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Boletín electrónico N° 4 - Noviembre del 2001 www.seguridadygestion.com.pe seguridadgestio@terra.com.pe Avanzado

Boletín electrónico

N° 4 - Noviembre del 2001

Avanzado sistema de ORDEN y LIMPIEZA.

Fundamento de la seguridad

y

de la calidad

(Ing. Juan Andrés Lugerio Castro - Coordinador Corporativo de Seguridad de U.C.P. Backus y Johnston S.A. Elaborado en base a los artículos publicados en la revista Seguridad & Gestión N° 2 y N° 7)

Una vez se le preguntó al legendario Henry Ford ¿Qué haría usted si se le pidiera que se haga cargo de un negocio que está fracasando? Su respuesta fue: "Lo primero que haría sería limpiar el negocio. Ningún negocio que yo conozco fracasó sin haber acumulado antes un gran montón de basura, y todo lo que la acompaña, es decir, pensamientos y proceder desordenados que ayudan a causar el fracaso".

El enfoque del sistema de orden y limpieza se dirige a lograr en la empresa (planta, taller u oficina) el uso óptimo de los recursos, basado en el trabajo en equipo, para lograr calidad en el trabajo y en los ambientes de trabajo. ¿5 eses? Las "5 S" se derivan de cinco palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. La traducción que le hemos dado en Unión de Cervecerías Backus y Johnston es "COLPA", correspondiente a: Clasificar, Organizar, Limpiar, Prevenir y Autocontrolar; cuyo desarrollo es lineamiento del Plan de Calidad establecido por la empresa desde el año

1997.

Clasificar quiere decir distinguir lo necesario de lo innecesario, quedándose con lo necesario (Decisión). Organizar es la disposición ordenada e identificada de lo que se clasificó como necesario (Orden). Limpiar es asegurar un ambiente limpio e inmaculado (Inspección). Prevenir es estandarizar y mantener permanentemente lo realizado en COL (Directivas). Autocontrolar son acciones para fomentar la fijación y conservación de hábitos para el COLP (Actitud). Compromiso

Para que tenga éxito la aplicación del Sistema COLPA, los miembros de la gerencia y los supervisores de la empresa tienen que evidenciar su firme compromiso con el programa. Se debe asegurar, también, las comunicaciones

frecuentes y estrechas entre los trabajadores, los supervisores y el nivel gerencial en relación a los aspectos de COLPA. Los resultados que indican el éxito o no de la aplicación del sistema se pueden expresar del modo siguiente:

1. El personal de un taller u oficina tiene cierta dificultad para encontrar las cosas en un minuto.

2. El personal de un taller u oficina encuentra rápidamente las cosas en un minuto.

3. Una persona ajena al taller u oficina conoce

rápidamente las cosas del lugar y las encuentra en un minuto. Identificar y analizar áreas de aplicación. La aplicación del sistema comienza por identificar y analizar las Areas COLPA. Para ello hay que listar y "mapear" las posibles zonas, elaborando una lista o croquis del área de trabajo, distinguiendo áreas comunes y no comunes. Los criterios a tener en cuenta para seleccionar el área parte de los objetivos establecidos por la gerencia y tiene en cuenta los impactos en: costos (ahorro en consumo, reducir stock, etc.), productividad (correcto uso de los recursos), oportunidad (disminución del tiempo de entrega), seguridad (prevención de accidentes), presentación (ahorro de espacio, impacto visual positivo del ambiente de trabajo). Luego se se definen los integrantes de cada proyecto, indicando el líder.

