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1. CLASSIFICAO DE MATERIAIS. 1.1. ATRIBUTOS PARA CLASSIFICAO DE MATERIAIS. 1.2. TIPOS DE CLASSIFICAO. 1.3. METODOLOGIA DE CLCULO DA CURVA ABC. 2. GESTO DE ESTOQUES. 3. COMPRAS. 3.1. ORGANIZAO DO SETOR DE COMPRAS. 3.2 ETAPAS DO PROCESSO. 3.3. PERFIL DO COMPRADOR. 3.4. MODALIDADES DE COMPRA. 3.5. CADASTRO DE FORNECEDORES. 4. COMPRAS NO SETOR PBLICO. 4.1. OBJETO DE LICITAO. 4.2 EDITAL DE LICITAO. 5. RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM. 5.1 ENTRADA. 5.2 CONFERNCIA. 5.3 OBJETIVOS DA ARMAZENAGEM. 5.4 CRITRIOS E TCNICAS DE ARMAZENAGEM. 5.5. ARRANJO FSICO (LEIAUTE). 6. DISTRIBUIO DE MATERIAIS. 6.1. CARACTERSTICAS DAS MODALIDADES DE TRANSPORTE. 6.2. ESTRUTURA PARA DISTRIBUIO. 7. GESTO PATRIMONIAL. 7.1. TOMBAMENTO DE BENS. 7.2. CONTROLE DE BENS. 7.3. INVENTRIO. 7.4 ALIENAO DE BENS. 7.5 ALTERAES E BAIXA DE BENS.
1. CLASSIFICAO DE MATERIAIS. Sem o estoque de certas quantidades de materiais que atendam regularmente s necessidades dos vrios setores da organizao, no se pode garantir um bom funcionamento e um padro de atendimento desejvel. Estes materiais, necessrios manuteno, aos servios administrativos e produo de bens e servios, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificao de materiais. Estes grupos recebem denominao de acordo com o servio a que se destinam (manuteno, limpeza, etc.), ou natureza dos materiais que neles so relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc. Classificar um material ento agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo, uso etc. A classificao no deve gerar confuso, ou seja, um produto no poder ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificao, ainda, deve ser feita de maneira que cada gnero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos qumicos podero estragar produtos alimentcios se estiverem prximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa Didatismo e Conhecimento
Quanto aplicao eles podem ser: Materiais produtivos quecompreendem todo material ligado direta ou indiretamente ao processo produtivo. Matria prima que so materiais bsicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo. Produtos em fabricao que so tambm conhecidos como materiais em processamento que esto sendo processados ao longo do processo produtivo. No esto mais no estoque porque j no so mais matrias-primas, nem no estoque final porque ainda no so produtos acabados. Produtos acabados:produtos j prontos. Materiais de manuteno: materiais aplicados em manuteno com utilizao repetitiva. Materiais improdutivos:materiais no incorporados ao produto no processo produtivo da empresa. Materiais de consumo geral:materiais de consumo, aplicados em diversos setores da empresa. Quanto ao valor de consumo: Para que se alcance a eficcia na gesto de estoque necessrio que se separe de forma clara, aquilo que essencial do que secundrio em termos de valor de consumo. Para fazer essa separao ns contamos com uma ferramenta chamada de Curva ABC ou Curva de Pareto, ela determina a importncia dos materiais em funo do valor expresso pelo prprio consumo em determinado perodo. Curva ABC um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a identificao daqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Ela consiste na verificao, em certo espao de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor monetrio, ou quantidade dos itens do estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importncia. Os materiais so classificados em: - Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma ateno especial pela administrao. Os dados aqui classificados correspondem, em mdia, a 80% do valor monetrio total e no mximo 20% dos itens estudados (esses valores so orientativos e no so regra). - Classe B: So os itens intermedirios que devero ser tratados logo aps as medidas tomadas sobre os itens de classe A; so os segundos em importncia. Os dados aqui classificados correspondem em mdia, a 15% do valor monetrio total do estoque e no mximo 30% dos itens estudados (esses valores so orientativos e no so regra). - Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao, no entanto, requerem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque. Devero ser tratados, somente, aps todos os itens das classes A e B terem sido avaliados. Em geral, somente 5% do valor monetrio total representam esta classe, porm, mais de 50% dos itens formam sua estrutura (esses valores so orientativos e no so regra). A Curva ABC muito usada para a administrao de estoques, para a definio de polticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programao da produo.
