Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

CONTENIDO

1. 2.

QUE ES EL RAF? .................................................................................. 2 COMPROBACIN DEL SISTEMA .............................................................. 3 2.1 Activacin de Ventanas Emergentes ................................................. 3 2.2 Versin de Acrobat Reader .............................................................. 5 3. INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURA .................................................. 7 4. RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOS .................................. 8 4.1 Ingreso y Renovacin de Formulas ................................................... 8 4.2 Visualizacin PIN en la Formula Mensual .......................................... 9 4.3 Visualizacin de Tratamientos .......................................................... 9 4.3.1 Historial de Medicamentos - Filtro de Bsqueda .............................. 10 4.3.2 Glosario Campos Historial De Medicamentos ................................... 11 4.3.3 Glosario Mensajes Del Campo Observaciones .................................. 12 5. RENOVACIN DE FORMULAS ............................................................... 13 6. IMPRESIN ORDENES DE MEDICAMENTOS ......................................... 15 6.1 Reimpresin de Formulas. ............................................................. 16 7. INSTRUCTIVO Y DEMO ........................................................................ 17

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

Objetivo Permitir al afiliado de EPS Sura la generacin e impresin de Formulas (RAF: renovacin automtica de frmulas) a travs de Internet Alcance Este instructivo aplica para Afiliados y personal de contacto con el afiliado 1. QUE ES EL RAF? Como sigla significa: renovacin automtica de frmulas el cual es un proceso en EPS Sura que permite a los mdicos tratantes enviar medicamentos por periodos mayores a 1 mes. Por ejemplo: la paciente Maria Antonia Casas ha ingresado al programa de riesgo cardiovascular de EPS Sura por lo tanto requiere un tratamiento de 6 meses que indica tomar Enalapril 1 tableta diaria durante 3 meses consecutivos, los cuales sern entregados mes a mes con el fin de velar por el uso adecuado del medicamento y que si se requieren modificaciones de dosificacin puedan ser efectuadas durante el tratamiento. La primera frmula (1 de 3) ser entregada por el mdico al terminar la consulta, las siguientes 2 entregas las realizara a travs de los canales que EPS Sura dispone: plataforma de punto de servicio IPS bsica y/o a travs de internet. Cuando el afiliado tiene una renovacin automtica de frmula se visualiza en el formato impreso de la siguiente manera:

Por lo tanto es importante tener presentes la fecha prxima entrega para acceder a internet e imprimirla, como tambin la fecha fin de tratamiento.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

2. COMPROBACIN DEL SISTEMA Para la correcta renovacin de las formulas se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Activacin de Ventanas Emergentes e instalacin del programa Acrobat Reader, para ello se debe hacer lo siguiente: 2.1 Activacin de Ventanas Emergentes Para verificar la activacin de ventanas emergentes basta con dar clic en punto uno link Aqu.

Si se tiene configurado correctamente al dar clic en Aqu retornara el siguiente mensaje de confirmacin:

En caso tal de que no est configurada se debe hacer el siguiente proceso, en la parte superior donde se indica: Elemento emergente Bloqueado

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

Se debe dar clic en la barra y pulsar la segunda opcin de la lista llamada Permitir siempre elementos emergentes de este sitio

Al dar clic esta opcin el sistema retorna una ventana donde es indispensable dar clic en SI, para la activacin de ventanas emergentes.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

2.2 Versin de Acrobat Reader Para verificar si se tiene instalado correctamente el programa Acrobat Reader encargado de mostrar las formulas, basta con dar clic en punto 2 link Aqu.

SI se tiene correctamente instalado el programa el sistema realiza una prueba en la cual genera un pdf.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

En caso de NO tenerlo instalado debes dar clic en el link Descargar Aqu ubicado en el punto 2.

Despus de configurar o instalar vuelva a realizar la comprobacin para verificar que todo est funcionando correctamente.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

3. INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURA Para acceder a la pgina de EPS Sura, se debe ingresar en la barra de direcciones www.epssura.com.co, en la parte inferior derecha se encuentra un cuadro llamado Servicios para afiliados.

Servicios para afiliados Dentro de estos servicios que ofrece EPS Sura se encuentra uno llamado Renovacin de Formulas de Medicamentos, el cual le ofrece a nuestros afiliados una forma fcil y gil para la Renovacin e impresin de frmulas.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

4. RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOS Esta opcin permite a los afiliados de EPS Sura contar con un canal alterno para la renovacin de formulas de uso crnico y as evitar el desplazamiento a las IPS Bsicas.

4.1 Ingreso y Renovacin de Formulas Se debe pulsar el Icono Llamado Renovacin de Formulas de Medicamentos, el sitio web nos abrir una nueva ventana donde es indispensable ingresar los siguientes datos, para efectos de seguridad en la informacin suministrada: Tipo y Numero de Identificacin del Afiliado Fecha de Nacimiento Control de Seguridad: Este debe digitase tal como se ilustra en la imagen.

Clic en Aceptar

Al pulsar el boton Aceptar, el sistema solicita el cdigo PIN el cual puede ser visualizado en la parte inferior de la formula impresa de la anterior entrega.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

4.2 Visualizacin PIN en la Formula Mensual Este PIN es suministrado desde la impresin de formulas, y podr ser visualizado en la parte inferior de la formula impresa.

