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Faculdade Anglo Americano Curso de Ps Graduao em Gesto Estratgica de Pessoas

GESTO DA PRODUTIVIDADE ADMINISTRATIVA Evilasio Cesar Modesto da Silvai Orientador: Thiago Weingartner

RESUMO
O panorama atual do mundo dos negcios, devido em grande parte forte competio, assim como consumidores mais exigentes e a imensa quantidade de informaes, tem exigido que as organizaes busquem cada vez mais formas que as ajudem a melhorar a eficincia em todas as suas reas. Visando atender as necessidades impostas da forma mais eficiente possvel, as organizaes alm de melhorar os seus processos produtivos, eliminando desperdcios e otimizando a utilizao de seus recursos nas fbricas, esto buscando alternativas de melhorar tambm a produtividade em seus processos administrativos. Dessa forma, a gesto da produtividade administrativa nas organizaes vem se tornando cada vez mais crucial em um ambiente de crescente abertura externa e globalizao dos negcios e est se tornando um dos quesitos essenciais na formulao das estratgias de competitividade das organizaes. Atualmente, qualquer empresa sem eficincia em seus processos administrativos, dificilmente ser bem sucedida ou at mesmo sobreviver por muito tempo nesse cenrio. Partindo-se de uma fundamentao bibliogrfica, o desenvolvimento deste artigo focado para esse novo cenrio no mundo dos negcios e est centrado nas estratgias e questes relacionadas para melhoria do desempenho da produtividade administrativa das organizaes. So ainda detalhados os principais problemas que atrapalham a produtividade administrativa, listando e discutindo conceitos, assim como avanos recentes sobre o tema e tambm buscando alternativas para melhorar e tornar mais geis os processos dos escritrios. Palavras-chave: Melhoria das Organizaes. Fatores Humanos. Escritrio Enxuto.

ABSTRACT
The current situation of the business world, largely due to strong competition, too demanding consumers and the vast amount of information has required companies to seek more ways to help them improve efficiency in all areas. In order to satisfy the demands of the most efficient manner possible, as well as companies improve their processes, eliminating waste and optimizing the use of its resources in the factories, are also seeking alternatives to improve productivity in its administrative processes. Thus, the management of administrative productivity in companies has become increasingly crucial in an environment of increasing external openness and globalization of business and is becoming one of the crucial areas in the formulation of strategies for competitiveness. Currently, any company without your efficiency in administrative processes is unlikely to be successful or even survive for long in this scenario. Based on a foundation of literature, the development of this article is focused on this new scenario in the business world and is focused on strategies and issues related to improving the productivity performance of administrative organizations. Details are still the main means of increasing productivity, listing and discussing concepts, as well as recent advances on the subject and also seek ways to improve and become more agile processes offices. Keywords: Improvement Organizations. Human Factors. Lean Office.

Conceito de Produtividade Nos ltimos tempos surgiu uma literatura abundante sobre produtividade,

estimulando o debate e discusses sobre diferentes pontos de vista para a gesto da mesma dentro das organizaes. Vrios exemplos de metodologias adotadas para a melhoria da produtividade nas mais variadas organizaes formam a filosofia de gesto e de aes. De acordo com Walton (1993), o resultado de vrios mtodos de melhoria da produtividade misto, pois varia desde o mais recomendado e de sucesso nas organizaes, at o mais limitado e convencional. A procura por maior produtividade nas organizaes comeou com Taylor no fim do sculo XIX, evoluiu com Henry Ford e a Produo em Massa (Martins & Laugeni, 2005). No entanto, o grande salto no aumento da produtividade aconteceu com o surgimento do modelo japons chamado Lean Production Produo Enxuta, pois este mtodo definido como um sistema de baixo desperdcio. Mas o segredo do sucesso japons no s a utilizao de conceitos e a tecnologia utilizada, mas tambm o modo especial de administrar as pessoas. O treinamento em todos os nveis da organizao e a rotatividade nas funes de chefia, possibilitando o conhecimento dos vrios setores da organizao, o que tem sido a base do programa de melhoria da produtividade no Japo (Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G, 1993). Tambm muitas organizaes tm encontrado, nos Programas de Qualidade Total, uma sada para alcanar maior produtividade e competitividade onde constata-se que este um modelo de racionalizao visando em primeiro lugar, mxima produtividade e reduo de custos (Monaco & Guimares, 2000). J a produtividade para Pritchard (1990), possui um enfoque diferenciado, onde o termo produtividade tem significado diferente para pessoas diferentes, contudo, dentro de um sentido generalista a maioria das definies se encaixa em uma das trs categorias que o autor apresenta. A primeira viso aquela em que produtividade uma medida de eficincia, muito usada junto aos economistas e engenheiros, que conseguem vislumbr-la a partir do resultado em cifras. A segunda uma combinao entre eficincia e eficcia. A terceira viso chama a ateno pelo seu aspecto abrangente, pois considera qualquer coisa que faa a organizao funcionar melhor. Nesse ponto de vista, a definio de produtividade considera a eficincia e a eficcia, alm de questes como absentesmo, desistncia, confiana, inovao, etc. s vezes, produtividade pode ser interpretada como equivalente a produo, ou como equivalente a eficincia em produo ou fornecimento de servios. Nenhum dos dois correto. Enquanto produtividade a soma total do produto gerado por unidade de insumo utilizado, produo , meramente, o total do produto gerado. Entretanto, um aumento na

