LA COMMUNICATION ECRITE PROFESSIONNELLE

LES DIFFERENTS TYPES DE MESSAGES

1. La lettre ou circulaire 2. La tlcopie 3. La note : note dinformation, note de service, mmo 4. Le compte-rendu Le rapport 5. La note de synthse 6. Le courrier lectronique Autres messages : le dpliant, le tract, laffiche, le diaporama, etc.
Janvier 2005 Monique FOUILLOUX

La rdaction professionnelle
Les caractristiques du langage commercial : (se faire comprendre sans
ambigut )

Construire des phrases courtes (20 25 mots) (un sujet, un verbe,

un ou des complments)

Adopter un style direct et dynamique

(sadresser directement au destinataire ; phrases la forme active, rdiger de faon positive et verbes conjugus au prsent, imparfait, futur ou pass compos + parfois le prsent du conditionnel, et du subjonctif)

Exprimez-vous avec simplicit et prcision

(mots courts et concrets, verbes actifs et utiliser le sujet nous )

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Monique FOUILLOUX

LES CRITERES DE CHOIX (quel type de message pour la situation donne ?)

Quels outils de communication choisir en fonction de la situation : interne ou externe, confidentielle, lgale, etc ?
Comparaison de lutilisation des outils de communication

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Monique FOUILLOUX

I - La lettre

A - Prsentation normalise :
normelettre.ppt Prsentation lamricaine ou la franaise

Prsentation des lettres B - Les formules de politesse :

formules gnrales formules de politesse

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II - La tlcopie
Transmission de tous types de documents par le rseau tlphonique laide dun tlcopieur

Possibilit denvoyer des tlcopies par internet, ou par ordinateur

Pas de normes mais des lments obligatoires

Utilisez les modles du texteur

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Exemple de tlcopie

III - Le courrier lectronique

Ne traite qu un seul sujet et a toujours un objet explicite et adapt Style direct et rdaction courte. Termes positifs. Peu de mise en page ou de recherche de prsentation
Ton plus simple et cordial que la lettre ou la note. Formule de politesse du courrier traditionnel ou formules allges. La signature : prnom, nom et titre ou fonction (en e-commerce : reprsente un procd fiable didentification Recommandations : assurez-vous dans le cas de pices jointes que votre correspondant possde les logiciels pour les lire. Limitez la taille des fichiers joints 2 MO. Utilisez de prfrence les listes de diffusion et classer les adresses dans lordre alphabtique

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IV - La note
Document crit interne pas de prsentation normalise Pas de titre de civilit ni formule de politesse la note dinformation Objectif : transmet une information sans ordre Circule dans le sens hirarchique latral, ascendant, plus rarement descendant Caractre informatif : peuvent tre dtruites

la note de service Objectif : transmet un ordre un ou plusieurs destinataires qui devront excuter laction demande Circule dans le sens hirarchique descendant Caractre obligatoire donc conserves et classes et comportant un certain nombre de mentions
les consignes Objectif : transmet des consignes prcises, dmarches, procdures Circule dans le sens descendant Caractre obligatoire
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V - Le rapport
Le rapport est un document interne qui circule de faon ascendante. Il communique le rsultat dune tude et dbouche sur un avis motiv ou sur des propositions susceptibles damliorer la situation examine. Il a pour but daider prendre une dcision. Il peut tre rdig la demande dun suprieur hirarchique ou linitiative dun collaborateur. Sa longueur peut aller de deux quelques dizaines de pages. Les diffrents rapports : Le rapport dtude : analyse une situation et propose des solutions Le rapport dopportunit : justifie une demande importante : investissement poste. Le rapport de synthse : fait le point sur un sujet dtermin

cration de

LE RAPPORT.doc

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VI - La note de synthse
La note de synthse ou rapport de synthse nest pas un rsum de texte : il ne sagit pas de faire le condens du document ou du dossier tudi ; il sagit de retenir les seules informations se rapportant la demande et de les prsenter dune faon claire et structure. La mthode de travail est diffrente du rsum. Cest un document interne faisant le point sur un fait, une situation ou un dossier. Il circule de faon ascendante.
Pas de prsentation normalise, mais certaines mentions communes tous les documents internes

