IESP2A Universit du Littoral Cte d'Opale

Anne universitaire 2010 / 2011

Base de donnes
TP N01
Enonc
Vous travaillez dans un organisme de formation. On vous confie le soin de crer une base de donnes dans le but de grer les stagiaires. Voici un brouillon de la fiche dsire :

Aprs analyse de cette fiche, on s'aperoit qu'il y a deux types de donnes : celles qui concernent les stagiaires individuellement et celles qui concernent les stages globalement. On en dduit qu'il faut utiliser deux tables dont on peut donn la structure

Nom des tables

1 Stages

Les champs
ReferenceStage NomStage DateDebutStage DateFinStage CommentaireStage

Type
NumroAuto Texte - 20 Date/Heure Date/Heure Texte - 255 NumroAuto index

Descriptions
va permettre le lien pour les annotations

LesStagiaires

ReferenceStagiaire NomStagiaire Prenom ReferenceStage DateNaissance Adresse CodePostal VilleStagiaire TelephonePerso TelephoneTravail TelephonePortable CommentairesStagiaires DateCreationFicheStagiaires DateDerniereModifStagiaires

Texte - 30 Texte - 30 Numrique Date/Heure Texte - 80 Texte - 10 Texte - 40 Texte - 20 Texte - 20 Texte - 20 Mmo Date/Heure Date/Heure texte de grande taille (zone de saisie libre) la saisie sera automatique la date se modifiera chaque modification de la fiche permettra de faire le lien avec l'autre table

L'exercice consiste donc : 1. Crer la structure de ces deux tables 2. Saisir directement dans la table Stages : 2 stages :

o DTS 1 - 1/4/1999 - 30/3/2000 - premier stage o DTS 2 - 1/4/2000 - 30/3/2001 - deuxime stage 2 stagiaires par stage (pour les tests) 3. Crer le formulaire de saisie : Pour les stages avec la liste des stagiaires composant les stages (saisir deux stages supplmentaires DTS3 et DTS4) Pour les stagiaires avec les donnes concernant les stages (effectuer les saisies ncessaires pour qu'il y ait 5 stagiaires dans chaque stage.

4. Crer un menu qui se lancera automatiquement au dmarrage et qui permettra de lancer le formulaire des stages et celui des stagiaires. 5. Les dates Cration et DateDerniereModifStagiaires doivent tre remplies automatiquement. Remarque : dans cette base de donnes, pour simplifier, un stagiaire ne peut faire partie que d'un stage.

Cration de la base et de la premire table , soit avec : Demarrer Programmes Access

Lancer Access soir avec licne

Si on clique sur Nouvelle base de donnes , on obtient lcran suivant :

Un nom est demand ds le dbut car la base est crite directement sur le disque dur, la diffrence de nombreux logiciels qui stockent leurs documents en mmoire jusqu' la premire sauvegarde volontaire. On choisira comme nom de la base : GestionStagiaires (ce qui sera plus parlant que le bd1.mdb qui est propos par dfaut)

Voici la page initiale de Microsoft Access : une feuille blanche avec 6 onglets : Tables Requtes Formulaires tats Macros Modules

On choisira nouveau de l'onglet Tables : car on veut d'abord crer la table des stages.

On choisira le Mode Cration qui nous fait directement entrer dans le coeur d'une table.

On obtient une zone de saisie avec 3 colonnes : Le Nom du champ (fix dans l'nonc) Type de donnes (fix dans l'nonc) Description (facultative)

On commence donc saisir dans la colonne Nom du champ : (dans le nom du champ, les accents et les espaces sont autoriss, mais nous ne les utiliserons pas, par respects des normes et pour viter certains problmes de compatibilits) on choisira le type NumroAuto pour le champ de ReferenceStage et on cliquera cl primaire pour ce champ avec l'icne qui va bien (la cl) ou le bouton droit de la souris lorsqu'on est sur la bonne ligne. La cl signifie que chaque fiche Stage sera repre par un numro unique qui sera attribu automatiquement grce au type NumroAuto

Et on enregistre notre premire table en l'appelant Stages

En fermant la fentre cration, on peut s'assurer que notre premire table vient bien d'tre cre (on voit les dates en mode affichage Dtails = icne entour) Double-cliquer la table stages et rentrer les 2 stages suivants : DTS 1 DTS 2 01/04/1999 01/04/2000 30/03/2001 30/03/2001 Premier stage Deuxime stage

On peut utiliser la touche Tab pour se dplacer entre les champs 2 Cration de la deuxime table

En mode cration :

Cest ici une des clefs d'Access : crer un lien avec une autre table !

On choisit uniquement les deux premiers champs avec la petite flche indique entoure. Les 2 stages saisis (DTS1 et DTS2) doivent apparatre sous NomStage :

Voici ce qui doit apparatre en cliquant l'onglet liste de choix :

Fermer les fentres concernant les tables puis cliquer relations

Lintgrit rfrentielle signifie que le champ ReferenceStage de la fiche stagiaire doit tre obligatoirement rempli avec une donne de la table Stage . Il faudra donc commencer saisir la table des stages ! Rsultat de l'opration d'intgrit rfrentielle :

Les stagiaires ne font partie que d'un seul stage (1) et pour 1 stage il peut y avoir plus d'un stagiaire (symbole infini). Fermer la fentre Liaisons puis cliquer sur la table LesStagiaires ; et l, suspens...

