Gu Ia MOrganizacion

PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN
UA
Secretara de la Contralora General

Direccin General de Desarrollo Administrativo Febrero de 2008
DA-03-V04
Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin
Ing. Eduardo Bours Castelo Gobernador Constitucional del Estado de Sonora
C.P. Gilberto Inda Durn Secretario de la Contralora General
M.C. Mara de Lourdes Ramos Loyo Directora General de Desarrollo Administrativo
Lic. Jorge Ogarrio Perkins Director de Mejora Operativa
Lic. Rubn Daro Gonzlez Cruz Jefe de Departamento de Organizacin
Lic. Rosa Alicia vila Rosas Analista de Manuales
Lic. Adrin Aguilar Garca Analista de Manuales
Direccin General de Desarrollo Administrativo
Contenido
PRESENTACIN OBJETIVO DE LA GUA I.- EL MANUAL DE ORGANIZACIN
1. Definicin 2. Objetivo 3. mbito de Aplicacin y Tipos de Manuales 4. Ventajas de contar con un Manual de Organizacin 5. Quienes son responsables de elaborar el Manual de Organizacin 6. Causas que originan su Revisin y Actualizacin 7. Validacin del Manual de Organizacin 8. Control de los Ejemplares 9. Difusin del Documento
Pginas 4 5 6 6 6 6 7 8 8 9 9 9 10 10 11 12 12 13 14 15 16 18 20 23 24 27 28 29 30 32 34 35
II.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACION

1. 2. DE IDENTIFICACIN DE CONTENIDO
Introduccin Antecedentes Histricos Marco Jurdico-Administrativo Atribuciones Estructura Orgnica Organigramas General / Especfico Analtico
Objetivo Funciones Definicin de trminos Proyectos o Programas Especiales (Opcional) Bibliografa
RECOMENDACIONES GENERALES GLOSARIO DE TRMINOS BIBLIOGRAFA APNDICE
PRESENTACIN
La Secretara de la Contralora General emite la presente Gua para la elaboracin de manuales de organizacin como parte de las acciones que contempla nuestro marco de actuacin y el Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 enfocadas al fortalecimiento de la gestin interna de la Administracin Pblica Estatal para mayor satisfaccin de nuestra sociedad.
La
Gua
tiene
como
objetivo
orientar
quienes
tienen
la
responsabilidad de elaborar y mantener actualizados los manuales de organizacin al interior de la Administracin Pblica Estatal, por lo que se han incluido modificaciones atendiendo las sugerencias de los servidores pblicos que utilizan este instrumento.
Por lo anterior, me es grato poner a disposicin de los servidores pblicos de la Administracin Pblica Estatal este instrumento de apoyo administrativo, esperando que cumpla cabalmente con su objetivo.
Atentamente
C.P. Gilberto Inda Durn Secretario de la Contralora General
OBJETIVO DE LA GUA
Proporcionar a las dependencias y entidades de la administracin pblica estatal, los elementos tcnicos necesarios para la elaboracin de manuales de organizacin, as como uniformar los criterios que permitan sistematizar la informacin contenida en los mismos.
I. EL MANUAL DE ORGANIZACIN
1. Definicin: El Manual de Organizacin es un documento que contiene en forma ordenada y sistemtica la informacin y/o las instrucciones sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, organizacin, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional.
2. Objetivo:
Proporcionar en forma ordenada la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable, como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.
3. mbito de Aplicacin y Tipos de Manuales:
Para efectos de la presente Gua, a continuacin se define qu es un Manual General de Organizacin y un Manual Especfico de Organizacin:
Manual General de Organizacin.- Documento que es producto de la planeacin organizacional y abarca toda la Dependencia o Entidad, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional, refleja el objetivo y funciones de las unidades administrativas que la componen.
Manual Especfico de Organizacin.- Documento que es producto de la planeacin organizacional y abarca slo una Unidad Administrativa, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional, refleja la totalidad de rganos que componen la estructura orgnica de la Unidad Administrativa.
Direccin General de Desarrollo Administrativo 6
mbito de Aplicacin.- Se enuncia la normatividad relacionada con este instrumento:
La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en su artculo 14 establece que el Gobernador del Estado, emitir todas aquellas disposiciones que tiendan a regular el funcionamiento de las dependencias. As mismo, el prrafo tercero del artculo referido, seala que los manuales de organizacin debern mantenerse permanentemente actualizados.
En el caso de la Administracin Pblica Paraestatal, el artculo 56 de la Ley en comento establece que las Entidades debern formular, aprobar y mantener permanentemente actualizados sus manuales de organizacin.
El artculo 26, apartado B, fraccin XI de esta misma Ley, faculta a la Secretara de la Contralora General a definir y difundir las polticas y lineamientos para la elaboracin y actualizacin de este tipo de documentos, as como para aprobar los proyectos resultantes.
4. Ventajas de contar con un Manual de Organizacin :
Presenta una visin de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas.
Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
Colabora en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.
Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa.
Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.
Es instrumento til de orientacin e informacin sobre el quehacer de las unidades responsables.
5. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organizacin: Estn obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de organizacin todas las dependencias y organismos pblicos descentralizados, as como cada una de sus unidades administrativas y rganos desconcentrados; los fondos, fideicomisos y empresas de participacin estatal mayoritaria cuando as lo marque su ordenamiento de creacin.
6. Causas que originan su Revisin y Actualizacin: La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organizacin surge al modificarse su Reglamento Interior y/o las tareas al interior de los rganos administrativos, que signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura. En ese sentido, los titulares de las dependencias, entidades o unidades administrativas debern informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organizacin, sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio al pblico o de apoyo interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes.
7. Validacin del Manual de Organizacin: Para la validacin del documento, las Dependencias debern remitir el anteproyecto a la Secretara de la Contralora General, a efecto de que se dictamine y apruebe sobre el apego a los lineamientos contenidos en la presente Gua. En el caso de las Entidades que cuenten con rgano de Control y Desarrollo Administrativo, debern remitir a esta instancia el anteproyecto correspondiente, a efecto de llevar a cabo una revisin del documento, en forma previa a su presentacin a la Direccin General de Desarrollo Administrativo. Posteriormente, el documento deber remitirse a la Secretara de la Contralora General para su revisin y validacin. En caso de observaciones, la Direccin General de Desarrollo Administrativo emitir el comunicado respectivo a la instancia interesada ( ver anexo 1).
El Manual se procesar en archivo magntico, utilizando el paquete Word, con letra tipo Arial a 12 puntos, en hoja con orientacin vertical tamao carta.
8. Control de los Ejemplares: Una vez que el documento haya sido revisado y el organismo (Dependencia / Entidad) sea comunicado sobre la integracin del mismo, ste deber enviar para su validacin un total de 2 ejemplares en original del documento, acompaado de su versin electrnica. De los ejemplares recibidos, uno quedar en poder de la Direccin General de Desarrollo Administrativo de la Secretara de la Contralora General y el otro se remitir al organismo interesado acompaado del oficio de validacin correspondiente.
9. Difusin del Documento: Una vez aprobado el manual de organizacin es muy importante que se de a conocer a todo el personal y sea puesto a su disposicin. As tambin, la versin electrnica del documento podr ser incorporado al Portal de Transparencia por la instancia correspondiente, con el fin de proveer a la ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la dependencia/entidad de su inters.
II. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

