ESTADOS FINANCIEROS PRO-FORMA

Los estados pro-forma son estados financieros proyectados. Normalmente, los datos se pronostican con un ao de anticipacin. Los estados de ingresos pro-forma de la empresa muestran los ingresos y egresos esperados para el ao siguiente, en tanto que el balance pro-forma muestra la posicin financiera esperada; es decir, activos, pasivos y capital contable al finalizar el perodo pronosticado. Los estados pro-forma son tiles no slo en el proceso interno de planeacin financiera, sino que, normalmente, lo requieren las partes interesadas, tales como los prestamistas actuales y futuros. Ponen a disposicin de las partes un estimado del estado financiero de la empresa para el ao siguiente. Su rendimiento real puede evaluarse con respecto a estos estimados para determinar su exactitud y hacer los ajustes necesarios ocasionados por discrepancias. Los estados proforma difieren del presupuesto de caja en que presentan estimados no slo de requerimientos futuros de caja, sino tambin acerca de todos los renglones del activo, del pasivo, del capital contable y del estado de ingresos. Este trabajo tiene cinco secciones principales. La primera seccin presenta un resumen del proceso total de los presupuestos y relaciona los diversos insumos del presupuesto con los estados pro-forma. La segunda seccin describe los pasos requeridos para desarrollar los presupuestos principales, utilizando un ejemplo sencillo de dos modelos con dos materias primas. Se describe el desarrollo del pronstico de ventas, el plan de produccin, el plan de utilizacin de materias primas, compra de materias primas, requerimientos de mano de obra directa, gastos de fbrica, gastos de operacin y el plan de inversin de capital. La tercera seccin ilustra la forma en que se prepara el estado de ingresos pro-forma. La cuarta seccin describe la manera de desarrollar el balance pro-forma y la seccin final se dedica a los enfoques ms abreviados que se utilizan generalmente en la preparacin de estados de ingresos y balances pro-forma.

1.

Insumos presupuestarios para la preparacin de estados financieros pro-forma.

Para preparar adecuadamente el estado de ingresos y el balance general pro-forma deben desarrollarse determinados presupuestos preliminares. La serie de presupuestos comienza con los pronsticos de ventas de la empresa y termina con el presupuesto de caja. El proceso total del presupuesto, a partir de los pronsticos iniciales de ventas hasta el desarrollo del estado de ingresos y balance pro-forma, se ilustra en el diagrama de la pgina siguiente. Usando el pronstico de ventas como insumo bsico, se desarrolla un plan de produccin que tenga en cuenta la cantidad de tiempo necesario para producir un artculo de la materia prima hasta el producto terminado. Los tipos y cantidades de materias primas que se requieran durante el perodo pronosticado pueden calcularse con base en el plan de produccin. Sobre la base de estos estimados de uso de materiales puede prepararse un programa de compra de materias primas, con fechas y cantidades. Asimismo, sobre la base del plan de produccin se puede estimar la cantidad de mano de obra directa requerida, en

unidades de trabajo por hora o en moneda corriente. Los gastos generales de fbrica tambin pueden calcularse. Finalmente, los gastos operativos de la empresa especficamente sus gastos de ventas y administrativos- pueden calcularse tomando en cuenta el nivel de operaciones necesarias para sostener las ventas pronosticadas. Una vez que se haya desarrollado esta serie de planes, puede establecerse el presupuesto de caja de la empresa sobre base mensual o trimestral de entradas y salidas de efectivo. El estado de ingresos pro-forma de la empresa tambin puede desarrollarse en este punto del anlisis. Con el estado de ingresos pro-forma, el presupuesto de caja, el plan de inversin de capital y el balance para el perodo actual como insumos bsicos, puede establecerse el balance pro-forma de la empresa. El estado pro-forma de ingresos se necesita para encontrar los cambios proyectados en supervit, depreciacin e impuestos. Los datos acerca del saldo de caja, documentos por pagar, deudas a largo plazo, nivel de cuentas por cobrar y nivel de cuentas por pagar pueden obtenerse del presupuesto de caja. El plan de inversin de capital ofrece informacin respecto a los cambios previstos en los activos fijos de la empresa. El balance del perodo anterior es necesario para fijar los valores iniciales contra los cuales pueden calcularse los cambios en las diferentes cuentas del balance tales como activos fijos, acciones comunes y supervit. Los valores del inventario inicial, cuentas por cobrar iniciales, caja inicial y pasivos iniciales se derivan tambin del balance para el perodo ms reciente. A menudo es provechoso comparar el balance pro-forma con el balance actual para verificar la racionalidad del planteamiento de los pronsticos, pues pueden existir discrepancias notorias que sea posible ajustar por medio de un anlisis adicional.

2.

Desarrollo de los presupuestos preliminares: Un caso sencillo.

El proceso de preparacin de los estados pro-forma puede ilustrarse usando un ejemplo simplificado. 2.1. Desarrollo de la informacin bsica.

La Compaa Manufacturera de Artefactos produce y vende un modelo bsico, artefactos. Tiene dos modelos de artefactos, modelo X y modelo Y. Aunque cada modelo se produce con el mismo proceso, cada uno requiere cantidades diferentes de materia prima y mano de obra. Datos de ventas. El precio de venta de cada modelo es diferente. Los precios prevalecientes en el mercado, ventas en unidades e ingresos por ventas de cada uno de los modelos se ilustran en la Tabla 1. Como indica dicha tabla, las ventas totales de la empresa en 1997 fueron de $101000. Mano de obra y materiales. Los requerimientos de mano de obra y de materiales, junto con el costo por unidad, por cada modelo se ilustran en la Tabla 2. Tal como se indica en la tabla, cada modelo del producto se hace con dos materias primas bsicas. El material A cuesta $2 por unidad y el B,$0,50. Los costos directos de mano de obra son de $3 por

hora. Utilizando estos valores puede calcularse nuevamente la Tabla 2 para que indique los requerimientos de mano de obra y materiales por unidad. Esto se hace en la Tabla 3.
TABLA 1. Datos de ventas de la Ca. Manufacturera de Artefactos MODELOS X Y Precio de venta $ 20 $ 27 Unidades vendidas 1 000 3 000 a Ingresos por ventas $ 20 000 $ 81 000 a (Precio de venta) x (Unidades vendidas)

TOTAL

$ 101 000

TABLA 2. Costos por unidad de mano de obra y material en 1997. MODELOS X Mano de obra directa $ 6,00 Costo de materias primas: A $ 2,00 B $ 1,00 Costo de materias primas por unidad $ 3,00

Y $ 7,50 $ 2,00 $ 1,50 $ 3,50

TABLA 3. Requerimientos de mano de obra y de materias primas. MODELOS X Y Mano de obra directa (Horas) 2,0 2,5 Costo de materias primas (unidades): A 1,0 1,0 B 1,0 3,0 Nota: Todas las cifras unitarias se encontraron dividiendo las lneas de la Tabla 2 entre el costo por unidad que es de $3,00 por hora de mano de obra, $2,00 por unidad de la materia prima A y $0,50 por unidad de la materia prima B.

