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Auditoria y Peritaje Administrativo

Administracin IX CICLO

50 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
P.1. Principio de la contribucin al objetivo: El propsito de cada plan y de todos los planes de apoyo es promover el logro de los objetivos de la empresa. Interpretacin: Este principio, que los planes desarrollen, o creen se hagan pensando en que la empresa crezca con sus objetivos que se han propuesto P.2. Principio de los objetivos: Si los objetivos tienen sentido para las personas, tienen que ser claros, alcanzables y verificables. Interpretacin: Que cada objetivo sea entendido por cualquier trabajador sea nuevo o de antigedad, que los puedan desarrollar y verificar si se estn cumpliendo. P.3. Principio de prioridad de la planeacin: La planeacin precede lgicamente a todas las dems funciones administrativas. Interpretacin Que lo ms importante para la administracin es un buen plan con objetivos claros precisos y verificables P.4. Principio de eficiencia de planes: La eficiencia de un plan se mide por la cantidad que aporta al propsito y a los objetivos; se compensa con los costos requeridos para formularlo y operarlo, y por las consecuencias no buscadas. Interpretacin Al desarrollar a proponer un plan debemos observar el costo beneficio que brinda a la empresa, si al crearlo devolver lo invertido, y una garanta o solamente prdidas. P.5. Principio de las premisas de planeacin: Cuanto ms concienzudamente, los individuos a cargo de la planeacin, entiendan y concuerden en utilizar premisas de planeacin congruentes, mas coordinada ser la planeacin de la empresa. Interpretacin: Los trabajadores a cargo de la planeacin tendrn la satisfaccin de que esta ser ms coordinada en la organizacin, en cuanto comprendan de la mejor manera las premisas

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de planeacin. Las premisas no son ms que suposiciones previas ante la planeacin misma. P.6. Principio de la estrategia y la estructura de la poltica: Cuanto mayor sea el nmero de estrategias y polticas que se entienden claramente y se lleven a la prctica, ms congruente y eficaz ser la estructura de los planes de la empresa. Interpretacin: Si al crear varias estrategias y polticas, estn bien definidas se podrn desarrollar acorde a lo que la empresa requiere y necesita P.7. Principio del factor limitante: En la eleccin entre alternativas, con cuanta mayor precisin puedan los individuos reconocer y encontrar solucin a los factores que son limitantes o decisivos para el logro de la meta deseada, ms fcil y precisamente pueden elegir la alternativa ms favorable. Interpretacin: Cuando uno comienza a desarrollar los objetivos, siempre va ver factores que retrasen el proceso. Si los encargados son personas que saben recocer y encontrar la alternativa favorable P.8. Principio del compromiso: La planeacin lgica debe acabar en el futuro un periodo que es necesario para prever, en lo posible, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de la serie de compromisos que implique una decisin que tomemos ahora. Interpretacin: Este principio indica que la planeacin a largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos a los cambios imprevistos. P.9. Principio de la flexibilidad: Dar flexibilidad a los planes aminorar el peligro de las prdidas sufridas por percances inesperados, pero es preciso poner el costo de esta flexibilidad en la balanza y ponderarlo contra sus ventajas. Interpretacin: Los planes deben ser flexibles para poder realizar en ellos los ajustes o cambios que resulten convenientes y no cause problemas en la organizacin P.10. Principio del cambio de navegacin: Cuanto ms comprometen las decisiones de planeacin a las personas a seguir un cambio seguro, ms importante es repasar los