.
LA NOTE DE SYNTHESE.doc

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V - Le compte-rendu

analytique : plus formel, plus officiel , adopt pour les runions institutionnelles. Il relate les dbats dans lordre chronologique en citant le nom (ventuellement la fonction) de chaque intervenant. Les interventions sont reformules. synthtique rcapitule lessentiel des dbats mens autour des diffrents points de lordre du jour. Le plan suivi est souvent thmatique et structur par des sous-titres.
pas de norme de prsentation du compte-rendu. Mais des lments trouver : le titre compte-rendu , la date ventuellement le lieu- de la runion et son objet principal. Ces informations constituent le titre du document ; la liste des personnes prsentes, excuses, absentes ; lheure de dbut de sance, les diffrents points traits (en fonction de lordre du jour) et lessentiel des dbats, interventions et dcision concernant chacun de ses points ; lheure de fin de sance et ventuellement la date et le lieu de la prochaine runion. Un compte-rendu

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La valorisation des messages

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Mise en forme des documents crits Objectifs :

crer des documents oprationnels en parfaite adquation avec les objectifs de notorit, acte dachat, information, prise de contact, promotion, communication de crise, vnements, produits nouveaux

Faire preuve de bon sens et de crativit. Conjuguer lesthtisme (attirer et sduire lil)., le message (qui va sduire lesprit) et la mise en valeur des informations Veillez lorthographe et au style, cest--dire vocabulaire et syntaxe. Sachez apprcier la lisibilit dun texte.

La lisibilit dun texte

Erreurs viter
Jeux dorthographe
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Manipulation des entits en fonction du mdia utilis

Les mdia utiliss

Le texteur Le tableur La PAO La Prao Le courrier lectronique Linternet site WEB

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Les rgles de prsentation

Mise en forme gnrale :
espacements des signes et symboles coupures de fin de ligne abrviations utilisation des traits dunion symboles dunit units montaires criture des dates criture des nombres mise en page les majuscules les tableaux

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La charte graphique
Dfinition : ensemble des directives visant la mise en forme dune identit dentreprise Objectifs :
visualiser une identit de lentreprise assurer une homognit de la prsentation des documents contrler limage de lentreprise

Mise en uvre :
Standardiser les polices de caractres, les couleurs, les styles, les documents Utiliser les modles et les feuilles de styles avec loutil texteur
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Les modles
Tous les documents informatiss rptitifs sont enregistrs en modles dans le texteur. Le modle est un document possdant certaines caractristiques et qui sert de base la cration dautres documents de mme type.
Word propose 2 types de modles :
les modles prdfinis livrs avec le texteur les modles cres par lutilisateur.

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Les styles
Un style : ensemble de caractristiques de mise en forme : police, taille, alignement, retrait, encadrement.) qui peuvent tre appliqus trs rapidement un ou plusieurs paragraphes, afin den uniformiser la prsentation et de diminuer le temps pass la mise en forme.

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Les lettres-types
Le publipostage : un document principal + une source de donnes fusion complte ou partielle Les lettres-types avec insertion des variables au clavier (fonction recherche ou demande et remplir) Les variables conditionnelles : si alors sinon Les formulaires Les tiquettes

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Les documents publicitaires les prsentations assistes par ordinateur

Utiliser les assistants des logiciels de Prao et PAO.
Limiter les styles : uniformiser les prsentations Allger les informations Respecter la rgle :
un document = une ide une diapositive = une ide

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La lisibilit dun texte

tre lu, compris et mmoris rapidement
Veiller

au nombre de caractres par ligne (entre 50 et 60 maximum, espaces compris), pour viter la fatigue de lil la longueur des mots, privilgier les mots de 2 3 syllabes au reprage des paragraphes (emploi dnumrations : adjonction dinterlignes, de retraits de premire ligne, centrage de paragraphes essentiels) mettre en valeur les informations essentielles (graissage, italique, couleur, etc) Eviter le soulignement (perturbe la lecture)
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