datos Oracle del MEF, las Cuentas Bancarias con las que va a trabajar y realizar los Giros para cancelar las diferentes operaciones.

En la pantalla Cuentas Bancarias debe: (1) Elegir el Banco, posicionando el cursor sobre el que corresponde la Cuenta y luego (2) da clic derecho en el rea inferior y selecciona Insertar Cta.

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(1) Elige el Banco y se posiciona el cursor en la lnea respectiva

(2) da clic derecho Insertar Cta.

Entonces se crea una lnea donde debe llenar los datos correspondientes a la Cuenta Bancaria. Para llenar los campos: Moneda, RB (Rubro del registro), Tipo Cta. (Ahorro, Cuenta Corriente, Cuenta a Plazos, Sin cuenta), Proy (con o sin proyecto) lo debe hacer con el botn F1 Ayuda.

Todos estos Campos se llenan con el botn de ayuda F1.

Aqu Digita el Nmero de Cuenta Corriente, con sta denominacin obtiene el Libro Bancos.

Por ejemplo: Se elige el Banco 002 Banco Continental donde selecciona Moneda: Nuevos Soles, Rubro: 09 = Recursos Directamente Recaudados, Tipo de Cuenta: C = Cuenta Corriente, Proyecto = 000 - Sin proyecto, luego se da clic en Guardar o deshacer . Si decide Guardar, al mensaje se da clic en Aceptar.

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Registrados todos los campos puede guardar o deshacer.

Si la Unidad guard los datos de la Cuenta Bancaria y desea eliminar el registro creado y an no ha enviado al Oracle, debe (1) Inactivar la Cuenta y guardar el cambio.

(1)

Da clic derecho Inactivar y debe guardar el cambio efectuado.

Luego slo si el campo E- Estado est Inactivo = I, entonces (2) podr eliminar el registro y/o volver activar la cuenta.

Cuando el Estado E sea Inactivo puede eliminar o Activar nuevamente.

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Si el usuario est seguro del registro de su Cuenta Bancaria entonces debe realizar una transmisin, ingresando al Men Comunicacin=> Transferencia de Datos para que la informacin viaje a la Base de Datos Oracle. Entonces el campo EE (Estado de Envo) cambia de N color verde a T color plomo.

Antes de transmitir VERIFICAR que el estado E = Activo A El estado de envo EE cambia a T

Para Inactivar la Cuenta Corriente de la Base de datos Oracle, debe Inactivar la Cuenta (que se encuentra en estado transmitido) y hacer una nueva transmisin, ingresando al Men Comunicacin=> Transferencia de Datos en Estado I.

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II.2 Cuenta Interbancaria

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El cdigo de Cuenta Interbancaria CCI, es aquel con el cual el SIAF identifica al proveedor a fin de hacer Giros directos a su Cuenta Corriente. Para ello debe ingresar al men, de la siguiente manera:

Se muestra la pantalla Registro del CCI del Proveedor, donde en (1) Tiene los datos del proveedor y en (2) Registra el CCI nuevo que desea asignar al proveedor(es) que haya registrado previamente la unidad en el Men Mantenimiento=>Proveedores.

(1) Se muestran los proveedores registrados y los datos consignados

(2) Se insertan los CCI al proveedor que seleccione.

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En esta pantalla puede hacer la bsqueda por (1) Nmero de RUC del Proveedor o (2) por Nombre y luego debe (3) dar clic en Ejecutar.

(1) Bsqueda por nmero de RUC.

(2) Bsqueda por nombre de Proveedor.

(3) Luego da clic en Ejecutar.

Para seleccionar el proveedor al que va asignar un nuevo cdigo CCI, ubica el cursor sobre la fila y en el REA DE REGISTRO CCI y da clic derecho Registrar.

Se ubica sobre la lnea del Proveedor

REA DE REGISTRO CCI Clic derecho Registrar

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En la pantalla siguiente se deben tener presentes las consideraciones que se muestran y al mensaje debe dar clic en Si.

De esta manera, registra el Nro. de CCI y da clic en Aceptar.

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Entonces se genera una fila, con el numero de CCI asignado al proveedor, de la siguiente manera:

Eliminacin de CCI registrado

Si el cdigo de CCI asignado a un proveedor est en estado pendiente P puede eliminarse al dar clic derecho eliminar

Modificacin de Datos de CCI registrado

El usuario podr hacer modificaciones a los datos registrados antes de enviarlo a la Base de Datos, luego debe guardar los cambios efectuados.

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Envo de CCI registrado a la Base de Datos

Para hacer el envo debe dar clic derecho Habilitar envo

El estado (Est.) cambia de pendiente P a Habilitado N, y slo viajar este registro a la Base de Datos si tiene las firmas electrnicas efectuadas para esta operacin, esto en el men Registro=>Firmas Electrnicas.

Mientras no habilite las firmas, permanecer en habilitado estado N. Rechazos de la Base de Datos al registro de CCI El cdigo consignado NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los datos que ha registrado y transmitido.

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Verificar los datos que ha registrado y transmitido, corregir y volver a enviar.

La Cuenta Corriente NO ha sido registrada o no ha llegado a la Base de Datos.

La Cuenta Corriente que ha registrado NO est registrada en la Base de datos, verificar y coordinar con Soporte o Tesoro Pblico.

La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los datos que ha registrado y transmitido.

Verificar los datos consignados del proveedor, ya que no estn correctos a los de la Base de Datos.

La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los datos que ha registrado y transmitido.

En este caso la cuenta se encuentra Inactiva y debe verificarla con Soporte Tcnico.

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II.2 Proveedores

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Para acceder al registro de Proveedores, el usuario debe ingresar al men Mantenimiento opcin Proveedores de la siguiente manera:

II.2.1

Consulta de Proveedores de la Unidad

Dentro de la Pantalla, puede realizar consultas por (1) nmero de RUC y (2) por nombre del Proveedor y luego (3) para ello da clic en ejecutar.

(1) Digita el Nro. de RUC

(2) por Nombre de Proveedor

(3) Clic en Ejecutar

Entonces para la bsqueda, se muestra el proveedor con el estado que tiene en el Sistema.

Estado de registro en el sistema.

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Si hace la bsqueda sin definir ningn campo se muestra todos los Proveedores registrados.

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Estado de registro en el sistema.

II.2.2

Registro de Nuevo Proveedor

Para realizar el registro de un nuevo proveedor se ubica en el rea vaca y da clic derecho Insertar registro.

Entonces, se apertura dos campos en la parte inferior de la pantalla, donde debe registrar: (1) Tipo de Proveedor y (2) el nmero de RUC correspondiente.

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El Tipo lo selecciona con la ayuda F1. El RUC debe ingresarlo manualmente

De la siguiente manera:

Se crea el proveedor SIN NOMBRE, para que al transmitirlo a la base de datos se valide la conformidad.

Muestra una lnea con los datos consignados en estado Pendiente color azul, luego debe dar clic en guardar .

Eliminar a Proveedor Registrado

Para poder eliminar el registro de un proveedor debe estar en estado Pendiente color azul, para ello debe situar el cursor sobre la lnea de proveedor y dar clic derecho Eliminar Registro.

