Pasos para crear un Presupuesto

Rubn Daro Castillo Serna Celular 315315-5778669 actualicese.com

Por qu son Importantes los Presupuestos?

Convertir en Valores y tiempo los planes de una empresa. El presupuesto es capaz de interrelacionar las funciones

empresariales (Compras, Produccin, Distribucin, Finanzas. y Relaciones Industriales) en pos de un objetivo comn. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas, produccin y utilidades. Mediante de el se comparan unos resultados reales frente a los presupuestos.

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Participacin activa al personal en la confeccin del presupuesto

Se debe educar y capacitar a los mandos medios

a utilizar y comprender el presupuesto para que ellos a su vez transmitan dicha apreciacin a sus colaboradores. Si el presupuesto no es participativo se puede caer en el riesgo de que no sea efectivo.

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Etapas de la preparacin del presupuesto

Pre-iniciacin Elaboracin del Presupuesto Ejecucin Control Evaluacin actualicese.com

Primera Etapa: PREINICIACIN

Analizar las estrategias o de las opciones de crecimiento para interpretar los objetivos generales y especficos determinados por la direccin.

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Primera Etapa: PREINICIACION

Ejemplo de objetivos Especficos:
Alcanzar un crecimiento del x% en el volumen anual de ventas, expresado en un y% por variacin de precios y en un Z% por captacin de mercados.
Si el objetivo es incrementar las ventas al por mayor, ser necesario considerar las ventajas, las desventajas y las posibilidades de opciones como la concesin de mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creacin de mercados, el mejoramiento de los productos, la reduccin del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la publicidad.

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Segunda Etapa: ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Con base a los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria, precedindose segn las pautas siguientes:

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Segunda Etapa: ELABORACION DEL PRESUPUESTO

En el campo de las ventas, su valor depender de las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. En el frente productivo se programaran las cantidades a fabricar o ensamblar, segn los estimativos de ventas y las polticas sobre inventarios. Los programas de produccin y las polticas de inventarios, se calculan las compras en trminos cuantitativos y monetarios

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Segunda Etapa: ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Con base en los requerimientos del personal planteados, recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nomina en todos los ordenes administrativos y operativos.

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Segunda Etapa: ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Los proyectos de inversin especiales demandaran un tratamiento especial relacionado con la cuantificacin de recursos. El presupuesto consolidado se remitir a la gerencia a con los comentarios y recomendaciones pertinentes. Analizado el presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras, se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

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Tercera Etapa: EJECUCIN

La ejecucin se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente intereses de alcanzar los objetivos trazados. En esta etapa el director o lder de Presupuestos, tiene la responsabilidad de prestar colaboracin a las jefaturas en aras de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear.

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Cuarta Etapa: CONTROL

Confrontar los pronsticos con la realidad

Las actividades mas importantes para realizar en esta etapa son:

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Cuarta Etapa: CONTROL

Preparar informes de ejecucin parcial y acumulativa que incorpore comparaciones numricas y porcentuales de lo real y presupuestado. Cuando la cotejacion se aplique a proyectos de inversin, adems de aspectos monetarios debern incluirse tpicos como el avance en obras, en tiempo y en compras expresadas en unidades ya que los contratos suscritos constituyen la base de control. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

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Quinta Etapa: EVALUACIN

Al culminar el periodo de presupuestacin, se prepara un informe critico de los resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Ser necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.

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AREAS EMPLEADAS AL PRESUPUESTAR

Economa: Anlisis de factores como la inflacin, la devaluacin, tasas de inters. Estadstica: Es un instrumento de mucho valor para reducir el grado de incertidumbre, por ejemplo temporadas de mayor y menor venta.

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AREAS EMPLEADAS AL PRESUPUESTAR

Administracin: Suministra fundamentalmente apoyo a la planeacin, coordinacin de actividades y al mejoramiento de flujos de informacin. Contabilidad: Sirve de soporte para toma de decisiones Finanzas: Evala las mejores alternativas en las fuentes de financiacin, en el anlisis de inversiones temporales o permanentes y en la fijacin de niveles de inventarios que reducen los costos.

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RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO MAESTRO

Ajustar el sistema Contable al Organigrama y coordinarlo con el sistema propuesto. Asignar Responsabilidades de manera que cada persona se comprometa con sus propios objetivos y los objetivos generales de la empresa mediante un control de costos adecuado. Hacer una revisin general del sistema contable

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SECUENCIA DE LAS CEDULAS PRESUPUESTARIAS PARA CUANTIFICAR LOS OBJETIVOS PLANTEADOS DE LA COMPAA
Con Base a los Objetivos trazados, de las polticas y la informacin recopilada se comienzan a elaborar las siguientes cdulas presupuestales:

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SECUENCIA DE LAS CEDULAS PRESUPUESTARIAS PARA CUANTIFICAR LOS OBJETIVOS PLANTEADOS DE LA COMPAA
Ventas Produccin: unidades Consumo y Costo de Materias Primas Compras de Materias Primas Mano de Obra por Maquila Y Directa de Fabrica Costos Indirectos de Fabricacin Costos Estndares de los Productos

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