Tesis de Calidad Total de La Nissan

SISTEMA DE EDUCACIN DE ESTUDIOS A DISTANCIA
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA CP MODALIDAD A DISTANCIA
TTULO DE LA TESIS DE GRADO: PROCESOS DE CALIDAD TOTAL PARA EL MEJORAMIENTO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE TALLERES NISSAN RENAULT S.A., MANTA
ELABORADO POR: CANDY ELIZABETH SOLEDISPA SALTOS DIRECTOR DE TESIS ING. CARLOS MONAR MERCHN MANTA ECUADOR 2007 - 2008
DEDICATORIA
Dedico la presente investigacin que representa la culminacin de mi
carrera universitaria y el inicio de mi vida como profesional, a mis padres el CPA. Sr. Luis Soledispa Lucas y Lcda. Sra. Dolores Saltos de Soledispa, a mis hermanos Luis Carlos, Danny Javier y Mara Elisa Soledispa Saltos, quienes me han apoyado a lo largo de mis estudios.
Quiero en especial recalcar esta dedicatoria a mi querida Lolita, mi
madrecita, por ser ella quin siempre ha estado a mi lado disfrutando en todos los retos que me he propuesto alcanzar, de todo corazn gracias Lolita!!!!.
mis triunfos y sintiendo mis fracasos, impulsndome a seguir adelante
Candy Elizabeth Soledispa Saltos
AGRADECIMIENTO
Agradezco a todas las personas que de una u otra forma hicieron
posible la culminacin de ste trabajo, a mi familia por el apoyo brindado en especial a mi querida hermana Mara Elisa Soledispa Saltos por ser siempre ejemplo de responsabilidad en mi vida y gua en mis estudios.
Gracias tambin a la empresa Talleres Nissan S.A. sucursal Manta, que me di todas las facilidades para realizar ste trabajo investigativo y as poder obtener mi ttulo profesional.
CERTIFICACIN
En mi calidad de Director designado por la Universidad Tecnolgica Equinoccial U.T.E., certifico que la egresada:
Soledispa Saltos Candy Elizabeth con el tema Procesos de calidad total para el mejoramiento operativo del
contable de Talleres Nissan Renault S.A. Manta, la elaboracin, investigacin y desarrollo de la tesis lo hizo bajo mi tutora y cada uno de los criterios emitidos son responsabilidad de la autora.
departamento
La tesis propuesta cumple los parmetros tcnicos y de investigacin. Lo que certifico.
Ing. Carlos Monar Merchn DIRECTOR DE TESIS
Yo, CANDY ELIZABETH SOLEDISPA SALTOS me responsabilizo de la
elaboracin e investigacin de sta tesis, para lo cual he utilizado Talleres Nissan Renault S.A. de la ciudad de Manta y establecidos
procedimientos tcnicos, debidamente autorizados por la empresa
por las Normas Ecuatorianas e Internacionales de la contabilidad N.E.A. y N.I.C., etc.
En tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y acadmicos que se desprenden del trabajo propuesto son de mi exclusiva responsabilidad.
NDICE
CAPTULO I
Pg:
1.1 Introduccin..................................................................................................................1 1.2 Antecedentes.................................................................................................................2 1.3 Planteamiento del problema..........................................................................................3 1.4 Justificacin e importancia del tema.............................................................................4 1.5 Delimitacin del tema...................................................................................................5 1.6 Objetivos.......................................................................................................................5 1.7 Hiptesis.......................................................................................................................6
CAPTULO II
2.1 Base conceptual y legal .............................................................................................7
2.1.1 Creacin de la empresa Talleres Nissan S.A.............................................................7 2.1.2 Unin de la marcas Nissan y Renault........................................................................8 2.1.3 Estatutos de la empresa Talleres Nissan S.A.............................................................9 2.1.4 Organizacin del departamento contable de Talleres Nissan Renault S.A...........11 2.1.5 Perspectiva histrica de la calidad total...................................................................11 2.1.7 El control de calidad ...............................................................................................17 2.1.8 Productividad ..........................................................................................................18 2.1.9 Normas ISO.............................................................................................................22 2.1.6 Concepto de calidad ................................................................................................13
CAPTULO III
3.1 Base conceptual y legal de la empresa Talleres Nissan S.A.......................................23 3.2 Objetivos.....................................................................................................................24 3.3 Misin y visin...........................................................................................................25 3.4 Servicios que ofrece....................................................................................................26
3.5 Organigrama de la empresa Talleres Nissan Renault S.A........................................31
CAPTULO IV
4.1 Procesos de calidad total para el mejoramiento operativo del departamento contable..............................................................................................................................36 4.2 Manual de procesos para una mejor organizacin y operatividad en el departamento contable ......................................................................................................................42 4.3 Diseo del manual de procedimientos ......................................................................44 4.4 Flujogramas de las operaciones ms frecuentes .......................................................94
CAPTULO V
5.1 Conclusiones y recomendaciones..............................................................................96
Bibliografa
CAPTULO I
1.1 Introduccin La estructura de tesis que presento para el trabajo de grado trata del proceso de calidad total para el mejoramiento operativo del departamento contable de Talleres NissanRenault S.A. en la ciudad de Manta, basado en la norma de la calidad ISO 9000 para el mejor desarrollo operativo-financiero. La misin de la empresa est enfocada en la calidad del servicio a los vehculos Nissan-
Renault, pero la calidad total no solo est basada en la diversidad de servicios que ofrece de la empresa.
el Taller, sino que la gestin de calidad total debe de ser la misin total para la estructura
La tesis est compuesta por cinco captulos y estos captulos sirven como base para el buen desarrollo del departamento, que servirn para mejorar los procesos contablesfinancieros. El primer captulo; est enmarcado en el desarrollo metodolgico de la investigacin como requerimiento tcnico para la tesis, en donde est el porqu de la investigacin a realizar en el Taller Nissan-Renault. El segundo captulo; presenta la conformacin de la compaa y tambin haciendo hincapi en el tema de la calidad total. El tercer captulo; se basa en la misin de la compaa, que es entregar una diversidad empresa. El cuarto captulo; se desarrolla con nfasis el planteamiento del problema a travs de un proceso de calidad total para el mejoramiento operativo el cual se pretende aplicar en el departamento contable, para esto se disear un modelo de manual de procedimientos.
de servicios que sta ofrece a sus clientes y a su vez como se encuentra estructurada la
El quinto captulo; en el quinto y ltimo se presentar las conclusiones y recomendaciones.
Las empresas para que tengan un buen desarrollo en los procesos de calidad tanto administrativos, financieros, operativos etc., deben desarrollar un sistema de gestin de
calidad total y estos deben estar basados en la norma ISO, en un mejoramiento continuo, y en la capacitacin constante de los diferentes departamentos. en los procesos y rentabilidad. 1.2 Antecedentes En la actualidad el xito de los procesos de mejoramiento en una empresa es establecer as como tambin los productos y servicios que estn a disposicin de los clientes. Esto se da con el afn de superar los problemas para solucionarlos y obtener as eficiencia
una buena poltica de calidad, en la que se puedan definir lo esperado por los empleados
La poltica de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser introducida en todas las actividades de cualquier empleado, de igual manera podr aplicarse a la calidad de los productos o servicios que ofrece la compaa. Tambin es necesario establecer claramente los estndares de calidad y as poder cubrir
todas las expectativas sobre el sistema de calidad. Para dar efecto a la implantacin de
esta poltica es necesario que los empleados tengan los conocimientos requeridos para conocer las exigencias de sus clientes externos(clientes y proveedores) e internos(todo el personal de los departamentos), y de esta manera lograr ofrecerles mejores productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las expectativas.
Talleres Nissan-Renault S.A. es una empresa de servicios que se encuentra en la ciudad de Manta desde el 01 de agosto de 1994, comenz a funcionar con la razn social de
Talleres Nissan S.A. dedicndose desde sus inicios a la reparacin de vehculos solamente a las marcas Datsun y Nissan de las cuales es Taller Autorizado, con el pasar de los aos empez a incursionar en la reparacin de vehculos de varias marcas dentro de estas la marca Renault, debido a que las marcas Nissan de Japn y Renault de Francia se fusionaron a nivel mundial, este Taller Autorizado para dichas marcas fue denominado con la razn social de Talleres Nissan-Renault S.A. Talleres Nissan-Renault S.A. tiene cinco puntos de servicios en las principales ciudades del pas: Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta, es una empresa subsidiaria de la compaa Automotores y Anexos S.A. concesionario Nissan-Renault, del cual es un taller autorizado. 1.3 Planteamiento del Problema Debido al desarrollo de las empresas tanto a nivel nacional como local han aumentado las necesidades de los clientes y proveedores, por este motivo la empresa est en la obligacin de mejorar el servicio que brinda a ellos, por eso es importante saber entender sostiene el negocio. y servir las necesidades y deseos cambiantes de los consumidores, ya que por ellos se
La calidad total es una herramienta para el desarrollo organizacional de las empresas, es as que varias de estas ya han obtenido sus certificados de normas de calidad ISO 9001, por tal razn Talleres Nissan-Renault S.A. ha iniciado los primeros pasos hacia la obtencin de la calidad total de todos sus procesos organizacionales y de servicios.
El departamento contable de Talleres Nissan-Renault, a pesar de que trabaja con un sistema contable, en el anlisis de sus operaciones presenta deficiencia, desorganizacin en sus procesos y funciones, y falta de capacitacin del personal, lo que conlleva a la impuntualidad en la entrega de los informes financieros, falta de apoyo a la gerencia, deficiente control interno del departamento, falta de coordinacin e instruccion al
personal de lo que se debe realizar con el manejo de la informacin contable y carencia de concientizacin del personal acerca del cumplimiento de sus funciones.
Las circunstancias anteriores pueden llevar a la empresa a no tomar las mejores decisiones financieras, debido a la falta oportuna de informacin financiera, as como a no tener control interno sobre los ingresos y egresos de la compaa, lo que puede disminucin de rentabilidad. ocasionar robos, malversacin de fondos, gastos indebidos, prdida de competitividad y
Esta investigacin tiene como punto central conocer los problemas que existen en el calidad total.
departamento contable de esta empresa para mejorarlos a travs de los procesos de
Mediante la investigacin se obtendr informacin necesaria para seleccionar, analizar y perfeccionar los procesos de este departamento, para llegar a cumplir con las expectativas de la gerencia que son alcanzar la calidad total de los procesos. Para llevar a cabo la investigacin se conocer el proceso contable de Talleres NissanRenault S.A. de la sucursal Manta, se estudiar minuciosamente si este cumple con los objetivos organizacionales de la empresa. La muestra principal sern las funciones, los procesos, tareas, informes y las personas a quienes se les entreguen el trabajo final contable, tales como gerente y jefes del departamento.
De acuerdo a lo antes mencionado se plantea las siguientes preguntas interrogantes:
Cules son los procesos que actualmente aplican los empleados del departamento contable? Qu procesos dan valor agregado? Cules son las funciones de este departamento? Qu procesos pueden ser mejorados? Cules son sus fortalezas y debilidades?
Cul es el nivel de capacitacin del personal contable?
Exste un programa de capacitacin para los empleados del rea contable, en el tema de calidad total? La informacin que actualmente brinda ste departamento satisface las necesidades de sus clientes internos? Qu tipos de fenmenos se presentan? Qu aspectos del problema se desconocen?
Este proyecto investigativo de la calidad total est destinado a mejorar los procesos operativos y organizacionales del departamento contable de Talleres Nissan- Renault sucursal Manta; el mismo que involucra a todo el personal de este departamento y a las personas que se sirven de la informacin que brindan ellos. 1.4 Justificacin e importancia del tema La calidad de los procesos de las empresas, puede mejorar la eficiencia y eficacia en muchas reas y departamentos, dentro de los cuales est el departamento contable, que es el operador de todo el movimiento financiero de la empresa.
La finalidad es que el departamento contable sea un verdadero apoyo para la gerencia tanto en control interno de las transacciones comerciales, as como en los informes financieros. El uso de la calidad total conlleva ventajas, pudiendo citar las siguientes: Poblacin laboral predispuesta
Capacidad del personal de asimilar los problemas de calidad Mejora la relacin del Recurso Humano con la Direccin Reduce los costos aumentando la productividad.
Mejora la capacidad de anlisis y observacin de los procesos
La calidad total es un sistema de gestin de calidad, que abarca a todas las actividades y a la mejora continua. 1.5 Delimitacin del tema
todas la realizaciones de la empresa, poniendo especial nfasis en el cliente interno y en
La presente investigacin se realizar en la empresa Talleres Nissan-Renault, ubicada en la ciudad de Manta, barrio La Paz avenida 4 de noviembre, en el departamento contable, se analizar las funciones de cada una de las personas que trabajan en este departamento para obtener la informacin necesaria a fin de desarrollar el tema. Se presentar una propuesta alternativa de cmo mejorar los procesos del departamento contable a travs de un modelo de calidad total, enmarcado a la misin y visin de la empresa. 1.6 1.6.1 Objetivos Objetivo General 1.6.1.1 Elaborar un manual de procesos para obtener una mejor operatividad organizacin del del departamento contable de Talleres Nissan-Renault en base a la calidad total a fin de que sean aplicados involucradas en el rea contable. 1.6.2 Objetivos Especficos 1.6.2.1 Describir y analizar los actuales procesos y funciones de cada una de las personas que conforman el departamento contable. 1.6.2.2 Revisar los actuales formatos que utiliza el departamento contable, para 1.6.2.3 Identificar los procesos que no aportan valor agregado para suprimirlos u la presentacin de sus informes. por las S.A., personas
optimizarlos para que generen valor aplicando normas. 1.6.2.4 Investigar las necesidades de informacin de la gerencia. 1.6.2.5 Elaborar un manual de procesos de calidad total gerencia. 1.6.2.7 Definir pautas para la presentacin de informes financieros 1.6.2.8 Manejar procedimientos de control interno en el rea contable personal contable. 1.7 Hiptesis 1.6.2.6 Establecer nuevos formatos de acuerdo a los requerimientos de la
1.6.2.9 Definir y organizar los nuevos procesos que van a ser aplicados por el
1.7.1 Hiptesis Central La aplicacin de procesos de calidad total para el mejoramiento operativo del departamento contable de Talleres Nissan-Renault S.A., permitir obtener una mejor operatividad y organizacin en el rea la cual se la desea aplicar y hacerlas cumplir, como es el rea contable de la empresas de servicios automotrices. 1.7.2 Hiptesis Secundaria La carencia de procesos de calidad, en el departamento contable repercutira negativamente en el cumplimiento de los resultados financieros de Talleres NissanRenault S.A.
CAPTULO II
2.1 Base conceptual y legal
2.1.1 Creacin de la empresa Talleres Nissan S.A. En el ao de 1977 fue creada para liderar en el mbito de servicio y tcnica automotriz, la
empresa Tallares Datsun Cia. Ltda., con la ms alta calidad para entregarla a sus clientes.
Naci en la ciudad de San Francisco de Quito, Capital de la Repblica del Ecuador, ante el Notario Vigsimo Noveno del Distrito Metropolitano de Quito fue inscrita, siendo sta subsidiaria de la compaia Automotores y Anexos S.A.
Foto No.01
Autor: http://www.nissan.com.ec
Con el pasar de los aos, sta compaa tuvo sus altos y bajos en el mercado competitivo, tanto as que tuvo que realizar la transicin del nombre de la marca de Datsun a Nissan, proceso que en el extranjero dur aproximadamente tres aos.
Superado el periodo de introduccin del nombre Nissan en el Ecuador, se present un mundial, lo cual la debilit y por ende afect la gestin local.
nuevo desafo, la marca Japonesa empez a atravesar una crisis econmica a nivel
Esta fue una nueva seal de alerta que oblig a los ejecutivos de la empresa a buscar
nuevas alternativas; en ste caso pensaron en una alianza, para fortalecer lo que por poco se destruye. He aqu en donde nace la unin de las marcas Nissan de Japon y Renault de Francia, hoy por hoy se puede mencionar que la empresa no tiene solo el nombre de Talleres Nissan S.A., sino que cambia su razn social a Talleres Nissan Renault S.A. El servicio del Taller no es solo responsable de brindar excelente servicios de la marca Nissan, sino que tambien a la marca Renault. i 2.1.2 Unin de la marcas Nissan y Renault El 27 de Marzo de 1999, en Tokio, Louis Schweitzer, PDG de Renault y Yoshikazu Hanawa, Chairman y CEO de Nissan Motor firmaron un acuerdo que daba origen a uno de los primeros conglomerados automovilsticos mundiales. Con inversiones de Nissan Motor por 643 billones de yenes (cerca de 33 billones de francos), Renault asume el 36,8% de participacin en el capital de la empresa japonesa, y el 22,5% de la filial de vehculos industriales Nissan Diesel. Simultneamente, Renault asume todas las filiales. Estructuras comunes de gerenciamiento fueron establecidas con el proceso: El Comit Estratgico de Alianza (Global Alliance Committee o GAC), el Grupo de Trabajos Conjuntos (Cross-Company Teams o CCT), y el Comit de Pilotaje (Steering Committee). 2.1.2.1 JAPON FRANCIA
GAC) est encargado de la direccin estratgica del nuevo grupo. cinco dirigentes de Nissan.
El Comit Estratgico de Alianza (Global Alliance Committee o
compone por los seores Schweitzer e Hanawa, cinco dirigentes de Renault y
Este se
2.1.2.2 El Grupo de Trabajos Conjuntos (Cross-Company Teams o CCT)
identifica las sinergas entre los dos socios y proponen su exploracin. Algunas son estructurales y coordinan la planificacin y la estratgia producida, los
componentes mecnicos, y la ingeniera del vehculo, las compras y la logstica, la fabricacin. 1 Otros responden por el trabajo comn por zonas geogrficas: Japn, AsiaOceana, Amrica del Norte y Central, Amrica del Sur, Europa, CEI-TurquaRumania y frica Norte-Centro-Oriental y frica Sur-Sahariana. El Bureau de Coordinacin coordina, todo lo referente a los trabajos de los CCT. 2.1.2.3 El Consejo Internacional de Alianza.- finalmente, la alianza se doto de un Consejo Internacional (International Advisory Board) presidido por Louis Schweitzer y Yoshikazu Hanawa quienes escogieron 10 miembros, entre eminentes personalidades internacionales. Su misin: trazar ideas y perspectivas que ayuden a la definicin de una estrategia
global. El consejo se debe reunir por lo menos dos veces por ao dentro del marcode la alianza Renault-Nissan, a partir de junio del ao 2001, Nissan fortaleci su presencia en muchos pases.
Decidi renovar la apuesta en ciertos pases con su inversin. Sus principales objetivos fueron los de acrecentar su estructura comercial en cada uno de los paises y el de multiplicar su participacin en los mercados. Hoy Nissan ya dispone de una cobertura nacional para sus clientes en cada punto de muchos pases. Para ello, Nissan tambin se ha const ituido en el Mercosur como un nuevo productor local, gracias a la fbrica de utilitarios de la Alianza, ubicada a 1.300 Km. de distancia de Buenos Aires, en la ciudad de Curitiba, Nissan puede desarrollar sus dos productos que le brindan el mayor volumen de ventas.2 2.1.3 Estatutos de la empresa Talleres Nissan S.A.
1
http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo hist rico, estructuras bionacionales.
2 http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo histrico, estructuras bionacionales.
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En la ciudad de San Francisco de Quito, Capital de la Repblica del Ecuador a los veinte y seis dias del mes de Octubre del ao dos mil cuatro, ante el notario Vigesimo Noveno legal de la compaa Talleres Nissan S.A. como acredita con el nombramiento inscrito que se agrega. del Distrito Metropilitano de Quito comparece el seor gerente general y representante
Con el nombre de SERVICIO Y TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN CIA LTDA., la empresa fu inscrita en el registro mercantil del Canton Quito el catorce de septiembre de mil novecientos setenta y siete. Medante escritura pblica celebrada ante el notario noveno del cantn Quito, el da primero de junio de mil novecientos noventa y dos, se procedi a transformar a la compaa de responsabilidad limitada en una sociedad annima, la cual se denomin Quito el diecisiete de diciembre de mil novencientos noventa y dos. Mediante una serie de actos societarios la compaa realiz varios aumentos de capital social y reforma de estatutos en la parte pertinente, siendo el ltimo el efectuado da dieciocho de septiembre del ao dos mil tres, debidamente inscrito en el registro mercantil del cantn Quito, el veinte y tres de octubre del ao dos mil tres, acto en el que fij su capital autorizado. mediante escritura pblica otorgada ante el notario vigsimo noveno del cantn Quito, el
TALLERES NISSAN S.A., escritura debidamente inscrita en el registro mercantil del cantn
La junta general extraordinaria y universal de accionistas reunida el veinte y siete de octubre de dos mil tres, resolvi capitalizar las utilidades del ejercicio econmico dos mil dos y efectuar un aporte en numerario de US 0.02, incremento que se lo realiz con cargo Quito con fecha veinte y cuatro de noviembre del dos mil tres. Las acciones estarn representadas por ttulos que contengan una o mas acciones
al capital autorizado de la compaa, inscribiendolo en el registro mercantil del cantn
debidamente firmados por el presidente y gerente general de la compaa.
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1 http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo histrico, estructuras bionacionales.
2.1.4 Organizacin del departamento contable de Talleres Nissan-Renault S.A., sucursal Manta
CONTADOR SUCURSAL
AUXILIAR CONTABLE I
AUXILIAR CONTABLE II
CRDITO Y COBRANZAS
FACTURACIN
DECLARACIN DE IMPUESTOS
CAJA
ARCHIVOS
Grfico No.01
Elaborado por: Autora de tesis
2.1.5 Perspectiva histrica de la calidad total
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La calidad total es el estadio ms evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones que ha sufrido el trmino calidad a lo largo del tiempo.
En un primer momento se habla de control de calidad, primera etapa en la gestin de la calidad que se basa en tcnicas de inspeccin aplicadas a produccin.
Posteriormente nace el aseguramiento de la calidad, fase que persigue garantizar un nivel contnuo de la calidad del producto o servicio proporcionado. Finalmente se llega a lo que hoy en da se conoce como calidad total, un sistema de gestin empresarial ntimamente relacionado con el concepto de mejora continua y que incluye las dos fases anteriores.
DIAZ De Santos. Calidad total en la gestin de servicios. PARASURAMAN A.
Et all, Madrid.
Los principios fundamentales de este sistema de gestin son los siguientes: Consecucin de la plena satisfaccin de las necesidades y expectativas del cliente (interno y externo). Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos llevados a cabo en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio pero no un fin). Total compromiso de la direccin y un liderazgo activo de todo el equipo directivo. equipo hacia una gestin de calidad total. Participacin de todos los miembros de la organizacin y el fomento del trabajo en Involucracin del proveedor en el sistema de calidad total de la empresa, dado el Identificacin y gestin de los procesos claves de la organizacin, superando las barreras departamentales y estructurales que esconden dichos procesos. Toma de decisiones de gestin basada en datos y hechos objetivos sobre gestin basada en la intuicin. Dominio del manejo de la informacin. fundamental papel de ste en la consecucin de la calidad en la empresa.
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La filosofa de la calidad total proporciona una concepcin global que fomenta la mejora la satisfaccin tanto del cliente interno como del externo. Se puede definir esta filosofa del siguiente modo:
contnua en la organizacin y el involucramiento de todos sus miembros, centrndose en
Gestin (el cuerpo directivo est totalmente comprometido) de la calidad (los miembro de la organizacin est involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible).
3
requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) total (todo
2.1.5.1 Procesos de Calidad Total Para realizar procesos de calidad total en una empresa de servicios es necesario plantear las siguientes preguntas: Qu entremiento estamos recibiendo? Qu debemos hacer? Qu retroalimentacin estamos recibiendo? Quines son nuestros clientes? , Qu puede hacerse para facilitar su trabajo? brindando un excelente servicio? Hemos revisado la descripcin de nuestro trabajo?
Qu puede hacerse para que nuestros clientes sepan que le estamos
3 http:/www.monografas.com/trabajos15/calidad-total/calidad-total.shtml
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Estamos satisfaciendo completamente a nuestros clientes? Y si no es as, cmo o qu debemos hacer?
2.1.6 Concepto de calidad Es una forma de ser orientada a la mejora contnua de personas, procesos, servicios de una organizacin, para crear valor a los ciudadanos y la sociedad.
Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solucin de problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el control de los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y as evitar que se presenten problemas. Una compaia debe desarrollar una estrategia de la calidad total a largo plazo; despus de asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la estrategia, de manera que sus integrantes puedan elaborar planes de accin a corto plazo detallados, asegurarse tambin que las actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a largo adecuado de una buena poltica de calidad, que pueda definir con precisin lo esperado de los empleados. plazo ya que la base del xito del proceso de mejoramiento es el estableciemiento
Et all, Madrid.
La poltica de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las aplicarse a la calidad de los servicios que ofrezca la campaa.
actividades de cualquier empleado y por ende de cualquier rea, igualmente podr
Tambin es necesario esclarecer los estndares de calidad, y as se podr cubrir todos los aspectos relacionados al sistema de calidad. A lo largo de la historia el trmino calidad ha sufrido numerosos cambios. Esta
evolucin ayuda a comprender de dnde proviene la necesidad de ofrecer una mayor calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la
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sociedad, y cmo poco a poco se ha ido involucrando toda la organizacin en la consecucin de este fin.
La calidad no se ha convertido nicamente en uno de los requisitos esenciales del producto sino que en la actualidad es un factor estratgico clave del que dependen la mayor parte de las organizaciones, no slo para mantener su posicin en el mercado sino incluso para asegurar su supervivencia. 2.1.6.1 Procesos de calidad Convertirse en el mejor, es un objetivo elevado y difcil.
Tener los mejores procesos de calidad de la empresa deber ser la meta de todos; se necesitar acontecimientos importantes que indiquen de qu manera se ir avanzando. A sto se refiere la calificacin del proceso de calidad de una empresa. para los equipos de mejoramiento de los procesos de calidad. La efectividad de un proceso de calidad se refiere a la forma acertada en que ste cumple los requerimientos de sus clientes finales. sta evala la calidad del proceso. De sta surgen los acontecimientos trascendentes y los puntos de reconocimiento
Et all, Madrid.
Exsten algunos puntos para evaluar un proceso, a continuacin se nombran los siguientes: Estar muy familiarizado con toda la documentacin existente y pertinente al proceso Acordar con el jefe del departamento las entrevistas con su personal 16
Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan la tarea, para conocer cabalmente lo que ocurre dentro del proceso. Comparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo para determinar cul deber ser la mejor operacin estndar.
2.1.6.1.1 Las siete herramientas bsicas de calidad Existen siete herramientas bsicas que han sido ampliamente adoptadas en las solucin de problemas operativos en los ms distintos contextos de una organizacin.
actividades de mejora de la calidad y utilizadas como soporte para el anlisis y
El ama de casa posee ciertas herramientas bsicas por medio de las cuales puede identificar y resolver problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser algunas, tijeras, agujas, corta uas y otros. As tambin para la industria existen controles o registros que podran llamarse "herramientas para asegurar la calidad de una fbrica", estas son las siguientes: 1 2 3 4 5 6 7
Hoja de control (Hoja de recogida de datos) Histograma Diagrama de pareto Diagrama de causa efecto Estratificacin (Anlisis por Estratificacin) Grfica de control Diagrama de scadter (Diagrama de Dispersin)
Et all, Madrid.
La experiencia de los especialistas en la aplicacin de estos instrumentos o Herramientas Estadsticas seala que bien aplicadas y utilizando un mtodo
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estandarizado de solucin de problemas pueden ser capaces de resolver hasta el 95% de los problemas. En la practica estas herramientas requieren ser complementadas con otras tcnicas cualitativas y no cuantitativas como son: La lluvia de ideas (Brainstorming) La encuesta La entrevista Diagrama de Flujo Matriz de Seleccin de Problemas, etc.
Hay personas que se inclinan por tcnicas sofisticadas y tienden a menospreciar que es posible resolver la mayor parte de problemas de calidad, con el uso combinado de estas herramientas en cualquier proceso de manufactura industrial.
estas siete herramientas debido a que parecen simples y fciles, pero la realidad es
Las siete herramientas sirven para: Detectar problemas Delimitar el rea problemtica Estimar factores que probablemente provoquen el problema Determinar si el efecto tomado como problema es verdadero o no Prevenir errores debido a omisin, rapidez o descuido Confirmar los efectos de mejora Detectar desfases. 4
2.1.7 El control de calidad