produo no necessariamente significa incremento de produtividade. Similarmente, produtividade no apenas eficincia (fazer certo as coisas), mas tambm eficcia (fazer as coisas certas). Em outras palavras, produtividade no uma mera perseguio de eficincia, mas tambm de eficcia, porque ambas eficincia e eficcia afetam o desempenho, do qual produtividade uma medida. Em uma viso simplificada, o conceito de produtividade est geralmente associado a dois tipos de procedimento: tentar reduzir os gastos com determinados processos ou tentar realizar um nmero maior de processos com os mesmos recursos. Assim, a realizao das tarefas da maneira certa, de forma inteligente, com menor esforo e aproveitando da melhor maneira os recursos, permite a qualquer organizao obter ganhos que se traduzem na sua lucratividade. Para unir eficincia e eficcia em todos esses processos, os executivos contam com o auxlio da tecnologia da informao. Mas ela sozinha j no basta. preciso que as organizaes estejam preparadas para, se necessrio, rever seus processos de negcios, abrirse para uma maior integrao com os outros participantes de suas cadeias produtivas e ser mais flexveis e rpidas nas suas decises. Ou seja, preciso trabalhar com as melhores ferramentas existentes, com o melhor processo, com o menor custo e no menor tempo possvel. Diante dessa nova realidade, a produtividade antes normalmente relacionada ao desempenho de um processo ou de uma pessoa passa a ser encarada como o resultado de um esforo de grupo. A busca por produtividade ser, portanto, um processo sem fim, onde a melhoria da produtividade da empresa estar associada funo e ao resultado da eficincia gerencial, sendo sinnimo de uma gesto voltada a resultados. 2 Produtividade e a Tecnologia da Informao Em um mundo cada vez mais dinmico e caracterizado pela velocidade com que os negcios acontecem, utilizar ferramentas que agilizam processos e economizam tempo passou a ser primordial. Quando falamos de ambientes administrativos, essa afirmao torna-se ainda mais evidente, pois a Tecnologia da Informao TI, por vrios anos foi considerada como um item de suporte para as organizaes e que a princpio no gerava qualquer retorno para os negcios. Mas as aplicaes de TI foram melhorando dentro das organizaes e em pouco tempo ela comeou a automatizar vrios processos, melhorando e otimizando as atividades. Dessa forma, a utilizao da TI deixou de ser uma questo essencialmente tcnica e assumiu uma importncia estratgica, passando a ser considerada como um fator de sobrevivncia para as organizaes e tambm destacando-se como uma vantagem competitiva atualmente e o

