Introducción A Microsoft Dynamics CRM 2011 - Curso 80507

CURSO: 80507
INTRODUCCIN A MICROSOFT DYNAMICS CRM 2011
Materiales de formacin para Microsoft Dynamics El uso de este contenido est sujeto al acuerdo de servicios actual.
ltima revisin: enero de 2012 Este curso se proporciona "tal cual". La informacin y opiniones expresadas en este material del curso, incluidas las direcciones URL y otras referencias a sitios web de Internet, podran cambiar sin previo aviso. A menos que se indique lo contrario, los ejemplos descritos aqu se proporcionan solo para fines ilustrativos y son ficticios. No se pretende indicar ni debe deducirse ninguna asociacin ni conexin real. Este material del curso no le proporciona ningn derecho legal sobre la propiedad intelectual de ninguno de los productos de Microsoft. Es responsabilidad del usuario el cumplimiento de las leyes de derechos de autor en vigor. Ninguna parte de este material del curso puede ser reproducida, almacenada o introducida en un sistema de recuperacin, o transmitida de ninguna forma, ni por ningn medio (ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, grabacin o de otra manera) con ningn propsito, sin la previa autorizacin por escrito de Microsoft Corporation, sin que ello suponga ninguna limitacin a los derechos de propiedad industrial o intelectual. Copyright 2012 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. El software de administracin de datos Microsoft, Microsoft Dynamics, Microsoft Office, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft SQL Server y Microsoft Dynamics CRM son marcas comerciales del grupo de compaas Microsoft. Todas las dems marcas comerciales son propiedad de sus respectivos propietarios. El contenido de este curso se ha diseado para Microsoft Dynamics CRM 2011
Tabla de contenido Introduccin 0-1
Bienvenido..........................................................................................................0-1 Contenido del material del curso de Microsoft Dynamics...................................0-2 Convenciones de documentacin ......................................................................0-3 Objetivos del alumno ..........................................................................................0-4
Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM
1-1
Objetivos ............................................................................................................1-1 Introduccin........................................................................................................1-1 Funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM.......................................................1-2 Clientes de Microsoft Dynamics CRM ................................................................1-6 Seguridad ...........................................................................................................1-8 Registros de Microsoft Dynamics CRM..............................................................1-9 El panel de introduccin ...................................................................................1-12 Navegacin de la aplicacin.............................................................................1-13 Ayuda y Centro de recursos de Microsoft Dynamics CRM ..............................1-23 Prctica 1.1: Navegar por Microsoft Dynamics CRM .......................................1-24 Resumen ..........................................................................................................1-26 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................1-27 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................1-29 Soluciones........................................................................................................1-30
Captulo 2: Trabajar con la aplicacin
2-1
Objetivos ............................................................................................................2-1 Introduccin........................................................................................................2-1 Registros de cliente............................................................................................2-2 Direcciones.........................................................................................................2-5 Notas y datos adjuntos .......................................................................................2-7 Conexiones ........................................................................................................2-9 Actividades .......................................................................................................2-11 Opciones personales........................................................................................2-14 Prctica 2.1: Trabajar con registros bsicos y opciones personales................2-20 Resumen ..........................................................................................................2-24 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................2-25 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................2-27 Soluciones........................................................................................................2-28
Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011 Captulo 3: Trabajar con registros 3-1
Objetivos ............................................................................................................3-1 Introduccin........................................................................................................3-1 Vistas..................................................................................................................3-2 Propiedad de registros .......................................................................................3-4 Uso compartido de registros ..............................................................................3-6 Eliminacin y modificacin de registros............................................................3-10 Importacin de registros ...................................................................................3-14 Prctica 3.1: Importar contactos.......................................................................3-19 Combinacin de correspondencia con Microsoft Office Word..........................3-22 Prctica 3.2: Combinar correspondencia .........................................................3-25 Resumen ..........................................................................................................3-29 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................3-30 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................3-32 Soluciones........................................................................................................3-33
Captulo 4: Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook
4-1
Objetivos ............................................................................................................4-1 Introduccin........................................................................................................4-1 Integracin con Outlook .....................................................................................4-2 Seguimiento de los elementos de Outlook .........................................................4-4 Sincronizacin de registros ................................................................................4-9 Formato condicional .........................................................................................4-13 Prctica 4.1: Realizar el seguimiento de registros ...........................................4-17 Prctica 4.2: Configurar los filtros de sincronizacin de Outlook .....................4-20 Funcionalidad sin conexin ..............................................................................4-24 Prctica 4.3: Funcionalidad sin conexin .........................................................4-29 Resumen ..........................................................................................................4-32 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................4-33 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................4-35 Soluciones........................................................................................................4-36
ii
Tabla de contenido Captulo 5: Bsquedas e informes 5-1
Objetivos ............................................................................................................5-1 Introduccin........................................................................................................5-1 Buscar mediante la bsqueda rpida .................................................................5-2 Buscar mediante la bsqueda avanzada ...........................................................5-3 Administrar vistas guardadas ...........................................................................5-10 Exportar a Excel ...............................................................................................5-13 Prctica 5.1: Buscar registros...........................................................................5-17 Prctica 5.2: Exportar registros ........................................................................5-20 Informes predeterminados ...............................................................................5-22 El Asistente para informes ...............................................................................5-24 Informacin general de grficos y paneles.......................................................5-29 Prctica 5.3: Informes ......................................................................................5-32 Resumen ..........................................................................................................5-35 Evaluacin de conocimientos ...........................................................................5-36 Interaccin rpida: Lecciones aprendidas ........................................................5-38 Soluciones........................................................................................................5-39
Apndice A: glosario de trminos
A-1
iii
Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011
iv
Introduccin
INTRODUCCIN
Bienvenido
Somos conscientes de que el aprendizaje es un componente vital para conservar el valor de su inversin en Microsoft Dynamics CRM 2011. Nuestro aprendizaje de calidad llevado a cabo por expertos del sector le mantiene al da en lo que respecta a su solucin y le ayuda a desarrollar los conocimientos necesarios para sacar el mximo partido al valor de sta. Independientemente de si elige el aprendizaje en lnea, los cursos en el aula o los materiales de aprendizaje, hay una opcin adecuada para las necesidades particulares de cada persona. Elija el tipo de aprendizaje que mejor se adapte a usted para mantenerse por delante de la competencia.
Cursos en lnea
Los cursos en lnea le proporcionan un aprendizaje cmodo y exhaustivo en la comodidad de su propio hogar u oficina. Proporcionan un acceso inmediato al aprendizaje las 24 horas del da. Son ideales para los clientes que no disponen de tiempo o presupuesto para viajar. La opcin ms reciente que ofrecemos de curso en lnea, los cursos electrnicos, combina la eficacia del aprendizaje en lnea con la cobertura exhaustiva del producto en el curso en el aula y proporciona al menos dos semanas para completar cada curso.
Aprendizaje en aula
El Curso en el aula ofrece un aprendizaje detallado y formal a travs de una interaccin prctica. Desde demostraciones hasta presentaciones y actividades en clase, recibir la experiencia prctica as como el aprendizaje que imparte nuestro equipo certificado de expertos. Con una programacin regular en Norteamrica, puede estar seguro de que encontrar la clase adecuada para usted.
Materiales de aprendizaje
Los Materiales de aprendizaje le permiten aprender a su propio ritmo, en el tiempo que tenga disponible, con manuales de aprendizaje repletos de informacin. Nuestra amplia variedad de manuales de aprendizaje presentan una gran cantidad de consejos, trucos y conocimientos que puede consultar todas las veces que lo desee:
Material del curso de Microsoft Dynamics

El material del curso de Microsoft Dynamics est compuesto por manuales de aprendizaje detallados, diseados desde una perspectiva de entrenamiento. Estos manuales incluyen tanto temas avanzados, como tambin objetivos de aprendizaje, ejercicios, interacciones y cuestionarios. Consulte una lista completa de manuales disponibles que puede adquirir en el sitio web de Microsoft Dynamics: www.microsoft.com/dynamics/es/es/default.aspx.
0-1
Contenido del material del curso de Microsoft Dynamics

Demuestre sus habilidades
En los materiales de aprendizaje de Microsoft Dynamics, puede encontrar una serie de ejercicios diferentes. Estos ejercicios se ofrecen en tres niveles para adaptarse a la variedad de conocimientos y experiencia de cada alumno. Le recomendamos que primero intente resolver los ejercicios del nivel tres y, si necesita ayuda para realizar las tareas, busque la informacin en los ejercicios del nivel dos. Si necesita ms ayuda, cada paso de la tarea se describe en el ejercicio de nivel uno.
Ejercicios de nivel avanzado

Los ejercicios de nivel 3 son los ms difciles. Estos ejercicios se han diseado para los alumnos experimentados que requieren pocas instrucciones para completar las tareas requeridas.
Ejercicios de nivel intermedio

Los ejercicios de nivel 2 estn diseados para desafiar a los alumnos, al tiempo que proporcionan algo de ayuda. Estos ejercicios no proporcionan instrucciones paso a paso, sino que ofrecen sugerencias tiles e informacin adicional para poder realizarlos.
Ejercicios de nivel bsico

Los ejercicios del nivel 1 estn dirigidos a los usuarios nuevos que necesitan instrucciones y explicaciones detalladas para poder realizarlos. Estos ejercicios le guan paso a paso por la tarea, incluida la navegacin.
Interaccin rpida: Conceptos aprendidos

Al final de cada captulo del material de aprendizaje de Microsoft Dynamics, encontrar una interaccin rpida: Lecciones aprendidas. Esta interaccin est diseada para ofrecer al alumno la ocasin de reflexionar sobre lo que acaba de aprender. Se ofrece un resumen de los tres aspectos fundamentales del captulo, lo que permite al alumno maximizar su aprendizaje, al tiempo que dispone de un recurso excelente para revisar los contenidos ms importantes una vez finalizada la clase.
0-2
Introduccin
Convenciones de documentacin
Las convenciones y los iconos que se indican a continuacin se usan en toda esta documentacin para ayudarle a navegar por la informacin de forma rpida y eficaz.
PRECAUCIN: a lo largo del manual de aprendizaje, encontrar mensajes de precaucin precedidos por la palabra PRECAUCIN en negrita. Las precauciones se usan para recordar al lector que una accin concreta puede dar lugar a un resultado especfico no deseable. SUGERENCIA: encontrar sugerencias a lo largo de todo el material de aprendizaje, que irn precedidas de la palabra SUGERENCIA en negrita. Sirven para sugerir funciones que ahorran tiempo o mtodos alternativos para llevar a cabo una determinada tarea. NOTA: encontrar notas a lo largo de todo el manual de aprendizaje, que irn precedidas de la palabra NOTA en negrita. Sirven para proporcionar informacin que, aunque no es esencial, puede resultarle til al usuario final. MS ALL DE LOS CONCEPTOS BSICOS: encontrar la informacin avanzada a lo largo del manual de aprendizaje, que ir precedida de las palabras MS ALL DE LOS CONCEPTOS BSICOS en negrita. Ms all de los conceptos bsicos proporciona detalles adicionales, aparte de la funcionalidad estndar, que le ayudarn a usar la aplicacin de manera ptima. EJEMPLO: encontrar ejemplos a lo largo de todo el manual de aprendizaje, que irn precedidos de la palabra EJEMPLO en negrita. Los escenarios se usan para arrojar luz sobre situaciones empresariales, explicando cmo puede usarse una aplicacin para abordar un problema de negocio.
0-3
Objetivos del alumno

Qu espera aprender al participar en este curso? Enumere tres objetivos principales a continuacin. 1.
2.
3.
0-4
CAPTULO 1: CONCEPTOS DE MICROSOFT DYNAMICS CRM

Objetivos
Los objetivos son Resumir de forma general Microsoft Dynamics CRM y sus reas de ventas, marketing y servicio. Describir el sitio web de Microsoft Dynamics CRM y los clientes de Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook. Explicar el modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM. Resumir los registros de Microsoft Dynamics CRM. Explicar el objetivo del panel de introduccin. Describir las maneras de navegar por la aplicacin. Demostrar cmo usar la Ayuda y el Centro de recursos de Microsoft Dynamics CRM.
Introduccin
Microsoft Dynamics CRM es una herramienta de administracin de relaciones con clientes (CRM) que permite a las organizaciones registrar las interacciones del cliente, maximizar las oportunidades de ingresos y mejorar la fidelidad del cliente. Tambin ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones al automatizar tareas rutinarias y normalizar las prcticas recomendadas. Este curso proporciona una informacin general de alto nivel de las capacidades de Microsoft Dynamics CRM y proporciona la base para otras ofertas de cursos de Microsoft Dynamics CRM.
1-1
Funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM proporciona caractersticas que admiten funciones de ventas, marketing y servicio funciona para organizaciones de todos los tamaos. Sin embargo, Microsoft Dynamics CRM se ha diseado para que se pueda personalizar para admitir las necesidades concretas de una organizacin. Microsoft Dynamics CRM se puede extender para almacenar tipos adicionales de registros, adems de los proporcionados en una instalacin predeterminada. Asimismo, muchos proveedores terceros proporcionan funcionalidad adicional. Algunos extienden las caractersticas de Microsoft Dynamics CRM, por ejemplo, la comprobacin del cdigo postal; otras aplicaciones proporcionan personalizaciones muy especializadas para las industrias verticales como la administracin inmobiliaria. Microsoft Dynamics CRM Marketplace (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=237448&clcid=0x40a) se ha diseado especficamente para ayudar a los clientes comerciales a buscar expertos en Microsoft Dynamics de confianza, y aplicaciones y servicios que mejoran y los productos de Microsoft Dynamics y se integran fcilmente con ellos. Esta leccin proporciona informacin general de alto nivel de las caractersticas de Microsoft Dynamics CRM en una instalacin predeterminada.
1-2

Ventas
CRM proporciona soporte tcnico para las tareas asociadas a la administracin del ciclo de vida de ventas, que incluyen las siguientes: Buscar y calificar clientes potenciales Administrar las oportunidades y realizar el seguimiento de las fases de cierre del trato Administrar y realizar el seguimiento de las comunicaciones entre los vendedores y los clientes Mantener una base de datos de informacin del producto Usar los procesos de ventas para guiar los representantes de ventas a travs del ciclo de vida de ventas mediante flujos de trabajo y cuadros de dilogo
ILUSTRACIN 1.1 PROCESO DE ADMINISTRACIN DE VENTAS
1-3

Se usan varios tipos de registro para admitir las actividades de ventas: Clientes potenciales Oportunidades Ofertas Pedidos Facturas Cuentas Contactos Productos
Marketing
Microsoft Dynamics CRM proporciona soporte tcnico para la actividad de marketing con los siguientes tipos de registro: Campaas exprs Campaas Respuestas de campaa Listas de marketing
ILUSTRACIN 1.2 CICLO DE VIDA DE MARKETING
1-4

Las campaas rpidas y campaas ayudan a crear registros de actividad de forma masiva (por ejemplo, correos electrnicos o citas) para los conjuntos de registros definidos (listas de marketing). Esto se puede usar, por ejemplo, cuando un representante de ventas desea enviar un correo electrnico a todos los contactos de una ciudad determinada para ofrecerles una promocin. Las respuestas a la actividad de marketing se registran utilizando las respuestas de la campaa que capturan la informacin que el vendedor necesita para realizar las llamadas de seguimiento. Las respuestas de la campaa se pueden convertir en clientes potenciales y oportunidades que proporcionan una fuente en el ciclo de vida de ventas. Las campaas rpidas estn pensadas para registrar una actividad nica, mientras que las campaas proporcionan varias actividades de salida y pueden realizar el seguimiento del rendimiento financiero.
Servicio
Las funciones de servicio de Microsoft Dynamics CRM proporcionan soporte tcnico para lo siguiente: registrar quejas, problemas, preguntas u otras consultas (registros de casos) registrar el derecho al servicio (registros de contratos) definir los servicios proporcionados y los recursos necesarios para los servicios programar citas mediante el motor de programacin compilar un almacn de inteligencia mediante Knowledge Base
La cola de servicios y las herramientas de enrutamiento le permiten mejorar la tramitacin de las peticiones entrantes de servicio mediante el enrutamiento directo de los casos al usuario o equipo de usuarios apropiado. Las reglas de colas y enrutamiento se pueden cambiar cuando una organizacin evoluciona o el cliente necesita un cambio. Knowledge Base es un repositorio de artculos que contienen preguntas frecuentes, informacin sobre resolucin de problemas, prcticas recomendadas y otra documentacin que los usuarios necesitan para resolver problemas de los clientes. Mediante las etiquetas de tema, Microsoft Dynamics CRM puede proporcionar una lista de artculos pertinentes para un problema a un agente del servicio al cliente.
1-5

Las caractersticas de seguimiento registran el tiempo total empleado en resolver un caso. Esto facilita las estadsticas de informes, como volumen de casos y promedio de tiempo empleado en los casos. El motor de programacin del servicio es una herramienta eficaz para identificar cundo estn disponibles los recursos necesarios (personal o equipo) para un servicio solicitado por un cliente. Los servicios se definen en la aplicacin Microsoft Dynamics CRM mediante las reglas de seleccin que especifican los recursos necesarios y cualquier restriccin geogrfica.
Glosario de trminos
Algunos nombres de registro utilizados en Microsoft Dynamics CRM pueden significar cosas diferentes para los usuarios segn su formacin. Por ejemplo, algunos usuarios pueden usar los trminos oportunidad y cliente potencial de forma intercambiable. Sin embargo, en Microsoft Dynamics CRM estos trminos tienen significados distinto y concretos. Una oportunidad es una venta potencial a una cuenta o contacto, mientras que un cliente potencial representa a una persona u organizacin que requiere una calificacin adicional para determinar si existe una oportunidad. Observe que en Microsoft Dynamics CRM, las cuentas y contactos no son necesariamente clientes; pueden ser clientes o clientes potenciales. El apndice A proporciona un glosario detallado de trminos utilizados en Microsoft Dynamics CRM. Hay una versin actualizada disponible en lnea en http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=102792&clcid=0x409 (en ingls).
Clientes de Microsoft Dynamics CRM

Un usuario puede trabajar con Microsoft Dynamics CRM de dos formas: Mediante el acceso a la aplicacin Microsoft Dynamics CRM a travs de Microsoft Internet Explorer en un equipo o un dispositivo mvil Mediante Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook
Ambos mtodos proporcionan una experiencia de usuario similar. No obstante, Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una experiencia de usuario muy integrada con Microsoft Office Outlook. Por ejemplo, los registros se pueden ver mediante el panel de lectura de Outlook.
1-6

El cliente web
El uso de Internet Explorer 7.0 o posterior como cliente de explorador proporciona acceso a la funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM sin necesidad de instalar el software de cliente en el equipo del usuario. Los usuarios pueden obtener acceso potencialmente a los datos de CRM desde cualquier lugar del mundo donde cuenten con acceso a Internet y un explorador. NOTA: para las instalaciones locales (donde Microsoft Dynamics CRM est instalado en los servidores de una organizacin), se debe configurar una implementacin orientada a Internet para poder tener acceso a Microsoft Dynamics CRM a travs de Internet. Mobile Express proporciona una interfaz simplificada para el uso en dispositivos mviles.
Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook

Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una experiencia de usuario muy integrada con Microsoft Office Outlook. Muchas organizaciones usan Microsoft Office Outlook. Utilizar Microsoft Dynamics CRM para Outlook significa que las organizaciones pueden aprovechar la experiencia que el personal tiene en el uso de Outlook. Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona caractersticas importantes: Se puede tener acceso a los registros y caractersticas de Microsoft Dynamics CRM desde Outlook, lo que elimina la necesidad de abrir una ventana independiente. Los elementos de Outlook como correo electrnico, tareas y citas se pueden copiar en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Las actividades y contactos de Microsoft Dynamics CRM se pueden copiar y sincronizar con Outlook.
El segundo punto es particularmente importante, ya que significa que los usuarios que estn familiarizados con el funcionamiento de Outlook pueden iniciar rpidamente las interacciones de seguimiento con clientes y proveedores. Por ejemplo, si un usuario escribe un correo electrnico a un cliente, puede hacer clic en Seguimiento para almacenar la correspondencia en Microsoft Dynamics CRM.
1-7

Un usuario tambin puede configurar Microsoft Dynamics CRM para que Outlook para realizar automticamente el seguimiento de los correos electrnicos entrantes y las respuestas a los correos electrnicos. Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una capacidad opcional donde una copia parcial de los datos de CRM se almacena en el equipo de un usuario para proporcionar la funcionalidad sin conexin. Esta caracterstica significa que los usuarios pueden continuar trabajando con Microsoft Dynamics CRM incluso cuando estn desconectados de la red de la empresa. Para las organizaciones que no usan Outlook, los usuarios trabajan con Microsoft Dynamics CRM en el cliente web. NOTA: Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe estar instalado en cada equipo. Una organizacin puede instalar manualmente Microsoft Dynamics CRM para Outlook o usar los mtodos de distribucin automtica.
Seguridad
Microsoft Dynamics CRM proporciona un modelo de seguridad completo para asegurarse de que los usuarios solo tienen acceso a los registros adecuados tal y como determinen las reglas empresariales. El modelo est basado en una estructura organizativa basada en unidades de negocio, cuentas de usuario y roles de seguridad.
Cuentas de usuario
Todo acceso a Microsoft Dynamics CRM debe estar autorizado y autenticado; no se permite el acceso annimo a los datos de CRM. Las cuentas de usuario se utilizan para conceder y autenticar el acceso a Microsoft Dynamics CRM. Para las instalaciones locales, las cuentas de usuario se vinculan a las cuentas de Windows Active Directory. Esto significa que, una vez que un usuario ha iniciado sesin en el equipo con su cuenta de Windows, no necesita proporcionar de nuevo la informacin de inicio de sesin para conectarse a Microsoft Dynamics CRM. Para Microsoft Dynamics Online (un servicio basado en nube hospedado por Microsoft), se usan las cuentas de Windows Live.
1-8

Roles de seguridad
Cualquier usuario que vaya a tener acceso a Microsoft Dynamics CRM debe tener asignado al menos un rol de seguridad. Los roles de seguridad determinan los privilegios del usuario. Un rol de seguridad especifica para cada tipo de registro las acciones que un usuario puede realizar en el tipo de registro. Por ejemplo, se puede asignar a un usuario un rol de seguridad que proporcione derechos para crear, ver y eliminar los registros de la cuenta, pero solo ver los registros de un contacto. Se puede asignar ms de un rol de seguridad a un usuario. En este caso, el usuario obtiene la combinacin ms generosa de permisos en todos los roles de seguridad asignados. El planeamiento de los roles de seguridad adecuados forma parte esencial de la implementacin de Microsoft Dynamics CRM.
Registros de Microsoft Dynamics CRM

La informacin se almacena en Microsoft Dynamics CRM en registros. Cada tipo de registro tiene un objetivo concreto y es similar a una tabla de una base de datos. Dos tipos de registro importantes son cuentas y contactos. Los registros de cuenta se usan para almacenar detalles de las organizaciones; los registros de contacto se usan para almacenar detalles de las personas. Cada tipo de registro tiene un conjunto definido de campos para almacenar informacin. Por ejemplo, los campos para un contacto incluyen: Nombre de pila Apellidos Direccin de correo electrnico Telfono del trabajo Telfono mvil Puesto
1-9

Un administrador puede agregar campos adicionales a un tipo de registro. NOTA: en este curso, administrador significa un usuario de Microsoft Dynamics CRM con el rol de Administrador del sistema o un usuario con los derechos adecuados para una tarea determinada. Se pueden crear nuevos tipos de registro, por ejemplo, proyectos de cliente, para almacenar datos que no se ajustan exactamente a ninguno de los tipos de registro estndar.
Formularios
Los datos se registran en Microsoft Dynamics CRM en campos en un formulario. Cada tipo de registro tiene su propio formulario. Un formulario est dividido en pestaas que se usan para navegar entre las diferentes partes de un formulario. En cada pestaa, los campos se muestran en secciones. Una seccin controla cmo se muestran los campos. Por ejemplo, un campo podra ocupar el ancho completo del formulario o podra haber cuatro columnas de campos. Un administrador puede cambiar la manera en que se muestran los campos, secciones y pestaas en un formulario.
ILUSTRACIN 1.3 FORMULARIO PARA UN CONTACTO
1-10

Elementos relacionados
El rea Relacionado de un formulario muestra otros tipos de registro vinculados al registro mostrado en el formulario. Por ejemplo, en el formulario de cuenta, uno de los elementos relacionados es contactos. Al hacer clic en Contactos se mostrar una lista de contactos vinculados a la cuenta en el formulario.
ILUSTRACIN 1.4 CONTACTOS RELACIONADOS PARA UNA CUENTA
1-11
El panel de introduccin
El panel de introduccin, que se muestra en la mayora de las listas de registros, muestra vnculos al material de aprendizaje, como vdeos, diagramas y artculos. Estos recursos ayudan a los usuarios a entender los conceptos bsicos y la funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM que corresponden al tipo de registro en la lista.
ILUSTRACIN 1.5 EL PANEL DE INTRODUCCIN
Ocultar el panel de introduccin

Los usuarios pueden controlar si aparece el panel de introduccin. Para contraer el panel de introduccin, haga clic en la flecha arriba.
ILUSTRACIN 1.6 PANEL DE INTRODUCCIN CONTRADO
1-12

Para expandir el panel de introduccin, haga clic en la flecha abajo. No obstante, un administrador pueden desactivar el panel de introduccin para todos los usuarios. En este caso, los usuarios no vern ni podrn mostrar el panel de introduccin. Si el administrador no ha desactivado el panel de introduccin, un usuario puede decidir desactivarlo para todas las listas en Opciones personales.
Navegacin de la aplicacin
En este tema se describen las maneras de navegar por Microsoft Dynamics CRM.
Navegacin por rea funcional

Microsoft Dynamics CRM muestra registros agrupados por rea funcional. En el cliente web, los botones de la izquierda se usan para navegar entre las reas funcionales.
1-13

Al hacer clic en un botn, se cambian los registros mostrados en el rea sobre los botones de navegacin.
ILUSTRACIN 1.7 NAVEGACIN EN EL CLIENTE WEB
1-14

En el cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, las reas funcionales se muestran como una serie de carpetas debajo de las carpetas de correo del usuario. Las carpetas se muestran en orden alfabtico. La carpeta en la parte superior del rbol de carpetas tiene el mismo nombre que la organizacin de CRM. Por ejemplo, para navegar a una lista de contactos: 1. Haga clic en la carpeta principal de CRM. 2. En el rea de navegacin de la derecha que muestra las reas funcionales, haga clic en Ventas. 3. En el rea de navegacin actualizada de la derecha, haga clic en Contactos.
Exploracin de registros del formulario

Cuando un registro est abierto, se puede usar Acceso rpido para navegar a otros registros sin tener que cerrar el actual. Un usuario pueden seleccionar un registro especfico mediante el cuadro desplegable Acceso rpido o si hace clic en las flechas Registro anterior o Registro siguiente de la derecha para desplazarse a los registros adyacentes. Los registros disponibles al usar Acceso rpido estn relacionados con la vista desde la que se abre un registro. Por ejemplo, si un usuario abre una cuenta en la vista Cuentas activas, los registros disponibles en Acceso rpido sern los mostrados en la vista Cuentas activas.
ILUSTRACIN 1.8 EXPLORACIN DE REGISTROS DEL FORMULARIO
NOTA: Acceso rpido no est disponible en el cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. El rea Acceso rpido se muestra, pero est deshabilitada.
1-15

Bsquedas
Los campos de bsqueda vinculan un registro a otro. Por ejemplo, un contacto se puede vincular a un registro de cuenta mediante el campo Cliente primario. Para elegir la cuenta: 1. Haga clic en el icono de bsqueda situado a la derecha del campo. 2. En la ventana Buscar registro, busque y seleccione el registro de la cuenta adecuado. 3. Haga clic en Aceptar.
Autorresolucin en los campos de bsqueda

Una manera alternativa de especificar el registro vinculado en un campo de bsqueda consiste en escribir directamente todo o una parte del nombre del registro vinculado. Cuando un usuario escribe en un campo de bsqueda, aparece una lista de elementos que se han usado recientemente. Haga clic en un elemento en la lista para seleccionarlo. Si solo se escribe una parte del nombre, luego el usuario cambia a otro campo y solo un registro coincide con el texto parcial, Microsoft Dynamics CRM escribir el nombre completo del registro en el campo de bsqueda. Si el texto escrito coincide con ms de un registro, Microsoft Dynamics CRM subraya el texto y muestra un smbolo de advertencia. Para elegir el registro adecuado, haga clic en el texto subrayado y, a continuacin, seleccione el registro adecuado en la lista de registros mostrados.
ILUSTRACIN 1.9 VARIAS COINCIDENCIAS EN EL CAMPO DE BSQUEDA
1-16

Si el texto escrito no coincide con ningn registro, el sistema subraya el texto y aparece un error.
ILUSTRACIN 1.10 NINGUNA COINCIDENCIA EN EL CAMPO DE BSQUEDA
Elementos visitados recientemente

Microsoft Dynamics CRM mantiene una lista de elementos visitados recientemente. El cliente web y el cliente Microsoft Dynamics CRM para Outlook muestran las listas de diferentes maneras.
1-17

Cliente web
Para ver la lista de elementos visitados recientemente en el cliente web, haga clic en el icono bajo la cinta de opciones, tal y como se muestra en la ilustracin siguiente.
ILUSTRACIN 1.11 PGINAS Y VISTAS VISITADAS RECIENTEMENTE
Las siguientes acciones se pueden realizar en los elementos de lista: Para abrir un elemento, haga clic en su nombre. Para anclar un elemento en la lista, haga clic en el ancla. Para desanclar un elemento, haga clic en el ancla.
1-18

Cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook
En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, los elementos visitados recientemente se muestran para cada carpeta que contiene registros y en una lista nica. Realice las acciones siguientes para ver los elementos visitados recientemente para un tipo de registro, por ejemplo, contactos: 1. Haga clic con el botn secundario en una carpeta que contenga registros, por ejemplo, contactos. 2. Haga clic en Visitados recientemente. Realice las acciones siguientes para ver todos los registros utilizados recientemente: 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. Haga clic en Reciente de CRM en la lista que se encuentra debajo de Archivo. Las acciones siguientes se pueden realizar en un elemento en la lista Registros de CRM usados recientemente: Para abrir un elemento, haga clic en su nombre. Para anclar un elemento en la lista, haga clic en el ancla. Para desanclar un elemento, haga clic en el ancla.
1-19

Men contextual
En el cliente web, aparece un men contextual cuando se mantiene el cursor del mouse sobre los elementos (por ejemplo, cuentas, contactos y clientes potenciales) en el panel de navegacin izquierdo. El men contextual proporciona los siguientes elementos: Un vnculo para crear un nuevo registro. Una lista de vistas. Una lista de registros visitados recientemente.
ILUSTRACIN 1.12 MEN CONTEXTUAL PARA CUENTAS
1-20

Panel de lectura
El panel de lectura es una caracterstica de Outlook y, por consiguiente, solo est disponible en Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Para cualquier lista de registros de Microsoft Dynamics CRM, un usuario puede decidir usar el panel de lectura y colocarlo debajo o a la derecha de una lista de registros. El panel de lectura muestra la informacin seleccionada de un registro.
ILUSTRACIN 1.13 PANEL DE LECTURA EN OUTLOOK
1-21

Personalizar el panel de lectura
De forma predeterminada, todas las secciones de datos de un registro se muestran en el panel de lectura. Sin embargo, un usuario puede elegir las secciones que se muestran. Cambie las secciones mostradas de la manera siguiente: 1. Haga clic en Personalizar panel de lectura. 2. En la ventana Personalizar panel de vista previa, use Agregar, Quitar, Subir y Bajar para elegir qu secciones se muestran y el orden en que se muestran. 3. Haga clic en Aceptar.
ILUSTRACIN 1.14 VENTANA PERSONALIZAR PANEL DE VISTA PREVIA
1-22
Ayuda y Centro de recursos de Microsoft Dynamics CRM

Hay disponible informacin cuantiosa de Microsoft y la comunidad para ayudar a los usuarios a obtener informacin sobre Microsoft Dynamics CRM. Dos orgenes clave son la Ayuda de la aplicacin y el Centro de recursos.
Ayuda de Microsoft Dynamics CRM

La Ayuda de Microsoft Dynamics CRM est disponible en la aplicacin. Para iniciar la ayuda, haga clic el icono ? en la esquina superior derecha de la aplicacin o en el formulario de un registro. Aparecer una nueva ventana que muestra los temas de Ayuda correspondientes al formulario o al rea actualmente mostrada en la aplicacin. En la ventana de Ayuda, los usuarios pueden buscar ayuda, examinar los temas del contenido de ayuda y proporcionar comentarios a Microsoft sobre la utilidad de un tema concreto. Una organizacin puede personalizar la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM para incluir la informacin especfica de la organizacin.
Centro de recursos
El Centro de recursos rene informacin para ayudar a los usuarios a obtener informacin sobre Microsoft Dynamics CRM. Incluye los siguientes recursos: Vdeos cortos sobre tareas concretas Artculos Soporte tcnico Sugerencias aportadas por la comunidad Vnculos a material de los cursos Preguntas ms frecuentes
El Centro de recursos est dividido en secciones que coinciden con las reas funcionales de Microsoft Dynamics CRM. La informacin se puede encontrar navegando al rea funcional adecuada o mediante la instalacin de bsqueda. Se proporcionan Centros de recursos independientes para las ediciones local y en lnea de Microsoft Dynamics CRM. El Centro de recursos se proporciona en lnea en http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=237449&clcid=0x40a y tambin se puede obtener acceso a l desde la aplicacin CRM.
1-23
Prctica 1.1: Navegar por Microsoft Dynamics CRM

En esta prctica, explorar las caractersticas de navegacin de Microsoft Dynamics CRM y usar la Ayuda. Escenario Adventure Works Cycles ha implementando Microsoft Dynamics CRM. Como nuevo usuario necesita familiarizarse con la navegacin por la aplicacin. El consultor de implementacin ha sugerido que complete las siguientes tareas mediante el cliente web: Navegar a la lista de contactos. Contraer el panel de introduccin. Abrir el registro del contacto Miguel Angel Garcia (ejemplo). Navegue al registro siguiente mediante el acceso directo Registro siguiente. Cierre el registro de Miguel Angel Garcia (ejemplo). Ancle el registro de Miguel Angel Garcia (ejemplo) en la lista Pginas y vistas visitadas recientemente.
Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.

Complete las tareas descritas en el escenario de la imagen del servidor.

Complete las tareas en la imagen del servidor. 1. Haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011. 2. Navegue a Contactos. 3. Contraiga el panel de introduccin. 4. Abra el registro del contacto Miguel Angel Garcia (ejemplo). 5. Navegue al registro siguiente mediante el rea Acceso rpido. 6. Cierre el formulario y ancle el registro de Miguel Angel Garcia (ejemplo) en la lista Pginas y vistas visitadas recientemente.
1-24

1. Inicie sesin en la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. Haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011 en el escritorio. 3. En el panel de navegacin del cliente web, haga clic en Ventas. 4. En la lista de registros que se encuentra debajo de Ventas en el panel de navegacin, haga clic en Contactos. 5. En la parte inferior del panel de introduccin, haga clic en el icono Contraer. 6. En la lista de contactos, haga doble clic en Miguel Angel Garcia (ejemplo). 7. En el rea Acceso rpido del encabezado del formulario correspondiente a Miguel Angel Garcia (ejemplo), haga clic en la flecha abajo para navegar al registro siguiente. 8. En el formulario del contacto actual, haga clic en Guardar y cerrar para cerrar la ventana. 9. Haga clic en el icono Pginas y vistas visitadas recientemente (a la derecha del icono de pgina principal) en la parte superior del panel de navegacin. 10. Haga clic en el icono de ancla situado a la derecha de Miguel Angel Garcia (ejemplo). 11. Cierre Internet Explorer.
1-25
Resumen
Microsoft Dynamics CRM proporciona oportunidades para realizar fcilmente el seguimiento de las interacciones del cliente y administrar esos datos para las ventas, marketing y servicio. El sistema puede estar configurado para que los usuarios puedan obtener acceso a l a travs de la interfaz de Outlook o desde un explorador web. Los clientes son similares; sin embargo, existen ciertas diferencias en la navegacin y los administradores pueden personalizar o configurar algunas partes del sistema, incluidos los permisos.
1-26
Evaluacin de conocimientos
1. Cules de las siguientes tareas de ventas son compatibles con Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Calificacin de clientes potenciales ( ) Administracin de oportunidades ( ) Administracin de los niveles de inventario ( ) Pronstico de ventas 2. Describa algunas de las caractersticas de la funcionalidad de servicio de Microsoft Dynamics CRM.
3. Su empresa ha implementado Microsoft Dynamics CRM y se ha instalado el cliente para Outlook. Abre Outlook y ve que tiene un correo electrnico de un proveedor que le gustara almacenar en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Nada. CRM no est pensado para almacenar la correspondencia del proveedor ( ) En el formulario de correo electrnico de Outlook, haga clic en Seguimiento ( ) Abra el registro de CRM del proveedor y copie y pegue el correo electrnico en una nota ( ) En Outlook, arrastre el correo electrnico a las carpetas de CRM 4. Cules de las siguientes afirmaciones acerca de la seguridad de Microsoft Dynamics CRM son verdaderas? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Los grupos de Windows a los que pertenece un usuario determinan los privilegios ( ) Los privilegios estn vinculados a un registro de usuario de Microsoft Dynamics CRM ( ) Los privilegios se definen mediante un rol de seguridad ( ) Se puede asignar a los usuarios ms de un rol de seguridad
1-27

5. Cul es el objetivo del panel de introduccin?
6. Empareje los siguientes elementos: _____ 1. Necesario para obtener acceso a Microsoft Dynamics CRM _____ 2. Utilizado para escribir datos para un registro _____ 3. Tipo de registro utilizado para almacenar detalles de organizaciones _____ 4. Ejemplo de registro de ventas _____ 5. Tipo de registro utilizado para almacenar detalles de personas a. b. c. d. e. Cuenta Contacto Formulario Cliente potencial Cuenta de usuario
1-28
Interaccin rpida: Lecciones aprendidas

Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido en este captulo 1.
2.
3.
1-29
Soluciones
1. Cules de las siguientes tareas de ventas son compatibles con Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Calificacin de clientes potenciales () Administracin de oportunidades ( ) Administracin de los niveles de inventario () Pronstico de ventas 2. Describa algunas de las caractersticas de la funcionalidad de servicio de Microsoft Dynamics CRM. RESPUESTA MODELO: Las funciones de servicio incluyen el seguimiento de quejas o consultas, el registro del derecho al servicio, la programacin de citas y Knowledge Base 3. Su empresa ha implementado Microsoft Dynamics CRM y se ha instalado el cliente para Outlook. Abre Outlook y ve que tiene un correo electrnico de un proveedor que le gustara almacenar en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Nada. CRM no est pensado para almacenar la correspondencia del proveedor () En el formulario de correo electrnico de Outlook, haga clic en Seguimiento ( ) Abra el registro de CRM del proveedor y copie y pegue el correo electrnico en una nota ( ) En Outlook, arrastre el correo electrnico a las carpetas de CRM 4. Cules de las siguientes afirmaciones acerca de la seguridad de Microsoft Dynamics CRM son verdaderas? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Los grupos de Windows a los que pertenece un usuario determinan los privilegios ( ) Los privilegios estn vinculados a un registro de usuario de Microsoft Dynamics CRM () Los privilegios se definen mediante un rol de seguridad () Se puede asignar a los usuarios ms de un rol de seguridad
1-30

5. Cul es el objetivo del panel de introduccin? RESPUESTA MODELO: El panel de introduccin muestra vnculos al material de aprendizaje, como vdeos, diagramas y artculos, para ayudar a los usuarios a comprender los conceptos y funcionalidad bsicos de Microsoft Dynamics CRM 6. Empareje los siguientes elementos: __e__ 1. Necesario para obtener acceso a Microsoft Dynamics CRM __c__ 2. Utilizado para escribir datos para un registro __a__ 3. Tipo de registro utilizado para almacenar detalles de organizaciones __d__ 4. Ejemplo de registro de ventas __b__ 5. Tipo de registro utilizado para almacenar detalles de personas a. b. c. d. e. Cuenta Contacto Formulario Cliente potencial Cuenta de usuario
1-31
1-32
CAPTULO 2: TRABAJAR CON LA APLICACIN

Objetivos
Los objetivos son Explicar cmo se usan los registros de cliente en Microsoft Dynamics CRM. Registrar direcciones. Usar notas y datos adjuntos. Describir el objetivo de los registros de conexin. Utilizar los registros de actividad para realizar un seguimiento de las interacciones de los clientes. Personalizar Microsoft Dynamics CRM.
Introduccin
Este curso presenta los registros bsicos utilizados en Microsoft Dynamics CRM y explica cmo se interrelacionan. Puede crear registros que describen personas y empresas y su informacin de contacto. Tambin se pueden agregar datos adjuntos y notas a estos registros. A continuacin, cree y describa las conexiones entre estos registros. Por ejemplo, podra crear una conexin entre los registros de dos contactos y, a continuacin, asignar el rol Compaero a la conexin. Las actividades tambin se pueden adjuntar a los registros. Esto es esencial para realizar el seguimiento de las interacciones con clientes y decidir si esas interacciones requieren alguna accin adicional o cmo realizar esa accin. Este curso tambin muestra cmo cambiar la configuracin personal en la aplicacin Microsoft Dynamics CRM.
2-1
Registros de cliente
Microsoft Dynamics CRM almacena informacin sobre las organizaciones y las personas en los registros de cliente. Microsoft Dynamics CRM tiene dos tipos de registro de cliente: Las cuentas almacenan detalles sobre las organizaciones. Las organizaciones pueden incluir clientes empresariales y comerciales, proveedores y socios. Los contactos almacenan detalles sobre las personas.
Las cuentas y contactos pueden relacionarse con otras cuentas y contactos para modelar sus relaciones comerciales. Los registros de cuenta y contacto se pueden encontrar en las siguientes reas: rea de trabajo, en el grupo Clientes Ventas Marketing Servicio
ILUSTRACIN 2.1 RELACIONES ENTRE LOS REGISTROS DE CLIENTES
2-2

Cuentas
Realice los siguientes pasos para crear una cuenta nueva: 1. Navegue a Cuentas en cualquiera de las reas funcionales (rea de trabajo, Ventas, Marketing o Servicio). 2. Haga clic en Nueva. 3. En la ventana Cuenta: Nuevo rellene los campos del formulario como sea necesario. El nico campo obligatorio es Nombre de cuenta. 4. Haga clic en Guardar y cerrar.
Subcuentas
Una subcuenta es una organizacin que forma parte de un grupo mayor. Las subcuentas se pueden usar para organizaciones de cualquier tamao. Por ejemplo, se puede usar una subcuenta para registrar la oficina local de una empresa ms grande o los detalles de una corporacin que es propiedad de una compaa mayoritaria. Se recomienda utilizar las subcuentas para el seguimiento de ventas y servicios en las partes de una organizacin que son entidades legales independientes o tienen sus propias autoridades de compras. Una manera alternativa de realizar el seguimiento de varias ubicaciones de la oficina para una organizacin consiste en tener un registro de cuenta y varios registros de direccin (que se describen ms adelante en este curso). El mtodo adecuado depender de los requisitos de cada empresa, pero es importante que se use un enfoque normalizado para almacenar la informacin de la organizacin para que los usuarios sepan cmo escribir y buscar la informacin importante. Siga estos pasos para agregar una subcuenta a una cuenta existente: 1. Navegue a Cuentas en cualquiera de las reas funcionales (rea de trabajo, Ventas, Marketing o Servicio). 2. Abra la cuenta que ser la cuenta primaria. 3. En la seccin Comn del panel de navegacin Elementos relacionados, haga clic en Subcuentas. 4. En el grupo Registros, haga clic en Agregar nuevo Cuenta. 5. Rellene los campos del formulario como sea necesario. El nico campo obligatorio es Nombre de cuenta. 6. Observe que el campo Cuenta primaria se ha rellenado automticamente. 7. Haga clic en Guardar y cerrar.
2-3

Cliente primario
Los contactos se pueden vincular a otro registro de cuenta o contacto mediante el campo Cliente primario. A menudo, un contacto se vincular a una cuenta primaria para indicar que el contacto funciona para una organizacin determinada. Un contacto slo puede incluir una cuenta o un contacto primarios. Si necesita vincular un contacto a varias organizaciones, considere la posibilidad de usar las conexiones (que se describen ms adelante). Si un contacto tiene una cuenta o contacto primario, todos los registros de oportunidades, ofertas, pedidos o facturas relacionados con l aparecern tambin en el registro primario de forma predeterminada.
Contacto principal
En los registros de cuenta, use el campo de bsqueda Contacto principal para identificar un contacto clave en la organizacin. De forma predeterminada, la ventana Buscar registro para Contacto principal solo muestra los contactos vinculados al registro de la organizacin. Sin embargo, cualquier contacto, incluidos los que no estn vinculados a la organizacin, se puede usar como Contacto principal. Para elegir entre todos los contactos, desactive la casilla Filtrar por Cliente primario relacionado.
ILUSTRACIN 2.2 FILTRAR POR CLIENTE PRIMARIO RELACIONADO
2-4

Contactos
Para agregar un nuevo contacto que no est vinculado a otro registro: 1. Navegue a Contactos en cualquiera de las reas funcionales (rea de trabajo, Ventas, Marketing o Servicio). 2. En el grupo Registros, haga clic en Nuevo. 3. En la ventana Contacto: Nuevo, rellene los campos del formulario como sea necesario. El nico campo obligatorio es Apellidos. Para agregar un nuevo contacto a una cuenta existente: 1. Abra la cuenta existente. 2. En la seccin Comn del panel de navegacin Elementos relacionados, haga clic en Contactos secundarios. 3. En el grupo Registros, haga clic en Agregar nuevo Contacto. 4. En la ventana Contacto: Nuevo, rellene los campos del formulario como sea necesario. El nico campo obligatorio es Apellidos. 5. Observe que el campo Cliente primario y otros se han copiado del registro de la cuenta primaria. 6. Haga clic en Guardar y cerrar.
Direcciones
Muchos registros de Microsoft Dynamics CRM tienen campos de direccin. Entre estos registros se incluyen: Cuentas Contactos Clientes potenciales Competidores Ofertas Pedidos Facturas Usuarios
Adems de registrar los detalles importantes del contacto, la informacin de direccin se puede usar en combinaciones de correspondencia con Microsoft Office Word y para rellenar los detalles de facturacin y envo en los registros de oferta, pedido y factura sin necesidad de reescribir los datos. En una instalacin predeterminada, los formularios de cuentas, contactos, clientes principales, competidores, oportunidades y usuarios muestran solo campos para una direccin. Sin embargo, Microsoft Dynamics CRM incluye la disposicin para una segunda direccin, de modo que un administrador pueda agregar campos para la segunda direccin al formulario.
2-5

Identificar las direcciones
Microsoft Dynamics CRM incluye los siguientes dos campos en una direccin: Nombre de direccin Tipo de direccin
Nombre de direccin
El campo Nombre de direccin no forma parte de una direccin real; en su lugar se usa para identificar una direccin, por ejemplo Oficina central, Almacn u Oficina de campo. Tambin ayuda a distinguir una direccin de otras para el mismo registro. Aunque el uso de Nombre de direccin no es obligatorio, agregar un nombre permite copiar la direccin en las direcciones de facturacin y envo de ofertas, pedidos y facturas mediante Buscar direccin sin tener que reescribir la direccin.
ILUSTRACIN 2.3 BUSCAR DIRECCIN EN UN REGISTRO DE OFERTA
2-6

Tipo de direccin
El campo Tipo de direccin es una lista desplegable utilizada para clasificar el objetivo de una direccin. Los valores predeterminados son los siguientes: Facturacin Envo Primario Otros
El uso de Tipo de direccin no es obligatorio y no se necesita para utilizar Buscar direccin en los registros de ventas.
Ms direcciones
Los registros de cuenta y contacto pueden tener ms de dos direcciones. Las direcciones adicionales estn almacenadas en el vnculo de navegacin Ms direcciones en la seccin Comn de los elementos Relacionado. Use Ms direcciones si necesita almacenar ms de dos direcciones o necesita almacenar varias ubicaciones para una cuenta o contacto que no necesita registros independientes. Por ejemplo, si un cliente tiene oficinas de campo, pero la relacin comercial es con la ubicacin de la oficina central, cree un registro de cuenta para el cliente, escriba la direccin de la oficina central en el formulario principal y use Ms direcciones para las oficinas de campo. Las direcciones agregadas a travs de Ms direcciones deben tener un Nombre de direccin (en el formulario principal de un registro, el Nombre de direccin no es obligatorio).
Notas y datos adjuntos

La mayora de los tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM pueden tener notas adjuntas. Una nota agrega a un registro informacin adicional basada en texto que no se ajusta a ninguno de los otros campos de un registro. Aunque las notas se pueden usar para grabar las interacciones, como reuniones y llamadas de telfono, se recomienda usar para ello los registros de actividad (que se describen ms adelante).
2-7

Para agregar una nota a un registro, complete los pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Abra el registro. Haga clic en la pestaa Agregar. En el grupo Incluir, haga clic en Agregar nota. Complete el formulario Nota: Nuevo. Haga clic en Guardar y cerrar haga clic en el formulario Nota: Nuevo.
En los pasos siguientes se describe una manera alternativa de agregar una nota: 1. Abra el registro. 2. En Informacin, haga clic en la pestaa Notas y actividades. 3. En la seccin Notas del formulario, haga clic en Agregar una nueva nota. 4. Escriba la nota en la seccin situada inmediatamente debajo de Agregar una nueva nota. 5. Presione TABULADOR.
Agregar datos adjuntos

No se pueden agregar archivos a las notas. Se almacenan en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Los archivos de cualquier tipo se pueden adjuntar a una nota, aunque de forma predeterminada, no se permiten los archivos con ciertas extensiones. El tamao mximo de archivo es 5120 kilobytes. Un administrador puede cambiar la lista de extensiones bloqueadas y el tamao mximo de archivo. Se puede adjuntar un archivo a una nota nueva o existente en el formulario Nota o desde la cinta mediante Adjuntar archivo. NOTA: aunque los archivos pueden almacenarse en Microsoft Dynamics CRM mediante notas, se recomienda no usar Microsoft Dynamics CRM como archivo de administracin de documentos. En su lugar, considere la posibilidad de usar Microsoft SharePoint para la administracin de documentos. Microsoft Dynamics CRM se puede integrar con Microsoft SharePoint (ya sea hospedado o local).
2-8
Conexiones
Los registros de conexin proporcionan una manera flexible de conectar y describir las relaciones entre los registros almacenados en Microsoft Dynamics CRM. Ayudan a promover el trabajo en equipo, la colaboracin y la administracin efectiva de los procesos empresariales y de ventas. Cuentas, contactos, usuarios, ofertas, pedidos de venta y muchos otros tipos de registro pueden asociarse entre s mediante las conexiones. Los registros de la asociacin pueden tener asignados roles determinados que ayudan a definir el objetivo de la relacin como contratador, compaero o parte interesada. Las conexiones proporcionan las siguientes capacidades: Una manera fcil y flexible de realizar una conexin entre dos registros de la mayora de los tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM. Todos los tipos de empresa personalizable y registro personalizado se pueden habilitar para las conexiones. Una opcin para agregar informacin til, como una descripcin de la conexin y la duracin. La capacidad de crear roles de conexin que describen la relacin entre dos registros, como una relacin entre un mdico y un paciente o un administrador y un empleado. Una manera de crear varias conexiones y roles para un registro determinado. Por ejemplo, un contacto puede tener muchas relaciones con otros contactos, cuentas o contratos. En cada relacin un contacto puede representar un rol diferente. Informacin para compilar consultas y crear grficos. Puede buscar todas las conexiones y roles de conexin de un registro determinado, y crear grficos y diagramas para la representacin visual de las conexiones. Soporte tcnico para los flujos de trabajo y auditora para automatizar y mejorar los procesos empresariales.
NOTA: las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM proporcionaban los registros de relacin como una manera de conectar los registros. Los registros de relacin todava estn presentes en Microsoft Dynamics CRM 2011, pero puede que no se admitan en futuras versiones. Se recomienda usar Conexiones.
2-9

Roles de conexin
Puede describir opcionalmente la relacin entre los registros especificando roles. Hay varias maneras en las que los roles de conexin se pueden usar en una conexin: Aplique el mismo rol al registro de origen y al registro de destino. Algunos ejemplos de roles que se podran aplicar a ambos registros en la conexin son amigo, miembro del equipo o compaero. Aplique un rol al registro de origen o al registro de destino, pero no a ambos. Un rol de vendedor en un contacto a la conexin de oportunidad es un ejemplo de este tipo de rol. Los registros, como oportunidad, factura o pedido de venta, normalmente contienen informacin suficiente sobre lo que representan y no requieren que se les asigne un rol. Aplique dos roles correspondientes (a veces denominados roles recprocos). Un rol se aplica al registro de origen y el otro se aplica al registro de destino. Algunos ejemplos roles coincidentes son: o o o Mdico y paciente Padre e hijo Contratador y empleado
Microsoft Dynamics CRM incluye varios roles de conexin predefinidos pero no se pueden agregar otros roles de conexin.
ILUSTRACIN 2.4 CONEXIN ENTRE UN CONTACTO Y UNA CUENTA
2-10

Categoras de rol de conexin
Los roles de conexin se pueden categorizar. En una instalacin predeterminada, estn disponibles las categoras siguientes: Empresa Familia Social Ventas Otros
Se puede personalizar la lista de categoras de rol de conexin.
Actividades
Las actividades se usan para realizar el seguimiento de las interacciones del cliente, como el envo de correo electrnico o cartas o realizar citas o llamadas de telfono. Los usuarios pueden crear actividades para ellos mismos o pueden asignrselas a otros usuarios para completarlas. Una actividad tiene atributos (como fecha de inicio y tiempo, fecha de vencimiento y duracin) que indican cundo se produjo la accin o cuando debe finalizar. Las actividades tambin tienen propiedades que determinan sobre qu trataba la accin, por ejemplo, el asunto y la descripcin. La mayora de las actividades tambin registran los participantes. Por ejemplo, para una llamada de telfono, los participantes son la persona que realiza la llamada y la persona que la recibe. Para una reunin, los participantes son las personas que asisten a la reunin. Microsoft Dynamics CRM proporciona varios tipos de actividades, como se muestra en la siguiente lista: Tarea Correo electrnico Llamada de telfono Carta Fax Cita Cita peridica Actividad de servicio Respuesta de campaa
Un administrador puede agregar los tipos de actividad personalizados.
2-11

Estado de la actividad
Las actividades tienen un estado y un motivo de estado para indicar si todava se van a completar o si se van a cancelar. El estado disponible y los motivos de estado varan con el tipo de actividad. Normalmente el estado ser abierto, completado o cancelado.
Vincular actividades a registros

Aunque la mayora de los tipos de actividades tienen participantes, puede vincular una actividad a otro registro mediante el campo Referente a. Por ejemplo, un usuario organiza una reunin con un cliente para discutir una oportunidad. El usuario agrega el cliente como participante a la reunin y vincula la reunin a la oportunidad mediante el campo Referente a.
ILUSTRACIN 2.5 EL CAMPO REFERENTE A EN UNA TAREA
NOTA: el campo Referente a solo se puede usar para vincular a un registro.
2-12

Completar una actividad
Microsoft Dynamics CRM no marca las actividades automticamente como completadas. Un usuario debe cerrar una actividad cuando se haya completado o cancelado. Por ejemplo, para cerrar una tarea, siga estos pasos: 1. Abra la tarea. 2. Para cerrar la tarea cuando se ha completado, haga clic en Marcar como terminado. 3. O bien, para las opciones adicionales, en el grupo Acciones haga clic en Cerrar Tarea. a. En la ventana Cerrar Tarea, seleccione el estado adecuado en la lista desplegable. b. Haga clic en Aceptar. Cuando se ha cerrado una actividad, ya sea como completada o cancelada, pasa a ser de solo lectura y no se puede cambiar. La nica accin posible para alguien con los privilegios adecuados, es eliminar la actividad. Las actividades de correo electrnico no necesitan cerrarse. Microsoft Dynamics CRM cierra automticamente los correos electrnicos cuando se envan o reciben.
Ver actividades
Los registros de actividad de Microsoft Dynamics CRM aparecen en varios lugares. Como elemento relacionado en el registro de todos los participantes, bajo Actividades o Actividades cerradas. Como elemento relacionado en el registro con el que est relacionado, bajo Actividades o Actividades cerradas. En rea de trabajo | Actividades. Para las actividades sincronizadas con Outlook, como los elementos Outlook (por ejemplo, tareas y citas).
Las actividades de rea de trabajo proporcionan diferentes vistas de cada tipo de actividad. Por ejemplo, para los correos electrnicos algunas de las vistas incluyen: Mis borradores de correo electrnico Mis correos electrnicos recibidos Mis correos electrnicos enviados
2-13

Para las citas algunas de las vistas incluyen: Mis citas Mis citas completadas
Opciones personales
In Microsoft Dynamics CRM los usuarios pueden configurar cmo se muestra la informacin y cmo se comporta la aplicacin mediante Definir opciones personales. Los usuarios pueden definir las opciones personales en el cliente web y Microsoft Dynamics CRM para Outlook. No todas las opciones estn disponibles en ambos clientes. Para definir opciones personales en el cliente web: 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. En la lista que se encuentra debajo de Archivo, haga clic en Opciones. Para definir las opciones personales en Microsoft Dynamics CRM para Outlook para Microsoft Office Outlook 2010: 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. En la lista de elementos que se encuentra debajo de Archivo, haga clic en CRM. 3. En el panel de la derecha, haga clic en Opciones. La configuracin de Definir opciones personales se muestra en varias pestaas.
General
En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa General: Configuracin Seleccionar pgina principal (solo cliente web) Mostrar paneles de introduccin en todas las listas Seleccione los formularios que se van a usar (solo CRM para Outlook) Finalidad Establece el rea funcional predeterminada y el tipo de registro que se usar al abrir el cliente web. Controla si se muestra el panel de Introduccin.
Controla si los formularios de Outlook o Microsoft Dynamics CRM aparecen cuando se crea una nueva actividad o contacto de CRM. Se aplica a las citas, tareas, contactos y correos electrnicos.
2-14