4 http:/webs.demasiado.com/ing_industrial/ingenieria/control/index.html
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La evolucin del concepto de calidad en la industria y en los servicios muestra que pasamos de una etapa donde la calidad solamente se refera al control final.
Para separar los productos malos de los productos buenos, a una etapa de control de final llegar a una calidad de diseo que significara no solo corregir o reducir defectos sino prevenir que esto suceda, como se postula en el enfoque de la calidad total. El camino hacia la calidad total adems de requerir el establecimiento de una filosofa de calidad, crear una nueva cultura, mantener un liderazgo, desarrollar al personal, trabajar
calidad en el proceso, con el lema: "La calidad no se controla, se fabrica", para al
en equipo, desarrollar a los proveedores, tener un enfoque al cliente y planificar la calidad, demanda vencer una serie de dificultades en el trabajo que se realiza da a da. Se requiere resolver las variaciones que van surgiendo en los diferentes procesos de produccin, reducir los defectos y adems mejorar los niveles estndares de actuacin. Para resolver estos problemas o variaciones y mejorar la calidad, es necesario basarse en hechos y no dejarse guar solamente por el sentido comn, la experiencia o la audacia, asumir la responsabilidad. De all la conveniencia de basarse en hechos reales y objetivos. Adems es necesario aplicar un conjunto de herramientas estadsticas siguiendo un procedimiento sistemtico y estandarizado de solucin de problemas. 2.1.7.1 Ventaja del Control de Calidad Incrementan las ventas Competitividad basarse en stos tres elementos puede ocasionar que en caso de fracasar nadie quiera
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Innovacin
Nueva tecnologa de punta Reconocimiento de la empresa Reduccin de desperdicios Menos reprocesos o retrabajo Reducen los costos de produccin Mayor utilidad Reconocimiento del empleado La empresa cuenta con personal de calidad Trabajo en equipo Mejora la comunicacin entre empleados y jefes Mayor capacitacin de personal.
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Ofrecer un precio ms bajo del producto o servicio
2.1.8 Productividad Productividad puede definirse como la relacin entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados; en la fabricacin, la productividad sirve empleados. Productividad en trminos de empleados es sinnimo de rendimiento. En un enfoque y/o insumos en un periodo de tiempo dado se obtiene el mximo de productos. para evaluar el rendimiento de los talleres, los equipos de trabajo y por ende a los
sistemtico decimos que algo o alguien sean productivos con una cantidad de recursos
La productividad se mide como la relacin entre insumos y productos, en tanto que la eficiencia representa el costo por unidad de producto. 5 2.1.8.1 Importancia de la productividad El nico camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad o sus utilidades es aumentando su productividad. Y el instrumento fundamental que
5 http:/webs.demasiado.com/ing_industrial/ingenieria/control/index.html
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origina una mayor productividad es la utilizacin de mtodos, el estudio de tiempos y un sistema de pago de salarios. Que tan productiva o no sea una empresa podra demostrar el tiempo de vida de sta, es por eso que hoy en da no son competitivos quienes no cumplan con: calidad, produccin, bajos costos, tiempos estndares, eficiencia, innovacin,
nuevos mtodos de trabajo, tecnologa, y muchos otros conceptos que hacen que cada da la productividad sea un punto de cuidado en los planes a largo y corto plazo, adems de la cantidad de producto fabricado con total recursos utilizados.
5/.
2.1.8.2 Tiempo El tiempo de ciclo es la cantidad total de tiempo que se requiere para completar un proceso, esto no slo incluye la cantidad de tiempo que se requiere para realizar el trabajo, sino tambin el tiempo que se dedica a trasladar documentos, esperar, almacenar, revisar y repetir el trabajo. El tiempo del ciclo es un aspecto fundamental en todos los procesos crticos de la empresa. La reduccin del tiempo total de ciclo libera recursos, reduce costos, mejora la calidad del output y puede incrementar las ventas. Por ejemplo, si reduce el tiempo del ciclo correspondiente al desarrollo del proceso, podr ganar ventas y participacin de mercado. Si reduce el ciclo de facturacin, tendr ms dinero en xito y el fracaso. 6 2.1.8.3 Objetivos de la calidad interna Identificar el colectivo de Clientes y Proveedores Internos de la compaa, a travs del anlisis de los procesos de actividad y de sus interfaces. Definir, con el mximo nivel de detalle posible, los atributos que constituyen el concepto de calidad interna, con el fin de realizar una adecuada medicin de los mismos.
6 http:/www.monografas.com/trabajos6/prod/prod/.shtml
efectivo a su alcance. El tiempo del ciclo puede establecer la diferencia entre el
21
Disear un sistema de medicin de la calidad interna que tenga en
consideracin tanto las percepciones del personal (satisfaccin del cliente interno), como datos objetivos sobre el funcionamiento de los procesos (indicadores internos). Y por ltimo implantar una metodologa de recogida de la informacin, medicin y anlisis de la misma basada en la mejora contnua.
2.1.8.4 La metodologa
Metodologa es un estudio cientfico que nos ayuda a descubrir nuevos conocimientos. Es un conjunto de mtodos, sistemas y condiciones tericas referenciales. La metodologa es la forma que en un proceso investigativo se establecen las interrelaciones que existen entre la teora y el mtodo; entre la teora y el conocimiento del objeto y, en general entre el mtodo y el objeto. En esta investigacin se puntualizar los siguientes aspectos: Constitucin de un equipo de proyecto. Identificacin de clientes y proveedores internos. Medicin de la calidad interna.
Definicin de los atributos que definen la calidad interna. Anlisis de la informacin e informes de resultados. Propuesta de plan de mejora de la calidad interna. Presentacin final de resultados.7
2.1.8.5 Mejoramiento continuo Durante muchos aos, los empresarios han venido manejando sus negocios trazndose slo metas limitadas, que les han impedido ver mas all de sus necesidades inmediatas, es decir, planean nicamente a corto plazo; lo que
7 HERNAN AULESTIA G., Universidad Tecnolgica Equinoccial, primera edicin, junio 1995
22
conlleva a no alcanzar niveles ptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios. De acuerdo a grupos gerenciales japoneses, el secreto de una compaas de sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofa que debe ser aplicada a todos los niveles jerrquicos en una organizacin, y sta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte mas amplio, donde se buscar siempre la excelencia e innovacin que les dar a los empresarios a incrementar su competitividad, y disminuir los costos, orientando los esfuerzos a generar satisfaccin a las necesidades y expectativas de los clientes. 2.1.8.6 Importancia Esta tcnica gerencial es muy importante puesto que con su aplicacin se puede contribuir a mejoramiento de las debilidades y afianzar las fortalezas de una organizacin. Por medio del Mejoramiento Continuo se logra ser mas productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organizacin, por otro lado las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algn inconveniente pueda mejorarse o corregirse, como resultado de la mercado y hasta llegar a ser lderes. 2.1.8.6.1 Ventajas aplicacin de sta tcnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del
mayor xito en el mundo, radica en poseer estndares altos de calidad, tanto para
Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles. Se concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
23
Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una primas.
reduccin en los costos, como resultado de un consumo menor de materias Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos. Permite eliminar procesos repetitivos. Desventajas
2.1.8.6.2
Cuando el mejoramiento se concentra en un rea especifica de la entre todos los miembros de la empresa.
organizacin, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe Requiere de un cambio en toda la organizacin, ya que para obtener el xito es necesaria la participacin de todos los integrantes de la organizacin y a todo nivel.
En vista de que los gerentes en la pequea y mediana empresa son muy conservadores, el mejoramiento continuo se hace un proceso muy largo. Hay que hacer inversiones importantes. 8
2.1.9 Normas ISO La ISO (International Standarization Organization) es la entidad internacional encargada de favorecer la normalizacin en el mundo. Con sede en Ginebra, es una federacin de organismos nacionales, stos, a su vez, son oficinas de normalizacin que actuan de delegadas en cada pas, como por ejemplo: AENOR en Espaa, AFNOR en Francia, DIN dar mas eficacia a las normas nacionales. 9 en Alemania, etc. Con comits tcnicos que llevan a trminos las normas. Se cre para
8 9
http://monografas.com/trabajos/morcont/mejorcont.shtml http://www.miliarium.com/Paginas/Normas/pfa.htm Normas ISO/UNE/ANSI
24
Las normas son un modelo, un patron, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una frmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las caractersticas que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional.
La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unificar los usos para conseguir menores costos y efectividad. Tiene valor indicativo y de gua. Actualmente su uso se va extendiendo y hay un gran inters en seguir las normas existentes porque desde el punto de vista economico reduce costos, tiempo y trabajo.
Criterios de eficacia y de capacidad de respuesta a los cambios. Por eso, las normas que se presenten del campo de la informacin y documentacin, son de gran utilidad porque dan respuesta al reto de las nuevas tecnologas. 10
CAPTULO III
3.1 Base Legal de la empresa Talleres Nissan S.A. En la ciudad de San Francisco de Quito, capital de la repblica del Ecuador, al primero de
junio de mil novecientos noventa y dos, ante el notario noveno del canton Quito dctor Gustavo Flores Uzcategui, comparacen los seores economista Fabian Malo Casao e ingeniero Gil Malo lvarez caso en sus calidades respectivas de presidente y gerente de la compaa SERVICIO Y TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN COMPAA
LIMITADA, segn constan de los documentos adjuntos; los comparecientes son de
nacionalidad ecuatoriana, mayores de edad, domiciliados en esta ciudad legalmente