sucesso empresarial est totalmente ligado a uma integrao bem sucedida de TI com o negcio. Alguns autores apontam a TI como uma ferramenta para aumento da produtividade e segundo Foina (2001), a TI pode ser conceituada como: [...] um conjunto de mtodos e ferramentas, mecanizadas ou no, que se prope a garantir a qualidade e pontualidade das informaes dentro da malha empresarial [...] e para atingir os seus objetivos, a TI deve agir sobre os seguintes pontos: a) Definir conceitualmente os termos e vocbulos usados na empresa; b) Estabelecer o conjunto de informaes estratgicas; c) Atribuir responsabilidades pelas informaes; d) Identificar, otimizar e manter o fluxo de informaes corporativas; e) Mecanizar os processos manuais; f) Organizar o fluxo de informaes para apoio s decises gerenciais. A unio desses componentes faz com que as organizaes tenham melhor atuao no atual ambiente econmico, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informaes de forma eficiente. As ofertas de benefcios de TI incluem, alm da produtividade, a reduo de custos, a melhoria da qualidade, o aumento da flexibilidade e a inovao, que devem ser avaliados em termos de impacto no desempenho empresarial. Por outro lado, alguns especialistas citam o tema Paradoxo da Produtividade do prmio Nobel de 1987, onde Robert Solow proferiu a seguinte frase: Os computadores esto por toda parte menos nas estatsticas de produtividade dando incio ao debate sobre o impacto negativo da TI na produtividade. Nesse caso necessrio verificar onde a produtividade est sendo medida e tambm de como a medimos, pois a relao entre investimentos em TI e ganhos de produtividade pode no ser a mesma para diferentes escalas. Nessa definio de conceitos de medio da produtividade, um exemplo bem clssico quando a produtividade do trabalho administrativo um indicador que utiliza no seu denominador o total de horas trabalhadas. Por exemplo, quando uma empresa disponibiliza laptops para seus funcionrios, e os mesmos passam a utilizar suas horas de folga para preparar reunies, relatrios e outras tarefas, pode gerar um aumento fictcio de produtividade, visto que as horas de folga no so computadas no denominador desse indicador. Assim, para alguns especialistas, h uma grande dificuldade para relacionar TI com a produtividade, fazendo com que a TI aparentemente no geraria benefcios voltados para a produtividade, mas isso no significa que no existam ganhos, pois a TI no se resume exclusivamente a produtividade.

No entanto, Quinn (1996) adverte: no s investir em tecnologia como indicador de produtividade, mas saber gerenciar os investimentos para obter maior produtividade, pois a TI acumula informaes, mas estas s tm valor quando forem bem gerenciadas e compartilhadas. Nenhuma tecnologia capaz de transformar o modo como so feitos os negcios, mas pode aumentar a velocidade do processo, melhorar a qualidade e reduzir despesas propiciando assim vantagem competitiva s organizaes (Davenport, 1998). Esses benefcios intangveis podem explicar uma maior lucratividade, mesmo sem o aumento da produtividade. 3 Fatores Humanos e a Produtividade Em algumas organizaes o melhor exemplo de um bom funcionrio aquele que chega cedo na empresa e sai tarde, sendo que alguns especialistas ainda defendem isso como sendo um diferencial. A gesto admira isso, causa uma boa impresso e aparentemente expressa comprometimento com a empresa. Mas por outro lado, em qualquer organizao, um termo comum de se ouvir o absentesmo que a ausncia temporria do trabalho por vrios motivos, fazendo com que determinada rea tenha baixa produtividade dentro da organizao. Porm, atualmente um assunto que mais tem preocupado as organizaes o assunto presentesmo que significa estar fisicamente presente no ambiente organizacional, porm mentalmente e emocionalmente ausente, ou seja, o funcionrio est ali, mas no consegue ter uma boa produtividade na realizao de suas tarefas. So vrios os aspectos ligados aos prprios fatores humanos, e que prejudicam o pleno desempenho da produtividade administrativa. Todas as pessoas podem ter problemas em uma ou vrias reas de suas vidas, como a financeira, social, emocional, relacionamento familiar, falta de organizao pessoal, falta de foco e concentrao, estresse, etc, e que acaba por influenciar tambm a rea profissional. Muitas organizaes preocupadas com sua produtividade tm elaborado vrios programas internos para a manuteno da produtividade de seus funcionrios. Com foco nesses programas, a organizao ganha em todos os sentidos, pois aumenta diretamente a produtividade e diminui bastante a rotatividade dos funcionrios. Dessa forma, isso representa lucro para a empresa, pois as despesas de resciso de contrato de trabalho, somadas as despesas contratuais de um novo funcionrio e a todo seu processo de treinamento, representam uma grande perda de recursos financeiros e de tempo.