Configuracin Defina el nmero de registros mostrados por pgina en cualquier lista de registros Seleccione el modo predeterminado en Bsqueda avanzada Defina la zona horaria donde se encuentra Finalidad Establece el nmero de registros por pgina en las listas. Los valores disponibles son 25, 50, 75, 100 y 250.
Controla el comportamiento de inicio de la bsqueda avanzada. Controla cmo se muestran los tiempos. Todas las fechas y horas se almacenan internamente en Hora universal coordinada (UTC), pero se muestran a los usuarios segn su configuracin de zona horaria. Establece la divisa predeterminada para los registros que tienen campos de moneda y an no tienen una divisa establecida. El usuario puede elegir entre las divisas definidas por el administrador. Admite el contraste alto junto con las combinaciones de colores establecidas en el sistema operativo. Proporciona un hipervnculo que abre el registro del usuario.
Seleccionar una divisa predeterminada
Admitir configuracin de contraste alto Ver su informacin de usuario
Sincronizacin
La pestaa Sincronizacin solo se muestra en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y no aparece en el cliente web. En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa Sincronizacin: Configuracin Sincronizar elementos de Microsoft Dynamics CRM con mis carpetas predeterminadas de Outlook Actualizar el campo de compaa para los contactos de Outlook Finalidad Contiene un vnculo a los filtros de Outlook que se usan para controlar los datos que se sincronizan entre Microsoft Dynamics CRM y Outlook.
Copia la empresa primaria en la copia del contacto de Outlook cuando se comprueba este valor para ver si hay contactos de Microsoft Dynamics CRM cuyo seguimiento se realiza en Outlook.
2-15

Configuracin Establecer cliente de sincronizacin Finalidad Selecciona el equipo que actuar como cliente de sincronizacin cuando Microsoft Dynamics CRM se instala en ms de un equipo. La sincronizacin entre Microsoft Dynamics CRM para Outlook y Microsoft Dynamics CRM solo se pueden ejecutar en un equipo. Controla con qu frecuencia se sincronizan los elementos de Microsoft Dynamics CRM con Outlook. El administrador controla el intervalo mnimo.
Programar sincronizacin automtica con Outlook
rea de trabajo
En la pestaa rea de trabajo, los usuarios pueden elegir qu reas se muestran en el rea de trabajo. Las reas que se pueden agregar son: Ventas Marketing Servicio Programacin (solo cliente web)
Actividades
La pestaa Actividades solo aparece en el cliente web, no en Microsoft Dynamics CRM para Outlook. En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa Actividades: Configuracin Calendario predeterminado Defina las horas laborables predeterminadas Finalidad Establece la vista predeterminada para el calendario. Las opciones son Da, Semana y Mes. Establece la hora de inicio y de finalizacin para el da laborable de un usuario.
2-16

Formatos
La pestaa Formatos proporciona valores que seleccionan cmo muestra Microsoft Dynamics CRM los formatos de nmero, divisa, hora y fecha. Para cambiar el formato, seleccione el lenguaje adecuado y la entrada de pas o regin en el cuadro desplegable Formato actual. Vista previa del formato muestra cmo se presentarn los elementos. Para cambiar cmo se muestra un elemento especfico, como Fecha corta, haga clic en Personalizar. En la ventana Personalizar la configuracin regional, los formatos de nmero, divisa, tiempo y fecha se pueden configurar de forma independiente. Cualquier cambio slo se aplica al usuario que ha iniciado sesin.
ILUSTRACIN 2.6 PERSONALIZAR LA CONFIGURACIN REGIONAL
Plantillas de correo electrnico

La pestaa Plantillas de correo electrnico muestra las plantillas de correo electrnico personales para un usuario. Se pueden agregar nuevas plantillas de correo electrnico y se pueden modificar las existentes.
2-17

Correo electrnico
La pestaa Correo electrnico muestra opciones para los correos electrnicos entrantes cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Dynamics CRM y cmo se administran los mensajes de correo electrnico salientes. Las opciones mostradas en la pestaa Correo electrnico variarn en funcin de lo siguiente: Los valores de acceso al correo electrnico de los usuarios configurados por un administrador. Cmo ha configurado un administrador el enrutamiento de correo electrnico. Si Definir opciones personales aparece en el cliente web y Microsoft Dynamics CRM para Outlook.
Libreta de direcciones
La pestaa Libreta de direcciones solo se muestra en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y no aparece en el cliente web. Microsoft Dynamics CRM para Outlook agrega las libretas de direcciones a Outlook para los siguientes tipos de registro: Cuentas Contactos Instalaciones y equipos Clientes potenciales Colas Usuarios
La configuracin de la pestaa Libreta de direcciones controla qu tipos de registro y qu registros (basado en la propiedad) se sincronizan con la libreta de direcciones de Outlook.
Datos locales
La pestaa Datos locales solo aparece en Microsoft Dynamics CRM para Outlook cuando se configura el acceso sin conexin. No aparece en el cliente web. En Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexin, una base de datos local almacena un subconjunto de datos de Microsoft Dynamics CRM.
2-18

En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa Datos locales: Configuracin Actualizar los datos locales cada minutos Habilitar deteccin de duplicados durante la sincronizacin de desconexin a conexin Finalidad Controla con qu frecuencia se actualiza la base de datos local (en minutos). Controla si los registros duplicados se sincronizan con Microsoft Dynamics CRM al conectarse.
Privacidad
En la tabla siguiente se muestra la configuracin de la pestaa Privacidad: Configuracin S, deseo participar de forma annima en el Programa para la mejora de la experiencia del usuario (solo CRM para Outlook) Seleccione su preferencia de notificacin de errores Ver la declaracin de privacidad Finalidad Controla si se enva a Microsoft la informacin annima sobre cmo se usa Microsoft Dynamics CRM. Controla cundo se envan los errores de la aplicacin a Microsoft. Muestra un hipervnculo a la declaracin de privacidad para el Servicio de informes de errores de Microsoft.
Idiomas
El medio usado para instalar Microsoft Dynamics CRM determina el idioma utilizado para la interfaz de usuario y la Ayuda. Esto se conoce como idioma base. Despus de la instalacin, un administrador puede agregar compatibilidad con otros idiomas. En la pestaa Idiomas, un usuario puede elegir el idioma que va a usar para la interfaz de usuario y la Ayuda de forma independiente. Por ejemplo, una organizacin multinacional instala Microsoft Dynamics CRM mediante medios en ingls y, a continuacin, agrega compatibilidad con francs y alemn. De forma predeterminada, los usuarios vern la interfaz de usuario y la Ayuda en ingls, pero pueden elegir mostrar la interfaz de usuario en alemn y dejar la Ayuda en ingls. Otro usuario podra decidir tener la interfaz de usuario y la Ayuda en alemn.
2-19
Prctica 2.1: Trabajar con registros bsicos y opciones personales

En esta prctica, trabajar con algunos de los registros bsicos y cambiar la configuracin de opciones personales. Escenario Adventure Works Cycles ha implementando Microsoft Dynamics CRM. Como nuevo usuario necesita familiarizarse con algunos de los registros principales. El consultor de implementacin ha sugerido que complete las siguientes tareas mediante el cliente web: Use un registro de conexin para realizar el seguimiento del empleo de Miguel Angel Garca(ejemplo) en Almacenes magnficos (ejemplo) para el perodo entre el 1 de marzo de 2011 y el 31 de agosto de 2011. Agregue una nota al registro de Almacenes Magnficos (ejemplo) llamado Gama de productos. Agregue una direccin del almacn de datos para Empresa Bsica (ejemplo). Cambie a 100 el nmero de registros mostrados por pgina en las vistas. Cambie la pgina principal a Contactos en el rea Ventas.
Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.

Complete las tareas descritas en el escenario.

Complete las tareas siguientes en la imagen del servidor. 1. En el escritorio, haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011. 2. Navegue a Contactos. 3. Agregue un registro de conexin entre Miguel Angel Garca (ejemplo) y Almacenes Magnficos (ejemplo).
2-20

4. Complete el registro de conexin con los detalles tal y como se describe en el escenario. 5. Cierre el registro de conexin y el registro de Miguel Angel Garca (ejemplo). 6. Abra el registro Almacenes Magnficos (ejemplo). 7. Agregue una nota al registro de Almacenes Magnficos (ejemplo) llamado Gama de productos. 8. Cierre el registro de Almacenes Magnficos (ejemplo). 9. Abra el registro de Empresa Bsica (ejemplo). 10. Agregue una direccin para el almacn de datos mediante Ms direcciones. 11. Cierre el registro de Empresa Bsica (ejemplo). 12. Abra Definir opciones personales. 13. En la pestaa General, cambie a 100 el nmero de registros mostrados por pgina en las vistas. 14. En la pestaa General, establezca Panel predeterminado y Ficha predeterminada segn el escenario. 15. Cierre y, a continuacin, inicie Microsoft Dynamics CRM. 16. Compruebe que Microsoft Dynamics CRM se abre en los contactos.

Inicie sesin en el servidor e inicie Microsoft Dynamics CRM. 1. Inicie sesin en la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. En el escritorio, haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011. 3. En el panel de navegacin, haga clic en Ventas y, a continuacin, en Contactos.
Tarea 1
Use un registro de conexin para realizar el seguimiento del empleo de Miguel Angel Garca(ejemplo) en Almacenes Magnficos (ejemplo) para el perodo entre el 1 de marzo y el 31 de agosto de 2011. 1. Haga doble clic en el registro de Miguel Angel Garca (ejemplo). 2. En el grupo Colaborar, haga clic en Conectar. 3. En la ventana Conexin: Nuevo, haga clic en el icono de bsqueda situado al lado del campo Nombre. 4. En la ventana Buscar registro, en la lista desplegable Buscar, haga clic en Cuenta.
2-21

5. En la lista de cuentas, seleccione Almacenes Magnficos (ejemplo) y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. En la ventana Conexin: Nuevo, haga clic en el icono de bsqueda situado al lado del campo Como este rol. 7. En la ventana Buscar registro, seleccione Contratador y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 8. En la ventana Conexin: Nuevo ventana, haga clic en Detalles para expandir la seccin. 9. Observe que Empleado se ha escrito como rol de Miguel Angel Garca (ejemplo). 10. Use el control de calendario para seleccionar el 1 de marzo de 2011 para la Fecha de inicio. 11. Use el control de calendario para seleccionar el 31 de agosto de 2011 para la Fecha de finalizacin. 12. Haga clic en Guardar y cerrar. 13. En la ventana Contacto: Miguel Angel Garca (ejemplo), en el rea de navegacin de la izquierda, en Comn, haga clic en Conexiones. Observe la conexin que acaba de agregar. 14. Haga clic en la pestaa Contacto. 15. Haga clic en Guardar y cerrar.
Tarea 2
Agregue una nota llamada Gama de productos al registro de Almacenes Magnficos (ejemplo). 1. En el panel de navegacin, haga clic en Ventas y, a continuacin, en Cuentas. 2. Haga doble clic en el registro de Almacenes Magnficos (ejemplo) (puede necesitar desplazarse por la lista). 3. Haga clic en la pestaa Agregar. 4. En el grupo Incluir, haga clic en Agregar nota. 5. En la ventana Nota: Nuevo, escriba Gama de productos en el cuadro Ttulo. 6. En la ventana Nota: Nuevo, haga clic en Guardar y cerrar. 7. Haga clic en la pestaa Cuenta. 8. Haga clic en Guardar y cerrar.
2-22

Tarea 3
Agregue una direccin del almacn de datos para Empresa Bsica (ejemplo). 1. En el panel de navegacin, haga clic en Ventas y, a continuacin, en Cuentas. 2. Haga doble clic en el registro de Empresa Bsica (ejemplo). 3. En el panel de navegacin de la izquierda, en Comn, haga clic en Ms direcciones. 4. En el grupo Registros, haga clic en Agregar nuevo Direccin. 5. Escriba Almacn en el cuadro Nombre de direccin. 6. Escriba un valor para Calle 1. 7. En la ventana Direccin: Nuevo, haga clic en Guardar y cerrar. 8. En la ventana Cuenta: Empresa Bsica (ejemplo), observe que se muestra Almacn en Ms direcciones. 9. Haga clic en la pestaa Cuenta. 10. Haga clic en Guardar y cerrar.
Tarea 4
Cambie a 100 el nmero de registros mostrados por pgina en las vistas. 1. En la ventana principal de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en la pestaa Archivo. 2. En la lista que se encuentra debajo de Archivo, haga clic en Opciones. 3. En la ventana Definir opciones personales, en la lista Registros por pgina, seleccione 100. 4. Deje la ventana Definir opciones personales abierta para la tarea siguiente.
Tarea 5
Cambie la pgina principal a Contactos en el rea Ventas. 1. En la ventana Definir opciones personales, en la lista Panel predeterminado, seleccione Ventas. 2. En la ventana Definir opciones personales, en la lista Ficha predeterminada, seleccione Contactos. 3. En la ventana Definir opciones personales, haga clic en Aceptar. 4. Cierre Internet Explorer. 5. Haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011 en el escritorio. 6. Compruebe que la pgina principal est establecida en Contactos en el rea Ventas.
2-23
Resumen
Microsoft Dynamics CRM incluye registros bsicos que estn interrelacionados y forman parte esencial del trabajo con el software. Los registros clave y sus relaciones incluyen lo siguiente: Cuentas y contactos, que se pueden conectar mediante subcuentas, subcontactos y el campo Cliente primario. Direcciones. Notas y datos adjuntos. Conexiones y roles de conexin para asignar relaciones empresariales. Actividades para seguimiento de interacciones.
Puede definir la configuracin de Microsoft Dynamics CRM mediante Definir opciones personales.
2-24
1. Cul de los siguientes describe cmo se almacenan las cuentas y los contactos en Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Un contacto debe asociarse a una cuenta ( ) Un contacto puede tener ms de una cuenta primaria ( ) Las cuentas se pueden vincular a otras cuentas mediante las conexiones ( ) Una cuenta puede tener otra cuenta como entidad primaria 2. Necesita registrar los detalles de una empresa en Microsoft Dynamics CRM que tiene varias oficinas de campo y una oficina central. Necesita informar sobre la actividad de ventas por cada oficina de campo. Cmo debe registrar los datos? ( ) Cree una cuenta para la oficina central y, a continuacin, agregue las oficinas de campo mediante Ms direcciones ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo ( ) Cree una cuenta para la oficina central y agregue cada oficina de campo como subcuenta ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo. Vincule cada oficina de campo a la oficina central mediante conexiones 3. Tiene que registrar la informacin de un consultor en Microsoft Dynamics CRM. El consultor trabaja para varias organizaciones con diversos roles. Qu debe hacer? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Agregue el consultor como contacto a cada organizacin ( ) Agregue el consultor como contacto. Vincule el contacto a cada organizacin mediante una conexin ( ) Agregue el consultor como registro de la cuenta. Convierta el registro de cuenta en subcuenta de cada organizacin ( ) Agregue el consultor como contacto. Vincule cada organizacin al contacto mediante una conexin
2-25

4. Haga una lista de los tipos de actividad disponibles en Microsoft Dynamics CRM.
5. Un usuario necesita mostrar las fechas y horas segn su zona horaria. Dnde debe realizar el usuario la modificacin? ( ) Definir opciones personales ( ) Personalizacin de Microsoft Dynamics CRM ( ) Opciones de configuracin regional del equipo ( ) Esto no es posible. Todos los usuarios ven las fechas y horas segn la zona horaria establecida en el servidor de Microsoft Dynamics CRM 6. Cules de las siguientes afirmaciones sobre la compatibilidad de varios idiomas en Microsoft Dynamics CRM son verdaderas? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Los usuarios pueden compatibilidad con idiomas adicionales en Definir opciones personales ( ) Los usuarios pueden elegir qu idioma se muestra en la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM en Definir opciones personales ( ) La interfaz de usuario y la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM siempre se muestran en el mismo idioma ( ) Un usuario puede seleccionar un idioma que no es el idioma base
2-26

2.
3.
2-27
Soluciones
1. Cul de los siguientes describe cmo se almacenan las cuentas y los contactos en Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Un contacto debe asociarse a una cuenta ( ) Un contacto puede tener ms de una cuenta primaria () Las cuentas se pueden vincular a otras cuentas mediante las conexiones () Una cuenta puede tener otra cuenta como entidad primaria 2. Necesita registrar los detalles de una empresa en Microsoft Dynamics CRM que tiene varias oficinas de campo y una oficina central. Necesita informar sobre la actividad de ventas por cada oficina de campo. Cmo debe registrar los datos? ( ) Cree una cuenta para la oficina central y, a continuacin, agregue las oficinas de campo mediante Ms direcciones ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo () Cree una cuenta para la oficina central y agregue cada oficina de campo como subcuenta ( ) Cree una cuenta para la oficina central y una cuenta para cada oficina de campo. Vincule cada oficina de campo a la oficina central mediante conexiones 3. Tiene que registrar la informacin de un consultor en Microsoft Dynamics CRM. El consultor trabaja para varias organizaciones con diversos roles. Qu debe hacer? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Agregue el consultor como contacto a cada organizacin () Agregue el consultor como contacto. Vincule el contacto a cada organizacin mediante una conexin ( ) Agregue el consultor como registro de la cuenta. Convierta el registro de cuenta en subcuenta de cada organizacin () Agregue el consultor como contacto. Vincule cada organizacin al contacto mediante una conexin
2-28

4. Haga una lista de los tipos de actividad disponibles en Microsoft Dynamics CRM. RESPUESTA MODELO: Los tipos de actividad incluyen: tarea, correo electrnico, llamada telefnica, carta, fax, cita, cita peridica, actividad de servicio y respuesta de campaa 5. Un usuario necesita mostrar las fechas y horas segn su zona horaria. Dnde debe realizar el usuario la modificacin? () Definir opciones personales ( ) Personalizacin de Microsoft Dynamics CRM ( ) Opciones de configuracin regional del equipo ( ) Esto no es posible. Todos los usuarios ven las fechas y horas segn la zona horaria establecida en el servidor de Microsoft Dynamics CRM 6. Cules de las siguientes afirmaciones sobre la compatibilidad de varios idiomas en Microsoft Dynamics CRM son verdaderas? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Los usuarios pueden compatibilidad con idiomas adicionales en Definir opciones personales () Los usuarios pueden elegir qu idioma se muestra en la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM en Definir opciones personales ( ) La interfaz de usuario y la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM siempre se muestran en el mismo idioma () Un usuario puede seleccionar un idioma que no es el idioma base
2-29
2-30
Captulo 3: Trabajar con registros
CAPTULO 3: TRABAJAR CON REGISTROS

Objetivos
Los objetivos son Describir las vistas y cmo filtrarlas. Explicar la propiedad de registros. Describir el objetivo del uso compartido y cmo compartir los registros. Describir cmo eliminar y editar varios registros. Describir cmo importar los registros en CRM. Describir el proceso para ejecutar la combinacin de correspondencia en los registros de Microsoft Dynamics CRM.
Introduccin
Microsoft Dynamics CRM incluye herramientas para filtrar las vistas, compartir, modificar y eliminar registros, e importar varios registros. Muchas empresas tratan grandes cantidades de registros, de modo que resulta til conocer las tcnicas para organizarlos y trabajar con ellos de forma individual o masiva.
3-1
Vistas
Microsoft Dynamics CRM muestra las listas de registros en vistas. Cada tipo de registro tiene varias vistas conocidas como vistas de sistema. Cada vista tiene una consulta que determina los registros que se mostrarn en ella. Por ejemplo, la vista Mis contactos activos solo muestra los contactos activos que son propiedad del usuario que ha iniciado sesin, mientras que la vista Contactos activos muestra todos los contactos activos en el sistema. La definicin de cada vista tambin incluye los campos que se mostrarn de cada registro (encabezados de columna) y el campo predeterminado que se usar para ordenarlos. Para seleccionar una vista diferente, haga clic en el nombre de vista mostrado en la barra sobre la lista de registros (como se muestra en la captura de pantalla siguiente).
ILUSTRACIN 3.1 VISTAS DE CUENTAS
3-2

Los usuarios pueden crear nuevas vistas (conocidas como vistas personales), que especifican los criterios de la vista, por ejemplo, una lista de cuentas en una ciudad determinada. Para obtener ms informacin, consulte el captulo titulado Bsquedas e informes. NOTA: los usuarios solo vern los registros disponibles segn sus roles de seguridad. Por consiguiente, no todos los usuarios vern necesariamente el mismo conjunto de registros para una vista determinada.
Vista predeterminada
Cliente web
Cada tipo de registro de Microsoft Dynamics CRM tiene una vista predeterminada que se muestra cuando un usuario navega al tipo de registro. Los usuarios pueden elegir su propia vista predeterminada sin afectar al valor predeterminado para otros usuarios. Por ejemplo, para establecer la vista predeterminada para los contactos en Contactos activos, complete los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Navegue a Contactos. Cambie la vista a Contactos activos. Haga clic en la pestaa Ver. Haga clic en Establecer como vista predeterminada.
Microsoft Dynamics CRM para Outlook

En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, Establecer como vista predeterminada no est disponible. Las vistas se muestran en pestaas y cada vista se puede anclar para que, cuando un usuario navegue a un tipo de registro, se muestren todas las vistas ancladas.
Filtrados de vista
Cliente web
Los filtros de vista proporcionan una manera de refinar ms los registros mostrados en una vista y funcionan de manera similar al filtrado de registros en Excel. Por definicin, una vista solo muestra un subconjunto de registros de la base de datos de CRM. Al activar los filtros en una vista, se proporciona una manera de refinar rpidamente la lista de registros mostrados sin necesidad de crear una nueva vista.
3-3

Para habilitar los filtros en una vista, complete los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Navegue al tipo de registro. Seleccione la vista adecuada. Haga clic en Filtrar en la cinta de opciones. Se muestra un control desplegable de filtro en cada encabezado de columna de la vista.
Use los controles de filtro para filtrar los registros mostrados. Cuando se aplica un filtro a una columna, cambia el icono del control. Para quitar el filtro, haga clic en el control de filtro y haga clic en Restablecer filtro. Para quitar todos los filtros, haga clic en Filtro. Para las vistas personales, los usuarios tienen la opcin de guardar los filtros; esto no se aplica a las vistas del sistema.

En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, Filtrar no se muestra en la cinta de opciones. En su lugar se encuentra justo encima de la lista de registros.
Propiedad de registros
En Microsoft Dynamics CRM, los tipos de registro tienen dos tipos de propiedad: Usuario o equipo. Los registros que son propiedad de un usuario o equipo tienen un propietario y se pueden compartir con otro usuario o equipo. Organizacin. Los registros que son propiedad de una organizacin no tienen propietarios y no se pueden asignar ni compartir.
La mayora de los tipos de registro son propiedad de un usuario o equipo (como, por ejemplo, cuentas, contactos, oportunidades y ofertas). Unos pocos tipos de registro son propiedad de la organizacin, por ejemplo, los productos y servicios. Los tipos de registro personalizados agregados al sistema pueden ser propiedad de cualquier usuario o equipo, o de la organizacin. Las acciones que un usuario puede realizar en un registro dependen de los roles de seguridad que se han asignado al usuario y a los equipos a los que pertenece el usuario. Tener la propiedad de un registro no proporciona necesariamente derechos para realizar acciones, como la asignacin, modificacin o eliminacin, en el registro. El propietario de un registro no es necesariamente el usuario que cre el registro; Microsoft Dynamics CRM mantiene campos independientes para el usuario que cre el registro, el ltimo usuario que modific el registro y el propietario del registro.
3-4

Cambio de propietario
Los usuarios, con los privilegios adecuados, pueden asignar un registro a otro usuario o asignarse un registro a s mismos. Para obtener la propiedad de un registro, complete los pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. Abra el registro. En el grupo Colaborar, haga clic en Asignar. En la ventana Confirmar asignacin, haga clic en Asignarme a m. Haga clic en Aceptar.
ILUSTRACIN 3.2 ASIGNAR UN REGISTRO
Para asignar un registro a otro usuario, complete los pasos siguientes: 1. Abra el registro que va a asignar o resltelo en una lista. 2. En el grupo Colaborar, haga clic en Asignar. 3. En la ventana Confirmar asignacin, haga clic en Asignar a otro usuario o equipo. 4. Haga clic en el icono de bsqueda. 5. En la ventana Buscar registro, en la lista Buscar, haga clic en Usuario. 6. Resalte el usuario que poseer el registro. 7. Haga clic en Aceptar. 8. En la ventana Confirmar asignacin, haga clic en Aceptar. NOTA: los registros solo se pueden asignar a usuarios que tienen uno o ms roles de seguridad que les permiten ver el tipo de registro adecuado.
3-5

Propiedad de equipo
En Microsoft Dynamics CRM 2011, los equipos pueden ser propietarios de registros. Un equipo es un grupo de usuarios. Esta nueva funcionalidad permite a las organizaciones controlar quin puede trabajar con registros basados en la pertenencia de un equipo. Para asignar un registro a un equipo, complete los pasos siguientes: 1. Abra el registro que va a asignar o resltelo en una lista. 2. En el grupo Colaborar, haga clic en Asignar. 3. En la ventana Confirmar asignacin, haga clic en Asignar a otro usuario o equipo. 4. Haga clic en el icono de bsqueda. 5. En la ventana Buscar registro, en la lista Buscar, haga clic en Equipo. 6. Seleccione el equipo que poseer el registro. 7. Haga clic en Aceptar. 8. En la ventana Confirmar asignacin, haga clic en Aceptar. NOTA: los registros solo se pueden asignar a equipos que tienen uno o ms roles de seguridad que les permiten ver el tipo de registro adecuado.
Uso compartido de registros

El uso compartido es la manera en que los usuarios de Microsoft Dynamics CRM pueden proporcionar a otros usuarios o equipos el acceso a los registros segn sea necesario. Por ejemplo, un vendedor est trabajando en una oportunidad importante y le gustara que un colaborador realizara el seguimiento del progreso. Sin embargo, el colaborador no tiene el acceso a la oportunidad. El vendedor puede compartir la oportunidad con el colaborador para que ambos puedan supervisar el progreso. Para compartir un registro con otro usuario, complete los pasos siguientes: 1. Abra el registro que va a asignar o resltelo en una lista. 2. Para un registro abierto, en el grupo Colaborar, haga clic en Compartir y, a continuacin, en Compartir. 3. Para los registros resaltados en una lista, en el grupo Colaborar, haga clic en Compartir. 4. En la ventana Con quin desea compartir el registro de contacto que ha seleccionado?, haga clic en Agregar usuario o equipo. 5. En la ventana Buscar registro, seleccione los usuarios y equipos con los que se compartir el registro. Se pueden seleccionar varios usuarios y equipos.
3-6

6. Haga clic en Aceptar. 7. En la ventana Con quin desea compartir el registro de contacto que ha seleccionado?, active las casillas de permisos que sean necesarias para cada usuario y equipo. 8. Haga clic en Aceptar.
ILUSTRACIN 3.3 COMPARTIR UN REGISTRO
Reglas de uso compartido

Las siguientes reglas se aplican al uso compartido de registros: Los privilegios de uso compartido se conceden para cada tipo de registro. Un usuario solo puede compartir los registros para los que tiene privilegios de uso compartido. Un usuario que comparte un registro puede determinar los derechos de acceso (como leer, actualizar y eliminar) en el registro compartido. El usuario o equipo con quien se comparte un registro debe poseer los derechos adecuados a travs de sus roles de seguridad. Por ejemplo, si un usuario comparte un registro con un equipo y selecciona el privilegio de eliminar y el equipo no tiene ese privilegio en ninguno de sus roles de seguridad, los miembros del equipo no podrn eliminar el registro compartido. Un registro solo se puede compartir una vez con un usuario o equipo. Cualquier usuario que tenga privilegios para compartir un registro puede quitar el uso compartido para un usuario o equipo especificado.
3-7

Modificar y quitar el uso compartido
Cualquier usuario que tenga privilegios para compartir un registro puede modificar o quitar el uso compartido para un usuario o equipo especificado. Para modificar o quitar el uso compartido de un registro, complete los pasos siguientes: 1. Abra el registro que va a cambiar o resltelo en una lista. 2. Para un registro abierto, en el grupo Colaborar, haga clic en Compartir y, a continuacin, en Compartir. 3. Para los registros resaltados en una lista, en el grupo Colaborar, haga clic en Compartir. 4. Aparecer la ventana Con quin desea compartir el registro de contacto que ha seleccionado?, que muestra los usuarios y equipos con quienes se comparte el registro. 5. Para quitar el uso compartido de un uno o varios usuarios y equipos, active la casilla situada al lado de cada usuario y equipo que desee quitar y, a continuacin, haga clic en Quitar elementos seleccionados. 6. Para quitar el uso compartido de todos los usuarios y equipos, haga clic en Restablecer. 7. Para modificar el uso compartido de un usuario o equipo, active las casillas correspondientes a cada permiso tal y como sea necesario. 8. Haga clic en Aceptar.
Permisos efectivos
Para determinar los permisos efectivos asignados a un usuario en un registro, tenga en cuenta lo siguiente: Los roles de seguridad asignados al usuario Los roles de seguridad asignados a los equipos a los que pertenece el usuario Si el registro se ha compartido con el usuario Si el registro se ha compartido con cualquier equipo al que pertenezca el usuario
Para ayudar a solucionar los problemas de permisos, Microsoft Dynamics CRM muestra los permisos efectivos que un usuario tiene para un registro en una pgina de propiedades.
3-8

Para mostrar los permisos efectivos de un registro, complete los pasos siguientes: 1. Abra el registro. 2. Haga clic en Archivo. 3. En la lista que se encuentra debajo de Archivo, haga clic en Propiedades. 4. Aparece la ventana de propiedades de registro, que muestra los permisos efectivos del registro para el usuario que ha iniciado sesin. En la figura siguiente, el usuario tiene permisos para ver (Lectura) y modificar (Escritura) el registro, pero no para cambiar el propietario (Asignacin) ni eliminarlo.
ILUSTRACIN 3.4 PERMISOS DE REGISTRO
3-9
Eliminacin y modificacin de registros