10
http://www.ilo.org/public/spanish/region/ampro/cinterfor/temas/calidad/doc/i.../index.ht
ISO 9000 y competencia laboral
25
casados a quienes conozco de que doy fe y se presentan para que eleve la escritura pblica la minuta siguiente: En el registro de escrituras pblicas a su digno cargo, srvase incorporar una de cambio
de denominacin, transformacin de compaa de responsabilidad limitada, SERVICIO

TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN COMPAA LIMITADA, en una sociedad
annima, con la denominacin de TALLERES NISSAN S.A., ampliacin del objeto social, reforma y adopcin del nuevo estatuto social, al tener las siguientes clusulas: Segn la clusula primera comparecieron a la celebracin de la escritura pblica, los seores economista Fabin Malo e Ingeniero Gil Malo lvarez, en calidades de nombramientos debidamente inscritos. Segn la segunda clusula, el veinte y ocho de octubre de mil novecientos setenta y seis, ante el notario un dcimo del cantn Quito, se constituy la compaa denominada
QUINIENTOS DOS MIL SUCRES (s/. 1502.000,00 ).
presidente y gerente de la compaa, respectivamente conforme consta de los
INMOBILIARIA CIELO AZUL COMPAA LIMITADA, con un capital social de UN MILLON
El veinte y siete de diciembre de mil novecientos setenta y seis, por escritura pblica, cesin de participantes e igualmente se la inscribe legalmente en el registro mercantil.
otorgada ante el mismo notario un dcimo del cantn Quito, se efecta una segunda
El veinte y siete de abril de mil novecientos setenta y siete, se procede a cambiar la denominacin de la empresa INMOBILIARIA CIELO AZUL COMPAA LIMITADA. A
SERVICIO TECNICA AUTOMOTRIZ TALLER DATSUN COMPAA LIMITADA se reform SUCRES (s/. 4000.000,00) y se reforman los estatutos.
8/
el objeto social, se aumenta el capital social a la suma de CUATRO MILLONES DE La junta de socios de la compaa SERVICIO Y TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES
DATSUN COMPAA LIMITADA. Efectuada el catorce de abril de mil novecientos
noventa y dos, resolvi:
26
a) Transformar la compaa de responsabilidad limitada denominada SERVICIO Y

TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN COMPAA LIMITADA, a sociedad
annima. b)
c) Copia certificada del acta de junta general de socios celebrada el da lunes catorce de abril de mil novecientos noventa y dos, ante el seor notarios se design agregar las dems clusulas de estilo para la perfecta validez de este instrumento.11 3.2 Objetivos En abril del 2001 se inicia en la compaa Talleres Nissan Renault S.A. un proceso
Nombramiento de presidente y gerente de la compaa, debidamente inscrita.
llamado estratgia y mejoramiento contnuo que busca la excelencia estratgica y operativa de tal forma que se garantice la supervivencia de la compaa por ser la preferida en el mercado ecuatoriano. Este proceso sirve para hacer un diagnstico completo de forma permanente y definir los objetivos anuales del negocio, tomando en cuenta que la empresa Talleres Nissan Renault S.A. opera en diferentes ciudades.
Los objetivos definido en el negocio y por ende por cada ciudad donde opera y los objetivos corporativos debern ser la gua para el trabajo de todos quienes hacen Talleres la misin y visin, los cuales fueron revisados en el mes de noviembre del 2001. Renault S.A., a nivel directivo, gerencial y operativo, Nissan Renault S.A., as mismo los objetivos sern los que garantizan el cumplimiento de Definidos los objetivos corporativos por ciudad, todos los empleados de Talleres Nissan podran participar, buscar e
implementar la mejor forma de hacer los procesos y actividades.
3.2.1 Los objetivos corporativos son:
11 Informacin tomada de los estatutos , reglamento internos y escrituras que reposan en el departamento de recursos humanos de la empresa Talleres Nissan S.A.
27
1.
El compromiso de Talleres Nissan Renault S.A., es mantenerse como una empresa de servicio a nivel de un Sistema de Gestin de Calidad, promoviendo bienestar para nuestros colaboradores y rentabilidad para nuestros accionistas.
2.
Excelencia en el servicio generando la total satisfaccin para todos nuestros clientes esforzndonos en brindar un servicio oportuno, garantizado y de una alta calidad.
3. 4.
Construir permanentemente una cultura de calidad que nos permita el mejoramiento contnuo de los procesos. Comprometer a los colaboradores mediante la capacitacin y evaluacin constante de los mismos implantando liderazgo en cada uno de nuestros puestos de trabajo.
3.2.2 Las metas corporativas son: 1. Rentabilidad neta mnima 9% por sucursal. 3. Ser la 1era. Compaia en Servicio
2. Desarrollo Personal: Calificado, Entrenado, Motivado, Satisfecho 4. Ser la 1era. en Tasa de Satisfaccion al Cliente 3.3 Misin y Visin 3.3.1 Misin Da un servicio de mantenimiento y reparacin de vehculos NISSAN Y nuestros clientes de la sucursal de Manta. 3.3.2 Visin
RENAULT, que brinde seguridad, confianza, garant a y satisfaccin a todos
28
Ser reconocidos como la red lder de servicios automotrices con la mayor cobertura en el mercado ecuatoriano y destacarnos por nuestros servicios de alta calidad orientado siempre a la satisfaccin total de nuestros clientes. 12
3.4 Servicios que ofrece 3.4.1 Post- Venta La vida de un vehculo va a depender del mantenimiento especializado y repuestos originales que se utilice en el mismo. Es por esto que la compaia Automotores y Anexos S.A., mantiene la filosofia de la excelencia que se concentra en la satisfaccion total de los clientes poniendo a dispociones sus centros de Post-venta de Servicio Tcnico, Repuestos Originales y Boutique.
Un equipo calificado de profesionales y ms de 340 colaboradores directos se permanente para el soporte diario directo de las fabricas Nissan. Los centros de post-venta a nivel nacional estn equipados con la mejor tecnologa para mantener a punto los vehculos NISSAN y asi brindar el respaldo necesario a los clientes. 13 3.4.2 Servicio Tcnico
encuentran dentro de la red de POST-VENTA. El personal recibe capacitacin
Las oficinas centrales de Servicio se encuentran ubicadas en la Av. De Los Granados E-11 y Av. 6 de Diciembre, Quito. En stas instalaciones se realiza el mantenimiento y reparacin de los vehculos de los clientes esto a nivel de toda la Latino Amrica. red nacional. Adems ste es uno de los centros de post-venta ms grandes de
12 8/. http://www.nissan.com.ar/conozca_historia.shtml
Conozca Nissan - Historia
13 http://www.nissan.com.ar/conozca_historia.shtml
29
Foto No.2
Adicionalmente cuenta con 7 servicios (rpidos) que son los que ofrecen Talleres Nissan Renault S.A. alrededor del pas los Talleres cuentan con una serie de servicios muy completos. 3.4.2.1 Sistema de gestin de calidad.- Como parte de las actividades de
servicio, muestra adems el diseo de mejora de los procesos del sistema de servicio cada da mejor a los clientes, una estandarizacin que contempla desde la
gestin de calidad para todo el pas lo cual garantiza a la vez de brindar un imagen interna y externa de todas las instalaciones de los concesionarios y sus empleados hasta la aplicacin de las operaciones detalladas en las reparaciones y mantenimiento de los vehculos.
Con el apoyo del enfoque en procesos se puede determinar las capacidades diarias y cuanto recurso humano y material debe participar en las diferentes reas de los servicios tcnicos de manera que se brinde un servicio eficiente y que se logre obtener rentabilidad para la empresa. 3.4.3 Capacitacin.- Uno de los principales objetivos es tener personal tcnico altamente capacitado para realizar reparaciones y mantenimientos efectivos a vehculos Nissan, tantos en mecnica express como en mecnica pesada, para lo cual la empresa imparte constantemente cursos de capacitacin al personal con estrictas maneras de desempeo las cuales son tomadas en cuenta en la informacin y mejorar con grupos de trabajo.
30
La capacitacin se d desde cursos de mecnica bsica, pasando por carroceria,
electricidad y mecnica pesada, hasta cursos a los asesores de servicio para que se establecido por fbrica. 14
pueda cumplir con los requisitos de atencin al cliente, de acuerdo a estndares
3.4.4 Mantenimiento Preventivo.- Talleres Nissan Renault est preparada para realizar el chequeo peridico general a los vehculos de sus clientes de manera que obtenga un funcionamiento adecuado. Estas visitas consisten en evitar cualquier dao futuro en su motor y diferentes partes del mismo. Se recomienda que ste sea puntual como se estipula en los manuales de cada vehculo. 3.4.4.1
Servicio Express.- Se presenta adems ste servicio ajustado a las
necesidades de sus clientes, conociendo las mltiples ocupaciones y el corto tiempo que ellos tienen para la espera. Creada para cualquier inconveniente que presente su vehculo y que logicamente incurra en un arreglo rpido. 3.4.4.2 Alineacin y Balanceo.- Como un servicio complementario y valor
agregado para los clientes, cuenta con stos servicios computarizados haciendo que el trabajo que se realice sea exacto y preciso. 3.4.4.3 Reparacin de motores.- Los tcnicos poseen el conocimiento profundo
y necesario de los diversos modelos que presenta la marca para poder realizar trabajos de mecnica pesada. Esto se debe al apoyo incondicional de fbrica a nivel mundial. 3.4.4.4 Lavadora.- La limpieza necesariamente formar parte del procedimiento final a realizar los vehiculos que ingresen a las instalaciones. 3.4.4.5 empresa tiene un esquema de la cual ser rpidamente solucionado. Electricidad.- Si la electricidad es un problema en el automotor, la
3.4.4.6 Aire acondicionado y tapicera.- Cualquier tipo de inconveniente con el sistema de aire acondicionado podrn ser solucionados por los tcnicos y con herramientas especializadas.
31
3.4.4.7
Lubricacin.- Personal especializado se har cargo del automvil,
lubricandolo completamente. 3.4.4.8 Control de Calidad.- El 100% de los vehculos que son ingresados para algn tipo de operaciones ser detenidamente probado y controlado, si la especialmente elegidas para comprobar el correcto funcionamiento del vehculo. 3.4.4.9 operacin realizada amerita la prueba de ruta sta se realiza, con rutas Repuestos Originales.- Las oficinas centrales del departamento de
repuestos se encuentran ubicado en Quito en la avenida de los Granados y 6 de diciembre. En stas instalaciones se realiza la comercializacin directa de servicio tcnico, a ms de la administracin de los pedidos de repuestos a nuestras fbricas, la administracin de garantas manejo administrativo de las lneas de accesorios, la de lubricantes y aditivos, y neumticos de alta calidad marca repuestos Nissan al pblico (por mostrador) el aprovisionamiento a nuestros
PIRELLI. El personal que se encuentran en estas lneas brinda el soporte necesario para la gestin del departamento de repuestos en cada una de las sucursales a nivel nacional.
Foto No.3
La empresa cuenta con un almacn central de repuestos (ACDR), el cual comprendido de un rea de 1800 m aproximadamente, de los cuales 1000 m corresponden al rea NISSAN que es el 60% y 800 m corresponden al rea RENAULT, el 40%. El ACDR almacena mas de 25.000 referencias de repuestos originales y garantizados de los modelos provenientes de Japn, Mxico y Espaa. Aqu se centralizan todas las importaciones nacionales de repuestos 32
Nissan, sin embargo las sucursales cuentan con sus respectivas bodegas, las cuales son alimentadas desde el ACDR de manera cont nua. El respaldo y compromiso con los clientes trasciende en la gestin con una serie
de operaciones realizadas en el almacn como la recepcin de los repuestos solicitados a las fbricas y despacho de los mismos a toda la red de consecionarios autorizados en el pas; la frecuencia de pedidos dependen de los distintos tipos de repuestos.9/ 3.4.4.10 Carrocera y pintura
Talleres Nissan Renault, pone a disposicin de sus clientes los servicios de todos los estndares de implementacin, equipamiento y capacitacin exigido de los fabricantes en todo el mundo. Es importante mencionar que los tcnicos de reparacin cuentan con el conjunto de herramientas actualizadas.
ENDEREZADA y PINTURA, denominado carrocera rpida, los mismos que cubren
Se realizan los trabajos complementados cumpliendo con un riguroso control de calidad durante todo el proceso de reparacin lo que asegura la calidad de los trabajos. As todas las reparaciones realizadas en nuestros talleres guardan las especificaciones de seguridad hacia los vehculos de los clientes. Para la empresa el cliente totalmente satisfecho es tan importante, como lo es al momento de realizar algn tipo de trabajo es por eso que ha diseado mecansmos que garantizan la mxima reduccin de los tiempos de trabajo de manera que la inmovilizacin de los vehculos de los clientes sea mnima.
Es nuestro compromiso facilitar las operaciones administrativas con las compaias de seguro para que el cliente no tenga ningn tipo de inconvenientes. El 70% de los accidentes que ocurren en el mercado son por colisiones menores, en estos casos, se reparan vehculos hasta con tres piezas de sustitucin durante 12 y 48 horas y si la intervencin es programada mediante una cita previa podemos
33
entregar el vehculo en el mismo da. En caso de colisiones mayores, contamos con equipos de medicin y capaces de corregir cualquier deformacin.
Foto No.4
3.4.4.11 Carrocera rpida.- Este ciclo de trabajo en los vehculos se aplica entrega con un mximo de 48 horas.
cuando la colisin tiene hasta tres piezas afectadas, y nuestra promesa es la 3.4.4.12 Carrocera larga.- Proceso en el cual involucra una compostura de alta complejidad, y que se necesita de varias intervenciones. 15
3.5 Organigrama de la empresa Talleres Nissan Renault S.A. Para alcanzar los objetivos la empresa Talleres Nissan Renault S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:
GERENTE TALLERES NISSAN SUCURSAL MANTA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS JEFE DE TALLERES

