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Rpublique Algrienne Dmocratique et Populaire

Ministre de la Formation et de lenseignement Professionnels


Institut National de la Formation Professionnelle

Rfrentiel des Activits Professionnelles

Secrtariat de direction
CODE : TAG 0716

Comit dhomologation Visa N 02/05/06

BTS

Niveau V

2006

9. Chemin dHydra EL-BIAR -Alger -

(Tl) : 92.24.27/36 (Fax) : 92.23.18

DONNES GENRALES SUR LA PROFESSION IPrsentation de la spcialit.

Branche professionnelle : Techniques administratives et de gestion Dnomination de la spcialit : Secrtaire bureautique Description de la spcialit :
La secrtaire de Direction bureautique est un cadre moyen destine assurer entre la direction gnrale et les diffrents services, la diffusion de directives, de rglements internes, la collation des informations ncessaires au suivi des activits de lensemble des services. Elle assure le substrat matriel des diverses relations que la direction entretient avec les services internes et les organismes externes lentreprise. Elle effectue des travaux de secrtariat sur des documents confidentiels. TACHES ESSENTIELLES : La Secrtaire de direction bureautique : 1) Accueille et filtre les visiteurs ; 2) Reoit, filtre et transmet les appels tlphoniques destins au Directeur , estime la suite donner ; 3) Gre le planning des rendez vous et des runions de travail auxquelles participe le Directeur en tenant compte du contenu de son agenda et de ses contraintes diverses. 4) Traite et rdige le courrier interne et externe 5) Etudie les dossiers qui lui sont confis et en fait la synthse 6) Classe les documents. 7) Prpare les documents a archiv. 8) Organise des voyages et dplacements daffaires. 9) Organise des runions, rencontres de travail, assembles gnrales et conseils dadministrations ; 10) Peut encadrer un personnel de secrtariat et le former aux mthodes administratives et techniques bureautiques. 11) Peut se voir confier dans une petite ou moyenne entreprise la responsabilit de services gnraux et /ou de gestion du personnel et/ ou dune partie de la comptabilit. 12) Assure une fonction de relais dans la transmission de linformation ses interlocuteurs internes et externes. 2

II-

Conditions du travail :

1) lieu de travail : Eclairage Eclairage naturel souhaitable ou artificiel. Temprature et humidit. : Temprature ambiante. Equipements de travail labri du soleil et de lhumidit.

Bruits et vibrations : Bureau isol des bruits et vibrations internes et externes. Poussire : viter la poussire. Risques professionnels: Risque li au travail sur cran (problme de vue) et la position assise. Contacts sociaux : Contact avec son suprieur, sa cellule de travail. Et ses interlocuteurs internes et externes. Travail seul ou en quipe : Le travail dune secrtaire de Direction bureautique se fait individuellement mais il dpend toujours la hirarchie de son suprieur hirarchique.

III-

Exigences de la profession :

Physiques : bonne prsentation : voir correcte. Rsistance la fatigue nerveuse.

Intellectuelles : Mthode, organisation, rigueur. Sens des contacts Autonomie initiative. Disponibilit, mobilit. Dynamisme rapidit, vivacit desprit. Discrtion Culture gnrale. Tact et diplomatie (adaptabilit, souplesse, ouverture desprit). Capacit rdactionnelle. Aisance en expression orale.

Contre indications : -Inaptitude physique au travail devant cran. -Fragilit nerveuse.

IV-

Responsabilit de loprateur.
maintenance gnrale.

Matrielle : Responsabilit de la manipulation du matriel de bureautique hors Dcisionnelle : Responsabilit permanente du poste de travail en labsence du responsable. Ouverture desprit aux problmes humains Maturit Intgrit Matrise de soi. Morale :

Scurit - Attention particulire porte aux personnes et aux biens (secret professionnel).