Analisar em profundidade milhares de itens num estoque uma tarefa extremamente difcil e, na grande maioria das vezes, desnecessria. conveniente que os itens mais importantes, segundo algum critrio, tenham prioridade sobre os menos importantes. Assim, economiza-se tempo e recursos. Para simplificar a construo de uma curva ABC, separamos o processo em 6 etapas a seguir: 1) Definir a varivel a ser analisada: A anlise dos estoques pode ter vrios objetivos e a varivel dever ser adequada para cada um deles. No nosso caso, a varivel a ser considerada o custo do estoque mdio, mas poderia ser: o giro de vendas, o mark-up, etc. 2) Coleta de dados: Os dados necessrios neste caso so: quantidade de cada item em estoque e o seu custo unitrio. Com esses dados obtemos o custo total de cada item, multiplicando a quantidade pelo custo unitrio. 3) Ordenar os dados: Calculado o custo total de cada item, preciso organiz-los em ordem decrescente de valor, como mostra a tabela a seguir: Item Apontador Bola Caixa Dado Esquadro Faca Giz Heri Isqueiro Jarro Key Livro Quant. Mdia em estoque (A) Unidades 5 10 1 100 5000 800 40 50 4 240 300 2000 Custo unitrio (B) R$/unid. 2.000,00 70,00 800,00 50,00 1,50 100,00 4,00 20,00 30,00 150,00 7,50 0,60 TOTAL Custo total (A x B) R$ 10.000,00 700,00 800,00 5.000,00 7.500,00 80.000,00 160,00 1.000,00 120,00 36.000,00 2.250,00 1.200,00 144.730,00 3 10 9 5 4 1 11 8 12 2 6 7 Ordem
4) Calcular os percentuais: Na tabela a seguir, os dados foram organizados pela coluna Ordem e calcula-se o custo total acumulado e os percentuais do custo total acumulado de cada item em relao ao total. Ordem 1 2 Item Faca Jarro Quant. Mdia em estoque (A) Unidades 800 240 Custo unitrio (B) R$/unid. 100,00 150,00 Custo total (A x B) R$ 80.000,00 36.000,00 80.000,00 116.000,00 55,3 80,1 Custo total acumulado Percentuais %
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5) Construir a curva ABC Desenha-se um plano cartesiano, onde no eixo x so distribudos os itens do estoque e no eixo y, os percentuais do custo total acumulado.
6) Anlise dos resultados Os itens em estoque devem ser analisados segundo o critrio ABC. Na verdade, esse critrio qualitativo, mas a tabela abaixo mostra algumas indicaes para sua elaborao: Classe A B C % itens 20 30 50 Valor acumulado 80% 15% 5% Importncia Grande Intermediria Pequena
Pelo nosso exemplo, chegamos seguinte distribuio: Classe A B C N itens 2 3 7 % itens 16,7% 25,0% 58,3% Valor acumulado 80,1% 15,6% 4,3% Itens em estoque Faca, Jarro Apontador, Esquadro, Dado Key, Livro, Heri, Caixa, Bola,
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Quanto periculosidade: O uso dessa classificao permite a identificao de materiais que devido a suas caractersticas fsico-qumicas, podem oferecer risco segurana no manuseio, transporte, armazenagem. Ex. lquidos inflamveis. Possibilidade de fazer ou comprar: Esta classificao visa determinar quais os materiais que podero ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados: - Fazer internamente: fabricados na empresa; - Comprar: adquiridos no mercado; - Deciso de comprar ou fazer: sujeito anlise de custos; - Recondicionar: materiais passveis de recuperao sujeitos a anlise de custos. Tipos de estocagem: Os materiais podem ser classificados em materiais de estocagem permanente e temporria. - Permanente: materiais para os quais foram aprovados nveis de estoque e que necessitam de ressuprimento constantes. - Temporria: materiais de utilizao imediata e sem ressuprimento, ou seja, um material no de estoque. Dificuldade de aquisio: Os materiais podem ser classificados por suas dificuldades de compra em materiais de difcil aquisio e materiais de fcil aquisio. As dificuldades podem advir de: Fabricao especial: envolve encomendas especiais com cronograma de fabricao longo; Escassez no mercado: h pouca oferta no mercado e pode colocar em risco o processo produtivo; Sazonalidade: h alterao da oferta do material em determinados perodos do ano; Monoplio ou tecnologia exclusiva: dependncia de um nico fornecedor; Logstica sofisticada: material de transporte especial, ou difcil acesso; Importaes: os materiais sofrer entraves burocrticos, liberao de verbas ou financiamentos externos. Mercado fornecedor: Esta classificao est intimamente ligada anterior e a complementa. Assim temos: Materiais do mercado nacional: materiais fabricados no prprio pas; Materiais do mercado estrangeiro: materiais fabricados fora do pas; Materiais em processo de nacionalizao: materiais aos quais esto desenvolvendo fornecedores nacionais. 2. GESTO DE ESTOQUES. A administrao de estoques, ou gesto de estoques , basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, numa organizao. As principais funes do estoque so: a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de: demora ou atraso no fornecimento de materiais; sazonalidade no suprimento; riscos de dificuldade no fornecimento. b) Proporcionar economias de escala: atravs da compra ou produo em lotes econmicos; pela flexibilidade do processo produtivo; pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades. A administrao de estoques dever conciliar da melhor maneira possvel, os objetivos dos quatro departamentos (Compras, Produo, Vendas e Financeiro), sem prejudicar a operacionalidade da empresa.