Los usuarios con los privilegios adecuados pueden eliminar y modificar registros individuales o varios registros. En este tema se describen los mtodos disponibles.
Eliminacin de registros
Aunque Microsoft Dynamics CRM permite eliminar registros, un usuario o un administrador no pueden recuperar los registros eliminados. Las organizaciones restringen a menudo la asignacin del privilegio de eliminacin a solo unos pocos usuarios. Cuando se elimina un registro, los registros secundarios tambin se pueden eliminar en funcin de cmo se ha configurado la relacin entre los tipos de registro primario y secundario. Por ejemplo, en una instalacin predeterminada, cuando se elimina un registro de cuenta, tambin se eliminarn todos los registros del contacto vinculados a la cuenta. No se pueden eliminar todos los tipos de registro, por ejemplo, los pedidos completados. Para eliminar un registro nico, complete uno de los pasos siguientes: En la lista de registros, seleccione el registro que desee eliminar y, a continuacin, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar. En el formulario del registro que se va a eliminar, en el grupo Guardar, haga clic en Eliminar.
NOTA: si un usuario no tiene el elimine el privilegio de eliminacin, no se muestra Eliminar. Para eliminar varios registros, complete los pasos siguientes: 1. En una lista de registros, seleccione varios registros mediante uno de los siguientes mtodos: a. Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL mientras hace clic en cada registro o active la casilla que se encuentra a la izquierda de cada registro. b. Para seleccionar todos los registros de una pgina, active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta pgina en la parte superior de la lista. c. Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y, a continuacin, presione la tecla MAYS mientras hace clic en el ltimo registro de la secuencia.
3-10

2. En el grupo Registros, haga clic en Eliminar. 3. Para las cuentas y contactos, aparece una opcin para desactivar los registros. a. Para desactivar los registros, haga clic en Desactivar. b. Para eliminar los registros, haga clic en Eliminar. 4. Para otros registros, aparece una ventana de confirmacin de la eliminacin. Para eliminar los registros, haga clic en Aceptar.
Eliminacin de registros en masa

Microsoft Dynamics CRM proporciona la eliminacin en masa, que es una manera de eliminar grandes cantidades de registros. En particular, la eliminacin en masa elude la restriccin de solo poder eliminar un mximo de una pgina de registros. Por ejemplo, un usuario necesita eliminar todas las cuentas de una ciudad determinada y hay ms de 5000 registros de cuenta. Para eliminar las cuentas, el uso de la eliminacin mltiple requerira 20 acciones de eliminacin (5000 registros/250 registros por pgina), suponiendo que el nmero de registros por pgina est establecido en 250. Una manera ms efectiva de eliminar los registros es usar la eliminacin en masa. NOTA: use el Asistente para eliminacin en masa con precaucin, ya que los registros eliminados no se pueden recuperar. Para eliminar registros en masa, complete los pasos siguientes: 1. Navegue al tipo de registro que necesita eliminar (por ejemplo, cuentas). 2. En el grupo Registros, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de Eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminacin en masa. Aparecer el Asistente para eliminacin en masa. 3. En la pgina Definir criterios de bsqueda, el criterio de bsqueda tiene como valor predeterminado la vista seleccionada (por ejemplo, Cuentas activas) cuando se inicia el Asistente para eliminacin en masa. Modifique el criterio de bsqueda como sea necesario o seleccione otra vista guardada. Por ejemplo, para eliminar todas las cuentas en Sevilla: a. En la pgina Definir criterios de bsqueda, haga clic en Borrar. b. Agregue el campo Direccin 1: Ciudad. c. Acepte la prueba predeterminada de Es igual a. d. Escriba Sevilla en el cuadro Escriba texto.
3-11

4. Para ver los registros que se eliminarn segn el criterio de bsqueda, haga clic en Vista previa de los registros. 5. Haga clic en Volver a la consulta para revisar o corregir el criterio de bsqueda. 6. Para continuar, haga clic en Siguiente. 7. En la pgina Seleccionar opciones, escriba lo siguiente: a. Un nombre para la eliminacin en masa en el cuadro Nombre. b. La fecha y hora en la que se debe iniciar el trabajo de eliminacin en masa. c. Opcionalmente, para programar el trabajo de eliminacin en masa para que se ejecute con regularidad, active la casilla Ejecutar este trabajo cada y seleccione un valor en la lista das. d. Opcionalmente, para enviar un mensaje de correo electrnico al usuario que ejecuta la eliminacin en masa, active la casilla Enviarme un mensaje de correo electrnico a mi direccin y, si lo desea, haga clic en otro usuario al que desee notificrselo en el campo de bsqueda Notificar tambin a. 8. Haga clic en Siguiente. 9. En la pgina Revisar los detalles de la eliminacin en masa, revise la configuracin y haga clic en Enviar. La pgina Definir criterios de bsqueda usa la misma interfaz que Bsqueda avanzada. Para obtener ms informacin sobre la definicin de criterios de bsqueda, consulte el captulo titulado Bsquedas e informes. NOTA: el Asistente para eliminacin en masa solo puede eliminar registros del mismo tipo. Para eliminar registros de ms de un tipo (por ejemplo, cuentas y clientes potenciales), ejecute el Asistente para eliminacin en masa varias veces.
3-12

Editar varios registros
Se pueden actualizar uno o ms campos al mismo tiempo con varios registros con una edicin nica mediante el formulario Editar varios registros.
ILUSTRACIN 3.5 EDITAR VARIOS REGISTROS
El formulario Editar varios registros muestra los campos sin datos. Los datos que se escriben en un campo actualizan ese campo para los registros seleccionados. No se cambian otros campos. No es posible borrar los datos de un campo mediante Editar varios registros. NOTA: el nmero de registros que se pueden actualizar al mismo tiempo se limita a la configuracin del usuario para el nmero de registros mostrados por pgina en las listas. No es posible usar Editar varios registros para ms de una pgina a la vez.
3-13

Para editar varios registros, complete los pasos siguientes: 1. En una lista de registros, seleccione varios registros mediante uno de los siguientes mtodos: a. Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL mientras hace clic en cada registro o active la casilla que se encuentra a la izquierda de cada registro. b. Para seleccionar todos los registros de una pgina, active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta pgina en la parte superior de la lista. c. Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y, a continuacin, presione la tecla MAYS mientras hace clic en el ltimo registro de la secuencia. 2. En el grupo Registros, haga clic en Editar. 3. Realice los cambios necesarios en el formulario Editar varios registros. 4. Haga clic en Guardar. NOTA: no se pueden deshacer los cambios realizados en varios registros.
Importacin de registros
Microsoft Dynamics CRM proporciona dos herramientas para importar datos: Asistente para la importacin de datos Asistente para agregar contactos
El Asistente para la importacin de datos es til para importar los datos almacenados en una hoja de clculo (por ejemplo, los clientes potenciales que una organizacin ha adquirido). Puede usarse para importar datos en la mayora de los tipos de registro. El Asistente para la importacin de datos se ha diseado para los usuarios de ventas, marketing y servicio al cliente con sus propios datos. El Asistente para la importacin de datos puede importar lo siguiente: Varios archivos que contienen tipos de registro relacionados, como cuentas con contactos relacionados Notas y datos adjuntos
3-14

El propietario de los datos importados se puede establecer en lo siguiente: Un solo usuario para todos los registros (el usuario que realiza la importacin o, si el usuario tiene permiso, todos los permisos pueden asignarse a otro usuario) Un usuario especificado para cada registro en los datos de importacin
El Asistente para agregar contactos solo est disponible en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y ayuda a crear los contactos de CRM a partir de los contactos de Outlook. Este curso se centra en el uso de Asistente para la importacin de datos.
Formatos de importacin
Los datos de importacin deben estar en un archivo de valores separados por comas (csv), cualquier otro tipo de archivo de texto delimitado (txt), un archivo de Hoja de clculo XML 2003 o un archivo comprimido (zip). Los datos se pueden exportar o guardar en formato separado por comas desde muchas aplicaciones, como Microsoft Office Excel, contactos de Microsoft Office Outlook y la mayora de las bases de datos.
Registros con requisitos concretos

Algunos tipos de registros tienen requisitos concretos que se deben cumplir para la importacin correcta. Estos registros incluyen lo siguiente: Notas y datos adjuntos Direcciones Contratos Actividades Productos Usuarios
Para obtener ms informacin sobre los requisitos, consulte el tema, Tareas de preparacin para tipos de registros especficos en la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.
3-15

Tipos de datos con requisitos concretos
Algunos tipos de datos tienen requisitos concretos que se deben cumplir para la importacin correcta. Entre estos se incluyen: Conjuntos de opciones (utilizados en las listas desplegables) Campos de fecha y hora Campos de bsqueda
Para obtener ms informacin sobre los requisitos, consulte el tema, Tareas de preparacin para tipos de datos especficos en la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.
Asignaciones de datos
Cada archivo de importacin debe estar asignado al tipo de registro adecuado y cada encabezado de columna de un archivo de origen debe estar asignado al campo adecuado en el registro de CRM. Las asignaciones de datos son archivos que contienen informacin sobre cmo se corresponden los campos de datos de un sistema de origen con los datos de Microsoft Dynamics CRM. Si el archivo de importacin usa encabezados de columna que coinciden con los nombres para mostrar de Microsoft Dynamics CRM, la asignacin es automtica. Si se importan con frecuencia datos con el mismo formato, se puede crear una asignacin de datos para ahorrar tiempo. Microsoft Dynamics CRM proporciona las siguientes asignaciones de datos: Predeterminada (Asignacin automtica) Contacto y cuenta Asignaciones de datos para Salesforce.com Asignaciones de datos para Microsoft Outlook Business Contact Manager
Las asignaciones de datos se crean durante una importacin, pero tambin se pueden crear mediante un editor XML. Aunque las asignaciones de datos estn almacenadas en Microsoft Dynamics CRM, se deben exportar para editarlas. La creacin y edicin de los mapas de datos estn fuera del mbito de este curso. Para obtener ms informacin, consulte el tema Trabajar con asignaciones de datos en la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.
3-16

Archivo de importacin de ejemplo
El siguiente texto muestra un archivo de importacin de ejemplo para los clientes potenciales. La primera lnea contiene encabezados de fila que coinciden con los nombres de campo en un registro de cliente potencial. Los campos se separan con comas. Las dos lneas las siguientes son los registros que se van a importar. Observe el uso de dos comas para indicar la direccin de correo electrnico que falta para el segundo registro.
Nombre de la empresa,Apellidos,Nombre de pila, Correo electrnico,Tema Designer Bikes,Groth, Brian,b@example.com,Bicicletas de montaa Major Sporting Goods,Bedecs,Anna,,Componentes
Proceso de importacin
Para importar los datos, siga los pasos que se describen a continuacin: 1. En el grupo Datos, haga clic en Importar datos. 2. Aparecer la ventana Asistente para la importacin de datos. 3. Siga las instrucciones del asistente. Microsoft Dynamics CRM procesa las importaciones en segundo plano. Para ver el progreso, navegue a Importaciones en rea de trabajo. Una importacin progresa a travs de varios valores Razn para el estado: Enviado Anlisis Transformacin Importando Completado
Los detalles de cada importacin se almacenan en un registro de importacin. El registro de importacin resume el nmero total de registros importados, el nmero de los que se importaron correctamente y el nmero de registros no importados. Hay tambin vnculos a los registros importados. Los registros que no se pudieron importar se pueden exportar a un nuevo archivo donde se pueden corregir los errores y, a continuacin, intentar de nuevo la importacin.
3-17

Se pueden eliminar fcilmente todos los registros importados asociados a una importacin. Esto puede resultar til para probar un proceso de importacin. Durante una importacin, se puede seleccionar la deteccin de duplicados para evitar los duplicados de la importacin. NOTA: la opcin para usar la deteccin de duplicados solo aparece si un administrador ha configurado los valores de deteccin de duplicados para el tipo de registro que se est importando.
Actualizacin de registros mediante el Asistente para la importacin de datos

El Asistente para la importacin de datos tambin se puede usar para actualizar los registros de CRM existentes. El procedimiento para esto es el siguiente: 1. Use la bsqueda avanzada para seleccionar los registros y los campos de los registros que se deben actualizar. 2. Exporte los resultados de la bsqueda avanzada a Excel. Elija la opcin Hoja de clculo esttica con registros de esta pgina u Hoja de clculo esttica con registros de todas las pginas en la vista actual segn corresponda y active la casilla Que esta informacin est disponible para volver a importar mediante la inclusin de los encabezados de columna necesarios. 3. Abra la hoja de clculo de Excel y actualice los datos. No elimine ni modifique los datos de las columnas ocultas. 4. Guarde la hoja de clculo. 5. Inicie el Asistente para la importacin de datos y siga los pasos del asistente para seleccionar la hoja de clculo con los datos actualizados. Este proceso actualizar los registros que se modificaron en la hoja de clculo. Las nuevas filas agregadas a la hoja de clculo se agregarn a Microsoft Dynamics CRM como nuevos registros. Sin embargo, si un registro se elimina de la hoja de clculo, el proceso de importacin no lo eliminar en Microsoft Dynamics CRM. Si un registro ha cambiado en Microsoft Dynamics CRM despus de exportarlo, no lo actualizar el proceso de importacin.
3-18
Prctica 3.1: Importar contactos

En esta prctica, importar contactos a Microsoft Dynamics CRM. Escenario Como vendedor de Adventure Works Cycles, usa el sistema de Microsoft Dynamics CRM para almacenar sus contactos. Un compaero ha compilado una lista de nuevos contactos en formato csv. La lista contiene nombre, apellidos, telfono del trabajo y cliente primario para cada contacto. Necesita importar la lista a Microsoft Dynamics CRM y comprobar que los contactos se agregaron correctamente. Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. El archivo de importacin se encuentra en X:\Labfiles\Introduction\Ch.3\Contacto.csv.

Importe los contactos del archivo descrito en el escenario y compruebe que la importacin se realiz correctamente.

Use la informacin del escenario: 1. Inicie sesin en la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin. 2. Haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011 en el escritorio. 3. Use el Asistente para la importacin de datos para importar los contactos del archivo que se encuentra en X:\Labfiles\Introduction\Ch.3\Contacto.csv. 4. Navegue a rea de trabajo | Importaciones. 5. Abra el registro de importacin y compruebe que los contactos se importaron correctamente.
3-19

Inicie sesin en el servidor e inicie Microsoft Dynamics CRM
1. Inicie sesin en la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. Haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011 en el escritorio.
Importar los contactos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. En el panel de navegacin, haga clic en Ventas. En el panel de navegacin, bajo Ventas, haga clic en Cuentas. En el grupo Datos, haga clic en Importar datos. En la ventana Asistente para la importacin de datos, haga clic en Examinar. En la ventana Seleccionar el archivo que se va a cargar, navegue a X:\Labfiles\Introduction\Ch.3 y seleccione contacto.csv. Haga clic en Abrir. En la ventana Asistente para la importacin de datos, haga clic en Siguiente. En la pgina Revisar resumen de carga de archivos, haga clic en Siguiente. En la pgina Seleccionar asignacin de datos, seleccione Predeterminado (Asignacin automtica) y, a continuacin, haga clic en Siguiente. En la pgina Asignar tipos de registro, haga clic en Contacto en la lista Tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM. Haga clic en Siguiente. En la pgina Asignar campos, revise las asignaciones y compruebe que todos los campos estn asignados. Haga clic en Siguiente. En la pgina Revisar el resumen de asignaciones, haga clic en Siguiente. En la pgina Revisar configuracin e importar datos, haga clic en Enviar. En la pgina Datos enviados para la importacin, haga clic en Finalizar.
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
3-20

Comprobar que se importaron los contactos
1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de trabajo y, a continuacin, en Importaciones. 2. En la lista que se encuentra debajo de Mis importaciones, abra el registro contacto.csv. 3. En la seccin Resultados del formulario, compruebe que el nmero de Correctos es 10. 4. Haga clic en Contactos se import debajo de Comn en la lista de elementos relacionados. 5. Revise la lista de contactos creada y que cada una est vinculada a un cliente primario. 6. Cierre el registro contacto.csv.
3-21
Combinacin de correspondencia con Microsoft Office Word

Microsoft Dynamics CRM admite la combinacin de correspondencia para crear cartas, faxes, sobres y mensajes de correo electrnico mediante Microsoft Office Word y plantillas de Microsoft Office Word. Las plantillas son tiles para enviar cartas estndar a los clientes. La combinacin de correspondencia se puede usar con listas de los siguientes tipos de registro: Cuentas Contactos Clientes potenciales Oportunidades Casos
La combinacin de correspondencia tambin est disponible para las ofertas, pero solo para una oferta a la vez. El proceso de combinacin de correspondencia incluye productos vinculados a una oferta, as como informacin del registro de la oferta. Los tipos de registro personalizados tambin se pueden habilitar para la combinacin de correspondencia.
Plantillas de combinacin de correspondencia

El proceso de combinacin de correspondencia funciona con documentos nuevos de Word o con las plantillas existentes. Las plantillas se crean para un tipo de registro concreto y pueden incluir campos del tipo de registro y de los tipos de registro inmediatamente conectados. Por ejemplo, una plantilla creada para los contactos puede incluir campos del cliente primario y el propietario del contacto, as como del registro de un contacto. Para guardar una plantilla en Microsoft Dynamics CRM, complete los pasos siguientes: 1. Inicie un proceso de combinacin de correspondencia mediante Microsoft Dynamics CRM para Outlook. 2. Durante la combinacin de correspondencia, cree la plantilla mediante los campos obligatorios. 3. Al final del proceso, seleccione la opcin de cargar la plantilla en Microsoft Dynamics CRM.
3-22

Cuando se agrega una plantilla a CRM, solo est disponible para el usuario que cre la plantilla; esto se conoce como plantilla de combinacin de correspondencia personal. Sin embargo, el creador de una plantilla (u otro usuario con los privilegios adecuados) puede hacer que una plantilla est disponible para todos los usuarios (lo que se denomina plantilla de combinacin de correspondencia de la organizacin) mediante los pasos siguientes: 1. Navegue a Configuracin, Empresa, Plantillas y, a continuacin, Plantillas de combinacin de correspondencia. 2. Seleccione la plantilla o plantillas que estarn disponibles para todos los usuarios. 3. En el men Ms acciones, haga clic en Disponible para la organizacin. 4. En la ventana Disponible para la organizacin, haga clic en Aceptar. Para convertir una plantilla de la organizacin en una plantilla de combinacin de correspondencia personal, realice los pasos siguientes: 1. Navegue a Configuracin, Empresa, Plantillas y, a continuacin, Plantillas de combinacin de correspondencia. 2. Seleccione la plantilla o plantillas que se van a convertir en plantillas personales. 3. En el men Ms acciones, haga clic en Convertir en personal. 4. En la ventana Convertir en personal la plantilla de combinacin de correspondencia, haga clic en Aceptar.
Diferencias de la combinacin de correspondencia

Una combinacin de correspondencia se puede iniciar en el cliente web o en Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Sin embargo, hay algunas diferencias en el proceso, tal y como describe a continuacin.

Si se inicia una combinacin de correspondencia en Microsoft Dynamics CRM para Outlook, estn disponibles las siguientes opciones: Las plantillas creadas o modificadas recientemente se pueden cargar en Microsoft Dynamics CRM. Se pueden crear actividades de Microsoft Dynamics CRM para los elementos de combinacin de correspondencia. Si se crean actividades de Microsoft Dynamics CRM, se puede crear opcionalmente una campaa rpida para las actividades.
3-23

Cliente web
En el cliente web, se pueden ejecutar varios procesos de combinacin de correspondencia al mismo tiempo, mientras que en Microsoft Dynamics CRM para Outlook solo se puede ejecutar una combinacin de correspondencia a la vez.
Ejecutar una combinacin de correspondencia

La combinacin de correspondencia se puede usar en los siguientes lugares: Cualquier lista de registros, incluidos las vistas guardadas y los resultados de una bsqueda avanzada Listas de marketing Campaas exprs Campaas
En los siguientes pasos se describen las tareas de alto nivel para ejecutar una combinacin de correspondencia: 1. Navegue a una lista del tipo de registro adecuado, por ejemplo, Contactos activos. 2. Para ejecutar la combinacin de correspondencia para algunos registros, seleccione los registros necesarios. 3. Haga clic en la pestaa Agregar. 4. En el grupo Marketing, haga clic en Combinar correspondencia. 5. En la ventana Combinar correspondencia de Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Word, realice los pasos siguientes: a. Seleccione el tipo de combinacin de correspondencia en la lista. b. Elija si desea empezar con un documento en blanco o una plantilla. c. Elija si se deben combinar los registros seleccionados, todos los registros de la pgina actual de la vista o todos los registros de todas las pginas de la vista. d. Haga clic en Campos de datos para seleccionar los campos de datos que estarn disponibles para el proceso de combinacin de correspondencia. e. Haga clic en Aceptar. 6. Se iniciar Microsoft Office Word. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, revise la lista de destinatarios y haga clic en Aceptar. 7. Complete los pasos de combinacin de correspondencia en el documento de Word.
3-24
Prctica 3.2: Combinar correspondencia

En esta prctica, ejecutar una combinacin de correspondencia en una lista de contactos para crear cartas individuales, crear una plantilla de combinacin de correspondencia y agregar actividades a Microsoft Dynamics CRM para cada una de las cartas. Escenario Como vendedor de Adventure Works Cycles, usa el sistema de Microsoft Dynamics CRM para almacenar sus contactos. Necesita enviar a sus contactos una carta personalizada con sus detalles para invitarlos a una feria comercial en la que participar Adventure Works Cycles. Dado que usar la carta otra vez, necesita almacenarla como plantilla. Las tareas que necesita realizar son las siguientes: Ejecutar una combinacin de correspondencia para todos los contactos de la vista Contactos activos. Usar la carta para el tipo de combinacin de correspondencia. Comenzar con un documento en blanco. Agregar al documento el texto mostrado en la tabla siguiente. Los elementos incluidos entre parntesis angulares dobles son los campos de combinacin.
<<Bloque de direcciones>> Estimado <<First_Name>> Adventure Works Cycles participar en la feria comercial anual de ciclismo. Vistenos en la muestra. Atentamente, <<User_First_Name>> <<User_Last_Name>> Cargar la plantilla en Microsoft Dynamics CRM. Poner la plantilla a disposicin de todos los usuarios. Crear las actividades de carta cerrada en Microsoft Dynamics CRM.
Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-CL1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd en Microsoft Dynamics CRM para Outlook.
3-25

Use Microsoft Dynamics CRM para ejecutar la combinacin de correspondencia y las tareas asociadas tal y como se describe en el escenario.

Con la informacin del escenario: 1. Inicie sesin en la imagen del cliente CRM2011APP-NYC-CL1_ES con la cuenta crmadmin. 2. Inicie Microsoft Dynamics CRM para Outlook. 3. Navegue a Contactos. 4. Seleccione la vista Mis contactos activos. 5. Inicie la combinacin de correspondencia. 6. Complete la combinacin de correspondencia en Word con el texto del escenario. 7. Agregue los campos de combinacin de correspondencia segn sea necesario. 8. Cargue el documento en Microsoft Dynamics CRM como una nueva plantilla. 9. Guarde la plantilla y pngala a disposicin de todos los usuarios. 10. Para completar la combinacin de correspondencia, seleccione la opcin Editar cartas individuales y cree las actividades en Microsoft Dynamics CRM.

Inicie sesin en el servidor e inicie Microsoft Dynamics CRM
1. Inicie sesin en la imagen CRM2011APP-NYC-CL1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. Haga doble clic en el acceso directo Microsoft Outlook 2010 en el escritorio.
Ejecutar la combinacin de correspondencia

1. En la lista de carpetas de Outlook, haga clic en Adventure Works Cycles. 2. En el panel de la derecha, haga clic en Ventas y, a continuacin, en Contactos. 3. Haga clic en el nuevo icono de la vista y seleccione Contactos activos. 4. Haga clic en la pestaa Agregar. 5. En el grupo Marketing, haga clic en Combinar correspondencia.
3-26

6. En la ventana Combinar correspondencia de Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Word, seleccione la seccin Todos los registros de todas las pginas en la seccin Combinar. Acepte los valores predeterminados para el resto de las opciones. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Se iniciar Microsoft Office Word. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Aceptar. 9. En el panel de Word Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: escriba la carta. 10. En el panel de Word Combinar correspondencia, haga clic en Bloque de direcciones. 11. En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en Aceptar. 12. En el documento de Word, coloque el cursor debajo de <<Bloque de direcciones>>. 13. Agregue al documento el texto mostrado en el escenario. Para agregar los campos de combinacin, use los pasos siguientes: a. Coloque el cursor en el lugar donde se va a agregar el campo de combinacin. b. En el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Insertar campo combinado. c. En la ventana Insertar campo combinado, desplcese por la lista y seleccione el campo adecuado, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar. 14. En el panel de Word Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: Vista previa de las cartas. 15. En el panel de Word Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: complete la combinacin. 16. En el panel de Word Combinar correspondencia, haga clic en Cargar plantilla en CRM. 17. En el cuadro de dilogo Microsoft Dynamics CRM para Outlook, haga clic en S. 18. En Plantilla de combinacin de correspondencia: nueva plantilla, realice los pasos siguientes: a. Escriba Contacto para feria comercial en el cuadro Nombre. b. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas. c. Haga clic en Acciones en la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Disponible para la organizacin. d. En el cuadro de dilogo Disponible para la organizacin, haga clic en Aceptar. e. Si aparece un cuadro de dilogo Explorador web, haga clic en Reintentar. f. Haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas.
3-27

19. En el panel de Word Combinar correspondencia, haga clic en Editar cartas individuales. 20. En el cuadro de dilogo Combinar en un documento nuevo, haga clic en Aceptar. 21. En la ventana Crear actividades, realice los pasos siguientes: a. Seleccione Crear actividades de Microsoft Dynamics CRM. b. Haga clic en Detalles de la actividad. c. En la ventana Carta: nueva, reemplace el Asunto con Invitacin de la feria comercial. d. En la ventana Carta: nueva, haga clic en Aceptar. e. Haga clic en Aceptar. 22. Espere a que se creen las actividades. 23. En el cuadro de dilogo Microsoft Dynamics CRM para Outlook, haga clic en Aceptar. 24. Cierre el documento de Word Cartas1. 25. En el cuadro de dilogo Microsoft Word, haga clic en No guardar. 26. Cierre el documento de Word Documento1. 27. En el cuadro de dilogo Microsoft Dynamics CRM para Outlook, haga clic en Aceptar. 28. En el cuadro de dilogo Microsoft Word, haga clic en No guardar.
3-28
Resumen
Microsoft Dynamics CRM proporciona varias tcnicas para trabajar eficazmente con registros. Ver y filtrar listas de registros. Asignar y cambiar la propiedad de los registros. Compartir registros y determinar los permisos efectivos para un registro. Eliminar registros individualmente y en masa. Editar registros en masa. Importar registros a Microsoft Dynamics CRM. Ejecutar la combinacin de correspondencia en los registros de Microsoft Dynamics CRM con Microsoft Office Word.
3-29
1. Un usuario necesita cambiar el propietario de un registro de cuenta a otro usuario, pero se encuentra con que no puede hacerlo. Cul es probablemente la razn de que el usuario no pueda cambiar al propietario? ( ) Solo los equipos pueden poseer cuentas ( ) El usuario no est en el mismo equipo que el otro usuario ( ) El usuario no tiene permiso para cambiar la propiedad de la cuenta ( ) Una vez creado un registro, no se puede cambiar su propietario 2. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta con respecto a la propiedad de registros? ( ) Solo los usuarios pueden poseer un registro ( ) Un equipo y un usuario pueden poseer un registro al mismo tiempo ( ) Un registro puede tener varios propietarios, que son equipos o usuarios ( ) Un registro solo puede tener un propietario, que puede ser un equipo o un usuario 3. Cul es la finalidad de compartir registros?
4. Cundo se debe usar el Asistente para eliminacin en masa? ( ) Cuando es necesario eliminar ms de 250 registros ( ) Para eliminar los registros que no son propiedad del usuario ( ) Para eliminar registros de ms de un tipo al mismo tiempo ( ) Para eliminar un conjunto de registros especificado mediante criterios de bsqueda
3-30

5. Un usuario selecciona varios registros de cuenta y, a continuacin, hace clic en Editar en la cinta de opciones. Qu ocurre? ( ) Aparece un formulario para cada cuenta seleccionada ( ) Aparece el formulario Editar varios registros ( ) El usuario recibe un error que indica que se solo se puede editar una cuenta a la vez ( ) Aparece un formulario para la ltima cuenta que se va a seleccionar 6. Cul de los siguientes formatos es compatible con la importacin de datos a Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Texto delimitado (.txt) con columnas separadas por comas ( ) Texto separado por comas en un documento de Word ( ) Formato de Hoja de clculo XML ( ) Texto guardado en un documento .xls de Excel
3-31

