Workshop Excel

Felipe Pusanovsky de Barros

rezado aluno, bem vindo a esse workshop. Procurei dar nfase preparao de grficos no Excel, pois uma das principais alteraes em relao s verses at o Office 2003. Mas tambm proponho a realizao de oficinas com a criao de planilhas com outras funes. Para auxiliar e agilizar seu aprendizado, alm dessa apostila, tambm disponibilizo as planilhas utilizadas no Workshop Excel. Espero que o seu tempo aqui seja muito bem aproveitado! Sumrio Introduo..................................................................................................................................................... 1 Seleo de clulas.......................................................................................................................................... 1 Entrada de textos e nmeros ......................................................................................................................... 2 Salvando Arquivos ......................................................................................................................................... 2 Funes ......................................................................................................................................................... 2 Operadores ................................................................................................................................................... 2 Formatao de clulas ................................................................................................................................... 4 Estilos ............................................................................................................................................................ 6 Auto Preenchimento das Clulas ................................................................................................................... 7 Insero de linhas e colunas .......................................................................................................................... 8 Congelar Painis ............................................................................................................................................ 8 Trabalhando com Referncias........................................................................................................................ 8 Mais algumas funes ................................................................................................................................. 10 Mximo ................................................................................................................................................... 10 MIN ......................................................................................................................................................... 11 Mdia ...................................................................................................................................................... 11 Funo SE ................................................................................................................................................ 12 Funo CONT.SE ...................................................................................................................................... 13 Insero de Objetos ..................................................................................................................................... 14 Grficos ................................................................................................................................................... 14 Classificao ................................................................................................................................................ 15 Auto Filtro ................................................................................................................................................... 16 Subtotais ..................................................................................................................................................... 18 Impresso.................................................................................................................................................... 18 Oficinas propostas ....................................................................................................................................... 19 Grficos de barras e de Pizza: .................................................................................................................. 19 Combinando dois grficos em um ............................................................................................................ 20 Grfico de Gantt ...................................................................................................................................... 20 Grfico Radar........................................................................................................................................... 21 Prevendo o futuro (Linha de Tendncia e Formatao condicional em escala de cores na clula)............. 21 Humormetro (usando funo SE e Formatao Condicional) .................................................................. 21 Como separar palavras em clulas diferentes .......................................................................................... 21 Reprovado por faltas? E por mdia? (aplicao das funes Mdia e SE) ................................................. 22 Transformar linhas em colunas e vice-versa ............................................................................................. 22 Bookmarks & Bibliografia ............................................................................................................................ 22

Introduo
Planilhas eletrnicas so programas nos quais podemos colocar dados ou valores em forma de tabela e aproveitar a capacidade de clculo do computador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lpis e papel. A tela do computador se transforma numa folha onde podemos observar uma srie de linhas (nmeros) e colunas (letras). A cada encontro de uma linha com uma coluna temos uma clula onde podemos armazenar um texto, um valor ou frmulas para os clculos. Um nico arquivo do Excel pode armazenar mais de uma planilha. Inicialmente o Excel possui trs planilhas, e ao final da Plan3 temos o cone de inserir planilha que cria uma nova planilha.

Clicando com o boto direito do mouse em uma planilha existente possvel inserir uma nova planilha, excluir uma planilha existente, renomear uma planilha, mover ou copiar essa planilha.

Seleo de clulas
Para selecionar uma clula ou torn-la ativa, basta movimentar o seletor de clula para a posio desejada. A movimentao poder ser feita atravs do mouse ou teclado. Para selecionar uma clula Se voc precisar selecionar mais de com o mouse, basta dar um clique uma clula, basta manter pressionado em cima dela. A clula na qual o mouse e arrastar selecionando as voc clicou mostrada na barra clulas em sequncia. de frmulas. Se precisar selecionar clulas alternadamente, clique sobre a primeira clula a ser selecionada, pressione CTRL e v clicando nas que voc quer selecionar.

Para selecionar uma coluna inteira, clique sobre a letra da coluna. De forma anloga, para selecionar uma linha inteira, clique sobre o nmero da linha.