Para evidenciar el estado actual de la zona COLPA hay que cuantificar la situación inicial, que es un indicador del proyecto (se utilizan listas de chequeo) y registrar o evidenciar cómo se encuentra la zona antes de comenzar a aplicar la metodología (se puede utilizar una hoja de registro de situación que incluya fotos). Paso 1: Clasificar. El objetivo de clasificar es distinguir claramente entre lo que se necesita y se ubica cerca del usuario -según su

frecuencia de uso-, y lo que no se necesita y debe ser retirado a otro lugar, lo cual será evaluado si es necesario en otra área o su descarte final. Sólo debe quedar en el área de trabajo aquello que se usa con alta frecuencia, es decir, cada hora, todos los días o una vez a la semana; las cosas de uso promedio se pueden almacenar cerca al área de trabajo pero no dentro de ella. El procedimiento para clasificar es como sigue:

1. Hacer un listado de muebles, equipos, mesas de trabajo y computadores de la zona.

2. Hacer un listado de elementos o artículos (herramientas, útiles, economato, archivos magnéticos) por cada mueble, equipos, mesa de trabajo de la zona.

3. Elaborar un plan de acción.

4. Clasificar los elementos en necesarios e

innecesarios. Las ventajas de la clasificación están en optimizar el uso del espacio (eliminar exceso de material, descartar objetos obsoletos y eliminar exceso de muebles en oficina o taller) y evitar el mal uso de los recursos (derroches diversos). Paso 2: Organizar. El objetivo de organizar es identificar y localizar los artículos clasificados como necesarios en el lugar que se les asigne. Esto permite eliminar el tiempo de búsqueda, prevenir desabastecimiento, mejorar la seguridad y minimizar errores en los procesos. El procedimiento para organizar comienza con la elaboración de croquis que deben ser colocados en lugar visible en cada mueble, equipo, mesa de trabajo, donde se detalle: 1. La evidencia gráfica de las cosas visibles externas, según ubicación definida (genérica) 2. Relación del contenido interior del mueble. 3. Elaborar una relación en orden alfabético de todas las cosas o artículos de la oficina o taller donde se realiza el programa COLPA (inventario general). 4. Documentar en el Manual COLPA todas las evidencias del desarrollo del proyecto. Se recomienda definir un nombre común para cada clase de artículo (por ejemplo, Resaltador y/o marcador; Liquid paper o corrector o borrador líquido). También colocar etiquetas visibles y código de colores. Decidir cómo ordenar las cosas tomando en cuenta que sean fáciles de sacar y

Auspicia

visibles y código de colores. Decidir cómo ordenar las cosas tomando en cuenta que sean fáciles

devolver a su lugar de origen, así como que sea fácilmente localizable por cualquier persona (autoexplicativo). Disponer de indicadores visuales para conocer quién retiró temporalmente algún artículo (tarjetas con nombre personal). Por último, identificar etiquetando escritorios, archivadores y cualquier otro mueble. Paso 3: Limpiar El objetivo es lograr y mantener un lugar de trabajo limpio y ordenado con la finalidad de conservar las cosas en un ambiente de trabajo grato. Debemos considerar la limpieza como una INSPECCIÓN. Limpiar es un compromiso orientado a hacernos responsables por la conservación-presentación de los recursos que usamos.

"El orden y la limpieza de una oficina o taller, ordena y limpia los procesos mentales del personal que trabaja en ella".

Las Areas de Limpieza son: Area individual, una estación de trabajo y los equipos que contiene. Areas comunes, aquellas de uso de varias personas y/o departamentos y que es de fácil acceso y limpieza. Areas difíciles, aquellas de uso de varias personas y/o departamentos y que el acceso y limpieza es difícil o complicada. El procedimiento para efectuar una operación de limpieza es como sigue:

1. Identificar las áreas y mobiliario que deban ser limpiados, corregidos o reparados.

2. Diseñar un programa de limpieza que contenga las acciones a realizar, su frecuencia y los responsables de ejecutarlas y/o verificarlas (elaborar un formato con estos elementos).