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II.2.3

Transmisin de Proveedor a la Base de Datos

El usuario si est seguro del registro efectuado, debe transmitir la informacin a la Base de Datos, para ello da clic derecho Habilitar envo.

Como vemos la fila cambia de estado de Pendiente color azul a Habilitado para Envo color verde.

Luego debe ingresar al Men Comunicaciones=>Transferencia de Datos para remitir los datos a la Base de Datos - Oracle, stos sern validados adems por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT. La fila cambia de Habilitado para envo color verde a Transmitido color plomo.

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II.2.4 Aprobacin de los Datos de Proveedor

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La Base de Datos enva como respuesta la Aprobacin, siempre y cuando SUNAT haya validado la informacin remitida correctamente. De esta manera su estado Transmitido color plomo cambia a Aprobado color negro.

II.2.5

Rechazo de los Datos de Proveedor

En el caso que haya inconsistencias en la informacin remitida por la Unidad, entonces recibe Rechazo, R color Rojo.

De tal manera que NO recibe nombre de proveedor y se queda Sin Nombre. II.3 Registro de SIAF por reas SIAF FONDO

El SIAF pone a disposicin de las Unidades Ejecutoras la facilidad del registro de su informacin reas a la cual denomina SIAF- FONDOS donde puede registrar su informacin por Departamentos, Proyectos, Prstamos, Sub Unidades de Costos, etc. a los cuales denominar rea.

II.3.1

Creacin de rea nueva

Para la creacin de reas nuevas, puede crear (1) Sub_Unidades, (2) Dependencias y (3) Centros de Gastos Nuevos, para ello debe ingresar al Men Mantenimiento y elegir la opcin correspondiente de la siguiente manera:

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Selecciona la opcin que necesita

II.3.1.1 Creacin de Sub Unidad Ingresando a la opcin Sub-Unidad, (1) posiciona el cursor en el espacio en blanco y (2) da clic derecho Insertar registro.

(2) Clic derecho

(1) Ubica el cursor

Inmediatamente se crea la fila para que registre el nombre de Sub Unidad que est creando.

Al culminar el llenado de los datos correspondientes, dar clic en el botn guardar, se muestra el mensaje siguiente:

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II.3.1.2 Creacin de Dependencia

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De igual manera la unidad ejecutora puede ir incoporando o creando nuevas dependencias segn la necesidad de la Unidad Ejecutora. El procedimiento es similar al descrito en la creacin de Sub-Unidad.

II.3.1.3 Creacin de Centro de Gastos Asimismo la UE puede ir creando Centro de Gastos, que utilizar en la creacin de sus reas nuevas. El procedimiento es similar al descrito anteriormente.

II.3.1.4 Creacin de rea Debe ingresar al men Mantenimiento opcin rea, de la siguiente manera:

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Se muestra la pantalla rea, donde ir seleccionanado los campos Sub-Unidad, Dependencia, Centro de Gastos, segn las nuevas opciones que haya ido creando. (1) Para ello dar clic derecho Insertar Registro.

(1)

Luego: (2) con el botn de ayuda F1 selecciona la Unidad, Dependencia o Centro de Gasto que requiere, (3) luego digita el nombre del rea nueva y da clic en Aceptar.

(2) (3)

Al guardar los cambios el Sistema muestra el mensaje sus Cambios han sido guardados con xito.

(4)

III.

Registro

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El men Registro permite al usuario completar la informacin de las operaciones administrativas que realiza la Unidad Ejecutora. III.1 Registro SIAF

Entendamos el Registro SIAF como el voucher o plantilla donde se registra TODAS las Operaciones de Ingreso y Gasto de la Institucin.
La Ejecucin Presupuestaria, est sujeta al rgimen del presupuesto anual y a sus modificaciones, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre de cada ao fiscal, en este perodo se atienden las obligaciones de gasto de conformidad con los crditos presupuestarios autorizados en los Presupuestos. Segn la Directiva de Ejecucin del Presupuesto para el ao fiscal 2012, la ejecucin del gasto se realiza en las etapas: Certificacin, Compromiso Anual, Devengado y Pago.

Sin embargo, para efectos del registro que se debe realizar en el Mdulo Administrativo del SIAF-SP, se han contemplado las etapas mencionadas anteriormente, ms una etapa ya conocida denominada Compromiso Mensual (entre el Compromiso Anual y el Devengado).

A continuacin se desarrolla el registro de las fases de la ejecucin presupuestaria y financiera del gasto (desde el punto de vista operativo) en el SIAF-SP, la operacin se refiere a la adquisicin de bienes corrientes y corresponde a las etapas mencionadas en la figura anterior.

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1. SOLICITUD DE CERTIFICACIN DEL CRDITO PRESUPUESTARIO Y COMPROMISO ANUAL

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1.1.

Certificacin del Crdito Presupuestario

Ley general de presupuesto N 28411 Art. 77 La certificacin, garantiza que se cuenta con el crdito presupuestario disponible y libre de afectacin, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional, en funcin a la Programacin de Compromisos Anual (PCA); implica la reserva del crdito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realizacin del registro presupuestario. En el Mdulo Administrativo del SIAF-SP, en el Men Registro ingresar a la opcin Certificacin y Compromiso Anual.

Se mostrar la siguiente pantalla en la cual registrar la Solicitud de Certificacin, para ello, debe dar clic en el botn Nuevo Certificado.

A continuacin se mostrar la siguiente pantalla, en ella registrar los datos generales de la solicitud y luego dar clic en el botn Seleccionar Meta que le permitir elegir de un listado de cadenas priorizadas: la meta, el clasificador y los montos de stos.

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Los datos generales de la solicitud son los siguientes: Documento (Memorando), nmero de documento, fecha de documento, rubro presupuestario que financia el gasto, la moneda en que se solicita la certificacin (si fuera moneda extranjera deber registrar el Tipo de Cambio estimado) y una justificacin de la solicitud.

Luego, proceder a dar clic en el botn

que activar la siguiente ventana desde la cual

deber seleccionar el Clasificador y la Meta (o metas) Presupuestaria en la que se requiere obtener la Certificacin. Para ello, se posicionar en el clasificador, luego en la meta y por ltimo el Botn.

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Al terminar la seleccin de los clasificadores y metas, dar clic en el botn Aceptar para regresar a la ventana inicial.

Al seleccionar el clasificador (uno o varios) y la meta (una o varias), el mdulo muestra por defecto el saldo de la PCA de dicha cadena, en la siguiente pantalla deber registrar en el campo Monto Origen, el monto a solicitar por el Certificado de Crdito Presupuestario.

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Finalmente, cuando haya registrado la informacin del Certificado, proceder a dar clic en el diskette para guardar los cambios y generar la Solicitud de Certificacin de Crdito Presupuestario. Para transmitir el registro, dar clic derecho y elegir la opcin Habilitar Envo.

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El registro cambiar de color Azul a color Verde, luego cerrar esta pantalla, ingresar a la opcin Comunicacin y har una transferencia de datos del Mdulo Administrativo (OGA) al Mdulo de Procesos Presupuestarios (OPP).