- Estoques de Materiais Semi acabados: Referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e que se encontram tambm ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo. - Estoques de Materiais Acabados ou Componentes: Tambm denominados componentes - referem-se a peas isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem anexados ao produto. - Estoques de Produtos Acabados (PAs): Se referem aos produtos j prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. 3. COMPRAS. 3.1 ORGANIZAO DO SETOR DE COMPRAS. 3.2 ETAPAS DO PROCESSO. 3.3 PERFIL DO COMPRADOR. 3.4 MODALIDADE DE COMPRA. 3.5 CADASTRO DE FORNECEDORES. O sistema de compras baseia-se em uma ao que envolve atividades de pesquisas para a melhor adequao dos objetivos organizacionais. Suas atividades bsicas so: analisar ordem de pedido, buscar melhores preos, encontrar fornecedores certos, fontes de fornecimentos, novos materiais, novos mercados e assim por diante. Compras dependem de sistemas de gesto moderna e com uso de tecnologia, so fontes geradoras de benefcios e de lucros para as empresas. compras deve trabalhar com pesquisa constante em todo seu envolvimento. Podemos ressaltar as seguintes aes; Suprimentos e de Apoio. Aes de suprimento: Solicitao de compras; Coleta de preos; Anlise dos preos; Pedido de Compras; Acompanhamento do pedido. Aes de apoio: Desenvolvimento de fornecedores; Desenvolvimento de novos materiais; Qualificao de fornecedores; Negociao Solicitao de Compras. o documento que contm as informaes sobre o que comprar. Pode ser originado por vrios setores, dependendo do tipo de material: Material processo de fabricao (matria-prima, material de manuteno e material auxiliar) Estoque; Material de uso especfico do solicitante, originado nos setores funcionais da empresa. O Objetivos da funo de compras: Apesar da variedade de compras que uma empresa realiza, h alguns objetivos bsicos da atividade de compras, que so vlidos para todos os materiais e servios comprados. Materiais e servios podem: Ser da qualidade certa; Ser entregues rapidamente, se necessrio; Ser entregues no momento certo e na quantidade correta; Ser capazes de alterao em termos de especificao, tempo de entrega ou quantidade (flexibilidade); Ter preo correto. Podemos classificar as mercadorias de uma empresa em trs tipos, de acordo com a rotatividade de seus estoques: Mercadorias de alto giro;Mercadorias de mdio giro; Mercadorias de baixo giro. As mercadorias de alto giro so aquelas destinadas a provocar trfego no salo de vendas. Esse tipo de mercadoria quase sempre d pouco lucro, mas exerce um efeito de atrao da clientela. Num bar, por exemplo, so aquelas que ficam bem vista do fregus: cigarro, fsforo, chicletes, balinhas etc.
