AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 7.4 : 01 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS FECHA DE EDICIN: ENERO 21/ 2002 NMERO DE HOJA: 1 de 3 1.

OBJETIVO Asegurar que los materiales, insumos y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades cumplen con los estndares de calidad requeridos. 2. ALCANCE Aplica a todos los materiales, insumos y servicios adquiridos por la empresa 3. RESPONSABLES Subgerente Auxiliar de cartera Secretaria Jefe de bodega Auxiliar de planta Auxiliar de bodega de producto terminado 4. DEFINICIONES PROVEEDOR: la organizacin que suministra un producto al cliente. 5. DOCUMENTO REFERENCIADO Ficha tcnica de produccin FO 7.3 : 01 Orden de corte FO 7.5 : 01 Orden de compra FO 7.4 : 07 Nota de devolucin FO 7.4: 01 Evaluacin para la seleccin de proveedores FO 7.4: 05 Evaluacin de seguimiento a proveedores FO 7.4: 06 6. POLITICA REFERENCIADA NTC ISO 9001- 2000 Numeral 7.4 7. PROCEDIMIENTO 7.1 SOLICITUD DE PEDIDOS Subgerente y Una vez diseados los modelos que van a hacer confeccionados se Diseadora programa un Viaje a Bogota para escoger el tipo de tela y los proveedores que van a suministrar las telas requeridas en produccin. Visitan a cada proveedor, realizando la evaluacin para seleccin de proveedores FO 7.4:05 Confecciones el Nogal evala y selecciona los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos que requeridos para los modelos diseados, si la evaluacin cumple con requerimientos de Confecciones el Nogal detalla los productos de los proveedores observado la textura de tela, colores, calidad y precio; escoge la tela apropiada para cada modelo referenciado en la ficha tcnica de produccin FO 7.3:01.

AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 7.4 : 01 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS FECHA DE EDICIN: : ENERO 21/ 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 3 Subgerente Cuando es escogida la tela para cada modelo diseado se registra en la orden de compra FO 7.4 : 07 la fecha, proveedor, ciudad, condiciones de pago, descripcin, color, cantidad y precio unitario, adems se registra la referencia del modelo, tallas y anexa la muestra de la tela. Secretaria Llamar telefnicamente a los vendedores de los proveedores, que solicite la subgerente previamente escogidos en la orden de compra FO 7.4: 07 para hacer el pedido correspondiente de la tela o proveedores de botones y cremalleras. Observar los catlogos de los vendedores, donde muestran la tela, si es necesario escoger la tela para los diseos que se quieren confeccionar como es el caso de uniformes y si requiere mas cantidad de tela se remite a la orden de compra FO 7.4;07 donde esta la descripcin de la cada tela y el proveedor que suministro la tela escogida previamente para determinado modelo. Escoge los botones, cremalleras y otros accesorios que sean requeridos para cada modelo. Hacer la factura correspondiente al pedido y confirmar la existencia de la bodega de la tela y el tiempo de entrega del pedido. Entregar una copia del pedido a la secretaria. Informar a la subgerente la cantidad del pedido de botones, cremalleras, tallas, marquillas y otros accesorios que se requieran de acuerdo a la ficha tcnica de produccin FO 7.3: 01 y la orden de corte FO 7.5: 01. Informar a la subgerente sobre la cantidad del pedido de hilos y hilazas que se requieran en la produccin. Informar a la subgerente la cantidad de pedidos de los ganchos, plstico y material que se requiere para el almacenamiento y empacado de las prendas de vestir. Analiza los pedidos solicitados por el jefe de bodega, auxiliar de planta, que se requieran en la confeccin de las prendas de vestir. Aprueba los pedidos, de no llegarse presentar necesidad real, se remite al la persona que gestiono la requisicin y presenta la decisin tomada. Toma la informacin del pedido de la personas encargadas de solicitar los pedidos y hace el pedido telefnico registrando en el FO 7.4:04 orden de pedido telefnicos.