Los elementos que integran el Manual de Organizacin son de identificacin y de contenido.
1. DE IDENTIFICACIN
La identificacin o portada se refiere a la cartula del Manual de Organizacin la cual da a conocer los datos ms elementales como son: a) Escudo Oficial del Estado de Sonora. b) Logotipo de la Entidad. c) Tipo de Manual que se presenta. d) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa. e) Logotipo Institucional.
f)
Fecha de elaboracin o actualizacin del Manual de Organizacin.
En la hoja de firmas se incluye, aparte de los datos de la portada, los recuadros de las firmas de quien elabora, presenta y valida el documento. Ejemplo:
b Manual de Organizacin de la
c d
Manual de Organizacin de la
f
Fecha de elaboracin Elabor (1) Present (2) Valid (3)
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Tratndose de un Manual General: (1) Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa responsable de su integracin, as como nombre y firma. (2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia o Entidad. (3) Anotar el nombre y firma de validacin del Titular de la Secretara de la Contralora General, sealando en la parte superior la siguiente leyenda: Aprobado de acuerdo a lo establecido en el artculo 26, apartado B, fraccin XI de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. Tratndose de un Manual Especifico: (1) Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa, as como nombre y firma. (2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia o Entidad. (3) Anotar el nombre y firma de validacin del Titular de la Secretara de la Contralora General, sealando en la parte superior la siguiente leyenda: Validado de acuerdo a lo establecido en el artculo 26, apartado B, fraccin XI de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.
2. DE CONTENIDO En este apartado se presentan de manera ordenada los captulos y/o apartados que constituyen el manual de organizacin. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuacin:
Introduccin Antecedentes Histricos Marco Jurdico - Administrativo Atribuciones Estructura Orgnica Organigramas Objetivo y Funciones Definicin de Trminos Programas o Proyectos Especiales (Opcional) Bibliografa
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Introduccin.
Se refiere a la presentacin que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de su integracin. Adems, incluye informacin sobre el mbito de competencia de la organizacin, cmo se usar y cuando se harn las revisiones y actualizaciones. La redaccin deber ser concisa, clara y comprensible.
Ejemplo:
Introduccin: El presente manual de organizacin de la Direccin General de Recursos Humanos, es de observancia general, como instrumento de informacin y de consulta. El manual es un medio de familiarizarse con la estructura orgnica y con los diferentes niveles jerrquicos que conforman esta organizacin. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las reas que la integran y evitar la duplicidad de funciones. .................Etc.
Antecedentes Histricos.
Este apartado se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la dependencia, entidad o unidad administrativa. Se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los aspectos de su organizacin; este apartado puede suprimirse si la unidad es de creacin reciente, o si la informacin es confusa o de difcil recopilacin, o bien, si lo citado lleva a imprecisiones.
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Ejemplo:
I.-Antecedentes Histricos El 10 de marzo de 1997, con la expedicin de la Ley Nm..., se indica la creacin de esta Entidad. Esta institucin es un organismo descentralizado que inicialmente tena la facultad de..., la cual fue modificada por Decreto publicado en B.O. No. 30, de fecha 5 de agosto de 2002. Inicialmente su estructura era..., la cual fue modificada en fecha..., para dar cumplimiento a la ampliacin de su marco atributivo... .................Etc.
Marco Jurdico Administrativo

En este captulo se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la dependencia, entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.
Formalmente, los ordenamientos
jurdico administrativos debern presentarse en
forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.
Se debern ordenar y jerarquizar los documentos jurdicos - administrativos vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Sonora Leyes Cdigos Decretos Convenios Reglamentos
Acuerdos Actas Constitutivas Circulares

Otros
Se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos, indicando fecha de publicacin y nmero de Boletn Oficial, en forma cronolgica en cuanto a su aparicin.
Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrar cronolgicamente segn su ltima fecha de reforma. Ejemplo:
Marco Jurdico - Administrativo Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Sonora. Ley Orgnica Nm. 26, de la Administracin Pblica Estatal (B.O. No. 53 del 30 de dic. 1985). Ley del Servicio Civil del Estado de Sonora (B.O No.27 del 27 de agosto de 1977). Reglamento Interior de la Secretaria de..., (B. O... de...,). Convenio de... (B.O..., de...,). Acuerdo que establece las bases para la formulacin, ejecucin, coordinacin y evaluacin del programa..., (B.O... de...,)
Atribuciones
Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se constituyen adems en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurdico o administrativo.
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Este apartado consiste en una transcripcin textual de las facultades conferidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, cuando sea el caso del Manual General de Organizacin de una Dependencia; y cuando se trate del Manual Especfico de Organizacin de una unidad administrativa (Direccin General o equivalente), se transcribirn las atribuciones que le asigna el Reglamento Interior a la Unidad Administrativa, indicndose el artculo correspondiente, o lo especificado en alguna otra normatividad que le resulte aplicable.
Con relacin a un manual de organizacin de una Entidad, se considerarn las atribuciones conferidas en la Ley o Decreto de creacin y del Reglamento Interior de la misma.
En cada uno de los casos anteriores debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, artculo y las fracciones correspondientes.
Ejemplo:
Atribuciones:
Reglamento Interior de..., Artculo 12. La Direccin General de Desarrollo Administrativo estar adscrita al Titular de la Secretara, y tendr a su cargo las siguientes atribuciones: I. Planear, programar, ejecutar y controlar las acciones que promuevan el Desarrollo Administrativo en la Administracin Pblica Estatal; ..., ,
II. III.
XVI. Las dems que le confieran las disposiciones legales aplicables y las que le atribuya expresamente el Titular de la Secretara.
Estructura Orgnica
Este apartado se refiere a la descripcin ordenada por jerarqua de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad, o a los rganos administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar grficamente los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia.
La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder o coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo o nominacin de las unidades administrativas, como a su nivel jerrquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los rganos que conforman la unidad administrativa.
Se deber representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las de apoyo.
Ejemplo:
Estructura Orgnica
1. Direccin General de Recursos Humanos 1.0.1. Unidad de Informtica 1.1 Direccin de Desarrollo de Personal. 1.1.1. Subdireccin de Reclutamiento 1.1.2. Subdireccin de Capacitacin. Direccin de Nmina 1.2.1. Subdireccin de Sistemas
1.2
Organigramas
Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones. En su diseo deber tomarse en consideracin lo siguiente:
1. Forma.- Se utilizar la figura del rectngulo.
2. Dimensin de la Figura.- El tamao de los rectngulos deber ser siempre el mismo, sin importar los niveles jerrquicos.
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3. Trazo.- Se representa con trazo continuo los rganos permanentes y con un trazo discontinuo los no permanentes que se renen de manera eventual.
4. Colocacin de las figuras.- Las figuras se colocan con base a los diferentes niveles jerrquicos, igual nivel jerrquico y nivel de desconcentracin.
5. Lneas de Conexin.- Indican las relaciones entre los diferentes rganos.
Relacin principal de autoridad (relacin lineal).- Implica una relacin subordinada entre los responsables de la Unidad y sus subalternos.
Relacin de apoyo.- Es la que existe entre los rganos que tienen por objeto apoyar a los de lnea. Se colocan perpendicularmente al rgano que apoyarn.
Relacin
de
desconcentracin.-
Representa
los
rganos
geogrficamente desconcentrados de la unidad administrativa de la que dependen.
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1. Organigrama General / Especfico.