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Organizao Pessoal e a Produtividade Algumas pessoas tm como hbito deixar em cima da mesa pilhas de papis e

documentos, que no ocupam s espao, mas tambm roubam minutos preciosos de trabalho, para procurarem o que desejam, e por isso necessrio checar os mesmos vrias vezes. Resumindo, organizao na mesa de trabalho sinnimo de produtividade. Normalmente a tendncia a urgncia se sobrepor importncia e, por isso, acontecimentos urgentes sempre tm vnculo com prioridades e prazos de outras pessoas. A diferena entre uma pessoa ocupada e uma produtiva que as pessoas que esto sempre ocupadas dificilmente conseguem entregar um trabalho antes do prazo. J as produtivas sempre esto pensando em formas diferentes de entregar antes do prazo. Isto acontece porque as pessoas ocupadas tendem a ocupar essas horas com qualquer coisa, mesmo que o prazo esteja folgado, diferentemente das pessoas produtivas, que tentam aproveitar ao mximo o tempo para realizar a tarefa antes do prazo. As pessoas ocupadas se distraem muito facilmente, sendo que qualquer interrupo parece relevante, e o que importante, mas no urgente, deixado para depois. Em compensao, as pessoas produtivas fazem questo de entender exatamente onde precisam chegar, pois elas criam os seus prprios planos de execuo de maneira diferente. 3.2 Gesto do Tempo e a Produtividade A necessidade das organizaes de fazer o maior nmero de atividades com o menor nmero de pessoas possvel tem feito com que muitos profissionais fiquem sobrecarregados e cheios de prioridades na agenda de trabalho, e fazendo com que muitos profissionais no consigam gerenciar o tempo corretamente para cumprir todos os seus compromissos. A m gesto do tempo disponvel e o acmulo de tarefas podem acarretar em desgastes, estresse, cansao fsico e psicolgico, alm de dificuldades de concentrao. Um exemplo bem interessante seria o termo tempo dinheiro que todo mundo conhece, mas no mundo dos negcios os empresrios conhecem esse conceito muito mais, pois os funcionrios so pagos pelo tempo em que permanecem nas organizaes e pelo que produzem neste perodo, qualquer distrao pode ser considerada um prejuzo ou um risco produtividade. A gesto do tempo considerada um paradoxo, pois sabemos que no possvel gerir o tempo, mas possvel nos gerenciar para com relao ao tempo que temos disponvel. 3.3 Reunies nas Organizaes e a Produtividade As reunies nas empresas so consideradas uma poderosa estratgia de gesto quando bem empregada, porm, quando mal conduzidas, elas so a maior responsvel pela

baixa produtividade administrativa, alm de consumirem o tempo til dos profissionais, elas geram altos gastos para as empresas. A deciso de mobilizar integrantes de setores ou uma parte da equipe para a realizao de uma reunio deveria exigir mais planejamento e cuidados dos que os normalmente dispensados para esta atividade. Tambm necessrio as empresas estarem atentas ao ritmo em que as reunies acontecem, pois enquanto nas grandes corporaes comum ouvir queixas sobre o excesso de reunies, nas pequenas empresas o problema geralmente o oposto. Se uma reunio se faz necessria a todo momento sinal de que h algo errado, e se reunies acontecem em demasia em uma empresa sintoma de que a organizao no tem foco, alerta Srgio Guimares, consultor de produtividade da Academia do Tempo. J o consultor da Franklin Covey, Joo Palmeira da Silva Junior, sugere a avaliao de dois pontos: objetivo e custo - item muitas vezes no verificado em muitas empresas. A primeira pergunta a ser feita se a reunio contribui para as prioridades mais importantes da empresa, onde recomendado descartar a reunio caso a resposta seja negativa. A segunda pergunta quanto ao custo, fazendo uma conta simples e bastante expressiva, calculando o custo por hora de cada um dos profissionais convocados e multiplicar pelo tempo previsto de durao da reunio e somar para chegar ao valor final. A conta ajuda a conhecer, de forma clara, quanto est sendo investido naquela reunio, ou o tamanho do desperdcio, caso ela no atinja os objetivos esperados. 3.4 Foco e a Produtividade Atualmente o que as organizaes mais procuram em um funcionrio pode ser resumido em apenas uma palavra: resultado. Mas ocorre que alguns funcionrios desenvolvem alguns maus hbitos e talvez muitos com o passar do tempo em uma organizao. Observando os funcionrios trabalhando, tornam-se evidentes os seus diferentes estilos e hbitos de trabalho, onde alguns perdem o foco com diversas outras atividades, tais como ligaes, e-mails, internet, celular, etc. Assim, um ingrediente que est em falta no diaa-dia das pessoas na maioria das organizaes, cada vez mais, o foco. A internet e o prprio ambiente de trabalho na rea administrativa tm sido fatores determinantes para muitos funcionrios deixarem de manter o foco e a concentrao em suas tarefas, diminuindo a produtividade. No caso do ambiente de trabalho de publicitrios, analistas, pesquisadores, jornalistas e outras inmeras profisses onde pensar o trabalho principal, qualquer distrao do ambiente de trabalho capaz de afetar drasticamente a produtividade. Assim, colegas que

