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claro que uma grande parte dessas relaes criada pelas caractersticas do trabalho, como, por exemplo, os tcnicos de segurana que, por imposio de suas prprias tarefas, passam a maior parte do tempo estabelecendo e mantendo contatos com todos os operrios das varias sees da fbrica. Quase toda a atividade executada pelos tcnicos de segurana envolve relacionamento com outras pessoas. Por este motivo, ele deve estar atento a essas relaes, deve procurar manter um ambiente, onde as comunicaes possam se processar de forma aberta, confiante e adequada. Um ponto importante, que devemos levar em considerao, so as diferenas entre as pessoas. Saber que cada pessoa especifica, original e possui reaes prprias; que, em sua formao, cada uma foi marcada por realidades diferentes: meio familiar, escolar, cultural, social profissional , etc, e que cada indivduo atuar em funo de sua prpria experincia de vida. Devemos saber, tambm que toda pessoa tem necessidades que dirigem o seu comportamento, as quais ela procura constantemente satisfazer. No s as pessoas so diferentes entre si, mas tambm as necessidades variam de indivduo para indivduo. Esta grande diversidade pode se constituir em uma imensa riqueza humana, mas, de incio, pode ser fonte de oposies violentas entre os indivduos. Por estes motivos, devemos estar aberto para respeitar tais diferenas. Outro fator relevante o que se refere aos Juzos de Valor acerca das pessoas. Normalmente, temos tendncia para julgar os atos e as palavras dos outros em funo da nossa prpria experincia e de certos preconceitos. Este conformismo no julgamento muito grave, pois nos arriscamos a classificar as pessoas por categorias e de forma definitiva. Deixamos, pois, de perceber o indivduo tal como ele , e de manter o dilogo, se no reagirmos rpida e eficazmente contra este tipo de atitude. Outro ponto a ser considerado o Uso da Linguagem. A nossa linguagem pode constituir um obstculo a comunicao e consequentemente afetar o relacionamento humano. E preciso, sempre, nos colocarmos no lugar da pessoa que esta nos ouvindo. Devemos usar um vocabulrio adaptado realidade com a qual estamos trabalhando, um vocabulrio compreensvel para todos. Um outro aspecto a ser focalizado a Falta de Abertura. Muitas vezes, temos uma idia ou tomamos uma posio para a qual tentamos, simplesmente, obter a aprovao dos outros, sem ouvi-los, sem dar ateno ao que eles pensam e dizem. Se ns fecharmos sobre ns mesmos, ficaremos limitados ao monologo, deixando de receber e aprender muitas informaes valiosas para o nosso crescimento, e mesmo o aperfeioamento humano, em geral , estar sendo prejudicado. Estar disponvel em relao ao outro exige um esforo permanente, mas compensador, porque, s assim, poderemos manter um autentico e profundo relacionamento, que invariavelmente gera satisfao. Como podemos observar, se as verdadeiras relaes humanas so proveitosas e importantes de se praticarem pois evitam comportamentos desajustados que foram gerados por insatisfaes; mantm o bem-estar individual e coletivo e, acima de tudo, proporcionam segurana, paz e tranqilidade aos indivduos e empresa. 3 - Dinmica de Grupo Kurt Lewin, psiclogo alemo, e reconhecido por todos no campo da Psicologia de Grupo foi um dos primeiros tericos e experimentadores das leis dinmicas que regem o comportamento dos indivduos em grupo. Para este autor, todos os grupos devem ser compreendidos como totalidade dinmicas que resultam das interaes entre os membros. Estes grupos adotam formas de equilbrio no seio de um campo de foras, tenses e pelo campo perceptivo dos indivduos". Estas foras, tais como: movimento, ao, interao, reao, etc., que constituem o aspecto dinmico do grupo e, consequentemente, afetam a sua conduta. A Dinmica de Grupo como disciplina moderna dentro do campo da Psicologia Social, estuda e analisa a conduta do grupo como um todo, as variaes da conduta individual de seus membros, as reaes entre os grupos ao formular leis e princpios, e ao introduzir tcnicas que aumentem a eficcia dos grupos. 1

NOES DE ADMINISTRAO PBLICA:

Noes de relaes humanas. tica no servio pblico. Qualidade no Atendimento ao pblico. Noes de arquivologia: informao, documentao, classificao, arquivamento, registros, tramitao de documentos, cadastro, tipos de
arquivos, organizao e administrao de arquivos, tcnicas modernas. NOES DE RELAES HUMANAS 1 - Introduo Vivemos num tempo em que o avano dos transportes, da urbanizao, da comunicao de massa, da tecnologia e da informtica coloca o ser humano em maior contato com o mundo, com a sua prpria nao e consigo mesmo. No entanto, toda essa evoluo dificulta, de certa forma, o envolvimento entre os seres humanos, pois a ateno do homem est voltada para a tecnologia, muito mais do que para as relaes humanas. Este distanciamento do homem para com o prprio homem gera insatisfaes, angustias, vazios e ansiedade nos indivduos. Podemos ver um lado positivo em nossa poca, que a tendncia de, ao nos isolarmos, sermos levados a tomar conscincia de ns mesmos. Quanto maior a nossa disponibilidade em relao a ns mesmos, maior abertura teremos para com os outros e cada vez mais o nosso ser pessoal se tornar social. Isto porque j no teremos receio dos outros e/ou do ambiente, pois o ser pessoal aprendeu a lidar consigo mesmo. Durante toda a vida, somos afetados pr nossa habilidade de nos relacionarmos com outras pessoas, quer com indivduos quer com grupos. uma das habilidades mais importantes que o ser humano pode desenvolver e a comunicao interpessoal. Podemos ajudar o indivduo a abrir-se para uma experincia total de si mesmo, para um relacionamento humano eficaz e para ser um comunicador mais eficiente, oferecendo-lhe a oportunidade de estabelecer bons relacionamentos dentro do grupo ao qual pertence, seja este profissional, familiar, social, religioso, poltico, etc. Em tal grupo, o indivduo deve ser respeitado como uma pessoa especfica, com suas inibies, frustraes, angustias, satisfaes, ansiedades, enfim, pela sua individualidade enquanto ser humano. 2 - Relaes Humanas Comumente, entende-se a expresso "relaes humanas" como sendo os contatos que se processam, em todas as situaes, entre os seres humanos. Muitas pessoas podem falar sobre relaes humanas, discuti-las em conferncias, discursos e mesmo em conversas informais, mas no so capazes de concretizar essas relaes. Efetuar "relaes humanas", significa, portanto, muito mais do que estabelecermos e/ou mantermos contatos com outros indivduos. Significa entender o relacionamento entre as pessoas, compreende-las, respeitando a sua personalidade, cuja estrutura , sem duvida, diferente da nossa. Alm de compreender os indivduos, precisamos ter flexibilidade de ao (comportamento), ou seja, adequar o nosso comportamento, apropriadamente, a uma situao dada, com determinadas pessoas. Dentro de um sistema empresarial, existe a organizao tcnica e a organizao humana. Estas organizaes esto inter-relacionadas e so interdependentes. A organizao humana de uma fabrica muito mais do que um simples conjunto, um agrupamento de indivduos, pois cada um deles tem seus prprios sentimentos, interesses, desejos, frustraes, necessidades fsicas e sociais, associados a sua prpria histria de vida. Tais indivduos, dentro desse sistema empresarial, estabelecem freqentes inter-relaes, cada qual com uma forma particular de se comunicar.

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A vida de um grupo passa por varias fases, e em cada uma delas, os membros atuam de formas diferentes, tanto em relao etapa de vida do grupo como em relao aos demais membros. Dependendo do tipo de grupo (formal, informal, profissional, social, treinamento, etc.) e da fase em que se encontra, haver certas funes a serem executadas por seus componentes. Algumas funes soam mais genricas que outras, existindo em todos os grupos, e so desempenhadas pelos membros, para que o grupo possa mover-se ou progredir em direo s suas metas. O complexo processo de interao humana, exige de cada participante um determinado desempenho, o qual variar em funo da dinmica de sua personalidade e da dinmica grupal na situao, momento ou contexto. Em todos os grupos em funcionamento, seus membros podem desempenhar eventualmente, alguns papeis nao-construtivos, dificultando a tarefa do grupo, criando obstculos e canalizando energias para atividades e comportamentos no condizentes com os objetivos comuns do grupo. Estes papis correspondem s necessidades individuais, s motivaes de cunho pessoal , problemas de personalidade, ou, muitas vezes, decorrem de falhas de estruturao ou da dinmica do prprio grupo. 6. Responsabilidades de um bom participante Podem ser diversas as razes que motivam a nossa participao numa dinmica de grupo, ou qualquer tipo de grupo, mas devemos estar abertos e atentos para os seguintes pontos bsicos:

No campo da Psicologia Social, o grupo pode ser definido como uma reunio de duas ou mais pessoas que compartilham normas, e cujos papeis sociais esto estritamente intervinculados. No campo da Dinmica de Grupo, os grupos so classificados em primrios e secundrios. O grupo primrio composto por um nmero reduzido de pessoas que se relacionam "face a face", ligadas por laos emocionais com relaes diretas, mantendo-se um processo de associao e cooperao ntima. Exemplo: grupo de amigos, grupo familiar, grupo de estudo e o prprio grupo de trabalho. O fato de um grupo ser pequeno, no significa sempre que um grupo primrio. Para que exista, preciso que haja interao entre os participantes, no qual cada membro dever perceber cada um como pessoas individuais. Nos grupos secundrios as relaes se mantm mais frias, impessoais e formais. Estas se estabelecem atravs de comunicaes indiretas, como o caso das empresas, instituies, etc. O comportamento do grupo depende em grande parte do nmero de participantes. Este um fator importante, no que diz respeito a produo e ao nvel de desenvolvimento grupal. A delimitao exata de um pequeno grupo e de um grande grupo, varia segundo os diferentes autores. Estudiosos no assunto so unanimes em afirmar que o pequeno grupo no deve ultrapassar de 20 participantes, e que o ideal para a sua constituio de 5 a 12 elementos, possibilitando assim, maior coeso, interao e participao. 4 - Objetivos da dinmica de grupo a) ajudar o indivduo a adquirir e desenvolver comportamentos mais funcionais que os utilizados at o momento; b) colaborar com o indivduo no sentido de descentra-lo de si mesmo e situa-lo em relao aos outros; c) levar o membro do grupo a se perceber honestamente, em uma autocrtica objetiva e construtiva, onde o indivduo ter possibilidades de perceber e solucionar seus problemas; d) ajudar o indivduo a perceber o seu crescimento como algo positivo, dando nfase ao potencial de cada um; e) oferecer condies para que o indivduo tenha noo do seu prprio valor; f) levar o membro do grupo a um nvel de responsabilidade individual pelos seus atos; g) desenvolver no indivduo tolerncia consigo e com os outros; h) levar o indivduo a respeitar a variedade de opinies e atos que existem nas pessoas; i. levar o indivduo a integrao e ajustamento nos grupos em que participa para uma atuao cada vez mais satisfatria, e uma participao cada vez maior. 5 - Desenvolvimento interpessoal - Treinamento em grupo Todo grupo composto por pessoas que diferem uma das outras em sua maneira de ser e de executar um trabalho. Os indivduos trazem para o grupo certas caractersticas que lhes so peculiares tais como: interesses, aptides, desejos, inibies, frustraes, em outras palavras, suas personalidades. Todas essas caractersticas atuam como foras na dinmica de grupo. Outras foras podem resultar da interao das pessoas. A integrao e a transformao de todas essas forcas a prpria Dinmica Interna do Grupo, e uma das foras internas mais importantes a participao, o empenho pessoal e psicolgico dos indivduos no grupo. Quanto maior essa participao, mais favorveis sero as atitudes dos indivduos para com o grupo e tanto maior seu interesse pelo grupo. As pessoas que mais participam, so as que compreendem as finalidades e funes bsicas do grupo, sentem-se seguras no desempenho de suas funes, conhecem a importncia delas para o objetivo final e o funcionamento do grupo.

ajudar a estabelecer um clima positivo no grupo, tentando, quando possvel, auxiliar os outros, sendo cooperativo; participar e contribuir para as discusses; ter conscincia das suas necessidades; visar principalmente as necessidades grupais; perceber como as interaes individuais afetam o grupo; auxiliar os participantes quando estes tiverem dificuldade em comunicar-se; respeitar os membros do grupo como seres humanos; manter o dialogo e no o monologo; discutir as dificuldades que voc tem em relao ao grupo; controlar as reaes agressivas; expor com clareza as sugestes e pontos de vista; no permitir que voc ou outros membros, assumam papeis de ajudante;

comunicar-se clara e objetivamente; ouvir e atender o outro participante; integrar-se totalmente a vida do grupo, sem perder a sua prpria individualidade e originalidade.
7 - Papel do coordenador na Dinmica de Grupo O coordenador da Dinmica de Grupo deve ser acima de tudo um educador. Sua tarefa prioritria criar condies tais, que os treinandos possam aprender e crescer como pessoas, confiando em si e nos outros, como recursos valiosos para a aprendizagem. Isto possvel quando o coordenador expressa expectativas positivas e incentiva a participao de cada treinando; quando e capaz de aprender com os outros membros a fornecer e receber informaes; quando respeita e aceita todos os membros do grupo. Deve ouvir atentamente, todas as pessoas do mesmo modo, mesmo que tenha idias preconcebidas sobre este ou aquele participante. A vida do grupo ser mais fecunda se cada membro do grupo e coordenador fornecer a sua contribuio, colocando a servio de todos a competncia e as qualidades que possui.

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se para explicar suas razes e dar-lhe grande relevncia para a compreenso da ao coletiva nas suas mais variadas formas. No vou me deter no detalhe dos argumentos que esses autores lanam mo para demonstrar essas concluses, mesmo porque estamos falando de estudos bastante complexos, envolvendo tambm entendiantes formalizaes matemticas. A meno a eles visa apenas destacar as premissas psicolgicas de todo o encadeamento do raciocnio, raramente problematizadas e discutidas, mas geralmente justificadas por seu aparente realismo: a base elementar das interaes sociais so indivduos egostas, exclusivamente auto-interessados, que ingressam em aes cooperativas apenas porque no h outra maneira de obter certos bens (justamente os bens coletivos) para si mesmos. Mas que so tambm indivduos raci onais, isto , capazes de escolher, dentro de um leque de diferentes opes de ao, aquela alternativa que otimize a relao entre o benefcio esperado da opo e o custo para viabiliz-la ou que maximize a utilidade, para empregar a terminologia dos economistas. H que reconhecer a enorme fora atrativa que essas premissas so capazes de exercer sobre o investigador social, tanto por sua simplicidade (elas so aptas a fornecer modelos explicativos enxutos e elegantes, seno do ponto de vista moral, ao menos do ponto de vista cognitivo) quanto por sua plausibilidade e realismo quem no seria tentado a admitir a hiptese de que, em mdia, as pessoas so auto-interessadas, pelo menos quando se trata das interaes annimas do mercado ou das grandes organizaes estatais? No entanto, um leitor mais atento desses estudos no deixa de suspeitar de um certo sabor de paradoxo em suas concluses, derivadas do aparncia mesma de realismo das premissas. Pois se verdade que as organizaes sociais e as aes coletivas so focos permanentes de rent seekers e free riders, como no deixar de pensar que, levadas s ltimas conseqncias, a compulso egosta e a maximizao da utilidade deveriam liquidar completamente a vida social e toda a possibilidade de cooperao? Porm: (1) as organizaes sociais persistem, assim como o fato da cooperao e as premissas s nos deixam perplexos a respeito de por qu elas persistem; e (2) os prprios estudos assumem que, sem a vida social e, portanto, sem a cooperao, interesses cruciais dos agentes egostas seriam afetados. Em outras palavras, o auto-interesse mesmo deveria ser impulso suficiente cooperao e, no entanto, o autointeresse que a corri, quando no a elimina pura e simplesmente. Eis o sabor de paradoxo. II. Na verdade, a longa tradio da filosofia moral e poltica j havia esboado paradoxos como os mencionados acima, os quais apareciam com freqncia na forma de dilemas prticos. (Por exemplo, como aparece no episdio da condenao de Scrates, mencionado nos dilogos de Plato: prefervel, se tivssemos apenas essas duas opes, sofrer a injustia ou comet - la?) Poderamos recuar a esses debates dos antigos filsofos gregos estamos falando de uma longa tradio mesmo! mas vamos nos contentar com certos pais fundadores do pensamento poltico moderno, e com a brevidade que esta palestra requer. Em primeiro lugar, no pensamento de Thomas Hobbes, um filsofo ingls do sculo XVII, pois ele tambm o primeiro moderno a explorar rigorosamente as premissas do homo oeconomicus antes mesmo da teoria econmica ter se estabelecido como disciplina autnoma. E usou-a no para elucidar o mercado, mas para mostrar por que a organizao poltica das comunidades, isto , o Estado, e a estrita obedincia a ela por parte de seus sditos era necessria para promover interesses vitais de cada indivduo. Para tanto, Hobbes postulou uma situao inteiramente hipottica, na qual pessoas compulsivamente egostas se viam expostas umas s outras sem a mediao dessa organizao poltica comum, situao a que chamou de estado de natur eza (em oposio ao estado civil ou poltico). Sua anlise dessa situao hipottica era a demonstrao da completa impossibilidade da vida social no estado de natureza. Este, se existisse de fato, no poderia ser outra coisa seno um estado de guerra de todos contra todos: para Hobbes, a anarquia, a ausncia de organizao poltica comum, correspondia anomia, a completa ausncia de regras de convivncia e, logo, de cooperao social. Invertendo o raciocnio, Hobbes queria dizer que a condio necessria da cooperao social a firme e voluntria disposio de cada indivduo para obedecer a um superior comum, o Soberano, a autoridade poltica incontrastvel (leia-se: uma autoridade acima da qual no poderia haver recurso), cabea de uma organizao social maior que inclui a Lei e a 3

A integrao no se realizar no interior de um grupo e, em conseqncia, sua criatividade no poder ser duradoura, se as relaes interpessoais entre todos os membros do grupo no estiverem baseadas em comunicaes abertas, confiantes e adequadas.

TICA NO SERVIO PBLICO. A RELEVNCIA DA TICA NO EXERCCIO DA FUNO PBLICA Cicero Araujo
I. J faz algumas dcadas que a Cincia Poltica contempornea procurou transpor para seu campo de investigao o paradigma do homo oeconomicus a psicologia egostica utilizada pela teoria econmica convencional para dar conta das interaes sociais no mercado. Seu campo de investigao, isto , o comportamento de atores coletivos como os partidos, os sindicatos, os gabinetes governamentais, ou de atores individuais como as lideranas partidrias, os parlamentares, os eleitores etc. Para o assunto que nos interessa aqui, teve grande impacto no debate posterior o transporte do paradigma econmico para entender certos problemas da administrao pblica e da ao coletiva de um modo gera l.

Cito de cabea duas linhas de trabalho que, ainda na dcada de 1960 e incio de 1970, tiveram forte influncia na compreenso contempornea das burocracias estatais, das dificuldades do cidado comum para mant-las sob controle e faz-las prestar os servios a que foram destinadas. Comeo mencionando os estudos de James Buchanan e associados2, cujas concluses apontam, primeiro, para a tendncia, especialmente nas democracias, de proliferao de servios custa dos contribuintes, como forma de garantir a reproduo das prprias burocracias encarregadas de fornecer tais servios; e, segundo, para a tendncia de busca da renda particular (rent seeking): como que tentando desmistificar a aurola do funcionrio como um promotor imparcial do bem comum, esses estudos mostram os servidores estatais como um grupo de interesse parte no apenas um grupo de interesse dentre outros, mas um grupo colocado numa posio especial, j que detentor de certos monoplios legais, exatamente por fazer parte do Estado sempre disposto a transformar em exclusivo benefcio prprio pelo menos parte dos recursos extrados dos cidados, em princpio destinados ao benefcio comum. O outro estudo que vale mencionar, realizado por Mancur Olson, estendese para os problemas de articulao de qualquer ao coletiva que requeira o engajamento de um grande nmero de pessoas.3 Suponha que uma comunidade precisa providenciar um determinado bem coletivo, digamos, uma rua pavimentada: se o grupo de pessoas que conjugar seus esforos para prover esse bem for muito pequeno, a ausncia de uma delas pode prejudicar toda a empreitada; como prover o bem do interesse de cada membro do grupo, h um forte incentivo para que todos realmente se esforcem para gerar o benefcio. Contudo, se o grupo for muito grande, de tal forma que a contribuio individual de cada participante seja proporcionalmente muito pequena ou insignificante, haver fortes incentivos para que no haja amplo compartilhamento dos esforos, e para jogar nos ombros dos demais o peso do empreendimento. Se houver, dentro do grupo maior, um grupo bem menor altamente interessado em fornecer esse benefcio de qualquer forma, a despeito do comportamento parasitrio do restante, a ao coletiva fatalmente resultar capenga, para no dizer totalmente frustrada em seus propsitos. Esse o famoso problema do carona (free rider), que coloca em evidncia o por qu das organizaes sociais se estruturarem em hierarquias, s quais se apendam incentivos especiais s diferentes camadas, de modo a aumentar sua eficcia ou produtividade, ou ento de modo a evitar que os efeitos corrosivos do carona simplesmente no destruam a ao coletiva qual foram encarregadas de organizar. Alis, qualquer executivo de uma grande organizao social, seja ela privada ou pblica, sabe muito bem, ainda que apenas de forma intuitiva, o que significa o carona e de seus efeitos nefastos na vida da organizao que ajuda a administrar. O feito de Olson foi isolar o fenmeno, estabelecer uma hipte-