2.
3.
3-32
Soluciones
1. Un usuario necesita cambiar el propietario de un registro de cuenta a otro usuario, pero se encuentra con que no puede hacerlo. Cul es probablemente la razn de que el usuario no pueda cambiar al propietario? ( ) Solo los equipos pueden poseer cuentas ( ) El usuario no est en el mismo equipo que el otro usuario () El usuario no tiene permiso para cambiar la propiedad de la cuenta ( ) Una vez creado un registro, no se puede cambiar su propietario 2. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta con respecto a la propiedad de registros? ( ) Solo los usuarios pueden poseer un registro ( ) Un equipo y un usuario pueden poseer un registro al mismo tiempo ( ) Un registro puede tener varios propietarios, que son equipos o usuarios () Un registro solo puede tener un propietario, que puede ser un equipo o un usuario 3. Cul es la finalidad de compartir registros? RESPUESTA MODELO: El uso compartido es la manera de dar acceso a otros usuarios y equipos a un registro al que no tienen acceso 4. Cundo se debe usar el Asistente para eliminacin en masa? () Cuando es necesario eliminar ms de 250 registros ( ) Para eliminar los registros que no son propiedad del usuario ( ) Para eliminar registros de ms de un tipo al mismo tiempo ( ) Para eliminar un conjunto de registros especificado mediante criterios de bsqueda 5. Un usuario selecciona varios registros de cuenta y, a continuacin, hace clic en Editar en la cinta de opciones. Qu ocurre? ( ) Aparece un formulario para cada cuenta seleccionada () Aparece el formulario Editar varios registros ( ) El usuario recibe un error que indica que se solo se puede editar una cuenta a la vez ( ) Aparece un formulario para la ltima cuenta que se va a seleccionar
3-33

6. Cul de los siguientes formatos es compatible con la importacin de datos a Microsoft Dynamics CRM? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Texto delimitado (.txt) con columnas separadas por comas ( ) Texto separado por comas en un documento de Word () Formato de Hoja de clculo XML ( ) Texto guardado en un documento .xls de Excel
3-34
CAPTULO 4: MICROSOFT DYNAMICS CRM PARA MICROSOFT OFFICE OUTLOOK

Objetivos
Los objetivos son Describir los cambios realizados en Outlook cuando se instala Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Explicar cmo administrar elementos bajo seguimiento creados en Outlook. Describir cmo se sincronizan los registros de Microsoft Dynamics CRM en Microsoft Office Outlook. Explicar cmo se puede aplicar el formato condicional a las listas de registros de Microsoft Dynamics CRM. Revisar el funcionamiento de Microsoft Dynamics CRM para Outlook con funcionalidad sin conexin y la configuracin de la base de datos sin conexin.
Introduccin
Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una experiencia de usuario muy integrada con Outlook. Utilizar Microsoft Dynamics CRM para Outlook significa que las organizaciones pueden aprovechar la experiencia que el personal tiene en el uso de Outlook. Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona las caractersticas siguientes: Se puede tener acceso a los registros y caractersticas de Microsoft Dynamics CRM desde Outlook, lo que elimina la necesidad de abrir una ventana independiente. Los elementos de Outlook, como contactos, mensajes de correo electrnico, tareas y citas se pueden copiar en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Las actividades y contactos de Microsoft Dynamics CRM se pueden copiar y sincronizar con Outlook.
4-1

Los usuarios familiarizados con el trabajo en Outlook puede iniciar rpidamente las interacciones de seguimiento con clientes y proveedores. Un usuario tambin puede configurar Microsoft Dynamics CRM para que Outlook para realizar automticamente el seguimiento de los correos electrnicos entrantes y las respuestas a los correos electrnicos. Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una capacidad opcional en la que una copia parcial de los datos de Microsoft Dynamics CRM se almacena en el equipo de un usuario para proporcionar acceso sin conexin. Esta caracterstica significa que los usuarios pueden continuar trabajando con Microsoft Dynamics CRM incluso cuando estn desconectados de la red de la empresa. NOTA: Microsoft Dynamics CRM 2011 para Outlook es compatible con Outlook 2003, Outlook 2007 y Outlook 2010. Este curso se centra en el uso de Microsoft Dynamics CRM para Outlook con Outlook 2010.
Integracin con Outlook

En este tema se describe cmo se muestra Microsoft Dynamics CRM para Outlook en Outlook y cmo navegar por la aplicacin.
Navegacin
En el cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, las reas funcionales se muestran como una serie de carpetas debajo de las carpetas de correo del usuario. Las carpetas se muestran en orden alfabtico. El nombre predeterminado de la carpeta que se encuentra en la parte superior del rbol es el mismo que el de la organizacin de CRM. Al configurar Microsoft Dynamics CRM para Outlook, los usuarios pueden especificar un nombre diferente para la carpeta. Por ejemplo, se puede navegar a una lista de contactos de la manera siguiente: 1. Haga clic en la carpeta principal de CRM. 2. En el rea de navegacin de la derecha que muestra las reas funcionales, haga clic en Ventas. 3. En el rea de navegacin actualizada de la derecha, haga clic en Contactos.
4-2

Las carpetas Microsoft Dynamics CRM tambin se muestran como un botn independiente en el panel de navegacin de Outlook.
ILUSTRACIN 4.1 NAVEGACIN EN OUTLOOK
Cinta de opciones
Microsoft Dynamics CRM usa la cinta de opciones, que se introdujo en Microsoft Office 2007 y est incorporada ahora en todos los programas de Office 2010. La cinta de opciones reemplaza a las barras de herramientas y mens y se ha diseado para que los usuarios encuentren rpidamente los comandos que necesitan para realizar una tarea. Los comandos estn organizados en grupos lgicos, que se agrupan en pestaas.
4-3

Cuando los usuarios navegan por la aplicacin, la cinta de opciones cambia para mostrar los elementos relativos al rea de navegacin actual. Microsoft Dynamics CRM usa la cinta de opciones de Outlook y del cliente web.
ILUSTRACIN 4.2 CINTA DE OPCIONES DE OUTLOOK CON MICROSOFT DYNAMICS CRM PARA OUTLOOK INSTALADO
Seguimiento de los elementos de Outlook

Una de las ventajas de Microsoft Dynamics CRM para Outlook es la capacidad de copiar los elementos de Outlook en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM sin tener que volver a escribir los datos. En Microsoft Dynamics CRM, se puede realizar el seguimiento de los siguientes elementos de Outlook: Mensajes de correo electrnico Citas Tareas Contactos
Los elementos bajo seguimiento estn vinculados para que un cambio se pueda realizar en la copia de Outlook o de Microsoft Dynamics CRM del elemento.
4-4

Seguimiento de un elemento
Para realizar el seguimiento de un elemento, en el grupo CRM, hace clic en Seguimiento. De esta forma se crear un registro vinculado en Microsoft Dynamics CRM. El seguimiento de los mensajes de correo electrnico, citas y contactos se realiza como el mismo tipo de registro en Microsoft Dynamics CRM. Sin embargo, para las tareas, un usuario puede decidir crear un registro de tarea, llamada de telfono, carta o fax en Microsoft Dynamics CRM.
ILUSTRACIN 4.3 SEGUIMIENTO DE TAREAS
Una vez realizado el seguimiento de un elemento, haga clic en Ver en CRM para mostrar la copia de Microsoft Dynamics CRM del registro. Los elementos de actividad (mensajes de correo electrnico, citas y tareas) cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Dynamics CRM se muestran en las reas de actividades y actividades cerradas de los registros correspondientes. En la tabla siguiente se muestran los registros correspondientes para cada tipo de actividad. Elemento Mensaje de correo electrnico Cita Dnde se muestra Registros donde la direccin de correo electrnico coincide con los destinatarios del mensaje de correo electrnico. Registro vinculado mediante Establecer referente a. Registros donde la direccin de correo electrnico coincide con los asistentes invitados. Registro vinculado mediante Establecer referente a. Registro vinculado mediante Establecer referente a.
Tarea
Establecer referente a se describe en un tema posterior.
4-5

Contactos
Los contactos bajo seguimiento se pueden vincular a un registro del cliente primario mediante Establecer primario. Cuando un usuario hace clic en Establecer primario, aparece una lista de registros usados recientemente. Si no se muestra el registro adecuado, haga clic en Cuenta o Contacto bajo Buscar para buscar el registro.
ILUSTRACIN 4.4 ESTABLECER PRIMARIO EN UN CONTACTO DE OUTLOOK
Establecer referente a
Los elementos de actividad (mensajes de correo electrnico, citas y tareas) cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Dynamics CRM se pueden vincular a otro registro mediante Establecer referente a. Cuando un usuario hace clic en Establecer referente a, se muestra una lista de registros y tipos de registro usados recientemente. Si no se muestra el registro adecuado, haga clic en el tipo de registro adecuado o en Ms bajo Buscar para buscar el registro.
4-6

Un vnculo al registro referente se muestra en la parte inferior del formulario de Outlook para el elemento.
ILUSTRACIN 4.5 VNCULO REFERENTE EN UNA TAREA
Seguimiento automtico del correo electrnico

Microsoft Dynamics CRM se puede configurar para crear automticamente actividades de correo electrnico en Microsoft Dynamics CRM, en respuesta a los mensajes de correo electrnico entrantes. Esto se conoce como seguimiento de mensajes de correo electrnico. Los mensajes de correo electrnico cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Dynamics CRM se muestran en el historial de los registros correspondientes. Si el mensaje de correo electrnico se elimina del buzn de entrada del usuario, la actividad de correo electrnico de Microsoft Dynamics CRM no se elimina. Los usuarios pueden elegir los mensajes de correo electrnico entrantes cuyo seguimiento se realizar automticamente si seleccionan la opcin Seguimiento en la pestaa Correo electrnico del cuadro de dilogo Definir opciones personales en la aplicacin cliente de Microsoft Dynamics CRM. Las opciones son las siguientes: Todos los mensajes de correo electrnico. Se crearn actividades de correo electrnico para todos los mensajes de correo electrnico que reciba el usuario. Mensajes de correo electrnico en respuesta a correo electrnico de CRM. Se crearn actividades de correo electrnico para los mensajes de correo electrnico que son respuestas a un mensaje de correo electrnico que ya est bajo seguimiento.
4-7

Mensajes de correo electrnico de clientes potenciales, contactos y cuentas de CRM. Se crearn actividades de correo electrnico para los mensajes de correo electrnico cuyo remitente coincida con un registro de cliente potencial, contacto o cuenta en Microsoft Dynamics CRM. Mensajes de correo electrnico de registros de CRM habilitados para enviar por correo electrnico. Se crearn actividades de correo electrnico para los mensajes de correo electrnico cuyo remitente coincida con algn tipo de registro (incluidos los personalizados) de Microsoft Dynamics CRM.
De forma predeterminada, la opcin Mensajes de correo electrnico en respuesta a correo electrnico de CRM est seleccionada. Los administradores del sistema pueden desactivar todo el seguimiento de mensajes de un usuario determinado si establecen en Ninguno el valor de Tipo de acceso de correo electrnico - Entrante en el registro del usuario.
Sin seguimiento
Los elementos pueden no estar bajo seguimiento. Cuando un elemento no est bajo seguimiento, un usuario puede decidir detener la sincronizacin con el registro de Microsoft Dynamics CRM o eliminar el registro vinculado de Microsoft Dynamics CRM. En ambos casos, se mantiene la copia de Outlook del elemento. Para no realizar el seguimiento de un elemento, resltelo en una lista y, a continuacin, haga clic en Sin seguimiento o, en el formulario del elemento, haga clic en Sin seguimiento.
ILUSTRACIN 4.6 CANCELAR EL SEGUIMIENTO DE UNA TAREA
4-8

Formularios de Microsoft Dynamics CRM
Cuando un usuario crea uno de los siguientes registros a partir de la pestaa CRM en la cinta de opciones de Outlook, se muestra un formulario de Outlook o un formulario de Microsoft Dynamics CRM: Cita Contacto Tarea Correo electrnico
Un usuario puede establecer el formulario predeterminado que va a usar para cada uno de los registros anteriores en las opciones personales. Un usuario puede elegir el formulario de Microsoft Dynamics CRM como una preferencia personal o porque hay campos personalizados para el registro. Sin embargo, para las citas y los mensajes de correo electrnico, es posible presentar los datos en campos personalizados en el formulario de Outlook. Para mostrar los campos personalizados de un registro, haga clic en Campos de CRM en el formulario de Outlook. Aunque se pueden sobrescribir los datos mostrados, no se guardan los cambios.
ILUSTRACIN 4.7 VER LOS CAMPOS DE CRM EN UNA CITA
Sincronizacin de registros
Los registros creados en Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook (a diferencia de los registros creados en Outlook que estn bajo seguimiento). En la tabla siguiente se muestran los tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM que se pueden sincronizar con Outlook y el tipo de registro correspondiente en Outlook. Microsoft Dynamics CRM Cita Contacto Fax Outlook Cita Contacto Tarea
4-9

Microsoft Dynamics CRM Carta Llamada de telfono Cita peridica Actividad de servicio Tarea Todos los tipos de registro Outlook Tarea Tarea Cita Cita Tarea No sincronizar con Outlook
Filtros de sincronizacin
Los usuarios pueden especificar los datos que se sincronizarn entre las carpetas de Microsoft Dynamics CRM y Outlook mediante Filtros de sincronizacin de Outlook. Se proporciona un conjunto predeterminado de filtros, que se muestra en la tabla siguiente. Nombre del filtro Mis faxes Mis llamadas de telfono Mis citas Mis contactos de Outlook Mis tareas Mis cartas Mis citas peridicas Mis actividades de servicio Descripcin Faxes donde el usuario es remitente o destinatario. Llamadas de telfono donde el usuario es remitente o destinatario. Citas donde el usuario es asistente u organizador. Contactos activos de los que es propietario el usuario. Tareas vinculadas al usuario. Cartas donde el usuario es remitente o destinatario. Citas peridicas donde el usuario es asistente u organizador. Actividades de servicio donde el usuario es un recurso necesario.
Se trata de un cambio respecto a las versiones anteriores, que solo permitan modificar los filtros sin conexin y la sincronizacin de contactos con Outlook. Anteriormente un usuario no poda modificar los filtros para la sincronizacin entre las actividades de Microsoft Dynamics CRM y de Outlook.
4-10

Acceso a los filtros de sincronizacin de Outlook
Para obtener acceso a los filtros de sincronizacin de Outlook, complete los pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. En Outlook, haga clic en Archivo. Haga clic en CRM. Haga clic en Sincronizar. Haga clic en Filtros de Outlook.
La pgina Filtros muestra dos pestaas: Filtros del usuario y Filtros del sistema. En ambas pestaas, una lista de seleccin ofrece la opcin entre Filtros de sincronizacin sin conexin y Filtros de sincronizacin de Outlook. El administrador crea los filtros de sistema y los aplica a todos los usuarios o a un grupo de usuarios. Un usuario no puede modificar los filtros del sistema. NOTA: la opcin Filtros de sincronizacin sin conexin no aparece a menos que est instalada la funcionalidad sin conexin.
Modificacin de los filtros de sincronizacin de Outlook

En la pgina Filtros, haga clic en la pestaa Filtros del usuario y, en la lista de seleccin, elija Filtros de sincronizacin de Outlook. La lista muestra los filtros definidos para la sincronizacin con Outlook y el tipo de registro al que se aplica cada filtro. Haga doble clic en un filtro para ver los criterios de filtro. Los criterios de filtro se especifican mediante una interfaz similar a la de la bsqueda avanzada. Los filtros se administran mediante los iconos de la barra de herramientas. Siga los pasos que se describen a continuacin para crear un filtro nuevo: 1. Haga clic en Nuevo. 2. Especifique los criterios para el filtro y, a continuacin, haga clic en Guardar. 3. Escriba un nombre para el filtro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar. Siga los pasos que se describen a continuacin para editar un filtro: 1. Haga doble clic en el filtro. 2. En la ventana de criterios de filtro, modifique los criterios de seleccin segn sea necesario.
4-11

3. Haga clic en Guardar. 4. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar. Siga los pasos que se describen a continuacin para copiar un filtro: 1. Haga doble clic en el filtro. 2. En la ventana de criterios de filtro, modifique los criterios de seleccin segn sea necesario. 3. Haga clic en Guardar como. 4. Escriba un nombre para el filtro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar. Siga los pasos que se describen a continuacin para eliminar un filtro: 1. Haga clic en el filtro para seleccionarlo. 2. Haga clic en Eliminar. 3. En la ventana Confirmar eliminacin, haga clic en Aceptar. Eliminar un filtro significa que los registros que coincidan con los criterios del filtro no se sincronizarn con Outlook. Siga los pasos que se describen a continuacin para deshabilitar un filtro: 1. Haga clic en el filtro para seleccionarlo. 2. Haga clic en Desactivar. 3. En la ventana Confirmar desactivacin, haga clic en Aceptar. Desactivar un filtro significa que los registros que coincidan con los criterios del filtro no se sincronizarn con Outlook. Sin embargo, la definicin del filtro se conserva (con un estado inactivo) y se puede activar. Siga los pasos que se describen a continuacin para activar un filtro: 1. Haga clic en el filtro para seleccionarlo. 2. Haga clic en Activar. 3. En la ventana Confirmar activacin, haga clic en Aceptar. Activar un filtro significa que los registros que coincidan con los criterios del filtro se sincronizarn con Outlook. NOTA: al cambiar o eliminar un filtro, nunca se modifican ni se eliminan los datos de Microsoft Dynamics CRM. Los filtros solo afectan a los datos que se sincronizan con Outlook.
4-12
Formato condicional
La integracin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook con Microsoft Office Outlook significa que las caractersticas de Outlook estndar, como, por ejemplo, el formato condicional, se pueden aplicar a las listas de registros de Microsoft Dynamics CRM. El formato condicional proporciona una manera de dar formato selectivamente a los elementos de una lista basada en criterios especificados por el usuario. Por ejemplo, un vendedor puede decidir que las oportunidades con una probabilidad superior al 70% se muestren en rojo y negrita. NOTA: el formato condicional solo est disponible en Microsoft Office Outlook 2010 o versiones posteriores.
Atributos y criterios de formato

Con el formato condicional, se pueden cambiar los siguientes atributos de presentacin para los elementos de las listas: Fuente Estilo de fuente (por ejemplo negrita y cursiva) Tamao Color
Se pueden probar si todos los campos de un registro de Microsoft Dynamics CRM cumplen una condicin para activar el formato condicional. Las pruebas disponibles varan segn el tipo de campo, tal como se muestra en la tabla siguiente. Tipo de campo Texto Pruebas disponibles contiene es (exactamente) no contiene est vaco no est vaco
4-13

Tipo de campo Fecha Pruebas disponibles Cualquier momento Nmero Ayer Hoy Maana en los ltimos 7 das en los prximos 7 das La semana pasada Esta semana La prxima semana El mes pasado Este mes El prximo mes el o despus del el o antes del entre existe no existe es igual a no es igual a es a lo sumo es al menos es mayor que es menor que est entre existe no existe
Microsoft Dynamics CRM tiene ms tipos de datos que texto, datos y nmero. Sin embargo, para el formato condicional en Outlook, todos los campos se asignan a texto, datos o nmero. Los campos de divisa estn disponibles como campo de texto y nmero.
4-14

Configurar el formato condicional
Como un ejemplo, los siguientes pasos describen cmo configurar el formato condicional para que las oportunidades de la vista Mis oportunidades abiertas con una probabilidad de cierre superior al 70% se muestren en cursiva negrita y un tamao de fuente de 12 puntos. 1. En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, navegue a las oportunidades y abra la vista Mis oportunidades abiertas. 2. Haga clic en la pestaa Ver. 3. En el grupo Vista actual, haga clic en Configuracin de vista. 4. En el cuadro de dilogo Configuracin de vista avanzada, haga clic en Formato condicional. 5. En el cuadro de dilogo Formato condicional, haga clic en Agregar. 6. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la regla del formato condicional. 7. Para configurar el formato, haga clic en Fuente. 8. En el cuadro de dilogo Fuente: a. En la lista Estilo de fuente, haga clic en Negrita cursiva. b. En la lista Tamao, haga clic en 12. c. Haga clic en Aceptar. 9. Para configurar a qu oportunidades se aplica el formato, haga clic en Condicin. 10. En el cuadro de dilogo Filtrar: a. Haga clic en la pestaa Opciones adicionales. b. En la pgina Avanzado, haga clic en Campo y, a continuacin, haga clic en Campos definidos por el usuario en la carpeta. c. En la lista, haga clic en Probabilidad. d. En la lista Condicin, haga clic en es mayor que. e. En el cuadro Valor, escriba 70. f. Haga clic en Agregar a la lista. g. Haga clic en Aceptar.
4-15

11. En el cuadro de dilogo Formato condicional, haga clic en Aceptar. 12. En el cuadro de dilogo Configuracin de vista avanzada, haga clic en Aceptar.
ILUSTRACIN 4.8 VISTA MIS OPORTUNIDADES ABIERTAS CON FORMATO CONDICIONAL
NOTA: para conservar la configuracin de formato condicional, se debe guardar la vista.
4-16
Prctica 4.1: Realizar el seguimiento de registros

En esta prctica explorar los registros de seguimiento. Escenario Debe completar las tareas siguientes: 1. Dado que el servidor de Exchange no est disponible, configure Outlook para que funcione sin conexin. 2. Cree una cita en Outlook cuyo seguimiento se realice en Microsoft Dynamics CRM. Vincule la cita al registro de contacto de Miguel ngel Garca (ejemplo). 3. Cree una tarea en Outlook cuyo seguimiento se realice en Microsoft Dynamics CRM. Vincule la tarea al registro de contacto de Miguel ngel Garca (ejemplo). 4. Revise el registro de Miguel ngel Garca (ejemplo) para comprobar que se muestran la cita y la tarea. Realice todas las tareas en la imagen CRM2011APP-NYC-CL1_ES. Inicie sesin como crmadmin con la contrasea Pa$$w0rd. Asegrese de que la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES se est ejecutando.

Complete las tareas tal como se describe en el escenario.

1. Inicie sesin en la imagen del cliente. 2. Inicie Outlook.
Configurar Outlook para trabajar sin conexin

1. En el panel de navegacin, haga clic en Calendario. 2. Haga clic en la pestaa Enviar y recibir. 3. Asegrese de hacer clic en Trabajar sin conexin.
Crear y realizar el seguimiento de una cita y una tarea

1. Cree una nueva cita. 2. Realice el seguimiento de la cita y vinclelo a Miguel ngel Garca (ejemplo). 3. Cree una tarea. 4. Realice el seguimiento de la tarea y vinclelo a Miguel ngel Garca (ejemplo).
4-17

Compruebe que la cita y la tarea estn vinculadas a Miguel ngel Garca (ejemplo)
1. Abra el registro de Miguel ngel Garca (ejemplo) y compruebe que se muestran la cita y la tarea creadas en los pasos anteriores.

1. Inicie sesin en la imagen de cliente CRM2011APP-NYC-CL1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. En el escritorio, haga doble clic en el icono Microsoft Outlook 2010. 3. Si aparece una ventana de recordatorio, cirrela.
Para configurar Outlook para trabajar sin conexin

Crear y realizar el seguimiento de una cita

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Haga clic en la pestaa Inicio. Haga clic en Nueva cita. En el cuadro Asunto, escriba Cita de muestra. Haga clic en Seguimiento. Haga clic en Establecer referente a. Haga clic en Ms. En la ventana Buscar registro, en la lista Buscar, haga clic en Contacto. 8. En la lista de registros, haga doble clic en Miguel ngel Garca (ejemplo). 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Guardar y cerrar.
4-18

Crear y realizar el seguimiento de una tarea
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En el panel de navegacin de Outlook, haga clic en el icono Tareas. Haga clic en Nueva tarea. En Asunto:, escriba Tarea de muestra. Haga clic en Seguimiento. Haga clic en Establecer referente a. Haga clic en Miguel ngel Garca (ejemplo). Haga clic en Guardar.
Compruebe que la cita y la tarea estn vinculadas a Miguel ngel Garca (ejemplo).
1. En la parte inferior del formulario de tareas, haga clic en el vnculo relativo Miguel ngel Garca (ejemplo). 2. En el formulario Contacto: Miguel ngel Garca (ejemplo), haga clic en Actividades. 3. Compruebe que se muestran la cita y la tarea creadas en los pasos anteriores. 4. Haga clic en la pestaa Contacto. 5. Para cerrar el formulario de Miguel ngel Garca (ejemplo), haga clic en Guardar y cerrar. 6. En el formulario de tarea de Outlook, haga clic en Guardar y cerrar.
4-19
Prctica 4.2: Configurar los filtros de sincronizacin de Outlook

En esta prctica explorar las opciones de sincronizacin. Escenario Debe completar las tareas siguientes: 1. Dado que el servidor de Exchange no est disponible, configure Outlook para que funcione sin conexin. 2. Desactive el filtro de sincronizacin de Outlook Mis llamadas de telfono y compruebe que las tareas de llamada de telfono se han quitado de Outlook. 3. Active el filtro Mis llamadas de telfono y compruebe que las llamadas de telfono se muestran en Outlook. 4. Modifique el filtro de sincronizacin de Outlook para las tareas, de modo que solo las de alta prioridad se sincronicen con Outlook. El resto de registros de actividad se sincronizarn como de costumbre. Realice todas las tareas en la imagen CRM2011APP-NYC-CL1_ES. Inicie sesin como crmadmin con la contrasea Pa$$w0rd. Asegrese de que la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES se est ejecutando.

Complete las tareas descritas en el escenario.


4-20

Para desactivar el filtro de sincronizacin de llamadas de telfono
1. 2. 3. 4. Revise las tareas cuyo seguimiento se realiza en Outlook. Desactive el filtro Mis llamadas de telfono. Ejecute el proceso Sincronizar con CRM. Compruebe que ya no se muestran las tareas de llamada de telfono.
Para activar el filtro de sincronizacin de llamadas de telfono

1. Active el filtro Mis llamadas de telfono. 2. Ejecute el proceso Sincronizar con CRM. 3. Compruebe que se muestran las tareas de llamada de telfono.
Modifique el filtro de sincronizacin de Outlook para que solo se sincronicen con Outlook las tareas de alta prioridad
1. Revise la lista de tareas de Microsoft Dynamics CRM sincronizadas con Microsoft Outlook. 2. En Definir opciones personales, modifique el filtro de sincronizacin de Outlook para incluir solo las tareas de alta prioridad. 3. Sincronice con Microsoft Dynamics CRM y revise la lista de tareas de Outlook.

1. Inicie sesin en la imagen de cliente CRM2011APP-NYC-CL1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. En el escritorio, haga doble clic en el icono Microsoft Outlook 2010. 3. Si aparece una ventana de recordatorio, cirrela.