El Organigrama General consiste en presentar la estructura organizacional de una Dependencia o Entidad hasta Direccin General o equivalente. Ejemplo: Secretara de la Contralora General Organigrama General
Direccin General de Licitaciones y Contratos
Direccin General de Auditora Gubernamental
Dir. Gral. de Seguimiento y Ctrl. de Obra Pblica
Direccin General de Desarrollo Administrativo Direccin General de Contralora Social Dir. Gral. de Responsabilidades y Sit. Patrimonial Dir. Gral. de Tecnologa Informtica
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El Organigrama Especfico consiste en presentar la estructura organizacional de una Unidad Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.
Ejemplo: Direccin General de Desarrollo Regional y Municipal Organigrama Especfico
Direccin General de Desarrollo Regional y Municipal
Direccin de Asesora a Municipios
Direccin de Desarrollo Regional
Subdireccin General de Desarrollo Municipal
Departamento de Programas Regionales
Departamento de Evaluacin Regional
Para una mejor precisin en el diseo de organigramas podr consultar la Gua para la elaboracin de Organigramas expedido por la Secretara de la Contralora General, visitando la pgina Web de la Dependencia, cuya Direccin es: www.cgeson.gob.mx
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2. Organigrama Analtico.
Por otro lado, para profundizar en las relaciones que presenta la estructura formal y visualizar las relaciones hasta el ltimo nivel que lo componen, se utilizarn los organigramas analticos.
El Organigrama Analtico sirve para mostrar la estructura organizacional y los puestos que la conforman. Por ejemplo, para el organigrama de una Direccin de rea, Subdireccin o Departamento se detallarn los rganos que lo componen (tal como se grafic el organigrama general o el especfico, adicionando todos y cada uno de los puestos adscritos a dicho rgano).
Lo anterior con el fin de adoptar como fuente los manuales de organizacin que reflejen las funciones encomendadas al personal operativo; que si bien es cierto, realizan actividades diversas, es perfectamente posible identificar su funcin genrica principal, con lo cual nos reflejar con mayor precisin la distribucin de nuestros recursos humanos y se sumar a los instrumentos que nos permitan revisar en su momento la estructura organizacional.
Al elaborarlo, se anotar el puesto funcional del servidor pblico, de forma tal que si en un rgano Administrativo existe un coordinador tcnico, que realiza funciones de chofer, en el puesto deber citarse chofer; un jefe de departamento, que realiza funciones secretariales, en el puesto deber citarse secretaria; un analista tcnico, que realiza funciones de limpieza de oficina, en el puesto deber citarse intendente; y as sucesivamente.
Adems, debern definirse las lneas de mando de forma analtica para cada uno de los diferentes puestos funcionales, con su correspondiente nivel jerrquico. Con el fin de simplificar la integracin de este organigrama, al momento de su elaboracin, debern tener en consideracin que las plazas con las mismas funciones y con el mismo nivel jerrquico podrn juntarse indicando el nmero de plazas en el mismo recuadro.
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Al pie del organigrama, deber agregarse el concentrado por niveles de los puestos que conforman la estructura de la unidad administrativa que se est presentando.
Ejemplo: CONCENTRADO POR NIVELES

12 10 9 8 7 TOTAL:
Nivel
Plazas
1 1 1 1 1 5
En correspondencia a los comentarios de algunos usuarios de esta gua, es conveniente hacer las siguientes consideraciones: Dada la movilidad del personal operativo, no se requiere modificar su manual de organizacin en cada cambio, la actualizacin aplicar en los casos en que signifique cambios en las atribuciones, en los rganos y/o reas administrativas que componen la estructura formal. En la definicin de la estructura que se presenta en el proyecto de manual de organizacin, debemos tener en consideracin que la estructura formal surge del Reglamento Interior. Es idneo mantener una coincidencia entre la estructura formal y la real. Por ello, en el proyecto se establece cuales sern las reas en que se dividir la responsabilidad al interior de la organizacin, cual ser el nivel de autoridad de estas reas y cuales sern las relaciones de coordinacin entre las mismas; no debemos tratar de ajustar la estructura formal a la informal, sino que eventualmente se debern de realizar las adecuaciones mediante el procedimiento
correspondiente, que permitan ajustar la estructura real o informal a la estructura formal.
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Ejemplo: Direccin General de Administracin Organigrama Analtico

N 12 Director General de Administracin N 8 Director de Administracin Encargado de Control del Gasto Director de Recursos Financieros Secretaria
N 11 N 8 N 8 N 9 N 7 N 9 N 7
N 11 N 8 N 9 N 7 N 7 N 5 N 4 N 9 N 8
N 11 N 8
Dir. de Organizacin y Control Auxiliar Administrativo
Auxiliar Contable Jefe de Depto. de Servicios Generales

Encargado de Control del Parque Vehicular
Encargado de Almacn de Artculos de Oficina
Capturista Jefe de Depto. de Recursos Humanos Encargado del Archivo de Expedientes Jefe de Dpto. de Adquisiciones Encargado de Compras
Mensajero (4 plazas) CONCENTRADO POR NIVELES

Nivel 12 11 9 8 7 5 4 TOTAL: Plazas 1 3 4 6 4 4 2 24
Intendente (2 plazas) Jefe de Departamento de Rec. Financieros Auxiliar Administrativo
Es importante resaltar que a travs de este documento no se autorizan las plazas contenidas en los organigramas presentados; estos debern cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad vigente para la asignacin presupuestal que corresponda y ajustarse a las percepciones salariales establecidas en el tabulador de sueldos vigente.
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Objetivo
Describe el propsito que pretende alcanzar la dependencia / entidad o unidad administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribucin.
La determinacin del mismo deber ser lo ms claro posible y su redaccin sencilla y en prrafos breves.
La determinacin del mismo se har con apego a las atribuciones conferidas por Ley.
Se indicar la descripcin del objetivo usando los verbos en infinitivo. Se describir, en lo posible, en una extensin mxima de nueve renglones. Describir el objetivo con base a las atribuciones de la dependencia, entidad o unidad administrativa, segn corresponda. Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Se evitar subrayar conceptos. El objetivo debe ser evaluado por el titular de la dependencia, entidad o unidad administrativa, a fin de que el funcionamiento general de la organizacin se encamine a su consecucin.
Ejemplo:
1. Direccin General de Recursos Humanos
Objetivo: Contribuir en la modernizacin y mejoramiento del aparato burocrtico, para lograr los propsitos fundamentales del Gobierno del Estado, mediante el fortalecimiento de las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del potencial humano de los individuos que la conforman, as como coadyuvar en la proteccin de la seguridad del servidor pblico.
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Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el objetivo planteado. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea de que se trate, stas pueden ser:
Sustantivas.- Son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos.
De apoyo.- Son aqullas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza tcnico administrativa, son de carcter obligatorio y de aplicacin general para toda la organizacin.
A continuacin se enuncian los lineamientos que debern observarse en la definicin de las funciones:
En el caso de las dependencias las funciones debern derivarse de las atribuciones conferidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, para las entidades en la Ley o Decreto de creacin, y para las unidades administrativas y rganos desconcentrados, en el Reglamento Interior de la dependencia o entidad en la que estn adscritos. Para los rganos desconcentrados que fueron creados a travs de Ley o Decreto, debern derivar sus funciones de ese ordenamiento para su manual de organizacin.
En el caso del Manual General de Organizacin, se contemplarn las funciones hasta el nivel de la estructura orgnica considerada en su Reglamento Interior publicado en el Boletn Oficial del Gobierno del Estado. En el caso del Manual Especfico de Organizacin, se incorporarn al documento las funciones hasta el ltimo rgano o rea de trabajo definida; que conforman una unidad administrativa.
Las funciones debern de presentarse en forma de relacin y jerarquizadas conforme a su importancia inicindose su descripcin con un verbo en infinitivo.
Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia, entidad o unidad administrativa.
Las funciones asignadas a un rgano debern ser afines, compatibles y/o complementarias.
Cuando una funcin se desprenda de otra, sta deber ir enseguida; por lo tanto, las funciones se agruparn por afinidad y siguiendo un orden lgico.
Cuando una funcin sea de coordinacin entre dos rganos o ms, deber especificarse en cada uno de los rganos.
Se procurar que la descripcin de cada funcin no exceda de tres renglones y se considere el orden lgico del proceso administrativo (planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar).
Se evitar el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos.
Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.
Las funciones descritas en el manual debern ser verificadas por el titular de la dependencia, entidad o unidad administrativa.
Las funciones que desarrolla el ente pblico se derivan de las atribuciones conferidas, por lo tanto, no se deben plasmar stas ltimas como funciones.
Al trmino de la descripcin de las funciones deber agregarse la frase siguiente: "Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia".
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Ejemplo:
1. Direccin General de Proteccin Civil
Funciones: Aplicar, operar y vigilar el plan y programa de trabajo aprobados por el Consejo Estatal de Proteccin Civil. Proponer al Consejo Estatal los programas de trabajo y lneas de accin que tiendan a eficientar los recursos humanos, materiales y financieros. Coordinar las acciones de prevencin y auxilio a la poblacin, con los organismos especializados de emergencia. Definir los programas y actividades de proteccin civil. Establecer prioridades y lneas de accin conjuntamente con los responsables de las reas internas de la Unidad Estatal, de acuerdo con el Programa Estatal de Proteccin Civil. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES A continuacin se presentan los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que desarrollan las unidades administrativas, rganos y puestos de acuerdo con su nivel jerrquico: Superior Administrar Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Definir Determinar Dirigir Establecer Evaluar Firmar Organizar Planear Mandos Medios Administrar Formular Aprobar Inspeccionar Asegurar Instalar Asignar Instrumentar Analizar Integrar Auditar Interpretar Autorizar Organizar Comunicar Planear Consolidar Presupuestar Controlar Programar Coordinar Recomendar Desarrollar Representar Determinar Revisar Disear Supervisar Distribuir Verificar Elaborar Entrevistar Establecer Estandarizar Nivel Operativo Acumular Presupuestar Almacenar Producir Analizar Programar Calcular Proponer Calificar Proporcionar Compilar Realizar Comprobar Recabar Comunicar Recomendar Consolidar Registrar Ejecutar Seguir Entrevistar Sistematizar Enviar Especificar Estandarizar Estimar Estudiar Expedir Girar Informar
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Superior
Mandos Medios Estudiar Evaluar Examinar Expedir Facilitar Firmar
Nivel Operativo Iniciar Instalar Obtener Operar Participar Presentar
Cabe aclarar que el listado anteriormente presentado no es limitante; es solamente, una referencia de uso. Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo con la naturaleza del rgano; por ejemplo:
Organizar, evaluar y controlar Organizar y dirigir Integrar y supervisar Integrar y dirigir
DEFINICIN DE TRMINOS
En este apartado sern definidos aquellos trminos que resulten desconocidos al lector y que causen una mala interpretacin del contenido. (Este Apartado se incluir cuando la terminologa descrita lo amerite).
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PROGRAMAS O PROYECTOS ESPECIALES (OPCIONAL)
En la Administracin Pblica es necesario considerar diversas eventualidades que afectan el funcionamiento de las organizaciones pblicas. En este sentido, consideramos viable la incorporacin de la figura de programas especiales (cualesquiera que sea su denominacin) en la estructura que se presente en el proyecto de manual. Es decir, una estructura temporal, siempre y cuando su duracin est establecida y acotada su fecha de terminacin. Para estos efectos se adicionar un apartado especial con lo siguiente:
o Nombre del Programa o Proyecto. o Indicar claramente la dependencia jerrquica. o Sealar la temporalidad prevista para el programa, esto dejar sin efecto lo relativo al programa, sin afectar el contenido restante del manual. o Se estructurar el organigrama analtico del programa. o Incorporar el concentrado por niveles, identificando los puestos permanentes y temporales. o Se establecer el objetivo, funciones y producto esperado.
Nota importante: Los puestos permanentes se debern seguir considerando en la