Entrada de textos e nmeros

Na rea de trabalho do Excel podem ser digitados caracteres, nmeros e frmulas. Ao finalizar a digitao de seus dados, aperte a tecla ENTER. Caso queira alterar o contedo de uma clula sem precisar redigitar tudo novamente, clique sobre ela, pressione F2, faa sua alterao e pressione ENTER. Um duplo clique na clula tambm funciona.

Salvando Arquivos
Para salvar uma planilha, clique na guia Arquivo e clique em Salvar. O formato padro das planilhas do Excel 2010 o xlsx. Se precisar salvar em xls para manter compatibilidade com as verses anteriores, preciso em Tipo definir como Pasta de Trabalho do Excel 97 2003.

Funes
A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a montagem de frmulas que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para os clculos matemticos, financeiros e estatsticos, entre outros. Por exemplo: a funo =SOMA(A1:A5) o mesmo que =(A1+A2+A3+A4+A5), s que com a funo o processo passa a ser mais fcil. Conforme o exemplo, pode-se observar que necessrio sempre iniciar um clculo com sinal de igual (=) e usa-se nos clculos a referncia de clulas (A1,A2 etc) e no somente valores. A quantidade de argumentos empregados em uma funo depende do tipo de funo a ser utilizada. Os argumentos podem ser nmeros, textos, valores lgicos, referncias, etc.

Operadores
Operadores so smbolos matemticos que permitem fazer clculos e comparaes entre as clulas. Os operadores so: Sinais de operaes Funo Somar Subtrair Multiplicar Dividir Porcentagem Igualdade Sinais para condio Sinal Funo > Maior que < Menor que <> Diferente >= Maior e igual a <= Menor e igual a & Concatenar

Sinal + * / % =

Abra a planilha Workshop_Excel_2010 e salve no seu diretrio W:

Observe que o contedo de algumas clulas maior que a sua largura. Se precisar alterar a largura de uma coluna, posicione o mouse entre as colunas. O mouse fica com o formato de uma flecha de duas pontas, voc pode arrastar para definir a nova largura, ou dar um duplo clique para a largura da coluna acerte-se com o contedo. Basta um duplo clique aqui para ajustar a largura da coluna

O objetivo inicial desta planilha calcular o valor total de cada produto (quantidade multiplicado por valor unitrio) e depois o total de todos os produtos.

Clique na clula D4 Digite o sinal de igual (=) digite a frmula A4*C4 Aperte Enter

Para calcular o V.Total do Teclado necessrio fazer o clculo da segunda linha A5*C5 e assim sucessivamente. Observe que a coluna representada pela letra no muda, muda-se somente o nmero que representa a linha. Quando temos uma sequncia de clculos, o Excel permite que se faa um nico clculo. Posicione o cursor do mouse no canto inferior direito da clula. O cursor se transforma em uma cruz. Ao pressionar o mouse e arrastar ele copia a frmula, poupando tempo.

Para calcular o total a funo a ser utilizada a SOMA. Sua estrutura =SOMA(CelIni:Celfim), ou seja, iniciase com o sinal de igual (=), escreve-se o nome da funo, abre-se parntese, clica-se na clula inicial da soma e arrasta-se at a ltima clula a ser somada ( este intervalo representado pelo sinal de dois pontos (:) )e fecha-se o parntese. Embora voc possa fazer essa operao manualmente na clula, o Excel possui um assistente de funo que facilita a utilizao de algumas funes. Na guia Pgina Inicial do Excel, dentro do grupo Edio, existe o boto de funo.

A primeira funo justamente Soma, ento clique na clula e clique no boto de funo.

Observe que o Excel acrescenta a soma e o intervalo de clulas. Pressione ENTER e voc ter seu clculo.

Formatao de clulas
A formatao de clulas muito semelhante formatao de fonte no Word. Selecione a(s) clula(s) e aplique o formato desejado (Ex.: Cor da fonte, estilo de moeda etc.). As opes de formatao de clula esto na guia Pgina Inicial.

Clique aqui para mais opes de formatao

A guia Nmero permite que se formatem os nmeros das clulas. Cada categoria possui exemplos de utilizao e personalizaes como, na categoria Moeda em que possvel definir o smbolo e o nmero de casas decimais.