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concluses parecem no escapar de dilemas anlogos aos de Hobbes, Buchanan e Olson, conforme veremos daqui a pouco. Hume partia, sem dvida, de premissas mais variadas que as de Hobbes. Ao lado dos impulsos psicolgicos do auto-interesse, ele suponha tambm impulsos benevolentes e altrustas: alm da busca pelo prprio bem, o que natural e at certo ponto desejvel, as pessoas tambm se interessam pelo bem alheio. Detalhe, porm: no se trata de uma benevolncia indefinida e ilimitada, mas de uma benevolncia parcial. Gostamos e desejamos sinceramente o bem de certas pessoas, mais do que de outras: o de nossos pais, filhos, irmos e amigos, mais do que uma pessoa que mal conhecemos, ou de um conjunto annimo de pessoas. Sim, amamos o prximo muitas vezes at mais do que a ns mesmos, porm o prximo o prximo de fato, que no raro concorre com o distante, quando no est em briga com ele. verdade que somos capazes de ressoar espontaneamente os sofrimentos e as alegrias alheias, como que reproduzindo esses sentimentos em ns mesmos, ainda que de forma esmaecida, um fenmeno que Hume chamava de simpatia, da qual derivou os sentimentos morais. Mas a simpatia apenas transmite e reproduz sentimentos, ela no implica automat icamente desejar e efetivamente fazer o bem a qualquer pessoa ou a qualquer necessitado que esbarremos no caminho, como faria o Bom Samaritano dos Evangelhos. Antes, a benevolncia parcial, um desejo natural de fazer o bem, explica nossas propenses tribais primrias, ou seja, nossa disposio para conviver num crculo restrito, prximo, de amigos e familiares: nossa propenso espontnea ao cl ou tribo. Mas o cl ou a tribo, ao mesmo tempo que desenvolve impulsos de altssima atrao para dentro, no raro cria tambm impulsos igualmente fortes de repulso ao estranho, os crculos sociais distantes. Como membros de um grupo, pensava Hume, somos at estimulados, em certas circunstncias, a praticar maldades ao estranho e isso no em prol de ns mesmos, mas do grupo a que pertencemos mais terrveis do que praticaramos se vivssemos a ss. A histria das sociedades humanas, contudo, sugere uma contnua expanso rumo a comunidades mais amplas e complexas do que tribos e cls. Como explic-la? Aqui Hume obrigado a apelar, no para o sentimento natural, mas para a conveno, para o artifcio institucional, cujo primeiro fruto a virtude da Justia, a base das regras do Direito. A Justia a virtude da macro - sociabilidade, geradora de regras estritas e in flexveis (convenes), porm impessoais (pois no importa quem elas beneficiam ou prejudicam em cada caso de sua aplicao) e expansivas, que contrasta com as virtudes da micro - sociabilidade, maleveis e personalizadas (isto , onde importa o quem), mas exatamente por isso de curto alcance. Mas qual a base do respeito s convenes sociais, as regras da Justia? Tem de haver um princpio geral que sustente as convenes. Esse princpio a reciprocidade. Da que o contrato e a promessa sejam os modelos exemplares da Justia em ao: os dois primeiros contratantes devem ter sido sujeitos estranhos um ao outro, mas que por um motivo qualquer digamos, comercial precisaram produzir um bem coletivo. Qual a estrutura geral do contrato? Eu fao a minha parte e, no momento aprazado, voc faz a sua. Sou indiferente sua felicidade, e, contudo, para produzir certo bem para mim ou para meus entes queridos, preciso estabelecer uma relao cooperativa com o estranho, sem o qual aquele bem no vinga. Logo, s tem sentido cooperar nessas condies se cada um faz a sua parte, e na medida em que cada um faz a sua parte (da a reciprocidade). Essa a natureza da conveno, to bem caracterizada pela imagem humeana dos dois remadores de um barco que se controlam mutuamente na alternncia de seus respectivos lances de remo. Um faz seu lance na medida em que o outro faa o seu, e s nessa medida o bem coletivo (a navegao rumo a um porto comum desejado) ser produzido. Notem como nesse argumento a percepo do auto-interesse embasa a reciprocidade. E desse ponto em diante que os problemas do argumento vo aparecendo: (1) A sociedade grande e complexa, reconhece Hume, supera as dificuldades e deficincias do crculo restrito da tribo, e porm gera suas prprias dificuldades e deficincias. Quanto mais cresce a sociedade, mais annima e impessoal ela se torna, de modo que sua sustentao depender menos das paixes altrustas do que da reciprocidade e, logo, da percepo do auto interesse na prpria atividade cooperativa. Uma coisa, 4

Espada da Lei (o Estado). Reparem onde recai a nfase do argumento: no se trata apenas de estabelecer a nomia do est ado civil em oposio anomia do estado de natureza, pois os indivduos nessa condio bem poderiam ter experimentado estabelecer regras comuns de ao, e ento cham-las de Lei. Mas precisamente isso que Hobbes pensava ser impossvel sem o Soberano: este no fundo representa o instrumento comum capaz de coagir os recalcitrantes a respeitar as regras, quaisquer que fossem. Sem a devida constituio de tal instrumento, o desrespeito Lei seria generalizado. Em essncia, isso o que significa Estado. Mas essa breve apresentao j nos faz pressentir, no raciocnio de Hobbes, pelo menos um paradoxo (do qual ele no tinha plena cincia) e um dilema prtico (sobre o qual estava perfeitamente atento): (1) O paradoxo que a deciso voluntria de instituir e obedecer um Soberano significa, em si mesma, um ato cooperativo. Porm, no havia o argumento estabelecido que qualquer ao cooperativa da parte de indivduos compulsivamente egostas requer a figura do Soberano e seu Estado? Dito de outra maneira: para cooperar precisamos de um Soberano, mas para ter um Soberano precisamos j cooperar de alguma forma. Como sair dessa enrascada? De certo modo, a obra de Hobbes antecipa alguns dos problemas de autores como Buchanan e Olson, j citados, quando puxamos suas premissas at seus extremos. (2) O dilema prtico o seguinte. Se por Soberano entendemos de fato um superior incontrastvel, a autoridade acima da qual no h recurso, somos tentados a imaginar uma figura que, eventualmente, de posse dos recursos de poder para tanto, venha a agir de forma sistematicamente arbitrria e tirnica, No captulo 18 do Leviathan, sua obra-prima, Hobbes faz o seguinte trocadilho, que indica claramente essa inteno: Covenants without the sword are bu t words (Os pactos sem a espada no passam de palavras). desrespeitando suas prprias leis, perseguindo, prendendo e arrebentando seus sditos. O que fazer? Hobbes havia dito que a vida sob o pior Soberano seria ainda assim bem melhor que a sob o estado de natureza, a vida em perptua guerra civil. Para um observador atento do sculo XXI, porm, que conheceu as misrias dos regimes tirnicos, autoritrios ou totalitrios do sculo XX (e que ainda persistem em muitos lugares), isso deve soar mais como uma profisso de f do que um argumento slido. Para tal observador, soaria mais razovel pensar que toda a autoridade poltica deve ser limitada por outras autoridades. Algo como um regime constitucional de freios e contrapesos (checks and balances), como gostam de dizer os americanos. Mas o prprio Hobbes se antecipara a essa aparentemente agradvel soluo (evidentemente falsa, a seu ver). Controlar o Soberano digamos, atravs da interveno peridica do Povo (o conjunto dos cid ados comuns participando diretamente do controle), ou, para ser mais realista, dos Representantes do Povo reunidos numa Cmara especial de fiscalizao controlar o Soberano, dizia ele, significa simplesmente fazer com que o Soberano deixe de ser Soberano, e transferir essa funo para a figura do controlador. Quem, porm, controlar o controlador? Um novo controlador, e o controlador desse controlador, etc etc etc? Enfim, o dilema ou conduz a uma regresso ao infinito e aqui se antev o problema da hipertrofia do aparato estatal indicado por Buchanan, na forma de uma sobreposio indefinida de mecanismos burocrticos de fiscalizao , ou ento somos obrigados a parar em algum ponto nessa escalada, sem que a questo inicial que deveria ser respondida (como estabelecer o controle da autoridade poltica por outras autoridades) fique claramente equacionada. III. Vejamos agora um outro pensador poltico que se debruou sobre os mesmos problemas, mas de uma outra perspectiva. David Hume, esse pensador, um filsofo escocs do sculo XVIII, tinha genunas preocupaes de ordem moral em suas elaboraes. Hume muito citado como um dos autores iluministas que via a moralidade no como um artifcio das organizaes polticas para conter nossos instintos egostas, mas como uma espcie de sentimento primrio, natural, que estimulava certas aes espontneas de solidariedade e cooperao, isto , sem o recurso ao Soberano hobbesiano. Contudo, quando se tratava de pensar a organizao poltica de uma sociedade grande e complexa, seu argumento e suas

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vados pelo interesse egosta, ento a minha sugesto que o fato do provimento sistemtico desses servios deve aparecer como um mistrio da investigao social. O prprio fato da organizao social se torna um mistrio. Se algum contestar dizendo que esse fato em que estou me arvorando transitrio e s ilusoriamente slido, ento preciso admitir, na ausncia de outras premissas plausveis, que os Estados modernos, os quais procuram enlaar sociedades grandes e complexas, caminham de modo inexorvel para o seu colapso, provavelmente de forma lenta, porm constante, gradualmente introduzindo aquela anomia que Hobbes tanto temia. Minha prpria contra-resposta a essas duas sugestes pura e simplesmente destacar aquilo que d ttulo a esta palestra: a relevncia da tica no exerccio da funo pblica. Ao que agora posso acrescentar: a relev ncia da tica na preservao da organizao social, genericamente falando, e no apenas da administrao da coisa pblica. Mas at aqui a tica ou a moral se apresentou negativamente, como um vago oposto da compulso egosta. Porm, o que ela positivamente? Devo dizer de partida que a longa tradio da filosofia moral a que me referi no comeo desta palestra jamais logrou construir um consenso a respeito dessa pergunta. A esmagadora maioria dos filsofos, verdade, descartou ser possvel reduzir a moralidade ao egosmo. O que isso significa, porm? O altrusmo? A deferncia aos mandamentos de Deus? O respeito incondicional a certas regras ou leis que consigamos formular de modo universal, que podem at coincidir com aqueles mandamentos, porm sem necessariamente assumir suanatureza divina? O respeito incondicional a uma certa interpretao da igualdade entre os seres humanos? Todas elas, creio, so alternativas plausveis para fundar a tica, e ajudam a explicar, em parte, o sustento da organizao social, da cooperao e da solidariedade. No digo que para ajudar a explicar seja preciso assumir que elas so praticadas por todos e em todos os momentos. Fosse assim, incorreramos no mesmo exagero a que incorre a psicologia egostica. Basta afirmar que quando detectamos alguma forma de cooperao e solidariedade, haveramos de pelo menos suspeitar de que alguma dessas alternativas da vida tica esteja em operao. Contudo, todas elas deveriam apontar para uma viso mais sinttica, reconciliadora. Estamos, como disse, longe de obter consenso sobre uma viso concreta. Mas penso que, seja qual for, ela deveria ser marcada pelo esforo de aproximar a natureza da tica ou da moralidade vejam que, para meus propsitos, no me interessei pela distino desses termos, mas espero que outros colegas aqui presentes tenham a chance de sugerir uma para a discusso com a ponderao sobre o que torna a vida digna de ser vivida, uma ponderao sobre os valores e princpios que expressem o que significa essa vida digna, essa vida que valha a pena ser vivida, como indivduos e como membros de uma comunidade. E que valha a pena no porque garante meu prprio bem ou o bem alheio, ou porque garante a cega obedincia s leis estabelecidas, mas porque promove uma gama de ideais sobre o que deve ser uma vida humana, ideais por definio no realizados, e talvez jamais plenamente realizveis, mas que promovidos graas nossa capacidade de realizar aes conscientes e inteligentes. Penso tambm, para concluir, que nada poderia representar melhor o excelente exerccio das funes pblicas do que a conscincia dessa questo. Seria timo, por certo, que tal ponderao estivesse no horizonte de cada funcionrio pblico, ainda que suas diferentes concluses gerassem conflito pois o predomnio da ponderao tica no significa a eliminao do conflito social, apenas o desloca para um outro patamar: no o conflito por interesses mesquinhos, mas o conflito para o qual vale a pena lutar, porque feito em prol de coisas dignas. Crucial, porm, que tal ponderao contamine suas principais artrias e envolva especialmente os que exercem suas altas responsabilidades, porque, afinal, como diz a velha sabedoria, esses so os exemplos para os demais. Insisto: so exemplos para os demais no tanto porque indiscutivelmente corretos, mas porque so suficientemente ousados e ambiciosos para pensar, querer, buscar ideais nobres e elevados.

porm, cooperar com uns poucos estranhos, onde possvel controlar os laos recprocos de cada parte e onde est claro que a defeco de um dos cooperantes pe a perder todo o empreendimento. Outra a situao em que o nmero de estranhos enorme, em que a contribuio de cada um proporcionalmente nfima. Pensem, para ficar num exemplo bem simples, na diferena da participao eleitoral de um grupo de cinco eleitores e a participao num grupo de um milho de eleitores. A importncia da participao de cada indivduo para a determinao de um certo resultado no primeiro caso visivelmente maior do que no segundo caso. No primeiro, relutaria muito em deixar de participar, se estou de fato interessado nesse resultado determinado. No segundo, tendo a estimar, com razo, que minha ausncia ser muito menos decisiva (e tambm muito menos sentida) para esse ou aquele resultado final, ainda que seja do meu interesse obt-lo, a ponto de eu apostar que um nmero suficiente de parceiros cumpriro a sua parte em meu lugar, e ento obter resultado idntico ao que obteria se eu tivesse participado. Mas o dia da votao, um domingo, est ensolarado: por que no desfrutar esse sol na praia, e deixar que os outros enfrentem a fila da urna por mim? Estamos outra vez diante da mesmssima questo identificada por Olson: o problema do carona. Mas bvio que se todos pensa ssem como o carona, o bem coletivo almejado no se consumaria. Mas por que no pensariam, se os estranhos cooperam apenas graas reciprocidade e o auto-interesse? (2) Hume imagina duas sadas para esse aparente labirinto. A primeira volta a recorrer psicologia: o hbito explicaria, pelo menos em parte, porque continuamos a cooperar mesmo quando deixamos de perceber claramente em que medida nossa participao num empreendimento cooperativo decisiva ou no para produzir o resultado almejado. Se em situaes mais simples e visveis julgamos que nossa participao sim decisiva, tendemos a estender esse juzo, sem conferir se tal mesmo o caso, para os casos mais complexos e menos visveis. Mas o hbito, admite Hume, est longe de uma explicao suficiente, e ento ele recorre a uma segunda sada, mais fundamental. Trata-se da constituio do governo, ou seja, de uma espcie de diviso de trabalho entre governantes e governados, o primeiro formado por um grupo relativamente pequeno e o segundo reunindo a grande maioria da comunidade; o primeiro altamente motivado a garantir, como administradores da coisa pblica, o provimento dos bens coletivos, o segundo liberado para perseguir seus bens privados e os de seu crculo restrito de amigos e familiares, contanto que paguem os impostos que sustentaro as atividades do primeiro grupo. Vejam que esse esquema no implica que os governantes sejam altrustas: eles so motivados a produzir os bens coletivos porque essa , na repartio social das tarefas, a meta auto-interessada mais prxima e visvel, enquanto a mais distante para o restante da comunidade, isto , os governados. A instalao do governo significa simplesmente uma operao de transformar, pelo menos para alguns (os governantes), o autointeresse distante e embaado que ameaa desintegrar a cooperao em sociedade annimas num auto-interesse prximo e ntido. como se o artifcio do governo simbolizasse a arte da construo de uma lente social para corrigir a miopia congnita dos grandes conglemerados humanos. Outra vez, a um observador atento do sinuoso raciocnio humeano no escapar novas dificuldades nessa segunda sada. Porque se o grupo dos governantes, encarregado da administrao dos negcios pblicos, for suficientemente coeso, compacto e bem articulado como nas burocracias estatais modernas, eles acabaro por constituir um conjunto de interesses apartado, talvez mesmo divergente, do restante da sociedade. O autointeresse para os seus membros pode significar algo substancialmente e no apenas ilusoriamente (por causa apenas de uma distoro de ptica) diferente dos governados. E como a promoo daquele interesse depende da extrao, via impostos, dos recursos dos governados, eles sero tentados a desviar esses recursos para benefcio prprio e no para o benefcio comum. E aqui estamos de novo, e por caminhos transversos, perante o rent seeking de James Buchanan. IV. Para onde afinal nos leva todo essa apresentao de argumentos? Penso que nos leva a constatar o contra-senso das premissas psicolgicas do homo oeconomicus quando estendidas ao mundo da cooperao social de um modo geral, e da administrao da coisa pblica em particular. Se levamos at a sua raiz a hiptese de que todos os que promovem servios a outrem, privadamente ou em nome do pblico, so exclusivamente moti-

tica no Setor Pblico.

tica no Servio Pblico Jorge Teixeira da Silva; Letcia Clara Ribeiro; Antonio Carlos Menegon; Joyce de Castro Nunes; Vanderlei Dandrea; Ana Paula Rodrigues; 5

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O fundamento que precisa ser compreendido que os padres ticos dos servidores pblicos advm de sua prpria natureza, ou seja, de carter pblico, e sua relao com o pblico. A questo da tica pblica est diretamente relacionada aos princpios fundamentais, sendo estes comparados ao que chamamos no Direito, de "Norma Fundamental", uma norma hipottica com premissas ideolgicas e que deve reger tudo mais o que estiver relacionado ao comportamento do ser humano em seu meio social, alis, podemos invocar a Constituio Federal. Esta ampara os valores morais da boa conduta, a boa f acima de tudo, como princpios bsicos e essenciais a uma vida equilibrada do cidado na sociedade, lembrando inclusive o to citado, pelos gregos antigos, "bem viver". Outro ponto bastante controverso a questo da impessoalidade. Ao contrrio do que muitos pensam, o funcionalismo pblico e seus servidores devem primar pela questo da "impessoalidade", deixando claro que o termo sinnimo de "igualdade", esta sim a questo chave e que eleva o servio pblico a nveis to ineficazes, no se preza pela igualdade. No ordenamento jurdico est claro e expresso, "todos so iguais perante a lei". E tambm a idia de impessoalidade, supe uma distino entre aquilo que pblico e aquilo que privada (no sentido do interesse pessoal), que gera portanto o grande conflito entre os interesses privados acima dos interesses pblicos. Podemos verificar abertamente nos meios de comunicao, seja pelo rdio, televiso, jornais e revistas, que este um dos principais problemas que cercam o setor pblico, afetando assim, a tica que deveria estar acima de seus interesses. No podemos falar de tica, impessoalidade (sinnimo de igualdade), sem falar de moralidade. Esta tambm um dos principais valores que define a conduta tica, no s dos servidores pblicos, mas de qualquer indivduo. Invocando novamente o ordenamento jurdico podemos identificar que a falta de respeito ao padro moral, implica portanto, numa violao dos direitos do cidado, comprometendo inclusive, a existncia dos valores dos bons costumes em uma sociedade. A falta de tica na Administrao Publica encontra terreno frtil para se reproduzir , pois o comportamento de autoridades pblicas esto longe de se basearem em princpios ticos e isto ocorre devido a falta de preparo dos funcionrios, cultura equivocada e especialmente, por falta de mecanismos de controle e responsabilizao adequada dos atos antiticos. A sociedade por sua vez, tem sua parcela de responsabilidade nesta situao, pois no se mobilizam para exercer os seus direitos e impedir estes casos vergonhosos de abuso de poder por parte do Pode Pblico. Um dos motivos para esta falta de mobilizao social se d, devido falta de uma cultura cidad, ou seja, a sociedade no exerce sua cidadania. A cidadania Segundo Milton Santos " como uma lei", isto , ela existe mas precisa ser descoberta , aprendida, utilizada e reclamada e s evolui atravs de processos de luta. Essa evoluo surge quando o cidado adquire esse status, ou seja, quando passa a ter direitos sociais. A luta por esses direitos garante um padro de vida mais decente. O Estado, por sua vez, tenta refrear os impulsos sociais e desrespeitar os indivduos, nessas situaes a cidadania deve se valer contra ele, e imperar atravs de cada pessoa. Porm Milton Santos questiona, se "h cidado neste pais"? Pois para ele desde o nascimento as pessoas herdam de seus pais e ao longa da vida e tambm da sociedade, conceitos morais que vo sendo contestados posteriormente com a formao de idias de cada um, porm a maioria das pessoas no sabem se so ou no cidados. A educao seria o mais forte instrumento na formao de cidado consciente para a construo de um futuro melhor. No mbito Administrativo, funcionrios mal capacitados e sem princpios ticos que convivem todos os dias com mandos e desmandos, atos desonestos, corrupo e falta de tica tendem a assimilar por este rol "cultural" de aproveitamento em beneficio prprio. Se o Estado, que a principio deve impor a ordem e o respeito como regra de conduta para uma sociedade civilizada, o primeiro a evidenciar o ato imoral, vem esta realidade como uma razo, desculpa ou oportunidade para salvar-se, e , assim sendo, atravs dos usos de sua atribuio publica. A conscincia tica, como a educao e a cultura so aprendidas pelo ser humano, assim, a tica na administrao publica, pode e deve ser desenvolvida junto aos agentes pblicos ocasionando assim, uma mudana na administrao publica que deve ser sentida pelo contribuinte que dela se 6

Francisca Dantas; Polliane Tenrio Neto; Mrcia de Jesus silva; Rogrio Chagas Pozo. Alunos do Curso de Direito da UMESP. Este artigo, fruto de uma intensa atividade de reflexo escrita de todos ns, alunos do Curso de Direito da UMESP, surgiu da discusso que esteve presente no decorrer do semestre na disciplina: Cidadania, tica pblica e ao cultural. Resolvemos escrever sobre os Servios prestados ao pblico, devido aos abusos relatados pelos meios de comunicao presentes em nosso cotidiano pelo que Milton Santos chama de funcionrios sem mandato, sabido que muitas pessoas que confiaram no trabalho se decepcionaram. O presente texto pretende trabalhar estas idias, de modo que possamos olhar atravs da perspectiva do direito, o desrespeito que vem ocorrendo as regra de conduta e da tica que requer o trabalho que os servios pblicos visam prestar. O Direito que os cidados vm adquirindo aos poucos, e que levou muito tempo para ser construdo e respeitado vem, como sabemos, sofrendo com a grande dificuldade que a populao enfrenta no dia a dia para fazer valer seus direitos que s vezes desaparecem porque no so postos em prtica. A princpio, achamos que isto ocorra por falta de conscincia dos prprios cidados seja por normas e desculpas de resoluo posta por nossos governantes trazendo um efeito de omisso do papel de um cidado e seus direitos. Estes efeitos citados so objetivados pelos governantes que enriquecem justamente atravs da ignorncia em relao aos direitos conquistados pela populao o que gera um grande desrespeito para com os cidados e uma cultura que se perpetua. Milton Santos, em seu trabalho: O espao do cidado mostra-nos que estes atos de desrespeito aos direitos e representao que alguns dos funcionrios pblicos em relao populao, viola a moral, os direitos e principalmente, ataca a cultura dos cidados, dando a impresso de que os servios pblicos podem ser algo negocivel, quando o mesmo inalienvel. Para que possamos esclarecer melhor nossas idias, chegamos questo da tica no servio pblico. Mas, o que "tica"? Contemporaneamente e de forma bastante usual, a palavra tica mais compreendida como disciplina da rea de filosofia e que tem por objetivo a moral ou moralidade, os bons costumes, o bom comportamento e a boa f, inclusive. Por sua vez, a moral deveria estar intrinsecamente ligada ao comportamento humano, na mesma medida, em que est o seu carter, personalidade, etc; presumindo portanto, que tambm a tica pode ser avaliada de maneira boa ou ruim, justa ou injusta, correta ou incorreta. Num sentido menos filosfico e mais prtico podemos entender esse conceito analisando certos comportamentos do nosso dia a dia, quando nos referimos por exemplo, ao comportamento de determinados profissionais podendo ser desde um mdico, jornalista, advogado, administrador, um poltico e at mesmo um professor; expresses como: tica mdica, tica jornalstica, tica administrativa e tica pblica, so muito comuns. Podemos verificar que a tica est diretamente relacionada ao padro de comportamento do indivduo, dos profissionais e tambm do poltico, como falamos anteriormente. O ser humano elaborou as leis para orientar seu comportamento frente as nossas necessidades (direitos e obrigaes) e em relao ao meio social, entretanto, no possvel para a lei ditar nosso padro de comportamento e a que entra outro ponto importante que a cultura, ficando claro que no a cultura no sentido de quantidade de conhecimento adquirido, mas sim a qualidade na medida em que esta pode ser usada em prol da funo social, do bem estar e tudo mais que diz respeito ao bem maior do ser humano, este sim o ponto fundamental, a essncia, o ponto mais controverso quando tratamos da questo tica na vida pblica, qual iremos nos aprofundar um pouco mais, por se tratar do tema central dessa pesquisa. A questo da tica no servio Pblico. Quando falamos sobre tica pblica, logo pensamos em corrupo, extorso, ineficincia, etc, mas na realidade o que devemos ter como ponto de referncia em relao ao servio pblico, ou na vida pblica em geral, que seja fixado um padro a partir do qual possamos, em seguida julgar a atuao dos servidores pblicos ou daqueles que estiverem envolvidos na vida pblica, entretanto no basta que haja padro, to somente, necessrio que esse padro seja tico, acima de tudo .