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ATENCIN AL CLIENTE
DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTADORA SUCURSAL
34
SECRETARIA ASESORES DE SERVICIOS CONTROL DE CALIDAD
AUXILIAR I
AUXILIAR II
RECEPCIONISTA
SERVICIO TCNICO
MENSAJERIA
CRDITO Y COBRANZAS
DECLARACIONES DE IMPUESTOS
CONTABILIZACIONES
FACTURACIN
MECNICOS NISSAN
MECNICOS Renault
ARCHIVO
N-STEP I
N-STEP II
COTEC I
COTEC II
CARROCERA Y PINTURA
ENDEREZADA NISSAN Y RENAULT TECNICENTRO
PINTURA NISSAN Y RENAULT
ALINEADORA NISSAN Y RENAULT
BALANCEOS NISSAN Y RENAULT
LAVADOS Y SECADOS
Grfico No.02
3.5.1 Estructura corporativa Esta conformado por el siguiente personal: No. 1 2 Nombre Alberto Alvarez Luis Chato Profesin Abogado Ingeniero Jefe Cargo Gerente Sucursal
35
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Antonio Cedeo Mario Franco Cristhian Lpez Freddy Espinoza Rolando Delgado Danny Alvarez Carlos Mora Lider Cantos Gustavo Macias Leonel Cantos Roberto Chvez Liseth Delgado Mariana Garcia Leticia Andrade Jorge Jaramillo Martha Vera Mayra Garcia Lolita Saltos
Tabla No. 1
Tecnlogo Asesor de Servicio Ingeniero Control de Calidad Tecnlogo Mecnico Nissan N-Step I Ingeniero Ingeniero
Tecnlogo Mecnico Nissan N-Step II
Mecnico Renault Cotec I
Tecnlogo Carrocera Enderezada Tecnlogo Carrocera Pintura Tecnlogo Carrocera Pintura
Mecnico Renault Cotec II
Tecnlogo Tecnicentro Balanceos
Tecnlogo Tecnicentro- Alineacin Estudiante Atencin al cliente Ingeniera Egresada Egresado Ingeniera Ingeniera Ingeniera Secretaria Gerencia Recepcionista Mensajera Contadora Sucursal Auxiliar ContableI Auxiliar Contable II
Juan Carlos Flores Estudiante Lavados
3.5.2 Estructura del departamento contable Para llevar una mejor organizacin del departamento contable, la contralora tomando en cuenta la jerarqua ha estructurado a dicho departamento de la siguiente forma:
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
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FINANCIERO PAGOS NMINA PAGOS PROVEEDORES FONDOS ROTATIVOS
CONTADOR SUCURSAL AUXILIARES I Y II INGRESOS Y EGRESOS INVENTARIOS
CARTERA CRDITO Y COBRANZAS
DECLARACIONES DE IMPUESTOS FACTURACIN Y CAJA ARQUEO DE CAJA CHICA Y CAJA GENERAL ARCHIVOS
Grfico No.03 Elaborado por: Autora de tesis
3.5.3 Anlisis FODA del rea contable de Talleres Nissan Renault S.A. La sigla FODA es una herramienta analtica que permitir trabajar con toda la
informacin que se obtenga sobre el negocio o empresa, til para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares de un negocio y el entorno en el cual ste compite.
Anlisis Fortalezas, Oportunidades, Debilida des y Amenazas de una institucin, Eco. Jaime Zavala, Facultad de Ciencias Econmicas de La Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab
Al analizar el FODA se presentarn mltiples aplicaciones que pueden ser usadas por todos los niveles de la corporacin y en diferentes unidades de anlisis tales como producto, mercado, incluso hasta servicios.
37
Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del anlisis FODA, pueden ser de que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios. El FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito de una
gran utilidad en el anlisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que se disee y
empresa. Se debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al amenazas claves del entorno.
compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y
3.5.3.1 Fortalezas: a estas se incluyen las capacidades especiales que tienen las empresas, y por lo que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Actividades que se desarrollan positivamente, recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, entre otros. 3.5.3.2 Oportunidades: aquellos factores que resultan positivos, favorables, que permiten obtener ventajas competitivas. 3.5.3.3 Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc. 3.5.3.4 Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin. Segn lo expuesto el FODA se analiza en dos partes: interna y externa. La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de la empresa, aspectos sobre los cuales sta tiene algn grado de control. La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar la empresa en el mercado seleccionado. explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y
Anlisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una institucin, Eco. Jaime Zavala, Facultad de Ciencias Econmicas de La Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab
38
Aqu hay que desarrollar toda la capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para disminuir o definitivamente eliminar las amenazas, circunstancias sobre las cuales la empresa tenga poco o ningn control directo. A continuacin se presenta un anlisis FODA EMPRESA de la compaa Talleres Nissan Renault S.A., especificamente en el departamento contable.
FACTORES
FOTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
Personal con Gran nmero estudios de profesionales cuarto nivel contables desempleados
de Implementacin de nuevo sistema contable de la empresa
RECURSO HUMANO
Personal en constante capacitacin y actualizacin en el rea contable
Empresas Competidoras no invierten en capacitacin de sus empleados, especificamente los empleados del rea contable Confianza de la Prospectos de gerencia empleados calificados general y de los dispuestos a trabajar altos ejecutivos de forma responsable y oportuna
Que el personal no ponga en prctica los conocimientos adquiridos en las capacitaciones
Tabla No. 2
Elaborador Por: Autora de tesis
Que los empleados del departamento contable abusen de la confianza de la gerencia y no cumplan con sus actividades en el tiempo estipulado
Empresas creadas para el manejo exclusivamente de la contabilidad de compaias Empresa competidoras invierten en capacitaciones para sus empleados del rea contable fuera del pas Posibles nuevos empleados que no se alinean a los requerimientos de la Gerencia
39
CAPTULO IV
4.1 Procesos de Calidad Total para el mejoramiento operativo del departamento contable.
En este captulo de identificar el problema que genera la desorganizacin en el departamento contable y por ende el inadecuado manejo operativo del mismo, as como tambin el motivo de la mejora y el reconocimiento de las caracteristicas del problema, y las causas, para esto se lo representr en un diagrama causa efecto, de igual forma se presentar un plan de accin como medida para evitar las causas principales, o la eliminacin definitiva de stas. Se estructurar el diseo de un manual de procedimientos, el mismo que ayudar a que se trabaje de forma organizada tanto en lo operacional como en lo funcional dentro del departamento contable. 4.1.1 Identificacin del problema.
La desorganizacin del departamento contable e impuntualidad al cumplimiento de reportes e informacin financiera, esto conlleva a que la gerencia no pueda presentar el informe final para que sean presentados en la junta de accionistas, y que adems no se pueda tener un control interno bsicamente que se referiera a ingresos y gastos de la empresa. Por la desorganizacin no se estara controlando de forma apropiada y confiable el tema de cuentas por cobrar ya que la empresa no cuenta con los respaldos necesarios de las ventas a crditos. 4.1.2 Motivo de la mejora
Con la realizacin del manual de procesos, se espera mejorar a la organizacin del departamento contable, para as cumplir con puntualidad la presentacin de la informacin requerida por la gerencia.
40
4.1.3 Observacin: Reconocimiento de las caractersticas del problema (efectos).
El reconocimiento de los problemas se lo realiz a travs de una reunin donde los participante colabor con el planteamiento de los problemas que se sucitan en el rea contable. Los problemas planteados fueron los siguientes: 1. Retraso en la presentacin de la gerencia.
particpantes fueron las personas que laboran en el rea a mejorar (contabilidad), cada
2. Documentacin incompleta (facturas de clientes con los respaldos incompletos). 3. Falta de compromiso del personal involucrado 5. Descontrol en gastos y compras locales. 4. Retraso en la entrega de los Estados Financieros. 6. El inapropiado control de personal es decir en sus horarios. 7. Soportes de facturas a crdito no constan como respaldos. 8. La falta de un personal exclusivo para el control interno.
Elaborado por: Autora de Tesis
Tabla No.3
Los problemas obtenidos de la lluvia de ideas dotadas por los participantes de la reunin fueron depurados, debatidos y explicados, por los involucrados directamente por el responsable de cada aportacin y por su puesto por el resto de los asistentes del grupo. Se eliminaron aquellos problemas que no tuvieron una aceptacin consensual de pertinencia a la problemtica tratada, aquellos que estn contenidos en otros problemas o controversias se procedi a realizar una votacin por minora simple. son similares a aquellos exgenos a la organizacin, cuando se presentaron casos de
Una vez expuesto los diferentes criterios los participantes del grupo procedieron a depurar en cinco los problemas antes planteados, los mismos que se detallan a continuacin: 1. Retraso en la presentacin de informes a la gerencia. 2. Retraso en la entrega de los Estados Financieros. 3. Soportes de facturas a crdito no constan como respaldos.
41
4. Documentacin incompleta (facturas de clientes con los respaldos incompletos). 5. Falta de compromiso del personal involucrado
Tabla No.4
4.1.3.1 Cuantificacin y subdivisin del problema u oportunidad de mejora selecccionada. Para la priorizacin se utiliz la MATRIZ DE HOLMES, adaptada para los fines de este trabajo. Dicha Matriz tiene por objeto realizar un balance comparativo del nivel de importancia de los problemas. La comparacin es iterativa: Cul problema es ms importante para ser solucionado?. En los casos de controversia entre los participantes, se procedi a realizar una votacin por mayora simple. P R O B L E M A S Matriz de Priorizacin de Holmes
PROBLEMAS 1 2 3 4 5 1 0,5 0 0 0 0 2 1 0 0,5 0,5 0,5 3 1 0 0,3 0,5 0
4 1 0,5 0,5 0,5 0,5
5 1 1 0 1 1 ET
E 4,5 1,5 1,3 2,5 2,0 11,8
PMR=E/ET 0,38 0,13 0,11 0,21 0,17
PRIORIDAD 1ERO 4TO 5TO 2DO 3ERO
Luego de escoger el problema a tratar y el rea donde se encuentra el problema, se escogidos. 4.1.4 Anlisis: Identificacin de las causas principales.
Tabla No.5
procedi a realizar una lluvia de ideas de las posibles CAUSAS de los problemas
De los cinco problemas antes seleccionados se resume a uno solo, el cual quedara de la siguiente manera: Desorganizacin operacional y funcional del personal del rea contable. Causas Propuestas
1. Incapacidad del personal del departamento contable.
42
2. Falta de compromiso. 3. Falta de capacitacin cuentas. 4. Sobrecarga de trabajo de las personas que realizan las contabilizaciones de las 5. Desmotivacin con el salario que perciben las personas que trabajan en 6. Carencia de aptitudes y actitudes. contabilidad.
7. Desorganizacin de documenetacin de soporte. 8. Desactualizacin del sistema contable.

Tabla No.6
9. Desactualizacin de normas tributarias.
4.1.5 Diagrama de Causa Efecto
El diagrama Causa Efecto es un vehculo para ordenar, de forma muy concentrada, todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto. Por lo tanto el diagrama causa efecto permite lograr un conocimiento comn de un presentan y organizan teoras. Slo cuando stas teoras son constrastadas con datos se puede probar las causas de los fenmenos observables. A continuacin el diagrama de las causas propuestas Diagrama de Causa Efecto Personas
Incapacidad de la persona
problema complejo sin ser nunca sustitutivo de datos. Los diagramas causa efectos
Mtodos
Sobrecarga de trabajo Desorganizacin de documentos de soporte Desactualizacin del sistema contable Desactualizacin de normas tributarias
Falta de compromiso Falta de capacitacin
Desmotivacin con el salario Carencia de aptitudes y actitudes
Desorganizacin operacional y funcional del personal del rea contable
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Mquinas
Materia Prima
Elaborado por: Autora de
Tesis
Grfico No.04
Al interpretar el diagrama que se presenta se observa las causas por las que se originan los problemas en el departamento de contablidad tanto en lo que dependen de las personas que laboran en el, como en los mtdos que utilizan. y funcional del personal del rea contable.
Gu
Al final se resume en un problema que se lo define como desorganizacin operacional

a para la elaboracin de tesis Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab biblioteca Manta, diagrama causa efecto.2002
De acuerdo a las causas que se han presentado se seleccionaran las causas definitivas las cuales se mostrarn en el siguiente cuadro:. Causas Definitivas 1. Desorganizacin de documentos de respaldo a crditos. 2. Falta de capacitacin. 4. Falta de compromiso. 3. Desactualizacin del sistema contable. 5. Falta de procesos de calidad total para el mejoramiento operativo y funcional del departamento contable
Tabla No.7
Esto ayudar a conocer que el problema radica en que no xiste un PROCESO DE CALIDAD TOTAL PARA EL MEJORAMIENTO OPERATIVO
DEPARTAMENTO CONTABLE, el cul est afectando a uno de los pilares fundamentales de la empresa, como es es rea contable.
DEL
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A continuacin se presentan las metas a alcanzar con la conformacin del grupo de mejoramiento contnuo.
1. Creacin de un nuevo sistema de archivo que premita separar los respaldos y 2. Que la contabilizacin de las cuentas se realice en forma diaria y secuencial. 3. La puntualidad en la entrega de los Estados Financieros 4. Capacitacin constante del personal del departamento contable. llevarlos en forma diaria.
5. Animar al grupo de trabajo para que exista un verdadero compromiso que dependa de cada una de las personas que conforman el departamento contable.
Tabla No.8
4.1.6 Plan de Accin: Medidas de solucin para evitar las causas principales. Se identificarn, programarn e implantarn las soluciones con la ayuda del plan de accin que se detalla a continuacin:
PLAN DE ACCION
Qu Cmo Quin Dnde Cundo Cuanto Desorganizacin -Cajera 20 horas de documentos Crear un -Cobranzas Departamento Febrero distribuidas que respalden proceso de -Contadora de Caja y 2007 en 1 hora crditos. cobranzas -Gerente Cobranzas diaria por un mes Capacitar a -Contadora Falta de todo el personal -Auxiliares Centro de Febrero $350 capacitacin del -Cajera capacitaciones 2007 8 horas de departamento -Credito y duracin contable cobranzas Contratar una
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Actualizacin del empresa para sistema contable que realice una actualizacin del sistema de contabilidad de la empresa Animar al Falta de equipo de compromiso trabajo por medio de reuniones y charlas motivadoras
Tabla No.9
- Gerente de Talleres Nissan Febrero Sucursal y Renault 2007 $1000 Sucursal Manta aprox.
-Contadora -Auxiliares -Cajera Centro de -Credito y motivacin cobranzas
Marzo 2007
1hora diaria $200 aprox.
Al implantar este plan de acciones se propone dar soluciones a los problemas de desorganizacin en el departamento contable en lo que compete a los respaldos de los crditos, de falta de capacitacin, actualizacin del sistema contable y de la falta de compromiso se definen como, quin, dnde, cuando y cuanto debemos realizarlo. 4.1.7 Estandarizacin: Eliminacin definitiva de las causas. Se capacitar a todas las personas que forman el grupo de trabajo del departamento contable, para que tengan pleno conocimiento y manejo del manual de procesos que se utilizar. El proceso de trabajo estar previsto para ejecutarlo una vez que sea aprobado el manual de procesos por la gerencia general. Inmediatamente se formar el grupo los cuales quedarn de la siguiente forma: Contadora Sucursal Auxiliar I Auxiliar II Caja Crdito y cobranzas Martha Vera Candy Soledispa Leticia Andrade Liseth Delgado Mayra Garca
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4.2 Manual de procesos para una mejor organizacin y operatividad en el departamento contable.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una, dos o mas unidades que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. administrativas. El manual de procedimientos adems incluye los puestos administrativos Estos suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxliar al correcto desarollo de las actividades dentro de la empresa. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los responsables de su ejecucin. que describen en forma detallada de cada puesto. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya
Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar las organizaciones modernas para atender eficazmente los requisitos, necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, la identificacin, estructuracin y documentacin de los procesos y procedimientos inmersos en su quehacer, se constituye en un mecanisno de planificacin idneo y expedito para orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos institucionales, al igual que para la gestin y la evaluacin permanente en la perspectiva de contribuir a la creacin de un sistema de aseguramiento de la calidad que garantice la produccin de bienes o prestacin de servicios.
Bliblioteca de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab
Ordenar y documentar la seleccin de dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar trmites, evitar funciones repetitivas, evitar la evasin de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempos, movimientos y costos operacionales. 4.2.1 Objetivos:
, folleto sobr el manual de procedimientos todas las reas.
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Describir el manejo tecnico de las cuentas y auxiliares contables. Mejorar el uso del sistema de contabilidad de la compaia presentando la corriente de entrada.
4.2.1.1 Importancia. La importancia de este manual trata de que la informacin sea ms agil, veraz y oportuna
para la presentacin de los resultados en las actividades encomendadas del personal del contrario, proporciona lineamientos indicativos que permiten el buen manejo de las cuentas. Adems este manual podr ser enriquecido con todas aquellas aportaciones que se dentro de sus funciones.
departamento contable y que de ninguna manera, el manual trata de ser rgido, sino por el
recopilen de las personas que estn encargadas en el manejo de las cuentas y que estn
4.2.1.2 Caracterstica. El manual de procesos se caracteriza como una guia en la cual describe como se debe trabajar de acuerdo a un plan de cuentas para as tener mas organizacin, es impotante mencionar que en la elaboracin del manual se tomara en cuenta desde como se y acreedoras, etc. contabilizara cada documento, clasificacin de las cuentas del debe y haber, o deudoras
4.3 Diseo del manual de procedimientos

TALLERES NISSAN RENAULT S.A.
SUCURSAL MANTA AVENIDA 4 DE NOVIEMBRE #1003
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Departamento: CONTABILIDAD
TELEFONO: 05 2920-937 TELEFAX: 05 2920-936
Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable Pg. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7. 4.3.8. 4.3.9.
Fecha de emisin: Agosto de 2007 1/50
Introduccin Objetivos Importancia Finalidad Alcance Responsable Procedimientos del manejo del sistema contable de las cuentas y auxiliares Flujograma de entrada, proceso y salida Contabilizaciones ingresos, egresos y diarios 4.3.9.1. Comprobantes de ingresos; conceptos 4.3.9.2. Comprobantes de egresos; conceptos 4.3.9.3. Comprobantes de diarios; conceptos 4.3.10. Pago de Nmina o Rol de pagos 4.3.10.1. Conceptos, esquema 4.3.11. Pago a proveedores 4.3.11.1. Conceptos 4.3.12. Reposicin de Fondos Rotativos 4.3.12.1. Conceptos, esquema 4.3.13. Reposicin de caja chica o caja menor 4.3.13.1. Conceptos 4.3.14. Arqueo de caja chica y caja general 4.3.14.1. Conceptos, esquema 4.3.15. Reportes de caja 4.3.15.1. Conceptos, esquema 4.3.16. Conciliaciones bancarias 4.3.16.1. Conceptos, esquema 4.3.17. Recuperacin de cartera y crditos incobrables 4.3.17.1 Conceptos, esquema 4.3.17.2 Provisin de cuentas incobrables 4.17.2.1. Conceptos 4.3.17.3 Eliminacin de las cuentas o crditos incobrables 4.17.3.1 Conceptos 4.3.18. Estados Financieros de la empresa 4.3.18.1 Conceptos, esquema del balance general y del estado de prdidas y Ganancias
Elaborado por: CANDY SOLEDISPA SALTOS Revisado por: Aprobado por:
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable
4.3.19. Principios contables 4.3.19.1 Equidad 4.3.19.2 Entidad Contable 4.3.19.3 Empresa en marcha 4.3.19.4 Bienes econmicos 4.3.19.5 Moneda 4.3.19.6 Periodo de tiempo 4.3.19.7 Devengado 4.3.19.8 Realizacin 4.3.19.9 Costo histrico 4.3.19.10 Objetividad 4.3.19.11 Criterio prudencial 4.3.19.12 Significacin o importancia relativa 4.3.19.13 Uniformidad 4.3.19.14 Contenido de fondo sobre la forma 4.3.19.15 Dualidad econmica 4.3.19.16 Relacin fundamental de los estados financieros 4.3.19.17 Objetivos generales de la informacin financiera 4.3.19.18 Exposicin 4.3.20. Documentacin contable, conceptos, instructivo para el manejo de la documentacin. 4.3.21. Clasificacin de la documentacin contable 4.3.21.1. Desde el punto de vista de quin recibe o emite la documentacin 4.3.21.2. Desde el punto de vista de documentacin que se registra y archiva 4.3.21.3. Comprobantes de ventas y otros documentos autorizados; conceptos y esquemas 4.3.21.4. Documentos complementarios conceptos y esquema 4.3.22. Sistema de gestin de calidad enfocado en el departamento contable 4.3.22.1. Polticas del sistema de gestin de calidad, planificacin estratgica 4.3.23. Funciones 4.3.24. Responsabilidades 4.3.25. Conocimientos 4.3.26. Funciones del personal 4.3.26.1. Contador, asistentes contables 4.3.26.2. Cajeros (as), control interno contable 4.3.26.3. Procedimiento para controlar la cuenta existencias 4.3.26.4 Que debe determinar el departamento de contabilidad 4.3.26.5 Aspectos fundamentales del control interno
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
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CANDY SOLEDISPA SALTOS
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable 4.3.1. Introduccin
Entre los elementos ms eficaces para generar una mejor organizacin se puede destaca un manual de procedimientos, ya que este facilita el aprendizaje al personal, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la prctica como puntos de referencia para la instruccin del nuevo personal, adems representan una herramienta indispensable para toda empresa u organizacin, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. 4.3.2. Objetivos Dentro de los objetivos de disear un manual de procedimientos es el de llevar una secuencia lgica de las actividades de los procedimientos que se deberan de llevar en un departamento contable. 4.3.3. Importancia La importancia de los manuales de procedimientos a travs de una mirada retrospectiva a la contablidad permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso contable, es decir como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros del departamento a mejorar, lo que va a permitir a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma. 4.3.4. Finalidad La finalidad es que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepcin y entrega de los informes financieros para salvaguardar la operatividad de la empresa. 4.3.5. Alcance Con la implantacin de este manual de procedimientos se evitar que para los nuevos empleados no surjan inconvenientes ni deficiencias internas que afecten en el departamento contable. 4.3.6. Responsable Los responsables del manejo del manual seran todas las personas involucradas en el departamento contable ya sean estos, contadores, asistentes contables, cajeros (as), responsables de crditos y cobranzas, responsables de pagos de nmina, mismos que
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debern de tener conocimientos sobre lo que contendr el manual de procedimientos.

