Gestion de Mantenimiento

Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones.
URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en una empresa del sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones.
Teyma Uruguay S.A. Tel. Fax. 902.21.20 902.09.19 Ing. Mec. Guillermo Rucks Lombardi grucks@teyma.com.uy Ing. Mec. Gerardo Berro Pellejero gberro@teyma.com.uy
Resumen.
La implantacin de un sistema de gestin de mantenimiento es un proceso que requiere capacitacin e imaginacin en cualquier industria donde se realice. La formacin universitaria, como es lgico, nos prepara para las situaciones mas generales y la experiencia que recibimos en esa etapa en general esta asociada con este tipo de casos. La implantacin de un sistema de gestin de mantenimiento en una industria asociada a los sectores forestales y de construccin tiene algunas particularidades que se escapan a los esquemas tradicionales, este articulo busca compartir una experiencia de este tipo.
Quienes somos.
Teyma, fundada en 1980, es una empresa de Abengoa que aporta recursos y soluciones tcnicas para la Creacin de Infraestructura, el Desarrollo Sostenible y la Sociedad de la Informacin en el Uruguay. Es la empresa lder en la Industria de la Construccin en Uruguay, con una facturacin promedio de USD 28.300.000 en los ltimos 5 aos y una plantilla media de 1.100 personas. Asimismo desde 1996 cuenta con un rea de servicios forestales, que a travs de Pandelco SA presta servicios de explotacin de bosques artificiales. Brindando un servicio integral al cliente y liderando el servicio de cosecha forestal con el 8% del mercado de madera pulpable.
Ing. Ind. Mec. Guillermo Rucks Lombardi Ing. Ind. Mec. Gerardo Berro Pellerjero
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay
Resea sobre el Sector Construccin y Forestal. Diferencias con las industrias tradicionales.
Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre s que, partiendo de uno o ms entradas, las transforma, generando un resultado. En un proceso de produccin industrial las entradas son ciertos elementos como la materia prima, la mano de obra calificada y una cierta tecnologa ms o menos compleja. El resultado del proceso de produccin ser un producto terminado. Los procesos industriales se desarrollan obviamente en industrias y lo que aqu llamamos industrias tradicionales son aquellas con las que salimos en la cabeza al terminar nuestros estudios de ingeniera, son aquellas industrias que contienen este proceso dentro de un recinto acotado, donde todas las entradas y las salidas del mismo quedan concentradas dentro de ese recinto. En todo proceso industrial, los equipos que intervienen requieren de un uso y mantenimiento adecuado y las personas que operan y/o mantienen determinan en gran medida el xito o fracaso del proceso. En la industria tradicional, estos procesos se dan bajo un techo y dentro de una nave industrial. Tanto el sector de la construccin como el sector de servicios de cosecha forestal son procesos industriales, ya que se toma materia prima y mediante el uso de equipos y mano de obra, la transforma en un producto terminado, pero estas industrias poseen algunas caractersticas que los hacen diferentes a una industria tradicional, y estas diferencias determinan que los responsables de implantar un sistema de gestin de mantenimiento deban adaptar la teora recibida en la universidad para lograr con xito su cometido. Teyma en el ao 1996 fue la primera empresa constructora en certificar bajo las normas ISO 9000, como parte del proceso de certificacin se definieron una serie de procedimientos para cumplir con el requerimiento de la norma de asegurar el mantenimiento adecuado de los equipos que se utilizan para la ejecucin de las obras. La elaboracin de estos procedimientos dio luz sobre la posibilidad de la mejora en la ejecucin de los contratos a travs de la implantacin de un sistema de gestin de mantenimiento y para ello, a fines de 1997 se comenz a trabajar en busca de tal objetivo. A continuacin intentaremos compartir este camino que sin ser ideal y sin buscar ser una teora valida para todas las industrias similares, nos ha permitido alcanzar un el objetivo planteado tanto en Teyma como en Pandelco.
Principales Diferencias.
A continuacin se resumen las principales caractersticas que diferencian a la industria de la construccin y a los servicios de cosecha forestal, de las industrias tradicionales, asimismo se presentaran las dificultades asociadas a cada una de
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay estas caractersticas que deben resolverse para lograr la implantacin de un sistema de gestin del mantenimiento.
Discontinuidad de Uso.
Una industria de planta, cuenta con una serie de equipos y buena parte del costo de ejecucin del proceso industrial va a asociado a la continuidad de operacin de los equipos que se requieran. Para ello se definen cantidades de equipos que minimicen la inversin y plantes de mantenimiento que aseguren la continuidad de servicio de los mismos. Teyma y Panelco si bien como dijimos antes llevan a cabo procesos industriales, son bsicamente empresas que venden servicios, esto determina que el volumen y las caractersticas de la actividad estn asociadas a la cartera de contratos con que cada una de ellas cuente en cada momento. El volumen de la cartera de este tipo de empresas va asociado dos variables: - la capacidad comercial con que se cuente, y - la situacin del mercado donde desarrolla sus actividades Esto hace que si bien el volumen de actividad es razonablemente previsible, no necesariamente ser el adecuado para el parque de equipos que en ese momento cuente la empresa, determinando que la utilizacin del parque quede supeditado a estas dos variables, donde adems una de ellas no es manejable por una sola empresa. Por otro lado, y en forma independiente del volumen, el perfil de la cartera es decir, los tipos de trabajos que se deben realizar en los contratos son otro factor que define el grado de utilizacin del parque de equipos. Si bien esta caracterstica afecta a los dos giros de la empresa, es mas destacable en el rea de construccin por la gran diversidad de trabajos que se ejecutan y la necesidad de contar con la capacidad de ejecucin para poder participar de las licitaciones. En el grafico nro.1 se puede ver el nivel de utilizacin del parque de los ltimos aos. Si bien a finales del 2002 y principios del 2003 la baja actividad provocada por la crisis que atraves el Pas determino que se contara con muchos equipos redundantes (valores de utilizacin por debajo de 50% del parque), esto no es una situacin normal. En general la fraccin del parque en situacin de trabajo discontinuo son mayoritariamente equipos que no tienen trabajo en la cartera de contratos de las empresas, por lo que, lejos de significar una solucin frente a situaciones de indisponibilidad del parque, son equipos que estn fuera de servicio pero que deben estar en condiciones operativas en forma permanente por si surge su necesidad. Por la informacin que manejamos no es comn que una industria en actividad cuente con mas de un 40% del parque de equipos ociosos y no redundantes, por lo
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay que esto es una caracterstica que claramente diferencia a estas industrias de las tradicionales.
Grfico nro. 1: Evolucin del uso de equipos.
80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jul-00 Jul-02 Oct-00 Ene-01 Oct-01 Oct-02 Ene-03 Oct-03 Jul-04 Jul-01 Jul-03 Oct-04 Ene-05 Ene-00 Ene-02 Ene-04 Abr-00 Abr-01 Abr-02 Abr-03 Abr-04
Mensual
Acumulado
Las dificultades que determina esta discontinuidad de uso sobre la gestin del mantenimiento son las siguientes: Dificultades de definicin del parque optimo de maquinaria Dificultades en la planificacin del mantenimiento. Dificultad de previsin de recursos, tanto humanos como materiales. Costos de mantenimientos elevados por maquinas improductivas pero disponibles.
Logstica del Mantenimiento.