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hechos y expectativas peridicamente y rehacer los planes segn sea necesario parta mantener el rumbo a una meta deseada. Interpretacin: Cuanto mayor se extienda el futuro y los compromisos propios en las decisiones de planeacin, mayor ser la importancia de que el administrador revise peridicamente los hechos y perspectivas y que trace los planes nuevamente segn sea necesario para mantener el rumbo hacia una meta prevista.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
P.11. Principio de unidad de los objetivos: Una estructura de organizacin es efectiva si les permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa. Interpretacin: Si pedimos a los empleados que contribuyan con la elaboracin de los objetivos, estos sern ms acordes a la realidad de la empresa P.12. Principio de eficiencia organizacional: Una organizacin es eficiente si est estructurada para ayudar al logro de los objetivos de una empresa con el mnimo de consecuencias o costos no proyectados. Interpretacin: Si la estructura organizacional se ha creado con diferentes niveles se tiene que ver si todos esos niveles apoyan al conseguimiento de los objetivos de la empresa, o eliminarlos si causan mayor costo que beneficios P.13. Principio del tramo de administracin: En cada puesto administrativo, hay un lmite al nmero de personas que un individuo puede dirigir de manera efectiva, pero el nmero exacto depender del efecto de variables bsicas. Interpretacin: Cada jefe debe tener un nmero determinado de subordinados para que puede dirigirlos de manera efectiva de esta forma conseguir los objetivos de una forma ms rpida y mejor. P.14. Principio escalar: Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el puesto de administracin ms alto hasta cada puesto subordinado en una empresa, ms clara ser la responsabilidad de la toma de decisiones y ms efectiva ser la comunicacin organizacional Interpretacin: Al definir en la organizacin la autoridad en cada nivel, los jefes sabes sus responsabilidades, y la comunicacin entre toda la empresa.

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Principio de delegacin por resultados esperados: La autoridad delegada individualmente a todos los administradores debe ser adecuada para asegurar su capacidad de lograr los resultados esperados. Interpretacin: Se debe dar la autoridad a cada jefe o gerente de cada rea y no quitarle frente a otras personas las decisiones que ya hayan tomado.

P.16.

Principio de responsabilidad absoluta: La responsabilidad de los subordinados por su desempeo ante sus superiores es absoluta, y estos ltimos no pueden eludir la responsabilidad de las actividades de organizacin de sus subordinados. Interpretacin: Cada jefe o gerente tiene que asumir la responsabilidad de cada subordinado y estos no debe eludir ante sus jefes inmediatos.

P.17.

Principio de paridad de autoridad y responsabilidad: La responsabilidad de los actos no debe ser mayor, ni menor, que la que implica la autoridad delegada. Interpretacin: Que las decisiones, autoridad y responsabilidad en cada nivel deben estar de acuerdo al puesto y no tomar decisiones que no le corresponden.

P.18.

Principio de unidad de mando: Cuanto ms completas sean las relaciones de reporte de un individuo a un solo superior, menos problemas habr de instrucciones en conflicto y mayor ser el sentido de la responsabilidad personal por los resultados. Interpretacin: Cuando mayor este delimitado a quien le va a reportar los resultados a acciones mejor sera la relacin entre jefe y subordinado.

P.19.

Principio del nivel de autoridad: El sostenimiento de la delegacin que se pretende requiere de las decisiones dentro de la autoridad de los administradores las tomen ellos y no las remitan a niveles superiores de la estructura de la organizacin. Interpretacin: Cuando haya la necesidad de tomar decisiones debe hacerlos en su nivel aunque sea difcil y no evadirlos a sus superiores evitando la responsabilidad por las decisiones que posiblemente pudieran suceder

P.20.

Principio de definicin funcional: Cuanto ms clara sea la definicin de los resultados esperados, las actividades a emprender y la autoridad organizativa delegada en una posicin o un departamento, y ms se comprenden claramente la autoridad y las relaciones de informacin con otras posiciones, ms adecuadamente pueden contribuir los individuos al logro de los objetivos de una empresa

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Interpretacin: Cuando ya est completamente los objetivos que queremos alcanzar bien definidos la autoridad, la delegacin, comunicacin mejor ser la contribucin hacia lo que la empresa desea alcanzar P.21. Principio de equilibrio: En toda estructura hay necesidad de equilibrio. La aplicacin de los principios o tcnicas tiene que equilibrarse para asegurar la eficiencia total de la estructura en el logro de los objetivos de la empresa. Interpretacin: Siendo la organizacin un mundo de procedimientos dentro de procesos, existen ineficiencias en tramos amplios de administracin y debe quedar claro que las prdidas tienen que balancearse con las ganancias al delegar autoridad

P.22.