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4/50 4.3.7. Procedimientos del manejo del sistema contable de las cuentas y auxiliares Cuentas y auxiliares contables. Caja.- En esta cuenta se controla el movimiento de los valores en efectivo que posee la empresa (billetes, monedas, cheques a su favor). Caja chica.- Es una cuenta de activo corriente destinada a satisfacer gastos relativamente pequeos que no justifiquen la emisin de cheques. Esta cuenta se debita por la emisin del cheque girado, con el fin de crear o aumentar dicho fondo, y se acredita por su disminucin parcial o total. Bancos.- En esta cuenta se controla el movimiento de los fondos que la empresa poseen Instituciones bancarias (cuentas corrientes, cuentas de ahorros, etc.). Inversiones Financieras.- Las inversiones financieras se contabilizan como activo corriente, como equivalentes del efectivo, debido a su alta liquidez y a su plazo de recuperacin de 91 das o menos. Estas inversiones se efectan ante la presencia de excedentes de efectivo. Cuentas por Cobrar.- En esta cuenta se controla el movimiento de los crditos personales o simples concedidos por la empresa por la venta de algn bien o servicio que se haya brindado. Estos crditos no tienen respaldo de un documento (letra de cambio, pagar). Documentos por Cobrar.- En esta cuenta se controla el movimiento de los crditos documentados que la empresa concede por la venta de algn bien o servicio que se haya brindado. Provisin de cuentas incobrables.- La consecin de crdito por parte de la empresa ocasiona que en algunos casos estos se conviertan en incobrables o cuentas malas cuando los deudores no cumplen con sus obligaciones. Por esta razn la Ley de Rgimen Tributario Interno establece el clculo del 1% anual de provisin sobre los crditos comerciales pendientes de recaudacin. Inventario de mercaderas.- Esta cuenta estar en constante actividad, ya que cada instante mostrar el valor del inventario final. Registra en el Debe por el valor del inventario inicial, las compras brutas, ms valor de los fletes y transportes, seguros y embalajes en compras que se paguen para hacer efectiva la transaccin. Pagos anticipados.- Los pagos anticipados realizados por la empresa tales como: impuestos, seguros, intereses, etc., que se convertirn en gastos en peridos inferiores al ao, forman parte del Activo Corriente. Anticipo de impuestos.- Esta cuenta de activo corriente que compensar el saldo
Fecha de emisin: Agosto de 2007
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acreedor del impuesto a la renta empresarial causado durante un ejercicio fiscal. IVA Compras.- Se contabiliza el IVA que el proveedor factura. Terreno.- deben valuarse al costo erogado hasta adquirir su posecin. Edificios.-deben valuarse al costo de adquisicin o de construccin, incluir instalaciones. Muebles y Enseres.- Se contabilizan todo lo que se refiere a muebles de oficinas. Equipos de Oficina.- Se contabilizan todo lo que se refiere a equipos como computadoras, fax, telefonos, etc.
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5/50 Utiles de Oficina.- Se contabilizan todo lo que se refiere a utiles de oficina tales como hojas, cintas de impresoras etc., esto se lo realizan contabilizando solo lo que es la cuenta. Anticipo Iva retenido.- Cuenta de activo corriente que registra al Debe los valores retenidos por concepto de IVA, que se compensan mensualmente con el IVA cobrado. Otros Activos .- dentro de otros actvos tenemos las cuentas documentos por cobrar a largo plazo, cuentas por cobrar a largo plazo, inversin en acciones, prima en acciones, inversin en bonos, leasing. Cuentas por Pagar.-se controla el movimiento de los crditos por la compra de algn bien o servicios, y que deben ser cancelados en un plazo previamente determinado. Documentos por Pagar.- se controla el movimiento de los crditos por la compra de algn bien o servicios, con respaldo de un documento. Sueldos pagar.- Se contabilizan los sueldos que se pagan a los empleados. Beneficios sociales.- Se contabilizan los beneficios sociales tales como dcimos tercer sueldo, vacaciones etc. IVA ventas.- Se contabilizan los valores por concepto de IVA cobrados en las facturas a clientes. Publicidades.- Se contabilizan los valores por conceptos de propagandas, anuncios publicitarios en peridicos, televisin, etc. Arriendos por pagar.- Se contabilizan los pagos por alquiler por arriendo. Manejo del Sistema Contable Existen gran variadad de sistemas contables Talleres Nissan Renault S.A. trabaja con el sistema contable llamado CITRIX. Este sistema contable al igual que otros indica que la corriente de entrada, que es donde se describe todas las transacciones que se dan en cada cuenta, el proceso contable en donde se describe la preparacin de los Estados Financieros y la corriente de salida, que es donde la empresa refleja los estados financieros en general. Se lo representa de la siguiente forma:
Corriente de Entrada PROCESO CONTABLE Corriente de Salida
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Recopilacin de Datos: Comprobantes Ingreso, Comprobantes Egreso, Comprobantes de Diarios, pagos de nmina, pago de proveedores, reposiciones de fondo rotativos, caja chica, repotes de caja, conciliacin bancaria, cartera de crdito incobrable, etc
Registro de las Operaciones Preparacin Estados Contables (Balance General, Estado de Resultados) Anlisis Informacin Contable
Entrega Balance General, Estados de Resultados.
USUARIOS SECTOR INTERNO DE EMPRESA
USUARIOS SECTOR EXTERNO DE EMPRESA
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable 4.3.9. Contabilizacin ingresos, egresos, diarios
4.3.9.1. Comprobantes de Ingresos Se realizar el registro contable de los ingresos que se den diariamente de las ventas realizadas, en esta se indicar el periodo la fecha y el mes de la contabilizacin (2007 01- ENERO) se proceder a distribuir a las respectivas cuentas contables en las que se jugarn las cuentas de ventas de servicios, ventas de repuestos, ventas de servicios de enderezada y pintura y venta de servicios externos y recuperacion de cuentas por cobrar, en la posicin del HABER, y las cuentas de remesas (depositos), cuentas por cobrar, retenciones, comisiones de tarjetas de credito y descuentos, en la posicin de DEBE. Esta contabilizacin obligadamente se la deber realizar de forma diaria y secuencial. Una vez haya sido entregada la caja por la respectiva persona responsable (cajero-a). Es responsabilidad del contador (a) supervisar el correcto manejo de las cuentas antes detalladas al realizar la contabilizacin y de controlar el cumplimiento de esta labor. Un comprobante de ingreso muestra un concepto el cual lo determina como un registro que la empresa lo utiliza para registrar las transacciones comerciales que originan ingresos de dinero en efectivo o en cheques, por venta de algn bien o servicio, comisiones obtenidas, pagos efectuados por los clientes, etc. Al comprobante de ingreso se adjuntan las constancias escritas que se han utilizado para controlar el ingreso de dinero, tales como las facturas de ventas al contado.
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable 4.3.9.2. Comprobantes de Egresos
El comprobante de EGRESO, se lo realizar de forma contnua si asi lo requiere, es decir en este contabilizaremos los pagos a: proveedores, servicios ocasionales, pagos de sevicios bsicos (luz, agua, telfono), etc.. Las cuentas contables que jugaran al momento de contabilizar seran las cuentas por pagar, retenciones impuestos a la renta por pagar, impuesto del IVA por pagar, cuenta de gastos, cuentas de costo, cuenta de inventario y la cuenta Bancos. El contador es la persona encargada de supervisar y controlar en correcto manejo de las cuentas contables al momento de realizar el registro de EGRESO. Asi mismo el comprobante de Egreso es una costancia en donde se registran los desembolsos de dinero, ya sea por compra de activos, pagos de impuestos, pagos a proveedores u otras deudas, pagos de sueldos y salarios, etc.
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable 4.3.9.3. Comprobantes de Diarios
El comprobante de DIARIO, se lo realizar si el caso lo ameritara ya que en ste se contabilizara costos, gastos, provisiones de beneficios sociales, pago de nmina, notas de crditos y dbitos bancarios, todo tipo de tranferencias que se realicen entre Matriz y Sucursal, etc. De igual manera con el comprobante de ingreso y egreso, en el comprobante de diario se seleccionar lo siguiente: en que mes estamos trabajando, el periodo es decir el ao en curso, mes. Se distribuiran las cuentas que jueguen tanto en el debe como en el haber.
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable 4.3.10. Pago Nmina o rol de pagos
4.3.10.1. Los pagos se efectan por medio de roles de pagos los valores sern acreditados a las centas de los empleados, y estos se efectuarn en forma quincenal, en el siguiente
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cuadro se muestra la nmina de la empresa Talleres Nissan Renault S.A. sucursal Manta, en donde podr observar: El nombre de los empleados de que laboran en esta sucursal. El sueldo bsico del empleado. Horas extras. Comisiones Esto a lo que se refiere a los ingresos, y al respecto de los egresos se detallar lo siguiente: Aportaciones al IESS. Anticipos o quincenas. Prstamos. Algn tipo de ahorro que tenga el empleado y por ltimo Total a recibir
SUCURSAL MANTA ROL DE PAGOS AGOSTO 2007
I.E.S.S. 98.98 14.39 20.35 16.53 45.50 43.57 16.44 20.23 15.13 36.15 19.28 20.21 33.38 27.30 25.84 28.91 18.77 27.06 31.48 26.06 31.20 57.46 674.24
Nombres Alvarez Alberto Alvarez Danny Andrade Leticia Cantos Leonel Cantos Lider Cedeo Antonio Chato Luis Chavez Roberto Delgado Liseth Delgado Rolando Espinoza Freddy Flores Juan Franco Mario Garcia Mariana Garcia Mayra Jaramillo Jorge Lopez Christian Macias Gustavo Mora Cralos Saltos Lolita Soledispa Candy Vera Martha SUMAN
Sueldo 718.64 150.00 192.00 150.00 286.64 266.00 150.00 180.00 140.00 286.64 150.00 189.44 286.64 192.00 250.00 265.04 150.00 189.44 286.64 250.00 308.00 558.00 5.595.12
H. Extras 0 0 25.70 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 26.40 44.2 0 0 0 28.70 25.70 56.5 207.20
Comision 339.96 3.93 0 26.76 200.00 200.00 25.79 36.41 21.85 100.00 56.21 26.76 70.35 100.00 0 0 50.72 100.00 50.09 0 0 0 1.408.83
Total de ingresos 1.058.60 153.93 217.70 176.76 486.64 466.00 175.79 216.41 161.85 386.64 206.21 216.20 356.99 292.00 276.40 309.24 200.72 289.44 336.73 278.70 333.70 614.50 7.211.15
Quincena 400.00 60.00 60.00 60.00 150.00 150.00 60.00 80.00 60.00 80.00 60.00 100.00 150.00 100.00 60.00 150.00 60.00 150.00 150.00 60.00 150.00 300.00 2.650.00
Prestamos 100.00 0 6.71 0 52.76 106.70 6.71 20.00 6.71 160.57 5.71 0 67.24 10.71 6.71 35.35 0 49.11 51.25 6.71 84.72 253 1.030.67
Ahorros 25.59 0 0 0 19.59 0 0 0 0 0 0 13.59 13.59 0 0 25.59 0 13.59 0 0 11.60 0 123.14
Total descuentos 624.57 74.39 87.06 76.53 267.85 300.27 83.15 120.23 81.84 276.72 84.99 133.80 264.21 138.01 92.55 239.85 78.77 239.76 232.73 92.77 277.52 610.46 4.478.05
Total a recibir 434.03 79.54 130.64 100.23 218.79 165.73 92.64 96.18 80.01 109.92 121.22 82.40 92.78 153.99 183.85 69.39 121.95 49.68 104.00 185.93 56.18 4.04 2.733.10
TOTAL A PAGAR POR ROLES DOS MIL SETECIENTOS TREINTA Y TRES CON 10/100 ................................ DOLARES
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4.3.11. Pago Proveedores.
10/50
4.3.11.1. Las facturas de los proveedores se contabilizarn diariamente segn como se reciban, dependiendo del plazo convenido de crdito con los proveedores, se efectuarn los pagos; se proponen que los siguientes proveedores: Cedepa Pinturas el Maestro Conauto Automotores Manabitas A quienes sean proveedores contnuos se les realiza la cancelacin de las facturas el primer da de cada mes, y los proveedores que no sean contnuos se les realizarn los pagos en un lapso de 8 das. 4.3.12. Reposicin de Fondo Rotativo 4.3.12.1. Las reposiciones se las reportarn un determinado da de la semana, en sta se reflejar la fecha de la reposicin, el nmero de comprobante de egreso o de pago, nmero de cheque, el nombre del beneficiario, un pequea descripcin o concepto de la cancelacin que se va a realizar y por ltimo el valor a pagar. Este reporte deber estar firmado por el contador y el gerente como firma autorizada, para proceder a socitar los fondos a matriz.
Fecha: AGOSTO 2007 # C. Egreso Cheque 2007080001 5252 2007080002 5253 2007080003 5254 2007080004 5255 2007080005 5256 2007080006 5257 2007080007 5258 2007080008 5259 2007080009 5260 2007080010 5261 2007080011 5262 2007080012 5263 2007080013 5264 REPOSICIN DE FONDOS Beneficiario XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX Descripcin Elaboracin de tarjetas Arreglo sistema A/C varias O.T Arreglo trabajo de enderezada Compras materiales varias O:T Honorarios profesionales Compra productos de limpieza Rectificadora Mero Compras de lijas motas discos Instalacin de parabrisas Revestimientos de zapatas Compra rodamiento Compras repuestos varios Alineacin y balanceo Total Utilizado Total Fondo Rotativo XXXXXXX CONTADOR XXXXXXXX GERENTE Valor 132,66 247,50 82,08 350,10 92.00 29,75 19,80 509,62 30,78 45,73 13,15 74,74 155.65 1.783.56 1.783.56
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable 4.3.13. Reposicin de caja chica
4.3.13.1. Es conveniente establecer un fondo de caja chica o caja menor, para cubrir gastos de pequea cuanta que no ameriten la emisin de cheques estos gastos podran ser para lo siguiente: Transporte o movilizacin dentro de la ciudad Peridicos Copias de documentos Compra de botellas de agua, etc.
El manejo del fondo de caja chica ser entregado a una persona para que asuma esta responsabilidad, misma que se encargar de realizar los pagos y exigir los comprobantes respectivos que deben ser como los exige la ley. El monto de ste fondo se establece de acuerdo a las necesidades de la empresa y para cubrir los gastos menores durante un tiempo razonable, por lo general no menos de un mes. 4.3.14. Arqueo de Caja. 4.3.14.1. En el proceso de arqueo de caja lo que se pretende es la introduccin del importe final de dinero que se ha recaudado durante el da, lo que permitir controlar cuanto ingres en: monedas billetes papeletas de deposito Adems mostrar un informe con los importes diferenciados por la naturaleza de los mismos. El arqueo debe ser previo al cierre de caja ya que no se puede realizar arqueo sin un lote abierto. Es importante recalcar que el arqueo de caja es el recuento y sobre todo constatacin fsica del efectivo. El resultado de recuento se compar con el saldo contable de la cuenta caja de la cual se obtendr igualdad entre el recuento fsico y el saldo contable, y/o desigualdad entre el recuento fsico y el saldo contable, lo que dara origen a un faltante o sobrante, como se presente el caso.
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12/50 Es importante mencionar que los arqueos de caja se los realiza de acuerdo a las normas y procedimientos de la contabilidad y auditora y debe ser realizado por las personas encargadas que lgicamente pertenezcan al departamento contable, o de control interno de la empresa. ARQUEO DE CAJA
Cheque y papeletas
Efectivo VALORES Billetes 100 50 10 # 208,53 0 200 0 5 3 0 0 0,4 0 0
5709,57
Diferencias 0
TOTAL
5918,1 183,55
20 10 5 1 1 3 1
Saldo caja anterior Ventas contado
Monedas
Ventas cheque Ventas con papeleta Cancelaciones cheq. Cancelaciones efec. Cancelaciones con papeleta
3216,17 0 2493,10 25,28 5918,1 Valor

4000,00 312,46 737,62 223,17 301,16 5709,57 135,16
0,25
0,5 0,1 4
Cliente
0,05 1 0,01 8
0,05 0,08
Maria Iturralde Jos Bravo Lus Reyes Tecopesca Eurofish Gil Barreiro
Banco
Guayaquil Guayaquil Produbanco Guayaquil
Internacional Produbanco
Total Cheques REALIZADO
VISTO BUENO
Cualquier diferencia encontrada en ste exmen deber ser justificada de forma inmediata sin perjuicio de hacerse acreedor a sanciones administrativas y/o civiles. Las condiciones para que este exmen sea objetivo son: 1. 2. 3.
Debe hacrselo en cualquier instante, sin previo aviso. El delegado debe tener la suficiente capacidad intelectual y moral. El delegado debe estar desprovisto de perjuicios y poseer suficiente independencia.
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Y por ltimo se dejar constancia por medio de la denominada acta de arqueo de caja sta ser legalizada por las autoridades de la empresa, quienes seran los encargados de disponer las medidas correctivas del caso en el supuesto de que no se hubiese manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios. 4.3.15. Reportes de Caja 4.3.15.1. Despus de haber realizado el respectivo arqueo de caja general y caja chica al terminar el da, se proceder a realizar un reporte de caja, en donde se reflejar las operaciones que se han realizado durante el da. Actualmente el sistema que maneja Talleres Nissan Renault S.A. emite un diario de caja en donde se refleja todo lo facturado ya sean estos en: efectivo, cheque, tarjeta de crdito y crdito.
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Para realizar el reporte de caja como primer paso realizaremos lo siguiente: Nombre de la empresa y a que sucursal pertenece Nmero de reporte de Caja Fecha del repote.
Como segundo paso se distribuir los movimientos segn los rubros siguientes: Respuestos servicios, enderezada y pintura varios(servicios externos),
Los valores de dichos rubros separados por marcas (Nissan Renault). Como tercer paso las cuentas las cobranzas (recuperacin de cartera) lo que corresponde a los valores que se hayan recuperado de facturas que permanezcan en crdito. Como cuarto paso el rubro de Otros ingresos, en los que podemos incluir depositos anticipados y valores recuperados por concepto de cheques protestados. Como quinto paso las deducciones, a esto se refiere las ventas a crditos efectuadas en el da a reportar, los valores por concepto a retenciones a la fuente, Iva, y comisiones de tarjeta de crdito. Estos ltimos valores se restarn del resultado que se obtendr de la suma de ventas, cobranzas y otros ingresos, con lo que se generara un resultado que ser el valor que se tendr en efectivo para el respectivo deposito. Como sexto paso habr de referencia los valores que se han venido depositando durante
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todo el mes esto tambin incluye el valor que se va a depositar al Banco respectivo. Como sptimo paso se reflejarn un cuadro donde indique los bancos con los que la empresa trabaja y sus respectivas nmeros de cuentas.
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15/50 Y octavo paso, al pie del informe se pondr el nombre de la persona quin elabor el reporte (cajero) y el nombre de la persona que est autorizada para poner el visto bueno (gerente). TALLERES NISSAN RENAULT S.A. SUCURSAL MANTA
CONCEPTO:
REPORTE DIARIO DE CAJA