4-21

Para desactivar el filtro de sincronizacin de llamadas de telfono
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Haga clic en el icono Tareas en el panel de navegacin de Outlook. Revise las tareas cuyo seguimiento se realiza en Outlook. Haga clic en Archivo. Haga clic en CRM. Haga clic en Sincronizar y, a continuacin, haga clic en Filtros de Outlook. En la ventana Filtro: Outlook, active la casilla que se encuentra a la izquierda de Mis llamadas de telfono. Haga clic en Desactivar (el botn rojo Detener). En el cuadro de dilogo Confirmacin de desactivacin de vista guardada, haga clic en Aceptar. En la ventana Filtro: Outlook, haga clic en Aceptar. Haga clic en la pestaa CRM. Haga clic en Sincronizar con CRM. Si la ventana Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM sigue abierta, haga clic en Aceptar. Las tareas de llamada de telfono ya no se muestran.
Para activar el filtro de sincronizacin de llamadas de telfono

1. Haga clic en Archivo. 2. Haga clic en CRM. 3. Haga clic en Sincronizar y, a continuacin, haga clic en Filtros de Outlook. 4. En la ventana Filtro: Outlook, active la casilla que se encuentra a la izquierda de Mis llamadas de telfono. 5. Haga clic en Activar (el botn verde Reproducir). 6. En el cuadro de dilogo Confirmacin de activacin de vista guardada, haga clic en Aceptar. 7. En la ventana Filtro: Outlook, haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en la pestaa CRM. 9. Haga clic en Sincronizar con CRM. 10. Si la ventana Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM sigue abierta, haga clic en Aceptar. 11. Se muestran las tareas de llamada de telfono.
4-22

Revisin de tareas en Outlook
1. Haga clic en el icono Tareas de la lista de carpetas de correo de Outlook. 2. Revise la lista de tareas sincronizadas desde Microsoft Dynamics CRM.
Para modificar el filtro de sincronizacin de tareas de Outlook

1. Haga clic en Archivo. 2. Haga clic en CRM y, a continuacin, en Opciones (junto a Definir opciones personales). 3. En la ventana Definir opciones personales, haga clic en la pestaa Sincronizacin y, a continuacin, haga clic en Filtros de Outlook. 4. En la ventana Filtro: Outlook, haga doble clic en Mis tareas. 5. En la ventana Nuevo filtro, haga clic en Seleccionar (elija uno de los anteriores Grupos de actividad (Actividad)). 6. En la lista de campos, haga clic en Prioridad. 7. Haga clic en Escribir valor: Prioridad. 8. Haga clic en el icono de bsqueda situado a la derecha de Es igual a. 9. En la ventana Seleccionar valores, haga clic en Alta y, a continuacin, haga clic en el botn con la etiqueta >>. 10. En la ventana Seleccionar valores, haga clic en Aceptar. 11. En la ventana Nuevo filtro, haga clic en Guardar. 12. Haga clic en Archivo. 13. Haga clic en Cerrar. 14. En la ventana Filtro: Outlook, haga clic en Aceptar. 15. En la ventana Definir opciones personales, haga clic en Aceptar. 16. En la cinta de opciones de Outlook, haga clic en la pestaa CRM. 17. Haga clic en Sincronizar con CRM. 18. Si la ventana Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM sigue abierta, haga clic en Aceptar. 19. Haga clic en el icono Tareas de la lista de carpetas de correo de Outlook. Observe que solo se muestran las tareas de alta prioridad.
4-23
Funcionalidad sin conexin

En este tema se examina la funcionalidad sin conexin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Los contenidos incluyen, entre otros, los siguientes: Las caractersticas de trabajo sin conexin Desconexin y conexin Opciones de sincronizacin mediante filtros de datos
Caractersticas del trabajo sin conexin

Sin la funcionalidad sin conexin, el usuario debe tener conectividad con Microsoft Dynamics CRM Server para trabajar con datos de Microsoft Dynamics CRM en Outlook. Con la funcionalidad sin conexin, un usuario puede trabajar con datos de Microsoft Dynamics CRM, incluso si se desconecta de Microsoft Dynamics CRM Server. La base de datos de Microsoft SQL Server 2008 Express del equipo del usuario contiene un subconjunto de datos de Microsoft Dynamics CRM que puede configurar el usuario. Al trabajar sin conexin, se aplican las condiciones siguientes: Todos los cambios en los registros de Microsoft Dynamics CRM se almacenan en una base de datos de Microsoft SQL Server 2008 Express en el equipo del usuario. Para todos los cambios en los registros, se realiza una segunda actualizacin en un almacn local conocido como grfico para reproduccin. Esta cola se usa para sincronizar los cambios con la base de datos de Microsoft Dynamics CRM cuando el equipo se vuelve a conectar. Solo estarn disponibles los registros que los filtros de datos especifiquen como sin conexin.
Trabajo sin conexin

Si se instala la funcionalidad sin conexin, el sistema intercambiar al modo sin conexin en los siguientes casos: Un usuario decide trabajar sin conexin y hace clic en Desconectarse en Outlook. Se pierde la conectividad con Microsoft Dynamics CRM Server.
4-24

Si un usuario decide desconectarse, los datos de Microsoft Dynamics CRM se sincronizan con la base de datos local segn los filtros de datos del usuario. Esto significa que dispondr de los datos ms recientes. Si se pierde la conectividad, no hay ninguna opcin para sincronizar y el estado de la base de datos local reflejar el de la ltima sincronizacin. Para garantizar que la base de datos local es la actual, puede usar la opcin Actualizar los datos locales cada x minutos de Opciones personales para configurar Microsoft Dynamics CRM para Outlook de forma que actualice peridicamente la base de datos local. El usuario puede especificar con qu frecuencia deben actualizarse los datos, pero el intervalo mnimo permitido es de 15 minutos (a menos que el administrador haya configurado un intervalo ms largo).
Conexin
Si un usuario decide trabajar sin conexin haciendo clic en el botn Desconectarse de Outlook, Microsoft Dynamics CRM para Outlook permanecer desconectado hasta que el usuario haga clic en Conectarse. Si Microsoft Dynamics CRM para Outlook se desconecta porque se pierde la conectividad con Microsoft Dynamics CRM Server, Microsoft Dynamics CRM para Outlook se conectar automticamente al restaurar la conectividad.
Sincronizacin de cambios
Cuando vuelva a conectarse, el grfico para reproduccin se usar para reproducir los cambios realizados sin conexin en Microsoft Dynamics CRM Server. Este proceso es necesario para validar los cambios. Se requiere por las razones siguientes: Los privilegios de seguridad de un usuario pueden haber cambiado despus de desconectarse. Por ejemplo, puede que ya no disponga del privilegio para actualizar clientes potenciales. En tal caso, los cambios realizados sin conexin en los registros de clientes potenciales no se aplicarn a Microsoft Dynamics CRM Server. El estado de un registro puede haber cambiado mientras el usuario estaba desconectado. Por ejemplo, un usuario se desconecta y actualiza un caso. Sin embargo, mientras est desconectado, otro usuario resuelve el caso. Cuando el usuario vuelve a conectarse, las actualizaciones del caso no se aplicarn porque no se puede cambiar un caso resuelto y los cambios sin conexin se descartarn.
4-25

La sincronizacin de registros se produce en el nivel de campo. Si dos usuarios realizan cambios en diferentes campos de un registro mientras estn desconectados, se sincronizarn ambos cambios. Si dos usuarios realizan cambios en el mismo campo de un registro mientras estn desconectados, se aplicar el cambio realizado por cada usuario a medida que se conecten. Esto significa que el cambio que realice el ltimo usuario en conectarse sobrescribir el cambio del primero. Esto se aplica independientemente de la hora real en que se efecte el cambio en el registro. Por ejemplo, los usuarios A y B se desconectan el viernes a las 18:00. El usuario A actualiza el nmero de telfono de un registro a las 16:00 el sbado. El usuario B actualiza el nmero de telfono del mismo registro a las 18:00 el domingo. El usuario B, a continuacin, se conecta el lunes y el usuario A, el martes. El cambio que realiz el usuario A se mantendr (porque es el ltimo en conectarse) aunque el usuario A hiciera el cambio antes que el usuario B.
Filtros de sincronizacin de datos

Al trabajar sin conexin, solo hay un subconjunto de datos de Microsoft Dynamics CRM disponible sin conexin. Un usuario especifica los datos que estarn disponibles sin conexin y los sincroniza con Microsoft Dynamics CRM Server mediante Filtros de sincronizacin sin conexin. Se proporciona un conjunto predeterminado de filtros de sincronizacin sin conexin de los tipos de registro predeterminados para los usuarios que pueden trabajar sin conexin. Estos filtros especifican normalmente que los elementos que pertenecen al usuario deben estar disponibles sin conexin.
Acceso a los filtros de sincronizacin sin conexin

Para obtener acceso a los filtros de sincronizacin sin conexin, complete los pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. En Outlook, haga clic en Archivo. Haga clic en CRM. Hacer clic en Desconectarse. Haga clic en Filtros sin conexin.
4-26

La pgina Filtros muestra dos pestaas: Filtros del usuario y Filtros del sistema. En ambas pestaas, una lista de seleccin ofrece la opcin entre Filtros de sincronizacin sin conexin y Filtros de sincronizacin de Outlook. El administrador crea los filtros de sistema y los aplica a todos los usuarios o a un grupo de usuarios. Un usuario no puede modificar los filtros del sistema. NOTA: la opcin Filtros de sincronizacin sin conexin no aparece a menos que est instalada la funcionalidad sin conexin.
Modificacin de filtros de sincronizacin sin conexin

En la pgina Filtros, haga clic en la pestaa Filtros del usuario y, en la lista de seleccin, elija Filtros de sincronizacin sin conexin. La lista muestra los filtros definidos para el trabajo sin conexin y el tipo de registro al que se aplica cada filtro. Haga doble clic en un filtro para ver los criterios de filtro. Los criterios de filtro se especifican mediante una interfaz similar a la de la bsqueda avanzada. Los filtros se administran mediante los iconos de la barra de herramientas. Siga los pasos que se describen a continuacin para crear un filtro nuevo: 1. Haga clic en Nuevo. 2. Especifique los criterios para el filtro y, a continuacin, haga clic en Guardar. 3. Escriba un nombre para el filtro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar. Siga los pasos que se describen a continuacin para editar un filtro: 1. Haga doble clic en el filtro. 2. En la ventana de criterios de filtro, modifique los criterios de seleccin segn sea necesario. 3. Haga clic en Guardar. 4. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar. Siga los pasos que se describen a continuacin para copiar un filtro: 1. Haga doble clic en el filtro. 2. En la ventana de criterios de filtro, modifique los criterios de seleccin segn sea necesario.
4-27

3. Haga clic en Guardar como. 4. Escriba un nombre para el filtro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar. Siga los pasos que se describen a continuacin para eliminar un filtro: 1. Haga clic en el filtro para seleccionarlo. 2. Haga clic en Eliminar. 3. En la ventana Confirmar eliminacin, haga clic en Aceptar. Eliminar un filtro significa que los registros que coincidan con los criterios del filtro no estarn disponibles sin conexin. Siga los pasos que se describen a continuacin para deshabilitar un filtro: 1. Haga clic en el filtro para seleccionarlo. 2. Haga clic en Desactivar. 3. En la ventana Confirmar desactivacin, haga clic en Aceptar. Desactivar un filtro significa que los registros que coincidan con los criterios del filtro ya no estarn disponibles sin conexin. Sin embargo, la definicin del filtro se conserva (con un estado inactivo) y se puede activar. Siga los pasos que se describen a continuacin para activar un filtro: 1. Haga clic en el filtro para seleccionarlo. 2. Haga clic en Activar. 3. En la ventana Confirmar activacin, haga clic en Aceptar. Activar un filtro significa que los registros que coincidan con los criterios del filtro estarn disponibles sin conexin. NOTA: al cambiar o eliminar un filtro, nunca se modifican ni se eliminan los datos de Microsoft Dynamics CRM. Los filtros solo afectan a los datos que estar disponibles en la base de datos de Microsoft SQL Server 2008 Express local. NOTA: tenga cuidado al aumentar el mbito de los filtros de sincronizacin sin conexin. Ser necesario descargar ms datos y almacenarlos en la base de datos sin conexin, y el proceso de sincronizacin llevar mucho ms tiempo.
4-28
Prctica 4.3: Funcionalidad sin conexin

En esta prctica probar la funcionalidad sin conexin del cliente de Microsoft Dynamics CRM para Outlook Escenario Para probar la funcionalidad sin conexin, debe completar las siguientes tareas: 1. Dado que el servidor de Exchange no est disponible, configure Outlook para que funcione sin conexin. 2. En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, desconctese. 3. Mientras est sin conexin, cree una nueva oportunidad y modifique una existente denominada Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo). 4. Para crear un conflicto, en el servidor, elimine la oportunidad Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo). 5. En la imagen del cliente, conctese y revise los resultados de la sincronizacin. En esta prctica se usan las imgenes CRM2011APP-NYC-DC1_ES y CRM2011APP-NYC-CL1_ES. Asegrese de que ambas imgenes se estn ejecutando. Inicie sesin como crmadmin con la contrasea Pa$$w0rd.

Use la informacin del escenario para completar las tareas necesarias para probar la funcionalidad sin conexin.


Trabajo con oportunidades sin conexin

1. En Outlook, desconctese. 2. Cree una nueva oportunidad denominada Mi oportunidad de prueba. 3. Cambie la probabilidad de la oportunidad existente Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo). Guarde el registro.
4-29

Eliminacin de una oportunidad en el servidor
1. Inicie sesin en la imagen del servidor. 2. Inicie el cliente web de Microsoft Dynamics CRM. 3. Elimine la oportunidad Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo).
Conexin y revisin de conflictos

1. Cambie a la imagen de cliente CRM2011APP-NYC-CL1_ES. 2. En Outlook, conctese. 3. Revise el mensaje de error de la ventana Error de sincronizacin de datos. 4. Seleccione la opcin Conectarse y no guardar los cambios realizados en los datos sin conexin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 5. En la lista de oportunidades, observe que la oportunidad Mi oportunidad de prueba se ha agregado y la oportunidad Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo) no aparece.

1. Inicie sesin en la imagen de cliente CRM2011APP-NYC-CL1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. En el escritorio, haga doble clic en el icono Microsoft Outlook 2010.

Desconectarse
1. Haga clic en Archivo. 2. Haga clic en CRM > Desconectarse > Desconectarse. 3. Si la ventana Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM sigue abierta, haga clic en Aceptar.
4-30

Para crear una nueva oportunidad mientras est sin conexin
1. Haga clic en Adventure Works Cycles en la lista de carpetas de correo. 2. En la lista de carpetas situada bajo Adventure Work Cycles, expanda Ventas y, a continuacin, haga clic en Oportunidades. 3. Haga clic en Nueva. 4. En la ventana Oportunidad, escriba Mi oportunidad de prueba en el cuadro Tema. 5. Haga clic en el icono de bsqueda situado junto a Cliente potencial. 6. En la ventana Buscar registros, haga clic en Una Tienda (ejemplo). 7. En la ventana Oportunidad, haga clic en Guardar y cerrar.
Para modificar una oportunidad mientras est sin conexin

1. En la lista de oportunidades, haga doble clic en Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo). 2. Cambie la Probabilidad a 30. 3. Haga clic en Guardar y cerrar. 4. Deje Outlook abierto.
Eliminacin de una oportunidad en el servidor

1. Inicie sesin en la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. Haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011 en el escritorio. 3. Haga clic en Ventas y, a continuacin, en Oportunidades. 4. Haga doble clic en la oportunidad Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo). 5. En la ventana Oportunidad, haga clic en Eliminar. 6. En la ventana Confirmar eliminacin, haga clic en Aceptar.
Conexin y revisin de conflictos

Cambie a la imagen de cliente CRM2011APP-NYC-CL1_ES. En Outlook, haga clic en el men Archivo. Haga clic en CRM, y, a continuacin, haga clic en Conectarse. Revise el mensaje de error de la ventana Error de sincronizacin de datos. 5. Seleccione Conectarse y no guardar los cambios realizados en los datos sin conexin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. En la lista de oportunidades, observe que se ha agregado Mi oportunidad de prueba y que no aparece la oportunidad Se realizarn pedidos de algunos artculos pronto (ejemplo). 1. 2. 3. 4.
4-31
Resumen
Microsoft Dynamics CRM para Outlook proporciona una manera de que los usuarios sean productivos rpidamente con Microsoft Dynamics CRM debido a su familiaridad con la interfaz de Outlook. Los registros creados en Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook, y viceversa. Los usuarios pueden controlar el proceso de sincronizacin mediante los filtros de sincronizacin de Outlook. Debido a la estrecha integracin con Outlook, se pueden usar caractersticas como el formato condicional en las listas de registros de Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics CRM con funcionalidad sin conexin proporciona una manera de que los usuarios que estn fuera de la red corporativa trabajen con datos de Microsoft Dynamics CRM. Los usuarios pueden controlar los datos que estn disponibles sin conexin mediante los filtros de sincronizacin sin conexin.
4-32
1. Qu botn se usa para vincular una actividad a otro registro? _____ 2. Qu botn se usa para interrumpir el vnculo entre un elemento de Outlook y el elemento de Microsoft Dynamics CRM relacionado? _____ 3. Qu tipo de registro de Outlook se usa para sincronizar las llamadas de telfono? _____ 4. Qu tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Cuentas ( ) Contactos ( ) Llamadas de telfono ( ) Clientes potenciales 5. Cul es el objetivo del formato condicional?
4-33

6. Un usuario tiene Microsoft Dynamics CRM para Outlook con funcionalidad sin conexin instalado en un porttil. El usuario est preocupado por si olvida hacer clic en Desconectarse antes de desconectar el equipo porttil de la red y, por consiguiente, sus datos sin conexin no estaran actualizados. Qu puede hacer para evitarlo?
7. El usuario A cambia la fecha de cierre prevista de una oportunidad mientras est desconectado. Mientras est desconectado, el usuario B cierra la oportunidad en el cliente web con el estado Lograda. Qu ocurre cuando el usuario A vuelve a conectarse? ( ) Se actualiza la fecha estimada de cierre ( ) Se presenta al usuario A una opcin para volver a abrir la oportunidad y poder actualizar la fecha estimada de cierre ( ) Se crea una nueva oportunidad usando la informacin de la base de datos sin conexin en el equipo del usuario A ( ) El cambio de la fecha de cierre prevista se pierde
4-34

2.
3.
4-35
Soluciones
1. Qu botn se usa para vincular una actividad a otro registro? referente a Establecer
2. Qu botn se usa para interrumpir el vnculo entre un elemento de Outlook y el elemento de Microsoft Dynamics CRM relacionado? Sin seguimiento 3. Qu tipo de registro de Outlook se usa para sincronizar las llamadas de telfono? Tarea 4. Qu tipos de registro de Microsoft Dynamics CRM se pueden sincronizar con Outlook? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Cuentas () Contactos () Llamadas de telfono ( ) Clientes potenciales 5. Cul es el objetivo del formato condicional? RESPUESTA MODELO: El formato condicional de Outlook es una manera de resaltar en una lista los elementos que cumplen unas condiciones concretas. Proporciona una manera fcil de realizar el seguimiento de elementos importantes 6. Un usuario tiene Microsoft Dynamics CRM para Outlook con funcionalidad sin conexin instalado en un porttil. El usuario est preocupado por si olvida hacer clic en Desconectarse antes de desconectar el equipo porttil de la red y, por consiguiente, sus datos sin conexin no estaran actualizados. Qu puede hacer para evitarlo? RESPUESTA MODELO: Configurar la opcin Actualizar los datos locales cada x minutos en las Opciones personales
4-36

7. El usuario A cambia la fecha de cierre prevista de una oportunidad mientras est desconectado. Mientras est desconectado, el usuario B cierra la oportunidad en el cliente web con el estado Lograda. Qu ocurre cuando el usuario A vuelve a conectarse? ( ) Se actualiza la fecha estimada de cierre ( ) Se presenta al usuario A una opcin para volver a abrir la oportunidad y poder actualizar la fecha estimada de cierre ( ) Se crea una nueva oportunidad usando la informacin de la base de datos sin conexin en el equipo del usuario A () El cambio de la fecha de cierre prevista se pierde
4-37
4-38
Captulo 5: Bsquedas e informes
CAPTULO 5: BSQUEDAS E INFORMES

Objetivos
Los objetivos son Buscar registros mediante la bsqueda rpida. Buscar registros mediante la bsqueda avanzada. Administrar vistas guardadas. Exportar registros a Microsoft Office Excel. Describir los informes predeterminados incluidos en una instalacin nueva de Microsoft Dynamics CRM. Crear informes con el Asistente para informes. Proporcionar informacin general de paneles y grficos.
Introduccin
En este captulo se describen las maneras de buscar y crear informes sobre los datos en Microsoft Dynamics CRM. Las herramientas de bsqueda de Microsoft Dynamics CRM incluyen lo siguiente: Bsqueda rpida Bsqueda avanzada
Las herramientas de informes incluyen lo siguiente: Exportar a Excel Ejecucin de informes de SQL Reporting Services
5-1
Buscar mediante la bsqueda rpida

La bsqueda rpida es una bsqueda que encuentra los registros que coinciden con una cadena nica. Por ejemplo, busque las cuentas que comienzan con la cadena Diseador de la forma siguiente: 1. Vaya a Cuentas. 2. Escriba Diseador en el cuadro de bsqueda. La vista cambiar para mostrar una lista de registros que comienzan con la cadena de bsqueda.
Bsqueda de carcter comodn

Use un asterisco (*) para buscar los registros donde la cadena de bsqueda no est al principio. Por ejemplo, para buscar cuentas que contienen la cadena productos en cualquier parte del nombre, escriba *productos en el cuadro de bsqueda.
ILUSTRACIN 5.1 EJEMPLO DE BSQUEDA DE CARCTER COMODN
5-2

Caractersticas de bsqueda rpida
Registros activos
La bsqueda rpida encuentra todos los registros activos sin tener en cuenta la vista seleccionada.
Registros inactivos
La bsqueda rpida no incluye los registros inactivos.
Campos buscados
Los campos buscados del texto escrito se definen para cada tipo de registro e incluyen el nombre del registro. Un administrador puede personalizar los campos que se buscan mediante la bsqueda rpida. Sin embargo, la interfaz de usuario no muestra los campos que coincidieron con el texto de bsqueda. Por ejemplo, en una instalacin predeterminada, los campos de direccin no se incluyen en una bsqueda rpida de cuentas o contactos.
Buscar mediante la bsqueda avanzada

Aunque la bsqueda rpida proporciona una manera fcil de buscar registros, tiene ciertas limitaciones: No se busca en los registros inactivos. Solo se busca en los campos configurados para la bsqueda rpida. Solo se puede especificar una cadena de texto nica para la bsqueda.
La bsqueda avanzada proporciona una herramienta de bsqueda ms eficaz para encontrar registros que coinciden con criterios complejos. Por ejemplo, use la bsqueda avanzada para identificar las cuentas de ciudades concretas con ingresos anuales superiores a cierto importe. Para definir una bsqueda avanzada, se debe especificar lo siguiente: El tipo de registro que se va a buscar. Los criterios de bsqueda. Las columnas de registro que desea mostrar.
La bsqueda avanzada solo puede devolver listas de un tipo de registro nico. Por ejemplo, no se pueden devolver cuentas y contactos en una sola lista.
5-3

Crear una bsqueda avanzada
Cree una nueva bsqueda de la forma siguiente: 1. Si no est ya seleccionado, navegue al tipo de registro en el que desee buscar. 2. Haga clic en una vista. 3. En el grupo Datos, haga clic en Bsqueda avanzada. La ventana Bsqueda avanzada se abre con el criterio de bsqueda para la vista seleccionada cargado. Como alternativa, complete uno de los pasos siguientes: 1. Navegue al tipo de registro en el que va a buscar. 2. Haga clic en la lista Ver. 3. Haga clic en Crear vista personal. Se abre la ventana Bsqueda avanzada sin ningn criterio de bsqueda seleccionado. Sin tener en cuenta el mtodo que se usa, el criterio de bsqueda de una vista guardada se puede cargar y usar como base para una nueva bsqueda, tal como se muestra en la figura siguiente.
ILUSTRACIN 5.2 VISTAS GUARDADAS EN BSQUEDA AVANZADA
5-4

Especificar los criterios de bsqueda
Para agregar criterios de bsqueda, haga clic en Seleccionar para mostrar una lista de campos para el tipo de registro y, a continuacin, seleccione el campo en el que desee buscar. A continuacin, haga clic en Es igual a y seleccione la prueba pertinente en la lista. La lista de pruebas variar segn el tipo del campo de bsqueda. En la tabla siguiente se muestran las pruebas disponibles para texto y nmeros. Tipo de campo Texto Pruebas disponibles Es igual a Nmeros y dinero No es igual a Contiene No contiene Empieza por No empieza por Termina con No termina con Contiene datos No contiene datos Es igual a No es igual a Es mayor que Es mayor o igual que Es menor que Es menor o igual que Contiene datos No contiene datos
Algunas pruebas requieren un valor. Para estas pruebas, haga clic en Escribir valor y escriba el valor adecuado. Dependiendo del campo, el valor puede ser texto o una bsqueda de otro registro. Por ejemplo, la prueba Es igual a requiere un valor con el que se comparar el campo seleccionado. Sin embargo, la prueba Contiene datos no necesita un valor.
5-5

Para agregar criterios de bsqueda adicionales, haga clic en Seleccionar y repita los pasos anteriores para otros campos. Si se especifica ms de un campo de bsqueda, todas las pruebas tienen que ser satisfactorias para que un registro se incluya en los resultados (esto se conoce como AND lgico). Por ejemplo, la consulta avanzada mostrada en la figura siguiente devolver los registros de cuenta donde la ciudad es Oviedo y los ingresos anuales son mayores que 100 000.
ILUSTRACIN 5.3 BSQUEDA AVANZADA CON VARIOS CAMPOS DE BSQUEDA
Para ejecutar la bsqueda, haga clic en Resultados.
Use OR en lugar de AND

Para buscar con criterios alternativos, los campos deben agruparse mediante el operador OR. Por ejemplo, busque las cuentas de Oviedo o Sevilla como sigue: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Vaya a Cuentas. En el grupo Datos, haga clic en Bsqueda avanzada. En Usar vista guardada, haga clic en [nuevo]. Haga clic en Seleccionar y seleccione Direccin 1: ciudad. Haga clic en Escriba texto y escriba Oviedo. Haga clic en Seleccionar y seleccione Direccin 1: ciudad. Haga clic en Escriba texto y escriba Sevilla. Haga clic en el botn Opciones que se encuentra a la izquierda de la primera Direccin 1: ciudad y, a continuacin, haga clic en Selec. fila. Haga clic en el botn Opciones que se encuentra a la izquierda de la segunda Direccin 1: ciudad y, a continuacin, haga clic en Selec. fila. Haga clic en Agrupar con O en el grupo Consulta. Para ejecutar la bsqueda, haga clic en Resultados. Para volver a los criterios de bsqueda, haga clic en la pestaa Bsqueda avanzada.
9.
10. 11. 12.
5-6

En la siguiente figura se muestra la definicin del ejemplo.
ILUSTRACIN 5.4 BSQUEDA AVANZADA CON AGRUPAR CON O
Modificar columnas en los resultados

Cuando se ejecuta una bsqueda avanzada, se muestra un conjunto predeterminado de columnas. Un usuario puede modificar las columnas mostradas y establecer la columna predeterminada para la ordenacin.
ILUSTRACIN 5.5 EDITAR COLUMNAS
5-7

Para modificar las columnas, en la ventana de definicin de una bsqueda avanzada, haga clic en Editar columnas y, a continuacin, complete uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar columnas

1. Haga clic en Agregar columnas. 2. En la ventana Agregar columnas, seleccione una o ms columnas para mostrar. 3. Para mostrar columnas de los tipos de registro relacionados, haga clic en Tipo de registro y seleccione el tipo de registro adecuado. La lista de columnas cambia para mostrar las columnas del tipo de registro seleccionado. 4. Haga clic en Aceptar. Solo se pueden seleccionar las columnas de los tipos de registro que tienen una relacin de varios a uno con el tipo de registro principal.
Para quitar una columna

1. Seleccione la columna que desee quitar. La columna se resalta con un cuadro verde. 2. Haga clic en Quitar. 3. En la ventana Mensaje, haga clic en Aceptar.
Para cambiar el ancho de presentacin asignado a una columna

1. Seleccione la columna que desee cambiar. La columna se resalta con un cuadro verde. 2. Haga clic en Cambiar propiedades. 3. En el cuadro de dilogo Cambiar propiedades de columna, seleccione el ancho de columna requerido. Los valores se miden en pxeles. 4. Haga clic en Aceptar.
Para cambiar la posicin de una columna

1. Seleccione la columna que desee mover. La columna se resalta con un cuadro verde. 2. En Tareas comunes, haga clic en Mover a la izquierda o en Mover a la derecha como sea necesario.
5-8

Para configurar el criterio de ordenacin predeterminado
1. Haga clic en Configurar orden. 2. En la ventana Configurar orden, seleccione la primera columna por la que desee ordenar en Ordenar por y, a continuacin, elija Orden ascendente u Orden descendente. 3. Para ordenar opcionalmente por una segunda columna, seleccione esa columna e Luego por y, a continuacin, elija Orden ascendente u Orden descendente. 4. Haga clic en Aceptar. Las columnas de los registros relacionados no se pueden seleccionar para ordenarlas.
Buscar registros relacionados

En los criterios de bsqueda, un usuario puede seleccionar los campos del tipo de registro primario o de los registros relacionados. Por ejemplo, un vendedor necesita una lista de contactos que tengan direcciones de correo electrnico y cuya cuenta primaria tenga unos ingresos anuales superiores a 100 000. Especifique la bsqueda avanzada para esta consulta de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Navegue a Contactos. En el grupo Datos, haga clic en Bsqueda avanzada. En Usar vista guardada, haga clic en [nuevo]. Haga clic en Seleccionar y seleccione Correo electrnico. Haga clic en Es igual a y seleccione Contiene datos. Haga clic en Seleccionar. Desplcese por la lista hasta que se muestre Relacionados y, a continuacin, busque y seleccione Cliente primario (cuenta). En Cliente primario (cuenta), haga clic en Seleccionar. Seleccione Ingresos anuales. Haga clic en Es igual a y seleccione Es mayor que. Haga clic en Escribir valor y escriba 100 000.
7. 8. 9. 10.
5-9

En la siguiente figura se muestra la definicin del ejemplo.
ILUSTRACIN 5.6 BUSCAR REGISTROS RELACIONADOS
NOTA: no es posible usar la bsqueda avanzada para especificar una consulta negativa. Por ejemplo, no puede consultar cuentas que no tienen ninguna oportunidad.
Guardar las definiciones de consulta

Las bsquedas avanzadas se pueden guardar para su uso posterior como vista guardada. Para guardar una bsqueda, en la ventana de definicin de una bsqueda avanzada, realice los pasos siguientes: Haga clic en Guardar para actualizar una vista existente o guardar una vista nueva. Haga clic en Guardar como para guardar una copia de una vista.
Para las vistas nuevas y copias de vistas, escriba un nombre y una descripcin opcional de la vista en la ventana Propiedades de la consulta. La vista guardada aparece en la pestaa Vistas guardadas del formulario de bsqueda avanzada, y la pgina de lista del tipo de registro aparece en el cuadro Ver bajo Mis vistas.
Administrar vistas guardadas

Las vistas guardadas pueden compartirse o asignarse a otros usuarios, eliminarse o desactivarse. Compartir una vista guardada hace que la definicin de la vista guardada est disponible para otro usuario; no comparte los registros individuales. Al compartir una vista guardada, un usuario especifica si el otro usuario la puede compartir, asignar, eliminar o modificar.
5-10

Asignar una vista guardada convierte a otro usuario en el propietario. Segn los roles de seguridad del usuario, el propietario original puede dejar de tener acceso a la vista. Al desactivar una vista guardada, se quita la vista de la lista de vistas de un tipo de registro. Las vistas desactivadas se pueden activar. Al eliminar una vista guardada, se quita completamente. No hay ninguna opcin para deshacer la eliminacin de una vista eliminada.
Compartir una vista guardada

Comparta una vista de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en Bsqueda avanzada. Haga clic en Vistas guardadas. Seleccione la vista que desee compartir. En el grupo Colaborar, haga clic en Compartir. En la ventana Con quin desea compartir el registro de vista guardada que ha seleccionado?, haga clic en Agregar usuario o equipo. En la ventana Buscar registros, seleccione los usuarios y equipos con los que se compartir el registro. Se pueden seleccionar varios usuarios y equipos. Haga clic en Aceptar. En la ventana Con quin desea compartir el registro de vista guardada que ha seleccionado?, active las casillas de permisos que sean necesarias para cada usuario y equipo seleccionado. Haga clic en Aceptar.
6.
7. 8.
9.
Asignar una vista guardada