IV Possibilit de promotion :
Cadre rglementaire : Technicien suprieur : possibilit de promotion par intgration dans les cadres des services administratifs de lentreprise Accs aux postes suprieur s : Accs de la fonction de secrtaire excutante celle de secrtaire de Direction puis dassistante de Direction, par dveloppement de lexprience professionnelle formation spcifique dans certains domaines : import/export, gestion du personnel, gestion financire

VII formation :
Condition dadmission : Niveau scolaire : 3me anne secondaire. Dure de la formation : 30 Mois dont les 06 mois en milieu professionnel (stage pratique) Niveau de qualification : Technicien suprieur (TS) Diplme : Brevet de technicien suprieur secrtaire bureautique (5)

ANALYSE DES TACHES

Postes

Tches T-1 matriser le clavier T-2 traitement de texte de base T-3 traitement de texte avanc T-4production de documents T-5 gestion de document T-6 rdaction administrative T-7 production de la correspondance commerciale T-8 disposition de la correspondance T-9 organiser une runion T-10 gestion du temps

Traitement des travaux de secrtariat.

Tches
6

Oprations

Matriser le clavier

OP1- Utiliser les touches de base du doigt OP2- Utiliser les touches de la range du doigt ainsi que des ranges suprieure et infrieure. OP3- Utiliser les touches numriques OP4- Utiliser lensemble des touches du clavier. OP1- Dterminer la taille et lapparence des caractres. OP2 Dterminer des marges et des alignements. OP3- Disposer le texte - Sur une page - Sur une ligne - En colonne - Pour lensemble dun document. OP4 -Sauvegarder et rcuprer des fichiers. OP5- Crer des sommaires et des descripteurs pour la gestion de documents. OP6- Dplacer et copier des blocs de texte. OP7- Rechercher et remplacer des caractres. OP8 corriger le texte OP9- Imprimer des documents OP10- Insrer des dates dans des documents. OP11- Fusionner des textes avec des listes de donnes provenant de fichiers du mme logiciel. OP12 Ajouter et retirer des donnes dans des Documents. OP13 Changer des lments de la mise en forme des documents. OP14- Ramnager des listes de donnes. OP15- Produire les nouvelles versions des documents. OP16- Vrifier le travail. OP17- Assurer le suivi ou lacheminement des documents mis jour. OP1- Mettre en forme un document complexe OP2- Fusionner et crer un environnement de publipostage.

Traiter un texte de base.

Traiter un texte complexe

OP3- Automatiser des tches OP4- Utiliser le tableur OP5- Crer des formules dans une feuille de calcul OP6- Utiliser la fonction SI et les fonctions logiques OP7- Utiliser les fonctions non communes dans un tableur OP8 -Crer de bases de donnes sous Excel. OP9- Utiliser un critre de filtre mmoris et tableaux croiss dynamiques. OP10-Crer des graphiques. OP11-Protger les feuilles et les classeurs OP1 Rdiger le contenu de documents OP2 Saisir des documents OP3- Vrifier le contenu de documents OP4- Classifier des documents

Produire de documents

Grer les documents

OP1- Faire linventaire des types et des sries de documents. OP2- concevoir un plan de classification et un calendrier des dlais de conservation. OP3- Classifier des documents. OP4- Classer des documents OP5- Traiter des documents semi- actifs et inactifs. OP1- Saisir des textes OP2- Rviser des textes OP3- Classifier la correspondance. OP4- Adresser des enveloppes OP5- Acheminer des documents. OP1- Saisir des textes OP2- Rviser des textes OP3- Classifier la correspondance. OP4- Adresser des enveloppes

