QMS-AUD-01

QMS-AUD-01 Audits internes 1 1.1 Domaine et application Objectif Assurer la conformit du systme de gestion de la qualit (SGQ) par des audits internes. 1.2 Domaine dapplication Tous les aspects du SGQ et de la documentation qui contrlent les activits du Programme de formation au certificat de pilotage maritime dans les Grands Lacs, dvaluation et de certification de lAdministration de pilotage des Grands Lacs (lAdministration). 1.3 Fondement statutaire Article 18 de la Loi sur le pilotage. 1.4 Responsabilits (1) Le coordonnateur des audits internes est responsable envers le directeur gnral de la gestion de lactivit daudit interne, de la formation des auditeurs internes, de la dlivrance des demandes de mesure corrective de laudit interne, de lanalyse des rsultats des audits et de la prsentation de recommandations sur les possibilits damlioration. Lauditeur principal est responsable envers le coordonnateur des audits internes de la planification, de lexcution et de la soumission des rapports daudit spcifiques, de la dlivrance et du suivi des demandes de mesure corrective et de la rpartition du travail entre les membres de lquipe. Le directeur gnral est charg : a) b) c) (4) dassurer la disponibilit des ressources ncessaires lexcution des audits internes; dassurer quil y ait assez dauditeurs pour excuter les audits prescrits du systme de gestion de la qualit; dassurer que lactivit daudit interne soit vrifie par un personnel comptent des frquences adquates mais pas moins dune fois tous les cinq ans. dassurer la conformit du personnel au SGQ; de faciliter lexcution des audits internes et externes; de faciliter lexcution dans les dlais prescrits des demandes de mesure corrective dlivres par les auditeurs internes et externes; daccorder aux membres auditeurs du personnel le temps de prparer et dexcuter les audits auxquels ils sont assigns.

(2)

(3)

Le directeur de lexploitation est charg : a) b) c) d)

1.5

Dfinitions (1) (2) Auditeur principal Personne responsable dexcuter les audits spcifiques internes. Elle devra avoir russi un cours dauditeur principal et tre exprimente dans la conduite daudits. Auditeur Un membre de lquipe daudit interne. Il devra avoir russi un cours dauditeur approuv par le coordonnateur des audits internes.

1.6

Rfrences (1) (2) Annexe A, Demande de mesure corrective. Annexe B, Procs-verbal.

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(3) (4) 1.7

Annexe C, Liste de contrle. Annexe D, Registre des mesures correctives.

Rvisions Espace rserv aux rvisions venir.

2 2.1

Procdure Audits (1) (2) (3) Le directeur gnral est charg dassurer quil y ait assez dauditeurs pour excuter les audits prescrits. Le coordonnateur des audits internes est charg de la formation des auditeurs. Le coordonnateur des audits internes planifie les audits du SGQ pour le prochain exercice financier. La frquence des audits dune procdure est dtermine selon son importance dans le SGQ. La frquence de ces audits doit tre dau moins une fois tous les cinq ans. Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut tre chang tout moment. Les raisons dun tel changement peuvent comprendre, entre autres, ce qui suit : a) b) c) d) e) f) (5) rorganisation du service; changements de rsultats, de services ou de procdures; modifications de la lgislation; rsultats des audits internes; commentaires et plaintes; autres engagements nationaux ou internationaux.

(4)

Le coordonnateur des audits internes informe le directeur de lexploitation du calendrier et ladapte au besoin lorsque les dates entrent en conflit avec les activits prvues. Tout autre changement ultrieur ne peut tre approuv quen cas de force majeure. Les audits sont effectus par un auditeur principal nomm par le coordonnateur des audits internes. Sur rception du calendrier, lauditeur principal sassure de la disponibilit des membres de lquipe dauditeurs et de leur comptence effectuer laudit objectivement. Deux semaines auparavant, lauditeur principal et le directeur de lexploitation conviennent mutuellement de la date de laudit. Afin de faciliter laudit interne, le directeur de lexploitation est charg de fournir diligemment toutes les informations exiges et les ressources ncessaires et de prendre les arrangements pour faciliter la tenue de laudit. Lauditeur principal organise la prparation par lquipe dauditeurs des listes de contrle en utilisant le formulaire Liste de contrle (annexe C). Les listes de contrle sont prpares spcifiquement pour un audit et doivent tre values conformment au SGQ, y compris les politiques, les procdures et les instructions de travail. La base de prparation de cette liste pourrait tre les manuels ou autres documents, les listes de contrle antrieures, les rsultats daudits prcdents et les problmes ou plaintes connus sur les processus ou la qualit de service. Lauditeur principal planifie la mthode dexcution de laudit et attribue aux auditeurs dsigns des responsabilits spcifiques. Il leur fournit aussi tous les documents applicables. Laudit dbute par une runion douverture, sous la prsidence de lauditeur principal, avec les auditeurs, le directeur de lexploitation (ou son dlgu en cas dabsence) et autres membres de son personnel quil pourrait inviter. Lauditeur principal remplit la premire partie du formulaire Procs-verbal (annexe B).

(6) (7) (8)

(9)

(10) (11)

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(12)

Lauditeur principal prsente les membres de son quipe et explique, avec les dtails applicables, les points suivants : a) b) c) d) e) f) g) lobjectif, le domaine dapplication et la dure de laudit; lattribution des responsabilits; les mthodes dchantillonnage ou autres techniques; le systme de classification des cas de non-conformit; les exemples de listes de contrle et leur raison dtre; le systme de rapport et de suivi; la date et lheure de la runion de clture.