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tm de ser precisas e corretas, como indicaes de cursos, prdios, o tempo hbil para inscrio em algum curso ou concurso, documentao exigida etc. Compete ao assistente informar-se, porque inadmissvel uma alegao como "eu no sabia". claro que da chefia que partem as orientaes, mas os detalhes que ele deve conhecer nem sempre so divulgados, pressupondo-se que cada uma assuma suas funes e parta em busca do necessrio para um bom trabalho de equipe. atribuio do agente tambm, fazer encaminhamentos, os quais obedecem a duas formas. Quando se trata de um visitante de destaque, a quem o chefe pretende demonstrar maior considerao, o assistente deve encaminh-lo pessoalmente, indicando-lhe o caminho e abrindo a porta da sala onde ser realizada a entrevista. Quando se trata de encaminhamento do grande pblico, basta a indicao clara do local procurado (evitar gestos largos e indicador apontando) e o meio mais fcil de acesso a ele. Marcar entrevistas um trabalho simples, mas requer muito cuidado. Em primeiro lugar, preciso saber se convm chefia receber a visita. Para tanto, necessrio muita habilidade, quer para identificar o visitante, quer para fazer triagem do motivo de sua presena. Sabemos de pessoas que procuram a obteno de propsitos os mais absurdos, fazendo pedidos impossveis. Estas, com sutileza, devem ser levadas a aguardar uma folga na agenda do chefe. Outro aspecto a considerar o acmulo de entrevistas. Uma chefia tem, tambm, trabalho burocrtico e no pode dedicar todo o seu tempo ao pblico. necessrio que haja um entendimento prvio entre o chefe imediato e o assistente, a fim de que sejam determinados horrios convenientes. Em quaisquer circunstncias prioritrio o conforto da clientela. A sala deve dispor de cadeiras confortveis, revistas e jornais atuais, que amenizem o tempo da espera e, se possvel caf, ch ou suco podem ser oferecidos.

utiliza diariamente, seja por meio da simplificao de procedimentos, isto , a rapidez de respostas e qualidade dos servios prestados, seja pela forma de agir e de contato entre o cidado e os funcionrios pblicos. A mudana que se deseja na Administrao pblica implica numa gradativa, mas necessria "transformao cultura" dentro da estrutura organizacional da Administrao Pblica, isto , uma reavaliao e valorizao das tradies, valores, hbitos, normas, etc, que nascem e se forma ao longo do tempo e que criam um determinado estilo de atuao no seio da organizao. Conclui-se, assim, que a improbidade e a falta de tica que nascem nas mquinas administrativas devido ao terreno frtil encontrado devido existncia de governos autoritrios, governos regidos por polticos sem tica, sem critrios de justia social e que, mesmo aps o advento de regimes democrtico, continuam contaminados pelo "vrus" dos interesses escusos geralmente oriundos de sociedades dominadas por situaes de pobreza e injustia social, abala a confiana das instituies, prejudica a eficcia das organizaes, aumenta os custos, compromete o bom uso dos recursos pblicos e os resultados dos contratos firmados pela Administrao Pblica e ainda castiga cada vez mais a sociedade que sofre com a pobreza, com a misria, a falta de sistema de sade, de esgoto, habitao, ocasionados pela falta de investimentos financeiros do Governo, porque os funcionrios pblicos priorizam seus interesses pessoais em detrimento dos interesses sociais. Essa situao vergonhosa s ter um fim no dia em que a sociedade resolver lutar para exercer os seus direitos respondendo positivamente o questionamento feito por Milton Santos "H CIDADOS NESTE PAS?" e poderemos responder em alto e bom som que " SIM. H cidado neste pais. E somos todos brasileiros.". Finalizando, gostaramos de destacar alguns pontos bsicos, que baseado neste estudo, julgamos essenciais para a boa conduta, um padro tico, impessoal e moralstico: 1 - Podemos conceituar tica, tambm como sendo um padro de comportamento orientado pelos valores e princpio morais e da dignidade humana. 2 - O ser humano possui diferentes valores e princpios e a "quantidade" de valores e princpios atribudos, determinam a "qualidade" de um padro de comportamento tico: Maior valor atribudo (bem), maior tica. Menor valor atribudo (bem), menor tica. 3 - A cultura e a tica esto intrinsecamente ligadas. No nos referimos a palavra cultura como sendo a quantidade de conhecimento adquirido, mas sim a qualidade na medida em que esta pode ser usada em prol da funo social, do bem estar e tudo mais que diz respeito ao bem maior do ser humano . 4 - A falta de tica induz ao descumprimento das leis do ordenamento jurdico. 5 - Em princpio as leis se baseiam nos princpios da dignidade humana, dos bons costumes e da boa f. 6 - Maior impessoalidade (igualdade), maior moralidade = melhor padro de tica. NOES DE ATENDIMENTO AO PBLICO. As normas sociais determinam certas formas de comportamento aceitveis, ou no. No convvio com as pessoas, deve estar sempre presente a certeza de que o nosso compromisso atender bem, com pacincia e cortesia, independente do prprio cansao fsico ou de problemas pessoais. Quem procura o agente porque precisa dele como elo de ligao entre o visitante e seus propsitos. E bem mais fcil e racional tratar bem e receber um sorriso, do que atender mal e ouvir palavras grosseiras. Uma das tarefas especficas do agente prestar informaes, o que deve ser feito com gentileza, mostrando certeza no que indicado e habilidade para no transmitir o inconveniente: "O Dr. Fulano saiu para um cafezinho e duvido que volte to cedo. E seu hbito sair pela manh e s voltar tarde." Cuidado com as informaes de ordem particular! Quanto s gerais,

Lembretes:
1. Cumprimente sempre o visitante com um "Bom dia" ou "Boa tarde". Deixe-o dizer o que deseja e escute atentamente para poder encaminh-lo pessoa apropriada. 2. Solicite-lhe que aguarde um instante e oferea-lhe uma cadeira. 3. Chame a pessoa com quem deseja falar ou, se possvel, leve-o at a pessoa, depois de avisa-la. Este ltimo procedimento s deve ser adotado se a pessoa solicitada estiver bem perto do seu local de trabalho. 4. Se voc estiver atendendo uma ligao e chegar um visitante, cumprimente-o com um movimento de cabea para que ele saiba que foi notado. Assim que terminar o atendimento da ligao, dirija-se imediatamente ao visitante. 5. Use sempre as expresses por favor, por gentileza e obrigado. Elas fazem parte de uma boa educao.

Qualidade no atendimento ao pblico: comunicabilidade; apresentao; ateno; cortesia;

RELAES PBLICAS Relaes Pblicas so, conforme o prprio nome, relaes com o pblico. a administrao deste relacionamento com o objetivo de causar uma imagem favorvel da organizao para maior eficincia e aceitao de seus produtos ou servios pela sociedade. ATENDIMENTO AO PBLICO Ao realizar um atendimento, seja pessoalmente ou por telefone, voc est oferecendo a sua imagem (vendendo sua imagem) ou a imagem de quem voc est representando. Sua voz, sua postura, suas aes, representam a sua empresa. COMUNICAO NO VERBAL Muito mais que seus produtos, suas instalaes ou suas propagandas, a forma de atendimento se constitui o fator mais importante para a formao de uma boa imagem da empresa, porque atua diretamente sobre o pblico. Voc pode no saber quem est lhe procurando, mas sabe quem est 7

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atendendo: a sua EMPRESA. Em muitos momentos voc a imagem que as pessoas faro da sua empresa, do seu rgo de lotao, ou de voc mesmo, enquanto algum que desempenha determinada funo ou responsvel por determinadas tarefas. Toda tarefa tem princpio, meio e fim, numa relao direta de que ela a parte para a realizao do todo.

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Evitar falar com chicletes ou balas na boca. Estabelecer empatia ( Rapport) Ser amistoso e aberto, mantendo ao mesmo tempo, uma atitude profissional e objetiva. Criar uma boa imagem. importante o que voc diz e como diz.

Conhecer o fluxo da tarefa conhecer o trabalho que cada um realiza e a possibilidade de refletir, analisar sua forma de realizao, buscando a melhor maneira de executa-lo, evitando o esforo repetitivo ou detectando o que ajuda a fluir ou o ofensor, os entraves, que podem provocar interrupes, atrasos, demora, enfim, falhas na execuo. E no caso que nos interessa detectar com clareza o momento em que o atendimento acontece ( interno ou externo, ativo ou passivo ) e os fatores que podem estar atuando como ofensores. Para isto importante observar e considerar, que o fluxo da Tarefa acompanhado pelo Fluxo da Comunicao. Muitas vezes o ofensor pode estar na Comunicao. A Comunicao pode ser verbal ( telefonemas, reunies, encontros, etc.) ou escrita ( Memorandos, Cartas, Editais, etc.) Toda vez que na realizao do nosso trabalho precisamos nos comunicar como emissor ou como receptor -, entramos numa relao de atendimento. Aqui esto alguns aspectos fundamentais que sintetizam as condies para se realizar um Atendimento eficiente e chegar a um Padro de Qualidade no Atendimento. Conhecer a organizao - estado atual, perspectivas futuras. Conhecer os aspectos relativos ao processo de Comunicao, buscando minimizar rudos. Conhecer seu papel enquanto representante da empresa. Conhecer a importncia do seu trabalho na realizao do TODO (objetivos da empresa) Visualizar, no contexto geral, o momento do atendimento. SABER OUVIR No se distrair durante o atendimento. Concentre toda sua ateno no que a pessoa est dizendo. No ficar pensando em sua resposta na hora em que o interlocutor estiver falando. No interromper o interlocutor quando duas pessoas falam ao mesmo tempo, nenhuma ouve corretamente o que a outra est dizendo. No se sentir como se estivesse sendo atacado. Tomar nota das informaes essenciais. No se inibir de fazer perguntas, ao sentir necessidade de algum esclarecimento. Confirmar que voc entendeu o que a pessoa est dizendo repita as informaes importantes, confirme as informaes anotadas. RESPONDER: Aspectos essenciais. Para que voc possa responder adequadamente, importante: Observar as cortesias comuns no atendimento, tais como por favor, muito obrigado, infelizmente. Falar claramente e pausadamente, sem ser montono, evitando ainda o uso de grias; falar com voz clara e expressiva ( boa dico).

Chame sempre a pessoa pelo nome, dando o tratamento adequado: Sr., Sr. Outros fatores e cuidados necessrios. Fazer perguntas apropriadas esclarecer e confirmar a sua compreenso sobre o que est sendo dito. Fornecer informaes apropriadas - responder s perguntas diretamente, quando souber as respostas, mas, jamais ter receio de dizer No tenho certeza mas me informarei e lhe direi. Tolerar o silncio evite falar somente para preencher o silncio. Tal comportamento distrai o cliente e torna mais difcil manter a eficincia do atendimento. Mantenha sempre ao seu alcance e de maneira organizada, os materiais necessrios ao bom desempenho do seu trabalho catlogo telefnico; agenda dos telefones mais chamados; bloco e lpis ou caneta. No se refira a siglas ou cdigos internos da empresa. A pessoa que voc est atendendo no tem obrigao de conhece-los. Procure sempre terminar uma conversa de maneira corts e profissional. Demonstre confiana. Mostre que voc acredita em si mesmo, em seu produto e gosta da sua empresa. Lembre-se que SIMPATIA gera SIMPATIA e CONFIANA gera CONFIANA. ATENDIMENTO POR TELEFONE O Atendimento distncia se d, normalmente, atravs do telefone e tem a especialidade de se efetuar entre vozes. No telefone, a informao passada apenas pela palavra e pela voz, atravs de duas aes: ouvir e falar. A partir da, as aes podem transformar o atendimento em monlogo, em dilogo ou em puro rudo. Para falar bem ao telefone procure: utilizar a tonalidade adequada; usar a velocidade certa; usar o volume adequado; dar nfase aos pontos mais importantes; Alguns cuidados que devem ser tomados quanto ao atendimento por telefone: Evite dizer Al. Inicie o atendimento identificando sua empresa, identificando-se e por fim fazendo o cumprimento. Ex. nome da empresa, seu nome, bom dia! Nunca atenda o telefone de forma rspida, ou de forma inversa, chamando a pessoa de meu bem ou meu amor. No diga Ele no pode atender agora ou Ele est muito ocupado; diga ele est atendendo uma outra ligao ou, ele est em uma reunio, o senhor quer que ele ligue em seguida ? Outro vcio horrvel dizer: quem deseja? Substitua pelo simptico e objetivo: quem quer falar? Prof. Clber Dutra(Guia dos concurseiros.net) Postado por Rosilda

A QUALIDADE DO ATENDIMENTO NA ADMINISTRAO PBLICA

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Alegre 1 INTRODUO

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que pensam em oferecer aos seus usurios, servios de melhor qualidade. Na atualidade so vistos muitos segmentos da rea de servios pblicos enfrentando desafios buscando a eficincia em seus servios, desenvolvendo condies valorosas para misturar adequao e diferenciao, por meio da qualidade, atendendo as necessidades da populao a quem esses servios se destinam. Especialistas na rea de administrao garantem que os servios de uma instituio alcanaro a eficcia quando a qualidade for considerada como um compromisso. Ser eficiente, portanto, exige primeiro da Administrao Pblica o aproveitamento mximo de tudo aquilo que a coletividade possui, em todos os nveis, ao longo da realizao de suas atividades. Significa racionalidade e aproveitamento mximo das potencialidades existentes. Mas no s. Em seu sentido jurdico, a expresso, que consideramos correta, tambm deve abarcar a idia de eficcia da prestao, ou de resultados da atividade realizada. (CARDOZO, 1999, p. 166) A cada dia que passa, o interesse pela qualidade, pela eficincia dos servios pblicos tem se tornado maior por parte dos usurios de servios que esto se tornando, a cada dia, mais exigentes. Na obra O Lado Humano da Qualidade tem-se como tema o efeito mximo da qualidade em produtos e servios atravs do desenvolvimento das pessoas, onde cabe destacar ainda que, no decurso das atividades, quando se refere organizao, ou instituio, as consideraes so referentes aos rgos municipais, atravs de suas secretarias. Qualidade definida por Lobos (1991, p.18): "tudo aquilo que algum faz ao longo de um processo para garantir que o cliente obtenha, exatamente, aquilo que deseja." Essa a importncia para onde devem estar direcionados as estratgias, para que se saiba quais so as suas expectativas que se referem aos servios oferecidos. Como os servios so prestados por pessoas que se situam na linha de frente de qualquer organizao, o enfoque poder se direcionar para as entidades que prestam os servios pblicos municipais. Dessa forma, importante que os administradores superiores, assim como os funcionrios que se comunicam de forma direta com o pblico tenham a devida conscincia da relevncia da funo que desempenham e o significado que seu trabalho tem para a instituio, assim como sugerir mudanas na administrao para tornar mais eficiente o contato com a populao. Para Teixeira; Santana (1994, p.7) Introduzir mudanas na Administrao Pblica, propor novas diretrizes e mecanismos de gesto, representa ir de encontro de interesses estabelecidos, ultrapassados pelas novas exigncias da sociedade, interferindo na cultura organizacional. A eficincia de um atendimento est ligada de forma indissolvel qualidade pessoal. Mesmo sabendo que existem diferentes padres de qualidade, as pessoas percebem com facilidade quando um atendimento tem com qualidade superior ou inferior. Quanto ao padro, podemos dizer que o mesmo servio pode tanto satisfazer necessidades- A eficincia de um servio ou atendimento est estreitamente ligada qualidade pessoal Na prtica, existem algumas regras para alcanar melhor a qualidade pessoal O sucesso de uma organizao depende, fundamentalmente, do nvel da qualidade dos seus servios A qualidade do desempenho orientada por padres diferentes como pode ser percebido de modo diverso, dependendo da situao e da referncia que tem o cliente para avaliar a qualidade. Moller (1992, p.14) afirma que: A qualidade pessoal a base de todos os outros tipos de qualidade, pois so os altos nveis de qualidade pessoal que contribuem para os altos nveis de qualidade nos departamentos que, por sua vez, criam servios de qualidade superior. O sucesso de uma instituio depende do nvel da qualidade dos servios prestados com a finalidade de satisfazer a exigncia da populao. E isso s ir se efetivar a partir do desempenho das pessoas responsveis por esses servios em um bom nvel, uma vez que envolve a satisfao das expectativas humanas da pessoa que presta o servio e das demais com as quais com se relaciona. 9

A qualidade do servio de atendimento ao pblico dentro da realidade brasileira, principalmente no mbito estatal, apresenta-se como um desafio que demonstra a exigncia de transformaes urgentes. Essa necessidade baseada em depoimentos de usurios e se torna visvel e em uma delas se expressa nas queixas freqentes de usurios. Para melhor situar e ilustrar a importncia da temtica abordada nesse artigo, trs situaes tpicas do cotidiano servem de exemplo Quem, na atualidade no foi obrigado a enfrentar fila no banco, ou em uma repartio pblica...? Quantas vezes ao chegar o momento aguardado para ser atendido, deparou-se com a informao do funcionrio: "O senhor entrou na fila errada". So fatos rotineiros os quais poderiam ser facilmente contornados desde que houvesse interesse, como uma placa, ou uma informao adicional. Do outro lado do balco, o funcionrio, s vezes, encontra dificuldades para explicar ao inquieto usurio que no ele quem faz as leis ou que ele no responsvel pelas normas da municpio, ou que ele no detentor da informao; ou porque o terminal de computador est fora do ar. A situao do funcionrio extremamente incmoda, pois os valores organizacionais determinam que o servidor deve dar sempre razo ao usurio ou cliente, alegando at que ele quem paga o salrio. As relaes tensas do convvio social esto sujeitas a conflito que so gerados entre quem atende e quem atendido, e cada um, a seu modo obrigado a a captar as descargas emocionais de cada um. So situaes que contm as dimenses da situao- problema que constitui o objeto de anlise desta monografia: a qualidade do atendimento na administrao publica municipal. As considerao no que se referem a relevncia do tema ficam investidas na necessidade que se faz de se prestar um atendimento de qualidade ao usurio do servio pblico. Considera-se tambm relevante o fato de se conscientizar os funcionrios envolvidos no processo de atendimento, a minimizar as atitudes que repelem aos que buscam o atendimento com impacincia. Procura-se, diante dos problemas: como se efetivar um atendimento de qualidade, com as imposies geradas pelas dificuldades de pessoal? De que maneira pode se controlar a eficincia de quem atende o pblico? Como buscar uma conscientizao do servidor pblico de que sua funo a de atender bem, dentro de suas funes? Esta monografia tem como objetivo geral estudar as dificuldades que alguns servidores encontram em prestar um bom atendimento ao pblico nas instituies pblica do municpio, assim como buscar um entendimento dos motivos que levam o funcionrio pblico a no prestar um bom atendimento. Objetiva-se especificamente: v Estudar a forma de como se pode incitar tais funcionrios a efetuar com esforo e boa vontade suas funes diante de quem procura atendimento; v Buscar descrever as necessidades do contribuinte com relao a suas necessidades bsicas de atendimento, esperando que esse se efetive da melhor maneira possvel. v Evidenciar o treinamento de funcionrios da rea de atendimento como ponto principal para que ele se efetive de forma correta. Procurou-se justificar esta pesquisa, tendo em vista a necessidade de se julgar passvel de soluo a questo do mau atendimento em alguns rgos pblicos, evidenciando que as correes podem ser feitas a partir de treinamentos e esforo dos envolvidos. 2 O ATENDIMENTO COMO FATOR DE QUALIDADE A questo que envolve o conceito de qualidade no recente. Atravs dos tempos, sempre existiu uma preocupao em realizar servios com qualidade, por ser uma atitude que resulta da deciso pessoal em faz-lo bem ou no. Entretanto, qualidade tem sido tema constante de palestras e cursos. Constitui-se ainda uma preocupao constante de administradores,

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2.1 O SERVIO PBLICO E A QUALIDADE

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Infelizmente, no se pode saber, na ocasio em que o servio produzido, se sua qualidade alta ou baixa. Por algum tempo, talvez, no se conheam os resultados, e a responsabilidade pelos resultados pode ento ser bem mais difcil de se determinar. A qualidade entrelaada em servios com o que produzida, e a maneira como o pblico interno e externo os utiliza to importante, que literalmente no sabemos o que foi criado, at conhecermos a qualidade dos resultados finais. E eles, freqentemente, dependem de fatores externos (PEDROSO, 1998, p. 11). Entre aos demais proveitos obtidos, pode-se citar a ampliao da confiana dos superiores; tarefas irrepreensveis; crticas elogios sinceros; aumento da produtividade e desempenho superior que poder se transformar num exemplo para os demais companheiros de equipe. Conforme Chiavenato (1999, p. 34): "O desenvolvimento de uma estratgia de atendimento total ao cliente fator determinante para o sucesso ou fracasso de uma organizao em um mercado altamente competitivo". De certa maneira, comprometer-se melhora com a auto-estima e em razo disso, melhorar tambm a qualidade de vida, tanto no aspecto pessoal quanto no profissional. Uma instituio prestadora de servios deve estar, em qualquer circunstncia e constantemente atenta objetivando tomar conhecimento da satisfao daqueles para os quais esto voltados os seus servios. 2.2 FUNCIONRIO PBLICO E SATISFAO DO USURIO O nvel de satisfao, de certa forma, se relaciona qualidade do relacionamento do funcionrio com o pblico a quem atende. Um bom relacionamento com usurios e clientes apresenta privilgios muito importantes. Especialistas em qualidade total consideram um desafio atingir um equilbrio entre o que a populao objetiva receber e o que uma organizao tem condies de oferecer no que diz respeito prestao de servios. Hoje, os programas de qualidade representam uma prtica permanente em todas as instituies, para ter a convico de que o seu cliente est satisfeito com os servios oferecidos. O processo de prestao do servio desdobrado em: definio de responsabilidades; avaliao da qualidade pela organizao; avaliao da qualidade pelo usurio; conformidade das etapas do servio; aes corretivas e sistema de medio, uma vez que fornece orientao para o estabelecimento e implementao de um sistema de qualidade dentro de uma organizao. (CHIAVENATO, 1999, p. 45) Vive-se atualmente a era da necessidade de qualidade do servio pblico e nela evidencia-se o desenvolvimento tecnolgico e o do ser humano, convivendo na ateno exclusiva ao usurio, s pessoas que procuram atendimento, seja municipal, seja estadual. No atendimento de um servio, so perceptveis duas maneiras de observar a qualidade: a objetiva e a subjetiva ou humana. Segundo Moller (1992), as qualidades objetivas so, por exemplo, o conforto de uma sala de espera, ou corredor, decorao simples, porm harmoniosa, horrio de funcionamento, com definio dos horrios, facilidade de localizao dos setores, com indicaes visveis e precisas. De acordo com Chiavenato (1999, p. 34) "A capacidade de ouvir o cliente torna-se o primeiro passo para desenvolver uma estratgia de atendimento total ao consumidor. E ouvir parte integrante do processo de comunicao". A qualidade subjetiva percebida pela mostra das emoes diante do servio. Tambm pelo nvel de comprometimento, pela maneira afvel no tratamento, pela seriedade no cumprimento dos compromissos, pela pronta soluo diante de reclamaes e especialmente, pela ateno pessoal. O aspecto humano no atendimento determinante na satisfao de quem procura um atendimento e, na maioria das vezes, assume uma importncia maior do que a qualidade objetiva do servio. De acordo com Moller (1992, p. 69): "para prestar um servio eficaz, no contato pessoal, muito importante e recomendvel: ser educado e corts; sorrir e se portar com naturalidade; falar em tom de voz agradvel; falar o interlocutor sempre o olhando nos olhos."