De acuerdo al procedimiento de administracin interna para efectos de la ejecucin del gasto, el rea de Administracin enviar a la Oficina de Presupuesto el correspondiente Memorando acompaado de la documentacin de sustento y del siguiente reporte del SIAF en el cual se detalla la Solicitud de Certificacin. Este reporte se encuentra en el Men Reportes Programacin del Compromiso Anual Formatos PCA.

Para imprimir la Solicitud de Certificacin, en la siguiente pantalla de seleccin indicar el nmero de Certificado (para el ejemplo: de 980 hasta 980) y luego dar clic en el Botn Pantalla, asimismo, podra generar el reporte en un archivo (xls, txt, dbf) u obtenerlo directamente a travs de la impresora.

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Certificacin en el Mdulo de Procesos Presupuestarios (MPP) En el Mdulo Administrativo del SIAF-SP se registra la Solicitud de Certificacin del Crdito Presupuestario, sin embargo, sta (solicitud) deber ser aprobada por la correspondiente Oficina de Presupuesto y para ello se utilizar el Mdulo de Procesos Presupuestarios (como Unidad Ejecutora). El usuario de la OPP ingresar al MPP en el men Procesos, a la opcin Certificacin de Crditos Presupuestarios.

El MPP mostrar la siguiente pantalla en la que el encargado de la Oficina de Presupuesto, aprobar o rechazar la solicitud. Si quisiera ver el detalle de la solicitud, dar doble clic sobre el nmero de certificado.

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Se mostrar la siguiente ventana con la informacin registrada por la Oficina de Administracin (documento de solicitud, rubro presupuestario, moneda, clasificador, meta, monto), adems de la PCA asignada y sus respectivos saldos disponibles.

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Luego de verificar la informacin de la solicitud con la documentacin recibida de la Oficina de Administracin, y en cuanto proceda, se aprobar el registro, para ello seleccionar el recuadro Certificar y luego Habilitar Envo (con clic derecho) y transmitir la respuesta a la Oficina de Administracin (Mdulo Administrativo).

Usted podr emitir listados de las Certificaciones aprobadas en el Men ReportesProgramacin de Compromisos anual. Si quisiera listar la Certificacin que acaba de aprobar, seleccionar el reporte Nota de Certificacin de Crditos Presupuestarios. Segn la normatividad vigente, los responsables de la OPP, emiten un documento de certificacin del crdito presupuestario, el cual debe contener la informacin relativa al marco presupuestal disponible que financiar el gasto, en el marco del PCA.

Al ingresar en esta opcin, el sistema le mostrar los filtros de seleccin: mes y nota, que elegir de acuerdo a sus necesidades, para nuestro caso seleccionar el filtro Nota y escoger el nmero del certificado que corresponda, por ejemplo el N 980. Asimismo, seleccionar el criterio de agrupacin de la cadena funcional a la que ha afectado la Certificacin.

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Luego dar clic en el cono que corresponda, segn requiera visualizarlo, enviarlo a un archivo o a la impresora.

Al dar clic en Visualizar, se muestra el reporte Certificacin de Crdito Presupuestario, documento que debe acompaar a la respuesta de la Oficina de Presupuesto de Solicitud de Certificacin recibida de la Oficina de Administracin.

1.2.

Compromiso Anual

El compromiso es el acto de administracin mediante el cual, luego del cumplimiento de los trmites legalmente establecidos, se acuerda la realizacin de gastos, por un importe determinado o determinable (podramos clasificar los compromisos de acuerdo al siguiente grfico), afectando total o parcialmente los crditos presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados, la PCA y las modificaciones presupuestarias realizadas.

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Con contraprestacin por cumplir

Suscripcin de contratos. Orden de compra, orden de servicio. Nombramiento o contrato de personal.

Con contraprestacin estimada

Servicios pblicos: luz, agua, telfono, arrendamiento, etc.

Con contraprestacin cumplida

Servicios mdicos, sentencias judiciales. Resoluciones administrativas que reconocen gastos. Aceptacin/liquidacin intereses y gastos bancarios. Sobrecostos o gastos cuyo monto slo puede conocerse al momento la respectiva liquidacin.

Sin contraprestacin

Transferencias Financieras.

El compromiso se sustenta en los siguientes documentos:

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Para el registro del Compromiso Anual ingresar a la opcin Certificacin y Compromiso Anual del men Registro en el Mdulo Administrativo, previamente, har transmisin para recibir la aprobacin de la Certificacin enviada por la OPP.

En la siguiente pantalla seleccionar el Certificado aprobado por la OPP (N 980). Al lado derecho de la pantalla podr visualizar un control de los saldos que corresponden al Certificado en el cual se encuentra posicionado actualmente.

Para insertar un nuevo Compromiso Anual en el certificado, dar clic derecho y seleccionar la opcin Insertar Compromiso Anual. Al activar esta opcin, usted podr darse cuenta adems que puede realizar otras acciones respecto a la Certificacin, entre ellas: insertar nueva certificacin, anulacin, ampliacin o rebaja.

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Al insertar un nuevo Compromiso anual, el sistema presentar una pantalla como la siguiente, en la cual proceder a registrar el Tipo de Operacin, el documento de compromiso (de acuerdo al Tipo de Operacin), su nmero y fecha; asimismo, registrar la identificacin del proveedor (tipo y nmero de RUC), la moneda y una justificacin del registro.

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Luego de registrar los datos que corresponden al Compromiso Anual, registrar el monto en el campo Monto Origen, si ste es igual al saldo de la certificacin podr utilizar el botn Rellenar con Origen, de lo contrario si el monto fuera menor al saldo, proceder a digitarlo.

Finalmente, dar clic en el diskette para Guardar los cambios realizados y generar el registro del Compromiso Anual (registro inicial en estado P, color azul). Enseguida har clic derecho para Habilitar Envo y realizar su posterior transmisin y aprobacin por la base de datos del MEF.

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2. REGISTRO SIAF

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Continuando con el circuito de registro de las operaciones de gastos, en la opcin RegistroRegistro SIAF se complementarn las etapas de Compromiso (mensual), Devengado y Girado.

A continuacin aparecer la pantalla de Registro SIAF, que para efectos didcticos la dividiremos en las siguientes partes: Cabecera del Registro SIAF, aqu se registra los datos generales:
(1) (5) (7) (2) (3) (6) (4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Muestra el nmero correlativo de los Expedientes SIAF (ingresos o gastos) registrados por cada ao de ejecucin. Muestra el cdigo y nombre de la Unidad Ejecutora. Muestra el cdigo y nombre de la Unidad Ejecutora a la cual se entregan o de quien se reciben recursos (por defecto es la UE 005000). Se selecciona con la tecla F1 el Tipo de Operacin que desea registrar. Se selecciona con la tecla F1, la Modalidad de Compra cuando es aplicable. Se selecciona con la tecla F1, el Tipo de proceso de seleccin cuando es aplicable. Se selecciona con la tecla F1, el rea de la entidad a la que corresponde la operacin.

