VII SEPRONE A Engenharia de Produo frente ao novo contexto de desenvolvimento sustentvel do Nordeste: coadjuvante ou protagonista?

Mossor-RN, 26 a 29 de junho de 2012

APLICAO DE ENGENHARIA DE MTODOS EM UM SETOR ADMINISTRATIVO: UM ESTUDO DE CASO EM UMA UNIVERSIDADE FEDERAL
Monaliza Ferreira Rodrigues de Paula (UFERSA) monaliza-ferreira@hotmail.com Vanessa Elionara Souza Ferreira (UFERSA) vanessaelionara@gmail.com Resumo: O aumento da produtividade um alvo que as empresas buscam continuamente. Em se tratando de prestadoras de servio, a eficincia em atender seus clientes torna-se seu objetivo principal. Esse artigo tem a finalidade de mostrar que as ferramentas de Engenharia de Mtodos podem ser utilizadas no s em processos produtivos manufatureiros, manifestando assim, que a prestao de servios tambm pode ter seus processos melhorados atravs da aplicao de estudo de tempos e movimentos, dado um mapeamento do processo produtivo. O estudo de caso foi realizado em uma secretaria pertencente a uma coordenao de curso de uma Universidade Federal, focando no processo de aproveitamento de disciplina, o qual apresentava vrios problemas durante seu desenvolvimento. Essa pesquisa, alm da engenharia de mtodos, tambm utilizou aplicaes de Lean Office, escritrio enxuto, tornando o procedimento de aproveitamentos mais eficaz e eficiente. Palavras-chave: Engenharia de mtodos, Lean Office, Tempo, Servio 1. INTRODUO As organizaes, sejam na rea de manufatura ou prestadoras de servio, tm aprimorado seus processos produtivos, a fim de aumentar sua competitividade, e com isso permanecerem ativas no mercado. Na engenharia de mtodos encontramos ferramentas importantes para o alcance desses objetivos, como o estudo de tempos e movimentos, para a anlise metdica de sistemas de trabalho, no qual, atravs de registros e anlises, descobrimos o melhor mtodo para se executar determinada tarefa. Tendo em vista que, em meio ao mercado altamente competitivo, uma maior produtividade torna-se o foco de empresas prestadoras de servio, j que nesse caso, a perda de tempo seu maior obstculo. Este artigo objetiva mostrar que o setor administrativo pode ter seu processo aprimorado, utilizando ferramentas de engenharia de mtodos e conceitos de Lean Office (LO). 2. REFERENCIAL TERICO A competitividade tem exigido que as organizaes busquem continuamente a otimizao de seus produtos e servios. O servio pblico, apesar se no possuir uma concorrncia semelhante a do servio privado, tem sentido a influencia das mudanas do mercado e a necessidade de modificar suas prticas administrativas. A maior participao da populao no Estado por meios democrticos, aumentou a possibilidade de cobranas nos setores pblicos por servios que atendessem a populao de maneira mais satisfatria (BRESSER PEREIRA,1997). Os rgos pblicos passaram assim a precisar buscar estratgias para atender melhor e de forma mais rpida os cidados. Num processo, cada pessoa executa certo conjunto de passos que permitem a execuo e conjugao dos esforos de todos. O objetivo do estudo de processos o de assegurar a fluidez dessa movimentao e manter os limites de deciso dentro de princpios que no permitam a ineficincia e ineficcia de todo o processo (ARAUJO, 2010). De acordo com Osborne e Gaebler (1994), os setores pblicos, onde o contato face a face com a populao, a presso das exigncias por eficincia tornam-se ainda mais enfticas, sendo assim, o cidado no deseja ficar horas na fila aguardando a liberao de documentos ou emisso de uma certido, ele deseja ser atendido com presteza, rapidez e confiabilidade.