3. Es función de cada responsable de ejecutar-

coordinar, determinar el tipo de limpieza que va a aplicar, describir los métodos y materiales a utilizar (en el caso de ser uno mismo el que ejecute la limpieza), elaborar una lista de chequeo específica por responsable para la zona COLPA (pudiendo contener las siguientes pautas: ¿existe polvo en la superficie? ¿hay papeles o desperdicios en el suelo? ¿existen derrames en el piso? ¿luce limpia la zona? En muebles revisar por encima y por debajo). Determinar quién lo va a hacer y quién va a realizar las coordinaciones respectivas. Si durante el proceso de limpieza se detecta cualquier desorden o desviación, identificar las causas y establecer acciones preventivas. Las ventajas de la limpieza son: prevenir accidentes y enfermedades, disminuir reparaciones costosas, crear los hábitos de tomar acciones correctivas inmediatas, tener un lugar agradable de trabajo, prevenir contaminaciones en los procesos y prolongar la vida útil de las instalaciones y equipos. Paso 4: Prevenir Prevenir significa estandarizar, es decir, definir por escrito los procedimientos y normas para mantener y mejorar lo logrado en las tres primeras etapas: Clasificar, Organizar y Limpiar (C.O.L.). Los Controles Preventivos (POKAYOKE) son dispositivos a prueba de errores que permiten prevenir anormalidades en el desarrollo de C.O.L. Por ejemplo, identificar los artículos por alfabeto, número, tamaño, color o algún otro indicador (líneas diagonales); indicadores sobre dónde deben

colocarse las cosas (perfiles de formas); asignar indicador visual para conocer los máximos y los mínimos; marcas sobre el lugar donde deben colocarse las cosas; alertas de peligro (luces, etc.). El procedimiento para prevenir requiere por cada zona/área elaborar el manual de aplicación COLPA que contenga lo siguiente:

1. Evidencias de las condiciones anteriores.

2. Distribución general de áreas, mobiliario y equipos.

3. Descripción del contenido de cada área y mobiliario.

4. Identificación de cada documento y artículo.

5. Identificación de todo lo existente en el área por orden alfabético.

6. Descripción de los controles visuales: etiquetas, código de colores, punto de reorden, control de préstamo, etc.

7. Procedimientos de limpieza y listas de chequeo.

8. Descripción de funciones y responsabilidades.

El manual debe colocarse en un lugar visible y debe ser fácil de entender. Ejemplo de Directiva. En un aula de capacitación al término de la sesión el instructor debe: dejar limpio el pizarrón, retirar las hojas usadas del rotafolio, devolver el equipo utilizado a su lugar, no dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas, verificar que no se quede ningún objeto que no sea del aula, apagar el aire acondicionado, luz u otro equipo eléctrico. Las ventajas de prevenir son: tener procedimientos escritos de cómo mantener lo logrado para conocimiento de todo el personal, con el objetivo de mejorarlos continuamente. Facilitar el mantenimiento preventivo. Asegurar criterios iguales de aplicación. Emplear sistemas autoexplicables. Mejorar la comunicación. Disminuir el tiempo de búsqueda. Facilitar la toma de decisiones. Paso 5: Autocontrolar.

Significa "seguir manteniendo lo logrado" e implica que todo el personal cumpla con lo establecido, y se mantenga actualizado lo descrito en el manual de aplicación COLPA de cada área. Para lograr esto se requiere de todos los trabajadores de cada área-departamento: DISCIPLINA y COMPROMISO. Disciplina se logra usando siempre los estándares, mostrando empatía hacia los demás (comunicación), estableciendo procedimientos y estándares de trabajo, compartiendo la técnica de "aprender haciendo" (aprender en la práctica y mejorarlo constantemente). Respecto al Compromiso, las personas comprometidas demuestran persistencia en el logro de sus fines. Compromiso es indesligable del entusiasmo (ganas de hacer bien las cosas). Permite diferenciar entre un ambiente de apariencia favorable y uno realmente óptimo. Las ventajas de autocontrolar son: Forma hábitos en el cumplimiento de lo establecido (estándares), fomenta el respeto hacia los demás, sustenta el trabajo en equipo, comparte la persistencia en el logro de objetivos. Autocontrolar también incluye evaluaciones de COLPA, es decir, periódicamente el jefe de la unidad debe realizar Auditorías COLPA con el objetivo de evidenciar el avance del proyecto (en base a los indicadores).