Principio de flexibilidad: Cuanto ms se haga por incorporar la flexibilidad en la estructura de la organizacin, ms adecuadamente puede cumplir esta estructura con su propsito. Interpretacin: Sabemos que el entorno es cambiante en varios sentido, ya sea en lo econmico, lo poltico y lo tecnolgico. Es labor de toda organizacin ajustar sus procedimientos a dichos cambios, ya que de no ser as ser incapaz de afrontar los futuros problemas que se les presentarn. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIN DEL PERSONAL

P.23. Principio de facilitacin del liderazgo: Cuanto ms permitan una estructura de organizacin y la delegacin de autoridad a los administradores disear y mantener un ambiente propicio para el buen desempeo, ms ayudarn a las capacidades de liderazgo de esos administradores. Interpretacin: Organizar es una tcnica para promover el liderazgo, es necesario establecer una correcta estructura organizacional con el fin de generar un entorno ideal para el trabajo en equipo delegando responsabilidades.

P.24. Principio del objetivo de la integracin de personal: El objetivo de la integracin de personal administrativo es asegurar que las funciones organizacionales queden a cargo de elementos calificados que estn capacitados para ocupar esos puestos y dispuestos a hacerlo. Interpretacin: Destaca la necesidad de encontrar a las personas que cuenten con las caractersticas requeridas para ocupar algn puesto en la organizacin. No es un trabajo fcil de

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realizar, pero existen tcnicas y procedimientos que se llevan a cabo para logra una correcta integracin del personal.

P.25. Principio de la integracin de personal: Cuanto ms clara sea la definicin de las funciones organizacionales y de sus requerimientos humanos, y mejores sean las tcnicas de apreciacin administrativa y de capacitacin capacitadas, ms alta ser la calidad de la capacitacin. Interpretacin: Si requerimos una alta calidad de la capacitacin, es necesario tener bastante claro cules son las funciones y las caractersticas que se requieren de las personas que ocuparan algn puesto en la organizacin. Esto implica disear una adecuada estructura organizacional para no tener puestos innecesarios para la organizacin.

P.26. Principio de definicin del puesto: Cuanto mayor sea la precisin con que se identifiquen los resultados esperados de los administradores, mayor ser el nmero de dimensiones de sus puestos que puedan definirse. Interpretacin: En cuanto a las dimensiones se refiere al conjunto de necesidades que las personas tienen; desde el pago, el estatus, el poder, el juicio y la posibilidad de logro; que influyen en el desempeo de los administradores. Estos son punto a tener en cuenta en el momento en que una persona ocupa un puesto.

P.27.

Principio de evaluacin de los administradores: Cuanto ms claramente se identifiquen los objetivos verificables y las actividades administrativas requeridas, ms precisa puede ser la evaluacin de los administradores en cuanto a sus criterios. INTERPRETACION: Para medir el desempeo es necesario que los objetivos sean verificables y de que las actividades que realizan los administrativos se ajusten a las funciones como la planeacin, organizacin, direccin y control, previamente sean establecidas.

P.28.

Principio de la competencia abierta: Cuanto ms se comprometa una empresa a asegurar una administracin de calidad, ms alentara a la competencia abierta entre todos los candidatos a los puestos administrativos.

Interpretacin:
Ayuda a brindar oportunidades de desarrollo en cuanto a la promocin de trabajadores dentro de la empresa como a candidatos exteriores, esto generara motivacin para ascender y en consecuencia una mayor presin para que las

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personas se esfuercen al mximo para ocupar un puesto de mayor jerarqua en la organizacin

P.29. Principio de la capacitacin y el desarrollo de los administradores: Cuanto ms se integren la capacitacin y el desarrollo de los administradores con el proceso administrativo y los objetivos de la empresa, ms eficaces sern los programas y actividades de desarrollo. Interpretacin: Los administradores necesitan estar capacitados para poder desarrollar los procesos y alcanzar los objetivos con una mayor eficiencia y eficacia. En este caso los esfuerzos de capacitacin se deben relacionar con las funciones administrativas, as como las metas y sus propias necesidades de los trabajadores.