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Como forma de acelerar os processos e melhorar a forma de atendimento aos clientes, que no caso do servio pblico o cidado, uma possvel estratgia seria a utilizao de ferramentas de engenharia de mtodos atravs do estudo de tempos e movimentos, o qual, segundo Barnes (1997), o estudo sistemtico dos sistemas de trabalho com o objetivo de desenvolver o sistema e o mtodo preferido, usualmente aquele de menor tempo. Outra estratgia seria a utilizao de conceitos de Lean Office (Escritrio Enxuto), como identificao da cadeia de valor, geralmente utilizados em manufaturas, onde, segundo Hines (2000), onde se observam os maiores ndices de agregao de valor. De acordo com Borchardt (2005) ao se definir e organizar o fluxo de um determinado processo, os produtos que consumiam anos para serem projetados so feitos em meses, os pedidos e solicitaes que levam dias para serem processados ou tramitados esto prontos em questo de horas e as semanas e meses de tempo de processamento para a produo fsica convencional so reduzidos h semanas ou dias. A estrutura administrativa do setor pblico fortemente funcional, pois todas as solicitaes e pedidos devem, obrigatoriamente, passar por diversas reas de um departamento, cabendo ao funcionrio o exerccio do controle (PACHECO, 2001). Assim, com a aplicao desses conceitos possvel visualizar a adequao destas ferramentas, mais comumente utilizadas em manufaturas, na otimizao de processos de prestao de servios, trazendo benefcios como rapidez, qualidade e efetividade. 3. METODOLOGIA O trabalho trata-se de um estudo de caso realizado em um setor administrativo de uma Universidade Federal, localizada em Mossor, Rio Grande do Norte. Inicialmente consultamos a bibliografia especializada, em seguida realizamos algumas visitas tcnicas ao setor, com elaborao de fluxograma, mapeamento e sequenciamento do processo. Atravs de observaes e anlises dos postos de trabalho e auxlio das medies de distancia e tempo de processamento das atividades, foi possvel constatar alguns problemas que causam atraso no processo de aproveitamentos de disciplinas. Tendo tal problema em vista, com o auxlio de ferramentas de engenharia de mtodos e algumas aplicaes de Lean Office, obtemos o subsdio necessrio para sugerir solues de melhoria na execuo dessas tarefas, tornando assim mais eficiente seu processo produtivo. 4. IDENTIFICAO DA UNIDADE DE PRODUO O setor administrativo analisando trata-se de uma secretaria pertencente a uma coordenao de curso de uma Universidade Federal, que teve seu incio de funcionamento no ano de 2008. O investimento da universidade oriundo do Ministrio da Educao do Governo Federal, e por se tratar de um setor de gesto pblica, no ocorre faturamento. A secretaria conta com a atividade de 10 funcionrios, 3 exercendo a funo de coordenao do curso (1 coordenador geral e 2 de apoio), 1 assistente administrativo, 2 estagirios administrativos, 1 estagirio da rea de informtica e apoio de 3 bolsistas. Na figura 1 possivel a visualizao do organograma do setor.

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Figura 1 - Organograma da Secretaria Fonte: Autoria prpria

4.1. Servios A secretaria atende e d apoio direto aos estudantes e professores em assuntos pertinentes a Coordenao do Curso. Nesse mbito, ela organiza e acompanha o tramite dos aproveitamentos de disciplinas que chegam coordenao, assim como a elaborao e envio de memorandos atravs do sistema SIPAC1 e o uso do sistema SIGAA2 para o ajuste de matrcula dos alunos no perodo apropriado. 5. DESCRIO DA PRESTAO DE SERVIOS O foco do estudo foi o processo de aproveitamentos de disciplinas desenvolvido pela secretaria e outros setores relacionados, que apresentava alguns gargalos e problemas de fluxo, com grande necessidade de organizao de tempos e movimentos durante sua realizao. Os alunos vindos de outras universidades ao ingressarem na UFERSA solicitam o aproveitamento das disciplinas j cursadas, a aprovao de tal aproveitamento se d se houver equivalncia entre a disciplina solicitada e a pertencente matriz do curso. O pedido feito na Diviso de Registro Escolar (DRE), onde o aluno deve entregar as ementas das disciplinas que deseja aproveitar, devidamente autenticadas pela universidade de origem. Em meados do perodo letivo da universidade, os aproveitamentos de disciplinas, solicitados no DRE, demoram, em media, 1 (uma) semana para serem enviados a secretaria. Os requerimentos, que contem as ementas das disciplinas a serem aproveitadas, so levados secretaria por um funcionrio do setor de protocolo responsvel pelas entregas, este porta um caderno ou folha de
1 2

SIGAA - Sistema Integrado de Gesto de Atividades Acadmicas, mdulo acadmico do SI3*. SIPAC - Sistema Integrado de Patrimnio, Administrao e Contratos, mdulo administrativo do SI3*. * SI3 - Sistema Integrado de Informaes Institucionais foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) com o objetivo de integrar sistemas institucionais de rgos pblicos federais.