Gastos indirectos de fabricacin. Los gastos generales de fabricacin de la empresa, que representan las erogaciones necesarias para sostener la produccin fueron por un total de $ 38 000. Estos costos se pormenorizan en la Tabla 4. Los costos indirectos de fabricacin normalmente se aplican a cada producto sobre la base del costo de la mano de obra por unidad, horas de mano de obra por unidad o por espacio utilizado. La Ca. Manufacturera de Artefactos distribuy sus gastos de fabricacin sobre la base de los costos de mano de obra directa. La Tabla 5 presenta una descomposicin de los costos totales de fbrica sobre la base de los costos unitarios. La distribucin de los gastos indirectos de fabricacin por unidad para cada uno de los modelos se ilustra en la Tabla 5 y se va a usar en la fase de planeacin de la produccin al establecer los estados pro-forma de la empresa. Agregando el costo de mano de obra y de material por unidad de la Tabla 2 a la distribucin de gastos indirectos de fabricacin por unidad, el costo total por unidad de los modelos X y Y es de $16,98 y $21,00, respectivamente.

TABLA 4. Descomposicin de los gastos indirectos de fabricacin. Mano de obra indirecta Suministros de fbrica Calefaccin, luz y energa Supervisin Mantenimiento Ingeniera Impuestos y seguros Depreciacin Total gastos indirectos de fabricacin

$ 6 000 5 200 2 000 8 000 3 500 5 500 2 800 5 000 $ 38 000

TABLA 5. Descomposicin de los gastos indirectos de fabricacin sobre la base de los costos de mano de obra directa. MODELOS X Y 1) Costo por unidad de mano de obra directa $ 6,00 $ 7,50 2) Produccin en unidades 1 000 3 000 3) Costo total de mano de obra por modelo $ 6 000 $ 22 500 4) Costo total de mano de obra para ambos modelos $ 28 500 5) Porcentaje del costo total de mano de obra por modelo 21 % 79 % 6) Distribucin de gastos indirectos de fabricacin $ 7 980 $ 30 020 7) Distribucin de gastos indirectos de fabricacin por unidad $ 7,98 $ 10,00 ORIGEN: Lnea 1, de la Tabla 2. Lnea 2, de la Tabla 1. Lnea 3, Lnea 1 x Lnea 2. Lnea 4, suma de los datos de la Lnea 3. Lnea 5, cada modelo de la Lnea 3 como porcentaje de la Lnea 4. Lnea 6, Lnea 5 x Total de gastos indirectos de fabricacin ($38000). Lnea 7, (Lnea 6)/(Lnea 2).

Gastos de operacin. Comprenden los gastos de ventas y de administracin del ao anterior. Se ilustran en la Tabla 6.
TABLA 6. Gastos de operacin 1997. Gastos de ventas: Sueldos de vendedores Fletes de entregas Publicidad Total gastos de ventas Gastos de administracin: Sueldos de la administracin Materiales de oficina Telfono Honorarios profesionales Total gastos de administracin TOTAL GASTOS DE OPERACIN

$ 3 000 800 1 200 $ 5 000 $ 3 100 700 300 900 $ 5 000 $ 10 000

Estado de ingresos. El estado de ingresos de la empresa por las operaciones de 1997 se ilustra en la Tabla 7. El anlisis de estos estados en los cuadros ya expuestos

indica las relaciones entre las diferentes lneas. El estado de ingresos de la Tabla 7 indica que la empresa pag $ 4000 de dividendos durante el ltimo perodo de operaciones.
TABLA 7. Estado de ingresos de la Ca. Manufacturera de Artefactos Al 31 de diciembre de 1997. VENTAS: Modelo X Modelo Y Total ventas Menos: Costo de ventas Mano de obra Material A Material B Gastos indirectos de fabricacin Total costo de ventas Utilidad bruta Menos: Gastos de operacin Utilidad de operacin Menos: Intereses Utilidad antes de impuestos Menos: Impuestos (0,22 x $10000) Utilidad despus de impuestos Menos: Dividendos para acciones comunes A supervit $ 20 000 81 000 $ 101 000 $ 28 500 8 000 5 500 38 000 $ 80 000 $ 21 000 10 000 $ 11 000 1 000 $ 10 000 2 200 $ 7 800 4 000 $ 3 800

El balance general. Se ilustra en la Tabla 8 y en la seccin siguiente se pormenorizan los inventarios de la empresa con respecto a las diferentes etapas de produccin de los dos modelos que se producen.
TABLA 8. Balance General de la Ca. Manufacturera de Artefactos Al 31 de diciembre de 1997. ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO Caja Bancos $ 6 000,00 Cuentas por pagar $ 12 000,00 Valores negociables 4 016,40 Impuestos por pagar 3 740,00 Cuentas por cobrar 13 000,00 Otros pasivos circulantes 6 260,00 Inventarios 15 983,60 Total pasivo circulante $ 22 000,00 Total activo corriente $ 39 000,00 Deuda de largo plazo 15 000,00 Activo fijo neto $ 51 000,00 Capital contable: TOTAL ACTIVOS $ 90 000,00 Acciones ordinarias $ 30 000,00 Supervit $ 23 000,00 Total pasivo y patrimonio $ 90 000,00

Descomposicin de los inventarios. Los inventarios que aparecen en el balance general de la empresa consisten slo de materias primas y de productos terminados. No queda ningn inventario de productos en proceso al finalizar el ao. La Tabla 9 presenta la descomposicin del inventario actual de la empresa sobre la base del modelo y del tipo de materia prima. Estas cifras sern tiles para establecer los estados proforma en la seccin siguiente.