A qualidade de uma pessoa, com relao ao atendimento, significa efetuar o seu trabalho, diariamente, da melhor forma possvel. A qualidade do desempenho norteada pelos padres que o indivduo conhece e essa, de certa forma, est ligada diretamente sua auto-estima. Entre as padronizaes existe o nvel de desempenho para ser alcanado em termos de expectativas e exigncias das pessoas. O alongamento que se encontra entre esses nveis demonstra o potencial de desenvolvimento que um desafio a ser enfrentado, com possibilidades de sucesso. Desenvolver um alto nvel de qualidade pessoal, incentiva o individuo a se sentir satisfeita diante do seu desempenho, construindo assim a sua autoestima. O desempenho tambm est tambm vinculado ao reconhecimento que a pessoa recebe de si mesmo e dos outros com quem mantm um relacionamento profissional. Estudos modernos indicam que o reconhecimento tem se destacado por ser um mecanismo que se manifesta na melhora da auto-estima e da melhora do desempenho do indivduo. O rendimento do trabalho de um servidor de qualquer rgo pblico est, tambm, vinculado aos seus ideais. De acordo com profissionais especializados em comportamento, quanto mais elevados os ideais e uma pessoa, proporcional ser o nvel de qualidade do desempenho e, em todas as condies, o modelo de qualidade um dos valores de maior importncia , uma vez vai servir como referncia, na auto avaliao, como a dos outros colegas no seu ambiente de trabalho. A percepo dos usurios sobre o servio de atendimento se caracteriza por queixas relacionadas com a demora, a burocracia na entrega dos documentos solicitados e a inadequabilidade do servio de comunicao. O trabalho dos funcionrios revela-se como "quase artesanal" em funo, no s dos recursos materiais e instrumentais disponibilizados (por exemplo, carimbos), mas, sobretudo pelo processo de trabalho exigido na confeco dos documentos. (FERREIRA, 1998, p.18) Na prtica, algumas regras so evidentes objetivando alcanar a melhor qualidade pessoal. Moller (1992) afirma que a fixao de metas pessoais de evidencia, ou seja, constituir um tipo de acordo consigo mesmo, de vital importncia, onde, ser possvel avaliar, periodicamente , os resultados do desempenho, estabelecer ento um plano para o perodo seguinte. Outro aspecto considervel a satisfao dos superiores diante do trabalho realizado, quando ele toma conhecimento do atendimento de suas exigncias. Para que isso se efetive, uma espcie de contabilidade com uma listagem de itens para captar a qualidade pessoal, um fato que se reveste de importncia. um procedimento a ser utilizado tambm, com os clientes para saber se o qual o grau de expectativa que est sendo atendido. Para saber como o trabalho de atendimento est sendo recebido, so comumente usados cones de expresses faciais em caso de uma pesquisa informal com indicadores da qualidade dos servios. Aps este acompanhamento, haver possibilidade de se evitar erros, utilizar com maior eficcia os recursos de que se dispe, cumprindo as tarefas de maneira mais eficiente. Servios so processos que consistem em uma srie de atividades nas quais vrios tipos de diferentes de recursos ? pessoais, bem como outros tipos de recursos ? so utilizados, muitas vezes em interaes diretas com o cliente, de modo a encontra uma soluo para um problema do cliente. (KLOTER, 2003, p.67) No caso de uma pesquisa sobre a eficincia do servidor pblico, alguns recursos podero ser utilizados para verificar se as exigncias de qualidade pessoal esto satisfazendo os usurios. Qualquer tipo de enquete, no entanto, deve estar relacionada postura diante de uma atenta vigilncia ao que est sendo executado. Significa observar para que haja muita ateno ao que est sendo feito, com autodisciplina comprometendo assim a qualidade, no s do seu prprio trabalho como dos demais colaboradores da organizao. O nvel de compromisso com as tarefas executadas determinante para se perceber a qualidade pessoal. E essa atitude de extrema relevncia porque os benefcios, mesmo os relacionados ao trabalho, so revertidos para os que se preocupam em efetuar o trabalho de qualidade.

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O conhecimento da tarefa que executada fundamental para obter a confiana do cliente que possvel, pelo nome e lhe dar ateno exclusiva; respeit-lo independente de raa, sexo e formao cultural; demonstrar-se comprometido, orgulhoso e seguro na execuo de seu trabalho, mostrando que conhece o trabalho que faz, sem desconsiderar a qualidade dos produtos apresentados. Conforme explica Garvin (1992, p.50): "a viso baseada no usurio fundamenta-se no princpio de que um produto com qualidade aquele que melhor atende aos desejos ou s necessidades do pblico interno e externo".

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perder a tranqilidade. Dentro dessa perspectiva, criando um estilo de vida no ambiente do trabalho, de considerao e respeito mtuos, o tempo passado com os colegas passa a ser agradvel, a convivncia prazerosa e, usando criatividade e humor, possvel estabelecer relaes mais gratificantes. As pessoas devem estar preparadas para executar tarefas que, em condies normais ensejariam maiores dificuldades sua execuo. Contudo ficariam muito felizes se a organizao contribusse para o alcance destes objetivos. Adequadamente administradas, as ferramentas da qualidade tm condies de ajudar a vencer as expectativas, considerando que elas alteram profundamente o perfil organizacional, oportunizando aos indivduos ambientes favorveis criatividade e a realizaes. (AMBONI, 2002, p. 60) Tudo isso pode ser cultivado, de modo a passar a constituir um hbito de vida, garantindo uma convivncia humana civilizada, tornando as relaes interpessoais de melhor qualidade. O sbio grego, Aristteles, diz que somos o que repetidamente fazemos. A excelncia, segundo ele, no um feito, mas um hbito. Conseqncia de uma postura de ateno aos mnimos detalhes que envolvem o relacionamento do cliente com quem presta servios, a qualidade , em nossos dias, fundamental para as organizaes no mundo dos negcios. A opo pela qualidade imprescindvel na conquista e na preservao da fidelidade do cliente. Toda a qualidade est ligada ao fator humano. Desse modo, um ser humano bem formado, com valores ticos, morais e religiosos, ao lado do preparo profissional, saber realizar o seu trabalho com excelncia, resultando em benefcios a todos envolvidos no processo de prestao servios: a organizao, o funcionrio e o cliente. Assim descreve Paladini (2000, p. 189): Muitas vezes o fracasso de se estabelecer um padro de qualidade se d a indiferena e a falta de vontade das lideranas, para que seja aplicada a melhoria da qualidade preciso estabelecer uma infra-estrutura, a identificao dos projetos para conseguir as melhorias desejadas. O maior obstculo para que se possa ter um avano do processo de qualidade a falta de vontade das lideranas, os estudos indicam que 85% dos problemas relacionados a atendimento nos rgos pblicos so causados por processos de gesto. Tal situao quando os problemas se manifestam e as dificuldades esto nas edificaes, ou em momentos, como por exemplo, na deficincia de treinamento; na desinformao do atendente para repassar ao usurio, no mal planejamento instituio, ou at por ineficcia de gesto. Colaborar para uma modificao positiva das situaes crticas que existem nas instituies um desafio para a interveno profissional. Os problemas que h no atendimento se manifestam atravs de diferentes indicadores crticos. Eles so o ponto de partida da investigao, no entanto conhecer suas causas mais profundas o ponto de chegada. Exemplificando, sabese que o tempo apreendido durante a espera do usurio pode ser uma determinante para se indicar a perda da qualidade do servio de atendimento. 3 CONCEITO E PAPEL DA ORGANIZAO PBLICA

Para conquistar a satisfao do cliente ou usurio, um importante fato a formao especializada. O conhecimento da tarefa que se apresenta para execuo fundamental para adquirir a confiana, tanto no funcionrio que atende como na organizao que presta o servio. Se no estiver preparado, importante que demonstre boa vontade que muitas vezes suplanta a falta de conhecimento. O importante que preste bom atendimento, pois do contrario, no prestar bons servios, comprometendo a imagem de toda organizao. A rea de prestao de servios envolve a produo de servios e a estruturao de mtodos. Assim no ambiente de prestao de servios a gesto da qualidade estabelecida com a interao dos usurios, e com esse processo de interao a qualidade vai se tornar slida. (PALADINI, 2000, p.186) O funcionrio que lida do atendimento de pessoas no deve apenas conhecer os lados tcnicos de sua funo. preciso que conhea a histria, a filosofia, a misso da instituio onde trabalha. Saber como ela se organiza com relao hierarquia e quem so as pessoas que ocupam os devidos cargos. Deve estar sempre informado sobre o planejamento da organizao bem como a localizao de seus setores. Entender a relao existente entre as reas mostra que o profissional ativo comprometido com os ideais. O funcionrio com esse perfil, entre outras caractersticas, sabe, a partir dos objetivos gerais da organizao, direcionar seus esforos, recebendo e distribuindo melhor o seu trabalho. Est sempre voltado para a busca de solues, criando situaes favorveis e, com percepo antecipada, aplicado na execuo das tarefas, terminando sempre tudo que planejou realizar. Dinamismo e disposio e uma demonstra da vontade de evoluir em nvel pessoal e profissional. De posse desses conhecimentos, possvel se identificar com a instituio e, em certos casos dever, pelo processo de empatia, posicionar-se no lugar do cliente, para sua maior satisfao. Muito importantes tambm so os conhecimentos da tecnologia de acesso informao. Waitley (1996, p.12) afirma: (...) Poder e riqueza esto agora no conhecimento e nas informaes, que passam a ser o capital mais importante. Com o avano tecnolgico que ocorre numa velocidade espantosa, necessrio estar atualizado para que os meios disponveis possam ser utilizados para uma eficiente comunicao com o cliente. Para isso, dominar o avano da automao dos setores de trabalho e outros recursos tecnolgicos fundamental. Para o preparo das exigncias que se fazer sempre freqentes, para atender o pblico sempre de forma mais eficiente, ao lado do programa de qualidade personalizada, o desenvolvimento de habilidades importante no sentido da especializao. Ter conhecimento das habilidades, interesses e caractersticas pode tornar o trabalho mais produtivo, alm da possibilidade de ampliar o conhecimento sobre o prprio elemento. Ter um profundo conhecimento de si mesmo amplia as possibilidades de sucesso nas relaes interpessoais. Com base nos valores, ticos e religiosos, conhecer-se mais profundamente desenvolve a autoconfiana, o autocontrole, com possibilidade de identificar no apenas as prprias reaes, mas as de outras pessoas com as quais se convive, em determinadas situaes. preciso que haja uma atualizao constante para que os meios disponveis possam ser utilizados Nessa atmosfera, torna se mais fcil lidar com os erros, com crticas e desapontamentos podendo, se for o caso, entend-las e contorn-las sem

O setor pblico na sociedade atual tem sofrido alteraes pelo ambiente no qual pratica sua operaes, transformando-se em um sistema de relaes de troca freqentes no qual tambm se assistem mudanas rpidas nas relaes entre funcionrios pblicos e seus usurios . O ambiente externo das organizaes do setor pblico agora pode ser considerado como altamente tumultuado o que o transforma num conjunto de condies cada vez mais dinmicas e complexas. A organizao pblica vem sendo reformulada ao longo dos anos em sintonia com as profundas mudanas do mercado, bem como com as novas exigncias da sociedade. Isto se d porque a organizao pblica, como toda organizao, um sistema social aberto que est em permanente interao com o meio ambiente, influenciando-o e sendo por ele influenciada (CARVALHO, 1995, p. 163). Como define Madureira (2005, p. 25): "podemos, assim, definir a organizao pblica como um sistema complexo de estruturas e redes que interatuam para resolverem problemas pblicos." Esta participa de um conjunto de organismos que formam a administrao municipal regidos pelo Direito 11

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Pblico, como tambm da Administrao Indireta como as agncias e as empresas pblicas, as quais so regidas pelo Direito Privado.

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dos princpios de bom atendimento e uma gesto eficiente, resgate o exerccio da cidadania, reorienta os mecanismos de controle, enfim, representa a evoluo de um controle da legalidade e da questo envolvida pela burocracia para uma nova abordagem centrada no alcance de objetivos da eficincia voltada para os interesses dos cidados. Segundo Ferreira (1996), a implantao do modelo de gesto pblica gerencial no se limita somente a mudar sistemas, organizaes e legislao e sim edificar novas e ideais condies para o desenvolvimento das pessoas que iro conduzir e realizar as reformas. As modificaes dos sistemas viro de forma mais evidentes a partir do momento em que as alteraes forem sentidas. Dessa forma, dar o devido valor ao servidor significa prestar um estmulo sua capacidade de empreender, a criatividade, com destaque para o talento para a coisa pblica, sua funo e o seu comportamento baseado na tica. No que se refere ao resgate da auto-estima, proporcionar um clima de satisfao entre os servidores sabido que todo processo de mudana demanda um longo prazo, principalmente no caso de organizaes pblicas, que, apresentam uma teimosa resistncia a mudanas. O programa da qualidade no servio pblico um instrumento da cidadania, conduzindo cidados e agentes pblicos ao exerccio prtico de uma administrao pblica participativa, transparente, orientada para resultados e preparada para responder s demandas sociais. (BRASIL, 2000) A viso de poder centralizado, excesso de burocracia, atendimento que no satisfaz e servidores que no se interessam, nem pela causa de instituio, nem pelas causas de pessoas que procuram a entidade em busca de atendimento, prevalecem ainda no Brasil. A reforma administrativa, desta forma, passa a ser como um instrumento estratgico de modificao e inovao, buscando uma gesto eficiente e recursos para os problemas pblicos e atendimento s dificuldades da sociedade. Para atingir esses objetivos, os recursos humanos so o principal objetivo da Reforma Administrativa que se traduz nos princpios de qualificao competitiva, considerando ainda as gestes empresariais. Isto porque servidores capacitados e motivados enxergam, diante de si, oportunidades de mobilizar sua criatividade e no apenas de executar tarefas que trazem aos servios oferecidos, uma atividade maquinal, sem carter inovador. Neste contexto, a formao profissional evidenciada atravs de investimentos em conhecimentos e habilidades da profisso so muitos os programas e planos de formao, reciclagem ou aperfeioamento de gestores e funcionrios pblicos. Essa poltica de recursos humanos tem abrangncia, tambm, sobre um desafio enfrentado pelo servio pblico: atrair e reter os talentos individuais e capacidades profissionais. Como descreve Coelho (2004, p. 104): As organizaes pblicas tm sido foradas a encontrar maneiras de competir com o setor privado no recrutamento dos poucos talentos remanescente no mercado. Por razes polticas, uma organizao pblica no pode oferecer salrios extremamente altos e incentivos exorbitantes. Uma organizao pblica pode, por outro lado, estimular um sentimento de orgulho no servio pblico e fazer investimentos ativos no desenvolvimento pessoal e profissional de um indivduo (COELHO 2004, p. 104) A dificuldade encontradas pelas organizaes pblicas no sentido de atrarem e manterem profissionais com capacidade de atender demandas que exigem qualidade uma questo de difcil soluo, que atinge diretamente os objetivos das instituies. Por este motivo, deve ser considerada como a parte mais importante na estratgia poltica da organizao no que diz respeito reforma administrativa. Deste fato se conclui que a modernizao da gesto e atendimento no setor pblico primordial no combate s investidas, pelo setor privado, dos melhores profissionais da rea. Chances de crescimento e novos desafios so buscados por profissionais qualificados. A qualificao deve ento estar na pauta das instituies pblicas, para atrair e manter seus bons profissionais. Desta perspectiva, vem a necessidade de um novo estilo de administrador com a ateno voltada para as pessoas definidas, dentro de uma administrao como integrantes de gesto humanizada. Esta tida como um significativa apoio para mudanas e inovao nas relaes que abrangem 12

Contudo, no faz esta diferenciao ao falar em organizao pblica, pois tem-se como meta estudar o processo do atendimento de qualidade que melhor beneficie as organizaes pblica, dando-lhes condies ideais para o cumprimento de seu papel social. Segundo Corra (1993), o papel social da organizao pblica a prestao de servios com qualidade, responsabilidade pelo atendimento ao pblico e a economia de seus recursos sem esquecer claro de seus princpios fundamentais como a legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia. O novo modelo gerencial do brasileiro busca entendimentos de aes at ento constantes apenas das empresas privadas com o objetivo de agilizao das suas organizaes pblicas. Dessa forma, com a finalidade de cumprir sua funo social e encarar os desafios e questes das organizaes, a instituio pblica se parece com a organizao privada, na medida em que precisa aplicar processos administrativos parecidos no gerenciamento como planejamento, organizao, direo e controle. Monteiro (1991, p. 57), comenta a respeito da posio onde so tomadas as decises sobre os recursos humanos das organizaes do setor pblico: As principais decises sobre a administrao de pessoal esto fora do poder do gestor. Os reajustes salariais dependem de um ato governamental. As negociaes sindicais esto igualmente dependentes. A admisso por concurso pblico e as demisses e punies s podem ser efetivadas por inqurito administrativo. (MONTEIRO, 1991, p.57) Por outro lado, sabe-se que gerenciar instituies pblicas no a mesma coisa de operacionalizar organizaes privadas, seja referente s suas opes, s questes de compatibilidade dos objetivos e aos problemas de restries e proibies. Enquanto o administrador de empresas privadas pode redefinir as metas da organizao, modificar sua estrutura e mudar seu pessoal; o gestor pblico deve, diante dos desafios, ter habilidades para operar restritamente dentro de metas, com recursos, quse sempre escassos, fixados por lei, com funcionrios controlados e protegidos pelo sistema jurdico, alm da constante presses. A instituio pblica destina seus objetivos e aes ao cliente-cidado, que demonstra suas necessidades e procede a suas escolhas por estar diante da condio de possuidor de direitos e deveres descritos na Constituio Federal. MACHADO (2001, p.168), afirma: A organizao pblica deve seguir a estratgia do cliente, ou seja, deve priorizar de forma total o cliente-cidado. Assim, os administradores pblicos, com conseqncia, tero de acatar padres de desempenho que os cidados exigem, principalmente os relativos transparncia e controle. Os gestores necessitaro ento, obter novas competncias que dem prioridade ao dilogo, por meio da construo de sistemas de comunicao, alm de se conscientizarem que preciso aceitar o compartilhamento em sua administrao. Todas estas caractersticas diferenciam a organizao pblica da organizao privada e como conseqncia, os modelos de gesto pblica apresentem certas particularidades. Para que as instituies pblica cumpram com sucesso sua identidade social, precisam cada vez mais de funcionrios qualificados e com motivao para bem servir. justificvel, ento, a execuo de uma gesto voltada para as pessoas que desenvolvam as competncias, tais como conhecimentos efetivos, habilidades, atitudes de bom senso e direo coerente com os princpios. 4 A GESTO PBLICA NO CONTEXTO DO ATENDIMENTO O plano de substituir a tradicional burocracia controladora juntamente com um atendimento de modo antiquado por um conjunto de rgos geis, descentralizados e com acentuada noo das necessidades do pblico vem ocorrendo desde o sculo XX. No Brasil, as propostas de reforma administrativa caminharam timidamente, embora na ltima dcada tenha apresentado considerveis avanos. Implantar o modelo de administrao pblica gerencial, baseado na adoo

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trabalho e pessoas. Desse modo nasce a compreenso de que a vida de uma entidade pblica , sem dvida, a pessoa que trabalha em prol da eficincia. ATENDER PESSOAS: UMA TEMTICA INTERDISCIPLINAR Os estudos abordam aspectos diversos na administrao. a prtica do relacionamento social de algumas empresas e a clara percepo dos usurios, assim como o relacionamento entre ambiente fsico, estados emocionais e o uso de novas tecnologias no relacionamento. Uma das bases da anlise identificar o comportamento do usurio dos servios, as variveis mais relevantes. No entanto, outros aspectos so tambm pesquisados, como a relao entre atitudes dos integrantes de uma equipe de atendimento, papis atribudos ou, ainda problemas emocionais oriundos da relao com o pblico.