En cualquier industria que se encuentre en un recinto y utilice equipos para su proceso productivo, cuente o no cuente con un departamento de mantenimiento, los equipos estn al alcance del responsable de su mantenimiento, los puede ver y controlar peridicamente sin que ello le signifique un traslado importante, asimismo si debe realizar cualquier intervencin de mantenimiento, cuanta con un paol de herramientas cerca y en general tambin con un deposito de materiales y suministros. Inclusive aquellas industrias que cuentan con una flota que recorre el pas, como puede ser el transporte, cuentan con bases donde los equipos retornan en forma peridica para ser atendidos. Es decir, en general las industrias cuentan con una logstica de mantenimiento que aunque no sea simple, es sencilla. Tanto los servicios de cosecha como las obras de construccin tienen una logstica que no cumple con estas caractersticas, las ubicaciones de los centros de produccin (obras o explotaciones forestales) son variables en el tiempo, no necesariamente estn cerca de centros poblados, se encuentran lejos de los paoles y depsitos y en la gran mayora de los casos al aire libre. Inclusive en la construccin y mayoritariamente en la cosecha forestal los equipos asignados a un determinado centro de produccin, trabajan en lugares variables y en muchos
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay casos con condiciones de acceso difciles inclusive desde los mismos centros de produccin. Salvo raras excepciones, los volmenes o plazos de los contratos, inviabilizan la instalacin de talleres, paoles y depsitos locales que cubran todas las necesidades para atender los equipos asociados a los mismos. Esta situacin determina las siguientes dificultades para la implantacin de un sistema de gestin de mantenimiento: La mayora de las tareas de control y mantenimiento del parque deben realizarse in situ, al aire libre, con poca infraestructura y en muchos casos lejos de proveedores de bienes y servicios. Es difcil contar con la informacin actualizada y suficiente del estado de los equipos y en casos de roturas la informacin que llega es insuficiente o en muchos casos errnea
Renting Interno de Equipos.