TABLA 9. Descomposicin de los inventarios de la Ca. Manufacturera de Artefactos. UNIDADES VALOR Inventario de materias primas: Material A 600 $ 1 200,00 Material B 4 000 2 000,00 TOTAL $ 3 200,00 Inventario de productos terminados: Modelo X 320 $ 5 433,60 Modelo Y 350 7 350,00 TOTAL $ 12 783,60 INVENTARIO TOTAL $ 15 983,60

2.2.

Desarrollo de los planes necesarios.

Las secciones siguientes se dedican al desarrollo de los pronsticos y de los planes necesarios como insumos de los estados pro-forma.

El pronstico de ventas. Es el insumo principal para el desarrollo de los estados pro-forma. El pronstico de ventas por modelos para el ao siguiente en la Ca. Manufacturera de Artefactos se ilustra en la Tabla 10. Este pronstico se bas sobre datos tanto internos como externos. Indica que se espera que el precio de venta por unidad aumente a $ 25 para el modelo X y $ 35 para el modelo Y. Este aumento es necesario para cubrir los aumentos previstos en costos de mano de obra, gastos indirectos de fabricacin y gastos de venta y administracin.
TABLA 10. Pronstico de ventas de la Ca. Manufacturera de Artefactos. Ventas en unidades Modelo X Modelo Y Valor de ventas Modelo X ($25/unidad) Modelo Y ($35/unidad) TOTAL

1 500 2 800 $ 37 500 98 000 $ 135 000

El plan de produccin. Para calcular el nivel necesario de produccin de cada modelo, se prepar el programa de produccin para el ao que se ilustra en la Tabla 11. La meta de la empresa es mantener en su inventario de productos terminados un 8 % del total de ventas esperadas de cada modelo en el ao siguiente. Esto equivaldra a mantener en inventario aproximadamente lo que corresponde a un mes de ventas, pues 8 % x (12 meses) = 0,96 meses. Puede verse en la Tabla 11 que la empresa necesita producir 1300 unidades del modelo X y 2674 del modelo Y para cumplir con la demanda pronosticada de ventas y mantener al mismo tiempo en inventarios el nivel deseado de productos terminados.

TABLA 11. Programa de produccin por modelos (unidades) de la Ca. Manufacturera de Artefactos. MODELOS X Y Inventario final deseado de productos terminados 120 800 Agregar: Ventas pronosticadas 1 500 2 800 Necesidades totales 1 620 3 024 Menos: Inventario inicial de productos terminados 320 350 Produccin requerida 1 300 2 674

Utilizacin de materias primas. Tomando el plan de produccin como insumo, pueden calcularse los requerimientos de materias primas de la empresa. Multiplicar la cantidad de cada materia prima que se necesita para producir una unidad de cada modelo por el nmero de unidades de cada modelo requerido, da como resultado los requerimientos totales de materia prima. El nmero de unidades de cada materia prima necesaria para cada producto se ilustr en la Tabla 3 y la produccin requerida se calcul en el plan de produccin, Tabla 11. Los requerimientos de materias primas a la unidad ms cercana pueden calcularse como sigue:
Material A = 1(1300) + 1(2674) = 3974 unidades. Material B = 2(1300) + 3(2674) = 10622 unidades. La administracin de la empresa tambin quiere un inventario final de materias primas A y B de 500 y 3000 unidades respectivamente. Las compras totales de cada materia prima pueden calcularse por simple suma, como en la Tabla 12.

TABLA 12. Compras de materias primas (en unidades) para la Ca. Manufacturera de Artefactos. MATERIA PRIMA A B Inventario final deseado 500 3 000 Agregar: Utilizacin requerida 3 974 10 622 Requerimiento total 4 474 13 622 Menos: Inventario inicial de materias primas 600 4 000 Compras necesarias de materias primas 3 874 9 622

Las compras de la materia prima necesaria, calculada en la Tabla 12, pueden convertirse fcilmente a trminos monetarios, multiplicando los requerimientos unitarios de las materias primas A y B por los costos unitarios correspondientes ($2,00 y $0,50, respectivamente). Estos son los mismos costos unitarios que se utilizaron en 1997 y se supone que no va a cambiar el costo unitario de las materias primas A y B. Multiplicando las cantidades de cada materia prima que se va a comprar por los costos unitarios correspondientes, resulta el costo de compra de cada materia prima A y B. Al sumar estos dos costos se obtiene el total anual de compras de compras de materia prima en moneda corriente:
Costo de compra de material A = $2,00(3874) = $ 7 748,00 Costo de compra de material B = $0,50(9622) = 4 811,00 Total de compras de materias primas en 1998 = $12 559,00

Compras de materias primas. Tomando los requerimientos de compras de materias primas de la empresa puede prepararse una estimacin del programa de compras de materias primas, en el que se indique cundo y en qu cantidad debe comprarse cada materia prima. Como sta es una empresa relativamente estable, se espera que las compras de materia prima ocurran en perodos trimestrales. Esto significa que trimestralmente se incurre en una cuarta parte del costo de la compra de cada materia prima:
Compra trimestral del material A = $ 1 937,00 Compra trimestral del material B = 1 202,75 Compra trimestral de materiales = $ 3 139,75

En consecuencia, el costo de las compras totales trimestrales de materias primas sera de $ 3139,75. Mano de obra directa. En la Tabla 2 se indic que el costo de mano de obra directa por unidad de cada modelo X y Y es de $6,00 y $7,50 por unidad respectivamente. Debido a ciertas negociaciones laborales durante 1997, la tasa de mano de obra directa en 1998 va a ser de $4,00 en vez de $3,00. En la Tabla 3 se indica que los modelos X y Y requieren 2 y 2.5 horas de mano de obra directa respectivamente. Las cifras del nuevo costo de mano de obra directa por unidad pueden obtenerse multiplicando la nueva tasa de mano de obra directa por las horas de mano de obra directa que requiere cada modelo. Los costos de mano de obra directa por unidad en el ao actual, para cada modelo son los siguientes:
Modelo X: 2,0($4,00) = $8,00/unidad Modelo Y: 2,5($4,00) = $10,00/unidad