Si requiere ayuda para registrar los cdigos en cada campo, podr solicitarla pulsando la tecla F1. 2.1. Compromiso Mensual

El Compromiso Mensual es una fase del proceso de registro, netamente operativa (no se encuentra previsto en la normativa vigente), es decir, usted no podr registrar el Devengado, sin antes haber efectuado el correspondiente Compromiso Mensual. Este Compromiso se hace teniendo como informacin de insumo el correspondiente Compromiso Anual en estado Aprobado. Para agregar el Compromiso Mensual, dar clic en el cono Nuevo del Registro SIAF y a continuacin pulsar la tecla F1 para rellenar el campo Tipo de Operacin, se posicionar sobre el tipo requerido y dar Aceptar para escoger el corresponde de acuerdo a lo registrado en el Compromiso Anual (en nuestro caso, hemos registrado el Compromiso Anual con Tipo de Operacin N).

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Luego escogeremos la Modalidad de la Compra que corresponda pulsando F1, en este caso el sistema le dar dos opciones para seleccionar.

A continuacin el Tipo de Proceso de Seleccin, segn corresponda a los topes para la realizacin de los procesos establecidos en la Ley de Presupuesto de cada ao y de acuerdo a lo que hubiera sido ejecutado por la entidad. Para nuestro caso seleccionaremos 18 Adjudicacin Sin Proceso.

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Cuando las Unidades Ejecutoras del Gobiernos Nacional y Gobiernos Regionales, utilizan el Tipo de Operacin N, la modalidad de compra CA y un tipo de proceso de seleccin diferente a 18, el sistema mostrar un listado de procesos de seleccin registrados previamente en el SEACE, alguno de los cuales deber ser elegido para continuar con el registro. Por ejemplo:

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Segn la directiva de ejecucin del presupuesto 2012, las UEs deben realizar previamente el registro en el SEACE, antes del registro de la ejecucin del gasto. El esquema mediante el cual se enlazan estos sistemas es el siguiente.

Como parte final del registro de los datos generales del expediente SIAF, ingresaremos el rea, segn hubiera sido definido en la opcin de reas del men Mantenimiento- por la Unidad Ejecutora. El rea por defecto tiene el cdigo 0000.

El sistema le consultar a continuacin el ciclo (G) y la fase que requiere registrar, usted indicar C (para la fase Compromiso Mensual) o consultar el listado que corresponde pulsando la tecla F1.

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Esto le permitir listar/filtrar todos los Compromisos Anuales que corresponden al Tipo de Operacin seleccionado, siempre que al momento en que usted se encuentra registrando la informacin cuenten con saldo disponible.

En nuestro caso, al final del listado podremos ubicar el Compromiso Anual cuyo Certificado es el nmero 980, con documento 060-0235 del 29/04/2011 del rubro 09. Recursos Directamente Recaudados por S/. 1,000.00. Para seleccionar el registro, dar clic en la columna signada con el smbolo ? y Aceptar.

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En la pantalla de Generacin de Operaciones registrar el monto del Compromiso Mensual por el que requiere efectuar el registro SIAF, este monto puede ser parcial o total, si fuera este ltimo caso podra dar clic en el botn Rellenar con Origen y luego Aceptar.

El sistema le mostrar la pantalla de registro SIAF en la cual deber registrar los datos que corresponden al documento de sustento de esta fase y otros.

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Registramos el documento que sustenta el registro de la fase, a ste le denominamos Documento A, ubicado en el campo Cod. digitar el cdigo del documento si lo conoce o de lo contrario pulsar la tecla F1 y elegir de la lista el que corresponda.

Enseguida registrar el nmero de documento y la fecha. El sistema mostrar el nmero de RUC que usted haya registrado en el Compromiso Anual, de igual manera, aunque se mantiene editable el campo FF/RB usted no deber modificar esta informacin.

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Luego, digitar 0000 o pulsar la tecla F1 en el campo Conv/Proy. y seleccionar la opcin nica Sin Proyecto. Por ltimo escoger el Tipo de Recurso (TR) de acuerdo al rubro presupuestario y para el rubro 09 segn el nivel de gobierno al que corresponda la entidad (Nacional, Regional, Local-Universidades). Los campos Tipo de Pago (TP) y Tipo de Compromiso (TC) siempre debern contener los valores por defecto E y 11 a menos que la entidad tenga autorizados calendarios de pagos para valores diferentes a stos. Como se recordar, el Tipo de Recurso del campo Medio de Pago del SIAF-SP permite identificar y procesar la informacin relacionada con la utilizacin de recursos de una determinada fuente de financiamiento que tienen origen y finalidad predeterminados.

Para finalizar el registro, proceder a registrar una justificacin del registro del Compromiso Mensual en el campo de texto Notas.

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Proceder a grabar el registro (podr ver el registro en estado P y color azul) y a Habilitar Envo (el registro cambia a estado N y color verde).

Para concluir con el registro, realizar una transmisin para enviar el expediente SIAF a la base de datos del MEF (el registro cambia a estado T y color gris), en la cual se realiza su procesamiento y validacin y una segunda transmisin para recibir la Aprobacin (el registro cambia a estado A y color negro) o su rechazo en caso

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existieran inconsistencias: proveedor no existe, el proyecto no cuenta con viabilidad, no existe saldo a nivel del Compromiso Anual, etc. (el registro cambia a estado R y color rojo).

2.2.

Fase Devengado

El Devengado es el acto de administracin mediante el cual se reconoce una obligacin de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditacin documentaria ante el rgano competente de la realizacin de la prestacin o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligacin debe afectarse al presupuesto institucional, con cargo a la correspondiente cadena de gasto. Luego de recibida la aprobacin del Compromiso Mensual, en el mismo registro SIAF, har clic derecho y seleccionar la opcin Insertar Fase. Desde este men podr adems proceder a la Anulacin de la fase, en caso se hubiera producido algn error durante el registro.

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A continuacin el sistema solicitar que indique el Ciclo y la Fase que registrar, usted podr digitar G y D respectivamente, o de lo contrario pulsar la tecla F1 para solicitar los listados de ayuda de los cuales elegir el cdigo que corresponda.

El sistema mostrar el listado de compromisos mensuales que estuvieran pendientes de devengar en este registro SIAF, del cual deber seleccionar el que corresponda. En nuestro caso, se ha registrado un compromiso nico, por ello el sistema lo muestra por defecto, para confirmar seleccionar, con clic en Aceptar.

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En la pantalla de Generacin de Operaciones siguiente, deber indicar si el monto del Devengado es parcial o el monto total del Compromiso Mensual, en este ltimo caso podr dar clic en el botn Rellenar con Origen. Para finalizar dar clic en Aceptar.

1 2

En sistema presentar la pantalla de Registro SIAF, en la cual proceder a ingresar la informacin que corresponde al documento de sustento, en los campos denominados Documento A.

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Para registrar los datos del Documento A podr digitar el cdigo en el campo Cod. o solicitar la ayuda del sistema pulsando la tecla F1, al realizar esto ltimo se mostrar un listado de cdigos de los cuales seleccionar el que corresponda.

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Algunos de los documentos previstos en la Directiva de Tesorera segn el tipo de gasto son los siguientes:

Bienes, Servicios, Obras


Factura, boleta de venta, otros de SUNAT. Orden de Compra, Orden de Servicio, Contrato. Valorizacin de obra acompaada de la factura. Relacin de recibos por servicios pblicos.

Gastos de Personal y Pensiones


Planilla nica de pagos de remuneraciones o pensiones, viticos, racionamiento, propinas, dietas de directorio, compensacin por tiempo de servicios.