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esta, muitas vezes implica at mesmo no estado de esprito de ambas as partes no momento da prestao de servio. Portanto, cada pessoa possui diferentes padres de qualidade em diferentes momentos. O essencial deve sempre caracterizar as situaes de servio de atendimento e interaes que devem se processar entre o servidor pblico e o usurio. Essa mediao essencial desempenha um fundamental papel na dinmica que caracteriza o servio de atendimento: o Na satisfao do usurio, que de certa forma necessita que suas aspiraes e vontades sejam atendidas; o Na eficincia e o bem-estar dos atendentes, sendo que para que o atendimento seja eficaz, necessrio que haja bem estar gerando satisfao; o Na eficcia e a qualidade do prprio servio, que importante, tendo em vista que quem procura o atendimento, parte do principio que nele deve estar contida a qualidade. O modelo terico permite ainda que sejam identificadas as principais variveis que constituem a situao de atendimento a serem examinadas, analisar as possveis interaes com objetivo para diagnosticar os problemas constatados. Para proceder a um diagnstico no servio de atendimento ao pblico, preciso que haja uma sinceridade e uma no conscincia paternalista por parte dos gestores/gerentes. Embora deva existir uma humanizao por parte dos mesmos, no devem encarar todos os itens com naturalidade, racionalizando e banalizando fatores concretos, que aparecem no dia a dia. A base de um movimento nacional pela qualidade no servio pblico uma rede de parcerias entre organizaes, servidores e cidados mobilizados para a promoo da mudana da gesto no setor pblico. Elevar o padro dos servios prestados ao cidado e, ao mesmo tempo, tornar o cidado mais exigente em relao aos servios pblicos a que tem direito, o grande desafio da qualidade na administrao pblica e o foco da sua atuao. (AMBONI, 2002) preciso compreender situaes estressantes dos funcionrios. Cada um carrega dentro de si emoes, fatores psicolgicos diversos, questes financeiras, problemas de vrias especialidades. No entanto, deve ser salientado pelos detentores dos cargos de chefia, que as pessoas que so atendidas carregam consigo os mesmo problemas, com um agravante a mais; necessitam de que vejam atendidas suas reivindicaes. de vital importncia identificar os fatores que concedam a permisso de compreender o comportamento do usurio no contexto de atendimento ao pblico. Seria o caso de se antecipar as expectativas, por parte dos mesmos, contribuindo para preveno das ocorrncias de problemas em situaes de atendimento. O usurio deve ser conscientizado de que nem todas suas questes conflitantes podem ser resolvidas rapidamente e com a preciso que espera. Existem certos problemas de mais difcil soluo. A tendncia do usurio a de considerar como melhor o atendimento que resolveu suas questes. Mas no bem assim; o bom atendimento, as vezes, depende do grau de dificuldade do que foi apresentado. A EFICINCIA DO SERVIO PBLICO Retomando o tema original, a Constituio Federal colocou o servio pblico neste caldeiro de inovaes da gesto moderna, onde se partiu do principio de que a eficincia um elemento primordial na representatividade da qualidade. Quem procura os servios pblicos o mesmo cidado que consome produtos de alta tecnologia produzidos por empresas modernas pelo mundo e no deseja mais ser conviver com procedimentos e processos ultrapassados, desatualizados e com funcionrios despreparados e mal humorados. Observando-se com ateno tenta-se vislumbrar o que tem sido feito neste sentido pela Administrao Pblica para conseguir modificar este objetivo de eficcia, percebe-se que os meios utilizados tem sido os mais cndidos e primrios, no levando em conta que o verdadeiro objetivo de seus esforos deve ser o cidado consumidor de servios pblicos. importante se lembrar que qualidade uma coisa que nasce na base do sistema e no vem atravs de imposio hierrquica gerada por decreto, ou portarias. Deve ser levada em considerao que cada integrante de seus setores um elemento fundamental para se obter a qualidade dos servios, das aes voltadas para a busca incessante de um resultado que possa ser efetivamente sentido e digno de elogios por todos. 13

Se, de certa forma, tais enfoques da disciplina tm auxiliado no aprimoramento das relaes de servio e promovem avano, por outro, eles acabam praticando redundncia com a interao de diferentes fatores e a no levando em considerao, de forma apropriada, tanto de funcionrios quanto dos usurios em situaes reais de atendimento. A superao dos limites impe uma reflexo nas abordagens existentes na perspectiva de construo de um enfoque especfico. De acordo com Vuori (1991), qualidade denota um grande espectro de caractersticas desejveis de cuidado, que incluem: efetividade, eficcia, eqidade, aceitabilidade, acessibilidade, adequao e qualidade. A superao de um limite implica no s em considerar os fatores principais que influenciam a atividade dos funcionrios, como atribuir um lugar de importncia ao usurio no estudo das situaes de atendimento. O atendimento ao pblico um trabalho de alta complexidade, onde sua simplicidade apenas aparente. Trata-se de uma atividade social como outra qualquer que coloca em cena a interao de pessoas em situaes diferentes dentro de um contexto especfico, com finalidade de responder a necessidades distintas. Os indivduos tm seu prprio conceito de qualidade, sendo possvel dizer que qualidade aquilo que cada um acredita que ou percebe que . Portanto, fundamental entender que antes de tudo o conceito de qualidade depende da percepo de cada um em funo da cultura ou do grupo que se ir considerar (CERQUEIRA, 1994, p.89). A tarefa de atendimento comumente uma etapa final em um processo de que se desenrola em um contexto das instituies, envolvendo dois tipos de pessoas que se personificam no ato: o funcionrio que atendente e o usurio que, quase sempre, busca solues. O carter social do atendimento ao pblico se manifesta pela via de contato entre os participantes, dando nfase s necessidades, experincias e expectativas, de parte a parte. A instituio, que serve como cenrio, para o atendimento de uma atividade social, no ambiente de neutralidade; ao contrrio, os processos que se procedem e as estruturas existentes so elementos principais que afetam a situao de atendimento. Eles tm a funo de contexto institucional facilitador e muitas vezes dificulta a interao entre as pessoas envolvidas, cm relao a qualidade do servio, podendo imprimir uma dinmica especial no local em que se efetua o atendimento. Dessa forma, as aes que emergem do atendimento ao pblico so processos que resultam da coeso de diferentes valores: o comportamento do usurio, a conduta dos atendentes envolvidos na situao, a organizao das tarefas e as condies do ambiente. Esses fatores funcionam como foras condutoras do processo, alimentando a intensidade das transformaes internas e externas das situaes de atendimento. Para Vasconcellos (2002), a diferena principal no destaque da qualidade na prestao de servios encontra-se nas relaes emocionais e na dificuldade de um parmetro medindo o que qualidade, tendo em vista que as pessoas reagem de forma diferente diante do que aparenta ser o mesmo servio. Cada usurio possui uma percepo especial sobre qualidade, sendo que

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impossvel, na prtica, organizar domnio to vasto. Assim, uma teoria geral da documentao se confundiria com a teoria geral da cultura. O crescente volume da produo escrita, que se compe de muitos milhes de obras impressas desde a inveno da imprensa de caracteres mveis, obrigou ao estabelecimento de tcnicas especiais para organizao e obteno de informaes e dados necessrios a estudos, trabalhos de mltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros de pesquisas e informaes bibliogrficas, foram institudos processos e normas especiais para registro da documentao existente, controle e manuseio da produo bibliogrfica e dos conhecimentos em geral. Os setores de atividades tecnolgicas e de cincias exatas, as grandes empresas industriais e as entidades de pesquisa cientfica foram os primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer servios especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obteno de informaes e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamento. Desde meados do sculo XIX, os servios de referncia bibliogrfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, j haviam compreendido a necessidade de um trabalho especfico para facilitar a localizao de livros, artigos e documentos e tambm para prestar auxlio direto busca de dados e informaes especficas de seus consulentes. Histria A organizao racional da informao e da documentao levou Paul Otlet, em colaborao com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em 1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a instituio organizou um catlogo em fichas da produo bibliogrfica mundial. Na ordenao temtica das fichas, adotou-se o sistema de classificao decimal que, devidamente atualizado e aperfeioado, se transformou no sistema de classificao decimal universal (CDU). Em 1931 o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentao e, em 1937, Federao Internacional de Documentao (FID). O primeiro projeto de trabalho, de organizao sistemtica da bibliografia mundial, foi abandonado, mas a federao ampliou-se e passou a congregar grande nmero de entidades de diferentes pases, num programa que tem por finalidade facilitar a comunicao dos conhecimentos e a consulta de todos os dados e informaes disponveis. Em Varsvia, em 1959, foi aprovado pelos membros da FID, reunidos em sua 25 conferncia geral, um plano de longo prazo que previa a criao, em todo o mundo, de uma rede de informaes tcnicas e cientficas a servio de estudiosos e pesquisadores de todos os pases. Os trabalhos desenvolvidos pela Organizao das Naes Unidas para Educao, Cincia e Cultura (UNESCO) tm os mesmos objetivos da FID e so realizados em cooperao mtua com entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia. Em grande nmero de pases foram organizados centros ou servios de documentao e realizados congressos para discusso e estudo de problemas referentes aos trabalhos de documentao, inclusive as relaes entre documentao e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivologia. A documentao passou a ter assim um sentido mais amplo e a incluir todas as tcnicas de anlise da produo bibliogrfica, produo e controle de tradues, tcnicas de controle da informao, mecanizao de informaes e reproduo fotogrfica de documentos, trabalhos de referncia em suas mais diversas formas e publicao e divulgao de informaes. Estabeleceu-se assim uma ntima relao entre essas reas e acentuou-se a tendncia da documentao para englobar atividades que antes eram da competncia de bibliotecas e bibliotecrios. Paralelamente, e por fora das iniciativas citadas, criou-se em diferentes pases a profisso de documentarista (tambm denominada documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divulgar informaes que, de certa maneira, complementam o trabalho dos bibliotecrios, arquivistas, muselogos e restauradores. Como em diversos pontos a biblioteconomia e a documentao se confundem, h polmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferena fundamental entre elas est no grau em que uma ou outra se debrua sobre os documentos em busca de informaes e no interesse que demonstram na disseminao dessas informaes. Enquanto no Reino Unido os documentaristas so chamados de tcnicos de informao (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecrios resistem ideia da criao de uma profisso e de organismos que 14

Pode-se dizer que sem qualidade no h servio publico. Se o prprio Estado oferece um servio de m qualidade no se pode esperar melhor do setor privado. Por isso cabe ao setor pblico uma mostra de que no existe motivo para servios pblicos de pssima qualidade, sem tica, providos de interesses prprios. (BRASIL,2000) Apesar de existirem relatrios, estatsticas e demais informaes a nivel de administrao, consideram-se estes apenas como recursos disponveis para verificar os objetivos que se deseja alcanar. Mas jamais ser eles os nicos elementos com capacidade para orientar um processo que objetiva a obteno de qualidade, uma vez que a qualidade uma coisa que deve ser sentida no apenas por quem dela usufrui, mas tambm por aquele que est envolvido em sua obteno. Este quadro nos revela de imediato que processos de qualidade devem ser levados base produtiva, onde servidores e demais envolvidos, a partir de sua observao dos meios disponveis e de interao com os seus consumidores retire consideraes substanciais relevantes capazes de demonstrar de forma inequvoca que o caminho eleito para obteno de qualidade aquele mais adequado aos fins da administrao pblica: o bem comum e a satisfao do interesse pblico. CONCLUSO Buscou-se, no presente monografia, estudar a necessidade de se prestar, nas reparties pblicas municipais, um atendimento de efetiva qualidade. Para que isso se torne possvel, procurou-se discorrer sobre o assunto, enfocando tambm a satisfao do funcionrio com relao a seus gestores, local de trabalho, conforto e bem estar social o que faz com que sua tarefa seja desempenhada com zelo. Em qualquer rgo pblico deve haver uma conscientizao de que o usurio muito importante e que sem ele no haveria razo para existir o servidor que o atende. Entre as evidencias pela busca de melhor eficcia no atendimento ao pblico, consideraram-se gestor e chefes de setores da administrao municipal. Esses so os mais visados pelo fato de que necessitam prestar incentivo, mostrar caminhos, providenciar treinamentos aos servidores, dessa forma justificando as razes de existir dos setores pblicos municipais de atendimento aos usurios. Em todo o estudo foi evidenciado o atendimento ao publico. Dessa forma, ficou bastante claro que cabe ao funcionrio que atua nos setores se trabalha com a populao em geral, uma postura correta, tica e de profundo interesse pelos problemas para o qual o usurio procura soluo. preciso ser mais que um atendente; o funcionrio pblico deve ser, antes de tudo, um interessado pelas causas alheias e pelas de sua cidade. Concluiu-se ento que o principio do bom atendimento uma bandeira a ser levantada pelos funcionrios, gestores e chefes que exercem suas funes e que os mesmos jamais devem se esquecer que seus proventos so pagos pelo contribuinte que nada mais so do que os que buscam um atendimento de qualidade e dentro de seus propsitos.

NOES DE ARQUIVOLOGIA: INFORMAO, DOCUMENTAO, CLASSIFICAO, ARQUIVAMENTO, REGISTROS, TRAMITAO DE DOCUMENTOS, CADASTRO, TIPOS DE ARQUIVOS, ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS, TCNICAS MODERNAS. ARQUIVO O imenso volume de informaes gerado a partir do sculo XIX e ampliado extraordinariamente no sculo XX seria de pouca utilidade se no pudesse ser localizado para consulta por meio das tcnicas da documentao. Conjunto de tcnicas que tm por objetivo a elaborao, produo, sistematizao, coleo, classificao, distribuio e utilizao de documentos de qualquer natureza, a documentao permite que se organize o conhecimento ao longo do tempo e o pe disposio dos consulentes de forma conveniente e prtica. O campo da documentao se amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentao, documento o manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco, objeto histrico ou artstico (quando devidamente tombado) e as espcies animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotnicos. Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentao seria um conhecimento de carter puramente especulativo, uma vez que

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nizao de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, s bibliotecas, arquivos, museus etc. A difuso de documentos o objetivo especfico dos servios ou centro de documentao. Documentao, portanto, no se confunde com biblioteconomia, arquivologia ou museologia, nem centro de documentao com biblioteca, arquivo ou museu. Como os documentos bibliogrficos esto nas bibliotecas, alguns dos maiores servios de documentao do mundo funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituies. Outros, porm, so independentes. Mecanizao e automao Livros, artigos, relatrios e comunicados, por exemplo, so chamados documentos primrios. Documentos secundrios so aqueles que se produzem para difuso da informao contida nos primeiros: bibliografias comentadas ou crticas, resumos, tradues, reprodues etc. Os estudos recapitulativos so os documentos tercirios. Com o advento do processamento eletrnico de dados, aps a segunda guerra mundial, mtodos mais eficientes comearam a ser experimentados pelos centros e servios de documentao. Distinguem-se trs tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de aperfeioamento, possuem caractersticas comuns: (1) fichas perfuradas e selecionadas por processos eletrnicos ou eletromecnicos; (2) sistemas baseados em mtodos fotogrficos (geralmente microcpias), com seleo fotoeltrica por meio de cdigo; (3) sistemas baseados no registro magntico (em fios, tambores ou ncleos). Com o avano das tcnicas de informtica, foram criados programas mais sofisticados para armazenamento e recuperao de informaes, que podem ser especficas para cada assunto, principalmente no tocante s informaes tcnicas. A informtica tornou ilimitado o campo da documentao. A Arquivologia resgata a memria do pas, das instituies e da comunidade e dissemina a cultura, perpetuando a Histria. O arquivista planeja, projeta e administra a organizao de arquivos, analisando, classificando, selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando modernas tcnicas de microfilmagem, informtica, preservao e restaurao de documentos, o trabalho do arquivista indispensvel nas pesquisas histricas, sendo, ele prprio, um pesquisador. Seu campo de trabalho so os arquivos (pblicos, privados e pessoais), tais como: bancrios, audiovisuais, cartogrficos, cartorais, computacionais, contbeis, eclesisticos, empresariais, escolares, fotogrficos, histricos, mdicos, microgrficos, policiais e de imigrao, atuando tambm, em centros culturais e laboratrios de conservao e restaurao de documentos.

chamem a si a execuo de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de fato, como parte fundamental das atribuies das bibliotecas, mormente das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos tentaram adotar a palavra comunicao (communication) em lugar de documentao, mas a criao de vrios institutos de documentao e a circulao da palavra pelo mundo contriburam para que fosse finalmente aceita em seu significado mais moderno. O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado pela data de criao de seus organismos de documentao e do reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica as carreiras e cargos do servio pblico brasileiro. Manuel Ccero Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituio, em 1902, procurou habilit-la a promover a organizao da produo bibliogrfica brasileira e para isso sugeriu a criao de um rgo a ela subordinado, para desenvolver o servio de bibliografia e documentao. Tais medidas constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de n 8.835 de 11 de julho de 1911 e n 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse servio de bibliografia e documentao competiam funes comparveis s que so desempenhadas pelos modernos centros de documentao. Em 1954, por proposta conjunta da Fundao Getlio Vargas e do Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistncia tcnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentao (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informao cientfica e tcnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o Repertrio dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no Brasil, o Catlogo coletivo de publicaes peridicas de cincia e tecnologia e o guia dos Peridicos brasileiros de cultura, alm de bibliografias peridicas, com a indexao de artigos de autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das cincias puras e aplicadas, da tecnologia e das cincias sociais. Sistemtica da documentao Os principais instrumentos da documentao so a classificao e a normalizao. Com a classificao, procura-se organizar a informao em ordem temtica e no apenas alfabtica ou alfanumrica. A normalizao racionaliza os processos de produo, organizao e difuso da informao contida nos documentos. Essa fase ainda mais importante que a classificao, uma vez que esta tambm deve ser normalizada. Os processos de normalizao tiveram origem na indstria e consistiam em fixar condies para execuo de clculos, projetos, obras, servios ou instalaes, bem como a elaborao das prprias normas e regulamentos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilizao internacional dos produtos industriais. O sucesso da normalizao no campo da indstria fez com que a documentao a adotasse, com o objetivo de tornar internacionalmente acessveis os resultados do trabalho intelectual de cada autor, uma vez que para obter a mxima disseminao da informao cientfica o pesquisador deve apresentar os dados de forma que a interpretao deles se faa sem dificuldade. Para que a informao se torne imediatamente acessvel, a documentao estabelece normas para organizao e difuso dos documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto , produzidos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente aceitas. O progresso da cincia exige o mais amplo intercmbio de informaes e a normalizao internacional tem o objetivo de facilitar esse intercmbio. Se a documentao pouco ajudou biblioteconomia, arquivologia e museologia na organizao de documentos em bibliotecas, arquivos e museus, muito contribuiu no campo da produo de documentos e na difuso das informaes neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a referenciar livros, que por seu atraso em relao a documentos de outra natureza no so considerados pela documentao. Tampouco satisfazem os documentalistas descries puramente externas dos documentos. documentao interessa, principalmente, a difuso das informaes contidas em artigos de publicaes peridicas, em comunicaes a congressos, em relatrios de pesquisas -- concludas ou em andamento -- teses universitrias, registros de patentes etc. Na conceituao moderna, portanto, documentao , em sentido amplo, a produo, organizao e difuso de documentos de qualquer natureza. Em sentido estrito, a difuso das informaes neles contidas. A orga-

As trs correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivstica pode ser abordada de trs maneiras: uma maneira unicamente administrativa (records management), cuja principal preocupao ter em conta o valor primrio do documento; uma maneira tradicional, que pe a tnica exclusivamente no valor secundrio do documento; ou, por ltimo, uma maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primrio e do valor secundrio do documento. Os referenciais tericos arquivsticos Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivsticos, destacam-se os princpios fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de valor primrio e valor secundrio, o princpio do respect des fonds, as funes de classificao documental e avaliao documental e a definio de instrumento de gesto arquivstica. Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das trs idade arquivos correntes, intermedirios e permanentes Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor

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I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal. Art. 3o Integram o SIGA: I - como rgo central, o Arquivo Nacional; II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Art. 4o Compete ao rgo central: I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo. Art. 5o Compete aos rgos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas; III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais; IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituda para a administrao pblica federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais; V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim;

para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados . Arquivo de segunda idade, intermedirio ou limbo: constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase . Arquivo de terceira idade, permanente, histrico ou de custdia: constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitva. Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente . Classificao segundo a valorao dos documentos Valor administrativo: ou primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Valor histrico: ou secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo no podendo jamais serem eliminados. ARQUIVOLOGIA LEGISLAO PERTINENTE DECRETO N 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, DECRETA: Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal. 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por rgos e entidades da administrao pblica federal, em decorrncia do exerccio de funes e atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. 2o Considera-se gesto de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

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Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independncia e 115o da Repblica. DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002. Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e condicionado necessidade de conhecer. Art. 3 A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais de segurana. Pargrafo nico. Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento. Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e definies: I - autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; II - classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; III - comprometimento: perda de segurana resultante do acesso noautorizado; IV - credencial de segurana: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; V - desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; VI - disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes; VII - grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo; VIII - integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no trnsito ou no destino; IX - investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana; X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados ou informaes so legtimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino; XI - marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo; XII - medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibili17

VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Art. 6o Fica instituda, junto ao rgo central, a Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II - propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA. Art. 7o Compem a Comisso de Coordenao do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir; II - um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Oramento e Gesto; IV - um representante do Sistema de Servios Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; V - os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes. 1o Podero participar das reunies como membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e no a voto, quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus membros. 2o O Arquivo Nacional promover, quarenta e cinco dias aps a publicao deste Decreto, a instalao da Comisso de Coordenao do SIGA, em Braslia, para discusso e deliberao, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo rgo central do SIGA para a aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Art. 8o Devero ser constitudas nos Ministrios e nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias aps a publicao deste Decreto, subcomisses de coordenao que renam representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. Art. 9o Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao administrativa decorrente de sua posio na estrutura organizacional dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Art. 10. Fica institudo sistema de informaes destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Pargrafo nico. Os rgos setoriais e seccionais so responsveis pela alimentao e processamento dos dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do sistema de que trata o caput deste artigo. Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo central do SIGA, o encaminhamento, para aprovao do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comisso de Coordenao do SIGA.

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cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) Seo II Da Reclassificao e da Desclassificao Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau de sigilo ultrasecreto somente podero ser reclassificados ou desclassificados, mediante deciso da autoridade responsvel pela sua classificao. Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e reservado, poder a autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la ou cancel-la, por meio de expediente hbil de reclassificao ou desclassificao dirigido ao detentor da custdia do dado ou informao sigilosos. Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo de durao conta-se a partir da data de produo do dado ou informao. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 10. A desclassificao de dados ou informaes nos graus ultrasecreto, confidencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogao, quando ento a desclassificao ocorrer ao final de seu termo. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificao sero encaminhados instituio arquivstica pblica competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, entidade pblica ou instituio de carter pblico, para fins de organizao, preservao e acesso. Pargrafo nico. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser definitivamente preservados. Art. 12. A indicao da reclassificao ou da desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina. CAPTULO III DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS Seo I Dos Procedimentos para Classificao de Documentos Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Art. 14. A classificao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

dade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses dados e informaes; XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou informaes sigilosos; XIV - ostensivo: sem classificao, cujo acesso pode ser franqueado; XV - reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteo contra revelao no-autorizada; e XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa. CAPTULO II DO SIGILO E DA SEGURANA Seo I Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultrasecretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. 2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 1o Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 2o Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de

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Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado. Art. 26. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de que trata este artigo poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42. Seo V Do Registro, da Tramitao e da Guarda Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos: I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar imediatamente ao remetente; e II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao. Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio. Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do documento. Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. 2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada. Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferncia de responsabilidade. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela guarda ou custdia de material sigiloso. Seo VI Da Reproduo 19

Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no comprometer o sigilo. Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias areas ou em seus negativos sero classificados em razo dos detalhes que revelem e no da classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las. Art. 17. Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso: I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e III - da autoridade classificadora, destinatria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento. Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgao. Seo II Do Documento Sigiloso Controlado Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I - identificao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso; II - lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especfico; III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda. Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de transferncia sero elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a guarda de um rgo de controle. Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou reclassificao. Pargrafo nico. A critrio da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. Seo III Da Marcao Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em todas as pginas do documento e nas capas, se houver. 1 As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. 2 O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo nmero de controle. Art. 21. A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20. Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica. Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaes sigilosos sero marcados com a classificao devida em local adequado. Pargrafo nico. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informaes. Seo IV

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3 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo. Pargrafo nico. A credencial de segurana de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever ser justificada. CAPTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAO Art. 41. A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26. Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no mbito da Unio so considerados sigilosos e devero, antecipadamente, ser submetidos certificao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional. Art. 43. Entende-se como oficial o uso de cdigo, cifra ou sistema de criptografia no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico. Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro fim que no seja em razo do servio. Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I - realizao de vistorias peridicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execuo das operaes criptogrficas; II - manuteno de inventrios completos e atualizados do material de criptografia existente; III - designao de sistemas criptogrficos adequados a cada destinatrio; IV - comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes criptografados; e V - identificao de indcios de violao ou interceptao ou de irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes criptografados. Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer outra. Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento. Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado s podero integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurana adequados a proteo dos documentos.

Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do documento original. 1 A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. 2 Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de carter pblico. 3 Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo. Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia no-autorizada do todo ou parte. Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas grficas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo durante a confeco do documento, observado o disposto no art. 33. Seo VII Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies: I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito de sua atuao; II - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao dos prazos a que se refere o art. 7; III - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao ou cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9 deste Decreto; IV - determinar o destino final da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses. Art. 36. Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor. CAPTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. 1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos. 2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo idntico.

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CAPTULO VIII DOS CONTRATOS Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos: I - o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e II - o estabelecimento de clusulas prevendo a: a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura; b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto contratado; d) identificao, para fins de concesso de credencial de segurana, das pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, no todo ou em parte. Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes. CAPTULO IX DAS DISPOSIES FINAIS Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao e sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores, funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informaes sigilosos. Pargrafo nico. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de cargo, funo ou emprego pblico. Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de documentos e materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de informao de natureza sigilosa sujeitam-se s normas referentes ao sigilo profissional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem prejuzo de sanes penais. Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e sistemas de informao de natureza sigilosa. Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsvel pela preservao do seu sigilo. Art. 66. Na classificao dos documentos ser utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo possvel. Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal sero expedidas instrues complementares, que detalharo os procedimentos necessrios plena execuo deste Decreto. Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta e cinco dias da data de sua publicao.

Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas com maior facilidade. CAPTULO VI DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS Art. 49. A classificao de reas e instalaes ser feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5. Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies de carter pblico caber a adoo de medidas que visem definio, demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies interessados. Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no considerado visita o agente pblico ou o particular que oficialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do Estado. CAPTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO Seo I Das Generalidades Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja atribudo o grau de sigilo adequado. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da fiscalizao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produo ou exportao de material de interesse da Defesa Nacional. Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades pblicos encarregados da preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de material sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. Art. 55. Dados ou informaes sigilosos concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de material somente sero fornecidos aos que, por suas funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes necessrios ao desenvolvimento de programas. Seo II Do Transporte Art. 56. A definio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo. 1 O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal fim contratadas. 2 As medidas necessrias para a segurana do material transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especficas, e sero de responsabilidade da empresa contratada. Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos. Art. 58. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.

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Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 22

Art. 69. Ficam revogados os Decretos ns 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181 da Independncia e 114 da Repblica. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas frequentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

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Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 23

Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

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1o Cada Conselheiro ter um suplente.

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1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.

2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunirse-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. Art. 6o

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Captulo V DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. 1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n o 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o.

Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.

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Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. nos

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O primeiro tratado moderno de arquivstica, de autoria dos holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitulase, em edio brasileira, Manual de arranjo e descrio de arquivos (1960).Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda. CONCEITO Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo pessoas fsicas, na constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informao ou a natureza do documento. Os arquivos, portanto, podem ser pblicos ou privados. 1. Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas atividades administrativas, judicirias ou legislativas. Existem trs espcies de arquivos pblicos: correntes, temporrios e permanentes:

Art. 33. Ficam revogados os Decretos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica.

ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, tcnica e arte, a arquivologia uma cincia auxiliar da histria. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimnio e pode documentar o passado de uma nao. Arquivologia o conjunto de conhecimentos sobre a organizao de arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservao de documentos, ttulos e textos de valor permanente e elaborao dos respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca eliminao de peas de valor transitrio e controle dos arquivos em formao. Inclui tambm as tarefas dos arquivistas. O termo arquivstica pode, de modo geral, ser empregado como sinnimo de arquivologia. Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgnico denominado fundo, grupo, ncleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem documentos escritos e iconogrficos, como os audiovisuais, discos, fitas magnticas e filmes. Comeam tambm a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrnicos. Os arquivos econmicos, de empresas comerciais, bancrias, industriais, desde que se revistam de importncia histrica, como ocorre, em alguns casos, com papis de famlias e pessoas ilustres, interessam arquivstica. A preocupao dos governos e autoridades em conservar determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa, jurdica ou militar, remonta antiguidade, sobretudo no que diz respeito a ttulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da histria, dando incio aos estudos de diplomtica, que levariam moderna crtica histrica. A partir da revoluo francesa, os arquivos tornaram-se bem pblico, proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos, cuja preservao foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado. Uma arquivstica essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no sculo XIX, principalmente aps a criao da cole des Chartes (Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas palegrafos altamente qualificados. Em meados do mesmo sculo lanaram-se as bases da arquivstica moderna, com os princpios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das instituies que os criaram); da provenincia (os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram); do respeito ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos rgos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custdia permanente); e da centralizao (unidade e indivisibilidade dos arquivos pblicos nacionais). Uma srie de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos da civilizao, marcam a arquivologia na segunda metade do sculo XX. So eles, entre outros: adoo de arquitetura moderna e funcional nos prdios de arquivos; uso de microfilmagem de substituio; programas de histria oral; restaurao de documentos pelo emprego de mquinas e material sinttico; interveno dos arquivistas na gesto de papis administrativos e nos arquivos econmicos, pessoais e familiares; aparecimento de depsitos intermedirios de arquivos ou centros de pr-arquivamento; tentativas de aplicar as conquistas da eletrnica ao trabalho arquivstico. O grande problema da arquivologia contempornea o volume de papis criados e acumulados pelas administraes e a necessria eliminao de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padres de avaliao, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automtico. As listas e tabelas de descarte especificam o perodo de reteno de documentos comuns maioria dos servios existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administrao em particular. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto destinao dos documentos.

Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto

de consultas e pesquisas frequentes.

Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes

que aguardam remoo para depsitos temporrios.

Permanentes: so conjuntos de documentos de valor histrico, cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

2. Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a suas atividades especficas. Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, no devem misturar-se com o arquivo principal, j que o tratamento que a eles se deve dar diferente. Uma empresa. imobiliria de porte mdio forosamente ter um arquivo composto de documentos relativos atividade que desenvolve. Haver contratos de locao, de imveis residenciais e comerciais; opes de venda de casas, apartamentos, terrenos; cartas pedindo informaes; contratos de compra e venda; certides; traslados; anncios em jornais; relatrios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. Um catlogo de livros de uma editora, por exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, no deve fazer parte do arquivo principal. Tratando-se, porm, de uma empresa ligada rea educacional, a abordagem seria outra, pois catlogo de livros fundamental a sua prpria sobrevivncia, enquanto certides, traslados, opes de compra de terrenos e outros documentos prprios do ramo imobilirio seriam afastados do arquivo principal. IMPORTNCIA A importncia dos arquivos to evidente que a prpria Constituio Federal, em seus artigos 215 e 216, determina: Art. 215. O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e acesso s fontes da cultura nacional, e apoiar e incentivar a valorizao e a difuso das manifestaes culturais. 1 O Estado proteger as manifestaes das culturas populares, indgenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatrio nacional. 2 A lei dispor sobre a fixao de datas comemorativas de alta significao para os diferentes segmentos tnicos nacionais. Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I as formas de expresso; II os modos de criar, fazer e viver; III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas; IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais;

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Esses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providncias: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar; aplices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou controles para renovao de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem assinados; enfim, inmeros assuntos que no devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibilita secretria constante follow up. Tambm conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem mtodos tradicionais, como o cronolgico e o alfabtico, e modernos, como o de jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, prprios para vrios tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informtica. 1. Mtodo cronolgico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser disposto apos a guia do ms em curso. medida que os dias vo passando, deve-se coloc-los nos ms seguinte. No caso de empresas com muito movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30, 60 ou 90 dias, recomenda-se a utilizao de trs jogos de guias numeradas, de modo que o acompanhamento seja trimestral e no mensal, ou, ento, que se guardem os documentos em pastas separadas at o momento oportuno. O mtodo cronolgico permite a utilizao de pastas ou cartes. Havendo opo pelo uso de pastas, ser necessria uma cpia adicional de todos os documentos que exigem prosseguimento e que sero colocados nas pastas por ordem alfabtica dos nomes e, em seguida, arquivados aps as guias que correspondem s datas de acompanhamento. O emprego de cartes ou fichas elimina a necessidade de cpias adicionais dos documentos, porm exige anotaes pormenorizadas para que se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o nmero de cartes ou fichas imenso, tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e, alm disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompanhamento. 2. Mtodo alfabtico: esse mtodo tambm possibilita o uso de pastas ou cartes. As pastas so colocadas em ordem alfabtica. Nas margens superiores das pastas, devero constar: letra correspondente; nmeros de 1 a 31, representando os dias do ms; e um indicador mvel que se desloca na pasta, servindo para indicar o dia especfico. Os documentos so postos nas pastas em ordem alfabtica. Em cada pasta, os documentos so colocados em ordem cronolgica e, medida que os dias vo passando, os documentos so retirados e o indicador mvel vai-se deslocando at o fim, dia 31, retornando ao dia 1 no incio de um novo ms. A possibilidade de uso de cartes ou fichas tambm existe, embora seja mais trabalhosa, pois exige a anotao de todos os pormenores do documento. Os cartes so colocados nas pastas alfabticas respectivas, conforme o modelo descrito, e seu funcionamento tambm ser o mesmo. 3. Mtodos modernos: surgiram com o prprio desenvolvimento das empresas e da tecnologia, notadamente da informtica. Existem, entretanto, mtodos que oferecem fichas j preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visveis e os dados principais so lanados tambm na margem superior das fichas, vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta. O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a qualquer empresa. As informaes necessrias para o correto acompanhamento so fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilizao da informtica, alm da rapidez, a reduo da margem de erro. REFERNCIAS CRUZADAS A expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais empregada remisso. A principal finalidade das referncias cruzadas a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome est arquivado 27

V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1 O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao. 2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 3 A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais. 4 Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei. 5 Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos quilombos. No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituio de 1824, foi criado em 1836. No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada principalmente por seu valor histrico. Aps a Segunda Guerra Mundial, comearam a aparecer as primeiras preocupaes com uma nova concepo arquivstica, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histrico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalizao da informao, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na tomada de decises. A difuso da informao de contedo tcnico e cientfico, a nova mentalidade que se introduz na administrao pblica, a necessidade de pesquisa constante e sistemtica, objetivando particularmente a correta tomada de deciso pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo, distante daquele critrio eminentemente histrico. Como consequncia, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importncia ultrapassou os limites que at h bem pouco tempo existiam. Atualmente, j no se conseguem restringir e delimitar o campo de atuao e a utilidade do arquivo. Sua importncia e seu potencial de crescimento so ilimitados. ORGANIZAO O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:

Segurana: o arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana, incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo, importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

Preciso: o arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As possibilidades de erros so reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e a variedade de documentos no exigem necessariamente um arquivo complexo e de difcil entendimento. Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do volume e complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificao no devem ser muito rgidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. Acesso: o arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, proporcionando pronta localizao dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos ltimos anos, graas principalmente necessidade cada vez maior de informaes. O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos; significa tambm uma fonte inesgotvel de informaes, que pretende atender a todos e a todas as questes. ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO

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Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de concluso. Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia de uso, consulta ou referncia. Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou referncia quase nulas. No entanto, no se deve considerar este arquivo como um depsito de lixo, mesmo porque os documentos definidos como inteis ou imprestveis devem ser destrudos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas tcnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes sero necessrias a imediata localizao e a consulta a papis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existncia dever manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados, mesmo que entre eles existam alguns j aposentados ou falecidos. A destruio desses registros s ser possvel ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem. Destaque-se que se deve fazer anotao dos documentos transferidos e, no caso de destruio, registro da data em que ocorreu a destruio e referncia ao contedo deles. Atualizao de arquivo Existem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um arquivo para outro: transferncias peridicas, transferncias permanentes e transferncias dirias:

em tal pasta. As referncias cruzadas podem vir em pequenas fichas, principalmente quando colocadas em ndices. Quando, porm, guardadas nos prprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavelmente ter uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razo social dessa loja de departamento ser Casa Anglo Brasileira S:A.. Recomendase, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel: muito comum encontrar anotaes como Veja tambm, indicando que o assunto ou nome possui outras ligaes importantes. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comrcio exterior. E provvel que ela arquive os conhecimentos areos relativos carga transportada numa pasta de Carga Area. Entretanto, essas exportaes so efetuadas por uma companhia area, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que podero ser colocados, por exemplo, os horrios dos vos, inclusive dos vos cargueiros, as cidades que ela serve, as conexes possveis, as tarifas de carga area e outras informaes pertinentes, e ainda uma observao: Veja

tambm Carga Area.

Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referncia cruzada. Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referncia para Carteira de Comrcio Exterior, ou vice-versa. O importante que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fcil. Por exemplo, talvez seja prefervel abrir uma pasta para Instituto Nacional do Livro e uma refer ncia cruzada para INL, para no se fazer confuso com IML (Instituto Mdico Legal). De um lado, a referncia cruzada muito importante, pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo, porm, de outro, deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referncias que acarretam volume muito grande de papis, congestionando, consequentemente, o arquivo. TRANSFERNCIA H documentos que esto sujeitos ao fator tempo, isto , h aqueles que tm valor de um ano; outros de dois, trs, cinco ou mais anos; outros, ainda, possuem valor permanente e nunca podero ser destrudos. Os documentos tambm podem ser analisados pela frequncia de sua utilizao: alguns so muito procurados, outros so consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, aps a concluso do fato que os criou, no serviro para mais nada. Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarregados de papis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendncia adquirir mveis novos, na tentativa de se resolver o problema de espao. Soluo muito mais lgica, econmica e eficaz a de eliminar ou destruir o que no tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferncia a operao que visa separar os documentos que ainda esto em uso, ou so bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prtica, mas no seu valor. A transferncia pretende: liberar o arquivo de papis sem utilidade prtica atual; manter espao disponvel e de fcil manuseio nos arquivos em uso ou ativos; facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos; manter o arquivo em bom estado de conservao, aumentando sua vida til; e reduzir ou eliminar despesas desnecessrias com novos equipamentos.

Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequncia de uso.

Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o acmulo de papis no arquivo ativo to grande que chega a atrapalhar o bom andamento do servio. A transferncia, ento, ir acarretar grande perda de tempo, j que o arquivo inteiro ter de ser analisado.

Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm

em ordem os arquivos ativos. O trabalho poder ser grandemente facilitado se do documento j arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcao indicando a data da transferncia. Dessa forma, as transferncias podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer. Conservao e proteo de documentos

Determina-se o valor do documento levando em considerao todas as finalidades que possui e seu tempo de vigncia, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigncia para os diversos documentos, facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos so classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporrios.

Permanentes - vitais: so documentos que devem ser conservados

indefinidamente, pois possuem importncia vital para a empresa, isto , sem eles a empresa no tem condies de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros de aes; cartas - patentes; frmulas (qumicas); procuraes.

Permanentes: so documentos que devem ser guardados indefinidamente, porm no tm importncia vital. Como exemplo, podem-se relacionar: rela trios anuais; registros de empregados; livros e registros contbeis; recibos de impostos e taxas; avaliaes; e outros.

Temporrios: so documentos que tm valor temporrio de um, dois,

cinco ou mais anos. Recomenda-se a confeco de um quadro ou tabela, com anotao da vigncia do documento que, naturalmente, seguir critrios determinados pela prpria empresa. Assim, so temporrios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos bancrios; aplices de seguro; folhetos; correspondncia; memorandos e outros.

Portanto, as transferncias de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenas no apenas quanto frequncia do uso ou da consulta, mas tambm quanto a seu valor. Tipos de arquivo No que se refere frequncia do uso ou consulta, existem trs tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.

Os documentos considerados vitais para a empresa, alm de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notada28

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prprio departamento de vendas a relao de representantes ou clientes, seus pedidos, reclamaes, correspondncia de modo geral. Outro caminho a seguir o que procura basicamente centralizar o controle e no o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde devero ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles que so vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precaues. Em seguida, ele dever planejar os diversos arquivos localizados nos vrios departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma fundamental nessa etapa. Seu trabalho, alm da administrao do arquivo central, pressupe a classificao e a distribuio diria de documentos aos diversos departamentos. Realmente, trata-se de um assunto de soluo no muito fcil, j que existem vantagens e desvantagens em todos os mtodos. O importante que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condies, necessidades e objetivos a curto, mdio e longo prazos. MICROFILMAGEM Observa-se na poca atual excessivo aumento do nmero de documentos. De um lado, devido expanso da administrao pblica em todos os setores e em todos os nveis: federal, estadual e municipal; de outro, graas ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rpido avano da tecnologia, em todos os setores da economia. crescente a indagao de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produo de documentos e, por consequncia, seu arquivamento e conservao. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questo. O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original. So vrias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o inativo, j que dificilmente o microfilme ser utilizado para arquivos ativos. As vantagens so:

mente de proteo contra incndios, inundaes, furtos, desabamentos e outros eventos. A perda ou destruio de tais documentos pode, em casos extremos, significar at o fracasso total de uma empresa. Existem algumas formas de proteger esses documentos: Utilizao de cofres a prova de fogo. Preparao de cpias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da empresa, ou escritrios de advogados. Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservao dos microfilmes em local seguro.

A conservao e a proteo desses documentos devem ser acompanhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente. CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO? Trata-se de uma questo muito comum, principalmente nas grandes empresas. A centralizao dos arquivos proporciona vantagens, mas existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se tomar uma deciso sobre o assunto. As principais vantagens da centralizao so as seguintes:

Eficincia: devido centralizao, tende-se a manter um especialista

em arquivstica, o que sem dvida melhora a eficincia e a rapidez do trabalho em todas suas etapas.

Responsabilidade: o cuidado e a proteo de documentos melhora

muito, pois a responsabilidade se encontra nas mos de um especialista.

Economia: grande a economia de equipamento; de pessoal; de

tempo gasto no arquivamento; na localizao e na preparao de cpias adicionais ou referncias.

Uniformidade: proporciona certa padronizao ao sistema e mtodos

de arquivamento, o que no acontecer se houver inmeros arquivos departamentais.

Economia: os ganhos em espao, peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos.

Concentrao: os documentos so concentrados por assuntos, oferecendo ao consulente viso global. Na descentralizao, os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.

Reduo do volume: muito grande a reduo do volume de papis e

documentos, o que proporciona economia de tempo e mo-de-obra.

Segurana: os microfilmes protegem e conservam os documentos

vitais da empresa ou rgo pblico, dos riscos de eventos, como incndio, inundao ou furto, pois, alm de representarem cpias adicionais desses documentos, so facilmente guardados em cofres especiais. -

Utilizao: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga

sua vida til. H algumas desvantagens na centralizao, que precisam ser aponta-

das:

Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo

at 150 anos.

Consulta dificultada: necessidade de locomoo at o centro de arquivos; tal fato no ocorre com a descentralizao, em que o arquivo do departamento se encontra mo. Acmulo de pessoas: poder acontecer o acmulo de pessoas no local onde esto colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista. Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoo at o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver muitas pessoas no local. Espao: necessidade de mais espao para incluir todos os arquivos, alm de mesas e cadeiras para as diversas consultas.

Reproduo: a microfilmagem oferece condies de reproduo ilimitada, alm de fidelidade, exatido perfeita dos documentos reproduzidos.

Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado,

preciso levar em considerao a economia que proporciona com a reduo do espao, de equipamento e de pessoal necessrio para a manuteno de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas.

Consulta: a consulta a documentos imediata e mais fcil, agilizando

em muito o servio. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de cheques compensados.

Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos consulta generalizada, dificultando a manuteno do sigilo, to necessrio vida da empresa. Disperso: a pasta em que est classificado um documento, no momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro departamento.
As solues variam de empresa para empresa; o mais comum, entretanto, a opo pelo sistema misto, ou seja, centralizao parcial. Em princpio, os documentos vo para o arquivo central; entretanto; documentos especficos que s interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no

As tcnicas modernas de microfilmagem evoluram muito nos ltimos anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles. A deciso de utilizar a microfilmagem na empresa tambm pode ser auxiliada pela ocorrncia de um ou mais dos seguintes fatos: necessidade de entregar ou devolver s pessoas os originais dos documentos; necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente;

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Frontal. Os documentos so colocados uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista. Lateral. Os documentos so colocados uns ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista.
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigncias do mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de braos metlicos apoiados em suportes especiais. So vantagens do sistema: o; tos. So desvantagens do sistema: necessidade de retirar o documento para fazer anotaes; iluminao deficiente; pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo. consulta rpida e sem necessidade de deslocar outros documencusto mais baixo; fcil manuseio; fcil conservao; fcil atualizao do material arquivado; possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espa-

necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incndio, inundao ou furto.

Em princpio, a organizao de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o mtodo empregados nos arquivos de documentos; o arquivo deve vir acompanhado de ndices que facilitem a pronta localizao, bem como deve existir na empresa aparelho prprio para a leitura dos microfilmes. muito importante, tambm, considerar o aspecto legal da microfilmagem. A legislao brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. A reproduo de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em cartrio e vista do documento original. Portanto, a microfilmagem no deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais. Antes de mais nada, preciso encarar o microfilme como cpia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e comprovada. EQUIPAMENTOS Entende-se por equipamento o mvel utilizado para arquivamento. O conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvantagens, ir facilitar em muito o servio do arquivista. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos so colocados no mvel arquivador. So trs os sistemas de equipamento: 1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posio horizontal dentro do mvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda utilizado em algumas reparties pblicas, que amarram ou colocam os documentos em pacotes. Tambm pertencem ao sistema horizontal as mapotecas, muito utilizadas, e os fichrios tipo kardex, Securit, muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inmeras empresas.