falam demais, uma sala barulhenta, televiso, celular de colega com toque alto, barulho de obra, so considerados tambm inimigos da produtividade administrativa. No caso da internet, ela gera interrupes e provoca desvio de prioridades na rea administrativa, atuando como um verdadeiro "ladro de tempo. Por exemplo, se um funcionrio ficar duas horas navegando na internet ou em alguma rede social, Facebook, MSN ou Twitter em apenas um dia, foram duas horas perdidas de trabalho e se isso ocorrer diariamente, ao final de um ms teremos uma queda substancial de produtividade. O uso excessivo das redes sociais e a navegao na internet fazem as pessoas se distanciarem do foco principal da empresa, que so os resultados. H tambm a questo do email nas empresas, onde o problema no a existncia do mesmo, mas como as pessoas o tm utilizado. Na rea administrativa, o e-mail se tornou o maior vilo da produtividade, quase empatando com reunies, onde os funcionrios esto viciados no mau uso dessa ferramenta. O bom uso do e-mail consegue definir o profissional produtivo do funcionrio improdutivo. As pessoas recebem muitos emails durante o horrio de trabalho que s atrapalham a sua rotina profissional, tais como anncios publicitrios, descontos, contedo religioso ou mesmo piadas enviadas por colegas. Resumindo, para alcanar grandes resultados, preciso ter foco, pois sem foco, nenhum funcionrio far o seu melhor trabalho. 3.5 Motivao e a Produtividade Uma empresa existe apenas para gerar lucratividade e passa toda a sua existncia pensando nela. Como toda a concorrncia faz o mesmo, todas as organizaes tambm exigem mais dos seus funcionrios, pois as pessoas so em mdia 80% de uma empresa, e delas que se obtm a produtividade. Independente do setor ou ramo de atividade, o grande dilema das organizaes alcanar e manter resultados positivos e consistentes de produtividade. Diante desse contexto, a motivao merece um destaque especial, pois sem motivao no h aumento expressivo de produtividade, nem tampouco resultados excepcionais, pois o bom desempenho depende de quanto motivado est o funcionrio. A razo pela qual algumas organizaes trabalham to insistentemente a motivao que ela mais facilmente influencivel que as demais caractersticas das pessoas como traos de personalidade, aptides, habilidades, etc. Segundo Chiavenato (2002):
A motivao no trabalho deve ser alcanada e mantida para o bom funcionamento da organizao e a satisfao dos colaboradores, fazendo com que todos realizem suas funes propiciando melhor rendimento das tarefas exigidas. No ambiente organizacional de fundamental importncia que todos se respeitem, no sentido literal da palavra, fazendo com que o trabalho flua de uma maneira agradvel e

que todos possam sentir-se motivados e desempenhar cada vez melhor suas tarefas em seus trabalhos.

