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Hctor Hernn Mesa Vsquez

Ley 594 de 2000

INSTITUTO DE DESARROLLO DEL META IDM
Colombia Telecomunicaciones
S.A. ESP 1
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Indice
OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES GESTION DE DOCUMENTOS

Articulo 1 Objetivo Articulo 2 mbito de aplicacin Articulo 3 Definiciones

Articulo 4 Principios Generales
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Articulo 23 Formacin de archivos

Articulo 24 Obligatoriedad de las TRD
ACCESO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Articulo 27 Acceso y consulta

CONTROL Y VIGILANCIA

Articulo 7 Clasificacin Articulo 8 Punto de vista territorial Articulo 32 rgano competente Articulo35 Prevencin y sancin
NORMATIVIDAD VIGENTE

Articulo 10 Obligatoriedad creacin

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Articulo 11 Obligatoriedad de conformacin

Articulo 14 Propiedad, manejo

Articulo 15 Responsabilidades Articulo 20 Supresin de entidades publicas
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NORMATIVIDAD VIGENTE

Ley 57 de 1985 Publicidad de los actos y documentos oficiales

Ley 80 de 1989 Creacin del Archivo General de la Nacin

Ley 190 de 1995 Faltas y delitos en archivos Ley 527 de 1999 Acceso y uso de mensajes de datos Ley 594 de 2000 Establece reglas y principios Generales Acuerdo 049 de 2000 (AGN) Condiciones de edificios para almacenamiento Acuerdo 060 de 2001 (AGN) Registro de comunicaciones oficiales.

Ley 734 de 2002 Cdigo nico Disciplinario.

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NORMATIVIDAD VIGENTE

Acuerdo 038 de 2002 (AGN) Responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos Acuerdo 039 de 2002 (AGN) Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD. Acuerdo 42 de 2002 (AGN) Establece los criterios para la organizacin de los archivos de gestin y regula el inventario nico documental

Decreto 2578 de 2012 Reglamenta el sistema nacional de archivos y deroga el decreto 4124 de 2004
Decreto 2609 de 2012 Reglamenta titulo V de la ley 594 de 2000

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Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos

OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

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Articulo 1:
Objeto

La presente Ley tiene por objeto establecer las REGLAS Y PRINCIPIOS generales que regulan la funcin archivstica del Estado.

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Articulo 2:
mbito de Aplicacin
La Administracin Pblica en sus diferentes niveles

Los dems organismos regulados por la presente Ley.

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Las entidades privadas que cumplen funciones pblica

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Articulo 3:
Definiciones 1:
Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
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Articulo 3:
Definiciones 2:

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.

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Articulo 3:
Definiciones 3:

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
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Articulo 3:
Definiciones 4:

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

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Articulo 3:
Definiciones 5:
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

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Articulo 3:
Definiciones 6:

FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

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Articulo 3:
Definiciones 7:

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Articulo 3:
Definiciones 8:
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.

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Articulo 3:
Definiciones 9:

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

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Articulo 4:
Principios generales:

Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que informacin institucional sea recuperable para su uso de Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de Historia.

el la la la

Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

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Articulo 4:
Principios generales:

Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la

organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.

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CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

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Articulo 7:
Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nacin

Archivo General del Departamento

Archivo General del Municipio

Archivo General del Distrito

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Articulo 8:
Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal

Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle.
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Articulo 10:
Obligatoriedad de la creacin de archivos.

La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.

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ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

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Articulo 11:
Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.

El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.

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Articulo 12:
Responsabilidad.

La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.

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Articulo 14:
Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos.
La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos.

Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin.
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Articulo 15:
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos.

Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

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Articulo 20:
Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas.

Las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

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Articulo 23:
Formacin de archivos:
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente.
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Articulo 24:
Obligatoriedad de las tablas de retencin.

Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.

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Siguiente 32
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Articulo 27:
Acceso y consulta de los documentos.

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.

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CONTROL Y VIGILANCIA

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Articulo 32:
rgano Competente.

El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado

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Articulo 35:
Prevencin y sancin.
El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.
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Articulo 35:

Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995.

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