estructura de la instancia y adicionalmente en el programa especial, sin que se considere duplicado el nmero de plazas.
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BIBLIOGRAFA
Es la relacin de libros o fuentes de informacin utilizadas para la elaboracin del documento. Deber contener los siguientes puntos:
Nombre del autor(es). Ttulo del libro. Volumen y edicin. Lugar de impresin, editorial y fecha. Prrafos o ttulos consultados.
Ejemplo: Bibliografa
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Organizacin 2005 Secretara de la Contralora General Reglamento interior de la Dependencia B.O. N__ del ___de___de 200___
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RECOMENDACIONES GENERALES
Evitar repetir un mismo verbo al inicio de cada funcin. Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada. Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la participacin de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones. Una vez que se cuente con el proyecto de Manual, se sugiere someterlo a una revisin final, al interior de la organizacin, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. Deber numerarse cada pgina que integra el Manual. Una vez que el Manual de Organizacin ha sido elaborado y aprobado, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin. La utilidad del Manual de Organizacin radica en la veracidad de la informacin que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado a travs de revisiones peridicas y enviarlo a la Secretara de la Contralora General, para que sta apruebe su actualizacin. El Manual de Organizacin deber actualizarse cuando se presenten modificaciones en las atribuciones, estructura orgnica, funciones; o simplemente, en las revisiones que se realicen.
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Para efectos de consulta y asesora podrn comunicarse a la siguiente instancia: Direccin General de Desarrollo Administrativo Direccin de Mejora Operativa Departamento de Organizacin email: dgonzalez@esonora.gob.mx Domicilio: Centro de Gobierno, Edificio Hermosillo, 2do. Nivel; Blvd. Paseo Ro Sonora y Comonfort C.P. 83280, Hermosillo, Sonora, Mxico. Telfonos: 212-11-47 y 212-11-84 Consulte en internet las guas para la elaboracin de: Reglamento Interior Manual de Organizacin Manual de Procedimientos Organigramas Indicadores Manual de Trmites y Servicios Cartas Compromiso al Ciudadano
En www.cgeson.gob.mx Seccin: Instrumentos de Desarrollo Administrativo emitidos por Contralora.
Adems en Nuestros Servicios en Lnea encontrar una nueva seccin: Organigrama del Gobierno del Estado. Donde podrs consultar los organigramas de Dependencias y Entidades hasta el nivel de Director General o puestos homlogos.
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GLOSARIO DE TRMINOS
ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos.
ESTRUCTURA ORGANICA.- Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especfica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.
FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente es responsable un rea organizacional: se define a partir de las disposiciones jurdico-administrativas vigentes.
NIVEL JERRQUICO.- Es la divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de funcin que se les encomiende.
ORGANIGRAMA.- Un organigrama o carta de organizacin es un grfico que expresa en forma resumida la estructura orgnica de una dependencia, o parte de ella, as como las relaciones entre las unidades que la componen.
RGANO.- Un rgano es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones y puede estar integrado por uno o varios puestos.
RGANO ADMINISTRATIVO DESCONCENTRADO.- Son instancias jerrquicamente subordinadas a las dependencias o entidades, con facultades especificas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los rganos Desconcentrados cuentan con autonoma administrativa, pero no tienen personalidad jurdica ni patrimonio propio.
PLAZA.- Posicin individual de trabajo que no puede ser ocupada por ms de un servidor pblico a la vez, que tiene una adscripcin determinada y debe respaldarse presupuestalmente.
PUESTO.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias reas administrativas.
DENOMINACIN DEL PUESTO.- Se anota el nombre del puesto sealado en nmina por la Direccin General de Recursos Humanos del Gobierno del Estado, o su equivalente en las entidades.
PUESTO FUNCIONAL.- Se anota el nombre del puesto que actualmente desempea el servidor pblico, de acuerdo a sus funciones reales.
CATLOGO DE PUESTOS Y TABULADOR DE SUELDOS.- Registro tcnico que contiene la descripcin clara y consistente de los puestos, sueldos y niveles que integran las estructuras organizacionales de la Administracin Pblica Estatal, emitidos por la Direccin General de Recursos Humanos de la Secretara de Hacienda.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Es el rgano que tiene funciones y actividades al interior de la dependencia o entidad, que la distinguen y diferencian de las dems dependencias/entidades, conformndose a travs de una infraestructura organizacional especfica y propia, denominadas reas administrativas.
REA ADMINISTRATIVA.- Parte de la institucin en la que se subdivide una unidad administrativa y a la cual se asigna una responsabilidad, de acuerdo a su nivel jerrquico, desde jefe de departamento, subdireccin, direccin, direccin general, subsecretara hasta secretara en dependencias, o su equivalente en las entidades.
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BIBLIOGRAFA
Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin Secretara de la Contralora General
Gua para la Elaboracin de Manuales Organizacin". Secretara de la Funcin Pblica
Gua para la Elaboracin e Integracin de Manuales de Organizacin Instituto Politcnico Nacional Septiembre 2003
Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica". Gustavo Quiroga Leos
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APNDICE
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ANEXO 1
Procedimiento: Revisin, Anlisis y Validacin de Manuales de Organizacin
Dependencia / Entidad
INICIO
Presenta proyecto (Tratndose de una Entidad, lo turna primeramente al O.C.D.A.)
Verifica que se apegue a la metodologa de la Gua
Firma oficio de validacin y cartula de manual
NO
Se apega?
SI
Integra y recaba las firmas del documento Indica integracin del manual
Recibe documento debidamente integrado adems de disco magntico con el archivo del manual de organizacin
Enva mediante oficio Manual Aprobado
Recibe Oficio de validacin y Documento
FIN
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ANEXO 2
(Ejemplo de un Manual de Organizacin)
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Manual de Organizacin
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA

SECRETARA DE LA CONTRALORA GENERAL
Ejemplo para fines ilustrativos exclusivamente
Manual de Organizacin Manual de Organizacin de la de la Direccin General de Desarrollo Administrativo Direccin General de Desarrollo Administra
MARZO DE 2006
Secretara de la Contralora General Manual de Organizacin
Manual de Organizacin de la Direccin General de Desarrollo Administrativo
Elabor
Present
Aprob
Aprobado de acuerdo a lo establecido en el Artculo 26, Apartado B fraccin XI de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora
___________________________________ Lic. Jorge Ogarrio Perkins Director de Mejora Operativa
_________________________________ Ing. Jorge Alberto Prez Avils Director General de Desarrollo Administrativo
________________________________ Lic. Arnoldo Soto Soto Secretario de la Contralora General
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No. de Pginas
Introduccin
I.-Antecedentes Histricos
II.- Base Legal
III.- Atribuciones
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IV.- Estructura Orgnica
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V.- Organigramas -Organigrama Especfico -Organigrama Analtico 17 18
VI.- Objetivo y Funciones de los rganos que conforman la Direccin General de Desarrollo Administrativo.
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VII. Bibliografa
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Introduccin
El presente manual de organizacin cumple lo establecido por el artculo 14 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, que seala que estos instrumentos debern contener informacin sobre la estructura orgnica y las funciones de sus unidades administrativas, que permitan reflejar un conocimiento exacto de la organizacin.
Por lo anterior, la Direccin General de Desarrollo Administrativo pone a disposicin del personal adscrito a la misma y de las personas interesadas, el presente documento con el fin de que a travs de ste se tenga una comprensin clara de la base legal, atribuciones, estructura orgnica, objetivos y funciones de los rganos que la conforman.
Cabe destacar que la dinmica de la Administracin Pblica Estatal, requiere innovacin y mejora continua, por lo que el contenido del Manual debe revisarse y actualizarse de manera peridica, para su debida adecuacin.
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I.- Antecedentes Histricos
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I.- Antecedentes Histricos
Los antecedentes histricos de la Direccin General de Desarrollo Administrativo se remontan a marzo de 1983; cuando fue creada como Direccin de Organizacin y Sistemas; siendo un rgano administrativo de la Direccin General de Recursos Humanos, la cual dependa de Oficiala Mayor de Gobierno. Mediante el B.O. No. 52 de fecha 27 de diciembre de 1984, es promulgado el Reglamento Interior de Oficiala Mayor de Gobierno en el cual aparece formalmente constituida la Direccin de Organizacin y Sistemas, las funciones aqu plasmadas facultan a la Direccin en cuestin la autoridad para poder incursionar en el campo de la Modernizacin Administrativa de las dependencias del Gobierno del Estado. El 30 de diciembre de 1985 a travs del B.O. N. 53 y marcando el inicio de un nuevo sexenio se promulga la Ley Orgnica No. 26, estableciendo nuevas atribuciones para Oficiala Mayor de Gobierno, siendo desarrolladas a travs de la Direccin de Organizacin y Sistemas, la cual a partir de enero de 1986 se eleva al rango de Direccin General. A travs de B.O. No. 49 del 19 de Junio de 1989, se public la Ley N. 85 que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la Ley Orgnica No. 26 del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, por acuerdo del Congreso del Estado fueron transferidas a la Secretara de la Contralora General del Estado los recursos humanos, materiales y presupuestales, as como las atribuciones de la Direccin General de Organizacin y Sistemas de la Oficiala Mayor de Gobierno cambiando a su vez de denominacin a Direccin General de Modernizacin Administrativa. En 1998, como parte de la reestructuracin de la Secretara, las atribuciones correspondientes a desregulacin econmica y simplificacin administrativa pasan a ser ejercidas por la Direccin General. En junio del ao 2001, en Boletn Oficial Nmero 47, seccin I, se publica la actualizacin del Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General del Estado, el cul en su artculo 13, refleja atribuciones adicionales relacionadas a la evaluacin de la gestin pblica y el desarrollo profesional de los servidores pblicos de la Secretara, pasando a denominarse Direccin General de Modernizacin y Desarrollo Administrativo, incorporando las atribuciones anteriormente desarrolladas por la Direccin General de Auditoria de Eficiencia, segn el artculo 13 del Reglamento Interior de la Secretara publicado en el Boletn Oficial del Gobierno del Estado Nmero 41, secc. II, del da 19 de noviembre de 1998. Posteriormente, con la reforma del Reglamento Interior de la Secretara, publicada en el Boletn Oficial Nmero 3, Seccin I del jueves 10 de julio de 2003, se incorporan a la Direccin General de Modernizacin y Desarrollo Administrativo las atribuciones relativas
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al desarrollo informtico de la Dependencia, as como la promocin de mejores prcticas de gobierno electrnico, con el objeto de eficientar la calidad de los procesos y servicios que brindan las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal, apoyadas en las tecnologas de informacin y comunicaciones. Con el inicio de la presente administracin se dan una serie de cambios en la estructura orgnica, mismos que quedan asentados en Decreto N. 52 que reforma y deroga diversas disposiciones de la Ley N. 26 Orgnica del Poder Ejecutivo, publicadas mediante B.O. N 49 seccin I; de fecha del 18 de diciembre de 2003, a travs de esta reforma, se crea en el Artculo 57 la figura de los rganos de Control y Desarrollo Administrativo que son los responsables del control y evaluacin de las entidades paraestatales, los cuales dependen administrativa y funcionalmente de la Secretara de la Contralora General. A travs de B.O. N. 46 Seccin III, de fecha 7 de junio de 2004, se public el Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General, siendo en este ordenamiento donde la Unidad Administrativa cambi de denominacin a Direccin General de Desarrollo Administrativo, adems, la Direccin de Desarrollo Profesional, que desde Junio del 2000 formaba parte de la estructura de esta Direccin General. Su facultad es la de coordinar la imparticin de cursos y talleres de capacitacin entre los servidores pblicos adscritos a esta Secretara, as como a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Esta Direccin de rea pasa en Enero del 2004 a formar parte de estructura de la Direccin General de Administracin y Control Presupuestal. En la publicacin descrita anteriormente queda asentada la coordinacin que debe tener la Direccin General con los rganos de Control y Desarrollo Administrativo mismas que sern en materia de: a).- Integracin, revisin y envo de proyectos de : Reglamento Interior, Manual de Organizacin, Manual de Procedimientos, Manual de Servicios al Pblico, Directorio de la Administracin Pblica Estatal y Registro Estatal de Trmites Empresariales; b).- Integracin, seguimiento y evaluacin del Programa para la Innovacin y Calidad Gubernamental; c).- Prctica de evaluaciones al desempeo, as como realizar el seguimiento de los resultados obtenidos; d).- Coadyuvar en la incorporacin de los sistemas desarrollados por la Dependencia.
Mediante B.O. N. 46 secc I, del 8 de diciembre del 2005, se public el Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General, contemplando en su artculo 12, las atribuciones conferidas a sta Direccin General, en este instrumento ya no se contempla la facultad del diseo, desarrollo, instrumentacin de los sistemas informticos, debido a la inclusin de la Direccin General de Tecnologa e Informtica a la Secretara de la Contralora General, siendo sta la que desarrollar todo en cuanto a informtica se refiere.
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Dentro de las facultades que tiene la Direccin General, por mencionar algunas se encuentran el de ejecutar y promover el desarrollo administrativo dentro de la Administracin Pblica Estatal, adems, evaluar el desempeo de las dependencias y entidades; revisar y dictaminar documentos administrativos.
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II.- Base Legal
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II.- Base legal