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controle para que o funcionrio da secretaria assine afirmando que recebeu os documentos. Ao chegarem secretaria, os aproveitamentos so registrados em uma planilha de gerenciamento de aproveitamentos no computador e, juntamente com uma folha de controle, so levados por um bolsista ou estagirio da secretaria aos departamentos dos professores responsveis pelas determinadas disciplinas, ento recolhido a assinatura do secretrio do departamento. Para serem encaminhados aos departamentos, os aproveitamentos podem levar 2 (dois) dias ou apenas dez minutos, o tempo despendido ir depender da disponibilidade da secretaria para tal servio. Uma vez no departamento, o secretrio deste encaminha os aproveitamentos para seus respectivos professores, que ao receberem tem um prazo de 15 (quinze) dias para dar o parecer, depois disso o secretrio os recolhem e aguarda que algum funcionrio da secretaria v busc-los. De volta secretaria, os aproveitamentos, j com resultado de aprovao ou no, so registrados em memorando e enviados para a Diviso de Registro Escolar (DRE), que publicam o resultado geralmente nas sextas-feiras, j aparecendo no histrico do aluno. Diante do processo exposto, apresentado na Tabela 1 um fluxograma para uma melhor visualizao do trajeto percorrido para a realizao dessa tarefa.

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Smbolo

Descrio Elaborao do documento de aproveitamento de disciplina na DRE Espera do documento no setor antes do envio a secretaria Aproveitamentos so entregues na Secretaria Espera para envio aos departamentos Transporte para os departamentos

Distncia / Tempo

DACS: 350 m / 06min30s DCEN: 497,50 m / 13min DCAT: 501 m / 14min50s

Espera para envio aos professores Entrega aos professores Avaliao dos documentos Recolhimento por parte do secretrio de departamento Espera por algum funcionrio para buscar os aproveitamentos Retorno a secretaria do curso DACS: 350 m / 06min30s DCEN: 497,50 m / 13min DCAT: 501 m / 14min50s

Aguardar elaborao de memorando Devoluo do documento ao DRE Divulgao do resultado

Tabela 1 - Fluxograma do processo produtivo Fonte: Autoria prpria

150 m / 01min30s

6. ARRANJO FSICO O acesso secretaria fcil, uma vez que no preciso elevadores, escadas ou rampas. Outra facilidade quanto ao acesso sala da secretaria que, uma vez no Prdio da Reitoria, a mesma se encontra prximo entrada do campus da universidade. Os setores envolvidos no processo de

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aproveitamento de disciplina esto prximos, localizados no mesmo campus. Na figura 2, mostrado o trajeto percorrido pelos aproveitamentos disciplinares dentro da universidade.

Figura 2 - Disposio relativa dos edifcios no terreno Fonte: Autoria prpria

6.1. Mapofluxograma Atual O mapofluxograma serve para fornecer uma viso espacial do processo produtivo, com a sequncia e indicao de onde ocorre cada atividade. Quanto ao processo analisado, na figura 3 mostrado o mapofluxograma.

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Figura 3 - Mapoluxograma do processo produtivo Fonte: Autoria prpria

7. POSTO DE TRABALHO E PLANTA BAIXA DO SETOR Os aproveitamentos ao chegarem secretaria so entregues ao funcionrio do setor e logo registrados no computador C1. Depois de registrado eles so colocados em uma prateleira tripla, que fica sobre a mesa onde est o computador C1, onde ficam at que algum estagirio ou bolsista possa entreg-los nos seus respectivos departamentos. Vale salientar que o material de expediente armazenado no armrio C. Na figura 4 mostrado o layout da secretaria.

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Figura 4 - Layout da secretaria Fonte: Autoria prpria

O posto de trabalho referente movimentao dos aproveitamentos de disciplina mostrado na figura 5. Todos os funcionrios trabalham nessa rea.

Figura 5 - Layout do posto de trabalho Fonte: Autoria prpria

8. ANLISE DO SISTEMA Dada as informaes colhidas, analisando o sistema de trabalho do setor, percebemos que entre os principais fatores que atrapalham o fluxo de documentos esto nos prazos indefinidos para devoluo destes, o que dificulta um maior controle dos resultados e atrasos no aproveitamento em si, o que gera transtornos por parte dos alunos que esperam informaes sobre a situao de suas solicitaes e rapidez no parecer. Uma vez no possuindo uma previso exata quanto ao tempo em que os professores levaro para