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A compra interfere diretamente nas vendas. A qualidade, quantidade, preo e prazo dos produtos fabricados numa indstria dependem muito das condies em que foram adquiridos os insumos e as matrias-primas. No comrcio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condies proporcionam venda mais rpida e, possivelmente, com maior margem de lucro. A gesto de compras tida como um fator estratgico nos negcios. Comprar significa procurar, adquirir e receber mercadorias e insumos necessrios manuteno, funcionamento e expanso da empresa. As compras so responsveis por uma margem de 50% a 80% dos gastos da empresa e, portanto, causa grande impacto nos lucros. Vejamos quais so as modalidades de compras mais utilizadas: Compras de emergncia realizadas s pressas para atender uma necessidade surgida de surpresa. Isso desvantajoso porque reduz seu poder de negociao com o fornecedor e a competitividade da empresa no mercado. As compras de emergncia ocasionam aquisio de mercadorias com preos altos e rupturas no estoque, alm da paralisao da unidade, motivado por falta de controle por parte de quem requisita ou compra. Assim, para reduzir ou anular as compras de emergncia, a empresa deve estabelecer controle de estoque adequado. Compras especulativas so feitas para especular com possvel alta de preos, geralmente antes da necessidade se apresentar. Esta modalidade perigosa, pois alm de comprometer o capital de giro pode acarretar prejuzos para a empresa, se no acontecer a alta de preos prevista. Compras contratadas realizadas por meio de contratos que preveem a entrega dos produtos em pocas preestabelecidas. Esta modalidade muito utilizada na indstria, para fornecimento de matria-prima e no comrcio, para mercadorias especiais, modelos exclusivos ou produtos novos no lanados ainda no mercado. Compras de reposio compras realizadas para adquirir mercadorias que apresentam comportamento estvel de vendas. muito utilizada no comrcio, principalmente em supermercados, onde os produtos de primeira necessidade (po, leite, arroz, feijo, outros produtos alimentcios) e produtos de higiene e limpeza pessoal (sabonete, pasta de dentes e outros) apresentam um comportamento de vendas equilibrado, durante o ano todo. No to fcil definir quais os fornecedores que apresentam todas as condies necessrias: se o preo de aquisio justo e oferece condies de marcar um preo de venda que permita concorrer no mercado e, ao mesmo tempo, obter uma boa margem de lucro; se a qualidade dos produtos oferecidos tem a perfeio do acabamento exigida pelo consumidor; se a quantidade oferecida suficiente para as necessidades de produo e vendas de um determinado perodo; se os prazos de entrega satisfazem as programaes de vendas da empresa; se os prazos de pagamento cobrem os prazos mdios de vendas e no comprometem o capital de giro prprio. Toda empresa deve possuir um bom cadastro, onde so registradas as informaes necessrias sobre os fornecedores (endereo, nmero do CNPJ, nmero da inscrio, objetivos sociais, pessoas para contato, linhas de produtos ou mercadorias, prazo mdio de entrega, condies de pagamento, poltica de descontos etc).
aplicao do grande volume de recursos disponveis, com eficincia e transparncia. Uma das formas eficientes utilizadas pela Administrao Pblica a licitao. A Constituio de 1988, art. 37, inc. XXI criou bases, nas quais mais tarde, em 21 de junho de 1993, assentou-se a Lei Federal n 8.666, que instituiu o Estatuto das Licitaes e Contratos Administrativos. Para o setor pblico o instrumento utilizado para compras a licitao, como forma de dar transparncia compra pblica. Licitao o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou servios, segundo condies por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentao de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em funo de parmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: de um, lado proporcionar s entidades governamentais possibilidade de realizarem o negcio mais vantajoso; de outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participao nos negcios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares. A Administrao Pblica lanar mo da licitao toda vez que for comprar bens, executar obras, contratar servios, ou conceder a um terceiro o poder de, em seu nome, prestar algum tipo de servio pblico, como o caso das concesses. Quem est obrigado a licitar: Unio, Estados, Municpios, Distrito Federal, Territrios e autarquias esto obrigados a licitar, em obedincia s pertinentes leis de licitao, o que ponto incontroverso. O problema que se pe saber se as sociedades de economia mista e empresas pblicas tambm se sujeitam ao dever de licitar. Inexigibilidade De Licitao: A obrigatoriedade somente no se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei N 200 de 25 de fevereiro de 1967: Art. 126. As compras, obras e servios efetuar-se-o com estrita observncia do princpio da licitao. A licitao s ser dispensada nos casos previstos nesta lei. 2.0. dispensvel a licitao: Nos casos de guerra, grave perturbao da ordem ou calamidade pblica; Quando sua realizao comprometer a segurana nacional, a juzo do Presidente da Repblica; Quando no acudirem interessados licitao anterior, mantidas, neste caso, as condies preestabelecidas; Na aquisio de materiais, equipamentos ou gneros que s podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratao de servios com profissionais ou firmas de notria especializao; Na aquisio de obras de arte e objetos histricos; Quando a operao envolver concessionrio de servio pblico ou, exclusivamente, pessoas de direito pblico interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritrio; Na aquisio ou arrendamento de imveis destinados ao Servio Pblico; Nos casos de emergncia, caracterizada a urgncia de atendimento de situao que possa ocasionar prejuzos ou comprometer a segurana de pessoas, obras, bens ou equipamentos; Nas compras ou execuo de obras e servios de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importncia inferior a cinco vezes, no caso de compras e servios, e a cinquenta vezes, no caso de obras, o valor do maior salrio mnimo mensal.