Aplicando los costos de mano de obra unitarios a los requerimientos de produccin en la Tabla 11, se obtiene el resultado de los costos totales de mano de obra relacionados con la produccin de cada modelo. La Tabla 11 indica que 1300 y 2674 unidades de los modelos X y Y, respectivamente, tendran que producirse en el perodo actual. Si el costo de mano de obra por unidad de los modelos X y Y es de $8,00 y $ 10,00 respectivamente, los costos de mano de obra directa de cada modelo, junto con el costo total anual de mano de obra directa son los siguientes:
Modelo X: $8,00(1300 unidades) = $ 10 400 Modelo Y: $10,00(2674 unidades) = $ 26 740 Costo anual de mano de obra directa = $ 37 140

Como se indic en la seccin anterior, la empresa manufactura sus productos a un ritmo constante durante el ao. Se espera que en cada trimestre se incurra en una cuarta parte del costo total anual de mano de obra directa. Dividiendo el costo total anual de mano de obra directa de $ 37 140, que se calcul arriba, entre 4, resultan los costos trimestrales de mano de obra directa de $ 9 285. Gastos indirectos de fabricacin. Los presupuestados por la empresa para 1998 son de $ 50000. Este estimado lo prepar el departamento de presupuestos de la empresa con la ayuda del superintendente de planta. Los totales anuales y trimestrales para gastos

indirectos de fabricacin se muestran en la Tabla 13. La tabla indica que se espera que en 1998 aumenten los costos de la mayora de los rubros presupuestados. Con el nivel proyectado de ventas y sobre la base de los costos de mano de obra directa, puede calcularse una descomposicin de los costos indirectos de fabricacin presupuestados. La tcnica que se utiliza es similar a la de la Tabla 5. Los clculos se ilustran en la Tabla 14. Tal como indica la tabla, el total por unidad que resulta de la distribucin de gastos indirectos de fabricacin es de $10,77 y $13,46 para los modelos X y Y, respectivamente.
TABLA 13. Presupuesto de gastos indirectos de fabricacin para 1998. RUBROS ANUAL TRIMESTRAL Mano de obra directa $ 8 000 $ 2 000 Suministros de fbrica 5 600 1 400 Calefaccin, luz y energa 3 200 800 Supervisin 10 000 2 500 Mantenimiento 5 000 1 250 Ingeniera 7 200 1 800 Impuestos y seguros 4 000 1 000 Depreciacin 7 000 1 750 TOTAL GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN $ 50 000 $ 12 500

TABLA 14. Presupuesto de gastos indirectos de fabricacin, sobre la base de costos de mano de obra directa. MODELOS RUBROS X Y 1) Costo total de mano de obra por modelo $ 10 400 $ 26 740 2) Costo total de mano de obra $ 37 140 3) Porcentaje del costo total de mano de obra por modelo 28 % 72 % 4) Distribucin de gastos indirectos de fabricacin $ 14 000 $ 36 000 5) Gastos indirectos de fabricacin unitarios $ 10,77 $ 13,46 ORIGEN: Lnea 1, de la seccin de mano de obra directa. Lnea 2, suma total de la lnea 1 para X y Y. Lnea 3, Lnea 1 para cada modelo, como porcentaje de lnea 2. Lnea 4, Lnea 3 x $50000(presupuesto de gastos indirectos de fabricacin). Lnea 5, Lnea 4/(Nmero de unidades X y Y a producir-1300 y 2674 respec.).

Gastos de operacin. La empresa ha proyectado sus gastos totales de operacin en 1998 por la suma de $16 000. En la Tabla 15 se muestra una descomposicin detallada de estos gastos. La comparacin de los gastos de operacin proyectados con los de 1997 que se dan en la Tabla 6 indica que los factores principales que contribuyen al aumento de los gastos de operacin corresponden a salarios por ventas y gastos de publicidad. Se proyectan niveles ms altos en estos rubros debido a la agresividad de la competencia. La empresa cree que aumentando sus salarios por ventas y las erogaciones en publicidad puede hacer frente a la competencia y mantener su participacin en el mercado para cada uno de los modelos que produce.

TABLA 15. Pronstico de gastos de operacin 1998. Gastos de ventas: Sueldos de vendedores $ 6 000 Fletes de entregas 1 200 Publicidad 1 800 Total gastos de ventas Gastos de administracin: Sueldos de la administracin $ 4 000 Materiales de oficina 1 000 Telfono 500 Honorarios profesionales 1 500 Total gastos de administracin TOTAL PRONSTICO DE GASTOS DE OPERACIN 1998

$ 9 000

$ 7 000 $ 16 000

Plan de inversiones de capital. La empresa ha programado una inversin principal de capital para la compra de una mquina nueva con un costo de $ 20000. Esta mquina va a depreciarse en lnea recta durante 10 aos. En consecuencia, la depreciacin ser de $ 2000. La mquina va a pagarse con dos pagos iguales, uno en marzo y otro en setiembre.

3.

Estados de ingresos pro-forma.

Usando los presupuestos preliminares desarrollados en la seccin anterior, se puede preparar el estado de ingresos pro-forma de la Ca. Manufacturera de Artefactos. Sin embargo, son necesarios algunos clculos preliminares. 3.1. Clculos preliminares.

Como la empresa comercializa dos modelos, cada uno con distinto precio de venta y con distintos insumos de costo, debe prestarse especial atencin tanto a las ventas como al costo de ventas. El costo de ventas es de especial importancia, ya que el costo de cada unidad que se vende ha aumentado en relacin con el nivel de 1997. En los clculos se supone que la empresa tiene un sistema de inventarios PEPS (PRIMERAS ENTRADAS DE UNIDADES, PRIMERAS SALIDAS). Ventas. Los ingresos totales por ventas que se esperan en la venta de los modelos X y Y son de $ 135 500. Esta cifra se estableci en la Tabla 10. Costo de ventas. El clculo del costo de ventas de una empresa es bastante complejo. Como entre 1997 y 1998 se espera que aumente el costo unitario de las mercancas, debe tenerse en cuenta la cantidad de mercancas que se venden del inventario de la empresa y la cantidad que se manufactura durante el perodo.
TABLA 16. Costo unitario de los artculos a producir en 1998. MODELOS X Costo por unidad de materias primas Costo de mano de obra por unidad Costo de gastos indirectos de fabricacin por unidad TOTAL COSTO UNITARIO $ 3,00 8,00 10,77 $ 21.77 Y $ 3,50 10,00 13.46 $ 26,96