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dar o parecer, os estagirios acabam indo aos departamentos buscar os aproveitamentos apenas quando tem novos para levar, atrasando ainda mais a entrega dos mesmos na DRE. Vemos ento, a presena de atividades que no agregam valor ao servio, como estoques, esperas e transporte. Os aproveitamentos no possuem uma data especfica para solicitao, sendo muitos deles entregues no incio do perodo, quando h uma grande quantidade de atividades na Diviso de Registro Escolar e na Secretaria, chegando a ficar meses no DRE a espera do envio a Secretaria, e no fim dos perodos quando muitos professores esto de frias e os documentos ficam acumulados nos departamentos a espera do retorno desses. Ento, analisando o fluxo do material e informao (os aproveitamentos disciplinares) desde o incio (pedido de aproveitamento) at o seu final (parecer final do aproveitamento e retorno ao aluno), seguindo todo o fluxo de valor (atividades necessrias para fazer a operao, que pode agregar valor ou no), podemos constatar onde se encontra o problema, o que caracteriza uma anlise de fluxo de valor. E com esses dados, podemos concluir que todo esse desperdcio de tempo acaba atrasando o retorno aos alunos, que so seus clientes, tornando o processo produtivo ineficiente. 9. PROPOSIO DE SOLUES ALTERNATIVAS PARA MELHORIA DO SISTEMA Diante dos problemas analisados, uma soluo, em curto prazo, seria estipular um perodo para os alunos realizarem solicitao de aproveitamentos de disciplinas, possibilitando um maior controle dos envios, e definir prazos para entrega dos documentos por parte dos setores componentes do processo. Alm disso, poderia ser determinado que os secretrios dos departamentos, assim que recebessem os aproveitamentos preenchidos pelos professores, providenciassem seus envios diretamente para a Diviso de Registro Escolar, evitando o atraso decorrente da demora de algum funcionrio da secretaria ir busc-los. Uma soluo, em longo prazo, seria que todo o sistema para envio de requerimentos de aproveitamento de disciplina fosse realizado atravs de um software, no qual o controle de envio dos documentos e preenchimentos destes fosse realizado em um sistema online, que os secretrios e professores teriam acesso, o que aceleraria o resultado das solicitaes. Isso elimina perda de tempo e atividades repetitivas que no agregam valor, o que pode ser caracterizado como uma produo enxuta. Transformando isso em nmeros, esse novo sistema diminui as distncias de 350 m, 497,50 m, 501 m, totalizando 1.348,50 m e o tempo de 06:30 min, 13:00 min, 14:50 min, totalizando 33:80 min, considerando o roteiro que o funcionrio do setor teria de percorrer para buscar os aproveitamentos em todos os departamentos. Com as sugestes aceitas haver uma alterao no mapofluxograma, que ficara como mostrado na figura 6.

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Figura 6 - Mapofluxograma sugerido Fonte: Autoria prpria

9.1. Recomendaes sobre a implantao dos mtodos novos Para definir os prazos de envio e fluxo dos documentos entre os setores envolvidos, o ideal seria a realizao de reunies entre a coordenao do curso, representantes dos departamentos e da Diviso de Registro Escolar, definindo a melhor sistemtica para ambos. Quanto ao software de controle de aproveitamento, a melhor maneira de distribuio do contedo do mesmo poderia ser decidida em reunio com os participantes j citados, e j com o escopo definido, o estagirio responsvel pela parte de informtica da Secretaria poderia desenvolver e implantar o sistema. 10. CONCLUSO No caso do referente estudo, foi possvel obter solues timas para o problema deparado utilizando anlises de tempos e movimentos, fluxograma e conceitos de Lean Office como anlise de fluxo de valor, o que deu subsdio para eliminar atividades de valor no agregado. Diante do exposto, podemos constatar que a aplicao de ferramentas da engenharia de mtodos no se restringe a processos produtivos de produtos manufaturados. Um setor administrativo pode se valer de ferramentas dessa cincia para ter seu mtodo de trabalho aprimorado, melhorando seu sistema, tornando assim o processo produtivo mais eficiente. 11. REFERNCIAS
ARAUJO, Luis Csar. Organizao, Sistemas e Mtodos e as Tecnologias de Gesto Organizacional. 4 ed. So Paulo: atlas S.A., 2010. BARNES, Ralph M. Estudo de Movimentos e de Tempos: Projeto e Medida do Trabalho. So Paulo: Editora Edgard Blcher Ltda., 1977. BATALHA, M. O. Introduo Engenharia de Produo. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008.

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TURATI, Ricardo de Carvalho. Aplicao de Lean Office no Setor Administrativo Pblico. So Carlos. EESC/USP. Disponvel em: < http://www.teses.usp.br>. Acesso em 15 nov. 2011.