Subgerente

Vendedor

Jefe de Bodega Auxiliar de Planta Auxiliar de Bodega Subgerente auxiliar de Bodega Secretaria

AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 7.4 : 01 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS FECHA DE EDICIN: : ENERO 21/ 2002 7.2 RECEPCION DEL PRODUCTO Jefe de Area Subgerente Verifica la conformidad de los productos adquiridos de acuerdo al procedimiento MP 7.4:02 recepcin de materia prima. Si existe cumplimiento en las actividades programadas, se efecta el pago rigindose por las normas internas administrativas. Si se detecta fallas en el cumplimiento de la especificaciones, se har el reclamo al proveedor siguiendo las actividades descritas a continuacin Para efectuar la devolucin de materiales o insumos, informa a la secretaria para que le solicite al proveedor acercarse a las instalaciones de la empresa para efectuar el retiro del material en mencin. Una vez se establece el contacto con el proveedor, se le presenta la dimensin del no cumplimiento de las especificaciones del material o insumo recibido, para que de inicio a la acciones correctivas pertinentes. Evala a cada proveedor seleccionado una vez recibidos los productos; registra en el FO 7.4: 06 evaluacin de seguimiento a proveedores, para evaluar en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo a la orden de compra FO 7.4:07 respectiva. Secretaria Cuando la cantidad del pedido es grande se elabora una carta explicando el motivo de la devolucin, la referencia del material, la cantidad y dems especificaciones del producto suministrado. Cuando la devolucin es tela, anexa a esta devolucin el FO 7.4:01 nota de devolucin elaborada por el jefe de bodega. Recibe del jefe de bodega una copia de la nota de devolucin FO 7.4: 01, para registrar y llevar el control de inventarios en la bodega de materia prima. NMERO DE HOJA: 3 de 3

Auxiliar de Cartera

8. CONTROL DE DOCUMENTOS Original: Sistema de Calidad Copia 1: Area Administrativa ELABORO Claudia Milena Hernndez REVISO AUTORIZO Myriam de Gonzlez Fabio Josu Cceres Asesora del sistema de calidad Administrador

FG 07. FLUJOGRAMA DEL PROCESO

INICIO

Programar viaje para la compra de telas

Evaluar y seleccionar los proveedores de acuerdo con el formato FO 7.4:05 y FO 7.4: 06

Escoger la tela para cada modelo

Elaborar la orden de compra FO 7.4:07

Hacer el calculo de los accesorios que se requieren para el ensamble de la prenda

Informar a la subgerente la cantidad de pedido y autorizar los pedidos

Hacer el pedido telefnicamente o personalmente con el vendedor del proveedor

Archivar la factura del pedido respectivo

FIN

AREA: Administracin DOCUMENTO N: CA 7.4 : 01 CARACTERIZACION DE PROCESO DE COMPRAS FECHA DE EDICION: ENERO 21 / 2002 1. OBJETIVO NMERO DE HOJA: 1 de 4

Las actividades desarrolladas para evaluar y seleccionar los proveedores que cumplen con los estndares de calidad requeridos en Confecciones el Nogal para realizar las compras de materiales, insumos y servicios necesarios para el desarrollo del producto final. 2. RESPONSABLES Los responsables de cada etapa de diseo Subgerente Diseadora

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

Cotizaciones Catlogos Ficha tcnica de produccin Proveedores Personal capacitado Cartas de telas

Orden de compra FO 7.4:07 Materiales, insumos y servicios Nota de devolucin FO 7.4:01 Evaluacin para la seleccin de proveedores FO 7.4: 05

COMPRAS COMPRAS

Evaluacin de seguimiento a Proveedores FO 7.4: 06

3. OBJETIVOS DE CALIDAD Evaluar y seleccionar a los mejores proveedores con los estndares de calidad

requeridos en Confecciones el Nogal en el ao 2002. OBJETIVO: INDICADOR: Evaluar y seleccionar a los proveedores CALIFICACIN PROMEDIO: A* 0,60 + B* 0,20 + C* 0,20 =