P.30. Principio de los objetivos de la capacitacin: A mayor precisin en la formulacin de los objetivos de capacitacin, ms probabilidades habr de lograrlos. Interpretacin: Segn este principio que se relaciona en parte con la planeacin, sostiene que una correcta formulacin de los objetivos de la capacitacin, es decir saber qu es lo que quiero antes, durante y despus de la capacitacin, me asegurar el mejor resultado de la misma. Lgicamente esto se llevar acabo con una buena planificacin.

P.31. Principio del desarrollo continuo: Cuanto ms se aplica una empresa en pos de la excelencia administrativa, ms requiere que los administradores prosigan con su desarrollo personal. Interpretacin: Como nos encontramos en un entorno altamente competitivo, los administrativos de hoy en da no deben dejar de aprender, deben desarrollar un ciclo de constante aprendizaje y de adquisicin de conocimientos actualizados es pos a mejorar sus propias habilidades y a alcanzar mejores niveles de desempeo.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN
P.32. Principio de la armona de los objetivos: Cuanto ms puedan armonizar los administradores las metas de la persona con las de la empresa ms eficaz y eficiente ser esta ltima.

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Interpretacin: Dentro de la organizacin existen diversos objetivos tanto empresariales como individuales, pero es ah donde se debe armonizar, ver el punto en comn con el cual se conseguir fortalecer estos objetivos, complementndose. Dando as una integracin a todas las motivaciones que impulsan tanto a la organizacin, como al trabajador a la consecucin de las mismas, haciendo de este cumplimiento de objetivos eficaz y eficiente. P.33. Principio de la motivacin: Puesto que la motivacin es mera cuestin de causa y efecto, cuanto ms cuidadosamente evalen los administradores la estructura de recompensas, la consideren desde un punto de vista de situacin y contingencia, y la integren en el sistema entero de administracin, ms eficaz ser un programa de motivacin. Interpretacin: La motivacin juega un rol importante en la consecucin de los objetivos, es donde los administradores deben evaluar cuidadosamente, debido que cada una de las personas que integran la empresa no tienen las mimas necesidades, mientras unas pueden motivarse con dinero, otras con un buen reconocimiento de su labor. P.34. Principio del liderazgo: Como los individuos tienden a seguir a quienes, a su modo de ver, les ofrecen un medio para satisfacer sus metas personales, cuanto ms entiendan los administradores qu es lo que motiva a sus subordinados y cmo operan estos motivadores, y cuanto ms reflejen este concepto en sus acciones administrativas, sern probablemente ms eficaces como lderes. Interpretacin: Las personas que integran la empresa tienen a seguir un lder, con el cual se motivan para crecer y el cual les ofrece el ambiente y los medios necesarios para su crecimiento personal, esto debe ser tomado en cuanta por quienes dirigen la empresa, debido a que si su liderazgo es el adecuado y realizan una motivacin adecuados, adems de ser una buen lder, se lograra la consecucin de los objetivos empresariales y personales. P.35. Principio de claridad de la comunicacin: La comunicacin tiende a ser clara cuando se la expresa en un lenguaje y se transmite de manera que pueda entenderla el receptor. Interpretacin: La comunicacin es fundamental para crear un buen ambiente laboral, por lo cual debe ser clara al ser expresada, dndose en un lenguaje en el cual a todos lo que va dirigido lo puedan entenderlo, es donde la responsabilidad del emisor hacer llegar el mensajes de forma clara y precisa, sea escrita u oral, para los cual debe aplicar reglas aceptadas de manera general. P.36. Principio de integridad de la comunicacin: Cuanto mayor sea la integridad y congruencia de los mensajes escritos, orales y no verbales, as como del comportamiento moral del emisor, mayor ser la aceptacin del mensaje por el receptor.