Rdaction administrative

Produire la correspondance commerciale

OP5- Acheminer des documents. Appliquer les rgles de OP1- Choisir le style de disposition

disposition de la correspondance

OP2- Dterminer les marges gauches, droites, suprieures et infrieures OP3- Dterminer lemplacement des tabulateurs. OP4- Saisir le texte OP5- Rviser le texte. OP1-rserver une salle OP2-tablir les convocations OP3-prparer le ou les dossiers de travail OP4-rserver le matriel OP5-prparer les supports OP6-prparer la disposition de la salle OP7-constater les absences OP8-prendre note des points essentiels pour la rdaction du PV ou du compte rendu OP9-prendre note des dcisions prises OP10-noter la date de la runion suivante OP11-rdiger le PV ou le compte rendu OP12- saisir le PV ou compte rendu OP13-prsenter ce document au responsable pour approbation et signature OP14-classer une copie dans le classement actif OP1- Classifier les taches OP2- Planifier lexcution des taches. OP3- Dterminer les taches pouvant tre excutes par dautres personnes. OP4- Grer les obstacles lexcution des taches.

Prparer des runions

Grer Le temps

Tche1 : Matriser le clavier Conditions de ralisation


A Laide de : -

Critres de performance
Maintien des doigts sur les touches de

-Machine crire, ou sur micro-ordinateur. A Partir de : Un texte taper. -

base. Maintien des yeux sur le texte taper. Utilisation des doigts appropris.

Tche 2: Traiter un texte de base Conditions de ralisation


A Laide de : Micro-ordinateur Logiciels de traitement de texte -

Critres de performance
Choix appropri de la police et de la taille des caractres. Centrage (horizontal /vertical) appropri

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Une imprimante.

Etablissement appropri des marges. Coupure approprie des mots. .Dtermination de linterligne appropri Dtermination juste de l'en tte et du bas de page. Numrotation approprie des pages Utilisation des modalits appropries de sauvegarde et de rcupration Prsence des fichiers sauvegards sur la disquette Etablissement appropri du sommaire. Dplacement des blocs aux endroits appropris. Recherche et remplacement appropris Utilisation approprie dun logiciel Choix des formats appropris. Prsence appropris des dates aux endroits

A Partir de : Un texte Documents Versions corriges. -

Fusion russie Emplacement appropri de linformation sur : *La lettre *Lenveloppe.

Rcupration exacte des donnes partir de sources varies telle que : *Documents imprims. *Appareils de tl communication.

-Modifications appropries des documents quant : -Lajout et au retrait de textes. -Lajout et au retrait de chapitres. 11

-Lajout glossaires ou dindex. -Ajustement de la numrotation et de la table des matires en fonction des ajouts et des retraits effectus. -Insertion correcte de dessins, tableaux et graphiques. -Changement appropris de la mise en forme des documents. -Fusions exacte de champs contenus dans diffrentes bases de donnes. -Application correcte dune procdure de vrification la comparaison. -Etablissement dun calendrier respectant les priorits

Tche3 : Traiter un texte complexe


Conditions de ralisation A Laide de : Micro-ordinateur Logiciels : *Word *Excel Critres de performance Insertion correcte des images dans des textes. Mettre en forme un document complexe. Utilisation juste des tableurs. Utiliser les formules dans une feuilles de

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*Publisher *Access *Outlook *PowerPoint - Imprimante. A Partir de : Un texte complexe. -

calcul.. Utiliser la fonction SI et fonctions logiques. Crer de bases de donnes convenablement sous Excel : Crer des graphiques correctement. Protger les feuilles Protger les classeurs. Utiliser le PowerPoint et Outlook correctement

Tche 4 : Produire de documents Conditions de ralisation


A Laide de : Micro-ordinateur Logiciels appropris. -

Critres de performance
Rassemblement de tous les documents et renseignements production. Interprtation juste des ides gnrales fournies ncessaires la

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A Partir de : Formulaires Tableaux Comptes rendus Communiqus. Documents publicitaires. Procs verbaux Appels doffres. Soumissions Contrats. -

Dtermination des types de documents appropris aux ides gnrales fournies Utilisation de la terminologie approprie aux documents Classification exacte des documents. Prsence de toutes les mentions des documents.