A guia Alinhamento permite definir o alinhamento do contedo da clula na horizontal e vertical, alm do controle do texto.

A guia Bordas permite adicionar bordas a sua planilha, facilitando a identificao de suas clulas.

A guia Preenchimento permite adicionar cores de preenchimento s suas clulas.

Vamos formatar nossa planilha. Inicialmente selecione todas as clulas de valores em moeda. Voc pode utilizar a janela de formatao como vimos antes, como pode tambm no grupo Nmero, clicar sobre o boto moeda.

OBS.: Nunca digite R$. Sempre utilize a formatao de moeda.

Vamos colocar tambm a linha com o cabealho em negrito e centralizado. O ttulo Relao de Produtos ficar melhor visualmente se estiver centralizado na largura da planilha. Selecione desde a clula A1 at a clula D1, depois clique no boto Mesclar e Centralizar e aumente um pouco o tamanho da fonte.

Para finalizar selecione toda a sua planilha e no boto Bordas, selecione uma borda externa. Dica: Para aplicar borda externa automaticamente a seleo, use as teclas de atalho: CTRL + SHIFT + &

Estilos
Esta opo utilizada para aplicar automaticamente um formato pr-definido a uma planilha selecionada. O boto Estilos de Clula permite que se utilize um estilo de cor para sua planilha.

Selecione os dados na planilha e clique sobre o estilo nfase5

A opo Formatar como Tabela permite tambm aplicar uma formatao a sua planilha, porm o Excel j comea a trabalhar com Dados.

O Excel acrescenta uma coluna superior com indicaes de colunas e abre uma nova guia chamada Design. Nessa guia, voc pode usar o comando Converter em Intervalo, se quiser apenas utilizar a formatao da tabela.

Auto Preenchimento das Clulas

J vimos que possvel copiar uma frmula. Podemos usar este recurso em outras situaes. Se tiver um texto comum ou um nmero nico, e aplicar este recurso, ele copia sem alterar o que ser copiado. Esta mesma sequncia pode ser aplicada a dias da semana, horas, etc.

Digite na clula A1 o nmero 1 e na clula A2 o nmero 2. Selecione ambos e arraste. O Excel copia uma sequncia. Se colocar na clula A1 o nmero 1 e na clula A2 o nmero 3, o Excel entende que agora a sequncia de dois em dois.

Insero de linhas e colunas

Adicionar ou remover linhas e colunas no Excel simples. Para adicionar, basta clicar com o boto direito do mouse em uma linha e depois clicar em Inserir. A linha ser adicionada acima da selecionada, no caso da coluna, ser adicionada a esquerda. Para excluir uma linha ou uma coluna, basta clicar com o boto direito na linha ou coluna e clicar em Excluir. Este processo pode ser feito tambm pelo grupo Clulas que est na guia Pgina Inicial.

Congelar Painis
Algumas planilhas quando muito longas necessitam que sejam mantidos visveis seus cabealho e primeiras linhas, evitando-se assim a digitao de valores em locais errados. Esse recurso chama-se congelar painis e est disponvel na guia Exibio. No grupo Janela temos o boto Congelar Painis. Clique na opo Congelar Linha Superior. Agora, mesmo que voc role a tela a primeira linha ficar esttica.

Trabalhando com Referncias

Percebemos que ao copiar uma frmula, automaticamente so alteradas as referncias, isso ocorreu porque trabalhamos at o momento com valores relativos. Vamos adicionar em nossa planilha mais uma coluna para calcular qual a porcentagem que cada produto representa do valor total. Para esse clculo, nossa frmula, digitada em E4, =D4/D9.

Agora basta aplicar a formatao de porcentagem e acrescentar duas casas decimais.

Se utilizarmos o conceito aprendido de copiar a clula E4 para resolver os demais clculos, na clula E5 a frmula ficar =D5/D10. Mas, se observarmos, o correto seria ficar =D5/D9, pois a clula D9 a clula com o valor total, ou seja, esta a clula comum a todos os clculos a serem feitos, com isso no posso copiar a frmula, pelo menos no como est. A clula D9 ento um valor absoluto: ela no deve ser alterada na nossa frmula. A soluo travar a clula dentro da frmula. Para isso usamos o smbolo do cifro ($), na clula que fizemos o clculo. Clique sobre E4 e depois clique na barra de frmulas sobre a referncia da clula D9. Pressione em seu teclado a tecla F4. Ser ento adicionado o smbolo de cifro antes da letra D e antes do nmero 9. $D$9.