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Interpretacin: Buena siendo la comunicacin parte esencial de la convivencia dentro de la organizacin, es ah donde debe primar la ejecucin de lo que se hace y dice, porque si comunicamos algo y al final el emisor es quien rompe las reglas o dichos mensajes transmitidos a sus subordinados, es donde que se rompern las relaciones de comunicacin, y si estn llegan a ser trasmitidas ya no se les tomara con la importancia y responsabilidad que deben tener.

P.37. Principio del uso complementario de la organizacin informal: La comunicacin tiende a ser ms eficaz cuando los administradores utilizan la organizacin informal para complementar los canales de comunicacin de la organizacin formal. Interpretacin: La comunicacin formal muchas veces tiende a ser fra y no efectiva, es donde debemos dar cabida a la comunicacin informal aquella que sin ser transmitida por documentos u otros, tiende a ser ms efectiva en diversos momentos, es ah donde se debe aprovechar este medio para hacer ms efectiva la comunicacin corrigiendo errores o distorsiones que se pueden estar creando en el ambiente laboral.

PRINCIPIOS DEL CONTROL


P.38. Principio del propsito del control: La tarea del control es asegurar que los planes se realicen con xito, detectando las desviaciones de los mismos y proveyendo una base para emprender acciones para corregir las desviaciones potenciales o reales no deseadas. Interpretacin: El control es asegurar que los planes se estn cumpliendo, ya sea antes, durante o despus de su ejecucin de dicho plan. El control trata de corregir estas desviaciones y formular medidas correctas para la consecucin de los objetivos. P.39. Principio de los controles dirigidos a futuro: Por los rezagos de tiempo en el sistema total de control, cuanto ms se base un sistema de control en la correccin de anticipante en lugar de hacerlo en la simple retroalimentacin de informacin, ms administradores tendrn oportunidad de percibir desviaciones indeseables de los planes antes de que ocurran y emprendern acciones a tiempo para prevenirlas. Interpretacin: Recurrir al principio del control no solos se queda en ejecutar este cuando la cosas ya se dieron, retroalimentar y solucionar las desviaciones, esto va mucho ms all, es utilizar el pensamiento dirigido a futuro, creando un sistema de control de correcciones en el antes, porque parte de aqu la ejecucin eficaz y eficiente del procesos y al consecucin de los objetivos.

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P.40. Principio de la responsabilidad del control: La responsabilidad primaria del ejercicio del control descansa en el administrador a cargo de la ejecucin de los planes particulares en cuestin. Interpretacin: Si bien el administrador es sobre quien recae la responsabilidad del control, este puede delegar autoridad, asignar tareas y responsabilidad de ciertos objetivos, este no puede escapar de la responsabilidad general del cumplimiento de los mismos, ya que l debe proporcionar herramientas y medios a sus subordinados para que estos ejecuten de la mejor manera y bajo su direccionamiento las tareas encomendadas. P.41. Principio de la eficiencia de los controles. Las tcnicas y mtodos de control son eficientes si detectan e iluminan la naturaleza y las causas de las desviaciones con un mnimo de costos u otras consecuencias no buscadas. Interpretacin: ste principio nos indica que una forma eficiente de controlar, corrige las desviaciones de los procesos y procedimientos en el menor tiempo posible, con el menor uso posible de recursos y con el impacto mnimo. Un control con caractersticas contrarias a las sealadas, es poco eficiente y puede, contrariamente a lo que se busca, convertirse en un problema ms para la organizacin. P.42. Principio del control preventivo. Cuanta ms alta sea la calidad de los directivos en un sistema administrativo, menor ser la necesidad de los controles directos. Interpretacin: En control preventivo es muy importante dado que, al detectarse una desviacin antes de iniciar un proceso, ste puede ser corregido con mayor facilidad. Depende de la experiencia y habilidad del administrador notar estas fallas y discutirlo con las personas adecuadas para encontrar una solucin conjunta. P.43. Principio de reflejo de los planes: Cuanto ms claros, complejos e integrados estn los planes, y ms estn diseados los controles para reflejar estos planes, con mayor efectividad servirn los controles a las necesidades de los administradores Interpretacin: Los planes se elaboran de manera que puedan ser debidamente controlados. De la misma forma los controles deben estar debidamente planificados para poder ser ejecutados de la forma ms eficaz y en el momento oportuno, as los planes se funcionan de acuerdo a lo planteado.