3.Rotativo: os documentos so colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informaes rpidas. Fichrios So caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartes, podendo ser de madeira, de ao, de material plstico ou de acrLico. So largamente utilizados e servem a muitas finalidades: ndices, informaes, endereos, relao de clientes, representantes, fornecedores e outras. O equipamento deve satisfazer s necessidades da empresa e dos servios a que se destina. Alguns requisitos so: adequao s necessidades do servio; obteno de maior economia de espao; facilidade de acesso; possibilidade de expanso; resistncia e durabilidade; garantia de segurana e conservao de documentos; aparncia e funcionalidade.

Mvel Securit para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias e mapotecas As vantagens do sistema so as seguintes: das. As desvantagens so: ocupa muito espao; a iluminao direta; as anotaes podem ser efetuadas no mesmo local; as possibilidades de perda de documentos so bastante reduzi-

H inmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos trs sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os critrios apontados e outros que so considerados essenciais pela empresa ou rgo pblico e que prevalecem numa boa administrao. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cadeado. Suporte regulvel. ndice alfabtico. Estrutura. Dispositivo antiimpacto. Ps antiderrapantes.

h necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento; a consulta demorada; a consulta exige o deslocamento de outros documentos.

ACESSRIOS Acessrios so materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e eficiente utilizao dos mesmos criar condies favorveis para o andamento do servio.

2.Vertical: os documentos permanecem no interior do mvel arquivador em posio vertical. So dois os tipos nesse sistema:

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Para ser eficaz, o sistema necessita de mtodos que indiquem a maneira de proceder, isto , o que se deve fazer para alcanar o fim desejado. Os mtodos de arquivamento sero analisados mais adiante. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM RGOS PBLICOS A administrao de documentos oficiais pressupe a existncia de um sistema de arquivamento. O conceito de sistema tambm vlido para os rgos da administrao pblica, e as trs espcies, direto, indireto e semiindireto, sero empregadas conforme os critrios estabelecidos previamente. Nas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de organizao de arquivos em que o documento pblico controlado desde sua produo. conhecido como a teoria das trs idades, concepo moderna de arquivstica, em que se distinguem trs etapas quanto aos documentos:

A escolha acertada dos acessrios est diretamente ligada ao sistema e mtodo de classificao e arquivamento empregados, assim como ao conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado. Os principais acessrios so: pastas; guias; projees; tiras de insero e notaes. 1. Pastas: so pedaos de cartolina dobrada, que formam uma aresta comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e, normalmente, tm dimenses padronizadas. Com relao ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para permitir o maior acmulo de documentos; algumas possuem divises internas. No que se refere projeo, ela poder ou no constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos modernos, so semelhantes s convencionais, apenas com a particularidade de possurem dois braos metlicos ou outro material que se apia nos suportes laterais do arquivo. 2. Guias: so pedaos de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores, com uma salincia na parte superior, chamada projeo. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto projeo, podem ter, ou no, encaixes para as tiras de insero. Nas guias, as projees podem vir em posio central, em diferentes posies ou, ento, formando um jogo de, por exemplo, duas, trs, quatro, cinco ou mais posies. A diferena das posies possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizao de documentos. 3.Projees: so salincias colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotaes ou dizeres pertinentes. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projees podem ser de papelo, de material plstico ou de ao. Alm disso, podem ser fixas ou adaptveis. Essas ltimas no fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente.

Corrente: os documentos circulam pelos canais decisrios, buscando soluo ou resposta. So os arquivos correntes. Temporria: os documentos apresentam interesse e so objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos j tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas. So os arquivos temporrios. Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e cientfico. So os arquivos permanentes ou histricos.
A criao do arquivo temporrio, por exemplo, segunda etapa do sistema, foi um grande avano e tomou-se pea fundamental dentro do sistema de arquivamento da administrao pblica. So inmeras as vantagens conseguidas: obteno de mais espaos fsicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes; reduo ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes; reduo de pessoal e consequente economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos; melhor manuteno, uso e superviso dos arquivos; e melhor critrio de preservao, controle e eliminao de documentos. Um sistema de arquivos moderno e bem organizado ter todas as condies para oferecer subsdios a planos e decises da administrao pblica, seja mostrando as relaes e planejamento do passado, seja evitando duplicidade antieconmica de velhas iniciativas. Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos rgos do governo em desenvolver sistemas de informaes altamente sofisticados, em que a informtica assumiu posio de grande relevncia. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Modernamente, o arquivo de informaes tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente atravs de computadores. A tarefa da secretria, neste caso, consiste em registrar as informaes em programas previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em programao (ou j dispe dele em seu quadro de empregados), que dever preparar um programa segundo as necessidades da secretria. Enganamse os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos mtodos tradicionais de classificao de informaes. O programador apenas executar um programa depois de ouvir a secretria sobre as reais necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os variados mtodos de classificao para propor solues apropriadas. Acrescente-se que o estudo dos mtodos aqui expostos permite a aquisio de tcnicas de classificao e simplificao de tarefas. Deixar de aprend-los prejudicial at mesmo para o domnio de um pensamento claro e bem estruturado. Alm disso, a secretria manipula informaes escritas (documentos), internas e externas, que ela precisa arquivar. Havendo um sistema de arquivamento j definido, a empresa ou rgo pblico dever decidir qual mtodo de arquivamento ir empregar. O mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo sistema de arquivamento. Um plano previamente estabelecido para a colocao e guarda de documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informaes e proporciona uma correta tomada de deciso. Os diversos mtodos de arquivamento, que atravs dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos rgos governamentais. Todos so bons e apresentam vantagens e desvantagens. O importante que a deciso quanto 31

4. Tiras de insero: papeletas ou rtulos que, aps receberem os dizeres ou inscries correspondentes, devero ser inseridas nas projees das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia.
5. Notaes: so os dizeres, as inscries registradas nas tiras de insero e em seguida inseridas nas pastas ou guias. fato conhecido que um dos fatores para a excelncia dos arquivos reside na combinao harmoniosa e funcional dos sistemas e mtodos de classificao e arquivamento, e dos equipamentos e acessrios. SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO A opinio de que os arquivos so simples depsitos de papis ou documentos velhos e inteis, arquivados por mera tradio, apia-se no fato de que a maioria dos arquivos mal organizada, mal administrada e, portanto, dificulta a localizao imediata das informaes desejadas. Mera opinio, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, um centro atuante de informaes, um instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de deciso. Entretanto, para que isso acontea, necessrio que se decida sobre o sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa. Sistema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que se deve fazer para atingir um fim especfico. So trs os sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-indireto.

Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a um ndice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes. Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um ndice para ser consultado. O sistema inclui, em especial, o mtodo numrico de arquivamento e suas variaes. Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxlio de ndices, mas com a utilizao de tabelas em forma de carto. Neste sistema, encontra-se, por exemplo, o mtodo automtico, variedade do mtodo alfanumrico.
A opo por um dos sistemas est intimamente ligada empresa, a seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, mdio ou longo prazos. O principal, antes de tudo, compreender o verdadeiro potencial que o arquivo representa, considerando-se que a memria viva da empresa.

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es, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o montante de documentos que chegam as instituies, cumprem suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de recebimento e registro (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios. Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos destinatrios; Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem; Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio;, carimbando-o em seguida; Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; Arquivar as fichas de protocolo. A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo. Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao a expedio de documentos, destacam-se: Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados; Separar as cpias, expedindo o original; Encaminhar as cpias ao Arquivo. vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio. Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de insero de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idia de que basta inserir dados e nmeros num sistema, que todos os problemas sero resolvidos. A prpria conscientizao dos funcionrios, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornaro 32

ao mtodo leve em considerao o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoas normalmente envolvidas; os servios prestados; as informaes comumente solicitadas; e os tipos de documento que devem ser arquivados. So trs os principais mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e alfanumrico. Esses mtodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram vrios outros. Mtodos de arquivamento:

Mtodo alfabtico:

especfico ou por assunto; geogrfico; mnemnico; variadex.

Mtodo numrico:

simples; dplex.

Mtodo alfanumrico:

decimal; automtico; automtico moderno. Protocolo o registro das deliberaes ou das atas de um congresso ou conferncia diplomtica. Por protocolo tambm se entende o livro em que os escrives do juzo registram o que se passa na audincia e que no fim desta assinado pelo juiz. De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os documentos apresentados numa repartio ou, ento, os fatos e as decises ocorridos numa assemblia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado. Em linguagem diplomtica, significa a prpria deliberao ou resoluo que foi registrada na ata da reunio respectiva e que acarretou uma espcie de conveno entre os participantes da assemblia ou congresso.

Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde a poltica at a tecnolgica. Tais avanos contriburam para o aumento da produo de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da arquivstica, no sentido de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema de protocolo. Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao) vamos dar ateno especial ao Protocolo. sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia simples e descentralizado, permitindo que, to logo cheguem s institui-

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estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Esse o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos administrativos ainda o sequencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no protocolo, no momento da autuao. Essa prtica resulta na mescla de documentos gerados no exerccio de funes diversas, o que dificulta a recuperao do contexto original de produo. A avaliao de documentos arquivados em sequncia numrica implica basicamente a anlise de documento por documento, o que bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. frequente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso imediatista, a liberao de espaos. Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatrio ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens.

mais fceis para todos que venham a execut-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais comuns de tramitao documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrrio, a implantao deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior. AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do termo ingls records management. O primeiro originrio da expresso franco-canadense gestion de documents e o segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente . RACIONALIZAO, EFICINCIA, PRESERVAO DA MEMRIA GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural. A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histrico-cultural). So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente consecutivos: 1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. 2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local. 3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo. A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida, a avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico. No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a produo e acumulao desordenadas preencham novamente todos os espaos disponveis. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a

CONCEITO DE CONSERVAO E RESTAURAO

Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao. 1 - Conservao - um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs (3) ideias: preservao, proteo e manuteno. Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam. O principal objetivo portanto da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento. A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da preveno. 2 - Conservao Preventiva (Restaurao) - tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em que o mais ou menos no existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do futuro. Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que melhor: Conservar e preservar para no restaurar"

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS

1. FSICOS Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos. 33

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Por ltimo, este processo disponibiliza ao utilizador um mtodo de localizao eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google. Vantagens na sua utilizao As empresas que investem pela soluo Gesto Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, h um ganho na produtividade devido a uma uniformizao dos processos e facilitando a implementao de normas de qualidade. As vantagens na sua utilizao so as seguintes: Reduo do custo do nmero de cpias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e reduo do espao de arquivo; Gesto de Informao Integrada conseguida a partir da consolidao transparente dos documentos eletrnicos (originados pela aplicaes Office) e de documentos com origem em papel; Uniformizao de Processos de reencaminhamento, aprovao, arquivo e eliminao dos documentos, mantendo o histrico de verses dos documentos; Digitalizao dos documentos; Descentralizao do espao fsico, isto , os documentos e processos esto sempre disponveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicao; Com o auxilio de um browser a pesquisa da informao dos documentos est facilitada e rpida; Formao de um Backup que permite a recuperao da informao em caso de incndio ou inundao do seu arquivo fsico; As solues de Gesto Documental tm mecanismos de controlo de acessos e segurana protegendo os seus documentos de acessos no autorizados. Casos de aplicao A Gesto Documental quer seja eletrnica ou em arquivo de papel est presente em todas as organizaes. As solues de Gesto Documental aplicam-se a um conjunto alargados de reas funcionais: Administrativa e Financeira (documentos financeiros) Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de no conformidade) Produo (desenho tcnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produo) Jurdica (contratos, propostas, concursos pblicos e cadernos de encargos) Servios a Cliente (informaes, apiam tcnico e documentos de Cliente) Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificaes de produtos) Desenvolvimento (memrias descritivas, pesquisa e desenvolvimento) Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas tcnicas e regulamento)

Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural. Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua 2. QUMICOS Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e portanto uma permanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na conservao de documentos em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origem intrnseca e as de origem extrnsecas. Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica. Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para escrever em papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria. 3. BIOLGICOS Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees e documentos preciosos. Os principais insetos so: Anobideos (brocas ou carunchos) Thysanura (traa) Blatta orientalis (barata) Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de at 20% do total do documento. 4. AMBIENTAIS Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h pouca aerao. Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p. 5. HUMANOS O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo dos livros e documentos, embora devssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardio dos mesmos.

Gesto documental
A gesto documental ou gesto de documentos um ramo da arquivstica responsvel pela administrao de documentos nas fases corrente e intermediria (primeira e segunda idade). Em termos informticos, a Gesto Documental uma soluo de arquivo, organizao e consulta de documentos em formato eletrnico onde existe toda a informao de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicao. Esta soluo permite a colaborao numa organizao atravs da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negcio de uma empresa. A Gesto Documental integrada com outras solues, como por exemplo, a digitalizao, fax e email permitem gerir toda a informao no estruturada (documentos) importante da organizao. Num processo de gesto documental o seu inicio quando h a recepo do documento em que este passa pela fase de desmaterializao, ou seja, digitalizao do documento geralmente em formato papel para um formato eletrnico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrnico so submetidos a uma classificao, de seguida h uma definio dos vrios estdios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existncia, como por exemplo, a publicao, aprovao, distribuio, reencaminhamento e desactualizado (destrudo).

AUTOMAO O novo mundo dos arquivos automao

.James M. Turner U. de Montreal Introduo Para bem se entender a problemtica atual dos arquivos, preciso compreender o sculo XX sob o ponto de vista da extraordinria rapidez da evoluo tecnolgica. suficiente lembrar que diversos atores, cada um tendo uma influncia profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no cenrio tecnolgico durante esse perodo: por exemplo, a eletricidade, o 34

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ordem que essas polticas no so mais suficientes. O documento eletrnico tornou-se um conjunto de relaes ou de trechos de informao, podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o relatrio anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto, cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador textual diferente num ambiente informtico diverso. Pode-se encontrar na relao das fotos e outros grficos criados com outros sistemas operacionais, assim como os quadros estatsticos criados com diferentes sistemas operacionais, e ainda grficos gerados por outros sistemas, tudo reunido em um documento eletrnico colocado em pgina para a impresso sobre papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma verso diversa para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em papel, mas o arquivista responsvel pelo documento eletrnico deve pensar a organizao para a armazenagem, a marcao e a preservao de todos esses arquivos, bem como a relao entre eles. Outro problema de capacidade: no se pode mais conservar a informao apenas em formato linear. O hipertexto e as ligaes hipertextuais e hipermiditicas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados, acrescentam uma outra dimenso e complexificam mais o problema. Por outro lado, a chegada dos arquivos multimdia torna mais complexos do que nunca os arquivos eletrnicos (Bergeron 1992,53). Outros fatores importantes que contribuem para as mudanas fundamentais nas teorias e nas prticas, quando se trabalha com os documentos eletrnicos, so a dependncia diante da mdia e dos aparelhos, a impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informao, sua segurana e sua integridade, e a proliferao de formatos proprietrios, de sistemas de explorao, de sistemas operacionais, de verses desses sistemas operacionais, bem como o preo do desenvolvimento de tudo isso. Breve, no espao de trinta anos, a natureza da matria de que tratam os arquivistas ter mudado radicalmente. Deve-se j distinguir o conceito de suporte daquele de informao. Antes, como a informao estava sempre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos dois como sendo uma coisa s: um documento. Para adaptar a expresso de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos tomos, hoje tratam-se dos bits. Questes atuais Para os fins de nossa apresentao hoje, dividimos as questes em cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a normalizao, a converso e a preservao. Os documentos e seus suportes: A tendncia para a numerizao faz com que quase a totalidade dos arquivos seja j criado em formato informtico. claro, pode-se encontrar excees; entretanto, essa tendncia clara. Ora, o antigo papel pode durar milhares de anos, mesmo em ms condies. Pode-se maltrat-lo e mesmo assim ler facilmente o texto que est relatado sobre o papel. Ao contrrio, os suportes eletrnicos so muito instveis, mesmo nas melhores condies. A durao dos suportes eletrnicos suficiente para muitas situaes, claro, mas pouca para a conservao a longo prazo dos arquivos. O problema tributrio do fato de que nossa tendncia adotar, para fins de gesto da informao, as tecnologias criadas para outros fins. Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrnico sobre um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desenvolvimentos tecnolgicos esto de tal forma rpidos, que esta prtica no mais suficiente. Agora a mudana que precisa ser vista a "migrao", ou seja, a prtica no somente de copiar um documento eletrnico antigo sobre um suporte novo, mas tambm de o converter a uma verso mais recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo. A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo Word Wibe Web, acrescenta uma dimenso nova problemtica. No somente pode-se conectar dois computadores via rede telefnica, mas vse hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta superrede em escala mundial. V-se nesse contexto do desenvolvimento da Infovia, numerosas vantagens para os depsitos dos arquivos: por exemplo, a visibilidade, a difuso ampla das fontes, a facilidade de consulta pelos usurios, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas at onde deveria ir esta presena? Dever-se-ia contentar com informaes gerais 35

rdio, o telefone, o automvel, o cinema, a mquina de escrever, para nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se chegada da fotocopiadora, a eletrnica, a televiso, os satlites, e sobretudo os computadores. A partir da dcada de 1970, a telemtica, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefnicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicao de documentos. Desde 1990, a Internet e a World Wide Web no cessam de nos espantar por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de interao no mundo da informao. Depois de muitos anos, a disciplina de arquivstica conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas tcnicas de organizao e nos mtodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de nossa disciplina ainda no estar estabilizada definitivamente, desde j preciso rever seus fundamentos tericos e estabelecer um novo paradigma para a disciplina em funo das novas tecnologias da informao. til observar nesse contexto que no h nada de novo. Pode-se constatar que so sempre as mudanas tecnolgicas que determinam a maneira de se realizar nosso trabalho de organizao da informao. O surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informao, como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram tambm mudanas fundamentais nos mtodos de trabalho das pessoas que geravam a informao no momento desses desenvolvimentos e pelos sculos seguintes. Essas tecnologias tambm mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. Ns que vivemos sobre a terra nesse momento somos testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade impressionante. Histrico recente Durante os anos de 1960 assiste-se implantao de computadores nos governos e corporaes mais importantes. Muito caros, esses aparelhos so sensveis temperatura e precisam ser instalados nos locais talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores no so muito inteligentes, mas o que interessa que podem calcular com muita rapidez. Somente hoje os computadores comeam a ser capazes de tratar de atividades mais inteligentes. Ao mesmo tempo, as organizaes de menor tamanho buscam a mquina de escrever eltrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se chegada de aparelhos dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preos so to elevados que somente as organizaes bastante importantes tm condies de usar essas mquinas. Ao mesmo tempo, as mquinas de escrever eletrnicas chegam ao mercado, mas sua utilizao no se torna muito difundida em razo da chegada quase simultnea dos microcomputadores. O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o quadro tecnolgico. O computador pessoal custa menos que um automvel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e capaz de executar as importantes operaes que os grandes computadores do tipo mainframe no realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos administrativos, que se vem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimentos. Por exemplo, a poltica do NARA ( National Archives and Records Administration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues est to mal estabelecida (aproximadamente 25 anos aps o comeo da informatizao), que a chegada da microinformtica nos obriga a interrogar sobre a pertinncia dessa poltica (Bergeron 1992,54). Alis, os exemplos de perdas de arquivos eletrnicos importantes se multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira mensagem de correio eletrnico em 1964, os dados sobre as florestas do Brasil capturadas por satlite nos anos de 1970, os dados da NASA, e assim por diante. Os exemplos americanos so caractersticos da situao por toda parte do mundo. A situao hoje Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e muito velozmente, abalando assim os fundamentos tericos do arquivismo. Ns transferimos para o ambiente informatizado as polticas desenvolvidas para os documentos sobre papel, mas a complexificao das tecnologias e a influncia dessas ltimas sobre nossos mtodos de trabalho foram de tal