Tche 5: Grer les documents


Conditions de ralisation A Laide de : Lieux de conservation Supports de classement. Critres de performance Choix de lapproche approprie Localisation exacte des lieux de conservation et de lutilisation de linformation. Etablissement de liens pertinents entre le

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Plan de classification et la structure dune entreprise. A Partir de : Plan de classification Calendrier des dlais de conservation Reconnaissance exacte de la valeur des documents. Indentification exacte de la personne autorise dterminer les dlais de conservation. Reconnaissance exacte de lobjet de chaque document. Prsence de tous les lments ncessaires la classification des documents. Ordre des documents respectant les modes de classement Application correcte des mthodes respectant la confidentialit de linformation Respect des procdures de : * Transfert des documents * Destruction des documents *Mise jour dun plan de classification -Indication de dlais de conservation de documents appropris au calendrier.

Tche 6: Rdaction administrative


Conditions de ralisation A Laide de : Micro-ordinateur Logiciel de traitement de texte. Logiciel de base de Critres particuliers de performance. Saisie correcte des textes quant : au style, la ponctuation la prsence de toutes les mentions.

Conversion correcte des fichiers provenant de bases de

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donnes. A partir de : Une correspondance Un texte Une note -

donnes. Rvision complte des textes quant : *La relecture .des textes *corrections Dtermination exacte de la valeur du contenu Classification exacte des documents. Utilisation correcte dune base de donnes pour la production dtiquettes. Respect des rgles de dispositions Prparation approprie de lacheminement quant : Au pices joindre au document A la signature apposer A lenveloppe utiliser.

Tche 7: Produire la correspondance commerciale


Conditions de ralisation A Laide de : Micro-ordinateur Logiciel de traitement de texte. Critres particuliers de performance. Saisie correcte des textes quant : au style, la ponctuation la prsence de toutes les mentions

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Logiciel de base de donnes.

Conversion correcte des fichiers provenant de bases de donnes. Rvision complte des textes quant : *La relecture .des textes *corrections

A partir de : Une correspondance -

Dtermination exacte de la valeur du contenu Classification exacte des documents. Utilisation correcte dune base de donnes pour la production dtiquettes. Respect des rgles de dispositions Prparation approprie de lacheminement quant : Au pices joindre au document A la signature apposer A lenveloppe utiliser.

Tche 8 : Appliquer les rgles de disposition de la correspondance


Conditions de ralisation A Laide de : Machine crire ou sur microordinateur. 17 Critres de performance Choix dun style appropri au contenu Dtermination de la ponctuation approprie au style. Dtermination correcte du nombre de

caractres par ligne. A Partir de : Une correspondance Un texte. Etablissement des tabulateurs appropris au style. Respect des marges tablies Espacement appropri des parties Emplacement et apparence corrects de toutes les parties. Prsence de toutes les parties. Vrification correcte et complte du texte.

Tche 9 : Prparer des runions


Conditions de ralisation A Laide de : Equipement informatique et logiciels + Internet pour les messageries lectroniques. 18 Critres particuliers de performances Vrification de la disponibilit et rservation des ressources physiques et matrielles. Dtermination des priodes les plus

appropries pour la tenue des runions A Partir de : - Extraits dannuaires tlphoniques - Documents de rfrence relatifs aux services postaux, moyens de transports et lieu dhbergement. Dtermination correcte des tapes de prparation des runions. Production et disposition correcte de tous les documents ncessaires : *Avis de convocation. *Ordres du jour *Procs verbaux *Rapports, tableaux, rsums, Classification approprie des documents Acheminement des documents appropris Choix judicieux des moyens de transports. Application correcte des procdures de rservation. Prparation correcte des itinraires Prparation correcte des demandes de remboursement de frais Disposition correcte de tout le matriel ncessaire : documents, moyens techniques. Organisation approprie : *De laccueil des participants *des pauses *des repas Tche 10 : Grer le temps Conditions de ralisation A Laide de : Outils de gestion du temps : - Planning - Calendrier - Echancier Critres de performance Utilisation judicieuse des outils de gestion du temps. Classification des activits en fonction de : * Leur niveau de rendement