Hasta aqu se han comentado caractersticas que se pueden generalizar al 100% de las empresa constructoras o de cosecha forestal que cuenten con mecanizacin en sus procesos, de todas formas tanto Teyma como Pandelco cuentan con alguna caracterstica que sin ser exclusiva puede no ser generalizable. En particular para lograr una correcta asignacin de los costos de los equipos involucrados en cada contrato se cuenta con un sistema de renting interno, los equipos pertenecen a un departamento (centro de costos independiente) y ste los arrienda a los diferentes contratos; como contraparte de la tarifa de alquiler que se recibe, este departamento debe asegurar la disponibilidad, uso y mantenimiento adecuado de los equipos. En 1998 las caractersticas de este sistema de renting eran las siguientes: El departamento deba suministrar los equipos a los distintos centros de produccin en condiciones adecuadas de operacin y deba asegurar las mismas durante todo el tiempo que el equipo permaneciera en alquiler. Exista una competencia directa de precios y servicios con el mercado ya que no exista la obligacin de contratar los equipos propios. Los operadores de los equipos tenan una doble dependencia: organizativamente del departamento de mantenimiento y operativamente de los contratos donde trabajaran. Los primeros responsables del uso adecuado de los equipos eran los responsables del contrato. Esta caractersticas del sistema de alquiler interno definido en 1998 determinaba las siguientes dificultades para la implantacin del sistema de gestin de mantenimiento:
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay Los operadores de equipos no tenan una estructura de mando clara y esta situacin determinaba que no tuvieran claro sus objetivos, por un lado de produccin y por otro la del cuidado del equipamiento. Los responsables, tanto de los contratos como del departamento de mantenimiento, salvo excepciones, por su formacin no contaban con la capacitacin suficiente para balancear la produccin y el mantenimiento en forma adecuada. La competencia con la plaza determinaba que los costos estaban acotados en muchos casos por competencia que no brindaba un servicio equivalente.
Soluciones a los Problemas: Sistema de Gestin de Mantenimiento Implantado