Pressione ENTER e agora voc poder copiar a sua clula.

Mais algumas funes

Vamos inicialmente montar a seguinte planilha

Em nosso controle de atletas, vamos atravs de algumas funes, extrair informaes da planilha. O Excel possui muitas funes, voc pode conhecer mais sobre elas atravs do assistente de funo. Clique sobre o boto Inserir Funo, localizado a esquerda da Barra de Frmulas. .

Abre-se a tela de Inserir Funo. Ao escolher uma categoria, na caixa central sero mostradas todas as funes relativas a essa categoria. Vamos selecionar a categoria Estatstica, e dentro do conjunto de funes desta categoria, a funo Mximo

Mximo
Mostra o MAIOR valor de uma seleo de clulas. Vamos utilizar essa funo para saber qual a maior idade, o maior peso e a maior altura. Clique na clula E15 e monte a seguinte funo =MAXIMO(E4:E13). Com essa funo estamos buscando no intervalo das clulas E4 E13 qual valor mximo encontrado. Repita o processo para os valores mximos do peso e da altura.

MIN
Vamos utilizar essa funo em nossa planilha para saber os valores mnimos nas caractersticas de nossos atletas. Clique na clula E16 e monte a seguinte funo =MIN(E4:E13). Com essa funo estamos buscando no intervalo das clulas E4 E13 qual valor mnimo encontrado. Para calcular os valores mnimos para o peso e a altura o processo o mesmo.

Mdia
Calcula a mdia aritmtica de uma seleo de valores. Vamos utilizar essa funo para saber os valores mdios nas caractersticas de nossos atletas. Clique na clula E17 e monte a funo =MEDIA(E4:E13). Com essa funo estamos buscando no intervalo das clulas E4 E13 qual valor mdio encontrado. Para o peso e a altura basta apenas repetir o processo.

Funo SE
Esta funo permite avaliar uma clula ou um clculo e retornar um valor verdadeiro ou um valor falso. Sua sintaxe =SE(TESTELGICO;VALOR VERDADEIRO;VALOR FALSO). Vamos acrescentar em nossa planilha de controle de atletas uma coluna chamada Categoria.

Vamos atribuir inicialmente que atletas com idade menor que 18 anos sero da categoria Juvenil e acima disso, da categoria Profissional. Convertendo isso para a funo e baseando-se que a idade do primeiro atleta est na clula E4 funo ficar =SE(E4<18;Juvenil;Profissional)

Vamos incrementar um pouco mais nossa planilha criando uma tabela em separado com a seguinte definio: at 18 anos ser Juvenil, de 18 anos at 30 anos ser considerado Profissional e acima dos 30 anos ser considerado Master. Nossa planilha ficar da seguinte forma.

Temos agora na coluna J a referncia de idade, e na coluna K a categoria. Agora precisamos verificar a idade de acordo com o valor na coluna J e retornar com valores verdadeiros e falsos o contedo da coluna K. A funo ento ficar da seguinte forma: = SE( E4< $ J $ 4; $K $ 4;S E(E4< $ J $ 5; $K $ 5; $ K$ 6 ))

Arrastando a frmula, temos:

Funo CONT.SE
Vamos utilizar a funo CONT.SE para buscar em nossa planilha quantos atletas temos em cada categoria. =CONT.SE($H$4:$H$13;K4)

A funo ficou da seguinte forma =CONT.SE($H$4:$H$13;K4) onde se faz a contagem no intervalo de H4:H13 do nmero de atletas na clula K4 onde est a categoria juvenil de atletas. Para as demais categorias basta arrastar a frmula. O Excel altera automaticamente a clula da categoria que est sendo buscada.

Insero de Objetos
Podemos inserir Imagens, clip-arts, formas, SmartArt, caixas de texto, WordArt, objetos, smbolos, etc. As opes de insero de objetos esto na guia Inserir.