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- Agenda A Partir de : Activits relatives aux secrtaires Directives. -

* Leur chance * Leur complexit Evaluation raliste de la dure Dtermination exacte des priorits. Rservation de priodes appropries pour les imprvus. Transmission correcte des donnes relatives aux activits dlgues. Reconnaissance exacte des principaux obstacles Dsignation des moyens pertinents pour grer les obstacles. Dtermination du moment dexcution en fonction de la classification et de priorits. dexcution des activits.

CONNAISSANCES COMPLEMENTAIRES

Discipline, Domaine Anglais

Limites des connaissances exiges


-Initiation langlais -Initiation langlais commerciale. - Les ouvrages de rfrence - Le fonctionnement de la langue - La nature des mots 20

- Les relations entre les mots

Franais

- Les rgles daccord - les variables orthographiques. - Le rsum de texte. - Les lments de syntaxiques. - Contrat de travail Exercice des droits et obligations Les conventions collectives Droit a la formation professionnelle -

Lgislation du travail

- Cas de cessation et de la relation et obligation de lemployeur - Gnralits sur les sries statistiques et les chantillons Les distributions statistiques un caractre Les analyses statistiques Les probabilits Dmarche mthodologique dun mmoire Droulement du stage La rdaction du mmoire Prparation de la soutenance. Notions gnrales sur la communication Les formes et moyens de la communication Les lments dune communication efficace Les relations du groupe La gestion des conflits. Calcul les intrts Calcul les anuits Evaluation des actions et obligations. Vrifier les pices comptables. Enregistrer les oprations chronologiquement. Classer les pices comptables. -

Statistiques

Mthodologie

Communication

Mathmatiques commerciales et financires.

Comptabilit

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Elaborer les documents de synthses (balance aprs linventaire, bilan de clture et annexes).

Procder la rouverture du bilan. Les documents relatifs la commande Les documents relatifs la livraison Les documents relatifs au paiement Contrat de transport Les polices dassurance Le transit

Documents commerciaux

Analyse des risques professionnels

Source de danger
Utilisation de loutil informatique -

Effets sur la sant


Fatigue des yeux Mal de dos.

Moyens de prvention.
Filtre cran Utilisation des chaises adquates. Eviter lutilisation prolonge de loutil informatique.

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EQUIPEMENTS ET MATERIAUX UTILISES


Machines et appareils utiliss : Micro ordinateur + logiciels de (traitement de texte, tableur, grapheur, base de donnes, Access, power point.), radio, CD Matriel darchivage Supports magntiques Matriel de rangement : armoires et rayonnages Magntothque, magntophone. Poste tlphonique :- (simple ou standard) avec rpondeur enregistreur. -tlphone intrieur Tlex Tlcopieur (fax) Scanner

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Terminal : minitel et lectronique Appareil de reprographie Machine dicter Machine de traitement de texte conforme la norme tltex Tlcopieur Matriel vido (camra, projecteur, camscope, magntoscope, rtroprojecteur,.) Matriel de visualisation (indexage et signalisation)

Outillage et petits matriels divers : Tableaux plannings Meubles et matriels de classement Divers types de dossiers Agenda lectronique Petit matriel de dessinateur Appareil de prises de vues

Matires duvre et matriaux utiliss : -Chemises et sous chemises de diffrents matriaux - Supports transparents - Supports audio vido et magntiques (Cassettes, disques, films, micro films, microformes). - Petit matriel de bureau - Fiches de diffrents formats, grammage et prsentation suivant leur utilisation (fichiers, divers planning.) Registres. Ramettes de papier de divers grammages, formats et prsentation correspondant aux travaux raliser. Disquettes, CD, flash disque Petit matriel (brosse.)

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