Hasta aqu se han reseando los principales problemas a que nos enfrentamos en el proceso de implantacin de un sistema de gestin de mantenimiento, si bien estas no son todas las dificultades que se deben enfrentar para lograr este objetivo, son las que no encontraron una respuesta en la formacin bsica con que contaban quienes tuvimos que llevar adelante el proceso. A continuacin se tratara de resumir las medidas tomadas para mitigar cada una de estas dificultades, las hemos ordenado en una forma diferente para poder agrupar aquellas que fueron resueltas de forma similar. Dificultades de definicin del parque optimo de maquinaria Costos de mantenimientos elevados por maquinas improductivas pero disponibles. Como se mencion en prrafos anteriores, la legislacin vigente obliga a las empresas constructoras a contar con cierta capacidad instalada mnima para poder afrontar los diferentes licitaciones que surgen en plaza. Asimismo para poder llevar a cabo cualquier actividad de cosecha forestal se debe contar con los equipos necesarios ya que, salvo raras excepciones, aun no se cuenta en Uruguay con un servicio de alquiler de este tipo de equipos, y posiblemente, dadas las caractersticas de las tareas nunca llegue a existir. Esta situacin obliga a asumir los costos del parque improductivo. De todas formas analizando a fondo estas limitaciones se pudo realizar un proceso de reduccin del parque basado en tres premisas: - comprar y conservar solo aquellos equipos para los cuales se pueda prever en forma cierta, niveles altos de utilizacin, - comprar y conservar aquellos equipos que significan una diferencia competitiva para las empresas y que no tienen un mercado de alquiler en la plaza, y
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay comprar y conservar en la cantidad mnima encasara, aquellos equipos que se requieren para poder participar en las licitaciones.
En el grfico nro. 2 se ve la evolucin del parque (tomando los datos a valores de compra de cada equipos) desde mediados del ao 2000 a la fecha, si se observa el grfico nro. 1 y se compara con la evolucin del parque mostrada en el grfico nro. 2 se puede ver claramente que la medida resulto efectiva.
Grfico nro. 2: Evolucin del Parque de Equipos.
6.000 Miles de USD 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 Dic-00 Dic-01 Dic-02 Sep-00 Mar-01 Mar-02 Mar-03 Mar-04 Sep-04 Sep-01 Sep-02 Sep-03 Jun-00 Jun-01 Jun-02 Jun-03 Jun-04 Dic-04 Dic-03 -
Para los picos de actividad que requieran un mayor numero de equipos se trabaj con bastante xito, buscando proveedores que nos permitieran asegurar la ejecucin de los contratos con un servicio y un precio acorde a las necesidades. Dificultades en la planificacin del mantenimiento. Es difcil contar con la informacin actualizada y suficiente del estado de los equipos y en casos de roturas la informacin que llega es insuficiente o en muchos casos errnea. Los operadores de equipos no tenan una estructura de mando clara y esta situacin determinaba que no tuvieran claro sus objetivos por un lado de produccin y por otro la del cuidado del equipamiento. Como se dijo, la discontinuidad de uso de los equipos y la falta de informacin del uso y estado, no permita realizar una planificacin mas o menos exitosa del mantenimiento, en el mejor de los casos se conoca que intervenciones de mantenimiento se deban realizar en la semana y en general se llegaba fuera de tiempo. Como solucin a este problema se comenz por la redefinicin del Plan de Mantenimiento del parque de equipos. Dado que el objetivo de este trabajo no es desarrollar al detalle un Plan de Mantenimiento simplemente destacaremos los elementos del plan que permitieron atacar las dificultades mencionadas. Como primer paso se clasificacin de equipos en tres clases:
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay Clase A Clase B Clase C Equipos cuya parada interrumpe el proceso. Equipos que participa en proceso pero cuya parada por algn tiempo no interrumpe el servicio. Equipos que no participan en el proceso.
En base a esta clasificacin se atac la planificacin del mantenimiento para aquellos equipos clase A y B, reduciendo en forma sensible la cantidad de equipos a manejar sin que ello determinara un perjuicio en la ejecucin de los contratos. Como segunda etapa se adapt el parte diario de equipos que confeccionaban los operadores para que incluyeran da a da, adems de los datos de produccin, horas y consumos, la informacin de estado del equipo. En base a esta informacin en cada contrato se elaboraban resmenes donde informaban los problemas detectados por cada operador, que se remitan en forma semanal al departamento de mantenimiento. De esta forma se comenz a recibir informacin de estado del parque con cierta frecuencia, pero los datos incluidos en general no resultaban de utilidad por no llegar en tiempo y forma o por ser incompletos. La solucin era bastante obvia, el departamento de mantenimiento debera recibir la informacin directamente de los operadores, pero el llevar a cabo esta idea requera de cambios estructurales. Luego de varias pruebas mas, el xito se alcanzo mediante el cambio de la dependencia de los operadores. Estos pasaron de su doble relacin de dependencia a depender directamente del departamento de mantenimiento, redondeando el concepto de empresa de renting dentro de la empresa, con todas las ventajas de gestin que ello implica. En particular la informacin del estado de los equipos, sus consumos y el uso se incluyeron en el parte en base al cual se paga el jornal de cada operador y se le asign a estos la responsabilidad de que la informacin llegara al Depto. de Mantenimiento. Rpidamente la informacin empez a llegar completa y en tiempo. Como complemento se defini un sistema de comunicacin a travs de radios y celulares (dependiendo de la distancia) que abri un canal de comunicacin directo con los operadores para el manejo de la informacin. Obviamente esto comenz a generar un flujo de informacin que deba ser procesada, para ello, luego de pasar por varias planillas electrnicas, se decidi desarrollar un software de gestin de mantenimiento a medida que permitiera manejar adems de las necesidades de todo sistema de mantenimiento, las particularidades de este tipo de industrias. El software de gestin de mantenimiento no solo permiti manejar toda la informacin en tiempos adecuados sino que adems significo una herramienta fundamental para:
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay Mantener un catastro de equipos actualizado. Manejar la ubicacin de los equipos en el tiempo y generar la facturacin de alquiler de equipos a cada contrato. La gestin del departamento no solo a travs del plan de mantenimiento y sus costos sino que tambin mediante la gestin de almacenes, la generacin de indicadores de mantenimiento y servicio, etc.
