INSTRUMENTO INSTRUMENTO DE DE APOIO APOIO GERENCIAL GERENCIAL 04

IDENTIFICAO: Ttulo : CONCESSO DE CRDITO A CLIENTES Atributo : PONTUALIDADE NO RECEBIMENTO Processo : ANLISE DE CRDITO

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ORIENTAES SOBRE O INSTRUMENTO:

O QUE : Trata-se de documento cujo objetivo orientar o empresrio na hora de conceder crdito a seus clientes, visando a reduo da inadimplncia em seu negcio e, consequentemente, evitando prejuzos decorrentes do no recebimento, com pontualidade, dos bens, produtos ou servios que so vendidos atravs dessa modalidade (vendas crdito) de comercializao. PARA QUE SERVE: Serve para instruir o empresrio no uso de prticas corretas de administrao e concesso de crdito e, ainda, para se atingir os seguintes objetivos : Aumentar as vendas; Manter polticas de crdito ecazes; Fornecer crdito com maior segurana e menor risco; Garantir o recebimento; Manter um uxo de caixa previsvel e convel; Reduzir custos na liberao de crdito; Reduzir custos na recuperao de crdito. COMO SE UTILIZA: A gesto de crdito e cobrana pressupe uma ao coordenada da anlise e liberao do crdito, e uma eciente recuperao de parcelas em atraso. Com este instrumento sua empresa pode aumentar a ecincia dos processos de crdito e cobrana, reduzindo riscos e perdas com inadimplncia. quase uma arte equilibrar a concesso de crdito e sua eciente recuperao. Diversas perguntas precisam de respostas rpidas e precisas: Como conceder crdito sem se arrepender amanh? Como escolher os melhores clientes para delizar atravs da concesso de crdito? Como acompanhar o comportamento destes clientes ao longo do tempo? Como acompanhar o comportamento dos clientes que se tornaram inadimplentes? Quais os motivos que levaram bons clientes e tornarem-se inadimplentes? Como antecipar estes problemas e tomar decises prvias, reduzindo a taxa de inadimplncia?
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 Quais os clientes que devem ser acionados primeiro? Os que devem mais ou os que devem h mais tempo? Quais so meus cobradores mais ecientes? Como reduzir o nmero de aes de cobrana aumentando a recuperao de crditos? Quando vale a pena terceirizar a carteira de cobrana? A seguir, apresentamos recomendaes que permitem distinguir os quatro principais fatores de sucesso na implantao de uma poltica de crdito. Esses fatores, que chamamos regras de ouro, so de implementao simples e conseguem resultados signicativos, tanto na reduo da inadimplncia, quanto na recuperao de parte ou totalidade da dvida nas situaes mais difceis (falncias, concordatas, liquidaes...). Regra n 1 : Informao pertinente sobre os devedores. prefervel no fazer negcios, que arriscar trabalhar com algum sem ter uma idia sobre a sua capacidade e inteno de pagar. Portanto, obter informaes pertinentes sobre os devedores uma condicionante concesso de credito. Onde obter essas informaes? As fontes de informao devem ser mltiplas e diversicadas. Consulte o seu banco. Pergunte ao gerente da sua conta se ele conhece elementos que contra-indiquem o cliente. Se zer uma anlise dos balanos, tenha a certeza que os mesmos so verdadeiros (documentos auditados, cpia da declarao de IR ...). No necessrio ser um especialista em anlise nanceira para avaliar a situao nanceira de uma empresa. Alguns ndices so sucientes (existncia de lucro e ndices de liquidez favorveis, por exemplo). Obtenha dados das agncias de informao comercial (elas fornecem dados sobre pessoas jurdicas ou fsicas). Esses servios so pagos. Se no quiser gastar faa como indicado anteriormente, consulte o seu banco ou faa uma pequena avaliao nanceira da empresa. Se o volume de negcio o justicar, e consoante a localizao do cliente, visite as instalaes dele (nada como seus prprios olhos para avaliar uma situao). Pea informao ao prprio cliente. Se o cliente for pessoa fsica, exija os documentos de identidade, um comprovante de endereo e do contato telefnico. O preenchimento de um formulrio pelo prprio cliente uma condio para a concesso de crdito, quer o cliente seja pessoa jurdica ou fsica. Nessa cha, reserve um campo onde devem ser indicados os contatos de duas ou trs pessoas que possam fornecer recomendaes. As pessoas indicadas devem ser contatadas para conrmar que recomendam o cliente. Juntar cha uma copia da identidade do cliente (CNPJ, CPF). Se o cliente for uma empresa, pea o contato dos seus maiores fornecedores. Com o contato com as pessoas indicadas j possvel eliminar clientes sem reputao.