FECHA: RENAULT NISSAN
MEC-0017 AGOSTO -07 TOTAL US$
VENTAS:
Repuestos Enderezada Pintura Varios Servicios
Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos. Recibos.
446,34 135,05 120,00 701,39 -
476,97 170,24 206,08 89,60
923,31 305,29 326,08 89,60
Recaudacin del da Depsitos anticipados Cheques protestados Otros ingresos

DEDUCCIONES: OTROS INGRESOS:
COBRANZAS:
712,40 501,05 2,75 -
712,40 1.202,44 2,75 -
(-) Retencin 12% I.V.A.
(-) Retencin fuente
(-) Ventas a crdito
(-) Comisin tarjetas
TOTAL US
$
US$
1.151,49
1.151,49
FONDOS BANCARIOS DETALLE DE DEPSITOS MENSUAL DESCRIPCIN
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Deposito caja actual BANCOS
Depsitos acumulados mensual: Produbanco Cta. # 200800235-1 Pacifico Cta. # 306221-7 Banco del Pichincha Cta. # 7710536 TOTAL US $ CAJERO Elaborado por: CANDY SOLEDISPA SALTOS Revisado por:
26.587,04 1.151,49
1.151,49
Deposito
1.151,49 GERENCIA Aprobado por:
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16/50 En la segunda hoja se reportarn solo los valores en efectivo, para realizarlo se har referencia lo siguiente: Fecha del reporte Nmero de Caja a reportar Nombre del Cliente Concepto de lo facturado Valor entregado en efectivo DETALLE DE VALORES INGRESADOS EN EFECTIVO REPORTE DE CAJA # 17 Caja No
17 17 17
Fecha
AGOSTO 07 AGOSTO 07 AGOSTO 07
Cliente
Juan Jos Vargas Maria del Roco Lpez Fricopes
Concepto
Mantenimientos Mantenimientos Mantenimientos SUMAN: 768,49 258,00 125,00 1.151,49
TOTAL A DEPOSITAR
1.151,49
Por ltimo la tercera hoja, esta servir para reflejar todos los depositos que estn
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realizando durante todos los das que reporten ingresos en efectivo. Para la presentacin de este reporte se llevar en siguiente esquema: Nombre de la empresa Titulo de lo que se vaya a reportar Nmero de caja que se estara reportando Fecha del reporte Valores de depsito
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TALLERES NISSAN RENAULT S.A. SUCURSAL MANTA DETALLE DE DEPOSITOS ACUMULADOS MES FECHA: AGOSTO 07 Fecha Caja No AGOSTO 1 AGOSTO 2 AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO 3 4 5 5 6 7 8 9 10 11 9 Valores US$ 2555,84 9389,94 985,24 105,32 24,97 57,30 587,83 Total $ 2555,84 9389,94 985,24 105,32 24,97 57,30 587,83
1569,29 1340,60 592,17 379,90 937,41 283,74
1569,29 1340,60 592,17 379,90 937,41 283,74
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AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO AGOSTO
12 13 14 15 16 17 Subtotal 15
1052,35 3403,88 992,77 779,62 376,45 1151,49 26587,04 20,93
1052,35 3403,88 992,77 779,62 376,45 1151,49 26587,04 20,93
4.3.16. Conciliaciones Bancarias 4.3.16.1. La conciliacin bancaria se elabora comparando el saldo contable con el saldo del estado de cuenta corriente que el banco emite a la empresa con el cual podemos establecer:
Las diferencias en el estado de cuenta. Las diferencias en el saldo contable.

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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable Estas diferencias se presentan por: Depsitos en trnsito Cheques en circulacin
Cheques girados y no pagados por el banco
Notas de dbito no registradas por la empresa, Cargos por servicios bancarios
Notas de crdito no registradas por la empresa Intereses sobre saldos promedios de cuentas Cobros realizados por el banco Cheques protestados Errores del banco
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Errores en los contables de la empresa
Para la preparacin de la conciliacin bancaria se realiza este procedimiento: 1. 2. Se anota el saldo que aparece en el estado de cuenta bancario. Realizar la concilacin entre el estado de cuenta bancario y el mayor contable de la cuenta bancos, para establecer las diferencias entre los dos. Se clasifican las diferencias por: Cheques girados y no cobrados Depsitos en trnsito Notas de debito no registradas Notas de crdito no registradas Errores en el mayor contable Errores en el estado de cuenta.
3.
Cheques girados y no cobrados.- los que resulten del conciliacin entre el mayor contable y el estado de cuenta bancario se debern restar del saldo segn el estdo de cuanta bancario detallandose fecha de giro benefiario y valor.
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19/50 Depsitos en trnsito.- son los depsitos realizados los ltimos das del mes, los cuales no salen resgistrados hasta los primeros das del mes siguiente es decir en el prximo estado de cuenta bancario. Sin embargo en el mayor contable se los registra segn la fecha del depsito, se debe registrar: la fecha nmero descripcin y
valor del depsito
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Este total se lo suma al saldo segn el estado de cuenta bancario. Notas de debito.- se realiza un detalle de las notas de debito realizadas por el banco indicando: la fecha nmero descripcin y
valor de la nota de debito
Que pueden ser por costo de chequera, cheques protestados, intereses por sobregiros, servicios varios y otros. Este total deber sumarse al saldo segn el estado de cuenta bancario. Notas de crdito.- se realiza un detalle de las notas de crdito realizadas por el banco indicando la fecha, nmero, descripcin y valor de la nota de crdito; que pueden ser por intereses ganados, pagos de tarjetas de crdito y otros. Este total deber restarse al saldo segn el estado de cuenta bancario. Errores en el mayor contable y en el estado de cuenta.- cuando se presentan estos errores se deben sumar o restar al saldo segn el estado de cuenta bancario. 4. Si el saldo segn el libro banco de la conciliacin bancaria no coincide con el contable, se debe registrar las notas de debito y crdito lo errores contables, para llegar al saldo contable, solo debern quedar los cheques girados y no cobrados y los depsitos en trnsito.
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20/50 A continuacin se presenta un esquema como ejemplo de como se realizara la conciliacin bancaria: TALLERES NISSAN RENAULT S.A. SUCURSAL MANTA Diciembre 31 de 2006 Banco del Pacfico
Saldo segn estado de Cuenta Bancario al 31-dic-06 ( - ) Cheques girados y no cobrados: FECHA 01/12/06 BENEFICIARIO Ch.# 14272 Renato Hernndez Zambrano VALOR 153,90 5.023,89
69
02/12/06 03/12/06 04/12/06 05/12/06 06/12/06 07/12/06 07/12/06 08/12/06 09/12/06 10/12/06 11/12/06 28/12/06 29/12/06 30/12/06 31/12/06 31/12/06 31/12/06
Ch.# 15092 Jorge Hernndez Botero Ch.# 15155 Hotel el Mrquez Ch.# 15344 Restaurante el Ejecutivo Ch.# 15346 Jose Vargas Vera Ch.# 15355 Transportes Nueva Olmedo Ch.# 15374 Sul Amrica Ch.# 15401 Manta Oro Hotelera Manta Ch.# 15403 Juan Marcel CIA. Ltda. Ch.# 15404 Audioauto S.A. Ch.# 15405 Vlez Montesdeoca Maria C. Ch.# 15409 Nueva Olmedo Ch.# 15412 Carseg S.A. Ch.# 15414 Puransa Ch.# 15417 The Happening Place Ch.# 15419 Sul America Ch.# 15427 Zamora Gonzalez Carmen Ch.# 15437 Roberto German Alonso W.
86,66 104,44 38,00 19,23 99,60 343,36 92,48 16,12 187,48 815,09 164,03 103,23 27,32 153,90 231,00 76,29 39,90 2.752,03
( + ) Deposito en Transito FECHA DEP
TOTAL DE CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS DESCRIPCION VALOR
( + ) Notas de Debito FECHA # DESCRIPCION VALOR
( - ) Notas de Crdito FECHA # DESCRIPCION VALOR
2.271,86
Saldo segn Libro Banco al 31-diciembre-2006 Xxxxxxx CONTADORA SUCURSAL Elaborado por: CANDY SOLEDISPA SALTOS Revisado por: Aprobado por:
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4.3.17. Recuperacin de Cartera o Crditos incobrables
4.3.17.1. En el caso de recuperacion de cartera o crditos incobrables, el ingreso obtenido por este concepto deber ser contabilizado, en caso contrario se considerar defraudacin.
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4.3.17.2.. Provisin de cuentas incobrables. 4.3.17.2.1. La concesin de crdito por parte de la empresa ocasiona que en algunos casos estos se conviertan en incobrables o cuentas malas cuando los deudores no cumplen con sus obligaciones, por esta razn la ley de rgimen tributario interno establece el clculo del 1% anual de provisin sobre los crditos comerciales del periodo pendiente pendiente de recaudacin. Las provisiones para crditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razn del 1% anual sobre los crditos comerciales concedidos en dichos ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudacin al cierre del mismo, sin que provisin acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total. Las provisiones voluntarias as como las realizadas en acatamiento a leyes especiales o disposiciones de los rganos de control no sern deducibles para efectos tributarios en la parte que excedan de los lmites antes establecidos. 4.3.17.3. Eliminacin Definitiva de los Crditos Incobrables. 4.3.17.3.1. La eliminacin definitiva de los crditos incobrables se realizar con cargo a sta provisin y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisin, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones: Haber constado como tales, durante cinco aos o ms en la contabilidad. Haber transcurrido ms de cinco aos desde la fecha de vencimiento original del crdito. Haber prescrito la accin para el cobro del crdito. En caso de quiebra o insolvencia del deudor. Si es deudor en una sociedad, cuando esta haya sido liquidada o cancelada su permiso de operacin.
No se reconocer el carcter de crditos incobrables a los crditos concedidos por la sociedad al socio, a su cnyuge o sus parientes dentro del cuarto del cuarto grado de consaguinidad y segundo de afinidad ni los otorgados a sociedades relacionados.
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Segn con el Art. 16 numeral 3, inciso 3 del reglamento a la ley de rgimen tributario Interno NO se entender crditos incobrables sujetos a las indicadas limitaciones y consiciones previstas en la ley de rgimen tributario interno, los ajustes hechos a cuentas por cobrar, como consecuencia de transacciones, resoluciones administrativas firmes o ejecutoriadas y sentencias ejecutoriada que disminuyan el valor inicialmente registrado como cuenta por cobrar. Estos ajustes se aplicarn a los resultados del ejercicio en que tenga lugar la transaccin o en que se haya ejecutoriado la resolucin o sentencia respectiva
TALLERES NISSAN RENAULT MANTA DETALLE DE CARTERA Al 31 de diciembre 2006 CLIENTE
COMPAAS DE SEGUROS FECHA EMISION FACTURA NUMERO TIPO DCTO. VALOR CUOTA DEUDA POR FACTURA
DEUDA TOTAL CLIENTE
Aseguradora del Sur
29/12/06 29/12/06 12/12/06 15/12/06 20/12/06 24/11/06 29/12/06 14/12/06 12/12/06 24/12/06 30/11/06 28/12/06
24627 24631 24474 24492 24535 24307 24628 24487 24453 24574 24376 24630
Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura Factura
1.085,91 1.071,11 2.948,81 156,60 46,62 69,49 169,48 47,97 1.575,26 379,14 600,00 2.201,61 Total
Seguros Colonial S.A. Seguros Unidos S.A.

CORPORATIVOS
1.085,91 1.071,11 2.948,81
1.085,91 1.071,11 2.948,81
Ayasa Ayasa
Industrias Ales C.A. Industrias Ales C.A. Hotel Oro Verde Inmobiliaria Incilicy Maerks del Ecuador
CLIENTES VARIOS
203,22 238,97 47,97 1.575,26 379,14 600,00 2.201,61 10.352,00
203,22 238,97 47,97 1.575,26 379,14 600,00 2.201,61 10.352,00
Nelly Delgado Ramn Sierra
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Departamento:
Fecha de emisin:
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CONTABILIDAD
Agosto de 2007 23/50
En el cuadro anterior se presenta un breve ejemplo donde se observa las cuentas por cobrar que mantiene Talleres Nissan Renault S.A. sucursal Manta, seleccionando a sus clientes de la siguiente forma: COMPAIAS DE SEGUROS, CORPORATIVOS O EMPRESAS, y CLIENTES VARIOS, ste ltimos se refiere a personas naturales. 4.3.18. Estados Financieros de Talleres Nissan - Renault S.A. Manta. 4.3.18.1. El Balance General es el estado contable que proporciona informacin sobre la situacin financiera de la empresa, representa la sntesis de las cuentas patrimoniales referidas al cierre del ejercicio, y el estado de Prdidas y Ganancias o balance de Resultados constituye el resumen de la gestin econmica. La rendicin de cuentas respecto a los resultados financieros y de gestin de las operaciones es la situacin que permite promover la transparencia en el manejo de la compaa. Presentacin de los Estados Financieros Para la presentacin se tomar los puntos ms importantes de las normas ecuatorianas de contabilidad (NEC I), esta norma es aplicable a todos los estados financieros preparados de acuerdo a las NEC, y es aplicable a todo tipo de empresas incluidas bancos compaas de seguros. Esta norma es aplicable a todos los Estados Financieros preparados de acuerdo a las NEC, y es aplicable a todo tipo de empresas incluidas bancos compaas de seguro. Son de presentacin financiera del perodo para proveer informacin, para un amplio rango de usuarios en la toma de decisiones econmicas. Este fin se lleva a cabo con la informacin relacionada a la empresa de: Activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos incluyendo ganancias y prdidas y flujos de efectivo Los estados financieros deben ser expresados en dlares americanos y son los siguientes: a. b. c. d. e. f. Balance general Estado de resultados Un estado que presente todos los cambios del patrimonio Estado de flujos de efectivo; y Polticas contables y notas explicativas. Recursos de las empresas que su valor no refleja en el balance general.
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24/50 La presentacin de los estados debe ser razonable con relacin a la posicin financiera, esto se dar cuando las NEC son aplicadas apropiadamente. En diversas circunstancias especiales la gerencia especfica que el cumplimiento con su requerimiento en una norma podr llevar a conducciones errneas; para lograr una presentacin razonable, una empresa debe revelar lo siguiente: Que los estados presentan razonablemente la posicin financiera. Cumplimiento de aspectos importantes de la NEC. La naturaleza de la desviacin incluyendo la razn por la que ese tratamiento podra llevar a conclusiones errneas. El impacto financiero de las desviaciones en la utilidad o prdidas netas activos, pasivos, patrimonio, y flujos de efectivo de la empresa
Una presentacin razonable se logra con el cumplimiento de todas las NEC, esto requiere lo siguiente: Seleccionar y aplicar las polticas contables. Presentar informacin confiable, comparable y comprensible incluyendo polticas contables. Proporcionar informacin adicional cuando las NEC no sean suficientes para permitir a los usuarios entender el impacto de transacciones o eventos particulares sobre la posicin financiera y el resultado de operaciones de las empresas.
Si se determina que es necesario la desviacin de una NEC se debe considerar: El objetivo del requisito por qu ese objetivo no se logr o no es relevante en las circunstancias particulares; y La forma en que la empresa cambia el requisito que sigue otras empresas de acuerdo a las circunstancias.
La gerencia debe seleccionar y aplicar las polticas de la empresa con el fin que los balances cumplan con las normas aplicables. La informacin proporcionada por los balances sea: a. b. c. d.
Relevante para la toma de decisiones de los usuarios. Presenta resultados y posicin financiera confiable de la empresa. Refleja la sustancia econmica de las transacciones y actos. Son neutrales, esto es libre de perjuicios.
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable e. f.
Son prudentes, y Estn completos en todos los aspectos importante
A continuacin se tomar como ejemplo el Balance General y Estado de Prdidas y Ganancias o Blanace de Resultado al 31 de Diciembre del 2006 de la empresa Talleres Nissan Renault S.A., sucursal Manta. Balance General
TALLERES NISSAN - RENAULT S.A. - MANTA BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2006 ACTIVOS Activo Corriente -29.266,19 Caja 7.844,70 Bancos 25.596,32 Documentos por cobrar 0,00 Cuentas por cobrar 41.276,92 Provisin cuentas incobrables 2.004,83 19.465,03 Inventarios Transferencias -129.691,86 -799.868,90 Transferencias de fondos - Manta 653.453,65 Remesas de sucursales 16.723,39 Transferencias - Cruce anual Prestamos y anticipos 4.112,20 4.135,33 Pagos anticipados Activo Fijo 99.136,04 Activo fijo depreciable 134.398,73 Depreciacin acumulada (-) 59.664,54 Activo Diferido 24.401,85 TOTAL ACTIVOS PASIVOS Pasivo Corriente 10.948,27 4.982,50 Proveedores Anticipos de clientes 444,15 Provisiones 5.521,62 Pasivo no Corriente 14.160,81 Provisiones (Jubilacin Patronal) 14.160,81 TOTAL PASIVOS (total Activo Pasivo) PATRIMONIO TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO
69.869,85
25.109,08 44.760.77 69.869,85
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Estado de Prdidas y Ganancias.