Como respaldo a todo lo anterior se definieron dos elementos bsicos para el xito del sistema: - Se determino un plan de capacitacin permanente para los operadores, enfocando en temas tcnicos, para mejorar la capacidad de diagnostico de fallas, y de seguridad e higiene laboral. - Se incluy como una parte importante en el sistemas de evaluacin de los operadores, adems de los elementos de uso y mantenimiento de equipos, el cumplimiento de los objetivos de produccin en los contratos, contando en todos los casos con las opiniones de los responsables de los mismos. Dificultad de previsin de recursos, tanto humanos como materiales. Para brindar un buen servicio se debe contar en todo momento con los recursos humanos y materiales para afrontar cualquier situacin que se presente, como se dijo, la discontinuidad de uso determinaba que no fuera fcil lograr esto sin contar con recursos ociosos y por lo tanto caros. Para resolver esto se trabajo a dos frentes con resultados diferentes. Recursos materiales: Se busc la colaboracin de los proveedores para resolver esta situacin, mediante: - stocks en consignacin de los proveedores en nuestros almacenes, - firma de contratos a mediano plazo de compromiso de compra con proveedores para permitirles mayores stocks, y obviamente, - la optimizacin del stock de repuestos y suministros con que contaba la empresa, definiendo un sistema de gestin de stocks adecuado a las necesidades. Estas medias dieron buenos resultados y permitieron una sensible reduccin del inmovilizado dentro de los almacenes. Recursos Humanos: En este punto tambin se busc apoyarse en la plaza, generando proveedores que permitieran absorber los picos de produccin asociados al trabajo de contratista. Se busc generar un esquema de tercerizacin de mano de obra, ya sea a travs de enviar trabajos a terceros o contar con una bolsa de personal de donde tomar los tcnicos necesarios para cubrir las necesidades. Lamentablemente en ambos casos las experiencias que se realizaron no resultaron buenas. Por un lado no se encontr a ninguna institucin que le interesara generar esta bolsa de tcnicos y las experiencias de tomar personal por periodos medios o cortos, si bien se sigue realizando no dan
Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay buenos resultados, ya que cuando se cuenta con un personal medianamente capacitado ya se debe prescindir de sus servicios. En cuanto a la tercerizacin de los trabajos se realizaron varias pruebas sin lograr un resultados satisfactorios, obviamente esto se sigue utilizando pero se trata de que sea mnimamente. Contrarrestando estos bajos resultados, lo que tuvo xito fue la optimizacin del trabajo del personal estable. Mediante una buena planificacin de las actividades y un proceso permanente de capacitacin, se logr una sensible reduccin del personal y un incremento de la productividad individual.
Grafico nro. 4: Productividad Alquiler de Equipos / HH
Miles de UYP Bsicos 3.500 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 Ene-00 Jul-00 Feb-01 Mar-02 Nov-03 May-04 Dic-04 Sep-02 Ago-01 Abr-03 Jun-05
La mayora de las tareas de control y mantenimiento del parque deben realizarse in situ, al aire libre, con poca infraestructura y en muchos casos lejos de proveedores de bienes y servicios. Este punto se fue resolviendo en etapas y con varios cambios de rumbo en el proceso ya que la decisin mas simple Implantar talleres locales que atendieran las necesidades de cada contrato era la mas atractiva pero tambin la mas costosa. El resultado de este proceso fue el siguiente: Se capacit a los operadores para formar la primera lnea de mantenimiento, realizando con ellos todas las tareas de mantenimiento preventivo diario y semanal y de diagnostico primario de fallas. Para los contratos de gran volumen, o que el peso de la produccin de los equipos era determinante se establecen talleres locales con los recursos humanos y materiales necesarios para atender todos los servicio de mantenimiento preventivo y correctivos de pequeo porte. Esta es la situacin de todas las actividades de cosecha forestal, ya que el 100% del trabajo esta determinado por equipos y si alguno de ellos se detiene se detiene toda la cadena productiva.
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Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay Para los contratos cuyo volumen no justifica la situacin anterior se atienden desde la base central en Montevideo, mediante tcnicos que se trasladan en camionetas o camiones equipados con las herramientas y suministros necesarios para cada caso, la base del xito de este tipo de trabajos ha sido la planificacin del mantenimiento preventivo y la capacitacin de los operadores para el diagnostico de fallas. - Para todos los casos, previo al inicio de los trabajos se hace un relevamiento de la zona buscando proveedores que cumplan con los requerimientos de servicio definidos y puedan resolver situaciones en los casos de sobrecarga de los servicios centrales o locales. Obviamente en todos los casos se cuenta con las instalaciones de Montevideo para atender las situaciones que por cualquier causa no puedan ser cubiertos en campo. Los responsables, tanto de los contratos como del departamento de mantenimiento, salvo excepciones, por su formacin no contaban con la capacitacin suficiente para balancear la produccin y el mantenimiento en forma adecuada. El esquema de renting interno tiene muchas ventajas, pero tambin alguna desventaja, la situacin de dos empresas en muchos casos genera que una partes no comprendan el porque de lo que sucede en la otra. Esta situacin determina que se generen problemas de gestin que repercuten en el costo final de los contratos. Para resolver esto se trabajo en dos frentes: Capacitacin y apoyo a los contratos: Los responsables de los contratos si bien contaban con mucha experiencia, rara vez contaban con el conocimientos del parque necesario para determinar cual de los equipos con que se contaba era el mas adecuado, esto obviamente repercuta en daos a los equipos o bajos rendimientos en la ejecucin de los trabajos. Para resolver esta situacin se defini un trabajo de colaboracin entre las partes, de forma que la seleccin de los equipos necesarios se hace en forma conjunta con el personal de mantenimiento, logrando de esta forma el mejor resultado para la empresa. Sin perjuicio de lo anterior, y como complemento, se defini un plan de capacitacin para los responsables de los contratos para mejorar sus capacidades de seleccin y operacin de los equipos. Cambio de estructura de gestin del departamento: Se defini una sola persona para recibir los problemas y necesidades de los contratos, esta persona luego transmite la situacin y mantiene informado de los avance a los responsables de los contratos. Esta simple medida ha permitido una mejora sustancial en las relaciones entre las partes. La competencia con la plaza determinaba que los costos estaban acotados en muchos casos por competencia que no brindaba un servicio equivalente. Todos los puntos comentados hasta el momento aportaron a resolver este problema, ya que todos ellos buscaban la optimizacin del mantenimiento en
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Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay busca de una mejora competitiva para la empresa. Pero tal vez el argumento de mayor peso siempre fue que los equipos pertenecan a la empresa y el no usarlos traa aparejados costos innecesarios. De todas formas, el nivel de exigencia interno determino, que para eliminar en base a resultados la competencia con la plaza, todas las mejoras antes mencionadas se acompaaran de una mejora en el servicio brindado, incluyendo dentro de esto no solo el estado y mantenimiento de los equipos sino tambin la productividad del conjunto equipo operador y el servicio de atencin al cliente interno.
Resultados: Indicadores Utilizados y su Evolucin.