Comprometer a rea Comercial. O pessoal da rea comercial muitas vezes representa o melhor caminho para saber a verdadeira situao dos clientes. Devem estar interessados na aprovao e manuteno do crdito acordado aos clientes. Para evitar que se faa vendas, apesar da situao de inadimplncia em que se encontra o devedor, as comisses dos comerciais devem estar baseadas, no no faturamento realizado, mas sobre os valores recebidos. Estabelecer um teto de crdito. No m do processo de avaliao do futuro cliente, voc deve estabelecer um teto de crdito. O valor deve corresponder a um volume de compra considerado normal em relao capacidade de pagamento do cliente. Regra n 2: A proteo do ador ou da garantia bancria. Se o no pagamento da dvida puder colocar em perigo o equilbrio nanceiro ou o futuro da sua empresa, exija uma garantia bancria ou um ador. Conseguir um ador ou uma garantia bancria j um sinal que o devedor convenceu uma pessoa ou um banco da sua boa f e da sua capacidade em honrar seus compromissos. O ador ou o banco sabe que, em caso de incumprimento do devedor, a responsabilidade ser dele, e por isso ter o maior cuidado antes de conceder seu aval. Outro aspecto da garantia que, se o ador ou o banco erraram na sua avaliao e se o devedor no cumprir o compromisso, podemos nos ressarcir da divida junto a eles. Para que este aspecto seja efetivo, necessrio tomar alguns cuidados que expomos nos pontos seguintes. Fiador O valor do ador, tanto quanto preveno, como quanto execuo, reside nas conseqncias que o mesmo sofreria em caso de incumprimento do devedor principal. Conseqentemente, a garantia do ador tem valor se ele tiver algo a perder em caso de inadimplncia do devedor. Por isso ele deve ter bens susceptveis de garantir a divida. Voc deve rejeitar o cliente se suspeitar que ele recorreu a um ador prossional. Voc deve apurar a ligao entre o ador e o devedor. Voc deve exigir que o ador seja proprietrio de um imvel, preferencialmente no seu Estado. Est situao facilita a vericao e a execuo eventual dos bens. Voc deve ter o contato do ador, pois ao contat-lo, poder exercer indiretamente uma presso sobre o devedor. As certides do ador devem ser pedidas e analisadas. Um ador sem bens ou com os bens comprometidos no serve.