(13) (14)

Les auditeurs excutent laudit selon les principes fondamentaux dun audit de qualit. Lauditeur principal examine, avec son quipe, les rsultats de laudit et approuve la dlivrance des Demandes de mesure corrective (DMC) (annexe A). Tous les cas de non-conformit qui ont t nots doivent donner lieu la dlivrance dune demande de mesure corrective. Lauditeur principal prside la runion de clture o sont rassembls, autant que possible, les mmes participants qu la runion douverture. Il remplit le procs-verbal, qui sera class dans le dossier de laudit. Chaque auditeur prsente ses observations et preuves, y compris les chantillons. Dans le cas dune demande de mesure corrective, lauditeur principal prsente une description du cas de non-conformit et la date dchance laquelle tout doit tre corrig. Tout commentaire ou dcision est not dans le procs-verbal. Dans les cinq jours qui suivent laudit, lauditeur principal soumet, par crit, au coordonnateur des audits internes, avec copie au directeur de lexploitation, un rapport ainsi que les demandes de mesure corrective. Le coordonnateur des audits internes les insre au dossier titre de documents de laudit. Le coordonnateur des audits internes tient un registre qui dmontre ltat de toutes les mesures correctives (annexe D). Lauditeur principal utilise ce registre pour effectuer un suivi des demandes en retard et pour fournir des renseignements statistiques au coordonnateur des audits internes. Le directeur de lexploitation prend des mesures pour rsoudre les demandes de mesure corrective dans les dlais prescrits. Si le directeur de lexploitation constate quun problme ne peut tre rsolu dans les dlais prescrits, il peut transmettre lauditeur principal ses remarques et une demande de prolongation. En cas de diffrend entre le directeur de lexploitation et lauditeur principal, il appartient au coordonnateur des audits internes de le rsoudre. La mesure corrective entreprise par le service est consigne et la demande de mesure corrective, dment remplie, est retransmise lauditeur principal. Lauditeur principal dtermine le type et limportance du suivi ncessaire pour valuer si la solution est en place et efficace. Lauditeur principal et le directeur de lexploitation conviennent de la date du suivi, lequel sera, autant que possible, effectu par l auditeur initial. Lauditeur excute laudit de suivi et, en cas dautres situations de non-conformit, met une nouvelle demande de mesure corrective, en suivant la mme procdure que pour la demande prcdente. Quand les rsultats de laudit et du suivi sont satisfaisants, lauditeur et lauditeur principal signent les demandes de mesure corrective et transmettent une copie du dossier au directeur de lexploitation et au coordonnateur des audits internes.

(15)

(16) (17)

(18)

(19)

(20) (21)

(22) (23)

(24)

(25)

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2.2

Audit du systme (1) Le coordonnateur des audits internes planifie les audits internes pour le prochain exercice financier afin dvaluer ltat et lintgrit du SGQ. La frquence des audits dune procdure est dtermine par son importance pour le SGQ. Un audit complet du systme sera effectu tous les cinq ans. Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut tre chang tout moment. Les raisons dun tel changement peuvent comprendre, entre autres, les raisons suivantes : a) b) c) d) e) f) rorganisation du service; changements de rsultats, de services ou de procdures; modifications la lgislation; rsultats des audits internes; commentaires et plaintes; autres engagements nationaux ou internationaux.

(2)

2.3

Runion de la direction (1) (2) intervalles prescrits, le directeur gnral fournit au coordonnateur des audits internes un rapport sur ltat de lactivit daudit interne. Le coordonnateur des audits internes analyse les donnes des audits internes et prsente les rsultats et ses recommandations damlioration la prochaine runion de la direction.

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ANNEXE A

DEMANDE DE MESURE CORRECTIVE AUDIT INTERNE

Activit ________________________________________ Registre n __________________

Auditeur _________________________________ Description du problme

Procdure rf. _____________

Rvision n ________

Signature ___________________________________ (Auditeur) Mesure corrective

Date dchance __________________

Mesure prventive

Signature ___________________________________ (Directeur) Vrification de la mesure corrective mise en uvre

Date de mise en uvre ________________

Signature ___________________________________ (Auditeur) Vrification de la mesure prventive mise en uvre

Date ___________________

Signature ___________________________________ (Auditeur)

Date ___________________

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ANNEXE B

PROCS-VERBAL AUDIT INTERNE

Service Procdure(s)

RUNION DOUVERTURE Date Participants - Service Heure : de Auditeurs Endroit

Commentaires

RUNION FINALE Date Participants - Service Heure : de Auditeurs Endroit

No.

Sujet

Responsable

Date dchance

Prpar par

Date

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ANNEXE C

LISTE DE CONTRLE AUDIT INTERNE

Titre du document Rf Page de

Auditeurs

Rvision

Date

No.

Question

Rponse

S/N

Rfrence des DMC

Signature

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LISTE DE CONTRLE (SUITE)

Titre du document Rf no Page de

No.

Question

Rponse

S/N

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ANNEXE D

REGISTRE DES MESURES CORRECTIVES AUDIT INTERNE

No Date Rf. Cas de non-conformit Date dchance Termin Suivi