Hasta este momento se ha comentado la problemtica y la forma que entendimos era la mas adecuada para resolverla, lo que queda ver son algunos resultados que respalden lo actuado. Dada la problemtica antes expuesta sobre los diferentes puntos que se deben abarcar en el mantenimiento en los sectores forestales y de la construccin, es que la generacin de indicadores pasa a ser una herramienta fundamental en la gestin global del mantenimiento, hacia la direccin de la empresa, proponiendo resultados mayormente de corte econmico o gerenciales, hacia los clientes, buscando su satisfaccin y confianza y hacia nosotros como responsables del mantenimiento. Es por eso que los indicadores los hemos dividido en 3 grandes grupos que desarrollaremos a continuacin, indicadores de servicio, gestin y mantenimiento.
Indicadores de Servicio
Para monitorear el servicio brindado se cuenta con varios indicadores que son generados a travs del software de gestin antes mencionado y muestran diferentes aspectos del servicio de mantenimiento, como ser, fallas o no conformidades del servicio, mala calidad en el servicio o malas estrategias en la programacin. A continuacin mostraremos algunos de los indicadores y sus resultados.
Indicador de Pedidos Urgentes Cumplidos en Plazo (IPU)

Uno de los puntos expuestos es la gran dinmica, en lo que a utilizacin de equipos se refiere, que caracteriza a nuestros sectores. En pos de mantener cubierta esa situacin es que se hace necesario contar con equipos disponibles en stock, para aquellos de gran rotacin y/o que la situacin del momento lo requiera. Si bien la idea fundamental es no contar con pedidos de equipos urgentes (se consideran urgentes a los pedidos con menos de 24 hr. de anticipacin), y crear los mbitos de programacin intersectoriales convenientes, debemos recordar que siempre cabe la posibilidad de que se necesite algo extra y si a eso le sumamos otros factores, que en nuestros sectores de trabajo son determinantes, como ser
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Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay clima, trabajos subterrneos, adicionales, etc., los pedidos urgentes son algo normal.
Grfico nro. 5: IPU Indicador de pedidos urgentes.
105,0% 100,0% 95,0% 90,0% 85,0% 80,0% Jul-01 Jul-03 Ene-01 Oct-01 Ene-02 Ene-03 Ene-04 Jul-04 Jul-02 Oct-04 Ene-05 Oct-02 Abr-02 Abr-03 Abr-01 Oct-03 Abr-04
Mensual
Acumulado
Errores en el Cumplimiento de los Pedidos de Equipos (PEDE)

El anterior indicador tiende a sobreponer la disponibilidad de equipos por sobre la confiabilidad, este indicador revierte esa situacin. Una forma de medir la confiabilidad de los equipos dentro de la problemtica intrnseca del sector, es por las fallas que puedan suceder en las primeras 24 hr de entregado el equipo. El lmite adoptado de 24 hr de garanta, que a priori no parece ser muy exigente, se debe a que se estima que dentro de ese perodo se pueden producir fallas que puedan haber sido detectadas en el mantenimiento anterior y por negligencia del servicio no fueron solucionadas, causando una nueva parada. Se nota una clara tendencia en el acumulado 12 meses hacia valores aceptables (< 2%), mientras que los valores mensuales son dispares y sin una tendencia, lo que demuestra la sensibilidad del servicio a factores externos y puntuales.
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Grfico nro. 6: PEDE Indicador de cumplimiento de pedidos de equipos.
14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% Jul-02 Jul-03 Ene-01 Ene-02 Oct-03 Jul-04 Jul-01 Oct-04 Ene-05 Oct-01 Oct-02 Ene-03 Ene-04 Abr-01 Abr-02 Abr-03 Abr-04
Mensual
Acumulado
Tiempo de Respuesta Frente a una Falla (ITR) Tiempo para Solucin Frente a una Falla (ITS)
Ambos indicadores se refieren a la actuacin frente a una rotura imprevista, que si bien es una falla del mantenimiento, debemos asumirla y saber como manejarla. Dentro del sistema de renting interno establecido anteriormente, estos ltimos indicadores permiten medir la respuesta del servicio ante una falla o parada, buscando la mejora del servicio frente a una situacin desfavorable. No se debe olvidar que dentro de los sectores de construccin y forestal el eje de la produccin es un equipo y que en torno a l giran casi todas las actividades. Principalmente en el sector forestal, que tiende hacia una cosecha mecanizada, ante la falla de un equipo, el tiempo que se demore para llegar al lugar de trabajo y el tiempo que demore en brindarse una solucin, determinan una perdida de produccin. Con esa consigna, estos indicadores buscan minimizar los tiempos de equipos parados por roturas, exigindonos la presencia en el lugar del equipo en un tiempo menor a 2 horas (en cualquier parte del Uruguay) y dando solucin en el menor tiempo posible. Aqu se manejan dos valores con distintos objetivos de cumplimiento ( da o 4.5 hr. y de 1 da o 9 hr.), para los casos que por la situacin geogrficas requieren soluciones parciales que puedan dejar el equipo funcionando, se deja registrado un aviso de alerta y se realiza la programacin de una nueva intervencin con los recursos finales disponibles.
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Grfico nro. 7: ITR Indicador de tiempo de respuesta.
120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Jul-01 Jul-02 Ene-01 Oct-01 Ene-02 Ene-03 Oct-03 Ene-04 Jul-04 Jul-03 Ene-05
Dic-04 Feb-05
Oct-02
Abr-02
Mensual
Acumulado
Grfico nro. 8: ITS Indicador de tiempo de solucin.