Garantias bancrias. A garantia deve ser emitida por um banco que voc considera convel. Privilegie as garantias 1st demand. Este tipo de garantia impede que o devedor bloqueie o pagamento do banco. Assim, voc pode acionar a garantia quando quiser e o banco ter que pagar, independentemente dos argumentos que invoca o devedor. A garantia deve ser conrmada com o banco e o original do documento deve ser guardado num local seguro. Outras garantias Destacamos o ador e a garantia bancria pela forte segurana que eles oferecem. Obviamente, os outros tipos de garantia (hipoteca, aval, penhora ...) podem deixar mais segura a situao do credor se voc toma o cuidado de vericar a existncia, a situao legal dos bens e direitos objetos de garantia. Regra n 3: Controle contnuo dos seus devedores. A reduo das perdas ligadas inadimplncia passa pelo controle da evoluo dos recebimentos e pela previso de um conjunto de aes a implementar quando se verica um atraso. Controle dos tetos e dos atrasos. Ter um controle permanente dos clientes com uma planilha que indica para cada cliente: o total da dvida, o valor no vencido, o valor vencido (a parte vencida classicada por perodos de antiguidade, < 15 dias, >15 dias e <30 dias,>30 dias e <60 dias ...). Esta planilha deve estar atualizada e analisada semanalmente. Convm ter esta planilha emitida diretamente pelo seu programa nanceiro. Com os clientes que cam com notas scais vencidas, devem-se tomar logo providncias. Deve haver uma pessoa encarregada e responsvel deste controle. Negociar um plano de liquidao. O principio de base contatar o devedor inadimplente assim que a dvida estiver com atraso. Com isso, perguntado o motivo do atraso e negociada uma nova data para o pagamento. Anotar as informaes fornecidas pelo cliente, motivo do atraso, nome e cargo das pessoas contatadas, nova data negociada. Pedir que o seu devedor lhe envie, via fax/e-mail, solicitao de novo prazo de pagamento, com indicao do motivo do atraso. Voc est fazendo um favor ao seu devedor ao dar-lhe um novo prazo. O mnimo que ele deve fazer cumprir esta formalidade. Tente obter um cheque pr-datado com o novo vencimento. Se o seu cliente no puder pagar de uma s vez o dbito, procure negociar um novo plano de liquidao da dvida. Avise ao comercial sobre a situao e pondere j a aplicao de juros. melhor cortar o fornecimento ou condicion-lo aos pagamentos previstos.

Regra n 4: Agir rpido No deixar a situao piorar. Se houver descumprimento dos pagamentos, voc deve agir rapidamente. Quem recebe quem ataca primeiro. Tenha um plano de ao. As empresas que conseguem melhor o ressarcimento das quantias devidas so aquelas que j tm pronto um manual de cobrana para agir logo que a inadimplncia que patente. Este plano de ao relata as etapas e as medidas a serem tomadas consoante evoluo da situao. Se o plano de liquidao (ver regra n 3) que foi negociado com o devedor, no est sendo cumprido ou se a negociao com o devedor no permitiu chegar a um acordo sobre uma nova data de pagamento, devem ser rapidamente tomadas as mais drsticas medidas previstas no plano de ao. Exemplo de plano de cobrana: A seguir indicamos algumas das medidas que podem constar num plano de cobrana. Etapa 1: Enviar uma carta registrada, com Aviso de Recebimento, que d um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso. Se isso no acontecer, indicado que sero tomadas as aes judiciais adequadas. Etapa 2: Cortar totalmente o fornecimento. Contatar o ador e as pessoas que deram recomendaes, para comunicar a situao de inadimplncia do devedor. Etapa 3: Divulgar a situao do inadimplente no mercado onde ele atua. Essa medida muita ecaz junto dos devedores mais desonestos. A divulgao da fama de caloteiro impossibilita a continuao da sua atividade e eles costumam liquidar seus compromissos para se livrar de tal fama. Etapa 4: Pressionar, enviando seus funcionrios empresa para pedir explicaes sobre a situao. Etapa 5: Pedir ao seu advogado para entrar em contato com o cliente. Uma ligao feita por um advogado uma clara demonstrao da sua determinao em reaver o que seu. Etapa 6: Protestar as dvidas no cartrio e comunicar ao devedor esta providncia. Etapa 7: Executar as garantias ou responsabilizar os adores. Etapa 8: Outras aes judiciais apropriadas : pedido de falncia, execuo ... A cada etapa associado um prazo. Se nesse prazo as medidas previstas no surtirem efeitos, passa-se etapa seguinte. Obviamente, o calendrio estabelecido no rgido. Se o comportamento do devedor demonstrou m f logo de incio, ca caracterizada sua
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inteno de no pagar. Neste caso tome logo medidas mais drsticas. Tente chegar a um acordo Um mau acordo melhor do que um bom processo. Se voc perceber que a situao do devedor muito complicada, se no tiver garantia ou ador, e se achar que nunca conseguir reaver a totalidade da dvida, tente um acordo com ele. Tente recuperar uma parte das suas mercadorias. Tente obter bens em troca, ou at abra mo de uma parte da dvida, recebendo algum pagamento imediato parcial.