TALLERES NISSAN RENAULT S.A. MANTA BALANCE DE RESULTADOS ENE A DIC 2006 Ventas brutas 298.092,84 Descuentos (-) 6.077,85 Ventas netas 292.014,99 Costo de ventas (-) 217.673,23 Utilidad bruta 74341,76 Otros ingresos operacionales 3674,28 Resultado Bruto Gastos de ventas (locales y nacionales) Beneficios sociales Comisiones por ventas (particulares) Pagos por servicios Otros gastos de venta Gastos administrativos (locales y nacionales) Sueldos administrativos Beneficios sociales Depreciacin de activos fijos Otros gastos administrativos Utilidad Operacional Gastos financieros (-) Utilidad despus de gastos financieros Ingresos y gastos no operacionales (+) Utilidad Sucursal Distribucin de gastos nacionales Gastos de ventas nacionales Sueldos y salarios Publicidad Gastos de administracin nacionales 2.013,89 4.439,57 6.306,94 11.880,55 4.250,20 1.987,20 720,52 4.742,90
78.016,04 24.640,95
11.700,82
41.674,27 -041.674,27 8.108,80 49.783,07 5.022,30
-0-0-05.022,30
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Sueldos y salarios Movilizaciones al exterior Honorarios profesionales Utilidad antes de imptos y distrib. de utilidades
3.022,30 351,30 1.648,70 44.760,77
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable 4.3.19. Principios Contables
Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujecin a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptacin general. Los Principios Contables de Aceptacin General son los que determinan las caractersticas del ambiente interno en el cual se desenvuelve la contabilidad. 4.3.19.1 Equidad.- La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado bsico o principio fundamental al que est subordinado el resto. 4.3.19.2. Entidad Contable.- Los estados financieros se refieren a entidades econmicas especficas, que son distintas al dueo o dueos de la misma. 4.3.19.3. Empresa en Marcha.- Se presume que no existe un lmite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad econmica y por consiguiente, las cifras presentadas no estn reflejadas a sus valores estimados de realizacin. En los casos en que exista evidencias fundadas que prueben lo contrario, deber dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situacin financiera. 4.3.19.4. Bienes Econmicos.- Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en trminos monetarios.
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4.3.19.5. Moneda.- La contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador. 4.3.19.6. Perodo de Tiempo.- Los estados financieros resumen la informacin relativa a perodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros. 4.3.19.7. Devengado.- La determinacin de los resultados de operacin y la posicin financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del perodo aunque stos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.
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28/50 4.3.19.8. Realizacin.- Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general que el concepto realizado participa del concepto de devengado. 4.3.19.9. Costo Histrico.- El registro de las operaciones se basa en costos histricos (produccin, adquisicin o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicacin de un criterio diferente (valor de realizacin). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos. 4.3.19.10. Objetividad.- Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente. 4.3.19.11. Criterio Prudencial.- La medicin de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre perodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparacin de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la seleccin de la base a emplear para lograr una decisin prudente. Esto involucra que ante dos o ms alternativas debe elegirse la ms conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presuncin que los estados financieros podran ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un
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entendimiento del razonamiento que se aplic. 4.3.19.12. Significacin o Importancia Relativa.- Al ponderar la correcta aplicacin de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable. 4.3.19.13. Uniformidad.- Los procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber informarse este hecho y su efecto.
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29/50 4.3.19.14. Contenido de fondo sobre la forma.- La contabilidad pone nfasis en el contenido econmico de los eventos aun cuando la legislacin puede requerir un tratamiento diferente. 4.3.19.15. Dualidad econmica.- La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y est constituida por: Recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y Las fuentes de stos, las cuales tambin son demostrativas de los diversos pasivos contrados.
4.3.19.16. Relacin fundamental de los Estados Financieros.- Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situacin financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre si. 4.3.19.17. Objetivos generales de la informacin financiera.- La informacin financiera est destinada bsicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. Tambin se presume que los usuarios estn familiarizados con las prcticas
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operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la informacin presentada. 4.3.19.18. Exposicin: Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos delante a que se refiere. 4.3.20. Documentacin contable, intructivos para el correcto manejo y supervisin de la documentacin contable Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa. Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales acciones.
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30/50 Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio. Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
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4.3.21. Clasificacin de la documentacin contable 4.3.21.1. Desde el punto de vista de quin recibe o emite la documentacin: Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. 4.3.21.2. Desde el punto de vista de documentacin que se registra y archiva: Documentos que se archivan y generan registros: Factura de compra Factura de venta Retenciones. Nota de Dbito Nota de Crdito Ticket Recibo Pagar Cheque Nota de Crdito Bancaria
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31/50 Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes). 4.3.21.3. Comprobantes de Venta. Los Comprobantes de Venta y Comprobantes de Retencin son los nicos documentos que acreditan la legitimidad de la adquisicin de bienes o prestacin de servicios de
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cualquier naturaleza y sirven para sustentar ingresos, costos y gastos, y el crdito tributario de IVA a favor del contribuyente. Para emitir estos comprobantes, el contribuyente requiere la debida autorizacin del Servicio de Rentas Internas. Son Comprobantes de venta vlidos nicamente los siguientes: Facturas Notas de venta Tiquetes de mquinas registradoras Boletos o entradas a espectculos pblicos Liquidaciones de compras o servicios.
Otros documentos autorizados: Los emitidos por bancos o instituciones financieras. El documento aduanero unificado y dems comprobantes de venta recibidos en las operaciones de importacin Boletos o tiquetes areos y los documentos por pago de sobrecarga expedidos por las compaas de aviacin.
4.3.21.4. Documentos Complementarios: Notas de crdito Notas de dbito Guas de remisin
Los contribuyentes estn obligados a emitir y entregar comprobantes de venta por cada una de las transferencias de bienes y prestacin de servicios que realicen sea que, las mismas estn gravadas con tarifa 0% o 12%.
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Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo del departamento contable Comprobantes de retencin.
Son documentos autorizados que acreditan la retencin de impuestos establecida en la ley de rgimen tributario interno y su reglamento de aplicacin.
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Estos documentos deben ser emitidos por los agentes de retencin en el pago por adquisicin de bienes o prestacin de servicios, provenientes de sus proveedores. Las retenciones se aplicarn sobre transacciones gravadas con el impuesto a la renta (IR) o con el impuesto al valor agregado (IVA). Son agentes de retencin: Las instituciones del sector pblico Sociedades Personas naturales obligadas a llevar contabilidad, quienes tengan un patrimonio propio mayor a U$24,000 o cuyos ingresos en el ejercicio anterior sean mayores a U$40,000.
Los agentes de retencin tienen la obligacin de entregar el comprobante de retencin al proveedor dentro de los cinco das posteriores a la recepcin del comprobante de venta. Las causas por las que debe darse de baja a los comprobantes. Vencimiento del plazo de vigencia. Cierre del establecimiento. Cierre del punto de emisin. Deterioro. Robo o extravo. Terminacin de la actividad econmica. Dejar de ser contribuyentes especiales. Cambios de razn social, denominacin, direccin u otras condiciones del contribuyente. Fallas generales de impresin en el documento. En el momento en el que se requiera dar de baja a los comprobantes de venta, comprobantes complementario o comprobantes de retencin por las causas anteriormente sealas, debemos realizar un trmite ante el SRI en el que se presentarn los documentos fsicos para que el SR, proceda a su destruccin.
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Consideraciones generales. En el caso de que se deba anular un comprobante de venta, comprobante complementario o comprobante de retencin, por errores en la emisin; deben anulares marcando la palabra ANULADO. Los originales y las copias deben conservarse en los archivos del contribuyente por el plazo mnimo de seis aos. Los comprobantes de venta, comprobantes complementario o comprobantes de retencin emitidos y anulados debern ser archivados en forma secuencial y cronolgica y se conservarn en los archivos del contribuyente por el plazo mnimo de seis aos. Requisitos elementales de los comprobantes de venta Por ejemplo en la factura, se emitir en la transferencia de bienes o en la prestacin de servicios, inclusive en las exportaciones, se debe identificar al comprador del bien o usuario del servicio con su nombre o razn social y nmero de RUC. Debe sealar que siempre y cuando las compras se realicen a nombre de la compaa, se deber exigir solo facturas. Se debe incluir los impuestos desglosados y sustenta costos y gastos siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos.
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Departamento:
Fecha de emisin:
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CONTABILIDAD
34/50 La nota de Venta, el vendedor no tiene la obligacin de identificar al comprador o usuario a excepcin de las transacciones mayores de U$200,00 en las que es obligatorio consignar el nombre y nmero de cdula de identidad o RUC del adquiriente del bien o usuario del servicio. Las notas de venta servirn solamente para consumidores finales, es decir que cuando los gastos sean a cuenta del empleado, se podr presentar ste tipo de documentos. Los requisitos para stos documentos son:
Agosto de 2007
Comprobantes de Retencin, los emite el comprador del producto (Agente de Retencin), en la adquisicin de bienes y servicios; por retenciones del impuesto a la renta y/o del IVA. El Comprobante de Retencin deber entregarse a ms tardar a los 5 das posteriores, desde la fecha de recepcin del documento.
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35/50 Es muy importante que los comprobantes de retencin cumplan con los requisitos que se seala a continuacin, debido a que en el caso de que se haya pagado algn impuesto en exceso, stos sern los nicos comprobantes para cualquier reclamo.
Manual de Procedimientos para el mejoramiento operativo Del departamento contable
Tiquetes de Mquina Registradora, no identifica al comprador del bien o usuario, los impuestos pueden estar incluidos en el precio de venta; se emiten a consumidores finales solamente. Los requisitos para stos documentos son los siguientes:
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36/50 Liquidaciones de Compra, las liquidaciones de compra son documentos que sirven para sustentar gastos solamente en los siguientes casos: Por adquisicin de bienes y servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad que, por su nivel de rusticidad cultural, no se encuentran en posibilidad de emitir comprobantes de venta. Por servicios ocasionales prestados por extranjeros sin residencia en el pas. Por servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni establecimiento permanente en el pas.
Al igual que una factura deben grabar el 12% de IVA y aplicar las retenciones tanto de IVA 100% como en la fuente 1%, al momento de emitir una liquidacin de compra:
Los requisitos de llenado de las liquidaciones de compras son los siguientes: Datos de identificacin del vendedor, es decir, apellidos y nombres, nmero de cdula, domicilio indicando la ciudad y la provincia y lugar en que se gener la transaccin. Descripcin del bien transferido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida utilizada, cuando proceda. Precios unitarios de los bienes o servicios. Valor total de la transaccin sin incluir el IVA. Impuesto al valor agregado, indicando la tarifa que aplicase. Fecha de emisin. Finalmente debe cerrarse la liquidacin y totalizarla.
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37/50 Guas de remisin, la gua de remisin es un documento que sustenta el traslado de mercaderas a cualquier lugar por algn motivo. Deben ser emitidas an si el traslado se realiza entre diferentes establecimientos del contribuyente. Al momento de llenar una gua de remisin se debe tomar en cuenta lo siguiente: Identificacin del destinatario de la mercadera. (RUC, Nombres y apellidos o razn social y direccin). Direccin del punto de partida. Identificacin del transportista de la mercadera (RUC, Nombres y apellidos o razn social y direccin). Descripcin detallada de la mercadera transportada, y motivo del traslado. Tipo, nmero de autorizacin, fecha de emisin y numeracin del comprobante de venta, salvo el caso de que la venta itinerante puesto que en esta circunstancia los nmeros de las facturas respectivas se harn constar en la gua de remisin al final de la jornada; o en todo caso cuando el volumen o cantidad de la mercadera transferida y el precio de la transaccin pueda ser determinado solo cuando los bienes han sido efectivamente transferidos al comprador. Direccin del punto o puntos de destino; Documento nico de importacin o formulario nico de exportacin, cuando corresponda; y, Fechas de inicio y terminacin del transporte.
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38/50 Entre otros documentos de soportes encontramos las nota de pedido o de compra el cual es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra. Este documento comercial no obliga a realizar la operacin. Debern extenderse cmo mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al vendedor. La nota de venta, se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderas que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y dems condiciones de la operacin. Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la nota de venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadera que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en los trminos establecidos. Es emitida por duplicado.
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Este documento no origina registros contables. La nota de dbito, llmese as a la comunicacin que enva la empresa o comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc. Las causas que generan su emisin pueden ser: Error en menos en la facturacin. Intereses. Gastos por fletes. Gastos bancarios, etc.
La nota de dbito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.
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39/50 La nota de crdito, es el documento en el cual la empresa o el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin. Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos: Error en ms en la facturacin. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. Devolucin de mercaderas.
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La nota de crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable. El cheque, llmese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque como son: cruzado, certificado, de caja, de viajero, de ventanilla, posfechados, etc Los elementos que debe contener: La denominacin "cheque" inserta en su texto, en el idioma empleado para su redaccin. Un nmero de orden impreso en el cuerpo del cheque. La indicacin del lugar y de la fecha de creacin. El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago. La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero, expresada en letras y nmeros, especificando la clase de moneda. Cuando la cantidad escrita en letras difiriese de la expresada en nmeros, se estar por la primera. La firma del librador.
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40/50 El cheque adems es un documento literallmente que contiene: Orden incondicional de pago Dada por una persona (Librador) A una Institucin de crdito (Librado) De pagar a la vista A un tercero o al portador (Beneficiario), una cantidad de dinero.
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As mismo el comprobante de pago, el cual es llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. El Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros, estos han sido por las instituciones financieras los cuales muestran un formato que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente. Los recibos, son una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la deuda. Este documento tiene importancia: Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago. Contable: para quien lo confeccion es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
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41/50 Los recibos de caja menor, son un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
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Las notas de contabilidad, son documentos que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre. As mismo los comprobante diario de contabilidad, son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Los formularios para declaraciones de impuestos Formulario 101, declaracin impuesto a la renta y presentacin de balances formulario nico - sociedades Son sujetos pasivos del Impuesto a la renta, es decir, los contribuyentes que estn obligados a pagarlo, las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el pas, que obtengan ingresos gravados. Dentro del perodo tributario, el ejercicio impositivo es anual y comprende el lapso que va del 1o. de enero al 31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la renta se inicie en fecha posterior al 1o. de enero, el ejercicio impositivo se cerrar obligatoriamente el 31 de diciembre de cada ao. Formulario 103: Declaracin de retenciones en la fuente del impuesto a la renta, es un documento que estn en la obligacin de presentar las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, bsicamente tiene por objeto declarar todas las retenciones en sus diferentes porcentajes originadas mensualmente por la adquisicin de bienes o servicios de acuerdo a la actividad comercial, reflejando al mismo tiempo el monto total de las compras realizadas mensualmente. El formulario 104: Declaracin del impuesto al valor agregado, establece el impuesto al valor agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a la importacin de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas
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42/50 de comercializacin, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prev la LRTI. El formulario 104 mantiene su estructura en 7 secciones que son identificados en los siguientes grupos: 200 300 500 600 700 800 900 Identificacin del sujeto pasivo. Proporcin de crdito tributario aplicable en el mes Resumen de ventas Resumen de compras Resumen impositivo Declaracin del sujeto pasivo como agente de retencin del IVA Valores a pagar y forma de pago
4.3.22. Sistema de Gestin de Calidad, breve introduccin .La empresa para mejorar las operaciones necesita implantar, poner en prctica y mantener un sistema de gestin de calidad (S.G.C), este sistema ayudar a organizar las necesidades administrativas, financieras, gerenciales, as como tambin las necesidades de los otros departamentos.
Ventajas ms importantes : Mejora la imagen pblica y su posicin en el mercado. Cumple con los criterios de certificacin de proveedores. Mejora el control de costos. Aumento en la eficiencia de las operaciones. Obtencin de sellos y certificaciones internacionales.
Garca del Pueyo Jos Luis, La gestin de la calidad en las empresas de Servicios, 2005
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Planificacin estratgica del Sistema de Gestin de Calidad Sistema.- Conjunto de recursos y mtodos interrelacionados. Gestin.- Actividad que se realiza para lograr algo. Calidad.- Nivel de cumplimiento de requisitos, los ms importantes los del cliente.
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Segn el diccionario Ocano Uno se define estrategia como La ciencia y el arte de comandancia militar aplicados a la planeacin y conduccin general de las operaciones de combate en gran escala. Tener un plan estratgico sirve para asegurar el desarrollo de una empresa. Talleres Nissan-Renault debe desarrollar e implantar un SGC para que cubra los requisitos de la norma ISO 9001:2000. Por lo tanto se debe identificar los procesos necesarios para el SGC en el departamento de contabilidad para as definir la secuencia e interaccin entre los procesos. Ver cuadro SGC. La norma ISO 9001:2000 establece los requisitos mnimos de un sistema de gestin de la calidad para asegurar la conformidad de los productos o servicios, la mejora continua de la eficacia, la reduccin del costo de "no" calidad y el aumento de la satisfaccin del cliente. Todo lo cual mejora la competitividad de la organizacin. Lo que caracteriza a la norma ISO 9001:2000 es:
Garca del Pueyo Jos Luis, La gestin de la calidad en las empresas de Servicios, 2005
Su enfoque basado en los procesos, el ms exitoso en la gestin empresarial moderna. Su compatibilidad con otras normas de gestin. Es la principal norma certificable del mundo. Su mayor nfasis en el cumplimiento de los requisitos legales y/o reglamentarios. Su menor nfasis en procedimientos documentados. Mayor nfasis en la participacin y el compromiso de la alta direccin con la calidad. El establecimiento de objetivos medibles en todas las funciones y niveles relevantes de la organizacin. Mayor atencin a la disponibilidad de recursos.
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44/50 Mayor nfasis en entender y satisfacer las necesidades y los requisitos del cliente. El seguimiento y anlisis de la informacin concerniente a la satisfaccin del cliente. La toma de decisiones en base al anlisis de informacin recogida por el sistema de gestin de la calidad. Exige la mejora continua y el anlisis permanente de la eficacia del SGC.
4.3.23. Funciones del departamento contable Para desarrollar una eficaz contabilidad interna en la empresa se debe aplicar las normas ecuatorianas de contabilidad a fin de lograr informacin oportuna y confiable para que produzca los elementos de anlisis para la toma de decisiones en la evaluacin, programacin y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de obligaciones para con las entidades estatales, pero para que se cumpla este objetivo se debe tener conocimientos, funciones y responsabilidad del cargo. Dentro de las funciones del departamento contable se anotaran las siguientes: Elaborar los Estados Financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos (respaldos), efectuando el anlisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de evaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados econmicos de la empresa. Elaborar las declaraciones de impuestos mensual y anual como son la retencin en la fuente del impuesto a la renta, y velar por su oportuno pago y presentacin. Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales de los pagos Declaracin anual del Impuesto a la renta, la preparacin de la informacin en medios Magnticos. Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia enven. (auditorias externas) Velar por la adecuada conservacin y archivo de los soportes de la informacin contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.
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45/50 Velar por el registro oportuno del (Mayor y Balances, Diario e Inventarios y Balances) y los libros auxiliares. Revisar y registrar la informacin de inventarios de acuerdo con el sistema de inventario y su correspondiente registro contable. Registrar la informacin relacionada con activos fijos y el funcionamiento de la interfase de ajustes integrales por inflacin y depreciaciones con Sistema de control de activos fijos. La realizacin de arqueo a la caja como verificacin de control. Revisin mensual de la nmina, pagos de aportes (IESS) Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el control contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos por anticipado, y efectuar la conciliacin bancaria. Elaboracin y control de los comprobantes de retencin en la fuente, impuesto a las ventas, retencin de industria y comercio que sean solicitados por los proveedores y/o terceros y certificados laborales.
4.3.24. Responsabilidades del departamento contable Responder por la adecuada presentacin y entrega oportuna de los balances, anexos e informes exigidos por la gerencia y las entidades de control y vigilancia, as como por la atencin de los requerimientos formulados por los mismos. Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas reas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de contabilidad. Realizar anlisis de la informacin contable con el fin de brindar informacin que ayude a la toma de decisiones por parte de la gerencia. Estar permanentemente actualizado sobre las normas y polticas que en materia contable, tributaria, comercial, etc., sean establecidas por las entidades estatales de control y vigilancia y su implementacin en la empresa.
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46/50 Responder por la adecuada presentacin de la informacin de carcter comercial, tributario y fiscal, siguiendo las normas y polticas exigidas por la superintendencia de Bancos y Compaias y el Servicio de Rentas Internas (SRI), de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Coordinar con el rea de sistemas que el registro de la informacin sea oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los registros, as como implementando nuevos reportes que faciliten y agilicen el cruce de informacin y la generacin de nueva informacin. Colaborar para que haya un adecuado flujo de informacin soporte de la contabilidad. Desarrollar las dems funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato. Ejercer control sobre las claves internas de programa de contabilidad. Presentar Estados Financieros en las fechas establecidos.
4.3.25. Conocimientos Conocimiento del marco conceptual de la contabilidad, sus principios y normas tcnicas de aplicacin y manejo. Conocimiento de las normas fiscales para estar pendiente de que la empresa aplique adecuadamente las normas tributarias en las operaciones normales de la empresa (facturacin, retenciones, etc), en casos particulares y/o excepcionales (respuesta a requerimientos). Dichos conocimientos deben permitir colaborar con la adecuada planeacin tributaria de la empresa y elaboracin de las diferentes declaraciones de impuestos. Conocimientos en materia comercial para efectos de registros ante cmara de comercio, reformas estatutarias, elaboracin de actas, etc. Conocimiento para organizar y planear trabajos y tener habilidades para resolver problemas y anticipar soluciones dentro de las funciones y responsabilidades.
4.3.26. Funciones del personal: 4.3.26.1. Del contador.- El el que se encarga de la revisin de todos los movimientos contables as como la presentacin a la gerencia de los estados financieros mensuales. Es un cargo controlador debido a que por intermedio de el se realizan todas las
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actividades normales, debido principalmente a que siendo una empresa concesionaria de un rgano de gobierno local debe de contribuir con un sentido objetivo en buen manejo de los recursos de la empresa.
Manual Latinoamericano de Auditoria Profes ional en el Sector Pblico, Editorial Dinte. Bogota-Colombia. Tercera Edicin
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47/50 Asistentes Contables.- los asistentes contables se encarga de todo el registro y cargado en el sistema de todos los movimientos contables de la empresa, libro caja, registro de ventas, registro de compras, planillas, trmites tributarios, etc. 4.3.26.2. Del cajero.- El cajero se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios a los automotores de los clientes. Al final del da el cajero se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual figuran todos los ingresos del da incluidos los ingresos en efectivo y en tarjetas de crdito. Control Interno Contable, El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observacin de la poltica prescrita, y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.16 El control interno comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin. Resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando
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controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. Un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
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48/50 El concepto con relacin al control, nos permite definir la forma sistemtica de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles contables en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de prdidas y en sus defectos prever las mismas. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente seala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y as su reiteracin. Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestin. Adicionalmente, se cuentan con controles de deteccin de los cuales se ejecutan durante o despus de un proceso, la eficacia de este tipo de control depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir. Una vez que el sistema est operando, se requiere de una previsin sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos estn operando como se plane. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos ntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organizacin. Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organizacin, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la nica finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la situacin que
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se considere en peligro de prdida, es decir, si a menudo se presenta esta situacin tratar de eliminar o reducirlas al mximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el desempeo realizado por las polticas fijadas de la organizacin y por ltimo procurar que el control interno establecido d como resultado, mantener a la administracin informada del manejo operativo y financiero y que dicha informacin sea confiable y llegue en el momento ms oportuno, para as, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situacin real que est atravesando la empresa. Por lo general las deficiencias o debilidades dentro de un sistema de control interno son detectadas mediante los diferentes procedimientos de supervisin deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste. Las deficiencias, los destinatarios de la informacin pueden ser tanto las personas responsables de la funcin o actividad implicada como las autoridades superiores.
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49/50 Es necesario procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores ticos aceptados, la cual permita constituir un slido fundamento moral para su conduccin y operacin, estos valores deben enmarcar la conducta de los empleados, orientandose a la integridad y compromiso personal. 4.3.26.3. Procedimiento de control a la cuenta existencias El concepto "existencias" hace referencia a los siguientes elementos de activo: Aquellos que se mantienen para ser vendidos en el proceso normal de las operaciones. Aquellos que se encuentran en proceso de produccin para dicha venta, y Aquellos que se mantienen como materiales o elementos accesorios destinados a ser consumidos en la produccin de los bienes o servicios. Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias. De este punto de vista, la cifra de almacn es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen econmico con respecto al total de activo; por su repercusin en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoracin afecta directamente; por su repercusin financiera en base a su importancia sobre el
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activo circulante. Se consideran existencias a la totalidad de los bienes tangibles que se tienen para la venta en el desarrollo habitual de la actividad comercial, as como aquellos que estn en elaboracin para tales ventas o sern consumidos en el proceso de obtencin de bienes destinados a la venta. 4.3.26.4. El departamento de contabilidad debe determinar: Dentro de las labores que debe determinar el departameto de contabilidad estan los siguientes: 1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias, que figuran en el balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las existencias son propiedad de la empresa. Para ello deben de realizar recuentos fsicos peridicos al inventario permanente.
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50/50 2. Que los productos estn valorados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en relacin al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance. De no ser as, el balance no representar de manera fiel y razonable el estado econmico de la empresa. La valoracin deber referirse a los productos. Verificar si los mtodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de mercanca son adecuados y eficaces. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, proteccin, prevencin de daos o prdidas y coberturas para las que pueden producirse. Ratificar que los movimientos de existencias entre perodos consecutivos han sido debidamente registrados en el perodo en el que se produjo el movimiento fsico.
3. 4. 5.
4.3.26.5. Aspectos fundamentales del control interno La evaluacin del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del
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rea de existencias, con el fin de determinar los puntos dbiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse en prctica para cumplir los objetivos establecidos por la organizacin, en funcin del nivel de confianza ofrecido por el propio control interno. Dentro de los aspectos fundamentales se presentan los siguientes: Una apropiada segregacin de funciones de custodia, registro, recepcin, almacenaje de las existencias. Un control de las existencias fsicas mediante un adecuado registro de las entradas realizando inventarios fsicos peridicos.
y salidas de mercancas, utilizando un sistema de inventario permanente y Establecimiento de normas concretas para la valoracin de las existencias. seguros suficiente para todas las existencias.
Adecuada proteccin fsica de los inventarios y cerciorarse de dar una cobertura de
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4.4 Flujogramas de las operaciones ms frecuentes .