Asigne una vista de la forma siguiente: Haga clic en Bsqueda avanzada. Haga clic en Vistas guardadas. Seleccione la vista que desee asignar. En el grupo Colaborar, haga clic en Asignar vistas guardadas. En la ventana Asignar Vista guardada, seleccione Asignar a otro usuario o equipo. 6. En la ventana Buscar registro, seleccione al usuario o equipo que ser propietario de la vista. 7. Haga clic en Aceptar. 8. En la ventana Asignar vista guardada, haga clic en Aceptar. 1. 2. 3. 4. 5.
5-11

Desactivar una vista guardada
Desactive una vista de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en Bsqueda avanzada. Haga clic en Vistas guardadas. Seleccione la vista que desee desactivar. En el grupo Registros, haga clic en Desactivar. En la ventana Confirmar desactivacin de vista guardada, haga clic en Aceptar.
Activar una vista guardada

Active una vista de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Haga clic en Bsqueda avanzada. Haga clic en Vistas guardadas. Cambie la vista a Mis vistas guardadas inactivas. Seleccione la vista que desee activar. En el grupo Registros, haga clic en Activar. En la ventana Confirmacin de activacin de vista guardada, haga clic en Aceptar.
Eliminar una vista guardada

Elimine una vista de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en Bsqueda avanzada. Haga clic en Vistas guardadas. Seleccione la vista que desee eliminar. En el grupo Registros, haga clic en Eliminar vista guardada. En la ventana Confirmar eliminacin, haga clic en Aceptar.
5-12
Exportar a Excel
Se puede exportar cualquier lista de registros a Excel, incluidos los resultados de una bsqueda avanzada. Entre la opciones de exportacin se incluyen las siguientes: Hoja de clculo esttica Hoja de clculo dinmica Tabla dinmica
ILUSTRACIN 5.7 OPCIONES DE EXPORTAR DATOS A EXCEL
NOTA: los usuarios deben tener el privilegio Exportar a Excel para poder usar esta caracterstica.
5-13

Hoja de clculo esttica
Una hoja de clculo esttica contiene una copia de los registros mostrados en la vista actual. Si la lista de registros se muestra en ms de una pgina en la vista, el usuario puede decidir exportar solo la pgina actual de registros o todos los registros de todas las pginas de la vista actual. La hoja de clculo incluye los campos que se muestran en la vista, con el mismo orden de campos, la misma ordenacin y el mismo ancho de campo. NOTA: de forma predeterminada, se puede exportar a una hoja de clculo esttica de Excel un mximo de 10 000 registros. Para exportar una lista de registros a una hoja de clculo esttica, siga estos pasos: 1. 2. 3. 4. Navegue al tipo de registro que desee exportar. Seleccione una vista. En el grupo Datos, haga clic en Exportar a Excel. En la ventana Exportar datos a Excel, seleccione una de las siguientes: o Hoja de clculo esttica con registros de esta pgina. o Hoja de clculo esttica con registros de todas las pginas en la vista actual.
5. Haga clic en Exportar. 6. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en Guardar. 7. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique una ubicacin y un nombre de archivo y haga clic en Guardar.
Hoja de trabajo esttica para volver a importar

Cuando se va a exportar a una hoja de clculo esttica, est disponible la opcin Que esta informacin est disponible para volver a importar mediante la inclusin de los encabezados de columna necesarios. Esta opcin es para actualizar los registros de Microsoft Dynamics CRM en Excel. Para obtener ms informacin, consulte el curso Trabajar con registros.
5-14

Hoja de clculo dinmica
Una hoja de clculo dinmica contiene una consulta al servidor de Microsoft Dynamics CRM. La hoja de clculo contiene todos los registros de la vista actual y los datos se actualizan cada vez que se abre la hoja de clculo. De forma predeterminada, la hoja de clculo de incluye los campos que se muestran en la vista, con el mismo orden de campo, la misma ordenacin y el mismo ancho de campo. Sin embargo, las columnas incluidas en la hoja de clculo se pueden cambiar en el momento de la exportacin. Un usuario que abre una hoja de clculo dinmica debe tener una conexin de red al servidor de Microsoft Dynamics CRM. Si no hay conexin de red o alguien que no es un usuario de Microsoft Dynamics CRM abre la hoja de trabajo, no se mostrar ningn registro. Exporte una lista de registros a una hoja de clculo dinmica de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Navegue al tipo de registro que desee exportar. Seleccione una vista. En el grupo Datos, haga clic en Exportar a Excel. En la ventana Exportar datos a Excel, seleccione Hoja de clculo dinmica. Para modificar las columnas, haga clic en Editar columnas. Consulte el tema anterior, Modificar columnas en los resultados para obtener instrucciones. Haga clic en Exportar. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en Guardar. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique una ubicacin y un nombre de archivo y haga clic en Guardar.
6. 7. 8.
NOTA: Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe estar instalado para poder ver los datos de una hoja de clculo dinmica en las instalaciones locales mediante una implementacin orientada a Internet y Microsoft Dynamics CRM Online.
5-15

Tabla dinmica
Una tabla dinmica de Excel es una herramienta de creacin de informes interactiva que resume los datos. Una tabla dinmica es similar a una hoja de clculo dinmica. Contiene una consulta al servidor de Microsoft Dynamics CRM, pero la hoja de clculo de Excel contiene una tabla dinmica en lugar de una lista de registros. De forma predeterminada, la hoja de clculo incluye los campos que se muestran en la vista. Sin embargo, las columnas disponibles en la tabla dinmica se pueden cambiar en el momento de la exportacin. Un usuario que abre una hoja de clculo con una tabla dinmica debe tener una conexin de red al servidor de Microsoft Dynamics CRM. Si no hay conexin de red o alguien que no es un usuario de Microsoft Dynamics CRM abre la hoja de trabajo, no se mostrar ningn dato. Exporte una lista de registros a una tabla dinmica de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Navegue al tipo de registro que desee exportar. Seleccione una vista. En el grupo Datos, haga clic en Exportar a Excel. En la ventana Exportar datos a Excel, seleccione Tabla dinmica. Para modificar las columnas, haga clic en Seleccionar columnas. a. En la ventana Seleccionar columnas de tabla dinmica, seleccione una o ms columnas para mostrar. b. Para mostrar columnas de los tipos de registro relacionados, haga clic en Tipo de registro y seleccione el tipo de registro adecuado. La lista de columnas cambia para mostrar las columnas del tipo de registro seleccionado. c. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Exportar. 7. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en Guardar. 8. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique una ubicacin y un nombre de archivo y haga clic en Guardar. NOTA: Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe estar instalado para poder ver los datos de una tabla dinmica en las instalaciones locales mediante una implementacin orientada a Internet y Microsoft Dynamics CRM Online.
5-16
Prctica 5.1: Buscar registros

En esta prctica usar la bsqueda avanzada para buscar registros. Escenario Gail Erickson, una vendedora de Adventure Works Cycles, ha solicitado acceso rpido a una lista de cuentas de cliente que estn basadas en Oviedo y Sevilla. Gail necesita los siguientes detalles en la lista: Nombre de cuenta Ciudad Estado Nmero de centralita
La lista se debe ordenar por ciudad y, a continuacin, por nmero de centralita. Como administrador de Microsoft Dynamics CRM, usted decide crear una vista guardada llamada Cuentas de Gail y, a continuacin, compartir la vista guardada con Gail. Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.

1. Use Bsqueda avanzada para crear la consulta. 2. Guarde la consulta. 3. Comparta la consulta con Gail Erickson.

1. Inicie sesin en la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. Inicie Microsoft Dynamics CRM.
Crear la consulta de bsqueda avanzada

1. Vaya a Ventas y, a continuacin, haga clic en Cuentas. 2. Haga clic en Bsqueda avanzada. 3. Cree la consulta y modifique las columnas utilizando la informacin del escenario. 4. Guarde la consulta.
5-17

Compartir la consulta con Gail Erickson
1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en Bsqueda avanzada. Cambie el tipo de registro a Cuentas. Haga clic en Vistas guardadas. Seleccione la vista guardada Cuentas de Gail. Comparta la vista con Gail Erickson.

1. Inicie sesin en la imagen CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd. 2. En el escritorio, haga doble clic en el acceso directo de Internet Explorer Microsoft CRM 2011.
Crear la consulta de bsqueda avanzada

1. En el panel de navegacin, haga clic en Ventas y, a continuacin, en Cuentas. 2. En el grupo Datos, haga clic en Bsqueda avanzada. 3. En Usar vista guardada, haga clic en [nuevo]. 4. Haga clic en Seleccionar y seleccione Direccin 1: ciudad. 5. Haga clic en Escriba texto y escriba Oviedo. 6. Haga clic en Seleccionar y seleccione Direccin 1: ciudad. 7. Haga clic en Escriba texto y escriba Sevilla. 8. Haga clic en el botn Opciones que se encuentra a la izquierda de la primera Direccin 1: ciudad y, a continuacin, haga clic en Selec. fila. 9. Haga clic en el botn Opciones que se encuentra a la izquierda de la segunda Direccin 1: ciudad y, a continuacin, haga clic en Selec. fila. 10. En el grupo Consulta, haga clic en Agrupar con O.
Modificar las columnas

1. Haga clic en Editar columnas. 2. En la ventana Editar columnas, haga clic en Contacto principal. La columna se resalta con un cuadro verde. 3. Haga clic en Quitar. 4. En la ventana Mensaje, haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Agregar columnas. 6. En la ventana Agregar columnas, seleccione Direccin 1: ciudad y Direccin 1: estado o provincia.
5-18

7. Haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Configurar orden. 9. En la ventana Configurar orden, en Ordenar por, seleccione Direccin 1: ciudad. 10. En Luego por, seleccione Nmero de centralita. 11. Haga clic en Aceptar. 12. En la ventana Editar columnas, haga clic en Aceptar.
Guardar la consulta
1. Haga clic en Guardar. 2. Escriba Cuentas de Gail en el cuadro Nombre de cuenta. 3. Haga clic en Aceptar.
Compartir la consulta con Gail Erickson

1. Haga clic en Vistas guardadas. 2. Active la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda de Cuentas de Gail. 3. En el grupo Colaborar, haga clic en Compartir. 4. En la ventana Con quin desea compartir el registro de vista guardada que ha seleccionado?, haga clic en Agregar usuario o equipo. 5. En la ventana Buscar registros, seleccione Gail Erickson. 6. Haga clic en Aceptar. 7. No cambie los permisos predeterminados mostrados en la ventana Con quin desea compartir el registro de vista guardada que ha seleccionado? 8. En la ventana Con quin desea compartir el registro de vista guardada que ha seleccionado?, haga clic en Aceptar. 9. En la ventana Bsqueda avanzada, haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar.
5-19
Prctica 5.2: Exportar registros

En esta prctica exportar registros a una hoja de clculo dinmica de Excel. Escenario NOTA: debe completar la prctica 5.1 antes de iniciar esta prctica. Gail Erickson, una vendedora de Adventure Works Cycles, ha creado una vista guardada llamada Cuentas de Gail. Tiene necesidad de exportar la lista de cuentas en la vista guardada a una hoja de clculo dinmica de Excel. Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.

1. Use Exportar a Excel para crear la hoja de clculo dinmica. 2. Revise los registros en la hoja de clculo de Excel guardada.

Exportar la vista a una hoja de clculo dinmica de Excel

1. Vaya a Cuentas. 2. Cambie la vista a Cuentas de Gail. 3. Exporte la lista a una hoja de clculo dinmica mediante Exportar a Excel. 4. Revise los registros en la hoja de clculo de Excel guardada.

5-20

Exportar la vista a una hoja de clculo dinmica de Excel
1. En el panel de navegacin, haga clic en Ventas y, a continuacin, en Cuentas. 2. Haga clic en el cuadro Vista (a la derecha de Cuentas). 3. En Mis vistas, haga clic en Cuentas de Gail. 4. En el grupo Datos, haga clic en Exportar a Excel. 5. En la ventana Exportar datos a Excel, seleccione Hoja de clculo dinmica. 6. Haga clic en Exportar. 7. En la ventana Descarga de archivos, haga clic en Guardar. 8. En la ventana Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba Cuentas de Gail. 9. Haga clic en Guardar. 10. En el cuadro de dilogo Descarga completa, haga clic en Abrir. 11. Si aparece la ventana Nombre de usuario, haga clic en Aceptar. 12. Si aparece un Aviso de seguridad, haga clic en Habilitar contenido. 13. Revise los registros. 14. En la ventana Microsoft Excel, haga clic en Archivo y, a continuacin, en Salir. 15. En el cuadro de dilogo Microsoft Excel, haga clic en Guardar.
5-21
Informes predeterminados
En una instalacin nueva de Microsoft Dynamics CRM se proporcionan varios informes predeterminados. Los informes cubren ventas, marketing y servicio. Los usuarios pueden agregar nuevos informes. Para ver los informes disponibles, siga estos pasos: 1. Vaya a rea de trabajo. 2. En Mi trabajo, haga clic en Informes. Hay varias vistas de informe, entre las que se incluyen las siguientes: Informes de marketing Informes de ventas Informes de servicio
Cada vista muestra los informes con la categora correspondiente. Algunos informes tienen ms de una categora y, por consiguiente, aparecen en ms de una vista.
Ejecucin de informes
Los informes se pueden ejecutar desde varias ubicaciones: El rea Informes bajo rea de trabajo. Desde una lista de registros. Desde un registro.
Para ejecutar un informe desde el rea de trabajo

1. Vaya a rea de trabajo. 2. En Mi trabajo, haga clic en Informes. 3. Haga doble clic en el informe.
5-22

Para ejecutar un informe desde una lista de registros
1. En el grupo Datos, haga clic en Ejecutar informe. 2. En Ejecutar en los registros seleccionados o Ejecutar en todos los registros, haga clic en el nombre del informe. 3. Para los informes que se encuentran en Ejecutar en los registros seleccionados, aparece la ventana Seleccionar registros. Seleccione una de las siguientes opciones: o Todos los registros aplicables ejecuta el informe para todos los registros pertinentes sin tener en cuenta la vista actual. o Los registros seleccionados ejecuta el informe slo en los registros seleccionados. o Todos los registros de todas las pginas de la vista actual ejecuta el informe para todos los registros de la vista actual.
Para ejecutar un informe desde un registro

1. Abra el registro. 2. En el grupo Datos, haga clic en Ejecutar informe. 3. En Ejecutar en el registro actual, haga clic en el nombre del informe. Solo se muestran los informes que son pertinentes para el tipo de registro.
Criterios de filtro de informe

Algunos informes presentan la pgina Criterios de filtro de informe. En esta pgina, modifique los criterios para elegir el conjunto de registros que se usarn para el informe. La pgina solo aparecer si un informe se ejecuta desde el men Informes de rea de trabajo. Los criterios de filtro de informes se especifican mediante una interfaz similar a la de la bsqueda avanzada.
Exportacin de un informe
Los informes se pueden imprimir o exportar. Entre los formatos de exportacin se incluyen los siguientes: XML con datos de informe CSV (delimitado por comas) Acrobat (PDF) MHTML (archivo web) Excel TIFF Word
5-23
El Asistente para informes

Microsoft Dynamics CRM incluye el Asistente para informes, que est diseado para ayudar a los usuarios a crear con facilidad y rapidez los informes para visualizar los datos. El Asistente para informes se puede usar para crear nuevos informes. El Asistente para informes tambin puede editar los informes que se crearon con el asistente y no se modificaron con otras herramientas. Los informes creados con otras herramientas, como Business Intelligence Development Studio (BIDS), se deben editar con la herramienta original. Puede crear un nuevo informe con el asistente de la forma siguiente: 1. 2. 3. 4. Vaya a rea de trabajo. En el panel de navegacin, haga clic en Informes. En el grupo Registros, haga clic en Nuevo. En la ventana Informe: nuevo, haga clic en Asistente para informes.
Introduccin
En la pgina Introduccin, un usuario puede decidir crear un nuevo informe o editar uno existente.
Para crear nuevos informes

1. Seleccione Iniciar un informe nuevo. 2. Haga clic en Siguiente.
Para editar informes existentes

1. 2. 3. 4. 5. Seleccione Comenzar con un informe existente. Haga clic en Buscar. En la ventana Buscar registro, seleccione el informe adecuado. Haga clic en Aceptar. Seleccione Sobrescribir informe existente para actualizar el informe. 6. Haga clic en Siguiente.
5-24

Propiedades del informe
En la pgina Propiedades del informe: 1. En Nombre del informe, escriba un nombre para el informe. 2. En Descripcin del informe, escriba una descripcin opcional. 3. En la lista Tipo de registro principal, seleccione el tipo de registro principal. 4. Opcionalmente, en la lista Tipo de registro relacionado, seleccione un tipo de registro relacionado. El tipo de registro primario determinar los tipos de registro relacionado disponibles. 5. Haga clic en Siguiente.
Seleccionar registros para incluir en el informe

En la pgina Seleccionar registros para incluir en el informe, siga estos pasos: 1. Especifique los criterios de filtro del informe. Esto determina qu registros se incluirn en el informe y se guardarn como filtro predeterminado para el informe. Los criterios de filtro de informe se especifican con una interfaz similar a la de la bsqueda avanzada. Se puede usar una vista guardada o del sistema para los criterios de filtro de informe. 2. Haga clic en Siguiente.
Campos de diseo
En la pgina Campos de diseo, agregue las columnas y agrupacin necesarias para el informe. Un informe debe incluir una columna al menos. Los datos se pueden resumir usando la agrupacin en varios niveles.
Para agregar columnas

1. Haga clic en Haga clic aqu para agregar una columna. 2. En la ventana Agregar columna, seleccione el tipo de registro y columna en las listas Columna y Tipo de registro. 3. Seleccione el ancho de columna en la lista Ancho de columna. 4. Para las columnas numricas, seleccione un tipo de resumen en la lista Resumen. Las opciones son Ninguno, Promedio, Mximo, Mnimo, Porcentaje del total y Suma.
5-25

Para agregar una agrupacin
1. Haga clic en Haga clic aqu para agregar una agrupacin. 2. En la ventana Agregar agrupacin, seleccione el tipo de registro y columna en las listas Columna y Tipo de registro. 3. Para las columnas de fecha, seleccione el intervalo de tiempo para la agrupacin en la lista desplegable Intervalo de tiempo. 4. Seleccione el criterio de ordenacin en la lista Criterio de ordenacin. 5. Seleccione un ancho de columna para la etiqueta de agrupacin en la lista Ancho de columna. 6. Seleccione si desea incluir un recuento de registros del grupo en la lista Resumen.
Para reordenar los niveles de agrupacin, cambie una columna a una agrupacin o una agrupacin a una columna
1. Seleccione un nivel de agrupacin o columna. 2. En Tareas comunes, haga clic en la flecha arriba (Aumentar a agrupacin de nivel superior) o la flecha abajo (Disminuir a columna o agrupacin de nivel inferior) como sea necesario.
Para reordenar las columnas

1. Seleccionar una columna. 2. En Tareas comunes, haga clic en la flecha izquierda (Mover la columna seleccionada a la izquierda) o en la flecha derecha (Mover la columna seleccionada a la derecha) como sea necesario.
Para limitar los informes a los grupos con los valores ms alto y ms bajo
NOTA: esta opcin solo est disponible si hay al menos una columna numrica 1. En Tareas comunes, haga clic en Establecer nmero superior o inferior. 2. En la lista Superior o inferior, seleccione Superior o Inferior. 3. En Nmero de grupos escriba el nmero de grupos que se mostrar. 4. Haga clic en Aceptar.
Para quitar una columna o agrupacin

1. Seleccione un nivel de agrupacin o columna. 2. En Tareas comunes, haga clic en Quitar columna o agrupacin.
5-26

Dar formato al informe
En la pgina Dar formato al informe, d formato al informe de la manera siguiente: 1. Seleccione una de las siguientes opciones: o Solo tabla. Muestra una tabla agrupada y ordenada tal y como se especific en el paso anterior. o Grfico y tabla: Muestre la tabla debajo del grfico en la misma pgina. Muestra un grfico y una tabla. o Grfico y tabla: Mostrar grfico. Para ver los datos de un rea del grfico, haga clic en el rea del grfico. Muestra un grfico; al hacer clic en un rea del grfico se muestra una tabla con los detalles de esa rea. 2. Haga clic en Siguiente. NOTA: las opciones de grfico solo estn disponible si hay al menos una columna numrica en el informe.
Seleccionar tipo de grfico

En la pgina Seleccionar tipo de grfico, elija un tipo de grfico de la manera siguiente: 1. Seleccione una de las siguientes opciones: a. Grfico de barras vertical b. Grfico de barras horizontal c. Grfico de lneas d. Grfico circular 2. Haga clic en Siguiente. NOTA: esta pgina solo se muestra si se ha seleccionado una opcin de grfico y tabla.
5-27

Personalizar formato de grfico
En la pgina Personalizar formato de grfico, seleccione un formato de grfico de la manera siguiente: 1. Para los grficos de barras verticales, los grficos de barras horizontales y los grficos de lneas, especifique lo siguiente: a. Campo y etiqueta para el eje X. b. Datos de valor y etiqueta del eje Y para dos valores. c. Si se van a mostrar etiquetas de datos y leyendas. 2. Para los grficos circulares, especifique lo siguiente: a. La agrupacin que se va a usar para los segmentos del grfico circular. b. La columna que se va a usar para los valores del segmento. c. Si se van a mostrar etiquetas de datos y leyendas. 3. Haga clic en Siguiente. NOTA: esta pgina solo se muestra si se ha seleccionado una opcin de grfico y tabla.
Resumen del informe

En la pgina Resumen del informe, haga clic en Siguiente.
Informe creado correctamente

En la pgina Informe creado correctamente, haga clic en Finalizar. NOTA: los informes creados con el asistente solo estn disponibles para el usuario que cre el informe. Un informe puede estar a disposicin de todos los usuarios al hacer clic en Informe disponible para la organizacin en el formulario del informe.
5-28
Informacin general de grficos y paneles

Microsoft Dynamics CRM incluye las siguientes caractersticas para la visualizacin de datos: Grficos Paneles
En este tema se proporciona una descripcin de alto nivel de grficos y paneles. Para obtener ms informacin sobre estos elementos, consulte los cursos siguientes: Automatizacin de marketing de Microsoft Dynamics CRM 2011 Administracin de ventas de Microsoft Dynamics CRM 2011 Administracin de servicios de Microsoft Dynamics CRM 2011
Grficos
Los grficos presentan los datos grficamente y estn asociados a tipos de registro. Microsoft Dynamics CRM proporciona el diseador de grficos para crear los siguientes tipos de grficos: De columnas De barras De lneas Circular De embudo
Los grficos se pueden ver desde la lista principal de registros o desde la lista de registros asociados de un registro individual.
5-29

En una instalacin nueva de Microsoft Dynamics CRM se proporcionan varios grficos predeterminados. En la figura siguiente se muestra el grfico predeterminado Clientes potenciales por nivel de inters.
ILUSTRACIN 5.8 GRFICO CLIENTES POTENCIALES POR NIVEL DE INTERS
Paneles
Los paneles de Microsoft Dynamics CRM proporcionan informacin general de los datos empresariales. Los paneles constan de los componentes siguientes: Grficos Listas IFrames Recursos web
5-30

Los usuarios, con los permisos adecuados, pueden crear paneles del usuario para su propio uso y compartirlos con otros usuarios. Los administradores pueden crear paneles del sistema y hacer que estn disponibles para todos los usuarios. En la figura siguiente se muestra el panel Informacin general de Microsoft Dynamics CRM.
ILUSTRACIN 5.9 PANEL INFORMACIN GENERAL DE MICROSOFT DYNAMICS CRM
5-31
Prctica 5.3: Informes

En esta prctica explorar las opciones de informes de Microsoft Dynamics CRM. Escenario Como vendedor de Adventure Works Cycles, usa Microsoft Dynamics CRM para administrar su canalizacin de ventas. Decide ejecutar el informe Canalizacin de ventas para revisar las oportunidades pendientes por mes. Tambin necesita crear un nuevo informe que muestre los contactos con su nmero de telfono y direccin de correo electrnico, agrupados por ciudad. Complete las tareas de la imagen de servidor CRM2011APP-NYC-DC1_ES con la cuenta crmadmin y la contrasea Pa$$w0rd.

Ejecute el informe Canalizacin de ventas desde el rea Informes de rea de trabajo. Use el Asistente para informes para crear el informe necesario.

Para ejecutar el informe Canalizacin de ventas

1. Vaya a rea de trabajo y, a continuacin, haga clic en Informes. 2. Ejecute el informe Canalizacin de ventas.
Para crear un nuevo informe

1. 2. 3. 4. Vaya a rea de trabajo y, a continuacin, haga clic en Informes. Haga clic en Nuevo. Haga clic en Asistente para informes. Complete el asistente utilizando la informacin del escenario.
5-32

Para ejecutar el informe Canalizacin de ventas

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de trabajo. 2. Haga clic en Informes. 3. En la lista de informes, haga doble clic en Canalizacin de ventas (puede necesitar desplazarse por la lista). 4. En la ventana Visor de informes: canalizacin de ventas, bajo Productos de oportunidades, haga clic en Borrar. 5. Haga clic en Ejecutar informe. 6. En el encabezado del informe, en la lista Agrupar por, haga clic en Fecha. 7. Haga clic en Ver informe. 8. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar.
Para crear un nuevo informe

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. En el panel de navegacin, haga clic en rea de trabajo. Haga clic en Informes. Haga clic en Nuevo. En la ventana Informe: nuevo, haga clic en Asistente para informes. En la pgina Introduccin, haga clic en Siguiente. En el cuadro Nombre del informe, escriba Contactos por ciudad. En la lista Tipo de registro principal, haga clic en Contactos. Haga clic en Siguiente. En la pgina Seleccionar registros para incluir en el informe, haga clic en Borrar. Haga clic en Siguiente. Haga clic en Haga clic aqu para agregar una columna. En la ventana Agregar columna: a. En la lista Columna, haga clic en Nombre completo. b. En la lista Ancho de columna, haga clic en 150 pxeles. c. Haga clic en Aceptar.
5-33

13. Repita los pasos 11 y 12 para agregar Correo electrnico y Telfono del trabajo. 14. Haga clic en Haga clic aqu para agregar una agrupacin. 15. En la ventana Agregar agrupacin, siga estos pasos: a. En la lista Columna, haga clic en Direccin 1: ciudad. b. En la lista Ancho de columna, haga clic en 200 pxeles. c. En la lista Tipo de resumen, haga clic en Cuenta. d. Haga clic en Aceptar. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Haga clic en Siguiente. En la pgina Dar formato al informe, haga clic en Siguiente. En la pgina Resumen del informe, haga clic en Siguiente. En la pgina Informe creado correctamente, haga clic en Finalizar. En la ventana Informe: contactos por ciudad, haga clic en Ejecutar informe. Revisar el informe. Haga clic en Archivo y, a continuacin, en Cerrar. En la ventana Informe: contacto por ciudad, haga clic en Guardar y cerrar.
5-34
Resumen
Microsoft Dynamics CRM proporciona varias herramientas para buscar y hacer informes sobre los datos. La bsqueda rpida es una manera fcil de que los usuarios busquen los registros por nombre. Para las bsquedas ms complejas, en este curso se describi la bsqueda avanzada. Con la bsqueda avanzada, los usuarios pueden crear tambin vistas personales para el acceso rpido a los registros importantes. Las opciones de informes examinadas en este curso se exportaron a Excel y el Asistente para informes de Microsoft Dynamics CRM.
5-35
1. Describa las limitaciones de la bsqueda rpida.
2. En cul de los campos siguientes se realiza la bsqueda rpida? ( ) Los campos especificados durante la bsqueda ( ) Los campos seleccionados para la bsqueda rpida por el administrador ( ) Todos los campos ( ) Solo los campos de texto 3. Un vendedor trabaja con un conjunto de cuentas de varias ciudades y desea ver una lista de estas cuentas en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Usar la bsqueda rpida ( ) Agregar las cuentas a una lista de marketing ( ) Crear un informe con el Asistente para informes ( ) Crear una vista guardada 4. A qu tipo de archivo se puede exportar una lista de registros? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Tabla dinmica ( ) Archivo con formato CSV ( ) Archivo XML ( ) Hoja de clculo esttica
5-36

5. Cul es el objetivo de una hoja de clculo dinmica?
6. Cul de los siguientes tipos de grficos estn disponibles en el Asistente para informes? (Seleccione todas las respuestas vlidas) ( ) Circular ( ) Barras apiladas ( ) Dispersin ( ) De lneas
5-37

2.
3.
5-38
Soluciones
1. Describa las limitaciones de la bsqueda rpida. RESPUESTA MODELO: La bsqueda rpida tiene las siguientes limitaciones: No se busca en los registros inactivos. Solo se busca en los campos configurados para la bsqueda rpida. Solo se puede especificar una cadena de texto nica para la bsqueda 2. En cul de los campos siguientes se realiza la bsqueda rpida? ( ) Los campos especificados durante la bsqueda () Los campos seleccionados para la bsqueda rpida por el administrador ( ) Todos los campos ( ) Solo los campos de texto 3. Un vendedor trabaja con un conjunto de cuentas de varias ciudades y desea ver una lista de estas cuentas en Microsoft Dynamics CRM. Qu debe hacer? ( ) Usar la bsqueda rpida ( ) Agregar las cuentas a una lista de marketing ( ) Crear un informe con el Asistente para informes () Crear una vista guardada 4. A qu tipo de archivo se puede exportar una lista de registros? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Tabla dinmica ( ) Archivo con formato CSV ( ) Archivo XML () Hoja de clculo esttica
5-39