de pequeno valor, consistindo na solicitao escrita a pelo menos trs interessados do ramo, registrados ou no, para que apresentem suas propostas no prazo mnimo de cinco dias teis. O convite no exige publicao, porque feito diretamente aos escolhidos pela Administrao atravs de carta-convite. A lei nova, porm, determina que cpia do instrumento convocatrio seja afixada em local apropriado, estendendo-se automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria, desde que manifestem seu interesse at vinte e quatro horas antes da apresentao das propostas; Concurso - a modalidade de licitao destinada escolha de trabalho tcnico ou artstico predominantemente de criao intelectual. Normalmente, h atribuio de prmio aos classificados, mas a lei admite tambm a oferta de remunerao; Leilo - espcie de licitao utilizvel na venda de bens mveis e semoventes e, em casos especiais, tambm de imveis. Publicao Dos Editais: os editais de concorrncia, tomada de preos, concurso e leilo devero ser publicados com antecedncia, no mnimo, por uma vez no Dirio Oficial da Unio, no Dirio Oficial do Estado, ou em jornal de grande circulao no Estado e tambm, se houver, em jornal de circulao no Municpio, dependendo da estncia da licitao. Prazos Para Publicao Do Edital: o prazo mnimo que dever mediar entre a ltima publicao do edital resumido ou da expedio do convite e o recebimento das propostas ser: De quarenta e cinco dias para: Concurso; Concorrncia: do tipo melhor tcnica ou tcnica e preo, ou execuo por empreitada integral; De trinta dias para: Concorrncia, nos casos no especificados acima; Tomada de preos, quando a licitao for do tipo melhor tcnica ou tcnica e preo; De quinze dias para: Tomada de preos, nos casos no especificados acima; Leilo; De cinco dias teis para: Convite. Procedimento Da Licitao: Apesar dos atos que compem o procedimento terem, cada um, finalidade especfica, eles tm um objetivo comum: a seleo da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento um ato unilateral que se inclui dentro do prprio certame, diferentemente do contrato, que externo ao procedimento. O procedimento da licitao ser iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorizao respectiva, a indicao sucinta de seu objeto e do recurso prprio para a despesa, e ao qual sero juntados oportunamente: Da Requisio de Compra dever constar obrigatoriamente: Justificativa do pedido, endossada pelo titular do rgo; Especificao adequada do produto a ser adquirido; Indicao do recurso prprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seo de Contabilidade da unidade requisitante; Atendimento ao princpio de padronizao, sempre que possvel for; Indicao dos fatores a serem considerados e expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas. Segundo Hely Lopes Meirelles, esta a fase interna da licitao qual se segue a fase externa, que se desenvolve atravs dos seguintes atos, nesta ordem: 1. Edital ou convite de convocao dos interessados; 2. Recebimento da documentao e propostas; 3. Habilitao dos licitantes; 4. Julgamento das propostas (classificao) 5. Adjudicao e homologao.
direito real de uso (art. 45 1 da Lei 8.666/93). As propostas que estiverem de acordo com o edital sero classificadas na ordem de preferncia, na escolha conforme o tipo de licitao. Aquelas que no se apresentarem em conformidade com o instrumento convocatrio sero desclassificadas. No se pode aceitar proposta que apresente preos unitrios simblicos, irrisrios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatrio no tenha estabelecido limites mnimos (v. 3 do art. 44 da Lei 8.666/93). 5. RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM. Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As atribuies bsicas do Recebimento so: coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; analisar a documentao recebida, verificando se a compra est autorizada; controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; proceder a conferncia visual, verificando as condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso; providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; liberar o material desembaraado para estoque no almoxarifado; 5.1 ENTRADA. A anlise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a funo em quatro fases : 1a fase : Entrada de materiais; 2a fase : Conferncia quantitativa; 3a fase : Conferncia qualitativa; 4a fase : Regularizao 1a fase - Entrada de Materiais : A recepo dos veculos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o incio do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos : a recepo dos veculos transportadores; a triagem da documentao suporte do recebimento; constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada pela empresa; constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual; constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; cadastramento no sistema das informaes referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; o encaminhamento desses veculos para a descarga. As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o Conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga, que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal s circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade e amassados.