AREA: Administracin DOCUMENTO N: CA 7.4 : 01 CARACTERIZACION DE PROCESO DE COMPRAS FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 4 META: FRECUENCIA: RESPONSABLE: REGISTROS BASE: INTERESADOS: DECISIN: Evaluar y seleccionar los mejores proveedores El anlisis de este objetivo tiene una frecuencia quincenal Los directos responsables son: el Subgerente Los registros que se requieren para este objetivo son: Evaluacin para seleccin de proveedores FO 7.4: 05 y evaluacin de seguimiento a proveedores FO 7.4 : 06 Los directamente interesados es este objetivo son: el Subgerente y el comit de calidad Quien toma las decisiones son : Subgerente y la gerencia

Reducir el numero de quejas del cliente referidas a la textura color y calidad de la tela y accesorios del producto en el ao 2002. OBJETIVO: INDICADOR: META: FRECUENCIA: RESPONSABLE: REGISTROS BASE: INTERESADOS: DECISIN: Reducir las quejas del cliente referidas a la calidad de tela y accesorios. Numero de quejas de cliente Total de prendas despachadas Reducir todas las quejas presentadas por el cliente El anlisis de este objetivo tiene una frecuencia mensual Los directos responsables son: la Subgerente Los registros que se requieren para este objetivo son: Las notas que enva el cliente referidas a la calidad de la tela y accesorios del producto. Los directamente interesados es este objetivo son: Subgerente y el comit de calidad. Quien toma las decisiones son : Subgerente y la gerencia

Reducir los errores presentados de faltantes y excedentes de material, insumos y servicios comprados para el diseo y realizacin del producto en el ao 2002. AREA: Administracin DOCUMENTO N: CA 7.4 : 01

CARACTERIZACION DE PROCESO DE COMPRAS FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 3 de 4

OBJETIVO: INDICADOR: META: FRECUENCIA: RESPONSABLE: REGISTROS BASE: INTERESADOS: DECISIN: 4

Reducir los errores de la cantidad comprada. Materia prima consumida Materia prima comprada Reducir los errores presentados de faltantes y excedentes de productos suministrados por el proveedor. El anlisis de este objetivo tiene una frecuencia mensual Los directos responsables Subgerente Los registros que se utilizan para el anlisis de este objetivo son: Tarjeta kardex de tela FO 7.4: 03 Los directamente interesados es este objetivo son: Subgerente y el comit de calidad Quien toma las decisiones son : Subgerente y la gerencia

CONTROL DE DOCUMENTOS:

Todos los documentos relacionados con el proceso de compras de materiales, insumos y servicios requeridos en Confecciones el Nogal estn controlados bajo el procedimiento MP 4.2 : 01 control de documentos, los documentos generados en este proceso son: Manual de procedimiento MP 7.4 01 procedimiento de compras . 5. CONTROL DE REGISTROS FO 7.3: 01 Ficha tcnica de produccin FO 7.4: 07 orden de compra 1. RECURSO HUMANO CARGO Subgerente: Diseadora:

RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES
Descritas en el manual de funciones de Confecciones el Nogal en el cdigo MF : AD 02 Descritas en el manual de funciones de Confecciones el Nogal en el cdigo MF : DP 07 AREA: Administracin DOCUMENTO N: CA 7.4 : 01

CARACTERIZACION DE PROCESO DE COMPRAS FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 4 de 4 7. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS NO CONFORMIDAD REGISTRO Material y insumos Orden de compra que no cumplen con FO 7.4:07 QUE HACER Devolver el producto que no cumpli con los RESPONSABLE Jefe de bodega y Auxiliar de planta

los requisitos de la Orden de pedido orden de compra o la telefnicos FO 7.4: orden de pedido. 04 Nota de devolucin de materia prima FO 7.4:01 Demora en la Evaluacin de entrega de materia seguimiento a prima proveedores FO 7.4 :06 Materia prima que no Evaluacin de cumple con los seguimiento a estndares de proveedores FO calidad exigidos por 7.4:06 Confecciones el Nota de devolucin Nogal de materia prima FO 7.4:01

requisitos de la orden de compra o La orden de pedido

Informar al proveedor del retraso de la entrega de materia prima. Devolver el producto que no cumple con los estndares de calidad.

Subgerente

Jefe de bodega

ELABORO
Claudia Milena Hernndez

REVISO
Myriam de Gonzlez Asesora del sistema de calidad

APROBO
Fabio Josu Cceres Administrador