INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO

CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA

Aula 7:

COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA 1

A comunicação administrativa abrange todos os conteúdos relativos ao cotidiano da

administração organizacional, com a finalidade de orientar, atualizar, ordenar e
reordenar o fluxo das atividades funcionais. Trata-se do suporte informacional-
normativo da organização. E por se constituir no eixo principal de locomoção do
trabalho rotineiro – normas, instruções, portarias, memorandos, cartas técnicas,
índices, taxas, acervos técnicos – é o que demanda maior complexidade,
transformando-se, por conseguinte, em uma das maiores fontes de problemas e
ruídos das organizações.

As mensagens da comunicação administrativa dividem-se entre os seguintes tipos:

Normas Instruções Portarias Avisos

Movimentos Programas
Regulamentos Políticas Salariais
Sindicais Diversos
Mudanças Políticas
Políticas de Incentivo Informações sobre
Institucionais e Comerciais e
e Promoção novos lançamentos
Organizacionais Negociais
Projetos de Expansão Políticas de Políticas de Gestão / Resultados de
ou Racionalização da Treinamento e Organização e Campanhas
Rede Desenvolvimento Modernização Promocionais

Problemas
Entre os problemas, distorções e falhas comuns no sistema de comunicações
administrativas, os fatores abaixo são os mais apontados tanto por gerentes quanto
por usuários:

Indefinição clara de responsabilidades - quando não há transparência e clareza

sobre a tipologia e qualidade das comunicações cotidianas e as responsabilidades
funcionais das áreas sobre o processo informativo, elas acabam duplicadas por fontes
diversas ou, ao contrário, deixam de ser veiculadas, pela crença dos setores que a
função não faz parte de suas obrigações.

Dissonâncias normativas - as próprias normas e instruções a serem transmitidas

não apresentam clareza, dificultando a compreensão e a interpretação dos próprios
decodificadores das mensagens. Não se pode esperar boa comunicação de quem não
compreende muito bem o que deve ser comunicado.

Excesso de informações - a quantidade excessiva de normas, instruções e

informações de todos os tipos acaba prejudicando o manuseio, a decisão de leitura, a
assimilação, o arquivamento e a posterior recuperação das informações. Trata-se de

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Tratado de Comunicação Organizacional e Política - Gaudêncio Torquato.

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uma das maiores queixas dos corpos funcionais. Há excessiva comunicação de
controle. A comunicação se excede na abordagem operacional.

Defasagem tecnológica da comunicação - certas organizações assentam sua

estrutura de comunicação sobre uma base predominante de meios impressos. Isso
significa que o sistema de comunicação administrativa não está consoante com o
porte físico e tecnológico da companhia.

Planejamento inadequado do consumo informativo - os receptores de algumas

áreas recebem massas exageradas de informações enquanto, em outras, a cobertura
é insuficiente. Assim, o excesso deixa de ser consumido - em algumas organizações
financeiras, cerca de 85% das mensagens enviadas deixam de ser consumidas -
enquanto parte dos corpos funcionais é desatendida. E, mais ainda, alguns assuntos
são repetitivos. O mesmo tema sai em vários veículos de comunicação.

Ausência de tempestividade - as informações não chegam no momento adequado,

demorando até chegar aos públicos-alvo. E a falta de tempestividade, de rapidez na
transmissão de informação acaba, amortecendo o poder informativo, criando
desinteresse e desmotivação para a leitura.

Má administração do tempo - parte ponderável da comunicação se perde pela falta

de planejamento do uso do tempo de leitura. Em muitas organizações, a cultura de
consumo de informação não é homogênea. Há pessoas que, ao chegarem ao
ambiente de trabalho já encontram as mesas cheias de documentos. Não há tempo
hábil para consumir as massas informativas. Frequentemente, por má administração
do tempo.

Inadequação de canais - comumente, as mensagens usam canais inadequados. Um

boletim técnico é usado de maneira inadequada, um jornal chega atrasado e com
notícias ultrapassadas, os relatórios são muito técnicos, etc. A inadequação se deve a
condições técnicas dos canais, caracterizadas por baixa visibilidade, difícil acesso,
falta de intimidade do receptor para com o canal e periodicidade indefinida (sem
regularidade), desvirtuamento das funções do canal. Além disso, falta criatividade em
alguns canais, são ultrapassados, obtusos e muito formais.