Otros Gastos
Resolucin judicial. Convenios de Encargos. Norma que autorice Transferencias. Norma que apruebe la relacin de personas con subvenciones segn Ley. Otros documentos que apruebe la DNTP.

Resolucin de reconocimiento de derechos de carcter laboral. Formulario de pago de tributos.

Relacin numerada de Servicios No Personales (CAS). Nota de Cargo bancaria. Resolucin de encargos al personal, Caja Chica.

Adems, deber registrar la serie del documento seleccionado (en cuanto corresponda), el nmero y la fecha del mismo.

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En esta parte, deber registrar adems la Mejor Fecha de Pago, la cual no puede ser un da inhbil, por ejemplo: sbado, domingo o ni feriado. Esta fecha, representa la fecha de cancelacin del Devengado, es decir, aquella fecha en la cual vence la obligacin contrada y en la que, segn la naturaleza de la obligacin, se debe realizar el pago del Gasto Devengado.

Ahora, registrar una justificacin que considere vlida para el Devengado, en el campo de texto Notas.

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Proceder a grabar el Devengado y luego Habilitar Envo.

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Para concluir con el registro del Devengado, realizar una transmisin de envo del expediente SIAF a la base de datos del MEF y una segunda transmisin para recibir la Aprobacin (bajo el supuesto que los datos registrados son vlidos). La Autorizacin de Giro en el SIAF-SP equivale al Devengado en estado A y constituye la aprobacin del monto para el giro del cheque, la emisin de carta orden o la transferencia electrnica, con cargo a la cuenta bancaria correspondiente.

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2.3. Fase Girado

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El pago es el acto de administracin mediante el cual se extingue, en forma parcial o total, el monto de la obligacin reconocida, debiendo formalizarse a travs del documento oficial correspondiente. Est prohibido efectuar pagos de obligaciones no devengadas. Es requisito para el registro del Girado que el correspondiente Devengado haya sido contabilizado en el SIAF-SP. La fecha del Girado registrado en el SIAF-SP debe ser la misma o posterior a la fecha de la respectiva autorizacin del Devengado. Est prohibido girar a nombre de beneficiarios distintos a los registrados en la fase del Devengado. El Girado se registrar en el mismo Registro SIAF en que se realiz tanto el Compromiso Mensual, como el Devengado, para ello, se posicionar sobre el Devengado y dar un clic derecho, de la lista de opciones que muestra el sistema seleccionar Insertar Fase (adems, podr seleccionar la Anulacin del Devengado o su Rebaja).

A continuacin, seleccionar el ciclo G y digitar G para iniciar el registro de la fase Girado, de lo contrario puede solicitar ayuda pulsando la tecla F1 y el sistema le mostrar la siguiente lista de la cual elegir Girado.

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Se mostrarn los devengados pendientes de giro, en caso hubieran varios deber seleccionar el que corresponda. En el caso del ejemplo, al existir slo un Devengado, el sistema lo selecciona por defecto. Para finalizar la seleccin dar clic en el botn Aceptar.

En la pantalla de generacin de operaciones registrar el monto girar, que puede ser parcial o total, si fuera a girar por el monto total, dar clic en el botn Rellenar con Origen y el sistema reemplazar el campo Monto a Girar con los montos del Devengado. Para finalizar, dar clic en Aceptar.

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El sistema mostrar la pantalla de Registro SIAF, en la cual se requiere que registremos datos como los documentos fuente, cuenta bancaria, beneficiarios y otros.

En el campo Tipo de Giro podr pulsar la tecla F1 para solicitar ayuda e indicar el que corresponda a la transaccin, por defecto el sistema propone el Tipo de Giro N. Si la SUNAT hubiera entablado algn proceso de cobranza coactiva sobre el Devengado que da origen a este giro, usted deber seleccionar el Tipo de Girado C.

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El registro de esta fase, requiere de dos documentos de sustento, Documento A y B, el primero es el documento administrativo generado por la entidad y el segundo es el documento bancario. Para registrar el cdigo del documento A podr digitar 009. Comprobante de Pago o pulsar la tecla F1 para solicitar ayuda y seleccionar el que corresponda.

Luego, registramos el nmero y la fecha del Comprobante de Pago, adems de la Mejor Fecha de Pago (esta puede ser igual o mayor a la mejor fecha registrada en el Devengado).

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A continuacin, registramos el cdigo de la cuenta Bancaria con la cual realizaremos el Giro, los datos de la cuenta bancaria comprenden: el ao en que se matricul la cuenta en el SIAF, el cdigo del banco asignado por el sistema a la entidad financiera y el nmero correlativo de cuenta bancaria que ha generado el sistema.

En la parte inferior derecha procedemos a registrar los datos de Documento B, dando clic derecho elegir la opcin Insertar Documento.

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Luego digitar el cdigo del documento o pulsar la tecla F1 para escoger el cdigo que corresponda y a continuacin registrar el nmero de documento.

En esta parte no se olvide que en el caso de remuneraciones y pensiones, es obligatorio que las UEs efecten el pago, mediante abonos en cuentas bancarias individuales, sea a travs del Banco de la Nacin o de cualquier otra institucin bancaria del Sistema Financiero Nacional. Asimismo, es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a travs de la DGETP, se efecten a travs de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para tal efecto, la UE requerir al proveedor su Cdigo de Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad en que se d inicio formal a su relacin contractual.

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En nuestro caso, por tratarse de un Gobierno Local registraremos la emisin de un Cheque, hasta que se implementen las modalidades de pago antes mencionadas. Luego de efectuar el registro del Documento B deber registrar una descripcin en el campo Notas en la cual podr detallar la operacin registrada. La informacin que registre en este campo se mostrar en reporte Comprobante de Pago.

Finalmente grabar la informacin, con un clic derecho habilitar envo y realizar una transmisin con la cual enviar la fase a la base de datos del MEF, adems, realizar una segunda transmisin para recibir la respuesta de aprobacin.

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El estado final del Girado es A y color negro. El Girado en estado A en el SIAF -SP constituye la autorizacin de Pago. La referida autorizacin es transmitida al Banco de la Nacin y a la respectiva Unidad Ejecutora o Municipalidad a travs del SIAF-SP. La transferencia electrnica o, de ser el caso, la entrega del cheque o presentacin de carta orden al banco est condicionada al Gasto Girado en estado A.

III.1.2 Registro de Operaciones de Ingreso Las Operaciones de Ingreso, se conforman de las Fases: Determinado y Recaudado el registro se hace en el sistema de la siguiente manera:

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III.1.2.1 Fase Determinado

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El registro de las Fases de Ingreso inicia con el Registro de la Fase determinado, en el cual el usuario registra la informacin correspondiente al detalle en el que suscita el ingreso. Entonces se consignan los datos completos de cdigo y nmero de Documento, Fecha, Rubro y Tipo de Recurso.

Luego se registra el clasificador. Para ello en el campo clasificador se da clic derecho Insertar Clasificador. Y se le asigna el monto correspondiente.

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Luego se da clic en guardar los cambios, el sistema mostrara entonces el mensaje: Sus cambios han sido guardados.