Em qualquer empresa, se o nico incentivo que ela disponibiliza ao funcionrio o salrio mensal, provavelmente, o profissional vai produzir de acordo com o que ganha. Mas, se h motivao e reconhecimento, o funcionrio vai vestir, com orgulho, a camisa da empresa. Sendo assim, se o objetivo melhoria da produtividade, pode-se afirmar que motivar, reconhecer e recompensar uma receita perfeita para desenvolver o que empresa tem de mais importante: o capital humano. A motivao um dos inmeros fatores que contribuem para o bom desempenho nas organizaes. Entretanto, quando falamos em motivao devemos lembrar que as expectativas so diferentes para cada funcionrio, pois o que funciona para uma pessoa, nem sempre funciona para os outros, assim como o que interessa a uma pessoa em determinada poca pode no interessar depois de algum tempo. Por isso, no se pode pensar que uma nica ao de estmulo motivacional vai funcionar para toda uma equipe. O gestor deve ouvir atentamente o que estimula sua equipe e oferecer estmulos diferentes para as pessoas, como por exemplo: um elogio, propor desafios no trabalho, projetos novos, valorizar bons trabalhos, etc. Talvez quando a produtividade for vista pelos empregados como um meio de satisfazer suas necessidades provvel que isto resulte em ndices elevados de produtividade e dessa forma, assim que os empregados tiverem suas necessidades satisfeitas atravs de recompensas condicionadas produtividade, provvel que o processo se repita. O desenvolvimento do processo motivacional nas organizaes o elemento-chave de uma gesto estratgica voltada para resultados. Motivar a equipe de funcionrios essencial para aumentar e manter uma boa produtividade nas organizaes, pois pessoas motivadas produzem mais. 3.6 Estresse e a Produtividade Atualmente o excesso de cobrana no trabalho, a carga excessiva de atividades, os prazos curtos, nvel de instabilidade no emprego e a competio exagerada no ambiente corporativo, geralmente fazem parte da vida dos profissionais. S que essas exigncias podem afetar o ritmo fsico e psicolgico do trabalhador, gerando o chamado "estresse do trabalho". Atualmente o que mais se v nas organizaes so pessoas estressadas, infelizes, descontentes com seu emprego, sua empresa, o mercado, o governo, a vida e, como conseqncia, com desempenho aqum da qualidade e produtividade exigida pela organizao. O estresse um dos problemas mais comuns nesses casos e que tambm se torna um vilo quando o assunto produtividade. Alm de afetar o rendimento, ele tambm pode ser

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percebido pela manifestao de alguns sintomas fsicos: como fadiga, dor no pescoo e na cabea, irritabilidade, sensao de angstia, insnia, falta de concentrao e dificuldades na viso. Ele deve ser combatido desde o nvel inicial, quando ele ainda no est comprometendo o desempenho do funcionrio. Quanto mais tarde deixar para tratar essa patologia, mais visvel ela pode se tornar diante da equipe e causar um ambiente desfavorvel para a produtividade e junto aos colegas de trabalho. 3.7 Finanas Pessoais e a Produtividade Um outro importante fator que impacta a produtividade quando o funcionrio, preocupado com as suas finanas, comea a reduzir sua ateno para outros assuntos que no sejam a sua vida financeira, o que dentro das organizaes pode levar a falhas, retrabalho, acidentes, alm de claro, a baixa produtividade. Muitas vezes tambm acontece de funcionrios que pedem para ser demitidos de modo a receber o FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Servio para sanar dvidas, assim como tambm antecipar o dcimo terceiro salrio, onde todas essas aes tomam tempo e saem do foco produtivo. Qualquer empresa pode tem um programa interno focado em finanas pessoais, pois propicia uma reduo no volume de faltas, maior grau de concentrao, menos ndices de retrabalho e paradas. Treinar o funcionrio sobre finanas pessoais, pensando em longo prazo, aumentar sua conscincia em relao produtividade por ter menor estresse com suas finanas. Inclusive a imagem da empresa beneficiada por conta de sua preocupao com o bem estar e a qualidade de vida de todos que nela trabalham. Deve-se lembrar que o problema financeiro no est ligado ao salrio, mas sim ao uso inadequado dos recursos financeiros, ou seja, no porque a empresa paga altos salrios que estar garantindo sade financeira sua equipe. 4 Lean Thinking e a Produtividade O conceito Lean Thinking Mentalidade Enxuta teve suas origens no Sistema Toyota de Produo STP. Este termo, cunhado por James Womack e Daniel Jones, pesquisadores do IMVP International Motor Vehicle Program, recebe vrias outras denominaes na literatura: Lean System Sistema Enxuto, Lean Manufacturing Manufatura Enxuta, Lean Production produo enxuta. Segundo Salvany (2006), o conceito Lean Thinking parte do princpio de que h desperdcios em todos os lugares em uma organizao, tendo uma abrangncia bem ampla, que busca aumentar a eficincia em qualquer processo, tornando a empresa mais competitiva, por meio da eliminao de atividades que no agregam valor aos seus processos produtivos,

