Organizacin en la oficina Si la jornada de trabajo es poco menos que frentica, todava es ms importante mantener el archivo al da.

Puede parecer paradjico, pero es indispensable. Si tiene muchas cosas que hacer y poco tiempo que dedicar no debera perder ms horas de trabajo buscando documentos. Mantener la mesa organizada es un paso de gigante para reducir el estrs. Cuando el campo de visin est dominado por montaas de documentos es imposible no sentir cierta opresin y perder la concentracin. Adems, piense en el tiempo que se ahorrar cuando encuentre los documentos a la primera, ya sean en papel o electrnicos.

Organizacin en la mesa Los nicos documentos que deberan estar sobre la mesa de trabajo son aquellos que requieren su atencin inmediata. Todo lo dems debera encontrarse junto a la mesa o detrs de sta, dentro de archivadores de carpetas colgantes o en carpetas Leitz. Los sistemas de archivado mediante carpetas colgantes permiten introducir y extraer los documentos con la misma facilidad. Son muy flexibles, por eso se encuentran actualmente en la mayora de oficinas. Los sistemas de carpetas permiten adherir al lomo atractivas etiquetas creadas fcilmente con Easyprint, ayudan a tener una visin de conjunto del archivo y se consultan rpidamente. Sus hojas divisorias facilitan la separacin y la agrupacin del contenido. Y gracias a su mecanismo de palanca exclusivo, las hojas se pueden insertar y retirar fcilmente una vez tras otra.

Disponemos de muchas ms soluciones inteligentes para ayudarle a organizarse fcilmente, por ejemplo los archivadores Active, ideales si debe ausentarse de la oficina. We offer many more great solutions to address most any organisational challenge for example the Active File for when youre out of the office. Organizacin en el ordenador Cada proyecto debera disponer de una carpeta o subcarpeta en la que ir guardando toda la informacin importante. Tambin es muy importante definir una estructura de subcarpetas y datos prctica y eficiente en cada archivo. Cuando d nombre a los archivos debera optar por descripciones que le permitan conocer exactamente el contenido sin tener que abrirlos. Y si adems aade la fecha al nombre del archivo (ao, mes y da), dispondr automticamente de un listado de versiones de archivos en orden cronolgico. As sabr de un vistazo cul es el ms actualizado. Los archivos que ya no se necesitan habitualmente, normalmente porque el proyecto ha concluido, pueden archivarse de una vez y para siempre simplemente grabndolos en un DVD o en un disco duro externo. Incluso puede dominar la avalancha diaria de mensajes de correo con un sistema de archivado bien pensado. Basta con abrir una subcarpeta para cada proyecto en curso en la bandeja de entrada. Los mensajes ya despachados se pueden guardar simplemente en el archivo correspondiente. Y los que no sean importantes, borrarse de inmediato. Este sistema permite crear una lista de tareas pendientes a partir de los mensajes presentes en la bandeja de entrada y conocer en todo momento qu tareas estn en curso. Perodos de conservacin de la documentacin legalmente establecidos La mayora de pases disponen de normativas que regulan cunto tiempo debe conservarse la documentacin de una empresa, si bien en los actuales entornos electrnicos, esas normativas no slo ataen a la documentacin en papel. La mayora de documentos y archivos importantes pueden archivarse tambin electrnicamente. Asegrese de no borrar simplemente los mensajes de correo transcurrido cierto tiempo; deberan formar parte del sistema de archivo electrnico

(guardado en un DVD o en un disco duro externo) bien estructurado y al da de la tecnologa.

Ambiente y Equipo

En la actualidad, las empresas disponen de diversos recursos tecnolgicos que le ayudan a los emplead@s a realizar las tareas cotidianas ms eficientemente. La oficina del futuro demandar en los emplead@s un compromiso con su contnuo mejoramiento, lo cual debern seguir a travs de toda su vida profesional. La mayora de los empleados pasan ms de ocho (8) horas diarias en la oficina, es por ello que es necesario el que se sientan bien, no solo con el desempeo de sus tareas; sino tambin con sus responabilidades, obligaciones y en el espacio fsico en cual se mueven. El ambiente laboral es importante porque puede afectar a los emplead@s en su productividad, salud, seguridad y satisfaccin profesional. Estn presentaciones discuten ms a fondo los temas relacionados al ambiente y al uso y manejo del equipo de oficina.