FERRAMENTA :
Apresentamos abaixo modelo de cha cadastral que pode ser utilizada diretamente ou personalizada/adaptada por sua empresa.

Cadastro de Pessoa Fsica Nome Endereo Residencial (Rua, Av, Praa, etc.) Bairro/ Cidade /Estado Endereo Comercial (Rua, Av, Praa, etc.) Bairro/ Cidade /Estado E mail Data de nacimento Filiao Grau de instruo Nome do Cnjuge Profisso CPF do Cnjuge Atividade do Cnjuge Nacionalidade Natural de (Cidade/ Estado) Estado Civil Regime de casamento CEP CEP Identidade- rgo emissor CPF N Tel N Tel Complemento Complemento

Atividades Empresa atual Cidade Empresa anterior Cidade Cargo Cargo CNPJ Perodo CNPJ Perodo

Renda Mensal Honorrios, Pr-labore, Vencimentos Alugueis Outras Rendas Total

Participao em Empresas Nome da Empresa CNPJ Cidade/ Estado Capital da empresa Participao %

Firma Individual Ramo de atividade Endereo Completo CNPJ Inscrio Estadual

Nome fantasia Capital social N de registro na junta comercial Data

Imveis Urbanos/ Rurais Tipo / Endereo 1. 2. 3. nus Sobre Imveis Credor ou usufruturio 1. 2. 3. Tipo do nus Vencimento Saldo devedor rea (M )
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Cartrio/ Cidade

N da matrcula

Valor Estimado

Dvidas Bancos / Financeiras - Endereo Valor Vencimento

Fontes de Referncia Bancrias N da agncia Cidade / Estado

Comerciais

Telefone

Cidade / Estado

Proponente Autorizamos a empresa............ a acessar cadastros de entidades pblicas (federais, estaduais e municipais) e privadas, bem como qualquer banco de dados, para a avaliao de risco necessria ao exame do pedido de concesso de crdito. . Declaramos, sob as penas da lei, que todas as informaes e dados constantes desta ficha so a expresso da verdade e por elas nos responsabilizamos. NOME DO DECLARANTE: Local e Data ANEXAR OBRIGATORIAMENTE - Cpia do CPF, RG e Comprovante de Residncia Assinatura

CONSIDERAES GERAIS: a ) Ao conceder crdito para seus clientes h que se ter o cuidado de respeitar o Cdigo de Defesa do Consumidor, e car atento principalmente aos seus artigos de n 42 e 52 que dispem sobre o seguinte : Art. 42, CDC O Cdigo no permite que o fornecedor, na cobrana de dvida, ameace ou faa o consumidor passar vergonha em pblico. No permite, tambm, que o fornecedor, sem motivo justo, cobre o consumidor no seu local de trabalho. crime ameaar, expor ao ridculo ou, injusticadamente, interferir no trabalho ou lazer do consumidor para cobrar uma dvida (art. 71, CDC). Se o fornecedor cobrar quantia indevida (o que j foi pago, mais do que o devido, etc.), o consumidor ter direito de receber o que pagou, em dobro, com juros e correo monetria.
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Art. 52, CDC O fornecedor tem a obrigao de informar: o preo do produto ou servio em moeda nacional, os valores dos juros de mora e a taxa de juros do nanciamento; os acrscimos previstos por lei; a quantidade e a data de vencimento das prestaes; o total a ser pago vista ou nanciado. A multa por falta de pagamento no pode ser maior do que 2% do valor da prestao. O pagamento da dvida toda ou de parte dela, dar direito a reduo proporcional dos juros e outros acrscimos. b) Outro aspecto que deve ser levado em conta quando sua empresa passa a operar com vendas prazo o gerenciamento de sua carteira de crdito, sobretudo no que diz respeito aos ndices de inadimplncia que ela ir apresentar ao longo do tempo. O ndice histrico medido (percentual) deve ser considerado um custo a mais, que voc dever levar em conta ao calcular sua margem de lucro.