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos (D.O. 5-II-1917 y sus reformas) Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Sonora (I-XI-1872 y sus reformas) Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora (B. Oficial Nm. 53 del 30 de dic. 1985 y sus reformas) Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y de los Municipios (B. Oficial Nm. 29 del 9 de abril de 1984 y sus reformas) Ley No. 40 de Planeacin del Estado de Sonora (B.O. No. 10 del 2 de febrero de 1984). LeyN. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora (B Oficial Nm. 27 del 27 de agosto de 1977). Ley N. 113 del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Pblico Estatal ( B.O. No. 41 seccin I del 19 de noviembre de 1987). Ley No. 6 de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios relacionados con Bienes Muebles de la Administracin Pblica Estatal (B.O. No. 46 Seccin I del 8 de diciembre de 1988). Ley 156 de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Sonora (B.O. N. 16 secc. II del 25 de febrero de 2005). Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General del Estado.(B.O N. 46, Sec. I del 08 de diciembre de 2005). Acuerdo que crea el Programa para la Innovacin y Calidad de la Administracin Estatal 2004-2009 (B.O. N. 32 Secc II del 21 de abril del 2005). Acuerdo de Coordinacin para el establecimiento y fortalecimiento de los sistemas municipales de Control y Evaluacin Gubernamental, y colaboracin en materia de Transparencia y Combate a la Corrupcin. (B.O. N. 42 Secc II del 26 de mayo de 2005). Acuerdo por el que se pone a disposicin de todos los Servidores Pblicos del Estado sujetos a presentar declaracin anual de Situacin Patrimonial el Sistema electrnico de declaraciones patrimoniales (B.O. N. 38 Secc I del 12/05/03. Acuerdo de Coordinacin para el establecimiento y fortalecimiento de los sistemas municipales de Control y Evaluacin Gubernamental, y colaboracin en materia de Transparencia y Combate a la Corrupcin. (B.O. N. 42 Secc II del 26 de agosto de 2005)
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Convenio de Coordinacin para la implementacin de la Mejora Regulatoria en el Estado de Sonora, que celebra la Comisin Federal de Mejora Regulatoria con el Gobierno del Estado de Sonora. (B.O. N. 27 Secc II del 4 de abril de 2005). Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal en la Administracin Pblica Estatal para el ejercicio fiscal 2005 (B.O. N. 4 Secc II del 14 de Julio de 2005). Programa de Mediano Plazo. Reinvencin de la Funcin Pblica y Modernizacin Administrativa (B.O. N. 35 Secc XXXI del 2 de mayo de 2005). Programa Estatal de Mediano Plazo 2004-2009 Transparencia y Rendicin de Cuentas (B.O. N. 35 Secc XXXII del 2 de mayo de 2005). Programa de Mediano Plazo 2004-2009 Evaluacin de la Gestin Pblica Secretara de la Contralora General (B.O. N. 35 Secc XXXIII del 2 de mayo del 2005).
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III.- Atribuciones
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III.- Atribuciones Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General (B.O. N. 46 Seccin I del 08/12/05)
Artculo 12.- La Direccin General de Desarrollo Administrativo estar adscrita al Titular de la Secretara, y tendr a su cargo las siguientes atribuciones: I. Planear, programar, ejecutar y controlar las acciones que promuevan el desarrollo administrativo en la Administracin Pblica Estatal; II. Emitir las directrices que en materia de desarrollo administrativo orienten a las dependencias y entidades a mejorar el desempeo de la Administracin Pblica Estatal; III. Implementar, coordinar y evaluar el funcionamiento de programas, proyectos, estudios y acciones en materia de desarrollo administrativo al interior de la Administracin Pblica Estatal, que incidan en la mejora de sus procesos, trmites y servicios; IV. Evaluar el desempeo de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal en la ejecucin de los procesos institucionales y en la prestacin de los servicios al pblico a cargo de las mismas, presentando los resultados y recomendaciones que permitan mejorar su desempeo; V. Establecer coordinacin con los dems mbitos de Gobierno, para promover el desarrollo administrativo, segn los acuerdos y convenios suscritos por el Gobierno del Estado;
VI. Revisar y dictaminar sobre los proyectos de reglamentos interiores, manuales de organizacin, de procedimientos, de trmites y servicios al pblico, as como las reformas a los mismos, y dems documentos administrativos e informativos de la gestin pblica que elaboren las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal por iniciativa de la Contralora, a efecto de verificar que cumplan con los lineamientos establecidos para su estructuracin; VII. Integrar, difundir y mantener permanentemente actualizados los documentos relativos a la organizacin general del Poder Ejecutivo del Estado, a los servicios y trmites estatales, a la ubicacin de los responsables de los mismos y dems instrumentos de apoyo a la gestin pblica estatal que se estimen pertinentes; VIII. Brindar capacitacin y asesora a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal, en el mbito de la competencia de esta unidad administrativa;
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IX. Turnar a la Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial las denuncias y expedientes relativos a las evaluaciones, investigaciones o auditoras que se hubieren practicado, cuando de las mismas se detectaren hechos que puedan constituir presuntas responsabilidades de los servidores pblicos, en trminos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y de los Municipios y dems disposiciones aplicables, o bien, que redunden en perjuicio de los intereses pblicos fundamentales o de su buen despacho, o puedan constituir ilcitos del orden penal en los que el Estado resulte ofendido; X. Coordinarse con los rganos de Control y Desarrollo Administrativo para el ejercicio de sus atribuciones en el mbito de su competencia, y XI. Las dems que le confieran las disposiciones legales aplicables y las que le atribuya expresamente el Titular de la Secretara.
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Direccin General de Desarrollo Administrativo 1.1 Direccin de Mejora Operativa 1.1.1 Subdireccin de Evaluacin Operativa 1.1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 Departamento de Anlisis y Mejora de Procesos Departamento de Reglamentos Interiores Departamento de Organizacin
Direccin de Mejora de Trmites y Servicios 1.2.1 Subdireccin de Mejora de Trmites y Servicios 1.2.2 Departamento de Estndares de Trmites y Servicios
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V.-Organigramas
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V.- Organigrama Especfico
Direccin General
Direccin de Mejora Operativa
Direccin de Mejora de Trmites y Servicios
Subdireccin de Evaluacin Operativa
Subdireccin de Mejora de Trmites y Servicios
Departamento de Estndares de Trmites y Servicios
Departamento de Anlisis y Mejora de Procesos
Departamento de Reglamentos Interiores
Departamento de Organizacin
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ORGANIGRAMA ANALTICO
Concentrado por niveles 12 1 11 2 10 2 09 4 07 5 06 7 03 1 Total 22 N 12
Director General de Desarrollo Administrativo

N 6B N 6I
Secretaria
Coordinador de Proyectos Programa de Innovacin y Calidad
N 11
Director de Mejora Operativa
N 11
Director de Mejora de Trmites y Servicios
N 10 N 09
Subdireccin de Evaluacin Operativa Jefe de Departamento de Anlisis y Mejora de Procesos N 09 N 09 Jefe de Departamento de Reglamentos Interiores Jefe de Departamento de Organizacin
N 10
Subdirector de Mejora de Trmites y Servicios
N 09 N 7A N 7 Recopilador de Informacin Recopilador de Informacin

Analista y Control de Informacin Estadstica y Documental
Jefe De Departamento de Estndares de Trmites y Servicios
N 6B N 6A
Auditor
Auditor
N 7A
Analista de Documentos Administrativos (2 plazas)
N 7B N 3
N 6B N 6A
Analista de Informacin (2 plazas) Capturista
Recopilador de Informacin y Capturista
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VI.- OBJETIVO Y FUNCIONES DE LOS ORGANOS QUE INTEGRAN A LA DIRECCION GENERAL
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1. Direccin General de Desarrollo Administrativo Objetivo:

Mejorar el desempeo de la Administracin Pblica Estatal, mediante la implementacin de instrumentos de desarrollo administrativo e informativos de la gestin pblica.
Funciones:
Coordinar la operacin, estrategias y lineamientos del Programa para la Innovacin y Calidad de la Administracin Estatal que correspondan a las atribuciones de la Unidad Administrativa. Planear, programar y organizar conjuntamente con las dependencias y entidades, las acciones que coadyuven al desarrollo del Programa para la Innovacin y Calidad de la Administracin Pblica Estatal. Someter a la aprobacin del Secretario el Programa de Desarrollo Administrativo y evaluar su ejecucin y difundir sus resultados. Establecer las directrices a las que deban sujetarse las dependencias y entidades en materia de desarrollo administrativo. Establecer la metodologa para evaluar el desempeo de las dependencias y entidades en la ejecucin de los programas de gobierno y la prestacin de servicios de las mismas. Evaluar el desempeo de las dependencias y entidades en la ejecucin de los programas operativos y la atencin de los trmites y servicios a cargo de las mismas. Someter a consideracin del Secretario los resultados de las evaluaciones, proponiendo las acciones necesarias para atender las reas de oportunidad detectadas, y remitir dichos resultados y recomendaciones a las dependencias y entidades evaluadas. Evaluar y dar seguimiento a los proyectos de desarrollo administrativo suscritos en los programas de trabajo por las instancias estatales. Expedir los documentos informativos que permitan el ms fcil acceso a los usuarios de los diversos trmites y servicios estatales. Promover ante las dependencias y entidades la formulacin y actualizacin de sus reglamentos interiores, manuales de organizacin, de procedimientos y de trmites y servicios al pblico. Presentar al Secretario, para su validacin los reglamentos interiores y manuales administrativos de las dependencias y entidades que cumplan con los lineamientos establecidos para su elaboracin.
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Verificar que la estructura orgnica de las dependencias y entidades corresponda a la del reglamento interior vigente y a la de sus manuales de organizacin. Asesorar a los H. Ayuntamientos cuando as lo soliciten en materia de desarrollo administrativo. Coordinar acciones con instancias de otros mbitos de gobierno en materia de desarrollo administrativo, segn los acuerdos y convenios suscritos por esta Dependencia. Coadyuvar con la Direccin General de Normatividad y Asuntos Jurdicos en la actualizacin del Reglamento Interior de la Secretara. Turnar a la Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial previo acuerdo con el Secretario, los expedientes relativos a las revisiones, investigaciones o auditorias practicadas, cuando de las mismas se deriven hechos que puedan constituir responsabilidades. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
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1.1. Direccin de Mejora Operativa Objetivo:

Promover la mejora operativa mediante la implementacin de instrumentos y acciones de Desarrollo Administrativo, evaluando el cumplimiento de los mismos, as como monitorear el desempeo de las Dependencias y Entidades de la Administracin Publica Estatal.
Funciones:
Coadyuvar en la implementacin y el seguimiento del Programa para la Innovacin y Calidad de la Administracin Estatal. Disear, actualizar y difundir instrumentos de desarrollo administrativo, tales como las guas para la elaboracin de reglamentos interiores, manuales de organizacin y manuales de procedimientos. Coordinar la revisin y dictaminacin de los anteproyectos de reglamento interior, manuales de organizacin y de procedimientos que las dependencias y entidades sometan para su validacin. Coordinar la actualizacin del Manual General de Organizacin y del organigrama estructural del Poder Ejecutivo del Estado. Generar y presentar al director general informes estadsticos del estado que guardan cada una de las dependencias y entidades con relacin a sus reglamentos interiores, manuales de organizacin, de procedimientos y plantillas de personal. Planear, programar y coordinar la evaluacin del desempeo institucional; as como la evaluacin de las acciones en materia de desarrollo administrativo implementadas por las dependencias y entidades estatales. Integrar los informes de las evaluaciones realizadas a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal y coordinar el seguimiento correspondiente. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
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1.1.1. Subdireccin de Evaluacin Operativa Objetivo:

Lograr un mejor desempeo de dependencias y entidades mediante acciones de evaluacin continua y a travs de la misma, identificar reas de oportunidad, presentando las propuestas respectivas que impacten e incrementen la mejora de procesos y sus ndices de productividad.
Funciones:
Planear y elaborar en coordinacin con el Director de Mejora Operativa los programas internos de trabajo. Programar y supervisar las evaluaciones que se realizan a dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal, en la ejecucin de los programas y en la prestacin de los servicios al pblico a cargo de las mismas. Coordinar la integracin de los expedientes relativos a las revisiones, investigaciones o evaluaciones al desempeo que se hubieren practicado, cuando de las mismas se detectaren presuntas responsabilidades de los servidores pblicos del Estado. Dar seguimiento al cumplimiento de recomendaciones sealadas en los informes remitidos a dependencias y entidades con motivo de los resultados de las evaluaciones realizadas a las mismas. Elaborar informe al Director de Mejora Operativa sobre los resultados obtenidos de las evaluaciones realizados a dependencias y entidades. Otorgar asesora en materia de desarrollo administrativo a dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Investigar mejores prcticas en materia de desarrollo administrativo implementada en otras instancias y niveles de gobierno o en el extranjero, para la integracin o actualizacin de instrumentos de desarrollo administrativo. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
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1.1.1.1 Departamento de Anlisis y Mejora de Procesos Objetivo:

Conocer los ndices de eficacia y eficiencia de la Administracin Pblica Estatal, a travs de evaluaciones al desempeo, identificando reas de oportunidad y presentando las propuestas respectivas.
Funciones:
Formular los programas de trabajo para la realizacin de evaluaciones, revisiones a dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Contar con el soporte documental que respalde el sustento normativo y administrativo de la unidad que se va a evaluar. Verificar y supervisar que las evaluaciones al desempeo de dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal, se lleven a cabo de acuerdo a la metodologa diseada para su aplicacin. Vigilar que los papeles de trabajo respalden debidamente las reas de oportunidad y conclusiones que surjan como producto de una evaluacin o revisin. Integrar los informes de resultados de las evaluaciones y someterlo a consideracin de la Subdireccin de Evaluacin Operativa. Enviar resultados a dependencias y entidades de las evaluaciones realizadas a las mismas y dar seguimiento a las respuestas que otorguen. Colaborar en el diseo y mejora de instrumentos de desarrollo administrativo encomendados al Departamento. Impartir y organizar cursos de capacitacin externa, en materia de desarrollo administrativo. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
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1.1.2. Departamento de Reglamentos Interiores Objetivo:

Lograr que las dependencias y entidades que conforman la Administracin Pblica Estatal cuenten con sus reglamentos interiores actualizados, con una normatividad definida la cual regule el mbito de actuacin de las mismas.
Funciones:
Participar en la elaboracin y/o actualizacin de los instrumentos para la formulacin de los reglamentos interiores de las dependencias y entidades. Impartir cursos sobre elaboracin de reglamentos interiores a solicitud de dependencias y entidades. Revisar y verificar que los proyectos de reglamentos interiores de las dependencias y entidades se ajusten a la metodologa establecida en la materia por esta Secretara, tramitando la validacin correspondiente. Asesorar a las dependencias y entidades en la elaboracin y/o actualizacin de sus proyectos o reformas del reglamento interior, as como los municipios que lo soliciten. Elaborar y mantener actualizado el Estado de Proyecto de Documentos de Desarrollo Administrativo Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
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1.1.3 Departamento de Organizacin Objetivo:

Lograr que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal cuenten con sus manuales administrativos actualizados, a efecto de tener un gobierno transparente, con funciones y procesos debidamente documentados.
Funciones:
Participar en la elaboracin y/o actualizacin de los instrumentos de desarrollo administrativo para la formulacin de los manuales de organizacin y manuales de procedimientos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Asesorar a las dependencias y entidades en la elaboracin y/o actualizacin de su manual de organizacin y manual de procedimientos. Impartir cursos sobre elaboracin de manuales administrativos, cuando as se solicite por las dependencias y entidades. Revisar y verificar que los manuales de organizacin y manuales de procedimientos de las dependencias y entidades se ajusten a la metodologa establecida en la materia por esta Secretara. Informar a las dependencias y entidades sobre las observaciones que resulten de las revisiones efectuadas a los proyectos de manuales administrativos, dndole el seguimiento correspondiente hasta su conclusin. Gestionar, ante la Secretara, la validacin de los proyectos de manuales administrativos que cumplan con la metodologa establecida. Integrar el Manual de Organizacin General de la Secretara, as como mantener actualizado el manual de organizacin de la Direccin General. Llevar el registro en el Estado de Proyectos de Documentos de Desarrollo Administrativo de los manuales de organizacin y de procedimientos, de la situacin que guardan los mismos cada una de las unidades administrativas que conforman las dependencias y entidades. Controlar y archivar las ediciones del Boletn Oficial del Gobierno del Estado, sobre todo lo relacionado con la publicacin de reglamentos interiores, decretos y/o acuerdos de creacin de entidades o reformas a las mismas. Actualizar el Manual General de Organizacin del Poder Ejecutivo. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
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1.2 Direccin de Mejora de Trmites y Servicios Objetivo:

Lograr una mayor efectividad en la gestin pblica estatal, a travs del impulso, operacin y ejecucin de acciones de mejora de trmites y servicios, conjuntamente con las Dependencias y Entidades Estatales.
Funciones:
Planear, programar, ejecutar, y controlar las acciones a que coadyuven a la mejora de trmites y servicios al interior de la Administracin Pblica Estatal. Diagnosticar en coordinacin con las dependencias y entidades, las prioridades en mejora de los trmites y servicios del Gobierno Estatal. Elaborar en coordinacin con las dependencias y entidades, propuestas de acciones en materia de desarrollo administrativo relacionadas con los trmites y servicios a cargo del Gobierno Estatal. Promover ante las administraciones municipales de la Entidad la ejecucin de acciones de desarrollo administrativo. Proporcionar apoyo y asesora a los ayuntamientos que lo soliciten en materia de desarrollo administrativo. Impulsar la mejora regulatoria relacionada con los trmites y servicios a cargo de las dependencias y entidades. Supervisar la actualizacin permanente del Manual de Trmites y Servicios, Registro Estatal de Trmites Empresariales, Directorio de la Administracin Pblica Estatal y Compendio Legislativo Bsico, as como su incorporacin a la red de INTERNET. Coordinar la revisin de los anteproyectos de los manuales de trmites y servicios al pblico que envan las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal para su validacin. Difundir en los sectores pblico, social y privado, informacin bsica sobre los trmites, servicios, legislacin bsica y directorio de servidores pblicos del Gobierno Estatal. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.
28
1.2.1 Subdireccin de Mejora de Trmites y Servicios Objetivo:

Contribuir a la mejora de trmites y servicios al pblico de la Administracin Pblica Estatal, a travs de la implementacin de mecanismos de aseguramiento de la calidad y verificar el cumplimiento de la aplicacin de instrumentos de desarrollo administrativo.
Funciones:
Coadyuvar en el diseo, actualizacin y difusin de los Instrumentos de Desarrollo Administrativo para el mejoramiento de trmites y servicios a cargo de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Capacitar y asesorar a enlaces y personal de dependencias y entidades que tienen a su cargo trmites y servicios, para la elaboracin de Cartas Compromiso al Ciudadano. Dictaminar los anteproyectos de Cartas Compromiso al Ciudadano y Manual de Trmites y servicios presentados por las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Coadyuvar al diseo y actualizacin de instrumentos tcnicos para la evaluacin y seguimiento de los documentos de desarrollo administrativo en dependencias y entidades. Evaluar y dar seguimiento al nivel de cumplimiento de los atributos y estndares en dependencias y entidades que cuenten con trmites y servicios al pblico. Participar en la elaboracin de propuestas para mejorar los trmites y servicios a cargo de dependencias y entidades. Colaborar en la implementacin y seguimiento del Programa para la Innovacin y Calidad de la Administracin Estatal. Coadyuvar en las acciones de mejora regulatoria de la Administracin Pblica Estatal, respecto a la mejora de trmites y servicios al pblico. Desarrollar todas aquellas inherentes al rea de su competencia.
29
1.2.2 Jefe de Departamento de Trmites y Servicios Objetivo:

Contribuir al mejoramiento de Trmites y Servicios mediante el registro, evaluacin y difusin de los estndares establecidos por las Dependencias y Entidades, y verificar el cumplimiento en la aplicacin de instrumentos de Desarrollo Administrativo.
Funciones:
Coadyuvar o en su caso actualizar y difundir instrumentos de desarrollo administrativo, para la mejora de trmites y servicios a cargo de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Dictaminar los anteproyectos de Cartas Compromiso al Ciudadano y Manual de Trmites y servicios presentados por las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal. Coadyuvar en la implementacin de los instrumentos tcnicos que permitan evaluar los atributos y estndares establecidos por las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal en relacin a sus trmites y servicios al pblico as como informar sus resultados. Coordinar la actualizacin del Directorio de la Administracin Pblica Estatal, el Manual de Trmites y Servicios, el Registro Estatal de Trmites Empresariales, Compendio Legislativo Bsico y documentos de actuacin de la Secretara de la Contralora General. Coordinar la edicin y difusin del documento electrnico: Gobierno del Estado a tu Servicio Actualizar los directorios de la Secretara, Poder Legislativo, Judicial y Administracin Pblica Federal en la pgina de Internet de la Secretara de la Contralora General. Realizar actividades de fomento a la mejora de Trmites y Servicios asignados por el Director de Mejora de Trmites y Servicios. Participar en la organizacin y evaluacin del cumplimiento de los atributos y estndares de trmites y servicios. Participar en la difusin de la metodologa para la elaboracin de documentos informativos de las dependencias y entidades estatales. Participar en la implementacin y seguimiento del Programa para la Innovacin y Calidad de la Administracin Estatal. Apoyar la promocin de la Mejora Regulatoria en la Administracin Pblica Estatal, en lo relativo a la mejora de los trmites y servicios estatales. Desarrollar todas aquellas inherentes al rea de su competencia .
30
VII.- BIBLIOGRAFIA
31
VII.- BIBLIOGRAFIA
o Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Organizacin Secretara de la Contralora General Marzo de 2006.
o Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora General.

(B.O. N. 46 Seccin I del 08 de Diciembre de 2005)
o Sitio de Internet de la Secretara de la Funcin Pblica. http://www.funcionpublica.gob.mx/index1.html.
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PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Secretara de la Contralora General

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

Ing. Eduardo Bours Castelo Gobernador Constitucional del Estado de Sonora

C.P. Gilberto Inda Durn Secretario de la Contralora General

M.C. Mara de Lourdes Ramos Loyo Directora General de Desarrollo Administrativo

Lic. Jorge Ogarrio Perkins Director de Mejora Operativa

Lic. Rubn Daro Gonzlez Cruz Jefe de Departamento de Organizacin

Lic. Rosa Alicia vila Rosas Analista de Manuales

Lic. Adrin Aguilar Garca Analista de Manuales

Direccin General de Desarrollo Administrativo

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II.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACION

Objetivo Funciones Definicin de trminos Proyectos o Programas Especiales (Opcional) Bibliografa

RECOMENDACIONES GENERALES GLOSARIO DE TRMINOS BIBLIOGRAFA APNDICE

Direccin General de Desarrollo Administrativo

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

C.P. Gilberto Inda Durn Secretario de la Contralora General

Direccin General de Desarrollo Administrativo

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

Direccin General de Desarrollo Administrativo

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

3. mbito de Aplicacin y Tipos de Manuales:

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mbito de Aplicacin.- Se enuncia la normatividad relacionada con este instrumento:

4. Ventajas de contar con un Manual de Organizacin :

Presenta una visin de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas.

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Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa.

Es instrumento til de orientacin e informacin sobre el quehacer de las unidades responsables.

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Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

II. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

Fecha de elaboracin o actualizacin del Manual de Organizacin.

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Marco Jurdico Administrativo

Formalmente, los ordenamientos

jurdico administrativos debern presentarse en

forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

Acuerdos Actas Constitutivas Circulares

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Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

1. Forma.- Se utilizar la figura del rectngulo.

Direccin General de Desarrollo Administrativo

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

5. Lneas de Conexin.- Indican las relaciones entre los diferentes rganos.

geogrficamente desconcentrados de la unidad administrativa de la que dependen.

Direccin General de Desarrollo Administrativo

Secretara de la Contralora General Gua para la elaboracin de Manuales de Organizacin

1. Organigrama General / Especfico.

Direccin General de Licitaciones y Contratos

Direccin General de Auditora Gubernamental

Dir. Gral. de Seguimiento y Ctrl. de Obra Pblica

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