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O Canal de Distribuio o caminho pelo qual os produtos passam, desde o pedido at o cliente final, sendo principalmente os centros de distribuio, atacadista e varejista. Corresponde, portanto, a uma ou mais empresas que participam do fluxo do produto em toda a sua cadeia. 6.1. CARACTERSTICAS DAS MODALIDADES DE TRANSPORTE. Transporte refere-se aos vrios mtodos para movimentar produtos. A administrao da atividade de transporte geralmente envolve decidir quanto ao mtodo de transporte, aos roteiros e utilizao da capacidade dos veculos. medida que o transporte fica mais barato e de fcil acesso, contribui para aumentar a competio no mercado, garantir a economia de escala e reduzir os preos das mercadorias. Na falta de um bom sistema de transporte, o mercado fica limitado produo local, e, com melhores servios de transporte, o custo de mercados distantes pode ser bastante competitivo. O sistema de distribuio composto de diversos tipos de movimentao denominado modal. Podemos destacar os seguintes modais: Transporte Rodovirio: destinado a cargas que exigem prazos relativamente rpidos de entrega. Transporte Ferrovirio: destinado a cargas maiores, cujo fator tempo para a entrega no ser preponderante. Transporte Hidrovirio e Martimo: destinado a carga cujo tempo de entrega no seja fator preponderante no encarecimento do produto. Transporte Aerovirio: destinado a cargas, cujo prazo de entrega seja imperioso. Transporte Intermodal: o transporte intermodal requer trfego misto, envolvendo vrias modalidades, com parte do percurso podendo ser feita mediante um mtodo e parte mediante outro, motivo pelo qual o intermodal constitui soluo ideal para atingir locais de difcil acesso ou de extrema distncia. Entre esses modelos, qual seria o mais vantajoso? Como poderemos avali-lo? Para cada localidade podem existir vrios modais ou s vezes um s, porm, deveremos efetuar uma anlise criteriosa de custos, em que no somente ser visto o custo de peso por quilometragem, seguros, manipulao e estocagem (custos tangveis), mas tambm todos os intangveis (rapidez, facilidade, confiabilidade segurana, rastreabilidade, garantia, perfeio e satisfao). A anlise do custo-benefcio fator determinante na escolha do melhor modal de distribuio de nossos produtos. Existem tambm fatores restritivos em certos modais. Por exemplo: aeronaves no transportam produtos com risco de exploso, mesmo que em concentraes pequenas. Produtos qumicos s so aceitos se encaminhados por empresas especializadas em coleta e embalagem especiais (trmicas, antivazamentos, etc.). No Brasil, a utilizao dos modais de transportes est assim distribuda: rodovirio, 57,5%; ferrovirio, 21,2%; hidrovirio, 17,4%; duto virio, 3,5%; e areo 0,3%. 6.2. ESTRUTURA PARA DISTRIBUIO. Entre as muitas formas existentes para estruturar a distribuio fsica, deve-se mencionar a mais adequada s condies e necessidades de nosso mercado, a qual envolve e contempla os seguintes segmentos:
estoque, o responsvel por este encaminhar uma comunicao ao Setor de Patrimnio (com cpia da nota de empenho, documentos fiscais e outros que se fizerem necessrios), informando o destino (centros de responsabilidades) dos bens. Se eles permanecerem em estoque, o Setor de Patrimnio dever aguardar comunicao de sada deste, atravs de uma Guia de Baixa de Materiais emitida pelo Almoxarifado. Caso o bem seja entregue diretamente ao destino final, o Almoxarifado encaminhar a Guia de Sada ao Patrimnio, juntamente com os demais documentos do processo de empenho. O tombamento consiste na formalizao da incluso fsica de um bem patrimonial no acervo do rgo, com a atribuio de um nico nmero por registro patrimonial, ou agrupando-se uma sequncia de registros patrimoniais quando for por lote, que denominado nmero de tombamento. Pelo tombamento aplicase uma conta patrimonial do Plano de Contas do rgo a cada material, de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado o valor constante do respectivo documento de incorporao (valor de aquisio). A marcao fsica caracteriza-se pela aplicao, no bem, de plaqueta de identificao, por colagem ou rebitamento, a qual conter o nmero de registro patrimonial. Na colocao da plaqueta devero ser observados os seguintes aspectos: local de fcil visualizao para efeito de identificao por meio de leitor ptico, preferencialmente na parte frontal do bem; evitar reas que possam curvar ou dobrar a plaqueta ou que possam acarretar sua deteriorao; evitar fixar a plaqueta em partes que no ofeream boa aderncia, por apenas uma das extremidades ou sobre alguma indicao importante do bem. Os bens patrimoniais recebidos sofrero marcao fsica antes de serem distribudos aos diversos centros de responsabilidade do rgo. Os bens patrimoniais cujas caractersticas fsicas ou a sua prpria natureza impossibilitem a aplicao de plaqueta tambm tero nmero de tombamento, mas sero marcados e controlados em separado. Caso o local padro para a colagem da plaqueta seja de difcil acesso, como, por exemplo, nos arquivos ou estantes encostadas