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... si l'ascenseur apparat lorsqu'on clique dans la 4me colonne ( ReferenceStage ) la partie est gagne !

Notre premier formulaire !

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Tous les champs de la table LesStagiaires sont pris (touche deux chevrons). Pour la table Stages , on carte ReferenceStage qui est dj prsent mais on peut aussi le laisser, pour voir...

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Voici ce que propose l'assistant d'Access, par dfaut. Ce qui donne, aprs quelques clics bien ajusts... (Attention, le temps passe vite !) :

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Si le bouton n'apparat pas sur le contrle correspondant au choix du stage, il faut user du bouton droit de la souris et forcer : remplacer par... zone de liste modifiable Si un champ disparat il faut aller au menu Affichage :

Choisir le champ et le glisser dans le formulaire. Ce qui donne lorsqu'on se met en mode formulaire ( )

Cration du deuxime formulaire

Celui des stages, avec un aperu des stagiaires de chaque stage sous forme de sous formulaire (un des intrt d'Access !).

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15

Tous les champs de la table des stages sont pris et pour les stagiaires on ne prend que son nom, prnom et code postal qui apparatront dans la liste des stagiaires (on peut choisir autre chose que le code postal).

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Aprs avoir ferm ce formulaire, voici ce qui apparat (aux dates prs)

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Cration du menu principal de notre application.

Le Menu principal est l'cran sur lequel on installera des boutons qui nous permettront d'aller dans les formulaires ou de quitter l'application.

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Pour enlever la barre qui se place droite du formulaire :

On va crer notre premier bouton :

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Loption par dfaut est image . Nous prfrerons le texte

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Modification des formulaires avec ajout de boutons retour et Fin de l'application

On cre l'en-tte de formulaire pour y placer un bouton qui permettra de revenir au menu principal :

On accepte le choix par dfaut :

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On profite du mode cration pour mettre un titre et quelques couleurs il faut utiliser les proprits de chaque contrle ou les icnes de la barre d'outils contextuel (bouton droit de la souris)

Ce qui donne, lorsqu'on se replace en

Notre menu principal se peaufine :

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On place dans l'autre formulaire ce bouton suggestif qui le fermera, ce qui fera rapparatre le menu principal :

... qu'il faut enregistrer :

Voici un bouton qui permet de revenir au menu Access initial (pour vous le dveloppeur).

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Voici le bouton (cerise sur le gteau) qui permet de quitter compltement l'application ( sauvegarder avant de cliquer, car on scie, ainsi, la branche sur laquelle on est install...)

Aprs quelques ttonnements de mise en place des boutons je propose cette disposition, mais c'est vous qui crez. Vous tes donc libres de votre agencement.

Cration de la macro-instruction autoexec qui lance le menu principal au dmarrage + bouton raccourci sur le bureau, associ la base de donnes

On se lance dans notre premire macro :

Premire instruction : le menu principal prendra toute la fentre

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La seconde et dernire instruction ouvrira le formulaire Menu Principal :

On l'enregistre avec ce nom impos qui sera lanc automatiquement par Access lorsqu'on ouvrira le fichier Gestion Stagiaires.mdb

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Avec l'explorateur (en mode fentr, pour laisser un bout du bureau apparent), on reprera le fichier de la base et on le glissera AVEC LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS ! Sur le bout de bureau et on choisira : si vous utilisez le bouton droit, comme votre habitude, vous allez dplacer votre base de donne sur le bureau o elle y sera trs vulnrable ! Appuyez immdiatement dans ce cas l sur CTR+Z ce qui remettra le fichier sa place.

Voici l'icne produite. Notez bien la petite flche qui indique un raccourci. Sinon, vrifiez bien avec les proprits du fichier que ce n'est pas un fichier MDB

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En le cliquant, voici ce que vous devez voir apparatre lorsque le sablier s'efface :

Mise jour automatique des dates

Comme n'importe quel fichier, chaque fiche gardera la trace de l'instant de sa cration et celui de sa dernire modification. C'est la partie la plus technique de notre exercice : se placer sur le formulaire (CTR+R), puis appeler les proprits avec le bouton droit de la souris puis il faut se placer dans le contrle Avant MAJ (et non pas Aprs MAJ comme je l'ai fait intuitivement plusieurs jours de suite mais sans succs jusqu'au jour o, me trompant de ligne, je suis parvenu mes fins...)

Ajoutez cette ligne (en visual basic) dans le module. La date de Maj de chaque fiche se mettra l'heure systme aprs chaque modification. Le nom du champ peut avantageusement provenir d'un copier-coller .

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Pour le champ cration, c'est plus simple :

Il faut aller dans ces deux champs et placer cette formule dans la valeur par dfaut .

Voici ce qui se passe lorsqu'on est en cration de fiche. Ensuite c'est le module cr ci-dessus qui s'activera lorsqu'on fera des modifications sur la fiche.

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Message d'alerte si on passe la fiche suivante sans avoir entr le stage (contrainte rfrentielle)

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