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de negcios e de apoio. Com isso, se ganha maior eficcia, a empresa otimiza custos e melhora a qualidade dos servios prestados aos seus clientes. Os conceitos Lean tm sido utilizados crescentemente em diversas organizaes industriais como um mtodo para otimizar a fabricao automotiva, e por esta razo, este termo normalmente associado ao cho da fbrica, mas os bons resultados obtidos dessa expanso indica a oportunidade de utilizao desses conceitos na rea administrativa, sendo chamado de Lean Office ou Escritrio Enxuto. Para Hines et al., (2004), o objetivo do Lean Office reduzir ou eliminar os desperdcios ligados ao fluxo de informaes, uma vez que apenas 1% das informaes geradas agregam valor. Essa prtica j funciona em muitas organizaes nos dias de hoje, tanto que, segundo Herzog (2003), a Alcoa e a Bosch melhoraram muito a eficincia dos processos administrativos ao estenderem o conceito Lean tambm para as reas administrativas. Essas organizaes identificaram e eliminaram desperdcios nos fluxos de informaes, que resultaram na reduo significativa nos tempos de processos administrativos e na padronizao de muitas atividades nos escritrios, que refletiu nos resultados financeiros de ambas as organizaes. Ainda, segundo Herzog (2003), a tarefa de transpor os conceitos da linha de montagem para o escritrio no simples. No escritrio, o desperdcio tambm existe, mas se apresenta de maneira menos bvia aos olhos dos funcionrios. Se na fbrica a parada repentina de uma mquina ou a falta de insumos pode causar desperdcio, no escritrio pode haver descontinuidade devido perda de informaes na passagem entre pessoas e departamentos. Outro conceito que causa estranhamento a padronizao, os adeptos da mentalidade enxuta afirmam que possvel especificar a maneira e o tempo exato para realizar qualquer tarefa repetitiva. "Mas o funcionrio do escritrio tende a achar que o seu trabalho, ao contrrio das tarefas de um colega da linha de produo, no est submetido a uma rotina", diz Jos Roberto Ferro (2010), presidente do Lean Institute. A metodologia Lean Office, num primeiro momento parece meio sem sentido, tendo em vista todos os seus conceitos e nomenclaturas. Mas a busca constante por aumento de produtividade, competitividade e reduo de custo, tem feito as organizaes a buscarem alternativas para melhorarem os seus processos administrativos. Apesar de ser pouco difundida na rea administrativa, os resultados dessa metodologia so expressivos na reduo do retrabalho, na maior agilidade no processamento, reduo no tempo da informao parada

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e na melhor visibilidade do processo, assim como apresentando bons resultados, principalmente na desburocratizao dos processos. 5 Indicadores de Desempenho e a Produtividade Passar a medir a produtividade no significa aument-la, pois a importncia de se medir a produtividade est no fato de poder saber onde, quando e por que a produtividade foi baixa, ou seja, quais foram os fatores que influenciaram em um baixo ndice de produtividade. As informaes geradas atravs de indicadores de produtividade e o seu constante monitoramento so muito importantes, pois so usadas como ferramenta de gesto para auxiliar os administradores na tomada de deciso. Conforme Silva & Zotes (1996), a produtividade um componente do sucesso e fator de competitividade das organizaes, por isso se faz importante o seu monitoramento atravs de indicadores que apiem decises administrativas. Confirmando isso, tambm para os autores Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G, (1993), a elaborao e aplicao de conceito de indicadores de desempenho so fundamentais para o desenho de um programa de produtividade que seja eficaz na proposta de conduzir melhor gesto. Como indicadores medem numericamente atributos de um processo ou de seus resultados, com o objetivo de comparar esta medida com metas numricas preestabelecidas, eles so essenciais ao planejamento e controle dos processos das organizaes, pois as medidas permitem comunicar as expectativas de desempenho a todos os funcionrios, assim como tambm: a) Conhecer o desempenho das organizaes; b) Identificar problemas e permitir solues; c) Auxiliar na tomada de deciso e replanejamento; d) E que os funcionrios saibam o que esperado deles e conheam o seu potencial. Desta forma, eles visualizam a importncia da medio e auxiliam a evitar a repetio de erros. Cada funo, assim como cada indivduo, deve assumir a responsabilidade por uma operao sem erros. Portanto, os indicadores so utilizados para focar a ateno em reas que necessitem de melhorias, para se alcanar maior produtividade. Conforme Oliveira (1999), para a criao de indicadores deve ser levada em conta certas caractersticas: a) Simplicidade deve ser facilmente compreendido pelos participantes do processo; b) Baixo custo o indicador deve ter um custo inferior ao benefcio que produz; c) Representatividade deve representar o processo ou resultado a que se refere;