Costo de ventas de inventario. Como la empresa usa un sistema de inventario PEPS, la venta de las primeras 320 unidades del modelo X y las de las primeras 350 unidades del modelo Y tienen un costo de $ 5433,60 y $ 7350,00 respectivamente. El total de estos costos es de $ 12783,60. Estas cifras se pueden obtener directamente de la Tabla 9. Costo de los artculos manufacturados y vendidos durante el perodo. Como el costo de las materias primas no ha variado desde 1997, no es necesario prestar atencin especial a estos costos. El costo unitario del material para los modelos X y Y permanece en $ 3,00 y en $ 3,50 respectivamente. Estos son los valores que se muestran en la Tabla 2. Agregando a estos costos del material el costo unitario de mano de obra directa y de gastos indirectos de fabricacin, puede calcularse el costo total por unidad. El costo total por unidad de los modelos X y Y se ilustra en la Tabla 16. En la Tabla 11 se indica que en el perodo actual van a venderse 500 unidades del modelo X y 2800 unidades del modelo Y. Si 320 unidades del modelo X y 350 unidades del modelo Y provienen del inventario inicial, durante el ao se producirn y vendern slo 1180 unidades (1500-320 unidades) y 2450 unidades (2800-350 unidades) de los modelos X y Y, respectivamente. El costo de estas unidades ser de $ 25 688,60 y $ 66 052,00 para los modelos X y Y, respectivamente. Estos costos pueden calcularse multiplicando los costos unitarios totales de la Tabla 16 por el nmero correspondiente de unidades que se producen y venden durante el perodo. El costo total de produccin y venta de ambos modelos es de $ 91 740,60. Costo de ventas durante el perodo. El costo de ventas durante el perodo es la suma del costo de las mercancas vendidas de inventario ($ 12 783,60) y el costo de las mercancas que se manufacturarn y vendern durante el ao 1998 ($ 91 740,60), o sea $ 104524,20.

3.2.

El estado de ingresos pro-forma.

Se supone que la Ca. Manufacturera de Artefactos paga $1000 de intereses y $4000 en dividendos en el ao de 1998. Se supone que el pago de intereses sea constante, pues la empresa no planea cancelar o incurrir en ninguna deuda adicional a largo plazo en 1998. Se supone que el pago de intereses sea constante, pues la empresa no planea cancelar o incurrir en ninguna deuda adicional a largo plazo en 1998. El pago de dividendos permanece invariable, pues la empresa tiene una poltica de pagos fijos de dividendos. El resto del estado de ingresos se explica por s mismo. En este estado no se incluye una pormenorizacin de ventas por modelo, costos y gastos, puesto que stos ya se incluyeron en los programas precedentes. El estado de ingresos pro-forma de la Tabla 17 indica que en 1998 la empresa puede esperar utilidades despus de impuestos de $10901,12. Estas utilidades parecen ser bastante buenas si se comparan con los $ 7800,00 de 1997, que se indican en la Tabla 7. Despus de pagar dividendos por $ 4000, la empresa tiene an una cantidad considerable de fondos para reinvertir en el negocio. Puede hacerse un anlisis significativo del estado pro-forma preparando, sobre la base de ste, un estado de ingresos porcentual,

comparndolo al mismo tiempo con el estado de ingresos porcentual para 1997. Este tipo de comparacin debe poner de manifiesto cualquier clase de discrepancia significativa en el estado de ingresos pro-forma. Otro tipo de anlisis de razones puede producir informacin adicional.
TABLA 17. Estado de ingresos pro-forma de la Ca. Manufacturera de Artefactos Al 31 de diciembre de 1998. VENTAS: $ 135 500,00 Menos: Costo de ventas 104 524,20 Utilidad bruta $ 30 975,80 Menos: Gastos de operacin 16 000,00 Utilidad de operacin $ 14 975,80 Menos: Intereses 1 000,00 Utilidad antes de impuestos $ 13 975,80 Menos: Impuestos (0,22 x $13975,80) 3 074,68 Utilidad despus de impuestos $ 10 901,12 Menos: Dividendos para acciones comunes 4 000,00 A supervit $ 6 901,12

4.

El balance general pro-forma.

Hasta este punto estn detallados todos los insumos bsicos que se requieren para preparar el balance general pro-forma de la empresa, excepto el presupuesto de caja. 4.1. El presupuesto de caja. Es necesario porque presenta los saldos de caja y documentos por pagar a fin de ao. Asimismo, en el desarrollo del presupuesto de caja pueden calcularse fcilmente los saldos finales en cuentas por cobrar y por pagar. Se requieren varios datos adicionales para calcular el presupuesto de caja de la empresa. Ver Tabla 18. 1. Se espera que las ventas proyectadas de la empresa (todas a crdito) sean de $ 27500, $50000, $35000 y $23000, desde el primero hasta el cuarto trimestre, respectivamente. El 75 % de las cuentas por cobrar se cobrarn durante el trimestre de la venta y el 25 % restante se cobrar en el curso del trimestre siguiente. El 60 % de las compras de materias primas se pagan en el trimestre en que se realizan; el 40 % restante se paga en el curso del trimestre siguiente. Los pagos de mano de obra directa (sueldos), gastos indirectos de fabricacin (exceptuando la depreciacin) y los gastos de operacin se dividen en partes iguales entre los cuatro trimestres. El pago de $1000 por intereses se har durante el mes de diciembre. Los impuestos pagaderos a principios de ao se pagarn en cuatro cuotas trimestrales iguales de $935 ($3740/4). La cifra correspondiente a impuestos por pagar representa los impuestos por pagar que aparecen en el estado de ingresos de fin de ao en 1997 en la Tabla 7. Se supone que estos impuestos de $ 3740 se

2. 3. 4.

5. 6.

7.

pagan en el ao 1998, en tanto que los impuestos generados en 1998 se pagarn en 1999. La empresa desea mantener un saldo final en caja no menor de $6000.