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somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas tambm de outros para acomodar a informao analgica e aquela que pode ser acrescentada mo sobre as fichas, seno h perda de informaes. Consideremos igualmente o caso da dimenso dos fichrios de imagens de pginas, fichrios onde o texto no tratvel por computadores, mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resoluo de 400 pontos por polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/pgina. Porm, quando melhora-se a resoluo para 600 ppp, ele nos custa em espao de estocagem cerca de 500 Ko/pgina. Para atender a resoluo do microfilme, precisaria escanear a 1000 ppp. A ttulo de exemplo desse problema escala de um arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Qubec, em torno de 18 milhes de certides, ele custar 650 Go de espao de estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que no estaro ainda em formato de fichrios manipulveis para uso, sem falar nos trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997, 42). Para disfarar os problemas desses fichrios de imagens que permitem ao usurio ver a colocao de um texto na pgina, mas que no o permite manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrio de pginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o texto com a sua colocao na pgina exigida, e substituiro, pode-se esperar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat dAdobe, que oferece uma colocao em pgina que exige muita memria informtica, mas que est sempre em forma de ficha no manipulvel, como uma telecpia. Os problemas associados imagem fixa e em movimento so ainda mais importantes. A questo mais notvel associada a esse gnero de documentos a dimenso dos fichrios quando esses documentos so informatizados. Para a imagem fixa, no h mais problema com as simples imagens em preto e branco, mas cada pixel que compe a imagem tem necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim mais memria informtica. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm, preciso mais ou menos 1Mo de memria. Para a imagem em movimento, sem compresso, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do filme de 24 imagens/segundo, e do vdeo, 30 imagens/segundo. O custo em memria para estocar um filme de 90 minutos ento de 960 Mo por segundo de filme, e ento de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja, aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme. A ttulo de exemplo do que estes algarismos representam em um caso concreto, pode-se notar que o sistema Cineon de Kodak, um dos poucos sistemas disponveis para a numerao da imagem em movimento, necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $ US pela fita magntica somente! Alm disto, o sistema necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do formato analgico ao formato numrico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por minuto de filme. No falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo isso, seria necessrio transplantar cassetes em dez ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho! Como os suportes numricos no so confiveis para a conservao a longo prazo, enaltece-se s vezes a impresso sobre papis do cdigo informtico codificado em algarismos 1 e 0, em razo das propriedades de conservao a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de reconhecimento tico de caracteres ler o cdigo para reconstituir o fichrio informtico. Para a imagem em movimento, esta prtica no ser nada prtica, pois um clculo rpido nos d os algarismos seguintes, baseados sobre um sistema que permite a resoluo comandada de 320 milhes de pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, sero necessrios aproximadamente 8 bilhes de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000 bits/pgina (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000), contaremos 5600 pginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km de espao para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente, no se poder considerar a numerao das colees de imagem em movimento antes de encontrar maneiras mais econmicas de estocar os fichrios assim criados. Considerando a preservao e a conservao dos arquivos eletrnicos, podemos nos voltar um pouco para as concluses do grupo de trabalho sobre a preservao dos arquivos numricos (Preserving digital information 1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira para a informao numrica permanece com os criadores, os fornecedores e, eventualmente, os proprietrios. Alm disso, o grupo enaltece a criao 36

num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instrumentos de pesquisa, os planos de classificao, os calendrios de conservao, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia fornecer o acesso via as redes s nossas bases de dados, aos documentos eletrnicos, s imagens de documentos manuscritos? Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosfico: sobre a Infovia, h uma verdadeira distino entre arquivos numricos e bibliotecas numricas ( arquivos digitais e bibliotecas digitais)? Se todos os textos so conservados em formato eletrnico, em que a cpia original estocada num computador para consulta atravs das redes, ou seja, se um documento de arquivo torna-se um fichrio informtico e se um livro tornase tambm um fichrio informtico, podemos ainda distinguir as bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema demonstra a que ponto as mudanas tecnolgicas so profundas. Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos documentos eletrnicos, ganham muita importncia. H mltiplos tipos de metadados: para a apresentao do documento (por exemplo, os sinais de estilos, de caracteres itlicos), para exprimir suas relaes com outros documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a catalogao, a classificao, a indexao ( os pontos de acesso para o tema), para gerir o fichrio informtico (por exemplo, as informaes tcnicas concernentes ao formato do fichrio), etc.. Porm, sobretudo a normalizao dos metadados que de uma importncia capital nesse contexto. Se se deseja permitir o acesso a muita informao via redes, tem-se todo o interesse em normalizar prticas de descrio e de organizao, seno o usurio ser obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja trabalhar. Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as Regras para a Descrio dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Canad), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core, a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a comunicao de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer, especialmente o aperfeioamento das normas e sua implantao universal de forma independente dos sistemas operacionais e do material informtico. O que nos permite ser otimistas que, a longo prazo, seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informaes concernentes estrutura e organizao desses documentos "viajem" atravs das redes com os documentos como parte integrante de tudo isso, no importando onde esto os diversos destinatrios eletrnicos pelo mundo afora. Com a sistematizao das prticas, passa-se de um mundo tecnolgico catico a um mundo ordenado. Para chegar a um mundo no qual toda a informao est em formato eletrnico e acessvel a quem possua um computador e uma ligao com as redes, precisaria considerar a converso macia dos fichrios j existentes, seno no se poderia consultar as informaes mais recentes. Como assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das grandes redes, se se confia nas informaes disponveis em linha, teremos a impresso de que a histria da raa humana sobre a terra comeou em 1970. Que fazer ento com as informaes acumuladas em nossos depsitos depois de sculos? preciso demonstrar se a converso dos fichrios existentes desejvel, se ela necessria, se ela possvel. No momento, entretanto, h obstculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado das tecnologias e os custos necessrios. Tomemos por exemplo o estado dos numriseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento tico de caracteres (ROC). O alvo desses ltimos permitir a converso de documentos impressos sobre papel e fichrios tratveis por computador e isso a custo abordvel. Mas os melhores sistemas operacionais atuais no fazem prova de uma taxa de resultados alm de 97% ou 98% (Linke 1997, 70). Em princpio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em espao duplo, compreende-se facilmente que a interveno humana necessria para efetuar a correo de cada pgina antes que a possamos considerar como consultvel. Por outro lado, seria necessrio prever muitas vezes no apenas a converso de textos em octetos, mas tambm uma restruturao dos dados. Por exemplo, um fichrio de informao estocado sobre fichas de carto tomar sem dvida a forma de uma base de dados. preciso no

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processo, e o problema ao nvel da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichrios. Solues a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda assim esperar ver melhoras considerveis a curto, mdio e longo prazo. A importncia dos trabalhos em curso nos deixa crer que se ver o controle dos dados desde sua criao at sua disposio eventual, seja por eliminao, seja por sua instituio como arquivos permanentes. Nossos mtodos, nossos processos, nossas prticas, nossas normas sero estabilzadas eventualmente. O turbilho tecnolgico no qual nos encontramos atualmente dar lugar aos mtodos normalizados, sobre os quais trabalhamos atualmente. No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho to importantes nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de computadores melhor educados para responder a nossas necessidades. Eles sero capazes de detectar um problema de funcionamento que experimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar as solues possveis. Veremos disponveis em linha de demonstraes vdeo para nos mostrar como executar tal funo, como executar tal tarefa, efetuar tal manobra informtica. Alm disso, o desenvolvimento de tipos de memria viva e morta que no se apagam automaticamente ou que no se corrompem em funo de uma falha de eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicolgicos face a nossas relaes com esses instrumentos que tm uma importncia to grande em nossas vidas. Veremos eventualmente a automatizao de procedimentos de salvaguarda, de formao de usurios, de migrao de dados e de outras funes arquivistas. Finalmente, com o tempo assistiremos sem dvida ao desenvolvimento de suportes informticos to inabalveis quanto o velho papel. Terminando, ser bom lembrar que ns nos encontramos atualmente no meio desse turbilho tecnolgico, que o papel que representamos neste momento de uma grande importncia histrica, pois a presente gerao de arquivistas que assegura a transio entre dois mundos tecnolgicos fundamentalmente diferentes um do outro. na gesto dessa transio que ns podemos tirar vantagem de nossas atividades para os prximos anos. Traduo de Andra Arajo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane Moreira.

de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribudo de dados. Na disposio de uma tal estrutura, criar-se- um processo de certificao de organizaes capazes de estocar, de migrar e abastecer o acesso s colees numricas. Estas organizaes certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures, em caso de perigo de destruio, seja por uma ameaa fsica integridade dos documentos, seja por uma mudana de polticas de conservao em outro lugar, devido privatizao de um arquivo, por exemplo. Obstculos automao Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstculos atuais automao dos arquivos. Em nvel das infra-estruturas, a banda frequentada ter necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa responder convenientemente s necessidades dos usurios cujo nmero no cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal Internet e seus sucessores, como o caso do correio escala internacional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma nfima parte da populao global est em linha, e que mesmo nos pases industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da populao. A questo da priso ASCIL, expresso de Mitchell Kapor para desi gnar o problema das lnguas no inglesas que lutam para ostentar suas marcas diacrticas no meio informtico, extremamente importante no contexto das redes. A consortium Unicode trabalha h vrios anos para desenvolver um cdigo informtico que d conta de todas as lnguas escritas, mas esse cdigo toma 16 bits de memria para cada caracter comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores de sistemas operacionais no os adotam muito rapidamente. Todavia, com o desenvolvimento das solues a baixo custo dos problemas de estocagem e de tratamento, este problema importante vai, sem dvida, ser solucionado num futuro no muito distante. Um passo importante: a World Wide Web Consortium vem de anunciar (julho 1997) a publicao da primeira verso de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de caracteres a Unicode. Ao nvel dos suportes fsicos, o obstculo principal sua instabilidade. necessrio encontrar solues neste nvel para evitar que estejamos eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a totalidade de arquivos que possumos. No momento, no h nada alm de tecnologias experimentais, mas preciso crer que o problema ser resolvido eventualmente. Passa-se sob silncio os problemas de deteriorao qumica e biolgica. Ao nvel do endocage, assinalemos os problemas de integridade e autenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiana de que os documentos informticos dos quais eles tm a guarda no podem ser alterados, e que o documento que eles oferecem aos usurios por consulta o mesmo que eles receberam por arquivo. Ao nvel dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desenvolver os sistemas melhor integrados s necessidades dos arquivistas e dos usurios, tanto ao nvel das linhas diretas entre os sistemas de gesto e documentos quanto ao nvel da interao pessoa-mquina. Visto desta ltima perspectiva, os sistemas operacionais disponveis atualmente so bastante penosos, no recorrem seno de maneira muito primitiva aos aparelhos cognitivos dos usurios. Como vimos, a converso dos fichrios permanece um problema importante por vrias razes. Podemos assinalar particularmente as dificuldades de converso de fichrios de ordem tcnica e aqueles de ordem econmica. Alm disso, teramos vantagem em considerar como inaceitvel a prtica atual de versar os dados nos sistemas de informao sem controle de qualidade, ao dizer que se far correes mais tarde. Muito frequentemente vimos que as condies econmicas no permitem essas correes. As pessoas que administram os oramentos tm a impresso de que os trabalhos esto completos, e so os usurios que sofrem a utilizao desses dados no verificados e no corrigidos. Como o caso em qualquer ouro lugar, o controle de qualidade importante no arquivamento de dados eletrnicos. Terminando, analisaremos o problema considervel da pilha de fichrios necessria para a estocagem de imagens em movimento quando estas ltimas so numerosas, os problemas arquivsticos associados compreenso de imagens para melhor estoc-las, o trabalho considervel requerido para efetuar os trabalhos de converso, os custos implicados nesse

Tabela de temporalidade
Tabela de temporalidade o instrumento com o qual se determina o prazo de permanncia de um documento em um arquivo e sua destinao aps este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados s reas contbil, fiscal, financeira e pessoal. Ela muito utilizada pelos rgos pblicos, importante frisar que a eliminao de documentos de arquivos, devem obedecer s normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os rgos integrantes do poder pblico. Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) o instrumento de gesto arquivstica que determina: os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial); quando devem ser transferidos ao arquivo intermedirio (central); e por quanto tempo devem ali permanecer. Alm disso, a TTD estabelece critrios para a migrao de suporte (microforma, digitalizao etc.) e para a eliminao ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. Comisso permanente de avaliao de documentos necessrio que cada organizao faa a constituio legal de sua Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poder haver mais de uma Comisso. A comisso permanente de avaliao de documentos tem por finalidade assessorar Diviso de Arquivo Geral nas aes e procedimentos referentes a avaliao documental, tambm orientar e realizar a anlise, avaliao e seleo da produo documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituio.

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Caractersticas

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a) b) c) d) e) fsico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos so objetivos da: descrio; indexao; avaliao; disseminao; codificao.

Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questes que se referem a perodos de permanncia de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que no estejam orientados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizaes, pois o crescimento em volume passa a no ter limites, ser descontrolado e desordenado. A equipe do arquivo ter que dedicar um tempo considervel para trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organizao, maior ser a eficcia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa responsvel pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento bsico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo. Vantagens So inmeras as vantagens da aplicao de uma TTD, como por exemplo, diminuio da ocupao do espao fsico, agilidade na recuperao da informao, definies de responsabilidade para com a gesto dos processos de arquivamento, diminuio com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficcia sobre a gesto documental. Dicas As organizaes devem levar em considerao algumas orientaes prticas para efetivao das TTDs que so as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execuo, a participao de todos da organizao para criao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, obteno de conhecimento sobre a estrutura funcional da organizao, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organizao.

04. Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam a otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem respeito, visando no apenas a eliminao, mas principalmente, assegurar a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de: a) descarte; b) destinao; c) levantamento; d) organizao; e) triagem. 05. Os procedimentos intelectuais e fsicos e os resultados da anlise e organizao de documentos de acordo com os princpios arquivsticos denominam-se: a) arranjo; b) levantamento; c) triagem; d) depurao; e) acondicionamento. 06. A chamada unidade mnima de documentao possui o carter da indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunio optativa til para documentar um fato, evento, assunto etc. Essa a definio de: a) carta; b) ofcio; c) memorando; d) dossi; e) resoluo. 07. Alguns paradigmas da rea arquivstica permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princpio, so corroborados mais adiante, garantindo consistncia da rea. Nessa perspectiva, a relao entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente um axioma arquivstico que se traduz como: a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) funcionalidade. 08. O arquivo da universidade est sendo mantido sob condies adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que so os mais responsveis pela: a) racionalizao; b) preveno; c) conservao; d) restaurao; e) deteriorao. 09. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigao acadmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes segurana da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que esses documentos so restritos por um prazo mximo de: a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; b) 30 anos, a contar da data de sua produo; c) 40 anos, a contar da data de sua movimentao; d) 50 anos, a contar da data de sua organizao; e) 60 anos, a contar da data de sua destinao. 38

PROVA SIMULADA
01. Os princpios arquivsticos adquirem universalizao a partir do seu emprego e referncia. No entendimento de alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos da essncia do princpio da: a) Provenincia; b) Territorialidade; c) Naturalidade; d) Temporalidade; e) Informalidade. 02. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de: a) prescrio; b) notao; c) avaliao; d) classificao; e) restaurao. 03. Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; aumentar o ndice de recuperao da informao; conquistar espao

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d) e) tabela de avaliao e extino expedida pelo ABARQ; tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.

10. A competncia do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrio fundamental para uma perfeita recuperao das informaes. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, dever ser representado numa s descrio; se necessria a descrio de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as descries obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Tal tcnica denominada descrio: a) multinvel; b) relevante; c) contextualizada; d) identificvel; e) estrutural. 11. Nome, termo, palavra-chave, expresso ou cdigo que pode ser usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrio arquivstica conhecido como: a) item de srie; b) parte de arranjo; c) ponto de acesso; d) classe de referncia; e) rea de relevncia. 12. A Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica estabelece algumas regras gerais, sendo organizadas em sete reas de informao descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o cdigo do pas, de acordo com a ltima verso da ISO3166; o cdigo do detentor, de acordo com a norma nacional de cdigo de detentor e um especfico cdigo de referncia local ou nmero de controle. Esses so os principais elementos de descrio constitutivos do cdigo de referncia da rea de: a) provenincia; b) relacionamento; c) determinao; d) destinao; e) identificao. 13. Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de massa, o documento: sistemtico; mutvel; sonoro; imagntico; eletrnico.

17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o: a) conjunto de classificaes; b) mtodo de arquivamento; c) sistema de notaes; d) descarte de projees; e) instrumento de pesquisa. 18. Constitudos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decises das administraes so os arquivos: a) correntes; b) intermedirios; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos. 19. De acordo com as regras de alfabetao, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NO so considerados na: a) precedncia classificatria; b) movimentao alfanumrica; c) ordenao alfabtica; d) tabela de codificao; e) remissiva alfabtica. 20. Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo: a) enciclopdico; b) numrico; c) dicionrio; d) unitermo; e) geogrfico. 21. Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo: a) onomstico; b) permanente; c) especializado; d) intermedirio; e) estratgico. 22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de: a) avaliao de documentos; b) incinerao de documentos; c) restaurao de documentos; d) movimentao de documentos; e) preservao de documentos. 23. Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: a) operacionalidade; b) caducidade; c) organicidade; d) temporalidade; e) originalidade. 24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: a) monitorao; b) climatizao; c) esterilizao; d) fumigao; e) refrigerao.

a) b) c) d) e)

14. A legislao determina que ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...: a) permanente; b) especializado; c) intermedirio; d) tercirio; e) corrente. 15. a) b) c) d) e) Implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo finalidade do: CONAR; SINAR; ARCAR; UNESCO; AAB.

16. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradoras dos arquivos da administrao pblica, obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalncia e transferncia expedida pelo SINAR; b) tabela de enquadramento e definio expedida pelo SIDAR; c) tabela de prescrio e decadncia expedida pelo DENARQ;

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a) b) c) d) vadas na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos, denomina-se: arquivoconomia arquivonomia arquivologia arquivstica

25. O tcnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaborao de uma publicao, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a inclu-los num instrumento, utilizando critrios temticos, cronolgicos, onomsticos etc. O instrumento que deve ser elaborado o: a) ndice; b) repertrio; c) guia; d) inventrio; e) topogrfico. 26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu contedo e facilitar sua recuperao denomina-se: a) palavra-cpia; b) palavra-guia; c) palavra-chave; d) palavra-ndice; e) palavra-item. 27. O art. 4 da Lei 8.159 menciona que todos tm direito a receber dos

34. O processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliao c) descrio d) classificao 35. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico e / ou cronolgico chama-se: a) suporte b) avaliao c) destinao d) amostragem 36. A Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os arquivos permanentes chamada de: a) triagem b) seleo c) descarte d) recolhimento 37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada chama-se: a) catlogo b) ndice c) lista d) guia 38. Nos arquivos, a guarda e conservao dos documentos visando sua utilizao so caractersticas da: a) criao b) funo c) finalidade d) localizao e) importncia 39. A centralizao dos arquivos correntes no apenas a reunio da documentao em nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle de documentos. O rgo encarregado dessa centralizao o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo, controle, anlise e eliminao b) expedio, controle, reteno e expurgo c) avaliao, levantamento, movimentao e descarte d) recebimento, registro, distribuio e movimentao e) planejamento, anlise, implantao e acompanhamento 40. O mtodo cronolgico adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o numa capa de cartolina. Alm do nmero, so transcritas outras informaes. Esse documento denomina-se: a) catlogo b) protocolo c) inventrio d) repertrio e) processo 41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torn-los teis para fins administrativos, pesquisas histricas funo do arquivo: a) corrente b) especial 40

rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana do:
a) b) c) d) e) 28. a) b) c) d) e) Arquivo e do Congresso; Homem e da Comunidade; Pblico e da Vida; Governo e da Poltica; Estado e da Sociedade. So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: primrio; permanente; especial; intermedirio; corrente.

29. O rgo vinculado ao Arquivo Nacional que define a poltica nacional de arquivos o: a) SINARQ; b) ABARQ; c) REBARQ; d) COLMARQ; e) CONARQ. 30. Quanto ao gnero, os microfilmes so documentos classificados como: a) cartogrficos b) iconogrficos c) audiovisuais d) textuais 31. Ao usar o Mtodo Numrico Simples, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas, que constituiro uma srie parte, chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelneas d) confidenciais 32. A fase da operao de arquivamento, em que feito o arranjo dos documentos, de acordo com a codificao dada aos mesmos, denomina-se: a) classificao b) automao c) ordenao d) inspeo 33. O conjunto de princpios (anlise, arranjo, descrio, avaliao, transferncia e recolhimento dos documentos) e tcnicas a serem obser-

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c) d) e) permanente intermedirio especializado

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c) d) e) organizador consultor acumulador

42. A passagem dos documentos da 2 para a 3 idade do arquivo, chama-se: a) conservao b) recolhimento c) referncia d) transferncia e) encaminhamento 43. obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento identificado como: a) guia b) ndice c) catlogo d) repertrio e) topogrfico 44. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico ou cronolgico o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinao d) reteno e) seriao 45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo com os seus contedos, podem ser: a) ativo e passivo b) probatrio e fiscal c) eventual e jurdico d) transitrio e definitivo e) administrativo e histrico 46. A atividade de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se: a) destinao b) descrio c) avaliao d) coleo e) classificao 47. O processo que na organizao de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado, denominado: a) doao b) avaliao c) classificao d) destinao e) distribuio 48. O documento, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo, quanto sua guarda e acesso pblico, classificao como: a) sigiloso b) oficial c) pblico d) secreto e) urgente 49. Segundo as normas de organizao de Arquivos Intermedirios, ... ainda que a documentao transferida do arquivo corrente permanea no arquivo intermedirio..., o acesso a ela limita-se ao rgo: a) produtor b) receptor

50. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ao dos responsveis pela anlise e seleo do documento, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao, competncia da: a) recepo b) avaliao c) destinao d) organizao e) acumulao 51. O arranjo o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa de tais unidades entre si. A relao significativa por Schelleenberg o princpio da: a) santidade b) identificao c) anlise d) organicidade e) funcionalidade 52. a) b) c) d) e) A sistemtica de arranjo inicia-se materialmente com o: processamento levantamento planejamento recolhimento agrupamento

53. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, a seqncia de documentos da mesma natureza no interior de um fundo chamada de: a) srie b) item c) grupo d) seo e) diviso 54. a) b) c) d) e) A descrio tarefa tpica do arquivo: corrente intermedirio permanente especial especializado

55. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a caracterstica de uma lista alfabtica (e eventualmente cronolgica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivsticas, estamos nos referindo ao (): a) ndice b) repertrio d) catlogo d) inventrio e) guia 56. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanos importantes na rea de arquivologia no domnio da cooperao entre pases foi criado em: a) 1962 no mbito FID b) 1945 no mbito AMC c) 1971 no mbito CRCCF d) 1950 no mbito UNESCO e) 1964 no mbito da AFNOR 57. Em sentido restrito, as funes fundamentais dos sistemas e servios relacionados com o tratamento da informao, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informao ou Servios de Informao so: a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento b) armazenar, avaliar e recuperar informao c) registrar e permitir a acessibilidade s fontes de informao d) avaliar informaes sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 41

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58. a) b) c) d) e) Os mtodos de arquivamento so responsveis pela (o): plano de armazenagem dos documentos notao dos documentos palavra-chave dos documentos ordenao dos documentos plano de destinao dos documentos

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d) e) levantamento da produo documental controle do fluxo de documentos

59. Ao longo da histria, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservao, memria, organizao e guarda b) produo, tramitao, conservao e autuao c) tratamento, conservao, gerao/gesto e difuso d) organizao, apensamento, arquivamento e conservao e) autuao, conservao, anlise, anlise documental e arquivamento 60. a) b) c) d) e) A definio da poltica nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): SOCINFO SINAR ABNT/ISSO AFNOR CONARQ

66. O procedimento arquivstico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos denomina-se: a) preservao b) descrio c) conservao d) restaurao e) avaliao 67. A arquivstica preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatrio dos registros nos documentos eletrnicos. As duas questes centrais desse problema so: a) software e direito autoral b) privacidade do cidado e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmisso dos dados e formatos e) hardware e direito autoral GABARITO: PROVA 01 A 11 C 2 D 12 E 3 C 13 E 4 B 14 A 5 A 15 B 6 D 16 E 7 C 17 B 8 E 18 A 9 B 19 C 10 A 20 B 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 D D A C A D B D C E 61 62 63 64 65 66 67 E C B D D A B

61. Conforme a natureza do contedo, os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais, de pessoal, tcnicos e histricos b) administrativos, de pessoal, contbil, jurdico e tcnicos c) diplomticos, administrativos, legais e tcnicos d) histricos, administrativos, tcnicos ou especializados e) tcnicos, administrativos, contbil-financeiros, de pessoal 62. A experincia piloto da criao do Projeto de Gesto de Documentos para estabelecer uma organizao sistmica dos arquivos da administrao pblica brasileira teve como um dos objetivos especficos: a) assegurar apoio necessrio ao planejamento no nvel ministerial b) implementar decises governamentais no mbito do Ministrio c) otimizar o processo de recuperao de informaes tcnicoadministrativas d) assegurar apoio necessrio para implementao no nvel ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituies e definir o software para uso 63. De acordo com a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (Lei 8.159), os arquivos privados so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e jurdica, em decorrncia de suas atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem recolhidos para o exterior b) alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexao, mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com disperso 64. Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos de arquivo deve ser realizada no estgio: a) intermedirio b) corrente / intermedirio c) intermedirio / permanente d) corrente e) permanente 65. Um arquivo pblico (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentao armazenada, dever introduzir uma poltica de gesto dos documentos pblicos considerando as fases correntes e intermedirias, alm da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodolgico operacional dever ser implementado: a) arranjo e destinao da produo documental b) otimizaodos procedimentos e das atividades arquivsticas c) avaliao, seleo, arquivamento e microfilmagem

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

D A D B B C E B E C

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

C C D B D D A B D E

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

C B A B E B C A A B

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

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