Habilitar Envo/Deshabilitar Envo

Al igual que todas las fases de Gasto, la Fase Recaudado del Ingreso se crea en estado pendiente P y color Azul, entonces el usuario debe habilitar para el envo, para ello sita el cursor sobre la lnea determinado y da clic derecho habilitar Envo.

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Entonces se observa que el estado cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N color verde, quedando listo para ser transmitido a la Base de Datos.

Para transmitir la fase determinado el usuario debe ingresar al men comunicaciones opcin Transferencia de datos, entonces el estado cambia de Habilitado-N color Verde a Transmitido T color Plomo. Para recibir la respuesta de la base de datos el usuario debe realizar una nueva transmisin, entonces el estado de envo cambia de Transmitido T color Plomo a Aprobado A color negro.

Anulacin de Determinado

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Si el usuario desea puede Anular la fase determinado, para ello situar el cursor sobre la fase que desea eliminar, da clic derecho y marca la opcin Anulacin.

Puede realizar una Anulacin por Error de Registro siempre y cuando marque la opcin correspondiente, entonces no podr hacer ninguna modificacin a los datos consignados (Operacin Inicial) y NO le generara asientos contables.

Si marca la opcin anulacin por Error

Se copian los datos de la Operacin inicial

Tambin puede realizar una Anulacin Normal, para ello debe elegir documento sustentatorio y la fecha correspondiente con el cual va a Anular la fase registrada.

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Puede elegir otra fecha y registrar el documento que sustente la Anulacin

Importante: La anulacin Normal a diferencia de la Anulacin por Error en registro SI genera asientos contables, extornando el asiento contable de la operacin Inicial, As tambin permite anular con fecha diferente al de la Operacin Inicial. Rebaja de Determinado

El monto de la Fase determinado puede rebajarse es decir disminuirse, para ello debe situar el cursor sobre la lnea Recaudado y dar clic derecho y seleccionar la operacin rebaja del determinado, de la siguiente manera:

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Seguidamente, se muestra la pantalla generacin de operaciones donde consignar los datos del documento fuente con el cual realizar la rebaja as como el monto que desea rebajar o disminuir a la fase.

Luego debe dar clic en Aceptar Inmediatamente se muestra la pantalla de registro SIAF con el mensaje sus cambios han sido guardados y en el campo secuencia fase se observa la fase rebaja de con los datos consignados en la pantalla anterior.

Se crea la Secuencia Fase Rebaja en estado Pendiente.

Entonces la rebaja debe habilitarla y transmitirla a la Base de Datos y esperar que retorne la aprobacin con una Transmisin de datos en el men Comunicaciones.

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III.1.2.2 Fase Recaudado El recaudado consiste en hacer efectivo el depsito del monto recaudado a la institucin bancaria en la cual la unidad Ejecutora tiene sus cuentas bancarias. Para ello luego de registrar la fase determinado y recibir su aprobacin debe ubicar el cursor sobre el campo en blanco dar clic derecho y seleccionar la opcin Insertar Fase.

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Entonces, se muestra activo el Campo Ciclo donde debe elegir Ingreso y en el campo Fase debe elegir fase Recaudado. Seguidamente aparece la ventana determinados por Recaudar, donde debe marcar con un check el recaudado al cual va a registrarle la recaudacin. Luego debe dar clic en Aceptar.

Marca con chek el Determinado que va a Recaudar

Luego de seleccionado el determinado, se muestra la pantalla generacin de Operaciones, donde si lo desea, puede hacer una Ampliacin de Determinado para incrementar el monto determinado, sino continua con el registro normal.

Si requiere puede hacer Ampliacin de determinado.

En la pantalla Registro SIAF debe concluir con los datos del recaudado, los cuales son: el cdigo, nmero y fecha de documento del depsito en la Institucin financiera, as tambin el banco y la cuenta corriente.

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El registro de la fase Recaudado requiere tambin el registro de un Documento B (que es el documento con el cual el dinero ingreso en caja). Su registro se realiza ubicando el cursor en el rea Documento B y dando clic derecho insertar registro.

Ubicarse en el rea Documento B Clic derecho Insertar documento.

Con el botn de ayuda F1, completa la informacin concerniente a Documento B, la fecha consignada aqu (No necesariamente es la misma de la fecha del depsito denominada Documento A). Pero sta fecha si determina el estado de Ejecucin Presupuestaria EP1 (columna de ingresos). Al dar clic en guardar muestra el mensaje Sus Cambios han sido guardados.

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Habilitar Envo / Deshabilitar Envo

El proceso para enviar la Fase Recaudado es el mismo al descrito anteriormente en todas las fases del registro Administrativo. Rebaja del Recaudado

Recibida la aprobacin del Recaudado, entonces puede realizar la rebaja del Recaudado, para ello debe (1) ubicar el cursor sobre la fase recaudado y (2) seleccionar la opcin rebaja del recaudado.

(1)

Ubicar el cursor sobre recaudado

(2)

Clic derecho y seleccionar Rebaja Recaudado

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Seguidamente se muestra la pantalla Generacin de Operaciones, donde debe completar los datos del Documento Fuente con el cual realiza la rebaja del recaudado, luego da clic en Aceptar.

Entonces en la pantalla de registro SIAF, se genera en el campo Secuencia fase la rebaja en estado pendiente y queda listo para ser Habilitado y Transmitido a la Base de Datos.

Se genera rebaja del recaudado

Devolucin de Ingresos

El usuario puede registrar devolucin sobre un ingreso recaudado por diferentes razones, para ello debe (1) ubicar el cursor sobre la fase recaudado y (2) dar clic derecho marcando la opcin Devolucin.

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(1)

Ubicar el cursor sobre recaudado

(2)

Seleccionar Devolucin

Se muestra la pantalla de Generacin de Operaciones donde debe completar los datos del documento fuente que respalda la devolucin de ingresos registrada.

Inmediatamente en la pantalla Registro Administrativo, el sistema le muestra el mensaje recuerde que debe ingresar documento B para esta devolucin. Entonces (1) se ubica sobre la fase recaudado , (2) en la secuencia fase Devolucin, (3) en el rea Documento B y (4) da clic derecho Insertar documento.

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(2) (1) Fase recaudado cursor sobre recaudado

Secuencia Fase Devolucin

(3)

rea Documento B cursor sobre recaudado

(4)

Clic Derecho

Aqu debe consignar los datos del Documento a quien se har la devolucin, completados los datos dar clic en guardar. Guardado los cambios de la devolucin, debe ser habilitada para Envo y transmitida a la base de datos para su aprobacin. III.2 Modificacin SIAF

El usuario puede realizar diferentes modificaciones al registro SIAF, para ello debe ingresar al men Registro opcin Modificacin. De la siguiente manera:

III.2.1 Modificacin de Registro SIAF La modificacin de registro SIAF, consiste en realizar cambios de un expediente que ya esta aprobado en el modulo administrativo y en la base de datos del MEF, se pueden realizar modificaciones de registro SIAF a las fases de Compromiso, Devengado, Girado, Determinado y Recaudado.

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Para ello debe marcar la opcin correspondiente y se muestra la pantalla modificaciones al registro SIAF.

En esta Pantalla debe (1) ubicar el cursor en el rea en blanco y (2) dar clic derecho la opcin Crear Modificacin.