TABLA 18. Presupuesto de caja para 1998 de la Ca. Manufacturera de Artefactos. RUBROS I TRIM. II TRIM. III TRIM. VENTAS $ 27 500,00 $ 50 000,00 $ 35 000,00 Entradas de efectivo: 75 % ventas actuales $ 20 625,00 37 500,00 26 250,00 a 25 % ventas trimestre anterior 13 000,00 6 875,00 12 500,00 TOTAL INGRESOS DE EFECTIVO $ 33 625,00 $ 44 375,00 $ 38 750,00 COMPRAS $ 3 139,76 $ 3 139,76 $ 3 139,76 Salidas de efectivo: 60 % compras actuales $ 1 833,85 $ 1 833,85 $ 1 833,85 b 40 % compras trimestre anterior 12 000,00 1 255,90 1 255,90 Costo de mano de obra directa 9 285,00 9 285,00 9 285,00 Gastos indirectos de fabricacin 10 750,00 Gastos de operacin 4 000,00 Compra de mquinas 10 000,00 Pago de intereses Pago de dividendos Pago de impuestos 935,00 TOTAL $ 48 853,85 Flujo neto de caja ($ 15 228,85) Saldo inicial en caja 6 000,00 Saldo final en caja ($ 9 228,85) Prstamos a corto plazo 15 228,85 Saldo final en caja con prstamos 6 000,00 a NOTAS: Cuentas por cobrar iniciales de la Tabla 8. b Cuentas por pagar iniciales de la Tabla 8. c No consideran la depreciacin.
c

IV TRIM. $ 23 000,00 $ 17 250,00 $ 8 750,00 $ 26 000,00 $ 3 139,76 $ 1 833,85 1 255,90 9 285,00 10 750,00 4 000,00 1 000 4 000 935,00 $ 33 109,75 $ 7 109,75 7 676,65 $566,90 5 433,10 $ 6 000,00

10 750,00 4 000,00

10 750,00 4 000,00 10 000,00

935,00 $ 28 109,75 $ 16 265,25 (9 228,85) $7 036,40 0,00 $ 7 036,40

935,00 $ 38 109,75 $ 640,25 7 036,40 $ 7 676,65 0,00 $ 7 676,65

4.2.

Comentarios acerca del presupuesto de caja.

En el presupuesto de caja (Tabla 18) se encuentran a disposicin inmediata dos partidas para el balance general proforma: 1. 2. Caja final. El saldo de caja a fin de ao, basado en las diferentes suposiciones que se incluyen en el presupuesto de caja, es de $6000. Documentos por pagar. El prstamo a corto plazo de fin de ao, o sea el prstamo del cuarto trimestre en el presupuesto de caja, es de $5433,10.

Con el anlisis anterior pueden obtenerse fcilmente dos informes adicionales a pesar de que no se encuentran a disposicin directa en el balance general pro-forma. Son las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar al final del perodo. Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar al final del perodo en el balance general pro-forma de la empresa pueden calcularse tomando el 25 % de las ventas del cuarto trimestre. Esto es consistente con el anlisis que se utiliza en la seccin anterior para

establecer los cobros. En consecuencia, las cuentas finales por cobrar sera el 25 % de $23000 o sea $5750. Cuentas por pagar. Las cuentas por pagar al final del perodo pueden calcularse casi de la misma manera que las cuentas por cobrar. Como el 60 % de las compras de la empresa se pagan en el trimestre en que se incurren y el restante 40 % se paga en el trimestre siguiente, el 40 % de las compras permanece sin pagar al finalizar el cuarto trimestre. Las compras del cuarto trimestre fueron de $3139,75 y el 40 % de esa suma es $1255,90, o sea la cuenta final por pagar. 4.3. El balance general pro-forma.

Este estado se muestra en la Tabla 19.

TABLA 19. Balance general pro-forma de la Ca. Manufacturera de Artefactos Al 31 de diciembre de 1998. ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO Caja Bancos $ 6 000,00 Cuentas por pagar Valores negociables 4 016,40 Impuestos por pagar Cuentas por cobrar 5 750,00 Documentos por pagar Inventarios: 11 151,44 Otros pasivos circulantes Materias primas $2 500,00 Total pasivo circulante Productos terminados $8651,44 Deuda de largo plazo Total activo corriente $ 26 917,84 Capital contable: Activo fijo neto $ 64 000,00 Acciones ordinarias TOTAL ACTIVOS $ 90 917,84 Supervit Total pasivo y patrimonio

$ 1 255,90 3 074,68 5433,10 6 260,00 $ 16 023,68 15 000,00 $ 30 000,00 $ 29 901,12 $ 90 924,80

Los rubros de este estado se establecieron de la manera siguiente: 1. 2. 3. 4. El saldo de caja se obtuvo del presupuesto de caja de la empresa (Tabla 18). Se supuso que el precio de los valores negociables no tuvo cambio en relacin con el valor del perodo anterior que se muestra en la Tabla 8. Las cuentas por cobrar se basaron sobre el presupuesto de caja. El origen de este valor se describi en la seccin anterior. Inventarios: Materias primas. Su valor se estableci multiplicando los valores finales de inventario deseado para cada materia prima (Ver Tabla 12), por el costo de cada uno de ellos, de la manera siguiente:
MATERIALES COSTO POR UNIDAD $2,00 0,50 TOTAL $ 1 000 1 500 $ 2 500

INVENTARIO FINAL EN UNIDADES A 500 B 3 000 Valor total del inventario de materias primas:

Productos terminados. Su valor de inventario se estableci multiplicando los inventarios finales de cada modelo por el costo total unitario de cada uno de estos. El costo unitario es la suma del costo de las materias primas, la mano de obra y

los gastos indirectos de fabricacin unitarios. Los valores de estos rubros y el costo unitario de cada modelo se ilustraron en la Tabla 16. Multiplicando las cifras finales de inventario en la Tabla 11 por estos costos, sumando los totales de cada lnea de producto, resulta el valor total de inventario de productos terminados.
INVENTARIO FINAL EN UNIDADES X 120 Y 224 Valor total del inventario de productos terminados: PRODUCTOS TERMINADOS COSTO POR UNIDAD $21,77 26,96 TOTAL $ 2 612,40 6 039,04 $ 8 651,44

5.

6. 7.

8. 9.

10.

11.