Grficos
A utilizao de um grfico em uma planilha, alm de deix-la com uma aparncia melhor, facilita a anlise de resultados. As opes de grficos, esto no grupo Grficos, na guia Inserir.

importante decidir quais dados sero exibidos no grfico. Vamos utilizar a planilha Atletas para criar um grfico que mostre a relao entre atletas x peso. Selecione a coluna com o nome dos atletas, pressione CTRL e selecione os valores do peso.

Ao clicar em um dos modelos de grfico no grupo Grficos voc poder selecionar um tipo de grfico disponvel. No exemplo vamos utilizar o estilo de grfico de colunas.

Escolha no subgrupo coluna 2D, a primeira opo e o grfico ser criado.

Para mover o grfico para qualquer parte de sua planilha basta clicar em uma rea em branco do grfico, manter o mouse pressionado e arrastar para outra parte.

Na parte superior do Excel mostrada a guia Design (Acima dela Ferramentas de Grfico).

Se voc quiser mudar o estilo de seu grfico, voc pode clicar no boto Alterar Tipo de Grfico.

Ainda em Layout do Grfico podemos modificar a distribuio dos elementos do Grfico.

Podemos tambm modificar o estilo de nosso grfico atravs do grupo Estilos de Grfico

Classificao
Vamos agora trabalhar com o gerenciamento de dados no Excel. Vamos utilizar para isso a planilha de Atletas. Classificar uma lista de dados muito fcil, e este recurso pode ser obtido pelo boto Classificar e Filtrar na guia Pgina Inicial, ou pelo grupo Classificar e Filtrar na guia Dados.

Vamos ento selecionar os dados de nossa planilha que sero classificados.

Clique no boto Classificar.

Voc precisa definir quais sero os critrios de sua classificao. Onde diz Classificar por clique e escolha nome, depois clique no boto Adicionar Nvel e coloque Modalidade.

Antes de clicar em OK, verifique se est marcada a opo Meus dados contm cabealho (pois selecionamos a linha de ttulos em nossa planilha) e clique em OK.

Voc pode mudar a ordem de classificao sempre que for necessrio. Basta clicar no boto de Classificar.

Auto Filtro
Este um recurso que permite listar somente os dados que voc precisa visualizar no momento em sua planilha. Com seus dados selecionados, clique no boto Filtro e observe que ser adicionada uma seta junto a cada clula do cabealho da planilha.

Caso precise da relao de atletas do sexo feminino, basta clicar na seta do cabealho Sexo e marcar somente Feminino. Os demais dados da planilha ficaro ocultos.

Para refinar mais a minha filtragem, caso precise saber dentro do sexo feminino quantos atletas esto na categoria Profissional, aplico um novo filtro na coluna Categoria.

Observe que as colunas que esto com filtro possuem um cone em forma de funil no lugar da seta Para remover os filtros, basta clicar nos cabealhos com filtro e escolher a opo (Selecionar Tudo). Voc tambm pode personalizar seus filtros atravs da opo Filtros de Texto e Filtro de nmero.

Subtotais
Podemos agrupar nossos dados atravs de seus valores. Vamos inicialmente classificar nossa planilha pelo sexo dos atletas e em seguida pelo Nome. Depois clique no boto Subtotal. Em A cada alterao em: selecione Sexo e em Adicionar subtotal a deixe marcado apenas Idade. Clique em OK.

Observe na esquerda que so mostrados os nveis de visualizao dos subtotais e que ele faz um total a cada sequncia do sexo dos atletas. Para remover os subtotais, basta clicar no boto Subtotal e na janela que aparece clique em Remover Todos.

Impresso
Clique na guia Arquivo, depois em Imprimir e escolha Visualizar Impresso. Ao invs da Orientao Retrato, selecione a Orientao Paisagem e clique em OK.

Oficinas propostas
Ao concluir, voc pode guardar o arquivo com os exemplos, para consultas futuras, ok?

Grficos de barras e de Pizza:

Vamos reproduzir os grficos abaixo no Excel. Um em cada planilha.

Combinando dois grficos em um Melhor ou pior do que seus pais na aposentadoria?