(1)

Ubicar el cursor sobre rea en blanco.

(2)

Dar clic derecho

Seguidamente debe digitar el nmero de expediente al cual va a realizar la modificacin, el expediente debe estar en estado Aprobado para que sea factible la modificacin. Al ubicar el cursor sobre la pestaa

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documento, se muestra las fases que contiene el registro administrativo, para el caso C, D y G (Compromiso, Devengado y Girado).

Luego de seleccionar la fase que desea modificar, selecciona los datos nuevos a registrar, luego debe dar clic en guardar. El sistema muestra el mensaje el registro fue grabado exitosamente.

Los datos que se van a modificar

Los Nuevos datos modificados.

Entonces se crea una lnea con los datos modificados, esta fila se crea en estado Pendiente-P en color azul, y debe habilitarse y transmitirse a la base de datos.

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Al habilitar para envo el estado cambia de estado Pendiente P color Azul a Habilitado N color Verde.

La modificacin de registro SIAF debe ser transmitida a la base de datos para que los cambios se actualicen tanto en el registro administrativo y la base de datos, para ello ingresa al Men comunicaciones opcin

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Transferencia de datos. Entonces cambia su estado de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.

Para recibir su aprobacin o rechazo de la Base de Datos debe realizar una nueva Transmisin de Datos.

Importante: 1. 2. 3. Se puede modificar slo expedientes que NO estn contabilizados. Se pueden modificar slo expedientes que correspondan a meses que NO tengan Cierre Financiero Contable. Una modificacin de registro SIAF, causa que mientras NO reciba su aprobacin NO se muestren en el mdulo contable.

III.2.2 Modificacin de RUC

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La modificacin de RUC procede slo si ha registrado la fase Compromiso, si hizo el registro de una fase adicional, entonces ya no proceder la modificacin de RUC. Para ello selecciona la opcin modificacin de RUC y se muestra la pantalla Modificaciones de Registro SIAF-RUC, con un listado de expedientes a los cuales puede realizar o procede la modificacin de RUC.

En esta pantalla selecciona el expediente al cual modificar el RUC registrado, para ello ubica el cursor en el nmero de expediente y da clic derecho Modificar.

Como se observa se activa el campo proveedor, para asignarle el nuevo nmero de RUC que va a asociar al registro administrativo.

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Luego debe dar clic en guardar se crea el detalle consignado en la modificacin, debe situar el cursor en el nmero de expediente dar clic derecho y seleccionar la opcin habilitar envo para modificar el RUC en el registro y en la base de datos.

Como vemos, el estado de envo cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N color Verde.

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Luego debe transmitir la modificacin a la base de datos, ingresando al men comunicaciones opcin transferencia de datos, el estado cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo. Siempre y cuando consigne las firmas electrnicas para autorizar su modificacin.

Luego para recibir la aprobacin o rechazo debe realizar una nueva transmisin.

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Importante: Si NO consigna las Firmas electrnicas permanece en estado Habilitado- N y NO se transmitir a la Base de Datos. III.2.3 Modificacin de Tipo de Anulacin La modificacin de tipo de Anulacin procede para ambos casos de Anulacin por error de registro a anulacin normal. Se usa comnmente para que incida o no en la parte contable. Para su aplicacin debe seleccionar la opcin y entonces se muestra la pantalla Modificacin de Tipo de Anulacin.

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En esta pantalla debe seleccionar el expediente el cual modificar el tipo de anulacin existente, para ello ubica el cursor sobre el expediente y da clic derecho Modificar.

Como se observa, el sistema entonces le muestra un mensaje informativo del tipo de modificacin al cual cambiar:

Entonces, esta modificacin que se crea en estado Pendiente P en color Azul. Para habilitarla para envo debe dar clic derecho sobre el nmero de expediente y marcar la opcin habilitar Envo.

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Entonces, el estado Pendiente P color Azul cambia a Habilitado N en color Verde, de la siguiente manera.

La modificacin queda lista para ser transmitida a la base de datos para ello debe entrar al men comunicaciones opcin transferencia de datos, el estado cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.

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Para recibir la aprobacin o rechazo de la base de datos, debe realizar una nueva transmisin. III.2.4 Modificacin de Contratos El usuario debe asignar un contrato a cada expediente de gasto desde el registro del compromiso, en el caso que no lo haya efectuado as, el sistema le da la posibilidad de enlazarlo a un contrato determinado con esta opcin, entonces luego de seleccionar la opcin modificacin de Contrato se muestra la pantalla Modificacin contrato.

En esta pantalla en el rea en blanco debe dar clic derecho crear modificacin.

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Entonces se apertura el campo expediente donde debe consignar el nmero de expediente al cual har la modificacin de contrato.

As tambin debe elegir el nmero de contrato al cual va a modificar o enlazar dicho expediente administrativo, luego debe dar clic en guardar.

La modificacin entonces queda lista para ser habilitada para envo, para lo cual posiciona el cursor sobre la lnea creada y da clic derecho habilitar envo.

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Entonces el estado cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N color Verde.

Luego debe transmitir la modificacin ingresando al men comunicaciones opcin transferencia de datos, el estado de envo cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.

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Para recibir la respuesta de la base de datos: Aprobacin o Rechazo debe realizar una nueva transmisin de datos. III.2.5 Modificacin Secuencia TO El usuario puede modificar el secuencial de operaciones sin clasificador (sin afectacin presupuestal), para ello selecciona la opcin correspondiente y se muestra la pantalla Modificacin secuencia TO.

En esta pantalla, puede efectuar las modificaciones de secuenciales, para ello debe dar clic derecho en el rea en blanco y seleccionar la opcin Crear modificacin.

Inmediatamente se muestra la pantalla Registro secuencia TO, donde debe elegir el numero de expediente al cual va a realizar el cambio de secuencial.

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Luego de registrar el nmero de expediente a modificar, debe elegir el nuevo nmero de secuencial a considerar.

Entonces debe dar clic en guardar. En la pantalla Modificacin secuencia TO, se crea la fila con el cambio realizado en estado pendiente P color azul, el cual debe habilitar para envo ubicando el cursor sobre la lnea creada y dar clic derecho Habilitar Envo.

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El Estado cambia de Pendiente P color Azul a estado Habilitado N color Verde.

Entonces la modificacin queda lista para ser transmitida a la Base de datos, el estado de envo cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.

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Para recibir la respuesta de la Base de datos, debe realizar una nueva transmisin. III.3 Calendario

El Saldo Calendario de Pagos por Tipo de Recurso lo puede visualizar ingresando al Men Registro opcin Redistribucin del Tipo de Recurso.

III.3.1 Redistribucin del Tipo de Recurso Este men permite al usuario redistribuir (reclasificar a otro Tipo de Recurso) el Monto del Calendario que haya recibido o haya generado el usuario inicialmente, de la siguiente manera. Se muestra la pantalla Redistribucin del Tipo de Recurso-2010, donde debe marcar la opcin Nuevo Registro.

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Marcar nuevo Registro

Entonces se activan los campos que el usuario debe completar, con el botn de ayuda F1 selecciona el mes correspondiente, luego el Rubro.

