Manejo efectivo de las juntas

En la vida personal, siempre que se desea transmitir una idea, un plan, un proyecto, lo primero que se hace es convocar a una reunin. Una reunin donde estn presentes las personas involucradas o que podran tener inters en lo que se va a comunicar. Igual sucede en las empresas. Convocar a una junta ya sea para proponer planes, ideas, proyectos o para informar resultados, estrategias o situaciones especiales se encuentra entre las mejores formas de comunicarlo. El ser el promotor de una junta dentro de la empresa acarrea varias funciones que no pueden dejar de realizarse. Dos aspectos seran los que se tendra que observar para asegurar el xito de la reunin: - Aspecto tcnico: Ambientacin. Seleccionar el lugar ideal para la junta. Que tenga amplitud y comodidad para los asistentes. Establecimiento de objetivos. Definir el orden del da y los resultados esperados al trmino de la junta. Administracin y control del tiempo. Establecer un reglamento de participaciones para evitar largas intervenciones que carezcan de objetividad. Mantenimiento de la discusin centrada en el tema. Intervenir cuando se considere que los comentarios que se hacen no tienen relacin con el tema a tratar. Utilizacin de recursos. Tener a la mano la tecnologa necesaria para hacer que la reunin sea lo ms visual e informativa posible. Resumen de acuerdos y compromisos. Elaborar una minuta donde queden plasmados los acuerdos a los que se llegaron, as como los compromisos contrados por los participantes. Conclusin de la sesin con un sentido de logro y realizacin . Dar por terminada la reunin cuando se considere que se ha cumplido el objetivo inicial haciendo una conclusin con participacin de los asistentes.

- Aspecto humano:

Mantener un flujo activo de la comunicacin. Mantener la fluidez de la reunin con informacin y participacin activa. Escucha activa. Escuchar con atencin todos los comentarios de los participantes. Motivacin a los participantes. Incentivar a los asistentes a una participacin activa con comentarios u observaciones oportunas. Manejo de conflictos. Intervenir oportunamente cuando se aprecie que algunos asistentes no concuerdan entre s, invocando el respeto mutuo. Paciencia. No perder la calma ni apresurar la reunin, darle la madurez necesaria para que se cumpla el objetivo de la misma. Atencin. Mantener el inters de los asistentes en el objetivo de la reunin. Anlisis y sntesis. Hacer un resumen de la reunin con la participacin de los asistentes. Sentido del humor. Hacer comentarios que disipen la rigidez de la reunin cuando se crea pertinente- sin caer en la vulgaridad y sin romper la formalidad de la junta.