100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Dic-01 Dic-02 Feb-02 Feb-03 Oct-03 Dic-03 Feb-04 Ago-01 Abr-02 Ago-02 Abr-03 Ago-03 Abr-04 Ago-04 Oct-04 Oct-01 Jun-02 Oct-02 Jun-03 Jun-04
ITS 1 Acumulado
Nota: ITS 1: Solucin en menos de 4.5 hrs. ITS 2: Solucin en menos de 9.0 hrs.
ITS 2 Acumulado
Indicadores de Mantenimiento
Dentro de este grupo incluimos a todos aquellos indicadores, en su mayora de clase mundial, relacionados directamente con nuestra actividad de programacin y ejecucin del mantenimiento. Dada la gran diversidad de equipos existentes se ha realizado el seguimiento de estos indicadores nicamente para los equipos clase A.
Indicador de Disponibilidad Mecnica (DIS)
Abr-04
Abr-01
Abr-03
Oct-04
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Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay Adoptado este indicador de clase mundial hace relativamente poco tiempo, sustituy a otro indicador, el HOPEMA (Horas Perdidas por Mantenimiento) que fue durante mucho tiempo el indicador base de la gestin de mantenimiento. El primero meda la relacin entre las horas detenidas por mantenimiento (preventivo, correctivo u otro) sobre el total del horario de trabajo de los contratos. El nuevo indicador de disponibilidad mide el porcentaje del tiempo que los equipos estn disponibles para ser usados por el cliente considerado las horas de trabajo por da. Cabe destacar que el indicador solamente hace referencia a disponibilidad mecnica, dejando de lado posibles indisponibilidades por temas de reglamentacin (falta de permisos de circulacin, seguros, etc.). En el grfico nro. 9 se presentan los resultados globales donde se incluyen todos los equipos clase A, y como se ve se cuenta con resultados aceptables, de todas formas se llevan indicadores por tipo de equipos y los resultados muestran varios valores que aun requieren de mucho trabajo.
Grfico nro. 9: DIS Indicador de disponibilidad de equipos.
120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Jul-03 Ene-03 May-03 Ene-04 May-04 Jul-04 Nov-03 Nov-04 Sep-03 Sep-04 Ene-05 Mar-03 Mar-04
IDE Mensual
IDE Acumulado
Tiempo Promedio entre Fallos (TPEF)

Este es otro indicador de clase mundial que hemos incorporado y adaptado a la gran variedad de equipos existentes. Es manejado solamente para los equipos clase A y considera nicamente cuando el equipo queda fuera de servicio. Dentro de las diferentes grficas expuestas podemos distinguir entre equipos con valores estables, que nos indica una utilizacin pareja dentro de el perodo, equipos donde se obtuvieron valores superiores al doble de la media debido a posible baja utilizacin de los mismos y la posibilidad de contar con reemplazos para realizacin de mantenimiento con mayor dedicacin.
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Grfico nro. 10: TPEF Tiempo promedio entre fallos.

16.000,0 14.000,0 12.000,0 10.000,0 8.000,0 6.000,0 4.000,0 2.000,0 Jul-01 Jul-02 Jul-03 Ene-01 Ene-02 Oct-02 Ene-03 Ene-04 Jul-04 Oct-04 Ene-05 Oct-01 Oct-03 Abr-04 Abr-01 Abr-02 Abr-03 350,0 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 -
Tiempo Promedio entre Preventivos (TPEP)

Es la forma adoptada para medir las posibles diferencias entre la realidad del servicio de mantenimiento y las actividades programadas de acuerdo a los estndares previamente definidos para cada tipo de maquinaria. Se nota claramente la tendencia de los valores hacia estndares, a partir de mediados del ao 2002, donde se realizaron cambios estructurales dentro del departamento y se reimplant el Plan de Mantenimiento, documento en el cual se establecieron los valores especficos donde es recomendable realizar las intervenciones de mantenimiento preventivo.
Grfico nro. 11: TPEP Tiempo promedio entre mantenimientos preventivos.
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16.000,0 14.000,0 12.000,0 10.000,0 8.000,0 6.000,0 4.000,0 2.000,0 Jul-01 Jul-02 Jul-03 Oct-01 Oct-02 Jul-04 Ene-01 Ene-02 Ene-03 Ene-04 Oct-04 Oct-03 Ene-05 Abr-01 Abr-03 Abr-04 Abr-02 700,0 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 -
Indicadores de Gestin o Gerenciales