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P.44. Principio de la adecuacin organizacional: Cuanto ms clara, completa e integrada sea una estructura organizacional, y ms a propsito se diseen los controles para reflejar el lugar en la estructura de la organizacin en el que se ubica la responsabilidad de la accin, ms facilitarn los controles la correccin de las desviaciones de los planes. Interpretacin: Todos los planes tienen una persona o varias responsables por l, pero es el administrador el primero en responder por ellos, es por eso que mientras mejor organizada e integrada una organizacin, ms fcil ser aplicar el control, detectar las desviaciones y corregirlas, e identificar a las personas o equipo sobre los que recaiga la responsabilidad de tal correccin. P.45. Principio de individualidad de controles: Cuanto ms inteligibles sean las tcnicas de control y la informacin para los administradores individuales que tienen que utilizarlos, ms los usarn realmente y mejor producirn un control efectivo Interpretacin: Cada tcnica de control debe ser aplicada por cada administrador con el criterio que a l le parezca el ms adecuado. Por ello, la informacin con la que cuente, debe ser precisa, entendible y prctica, para que el control sea efectivo. P.46. Principio de las nomas: Para el control efectivo se requieren normas objetivas, precisas y adecuadas. Interpretacin: Las normas regulan el comportamiento y establecen parmetros dentro de la organizacin para el desenvolvimiento de las personas. Al existir normas el desempeo de los trabajadores puede ser medido y ser aplicado un control correctivo de las desviaciones muchas veces surgidas, en este caso, por el comportamiento individual de cada persona. P.47. Principio de control de punto crtico: Un control eficaz exige atencin especial a los factores crticos para evaluar el desempeo contra los planes. Interpretacin: Al momento de comparar lo planificado con lo que se est llevando a cabo, lo ms til que se puede hacer para saber si los procesos se estn realizando como deberan, es comparar los puntos ms resaltantes de la ejecucin de los planes, pues es ah donde ser ms notoria la desviacin en caso de que exista alguna. Cada administrador debe ser conocedor de estos factores importantes y aplicar las medidas correctivas. P.48. Principio de la excepcin: cuanto ms concentren su esfuerzo los administradores en las excepciones significativas, ms eficientes sern los resultados de su control. Interpretacin: Este principio est relacionado al de control de punto crtico pero, mientras el anterior se ocupa de reconocer estos puntos, el principio de la excepcin se ocupa del tamao de

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estos, es decir, que tan significativas resultan estas desviaciones para los planes y el control que debe aplicarse sobre stas. P.49. Principio de la flexibilidad de controles: Para que los controles sigan siendo eficaces pese a que ocurran fallas o a que haya cambios imprevistos en los planes, es preciso incorporar flexibilidad en su diseo. Interpretacin: Si un plan falla o si es cambiado sobre la marcha, lo mejor es estar preparado con controles flexibles, que sigan siendo eficaces en situaciones imprevistas. Un control que slo pueda aplicarse para el plan establecido ser intil si se da un suceso inesperado por lo cual es necesario flexibilizarlo. P.50. Principio de accin: El control se justifica slo si resulta indicado, o si las desviaciones experimentadas de los planes se corrigen mediante la planeacin, organizacin, integracin de personal y direccin apropiados. Interpretacin: Si un control no es seguido de una accin correctiva, ste slo resulta una prdida de recursos para la organizacin. La accin a seguir despus del control puede tratarse de una reestructuracin de los planes, de la capacitacin o reemplazo de subordinados o adicin de planes para retomar el rumbo. Toda accin dentro de las normas, est justificada para alcanzar los objetivos.