Activos fijos netos. Se calcularon agregando la erogacin de $ 20000 para una mquina nueva a los activos fijos de $ 51000 correspondientes a la iniciacin del perodo (en la Tabla 8) y restando del total la depreciacin de $ 7000 (en la Tabla 13) del ao actual. El valor neto de activos fijos que resulta a fines de 1998 es de $ 64000. Las cuentas por pagar se basaron en el presupuesto de caja. La procedencia de este valor se estudi en la seccin anterior. Impuestos por pagar. Esta cifra es la misma que se indica para las obligaciones tributarias de la empresa en el estado de ingresos pro-forma (Tabla 17), o sea $ 3074,68. Documentos por pagar. Este valor es el mismo que se indica en el presupuesto de caja en el rubro correspondiente a prstamos del cuarto trimestre. Otros pasivos circulantes. Esta cifra es la misma que se establece para el ao anterior, ya que se espera que los otros pasivos circulantes de la empresa permanezcan invariables. Deuda de largo plazo. Esta cifra es la misma que se da para el ao anterior. No se har ningn pago de capital y la empresa no espera asumir deudas adicionales a largo plazo. El valor de la deuda permanece invariable. Capital contable. Acciones ordinarias. Este valor es el mismo que el del ao anterior. Como no se van a comprar o readquirir acciones adicionales durante el perodo, se espera que el capital social de la empresa permanezca constante. Supervit. Este valor representa la suma del supervit en los ltimos aos (en la Tabla 8) y el de las utilidades que se espera retener basndose sobre el estado de ingresos pro-forma (Tabla 17). El supervit de $ 23000 del balance de 1997 (Tabla 18) ms el aumento proyectado del supervit de $ 6901,12 del estado de ingresos pro-forma para 1998 (Tabla 17) da un total de supervit de $ 29901,12 a fines de 1998.

El balance pro-forma (Tabla 19) indica que se espera que los activos totales de la empresa aumenten aproximadamente en $ 900 sobre el nivel de $ 90000 del ao anterior. La cantidad de cambios en activos totales no tiene la misma importancia que la relacin entre ciertos rubros; es decir, la proyeccin general del estado. El balance pro-forma puede analizarse de la misma manera que los estados histricos financieros histricos usando las tcnicas de anlisis de razones financieras, anlisis de punto de equilibrio, apalancamiento operativo y financiero, estado de fuentes y usos y presupuesto de caja. El anlisis de razones, tanto del estado de ingresos pro-forma como del balance general pro-forma puede efectuarse para evaluar la liquidez o actividad previstas, capacidad de endeudamiento,

rentabilidad y cobertura del pasivo de la empresa. Los estados de origen y aplicacin de fondos pueden prepararse utilizando el balance general pro-forma para determinar si la empresa va a obtener y a utilizar los fondos de manera consistente con su poltica financiera general.

5.

Sistema abreviado para preparar los estados pro-forma.

Existen sistemas abreviados para preparar estados pro-forma. An cuando estos sistemas no ofrecen el grado de exactitud y seguridad del sistema completo, se utilizan frecuentemente. El sistema ms comn es el que se describe a continuacin. 5.1. Estado de ingresos pro-forma.

Una manera sencilla de desarrollar el estado de ingresos pro-forma es pronosticar las ventas y utilizar los valores del costo de ventas, gastos de operacin y gastos por intereses que corresponden a un determinado porcentaje de las ventas proyectadas. Los porcentajes que se utilicen es probable que sean los que correspondan al porcentaje de ventas que se alcanzaron el ao anterior. En la Ca. Manufacturera de Artefactos, estos porcentajes son los siguientes:
Costo de ventas/Ventas = $80000/$101000 = 79,2 % Gastos de operacin/Ventas = $10000/$101000 = 9,9 % Gastos por intereses/Ventas = $1000/$101000 = 1,0 %

Los valores que se utilizan en moneda corriente se toman del estado de ingresos de 1997 (Tabla 7). Aplicando estos porcentajes al nivel de ventas pronosticado de $135500, establecido en la Tabla 10, y suponiendo que la empresa pague $4000 de dividendos en 1998, da como resultado el estado de ingresos pro-forma de la Tabla 20. Si se compara el efectivo que pasa a supervit utilizando el sistema abreviado (Tabla 20) con la cifra que se obtiene usando el sistema ms detallado (Tabla 17), se encuentra que el valor abreviado de $6463,31 est aproximadamente 6,34 % por debajo del valor de $6901,12 que se obtuvo con el mtodo anterior. El sistema abreviado puede ser til si la empresa puede tolerar ese grado de error.
TABLA 20. Estado de ingresos proforma de la Ca. Manufacturera de Artefactos Al 31 de diciembre de 1998. VENTAS: $ 135 500,00 Menos: Costo de ventas (79,2 %) 107 316,00 Utilidad bruta $ 28 184,00 Menos: Gastos de operacin (9,9 %) 13 414,50 Utilidad de operacin $ 14 769,50 Menos: Intereses (1,0 %) 1 355,00 Utilidad antes de impuestos $ 13 414,50 Menos: Impuestos (0,22 x $13414,50) 2 951,19 Utilidad despus de impuestos $ 10 463,31 Menos: Dividendos para acciones comunes 4 000,00 A supervit $ 6 463,31

La ventaja bsica del sistema ms sofisticado es que considera los cambios en costos, precios y gastos de un ao a otro. El sistema completo se ajusta al proceso general de presupuestacin y planeacin de la empresa, y los anexos fundamentales del presupuesto de caja y balance pro-forma se pueden separar, al preparar el estado de ingresos pro-forma. La tcnica que utiliza la empresa para calcular el estado de ingresos pro-forma es una funcin de la utilizacin del estado, la estabilidad de las operaciones de la empresa y el nivel esperado de actividad econmica. Si el estado va a ser usado por un prestamista para evaluar una solicitud de crdito de la empresa, es necesaria una mayor exactitud que si el estado de ingresos fuera a usarse slo para efectos de control interno. Un prestamista quiere cifras bien desarrolladas y, a menudo, examina el procedimiento que se utiliza para preparar un estado. Si la empresa est en un negocio muy estable y se espera que la actividad econmica permanezca a niveles constantes, es muy probable que sea aceptable un estado de ingresos proyectado sobre la base de porcentajes establecidos en estados de ingresos anteriores. Mientras ms alto sea el grado de incertidumbre relacionado con las operaciones de una empresa, mayor es el cuidado que debe ponerse al preparar su estado de ingresos pro-forma. 5.2. El balance general pro-forma.