Este grupo de indicadores, enfocados principalmente hacia la toma de decisiones por parte de la alta gerencia y hacia los resultados econmicos de la Gestin del Mantenimiento.
Indicador de Costo de Mantenimiento (ICM)

Definiendo a dicho indicador como el costo total de un equipo, incluyendo personal, materiales, suministros y sus costos fijos (seguros, patentes, etc.) relacionado con el valor de adquisicin del bien actualizado a la fecha del informe. Dada la problemtica de la discontinuidad de uso entre los mismos equipos, y entre diferentes perodos de tiempo, y tratando de que los resultados puedan ser comparables, se realiza una correccin dada por la relacin entre los das efectivamente trabajados y los das potenciales. Se puede apreciar que para las pocas de bajo nivel de actividad, la correccin pasa a ser importante, dejando los valores reales sin punto de comparacin.
Grfico nro. 12: ICM Indicador de costo de mantenimiento.
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12,00% 10,00% 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% Jul-02 Ene-02 Mar-02 Ene-03 Mar-03 Jul-03 Ene-04 Mar-04 Jul-04 May-02 Nov-03 May-04 May-03 Nov-04 Oct-04 Nov-02 Sep-03 Sep-04 Sep-02 Ene-05 Ene-05
ICM General
ICM Corregido
Indicador de Rotacin de Stock

Como complemento de los indicadores econmicos, encontramos la gestin de los stocks de repuestos, donde tambin se define mucho del resultado global del sector de mantenimiento. En una empresa donde, el valor del parque viene siendo de entorno de USD 3.500.000 distribuidos en una enorme variedad de equipos, marcas, modelos y funciones, el depsito de repuestos y su poltica de reposicin es de vital importancia. Los niveles actuales de stock activado son del entorno del UYP 1.300.000 (Teyma + Pandelco) que significa en relacin al valor del parque aproximadamente un 1.6%. En lo que a consumo se refiere, los niveles de rotacin del depsito no son los esperados en virtud de la gran variedad de equipos y el nivel de tercerizacin en los trabajos.
Grfico nro. 13: Rotacin del depsito de repuestos.
60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Jul-02 Jul-03 Ene-01 Ene-02 Ene-03 Oct-03 Oct-01 Oct-02 Ene-04 Abr-01 Abr-02 Abr-03 Abr-04 Jul-04 Jul-01
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Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones. URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay Para este indicador un objetivo del 50% de rotacin es, dada las condicionantes del sector valor por dems justo, no siendo comparable con valores obtenidos para otras industrias.
Grfico nro. 14: Evolucin del stock de repuestos activado.
1.800.000 1.600.000 1.400.000 1.200.000 1.000.000 800.000 600.000 400.000 200.000 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004
Se nota claramente la sensibilidad de la rotacin y del monto total a efectos externos al mantenimiento, como se nota entre las fechas 2002 y 2003 donde la plaza de repuestos sinti en exceso la recesin del mercado y se tuvo que volver a contar con stock propios.
Conclusiones.
El objetivo de la implantacin de un sistema de gestin de mantenimiento surgi como un proyecto de mejora buscando la mejora competitiva de la empresa. En los hechos el objetivo ha sido cumplido con xito ya que hoy contamos con un departamento de mantenimiento que brinda un mejor servicio, con mayor productividad de sus recursos (grfico nro. 4) y por supuesto costos competitivos y previsibles. Las claves del xito han sido: - una empresa comprometida con el resultado, - el esfuerzo de un gran numero de personas, y - el apoyo que significa la certificacin bajo las normas UNIT-ISO 9.000, UNIT-ISO 14.000 y UNIT 18.000. Como se dijo anteriormente, esto no intent ser la teora para la implantacin de un sistema de gestin de mantenimiento en una empresa de construccin o forestal, sino el desarrollo de experiencias personales de quienes estuvimos a cargo de dicha implantacin, y esperamos signifique un aporte a otros que estn recorriendo el mismo camino.
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Implantacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento en el Sector de Construccin y Forestal. Problemas y Soluciones.

URUMAN 2005 Montevideo, Uruguay

Logstica del Mantenimiento.

Renting Interno de Equipos.

Soluciones a los Problemas: Sistema de Gestin de Mantenimiento Implantado

Resultados: Indicadores Utilizados y su Evolucin.

Indicador de Pedidos Urgentes Cumplidos en Plazo (IPU)

Errores en el Cumplimiento de los Pedidos de Equipos (PEDE)

Grfico nro. 8: ITS Indicador de tiempo de solucin.

Indicador de Disponibilidad Mecnica (DIS)

Tiempo Promedio entre Fallos (TPEF)

Grfico nro. 10: TPEF Tiempo promedio entre fallos.

Tiempo Promedio entre Preventivos (TPEP)

Indicadores de Gestin o Gerenciales

Indicador de Costo de Mantenimiento (ICM)

Indicador de Rotacin de Stock

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