Nota: En caso de perdida del PIN, debe dirigirse a su IPS Bsica para la entrega de un nuevo Cdigo PIN. El sistema validara la informacin ingresada de identificacin del Paciente, fecha de nacimiento, cdigo de Seguridad y retornara la siguiente pgina donde debe ser ingresado el PIN generado en la Formula Impresa. Clic en Aceptar

4.3 Visualizacin de Tratamientos Al ingresar el cdigo PIN, el sistema retornara una ventana de ENTREGA DE RENOVACIN DE FRMULAS, donde se podr visualizar los siguientes campos:

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

4.3.1 Historial de Medicamentos - Filtro de Bsqueda Este campo mostrara los tratamientos RAF que tiene el usuario, adicionalmente se podr filtrar por Tiempo: ltimos 3 meses Al elegir esta opcin el sistema realizara la bsqueda basndose en los tratamientos vigentes y no vigentes de los ltimos 3 meses del afiliado Vigentes ltimos 3 Meses Muestra los tratamientos vigentes de los ltimos 3 meses del afiliado No Vigentes ltimos 3 Meses Retorna los tratamientos No vigentes de los ltimos 3 meses del afiliado ltimos 6 Meses Opcin que carga automticamente los tratamientos vigentes y No vigentes de los ltimos 6 meses del afiliado Ultimo Ao Muestra los tratamientos vigentes y no vigentes comprendidos en el ltimo ao

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

4.3.2 Nombre

Glosario Campos Historial De Medicamentos Descripcin Hace referencia a la descripcin del medicamento, al ubicar el cursor encima del nombre del medicamento se activa un mensaje indicando la dosis recetada por l medico tratante Corresponde a la cantidad de medicamento prescrita por l medico de acuerdo a la dosis indicada. Muestra la fecha en la cual puede ser reclamada la prxima formula, esta informacin esta basada en la fecha en la cual l medico realizo la formula al paciente. Hace referencia a la ultima fecha en la cual el paciente reclamo la formula Mensaje

Descripcin

Cantidad

Prxima Entrega

Ultima Entrega

RAF

Corresponde al numero de entregas pendiente que tiene el paciente

Nro. Formula

En este campo se observa el nro de la formula correspondiente al o los medicamentos recetados

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

Hace referencia a los tratamientos vigentes y no vigentes del afiliado, estos contemplan medicamentos Tratamiento agrupados en un solo tratamiento, se identifican con las Letras (A, B, C etc.)

4.3.3 Glosario Mensajes Del Campo Observaciones En el campo Observaciones se ilustran diferentes mensajes los cuales son muy importantes para brindarle una buena informacin al usuario. Descripcin Mensaje El medicamento finalizo automticamente , debido a que la fecha de Fin de tratamiento esta Vencida Significado Indica que la fecha en que s intenta generar la entrega de medicamentos ya supero la fecha fin de tratamiento Indica que ya fueron realizadas todas las entregas del medicamento Quiere decir que el medicamento no puede ser renovado debido que todava no es la fecha de renovacin, indicando la fecha Ilustracin

El medicamento esta finalizado

No se puede renovar este medicamento porque no es tiempo de renovarlo, debe ser mnimo cinco das antes de la

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

fecha de prxima en la cual entrega que es: corresponde la prxima entrega

Indica que ya hay una orden Este generada para el medicamento medicamento y esta pendiente de muestra l numero impresin en la de la orden orden: pendiente por impresin Este mensaje indica el nombre del medico que suspendi el Medicamento medicamento, Suspendido por el adems al ubicar Medico el cursor sobre la observacin se podr observar la justificacin de la suspensin Medicamento adicionado para esta renovacin. Quiere decir que l medico adiciono un medicamento al tratamiento actual

5. RENOVACIN DE FORMULAS Los medicamentos que pueden ser renovados se identifican porque tiene un color diferente a los inactivos para el caso, Los activos color verde y los inactivos en color gris Para la realizar la renovacin del medicamento basta con seleccionar la casilla de tratamiento y dar clic en el link Renovar Formulas ubicado al final de la lista de medicamentos o encima del campo Tratamiento
Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

IMPORTANTE: Para la impresin de las formulas se requiere tener instalado el programa Adobe Acrobat el cual permite visualizar las ordenes de medicamentos, en caso de no contar con este instalador se debe pulsar el link Descargar Aqu ubicado en la parte inferior de la ventana Entrega de Renovacin de frmulas.

Al seleccionar los medicamentos que se requieren renovar el sistema realiza el proceso de renovacin, por lo tanto se debe esperar que cargue la informacin

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

6. IMPRESIN ORDENES DE MEDICAMENTOS Al finalizar la renovacin de la formula el sistema automticamente retorna las frmulas de los medicamentos y un mensaje indicando lo siguiente:

Las formulas renovadas se imprimirn en formato de hoja carta, por lo tanto se debe tener en cuenta imprimir la totalidad de las formulas, rdenes del proveedor y orden del afiliado. Para identificar que formula es la del proveedor y cul es el soporte del afiliado, esta marca se encuentra en el lado derecho de la formula. As: Formula Proveedor:

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

Formula Afiliado:

6.1 Reimpresin de Formulas. En caso de tener alguna dificultad con la impresin de las formulas, en la pgina de Entrega de Renovacin de Formulas se encuentra un campo llamado Reimpresin, el cual permite la visualizacin e impresin de la formula. Nota: El sistema mostrara la misma frmula cada vez que se intente reimprimir.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3

Instructivo Renovacin de Formulas de Medicamentos

7. INSTRUCTIVO Y DEMO En la parte superior de la ventana de Entrega de Renovacin de formulas, se visualizara un Link Llamado Ver Instructivo Internet, el cual indicara paso a paso como realizar la gestin para la renovacin de frmulas. Adicionalmente al dar clic en Ver Demo se desplegara un video el cual explica paso a paso la renovacin de frmulas de medicamentos.

Realizado por: Coordinacin de Acceso y Beneficio- Direccin de Atencin en Salud Fecha Actualizacin: 11 de Abril 2013 Versin 3