5. Cul es el objetivo de una hoja de clculo dinmica? RESPUESTA MODELO: Al exportar a una hoja de trabajo dinmica, se crea una hoja de clculo de Excel con una consulta al servidor de Microsoft Dynamics CRM. Los registros mostrados en la hoja de clculo se pueden actualizar cada vez que se abre la hoja de clculo 6. Cul de los siguientes tipos de grficos estn disponibles en el Asistente para informes? (Seleccione todas las respuestas vlidas) () Circular ( ) Barras apiladas ( ) Dispersin () De lneas
5-40
Apndice A: Glosario de trminos
APNDICE A: GLOSARIO DE TRMINOS

Trmino activacin de flujo de trabajo actividad Definicin Registro de flujo de trabajo que contiene el XOML del flujo de trabajo compilado que puede ser ejecutado por el runtime de Windows Workflow Foundation. Accin que se va a realizar (como una tarea) o elemento de comunicaciones que se enva o recibe (por ejemplo, correo electrnico, llamadas de telfono y citas). Se realiza un seguimiento del estado de las actividades y se guarda en el sistema el historial de las actividades para que los usuarios puedan ver las actividades abiertas y cerradas. Actividad de que incluye informacin especfica de la campaa, como presupuestos y nombres de proveedores. Las actividades de campaa son actividades cuyo resultado es el contacto con un cliente a travs de uno de los canales; por ejemplo, el envo de un mensaje de correo electrnico o una llamada de telfono. Cita programable para proporcionar un servicio a un cliente. Una actividad de servicio usa uno o varios recursos para realizar un servicio en un momento y un lugar determinados. Derecho de acceso disponible en Microsoft Dynamics CRM que permite a los usuarios adjuntar una instancia de entidad a la instancia de entidad seleccionada. Los derechos de acceso Anexar y Anexar a son un par de derechos que trabajan en combinacin el uno con el otro. Por ejemplo, cuando se anexa una nota a un caso, el usuario debe tener el derecho de acceso Anexar para dicho caso y el derecho de acceso Anexar a en la nota para que la operacin funcione. Intervalo de tiempo durante el cual se calculan las actividades financieras de una organizacin. Un ao fiscal se divide en perodos fiscales, que normalmente se definen como semestres, trimestres o meses. La organizacin determina las fechas en que empieza y finaliza el ao fiscal, que pueden no ser las mismas que las de un ao del calendario tradicional. Lista jerrquica de categoras utilizadas para correlacionar y organizar informacin. Archivo de configuracin, isv.config, que sirve para actualizar la estructura de navegacin de Microsoft Dynamics CRM, lo que incluye agregar botones, pestaas y mens a las entidades. Contenido de Knowledge Base en forma de texto. Especificar el propietario de un registro (como una cuenta o un caso) o de una actividad (como un mensaje de correo electrnico o una llamada de telfono). Los usuarios pueden asignar casos y actividades a un usuario o una cola.
actividad de campaa
actividad de servicio anexar
ao fiscal
rbol de temas archivo de configuracin ISV artculo asignar
A-1
Trmino asunto
Definicin Categora usada en una lista jerrquica para correlacionar y organizar informacin. Los temas se usan en el rbol de temas para organizar productos, documentacin de ventas y artculos de Knowledge Base. Nombre o estructura de un campo en una entidad de base de datos. Por ejemplo, apellidos, nombre y telfono son atributos de cada registro en una entidad PhoneList. El tamao de un campo y el tipo de informacin que contiene tambin son atributos de un registro de base de datos. Automatizacin de los procesos de negocio implicados en marketing: creacin y lanzamiento de campaas, focalizacin de mercados, recopilacin y anlisis de respuestas y adicin de respuestas al sistema de Microsoft Dynamics CRM. Nivel de acceso para un privilegio que especifica que el usuario tiene acceso a los registros que el usuario posee o comparte. El nivel de acceso bsico es el ms restrictivo. La aplicacin hace referencia a este nivel como Usuario. Componente de programacin de Microsoft Dynamics CRM que se usa para ver y administrar citas y actividades de servicio. Cambio en el estado interno del sistema de Microsoft Dynamics CRM producido por la ejecucin de una operacin bsica en una o ms entidades. Programa de marketing diseado para lograr un resultado concreto, como presentar un nuevo producto o aumentar la cuota de mercado. La manera principal de lograr este resultado es la comunicacin de las ventajas de un producto o servicio para las personas y empresas. Las campaas incluyen ms de un mtodo de comunicacin, como anuncios impresos, descuentos promocionales y correo directo. Mtodo de comunicacin que crea una sola actividad para distribuirla a un grupo de listas de marketing, cuentas, contactos o clientes potenciales. Es diferente de las campaas, que admiten programas de marketing de extremo a extremo que tienen varias actividades. Protocolo que mejora la seguridad de la comunicacin de datos mediante una combinacin de cifrado de datos, certificados digitales y criptografa de clave pblica. SSL habilita la autenticacin y aumenta la integridad y privacidad de los datos a travs de las redes. SSL no proporciona autorizacin ni no rechazo. Capacidad de un recurso de generar una cantidad de resultados en un periodo especificado de tiempo. Actividad que realiza el seguimiento de la entrega de una carta. La actividad puede contener la copia electrnica de la carta. Problema notificado por un cliente y actividades que usan los representantes del servicio al cliente para resolverlo. A veces se denomina incidente o vale. Los casos estn asociados con frecuencia a contratos de servicio.
atributo
Automatizacin de marketing
bsico
calendario de servicios cambio de estado campaa
campaa exprs
Capa de sockets seguros (SSL)
capacidad carta caso
A-2
Trmino catlogo de productos cita
Definicin Compilacin de todos los productos que estn disponibles para vender. Actividad representada por un intervalo de tiempo que tiene una hora de inicio, una hora de finalizacin y una duracin. Las citas no incluyen servicios o comprobaciones de conflictos y no se pueden buscar las horas disponibles. Cuenta o contacto con el que una unidad de negocio realiza una transaccin comercial. Un cliente potencial con quien debe ponerse en contacto un vendedor para calificarlo o descalificarlo como oportunidad de venta. Los clientes potenciales se convierten en cuentas, contactos u oportunidades cuando se califican. De lo contrario, se eliminan o se archivan. Contenedor que almacena elementos de trabajo. Hay colas que contienen casos y actividades del rea de trabajo y tambin colas de artculos de Knowledge Base. Rol de seguridad asignado a usuarios. Un comercial encuentra y califica a los clientes potenciales y trabaja con las oportunidades, cuentas y contactos para completar las actividades de ventas. Permitir que otro usuario o equipo tenga un nivel de acceso especificado a un registro, como un caso, una cuenta o un contrato. Por ejemplo, se puede compartir una cuenta con un equipo y especificar que sus miembros puedan leer el registro de la cuenta, pero que no tengan acceso de escritura al mismo. Entidad que vende productos o servicios similares y compite por el mismo segmento de clientes. Lgica de negocios personalizada (cdigo compilado) que se ejecuta en respuesta a un evento de Microsoft Dynamics CRM. Para que se invoque un complemento cuando se desencadena un evento, debe registrar el cdigo del complemento con el evento deseado. En Microsoft Dynamics CRM 3.0, los complementos se compilaban en un ensamblado .NET y se conocan como llamadas. Un complemento tambin se puede denominar controlador de eventos. Estado de una expresin o una variable (por ejemplo, cuando un resultado puede ser verdadero o falso, igual que o no igual que). Instruccin a una base de datos para devolver un conjunto de registros o realizar una accin especificada en un conjunto de registros. Persona que representa a un cliente o cliente potencial, o individuo relacionado con una cuenta. Por ejemplo, una persona que adquiere productos o servicios para su uso particular o un empleado de una cuenta. Un contacto tambin puede ser una persona implicada en una transaccin empresarial, como un proveedor o un compaero.
cliente cliente potencial
cola
comercial
compartir
competidor complemento
condicin consulta contacto
A-3
Trmino contrato
Definicin Acuerdo para proporcionar soporte durante las fechas de cobertura especificadas o durante un nmero de casos o un periodo de tiempo determinados. Cuando los clientes se ponen en contacto con el servicio al cliente, el nivel de soporte que reciben depende de su contrato. Actividad entregada con protocolos de correo electrnico. Persona o negocio al que el vendedor intenta vender un producto o servicio. Empresa a la que se facturan las transacciones comerciales. Objetivo de ingresos especificado como importe monetario que se ha asignado a un comercial para un perodo fiscal especificado. Un nivel de acceso para un privilegio que especifica que el usuario tiene el acceso a los registros dentro de su unidad de negocio y bajo la jerarqua de la unidad de negocio. La aplicacin hace referencia a este nivel como Primario: unidades de negocio secundarias. Serie de pasos y reglas de accin interrelacionados que guan la transicin entre estos pasos. La definicin debe incluir una entidad principal y eventos que activan la ejecucin del flujo de trabajo. Derecho concreto asignado a un usuario para una instancia o registro de entidad. Los principales ejemplos son los permisos para leer, escribir, anexar, eliminar, compartir y asignar. Reduccin en el precio de venta de productos o servicios, normalmente ofrecido por el vendedor cuando el comprador est de acuerdo en cumplir unas condiciones concretas. Almacena la informacin de direccin y envo de un cliente. Esta entidad se utiliza para almacenar las direcciones adicionales de una cuenta. Perodos de tiempo en que un registro puede programarse para participar en una actividad de servicio. Documentos que se crean con informacin especfica sobre productos y/o servicios, y se entregan a los clientes para ayudarles a aumentar las ventas. Cantidad de tiempo que un registro est activo. Informacin sobre cmo asignar precio a un producto en el nivel de precio especificado, que incluye el mtodo de asignacin de precio, la opcin de redondeo y el tipo de descuento basado en una unidad de producto especificada. Entidad que proporciona mercancas y/o servicios a otros. Elemento concreto o abstracto representado por un nombre, como empleado, cliente o pedido. Una entidad administra los datos de una aplicacin. Entidad que forma parte de la instalacin predeterminada de Microsoft Dynamics CRM, por ejemplo, una cuenta.
correo electrnico cuenta cuota deep
definicin de flujo de trabajo derecho de acceso
descuento
direccin disponibilidad documentacin de ventas duracin elemento de lista de precios
empresa entidad entidad de negocios
A-4
Trmino entidad de seguridad entidad del sistema
Definicin Persona o grupo que puede poseer u obtener acceso a una instancia de entidad en el sistema. Hay dos tipos de entidades de seguridad en Microsoft Dynamics CRM: usuarios y equipos. Entidad utilizada por Microsoft Dynamics CRM para administrar todos los procesos internos, como flujos de trabajo, trabajos asincrnicos y otros trabajos internos. No se puede eliminar ni personalizar ninguna entidad del sistema. Construccin de programacin que permite escribir cdigo que funcionar con entidades que no se han definido todava. Entidad que se puede agregar al sistema despus de la instalacin para tratar necesidades de negocio concretas de la organizacin. Entidad con la que est asociada una entidad relacionada. Tipo de instancia de entidad asociado con otro tipo de instancia de entidad. Por ejemplo, la mayora de las entidades tienen una entidad de notas relacionada. Herramientas o activos que se usan para realizar una actividad de servicio. Grupo de usuarios que comparten registros empresariales y colaboran. Un equipo puede contener miembros donde todos informan a una unidad de negocio o miembros que informan a diferentes unidades de negocio. Definicin de la estructura de un archivo XML. Un esquema contiene informacin de propiedad cuando pertenece a los registros y campos de la estructura. Estado de un registro o una actividad. Por ejemplo, un caso puede estar Activo o Resuelto, y una actividad de correo electrnico puede tener un estado de Borrador o Enviado. Las reglas de flujo de trabajo tambin usan el estado para determinar cundo se debe pasar a la fase siguiente en un flujo de trabajo o proceso de venta. Cualquier aparicin significativa en el sistema o una aplicacin que activa una notificacin. En Microsoft Dynamics CRM, un evento es normalmente una accin del sistema o del usuario que se detecta y en la que actan el sistema de flujo de trabajo o los formularios web del cliente. Un evento que se produce como parte de la operacin principal de la plataforma para la que los complementos registrados se ponen en cola para ejecutarlos despus. Evento que se produce como parte de la operacin principal de la plataforma para la que los complementos registrados se ejecutan al instante. Pedido que se ha facturado. Tambin es un registro de una venta a una cuenta, que incluye los detalles de los productos o servicios comprados.
entidad dinmica entidad personalizada entidad principal entidad relacionada equipamiento equipo
esquema
estado
evento
evento asincrnico
evento sincrnico factura
A-5
Trmino fax
Definicin Actividad que realiza el seguimiento del resultado de la llamada y el nmero de pginas. Opcionalmente, almacena la copia electrnica del documento real. Lenguaje de consultas basado en XML que se utiliza para recuperar informacin de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Automatizacin de los procesos empresariales, donde los documentos y tareas de la empresa se pasan automticamente de un usuario a otro para que se realice una accin, conforme a una secuencia definida. Nivel de acceso para un privilegio que especifica que el usuario tiene acceso a los registros en cualquier lugar de la organizacin. La aplicacin hace referencia a este nivel como Organizacin. Dos o ms recursos (usuarios, instalaciones o equipamiento) que se pueden programar de forma intercambiable. Idioma predeterminado de la implementacin de Microsoft Dynamics CRM de la organizacin. Marco flotante incorporado sin ventana, normalmente utilizado para incluir en un formulario pginas web, como una pgina de un sitio de Microsoft SharePoint, una seccin de HTML como un botn o una aplicacin personalizada. Proceso de distribuir e instalar un programa de software en toda la organizacin. Una implementacin es una instalacin nica de Microsoft Dynamics CRM. Problema de servicio al cliente que comunica un cliente y actividades que usan los representantes del servicio al cliente para resolverlo. Coleccin y agrupacin de datos profesionales que responde una pregunta o agrega los datos de alguna manera. Recurso que se puede programar. Espacio fsico, como una sala de conferencias o un rea de servicios, donde se puede realizar una actividad de servicio. Instancia en ejecucin de la definicin de flujo de trabajo. Implementacin personalizada de una aplicacin Microsoft Dynamics CRM (ms cualquier funcionalidad definida por un socio fuera del mbito de Microsoft Dynamics CRM) que utilice los servicios bsicos de Microsoft Dynamics CRM. Una instancia utiliza un almacn nico o una unidad de implementacin de servicio, normalmente una base de datos o clster de bases de datos. Instancia en ejecucin de un proceso.
Fetch flujo de trabajo
global
grupo de recursos idioma base IFRAME
implementacin
incidente (caso) informes instalacin/ equipamiento instalaciones instancia de flujo de trabajo instancia de la aplicacin
instancia de proceso
A-6
Trmino KB kit
Definicin Vea otro trmino: Knowledge Base. Grupo de elementos finalizados que componen un conjunto. En Microsoft Dynamics CRM, un kit consta de un conjunto de productos en el catlogo de productos. Caracterstica de Microsoft Dynamics CRM que proporciona un proceso para crear un borrador, enviar, revisar y publicar artculos sobre los productos y servicios de una organizacin. Los usuarios con privilegios de seguridad de nivel de administrador pueden aprobar, rechazar, agregar comentarios y anular la publicacin de artculos enviados para revisin. Gramtica XML que los desarrolladores de software y las herramientas de desarrollo usan para representar las capacidades de un servicio web XML.
Knowledge Base
Lenguaje de descripcin de servicios web (WSDL) licencia
Conjunto de la funcionalidad de la aplicacin Microsoft Dynamics CRM adquirida por una organizacin. Cada tipo de licencia est asociado a un grupo de privilegios. Elemento de lnea en un contrato que describe el servicio al cliente que se debe proporcionar. Una lnea de contrato con frecuencia incluye informacin de precios e indica cmo se dar cobertura al soporte. Grupo de reducciones de precio que se pueden aplicar a un producto en funcin del volumen adquirido. Grupo de cuentas, contactos o clientes potenciales que se identifican a travs de sus caractersticas demogrficas, por ejemplo, las personas o empresas que podran ser las ms receptivas para una campaa. Por ejemplo, para presentar un nuevo producto, puede crear una lista de marketing de cuentas que han comprado previamente productos similares y enviarles folletos sobre el nuevo producto. Compilacin de precios especficos que se pueden cargar por cada unidad de venta de un producto. Los vendedores usan las listas de precios para fijar el precio de una oferta a un cliente. Adems, se puede agregar una lista de precios predeterminada a un producto. Trmino de Microsoft Dynamics CRM Dynamics 3.0. Vea complemento. Actividad para el seguimiento de una llamada de telfono. Nivel de acceso de un privilegio que especifica que el usuario tiene acceso a los registros dentro de su propia unidad de negocio. La aplicacin hace referencia a este nivel como Unidad de negocio. Representacin XML de la estructura del Panel de navegacin en Microsoft Dynamics CRM, que incluye las reas, grupos y subreas donde se muestran las entidades y los privilegios asociados a cada subrea.
lnea de contrato
lista de descuentos lista de marketing
lista de precios
llamada llamada de telfono local
Mapa del sitio
A-7
Trmino marco de migracin de datos de Microsoft Dynamics CRM metadatos Microsoft Dynamics CRM
Definicin Conjunto de herramientas diseado para pasar los datos de un sistema de origen a un sistema de destino.
Informacin sobre las propiedades de datos, como el tipo de datos representados en la base de datos. Aplicacin de administracin de relaciones con clientes (CRM) que se usa para automatizar las funciones de venta y marketing, y para administrar las actividades de venta y servicio en una organizacin. Se puede obtener acceso a Microsoft Dynamics CRM desde el sitio web y desde Microsoft Office Outlook, mediante Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Aplicacin cliente que proporciona un subconjunto de la funcionalidad de la aplicacin Microsoft CRM en Microsoft Office Outlook. Microsoft Dynamics CRM sincroniza una copia local de los contactos, tareas, citas y datos de correo electrnico de los usuarios con Outlook. Aplicacin cliente que permite trabajar sin conexin con el servidor de Microsoft Dynamics CRM. Puede crear mensajes de correo electrnico de Microsoft Dynamics CRM que se enviarn cuando vuelva a conectarse. Si enva mensajes de correo de Outlook, se envan inmediatamente. Soporte tcnico que el servicio al cliente debe proporcionar para un caso. El contrato de servicio que un cliente compra determina el nivel de servicio de los casos asociados. Nombre que identifica una entidad de forma exclusiva. Elemento pequeo de informacin que se puede anexar a cualquier registro. Las notas se pueden anexar a un solo registro. Oferta formal de productos o servicios, para los que se proponen precios especficos y condiciones de pago relacionadas. Operacin principal que el sistema va a realizar. Algunos ejemplos de operaciones son Crear, Actualizar, Suprimir, Combinar, Enviar, Asignar, Establecer estado y Conceder acceso. En una consulta, un operador que conecta dos expresiones, dos subclusulas o una combinacin de una expresin y una subclusula. Existen tres operadores lgicos principales: AND, OR, NOT. Evento generador de posibles ingresos o venta a una cuenta del que se debe mantener un seguimiento a travs de un proceso de venta hasta que se complete. Nivel superior de la jerarqua empresarial. La organizacin se divide en unidades de negocio. Solo puede haber una organizacin por implementacin. Palabra asociada con un artculo para identificar el artculo en una bsqueda.
Microsoft Dynamics CRM para Outlook Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexin nivel de servicio
nombre de entidad notas oferta operacin principal de la plataforma operador lgico
oportunidad
organizacin
palabra clave
A-8
Trmino parte participante
Definicin Usuario vinculado con una cita o una actividad de servicio. Usuario vinculado con una cita o una actividad de servicio. Un usuario puede ser el propietario, organizador, recuro necesario o recurso opcional para la cita o recurso. Solicitud confirmada de entrega de mercancas o servicios en funcin de trminos especficos. Un pedido es una oferta que ha sido aceptada por un cliente. Divisin de un ao fiscal que se refleja en los informes financieros. Los perodos contables comunes son das, semanas, meses, trimestres o aos. Modificacin o adicin de entidades, atributos, formularios y vistas en la aplicacin Microsoft Dynamics CRM tal como se distribuy. Marco de trabajo para crear un mensaje de correo electrnico, un contrato o un artculo. Las plantillas se usan para garantizar diseos y contenido coherentes en tipos de documentos similares. Plantilla para un contrato que contiene los atributos estndar de un contrato. Plantilla para mensajes de correo electrnico que contiene los atributos estndar de un mensaje de correo electrnico. Un proceso no diseado para ejecutarlo, sino que se usa como punto inicial para crear otros procesos. Dispositivo, bus, funcin o proceso en un nivel de una jerarqua. El elemento principal controla el comportamiento de los componentes que estn bajo l en la jerarqua. En Microsoft Dynamics CRM, la relacin entre las entidades controla la propagacin de acciones del elemento primario al secundario en la jerarqua. Derecho de un usuario de realizar una accin especfica en un tipo de entidad especfico o de realizar una tarea. Los administradores del sistema asignan privilegios a roles de seguridad. A continuacin, se asignan roles de seguridad a los usuarios. Los ejemplos de privilegios incluyen Actualizar cuenta y Publicar personalizaciones. Definicin para un flujo de trabajo automatizado compuesto de pasos, que incluye las acciones que el flujo de trabajo debe realizar en cada paso y las reglas que el flujo de trabajo debera usar para continuar al paso siguiente. Vea definicin de flujo de trabajo. Entidad que contiene informacin sobre los productos y sus precios. Elemento de lnea en una factura que contiene informacin de facturacin detallada. Asociacin entre una oportunidad y un producto.
pedido
perodo fiscal personalizacin plantilla
plantilla de contrato plantilla de correo electrnico plantilla de procesos principal
privilegio
proceso
proceso de flujo de trabajo producto producto de la factura producto de oportunidad
A-9
Trmino producto de pedido Programar programacin
Definicin Elemento de lnea de un pedido de venta. Verbo: cotejo de programaciones de recursos para buscar un perodo de tiempo disponible para una actividad de servicio. Nombre: lista de horas en que un recurso est disponible para trabajar. Adems, lista de actividades de servicio para un perodo de tiempo especfico. Descripcin del estado de un registro o actividad. Por ejemplo, si un caso tiene el estado Activo, la razn para el estado podra ser Bajo investigacin o Esperando detalles. Usuario que realiza un servicio, o el equipamiento o las instalaciones necesarios para un servicio. Instancia de una entidad en una base de datos. El proceso de publicar un flujo de trabajo. La publicacin de un flujo de trabajo crea una activacin de flujo de trabajo. Conjunto de criterios que especifica el personal, el equipamiento, las instalaciones o los grupos de recursos necesarios para realizar un servicio, o cmo seleccionar estos recursos en funcin de parmetros como la cantidad y la capacidad. Coleccin de restricciones del servicio impuestas en un recurso. Relacin entre un cliente y un socio en la que ambos pueden ser una cuenta o un contacto. Tipo de rol de relacin que describe la relacin entre una cuenta o un contacto y una oportunidad. Rol de seguridad que se puede asignar a los usuarios en Microsoft Dynamics CRM. Un representante de servicio al cliente (CSR) proporciona servicio a los clientes de la organizacin o la unidad de negocio mediante la apertura y resolucin de casos, entre otras actividades. Actividad que incluye informacin como la descripcin de la resolucin, el estado de facturacin y la duracin del caso. Entidad que captura las respuestas de nuevos clientes potenciales o existentes para una campaa. Limitacin de cundo un recurso puede realizar un servicio especfico. Vea otro trmino: rol de seguridad. Definicin de un lado de una relacin comercial entre cuentas, oportunidades o contactos.
razn para el estado recurso registro de entidad registro de flujo de trabajo regla de seleccin
reglas de servicio relacin de cliente relacin de oportunidad representante de servicio al cliente
resolucin del caso respuesta de campaa restriccin de servicio rol rol de relacin
A-10
Trmino rol de seguridad
Definicin Conjunto definido de privilegios. El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que este puede realizar y qu partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. Tipo de trabajo que uno o varios recursos realizan para un cliente. Los servicios son actividades que se pueden programar. Funcionalidad para asegurarse de que los clientes de una empresa, ya sean personas u otras empresas, pueden mantenerse en comunicacin con esa empresa para garantizar que reciben los niveles de servicio necesarios antes, durante y despus de comprar los productos o servicios de la empresa. Unidad de lgica de la aplicacin que proporciona datos y servicios a otras aplicaciones que se pueden invocar mediante protocolos de transporte de Internet estndar como Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP), Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) o Protocolo de transferencia de archivos (FTP). Los servicios web pueden realizar funciones que van desde solicitudes simples a procesos de negocio complicados. Ubicacin del negocio a la que estn asignados los recursos. Las ubicaciones se usan para garantizar que todos los recursos necesarios para un servicio se encuentren en el mismo lugar fsico. Capacidad de un subproceso de ejecutarse en el contexto de seguridad de una entidad de seguridad diferente a la entidad de seguridad que inici el proceso. De esta forma normalmente un proceso puede obtener acceso a los recursos en nombre de un usuario. Actividad genrica que representa trabajo que se debe hacer. Se puede realizar el seguimiento de una tarea en el sistema de principio a fin. Unidad de medida. Empresa, divisin o departamento que se encuentra en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Unidad de negocio situada inmediatamente debajo de otra en la jerarqua empresarial de una organizacin. Compilacin de las diferentes medidas en las que est disponible un producto. Una unidad de venta contiene la unidad base en la que un producto est disponible, por ejemplo, un envase de dos litros. Despus se indican todos los incrementos distintos en los que se empaqueta esta unidad para su venta, como botellas de dos litros individuales o cajas de seis botellas de dos litros, as como la medida de la unidad principal. Relacin jerrquica que se crea o visualiza desde la entidad principal. Muchas instancias de la entidad relacionada pueden hacer referencia a cualquier instancia de la entidad principal.
servicio servicio al cliente
servicio web
sitio
suplantacin
tarea unidad unidad de negocio unidad de negocio secundaria unidad de venta
uno a varios
A-11
Trmino usuario varios a uno
Definicin Una persona que tiene acceso al sistema de Microsoft Dynamics CRM y que posee registros en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Relacin jerrquica creada o visualizada desde la entidad relacionada. Muchas instancias de la entidad relacionada pueden hacer referencia a una sola instancia de la entidad principal. Relacin que permite que los usuarios relacionen una o ms instancias de entidad desde otra entidad con una instancia de la entidad actual. Una relacin de varios a varios puede ser de autorreferencia. Esto significa que una o ms instancias de entidad diferentes de la entidad actual se pueden relacionar con una instancia de la misma entidad. Filtro aplicado a una lista de registros. Los usuarios pueden elegir distintas vistas que contienen todos los registros o actividades de un tipo determinado o que forman un subconjunto de dicho tipo. Vista de datos en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM utilizada para informes y archivos dinmicos exportados de Microsoft Office Excel. Cuando los usuarios ven un informe o archivo que usa una vista filtrada, solo pueden ver los datos que tienen permiso para ver. Entidad que representa regiones de ventas.
varios a varios
vista
vista filtrada
zona de ventas
A-12

Introducción A Microsoft Dynamics CRM 2011 - Curso 80507

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Introducción A Microsoft Dynamics CRM 2011 - Curso 80507

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

CURSO: 80507

INTRODUCCIN A MICROSOFT DYNAMICS CRM 2011

Tabla de contenido Introduccin 0-1

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

Captulo 2: Trabajar con la aplicacin

Captulo 4: Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook

Tabla de contenido Captulo 5: Bsquedas e informes 5-1

Apndice A: glosario de trminos

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

Material del curso de Microsoft Dynamics

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

Contenido del material del curso de Microsoft Dynamics

Ejercicios de nivel avanzado

Ejercicios de nivel intermedio

Ejercicios de nivel bsico

Interaccin rpida: Conceptos aprendidos

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

Objetivos del alumno

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

CAPTULO 1: CONCEPTOS DE MICROSOFT DYNAMICS CRM

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

Funcionalidad de Microsoft Dynamics CRM

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

ILUSTRACIN 1.1 PROCESO DE ADMINISTRACIN DE VENTAS

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

ILUSTRACIN 1.2 CICLO DE VIDA DE MARKETING

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

Clientes de Microsoft Dynamics CRM

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

Registros de Microsoft Dynamics CRM

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

ILUSTRACIN 1.3 FORMULARIO PARA UN CONTACTO

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

ILUSTRACIN 1.4 CONTACTOS RELACIONADOS PARA UNA CUENTA

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

ILUSTRACIN 1.5 EL PANEL DE INTRODUCCIN

Ocultar el panel de introduccin

ILUSTRACIN 1.6 PANEL DE INTRODUCCIN CONTRADO

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

Navegacin por rea funcional

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

ILUSTRACIN 1.7 NAVEGACIN EN EL CLIENTE WEB

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

Exploracin de registros del formulario

ILUSTRACIN 1.8 EXPLORACIN DE REGISTROS DEL FORMULARIO

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

Autorresolucin en los campos de bsqueda

ILUSTRACIN 1.9 VARIAS COINCIDENCIAS EN EL CAMPO DE BSQUEDA

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

ILUSTRACIN 1.10 NINGUNA COINCIDENCIA EN EL CAMPO DE BSQUEDA

Elementos visitados recientemente

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

ILUSTRACIN 1.11 PGINAS Y VISTAS VISITADAS RECIENTEMENTE

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011

ILUSTRACIN 1.12 MEN CONTEXTUAL PARA CUENTAS

Captulo 1: Conceptos de Microsoft Dynamics CRM

ILUSTRACIN 1.13 PANEL DE LECTURA EN OUTLOOK

Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2011