80 60 40 20 0 -20 -40 -60 -80
62 Mdia Global 11 -4 -22 -20 -20 -37 -56 Mexico Arabia Brazil Argentina Singapura Hong Kong Malasya Poland Frana Korea Canada Taiwan Chiana 16 17 23 29 31 33 34 42 69

* Fonte: O Futuro da Aposentadoria - O poder do planejamento | Relatrio Brasil

Grfico de Gantt

Incio Reunio de planejamento Seleo da organizadora Escolha do buffet Elaborao da pesquisa Seleo dos palestrantes Aprovao do oramento Convites - redao Convites - impresso Convites - envio Confirmao Preparo do material Impresso do material Recursos audiovisuais Preparo do local Evento Tabulao da pesquisa 03/01/07 03/01/07 08/01/07 05/01/07 10/01/07 18/01/07 19/01/07 27/01/07 05/02/07 12/02/07 20/01/07 16/02/07 17/02/07 23/02/07 25/02/07 01/03/07

Durao (dias) 2 12 9 20 9 2 7 8 2 3 26 6 5 2 3 2

Selecionar toda a planilha (de A1 at C17); Para saber os valores inicial e final, limpe os formatos da 1 e ltima data; A srie Incio, no grfico, deve ficar sem preenchimento (sem cor); Para descer o eixo horizontal, marque O eixo horizontal cruza em: Na categoria mxima

India

UK

US

UAE

Grfico Radar
Digite a planilha abaixo:

INDICADORES
Infraestrutura Engenharia Administrao Moda 8,0 7,5 9,5 Plano Pedaggico 5,0 9,0 5,6 Corpo docente 8,7 6,3 8,4 Secretaria 7,5 3,4 4,2 Comunicao 6,0 4,0 9,0

Prevendo o futuro (Linha de Tendncia e Formatao condicional em escala de cores na clula)

Variao em Volume do PIB per capita 1,9 2,7 4,9 4,1 -1,6 6,5

Perodo 2005 2006 2007 2008 2009 2010

* Fonte http://seriesestatisticas.ibge.gov.br/series.aspx?vcodigo=ST81&t=variacao-em-volume-do-produto-interno-bruto-per-capita

Humormetro (usando funo SE e Formatao Condicional)

Aluno Grau 1 Grau 2 Mdia Situao

Wingdings L= K = J = = SE(E3<5;"L";SE(E3>7;"J";"K"))

Joo Rui Ana Maria

5,0 9,0 4,0 2,0

8,0 8,0 2,0 8,0

6,5 8,5 3,0 5,0

Como separar palavras em clulas diferentes

Ana Lcia Z das Couves Chico Bento

Selecionar ->Dados -> Texto em colunas -> Delimitado -> Espao

Ana Lcia Z das Couves Chico Bento

Reprovado por faltas? E por mdia? (aplicao das funes Mdia e SE)
Aluno: Z das Couves Disciplinas Geografia Matemtica Portugus Histria Bimestre 1 5,5 8,0 4,0 9,0 Bimestre Total de Mdia Faltas 2 aulas 7,0 7,0 3,0 10,0 6,3 7,5 3,5 9,5 10 25 16 12 5 5 2 3 Reprovado por faltas? no sim sim no Situao Aprovado Reprovado Reprovado Aprovado

=SE(25%*E4>F4;"sim";"no")

=SE(E(D3>=6;G3="no");"Aprovado";"Reprovado")

Transformar linhas em colunas e vice-versa

A B C D A B C d

Selecionar -> Copiar -> Clicar com boto direito -> Colar Especial -> Transpor

* A rea de colagem deve estar fora da rea de cpia

Bookmarks & Bibliografia

Qual tipo de grfico representa melhor os seus dados no Excel. Disponvel em: http://www.tecmundo.com.br/1745-saiba-qual-tipo-de-grafico-representa-melhor-os-seus-dados-no-excel2007.htm#ixzz1Pw3FNgTJ Apostila de Excel. Disponvel em: http://www.apostilando.com/download.php?cod=3248&categoria=Excel Dicas de Excel. Disponvel em: http://dicasdeexcel.web160.f1.k8.com.br/?cat=4 Treinamento Excel. Disponvel em: http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/CH010369467.aspx Conversor on-line de PDF para Excel. Disponvel em: http://www.pdftoexcelonline.com