na parede, que no possam ser movimentados devido ao peso excessivo, a plaqueta dever ser colada no lugar mais prximo ao local padro. Em caso de perda, descolagem ou deteriorao da plaqueta, o responsvel pelo setor onde o bem est localizado dever comunicar, impreterivelmente, o fato ao Setor de Patrimnio. A seguir, so apresentadas algumas sugestes para fixao de plaquetas (ou adesivos): a) estantes, armrios, arquivos e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte frontal superior direita, no caso de arquivos de ao, e na parte lateral superior direita, no caso de armrios, estantes e bens semelhantes, sempre com relao a quem olha o mvel; b) mesas e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte frontal central, contrria posio de quem usa o bem, com exceo das estaes de trabalho e/ou queles mveis que foram projetados para ficarem encostados em paredes, nos quais as plaquetas sero fixadas em parte de fcil visualizao; c) motores: a plaqueta deve ser fixada na parte fixa inferior do motor; d) mquinas e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada no lado externo direito, em relao a quem opera a mquina; e) cadeiras, poltronas e bens semelhantes: neste caso a
documento de aquisio (nota fiscal/fatura, comercial invoice, Guia de Produo Interna, Termo de Doao, Termo de Cesso, Termo de Cesso em Comodato, outros); nome do fornecedor (cdigo); localizao (identificao do centro de responsabilidade); situao do bem (registrado, alocado, cedido em comodato, em manuteno, em depsito para manuteno, em depsito para triagem, em depsito para redistribuio, em depsito para alienao, em sindicncia, desaparecido, baixado, outros); estado de conservao (bom, regular, precrio, inservvel); data da incorporao; unidade da federao; tipo de logradouro; nmero; complemento;bairro/ distrito; municpio; cartrio de registro; matrcula; livro; folhas; data do registro; data da reavaliao; moeda da reavaliao; valor do aluguel; valor do arrendamento; valor de utilizao; valor de atualizao; moeda de atualizao; data da atualizao; reavaliador; e CPF/CNPJ do reavaliador. 7.2. CONTROLE DE BENS. Caracteriza-se como movimentao de bens patrimoniais o conjunto de procedimentos relativos distribuio, transferncia, sada provisria, emprstimo e arrendamento a que esto sujeitos no perodo decorrido entre sua incorporao e desincorporao. Compete ao Setor de Patrimnio a primeira distribuio de material permanente recm-adquirido, de acordo com a destinao dada no processo administrativo de aquisio correspondente. A movimentao de qualquer bem mvel ser feita mediante o preenchimento do Termo de Responsabilidade, que dever conter no mnimo, as seguintes informaes: nmero do Termo de Responsabilidade; nome do local de lotao do bem (incluindo tambm o nome do sublocal de lotao); declarao de responsabilidade; nmero do tombamento; descrio; quantidade; indicao se plaquetvel; valor unitrio; valor total; total de bens arrolados no Termo de Responsabilidade; data do Termo; nome e assinatura do responsvel patrimonial; e data de assinatura do Termo. A transferncia a operao de movimentao de bens, com a consequente alterao da carga patrimonial. A autoridade transferidora solicita ao setor competente do rgo a oficializao do ato, por meio das providncias preliminares. importante destacar que a transferncia de responsabilidade com movimentao de bens somente ser efetivada pelo Setor de Patrimnio mediante solicitao do responsvel pela carga cedente com anuncia do recebedor. A devoluo ao Setor de Patrimnio de bens avariados, obsoletos ou sem utilizao tambm se caracteriza como transferncia. Neste caso, a autoridade da unidade onde o bem est localizado devolve-o com a observncia das normas regulamentares, a fim de que a o Setor Patrimonial possa manter rigoroso controle sobre a situao do bem. Os bens que foram restitudos ao Setor de Patrimnio do rgo tambm ficam sob a guarda dos servidores deste setor (fiis depositrios), e sero objetos de anlise para a determinao da baixa ou transferncia a outros setores. importante colocar que uma cpia do Termo de Responsabilidade de cada setor dever ser fixada em local visvel a todos, dentro de seu recinto de trabalho, visando facilitar o controle dos bens (sugesto: atrs da porta de acesso ao setor). Para que ocorra a transferncia de responsabilidade entre dois setores pertencentes a um mesmo rgo, devero ser observados os seguintes parmetros: solicitao, por escrito,