Un sistema ms corto para preparar un balance general pro-forma tiene en cuenta el clculo de determinados niveles deseados en las cuentas del balance y el clculo del valor de otras cuentas. Al aplicar este sistema, se utiliza el financiamiento requerido como valor de compensacin. Para aplicar este sistema al balance de la Ca. Manufacturera de Artefactos, es necesario suponer lo siguiente:
1. 2.

3.

4.

5.

6. 7.

Se desea un saldo mnimo en caja de $6000. Las cuentas por cobrar son en promedio las tres cuartas partes de las ventas del mes. Como las ventas proyectadas de la empresa son de $135500, las cuentas por cobrar deben promediar $8468,75 (1/16 x $135500) en un mes dado cualquiera. (1/16 representa partes de un mes expresado como fraccin de un ao). El inventario final debe permanecer a un nivel de aproximadamente $16000, de los cuales el 25 % (aprox. $4000) debe corresponder a materias primas, en tanto que el restante 75 % (aprox. $12000) debe corresponder a artculos terminados. Va a comprarse una mquina nueva con un costo de $20000, la cual se va a depreciar en lnea recta durante los prximos 10 aos ($2000 por ao). Agregando la adquisicin de $20000 a los activos fijos existentes de $51000 y restando la depreciacin de $7000 ($5000 de la depreciacin actual ms $2000 de la mquina nueva) resultan activos fijos netos de $64000. Se espera que las compras representen alrededor del 20 % de las ventas anuales, que en este caso seran de aproximadamente $27000 (0,20 x $135500). La empresa cree que puede alargar el plazo necesario para cancelar sus cuentas por pagar a 45 das aproximadamente. De esta manera las cuentas por pagar deben ser iguales en promedio a una octava parte de las compras de la empresa, o sea $3375 (1/8 x $27000). Se espera que los impuestos por pagar sean iguales a la obligacin tributaria del ao actual, que en el estado de ingresos pro-forma abreviado es de $2951,19. No se esperan cambios en otros pasivos circulantes. Permanecern al nivel del ao anterior, o sea $6260.

8.

9.

Se espera que las deudas a largo plazo y las acciones comunes sigan invariables en $15000 y $30000 respectivamente, pues no se han considerado emisiones de obligaciones o acciones. El supervit aumenta del nivel de $23000 a $29463,31. El aumento de $6463,31 representa el monto de supervit que se calcul en el estado de resultados pro-forma abreviado (Tabla 20).

Tomando en cuenta los supuestos anteriores, en la Tabla 21 se presenta un balance general pro-forma para la Ca. Manufacturera de Artefactos en 1998. La naturaleza ms aproximada de los valores que contiene la ilustra el hecho de que es necesario un valor de ajuste. Hay una diferencia de 8,3 % entre la cifra de $98885,15 correspondiente a los activos totales establecida por el sistema abreviado y la cifra de activos totales de aproximadamente $90917,84, que se encuentra utilizando el sistema ms sofisticado. Como ambos estados son slo pronsticos, esta discrepancia no es sorprendente. Sin embargo, quien tome las decisiones tendr un grado mayor de confianza en el balance desarrollado usando el sistema completo, ya que para establecer los valores se requieren ms detalles y menos suposiciones. La diferencia bsica entre los dos sistemas puede resumirse diciendo que el sistema completo requiere causas determinantes y efectos de clculo, en tanto que el sistema abreviado se basa sobre la determinacin de los efectos deseados, en el desarrollo de un balance basado sobre estos efectos y en compensacin con un valor de ajuste.
TABLA 21. Balance general pro-forma de la Ca. Manufacturera de Artefactos Al 31 de diciembre de 1998. PASIVOS Y PATRIMONIO $ 6 000,00 Cuentas por pagar $ 3 375,00 4 016,40 Impuestos por pagar 2 951,19 8 468,75 Otros pasivos circulantes 6 260,00 16 000,00 Total pasivo circulante $ 12 586,19 Deuda de largo plazo 15 000,00 $ Capital contable: $ 34 485,15 Acciones ordinarias $ 30 000,00 $ 64 000,00 Supervit $ 29 463,31 $ 98 485,15 Total $ 87 049,50 a Valor de ajuste $ 11 435,65 Total pasivo y patrimonio $ 98 485,15 a El valor de ajuste representa el financiamiento necesario para hacer que cuadre el balance. Debido a la naturaleza del sistema abreviado para preparar el balance general pro-forma, no se espera que ste cuadre sin recurrir a un ajuste cualquiera. ACTIVOS Caja Bancos Valores negociables Cuentas por cobrar Inventarios: Materias primas $4000,00 Productos terminados 12000,00 Total activo corriente Activo fijo neto TOTAL ACTIVOS

5.3.

Defectos de los sistemas abreviados.

Los defectos de los sistemas abreviados para los estados pro-forma se indicaron en el estudio anterior. El defecto bsico se encuentra en (1) la suposicin de que la condicin financiera pasada de la empresa es un indicativo exacto del estado financiero futuro y (2) en suponer que los valores de ciertas variables tales como caja, inventario y cuentas por cobrar pueden forzarse para asumir los valores deseados. Estos supuestos son muy discutibles, pero debido a la facilidad de los clculos necesarios es muy comn el uso de sistemas abreviados similares a los que se muestran.

Existen otros sistemas abreviados. La mayora se basa sobre el supuesto de que en el futuro prevalecen ciertas relaciones entre utilidades, activos, pasivos y capital. Por ejemplo, al preparar el balance pro-forma de la empresa, el activo, pasivo y capital se incrementan hasta el porcentaje esperado de las ventas. Es de primordial importancia que el analista financiero tenga en cuenta las tcnicas que se hayan utilizado al preparar los estados financieros pro-forma. Esto da una buena idea de la calidad de los valores estimados y del grado de confianza que se puede tener en ellos.
Tomado con fines educativos de: GITMAN, L. J. (1978) FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA. Mxico, Harper & Row Latinoamericana, pp. 133-154.