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d) Estabilidade deve ser gerado baseado em procedimentos rotineiros. Os indicadores de desempenho de produtividade permitem que o processo permanea sob controle ao longo do tempo, desde que as ocorrncias fora dos padres estabelecidos sejam investigadas e tenham suas causas identificadas e eliminadas. Desta forma, possvel aprender com os problemas que surgem, evitando a reincidncia da questo e tambm se tornam capazes de prover aumentos de produtividade atravs de metas justas. Assim, o sucesso de uma organizao est condicionado eficcia com que os seus processos internos so executados. Porm, qualquer processo para ser bem gerenciado, tem a necessidade de que ele seja bem definido e possua indicadores de desempenho. Se no houver esses indicadores, o processo no ser bem controlado e por isso, os indicadores de desempenho podem e devem ser utilizadas como termmetro da produtividade administrativa de uma empresa.

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CONSIDERAES FINAIS Este artigo teve por objetivo dar uma viso panormica das principais questes relacionadas produtividade administrativa. Dessa forma, as consideraes no decorrer desse artigo, conduzem a duas importantes definies: onde a produtividade no somente obter o mximo de eficincia "fazendo certo as coisas", mas atingir o mximo de eficcia "fazendo as coisas certas", ou seja, a capacidade de se produzir mais utilizando cada vez menos e em menos tempo. A gesto da produtividade administrativa tem como denominador comum o seu interesse em conseguir melhorar o rendimento do trabalho nos escritrios. Est claro que tal rendimento envolve uma srie de fatores, tais como qualidade e quantidade de informaes empregadas; atualizao tecnolgica utilizada; habilidade profissional dos empregados; condies ambientais de trabalho, motivao, organizao pessoal, foco, etc. O fator humano, quando lhe dado o devido valor, tem muito a oferecer a empresa em termos de produtividade, pois mesmo que as organizaes utilizem mquinas para desenvolver a atividades operacionais so os funcionrios que esto manejando essas mquinas que ditam o ritmo de trabalho, e se o funcionrio estiver motivado ir buscar o melhor desempenho da mquina a qual lhe compete responsabilidade. Porm, o ideal que o trabalhador no encare o trabalho como obrigao, em sim, o ideal seria que a sua produtividade se equiparasse de um trabalho voluntrio. Resumindo, alcanar a mxima produtividade das equipes o desejo de qualquer empresa que almeja o sucesso de seu negcio, e a boa utilizao do horrio disponvel de trabalho pelos seus funcionrios fundamental para se alcanar aumentos de produtividade. Por fim, importante salientar que em se tratando de produtividade, no h soluo padro para problemas especficos. Cada empresa tem sua realidade. Com esse trabalho, o objetivo de aprendizagem foi alcanado, pois o desenvolvimento deste permitiu a aplicao dos conceitos estudados ao longo da psgraduao em Gesto Estratgica de Pessoas, assim como o estudo de um importante assunto para as organizaes e suas tendncias. Como principal sugesto para trabalhos futuros relacionados ao tema produtividade, destaca-se a necessidade de um estudo para adequar uma organizao utilizando o BPM Business Process Management, que tem como objetivo, acompanhar sistematicamente como os recursos (fsicos, financeiros, humanos, tecnolgicos etc) de uma organizao so alocados e convertidos em aes operacionais na busca das metas organizacionais, a partir da definio de prioridades.

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Bacharel em Administrao com Habilitao em Anlise de Sistemas pela FSG Faculdade da Serra Gacha; Acadmico de Ps-Graduao em Gesto Estratgica de Pessoas da Faculdade Anglo Americano.