Inadequação de linguagens - as linguagens são freqüentemente inadequadas, por

excesso de tecnicismo, prolixidade, erros gramaticais. A ausência de objetividade e
clareza afasta os leitores, comprometendo o entendimento das informações,
causando múltiplas interpretações e dificultando a execução dos procedimentos. Usa-
se, constantemente, a linguagem de sistema, desprovida de coloquialismo, de senso
estético apurado.

Programa de Aperfeiçoamento
Para amenizar os problemas descritos, as organizações podem estabelecer um
programa de aperfeiçoamento de suas comunicações administrativas, com o foco
voltado para:

 Informatizar a comunicação.
 Enxugar as massas informativas – racionalizando os processos, agrupando
informações por áreas temáticas e planejando sua distribuição.
 Segmentar temáticas – seleção de informações para grupos de usuários.

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 Preparar os corpos funcionais – preparar as bases para o recebimento das
comunicações administrativas.
 Disponibilizar um sistema de fontes e gestores – preparar especialistas
(jornalistas) para dar fluência, expressividade e eficácia às massas informativas.
 Aperfeiçoar o grafismo / estética das linguagens – diagramação e editoração
eletrônicas de bom nível.
 Conferir maior tempestividade.
 Uniformizar conhecimento – desenvolver e consolidar uma cultura homogênea.
 Aprimorar comunicações ascendentes – aproximação das bases.

A COMUNICAÇÃO SOCIAL 2

A área da comunicação social da Organização envolve as ações da comunicação

coletiva ou de massa, por meio de jornais, revistas, rádio e televisão. A transmissão
das mensagens se volta tanto para os circuitos internos quanto para os circuitos
externos.

 Projetar um conceito adequado das organizações perante seus

públicos, consistente com suas políticas, crenças e valores.
 Criar, manter e desenvolver formas de comunicação que
contribuam para a melhor operacionalidade dos sistemas e das
atividades.
Objetivos  Desenvolver o espírito de equipe.
 Projetar junto a centros irradiadores de opinião e poder o
pensamento ideológico da Organização.
 Acompanhar e influenciar o meio ambiente, criando e
desenvolvendo representações junto aos poderes institucionais
do país.

COMUNICAÇÃO EXTERNA

O sistema de comunicação externa é o responsável pelo posicionamento e pela

imagem da organização na sociedade. Por isso seu foco é a opinião pública, o
posicionamento do consumidor. Por esse motivo, é necessário entender a lógica do
consumo.

O consumidor recebe influência direta dos processos sociais, econômicos, culturais e

políticos. A lógica do consumo divide-se entre as necessidades fundamentais do
indivíduo e a satisfação psicológica, tornando distintos o processo individual de
satisfação do processo de diferenciação social. Insatisfeito, o consumidor reinicia a
procura. O ciclo de consumo se efetiva, gerando a renovação de produtos voltados
para a satisfação e diferenciação social, fazendo brotar idéias originais, provocando
aumento dos ganhos, a proliferação dos bens e a melhoria da qualidade. O resultado
final é o crescimento econômico.
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Comportamento Humano no Trabalho - Keith Davis & John W. Newstrom

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Princípios e Valores

Levando-se em consideração as mudanças sócio-ambientais, a política de

comunicação externa há de incorporar um ideário que traduza um conceito da
organização com o novo padrão valorativo da sociedade. Eis alguns parâmetros que
podem definir os programas de comunicação:

Verdade • A verdade é a fonte básica da credibilidade.

• A qualidade de produtos e serviços é valor fundamental para

Qualidade viabilizar o desenvolvimento dos negócios.

• A empresa precisa inspirar-se na necessidade de adequar

Adequação seus produtos e serviços às reais necessidades de
produtores e consumidores.

• As ações, intenções e programas devem ser expostos com a

Clareza máxima clareza para evitar distorções.

• A eficácia da comunicação implica o pronto atendimento a

Rapidez demandas significativas e a preservação da identidade e
conceito da organização.

• O momento exato constitui importante ingrediente para a

Oportunidade maximização de projetos de comunicação.

• Uma política de comunicação direcionada a programas

Prevenção preventivos desenvolve condições para a integração da
organização com seus públicos.

• A marca da cordialidade deve guiar as relações entre a

organização e a sociedade, dentro do entendimento que ela
Cordialidade e tem de prestar contas e os meios de comunicação, o direito
respeito de indagar, questionar, criticar e preservar as regras do
respeito recíproco.

• Consiste na condição de servir aos propósitos e anseios da

Responsabilidad sociedade, por meio de oferta de empregos, produtos e
e social serviços que alicerçam o desenvolvimento e a melhoria de
vida de todos nós, funcionários ou não.

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