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Legislativa, a Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993, que institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica 37 e d outras providncias, faculta a obrigao de licitao especfica para doao de bens para fins sociais e dispe sobre a alienao por leilo. Art. 17. A alienao de bens da Administrao Pblica, subordinada existncia de interesse pblico devidamente justificado. A alienao de bens est sujeita existncia de interesse pblico e autorizao da Assemblia Legislativa (para os casos previstos em lei), e depender de avaliao prvia, que ser efetuada por comisso de licitao de leilo ou outra modalidade prevista para a Administrao Pblica. A seguir, so sugeridos alguns procedimentos voltados alienao dos bens: o requerimento de baixa dever ser remetido ao Setor de Patrimnio, o qual instaurar o procedimento respectivo; sempre que possvel, os bens sero agrupados em lotes para que seja procedida a sua baixa; os bens objeto de baixa sero vistoriados in loco por uma Comisso Interna de Avaliao de Bens, no prprio rgo, os quais, observando o estado de conservao, a vida til, o valor de mercado e o valor contbil, formalizando laudo de avaliao dos bens, classificando-os em: a) bens mveis permanentes inservveis: quando for constatado serem os bens danificados, obsoletos, fora do padro ou em desuso devido ao seu estado precrio de conservao; e b) bens mveis permanentes excedentes ou ociosos: quando for constatado estarem os bens em perfeitas condies de uso e operao, porm sem utilizao. Os bens mveis permanentes considerados excedentes ou ociosos sero recolhidos para o Almoxarifado Central, ficando proibida a retirada de peas e dos perifricos a ele relacionados, exceto nos casos autorizados pelo chefe da unidade gestora. 7.5 ALTERAES E BAIXA DE BENS. O desfazimento a operao de baixa de um bem pertencente ao acervo patrimonial do rgo e consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado. Considera-se baixa patrimonial, a retirada de bem da carga patrimonial do rgo, mediante registro da transferncia deste para o controle de bens baixados, feita exclusivamente pelo Setor de Patrimnio, devidamente autorizado pelo gestor. O nmero de patrimnio de um bem baixado no dever ser utilizado em outro bem. A baixa patrimonial pode ocorrer por quaisquer das formas a seguir: alienao; permuta; perda total; extravio; destruio; comodato; transferncia; sinistro; e excluso de bens no cadastro. Em qualquer uma das situaes expostas, deve-se proceder baixa definitiva dos bens considerados inservveis por obsoletismo, por seu estado irrecupervel e inaproveitvel em instituies do servio pblico. As orientaes administrativas devem ser obedecidas, em cada caso, para no ocorrer prejuzo harmonia do sistema de gesto patrimonial, que, alm da Contabilidade, parte interessada. Sendo o bem considerado obsoleto ou no havendo interesse em utiliz-lo no rgo onde se encontra, mas estando em condies de uso (em estado regular de conservao), o dirigente do rgo dever, primeiramente, coloc-lo em disponibilidade. Para tanto, o detentor da carga dever preencher formulrio prprio criado pelo rgo normatizador e encaminhar ao rgo competente que
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10) As compras de entidades pblicas devem observar, por fora da lei, alguns princpios. So eles: I. impessoalidade; II. moralidade; III. publicidade; IV. pontualidade na entrega. As afirmativas corretas so: a) apenas I e II. b) apenas II e III. c) apenas I, II e III. d) apenas I e IV. e) todas as afirmativas. 11) (TJ-SC - 2011 Analista Administrativo). A gesto de estoques constitui uma srie de aes que permitem ao administrador verificar se os estoques esto sendo bem utilizados, bem localizados em relao aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Analise as proposies abaixo: I - O inventrio fsico consiste na contagem fsica dos estoques. II - O indicador acurcia dos controles de estoque mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor. III - O indicador giro de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. IV - O indicador cobertura de estoques mede o nmero de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque ser suficiente para cobrir a demanda mdia. V - A localizao dos estoques uma forma de endereamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. Assinale a alternativa correta. a) Todas as proposies esto corretas. b) As proposies I, II e V esto corretas. c) As proposies I, III e IV esto corretas. d) As proposies II,III e V esto corretas. e) As proposies II,III e IV esto corretas. 12) Os estoques constituem parcela considervel dos ativos das empresas. So classificados, principalmente, para efeitos contbeis em cinco grandes categorias. Assinale a afirmativa correta de acordo com a classificao usual dos estoques: a) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos pintados, estoque de produtos acabados, estoques de produtos comprados e estoques em consignao. b) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos em elaborao (processo), estoque de produtos pintados, estoques de produtos exportados e estoques em consignao. c) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos em elaborao (processo), estoque de produtos acabados, estoques de produtos em trnsito e estoques em consignao. d) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos despachados, estoque de produtos acabados, estoques de produtos pintados e estoques em consignao. e) Estoques de matrias-primas, estoques de produtos comprados, estoque de produtos pintados, estoques de produtos em trnsito e estoques em consignao.
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