Luego debe posicionar el cursor en el rea Por Distribuir, dar clic derecho y enseguida se muestra la pantalla Seleccin. Aqu debe ubicar por Genrica y Tipo de Recurso el Calendario de Pago el cual desea redistribuir a otro Tipo de Recurso diferente y dar clic en Aceptar.

Luego en la pantalla Redistribucin de Tipo de Recurso, debe ubicar el cursor en el rea Distribucin y dar clic derecho en el rea en blanco y seleccionar la opcin Distribuir, de la siguiente manera:

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Entonces el campo TR se muestra desbloqueado para seleccionar con el botn de ayuda F1 el Tipo de Recurso al cual deseamos reasignar el saldo de calendario de Pagos que nos queda por girar.

Al Tipo de Recurso seleccionado se le asigna el monto correspondiente que le deseamos redistribuir, cuando se haya concluido con el total (debe distribuirse hasta agostar el saldo) se puede guardar los cambios.

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Entonces el sistema muestra el mensaje de Sus cambios han sido guardados. La Nota de Redistribucin de Calendario se crea en estado de Envo Pendiente color Azul y debe transmitirse a la base de datos.

Para habilitar para envo debe dar clic en el botn, entonces cambia de estado de envo Pendiente color Azul a estado de envo Habilitado color Verde.

Luego al realizar una transmisin de datos en el men comunicaciones cambia de estado de envo Habilitado color Verde a En trnsito color Plomo.

III.4

Documentos Emitidos

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El Usuario del Mdulo Administrativo, controla los documentos que entrega para la cancelacin de sus obligaciones respectivas (cheques y cartas rdenes), este control lo realiza ingresando al men Registro opcin Documentos Emitidos.

Entonces, se muestra la pantalla Documentos Emitidos, donde debe seleccionar por mes por nmero de registro y luego dar clic en Iniciar bsqueda.

Seguidamente se muestran todos los documentos girados en el registr administrativos, cheques y cartas rdenes. En el campo Fec. Entrega el usuario debe consignar la fecha en que entrego el documento, estos datos determinan los reportes de documentos emitidos, en cartera, en trnsito, etc.

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Consignar la fecha en que entrega el documento

La columna Con. Permite al usuario ir marcando al dar clic, para llevar un control de los documentos que va conciliando, de la siguiente manera:

La columna Con <> conciliacin

IV.

Procesos

El men Procesos, permite al usuario consolidar, actualizar la informacin registrada, para su presentacin en los Reportes. IV.1 Hoja de Trabajo T6

Se encuentra en el Men Procesos opcin Hoja de Trabajo T6 y permite al usuario imprimir las papeletas de deposito T6 para hacer el depsito respectivo en el Banco de la Nacin

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Al ingresar a esta opcin se muestra la pantalla Informe de Tesorera, donde debe completar los datos de seleccin para poder imprimir la Papeleta. Del mismo modo puede completar el lugar y fecha y agregar observaciones en caso lo desee.

Para visualizar la Papeleta de Depsito previa impresin debe dar clic en el botn Vista Preliminar

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IV.2 Actualiza Saldos en Libros Bancos

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El usuario puede actualizar los saldos y movimientos de los Libros Banco de su unidad, para ello debe ingresar al men procesos opcin Actualiza Saldos en Libro Bancos

Entonces, se muestra la pantalla Saldo del Libro Banco donde debe seleccionar haciendo clic en el botn desplegable el Ao, Cuenta y Subcuenta al cual corresponde el Libro Banco.

Inmediatamente se activa el botn Procesar.

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Mientras el sistema procesa los saldos aparece en la parte superior derecha el mensaje: . IV.3 Control de conciliacin de Cuentas de Enlace

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Para acceder a la opcin Control de la conciliacin de cuentas de Enlace debe ingresar al men Procesos

Entonces se muestra la Pantalla Control de conciliacin de Cuentas de Enlace, con los meses de enero a diciembre sealando a cada mes el estado de envo de sus cuentas de enlace. Para el ejemplo de Enero a junio est cerrado y enviado al Pliego.

Para procesar un mes que no este cerrado (por ejemplo Julio), debe ubicarse sobre el mes y dar clic en el botn procesar.

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El sistema entonces muestra un mensaje de aviso, para recordar que todo cambio que se haya efectuado manualmente en la Hoja de Trabajo de Cuentas de enlace ser desechado y actualizado nuevamente.

Al culminar el proceso muestra un mensaje de aviso. Seguidamente el botn Cierre aparece activo para poder efectuar el cierre de las Cuentas de Enlace.

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Entonces, el sistema solicita una clave de autorizacin para efectuar el cierre de las cuentas de enlace.

Se observa que el estado de cierre cambia de No a SI, y el campo estado de envo cambia a pendiente, toda la lnea se genera en color azul.

Habilitar envo de Cuentas de Enlace

Para habilitar el envo de las Cuentas de Enlace debe ubicar el cursor sobre la lnea creada y dar clic derecho Habilitar Envo.

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Entonces el estado cambia de pendiente color azul a habilitado para envo color verde.

Transmisin de Cuentas de Enlace

Para ello debe ingresar al men comunicaciones opcin Transferencia de Datos. Entonces el estado cambia de Habilitado para Envo a Enviado.

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IV.4 Hoja de Trabajo de Conciliacin de Cuentas de Enlace

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Para acceder a la Hoja de Trabajo de las Cuentas de Enlace, el usuario debe ingresar al men Procesos opcin Hoja de trabajo Conciliacin de Cuentas de Enlace

Entonces debe seleccionar el anexo que desea trabajar: IV.4.1 Anexo 2 - Demostracin Analtica de los Saldos de las Cuentas de Enlace Este anexo tiene 2 reas de registro: 1er rea-Cuadro mensual de los recursos entregados segn Estado Bancario , en esta rea debe completar el monto por mes, rubro del monto entregado de la Cuenta de Tesoro Pblico. 2da rea-Pagos sin Afectacin Financiera: Aqu debe consignar los giros que ha efectuado con cdigo de documento 082 - Pago sin cheque

1er rea

2da rea

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Luego de que haya procesado las Cuentas de Enlace, se muestran los montos automticamente. Pero el usuario puede ajustar y/o editar el monto cargado; para ello debe ubicar el cursor en el mes y rubro correspondiente y los montos estn listos para ser editados. Luego debe dar clic en guardar. IV.4.2 Anexo 3 - Demostracin Analtica de los Depsitos efectuados a favor de la DNTP Este anexo permite al usuario informar respecto a las devoluciones con papeleta de depsito T6 y depsitos 082 a nivel de registro administrativo. Tiene tambin 2 reas 1er rea Detalle Analtico de los Depsitos Efectuados al Tesoro Pblico, muestra el detalle por registro administrativo de los depsitos efectuados. 2da rea Depsito sin giro de cheques, muestra el detalle a nivel de registro administrativo.

1er rea

2da rea

Si los montos no corresponden a los que la Unidad Ejecutora considera correctos, entonces puede ajustar o insertar el registro administrativo que no este considerado. Para ello debe ubicarse sobre el rea que necesite, posicionarse en el mes y dar clic derecho Insertar registro.

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Enseguida se muestra la pantalla Registro para consignar los datos Registro Administrativo que no ha sido considerado.

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