TALLER NUMERO 3

PRESENTADO POR. MACHADO MARIA PARRA MENDOZA JONEYRIS PEREZ REAL JANIRIS

Instructora MERCADO ROMERO ODALIS

CURSO COMPLEMENTARIO DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA LA JAGUA DE IBIRICO-CESAR MARZO DE 2013

TALLER 1. INVESTIGUE QUE ES UN ARCHIVO DE GESTION, LA IMPRTANCIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIN.

El archivo de gestin en una organizacin Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o soluciones a los asuntos iniciados.

Segn el acuerdo 042 es un deber de cada servidor pblico conservar toda la documentacin que por su cargo pblico este a su cuidado de ah que toda institucin de funcin pblica, o privada que ejerza una funcin publica

Debe seguir los siguientes criterios para la organizacin de archivos de gestin:

1 .Los archivos deben basarse en la TRD. 2 .Las carpetas deben reflejar las series y sub serie 3. El documento con la fecha ms antigua de produccin ser el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta. 4. Los tipos documentales estarn debidamente foliados. 5. Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular. 6. Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad, con lo estipulado en la TRD. 7. Las cajas que se utilicen para las transferencias se identicaran as: Cdigo de la independencia, fondo, seccin, legajos identificados con su nmero respectivos, libros.

La importancia de los archivos de gestin en una organizacin es que facilita la custodia de los documentos, su bsqueda y transferencia de estos y de los mismos.

2. Importancia del Recurso Humano.

La importancia del Recurso Humano es que este es el activo mas importante de la empresa, la herramienta ms valiosa con que cuenta las compaas que quieren alcanzar su objetivo. Alcanzar las metas y lograr los objetivos de la empresa son los resultados de una buena administracin, tecnologa avanzada y capacidad del personal para desarrollar sus funciones y

responsabilidades.

El valor ms importante es el del recurso humano que por ser la pieza de la organizacin desarrolla mediante su potencial las utilidades econmicas y beneficios de la empresa, es el nico recurso capaz de utilizar los otros. Un personal motivado, satisfecho e identificado con la empresa permite que las responsabilidades delegadas sean cumplidas en su totalidad. El ambiente de trabajo armoniza las situaciones que se puedan presentar y dinamiza la comunicacin en general.

Ante la tendencia y responsabilidad de general sistemas de gestin de calidad para asegurar la optimizacin de los procesos es necesario contar con personal capacitado y comprometido con la misin y visn de la empresa.

Debemos recordar que el personal no es un instrumento, es una herramienta al servicio de las empresas.

3. Ensayo: LA PRODUCCION DE LA MANO DE LA MOTIVACION Hoy da podemos ver cun importante consideran los jefes la produccin en una organizacin, y de verdad lo es, porque el xito de una empresa depende en gran parte de la produccin. Sin embargo hay unos elementos que en algunas ocasiones pasamos desapercibidos dentro de la organizacin y estos cobran gran importancia a la hora de medir la rentabilidad de la organizacin, estos son: el Talento Humano, conocido tambin como Recurso Humano o Potencial Humano y los Clientes. Pero veamos que significa talento o potencial humano: es toda la fuerza de produccin sin ella la empresa no producira, eso es claro. Algunos dueos de empresa no aprecian el gran valor que hay en l y no le trata de manera humana, se les ve como mquinas para la produccin y no tienen en cuenta que el trato a este cliente es tan importante como al otro, el que deja un dinero a cambio de un servicio, pero no olvidemos: el cliente interno, nuestro recurso humano es un consumidor en potencia, y es nuestro mejor y mayor carta de referencia dependiendo el trato que se le d y se les debe tomar en cuenta a la hora de tomar decisiones, esto es valiossimo; incluso es nuestra mejor imagen aun con sus familias quienes tambin pueden ser consumidores de los servicios y productos ofrecidos, hay que tratar bien sin llegar a consentirlos. Una empresa que comercializa productos y servicios, no solo tiene los clientes de la puerta hacia fuera. Debemos entender que la gente involucrada con la empresa tambin son nuestros clientes. Los proveedores que nos proveen de materias primas, artculos diversos para realizar las labores, energas, uniformes, papelera, cmputo, y otros servicios necesarios para la empresa, tambin son nuestros clientes, pueden llegar a

serlo o pueden recomendarnos con sus conocidos, por lo que es de vital importancia que las relaciones de la empresa con los proveedores siempre sea sana y cordial. Los clientes externos son la sociedad en general, cada individuo y grupo que se encuentra o no en situacin de ser consumidor. No hay que olvidar que los nios y adolescentes generan consumo aunque no cuenten con ingresos an. La sociedad en general que puede ser local, nacional o internacional dependiendo de la proyeccin de la empresa. La empresa privada que como nosotros tiene necesidades que satisfacer, proveedores y clientes potenciales. Los medios de comunicacin de la localidad que tal vez no hemos contratado y no se encuentra en nuestros planes, deben considerarse tambin como clientes, posibles clientes o gente que nos puede recomendar. Los organismos gubernamentales que consumen de acuerdo a polticas y presupuestos establecidos, que emplean gran cantidad de personas que son consumidores y que su recomendacin puede generar ganancias a futuro. Los organismos de la sociedad civil que se encuentran enfocados en actividades no lucrativas de ayuda comunitaria y similar, deben considerarse tambin como clientes, posibles clientes o gente que nos puede recomendar. No por ser instituciones con presupuestos limitados los debemos descartar como clientes, seguramente se sacrifiquen un poco de ganancias en el momento pero a la larga la recomendacin de estas instituciones grandes beneficios. El proceso de la venta es un intercambio de un producto/servicio por un valor, entre dos partes. Nuestra parte deber estar enfocada a la completa satisfaccin de la otra, no al gane de un valor. Esto es, nuestra gente, empleado, vendedor, representante tiene que tener como principal objetivo satisfacer al cliente, solucionarle su problema, en ningn momento perseguir solamente la paga del producto o servicio. Debe estar motivado para la venta, no para el cobro. traer