DEPARTAMENTO CONTABLE FACTURACIN
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RECEPCIN DE FACTURAS REVISIN
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CONTABILIZACIN
CLIENTES INGRESOS
PROVEEDORES
EGRESOS
VENTAS
GASTOS
CUENTAS POR COBRAR
CUENTAS POR PAGAR - BANCOS
CAJA / REMESAS
EMISION RETENCIONES COMPROBANTES DE EGRESOS
COMPROBANTES DE INGRESOS
COMPROBANTES DE DIARIOS
PAGO / CANCELACION
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DEPARTAMENTO CONTABLE PAGO NMINA
REPOSICIN FONDOS ROTATIVO
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REPOSICION DE CAJA CHICA CONTABILIZACIN
CRDITO Y COBRANZAS
RECUPERACION DE CARTERA PROVISION DE CUENTAS INCOBRABLES
ELIMINACIN DE CUENTAS O CRDITOS INCOBRABLES
CONTROL INTERNO
REVISION REPORTES DE CAJA
ARQUEO DE CAJA GENERAL Y CAJA
CUADRE PAPELETAS DE DEPOSITOS
RECAUDACIONES Y GESTIN DE COBRANZAS
CONCILIACIONES BANCARIAS
ARCHIVOS
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CAPTULO V
5.1 Conclusiones y Recomendaciones: 5.1.1 Conclusiones Una vez culminada sta inventigacin se establecen las siguientes conclusiones: 1. Se encontr que en el departamento contable de Talleres Nissan Renault S.A. no se opera de manera organizada y eficiente provocando incumplimientos en la presentacin de los informes financieros de la empresa. 2. La investigacin posibilit el hallazgo de varias novedades como: archivos sin soporte de documentos, folders sin los respectivos membretes de identificacin, horario de trabajo, descontrol en gastos y compras locales, sobrecarga de trabajo justamente ocasionada por la desorganizacin del departamento ya que no se tiene poco compromiso que demuestran las personas involucradas. 3. El manual de procedimientos sera una herramienta muy importante que permitir la una secuencia de las tareas que se deben realizar, falta de capacitacin y adems el informes duplicados por la contadora y la auxiliar contable, incumplimiento del
deteccin de errores y al mismo tiempo, un documento indispensable para el desarrollo y el crecimiento de las personas que tienen a cargo el departamento de contabilidad ya que se convertira en una gua que mostrar desde como revisar una factura hasta su contabilizacin.
4. Una de las finalidades principales del manual de procedimientos es minimizar errores y maximizar logros y cumplimientos.
107
5. Es bsico y fundamental que en todo proceso de mejoramiento continuo se apliquen procesos de calidad total, puesto que al realizarlo y aplicarlo en cualquier rea ayudara ha tener un mejor control de las tareas.
6. El control de calidad ha sido la base sustancial para realizar la presente investigacin. 5.1.2 Recomendaciones 1. Se recomienda formen grupos de trabajo y convoquen a reuniones semanales para realizar evaluaciones y determinar como va avanzando la mejora en el departamento de contabilidad. 2. Se sugiere que la empresa debe invertir en capacitacin del personal, como por ejemplo actualizaciones tributarias, nuevos sistemas contables, etc.; tomando en cuenta que sto de una u otra forma incentiva al personal a aprender y sobre todo poner en prctica lo aprendido, ayudando as a eliminar la falta de compromiso de las personas involucradas. 3. Es recomendable desarrollar un sistema de autogestin del recurso humano que conforme al departamento de contabilidad, para que las actividades contables estn bien definidas y por ende desarrolladas y as no se presenten retrasos a la hora de informar a la gerencia sobre los estados financieros para la toma de decisiones oportunas. 4. Tambin se recomienda que dentro de la empresa se manejen los principios ticos frente a los acontecimientos que se susciten; es importante mencionar que el profesional contable debe guardar fielmente sus principios y tener una conducta intachable, para lo cual se permita calificarlo en su comportamiento profesional y personal.
108
5. Para todos quienes pertenezcan a la rama de la contabilidad, una recomendacin muy especfica para que siempre tengan el espritu investigativo que los motive a actualizarse y capacitarse constantemente.
6. A la empresa Talleres Nissan Renault S.A. de la ciudad de Manta se le motiva a aplicar el manual de procesos y procedimientos emitido para que sea una ayuda a la mejora en el dempeo de las funciones y el mejoramiento operativo del personal contable.
Bibliografa: Pginas Web:
http://www.nissan.com.ec/php/service.php?content=ARB0000020 http://www.monografas.com/trabajos15/calidad-total.shtml http://www.monografas.com/trabajos/mejorcont.shtml http://www.miliarium.com/paginas/normas/pta.htm http://www.nissan.com.ar/conozca_historia.shtml
http://web.demasiado.com/ing-industrial/ingeniera/controlindex.html http://www.gestiopolis.com/recursos5/docs/fin/noriconta.htm (Normas Internacionales de Contabilidad).
Estatutos de la empresa Talleres Nissan S.A. Normas Internas de la empresa Talleres Nissan S.A.
Et all, Madrid.
HERNN Aulesta G. Gua metodologa para la elaboracin de tesis,
(1993) (1995)
MIZUNO Shigueru, La calidad total en la empresa, Madrid, TGP Tecnologa de
Gerencia y Produccin S.A.
(1999)
Manual Latinoamericano de Auditoria Profesional en el Sector Pblico, Editorial Dinte. Bogota Colombia. Tercera Edicin. Octubre. (2001)
109
Mc Graw Hill. Metodologa de la investigacin, gua para desarrollar investigacin en Ciencias Contables, Econmicas y Administrativas, Bogota. (2001) Principios de Contabilidad Vigentes en el Ecuador, Quito Gestin Norsud. (2004) ISO 9001: 2000 Sistemas de gestin de la calidad, requisitos generales. para contadores. Catacora C. Fernando. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), Manual Legal (2004)
GARCIA Del Pueyo Jos Lus, La gestin de la calidad en las Empresas de
Servicios: Harvard Deusto Business Review. (2005) Biblioteca de la universidad Laica Eloy Alfaro de Manab. Folleto sobre el Aseguramiento de Calidad (2006) Anlisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una institucin, Alfaro de Manab 2006
Eco. Jaime Zavala, Facultad de Ciencias Econmicas de La Universidad Laica Eloy
110

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Quiero en especial recalcar esta dedicatoria a mi querida Lolita, mi

mis triunfos y sintiendo mis fracasos, impulsndome a seguir adelante

Candy Elizabeth Soledispa Saltos

Candy Elizabeth Soledispa Saltos

La tesis propuesta cumple los parmetros tcnicos y de investigacin. Lo que certifico.

Ing. Carlos Monar Merchn DIRECTOR DE TESIS

Yo, CANDY ELIZABETH SOLEDISPA SALTOS me responsabilizo de la

procedimientos tcnicos, debidamente autorizados por la empresa

por las Normas Ecuatorianas e Internacionales de la contabilidad N.E.A. y N.I.C., etc.

Candy Elizabeth Soledispa Saltos

3.5 Organigrama de la empresa Talleres Nissan Renault S.A........................................31

El quinto captulo; en el quinto y ltimo se presentar las conclusiones y recomendaciones.

departamento contable de esta empresa para mejorarlos a travs de los procesos de

De acuerdo a lo antes mencionado se plantea las siguientes preguntas interrogantes:

Cul es el nivel de capacitacin del personal contable?

Mejora la capacidad de anlisis y observacin de los procesos

todas la realizaciones de la empresa, poniendo especial nfasis en el cliente interno y en

El Comit Estratgico de Alianza (Global Alliance Committee o

compone por los seores Schweitzer e Hanawa, cinco dirigentes de Renault y

2.1.2.2 El Grupo de Trabajos Conjuntos (Cross-Company Teams o CCT)

http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo hist rico, estructuras bionacionales.

2 http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo histrico, estructuras bionacionales.

al capital autorizado de la compaa, inscribiendolo en el registro mercantil del cantn

debidamente firmados por el presidente y gerente general de la compaa.

1 http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo histrico, estructuras bionacionales.

Elaborado por: Autora de tesis

2.1.5 Perspectiva histrica de la calidad total

DIAZ De Santos. Calidad total en la gestin de servicios. PARASURAMAN A.

contnua en la organizacin y el involucramiento de todos sus miembros, centrndose en

requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) total (todo

Qu puede hacerse para que nuestros clientes sepan que le estamos

Estamos satisfaciendo completamente a nuestros clientes? Y si no es as, cmo o qu debemos hacer?

DIAZ De Santos. Calidad total en la gestin de servicios. PARASURAMAN A.

actividades de cualquier empleado y por ende de cualquier rea, igualmente podr

DIAZ De Santos. Calidad total en la gestin de servicios. PARASURAMAN A.

actividades de mejora de la calidad y utilizadas como soporte para el anlisis y

DIAZ De Santos. Calidad total en la gestin de servicios. PARASURAMAN A.

2.1.7 El control de calidad

calidad en el proceso, con el lema: "La calidad no se controla, se fabrica", para al

Ofrecer un precio ms bajo del producto o servicio

efectivo a su alcance. El tiempo del ciclo puede establecer la diferencia entre el

Disear un sistema de medicin de la calidad interna que tenga en

Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una primas.

http://monografas.com/trabajos/morcont/mejorcont.shtml http://www.miliarium.com/Paginas/Normas/pfa.htm Normas ISO/UNE/ANSI

nacionalidad ecuatoriana, mayores de edad, domiciliados en esta ciudad legalmente

ISO 9000 y competencia laboral

de denominacin, transformacin de compaa de responsabilidad limitada, SERVICIO

presidente y gerente de la compaa, respectivamente conforme consta de los

INMOBILIARIA CIELO AZUL COMPAA LIMITADA, con un capital social de UN MILLON

noventa y dos, resolvi:

a) Transformar la compaa de responsabilidad limitada denominada SERVICIO Y

Nombramiento de presidente y gerente de la compaa, debidamente inscrita.

implementar la mejor forma de hacer los procesos y actividades.

3.2.1 Los objetivos corporativos son:

RENAULT, que brinde seguridad, confianza, garant a y satisfaccin a todos

encuentran dentro de la red de POST-VENTA. El personal recibe capacitacin

Conozca Nissan - Historia

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La capacitacin se d desde cursos de mecnica bsica, pasando por carroceria,

pueda cumplir con los requisitos de atencin al cliente, de acuerdo a estndares

Servicio Express.- Se presenta adems ste servicio ajustado a las

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